Iedere ambtenaar verstand van ICT

Transcriptie

1 05 September 2011 Iedere ambtenaar verstand van ICT Themanummer Mens en ICT Naar een goedkopere en efficiëntere ICT-infrastructuur Kerndepartementen gaan ICT sharen De digitale revolutie, deel twee

2 Inhoud 6 Iedere ambtenaar verstand van ICT Meer presteren met minder middelen. Betere dienstverlening, meer efficiëntie. De overheid heeft zichzelf stevige doelen gesteld. ICT speelt hierbij een belangrijke rol. Maarten Hillenaar kent als Chief Information Officer de verandermogelijkheden van ICT. Maar, zo benadrukt de CIO Rijk: ICT is en blijft mensenwerk. 13 Kerndepartementen gaan ICT sharen Eén ICT-aanbieder beleidskern en nauw verbonden uitvoeringsorganisaties. Dat is de officiële omschrijving van Project 7 van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. Nicole Stolk (BZK) en Perry van der Weyden (IenM) vertellen waarom dit project een heuse kartrekker is van andere rijksbrede processen. En uniek in zijn schaal bovendien. 22 De digitale revolutie, deel twee Mobieltjes, draadloos internet en laptops. Het is overduidelijk dat de wereld verandert in het tempo dat de informatietechnologie (IT) aangeeft. Met die techniek verandert ook ons gedrag, onze manier van samenwerken, de verhouding tussen burger en overheid. Een gesprek met IT-voorloper Peter Hinssen. 4 Rijksnieuws 5 Vakmanschap: Ron Roozendaal 9 In de Etalage 10 Project 4 Compacte Rijksdienst 16 Departementale herindeling en ICT 19 De Stelling 20 Shared Service Center-I DJI 24 Drie vragen aan Colofon Jaargang 9, nummer 5, September Verschijnt zeven keer per jaar. Het volgende nummer verschijnt op 25 oktober BinnenbeRijk is ook online te vinden via: Rijksportaal > Personeel > P&O-beleid. BinnenbeRijk is een vakblad voor bedrijfsvoering binnen het Rijk, met aandacht voor mens en organisatie. Hoofdredactie DG Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk, directie Organisatie- en Personeelsbeleid Rijk Redactiecommissie Jos Bode (EL&I), Margaretha Burger (BZK), Marijke van den Broek (Veiligheid en Justitie/DJI), Hermine Doreleijers (Veiligheid en Justitie), Xander Klink (RWS), Theo Waaijer (BZK/WM/EC AG), Teun Guijt (EL&I) Redactie en Tekstproductie Ravestein & Zwart, Nijmegen Vormgeving Balyon, Zoeterwoude Coverfoto IStockphoto Productie De Swart, Den Haag Redactieadres Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag, Telefoon: (070) , binnenberijk@minbzk.nl Abonnementen Voor een kosteloos abonnement kunt u zich aanmelden via adres binnenberijk@ minbzk.nl. BinnenbeRijk is uitsluitend bestemd voor rijksambtenaren en wordt naar het werkadres verzonden. Wijzigingen in uw persoonlijke en/of adresgegevens kunt u mailen naar binnenberijk@minbzk.nl Overname Voor gehele of gedeeltelijke overname of het kopiëren van artikelen neemt u contact op met de redactie. Bronvermelding is verplicht. 2 BinnenbeRijk 5 September 2011

3 Column Razendsnelle ontwikkelingen De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan razendsnel. Dit heeft uiteraard grote invloed, zowel op het werk als in de privésituatie. Het is nu bijna niet meer voor te stellen, maar toen ik in 1988 bij de rijksoverheid kwam werken, had mijn directie nog een afdeling tekstverwerking. Nu mag ik deze column toch echt zelf uittikken En wie had tien jaar geleden gedacht dat er op de kinderopvang camera s zouden hangen, waarmee je eenvoudig thuis via het web je kind kunt volgen? ICT is gewoonweg diep in ons leven binnengedrongen. Dat zien we bijvoorbeeld ook bij een stroomstoring. Wat me daarnaast opvalt, is dat ICT een onderwerp is waarover iedereen een mening heeft. Want: waarom kan iets wel op de computer thuis, maar niet in de werksituatie? Lang niet altijd realiseren deze verkondigers van een mening zich wat er allemaal komt kijken bij ICT-dienstverlening. In deze BinnenbeRijk schetst een aantal direct betrokkenen wat er op dit moment bij het Rijk speelt op het gebied van ICT en bedrijfsvoering. ICT-projecten zijn bijvoorbeeld een belangrijke component van het programma Compacte Rijksdienst. Het naar behoren functioneren van ICT is immers van groot belang voor een goede dienstverlening door de overheid. ICT kan bovendien een bijdrage leveren aan een efficiënter functioneren van het Rijk. Het bundelen van datacenters, het slimmer aanschaffen van software en het realiseren van een uniforme digitale rijkswerkplek zijn hier allemaal voorbeelden van. Bij al deze ICT-projecten moeten we ons realiseren dat het gaat om méér dan het verzorgen van de beste technische oplossing. Die technische oplossing werkt immers alleen als de gebruikers de mogelijkheden van ICT ook echt begrijpen en willen en kunnen benutten. En dat vergt samenwerking binnen de bedrijfsvoering en tussen de bedrijfsvoering en het primaire proces. Olav Welling Directeur Organisatie- en Personeelsbeleid Rijk Olav.Welling@minbzk.nl BinnenbeRijk 5 September

4 Rijksnieuws Schrappen of investeren? Hoe zorgen we ervoor dat het Rijk ondanks de bezuinigingen kan blijven beschikken over voldoende gekwalificeerde medewerkers? EC-AMC, Flexchange en de Mobiliteitsorganisatie organiseren op 24 oktober 2011 een seminar rond dit thema. De Rijksoverheid krijgt de komende jaren mogelijk te maken met een mismatch tussen vraag en aanbod van personeel. Door de bezuinigingen en de decentralisatie ontstaan overschotten binnen de organisatie. Tegelijkertijd leiden ontgroening en vergrijzing op termijn tot een tekort aan gekwalificeerde medewerkers. Nu al kampt het Rijk met een gebrek aan ICT ers, juristen en financieel specialisten. Centrale vraag is, hoe de Rijksoverheid vraag naar en aanbod van personeel kan koppelen. Daarbij spelen de korte en de lange termijn en interne en externe mogelijkheden een rol. EC AMC, Flexchange en de Mobiliteitsorganisatie, vanaf 1 januari 2012 verenigd in het cluster In-, Door- en Uitstroom van het EC O&P, organiseren op 24 oktober 2011 een seminar rond dit vraagstuk. Het doel van dit seminar is inzicht, richting en concrete oplossingen vinden voor arbeidsmarktvraagstukken. Bent u werkzaam als directeur, manager, hrm- of communicatieprofessional? Dan nodigen wij u graag uit! Naam: Het dilemma van de Rijksoverheid als werkgever: schrappen of investeren? Datum: 24 oktober 2011 Tijd: van tot uur Locatie: Rijksacademie, Zeestraat Den Haag Meer informatie en aanmelden: Arbeidsjuridische workshops voor HRM-adviseurs Om de arbeidsjuridische kennis van HRMadviseurs en adviseurs bij de vakbonden verder te vergroten, zijn de sociale partners bij het Rijk een gezamenlijk traject gestart. Het komende jaar verzorgt het ministerie van BZK in samenwerking met het Expertisecentrum Arbeidsjuridisch en de Rijksacademie voor de Bedrijfsvoering een serie workshops. De workshops zijn bedoeld voor HRM-adviseurs met minimaal twee jaar ervaring met het adviseren van lijnmanagers over ARAR en andere regelgeving. De workshops vinden plaats in Den Haag en in de regio. De eerste workshop vindt plaats op 21 september in Den Haag. Thema: Is er leven na het sociaal flankerend beleid (na 1 januari 2012)? Voor meer informatie en aanmelden: Bijpraten in de studio s van de e-overheid Het jaarlijkse event voor de e-overheid en i-overheid heeft een nieuwe naam: ibestuur Congres. Het ibestuur Congres is de opvolger van het Digitaal Bestuur Congres, dat voor het laatst in januari 2011 plaatsvond. Op donderdag 26 januari 2012 vindt het ibestuur Congres 2012 plaats, onder de noemer For the record 2. U kunt zich deze dag laten bijpraten over belangrijke strategische thema s. Wat zijn de laatste ontwikkelingen rond de i-strategie en de Digitale Agenda? Welk effect hebben deze ontwikkelingen op overheid, bedrijfsleven en wetenschap? Het ibestuur Congres 2012 wordt georganiseerd in de studio s van de e-overheid, ondergebracht in het Beatrix Theater in Utrecht. ibestuur is een publiekprivaat non-profit initiatief van de ministeries van BZK (DG Organisatie & Bedrijfsvoering Rijk en DG Bestuur en Koninkrijksrelaties) en EL&I (DG Ondernemen en Innovatie) en ICT~Office. Voor meer informatie: Week van het Nieuwe Werken Van 7 tot en met 13 november is het de Week van het Nieuwe Werken. Er is inmiddels een interdepartementaal campagneteam gevormd, dat HNW ook bij rijksambtenaren onder de aandacht wil brengen. De campagneweek is een uitgelezen moment om iets nieuws uit te proberen: online samenwerken, op afstand vergaderen, sociale mediatraining. Doet u mee? Laat het weten op hnw@rijksoverheid.nl en op Twitter. Voorlichtingsfilm Rijksmarktplaats Afgelopen voorjaar won de Rijksmarktplaats de Gouden Mier, de jaarlijkse prijs voor aansprekende, vernieuwende initiatieven in de bedrijfsvoering bij het Rijk. Als winnaar mocht de Rijksmarktplaats een voorlichtingsfilmpje maken. Deze film is te zien op Rijksportaal, onder nieuwsberichten van 30 augustus. 4 BinnenbeRijk 5 September 2011

5 Vakmanschap Ron Roozendaal over informatievoorziening Moreel partnerschap Strateeg met een moreel verantwoordelijkheidsgevoel. Dat moet je als Chief Information Officer (CIO) wel zijn, stelt Ron Roozendaal. De functie bestaat bij het Rijk pas een paar jaar. Maar het is wel echt een vak. Het gaat veel verder dan ICT alleen. CIO s moeten bij grote veranderingen een brug slaan tussen ICT en bestuur & politiek. December Toenmalig minister van BZK Guusje ter Horst laat de Tweede Kamer weten dat elk ministerie een Chief Information Officer aanstelt. Aanleiding is het weinig vlekkeloze verloop van een aantal grote ICT-projecten, rijksbreed. Bij VWS start Ron Roozendaal in 2010 in deze nieuwe functie. Het ministerie zit op dat moment middenin de ontwikkeling en uitvoering van het Elektronisch Patiënten Dossier, een groot en complex project. Wat is de rol van een CIO bij dergelijke grote projecten? Ik zie mezelf als een moreel partner van de opdrachtgever. Dat gaat veel verder dan ICT alleen. Een CIO vervult een strategische functie bij grote veranderingen waarbij ICT een rol speelt. Hij adviseert gevraagd en ongevraagd de politieke en bestuurlijke leiding. Ik draai zelf bewust geen grote ICT-projecten. Op dat moment zou ik mijn eigen vlees gaan keuren, en dat werkt volgens mij niet. Overigens zegt de grootte van een project niks over de risico s. Sommige projecten zijn helemaal niet zo omvangrijk, maar als ze mislukken zijn de gevolgen wel groot. Op dit moment lopen er bij VWS geen risicovolle of omvangrijke projecten. Ons ministerie staat wel voor een paar grote uitdagingen op het vlak van informatievoorziening. Wat zijn die uitdagingen? Als zich grote projecten voordoen, moeten die gezond zijn. Concreet betekent dit dat VWS haar projecten moet kennen en goed besturen. De tweede uitdaging is dat VWS anders noem het 2.0 wil gaan werken. Dat vraagt om Gevraagd en ongevraagd adviseren een solide gegevensbasis. In de zorgsector staan nogal wat veranderingen op stapel, en de politiek beslist op basis van aangeleverde zorggegevens. Die moeten helemaal kloppen. Tot slot daagt VWS de uitvoeringsorganisaties uit zich te verenigen in een Manifestgroep en zich verder te professionaliseren. Ook dat heeft gevolgen voor de informatievoorziening. Wat betekent vakmanschap voor een CIO? CIO s zijn niet alleen van de ICT. Veel mensen denken dat het daar met name om gaat. Maar dat is maar de helft van het verhaal. Ik moet als CIO vooral een brug slaan tussen ICT en politiek & bestuur. Die werelden zijn zo verschillend ICT ers willen strakke definities en precieze processen. In de politiek en het bestuur wordt veel meer geschipperd. De processen die zich daar afspelen zijn niet in nette definities te gieten. Politici en bestuurders wegen belangen af, ze wheelen en dealen. Het is de kunst om die twee terreinen te verbinden. En ja: dat is een vak. Ik heb bestuurlijk informatica gestudeerd, maar ook psychologie. Daardoor snap ik de techneuten, maar weet ik ook veel van organisatieverandering en de gevolgen daarvan voor mensen. Heeft u nog een gouden tip voor uw collega s bij het Rijk? Mijn stelregel is dat je zelf moreel medeverantwoordelijk bent voor het slagen van een project. Je bent daarin partner van de Bestuursraad van het departement. BinnenbeRijk 5 September

6 Maarten Hillenaar, CIO Rijk Iedere ambtenaar verstand van ICT tekst: René Ravestein / fotografie: Wiebe Kiestra (HH) Maarten Hillenaar pleit voor een Digivaardigheidsbewijs voor medewerkers. Meer presteren met minder middelen. Betere dienstverlening, meer efficiëntie. De overheid heeft zichzelf stevige doelen gesteld. ICT speelt hierbij een belangrijke rol. Maarten Hillenaar kent als Chief Information Officer de verandermogelijkheden van ICT. Maar, zo benadrukt de CIO Rijk: ICT is en blijft mensenwerk. Alle ambtenaren managers en medewerkers hebben een dosis ICT-kennis en -vaardigheden nodig. Als opdrachtgever van projecten en als gebruiker van voorzieningen. Anders werkt het niet. ICT is en blijft mensenwerk Maarten Hillenaar is sinds 2009 verantwoordelijk voor de manier waarop ICT bij de overheid wordt ingezet. Volgens hem is het Rijk anders gaan kijken naar de toegevoegde waarde van ICT. ICT werd vooral ingezet om bijvoorbeeld dienstverlening aan burgers te verbeteren. De overheid wil goede service bieden door online bereikbaar te zijn, door burgers gegevens maar één keer te laten invullen. Maar ondertussen is informatievoorziening wezenlijk geworden voor alles wat de overheid doet, ICT is doorgedrongen tot 6 BinnenbeRijk 5 September 2011

7 in onze haarvaten. Met de krimpende budgetten is de kijk op de inzet van ICT verbreed: niet langer een kostenpost, maar juist een verdienmodel. Het programma Compacte Rijksdienst ziet ICT bijvoorbeeld als een belangrijk middel om meer te presteren met minder middelen. Uitdaging Bijdragen aan betere dienstverlening en bijdragen aan meer efficiëntie. De uitdaging voor ICT is alleen maar groter geworden. Een pittige uitdaging, realiseert Hillenaar zich, juist omdat de overheid publieke taken heeft waar het onder geen beding kwaliteitsconcessies aan mag doen. Maar geen onmogelijke opgave, als aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Hillenaar: De ICT zelf en de ICT-organisatie moeten helemaal op orde zijn. Daar zijn we druk mee bezig. Maar de mensen, de gebruikers, zijn het belangrijkst. ICT kan een machtig instrument zijn, maar het werkt alleen als de gehele rijksdienst de mogelijkheden van ICT ook écht leert begrijpen en benutten. Nieuwe realiteit Managers en medewerkers moeten leren omgaan met deze nieuwe realiteit. Hillenaar ziet hier een rol voor P&O weggelegd: Kennis van ICT maakt deel uit van de standaardvaardigheden. Dat betekent niet dat we allemaal softwareontwikkelaars moeten worden. Het betekent wel dat we moeten weten hoe systemen en software op hoofdlijnen werken, dat we begrijpen hoe je ICT effectief en veilig kunt gebruiken. Medewerkers moeten hiervoor worden toegerust. P&O kan bijdragen aan de ontwikkeling van kennis, vaardigheden en competenties op het gebied van ICT. Hillenaar pleit voor een Digivaardigheidsbewijs voor rijksmedewerkers. Ook op de digitale snelweg is het van belang dat mensen de regels en de gevaren kennen. Neem Dropbox, software waarmee je via internet toegang hebt tot eigen bestanden op een externe server. Dit systeem is tot op heden niet waterdicht. Hoewel het buitengewoon handig en nuttig is, is het voor ambtenaren geen geschikte manier om privacygevoelige en/of professionele data op te slaan. Dat soort zaken moet je gewoon weten. Klassiek kantoorparadigma De ICT-kennis en de ICT-vaardigheden binnen het Rijk kunnen beter, vindt Hillenaar. We realiseren ons nog onvoldoende dat nieuwe technologieën een fundamenteel andere manier van werken betekenen. Als overheid denken we vanuit het klassieke kantoorparadigma: werken doe je in een gebouw met vaste medewerkers en met dossiers. Dat is onherroepelijk aan het veranderen. Op termijn kan iedere ambtenaar tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Dankzij ICT kun je allerlei data beschikbaar stellen, daar heb je geen gebouwen meer voor nodig. En je kunt er ook voor zorgen dat die data op elk moment op elke plaats toegankelijk zijn via PC, PDA, smartphone, computer, tablet of laptop. Dat biedt allerlei kansen, maar zorgt ook voor andere veiligheidsrisico s: een beleidsstuk is via internet sneller te vinden, maar ook sneller te verspreiden dan via de post. Kennis van ICT maakt deel uit van de standaardvaardigheden Uniforme informatie-infrastructuur Hillenaar wil als CIO Rijk toe naar een transparante ICT-organisatie met duidelijke verantwoordelijkheden. Daarvoor moet echter wel eerst het eigen huis op orde zijn, te beginnen met een uniforme informatieinfrastructuur. We werken hier gefaseerd aan. Eerst willen we de Haagse kernen van de ministeries volledig aansluiten op de Digitale Werkomgeving Rijk (DWR). We zitten nu op digitale werkplekken, dat worden er in 2015 zeker Parallel hieraan zijn we bezig om de documentenstromen binnen het Rijk te digitaliseren en te uniformeren. Ook hier is 2015 is het richtpunt. Bij het inrichten van de informatie-infrastructuur moeten fundamentele keuzes worden gemaakt. Gericht op effectiviteit en efficiëntie, maar altijd met een scherp oog voor beveiliging en privacy. Nederland wordt internationaal gewaardeerd, aldus Hillenaar. Met GovCert houden we in de gaten welke aanvallen er wereldwijd zijn en die kennis gebruiken we. Ook is er een nationale cybercrimeorganisatie in de maak. BinnenbeRijk 5 September

8 Het allerbelangrijkste is dat het Rijk de regie in handen neemt Gesloten rijkscloud Een belangrijke recente ICT-ontwikkeling is cloud computing. Hiermee kunnen mensen gemakkelijk beschikken over handige programma s en kunnen ze hun documenten zodanig opslaan dat ze er vanaf iedere locatie bij kunnen. Privé werken heel veel mensen al in de cloud. Ze slaan foto s op bij Picasa, ze gebruiken de muziek van Spotify. Volgens Hillenaar is werken in de cloud zeker ook interessant voor de rijksdienst. Zo kan het programma DWR volgens hem op termijn via een gesloten rijkscloud worden gerealiseerd. We kunnen online een veilige omgeving creëren voor het bewaren en bewerken van tal van werkdocumenten. Dat is mogelijk via de juiste autorisaties en via loggingmodules, zodat je altijd kunt achterhalen wie informatie heeft ingezien. Er zijn echter ook beperkingen. Bij cloud computing zoals het nu op de markt wordt aangeboden, weet je als overheid nooit waar informatie zich precies bevindt. De informatie is namelijk verspreid over meerdere servers over de hele wereld. Bepaalde gegevens zoals IND-gegevens, bevolkingsadministraties of patiëntengegevens zullen we daarom onder geen beding via de publieke cloud opslaan. Het mag overigens ook niet volgens de Europese regels. Sommige data krijgen om redenen van privacy extra bescherming. Andere overheidsdata kunnen dankzij ICT juist een breder bereik krijgen. Hillenaar denkt aan open data op gebieden als onderwijskwaliteit, zorgkwaliteit en erfgoedinspectie. De overheid kan dit soort data direct met burgers delen en, bijvoorbeeld via GPS, locatiegebonden specifieke informatie aanreiken. Grip op grote projecten De overheid heeft lange tijd geworsteld met grote ICTprojecten. Hillenaar legt uit hoe het Rijk meer grip wil krijgen op dergelijke projecten. Ook hier is de menselijke factor weer doorslaggevend. Het allerbelangrijkste is dat het Rijk de regie weer in handen neemt. We kopen pas ICT-expertise in als we zelf weten wat we precies willen. We willen professionele opdrachtgevers zijn. Alleen dan kunnen we grote projecten goed wegen op risico s en goed aansturen. Met I-Interim Rijk heeft het Rijk een pool van breed inzetbare ICT-specialisten. Ook zal steeds vaker collegiale toetsing worden ingezet. Inmiddels zijn meer dan 200 ambtenaren opgeleid om peer reviews (Gateway Reviews) te doen bij (vooral) ICT-projecten. Hierbij bestudeert een klein toegewijd groepje in vier dagen tijd een groot project van een collega en geeft vervolgens gerichte feedback. Hillenaar: Het resultaat: kennisdeling en kennisvermeerdering én een beter uitgevoerd ICT-project. Iedere ambtenaar verstand van ICT? Martin Berendse, directeur Nationaal Archief: Wij ervaren als geen ander de invloed van digitalisering. Samen met Nederlandse en Europese partners bouwen we momenteel het bestaande e-depot de digitale evenknie van de aloude papieren depots verder uit. Departementen kunnen hier rechtstreeks op worden aangesloten, zodat langdurig beheer van informatie gewaarborgd is. ICT-bewustzijn is hierbij cruciaal: bij het aanmaken van dossiers moet je goed bedenken wat er op termijn mee kan gaan gebeuren. Doe je dat niet, dan kan de informatie verloren gaan. Digitale informatie is niet alleen heel handig, het is ook kwetsbaar. Aan ons de mooie taak om er samen met de Rijksoverheid voor te zorgen dat toekomstige generaties ook nog bij die informatie kunnen. Simone Dobbelaar, hoofd CIO-office IND: Op dit moment zijn we bezig met de implementatie van het digitale systeem INDiGO. Dit systeem ondersteunt het hele werkproces van de IND, inclusief de uitvoering van relevante wet- en regelgeving. Bij deze overstap van een analoge naar een digitale werkomgeving moeten alle werkafspraken tussen mensen en afdelingen worden herijkt: de verwerking van post en archief, het afhandelen en overdragen van zaken, maar ook de implementatie van nieuw beleid en wijzigingen van wet- en regelgeving en processen. Met INDiGO zal het IT-bewustzijn en de IT-kennis van de gehele IND-organisatie, van medewerker tot hoofddirecteur, hoe dan ook veel groter worden. 8 BinnenbeRijk 5 September 2011

9 Rijks ICT-dashboard Helder inzicht in ICT-projecten Op 18 mei jl. lanceerde het Rijk het Rijks ICT-dashboard. Daarmee is in één oogopslag te zien wat de grote en risicovolle ICT-projecten bij het Rijk zijn en hoe het daarmee staat. Projectleider Erald Kulk: Het dashboard biedt overzichtelijke informatie, die je ook nog eens aan elkaar kunt koppelen. tekst: Ellen klein Breukink In de Etalage Wat? Het Rijks ICT-dashboard is een website die de kosten en doorlooptijd van grote en hoogrisico ICT-projecten bij het Rijk inzichtelijk maakt met eenvoudige grafische figuren. Voor wie? Tweede Kamerleden en geïnteresseerde burgers. Hoe? Een project is in principe groen. Wijken de kosten en doorlooptijd in de loop van het project af, dan kleurt het project geel bij 10 procent afwijking of meer of rood, bij 40 procent afwijking of meer. Meer informatie? Erald Kulk, projectleider: De website dankt zijn naam aan de dashboardachtige manier waarop deze is vormgegeven: overzichtelijk en functioneel. De site is geïnspireerd op de tool die de regering Obama twee jaar geleden liet ontwikkelen om meer zicht te krijgen op grote ICT-uitgaven bij de Amerikaanse overheid. De lezer ziet welke projecten er bij de ministeries lopen, welke kosten ermee gemoeid zijn en of de projecten volgens planning verlopen. Daarnaast geeft de website inzicht in de resultaten van kwaliteitstoetsen en laat deze officiële wijzigingen in een ICT-project zien. Risicofactoren Alleen de grote en hoogrisicoprojecten worden op het dashboard weergegeven, vertelt Erald Kulk. Dan hebben we het over projecten met een ICT-component die groter is dan twintig miljoen euro. En over kleinere projecten die risicovol zijn. Bijvoorbeeld omdat er een nauwe relatie is met het regeerakkoord en de wetgeving. De risicofactoren hebben we van tevoren interdepartementaal vastgesteld en door middel van een vragenlijst aan ministeries voorgelegd. Project groen Ieder project heeft een totaalscore die is opgebouwd uit twee gelijke indicatoren: één voor de kosten en één voor de doorlooptijd. Is de totaalscore hoger dan een 7, dan scoort een project groen. Is de score kleiner dan 3, dan kleurt het project rood. Zit een project daar tussenin, dan krijgt het een gele kleur. Hoe dat cijfer tot stand komt? Door de procentuele afwijking vast te stellen van de actuele schatting en van de meerjarige kosten en doorlooptijd ten opzichte van de oorspronkelijke schatting, vertelt Kulk. Is deze groter dan 10 procent, dan krijgt een project de status geel. Bij een afwijking van meer dan 40 procent komt het project op rood te staan. Inzichtelijk Input voor het Rijks ICT-dashboard vormt de rapportage ICT-projecten die dit jaar voor het eerst verscheen als onderdeel van de Jaarrapportage Bedrijfsvoering. De rapportage ICTprojecten verschijnt sinds drie jaar. Met deze jaarrapportage leggen wij als Rijk verantwoording af aan de Tweede Kamer, legt Kulk uit. Naast het gebruikelijke verslag inclusief spreadsheets verschijnt de informatie sinds kort dus ook in de vorm van een handige, overzichtelijke website. Heel laagdrempelig en bovendien ook toegankelijk voor iedere Nederlander. Meer dan voorheen is nu inzichtelijk wat er precies speelt bij de ministeries en welke verschuivingen er in planning of kosten bij de projecten zijn. Dat komt ook omdat we de informatie tussentijds bijwerken. Bijvoorbeeld bij een officiële herijking van de meerjarige projectkosten. Voorheen was er alleen de jaarrapportage en hadden we die mogelijkheid dus niet. BinnenbeRijk 5 September

10 Op weg naar een goedkopere en efficiëntere ICT-infrastructuur Samen onze doelen halen tekst: Tessy van Rossum / fotografie: Josje Deekens ICT-infrastructuur. Dat is waar Project 4 van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst over gaat. Het is een breed project, waaronder diverse deelprojecten hangen. Portefeuillehouder Albert Koeleman: Het creëren van een goede, gemeenschappelijke ICT-infrastructuur is een bittere noodzaak. Een van de eerste vragen die opkwam bij Albert Koeleman, voormalig psg van Financiën en portefeuillehouder van project 4 namens de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), was: waar gaat het nu eigenlijk over als we het hebben over ICT-infrastructuur? En daar zijn we nog steeds niet uit, vertelt Koeleman. Het is echter wel belangrijk dit goed te definiëren. Want we moeten wel weten waar we het over hebben. Het gemeenschappelijke belang moet voorop staan 10 BinnenbeRijk 5 September 2011 Op stoom Hoewel de definitie van het begrip ICTinfrastructuur nog niet geheel duidelijk is, is het project inmiddels wel aardig op stoom. Project 4 van de Compacte Rijksdienst bestaat uit vier deelprojecten. Een van de belangrijkste daarvan is de consolidatie van de datacenters van het Rijk (zie hiervoor ook het kader op pagina 11, red.). Een onlosmakelijk onderdeel van de ICT-infrastructuur. En daarom gebeurt er bij dit project ook al behoorlijk veel, aldus Koeleman. Ook het project dat meer eenheid moet brengen in de aanschaf en het hergebruik van software (zie hiervoor ook het kader op pagina 12, red.) is volgens Koeleman belangrijk voor de ICT-infrastructuur van de rijksoverheid. De andere twee deelprojecten over ICT-beveiliging en het CIO-stelsel zijn inmiddels ook opgestart. Er worden projectplannen opgesteld en er wordt overlegd over de te nemen stappen. Noodzakelijk Een veelomvattend project dus. Maar dat is ook logisch, stelt Koeleman. ICT is erg belangrijk voor het functioneren van de Rijksoverheid. Het is niet meer weg te denken

11 Edgar Heijmans (rechts): We willen onze opdrachtgevers maximaal bedienen. Programma Consolidatie Datacenters Een forse kluif Albert Koeleman (links): ICT is belangrijk voor het functioneren van de Rijksoverheid. uit ons werken en ons contact met de burger. Maar ICT mag geen belemmering zijn bij bijvoorbeeld de toegenomen flexibiliteit in ons werk. Daarom is het creëren van een goede en gemeenschappelijk ICT-infrastructuur ook bittere noodzaak. Dat de uitvoering van het project de nodige haken en ogen heeft, is Koeleman duidelijk. Het gemeenschappelijke belang moet voorop staan. Het uiteindelijke doel van dit project is te zorgen voor een goedkopere en efficiëntere ICT-infrastructuur. Dat is uiteraard iets wat iedereen zou moeten willen. Dit neemt volgens Koeleman niet weg dat organisaties het gevoel kunnen hebben dat ze op ICT-gebied zaken uit handen moeten geven. Maar een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur hoeft écht niet te betekenen dat je je aan een andere partij moet overleveren. Daar gaat het ook helemaal niet om. Het gaat erom dat we samen onze doelen halen. Edgar Heijmans is verantwoordelijk voor het Programma Consolidatie Datacenters (PCDC), onderdeel van Project 4 van de Compacte Rijksdienst. Een forse kluif, zo beaamt hij. Heijmans vertelt dat in 2009, voorafgaand aan het Programma Consolidatie Datacenters, een inventarisatie heeft plaatsgevonden van de datacenters bij het Rijk. Hieruit kwam naar voren dat de Rijksoverheid rond de 64 datacenters heeft. Dat is erg veel. Daarom is besloten dit aantal terug te brengen tot vier à vijf. Het was overigens een bewuste keuze om het grote aantal datacenters niet tot één terug te brengen. Deels vanwege risicospreiding. Mochten er zich bij het ene datacenter problemen voordoen, dan fungeren de andere datacenters als backup en uitwijkmogelijkheid. Daarnaast spelen ook technische aspecten een rol. Onderlinge verbinding Het is de bedoeling om de vier à vijf datacenters zo in te richten dat het niet uitmaakt waar je als gebruiker werkt. We gaan de datacenters onderling met elkaar verbinden. Hierdoor kunnen we 24/7 dienstverlening bieden: any time, any place, any device. Mocht er een datacenter uitvallen, dan merkt in principe niemand er iets van. Het is dus niet zo dat iemand bij EL&I rustig kan doorwerken, terwijl dat bij het RIVM niet zou kunnen. Daarnaast wordt per datacenter bekeken hoe de locatie wordt ingericht. We willen onze opdrachtgevers maximaal bedienen én de samenwerking met marktpartijen verbreden. Doel is het beste van beide werelden te combineren. Daarom is het belangrijk dat we niet van tevoren volledig vastleggen hoe de datacenters eruit komen te zien. Forse besparing Het terugbrengen van het aantal datacenters is overigens gemakkelijker gezegd dan gedaan. We hebben het namelijk niet alleen over de Haagse vierkante kilometer, maar bijvoorbeeld ook over uitvoeringsorganisaties als Rijkswaterstaat en de DJI, het KNMI, Defensie en mogelijke ZBO s, aldus Heijmans. Allemaal organisaties die hun eigen wensen en eisen hebben, bijvoorbeeld op het gebied van beveiliging. Dat vraagt nogal wat. Daarom streef ik naar een coalition of the willing. Er moet draagvlak, inzicht én vertrouwen zijn dat dit programma de deelnemende partijen zowel op de korte als lange termijn een forse besparing oplevert en qua dienstverlening ontzorgt. Eenvoudig Volgens Heijmans is het Programma Consolidatie Datacenters in essentie wel een eenvoudig project. Ik ben ervan overtuigd dat het ook helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn. We moeten echter voorkomen dat het programma onnodig complex wordt. Daarom is het nu tijd voor actie. We moeten en kunnen nu écht meters gaan maken. BinnenbeRijk 5 September

12 Harry van Zon: Bestuurlijke betrokkenheid van groot belang. Project Harmonisatie aanschaf en hergebruik software Stip aan de horizon Het klinkt logisch: harmoniseer de aanschaf en het hergebruik van software. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het vraag namelijk nogal wat van de samenwerking binnen de rijksdienst. Harry van Zon, projectleider van het deelproject Harmonisatie aanschaf en hergebruik van software, stelt dat je allereerst moet definiëren waar het om gaat bij aanschaf en hergebruik van software. Bijvoorbeeld: om welke software gaat het? Daarom is in eerste instantie nagedacht over de vraag of het wenselijk is om software te hergebruiken die de overheid zelf heeft geschreven. Onze conclusie: onbegonnen werk. Software maken behoort ook niet tot de kerntaken van de overheid. Bij hergebruik van software gaat het dus alleen om software die op de markt is aangeschaft. Licentie Van Zon legt uit dat je software eigenlijk niet koopt. Je verschaft jezelf alleen een gebruiksrecht. Dit wordt bepaald in een licentie. Het doel van elke licentie is het beperken van het gebruiksrecht. Bij het mogelijk maken van hergebruik gaat het volgens Van Zon dan ook om het aanpassen van licentievoorwaarden. En dát gebeurt op het moment van aanschaf, bij het afsluiten van de licenties. Wil je de licenties op elkaar afstemmen met het oog op hergebruik, dan is het dus essentieel dat we als Rijksoverheid de softwarelicenties in samenwerking gaan aanschaffen. Bundelen Het Rijk moet daarom op inkoopgebied meer interdepartementaal gaan samenwerken. Van Zon: Gezamenlijke inkoop bespaart ook kosten. En we kunnen de kennis over software, licenties, leveranciers en technologie bundelen. Dat is ook nodig, want die expertise is schaars én essentieel. Hóe die samenwerking moet plaatsvinden, is volgens Van Zon een ander chapiter. Het moet in elk geval worden toegesneden op het soort softwareproducten én op de specifieke marktsituatie. Langdurig Van Zon beseft dat zijn deelproject een langdurig proces is. ICT-contracten hebben vaak een lange looptijd. Een harmonisatieslag kan dus niet in één big bang worden geregeld. Deze veranderingen geforceerd doorvoeren kost namelijk veel geld en het veroorzaakt ongelukken. Volgens Van Zon is bestuurlijke betrokkenheid van groot belang voor het slagen van het project. We hebben een lijn uitgestippeld, een stip aan de horizon waar we met z n allen naartoe willen. Bij langdurige samenwerking op zo n ingewikkeld technisch en juridisch terrein is consistentie in beleid heel belangrijk. En dat lukt alleen met bestuurlijke betrokkenheid. Anders blijft het bij die stip aan de horizon. Harmonisatieslag is niet in één big bang te regelen 12 BinnenbeRijk 5 September 2011

13 Kerndepartementen gaan ICT sharen ICT als drager voor rijksbrede ontwikkelingen tekst: Armand ten Voorde / fotografie: Josje Deekens Eén ICT-aanbieder beleidskern en nauw verbonden uitvoeringsorganisaties. Dat is de officiële omschrijving van Project 7 van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. Nicole Stolk (BZK) en Perry van der Weyden (IenM) vertellen waarom dit project een heuse kartrekker is van andere rijksbrede processen. En uniek in zijn schaal bovendien. In Den Haag werken ongeveer rijksambtenaren. Die bijna allemaal beschikken over een werkplek met ICTondersteuning. Bundeling van dat volume door één beherende ICT-dienstverlener kan een substantiële besparing opleveren. Maar naast kostenbesparing speelt ook de wens tot meer efficiëntie en kwaliteitsverbetering een rol in Project 7. De ambitie is het realiseren van één uniforme werkplek, met meer flexibiliteit, en verlaging van de ICT-kosten voor de werkplek van de Haagse beleidskernen. En dat alles onder de hoede van één Haagse ICT-dienstverlener. Werknaam: SSC ICT Den Haag. Logische stap In het kader van een kleinere en efficiëntere overheid is het een logische stap om ICT te We doen het stap voor stap bundelen, menen Nicole Stolk en Perry van der Weyden. Stolk is, naast hoofddirecteur Dienst Concernstaf en Bedrijfsvoering, ook Chief Information Officer (CIO) van het ministerie van BZK. Ook is ze namens BZK lid van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR). Leden van deze commissie zijn verantwoordelijk voor de verschillende projecten van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst; Stolk heeft dus vanuit deze functie Project 7 onder haar hoede. Van der Weyden is ook lid van de stuurgroep van dat project, vanuit zijn functie als directeur SSO ICT. Dat is een Shared Service Organisatie van het ministerie van IenM, dat ook de ICT verzorgt voor de ministeries van SZW en VWS. BZK heeft al eerder aangegeven te willen toetreden tot SSO ICT. Van der Weyden: De opgedane ervaringen leren ons dat de kosten per werkplek aanmerkelijk dalen na toetreding tot SSO ICT. Tijdens het vorige kabinet is afgesproken om onze organisatie over te dragen aan BZK en SSO ICT rijksbreed te laten werken. Met Project 7 bouwen we dus voort op bestaande processen. Grote jongens Het is inderdaad een ontwikkeling die al enige tijd gaande is. SSO ICT van het ministerie van IenM is één van meerdere grote spelers. Het ministerie van Veiligheid en Justitie kent het Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI). Defensie heeft een bedrijfsgroep Informatievoorziening en -Technologie (IVENT) en het ministerie van EL&I beschikt met de Dienst ICT Uitvoering (DICTU) over de ICT-dienstverlener van het voormalige ministerie van LNV. Bijna al deze dienstverleners zijn voortgekomen uit meerdere kleine organisaties en/of leveren ook diensten aan verwante uitvoeringsorganisaties. Naast deze grote jongens hebben alle departementen ook hun eigen ICT-dienstverleners. Veel zaken zijn al op dezelfde manier neergezet, zegt Van der Weyden, maar het is nog niet op elkaar afgestemd. Met standaardisatie van de ICT-diensten maken we niet alleen kostenbesparing mogelijk, maar creëren we ook meer flexibiliteit. BinnenbeRijk 5 September

14 Nicole Stolk: ICT is de kartrekker van andere rijksbrede processen. Project 7 op een rijtje Bundeling Wat gaat er nu precies veranderen? Stolk: We maken in de eerste plaats afspraken over standaardisatie: wat zijn de verschillende onderdelen die horen bij een uniforme werkplek? Denk aan besturingssystemen van een pc of laptop, kantoorautomatiseringssoftware of de mogelijkheid om in alle aangesloten gebouwen te kunnen inloggen. Daarnaast gaan we alle ICT-dienstverleners bundelen in één Shared Service Center ICT. Hoewel het streven uiteindelijk één grote organisatie is, betekent n Opdracht: Realiseer één Haagse ICT-dienstverlener voor ICT-werkplekdiensten voor de beleidskernen en daaraan nauw verbonden uitvoerende onderdelen. Doe dit op basis van een geleidelijk proces van bundeling, waarbij voor elke toetreder een positieve businesscase ten grondslag ligt. Ministeries zullen (relevante onderdelen van) hun ICTorganisaties overdragen aan SSO ICT. n Resultaat: Eén Haagse ICT dienstverlener die een uniforme, maar flexibele werkplek realiseert, tegen een prijs per werkplek die marktconform is, blijkens een periodieke toetsing aan de marktprijs. n Planning: Overdracht SSO ICT van IenM naar BZK en omvorming tot baten-lastendienst per 1 januari Uitgangspunt voor toetredende departementen is niet meer dan één toetreder per half jaar. Geplande einddatum van het hele proces is december dat niet automatisch ook één groot bedrijf. De exacte uitvoering van het project is nog niet bekend, maar vooralsnog wordt het palet aan aanbieders fors kleiner: de kleinere dienstverleners sluiten zich aan bij de grotere dienstverleners. Daarboven kan een soort holding zorgen voor de gemeenschappelijke belangen en afspraken over standaardisatie. We doen het stap voor stap, zegt Stolk. Eerst werken we met enkele grote aanbieders. Daarna kunnen we samen bekijken of en wanneer er één grote dienstverlener komt. Maar dat is geen doel op zich. Komen tot een uniforme werkplek, gemeenschappelijke ICT-standaarden, gezamenlijke inkoop en daarmee kostenefficiëntie, dat zijn de echte doelen van dit project. Customer intimacy Direct één grote organisatie heeft ook nadelen, meent Van der Weyden. Het aansluitritme zou te laag worden. We gaan nu uit van twee toetreders per jaar. Eind 2014 zijn dan de departementen BZK, VenJ, OCW, AZ, EL&I, Financiën, BuZa en mogelijk Defensie toegetreden. Daarnaast, en dat is nog belangrijker, vragen de toetredende departementen ook om customer intimacy. Een dienstverlener moet begrijpen wat de klant wil en daaraan kunnen voldoen met standaardproducten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan het ministerie van VenJ. GDI, hun ICT-dienstverlener, begrijpt dat daar extra beveiliging nodig is. Het is dan ook logisch dat ministeries waar soortgelijke kwesties spelen, zoals BuZa 14 BinnenbeRijk 5 September 2011

15 en AZ, zich daarbij aansluiten. Zo bekijken we per keer welke dienstverlener het meest geschikt is voor welk departement. Personele gevolgen Welke gevolgen heeft het sharen van ICT voor het personeel van de verschillende departementen? Stolk: Bij het samenvoegen van organisaties win je als het goed is altijd in efficiëntie. Je kunt meer doen met minder mensen. We zullen om te beginnen vooral op inhuur reduceren. We hebben ook nog even de tijd, en vacatures vullen we op met tijdelijke contracten. Iedere verandering brengt in eerste instantie twijfel mee, vult Van der Weyden aan. Maar uit medewerkertevredenheidsonderzoeken blijkt dat de mensen die overgaan naar ons SSO ICT snel hun plek vinden. ICT ers zijn vakmensen, spreken dezelfde taal en vinden elkaar dan ook snel. Van de 150 mensen die we onlangs hebben overgenomen, zijn er uiteindelijk drie vertrokken. En dat was niet eens omdat ze het niet meer leuk vonden. De ICT-markt trekt namelijk aan, er zijn genoeg alternatieven. Dat ze bij ons blijven werken, zegt dan toch wel wat. Unieke uitdaging Dat ICT-medewerkers graag blijven, heeft volgens Van der Weyden nog een andere oorzaak. We werken toch aan een unieke uitdaging. Een ICT-project op deze schaal is nog niet eerder in Nederland gerealiseerd. De medewerkers zijn ook trots, vervolgt Stolk. ICT is namelijk de kartrekker van andere rijksbrede processen. De bedrijfsvoering van de Rijksoverheid kan niet zonder ICT en dat beseft iedereen. Het is dan ook geen vraag van of, maar van hoe en wanneer. Het gaat om een intrinsieke behoefte waar alle departementen achter staan. Daarom hebben wij de overtuiging dat dit project gaat slagen. Samenhang met Project 4 Project 7 heeft diverse raakvlakken met Project 4 van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. Project 4 moet zorgen voor een geüniformeerde rijksbrede ICTinfrastructuur waar alle ministeries gebruik van maken. De stuurgroepvoorzitters van projecten 4 en 7 overleggen over kwesties als de aankoop en hergebruik van hard- en software van generieke ICT, kaderstelling rond ICT-beveiliging en de consolidatie van datacenters. Lees meer over Project 4 op de pagina s van deze BinnenbeRijk. Perry van der Weyden: Een ICT-dienstverlener moet begrijpen wat de klant wil. BinnenbeRijk 5 September

16 Departementale herindeling en ICT Focus op het gemeenschappelijke tekst: Lonneke Gillissen / illustratie: Balyon - Aad Wagner De departementale herindeling is een enorme klus, zeker op het gebied van de ICT-infrastructuur. Het samenvoegen van de ministeries van EZ en LNV tot EL&I heeft dan ook de nodige consequenties. Bijvoorbeeld voor hun ICT. Al snel na de samenvoeging tot EL&I werd duidelijk dat EZ en LNV op veel terreinen voor uiteenlopende oplossingen hadden gekozen. Zowel op het gebied van systemen en sourcingsbeleid (wat doe je zelf en wat besteed je uit), als governance (aansturing en mate van centralisatie). De vele afhankelijkheden tussen de verschillende systemen vroegen dan ook om een doordachte aanpak. Dit leidde tot het opstellen van een programmaplan, waarin de volgorde van de integratie is bepaald. Aan directeur Bedrijfsvoering Adrie Kerkvliet en directeur Financieel Economische Zaken Ronald Barendse de opdracht de samenvoegingskar voor het financiële systeem te trekken: de integratie van een SAP-departement (EZ) én een Oracle-departement (LNV). Geen sinecure. Kerkvliet: De vraag was eigenlijk heel simpel: hoe ga je twee totaal verschillende systemen integreren tot één soepel lopend geheel? Al snel werd geroepen: Neem the best of both worlds. Wij kozen liever voor functionaliteit, kosten en aansluiting op rijksbrede ontwikkelingen: wie heeft wat in huis, welke investeringen zijn gedaan? Als één systeem, in dit geval Oracle, dan net twee jaar geleden is uitgerold, is dat een voordeel. Het is moderner en flexibeler. De vruchten plukken Barendse is verantwoordelijk voor de hoofdadministratie van EL&I, waaronder agentschappen hangen als Agentschap NL en de nieuwe Voedsel en Waren Autoriteit (nvwa). Aangezien zij deel uitmaken van onze administratieve processen, vroegen we aan hen welk systeem hun voorkeur had. Degenen die Oracle al hadden ingevoerd, wilden daarbij blijven. Voor andere agentschappen biedt het juist een kans om hun administratie met Oracle te vernieuwen. Kerkvliet vult aan: Vijf jaar geleden heeft LNV een Shared Service Organisatie opgericht voor hun ICT, DICTU (Dienst ICT Uitvoering), waarvan we nu de vruchten plukken. Door alle ICT van het nieuwe ministerie hier onder te brengen, houden we de uitvoering van de uniformering, integratie en deels de overheveling naar de rijksbrede Shared Service Organisatie in één hand. Onze CIO is verantwoordelijk voor de regie. Proof of the pudding Het Bedrijfsvoeringsoverleg, waarin alle dienstonderdelen van EL&I zijn vertegenwoordigd, ging akkoord met de keuze voor Oracle Finance. Deze keuze betekent overigens niet per definitie dat we alle EL&Iprocessen gaan omzetten naar Oracle, vertelt Barendse. De agentschappen bepalen dat zelf. Zo zal de nvwa in de primaire processen zoals het schrijven van processen verbaal haar eigen systeem blijven hanteren, terwijl ze voor hun finance Oracle gebruiken. Adrie Kerkvliet houdt de architectuur en de relatie met andere systemen in de gaten. Inmiddels zijn de voorbereidingen in volle gang. Zo 16 BinnenbeRijk 5 September 2011

17 gaan we op het kerndepartement werken met één werkplek, één documentmanagementsysteem en één intranet. Bij elk traject kijken we goed naar de rijksbrede ontwikkelingen, zodat we niet twee keer hoeven te migreren. Wel moeten we een aantal keuzes maken om dat wat we beogen daadwerkelijk te integreren. Barendse geeft een voorbeeld: De EL&Isecretaresses werken inmiddels vlekkeloos samen, maar hebben wel twee pc s op hun bureau staan: met een workflow van het ene en een workflow van het andere ministerie. De integratie daarvan, de proof of the pudding, gaan we komend jaar realiseren. Menselijke maat De menselijke maat mag in het proces niet uit het oog worden verloren. Bij het reorganiseren van werkprocessen hoort ook een verandering van cultuur, houding en gedrag, stelt Barendse. Wij proberen heel zakelijk een afweging te maken van wat het beste werkt. Maar we moeten ons ook realiseren wat dit met mensen doet. Als je bijvoorbeeld voor de derde keer moet verhuizen zowel voor het financiële systeem, als de ; Bij elk traject kijken we goed naar de rijksbrede ontwikkelingen, zodat we niet twee keer hoeven te migreren alles eigenlijk is dat heel vervelend. Verder hebben we hier ook echte SAP-adepten. Maar hoe weeg je het aspect dat iemand daar ziel en zaligheid in heeft geïnvesteerd? Die mensen moet je veel aandacht geven. Gehoord worden is heel belangrijk en dat proberen we netjes te doen. Tempo Het migratieproces wordt gefaseerd uitgevoerd. En omdat een en ander niet veel mag kosten hergebruik is het toverwoord BinnenbeRijk 5 September

18 Bij het reorganiseren van werkprocessen hoort ook een verandering van cultuur, houding en gedrag houdt Barendse toezicht op de financiële kant. Voor alle te integreren systemen worden businesscases en planningen opgesteld. Dit moet op 1 november klaar zijn, vertelt Berendse. We liggen keurig op schema. Daarnaast heeft de directie Bedrijfsvoering een uitgebreide integratieagenda klaarliggen. Kerkvliet: Per onderwerp en systeem is aangegeven wanneer wat door wie wordt opgeleverd, mede om de verwachtingen van de medewerkers te managen. Zo moet de werkplek en het gebruik van één documentmanagementsysteem in mei volgend jaar gereed zijn. Afhankelijk van hoeveel de organisatie kan dragen en van de onderlinge afhankelijkheid, wordt het tempo van de overige integratieprojecten bepaald. Barendse besluit: Als we de ICT transparant en met een goede agenda doorzetten, zullen we zeker nog tegen problemen aan lopen. Maar met deze aanpak heb ik er alle vertrouwen in dat het goed komt. Kerkvliet knikt instemmend. Vraag en aanbod Liesbeth Edelbroek, Kwartiermaker Tactische Besturing Generieke ICT (TBGI) en Jan Flippo, programmamanager I-aanbod Rijk, zijn eindverantwoordelijk voor de rijksbrede informatievoorziening en ICT. Zij vertellen hoe vraag en aanbod zich verhouden. I-vraag Liesbeth Edelbroek: Als TBGI brengen we de ICT-wensen van de departementen bij elkaar. Na besluitvorming in het Tactisch Vraag Overleg met de departementen mondt dit uit in het realiseren van nieuwe, gezamenlijke ICT. In het kader van het programma Digitale Werkplek Rijk (DWR) is geïnvesteerd in een aantal generieke ICT-toepassingen, zoals Rijksportaal en de Samenwerkfunctionaliteit. Dit programma is eind 2010 beëindigd. De DWR-producten worden nu beheerd door DWR/SSO-ICT. TBGI is opgericht om de doorontwikkeling van deze producten in samenspraak met de departementen te organiseren en te coördineren. We zorgen daarnaast voor een gebundelde vraag en vervullen de rol van opdrachtgever in de ontwikkeling en implementatie van deze vraag. Daartoe zitten we met vertegenwoordigers van departementen aan tafel en toetsen we of we gezamenlijk een bepaalde toepassing willen. Vervolgens heeft TBGI contact met de dienstverlener. Is het technisch mogelijk? Wat gaat dit kosten? Hoe lang duurt dit? Daarna volgt een opdracht tot realisatie. Als opdrachtgever namens de departementen toetst TBGI ook of wordt opgeleverd wat wordt gevraagd. Omdat we pas sinds 1 januari bestaan, moeten we wel nog veel zaken uitwerken. De DWR-dienstverlening staat echter al, dus we moeten ook meteen aan de slag. We zijn onze plek daarin aan het vinden. I-aanbod Jan Flippo: Specifieke departementsinitiatieven die aanslaan, worden gemeenschappelijk ingezet, zodat ze andere departementen ook voordeel opleveren. Vervolgens maken wij waar mogelijk de slag naar een generiek aanbod. Dat scheelt geld, omdat niet ieder departement voor zichzelf het wiel hoeft uit te vinden. Neem DWR, dat naar steeds meer departementen en overige rijksonderdelen standaard wordt uitgerold. Iedereen krijgt dezelfde werkplek en later hetzelfde adres. Als we dan aan de achterkant de data samen opslaan in plaats van apart, zijn de schaalvoordelen al snel groot. Als we zoiets door één aanbieder laten uitvoeren, beoordelen wij of dat voldoende is en of het sneller kan met een tweede aanbieder. En moet dat dan een rijksaanbieder zijn of een marktpartij? Kortom, wij proberen de aanbodorganisatie te ordenen en richten tevens het strategische leveranciersmanagement richting de markt beter in. Hierachter zit onder meer Project 4 van het programma Compacte Rijksdienst, met als doel een generieke ICT-basisinfrastructuur te creëren. Daarin wordt bijvoorbeeld toegewerkt naar een beperkt aantal datacenters voor de gehele overheid. De eerste stap is een gemeenschappelijk datacenter voor de kerndepartementen goedkoper dan elf afzonderlijke. De kunst bij dit alles is uit te stralen dat het niet per se het beste is voor een departement om zijn eigen ding te blijven doen. Meer informatie over Project 4 van de Compacte Rijksdienst? Lees dan het artikel op pagina BinnenbeRijk 5 September 2011

19 De stelling Vijf stellingen over werk en ICT BinnenbeRijk legt vijf stellingen voor. Aan Harry Minnema, hoofd van de Afdeling Beheerorganisatie Processen en Systemen bij Rijkswaterstaat. En aan Eppo van Nispen tot Sevenaer, directeur van de Stichting Collectieve Propaganda van het Nederlandse Boek (CPNB). ICT maakt een kleine en slimme 1. overheid mogelijk. ICT kan zorgen voor efficiëntere informatiestromen in elke organisatie. En dus ook bij de overheid. ICT moet echter wel worden beheerd en dat leidt vaak tot meer werk. Als ICT goed wordt toegepast, in combinatie met de juiste organisatieaanpassingen, zal de overheid uiteindelijk kleiner worden. Een organisatie wordt echter pas slimmer als mensen ook slimmer gaan werken. De eerste betekenis die de Van Dale toekent aan slim is: bedenkelijk, scheef, verkeerd. Pas in tweede instantie staat er: vlug in het bedenken van uitwegen en hulpmiddelen. Dat laatste is wel wat ICT zou moeten faciliteren. ICT moet de mens ofwel de burger en de overheid van dienst zijn. Maar of dat de overheid kleiner maakt? Niet noodzakelijk. 2.ICT: lust of last? ICT is niet meer weg te denken in het werk en thuis. Het is toch geweldig dat we online altijd en overal onze bankzaken kunnen regelen. Absoluut een lust dus, hoewel onze afgedankte spullen niet mogen leiden tot afvalbergen in Afrika. ICT moet uiteindelijk een lust zijn. Alleen is de weg ernaartoe vaak langer dan gedacht. En dat zien mensen als last. Zonder goede communicatie hierover is ieder ICT-plan gedoemd te mislukken. Werk daarom aan de lusten en wijs op de lasten. En denk als Buzz Lightyear: To infinity and beyond! 3.ICT bespaart geld. Ja, mits het met verstand wordt toegepast. Megaprojecten zijn vaak zo complex dat niemand na enige tijd weet of het daadwerkelijk wat oplevert, vooropgesteld dat niet voortijdig de stekker eruit gaat. Beter is het om ICT stapsgewijs in te passen, in samenhang met de veranderkracht van de organisatie. De gedachte dat ICT hoe dan ook geld oplevert, is juist de makke van het denken over ICT. ICT maakt zaken gemakkelijker. En als het goed is, zou dit ergens iets moeten opleveren. Als het goed is ICT zorgt voor een verbetering van de 4. balans tussen werk en privé. Ik bepaal nu zelf wanneer en waar ik mijn werk doe. Het geeft me veel vrijheid, hoewel ik ervoor moet waken om niet te vaak mijn Black- Berry te pakken. De balans wordt niet bepaald door het niveau van de technologie, maar door de manier waarop we ermee omgaan. Wat mij betreft wel. Ik heb geen out of officereply meer. Ik kan de meeste zaken overal en altijd organiseren. Dit geeft mij zakelijk en privé de ultieme vrijheid. Ik kan op meerdere plekken tegelijk zijn en vergaderen via Skype, terwijl ik mijn jongste kind voorlees. 5.ICT veroorzaakt uitholling van functies. Elke functie wordt beïnvloed door de toepassing van ICT. Dit betekent ook dat bepaalde taken worden geautomatiseerd. Veel functies hebben dan ook een beperkte houdbaarheid en zullen verdwijnen. Hiervoor in de plaats komen echter weer nieuwe functies. Natuurlijk, er zullen functies verdwijnen, maar daar komen weer andere nieuwe functies voor terug. Stilstaan is geen optie. De dag dat niemand meer wat te doen heeft omdat ICT alles heeft overgenomen is volgens mij nog ver weg. Ik heb bijvoorbeeld nog nooit een science fiction film gezien met alleen maar computers. Harry Minnema (links) is hoofd van de afdeling Beheerorganisatie Processen en Systemen bij Rijkswaterstaat. Eppo van Nispen tot Sevenaer is directeur van het CPNB en fervent gebruiker van sociale media. BinnenbeRijk 5 September

20 Wijnand Lodder, directeur SSC-I DJI De crisis dwingt ons tot herbezinning tekst: Joris van Meel / fotografie: DJI Een positief ingesteld mens. Dat is een goede omschrijving van Wijnand Lodder, directeur van het Shared Service Center-I (SSC-I) van Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). De economische crisis biedt de overheid én haar medewerkers de mogelijkheid om zich beter dan voorheen te profileren. Verslag van een gesprek over ICT, veranderende HRM-processen en de toekomst. We moeten elkaars kennis en kwaliteiten benutten Wijnand Lodder kent het klappen van de zweep. Jarenlang was hij directeur van een aantal penitentiaire clusters. En sinds anderhalf jaar is hij directeur van het SSC-I, dat in 2008 werd opgericht. Lodder vertelt dat elke DJI-afdeling vroeger z n eigen systeembeheerder had. Hun conclusie dat er meer moest worden samengewerkt, heeft uiteindelijk geleid tot het ontstaan van het SSC-I. Het SSC-I heeft als taak de software en hardware van heel DJI te beheren. We zijn verantwoordelijk voor het goed functioneren van de ICT binnen álle DJI-locaties. SSC-I dient volgens Lodder echter ook een publiek belang. Weliswaar indirect en randvoorwaardelijk, maar toch. Onze medewerkers zien technologie niet los van de mens die het moet gebruiken. Deze noodzakelijke verbinding komt hier gemakkelijker tot stand dan bij commerciële bedrijven, waar geld verdienen het belangrijkste doel is. Kans Volgens Lodder is het zaak om binnen de overheid constant te blijven nadenken over hoe de samenleving nog beter en efficiënter kan worden gediend. De crisis biedt ons een kans: ze leidt tot een noodzakelijke bezinning. Hoe gaan we te werk en is dit wel de beste manier? De huidige taakstellingen, de Wijnand Lodder: Experimenteren op ICT- en HRM-gebied is nodig. hierbij behorende krimp en de veranderde opvattingen over sturing en verantwoording hebben er dan ook voor gezorgd dat Lodder binnen SSC-I een stevige organisch-dynamische reorganisatie heeft ingezet. Niet vanuit een blauwdruk. Maar met ruimte voor voortschrijdend inzicht. We hebben een stip aan de horizon waarover we met elkaar directie en OR in gesprek gaan. We luisteren naar de medewerkers en verweven hun opmerkingen in het beleid. Hoewel het in het begin even wennen was, weten we nu dat we elkaar kunnen vertrouwen. Op dit moment wordt er hard gewerkt aan het zogenaamde Organisatie- & Formatierapport. Tegelijkertijd zijn wel al enkele servicelocaties gesloten. Dat is 20 BinnenbeRijk 5 September 2011