-1'GGm. Inkoopvoorwaarden. Juni 2016

Transcriptie

1 -1'GGm Inkoopvoorwaarden PGGM Juni 2016 ICM juni 2016

2 I Inkoopvoorwaarden PGGM Inhoudsopgave Pre-ambule 3 Definities 3 Afdeling A: Algemene bepalingen 5 Artikel 1. Toepasselijkheid 5 Arti kei 2. Offertes 5 Artikel 3. Overeenkomsten en Opdrachten, : 5 Artikel 4. Communicatie 5 ArtikelS. Verantwoordelijkheid 6 Artikel 6. Tijdstip van Levering 6 Arti kei 7. Docu menta tie 6 Artikel 8. Verpakking 6 Artikel 9. Prijs en prijsherziening 6 ArtikellD. Facturering en betaling 7 Artikel 11. Kwaliteit van dienstverlening 7 Artikel 12. Keuring en Acceptatie 8 Artikel 13. Inzet personeel 8 Artikel 14. Continuïteit ingezet personeel. 9 Artikel 15. Inschakeling derden 9 Artikel 16. Belastingen/sociale lasten 9 Artikel 17. Wijzigingen 10 Artikel 18. Overdracht van rechten en verplichtingen 10 Artikel 19. Tekortkoming 10 Artikel 20. Vordering tot nakoming 11 Artikel 21. Ontbinding/beëindiging 11 Artikel 22. Overmacht 12 Artikel 23. Risico- en eigendomsovergang 12 Artikel 24. Aansprakelijkheid 12 Artikel 25. Geheimhouding, verbod tot openbaarmaking, informatiebeveiliging en Gedragscode 13 Artikel 26. Werkzaamheden op het terrein en/of in de gebouwen van Opdrachtgever; regels inzake o.a. veiligheid, gezondheid en maatschappelijk verantwoord handelen 14 Artikel 27. Garantie 15 Artikel 28. Voortgangsrapportage 16 Artikel 29. Overige verplichtingen van Leverancier 16 Artikel3D. Privacy 16 Artikel 31. Intellectuele en industriële eigendomsrechten 17 Artikel 32. Publiciteit 17 Artikel 33. Non-sollicitatie 17 Artikel 34. Geschillen 18 Artikel 35. Toepasselijk recht 18 Artikel 36. Slotbepaling 18 Afdeling B: Specifieke bepalingen hardware, software en automatiseringsdiensten (uitgezonderd de onderhoudsbepalingen van de Programmatuur en Apparatuur die afzonderlijk van toepassing kunnen worden verklaard) 18 Artikel 37. Garanties 18 Artikel 38. Licenties op de Standaard programmatuur 19 Artikel 39. Wijzigingen van en/of toevoegingen aan de Programmatuur 19 Artikel 40. Overdracht van intellectuele eigendomsrechten bij Maatwerk programmatuur Artikel 41. Schending van intellectuele eigendomsrechten (Maatwerk en Standaard programmatuur) 20 Artikel 42. Escrow-overeenkomst 20 Afdeling C: Specifieke bepalingen voor onderhoud 21 Artikel 43. Onderhoud 21 Artikel 44. Ondersteuning op afstand 21, Artikel 45. Prioriteitsniveaus Gebreken 21 Artikel 46. Melding en opheffing van Gebreken 21 Artikel 47. Onderhoud op afstand 22 Bijlagen: Bijlage A : Integriteit en betrouwbaarheid, screening procedure PGGM Bijlage B : Gedragscode PGGM Bijlage C : Integriteitverklaring Bijlage D: Informatiebeveiligingsregels PGGM Bijlage E : Veiligheidsreglement en Instructies PGGM Bijlage F : Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) ICM juni

3 I Inkoopvoorwaarden PGGM Pre-ambule De Inkoopvoorwaarden bestaan uit de volgende onderdelen: - Definities - Afdeling A: Algemene bepalingen - Afdeling B: Specifieke bepalingen hardware, software en automatiseringsdiensten (uitgezonderd de onderhoudsbepalingen van de programmatuur en apparatuur die afzonder lijk van toepassing kunnen worden verklaard) - Afdeling C: Specifieke bepalingen voor onderhoud In alle gevallen waarbij de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard, zijn in ieder geval de Definities en Afdeling A (Algemene bepalingen) van toepassing. Afdeling B en Afdeling C zijn van toepassing bij afname van de in de respectievelijke afdeling genoemde producten en diensten of indien de toepasselijkheid uitdrukkelijk wordt vermeld in de betreffende Opdracht. Definities In de Inkoopvoorwaarden worden de hierna gebruikte begrippen en uitdrukkingen als volgt gedefinieerd: Apparatuur: Computer-, telecommunicatie- en randapparatuur, tezamen met eventuele bijbehorende systeemprogrammatuur, datacommunicatie-apparatuur en - programmatuur, al dan niet samengesteld in de vorm van een netwerk, alsmede uitbreidingen en aanvullingen op dit alles, zoals bijvoorbeeld, doch niet beperkt tot, geheugenprodukten, co-processoren, firmware, microware, floppy-drives, harddisk-drives, uitbreidingskaarten/adapters, informatiedragers, toetsenborden, beeldbuizen, muizen, sheetfeeders, printers, printerkappen, (aansluit)kabels/connectoren, alle voorzieningen voor communicatiedoeleinden, enz. Broncode: De voor de mens leesbare vorm waarin de Programmatuur, of een relevant gedeelte daarvan, is geschreven en ontworpen, inclusief alle voorbereidende Materialen die Leverancier ter beschikking mocht hebben of die hem ter beschikking zijn gesteld door Opdrachtgever of derden, zoals, maar niet beperkt tot, algoritmes, architectuur- en ontwikkel-documentatie, datamodellen, prototypes, relevante documentatie met betrekking tot geanalyseerde of gewenste werkprocessen of de organisatie van Opdrachtgever, functionele en technische ontwerpen, toolkits en/of gebruikte ontwikkelprogrammatuur, interface- en interoperabilityinformatie, enz.; alles voor zover Leverancier erbij betrokken is geweest of had moeten zijn. Gebrek: Iedere afwijking aan de Producten en/of diensten ten opzichte van de Specificatie alsmede enig andere onvolledigheid, ondeugdelijkheid, fout, non-conformiteit, onbeschikbaarheid en/of onjuist functioneren van (gedeelten van) de Producten of de diensten. Gedragscode: De Gedragscode PGGM. Deze Gedragscode geeft regels om elke vermenging van zakelijke en privébelangen en de schijn van (mogelijke) belangenconflicten te voorkomen. Het doel van de Gedragscode is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen van de maatschappij in Opdrachtgever. Met de Gedragscode wordt uitvoering gegeven aan wet- en regelgeving van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB). Hulpmaterialen : Alle voertuigen, uitrustingsstukken, kranen, steigerwerk en onderdelen daarvan, gereedschappen, verbruiksartikelen en dergelijke, die Leverancier gebruikt bij de uitvoering van de Overeenkomst, doch uitgezonderd de zaken die verwerkt dienen te worden in de tot stand te brengen stoffelijke objecten. Inkoopvoorwaarden: De onderhavige inkoopvoorwaarden PGGM. Leverancier: De wederpartij van Opdrachtgever, zoalsnader aangegeven in de Overeenkomst, inzake een Opdracht tot Leveri ng. Levering: Het leveren van Producten en/of het verrichten van één of meer diensten uit hoofde van een Opdracht; het één of meer zaken in bezit stellen van respectievelijk in de macht brengen van Opdrachtgever en de eventuele installatie/montage van de zaken. Loonheffingen: Loonbelasting en premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Maatwerk programmatuur: Programmatuur die door Leverancier specifiek ontworpen of ontwikkeld is voor Opdrachtgever. Materialen: Zaken zoals grondstoffen, hulpstoffen, gereedschappen, tekeningen, specificaties zijdens Leverancier en software, die worden verwerkt in de tot stand te brengen stoffelijke objecten, ofwel worden gebruikt bij de uitvoering van de Overeenkomst als mede reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken, met uitzondering van de te gebruiken Hulpmaterialen. ICM juni

4 I Inkoopvoorwaarden PGGM Ondersteuning: Ondersteuning met betrekking tot alle diensten en adviezen met betrekking tot het gebruik en het functioneren van de Programmatuur en Apparatuur, met inbegrip van diensten met betrekking tot de implementatie van nieuwe versies, releases of updates van de Programmatuur, hetzij online (elektronisch), per fax, per post of anderszins. als omschrijving hetgeen tussen Partijen, of bij gebreke daarvan, hetgeen in de branche algemeen gebruikelijk is. Standaard programmatuur: Programmatuur die door Leverancier niet specifiek ontworpen of ontwikkeld is voor Opdrachtgever. Afdeling Inkoop & Contractmanagement: de afdeling Inkoop & Contractmanagement van Opdrachtgever. Opdracht: De Opdracht tot Levering c.q. het accepteren van een aanbieding van Leverancier door Opdrachtgever in het kader van een verzoek tot een Levering. De Opdracht komt tot stand mits aangegaan door (een) daartoe bevoegd perso(o)n(en) namens Partijen. Opdrachtgever: PGGM N.V., kantoorhoudend te 3704 JG Zeist, Noordweg Noord 150 handelend voor zichzelf of, indien nader aangeduid in de overeenkomst, één of meerdere van haar dochtermaatschappijen, allen kantoorhoudend op voornoemd adres. Overeenkomst: De schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en Leverancier met betrekking tot een Opdracht, inclusief eventueel daarbij behorende bijlagen. Onder Overeenkomst in deze Inkoopvoorwaarden wordt tevens begrepen een Opdracht, tenzij nadrukkelijk uitgesloten of de aard van het artikel zich daartegen verzet. Partij(en): Opdrachtgever en/of Leverancier. Product: Zaken die door Leverancier aan Opdrachtgever krachtens de Overeenkomst worden (ontwikkeld en) geleverd, waaronder eventueel Materialen en/of Specificaties. Programmatuur:... Alle computerprogrammatuur (zowel Standaard programmatuur als Maatwerk programmatuur) in huidige, nieuwe of verbeterde versie die ter uitvoering van een Opdracht door Leverancier aan Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld, inclusief systeem- of besturingsprogrammatuur (operating-systems), compilers (ontwikkelhulpmiddelen), utilities en toepassingsprogrammatuur, alsmede alle computerprogrammatuur welke door Leverancier aan Opdrachtgever ter beschikking gesteld c.q. voor Opdrachtgever ontwikkeld wordt als onderdeel van of tezamen rnet Apparatuur bij Opdrachtgever. Specificatie: De eisen en wensen zijdens Opdrachtgever ten aanzien van en/of nadere omschrijving en/of beschrijving van door Opdrachtgever bestelde, Producten of diensten, welke mondeling of schriftelijk zijn verstrekt, welke wordt vermeld of naar welke wordt verwezen in de Opdracht of de Overeenkomst. Bij gebreke daarvan geldt ICM juni

5 I Inkoopvoorwaarden PGGM Afdeling A: Algemene bepalingen Artikel 1. Toepasselijkheid verplicht Opdrachtgever zich op geen enkele wijze tot het sluiten van een Overeenkomst met welke Leverancier dan ook, noch voor- het geheel noch voor een gedeelte van een offerte De Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle (rechts- )handelingen, aanvragen, offertes, Opdrachten en Overeenkomsten en Leveringen door Leverancier ten behoeve van Opdrachtgever, inclusief eventuele vervolgopdrachten. In geval van strijdigheid tussen hetgeen afzonderlijk tussen Partijen schriftelijk is overeengekomen en de Inkoopvoorwaarden, prevaleert het afzonderlijk schriftelijk overeengekomene. De algemene leverings- en betalingsvoorwaarden van Leverancier, dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden, zoals bijvoorbeeld van branche-organisaties waarbij Leverancier is aangesloten, zijn niet van toepassing en de toepasselijkheid ervan wordt door Opdrachtgever expliciet van de hand gewezen. Voor de toepassing dient men onder personeel van de Inkoopvoorwaarden van Leverancier mede te verstaan (personeel van) derden die door Leverancier bij uitvoering van de Overeenkomst(en) worden betrokken, mits door Opdrachtgever tevoren goedgekeurd. De Overeenkomst en de Inkoopvoorwaarden vormen de hele overeenstemming en overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het onderwerp ervan. Er zal geen uitdrukkelijke of geïmpliceerde voorafgaande understanding, garantie of voorstelling van zaken geacht worden te zijn, die niet in de Overeenkomst is begrepen of welke niet daardoor terzijde wordt gesteld. De Overeenkomst bevat geen impliciete garanties. Een verwijzing naar een artikel betreft een artikel in deze Inkoopvoorwaarden, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld. Eventuele inkoop- of andere algemene voorwaarden van de Leverancier zijn niet van toepassing, tenzij deze door Opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard. Ondertekening door Opdrachtgever van documenten van de Leverancier waarop zulke algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, schriftelijke Artikel 2. Offertes 2.2 geldt niet als uitdrukkelijke aanvaarding. Toekomstige offertes dienen gestand gedaan te worden voor een periode van tenminste 60 kalenderdagen, voor zover in de offerteaanvraag geen andere termijn is aangegeven. De kosten voortvloeiende uit het opstellen en uitbrengen van een gevraagde offerte zijn voor rekening van Leverancier. 2.3 Door het plaatsen van een offerte-aanvraag en/of het voeren van gesprekken hierover Artikel 3. Overeenkomsten en Opdrachten 3.1 Een Overeenkomst welke tussen Opdrachtgever en Leverancier gesloten wordt, alsmede elke Opdracht, welke uit die Overeenkomst voortvloeit, dient aan de zijde van Opdrachtgever door tenminste twee daartoe conform de inschrijving van Opdrachtgever bij de Kamer van Koophandel voor Midden- Nederland bevoegde vertegenwoordigers van Opdrachtgever ondertekend te zijn, wil Opdrachtgever aan deze Overeenkomst gebonden zijn. 3.2 Een Opdracht wordt geacht te zijn aanvaard, hetzij door toezending van een getekende opdrachtbevestiging door Leverancier, hetzijindien door Leverancier een offerte is uitgebracht - door het conform het hiervoor in artikel 3 lid 2 bepaalde verstrekken van een schriftelijke Opdracht door Opdrachtgever op basis van en conform een door Leverancier uitgebrachte offerte. 3.3 In afwijking van het bepaalde in Artikel 3.1 hoeft slechts één tekenbevoegde te tekenen, indien het financiële belang van de Overeenkomst respectievelijk Opdracht een bedrag van (5.000,- niet te boven gaat. 3.4 Op eerste verzoek van Opdrachtgever zal Leverancier bewijs verstrekken van de tekenbevoegdheid van de ondertekenaar(s) aan de kant van Leverancier. Artikel 4. Communicatie 4.1 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk overeenkomstig het bepaalde in artikel 3 zijn bevestigd. Bevestiging dient binnen 8 kalenderdagen te geschieden. 4.2 Kennisgevingen die Partijen op grond van de Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Onder schriftelijk wordt in deze overeenkomst mede verstaan een per toegezonden document in pdf-format. 4.3 Beide Partijen zullen een contactpersoon en een vervangend contactpersoon aanwijzen, die bij uitsluiting de contacten over de wijze van uitvoering van de Overeenkomst zullen onderhouden. 4.4 Partijen zullen elkaar op de hoogte houden van organisatorische en personele ontwikkelingen en/of veranderingen binnen hun organisaties die van belang kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst. ICM juni

6 I Inkoopvoorwaarden PGGM ArtikelS. Verantwoordelijkheid Artikel 7. Documentatie 5.1 Leverancier draagt de totale verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen prestaties en personeel als voor prestaties en personeel van door hem ingeschakelde derden. 5.2 De verantwoordelijkheid voor de uit te voeren Opdracht ligt bij Leverancier. Leverancier is dan ook verplicht de door Opdrachtgever aangeleverde documentatie en informatie voor zover mogelijk te controleren op juistheid, relevantie en compleetheid voor de uitvoering van de betreffende Opdracht. Indien hierbij door Leverancier onvolkomenheden worden geconstateerd dient hij zulks terstond bij Opdrachtgever te melden. 5.3 Opdrachtgever zal zodanige faciliteiten, materialen, informatie en hulpbronnen voor het verlenen van de diensten verschaffen als door Leverancier in redelijkheid van haar wordt gevraagd. Opdrachtgever zal tijdens de dienstverlening naar behoren met Leverancier overleg plegen en zal binnen redelijke termijn reageren op redelijke verzoeken van Leverancier om consultatie, beslissingen en goedkeuringen. 5.4 Leverancier is gehouden om de met Opdrachtgever in de Overeenkomst overeengekomen middelen, zoals hardware, software, methoden, technieken en ontwikkelomgeving te gebruiken. Artikel 6. Tijdstip van Levering 6.1 Leverancier is gehouden de Producten en diensten te leveren op het overeengekomen tijdstip c.q. binnen de overeengekomen leveringstermijn. Indien een leveringstermijn is overeengekomen, vangt deze aan op de datum waarop de Opdracht is aanvaard. 6.2 Zodra Leverancier weet of verwacht dat (een deel van) de Producten en diensten niet op tijd geleverd zullen worden, zal hij Opdrachtgever daarvan onverwijld schriftelijk verwittigen. 6.3 Indien (een deel van) de Producten en diensten met betrekking tot de Levering waarvan in de Overeenkomst en/of Opdracht uiterlijke data zijn gesteld die als "fatale termijn" worden aangemerkt, geheel of gedeeltelijk niet op het overeengekomen tijdstip worden geleverd, is Leverancier onmiddellijk in verzuim zonder dat een ingebrekestelling vereist is. In overige gevallen van niet tijdige Levering zal Leverancier eerst nog door Opdrachtgever in gebreke worden gesteld met daarin een redelijke termijn waarbinnen Leverancier de Opdracht alsnog dient na te komen. 7.1 Leverancier is verplicht alle relevante documentatie behorende bij de in de Opdracht vermelde en/of bestelde Producten en/of diensten voorafgaande aan of tegelijkertijd met de Levering ter beschikking te stellen aan Opdrachtgever. 7.2 Opdrachtgever is vrij in het gebruik van deze documentatie, waaronder begrepen het vermenigvuldigen daarvan voor eigen gebruik. 7.3 De documentatie zal informatie bevatten ten aanzien van het gebruik van de Producten. De Documentatie dient zodanig te zijn opgesteld dat het een adequate, compleet en gedetailleerd overzicht en beschrijving geeft van de Producten en de functies daarvan, het voldoende functionele en technische specificaties bevat voor derde partijen om, indien van toepassing, de Producten te kunnen toepassen, verbeteren en/of anderszins wijzigen en te kunnen onderhouden, en de documentatie dient gebruikers ervan mogelijk te maken om de Producten op normale wijze te kunnen gebruiken. Artikel 8. Verpakking 8.1 Afvoer, verwerking respectievelijk vernietiging van (transport)verpakkingsmaterialen dient terstond na het vrijkomen daarvan plaats te vinden en is te allen tijde de verantwoordelijkheid van en geschiedt op kosten van Leverancier. Artikel 9. Prijs en prijsherziening 9.1 Behoudens als uitdrukkelijk overeengekomen via wijzigingen, is Opdrachtgever geen andere vergoedingen verschuldigd dan de vergoedingen in de Opdracht of Overeenkomst. Deze vergoeding zal door Leverancier worden gedeclareerd aan Opdrachtgever in duidelijk gespecificeerde facturen als nader bepaald in artikel 10 en kan niet worden verhoo~d voor werkzaamheden verricht buiten kantooruren ( uur), normale werkdagen of voor andere onkosten, van welke aard dan ook. De vergoeding van de door Leverancier te leveren diensten en/of Producten zijn gespecificeerd in de Overeenkomst. 9.2 De prijzen zijn exclusief BTW en omvatten alle kosten in verband met de nakoming van de verplichtingen van Leverancier. 9.3 Behoudens het hierna in lid 4 bepaalde zijn de prijzen vast, tenzij de Overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. Meerwerk dient altijd vooraf ICM juni

7 1SGéim I Inkoopvoorwaarden PGGM schriftelijk tussen Partijen te worden overeengekomen conform het bepaalde in artikel 17. Leverancier is gehouden om redelijke verzoeken tot meerwerk van Opdrachtgever te accepteren, althans deze niet op onredelijke gronden te weigeren. Partijen kunnen eveneens minderwerk overeenkomen conform het bepaalde in artikel 17. Indien Opdrachtgever voor zichzelf kostenbesparende mogelijkheden identificeert, zullen dergelijke besparingen tussen Partijen worden gedeeld na de realisatie ervan. 904 In geval er sprake is van een duurovereenkomst kunnen aanpassingen in prijzen en tarieven plaatsvinden slechts éénmaal na ver loop van tenminste 36 maanden en wel op 1 januari van het betreffende jaar plaatsvinden. Als dan kunnen de tarieven gewijzigd worden op de wijze als nader is benoemd in de Overeenkomst en bij gebreke daarvan met een per centage ten hoogste gelijk aan het indexcijfer Commerciële dienstverlening CAO-Ionen (inclusief bijzondere beloningen) totaal, zoals gepubliceerd door het CBS in oktober van het voorgaande jaar (url: SLNL&PA=82838ned&01=0-14&02=0-3&03=0&04=0&05=60-61,63-65,68-70,72-74,76-78,80-82,85-102&VW=T) Wijzigingen van prijzen en tarieven dienen ter goedkeuring van Opdrachtgever minimaal twee maanden van te voren schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Het is Leverancier niet toegestaan automatisch prijsaanpassingen door te voeren. Opdrachtgever heeft ten hoogste één keer per jaar de mogelijkheid om prijzen en tarieven ter discussie te stellen. ArtikellD. Facturering en betaling 10.1 Betaling van de factuur, inclusief BTW, zal plaatsvinden binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur en goedkeuring van de diensten en/of Producten overeenkomstig de daarvoor in de Overeenkomst of Opdracht vastgelegde procedure en de eventuele installatie/montage en implementatie daarvan door Opdrachtgever en/of Leverancier. Betaling geschiedt in euro en op de in de factuur vermelde rekening van Leverancier, bij een in Nederland gevestigde bankinstelling. Een vertraging in de betaling levert voor Leverancier geen grond tot opschorting op Opdrachtgever is gerechtigd de betaling geheel dan wel gedeeltelijk op te schorten indien zij een tekortkoming of non-conformiteit in de geleverde diensten en/of Producten en de eventuele installatie, montage en/of implementatie daarvan constateert dan wel van oordeel is dat de factuur niet juist of niet volledig is. Opdrachtgever zal Leverancier zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur, schriftelijk informeren over een geconstateerde 10.3 tekortkoming. Opdrachtgever heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen en/of verrekenen met enig bedrag, dat Leverancier is verschuldigd aan Opdrachtgever. loa Betaling door Opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van recht in Ter verkrijging van betalingen dienen de facturen te worden ingezonden aan het adres en ter attentie van de afdeling FSSC-Team OC&G van Opdrachtgever, onder vermelding van datum, de naam van de opdrachtverstrekker van Opdrachtgever en nummer van de Opdracht en de overige conform de in de Overeenkomst gemelde gegevens alsmede in overeenstemming met de wettelijke vereisten Leverancier stuurt zijn facturen in digitale vorm (POF-A formaat, 1 bestand per factuur inclusief bijlagen) aan Opdrachtgever via adres: facturen@pqqm.nl Indien Leverancier vragen wil stellen omtrent facturering, dan kan Leverancier hiertoe Opdrachtgever benaderen op telefoonnummer of adres:dcg@pggm.nl. Artikel 11. Kwaliteit van dienstverlening 11.1 De processen van Leverancier zijn minimaal ISO 9001 gecertificeerd, danwel Leverancier hanteert een kwaliteitsmanagementsysteem gelijkwaardig hieraan. Leverancier dient daarbij te beschikken over een geldig certificaat Indien Leverancier niet ISO 9001 gecertificeerd is, dan kan Leverancier worden verzocht een ander kwaliteitsplan ter goedkeuring te overleggen. Het kwaliteitsplan dient toegesneden te zijn op de te leveren Producten en/of diensten voortvloeiende uit de tussen Opdrachtgever en Leverancier overeen te komen/ overeengekomen Overeenkomst. Opdrachtgever heeft tevens het recht om op grond van het kwaliteitsplan van Leverancier, bepaalde rapportages van Leverancier op te vragen en in te zien. Het betreft hier rapportages die op grond van het kwaliteitsplan hoe dan ook door Leverancier ten behoeve van intern gebruik opgeleverd moeten worden en die betrekking hebben op de te leveren Producten en diensten Opdrachtgever heeft het recht minimaal één maal per jaar een kwaliteitsaudit en/of risicoanalyse te laten uitvoeren/uit te voeren. Deze audit/risico-analyse zal zich richten op de afspraken die in de (diverse) Overeenkomst(en) en/of Opdracht(en) is (zijn) vastgelegd. De kosten voor de audit/risico-analyse zijn voor rekening van Opdrachtgever, behoudens het hierna in de lid 4 en lid 5 bepaalde. Leverancier verleent aan de audit/risico-analyse de ICM juni

8 l nkoopvoorwaarden PGGM benodigde medewerking zonder daarvoor kosten in rekening te brengen Indien de resultaten van de kwaliteitsaudit/risico-analyse daartoe aanleiding geven, zal na een periode waarin Leverancier de vereiste verbeteringen heeft kunnen aanbrengen, een her-audit/risico-analyse worden uitgevoerd. De kosten van deze her-audit/risico-analyse komen voor rekening van Leverancier Indien een audit/risico-analyse zoals bedoeld in dit artikel door toedoen van Leverancier niet op het voorgenomen tijdstip kan plaatsvinden, dan komen de daaruit voortvloeiende kosten voor rekening van Leverancier. Artikel 12. Keuring en Acceptatie Opdrachtgever heeft de bevoegdheid tot inspeetie en keuring van alle door Leverancier bij uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken Materialen en Hulpmaterialen. Leverancier kan hiervoor geen kosten bij Opdrachtgever in rekening brengen. Indien een keuring zoals bedoeld in dit artikel door toedoen van Leverancier niet op het voorgenomen tijdstip kan plaatsvinden dan wel indien een keuring moet worden herhaald, komen de daaruit voor Opdrachtgever voortvloeiende kosten voor rekening van Leverancier. Opdrachtgever heeft de bevoegdheid tot inspectie, keuring of acceptatie van alle door Leverancier aan Opdrachtgever geleverde Producten of diensten. Leverancier kan hiervoor geen kosten bij Opdrachtgever in rekening brengen. Acceptatie of goedkeuring laat de garanties en overige rechten van Opdrachtgever onverlet. In geval van afkeuring of weigering tot acceptatie van de geleverde diensten en/of Producten, dient Leverancier binnen een door Opdrachtgever vast te stellen termijn zorg te dragen voor kosteloos herstelof vervanging, zulks te bepalen door Opdrachtgever, van de geleverde diensten en/of Producten. Indien Leverancier niet aan deze verplichting voldoet binnen de door Opdrachtgever vastgestelde termijn, is, onverminderd het bepaalde in artikel 24.1, Opdrachtgever gerechtigd de benodigde diensten en/of Producten van een derde af te nemen, dan wel zelf maatregelen te nemen of maatregelen door een derde te laten nemen voor rekening en risico van Leverancier. Indien Leverancier niet binnen vijf werkdagen de afgekeurde geleverde Producten terughaalt, heeft Opdrachtgever het recht de Producten aan Leverancier voor diens rekening te retourneren. Artikel 13. Inzet personeel 13.1 Opdrachtgever heeft de bevoegdheid tot identificatie van personeel dat door Leverancier bij uitvoering van de Overeenkomst wordt betrokken Het door Leverancier voor de uitvoering van de Overeenkomst in te zetten personeel dient door Opdrachtgever te worden geaccepteerd voordat een individuele Opdracht aan Leverancier wordt verstrekt, indien en voor zover Opdrachtgever vóór het verstrekken van een individuele Opdracht kenbaar maakt dat zij van dit recht gebruik wenst te maken. Acceptatie zal plaatsvinden door ondertekening van het document waarin de betreffende Opdracht is vastgelegd. Vóór acceptatie dient pdrachtgever op eerste verzoek te beschikken over het curriculum vitae van de betrokken personen. Leverancier staat ervoor in dat de curricula vitae volledig en naar waarheid zijn opgesteld. Daarnaast heeft Opdrachtgever het recht om door middel van één of meer voorgesprekken te beoordelen of de door Leverancier aangewezen personen geschikt worden geacht voor het uitvoeren van de op te dragen werkzaamheden. Hieraan zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden Indien gedurende de looptijd van een Opdracht blijkt dat een door Leverancier ingezette medewerker niet naar tevredenheid c.q. niet conform de verwachting van Opdrachtgever functioneert, dan heeft Opdrachtgever het recht vervanging van de betrokken medewerker te verlangen. Indien Leverancier niet binnen redelijke termijn in staat is die medewerker(s) aan te bieden die voor Opdrachtgever acceptabel is (zijn) en daardoor de vrees gewettigd is dat de overeengekomen inspanningsverplichting/resultaat verbintenis niet binnen de gestelde termijn door Leverancier zal kunnen worden nagekomen, is Opdrachtgever gerechtigd de Opdracht te ontbinden zonder dat hieruit enig recht op schadevergoeding voor Leverancier zal voortvloeien Opdrachtgever wenst uitsluitend de inzet van gescreend personeel. Leverancier zal voldoen aan de door Opdrachtgever gestelde voorwaarden over screening. Deze staan verwoord in het document 'Integriteit en betrouwbaarheid screeningprocedure PGGM', welke als Bijlage A aan deze Inkoopvoorwaarden is gehecht Leverancier zal op eerste verzoek van Opdrachtgever op basis van een loondienstverklaring bewijs overleggen dat door Leverancier bij Opdrachtgever ingezet personeel in dienst is bij Leverancier Leverancier zal op eerste verzoek van Opdrachtgever een uittreksel van zijn inschrijving bij het handelsregister van de Kamer van Koophandeloverleggen waaruit ICM juni

9 I Inkoopvoorwaarden PGGM blijkt dat Leverancier zijn uitleenactiviteiten heeft gemeld bij de Kamer van Koophandel. Voor zover van toepassing zal Leverancier voldoen aan alle wet- en regelgeving voortvloeiend uit de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties. Leverancier is gehouden om alle wettelijke aanzegtermijnen richting zijn medewerkers in acht te nemen. Indien deze aanzegtermijnen conflicteren met de contractuele afspraken, dient Leverancier Opdrachtgever hierover vooraf schriftelijk te informeren. Alle hieruit voortvloeiende schade komt voor rekening van Leverancier. Voor zover van toepassing is Leverancier verantwoordelijk voor eventuele vorderingen van zijn medewerkers (bijvoorbeeld transitievergoeding) op basis van de Wet Werk en Zekerheid. Artikel 14. Continuïteit ingezet personeel 14.1 Bij ziekte van een door Leverancier ingezette medewerker, waarvan aangenomen kan worden dat deze ziekte langer dan tien werkdagen kan duren en ingeval van andere omstandigheden waarvan de oorzaak ligt in een door Opdrachtgever niet gewenste omstandigheid, zal de medewerker op eerste verzoek van Opdrachtgever door Leverancier worden vervangen, met inachtneming van het in artikel 13 bepaalde. In dergelijke situaties komt vervanging volledig voor rekening en risico van Leverancier waaronder begrepen de kosten van werving en opnieuw inwerken. In alle gevallen geschiedt vervanging slechts na voorafgaande schriftelijke goedkeuring door Opdrachtgever Tussentijdse vervanging of terugtrekking van door Leverancier ingezet personeel kan alleen na overleg met Opdrachtgever en met inachtneming van het in artikel 13 bepaalde plaatsvinden. De eventueel daaruit voortvloeiende kosten, onder andere het werven en opnieuw inwerken, zijn volledig voor rekening van Leverancier De door Leverancier in te zetten medewerker dient er op toe te zien dat voor beëindiging van een Opdracht de noodzakelijke kennis wordt overgedragen aan (een) door Opdrachtgever aan te wijzen medewerker(s). Hieraan zijn voor Opdrachtgever geen kosten verbonden derden worden niet verstaan dochtermaatschappijen waarin Leverancier voor meer dan 70% deelneemt. Bij het verlenen Nan goedkeuring als in dit lid bedoeld, is Opdrachtgever gerechtigd aan de goedkeuring voorwaarden te verbinden c.q. deze in tijd te beperken. De door Opdrachtgever gegeven toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Leverancier voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen, met dien verstande dat op door de Leverancier ingeschakelde derde(n) dezelfde verplichtingen rusten als voor hem uit de Overeenkomst en deze Inkoopvoorwaarden voortvloeien. Leverancier is gehouden om de door Leverancier voor de uitvoering van de Opdracht ingeschakelde derde(n) tijdig te betalen voor de door deze derde(n) geleverde goederen en/of diensten. Opdrachtgever is gerechtigd om van tijd tot tijd van Leverancier te verlangen dat deze deugdelijk aantoont dat door Leverancier is voldaan aan de in lid 2 genoemde verplichting. Indien Leverancier niet binnen acht kalenderdagen, nadat een verzoek als bedoeld in lid 3 is gedaan, niet of niet naar genoegen van Opdrachtgever aantoont dat aan onder lid 2 bedoelde verplichtingen is voldaan, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst onverwijld tussentijds geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden en rechtstreeks met de betrokken derde(n) te contracteren voor de Levering van de betreffende goederen en/of diensten, onverminderd het recht van Opdrachtgever om volledige schadevergoeding van Leverancier te vorderen. Onder derden in het kader van dit artikel worden niet verstaan: (i) toeleveranciers van grondstoffen en dergelijke: en (ii) hulpdiensten zoals vervoerders, tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om op elk gewenst moment inzage te hebben in relevante contractuele verplichtingen tussen Leverancier en derden. Artikel 16. Belastingen/sociale lasten Artikel 15. Inschakeling derden 15.1 Indien Leverancier bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijke inhuur van personeel, is hij daartoe slechts bevoegd na verkregen voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever, welke toestemming niet zonder redelijke gronden zal worden onthouden. Onder 16.1 Leverancier is verantwoordelijk voor de nakoming van de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op hem rustende verplichtingen. Indien Opdrachtgever daarom verzoekt, zal Leverancier tijdens de looptijd van de Overeenkomst telkens op verzoek van Opdrachtgever en zonder dat daaraan voor Opdrachtgever kosten zijn verbonden onverwijld aan Opdrachtgever een door de externe accountant van Leverancier getekende verklaring doen toekomen waaruit blijkt dat ICM juni

10 I Inkoopvoorwaarden PGGM Leverancier heeft zorg gedragen voor de afdracht van de verschuldigde omzetbelasting, alsmede voor de afdracht van de verschuldigde Loonheffingen van zijn, bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken, medewerkers in dienstbetrekking en dat voor door Leverancier bij de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde derden, het personeel van deze derden daaronder begrepen, de verschuldigde Loonheffingen zijn afgedragen. Opdrachtgever zal een dergelijk verzoek niet vaker dan een maal per drie maanden kunnen doen. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van de met de uitvoering van belastingwetgeving en/of sociale verzekeringswetgeving belaste instanties ter zake van deze Loonheffingen De in lid 1 van dit artikel bedoelde verklaringen mogen niet ouder zijn dan drie maanden. Indien de bedoelde verklaringen ouder zijn dan drie maanden of niet onverwijld na het betreffende verzoek zijn afgegeven, is Opdrachtgever gerechtigd betalingen aan Leverancier op te schorten, totdat Leverancier tot genoegen van Opdrachtgever heeft aangetoond dat Leverancier de op hem rustende verplichtingen krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving is 16.3 nagekomen. Opdrachtgever is gerechtigd, zonder tot schadevergoeding jegens Leverancier gehouden te zijn, de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien Leverancier en/of de door hem ingeschakelde derden achterstallig is/zijn met de betalingen van omzetbelasting en Loonheffingen, onverminderd alle verdere rechten van Opdrachtgever, het recht op schadevergoeding daaronder begrepen Onverminderd het in dit artikel bepaalde is Opdrachtgever te allen tijde bevoegd de hierboven bedoelde bedragen aan omzetbelasting en Loonheffingen van de verschuldigde sommen alsmede de eventueel achterstallige omzetbelasting en Loonheffingen die Opdrachtgever verschuldigd kan worden ingevolge ketenaansprakelijkheid en/of inlenersaansprakelijkheid in te houden en namens Leverancier rechtstreeks aan de Belastingdienst te voldoen. Artikel 17. Wijzigingen 17.1 Wijzigingen in de Opdracht en/of Overeenkomst zijn uitsluitend van kracht indien deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen Opdrachtgever is te allen tijde bevoegd in overleg met Leverancier de omvang en/of de hoedanigheid van de te leveren diensten en/of Producten te wijzigen Indien een door Opdrachtgever gewenste wijziging naar het redelijk oordeel van Leverancier gevolgen dient te hebben voor de overeengekomen vaste prijs en/of tijdstip van Levering, is hij verplicht Opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen acht werkdagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging, schriftelijk te informeren. Opdrachtgever zal binnen acht werkdagen na ontvangst van de informatie van Leverancier schriftelijk laten weten of zij hiermee wel of niet instemt. Indien de door Leverancier mogelijk nieuwe voorgestelde prijs en/of levertijd, naar aanleiding van de door Opdrachtgever gewenste wijzigingen ten aanzien van de omvang en/of hoedanigheid van de te leveren diensten en/of Producten, naar het oordeel van Opdrachtgever onredelijk is, zullen Partijen zo spoedig mogelijk na voornoemde melding hierover in overleg treden. Artikel 18. Overdracht van rechten en verplichtingen 18.1 Leverancier kan een recht en/of verplichting uit 18.2 hoofde van de Overeenkomst slechts met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever overdragen aan een derde. Aan deze toestemming voorwaarden kunnen door Opdrachtgever worden verbonden. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Overeenkomst over te dragen. De Leverancier zal zijn medewerking gronden onthouden. Artikel 19. Tekortkoming niet op onredelijke 19.1 Indien één der Partijen een verplichting uit de 19.2 Overeenkomst niet, niet-tijdig of nietdeugdelijk nakomt dan wel anderszins tekort komt in de nakoming van één of meer van haar verplichting(en) uit de Overeenkomst, zal de andere partij haar deswege in gebreke stellen, tenzij nakoming van de betreffende verplichtingen reeds blijvend onmogelijk is, in welk geval de nalatige Partij onmiddellijk in verzuim is. De ingebrekestelling zal schriftelijk dienen te geschieden waarbij aan de nalatiqe partij een redelijke termijn zal worden gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn heeft het karakter van een fatale termijn. In het geval er sprake is van verzuim, Leverancier wettelijke rente verschuldigd over eventueel door Opdrachtgever vooruitbetaalde bedragen, te berekenen over de periode van verzuim. Deze aan Opdrachtgever te betalen wettelijke rente zal worden verrekend met nog te betalen facturen. In geval volledige betaling reeds heeft plaatsgevonden, deze rente onverwijld vergoeden. is zal Leverancier aan Opdrachtgever ICM juni

11 I Inkoopvoorwaarden PGGM Partijen zijn verplicht om verliezen die zij uit hoofde van de Overeenkomst van de wederpartij vergoed wensen te zien te bewijzen en te minimaliseren. Indien Opdrachtgever door het in gebreke blijven van Leverancier genoodzaakt is de dienst en/of het Product geheel of gedeeltelijk elders af te nemen, dan is Opdrachtgever gerechtigd derden in te schakelen, onverminderd de verantwoordelijkheid van Leverancier. Hierdoor ontstane kosten kunnen aan Leverancier in rekening worden gebracht. Leverancier zal op eerste verzoek van Opdrachtgever zijn medewerking verlenen aan deze derde. Indien Leverancier in strijd handelt met één of meerdere verplichtingen die voortvloeien uit artikel 25 (Geheimhouding), artikel 32 (Publiciteit) en, indien van toepassing, artikel 33 (Non-sollicitatie) van deze Inkoopvoorwaarden, dan verbeurt Leverancier aan Opdrachtgever, zonder dat daartoe voorafgaand ingebrekestelling of aanmaning is vereist en ongeacht of de overtreding aan Leverancier valt toe te rekenen, per overtreding eenmalig een direct opeisbare boete van ,-, alsmede een boete van 750,- per dag of gedeelte van een dag dat de overtreding voortduurt. Zulks onverminderd het recht van Opdrachtgever om nakoming of volledige schadevergoeding van Leverancier te vorderen. Artikel 20. Vordering tot nakoming 20.1 Het nalaten door één van Partijen om binnen een in de Overeenkomst genoemde termijn nakoming van enige bepaling te verlangen, tast het recht om alsnog nakoming te eisen niet aan, noch enig ander recht dat de niet-nalatige Partij geldend zou kunnen maken, tenzij de betreffende partij die nakoming zou kunnen vorderen, uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet nakoming akkoord is gegaan dan wel afstand van bedoeld recht heeft gedaan. Artikel 21. Ontbinding/beëindiging In geval van faillissement, surseance van betaling van Leverancier en in geval van stillegging, intrekking van eventuele vergunningen, beslag op (een deel van) bedrijfseigendommen of Producten bestemd voor de uitvoering van de Overeenkomst, liquidatie of enige daarmee vergelijkbare toestand van het bedrijf van Leverancier, is Leverancier van rechtswege in verzuim. In de gevallen zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, alsmede ingeval sprake is van wijziging van de zeggenschap over het bedrijf van Leverancier, al dan niet door overname, fusie of een vergelijkbare toestand, heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst eenzijdig geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Onverminderd alle andere rechten waaronder het recht op schadevergoeding, kan Opdrachtgever de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien door Leverancier of een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die deel uitmaakt van het bedrijf van Opdrachtgever of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers. Ontbinding geschiedt door middel van een aangetekende brief of deurwaardersexploot aan Leverancier. Opdrachtgever is bevoegd de Overeenkomst of een deelproject door middel van een aangetekend schrijven met een opzegtermijn van twee weken tussentijds te ontbinden in geval het project waarbij Leverancier betrokken is of de werkzaamheden die door Leverancier worden uitgevoerd vroegtijdig word(t)en beëindigd c.q. word(t)en gewijzigd. Indien Opdrachtgever door één van haar Opdrachtgevers, of op aanwijzing van een toezichthouder wordt gedwongen om de Overeenkomst tussentijds te ontbinden, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst tussentijds te ontbinden met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Opdrachtgever heeft te allen tijde de mogelijkheid om de overeenkomst op te zeggen, zonder gehouden te zijn tot enige financiële vergoeding hoe ook genaamd en zonder rechterlijk tussenkomst. Leverancier is niet gerechtigd de Overeenkomst eenzijdig te ontbinden of op te zeggen. De beëindiging of de ontbinding van deze Overeenkomst ontslaat Partijen niet van hun lopende verplichtingen daaruit, zoals bijvoorbeeld op het gebied van geheimhouding, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, overdracht verplichtingen, toepasselijk recht en bevoegde rechter. Leverancier heeft in het geval van opzegging beëindiging of ontbinding geen recht op schadevergoeding of andere financiële compensatie.. Ingeval van ontbinding of beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is Leverancier gehouden om met Opdrachtgever zonder vertraging samen te werken aan een zo goed mogelijke overdracht van kennis, materialen, Producten, Broncodes, alles in de meest ruime zin, welke door hem bij het uitvoeren van de Overeenkomst of een of meer op basis daarvan verstrekte Opdrachten zijn vervaardigd over te dragen aan Opdrachtgever of een door deze aan te wijzen derde, waarbij ieder der Partijen haar eigen kosten draagt. Daartoe zullen alsdan tussen Partijen nadere schriftelijke afspraken gemaakt kunnen worden. ICM juni

12 l nkoopvoorwaarden PGGM Leverancier garandeert dat Opdrachtgever minimaal 3 maanden toegang houdt tot haar data indien Leverancier zich in een situatie bevindt zoals beschreven in artikel Ingeval van ontbinding of beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is Leverancier verplicht alle data van de hardware te verwijderen volgens een gecertificeerde methode, waarbij het onmogelijk is om achteraf gegevens te lezen. Hiervoor dient door Leverancier per component een certificaat afgegeven te worden Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd om de overeenkomst op te zeggen, zonder gehouden te zijn tot enige financiële vergoeding hoe ook genaamd en zonder rechterlijke tussenkomst. Artikel 22. Overmacht 22.1 In geval van overmacht wordt de nakoming van de desbetreffende en de daarmee samenhangende verplichting(en) geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake gehouden zijn. Partijen kunnen zich jegens elkaar alleen op overmacht beroepen, indien de desbetreffende Partij zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op het moment dat zij had moeten presteren, onder overlegging van bewijsstukken, de wederpartij schriftelijk van een dergelijk beroep op overmacht in kennis stelt Indien enige Partij door overmacht definitief in de onmogelijkheid verkeert te presteren, of indien de overmachtsperiade langer dan 30 kalenderdagen heeft geduurd of tenminste 30 kalenderdagen zal duren, heeft de andere Partij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven of middels deurwaardersexploot met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, zonder dat daarbij voor de wederpartij enig recht op schadevergoeding zalontstaan. Opdrachtgever heeft in het geval van het verstrijken van een fatale termijn de mogelijkheid tot directe ontbinding, ook indien er sprake is van overmacht Onder overmacht aan de zijde van Leverancier wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen van eigen personeel, wanprestatie van door Leverancier ingeschakelde derden, uitval van Hulpmaterialen, liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier. Artikel 23. Risico- en eigendomsovergang 23.1 De eigendom en het risico van Producten, waaronder mede begrepen verlies en beschadiging, gaat over op Opdrachtgever nadat deze zijn geleverd en zo nodig gemonteerd respectievelijk geïnstalleerd door Leverancier en indien van toepassing goedgekeurd door Opdrachtgever overeenkomstig artikel In gevalopdrachtgever aan Leverancier Materialen en/of Hulpmaterialen ter beschikking stelt ten behoeve van de nakoming van zijn verplichtingen, blijven deze eigendom van Opdrachtgever. Leverancier zal deze bewaren, afgescheiden van voorwerpen welke toebehoren aan hemzelf of aan derden. Leverancier zal ze merken als eigendom van Opdrachtgever. Aan de bruikleen kunnen door Opdrachtgever voorwaarden worden verbonden. Leverancier zal dergelijke Materialen (overgedragen of niet) in goede staat houden en als goed huisvader voor deze Materialen zorgen zolang deze onder zijn hoede zijn Leverancier heeft geen retentierecht of opschortingsrecht met betrekking tot door Opdrachtgever ingevolge de Overeenkomst bestelde Producten en/of diensten Op het moment dat Materialen en/of Hulpmaterialen van Opdrachtgever zijn verwerkt in Producten van Leverancier, is sprake van een nieuwe zaak waarvan de eigendom aan Opdrachtgever toebehoort. Dit geldt onverminderd het bepaalde in lid 1 van dit artikel Levering vindt plaats op de overeengekomen plaats en het overeengekomen tijdstip, volgens de alsdan geldende Incoterm DDP (Delivered Duty Paid). Leveringen dienen vergezeld te zijn van een vrachtbrief, vermeldend aard en omvang van het geleverde alsmede nummer en datum van de Opdracht van Opdrachtgever. Levering geschiedt te allen tijde voor rekening en risico van Leverancier, ook indien deze dienst door haar aan een derde is uitbesteed. Artikel 24. Aansprakelijkheid 24.1 De Partij die toerekenbaar tekort komt in de nakoming van haar verplichting(en) is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor vergoeding van de door die andere Partij geleden directe schade c.q. te lijden directe schade. De in dit lid bedoelde aansprakelijkheid is uitgesloten voor gevolgschade. Onder gevolgschade wordt verstaan alle schade die hierna in lid 3 niet is aangemerkt als directe schade Partijen zijn uitsluitend aansprakelijk voor alle directe schade die kan ontstaan in verband met de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst. De aansprakelijkheid onder de Overeenkomst, respectlevelijk onder iedere nadere op basis van de Overeenkomst te verstrekken Opdracht is beperkt tot ICM juni

13 1SGém I Inkoopvoorwaarden PGGM ,- per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen, tenzij de totale door Opdrachtgever per nader te verstrekken Opdracht te betalen vergoeding meer bedraagt dan ,- in welk geval de aansprakelijkheid is beperkt tot maximaal twee maal het bedrag van die vergoeding. In geen geval zal de totale vergoeding voor directe schade meer bedragen dan ,- per jaar. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om bij een individuele Opdracht een van het hierbij bepaalde afwijkende aansprakelijkheidsregeling te bedingen, afhankelijk van de aard van de Opdracht. Onder directe schade wordt verstaan: a) Schade aan Programmatuur en Apparatuur, waaronder in elk geval verstaan wordt: materiële beschadiging, gebrekkig of niet functioneren, verminderde betrouwbaarheid en verhoogde storingsgevoeligheid; b) Schade aan andere eigendommen van Partijen en/of derden; c) Kosten van noodzakelijke wijzigingen en/of veranderingen van Apparatuur, Programma tuur, Specificaties, Materialen of documentatie, aangebracht ter beperking c.q. herstel van schade; d) Redelijke kosten gemaakt ter voorkoming of beperking van directe schade, die als gevolg van de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid berust, mocht worden verwacht; e) Redelijke kosten gemaakt ter vaststelling van de schadeoorzaak, de aansprakelijk heid, de directe schade en de wijze van herstel; f) Kosten gemaakt ter voorkoming, beperking, vaststelling van gevolgschade; g) Kosten die Opdrachtgever heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van de te vervangen Producten en daarmee samenhangende voorzieningen voortvloeiende uit de Overeenkomst door dat Leverancier leverdatum op een voor hem bindende niet heeft geleverd; h) Kosten die Opdrachtgever heeft moeten maken om de prestatie van Leverancier aan de Overeenkomst te laten beantwoorden. De in lid 1 en 2 opgenomen beperkingen komen te vervallen: a) In geval van aanspraken van derden op schadevergoeding letsel; en/of ten gevolge van dood of b) Indien er sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Leverancier diens personeel; en/of en/of c) In geval van schending van intellectuele (eigendoms- )rechten als bedoeld in artikel 31 respectievelijk artikel 41. Bij de onder dit lid genoemde gevallen onder sub a en sub b is de aansprakelijkheid van Leverancier beperkt tot een bedrag van C ,- per gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen met een maximum van C ,- per jaar Leverancier is niet aansprakelijk voor schade ontstaan door of in verband met wijzigingen en/of aanpassingen in of aan de Programmatuur of de data, die niet door Leverancier zijn aangebracht of uitgevoerd, tenzij deze handelingen op aanwijzing van Leverancier zijn uitgevoerd, dan wel deze handelingen met een toestemming van Leverancier zijn uitgevoerd Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen alle financiële gevolgen van aanspraken van derden in enig verband staande met de uitvoering van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst, dan wel ingevolge de wet, waaronder mede begrepen maar niet beperkt tot aanspraken van derden wegens inbreuk op hun intellectuele en industriële eigendomsrechten Leverancier heeft zich adequaat verzekerd en zal zich tenminste gedurende de duur van de Overeenkomst adequaat verzekerd houden voor de navolgende risico's: a) wettelijke aansprakelijkheid én b) beroepsaansprakelijkheid. Leverancier zalopdrachtgever op eerste verzoek een kopie van de polis en/of bewijs van betaling van de premie voor de lopende verzekeri ngsperiode verschaffen. Artikel 25. Geheimhouding, verbod tot openbaarmaking, informatiebeveiliging en Gedragscode 25.1 Partijen zullen het bestaan, de aard en de inhoud van de Overeenkomst evenals overige bedrijfsinformatie geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken zonder schriftelijke toestemming van de wederpartij Alle door Opdrachtgever aangeleverde informatie is en blijft eigendom van Opdrachtgever. Leverancier verplicht zich deze informatie niet te gebruiken voor andere doeleinden dan met Opdrachtgever is overeengekomen Leverancier erkent dat de gegevens C.q. informatie welke aan hem bekend worden in het kader van de Opdracht een strikt vertrouwelijk karakter dragen. Dit geldt ook voor informatie die niet voor Leverancier of zijn medewerker(s) is bestemd, maar toch onbedoeld ter kennis komt van betrokkene(n) Met betrekking tot de door Opdrachtgever verstrekte gegevens c.q. informatie die bij Leverancier berusten, verbindt Leverancier zich: Alle redelijke maatregelen in acht te nemen voor een veilige bewaring; Een vragenlijst in te vullen over hoe de Leverancier zijn informatiebeveiliging heeft ingericht. De gegevens c.q. informatie niet langer onder zijn berusting te houden dan voor het uitvoeren van de Opdracht redelijkerwijs ICM juni

14 I Inkoopvoorwaarden PGGM noodzakelijk is en deze gegevens, inclusief gemaakte kopieën, onmiddellijk na volledige nakoming van de Opdracht wederom ter beschikking te stellen aan Opdrachtgever dan wel, na verkregen schriftelijke toestemming van Opdrachtgever, te vernietigen in welk geval aan Opdrachtgever een bewijs van de vernietiging ter hand gesteld dient te 25.5 worden. De geheimhoudingsplicht geldt niet met betrekking tot informatie: a) Die algemeen bekend is of wordt, anders dan door een overtreding van het bepaalde in dit geheimhoudingsartikel, of b) Waarvan de ontvangende partij kan aantonen dat die al in haar bezit was, voordat de informatie in het kader van een opdracht aan haar werd verstrekt, of c) Die de ontvangende partij van een derde heeft gekregen zonder plicht tot geheim houding, of d) Waarvan de ontvangende partij kan aantonen dat zij die onafhankelijk van de verstrekkende partij heeft ontwikkeld of verzameld, e) Welke verstrekt dient te worden op grond van een wettelijke verplichting, voorschrift van een toezichthouder of gerechtelijk bevel daartoe, op voorwaarde dat de ontvangende partij zo spoedig mogelijk de verstrekkende partij schriftelijk op de hoogte stelt, zodat de verstrekkende partij in staat is maatregelen te treffen teneinde het verstrekken van vertrouwelijke informatie te voorkomen op te beperken. De bewijslast ter zake van het in lid 5 bepaalde ligt te allen tijde bij de Leverancier Alle bij of ten behoeve van Opdrachtgever werkzame personen dienen zich te conformeren aan de als Bijlage B aan deze Inkoopvoorwaarden gehechte Gedragscode Op eerste verzoek van Opdrachtgever dient Leverancier ervoor zorg te dragen dat de bij de werkzaamheden betrokken medewerkers en derden de als Bijlage C aan deze Inkoopvoorwaarden gehechte integriteitsverklaring met daarin een verwijzing naar de Gedragscode ondertekenen. Leverancier draagt er zorg voor dat zijn personeelsleden en/of voor hem werkzame derden op de hoogte zijn van bovenstaande geheimhoudingsverplichtingen en Gedragscode en deze stipt naleven Opdrachtgever is gerechtigd door Leverancier in te zetten personen van wie de in lid 7 bedoelde verklaring niet tijdig in het bezit van Opdrachtgever is, voor de uitvoering van de aan de Opdracht verbonden werkzaamheden uit te sluiten totdat de ondertekende verklaring in het bezit van Opdrachtgever is gekomen. De hier bedoelde uitsluiting geschiedt geheel voor rekening en risico van Leverancier Leverancier en zijn personeel evenals door hem ingeschakelde derden, dienen zich bij de uitvoering van de Overeenkomst te gedragen overeenkomstig het als Bijlage D aan deze Inkoopvoorwaarden gehechte document PGGM Informatiebeveiligingsregels. Leverancier en zijn personeel evenals door hem ingeschakelde derden zijn gehouden er op toe te zien dat elektronische verzending van bedrijfsinformatie van Opdrachtgever, zowel van als naar Opdrachtgever, uitsluitend over een beveiligde verbinding geschiedt. Leverancier draagt er zorg voor dat hij een adequaat proces heeft ingericht waarbinnen op een efficiënte wijze informatiebeveiligingsincidenten en -risico's worden gemeld en afgehandeld. Leverancier is verplicht elk incident ter zake het beveiligingsbeleid onverwijld te melden bij Opdrachtgever, onder vermelding van aard en omvang van het incident, alsmede de reeds genomen en eventueel nog te nemen maatregelen om de gevolgen van het incident voor zover mogelijk ongedaan te maken. Onder informatiebeveiligingsincidenten begrepen, maar niet beperkt tot: bedrijfsinformatie van Opdrachtgever in onbevoegde handen is geraakt, de integriteit van bedrijfsinformatie van Opdrachtgever is aangetast, of niet voldaan beschikbaarheid van Opdrachtgever. is aan de afgesproken Ook dient gemeld te worden van bedrijfsinformatie moment de reële bedreiging van indien op enig worden bovengenoemde gebeurtenissen heeft bestaan, zodat in gezamenlijk overleg het risico verminderd kan worden. Leverancier verplicht zich dat zij haar medewerkers en door haar in te schakelen derden op de hoogte stelt van de inhoud van de voorschriften van het in lid 9 van dit artikel genoemde document. Tevens is Leverancier verplicht om haar medewerkers en de door haar in te schakelen derden de PGGM integriteitsverklaring te laten tekenen. (Bijlage C). Artikel 26. Werkzaamheden op het terrein en/of in de gebouwen van Opdrachtgever; regels inzake o.a. veiligheid, gezondheid en maatschappelijk ver antwoord handelen Leverancier dient zich, voordat met de uitvoering van de Overeenkomst een aanvang wordt gemaakt, op de hoogte te stellen van de omstandigheden op het terrein en in de gebouwen van Opdrachtgever waar de werkzaamheden moeten worden verricht. Kosten van vertraging in de uitvoering van de Overeenkomst veroorzaakt door omstandigheden zoals in lid 1 van dit artikel ICM juni

15 I Inkoopvoorwaarden PGGM bedoeld, zijn voor rekening en risico van Leverancier. Leverancier draagt er zorg voor dat zijn aanwezigheid en de aanwezigheid van zijn personeel op het terrein en in de gebouwen van Opdrachtgever geen belemmering vormen voor de ongestoorde voortgang van de werkzaamheden van Opdrachtgever en derden. Leverancier en zijn personeel evenals door hem ingeschakelde derden, dienen zich, voordat met de uitvoering van de Overeenkomst een aanvang wordt gemaakt, op de hoogte te stellen van de inhoud van het als Bijlage E aan deze Inkoopvoorwaarden gehechte document Veiligheidsreglement en Instructies PGGM, en zich dienovereenkomstig te gedragen. Door zich aan deze regels te conformeren, wordt bewerkstelligd dat schade en overlast, in de ruimste zin des woords, wordt voorkomen dan wel tot een minimum wordt beperkt. Leverancier en zijn personeel evenals door hem ingeschakelde derden, dienen zich bij de uitvoering van de Overeenkomst te gedragen overeenkomstig het als Bijlage F aan deze Inkoopvoorwaarden gehechte document Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) van PGGM. Leverancier en zijn personeel evenals door hem ingeschakelde derden zijn tevens gehouden wettelijke veiligheids-, gezondheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen. Opdrachtgever is gerechtigd aan Leverancier en zijn personeel alsmede door hem ingeschakelde derden instructies of opdrachten te geven, wanneer dit noodzakelijk is ter bescherming van de veiligheid van deze medewerkers of van Leverancier of diens personeel of eigendommen of van eigen personeel of eigendommen van Opdrachtgever. Leverancier verplicht zich dat zij haar medewerkers en door haar in te schakelen derden op de hoogte stelt van de inhoud van de voorschriften van de in lid 4 en 5 van dit artikel genoemde documenten. Opdrachtgever is niet aansprakelijk voor schade aan persoon of goederen van Leverancier, diens medewerkers dan wel de door Leverancier ingeschakelde derden, indien de onder lid 4 van dit artikel bedoelde regels, en meer in het bijzonder die met betrekking tot veiligheid en gezondheid, door Leverancier, diens medewerkers dan wel de door Leverancier ingeschakelde derden niet in acht worden genomen. Artikel 27. Garantie 27.1 Leverancier garandeert dat: van goede kwaliteit is, vrij van ontwerp-, constructie-, materiaal- of fabricagefouten, aan de gebruikelijke eisen van deugdelijke afwerking voldoet en beantwoordt aan de voor Op drachtgever geldende wet- en regelgeving en specificaties, geschikt is/zijn voor het beoog de gebruik zijdens Opdrachtgever en over die eigenschappen en prestaties beschikt die redelijkerwijs mogen worden verwacht, en overigens op een wijze zal worden uitgevoerd die tenminste overeenstemt met het niveau van professionalisme en de stand van kennis en/of techniek die van een eerste klas dienst verlener mag worden verwacht; - de Producten en/of diensten zullen voldoen aan de Specificaties en dat Gebreken te allen tijde kosteloos zullen worden hersteld; - zij - voor zover van toepassing - over de voor de uitvoering van de werkzaamheden vereiste vergunningen beschikt; - de door of namens haar te verrichten werkzaamheden met voortvarendheid, op vakbekwame wijze en ononderbroken zullen worden uitgevoerd; - het resultaat van de door of namens haar te verrichten werkzaamheden zal (blijven) vol doen aan de overeengekomen Specificaties; - haar personeel en door haar ingeschakelde derden voor de duur van de Overeenkomst voldoen en zullen blijven voldoen aan de overeengekomen kwalificaties ten aanzien van opleiding, deskundigheid, betrouwbaar heid en ervaring. Leverancier garandeert dat de diensten en/of Producten en de uitvoering daarvan beantwoorden aan hetgeen tussen Partijen is overeengekomen. Leverancier garandeert, dat alle Materialen en Hulpmaterialen, die noodzakelijk zijn voor het realiseren van het door Opdrachtgever schriftelijk aangegeven doel, worden geleverd, ook indien zij niet met name zijn genoemd. Indien Opdrachtgever constateert dat het geleverde niet (geheel) voldoet aan hetgeen Leverancier conform de leden 1 tim 3 van dit artikel heeft gegarandeerd, geldt dit als een tekortkoming als bedoeld in artikel 19 lid l, tenzij laatstgenoemde kan aantonen dat de tekortkoming haar niet kan worden toegerekend. De garantietermijn voor de door Leverancier geleverde diensten en/of Producten bedraagt 12 maanden, voor zover tussen Partijen niet anders is overeengekomen. Indien Leverancier van mening is dat Opdrachtgever geen beroep toekomt op de garantiebepalingen, rust de bewijslast terzake op Leverancier. De garanties sluiten echter het beroep op overmacht zijdens Leverancier uit. - al het geleverde, waaronder Producten en diensten tijdig en deugdelijk en/of conform de Overeenkomst of Opdracht zal worden verricht, voldoet aan de toepasselijke wetgeving, ICM juni

16 I Inkoopvoorwaarden PGGM Artikel 28. Voortgangsrapportage 28.1 Leverancier is verpitcht periodiek aan Opdrachtgever te rapporteren inzake de voortgang van de door hem te leveren Materialen en/of Producten, één en ander conform de daartoe schriftelijk te maken afspraken Leverancier zal zich tevens houden aan alle overige voor haar geldende wet- en regelgeving, alsmede alle op Opdrachtgever toepasselijke wet- en regelgeving. Hieronder mede begrepen, maar niet beperkende tot, de incidentenregeling van De Nederlandsche Bank inzake onderuitbesteding aan een Leverancier. Artikel Overige verplichtingen van Leverancier Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen alle financiële gevolgen van aanspraken van derden in enig verband staande met de uitvoering van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst, dan wel ingevolge de wet, waaronder mede begrepen maar niet beperkt tot aanspraken van derden wegens inbreuk op hun intellectuele en industriële eigendomsrechten. Leverancier zal de Overeenkomst naar de laatste maatstaven van de techniek en minimaal in overeenstemming met de in de branche algemeen aanvaarde normen zelfstandig uitvoeren en is daarvoor ook verantwoordelijk en aansprakelijk. Leverancier draagt er zorg voor dat: de gegevens en/of bestanden van Opdracht gever logisch gescheiden zijn; gescheiden informatieverstrekking naar verschillende opdrachtgevers van Leverancier voldoende is gewaarborgd. Indien het bepaalde in artikel 34 van de Pensioenwet en artikel 13 lid 2 sub d en e van het Besluit uitvoering Pensioenwet op de Overeenkomst van toepassing is, zal Leverancier, op het moment dat Opdrachtgever, diens opdrachtgever(s) of De Nederlandsche Bank daarom verzoekt, te allen tijde volledige medewerking verlenen opdat Opdrachtgever of diens opdrachtgevers aan de vereisten voortvloeiend uit deze voorschriften of enig ander voorschrift van de Pensioenwet kan voldoen. Tevens zal Leverancier terstond voldoen aan alle verplichtingen die Leverancier in dit kader kunnen worden opgelegd. Hieronder wordt tenminste begrepen dat: Leverancier aan De Nederlandsche Bank of de opdrachtgevers van Opdrachtgever alle gevraagde inlichtingen, met inachtneming van eventueel bestaande wettelijke geheimhoudingsverplichtingen, verstrekt; Leverancier desgevraagd De Nederlandsche Bank, de Opdrachtgever of de Opdrachtgevers van Opdrachtgever toegang zal verschaffen tot relevante boeken en ad mi nistratieve bescheiden; aanwijzingen van De Nederlandsche Bank, de Opdrachtgever of de opdrachtgevers van Opdrachtgever die verband houden met de door Opdrachtgever uitbestede bedrijfsprocessen zullen worden opgevolgd. Artikel3D Privacy Voor zover de Overeenkomst en/of Opdracht betrekking heeft op het verwerken van persoonsgegevens, zijn de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens ("Wbp") daarop integraal van toepassing. Indien het in lid 1 van dit artikel bepaalde van toepassing is, kwalificeert de Overeenkomst als bewerkersovereenkomst als bedoeld in de Wbp. Indien het in lid 1 van dit artikel bepaalde van toepassing is, kwalificeert in de verhouding tussen Opdrachtgever en Leverancier de Opdrachtgever als verantwoordelijke en Leverancier als bewerker, als bedoeld in de Wbp. Leverancier in zijn hoedanigheid als bewerker in dit artikel bedoeld, staat ervoor in dat hij te allen tijden voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, waaronder, maar niet beperkt tot de Wbp. Indien het in lid 1 van dit artikel bepaalde van toepassing is, draagt Leverancier er zorg voor dat persoonsgegevens niet buiten het gebied van de Europese Unie komen, hetzij voor bewerking hetzij anderszins, behoudens uitdrukkelijke, schriftelijke voorafgaande toestemming van Opdrachtgever conform artikel 77 Wbp. Deze toestemming zal in elk geval worden verleend indien gebruik wordt gemaakt van een EU-modelovereenkomst of goedgekeurde Binding Corporate Rules, als bedoeld in artikel 77 Wbp. Onverminderd het bepaalde in artikel zal de Leverancier als bewerker de Opdrachtgever als verantwoordelijke onverwijld en in elk geval binnen 24 uur in kennis stellen van iedere inbreuk op de beveiliging als bedoeld in artikel 34a van de Wbp. De kennisgeving omvat in ieder geval: Het tijdstip van de aanvang, de aard en de omvang de verwachte van de inbreuk; hersteltijd; bij welke dienst en/of deel van het systeem de inbreuk heeft plaatsgevonden; de instanties waar meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen; de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken; aard en omvang data besta nden; de geconstateerde van betrokken en vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de ICM juni

17 I Inkoopvoorwaarden PGGM... verwerking van persoonsgegevens en de maatregelen die de Leverancier heeft getroffen of voorstelt te treffen om deze gevolgen te verhelpen. Met betrekking tot iedere inbreuk als in dit lid bedoeld draagt Leverancier er zorg voor dat Leverancier alle medewerking aan Opdrachtgever verleent die redelijkerwijs van Leverancier kan worden verwacht, inclusief het verschaffen van voldoende informatie en ondersteuning met betrekking tot onderzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens: om de inbreuk te herstellen en te onderzoeken en toekomstige inbreuken te voorkomen; om de impact van de inbreuk op de privacy van de betrokkene(n) te beperken; en/of om de schade van Opdrachtgever als gevolg van de inbreuk te beperken. Leverancier draagt er zorg voor dat: op eerste verzoek van Opdrachtgever de kennisgevingsverplichtingen die op grond van artikel 34a Wbp op de Opdrachtgever rusten worden nagekomen, indien sprake is van een inbreuk op de in de Overeenkomst geregelde beveiliging, die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens die door hem worden verwerkt; Leverancier een overzicht bijhoudt van iedere inbreuk die leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens. Het overzicht bevat in ieder geval feiten en gegevens omtrent de aard van de inbreuk Indien en voor zover een derde als bedoeld in artikel 15 kwalificeert als (sub) bewerker als bedoeld in de Wbp, zal de Leverancier deze sub bewerker zijn verplichtingen als bedoeld in dit artikel tevens opleggen aan de sub bewerker. Artikel 31. Intellectuele en industriële eigendomsrechten 31.1 Leverancier staat in voor het vrij en ongestoord gebruik door Opdrachtgever van de door Leverancier in het kader van deze Overeenkomst geleverde Materialen en/of Producten Leverancier is gerechtigd de informatie welke verstrekt is door Opdrachtgever te qebruiken, echter uitsluitend in verband met de uitvoering van de Overeenkomst. Deze informatie is en blijft eigendom van Opdrachtgever De intellectuele eigendomsrechten van de door Leverancier in het kader van de Opdracht geproduceerde gegevens, resultaten, instructies, rapporten, documenten, Producten en de daarin vervatte informatie berusten bij Opdrachtgever. Leverancier draagt voor zover nodig reeds nu voor alsdan al die rechten over aan Opdrachtgever; indien aan de overdracht een akte of enige andere formaliteit verbonden is, zegt Leverancier reeds nu voor alsdan zijn onvoorwaardelijke medewerking daaraan toe, respectlevelijk geeft reeds nu voor alsdan onherroepelijk volmacht aan Opdrachtgever die overdracht alsdan te doen bewerkstelligen Indien enig materiaal, waaronder mede begrepen programma's en werkinstructies, door Leverancier ten behoeve van de Opdracht beschikbaar is gesteld, terwijl dit wordt beschermd door octrooi- of auteursrechten waarover Leverancier de beschikking heeft, verleent Leverancier aan Opdrachtgever reeds nu voor alsdan een niet-exclusief, eeuwigdurend en niet overdraagbaar gebruiksrecht op dit materiaal zonder dat Opdrachtgever daarvoor enige vergoeding verschuldigd is. Opdrachtgever zal dit materiaal niet aan derden ter beschikking stellen. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen alle aanspraken van derden ter zake van door dezen gestelde inbreuk op enig octrooirecht, schending van enig auteursrecht of merk, danwel inbreuk op wettelijk gedeponeerde tekeningen of modellen met betrekking tot in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte Producten of daarvoor door Leverancier beschikbaar gesteld materiaal als bedoeld in dit lid. Artikel 32. Publiciteit 32.1 Leverancier zal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever geen reclame maken met het feit dat hij aan Opdrachtgever Producten en/of diensten levert, heeft geleverd dan wel zal leveren en zal dit ook niet door middel van publicaties, externe presentaties over voor Opdrachtgever gerealiseerde Producten of op andere wijze openbaar maken. Artikel 33. Non-sollicitatie 33.1 Tenzij Partijen anders overeenkomen zullen zij gedurende de uitvoering van de Overeenkomst en gedurende zes maanden na het eindigen daarvan, noch direct noch indirect, werknemers van de andere partij in dienst nemen (als werknemer dan wel als dienstverlener) die betrokken zijn bij de uitvoering van de Overeenkomst of bij het inhuren van de lcm juni

18 I Inkoopvoorwaarden PGGM diensten. Dit artikel staat er niet aan in de weg dat Partijen advertenties ter werving van personeel in de publieke media kunnen plaatsen. Artikel 34. Geschillen Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der Partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht. Partijen zullen zich inspannen om enig geschil, dat naar aanleiding van de Overeenkomst dan wel van nadere overeenkomsten, die daarvan het gevolg zijn, mocht ontstaan, ook indien slechts één der Partijen een discussiepunt als een geschil aanmerkt, en indien het overleg als bedoeld in lid 1 niet binnen een redelijke termijn tot een oplossing heeft geleid, op te lossen door middel van mediation overeenkomstig het mediation reglement van het Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dit geldt op het moment dat het geschil aanhangig wordt gemaakt. Indien met toepassing van het in het voorgaande lid bepaalde, een oplossing van het geschil door middel van mediation in het geheel niet mogelijk blijkt of niet binnen 45 kalenderdagen tot stand gekomen is - welke termijn met gezamenlijke schriftelijke instemming van Partijen verlengd kan worden - zal het geschil worden beslecht door middel van arbitrage overeenkomstig het arbitrage reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut te Rotterdam, zoals dit geldt op het moment dat het geschil aanhangig wordt gemaakt. De plaats van arbitrage zal Zeist zijn. De arbiters beslissen naar de regelen van het Nederlands recht. Het in de voorgaande leden bepaalde laat onverlet het recht van Partijen om voor de president van de competente rechtbank een voorziening in kort geding te verzoeken. Artikel 35. Toepasselijk recht 35.1 Op de Overeenkomst, waarvan deze Inkoopvoorwaarden deel uitmaken, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Buitenlandse wetgeving, internationale regelingen en verdragen zoals het Weens koopverdrag worden uitgesloten. Artikel 36. Slotbepaling 36.1 Indien enige bepaling van de Inkoopvoorwaarden danwel van de Overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de Inkoopvoorwaarden danwel de Overeenkomst volledig van kracht blijven en 36.2 zullen Partijen in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel als mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht wordt genomen. De volgende bijlagen maken onlosmakelijk deel uit van deze Inkoopvoorwaarden : A. Integriteit en betrouwbaarheid, screeningsprocedure PGGM B. Gedragscode PGGM C. Integriteitsverklaring D. Informatiebeveiligingsregels E. Veiligheidsreglement en Instructies PGGM F. Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) Indien in één van deze bijlagen een wijziging wordt aangebracht, dan geldt de laatst vastgestelde versie van de bijlagen. Op eerste verzoek van Leverancier zal de geldende versie van de bijlage worden toegezonden. Afdeling B: Specifieke bepalingen hardware, software en automatiseringsdiensten (uitgezonderd de onderhoudsbepalingen van de Programmatuur en Apparatuur die afzonderlijk van toepassing kunnen worden verklaard). Deze afdeling bevat specifieke bepalingen voor door Leverancier aan Opdrachtgever te leveren of ree~s geleverde hardware, software en automatiseringsdiensten. Voor zover strijdig, heeft het gestelde in deze afdeling voorrang boven de algemene bepalingen van de Inkoopvoorwaarden. Artikel 37. Garanties 37.1 In aanvulling op artikel 27.1 garandeert Leverancier dat in de software die deel uitmaakt van de door hem te leveren Materialen geen open source en geen malware virussen, De door Leverancier zoals logic bombs, etc. zijn ingebouwd; te leveren Materialen dienen te functioneren conform de overeengekomen Specificaties en hetgeen Opdrachtgever zich daarbij voorstelt c.q, daarvan verwacht. Leverancier garandeert dat hij begrijpt wat Opdrachtgever wil en dat hij in staat en bereid is om dat te leveren. De basis hiervoor wordt gevormd door documenten die Leverancier vervaardigt en die door zowel Opdrachtgever als Leverancier worden geaccordeerd. Teneinde de aanwezigheid van de gegarandeerde eigenschappen bij de door Leverancier ontwikkelde Materialen ook in de toekomst te kunnen vaststellen, zal, indien Opdrachtgever dat wenst, een door Opdrachtgever en Leverancier op het moment ICM juni

19 -1SGêm I Inkoopvoorwaarden PGGM Artikel van acceptatie vervaardigde en verzegelde kopie van de geleverde Materialen in bewaring worden genomen door een door Opdrachtgever aan te wijzen onafhankelijke derde. Het eigendomsrecht Opdrachtgever. van deze kopie ligt bij Opdrachtgever garandeert Leverancier het vrije gebruik van de door Opdrachtgever geleverde Materialen, echter uitsluitend voor zover dit (vrije) gebruik noodzakelijk is voor de uitvoering van de door Leverancier met Opdrachtgever gesloten Overeenkomst en onder eerbiediging van de daarop rustende rechten, zowel van Opdrachtgever als van derden. Indien Opdrachtgever eonstateert dat het geleverde niet (geheel) voldoet aan hetgeen Leverancier conform de leden 1 tim 4 van dit artikel heeft gegarandeerd, geldt dit als een tekortkoming als bedoeld in artikel 19 lid l, tenzij laatstgenoemde kan aantonen dat de tekortkoming toegerekend. hem niet kan worden Leverancier garandeert dat de diensten en/of Materialen en de uitvoering daarvan beantwoorden aan hetgeen tussen Partijen is overeengekomen. Tenzij tussen Partijen schriftelijk anders is overeengekomen, bedraagt de garantietermijn voor de door Leverancier geleverde diensten en/of zaken 12 maanden na aflevering of (indien een acceptatietest is overeengekomen) 12 maanden na acceptatie. Licenties op de Standaard programmatuur Leverancier verleent een licentie op de Standaard programmatuur aan Opdrachtgever. De licentie op de Standaard geeft Opdrachtgever programmatuur het recht de Standaard programmatuur te gebruiken (in de ruimste zin van het woord), zonder enige beperking of begrenzing met betrekking tot gebruikslocatie, aantal gebruikers, Apparatuur, tijdsduur of anderszins. De licentie op de Standaard programmatuur gaat in op de datum van levering of, indien een acceptatieprocedure is overeengekomen, bij acceptatie van de Standaard programmatuur door Opdrachtgever en duurt, onafhankelijk van enige onderhoudsovereenkomst tussen Leverancier en Opdrachtgever, voort voor onbepaalde tijd, doch is niet opzegbaar door Leverancier. De licentie is beperkt tot het gebruik van de Standaard programmatuur op bij Opdrachtgever aanwezige Apparatuur, alsmede gebruik bij een externe uitwijkfaciliteit en/of door een leverancier van diensten aan Opdrachtgever, beide slechts ten behoeve van Opdrachtgever Leverancier zalonder geen enkele omstandigheid beveiligingen of passwords aanbrengen in de Standaard programmatuur welke het gebruik programmatuur verhindert van de Standaard door Opdrachtgever of zou kunnen verhinderen. Indien Opdrachtgever de aanwezigheid van zulke beveiligingen constateert, is Opdrachtgever gerechtigd de beveiligingen te (laten) verwijderen voor rekening van en/of door Leverancier. Artikel 39. Wijzigingen van en/of toevoegingen aan de Programmatuur Ingeval er door Leverancier wijzigingen en/of toevoegingen in de Programmatuur worden aangebracht, mogen deze niet leiden tot een beperking van de prestatie en/of toepassingen of toepassingsmogelijkheden van enige Programmatuur, de hardware waarop die Programmatuur is geïnstalleerd, en/of van de bestanden of gegevens die daarin zijn opgenomen. Op verzoek van Opdrachtgever zal Leverancier verzekeren dat de versies/releases van de Programmatuur die door Leverancier worden verstrekt compatibel zijn met hardware, randapparatuur, besturingssysteemsoftware, software die in gebruik is bij Opdrachtgever en/of door Opdrachtgever gebruikte bestanden of, indien van toepassing, dat deze compatibiliteit gerealiseerd kan worden met gebruik van door Leverancier verstrekte conversiesoftware. Leverancier garandeert dat de functionaliteit van de gelicenseerde modules gehandhaafd blijft en niet zal afnemen. Indien Leverancier de gelicenseerde applicatie (modules) een andere naam geeft en Leverancier: - Een andere applicatie beschikbaar stelt onder een andere naam als vervanging voor de gediscontinueerde applicatie met vergelijkbare functionaliteit, of - De applicatie opsplitst in meerdere verschillend genaamde of geprijsde applicaties, of, - Stopt met het onderhoud en support van de gelicenseerde applicatie modules, dan ontvangt Opdrachtgever (licentienemer) de licentie voor de vervangen applicatie (modules) en/of opvolger van deze applicatie kosteloos, zonder additionele kosten voor onderhoud, support of andere additionele diensten. Leverancier garandeert dat de vervangen applicatie (modules) en/of opvolger van deze applicatie geen substantieel verschil heeft op het vlak van specificaties, interfaces, GUI's of anderszins, die de gebruikers als negatief kunnen ervaren. Leverancier garandeert dat alle overeengekomen contractuele voorwaarden en de Service Level Agreement ook op de vervangen applicaties (modules) en/of opvolger van deze applicatie van toepassing zijn. ICM juni

20 I Inkoopvoorwaarden PGGM Artikel 40. Overdracht van intellectuele eigendomsrechten bij Maatwerkprogrammatuur Voor zover Programmatuur bestaat uit een deel Standaard programmatuur en een deel Maatwerk programmatuur zal artikel 42, betreffende Escrow-overeenkomst, van toepassing programmatuur. programmatuur, artikel zijn op het deel Standaard van toepassing. Voor Maatwerk is het bepaalde in lid 2 van dit De intellectuele eigendomsrechten op Maatwerk programmatuur Deze rechten worden komen toe aan Opdrachtgever. op grond van de Inkoopvoorwaarden door Leverancier aan Opdrachtgever overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door Opdrachtgever reeds nu voor alsdan wordt aanvaard. Voor zover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt Leverancier Opdrachtgever reeds nu voor alsdan onherroepelijk zodanige Leverancier akte op te maken en namens te ondertekenen. om een matuur. Alle schade die in dit verband wordt geleden door Opdrachtgever zal door Leverancier vergoed worden Leverancier neemt de verdediging op zich in iedere procedure die tegen Opdrachtgever mocht worden ingesteld wegens gestelde inbreuk van de Programmatuur op rechten van (een) derde(n). Opdrachtgever dient Leverancier onmiddellijk schriftelijk van een dergelijke actie in kennis te stellen en aan Leverancier de noodzakelijke volmachten en hulp te verstrekken. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen alle schade en kosten, waartoe Opdrachtgever in zodanige procedure uiteindelijk mocht worden veroordeeld en zal alle kosten van de procedure voldoen. In het geval er sprake is van een voorstel tot het treffen van een schikking, dient Leverancier, alvorens tot het treffen van een dergelijke schikking over te gaan, het schriftelijk akkoord van Opdrachtgever op de voorgenomen schikking te verkrijgen. Artikel 42. Escrow-overeenkomst Artikel 41. Schending van intellectuele eigendomsrechten (Maatwerk en Standaard programmatuur) 41.1 Leverancier garandeert dat (onderdelen van) de geleverde Programmatuur geen inbreuk maken op enig recht van intellectuele eigendom van derden, dan welonderworpen zijn aan een geschilomtrent rechten van derden, in enig land, alsmede dat het gebruik ervan ook anderszins niet onrechtmatig is jegens derden, in enig land. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden terzake. Indien het gebruik van Programmatuur wordt verboden, zal Leverancier in overleg met Opdrachtgever: a) voor de Programmatuur een gebruiksrecht verwerven; b) de betrokken Programmatuur zodanig wijzigen dat deze geen inbreuk meer maakt op de rechten van derden; c) de betrokken Programmatuur vervangen door gelijkwaardige Programmatuur, die qeen inbreuk maakt op rechten van derden; d) danwel de Programmatuur terugnemen te gen terugbetaling van de daarvoor betaalde prijs. Leverancier zal in eerste instantie de hoogst gerangschikte optie trachten te realiseren. Eerst indien Leverancier aan Opdrachtgever heeft aangetoond dat realisatie daarvan redelijkerwijs niet mogelijk is, zal Leverancier gerechtigd zijn de daaronder gerangschikte optie uit te voeren, met dien verstande dat geen afbreuk wordt gedaan aan de functionaliteit van program In geval van Levering van Programmatuur, verklaart Leverancier, indien Opdrachtgever hierom verzoekt, terstond met een escrowbureau een escrow-overeenkomst te zullen afsluiten, inhoudende dat aan het escrowbureau alle Programmatuur, met (kopie van) de Broncode en bijbehorende technische informatie en documentatie in depot is overgedragen. Voor elke opdrachtgever van Leverancier wordt een eigen versie ingebracht en onderhouden. Leverancier verschaft op eerste verzoek van Opdrachtgever een afschrift van de genoemde overeenkomst. Op eerste verzoek van Opdrachtgever treedt zij toe in alle rechten krachtens deze overeenkomst danwel worden deze rechten anderszins ten behoeve van Opdrachtgever zeker gesteld. De kosten van het afsluiten van de escrow-overeenkomst komen voor rekening van Leverancier. Leverancier verklaart dat de escrowovereenkomst voor Opdrachtgever het recht zekerstelt tot afgifte van de meest recente versie van de Programmatuur, de Broncode en alle documentatie noodzakelijk voor een onbelemmerd en ongestoord gebruik, indien: Leverancier de bedrijfsvoering staakt zonder de met Opdrachtgever gesloten Overeenkomst rechtsgeldig aan een of meer derden over te dragen; Leverancier in staat van faillissement wordt verklaard; Leverancier niet meer in staat is aan onderhoudsverplichtingen te voldoen. De escrow-overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders schriftelijk wordt overeengekomen. ICM juni

21 I Inkoopvoorwaarden PGGM Afdeling C: Specifieke bepalingen voor onderhoud. Artikel 43. Onderhoud Leverancier zalopdrachtgever onderhoud verlenen met betrekking tot de Programmatuur en/of Apparatuur, die nader gespecificeerd is in de Overeenkomst. Onderhoud in de zin van de Inkoopvoorwaarden omvat in ieder geval: a) het leveren van Ondersteuning, al dan niet op afstand; b) het verhelpen van Gebreken; c) voor zover het Programmatuur betreft, het uitbrengen van nieuwe versies en/of releases teneinde fouten te herstellen, functionaliteit en/of performance te verhogen/verbeteren, en/of de Programmatuur aan te passen aan (deels) nieuwe Apparatuur en/of besturingsprogrammatuur (releases of versies). AI het onderhoud zal minimaal van maandag tot en met vrijdag van uur tot uur plaatsvinden, uitgezonderd feestdagen of tenzij anders aangegeven Het in dit artikel in de Overeenkomst. bepaalde is bedoeld als klein onderhoud waarbij de continuïteit van de dienstverlening niet verstoord wordt. De onderhoudsverplichtingen van Leverancier zijn aan te merken als resultaatsverplichtingen. Opdrachtgever verplichting, de Programmatuur aan te schaffen en Leverancier garandeert heeft het recht, doch niet de alle nieuwe versies of releases van dat hij in staat en bereid is en zal blijven onderhoud te verlenen met betrek king tot iedere versie of release van de Programmatuur gedurende de gehele contractperiode inclusief eventuele verlengingen"; na Levering van een dergelijke Programmatuur. Artikel 44. Ondersteuning op afstand 44.2 Tenzij uitdrukkelijk versie van de anders overeengekomen verleent Leverancier in ieder geval Ondersteuning op afstand, bestaande uit het adviseren over het gebruik en het functioneren van de Programmatuur per telefoon, online (elektronisch) of fax. Ondersteuning op afstand kan minimaal van maandag tot en met vrijdag van uur tot uur worden ingeroepen, uitgezonderd feestdagen belangrijk deel daarvan niet gebruikt worden. 2) Ten gevolge van het Gebrek treedt een performancedegradatie op en/of een frequent optredende stoornis in het gebruik van (een deel van) de Programmatuur of de Apparatuur. 3) Er is sprake van een Gebrek dat de operabiliteit en de wijze van gebruik van de Programmatuur of Apparatuur of de configuratie niet direct beïnvloedt. Het prioriteitsniveau dat aan een Gebrek wordt toegekend wordt bepaald door Opdrachtgever. Bij melding van Gebreken met prioriteit 1 zal een eerste telefonisch, elektronisch of faxcontact onmiddellijk tot de aangegeven acties leiden. Opdrachtgever zal zich inspannen alle relevante informatie die de analyse van de foutmelding mogelijk maakt, aan Leverancier ter beschikking te stellen. Indien binnen drie uur na de melding van het Gebrek Leverancier geen voor Opdrachtgever aanvaardbare oplossing bereikt, of indien duidelijk wordt dat Leverancier voor het vinden van de oplossing meer dan drie uur nodig heeft, zal Leverancier extra menskracht inschakelen, waaronder ook wordt verstaan het inschakelen van door Opdrachtgever goedgekeurde specialisten werkzaam bij derden, indien dit redelijkerwijs nodig of gewenst is. Leverancier zaloplossingen van Gebreken en verbeteringen in de Programmatuur of Apparatuur zonder vertraging aan Opdrachtgever aanleveren in de door Opdrachtgever gewenste vorm. Leverancier zal maandelijks schriftelijk aan Opdrachtgever een overzicht overleggen van de problemen die zich in die maand hebben voorgedaan en de oplossingen voor die problemen. Leverancier zalopdrachtgever onverwijld in kennis stellen van problemen die zich voordoen in de Programmatuur of Apparatuur welke zouden kunnen leiden tot een Gebrek met prioriteit 1 of 2 in het geval dergelijke problemen zich bij Opdrachtgever zouden voordoen. Leverancier zalopdrachtgever steeds zo spoedig mogelijk in kennis stellen van (potentiële) gevolgen van nieuwe functionaliteiten in nieuwe versies of releases van de Programmatuur of Apparatuur. Leverancier verschaft Opdrachtgever toegang tot een online database voor probleemoplossing met betrekking tot de Programmatuur of Apparatuur, indien deze bestaat. Artikel 45. Prioriteitsniveaus Gebreken Artikel 46. Melding en opheffing van Gebreken 45.1 Gebreken worden in de volgende drie operationele prioriteitsniveaus onderscheiden: 1) Ten gevolge van het Gebrek kan de Programmatuur of Apparatuur of een 46.1 Gebreken kunnen aan Leverancier worden gemeld via een telefonisch meldcentrum dat minimaal van maandag tot en met vrijdag van uur tot uur is bemand, uitgezonderd feestdagen. ICM juni

22 --- ;G( m l nkoopvoorwaarden PGGM 46.2 Zo spoedig mogelijk na melding van een Gebrek, met inachtneming van het door Opdrachtgever op grond van artikel 45 aangegeven prioriteitsniveau, doch in ieder geval binnen de toepasselijke responstijd als omschreven in de Overeenkomst, zal een deskundige monteur van Leverancier bij de aangewezen locatie van desbetreffende Programmatuur of Apparatuur arriveren, teneinde het Gebrek te bespreken met de door Opdrachtgever aangewezen systeembeheerder of diens vervanger, tenzij tussen Partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen (bijvoorbeeld onderhoud op afstand) De in de Overeenkomst opgenomen reparatietijden zijn de uiterste termijnen waarbinnen Leverancier het Gebrek zal hebben verholpen dan wel een voor Opdrachtgever andere aanvaardbare oplossing zal hebben aangebracht Leverancier garandeert de in de Overeenkomst opgenomen reactie- en oplostijden, behoudens voor zover daarvan in de Overeenkomst expliciet wordt afgeweken Na reparatie meldt de monteur zich af bij de systeembeheerder of diens vervanger in overeenstemming met de procedures van Opdrachtgever zoals deze van tijd tot tijd aan Leverancier bekend worden gemaakt. Artikel 47. Onderhoud op afstand 47.1 Ingeval de Programmatuur een Gebrek van prioriteit 1 of 2 vertoont, kan Opdrachtgever ervoor kiezen Leverancier onderhoud op afstand toe te laten passen. In dat geval zal Opdrachtgever de nodige stappen ondernemen om Leverancier toegang tot het systeem te verlenen conform de bij Opdrachtgever in gebruik zijnde procedures. Leverancier zal de regels en procedures van Opdrachtgever in acht nemen en Opdrachtgever volledig van zijn activiteiten op de hoogte houden Leverancier zal alle noodzakelijke maatregelen treffen om Opdrachtgever te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot haar systemen of het systeem van Opdrachtgever en/of tegen andere vormen van misbruik van het systeem van Opdrachtgever. In het bijzonder garandeert Leverancier dat geen virus en dergelijke zal worden overgedragen of anderszins toegang zal verkrijgen tot het netwerk, de systeemsoftware of databases van Opdrachtgever, en dat de rechten van Opdrachtgever door het onderhoud op afstand niet worden geschaad of geschonden. ICM juni

23 IInkoopvoorwaarden PGGM Bijlage A, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM,juni 2016 Integriteit en betrouwbaarheid, Screeningprocedure PGGM2013

24 Integriteit en betrouwbaarheid screeningprocedure PGGM 2013 Kernwaarden PGGM Daadkrachtig, Open en Eerlijk, Baanbrekend met Respect voor mens en omgeving. Het zijn deze vier waarden die in alles wat we doen zichtbaar en voelbaar zijn. In de manier waarop we met onze klanten, onze partners omgaan. En met elkaar. In diensten die we verlenen en de producten die we ontwikkelen. Het zijn deze vier kernwaarden die ook aanwezig zijn in de arbeidsrelatie tussen PGGM als werkgever en haar medewerkers. Wat is screenen? Screening is een procedure die de betrouwbaarheid, integriteit en deskundigheid van een (potentiële) medewerker en een externe medewerker zoveel mogelijk inzichtelijk maakt. Screening bestaat uit een aantal elementen. Deze zijn zodanig samengesteld dat zij naast de juistheid van de persoonlijke gegevensinformatie, ook inzage geven in het arbeidsverleden (waaronder deskundigheid), betrouwbaarheid en de integriteit van de (potentiële) medewerker of externe medewerker. Door middel van het screeningonderzoek wordt geprobeerd een beeld te krijgen van een (potentiële) medewerker of een externe medewerker en kunnen op basis hiervan eventuele risico's worden geïnventariseerd en ingeschat. Naar aanleiding van de screeningverklaring kan worden vastgesteld of het aangaan van een dienstverband, de overstap naar een (andere) screeningplichtige functie of het inhuren van de externe medewerker verantwoord is. Waarom screenen? PGGM streeft ernaar betrouwbare, integere en deskundige interne- en externe medewerkers aan te stellen. Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen, vindt PGGM betrouwbaarheid, integriteit en deskundigheid van haar interne- en externe medewerkers een groot goed. Daarnaast hebben de onder de Wet op het financieel toezicht (Wft) vallende vergunningplichtige entiteiten van PGGM, net als alle andere financiële ondernemingen in Nederland, de wettelijke plicht om een onderbouwing te maken van de betrouwbaarheid van een deel van haar interne- en externe medewerkers. Het doel van screenen van (potentiële) medewerkers en externe medewerkers is het verkleinen van de (integriteits-) risico's. Door een objectieve vaststelling van het (arbeids-)verleden van de (potentiële) medewerker of externe medewerker worden aanwijzingen verkregen omtrent de betrouwbaarheid, integriteit en deskundigheid van de (potentiële) medewerker of externe medewerker. De (potentiële) medewerker of externe medewerker kan toegang hebben tot vertrouwelijke informatie of fysieke eigendommen van PGGM. Het met kwade opzet of onzorgvuldig gebruiken hiervan kan resulteren in financieel verlies door fraude en/of reputatieschade voor PGGM. Om deze risico's te beperken is het belangrijk dat de (potentiële) medewerker en externe medewerker met toegang tot de PGGM-gebouwen, systemen en/of informatie zorgvuldig worden gescreend. Voor wie geldt screening? Screening is van toepassing op: 1. een potentiële medewerker; 2. bij de overstap van een medewerker, die nog niet eerder gescreend is, naar een (andere) screeningplichtige functie binnen PGGM; (zie hiervoor ook bijlage 1: Overzicht screeningplichtige functies en stroomdiagram) 3. het inhuren van een externe medewerker. Screeningbeleid PGGM

25 1. Potentiële medewerkers (pre-employment screening) Screening van elke potentiële medewerker is een vast onderdeel van de wervings- en selectieprocedure voor alle functies binnen PGGM. Na het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst kan de potentiële medewerker de screeningprocedure opstarten. (potentiële) Medewerkers dienen vóór de eerste werkdag de screeningprocedure afgerond te hebben. In uitzonderingsgevallen kunnen (potentiële) medewerkers voor afronding van de screening conform de startdatum waarop zij bij PGGM starten aan hun eerste werkdag beginnen. In alle gevallen wordt in de arbeids- en/of stageovereenkomst opgenomen dat, mede aan de hand van de inhoud van de screeningverklaring, PGGM zich een oordeel zal vormen over de betrouwbaarheid, integriteit en deskundigheid van de potentiële medewerker. 2. Overgaan naar een screeningplichtige functie (in-employment screening) Medewerkers die bij aanvang van hun dienstverband met PGGM niet gescreend zijn, worden bij de overgang naar een (andere) screeningplichtige functie alsnog gescreend. Screening wordt tijdens de looptijd binnen PGGM in de regel maar één keer uitgevoerd. Voor in-employment screening is er een overzicht van alle afdelingen/functies bij HR beschikbaar, waarop vermeld staat welke afdelingen/functies wel of niet screeningplichtig zijn. 3. Externe medewerkers Onder externe medewerkers worden personen verstaan die niet in dienst zijn bij PGGM en op basis van een factuur door PGGM worden betaald. Het zijn meestal, maar niet uitsluitend, medewerkers die op basis van een uurtarief (als aanvulling op het eigen personeelsbestand) of vaste prijs (voor bijvoorbeeld een project) werkzaamheden verrichten voor PGGM en voor deze werkzaamheden toegang hebben tot de PGGM-gebouwen, systemen en/of informatie. Voor dit type externe medewerker wordt de PGGM-opdrachtgever geacht een 'Start Opdracht' -formulier in te vullen en door een daartoe bevoegde PGGM-medewerker te laten ondertekenen. Na ontvangst van een ondertekend'start Opdracht'-formulier, draagt Inkoop & Contractmanagement (lcm) zorg voor de verdere afhandeling van de screeningprocedure. Voor overige leveranciers waarvan medewerkers toegang hebben tot de PGGM-gebouwen, maar in principe niet tot de PGGM-systemen en/of informatie, geldt dat zij hun medewerkers conform de in bijlage 1 opgenomen screeningonderwerpen 'overige externe medewerkers' screenen. lcm draagt zorg voor het opnemen van afspraken hieromtrent in het contract met de leverancier. Het screenen van de externe medewerker is een vast onderdeel bij het contracteren van externe medewerkers door PGGM. Waar mogelijk wordt de beoordeling van de betrouwbaarheid, deskundigheid en integriteit van de externe medewerker overgelaten aan de werkgever van de betrokkene onder voorwaarde dat het screeningonderzoek uitgevoerd wordt conform de eisen die gesteld worden aan screening (overige) externe medewerkers (zie bijlage 1, (overige) externe medewerkers). Indien gewenst door de externe medewerker kan screening ook uitgevoerd worden door een door PGGM geselecteerde externe partij. De kosten die hieraan verbonden zijn, zijn voor rekening van de leverancier. PGGM heeft het recht onderzoek te laten uitvoeren naar screening externe medewerkers conform de eisen die PGGM stelt aan het screeningonderzoek. De afdeling Inkoop & Contractmanagement (lcm) regelt contractueel de benodigde onderzoeksrechten en de verdeling van de aansprakelijkheden in geval er een integriteitschending heeft plaatsgevonden door de externe medewerker. In die gevallen waarbij de externe medewerker bij aanvang van de werkzaamheden de screeningverklaring niet kan overleggen, maar wel kan aantonen dat de screeningprocedure is opgestart, dienen lcm en de PGGM-opdrachtgever op de hoogte te worden gesteld. De screeningprocedure dient binnen vier weken na aanvang van de werkzaamheden te zijn afgerond. Indien de externe medewerker geen reden kan aandragen waarom de procedure nog niet is afgerond, wordt dit gezien als een negatieve uitkomst op de screeningverklaring, waarbij de overeenkomst met de externe medewerker direct wordt ontbonden. Screeningbeleid PGGM

26 De werkgever van de betrokken externe medewerker heeft de plicht om PGGM op de hoogte te stellen van de uitkomst van het screeningonderzoek door het toezenden van een kopie van de screeningverklaring aan de PGGM-opdrachtgever en lcm. De PGGM opdrachtgever beoordeelt, samen met de HR Adviseur, of er op basis van de uitkomsten van de screeningverklaring, - aanleiding is om te twijfelen aan de betrouwbaarheid, integriteit of deskundigheid van de externe medewerker in relatie tot de uit te voeren taken. Indien er, op basis van het screeningverklaring, twijfel bestaat omtrent de betrouwbaarheid, integriteit of deskundigheid van de externe medewerker dan moet er door de PGGM-opdrachtgever advies ingewonnen worden bij de compliance officer. Een screeningverklaring waaruit twijfel kan ontstaan over de betrouwbaarheid, integriteit of deskundigheid van de externe medewerker leidt direct tot ontbinding van de overeenkomst. Voor de externe medewerker geldt dat gebruik mag worden gemaakt van een screeningverklaring, verkregen bij een andere financiële onderneming, mits voldaan is aan de volgende voorwaarden: Het uitgevoerde screeningonderzoek is tenminste gelijkwaardig aan het screeningonderzoek uitgevoerd door PGGM; en De screeningverklaring is niet ouder dan 24 maanden. Binnen deze voorwaarden is de screeningverklaring ook geldig voor werkzaamheden die voor PGGM worden uitgevoerd en hoeft er niet opnieuween screeningprocedure te worden opgestart. Hoe werkt screening? We onderscheiden in het screeningbeleid twee vormen van screenen. Volledige screening en verkorte screening. 1. Volledige screening Volledige screening geldt voor: potentiële medewerkers; medewerkers die overgaan naar een screeningplichtige functie en nog niet eerder gescreend zijn; externe medewerkers. Screening voor nieuwe medewerkers is verplicht gesteld door PGGM, dit is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Bij de arbeidsovereenkomst ontvangt de potentiële medeweker informatie die nodig is om de screeningsprocedure op te starten. Indien een bestaande medewerker zich moet laten screenen, dan ontvangt deze de informatie, die nodig is om de screeningsprocedure op te starten, bij de benoemingsbrief. Een externe medewerker* ontvangt, na ondertekening van de integriteitsverklaring PGGM een mail met informatie over het opstarten van de screeningprocedure. De screening zal conform de Wet bescherming persoonsgegevens worden uitgevoerd. Het screeningonderzoek wordt, na ontvangst van de benodigde gegevens (hiertoe behoort ook een V0G-verklaring) van de (potentiële) medewerker of externe medewerker, in principe binnen twee weken afgerond. In een enkel geval kan het langer duren omdat er binnen deze tijd geen contact kan worden gelegd met een van de referentiepartijen. Het screeningonderzoek wordt afgesloten met de afgifte van een screeningverklaring aan de (potentiële) medewerker of externe medewerker. Tevens wordt de screeningverklaring rechtstreeks verzonden aan HR (rpotentíëlejmedewerkér) en lcm (externe medewerker)**. * Voor de externe medewerkers geldt, dat zij niet verplicht zijn gebruik te maken van de door PGGM geselecteerde externe partij. ** De gescreende (potentiële/bestaande/externe) medewerker kan voor het starten van het screeningproces kenbaar maken dat hij/zij bezwaar heeft tegen het rechtstreeks verzenden van de screeningsverklaring aan HRlICM. De screeningverklaring zal dan alleen naar de gescreende medewerker worden verzonden. Hij/zij dient zorg te dragen voor het aanleveren van de screeningsverklaring bij HRlICM. Screeningbeleid PGGM

27 Voor een (potentiële) medewerker geldt dat indien een screeningverklaring daartoe aanleiding geeft, de (nieuwe) leidinggevende samen met de HR adviseur een afweging maakt met in achtneming van een nadere toelichting van de (potentiële) medewerker. Hierbij kan door de leidinggevende advies worden ingewonnen bij de afdeling Corporate Compliance. De uitkomst hiervan kan voor PGGM aanleiding vormen om tot beëindiging van de arbeids- en/of stageovereenkomst (al dan niet tijdens de proeftijd) over te gaan (potentiële medewerker) of dat de (bestaande) medewerker niet kan worden geplaatst op de nieuwe (screeningplichtige) functie. Zowel de screeningverklaring als de eventuele afweging worden gearchiveerd in het HR dossier. PGGM laat alle screeningonderzoeken uitvoeren door een door PGGM geselecteerde externe partij. Deze partij werkt volledig conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze externe partij bewaart alle gegevens in een door de politie en justitie goedgekeurde beveiligde omgeving. Alle gegevens worden een half jaar bewaard, met uitzondering van: een kopie screeningverklaring, het machtigingsformulier en de integriteittoets, deze documenten worden zeven jaar bewaard, conform de verplichte wettelijke termijn en daarna vernietigd. 2. Verkorte screening Verkorte screening geldt voor: medewerkers die 5 jaar of langer in dienst zijn bij PGGM en overgaan naar een screeningplichtige functie; stagiaires; externe medewerkers die eerder door PGGM zijn ingehuurd en volledig gescreend zijn en binnen 2 jaar na einde opdracht weer worden ingehuurd door PGGM. De verkorte screening ziet er als volgt uit: een (externe) medewerker of een stagiaire dient een VOG verklaring (financiële dienstverlening) aan te vragen bij gemeente en in te leveren bij HR of lcm; er wordt een (verkorte) integriteitverklaring opgesteld door HR of lcm. Deze wordt ondertekend door de screeningplichtige; er wordt een insolventietoets uitgevoerd door HR of lcm. Insolventie wordt gecontroleerd via openbare bronnen; bij externe medewerkers wordt een verkort referentieonderzoek uitgevoerd voor de tussenliggende periode tussen de twee opdrachten bij PGGM, hiertoe dient de externe medewerker een lijst met opdrachtgever(s) te overhandigen aan lcm. Een verkorte screening wordt door HR of lcm, onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende uitgevoerd. De leidinggevende kan er ook voor kiezen om een (uitgebreide) screening te laten uitvoeren. De leidinggevende moet hierin zelf de keuze maken. Een uitgebreid onderzoek kan niet uitgevoerd worden door HR of lcm. Verschil tussen een screeningverklaring en een VOG-verklaring? In een screeningonderzoek wordt mede gebruik gemaakt van een verklaring omtrent gedrag (VOGverklaring). De VOG-verklaring vraagt de (potentiële) medewerker of externe medewerker opbf de gemeente. Uit een VOG-verklaring blijkt of er al dan niet strafbare gedragingen op naam van de (potentiële) medewerker of externe medewerker staan. Als er wel sprake is van strafbare gedragingen, beoordeelt het CentraalOrgaan Verklaring Omtrent het Gedrag (COVOG) of deze relevant zijn voor het doel waarvoor de verklaring is aangevraagd. Een screeningverklaring is een gewaarmerkte verklaring, waarin de resultaten van een screeningonderzoek worden vermeld. Een onderdeel van het screeningonderzoek is de VOG verklaring. De overige belangrijkste controlepunten in het screeningonderzoek zijn onder andere identiteit, diplomabezit en diplomaechtheid, werkervaring en het natrekken van referenties, media research en toetsing openbare registers. Een screeningverklaring geeft een weergave van de gecontroleerde feiten en uitkomsten en bevat geen oordeel. Screeningbeleid PGGM

28 Vragen Alle vragen over de uitvoering van het screeningbeleid kunnen worden gesteld aan de HR Adviseur of de betreffende leidinggevende binnen PGGM. Externe medewerkers kunnen zich richten tot hun contactpersoon bij lcm. ' Reikwijdte De screeningprocedure is van toepassing op PGGM N.V. en al haar dochtervennootschappen. Wijzigingen Het EC PGGM is te allen tijde bevoegd de Screeningprocedure PGGM 2013 met instemming van de Ondernemingsraad te wijzigen. Inwerkingtreding De screeningprocedure PGGM 2013 treedt in werking op 7 januari 2014 en vervangt daarmee de hiervoor van kracht zijnde Screeningprocedure PGGM Screeningbeleid PGGM

29 Bijlage 1: Overzicht screeningplichtige functies Onderstaande tabel geeft een overzicht weer wanneer screening wordt uitgevoerd. Onderwerp Functies Screening (eenmalig) Potentiële medewerkers (pre- Alle functies 1 Pre-employment screeninç": employment) - VOG verklaring (financiële dienstverlening); - Integriteitverklaring kandidaat; - Toetsing vermelde gegevens CV; - Controle identiteit en NAW gegevens; - Insolventietoets; - Arbeidsverleden met referenties van huidige en/of vroegere werkgever(s) over de afgelopen vijf jaar; - Toetsing diploma's en/of certificaten; ; - Referentieonderzoek. Eventuele aanvulling, nader te bepalen door leidinggevende in overleg met HR-adviseur. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld media research, nationaal en internationaal. Bestaande medewerkers, Alle functies benoemd in Zie pre-employment screening nieuwe medewerkers die overgaan naar (andere) screeningplichtige functies". Zie screeningplichtige functies lijst screeningplichtige (in-employment), die nog niet eerder afdelingen op de HR site. gescreend zijn en die korter dan 5 jaar in dienst zijn. Bestaande medewerkers, Alle functies benoemd in Verkorte screening: die overgaan naar (andere) screeningplichtige functies. Zie - VOG verklaring (financiële dienstverlening); screeningplichtige functies lijst screeningplichtige - Verkorte integriteitverklaring kandidaat; (in-employment), die nog niet eerder afdelingen op de HR site. - Insolventietoets gescreend zijn en die langer dan 5 jaar in dienst zijn. Bestaande medewerkers in Alle functies benoemd in Niet screenen screeningplichtige functies die nog niet screeningplichtige functies, maar zijn gescreend en ook niet van functie waarin medewerker reeds veranderen. werkzaam was. Bestaande medewerkers, waarbij als Alle functies. Niet screenen gevolg van organisatorische wijzigingen de functie veranderd van niet screeningplichtige- naar screeningplichtige functie. Bestaande medewerkers die overgaan Alle functies niet benoemd in Niet screenen naar andere niet screeningplichtige screeningplichtige functies. functies Externe Medewerkers Screening wordt door (of in Screeninqonäetwerpen: opdracht van) de leverancier of - VOG verklaring (financiële dienstverlening); PGGM uitgevoerd. AI naar - Integriteitverklaring kandidaat; gelang de voorkeur van de - Toetsing vermelde gegevens CV; externe medewerker/ - Controle identiteit en NAW gegevens;... leverancier. - Insolventietoets; - Arbeidsverleden met referenties van huidige en/of vroegere werkgever(s) over de afgelopen vijf jaar; - Toetsing diploma's en/of certificaten; ; - Referentieonderzoek. Eventuele aanvulling, nader te bepalen door PGGM opdrachtgever en/of lcm. Hierbij moet gedacht worden aan bijvoorbeeld media research, nationaal en internationaal. De externe medewerker vult bij binnenkomst bij PGGM een PGGM integriteitverklaring in en toont zijn identiteit aan door overlegging van een geldig paspoort of identiteitsbewijs (hier wordt een kopie van gemaakt). 1 M.u.v. die functies die door de toezichthouder DNB en/of AFM zelf al op betrouwbaarheid en deskundigheid worden getoetst. De toets op betrouwbaarheid van bestuurders, commissarissen en andere beleidsbepalers is opgenomen in de toezichtwetgeving die van toepassing is op financiële instellingen. 2 De screening wordt uitgevoerd door een extern bedrijf die gespecialiseerd is in screening-onderzoeken. 3 In bijlage 2 is een vragentabel opgenomen m.b.t. screeningplichtige functies. Indien jouw functie binnen een van deze vragen valt, wordt deze aangeduid als een screeningplichtige functie. Screeningbeleid PGGM

30 Externe Medewerkers die binnen 2 jaar Screening is korter dan 2 jaar gelede Verkorte screening: opnieuw worden ingehuurd door (Of in opdracht van) de leveran - VOG verklaring (financiële dienstverlening; of PGGM uitgevoerd. AI naar gelang - Integriteitverklaring kandidaat; voorkeur van de externe - Referentieonderzoek door lcm; medewerker/leverancier - Controle identiteit en NAW gegevens - Insolventietoets Overige externe medewerkers Screening wordt door (of in Screeningonderwerpen: opdracht van) de leverancier - VOG verklaring (financiële dienstverlening); uitgevoerd. PGGM heeft het recht - Controle identiteit en NAW gegevens; conform artikel 11 van de - Insolventietoets. inkoopvoorwaarden te toetsen op de uitvoering hiervan. De externe medewerker vult bij binnenkomst bij PGGM een PGGM integriteitverklaring in en toont zijn identiteit aan door overlegging van een geldig paspoort of identiteitsbewijs (hier wordt een kopie van gemaakt). Onderstaande stroomdiagram geeft de bovenstaande tabel weer: Zittende medewerker Potentiële medewerker Externe medewerker Screeningbeleid PGGM

31 c: Q) c: Q) "'O Q)..c: E ro ro N.::.::. ID ~ :. :: "iii 5 o- O ro "'O "ii)..c: "'O O> Q) O >Q).o Q) c: ID x Q) c: Q) cd c: ID Ë ID Een Q) U c: :J LL. r:::: CI,) C) ~ > ID E Q) 02> Ci) O > Q) O> ~ ro > 0g_ Q) "'O c: Q) "'O :J O s: O> c: ë c: :J e> Q) > ~ 00 o o ëii a= en en Q) c: "iii :J CD Q) :. :: c: ~ :J o c: O Ü O> c: 0:;: Q) O> E O o:::: I Ci) Q) c: O :. :: ~ Q) o. O "'O "ii)..c: ro ro.o ~Q) Q)..c: Q) CD!::: I ID $ Q) "'O :J ro Li:

32 I Inkoopvoorwaarden PGGM Bijlage B, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM,juni 2016 Gedragscode PGGM,januari 2015

33 ~ -c" PC;C;M Voor een waardevolle toekomst

34 Kernwaarden PGGM

35 Voorwoord Daadkrachtig, open en eerlijk, baanbrekend en respect voor mens en omgeving. Deze vier waarden zijn zichtbaar en voelbaar in alles wat we doen. Ons gedrag hierin bepaalt mede het succes van PGGM. PGGMziet het als haar maatschappelijke plicht om zorgvuldig, integer en transparant te handelen. Helderheid over hoe wij met elkaar omgaan, helpt daarbij. Social media en teehnologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat ons gedrag en de informatie waarover wij beschikken eerder dan vroeger voor een grotere groep mensen zichtbaar zijn. De toegenomen eisen vanuit het maatschappelijk verkeer en de toezichthouders in het bijzonder vragen om aanpassing van onze huidige gedragsregels en afspraken. Deze afspraken en richtlijnen hebben we vastgelegd in een document: de Gedragscode PGGM. Onze gedragscode is meer dan een set regels en instructies om het vertrouwen in onze dienstverlening te bewaken. De onderliggende principes en uitgangspunten in de gedragscode bieden houvast in onze omgang met klanten, leveranciers, collega's en de samenleving in het algemeen. Uiteindelijk is iedereen zelf verantwoordelijk voor zijn of haar gedrag. Daarom hebben we samen de plicht om de reputatie en goede naam van PGGM blijvend te verbeteren. Mochtje afwijkend gedrag zien, dan kun je dit bespreken met bijvoorbeeld je leidinggevende of collega's van CRC Compliance. Ik vind het belangrijk dat we met elkaar in gesprek blijven over de uitleg en naleving van onze eigen interne afspraken. Samen willen we bijdragen aan een sterk PGGMdat men vertrouwt. Dit vertrouwen is belangrijk voor ons als organisatie. Ik verwacht dat iedere medewerker weet wat er in onze gedragscode staat en zich hieraan houdt. Else Bos CEOPGGM Gedragscode PGGM 3 )

36 Definities 6 Algemene bepalingen ) Art. 1.1 Art. 1.2 Art.1.3 Art. 1.4 Art.1.5 Art. 1.6 Art Kernwaarden PGGM 12 Doel en uitgangspunten 12 Naleving Gedragscode 12 Verantwoordelijkheid en goedkeuring Executive Committee PGGM 12 Bevoegdheid Executive Committee PGGM 12 Eigen verantwoordelijkheid Verbonden persoon 12 Eigen verantwoordelijkheid 12 Art Minimale uitgangspunten Gedragscode 12 Art Vertrouwelijkheid 13 Art Geheimhouding 13 Voorkomen van belangenverstrengeling ~) Art.2.1 Art.2.2 Art.2.3 Art. 2.4 Art.2.5 Art.2.6 Art. 2.7 Art. 2.8 Belangenconflicten 15 Zeggenschap (aandelenbelang) in zakelijke relaties 15 Relatiegeschenken, uitnodiging of giften 15 Uitnodigingen voor reizen, seminars en bedrijfsbezoeken 15 PGGM leveranciers/zakelijke dienstverleners 15 Bedrijfsmiddelen van PGGM 15 Intellectuele eigendommen van PGGM 16 Privé-effectentransacties 16 Voorwetenschap en marktmanipulatie ~) Art. 3.1 Art. 3.2 Art. 3.3 Art.3.4 Gebruik voorwetenschap 18 Ongewenste vermenging van zakelijke en privébelangen 18 Melden van voorwetenschap Verbonden persoon 18 Melden vermoeden voorwetenschap of manipulatie PGGM 18 Nadere regelingen Verbonden personen ~) Art. 4.1 Art. 4.2 Art. 4.3 Art.4.4 Art.4.5 Art. 4.6 Art.4.7 Sociale integriteit en ongewenst gedrag 20 Klokkenluiderregeling 20 Screening 20 Nevenfuncties medewerkers PGGM 20 PGGM informatiebeveiligingsregels 20 Protocol privacy en internetgebruik bij PGGM 21 Privacy- en personeelsvolgingsreglement eigen personeel PGGM 21 4 Gedragscode PGGM )

37 Art.4.8 Art. 4.9 Art.4.10 Art PGGM-beleid Informatiebeveiliging 21 Incidentenregeling 21 Richtlijn persoonsgericht onderzoek 21 Richtlijn Social media 21 Aanvullende gedragsregels voor Insiders ~) Art. 5.1 Algemene uitgangspunten 23 Art Terughoudendheid Insider 23 Art Verbod op gebruik van informatievoorsprong Insider 23 Art Verbod op verrichten van effectentransacties op basis van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen 23 Art Verbod op frontrunning 23 Art Informatieverstrekking en vastleggen transactiestop 23 Art.5.2 Art. 5.3 Art Art Art.5.4 Art.5.5 Art. 5.6 Art Art Art Art Art.5.7 Toestemming vooraf (Pre-clearance aanvraag) 23 Toestemmingvrije Privé-effectentransacties 23 Niet van toepassing op de volgende transacties 23 Niet van toepassing indien sprake van vrijehandbeheer 24 Voorwaarden toestemmingspi ichtige Privé-effectentransacties 24 Melding van Privé-effectentransactie Insider 25 Toezicht op Privé-effectentransacties van de Insider 25 Reguliere controle Compliance Officer 25 Verrichten van onderzoek door Compliance Officer 25 Rapportage Compliance Officer aan Chief Financial Risk Officer 25 Delen van onderzoeksresultaten met Insider 25 Gelieerde persoon en onderzoek 25 De Compliance Officer 26 Art. 6.1 Benoeming Compliance Officer 26 Art. 6.2 Taken Compliance Officer 26 Art.6.3 Functie Compliance Officer 26 Art.6.4 Administratie en archivering 26 Art. 6.5 Geheimhouding 26 Art.6.6 Rapportage Compliance Officer 26 Art. 6.7 Vastlegging door EC PGGM 26 Art.6.8 Audit Commissie PGGM 26 Externe partijen 27 Art. 7.1 Uitbesteding 27 Art. 7.2 Samenwerking met onze klanten 27 Nalevingsbepalingen ~) Art.8.1 Art. 8.2 Art. 8.3 Art.8.4 Art.8.5 Art.8.6 Art. 8.7 Art. 8.8 Instellen van persoonsgericht onderzoek 29 Advies Compliance Officer 29 Aanwijzing tot Insider 29 Overeenkomst en jaarlijkse verklaring van naleving 29 Acties bij Incidenten 29 Advies en bezwaar 29 Klachten Verbonden persoon 30 Onvoorziene gevallen 30 Slotbepalingen 31 Art.9.1 Wijzigingen 32 Art.9.2 Inwerkingtreding 32.. Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 5)

38 ... Terug naar de inhoudsopgave

39 Auditcommissie PGGM De Auditcommissie bereidt de besluitvorming van de RvC PGGMvoor. Zie voor de aandachtsgebieden van de Auditcommissie: het regiement Auditcommissie. Belangenconflict Een belangenconflict doet zich voor als de persoonlijke belangen van een Verbonden persoon botsen, of kunnen botsen, met de belangen van PGGM. En/of wanneer een Verbonden persoon acties onderneemt of belangen heeft die het voor hem moeilijk maken om objectieve beslissingen te nemen namens PGGMof om zijn taken efficiënt uit te voeren. Belangenconflicten kunnen ook ontstaan wanneer een Verbonden persoon, of iemand die aan hem gelieerd is, door zijn positie binnen PGGM,onrechtmatige persoonlijke voordelen haalt uit verplichtingen of belangen waarbij PGGM, haar klanten of leveranciers betrokken zijn. Compliance Officer De functionaris die door het EC PGGMals Compliance Officer is benoemd. De Compliance Officer is verantwoordelijk voor het toezicht op onder andere het naleven van de Gedragscode PGGMdoor alle aan PGGMVerbonden personen. Coöperatiebestuur De leden van het bestuur van PGGMCoöperatie U.A. Directe familielieden echtgenoot, echtgenote of partner van de Verbonden persoon; kinderen en pleegkinderen van de Verbonden persoon; en andere personen die een gemeenschappelijke huishouding voeren met de Verbonden persoon. EC PGGM Executive Committee PGGM N.V. Effecta. een verhandelbaar aandeel of een ander daarmee gelijk te stellen verhandelbaar waardebewijs of recht, niet zijnde appartementsrecht; b. een verhandelbare obligatie of een ander verhandelbaar schuldinstrument; of c. elk ander door een rechtspersoon, vennootschap of instelling uitgegeven verhandelbaar waardebewijs waarmee een in onderdeel a of b bedoeld Effect door uitoefening van de daaraan verbonden rechten of door eonversie kan worden verworven of dat in geld wordt afgewikkeld. Financieel instrument" a. Effect; b. geldmarktinstrument; c. recht van deelneming in een beleggingsinstelling of ICBE, niet zijnde Effect; d. optie, future, swap, rentetermijncontract of ander derivatencontract dat betrekking heeft op Effecten, valuta, rentevoeten of rendementen, of andere afgeleide instrumenten, indexen of maatstaven en dat kan worden afgewikkeld door middel van materiële aflevering of in contanten; 1. Wet op het financieel toezicht geldend op Algemeen deel; Hoofdstuk 1.1lnleidende bepalingen. 2.ldem <Ol Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 7)

40 e. optie, future, swap, rentetermijncontract of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen en in contanten moet of mag worden afgewikkeld naar keuze van een van de partijen, tenzij de reden het in gebreke blijven is of een andere gebeurtenis die beëindiging van het " contract tot gevolg heeft; f. optie, future, swap of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen, alleen kan worden afgewikkeld door middel van materiële levering en wordt verhandeld op een gereglementeerde markt of een multilaterale handelsfaciliteit; g. andere optie, future, swap of termijncontract dan bedoeld onder f of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen, kan worden afgewikkeld door middel van materiële levering en niet voor commerciële doeleinden bestemd is, en dat de kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten heeft; h. afgeleid instrument voor de overdracht van kredietrisico; i. financieel contract ter verrekening van verschillen; j. optie, future, swap, termijncontract of ander derivatencontract met betrekking tot klimaatvariabelen, vrachttarieven, emissievergunningen, inflatiepercentages of andere officiële economische statistieken, en dat contant moet, of, op verzoek van één der partijen, kan worden afgewikkeld, anderszins dan op grond van een verzuim of een ander ontbindend element of ander derivatencontract met betrekking tot activa, rechten, verbintenissen, indices of maatregelen dan hiervoor vermeld en dat de kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten bezit. Gelieerde persoon echtgenoot, echtgenote of partner van de Insider; bloedverwanten en aanverwanten tot in de tweede graad van de Insider; andere personen die een gemeenschappelijke huishouding met de Insider voeren lasthebbers en vermogensbeheerders (behalve vrije-hand-beheerders), voor zover zij handelen voor de Insider; rechtspersonen en beleggingsclubs waarin de Insider zeggenschap heeft ten aanzien van het beleggingsbeleid Incident Een incident is een gebeurtenis met positieve of negatieve gevolgen voor PGGMof voor een van haar klanten op: de kwaliteit en/of continuïteit van reguliere dienstverlening; of het voldoen aan wet- en regelgeving; of het imago; of het financieel resultaat. "Als medewerker ben je een ambassadeur voor PGGM." 8 Gedragscode PGGM ).. Terug naar de inhoudsopgave

41 <Oll Insider In aanvulling op de Verbonden personen is de Insider direct of indirect betrokken bij transacties van PGGM in financiële instrumenten. Daarnaast beschikt of kan de Insider beschikken over Voorwetenschap of andere vertrouwelijke informatie. Tot deze groep Insiders behoren in ieder geval: de voorzitter en de leden van de raad van commissanssen van PGGM N.V.; de voorzitter en de leden van het EC PGGM; de Compliance Officer; overige Compliance medewerkers van PGGM; alle Verbonden personen werkzaam voor PGGMVermogensbeheer B.V., PGGMTreasury B.V. en PGGM Strategic Advisory Services B.V.; alle overige Verbonden personen die hiertoe worden aangewezen door de Compliance Officer. De Compliance Officer stelt hiervoor een lijst op. De Compliance Officer maakt een schriftelijke onderbouwde risicoafweging welke functies hij aanwijst als Insider. Integrtteltrtsico" Gevaar voor de aantasting van de reputatie, bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van PGGMdoor een ontoereikende naleving van wettelijke voorschriften. Medewerker Iedereen die een arbeidsovereenkomst met PGGM. of een stage overeenkomst heeft Open-end beleggingsinstellingen Beleggingsinstellingen (beleggingsmaatschappij of beleggingsfonds) waarbij rechten van deelneming op verzoek van de deelnemers ten laste van de activa direct of indirect worden ingekocht of terugbetaald. PGGM PGGMCoöperatie U.A., PGGM N.V.en al haar dochtervennootschappen. Pre-clearance Het krijgen van toestemming vóór het verrichten van een Privé-effectentransactie, volgens de procedure die daarvoor geldt. In de Pre-clearance applicatie eontroleert en oordeelt de Insider zelf vóór het verrichten van een Privé-effectentransactie of het is toegestaan om te handelen. De Pre-clearance is 24 uur geldig vanaf het moment dat dit is aangevraagd. Privé-effectentransactie Transactie door of in naam van een Insider in een Financieel instrument, anders dan in de normale uitoefening van zijn beroep of functie, voor eigen rekening of voor een derde op wiens beleggingen de Insider invloed uitoefent. RvB PGGM De Raad van Bestuur van PGGM N.V.en al haar dochtervennootschappen. RvC PGGM De Raad van Commissarissen dochtervennootschappen. van PGGM N.V.en al haar 3. Besluit Prudentiële Regels Wft geldend op , artikel 10 lid 1, Stb. 2006, nr.519. Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 9)

42 Verbonden persoon/personen Leden van het Coöperatiebestuur en iedereen die, op welke wijze en arbeidsrechtelijke contractuele verhouding dan ook, bij of voor PGGMwerkt. Hieronder vallen in ieder geval personen die een arbeidsovereenkomst hebben, uitzendkrachten, gedetacheerden, trainees, stagiaires, interim krachten of werkzaam is bij of voor PGGM in een verhouding die daarmee vergelijkbare is. Dit valt uiteen in: alle Medewerkers van PGGM,onafhankelijk van de duur waarvoor of de juridische basis waarop zij werkzaam zijn. De Gedragscode PGGMgeldt daarom ook voor personen werkzaam op oproepbasis; degenen die bij of voor PGGMbetaalde en onbetaalde werkzaamheden verrichten, maar niet bij PGGM in dienst zijn; andere (categorieën) personen die het EC PGGM heeft aangewezen. voorwetenschap' Bekendheid met informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een uitgevende instelling waarop de financiële instrumenten betrekking hebben of omtrent de handel in deze financiële instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten of op de koers van daarvan afgeleide financiële instrumenten. Voor zover het grondstoffenderivaten betreft wordt in afwijking van de vorige volzin, onder Voorwetenschap verstaan: bekendheid met niet openbaar gemaakte informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een of meer grandstoffenderivaten, van welke informatie beleggers in die grondstoffenderivaten bekendmaking mogen verwachten op grond van marktpraktijken die gebruikelijk zijn op de gereglementeerde markt of vervangen door: de multilaterale handelsfaciliteit waarvoor de beleggingsonderneming een vergunning heeft waarop die grondstoffenderivaten worden verhandeld. Vrijehandbeheerovereenkomst Een vermogensbeheerovereenkomst die een Insider schriftelijk is aangegaan, waarbij een strikte scheiding is doorgevoerd tussen eigendom en beheer. 4. Wet op het financieel toezicht geldend op Deel Gedragstoezicht financiële markten. Hoofdstuk 5.4 Regels ter voorkoming van marktmisbruik en voor het optreden op markten in financiële instrumenten, artikel 5:53 Wft. 10 Gedragscode PGGM )... Terug naar de inhoudsopgave

43 ~ Terug naar de inhoudsopgave

44 Artikel 1.1 Kernwaarden PGGM Daadkrachtig, Open en Eerlijk, Baanbrekend, Respect voor mens en omgeving. Deze vier waarden zijn zichtbaar en voelbaar in alles wat we doen. In de manier waarop we met onze klanten, onze partners omgaan en met elkaar. In de diensten die we verlenen en de producten die we ontwikkelen. Artikel 1.2 Doel en uítgangspunten De Gedragscode PGGM heeft als doel het handhaven van het vertrouwen in PGGM door belanghebbenden, het voorkomen van integriteitrisico's en daarmee het waarborgen van de goede naam en reputatie van PGGM. De Gedragscode PGGM stelt kaders, bevordert de transparantie rondom de gedragsregels van PGGM en zorgt ervoor dat alle Verbonden personen de vastgestelde richtlijnen kennen. Artikel' 1.3 Taken en bevoegdheden Compliance Officer De Compliance Officer is verantwoordelijk voor: het toezicht op de correcte naleving van de Gedragscode PGGM; het uitvoeren van reguliere controles; en het onder de aandacht brengen van de Gedragscode PGGM bij Verbonden personen. Artikel 1.4 Verantwoordelijkheid en goedkeuring Executive Committee PGGM Het Executive Committee van PGGM (hierna; EC PGGM) is eindverantwoordelijk voor het vaststellen en implementeren van de Gedragscode PGGM in alle bedrijfsonderdelen. Als in de Gedragscode PGGM toestemming of goedkeuring van het EC PGGM vereist is, dan moet de voorzitter van het EC PGGM in gevallen waarin dat nodig is toestemming vragen aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen (hierna; RvC PGGM). Als de voorzitter van de RvC PGGM toestemming nodig heeft, komt die de voorzitter van het Coöperatiebestu ur. Artikel 1.5 Bevoegdheid ECPGGM Het EC PGGM heeft ten aanzien van de Gedragscode PGGM bevoegdheid over alle bedrijfsonderdelen van PGGM. Het EC PGGM neemt redelijkheid en billijkheid in acht bij het uitvoeren van de Gedragscode PGGM en zal erop toezien dat de belangen van de Verbonden personen niet bovenmatig worden geschaad. Hierbij zijn de kernwaarden van PGGM leidend. Artikel 1.6 Eigen verantwoordelijkheid Verbonden persoon ArtikeI1.6.1 Eigen verantwoordelijkheid Alle gedragsregels, normen, nadere regelingen en procedures in de Gedragscode PGGM, nemen niet weg dat de Verbonden persoon de primaire eigen verantwoordelijkheid heeft om zich eerlijk en integer te gedragen. ArtikeI1.6.2 Minimale uitgangspunten Gedragscode De Gedragscode PGGM bevat de minimale uitgangspunten die voor de Verbonden persoon gelden. De Gedragscode PGGM is een uitwerking van de normen en waarden en (ongeschreven) regels van PGGM. Ook komt de Gedragscode PGGM tegemoet aan regelgeving van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB). De Gedragscode PGGM geeft richting aan de wijze waarop PGGM optreedt naar haar klanten, partners, Verbonden personen en de samenleving in het algemeen. Het is de individuele verantwoordelijkheid van de Verbonden persoon de Gedragscode PGGM juist uit te voeren. De Verbonden persoon handelt volgens de normen en waarden van PGGM, de maatschappelijke normen en waarden, de geldende wet- en regelgeving en met gezond verstand. 12 Gedragscode PGGM ) ~ Terug naar de inhoudsopgave

45 De RvC PGGM, het EC PGGMen de leidinggevenden hebben een bijzondere verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de Gedragscode PGGMwordt nagekomen. Dit komt onder meer tot uitdrukking in voorbeeldgedrag (tone at the top). Voor het EG PGGMen de leidinggevenden geldt dat zij daarnaast de aan PGGM Verbonden personen bewust maken van de regels in deze Gedragscode PGGM. ArtikeI1.6.3 Vertrouwelijkheid De Verbonden persoon gaat zorgvuldig om met alle beschikbare bedrijfsinformatie. Hieronder vallen ook privacygevoelige gegevens van deelnemers en leden. De Verbonden persoon mag geen informatie waarvan hij weet (of hoort te weten) dat die informatie vertrouwelijk is, misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of voor eigen voordeel of voor anderen dan PGGMgebruiken. ArtikeI1.6.4 Geheimhouding De Verbonden persoon houdt zich, zowel tijdens als na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met PGGM, binnen de uitoefening van zijn functie voor PGGMaan de geheimhouding over alles wat hem over PGGMof haar klanten bekend is geworden en waarover hem geheimhouding is opgelegd (of waarvan hij weet of kan vermoeden, dat die informatie vertrouwelijk is). <II Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 13 )

46

47 Artikel 2.1 Belangenconflicten Een Verbonden persoon heeft een eigen verantwoordelijkheid om te voorkomen dat zijn privébelangen in conflict komen of verstrengeld raken met de belangen van PGGMof dat de schijn hiervan wordt gewekt. De Verbonden persoon meldt elk (mogelijk) Belangenconflict. Dit mag via de leidinggevende of direct aan de Compliance Officer. Artikel 2.2 Zeggenschap m zakelijke relaties Als de Verbonden persoon en/of zijn directe familieleden zeggenschap hebben in een bedrijf of instelling waarmee PGGMzaken doet, kan er sprake zijn van een belangenconflict. Daarom meldt de Verbonden persoon aard en omvang van deze belangen direct bij de Compliance Officer. De Compliance Officer geeft de Verbonden persoon en diens leidinggevende advies hoe te handelen in deze situatie. Dit advies wordt samen met de melding gearchiveerd in het personeelsdossier. Inkoop ontvangt ook een kopie van het advies voor in het leverancierdossier. Artikel 2.3 Relatiegeschenken, uitnodiging of giften Verbonden Personen gaan terughoudend en transparant om met het aannemen of weggeven van relatiegeschenken, uitnodigingen of giften (hierna attentie te noemen) van en aan een zakelijke relatie. Dit om ervoor te zorgen dat ze niet in een situatie terechtkomen waarin het accepteren of geven van de attentie hun beslissing kan beïnvloeden of een belangenconflict kan veroorzaken. Attenties met een waarde van niet meer dan 50,- zijn toegestaan. Als de waarde meer dan 50,- bedraagt, zijn de Verbonden persoon en zijn leidinggevende verantwoordelijk voor het accepteren van de attentie. De leidinggevende moet dan goedkeuring geven. Bij twijfel kan de Compliance Officer adviseren. Artikel 2.4 Uitnodigingen voor reizen, seminars en bedrijfsbezoeken Uitnodigingen voor reizen, seminars, (bedrijfs-) bezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of in het buitenland zijn in het belang van PGGM en hebben te maken met de normale uitoefening van werk, beroep of functie. De uitnodigingen mogen alleen worden geaccepteerd als de direct leidinggevende ze heeft goedgekeurd. Bij twijfel adviseert de Compliance Officer. Bij een dergelijk bezoek aan het buitenland mag de partner niet meereizen, behalve als het doel van de reis dat vraagt en ook andere deelnemers hun partner kunnen meenemen. De duur van het bezoek aan het buitenland moet beperkt zijn en blijven tot wat nodig is voor het doel van de reis. De reis- en verblijfskosten zijn voor rekening van PGGM. Artikel 2.5 PGGM leveranciers/zakelijke dienstverleners Verbonden personen mogen privé alleen gebruik maken van diensten van leveranciers en andere zakelijke dienstverleners waarmee PGGMdirect of indirect zakelijke contacten onderhoudt, indien de dienst(en) tegen marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd en het de verbonden persoon privé geen voordeeloplevert. Artikel 2.6 Bedrijfsmiddelen van PGGM Alle bedrijfsmiddelen die PGGMaanbiedt aan Verbonden personen zijn voor zakelijk gebruik. De Verbonden persoon gaat zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen, zoals computers, mobiele telefoons, kantoorartikelen, leaseauto's, kopieermachines en toegangspassen. <II Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 15)

48 Artikel 2.7 Intellectuele eigendommen van PGGM Intellectuele eigendommen die PGGM heeft ontwikkeld, moeten in overeenstemming met de voorwaarden daarvan behandeld te worden. Het is niet toegestaan zonder toestemming van de leidinggevende intellectuele eigendommen privé te gebruiken of aan derden door te spelen Artikel 2.8 Privé-effectentransacties De Verbonden persoon gaat privé zeer zorgvuldig om met alle beschikbare informatie die hij heeft verkregen. Als de Verbonden persoon een informatievoorsprong heeft, mag de Verbonden persoon deze informatie nooit gebruiken om een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen. "Een cadeautje voor mij? Wat leuk, mits... " 16 Gedragscode PGGM ).. Terug naar de inhoudsopgave

49

50 Artikel 3.1 Gebruik van Voorwetenschap Verbonden persoon De Verbonden persoon maakt geen gebruik van Voorwetenschap. Hij vermijdt iedere vermenging van zakelijke en privébelangen, of de schijn hiervan. De Verbonden persoon die beschikt over Voorwetenschap onthoudt zich van het verrichten van Privé-effectentransacties of het aanzetten tot Privé-effectentransacties, zowel direct als indirect in de betreffende Financiële instrumenten. Hij geeft daarover ook geen advies aan derden. Artikel 3.2 Ongewenste vermenging zakelijke en privébelangen Verbonden persoon De Verbonden persoon voorkomt dat hij privé zo nauw betrokken raakt bij een relatie van PGGM, dat gevaar bestaat voor het gebruik van Voorwetenschap of een ongewenste vermenging van zakelijke en privébelangen. Artikel 3.3 Melden van Voorwetenschap Verbonden persoon De Verbonden persoon, die geen Insider is, maar wel regelmatig Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie heeft, rapporteert dit aan de Compliance Officer. De Compliance Officer laat de Verbonden persoon direct weten of hij als Insider wordt aangemerkt en legt hem uit wat daarvan de gevolgen zijn. Artikel 3.4 Melden vermoeden Voorwetenschap of manipulatie PGGM Iedere Verbonden persoon die een redelijk vermoeden heeft dat PGGM of een opdrachtgever handelt met Voorwetenschap of beurskoersen manipuleert meldt dit direct aan de Compliance Officer. 18 Gedragscode PGGM) ~ Terug naar de inhoudsopgave

51 Nadere regelingen Verbonden personen

52 PGGM hanteert onderliggend aan de Gedragscode PGGM een aantal nadere regelingen. Deze regelingen geven een duidelijke uitleg wat verwacht wordt van de Verbonden persoon en wat de Verbonden persoon mag verwachten van PGGM. Artikel 4.1 Sociale integriteit en ongewenst gedrag leder mens is uniek. Bij PGGM werken we op een respectvolle manier met elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en gelijkwaardig, met oog en waardering voor de ander-ongeacht nationaliteit, cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Binnen PGGM wilten wij een veilige werkomgeving. Dit betekent dat binnen PGGM geen ruimte is voor ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, machtsmisbruik of (seksuele) intimidatie. Tegen iedereen die zich hieraan toch schuldig maakt, nemen wij maatregelen, zoals is afgesproken in de Regeling Sociale Integriteit. De Verbonden Persoon kan met zijn of haar klacht terecht bij de vertrouwenspersonen binnen PGGM en de Commissie Sociale Integriteit. Zij werken onafhankelijk en dragen zorg voor emotionele opvang, werken oplossingsgericht en waarborgen de anonimiteit van de indiener van de klacht. De indiener van de klacht mag geen nadeelondervinden omdat hij of zij dergelijk gedrag bespreekbaar maakt. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Sociale integriteit PGGM. Artikel 4.2 Klokkenluiderregeling Binnen PGGM vinden we openheid en transparantie zeer belangrijk. Toch kan het gebeuren dat er (potentiële) misstanden zijn die een Verbonden persoon niet aan zijn leidinggevende durft te melden. Of wel meldt, maar waarop de leidinggevende geen actie neemt. Voor misstanden die de Verbonden persoon niet aan de leidinggevende durft te melden of waarbij de leidinggevende geen actie onderneemt, geldt een klokkenluiderregeling. Deze regeling is er om de melder van een (potentiële) misstand te beschermen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM Klokkenluiderregeling. Artikel 4.3 Screening Daadkrachtig, open en eerlijk, baanbrekend met respect voor mens en omgeving. Deze vier kernwaarden zijn ook aanwezig in de arbeidsrelatie tussen PGGM als werkgever en haar medewerkers. PGGM laat deze kernwaarden ook een belangrijke rol spelen in het personeelsbeleid en de werving- & selectieprocedures. Dit gebeurt onder meer door middel van screening. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Integriteit en Betrouwbaarheid Screeningprocedure PGGM. Artikel 4.4 Nevenfuncties medewerkers PGGM PGGM wil bevorderen dat medewerkers maatschappelijk actief zijn. De betrokkenheid van medewerkers in de vorm van in- of externe nevenwerkzaamheden kan, naast zelfontplooiing, bijdragen aan het toonaangevend werkgeverschap van PGGM. Voor het aanvaarden van een nevenfunctie wordt door CRC Compliance getoetst aan drie criteria: ondergeschikt aan de arbeidsverhouding met PGGM; de afwezigheid van belangenverstrengeling; en het niet schaden van de reputatie van PGGM. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Nevenfuncties PGGM. Artikel 4.5 PGGM informatiebeveiligingsregels Iedereen die bij PGGM werkt en gebruik maakt van ICT-middelen die PGGM beschikbaar stelt, houdt zich aan de regels die daarvoor gelden. Deze regels zijn bedoeld om zo efficiënt en effectief mogelijk om te gaan met deze ICT-middelen en tegelijkertijd de risico's bij het gebruik daarvan zo veel mogelijk te verminderen. De ICT-gebruiksregels bestaan uit gedragsregels en uit gebruiksinstructies. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM informatiebeveiligingsregels. 20 Gedragscode PGGM )... Terug naar de inhoudsopgave

53 <III Artikel 4.6 Protocol privacy en internetgebruik bij PGGM Voor al het - en internetverkeer geldt dat de informatie, bezittingen en reputatie van PGGM gewaarborgd moeten blijven. Dit betekent niet alleen dat de Verbonden persoon toegang heeft tot en het internet, maar ook dat de gegevens die via en internet worden verspreid voor veel personen toegankelijk zijn. en internet worden voornamelijk voor zakelijke doeleinden gebruikt. Het is verboden deze middelen te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden en de openbare orde. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Protocol privacy en internetgebruik. Artikel 4.7 Privacy-en personeelsvolgingsreglernent eigen personeel PGGM5 In de privacy- en personeelsvolgingsregeling is opgenomen hoe met de persoonsgegevens van Medewerkers wordt omgegaan. Het gaat hierbij om niet-geautomatiseerde, gedeeltelijke en geheel geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van Medewerkers. Daarnaast geldt het regtement ook voor het verwerken van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Privacy- en personeelsvolgingsreglement eigen personeel PGGM. Artikel 4.8 PGGM-beleid Informatiebeveiliging Het PGGM-beleid Informatiebeveiliging gaat over het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de betrouwbaarheid (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid) van de informatievoorziening te garanderen. De informatievoorziening omvat apparatuur, programrnatuur. opgeslagen gegevens, procedures en mensen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM-beleid Informatiebeveiliging. Artikel 4.9 Corporate beleid incidenten Het corporate beleid incidenten gaat over Incidenten die worden veroorzaakt doordat een intern proces of systeem niet functioneert zoals zou moeten, een menselijke actie of een externe gebeurtenis en door het niet naleven van wet- en regelgeving. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Corporate beleid incidenten. Artikel 4.10 Richtlijn persoonsgericht onderzoek Een melding over (vermoeden van) fraude of schending van de in de Gedragscode PGGM opgenomen artikelen komt per schriftelijk of mondeling binnen bij de Compliance Officer. In geval van fraude wordt de Corporate Security Officer betrokken en in geval van schending van de Gedragscode PGGM door een Verbonden Persoon wordt de Compliance Officer van' betrokken. Zie voor een nadere uitwerking van dit artikel: Corporate beleid incidenten bijlage III: persoonsgericht onderzoek. Arükel 4.11 Richtlijn Social Media PGGM wil haar medewerkers uitnodigen om op een prettige en veilige manier aan social media deel te nemen. Activiteiten op social media zijn per definitie persoonlijk. PGGM respecteert de vrijheid van meningsuiting van al haar medewerkers, maar vindt het belangrijk dat er richtlijnen zijn omtrent het gebruik hiervan. Om de reputatie van PGGM te waarborgen heeft PGGM acht gouden richtlijnen voor het gebruik van social media opgesteld. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Richtlijnen voor het gebruik van social media voor medewerkers van PGGM. 5. De manier waarop PGGM met klanten omgaat het Privacy Statement PGGM Coóperatie U.A. Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 21 )

54

55 Artikel 5.1 Algemene uitgangspunten Artikel Terughoudendheid Insider De Insider is terughoudend bij het verrichten van Privé-effectentransacties. Dit betekent onder andere dat de Insider geen gebruik maakt van PGGMinformatie die beschikbaar is via PGGM-programmatuur voor het verrichten van zijn Privé-effectentransacties. Artikel Verbod op gebruik van informatievoorsprong Insider Informatievoorsprong waarover de Insider beschikt vanwege zijn functie of op een andere manier, gebruikt hij nooit voor persoonlijk voordeel door middel van Privé-effectentransacties. Artikel Verbod op verrichten van transacties op basis van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen De Insider verricht geen Privé-effectentransacties in Financiële instrumenten waarvan hij kennis heeft door middel van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen. Artikel Verbod op frontrunning De Insider verricht geen Privé-effectentransacties in Financiële instrumenten naar aanleiding van of vooruitlopend op orders van PGGM ten behoeve van haar klanten. Artikel Informatieverstrekking en vastleggen transactiestop Een Insider die beschikt over Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie handelt niet in de Effecten of daaraan gerelateerde Financiële instrumenten van de onderneming waarop de Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie betrekking heeft. De Insider informeert meteen de Compliance Officer waarna deze de transactiestop vastlegt in de Pre-c/earance tool. Artikel 5.2 Toestemming vooraf (Pre-clearance aanvraag) Een Insider moet, voorafgaand aan het verrichten van Privéeffectentransactie, toestemming (Pre-clearance) verkrijgen, volgens de procedure die daarvoor geldt. De procedure is als volgt: Intranet Il> Doen Il> Controleren Il> Privétransactie controleren. De Pre-cïenrence aanvraag is 24 uur geldig. Voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties geldt de Pre-c/earance aanvraag niet. Zie hiervoor artikel en artikel Artikel 5.3 Toestemmingvrije Privé-effectentransacties Artikel Niet van toepassing op de volgende effectentransacties Het aanvragen van toestemming (Pre-clearance) geldt niet voor onderstaande Privé-effectentransacties. In deze Privé-effectentransacties mag zonder toestemming worden gehandeld: transacties in indexfondsen en overige financiële instrumenten op indexen; transacties in open-end beleggingsinstellingen, al dan niet beursgenoteerd, (als de Insider geen bestuurs- of beheerfunctie in deze beleggingsinstelling vervult) en overige financiële instrumenten op open-end beleggingsinstellingen; transacties in obligaties uitgegeven door de staat, andere overheden en soortgelijke papieren en overige financiële instrumenten op deze obligaties en soortgelijke papieren; derivatencontracten of andere financiële instrumenten (opties, futures, swaps, turbo's) op grondstoffen die worden verhandeld op een gereguleerde markt; geldmarktinstrumenten (zoals valuta); en afgeleide instrumenten voor overdracht van kredietrisico.... Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 23 )

56 Artikel Niet van toepassing indien sprake van vrijehandbeheer Het aanvragen van toestemming (Pre-c/earance) geldt niet voor vrijehandbeheer als aan de volgende voorwaarden is voldaan: De Compliance Officer stelt de volgende eisen: - per 30 juni en 31 december van elk jaar geeft de Insider de Compliance Officer schriftelijk een overzicht van zijn effectenportefeuille, ook wanneer de portefeuille geen Financiële instrumenten bevat; - op eerste verzoek van de Compliance Officer overlegt de Insider gegevens over de transacties die op grond van de Vrijehandbeheerovereenkomst zijn verricht - de vrijehandbeheerder neemt geen instructies over van de Insider. De Insider onthoudt zich van het geven van enige instructie, dan wel het anderszins beïnvloeden van enige door de vermogensbeheerder te nemen beslissingen betreffende het beheer. De Insider geeft direct na het ondertekenen van de Vrijehandbeheerovereenkomst de Compliance Officer een kopie van de Vrijehandbeheerovereenkomst en hij stuurt bij elke wijziging van de betreffende overeenkomst de Compliance Officer een kopie van de gewijzigde overeenkomst. Artikel 5.4 Voorwaarden toestemming plichtlge Privé-effectentransacties De Insider mag Privé-effectentransacties verrichten, naast de toestemming-. vrije Privé-effectentransacties, als voldaan is aan de voorwaarden die in dit artikel zijn opgenomen: Privé-effectentransacties mogen worden uitgevoerd na het verkrijgen van toestemming via de Pre-clearance tool; Als een entiteit niet in de Pre-clearance taal voorkomt, neemt de Insider contact op met de afdeling CRC Compliance. De Compliance Officer voegt de entiteit toe aan de Pre-clearance tool, zodat Pre-clearance kan worden aangevraagd; Financiële instrumenten, verkregen na een Privé-effectentransactie, moeten ten minste 24 uur worden aangehouden vanaf het moment dat de order is uitgevoerd; De Insider stuurt een afschrift van uitgevoerde Privé-effectentransacties naar de Compliance Officer via prive.et@pggm.nl; Insiders verstrekken op verzoek alle overige informatie over Privé-effectentransacties (zoveel als mogelijk gedocumenteerd) aan de Compliance Officer (verzwaarde informatieplicht). Dit geldt niet voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties die in artikel 5.3 zijn genoemd; Insiders zijn pro-actief bij het signaleren van en melden aan de leidinggevende van mogelijke schijn van een belangenconflict (verzwaarde zorgplicht). Dit geldt niet voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties die in artikel 5.3 zijn genoemd. "De gedragscode geeft aan hoe wij samen willen werken, dit lukt alleen als we allemaal dezelfde regels naleven." 24 Gedragscode PGGM) <il Terug naar de inhoudsopgave

57 Artikel 5.5 Melding van Privé-effectentransactie van Insiders De Insider bevestigt elk half jaar aan de Compliance Officer dat hij de uitgangspunten die zijn vastgelegd in de artikelen 5.3.1, en 5.4 heeft nageleefd. Daarnaast geeft de Insider over deze periode inzicht in zijn privé-effectenportefeuille waarvoor hij toestemming moet hebben en doet hij opgave van alle directe of indirecte Privé-effectentransacties waarvoor toestemming nodig is. CRC Compliance vraagt aan alle Insiders elk half jaar een overzicht van de effectenportefeuille op via de mail. De Insider is verplicht hierop te reageren en zo nodig het bijgevoegde document volledig en tijdig terug te sturen. Artikel 5.6 Toezicht op Privé-effectentransacties van de Insider Artikel Reguliere controle Compliance Officer De Compliance Officer is bevoegd controle uit te voeren op het naleven van deze gedragscode. Artikel Verrichten van onderzoek door Compliance Officer De Insider onderschrijft dat de Compliance Officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen als er verdenking is van schending van de artikelen 5.3.1, 5.3.2,5.4 en 5.5. Dit onderzoek mag alleen plaatsvinden als de verdenking op redelijke grond is gebaseerd en meteen en gemotiveerd aan de Insider kenbaar is gemaakt. Wanneer hiervan sprake is, geeft de Insider aan de Compliance Officer desgevraagd informatie over een Privé-effectentransactie die door of voor hem is verricht. Artikel Rapportage Compliance Officer aan Chief Financial Risk Officer De Compliance Officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Voordat de Compliance Officer schriftelijk rapporteert over de voorlopige uitkomst van het onderzoek, krijgt de Insider, in het kader van hoor en wederhoor, inzage in het onderzoeksrapport en heeft de gelegenheid gehad hierop te reageren. De reactie van de Insider wordt aan het onderzoeksrapport toegevoegd. Artikel 5.6,4 Delen van onderzoeksresultaten met Insider De Chief Financial Risk Officer PGGM, of een functionaris die hij daarvoor heeft aangewezen, stelt de Insider op de hoogte van de definitieve uitkomst van het onderzoek. Artikel 5.7 Gelieerde persoon en onderzoek Als de Compliance Officer een, op redelijke grond gebaseerd, vermoeden heeft dat een Gelieerde persoon de artikelen 5.3.1,5.3.2,5.4 en 5.5 heeft overtreden, dan maakt de Compliance Officer dit kenbaar aan de Insider. De Insider moet zich dan, binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid, inspannen de aan hem gelieerde persoon te verzoeken alle informatie te geven over de Privé-effectentransactie door deze Gelieerde persoon. ~ Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 25)

58 De Compliance Officer ~) Artikel 6.1 Benoeming Compliance Officer Het EC PGGM,en daarmee ook de RvB PGGM, benoemt een Compliance Officer en heeft de bevoegdheid deze van zijn functie te ontheffen. Artikel 6.2 Taken Compliance Officer De Compliance Officer houdt toezicht op de naleving van de Gedragscode PGGM, het uitvoeren van reguliere controles en het creëren van bewustzijn bij Verbonden personen over de Gedragscode PGGM. Artikel 6.3 Onafhankelijke functie Compliance Officer De Compliance Officer vervult een onafhankelijke functie. Het EC PGGM legt de taken en bevoegdheden van de Compliance Officer schriftelijk vast en garandeert dat de Compliance Officer voldoende bevoegdheden heeft voor het uitoefenen van zijn functie. Artikel 6.4 Administratie en archivering De Compliance Officer documenteert, administreert en archiveert zijn werkzaamheden en alle informatie die Verbonden personen of derden hem hebben gegeven in het kader van de Gedragscode PGGM. Artikel 6.5 Geheimhouding De leden van het EC PGGMen de Compliance Officer houden de informatie die Verbonden personen of derden hebben verstrekt geheim. De geheimhouding kan worden doorbroken als wet- en regelgeving dit vereist of als de Verbonden persoon schriftelijk toestemming geeft. Artikel 6.6 Rapportage Compliance Officer De Compliance Officer rapporteert rechtstreeks aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Daarnaast heeft de Compliance Officer periodiek overleg met de Chief Executive Officer PGGMen de Auditcommissie PGGM. Artikel 6.7 Vastlegging door EC PGGM Het EC PGGM legt vast welke acties zijn ondernomen naar aanleiding van de bevindingen van de Compliance Officer en rapporteert deze aan de Auditcommissie PGGM. Artikel 6.8 Auditcommissie PGGM De Auditcommissie PGGM houdt toezicht op de naleving van de Gedragscode PGGMen op de werkzaamheden die de Compliance Officer heeft uitgevoerd. De Auditcommissie PGGM houdt ook toezicht op het naleven van de Gedragscode PGGMdoor de Compliance Officer. 26 Gedragscode PGGM ) "'1 Terug naar de inhoudsopgave

59 Externe Partijen ~) Artikel 7.1 Uitbesteding werkzaamheden De organisaties waaraan PGGMwerkzaamheden uitbesteedt, moeten een eigen gedragscode hebben, die ten minste gelijkwaardig is aan die van PGGM, of ze moeten de Gedragscode PGGMnaleven. De afdeling VCM legt in het inkoopcontract van PGGMvast of organisaties de Gedragscode PGGM naleven, of hun eigen gedragscode naleven. Artikel 7.2 Samenwerking met onze Klanten In de samenwerking met onze institutionele klanten wordt door de Compliance Officer getoetst of de gedragscode PGGM minimaal gelijkwaardig is aan die van de institutionele klant... Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 27)

60

61 Artikel 8.1 Onderzoek De Verbonden persoon onderschrijft dat de Compliance Officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen als er verdenking is van schending van de artikelen die in de Gedragscode PGGM zijn opgenomen. Dit onderzoek mag alleen plaatsvinden als de verdenking op redelijke grond is gebaseerd en meteen en gemotiveerd aan de Verbonden persoon kenbaar is gemaakt. Wanneer hiervan sprake is, geeft de Verbonden persoon aan de Compliance Officer desgevraagd alle relevante informatie. De Compliance Officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Voordat de Compliance Officer schriftelijk rapporteert over de voorlopige uitkomst van het onderzoek, krijgt de Verbonden persoon, in het kader van hoor en wederhoor, inzage in het onderzoeksrapport en heeft de gelegenheid gehad hierop te reageren De Chief Financial Risk Officer PGGM, of een functionaris die hij daarvoor heeft aangewezen, stelt de Verbonden persoon op de hoogte van de definitieve uitkomst van het onderzoek. Artikel 8.2 Advies Compliance Officer De Compliance Officer adviseert, gevraagd én ongevraagd, Verbonden personen over de uitleg en toepassing van de bepalingen die zijn opgenomen in deze Gedragscode PGGM. Artikel 8.3 Aanwijzing tot Insider De Compliance Officer stelt een lijst op van alle functies die als Insider worden aangemerkt. PGGM laat de Verbonden personen die een van die functies bekleden meteen weten dat zij als Insider zijn aangemerkt. Ook wijst de Compliance Officer de Insider op de aanvullende bepalingen die voor Insiders gelden in de Gedragscode PGGM. Artikel 8.4 Overeenkomst en jaarlijkse verklaring van naleving Iedere Verbonden persoon gaat een schriftelijke overeenkomst met PGGM aan waarin hij toezegt alle gedragsregels uit deze Gedragscode PGGM die voor hem gelden strikt na te leven. Artikel 8.5 Acties bij incidenten Als de Verbonden persoon in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is dit een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat PGGM in de Verbonden persoon stelt. Dit kan leiden tot een van de volgende acties door het EC PGGM, een en ander afhankelijk van de ernst van de overtreding: een waarschuwing, overplaatsing, schorsing, of andere disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregelen, ontslag op staande voet behoort daar ook toe. Daarnaast heeft PGGM het recht om schade die eventueelontstaan is te verhalen op de Verbonden persoon en om aangifte te doen bij het Openbaar Ministerie en/of Ministerie van Justitie. Daarnaast kan het EC PGGM een incident melden aan de Autoriteit Financiële Markten (AFM), De Nederlandsche Bank (DNB) en als dat van toepassing is bij het Dutch Securities Institute (DSI). Als de voorzitter van EC PGGM in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is de voorzitter van de RvC PGGM bevoegd passende acties te ondernemen. Als de voorzitter van de RvC PGGM in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is de voorzitter van het Coöperatiebestuur bevoegd passende acties te ondernemen. Artikel 8.6 Advies en bezwaar Als de Verbonden persoon twijfelt over de uitleg of de toepassing van de artikelen van deze Gedragscode PGGM die op hem van toepassing zijn, moet hij advies van de Compliance Officer inwinnen. De Compliance Officer is bevoegd een uitspraak te doen die voor de Verbonden persoon bindend is. Tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan de Verbonden persoon bezwaar maken bij de Chief Financial Risk Officer PGGM of een beroepsorgaan dat <il Terug naar de inhoudsopgave Gedragscode PGGM 29)

62 daarvoor is aangewezen. Het maken van bezwaar stelt de uitspraak van de Compliance Officer niet uit. Als een lid van het EC PGGM bezwaar wil maken tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan hij zich wenden tot de voorzitter van de RvC PGGM. Als een lid van de RvC PGGMbezwaar wil maken tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan hij zich wenden tot de voorzitter van het Coöperatiebestuur. Artikel 8.7 Klachten Verbonden persoon Voor het indienen van een klacht over het niet naleven van deze Gedragscode PGGMdoor PGGM kan een Verbonden persoon zich wenden tot de Compliance Officer. Als de klacht over de Compliance Officer gaat, kan men zich wenden tot de Chief Financial Risk Officer PGGM. Arttke: 8.8 Onvoorziene gevallen In gevallen die niet in de Gedragscode PGGM staan, beslist de voorzitter van het EC PGGM, na overleg met de Compliance Officer. Als een lid van het EC PGGMde Verbonden persoon is, is de voorzitter van de RvC PGGMdegene die hierin beslist. Als een lid van de RvC PGGMde Verbonden persoon is, is de voorzitter van het Coöperatiebestuur degene die hierin beslist. 30 Gedragscode PGGM ) ~ Terug naar de inhoudsopgave

63

64 Artikel 9.1 Wijzigingen Het EG PGGM is te allen tijde bevoegd de Gedragscode PGGM en Nadere regelingen met instemming van de Ondernemingsraad te wijzigen. Artikel 9.2 Inwerkingtreding De Gedragscode PGGMgaat in op 1 januari 2015 en vervangt daarmee hiervoor van kracht zijnde gedragscodes. Voor meer informatie of vragen ~) complianceofficer@pggm.nl 32 Gedragscode PGGM ) Terug naar de inhoudsopgave

65 PGGM Noordweg-Noord 150 Postbus 117, 3700 AC Zeist pggm.nl Voor een waardevolle toekomst <II Terug naar de inhoudsopgave

66 - S-ccm IInkoopvoorwaarden PGGM Bijlage C, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM,juni 2016 Integ riteitsverkla ri ng

67 Integriteitverklaring Ondergetekende: Geboortedatum: Geboorteplaats: _ Huisadres: Straat _ Postcode: _ Woonplaats: _ In dienstvan, gedetacheerd~aofungezondendoo~ ~ Contactpersoon binnen PGGM: _ in aanmerking nemende dat: hij/zij in het kader van zijn/haar werkzaamheden gedurende enige tijd ten behoeve van PGGM werkzaamheden zal verrichten; hij/zij zich er van bewust is dat hij/zij gedurende zijn/haar werkzaamheden kennis kan nemen van informatie die door PGGM als vertrouwelijk wordt beschouwd. Verklaart derhalve uitdrukkelijk: 1. dat hij/zij met betrekking tot alle gegevens en kennis omtrent de bedrijfs- en veiligheids-aangelegenheden van PGGM, alsmede haar relaties, welke een vertrouwelijk karakter dragen of waarvan hij/zij in redelijkheid kan aannemen dat deze vertrouwelijk van aard zijn, een strikte geheimhouding zal bewaren, zowel tijdens zijn/haar werkzaamheden als daarna, ongeacht of deze gegevens en kennis hem/haar bij de reguliere uitoefening van de opdracht of anderszins ter kennis zijn gekomen. 2. dat alle door PGGM aangeleverde informatie eigendom is en blijft van PGGM en dat deze informatie niet gebruikt mag worden voor andere doelstellingen dan met PGGM is overeengekomen. 3. alle door hem/haar in het kader van de onderhavige werkzaamheden voor PGGM vervaardigde producten zijn en blijven eigendom van PGGM. Deze producten mogen alleen voor de met PGGM overeengekomen doelstellingen gebruikt worden dat hij/zij handelt in overeenstemming met de PGGM informatiebeveiligingsregels zoals deze als bijlage is toegevoegd en tevens gepubliceerd is op het intranet van PGGM. Dat hij/zij, indien hij/zij toegang heeft tot de PGGM systemen, de training informatiebeveiliging, zoals deze is gepubliceerd op het intranet van PGGM ( volgt. 5. dat hij/zij handelt in overeenstemming met de Gedragscode PGGM zoals deze als bijlage is toegevoegd en tevens is gepubliceerd op het intranet van PGGM. 6. dat hij/zij is gescreend of laat screenen overeenkomstig het PGGM screeningsbeleid, zoals deze als bijlage is toegevoegd en tevens gepubliceerd is op het intranet van PGGM in Ie afgelopen 5 jaar niet ter zake van een misdrijf met politie/justitie in aanraking te zijn geweest. Indien betrokkene wel ter zake van een misdrijf met politie/justitie in aanraking is geweest, zal hierover nader worden gesproken. Dit behoeft geen grond voor afwijzing te zijn. Getekend te: op: _ Handtekening: ~ Bijlage: Gedragscode PGGM Klokkenluiderregeling Informatiebeveiligingsregels Screeningbeleid 1 Niet van toepassing op de certificerend accountant 2 Tenzij in de (raamjovereenkomst anders is overeengekomen

68 I Inkoopvoorwaarden PGGM Bijlage D, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM, juni 2016 Informatiebeveiligingsregels PGGM, september 2015

69 Richtlijn 200 PGGM Informatiebeveiligingsregels, versie 2.1, dd PGGM Informatiebeveiligingsregels Het doel van dit document is de regels te geven waaraan elke interne en externe PGGM medewerker zich moet houden. Kom je in een situatie dat je je er niet aan kunt houden? Overleg dat dan met je manager en zoek samen met een oplossing. Vinden jullie geen oplossing bespreek het dan met collega's van IFSService Point (9777). De informatiebeveiligingsregels worden onderhouden door de afdeling IFS/APC. IFSService Point stelt de regels aan nieuwe medewerkers beschikbaar. Toegang Voor het gebouw, de lockers en de printers heb je een strikt persoonlijke toegangspas: Draag je toegangspas zichtbaar; Spreek een onbekende erop aan als deze zijn/haar pas niet zichtbaar draagt. Als je het niet vertrouwt, bel dan de beveiliging (9494); Laat geen andere personen naar binnen of buiten met je eigen toegangspas; Heb je je pas thuis laten liggen, dan kun je bij de beveiligingsloge een tijdelijke pas krijgen; Pas vergeten op je werkplek? Loop even terug om je pas op te halen; Werkt je pas niet bij de toegangspoortjes? Dan ben je waarschijnlijk te snel doorgelopen. Loop dan naar de beveiligingsloge of het IFSServicepoint om je pas te laten controleren; Bij verlies of diefstal meld je dit direct bij het IFSServicepoint (9777). Begeleid bezoekers Meld bezoekers van tevoren aan, laat ze de aan jou uitgereikte bezoekerspas zichtbaar dragen en begeleid ze altijd door het gebouwen naar de uitgang totdat de receptie of de bewaking de bezoekerspas weer heeft ingenomen. Breng een verdwaalde bezoeker terug naar de receptie. Netwerk Voor je virtuele pc op het netwerk heb je een account, bestaande uit een user-id, een wachtwoord en een token (Zie de Quick Reference Card). Je account is strikt persoonlijk en wordt daarom beveiligd met een wachtwoord en een token. Geef je wachtwoord nooit af en schrijf het nooit op. Laat ook je token niet onbeheerd achter. Gebruik voor je werk andere wachtwoorden dan voor privé. Kies een niet gemakkelijk te raden maar wel gemakkelijk te onthouden wachtwoord, bijvoorbeeld de eerste letters van de titel van een liedje of het laatst gelezen boek. Wissel de letters af met hoofdletters, cijfers en tekens. Gebruik geen namen, woorden of opeenvolgende letters of cijfers. Geen wachtwoord mag hetzelfde zijn. Moet je te veel wachtwoorden onthouden? Gebruik dan een met een complex wachtwoord beveiligd bestand, bijvoorbeeld in excel. Werk je thuis of elders dan heb je toestemming van je manager nodig. Gebruik je virtuele werkplek en PGGM internet applicaties alleen via Werk je elders, overtuig jezelf dan dat je op een veilige pc werkt, voorzien van actuele beveiligingsupdates en antivirussoftware. Zodra je je werkplek verlaat op het werk, thuis of elders vergrendel dan je pc met Ctrl Alt Del enter of Windows-L of sluit je pc af met Ctrl+Alt+F12 of druk op de groene knop. Mobiel Je bent persoonlijk verantwoordelijk voor de aan jou ter beschikking gestelde apparatuur en software. Laat draagbare apparatuur niet onbeheerd achter. Zakelijk gebruik van je mobile device mag alleen met de GOOD app, zie Q.B..Ç. Voor een zelf meegebrachte laptop gebruik je het wifi netwerk (wifi-mobile, ww=mobileol). Een laptop mag niet aan een netwerkkabel gekoppeld worden.

70 Richtlijn 200 PGGM Informatiebeveiligingsregels, versie 2.1, dd Veilig omgaan met informatie Binnen PGGM hebben we informatie ingedeeld in vier categorieën: geheim, vertrouwelijk, niet vertrouwelijk en openbaar. In de richtlijn classificatie worden deze categorieën toegelicht. Voor elke categorie gelden eisen voor het gebruik en de beveiliging. Zorg dat je deze eisen toepast. Als je niet zeker weet of informatie vertrouwelijk is, vraag je manager of behandel het als vertrouwelijk. Een vuistregel is dat informatie vertrouwelijk is wanneer het privacygevoelig is, wanneer je vermoed dat openbaarmaking imagoschade kan veroorzaken of door hackers misbruikt kan worden (bijvoorbeeld welke software we gebruiken of metagegevens in een te publiceren document). Stel je zelf vertrouwelijke informatie samen, bewaar dit dan op een veilige netwerkmap of sharepoint werkruimte. Hiervan worden dagelijks back-ups gemaakt. Controleer zelf (of via je manager) dat de toegang tot de informatie inderdaad beperkt is. Voor toegang tot applicaties en vertrouwelijke informatie heb je autorisaties nodig. Deze autorisaties zijn strikt persoonlijk. Deel vertrouwelijke informatie niet met anderen. Sluit applicaties af als je ze niet gebruikt. Ruim informatie op papier of whiteboard, in je kast of thuis, veilig op. Uitwisselen van vertrouwelijke of geheime informatie met partijen buiten PGGM doe je via: o Zet #Secur # voor het onderwerp. Zie ORC Secure ; o Een met bitlocker beveiligde usb-stick; o Een sharepoint teamwerkruimte voor als je grote bestanden moet uitwisselen. Gebruik voor bedrijfsinformatie geen privé mail of online opslag diensten zoals Dropbox, Skydrive, Evernote, Slideshare, Google Drive, Wetransfer, Google-docs, Icloud, of Onenote. en internet Het privé gebruik van en internet is toegestaan mits rekening gehouden wordt met het belang van onze klanten en PGGM. Doe privézaken zoveel mogelijk via het Wifi netwerk om de risico's op malware en hackers zo klein mogelijk te houden. Het gebruik en het monitoren van internet en is is aan strenge regels onderworpen die voor iedereen gelden en zijn te vinden in het Protocol privacy en internetgebruik bij PGGM. Open geen bijlagen en klik niet op linkjes in onverwachte berichten. Doe je dit per ongeluk toch, of heb je waarschuwingen genegeerd, let dan extra goed op of er ongebruikelijke dingen gebeuren. Vertrouw je het niet, zet je pc niet uit maar bel direct het IFSService Point (9777). Tijdige melding kan heel veel ellende voorkomen. Gebruik van sociale media (Linkedin, Facebook, Twitter, etc.) Als je te linken bent met PGGM, vertegenwoordig je ook PGGM. Wees professioneel, vriendelijk, discreet en authentiek. Zie ook social media richtlijnen. ".... ~ ~".. "~: p.,-'ii, j IIservicepomt f m_,~' Meld informatiebeveiligingsincidenten Dit zijn situaties waarin de maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging niet gewerkt hebben. Er is bijvoorbeeld informatie bij onbevoegden terecht gekomen, informatiesystemen zijn niet beschikbaar of bevatten fouten. Of er gebeuren ongebruikelijke dingen op je pc. Heb je het vermoeden dat je te maken hebt met een incident, meld dit bij je manager en neem ook contact op met het IFSServicepoint (toestel 9777) als er directe maatregelen nodig zijn. Meer informatie over informatiebeveiliging vind je op de teamsite van APC.

71 1SGGm IInkoopvoorwaarden PGGM Bijlage E, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM,juni 2016 Veiligheidsreglement en Instructies PGGM,januari 2016

72 "Veiligheidsreglement & instructies PGGM" Die genen.die in opdracht van PGGM, werkzaamheden verrichten in of aan installaties, gebouwen of terreinen, in eigendom van afin gebruik bij PGGM, dienen zich aan het "Veiligheidsreglement & instructies PGGM" te conformeren. Zowel de Opdrachtgever als ook de Opdrachtnemer, dienen op de naleving van dit Reglement toe te zien. Datum: Versie: 4.0 Geldig tot:

73 Inhoudsopgave Samenvatting 3 1. Doel 3 2. Definities 3 3. Uitgangspunten 4 4. Werkwijze 4 A. (Vak)bekwaamheid medewerkers Opdrachtnemer.4 B. Huis- en gedragsregels 4 C. Toegang, aanvang en beëindiging werkzaamheden 5 D. Meldingen ongevallen en incidenten 5 E. Voorlichting en instructie 6 F. Toezicht en controle 6 G. Bevoegdheden 7 H. Aansprakelijkheid 7 I. Aanvullende voorwaarden 7 J. Werken op hoogte 7 K. Hij swerkzaamheden 8 L. Grondverzet 8 M. Brandgevaarlijke werkzaamheden 9 Bijlage 1 Grondverzet 1O Bijlage 2 Brandgevaarlijke werkzaamheden

74 ~ PGGM Samenvatting Voor de huisvesting van POOM en haar klanten is een aantal gebouwen in gebruik. Binnen deze gebouwen vinden regelmatig ruimtelijke aanpassingen, onderhoudswerkzaamheden en/of andere activiteiten plaats. Diverse werkzaamheden worden uitgevoerd door zowel POOM als door derden. Waar meerdere partijen naast en door elkaar actief zijn, bestaat de mogelijkheid dat zij over en weer ongewenste en onbedoelde neveneffecten teweegbrengen. Teneinde deze niet alleen hinderlijke maar soms ook schadelijke interacties tot een minimum te kunnen beperken, heeft PO OM veiligheids- en gedragsregels en instructies opgesteld. Deze regels zijn neergelegd in het "Veiligheidsreglement & instructies POOM". Door zich aan deze regels te eonformeren en er naar te handelen, wordt bewerkstelligd dat schade en overlast, in de ruimste zin van het woord, wordt voorkomen dan wel tot een minimum wordt beperkt. 1. Doel Het voorkomen van, dan wel adequaat optreden bij, ongevallen en incidenten, bij de uitvoering van werkzaamheden als Opdrachtnemer (Intern/Extern) van POOM. 2. Definities PGGM is de reehtspersoon POOM N.V. en de aan POOM N.V. gerelateerde rechtspersonen. De opdracht is de overeenkomst, waarmee Opdrachtnemer zich ten opzichte van POOM verbindt werkzaamheden te verrichten in of aan installaties, gebouwen of terreinen, in eigendom cq gebruik van of in beheer bij POOM. De Opdrachtgever is POOM dan wel de namens PO OM daartoe gemachtigden. De Opdrachtnemer (Intern/Extern) is de natuurlijke ofrechtspersoon die in opdracht van POOM, in of aan installaties, gebouwen ofterreinen, in eigendom van of in gebruik bij POOM, werkzaamheden verricht dan wel als hoofdaannemer optreedt namens meerdere Opdrachtnemers. De toezichthouder is de natuurlijke- of reehtspersoon die namens de Opdrachtnemer het dagelijkse toezicht uitoefent op de naleving, tijdens de werkzaamheden, van alle voorschriften en regelingen zoals aangegeven in het Veiligheidsreglement & instructies POOM. Het Veiligheidsreglement& instructies PGGM is de verzameling veiligheidsvoorschriften en gedragsregels aangaande de werkzaamheden in of aan inrichting, installaties, gebouwen en/ofterreinen, in eigendom van of in gebruik bij POOM. De coördinator is de natuurlijke- of reehtspersoon (POOM verantwoordelijke) die namens de Opdrachtgever... met de Opdrachtnemer en/of de toezichthouder overlegt met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden. De werkzaamheden omvatten alle activiteiten, door of namens de Opdrachtnemer uit te voeren in of aan installaties, gebouwen ofterreinen, in eigendom van of in gebruik bij POOM, noodzakelijk om de opdracht naar behoren te volbrengen. Werkzaamheden met een bijzonder gevaarsaspeet zijn hijs- en grondverzetwerkzaamheden, werken op hoogte, werken in besloten ruimten enz. Ruimten met een bijzonder gevaarsaspeet zijn alle ruimten met een gevaarspictogram of -aanduiding op de toegangsdeur. Reguliere openingstijden van het gebouw zijn op werkdagen van tot uur. Werkverklaring document waarin de specificatie van werkzaamheden kan worden opgetekend alsmede de voor de werkzaamheden relevante voorwaarden kunnen worden geïdentificeerd. 3-13

75 .r PC;GM 3. Uitgangspunten Alle van toepassing zijnde wettelijke voorschriften zoals, doch niet beperkt tot, de Arbeidsomstandighedenwet, het Arbeidsomstandighedenbesluit, de Bouwverordening Zeist, het Bouwbesluit, de Wet Milieubeheer, de Wet Verontreiniging Oppervlaktewater, de Wet op de Luchtverontreiniging, worden door de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer strikt nageleefd. De Opdrachtnemer neemt alle noodzakelijke maatregelen om ongewenste effecten, direct of indirect veroorzaakt door zijn activiteiten als Opdrachtnemer, te voorkomen. Van het bovenstaande zal uitsluitend worden afgeweken in overleg met en na goedkeuring door de bevoegde instanties en met instemming van de Opdrachtgever. De Opdrachtnemer ziet er als een goed huisvader op toe dat orde en netheid, bij het uitvoeren van de opdracht, worden gehandhaafd. De Opdrachtnemer of Opdrachtnemers, dan wel namens hen optredende derden, aanvaarden, in alle gevallen waarbij de veiligheid, de gezondheid of de arbeidsomstandigheden van personeel en bezoekers van PGGM in het geding zijn, het gezag van de daartoe door de Opdrachtgever als zodanig aangewezen bevoegden. Elke significante afwijking van het bovenstaande, door overmacht dan wel door andere omstandigheden buiten de invloed van de Opdrachtnemer, wordt door de Opdrachtnemer onverwijld aan de Opdrachtgever dan wel aan de namens de Opdrachtgever optredende verantwoordelijke gemeld. De Opdrachtgever legt de verantwoordelijkheden en de daarbij horende verantwoordelijken namens PGGM, per opdracht schriftelijk vast en stelt de Opdrachtnemer daarvan tijdig op de hoogte. 4. Werkwijze A. (Vak)bekwaamheid medewerkers Opdrachtnemer B. De Opdrachtnemer ziet er op toe dat al haar werknemers of daarmee gelijk te stellen onder haar toezicht werkenden, beschikken over het vereiste vakmanschap en waar wettelijk verplicht over een geldig diploma of certificaat. De Opdrachtnemer ziet er op toe dat alle in A 1 genoemden in een dusdanige lichamelijke of geestelijke conditie op het werk verschijnen, dat zij de hun opgedragen werkzaamheden naar behoren kunnen uitvoeren. Voor aanvang van de werkzaamheden, dient de Opdrachtnemer met de toezichthouder de werkverklaring en daar waar van toepassing de bijbehorende checklist in te vullen en te ondertekenen. H uis- en gedragsregels Gebruik van facilitaire voorzieningen: het sanitair kan gebruikt worden, houd deze voorzieningen schoon. Medewerker(s) van Opdrachtnemer dienen representatiefte zijn en herkenbare bedrijfskleding te dragen. Bedrijfskleding dient tevens functioneel en representatiefvoor de werkzaamheden te zijn. Korte broeken zijn niet toegestaan. Het restaurant kan voor eigen rekening gebruikt worden mits er schone en representatieve kleding en schoenen wordt gedragen. Auto's dienen uitsluitend in de Parkeergarage op de algemene parkeerplaatsen te parkeren (dus niet op bezoekersplaatsen). Auto's die te hoog zijn dienen buiten het terrein van PGGM geparkeerd te worden, op het parkeerterrein bij de hoofdingang aan de N oordweg -Noord. Er kan gewerkt worden tussen uur tot uur. Andere tijden zijn slechts in overleg mogelijk. In het kantoor is een rookbeleid van kracht. Er mag alleen gerookt worden op de daarvoor bestemde ingerichte plekken buiten het gebouw. 4-13

76 7. Werkzaamheden die lichte geluidsoverlast of andere hinder opleveren (zoals boren en slijpen), zulks ter beoordeling van de opdrachtgever, dienen voor ca uur' s ochtend te gebeuren. Het gebruik van een radio is niet toegestaan. 8. Werkzaamheden die zware geluidsoverlast of andere hinder opleveren (zoals hakken en breken), zulks ter beoordeling van de opdrachtgever, dienen buiten kantoortijd en in overleg uitgevoerd te worden. 9. De aanvoer van klein materiaal gaat via het magazijn! afgifte goederen. 10. Het inzetten van groot materieel moet altijd in overleg met Opdrachtgever plaatsvinden. 11. Het gebruik van nutsvoorzieningen is toegestaan, mits er geen oneigenlijk gebruik van gemaakt wordt en het geheel in originele staat wordt achtergelaten. Uitsluitend wed's die als zodanig zijn aangeduid (service WeD) mogen gebruikt worden voor elektriciteit. 12. Vervuild water dient te worden afgevoerd via eigen afvoerstromen, schoon water kan via het riool. 13. De werkplek dient dagelijks bezemschoon en brandveilig achterlaten te worden, het materiaal en gereedschap dient aan het eind van de dag opgeruimd te worden. 14. Medewerker(s) van Opdrachtnemer verklaren dat hij/zij met betrekking tot alle gegevens en kennis omtrent de bedrijfs- en veiligheids-aangelegenheden van PGGM, alsmede haar relaties, welke een vertrouwelijke karakter dragen ofwaarvan hij/zij redelijkheid kan aannemen dat deze vertrouwelijk van aard zijn, een strikte geheimhouding zal bewaren, zowel tijdens zijn!haar werkzaamheden als daarna, ongeacht of deze gegevens en kennis hemihaar bij de reguliere uitoefening van de opdracht of anderszins ter kennis zijn gekomen. c. Toegang, aanvang en beëindiging werkzaamheden 1. Opdrachtnemer dient datum en tijdstip van aanvang van de werkzaamheden, minimaal 2 werkdagen voor aanvang daarvan, aan de namens Opdrachtgever optredende coördinator te melden. 2. Opdrachtnemer dient datum en tijdstip van beëindiging van de werkzaamheden of opruimingsactiviteiten ter plaatse, tijdig aan de namens de Opdrachtgever optredende coördinator te melden. 3. Bij het uitvoeren van werkzaamheden dient vooraf een werkmachtiging te worden verkregen van de coördinator en! of de namens Opdrachtnemer optredende toezichthouder. 4. In geval van werkzaamheden die korter duren dan 1 dag zal door Opdrachtgever, op vertoon van geldige identificatie, een pas worden verstrekt die werkt op de toegangsdeuren waarvoor toegang benodigd is. De pas wordt verstrekt, nadat een werkmachtiging is getekend. 5. In geval van structurele en!oflangdurige werkzaamheden door Opdrachtnemers zal in overleg met Opdrachtgever een persoonsgebonden leverancierspas worden verstrekt. Hieraan kunnen aanvullende eisen ten aanzien van screening ten grondslag liggen. 6. Voor alle werkzaamheden, met uitzondering van storingen en calamiteiten, die buiten de reguliere openingstijden van de PGGM gebouwen en terreinen plaatsvinden, moet in overleg met de coördinator toestemming worden verkregen en dienen de te nemen maatregelen worden vastgesteld. 7. Iedereen is verplicht om een toegangspas te gebruiken en deze zichtbaar te dragen. Het met een pas binnenofbuitenlaten van andere personen is niet toegestaan. 8. In overleg met de coördinator kan door de beveiliging een sleutel uitgegeven worden. Sleutels dienen, voor het verlaten van de locatie, ingeleverd te worden bij de beveiliging. 9. Technische ruimtes dienen bij afwezigheid van medewerkers afgesloten te worden. 10. Het is niet toegestaan documentatie achter te laten in het zicht van derden. 11. Als er ramen en deuren open gezet worden dienen die ook weer gesloten te worden. De namens de Opdrachtnemer optredende toezichthouder dient hierop toe te zien. D. Meldingen ongevallen en incidenten 1. De Opdrachtnemer is gehouden elk ongeval met als gevolg de dood of ernstig letsel, eigen of onder zijn verantwoordelijk toezicht werkend personeeloverkomen, direct aan de Arbeidsinspectie en aan de namens PGGM optredende coördinator te melden. 5-13

77 ~ PCiCiM 2. De Opdrachtnemer is gehouden elk incident, direct of indirect verband houdend met zijn activiteiten als Opdrachtnemer, met als gevolg grote materiële schade en grote gezondheidsrisico's, direct aan de Arbeidsinspectie en aan de PGGM coördinator te melden. 3. De Opdrachtnemer is gehouden elk ongeval of incident, met minder ernstige dan de in DIen D2 beschreven gevolgen, alsook onvoorziene onderbrekingen van de nuts- of ICT -voorzieningen, direct te melden aan de PGGM coördinator. 4. De Opdrachtnemer is gehouden elk milieu-incident, met als gevolg verontreiniging van bodem, lucht, oppervlaktewater dan welonbedoelde vermenging van afvalstromen, direct te melden aan de PGGM coördinator verantwoordelijke. E. Voorlichting en instructie l. Zowel de Opdrachtnemer als de namens de Opdrachtgever optredende coördinator is er verantwoordelijk voor dat alle onder hun verantwoordelijk toezicht ressorterende werknemers, bij werkzaamheden met een bijzonder gevaarsaspeet dan wel werkzaamheden in ruimten met een bijzonder gevaarsaspect, vóórafworden voorgelicht met betrekking tot voorwaarden verbonden aan het betreden van het werkterrein of de werkruimte en tevens worden geïnstrueerd met betrekking tot de van hen gevraagde handelswijze bij een onverhoopt optredende calamiteit. 2. Zowel de Opdrachtnemer als de namens de Opdrachtgever optredende coördinator, moeten kunnen aantonen dat aan het in El genoemde is voldaan voordat er een werkmachtiging wordt afgegeven. (Zie C3). 3. Bij samenwerkende Opdrachtnemers draagt de hoofaannemer zorg voor het opstellen van een specifiek Veiligheids- en Gezondheidsplan (V&G-plan). Het V&G-plan moet voldoen aan de wettelijke eisen zoals vermeld in het Arbo besluit! en alvorens er werkzaamheden kunnen plaats vinden dient het te worden goedgekeurd door Opdrachtgever. 4. De Opdrachtnemer stelt alle onder zijn verantwoordelijk toezicht ressorterende vooraf op de hoogte van de inhoud van het V&G-plan en van de op het werkterrein of in de werkruimten geldende ontruimingsinstructies en -signalen respectievelijk- teksten. F. Toezicht en controle 1. Tijdens de werkzaamheden en de voorbereiding daartoe dan wel de afhandeling daarvan ziet de Opdrachtnemer toe op de naleving van de voorschriften. 2. Ter uitvoering van het in FI genoemde, stelt de Opdrachtnemer één van zijn werknemers schriftelijk als toezichthouder aan. De Opdrachtnemer stelt PGGM een afschrift van deze aanstelling ter hand, alsmede elke wijziging in deze aanstelling. "-"3. Ter uitvoering van het in FI genoemde kan de Opdrachtnemer één ofmeer van zijn werknemers schriftelijk aanstellen als plaatsvervanger van de in F2 genoemde toezichthouder. 4. Teneinde een goede samenwerking en goed overleg te waarborgen, wordt door de Opdrachtgever een coördinator aangewezen. 5. Zowel de in F2 genoemde toezichthouder als de in F4 genoemde coördinator ziet er op toe dat het werkterrein dan wel de werkruimte, na afloop van- de (dagelijkse) werkzaamheden, veilig en zonodig voorzien van veiligheidsmarkeringen wordt achtergelaten Het opstellen van een veiligheids- en gezondheidsplan (V&G-plan) IS verplicht voor o.a.: Projecten met een geschatte duur van meer dan vijfhonderd mandagen; Projecten met een geschatte duur van meer dan dertig werkdagen, waar op enig moment meer dan twintig werknemers tegelijk werken.; Risicovolle projecten, als bedoeld in bijlage II van Richtlijn nr. 92/57/EEG betreffende de minimumvoorschriften inzake veiligheid en gezondheid voor tijdelijke en mobiele bouwplaatsen. 6-13

78 ~ PC;CiM G. Bevoegdheden 1. De Opdrachtnemer of de namens deze optredende verantwoordelijke is bevoegd alle maatregelen te nemen of voorschriften uit te vaardigen die een goede handhaving van de onder zijn verantwoordelijkheid ressorterende veiligheids-, gezondheids- en milieumaatregelen vereisen 2. De Opdrachtgever of de namens deze optredende verantwoordelijke is bevoegd alle maatregelen te nemen of voorschriften uit te vaardigen die een goede handhaving van de onder zijn verantwoordelijkheid ressorterende veiligheids-, gezondheids- en milieumaatregelen vereisen. 3. De Opdrachtnemer respectievelijk de Opdrachtgever stelt de Opdrachtgever respectievelijk de Opdrachtnemer voor aanvang van de uitvoering, schriftelijk in kennis van de maatregelen en voorschriften als bedoeld onder G 1 respectievelijk G2. 4. Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever kan zich voor aanvang oftijdens de uitvoering ter advisering laten bijstaan door bijv. een gecertificeerde arbodienst, de Arbeidsinspectie of andere deskundigen. De eventuele kosten daarvan komen voor rekening van degene die hen inschakelt, tenzij dit schriftelijk anders is overeengekomen. 5. Bij het ontbreken van overeenstemming tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer met betrekking tot de in GI en G2 genoemde maatregelen of voorschriften beslist de Opdrachtgever, na kennisname van de in G4 genoemde advisering. 6. Bij waarneming van levensbedreigende omstandigheden zijn zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever alsmede de namens hen optredende verantwoordelijken bevoegd het werk direct stil te leggen. 7. Na stilleggen van het werk zoals omschreven in G6 zullen de werkzaamheden niet eerder worden hervat dan dat een voor beide partijen bevredigende situatie is gerealiseerd. H. Aansprakelijkheid 1. Zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever worden door geen door hen uitgevaardigd voorschrift of regeling gevrijwaard van Wettelijke Aansprakelijkheidjegens elkaar ofjegens derden. 1. Aanvullende voorwaarden 1. Opdrachtgever heeft het recht om voorafgaand aan de uitvoering van werkzaamheden zonodig aanvullende werkinstructies uit te reiken of een specifiek V&G plan te eisen ondanks dat dit niet onder de wettelijke verplichtingen valt. 2. Schakelen van installaties zoals Werktuigbouwkunding, ElektroTechnische, Beveiliging en Brandrneldcentrales dienen uitsluitend door bevoegd personeel van de Opdrachtnemer uitgevoerd te worden, tenzij Opdrachtgever anders besluit en dit met Opdrachtnemer heeft afgestemd De medewerkers van zowelopdrachtnemer dan welopdrachtgever die bevoegd zijn om te schakelen aan bovengenoemde installaties dienen hiervoor aangewezen en/ of deskundig bevonden te zijn door de verantwoordelijke van de werkgever van de betreffende medewerker. Een kopie van de aanwijzing dient éénmalig aan de coördinator overhandigd te worden. J. Werken op hoogte: 1. Werknemers van Opdrachtnemers die het dak willen betreden en/of gebruik gaan maken van de gevelinstallatie dienen dit 2 werkdagen voor aanvang werkzaamheden aan te melden bij Opdrachtgever. 2. Werknemers van Opdrachtnemers die gebruik gaan maken van de gevelinstallatie dienen in het bezit te zijn van een geldig certificaat basisveiligheid van vea en dit op eerste verzoek te kunnen tonen. Indien het certificaat niet in bezit is of ongeldig is of niet getoond kan worden zal het gebruik van de gevelinstallatie ontzegd worden. 3. Men is verplicht zich te verplaatsen uitsluitend via de looppaden op het dak. 4. Een ieder die gebruik maakt van de gevelinstallatie bij Opdrachtgever dient zelf zorg te dragen voor persoonlijke bescherrningsmiddelen welke voldoen aan vigerende wet & regelgeving. 7-13

79 ~ PCiCiM 5. Opdrachtnemer wijst de werknemer(s) de weg naar het dak. Anders dan langs de door Opdrachtgever aangewezen route is het niet toegestaan via een andere route het dak te betreden. 6. De toezichthouder inspeeteert voor en na werkzaamheden de installaties en werkplekken en rapporteerd zijn bevindingen aan de coordinator. 7. Bij werkzaamheden waarbij het risico bestaat dat materialen naar beneden vallen, dient de Opdrachtnemer zorg te dragen voor het afzetten van het risico gebied. 8. Werkzaamheden mogen alleen uitgevoerd worden tijdens goede weersomstandigheden. Bij een windkracht vanaf de 6 Bft (10,8 rn/sec), onweer of ander extreem weer dienen de werkzaamheden te worden stilgelegd en dient het dak te worden verlaten.( Indien niet anders aantoonbaar is de waarde vanuit het GBS van PGGM leidend) 9. Werkzaamheden op het dak mogen alleen worden uitgevoerd indien de verlichting van de werkplek, de doorgaande routes en de toetreding toereikend is voor de werkzaamheden. 10. Opdrachtgever draagt alleen zorg voor het ladderwagentje voor de bordesinstallatie overige PBM's dient de opdrachtnemer zelf te verzorgen.. Il. Een ieder die gebruik maakt van de bordesinstallatie is verplicht zich te zekeren met een hamasgordel en een connector (zekering). Dit geldt ook voor degene die de bordesinstallatie voortduwt. 12. Bij de bochten dienen speciale handelingen verricht te worden. Deze handelingen dienen met beleid uitgevoerd te worden. 13. Na afloop van de werkzaamheden dient de bordesinstallatie op de parkeerstandplaats teruggebracht te worden en klemgezet op de muurgevel. 14. Op het dak mag niets achterblijven en dient opgeruimd achter gelaten te worden. 15. Bij het niet naleven van de instructies, de veiligheid en de bediening van de gevelinstallatie wordt men van het dak gestuurd. K. Hijswerkzaamheden. l. Werknemers van Opdrachtnemers die hijswerkzaamheden gaan uitvoeren dienen dit 2 werkdagen voor aanvang werkzaamheden aan te melden bij Opdrachtgever. 2. Werknemers van Opdrachtnemers welke betrokken zijn met hijswerkzaamheden, dienen in het bezit te zijn van een geldige certificaat basisveiligheid van VeA en dit op eerste verzoek te kunnen tonen. 3. Werknemers van Opdrachtnemers dienen in het bezit te zijn van de juiste bevoegdheden en certificaten om hijswerkzaamheden uit te voeren. 4. Er dient bij de kraan een kraanboek en onderhoudsboek aanwezig te zijn. 5. De hijsmiddelen dienen goed gekeurd te zijn en te voldoen aan de wettelijke norm. 6. De hijstabellen en grafieken van de kraan dienen aan de Opdrachtgever ter inzake aangeboden te worden. 7. Werknemers van Opdrachtnemers dienen in overleg de hijsplaats afte zetten (indien noodzakelijk). 8. De hijsroute dient zo gekozen te worden dat men met de last niet over gebouwen met medewerkers wordt... gehesen. 9. Werkzaamheden mogen alleen uitgevoerd worden tijdens goede weersomstandigheden. Bij een windkracht vanaf 7 Bft of meer(15m/sec), onweer of ander extreem weer dienen de werkzaamheden te worden stilgelegd. Indien niet anders aantoonbaar is de waarde vanuit het GBS van PGGM leidend) 10. Bij het niet naleven van de instructies, de veiligheid dan behoud de Opdrachtgever het recht om de hijswerkzaamheden stil te leggen. L. Grondverzet. l. Opdrachtnemers die grondverzetwerkzaamheden gaan uitvoeren dienen minimaal 5 dagen voor aanvang dit bij de opdrachtgever in te dienen. 2. Werknemers van Opdrachtnemers dienen zicht aan strikte regels te houden tijdens het uitoefenen van grondverzetwerkzaamheden. Zie bijlage 1 Grondverzet. 8-13

80 _, PC;C;M 3. Afwijkingen van de procedure zullen eerst door de Opdrachtgever goedgekeurd te worden voor de werknemer van de Opdrachtnemer tot uitvoering van de werkzaamheden overgaat. 4. Indien er een afwijking van de procedure in geval van een calamiteit zich voordoet, dan dient de Opdrachtgever eerst toestemming te verlenen voordat de werkzaamheden worden hervat. 5. Toestemming voor grondverzetwerkzaamheden wordt pas verleend door de Opdrachtgever, als de tekeningen zijn overlegd van de uit te voeren werkzaamheden. M. Brandgevaarlijke werkzaamheden l. Opdrachtnemers die brandgevaarlijke werkzaamheden op het terrein of in het gebouw gaan uitvoeren, zijn verplicht 2 werkdagen voor aanvang werkzaamheden dit bij de Opdrachtgever in te dienen. 2. Brandgevaarlijke werkzaamheden aan of in het gebouw, mogen in principe niet buiten reguliere openingstijden plaatsvinden en dienen te worden uitgevoerd uitsluitend door daarin gespecialiseerde bedrijven. Ter plaatse waar de werkzaamheden worden verricht, moet naar het oordeel van Opdrachtgever voldoende toezicht op de brandveiligheid zijn. Voorafgaand aan de werkzaamheden dient de Opdrachtnemer die de werkzaamheden gaat uitvoeren, met de opdrachtgever af te stemmen welke werkzaamheden er worden uitgevoerd, het begin en het einde van de werkzaamheden, welke persoon voor deze werkzaamheden verantwoordelijk is en welke (brand)veiligheidsmaatregelen er worden getroffen. Alvorens met de werkzaamheden kan worden begonnen, heeft de toezichthouder, de plicht zich ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden veilig kunnen verlopen en de voorgeschreven maatregelen zijn getroffen. Als blijkt dat de gestelde voorzieningen niet zijn getroffen, kan er geen werkmachtiging worden verstrekt en kan er niet worden begonnen met de werkzaamheden. De toezichthouder dient contact op te nemen met de coördinator. 3. Opdrachtnemer dient zich aan strikte regels te houden tijdens brandgevaarlijke werkzaamheden. Zie bijlage 2 Brandgevaarlijke Werkzaamheden. 9-13

81 ~ PC CiM Bijlage 1 Grondverzet. l. Classificatie Voor het terrein van PGGM worden twee classificaties toegepast, te weten: Gebied met hoog risico: Elk gebied dat niet door middel van testsleuven in kaart is gebracht Gebied met beperkt risico: Gebied dat reeds in kaart is gebracht door middel van testsleuven. Voor een gebied is de status 'beperkt risico' slechts geldig als de gebieden door de verantwoordelijke ingetekend zijn op de graafvergunning en deze schets door de verantwoordelijke van een paraaf is voorzien. Bij aanvang van alle grondwerkzaamheden geld ten allen tijde de kwalificatie "hoog risico". Alleen door het graven van testsleuven kan een gebied gekwalificeerd worden als gebied met beperkt risico. Eén en ander wordt schematisch weergegeven in de onderstaande paragraaf. Gebieden die na het graven van testsleuven als gebied met hoog risico gedefinieerd blijven, dienen, inclusief de gedefinieerde marges ter plaatse, gemarkeerd te worden met behulp van ingegraven piketten en lint. Dit markeren gebeurt door of op aanwijzing van de verantwoordelijke die de gebieden met hoog en/ofbeperkt risico op Tekening aangeeft en deze aanbiedt aan de Opdrachtgever. Grondwerkzaamheden anders dan graafwerk (zoals doch niet beperkt tot sondering, boring, heien),zijn alleen toegestaan nadat er onderzoek is gedaan d.m.v. proefopgravingen volgens de hoog risico methode om er zeker van te zijn dat er geen kabels en leidingen liggen. Na goedkeuring van het geconstateerde mag er gestart worden met de werkzaamheden. 2. Voorwaarden Voor gebieden met de kwalificatie 'hoog risico' is het volgende van toepassing: A. Eventuele verharding/fundering wordt machinaal en/ofhandmatig verwijderd. B. Elke laag van 25 cm die wordt ontgraven wordt handmatig m.b.v. een spade voorgestoken. C. Als men niets tegenkomt dan kan machinaal 10 cm van de 25 cm worden afgegraven. D. Als men nog dieper moet zijn wordt de vorige stap herhaald totdat men kabels, leidingen of ondergrondse installaties aantreft. E. De aangetroffen kabels, leidingen of ondergrondse installaties worden dan handmatig uitgegraven. Kabels en leidingen dienen om de l,50 m. opgehangen te worden met niet snijdend materiaalom inscheuren van de isolatie als gevolg van doorhangen te voorkomen. F. Indien een put dermate diep is/wordt, dient via de verstrekker van de werkmachtiging overwogen te worden of er sprake is van een "besloten ruimte".... G. De Opdrachtnemer dient zorg te dragen voor deskundig en aantoonbaar opgeleid personeel voor het voorsteken

82 ,, PGCiM Onderstaand figuur toont een voorbeeld van een gebied met hoog risico. Door het graven van testsleuven is de ligging van het aanwezige kabelbed geïdentificeerd. Naast het kabelbed is verder niets aangetroffen. Alleen het gebied dat verder dan 50 cm van het kabelbed ligt wordt na goedkeuring van de coördinator als gebied met beperkt risico beschouwd. In dit gebied mag men machinaal graven of andere grondwerkzaamheden te verrichten. Voor en tijdens graven testsleuven Na graven testsleuven Gebied met beperkt risico ~ Testsleuven gebied met hoog risico Kabelbed I.I I/Kabelbed / / I / gebied met boog risico I.I.I +50 cm + 50 cm Verder dient men zich aan de volgende regels te houden: De Coördinator dient bekent te zijn bij zowelopdrachtgever als opdrachtnemer De Toezichthouder dient bekent te zijn bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. De grondverzetmachtiging is maximaal 3 maanden geldig, gerekend vanaf de dag van uitgifte. Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om de grondverzetmachtiging in te leveren bij Opdrachtgever, inclusief eventuele wijzigingen, zodra de grondwerkzaamheden afgerond zijn of de machtiging is verlopen. Indien machinaal gegraven wordt in een hoog risico gebied dient te allen tijde een opgeleide grondwerker aanwezig te zijn. Zolang deze niet aanwezig is dient het machinaal graven onderbroken te worden

83 ~ PCiCiM Bijlage 2 Brandgevaarlijke werkzaamheden a. loodgieters- en dakbekledings werkzaamheden Indien brandgevaarlijke werkzaamheden worden verricht, moeten er voldoende brandblusapparaten ter beschikking staan. Brandbare constructiedelen in de nabijheid van de te verrichten las-, snijd- of soldeerwerkzaamheden, moeten ter beveiliging tegen brand op afdoende wijze door een plaat ofweefsel van onbrandbaar en slechte warmte geleidend materiaal,zijn beschermd. Blusmiddel (en) In de directe nabijheid van de werkzaamheden dient een draagbare schuimblusser van tenminste 12 kg. aanwezig te zijn. b. Schilderswerkzaamheden (het afbranden van oude verflagen); Op de plaats van de werkzaamheden mag geen brandbare vloeistof aanwezig zijn. In de open lucht en buiten het gebouw is het alleen toegestaan indien dit wordt opgeslagen in goed afsluitbare metalen bussen met een maximale inhoud van 10 liter. Voor het afbranden van verflagen dient men van een goedgekeurd apparaat gebruik te maken. Apparatuur voor het afbranden van verflagen mag niet worden gebruikt bij openstaande ramen en bij gordijnen. Alle lieht ontvlambare voorwerpen in de nabijheid van de te verrichten werkzaamheden moeten worden verwijderd, alvorens de werkzaamheden te beginnen. Het afbranden van verflagen mag slechts worden uitgevoerd op vlak en of gaaf houtwerk en niet bij of op moeilijk toegankelijke of moeilijk eontroleerbare constructies, waaronder begrepen hol geconstrueerde goot en/of daklijsten en met lood ofkoper afgedekte constructiedelen. Brandbare of smeulende verfresten moeten op zodanige wijze worden opgevangen, dat zij niet op brandbare voorwerpen kunnen vallen. De resten dienen onmiddellijk te worden gedoofd. BlusmiddelOen) In de directe nabijheid van de werkzaamheden dient een brandslanghaspel of sproeischuimblusser aanwezig te zijn. c. Elektrisch- of autogeen lassen en snijden. Voor het verrichten van las- en snijdwerkzaamheden dient gebruik te worden gemaakt van goedgekeurde apparatuur. Zuurstof- en gascilinders moeten na het beëindigen der werkzaamheden op een veilige plaats buiten het gebouw worden neergezet. De slangen moeten met de branders van de cilinders worden afgenomen en de afsluiters dienen te worden dichtgedraaid. Het gebruik van laswagens is verplicht gesteld. BlusmiddelOen) In de directe nabijheid van de werkzaamheden dient een draagbaar adequaat blusmiddel van tenminste 12 kg of... een draagbare koolzuursneeuwblusser aanwezig te zijn. Wat te doen bij het uitvoeren van brandgevaarlijke werkzaamheden? Vooraf: l. Zijn er alternatieven mogelijk in de vorm van bijvoorbeeld lijm-, klem- of bout verb inding en. 2. Zijn de werkzaamheden op een andere, veiliger plaats (buiten) mogelijk, door het te bewerken onderdeel eerst te demonteren. 3. Is koudkleven bij dakdekkers werkzaamheden mogelijk. 4. Is kennis genomen van het PGGM V&G document. Is er geen alternatief mogelijk, dan dient de Opdrachtnemer aan onderstaande regels te voldoen: l. Brandmeldcentrale laten uitschakelen door een bevoegd persoon, logboek invullen en Beveiliging inlichten. 2. Sprinklerinstallatie: sprinklerkop mechanisch en thermisch beschermen. 3. Stel één van medewerkers van de Opdrachtnemer verantwoordelijk voor het veilig uitvoeren van brandgevaarlijke werkzaamheden en betrek hem bij de voorbereiding van alle werkzaamheden, waarbij brandgevaarlijke situaties kunnen optreden

84 4. Verken de omgeving van het karwei samen met de uitvoerder en toezichthouder daarvan. 5. Zorg voor voldoende blusmiddelen, die direct inzetbaar zijn. 6. Zorg voor de mogelijkheid tot snelle alarmering van de Beveiliging Gegevens over de naam, het adres en de plaats van de werkzaamheden moeten bekend zijn. 8. Verwijder altijd alle brandbare vloeistoffen. 9. Alle overige brandbare materialen verwijderen of goed afdekken met lasdekens. Extra attentie bij: l. Openingen (dek deze openingen af). 2. Brandbare delen aan de achter- of onderzijde van het werk (indien mogelijk tijdelijk verwijderen of afdekken). 3. Gesloten installaties ( o.a. vaten en tanks) en besloten ruimtes (o.a. kruipruimtes)dienen volledig schoon te zijn en geventileerd. Tijdens: l. De toezichthouder eontroleer regelmatig of de werkzaamheden conform de afspraken worden uitgevoerd en of de veiligheidsmaatregelen worden aangehouden. 2. Er dienen minimaal2 personen doorlopend aanwezig te zijn, zodat er steeds sprake is van een brandwacht. 3. Zorg ook dat tijdens pauzes/werkonderbreking toezicht/controle aanwezig is en blijft. 4. Voer aan het einde van de werkzaamheden een eindcontrole uit om er zeker van te zijn dat er geen smeulende resten zijn achtergebleven en/of er geen brand is ofkan ontstaan. Na afloop: l. Laat minimaalluur lang de ruime omgeving rond de werkplek controleren (denk ook aan eventuele onderliggende ruimtes) op het ontstaan van brand. 2. Laat altijd iemand van het personeel van de Opdrachtnemer als laatste de werkplek verlaten. 3. Brandmeldcentrale laten inschakelen door bevoegd persoon, logboek invullen en beveiliging inlichten. EINDCONTROLE De Opdrachtnemer dient voor iedere pauze ofwerkonderbreking, aan het eind van iedere werkdag en/ofna afloop van de brandgevaarlijke werkzaamheden een (eind)controle uit te voeren om zeker te stellen dat er geen smeulende resten zijn achtergebleven en/of er geen brand is ontstaan. De eindcontrole dient te gebeuren op de plaats waar de werkzaamheden zijn uitgevoerd, alsmede in de omliggende en onderliggende ruimte(n). NA-CONTROLE TOT 60 MINUTEN NA AFLOOP Ook nadat brandgevaarlijke werkzaamheden zijn beëindigd, kan nog brand ontstaan. Daarom dient tot een uur na afloop van brandgevaarlijke werkzaamheden aan het eind van iedere werkdag c.q. aan het eind van de..., werkzaamheden een na-controle te worden uitgevoerd door of in opdracht van de Opdrachtgever

85 I Inkoopvoorwaarden PGGM Bijlage F, behorende bij Inkoopvoorwaarden PGGM, juni 2016 Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

86 Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) Inleiding PGGM heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) hoog in het vaandel staan. MVO draagt bij aan de realisatie van onze doelstellingen en onze strategie. MVO gaat over onze toewijding aan duurzame ontwikkeling en over onze betrokkenheid bij de samenleving, waarin we wonen en werken. MVO verwoordt een motivatie en een manier van werken die wij van onze medewerkers en leveranciers verwachten. Als integraalonderdeel van het MVO-beleid heeft PGGM beleid geformuleerd op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), gebaseerd op haar 'ketenverantwoordelijkheid'. Onder ketenverantwoordelijkheid verstaan wij: het meewegen van milieu- en sociale overwegingen, naast financiële en andere criteria, bij inkoopbeslissingen, en het op een verantwoorde manier omgaan met leveranciers en onderaannemers. Het MVI-beleid heeft als uitgangspunt dat we samen met onze leveranciers streven naar bedrijfsethische standaarden en duurzame ontwikkeling. Daartoe vragen wij hen de 'Richtlijn Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)' te ondertekenen. MVI betekent voor PGGM het adopteren van de beste methoden, technieken en werkwijzen op het gebied van maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen en het samen met leveranciers continu ontwikkelen en verbeteren hiervan. Het op een maatschappelijk verantwoorde en duurzame wijze samenwerken met leveranciers is één van de belangrijkste criteria voor PGGM in het besluitvormingsproces om relaties met leveranciers, dienstverleners, partners en klanten aan te gaan en/of deze te continueren. PGGM behoudt zich het recht voor om de Richtlijn te wijzigen wanneer marktontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Relaties, reikwijdte en controle Leveranciersrelaties De relatie van PGGM met haar leveranciers is altijd gebaseerd op het principe van rechtvaardig en eerlijk zaken doen. PGGM streeft lange termijn zakelijke relaties met haar leveranciers na. PGGM verwacht van haar leveranciers dat zij een proactieve houding hebben en waar mogelijk innovatief zijn wat betreft het verbeteren van sociale, ethische en milieuaspecten in relatie tot de geleverde goederen en/of diensten. PGGM geeft de voorkeur aan leveranciers die dezelfde sociale en milieunormen hanteren als PGGM. PGGM is er van overtuigd dat ondernemen met inachtneming van de Richtlijn zal bijdragen aan de continuïteit van de relatie met de leverancier en het succes op lange termijn van zowel PGGM alsmede haar leveranciers. Reikwijdte Leveranciers maken vaak gebruik van toeleveranciers of onderaannemers, waarmee PGGM geen directe relatie onderhoud. Het inzetten van toeleveranciers of onderaannemers door leveranciers mag uiteraard geen afbreuk doen aan de uitgangspunten van deze Richtlijn. PGGM beoogt met deze Richtlijn de basis te leggen voor een maatschappelijk verantwoorde en duurzame samenwerking met haar directe leveranciers, die dat op hun beurt weer nastreven richting hun eigen leveranciers en onderaannemers. Het kunnen traceren van de herkomst van de geleverde producten en/of diensten is daarbij cruciaal. Leveranciers kunnen, op verzoek van PGGM, gevraagd worden om de identiteit van hun leveranciers en onderaannemers, en andere relevante informatie, kenbaar te... maken. Informatie en (niet-)naleving PGGM wil graag samenwerken met haar leveranciers om de socialeen milieuprestaties te verbeteren. Op verzoek van PGGM zal de leverancier, zonder kosten, informatie ter beschikking stellen ten aanzien van zijn prestaties op het gebied van de onderwerpen zoals geregeld in de Richtlijn. Om naleving van de Richtlijn te verifiëren als ook om gezamenlijk de mogelijkheden tot verdere verbetering te bespreken, zal PGGM periodiek overleg met haar leveranciers voeren. Met leveranciers die (nog) niet in de gelegenheid zijn om te voldoen aan de bepalingen van deze Richtlijn, zal PGGM bespreken welke maatregelen genomen zouden kunnen worden om naleving van de Richtlijn in de nabije toekomst te garanderen. Wetten en standaarden Wetgeving De leverancier zal handelen conform alle geldende internationale, nationale en locale wetgeving op het gebied van gevaarlijke stoffen, milieuprestaties, arbeidsomstandigheden en welzijn en veiligheid van werknemers. De leverancier is in het bezit van alle relevante vergunningen of zal deze vergunningen binnen drie maanden na opdrachtverlening verkrijgen. Lokale sectorstandaarden en internationale richtlijnen zullen worden aangehouden indien deze strenger zijn dan lokaal geldende wetgeving. Managementsystemen en certificering Leveranciers hanteren een proactieve benadering voor wat betreft het vaststellen en onderhouden van standaarden op het gebied van veiligheid, gezondheid, werkomstandigheden, milieu en duurzame ontwikkeling, inclusief: het verzamelen en evalueren van relevante en recente informatie aangaande de milieu-, gezondheids- en veiligheidsimpact van hun activiteiten. het opzetten van meetbare doelstellingen, inclusief het periodiek evalueren van de relevantie van deze doelstellingen. het geregeld monitoren en verifiëren van de vooruitgang ten aanzien van milieu-, gezondheids- en veiligheidsdoelstellingen. PGGM is er voorstander van dat haar leveranciers erkende managementsystemen en standaarden (zoals ISO 14001, OHSAS en SA 8000) in acht nemen teneinde bovengenoemde aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen in de dagelijkse werkzaamheden te implementeren. PGGM heeft de voorkeur voor leveranciers die in het bezit zijn van gecertificeerde managementsystemen. Ethisch handelen & anticorruptie PGGM verwacht dat al haar leveranciers en (onder)aannemers zich ethisch verantwoord zullen opstellen en gedragen. Iedere vorm van onethisch ondernemen is verboden. Dat impliceert een grote mate van verantwoordelijkheid en inschattingsvermogen. De leverancier hanteert een zodanige bedrijfsvoering dat de continuïteit van het bedrijf gewaarborgd blijft. De leverancier houdt zich aan de van toepassing zijnde (supra) nationale wet- en regelgeving op het gebied van de mededinging. Leveranciers zullen geen steekpenningen betalen of accepteren om opdrachten, diensten, financiële en/of andere voordelen te verwerven. PGGM hanteert hierbij de OES0 1 definitie van corruptie: "het direct of indirect smeergeld of andere onrechtmatige voordelen aan te bieden, toe te zeggen, te geven of te eisen teneinde opdrachten of andere ongeoorloofde voordelen te verwerven of te behouden." Arbeidsomstandigheden Alle leveranciers van PGGM respecteren de fundamentele rechten van de mens en de arbeidsrechten, zoals die zijn vastgelegd in de Richtlijnen en Conventies van de International Labour Organisation (ILO) en de Universele Verklaring voor de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties. Deze zijn samengevat in onderstaande bepalingen. Leveranciers behandelen iedere werknemer met waardigheid en respect. Leveranciers die uitsluitend personele diensten aan PGGM verlenen en die voldoen aan de Nederlandse wetgeving, voldoen met betrekking tot het ter beschikking gestelde personeel automatisch aan de ILO-verdragen. Vrijheid van vereniging en vergadering en het recht op collectieve onderhandelen PGGM erkent het fundamentele recht van werknemers om zichzelf te organiseren teneinde hun belangen te laten behartigen, zoals vastgelegd in de ILO-verdragen 87 en 98. De leverancier zal de vrijheid van zijn werknemers om wat voor organisatie dan ook (inclusief arbeidsvakbonden) op te zetten of zich daarbij aan te sluiten respecteren, zonder dat daarvoor goedkeuring van de leverancier vereist zal zijn. Waar het recht op vrijheid van vereniging en op collectief onderhandelen beperkt is door de wet zal de leverancier/werkgever de ontwikkeling van overeenkomstige middelen voor onafhankelijke en vrije vereniging en onderhandeling faciliteren en niet hinderen. Slavernij en gedwongen arbeid PGGM veroordeelt onvrijwillige (gedwongen) arbeid, zoals gedefinieerd in de ILO-verdragen 29 en 105. Werknemers zullen niet worden verplicht om 'onderpanden' of identiteitspapieren achter te laten bij hun werkgever en zijn vrij hun werkgever te verlaten met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.. Fysieke en psychische mishandeling of tucht en seksuele, verbale of andere vormen van intimidatie zijn verboden. Alle door de leverancier/werkgever opgelegde disciplinaire maatregelen dienen te worden vastgelegd. Discriminatie De leverancier respecteert onverkort alle antidiscriminatiebepalingen zoals vastgelegd in (supra) nationale wet- en regelgeving, in het bijzonder de ILO-verdragen 100 en 111. Leveranciers zullen hun werknemers gelijk behandelen ten aanzien van de aard van het werk en intensiteit van hun inzet, en zullen er voor zorg dragen dat ieder van hen gelijke kansen heeft. De leverancier zal gelijke werkzaamheden op gelijke niveaus gelijkelijk belonen. Geen enkele vorm van pesterij of discriminatie is toegestaan, zoals discriminatie op basis van ras, kaste, nationale of sociale achtergrond, kleur, geslacht, burgerlijke staat, leeftijd, invaliditeit, seksuele geaardheid, religie, politieke voorkeur of enige andere status.

87 Kinderarbeid De leverancier respecteert alle (supra) nationale wet- en regelgeving die van toepassing is op kinderarbeid (in het bijzonder conventies 138 en 182 ILO) en neemt adequate acties om deze conventies na te leven. In landen waar de wet toelaat dat kinderen tussen de 12 en 15 jaar deeltijd werk uitvoeren of werken als stagiair/leerling, accepteert PGGM dat kinderen van deze leeftijd werkzaamheden uitvoeren voor een beperkt aantal uur per dag. In de overige gevallen doet PGGM (direct en indirect) geen zaken met ondernemingen die kinderen onder de 16 jaar in dienst hebben. Kinderen en jonge personen onder de 18 jaar zullen niet 's nachts werkzaam zijn of, in relatie tot hun leeftijd, niet werkzaam zijn onder gevaarlijke omstandigheden. Een goede administratie en vastlegging van leeftijden is vereist. Beloning Lonen en uitkeringen die betaald worden voor een standaard werkweek dienen ten minste te voldoen aan de nationale wettelijke standaarden of de industriemaatstaven (de strengste norm geldt), bijvoorbeeld zoals vastgelegd in de ILO-verdragen 26 en 131. In ieder geval is de beloning altijd voldoende om te voorzien in de basisbehoeften en een bepaald discretionair inkomen. Alle arbeiders worden voorzien van schriftelijke en begrijpelijke informatie over de arbeidsomstandigheden met betrekking tot hun loon. Veilige en gezonde arbeidsomstandigheden De leverancier dient te voldoen aan alle (supra) nationale wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld vastgelegd in de ILO-verdragen 155 en 164, met betrekking tot arbeid en arbeidsomstandigheden waaronder gezondheid, veiligheid en milieu), en zorgt voor naleving van de op hem van toepassing zijnde CAO('s). Leveranciers zullen zorg dragen voor een veilige, hygiënische en gezonde werkplek voor hun werknemers, rekening houdend met de specifieke gevaren van de desbetreffende sector. Er worden adequate voorzorgsmaatregelen genomen om ongevallen en schade voor de gezondheid te voorkomen die voortkomen uit, verband houden met, of zich voordoen gedurende de werkzaamheden, door het minimaliseren, voor zover als redelijkerwijs praktisch, van de bronnen van gevaar inherent aan de werkomgeving. Bijvoorbeeld door het verschaffen van geschikte beschermende kleding, brandblusmiddelen, EHBO-middelen en adequate verlichting, ventilatie en verwarming. Werknemers zullen regelmatig geregistreerde veiligheidstrainingen krijgen en deze trainingen zullen worden herhaald voor nieuwe of herplaatste werknemers. Hygiënische toiletvoorzieningen en schoon drinkwater zijn beschikbaar. Accommodatie voor medewerkers, voor zover van toepassing, is veilig en schoon en voorziet in de basisbehoeften van de werknemers. Gevaarlijke stoffen Leveranciers, fabrieken en subcontractanten zorgen ervoor dat alle bestelde producten worden gefabriceerd in overeenstemming met de standaarden voor milieugevaarlijke stoffen geldend in de Europese Unie en alle andere Europese Unie standaarden, inclusief aangescherpte en/of andere nationale standaarden van de desbetreffende EU-lidstaat, er mogen geen wettelijke obstakels zijn voor de verkoop en levering van die goederen in de Europese Unie. Zo zullen alle toegepaste inkten en kleurstoffen vrij moeten zijn van zware metalen en carcinogenen en wordt in verf- en opdrukprocessen het gebruik van 'white spirit', ook wel kunstterpentijn, vermeden. Daarnaast streeft PGGM ernaar om het gebruik van PVC-vrije materialen te bevorderen en wordt gebruik gemaakt van alternatieve materialen voor PVC (bijvoorbeeld, PP of PE) op voorwaarde dat deze economisch haalbaar zijn. Wanneer er geen alternatief voor PVC is, zijn er beperkingen van toepassing voor wat betreft het toevoegen van schadelijke componenten aan PVC tijdens het productieproces. Het gebruik van cadmium is bijvoorbeeld niet toegestaan. Leveranciers, fabrieken en subcontractanten zullen open en transparant zijn over de chemische samenstelling van en additieven gebruikt in alle geleverde producten, zodat PGGM in staat is om te voldoen aan de regulering 1907/2007/EC (REACH 2 ). 1) Zie: 2) REACH(Registratie, Evaluatie and Autorisatie van Chemische stoffen) is de nieuwe Europese richtlijn voor de registratie van chemische stoffen en is in werking getreden op 1 juni Ieder bedrijf dat chemische stoffen produceert of importeert van buiten de EU (boven een bepaalde hoeveelheid) dient deze te (pre- )registreren bij het Chemische Agentschap in Helsinki. Werktijden en overuren Werktijden voldoen aan nationale wetgeving, industriemaatstaven en internationale richtlijnen (de strengste norm geldt), zoals vastgelegd in de ILO-verdragen 1 en 14. In ieder geval zal van werknemers niet op reguliere basis verlangd mogen worden om meer dan 48 uur per week te werken en zullen zij ten minste één dag vrij hebben voor elke aaneengesloten periode van gemiddeld 7 dagen. Overuren dienen op basis van vrijwilligheid te worden verricht en zullen niet meer dan 12 uur per week bedragen. Het maken van overuren mag niet op reguliere basis worden verlangd en wordt te allen tijde gecompenseerd met een hoger loon. Arbeidsrelatie en contraeten AI het werk dat door werknemers van de leverancier wordt uitgevoerd valt onder een erkende arbeidsrelatie zoals vormgegeven door nationale wetgeving en praktijk. De leverancier zal geen verplichtingen voortvloeiende uit een reguliere werkrelatie ontduiken, zoals die zijn vastgelegd in arbeids- of sociale zekerheidswetgeving en regulering, bijvoorbeeld door middel van onderaanneming, thuiswerkconstructies of door het inzetten van stagiairs/leerlingen voor reguliere werkzaamheden (zonder leer- of ervaringsdoel). Milieu en gevaarlijke stoffen Alle leveranciers van PGGM zullen zich houden aan (supra)nationale en lokale milieuwetgeving en zullen maatregelen nemen om het milieu, in de ruimste zin van het woord, te beschermen. Leveranciers richten hun bedrijfsprocessen zodanig in dat naleving gewaarborgd is. De leverancier zal proactief zijn, en waar mogelijk innovatief, om zijn milieuprestatie in relatie tot de levering van goederen en/of diensten continu te verbeteren. C02 emissies De leverancier streeft er naar om de consumptie van fossiele brandstoffen (zoals gas, olie, diesel, etc.) en elektriciteit te minimaliseren, en C02-emissies zo laag als redelijkerwijs mogelijk is te houden. Afval De leverancier zal een procedure opzetten, of hebben opgezet, in overeenstemming met de bijbehorende wetgeving voor het veilig behandelen, opslaan, transporteren, gebruik en verwijderen van afval. Voorkomen van vervuiling De leverancier zal continue milieutechnische verbeteringen in zijn productieproces aanbrengen, met als doel reductie van emissies, lozingen, geluidsoverlast, afval, gebruik van natuurlijke bronnen en toepassing van gevaarlijke stoffen, door middel van duidelijke doelen en een vastgelegd verbeteringbeleid. Productontwikkeling De leverancier zal milieuaspecten in overweging nemen gedurende iedere fase van productontwikkeling en productie.