PROJECTDOCUMENT. Scannen van militieregisters uit archieven in Nederland

Transcriptie

1 PROJECTDOCUMENT Scannen van militieregisters uit archieven in Nederland Stadsarchief Amsterdam Versie 1.0, 20 mei 2010

2 1. DOELSTELLING EN INHOUD PROJECT 1. Inleiding 1.1 Context van het project scannen militieregisters Dit project afgekort tot Scannen militieregisters is onderdeel van een groter geheel: Vele handen maken licht werk. Open archieven door crowdsourcing, afgekort tot Vele handen. Vele handen bestaat uit een aantal onderdelen: - scannen van zoveel mogelijk militieregisters - bouw van een webomgeving waarin vrijwilligers online op basis van scans in een webdepot een index kunnen maken (alsook in een later stadium het transcriberen, hertalen en vertalen van archiefbronnen) - bouw van een webomgeving voor het zoeken en raadplegen van index en scans van de militieregisters - werving en begeleiding van vrijwilligers voor het indexeren van de militieregisters (en in een later stadium van mogelijk overige archiefbronnen, alsook het transcriberen en hertalen of vertalen van archiefbronnen) Dit project betreft het eerste onderdeel: het scannen van zoveel mogelijk militieregisters, om te beginnen de registers van het Stadsarchief Amsterdam (SAA) 1.2 Context van dit document In dit document worden de producten en het proces van Scanning militieregisters volledig beschreven. Dit document is primair bedoeld voor intern gebruik binnen het SAA. De informatie van dit document is de basis voor het opstellen van documenten bedoeld voor extern en intern gebruik, te weten: - het contract met de instellingen die deelnemen aan het project - de inschrijvingsbrochure voor de (Europese) aanbesteding van het project - projectsheets waarin de definitieve uitvoering van het project voor elke individuele deelnemer en met de leverancier wordt vastgelegd - concrete werkinstructies voor materiële voorbewerking, scanning en controles Dit document kan gedurende het project worden gecorrigeerd en aangevuld. De versies worden vastgesteld door het projectteam en versiebeheer wordt bijgehouden. Versie 1 is gebaseerd op analyse van de Amsterdamse registers en vastgesteld voorafgaand aan de start van de uitvoeringsfase van het project. 1.3 Doelstelling Doelstelling van Scannen militieregisters is het scannen van de militieregisters van zoveel mogelijk instellingen in Nederland. Door landelijk zoveel mogelijk militieregisters te scannen wordt een groot deel van de mannelijke bevolking van de negentiende eeuw online ontsloten. Door een zo groot mogelijk bereik in Nederland is de kans op zoveel mogelijk vrijwilligers voor het

3 indexeren het grootst, evenals de kans op inkomsten uit de verkoop van scans. Die inkomsten maken deel van de financiering van het project. Overwogen wordt ook scans van militieregisters op te nemen in Vele handen die niet zijn vervaardigd binnen dit project, mits ze voldoen aan de kwaliteitseisen die Vele handen stelt. 1.4 Inhoud In dit project worden de militieregisters vanaf 1814 gescand. De militieregisters zijn gestandaardiseerd en bevatten, behalve naam, geboorteplaats en -datum, in veel gevallen ook het signalement, beroep en gegevens van inlijving van een persoon. Hierdoor vormen zij een rijke historische bron en zijn ze bruikbaar voor breder onderzoek dan genealogisch onderzoek alleen. Er zijn drie typen registers: inschrijvingsregisters, alfabetische naamlijsten en lotingsregisters. Deze bevatten per periode verschillende informatie. Vóór 1861 bevatten de lotingsregisters bijvoorbeeld zeer summiere informatie: in deze periode wordt dan ook gekozen voor het scannen van de alfabetische naamlijsten. Vanaf 1862 zijn de lotingsregisters het meest interessant. Na 1914 wordt voor de inschrijvingsregisters gekozen, omdat in de andere registers de geboortedatum ontbreekt. Vanaf 1923 is het lotingsregister weer het meest compleet. In onderstaand schema worden de verschillende perioden en registers getoond, met de voorkeurregisters per periode in geel. De blauw gemaakte, doorgehaalde registers bevatten zó weinig informatie, dat die zeker buiten beschouwing gelaten worden. Type register Periode Lotingsregister Alfabetische naamlijst Inschrijvingsregister tot pers./spread 9 pers./spread 7 pers./spread pers./spread 42 x 43 cm pers./spread 72 x 43 cm pers./spread 76 x 45 cm pers./spread Geen geboortedatum! of 6 pers./spread 76 x 45 cm. 5 pers./spread 72 x 50 cm. 24 pers./spread 73 x 42 cm. 6 pers./spread 76 x 45 cm. 20 pers./spread Geen geboortedatum! 7 pers./spread 70 x 60 cm. 6 pers./spread 74 x 42 cm. 6 pers./spread 76 x 45 cm. 5 pers./spread 76 x 43 cm.? 20 pers./spread 42 x 43 cm. In het Stadsarchief Amsterdam gaat het om toegangsnummer Uitgaande van bovenstaande voorkeur, moeten ten minste de volgende inventarisnummers gescand worden: t/m 4166 (alfabetische naamlijsten 1828 t/m 1861: totaal van 147 delen, waarvan slechts 63 relevant, omdat de 'delen 3+4' over herhaaloproepen gaan) t/m 4514 (lotingsregisters 1863 t/m 1923: totaal van 221 delen) 3

4 Globaal bevat een inschrijving uit een voorkeursregister de volgende gegevens: * Lotingsnummer * Naam * Geboorteplaats * Geboortedatum * Woonplaats of verblijfplaats * Beroep (soms ook opleiding) * Signalement en/of lengte * Namen ouders (vaak ook hun beroep en woonplaats) * Aangevoerde redenen tot vrijstelling * Aanmerkingen militiecommissaris * Besluit van de militieraad * Eventueel reden tot uitstel of vrijstelling * Eventueel gegevens plaatsvervanger * Eventueel datum en korps van inlijving 4

5 1.5 Kenmerken van de originelen Onderstaande materiaalanalyse is gebaseerd op een onderzoek naar de registers bij het Stadsarchief Amsterdam. De Militieregisters zoals ze landelijk zijn verspreid zijn echter redelijk uniform van vorm, waardoor redelijkerwijs kan worden aangenomen dat dit van toepassing is op de registers landelijk. Het betreft allemaal vastbladige, gebundelde groot formaat katernen registers, met daarin een voorgedrukt raster. De personen werden handmatig in het raster ingevuld. Aspect Formaat Materiële vorm Materiële staat Omschrijving Maximale hoogte: 50 cm Maximale breedte 76 cm Gebonden delen Sommige delen met beschadigde rug Aantal pagina s per deel Gem. 250 Aantal inschrijvingen per pagina Wijze van binding Type informatie Nummering 5-7, een individuele inschrijving loopt altijd horizontaal over linker- en rechterpagina. De registers zijn oorspronkelijk losbladige katernen, die later zijn gebundeld. Door deze binding loopt informatie soms in de kneep weg. Het aantal registers waarbij tekst daardoor onleesbaar wordt zal naar verwachting beperkt zijn. Verder betreft het secundaire informatie uit een inschrijving. Voorgedrukte tekst, raster, handgeschreven namen en toelichtingen, stempels Elke inschrijving heeft een eigen, oplopend volgnummer. Elk jaar begint met nummer 1. Een jaar kan over meerdere banden / inventarisnummers zijn verdeeld (gemiddeld 2 tot 3) De nummering is consequent doorgevoerd en maakt een nauwkeurige controle op de volledigheid van de scans ten opzichte van de originelen mogelijk. Aanwezigheid invoegsels Komen sporadisch voor (losse supplementen, eventueel gevouwen), op het einde van een jaar. Overig Voordat de katernen in de huidige vorm gebonden zijn werden deze eerst op maat gesneden (de oorspronkelijke katernen waren in veel gevallen groter van formaat dan de huidige gebonden delen). In sommige gevallen zouden bij snijden aantekeningen in de marge wegvallen. In deze gevallen is bij de betreffende pagina s rondom de aantekeningen gesneden. Het gevolg is dat deze pagina s een uitstekend flapje met de aantekening hebben. De flapjes zijn bij het binden van de registers naar binnen gevouwen. Bij scannen moeten ze eerst worden opengevouwen. De handgeschreven informatie kan soms licht van kleur zijn waardoor contrastverschil tussen tekst en blad klein is. Aantekeningen bij inschrijvingen zijn soms erg klein geschreven De rechterpagina van de laatste inschrijving van een jaar (een inschrijving is over linker- en rechterpagina verdeeld) is soms de eerste pagina van een volgende band. Dit heeft voor het scannen geen consequentie, wel voor de indexering

6 1.6 Omvang originelen De omvang is voorlopig een zeer ruwe schatting. In het Stadsarchief Amsterdam gaat het om de inventarisnummers 4029 t/m 4166, 4287 t/m 4514: 284 delen. Het tellen van een gedeelte van de lotingsnummers kwam tot circa 225 scans per deel; de op aanvraag gescande militieregisters gaven ongeveer 300 scans per deel. Een gemiddelde van 250 scans per inventarisnummer lijkt daarom redelijk. Op basis van online inventarissen van een vijftal andere archieven in Nederland (voor details zie Excel-sheet) zijn er ongeveer 2400 andere inventarisnummers relevant. Een totaalschatting van deze eerste groep (Stadsarchief plus genodigden april) geeft 2630 inventarisnummers, dus een schatting van scans. Onduidelijk is of alle inventarisnummers met elkaar vergelijkbaar zijn qua omvang, inhoud en kwaliteit. Nader onderzoek bij de deelnemende instellingen zal nog een preciezere schatting opleveren. 1.7 Omvang te produceren scans Rekensleutel omvang scans: gemiddelde bestandsgrootte bij RGB scan, resolutie 300 dpi = 176 MB. Na toepassing van JPEG compressiefactor 1:10 = 17,6 MB gemiddeld per bestand. Voor enkel het Stadsarchief Amsterdam wordt rekening gehouden met circa scans, dus een totaal van bijna 1.2 Tb (JPEG). De totale omvang van alle op te leveren scans is afhankelijk van het aantal deelnemers en aantal te digitaliseren registers. 1.8 Producten De producten die Scannen militieregisters oplevert zijn: - scans van de militieregisters die voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen - de inhoudelijke metadata zoals aangeleverd bij de start van het project, aangevuld met per inventarisnummer alle bestandsnamen van de gerelateerde scans Deze producten worden op portable harddisk geleverd aan drie mogelijke ontvangers: 1. Bewaaromgeving SAA 2. Bewaaromgeving deelnemende instelling 3. Velehanden.nl Situatie 1 geldt alleen voor de registers van het SAA. Na verwerking in de bewaaromgeving kunnen afgeleiden worden geleverd aan velehanden.nl. In situatie 2 is de werkwijze in principe gelijk aan situatie 1, maar dan bij deelnemende instellingen. De producten worden eerst intern bij de instelling verwerkt en van daaruit aan velehanden.nl geleverd. 6

7 Situatie 3 is aan de orde op het moment dat de deelnemende instelling geen eigen digitale bewaarfaciliteiten heeft, of wel heeft maar daar voor deze bestanden gebruik van wil maken en rechtstreeks vanuit de controleomgeving van het SAA aan velehanden.nl uit wil leveren. Het traject van scanning van de registers van een deelnemende instelling kan pas worden afgerond nadat de ontvanger een akkoord voor beide producten heeft gegeven en de daarop volgende actie - vernietiging van de scans en metadata van de betreffende registers in de systemen en ontvangstomgeving van het SAA - is uitgevoerd. 1.9 Projectorganisatie Een concrete projectorganisatie zal sterk afhankelijk zijn van het aantal deelnemende instellingen, en daarmee het aantal te produceren scans in dit project. Op het moment dat dit bekend is zal de projectorganisatie worden ingericht. In elk geval zal de uitvoering worden begeleid door een Productieleider. De productieleider is contactpersoon voor deelnemende instellingen, SAA medewerkers intern en digitaliseerder en begeleidt de uitvoering van het project. Verdeling taken SAA en deelnemende instellingen De materiële voorbereiding vindt in principe plaats op locatie van de deelnemende instellingen. Wanneer het aantal te digitaliseren registers van een instelling in aantal beperkt blijkt kan er eventueel ook voor worden gekozen om de uitvoering plaatst te laten vinden bij en door het SAA. De originelen worden in dit geval voordat ze naar de digitaliseerder gaan eerst naar het SAA getransporteerd. Wanneer op locatie van de deelnemende instelling wordt gewerkt kan de materiële voorbewerking worden verzorgd door de deelnemende instelling, of door een lid van het projectteam. De tweede optie heeft de voorkeur omdat op deze wijze meest consequent kan worden gewerkt. De controles op de scans worden uitgevoerd bij het SAA door één of meerdere leden van het projectteam Planning project Start project maart 2010 Informatiebijeenkomst met potentiële deelnemers 20 april 2010 Inschrijving deelnemers vanaf mei 2010 tot 1 oktober (Europese) aanbesteding digitalisering najaar 2010 Inventarisatie bij de deelnemende archieven zomer/najaar 2010 Eerste lichting naar digitaliseerder: januari 2011 Oplevering producten scanning militieregisters aan voorjaar 2011 deelnemende instellingen en velehanden.nl 1.11 Productiesnelheid en frequentie levering scans Het gaat in dit project om grootschalige digitalisering van archivalia. De geplande productiesnelheid ligt tussen de en scans per week (1,5 3 meter registerdelen). 7

8 Uitgangspunt in de uitvoering van dit project is dat de controle van door de leverancier geleverde scans gedurende het productieproces plaatsvindt. Er wordt daarom uitgegaan van wekelijkse levering van alle in de voorgaande week door de leverancier goedgekeurde scans. De omvang van levering ligt hiermee dus ook tussen de en scans per week. Er wordt met levering dus niet gewacht tot de productie van scans van de te digitaliseren registers van een deelnemende instelling helemaal is afgrond. Argumenten voor deze werkwijze zijn: - De uitvoering van de controles door het SAA kan op deze wijze beter worden gepland - Het maakt tijdige terugkoppeling van eventuele structurele fouten naar de digitaliseerder mogelijk - De controles vinden plaats op basis van de scans. De originelen blijven gedurende de controles op locatie van de digitaliseerder, zodat bij eventuele afkeur direct hersteld kan worden. Door levering van scans direct op de productie aan te laten sluiten kan de periode dat de originelen bij de digitaliseerder aanwezig moeten zijn zo kort als mogelijk worden gehouden Projectafhankelijkheden en risico s Bouw van een web-based, multi-user workflowsysteem Voor de uitvoering van digitaliseringstrajecten wordt binnen het SAA gebruik gemaakt van een intern ontwikkeld workflowsysteem. Twee belangrijke beperkingen in de architectuur van deze applicatie zijn dat er niet multi-user gewerkt kan worden, en dat het systeem niet web-based is. Omdat de uitvoering van het project ook op locatie van externe deelnemers plaatsvindt en het traject gelijktijdig met andere SAA projecten plaatsvindt, kan het workflowsysteem in de huidige vorm daarom niet voor dit project worden ingezet. Realisatie van een nieuwe versie van de workflow applicatie door een externe partij waarin de beperkingen van de huidige applicatie worden opgelost is gepland voor zomer van Risico voor project: de nieuwe versie van het workflowsysteem wordt niet op tijd opgeleverd. Gevolg voor project: Omdat de eerste te digitaliseren portie de SAA registers betreft is het in principe wel mogelijk om die serie via het bestaande workflowsyteem te laten lopen. Als oplevering van het systeem echter nog meer vertraging oplevert dan zullen ad-hoc oplossingen bedacht moeten worden. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de bestaande applicatie om te bouwen tot een stand-alone versie die kan worden geïnstalleerd bij de deelnemende instellingen. Uitvoering van een dergelijk oplossing zal echter aanzien beslag leggen op uren van SAA medewerkers. Realisatie controleapplicatie De controle van scans in projecten van het SAA vindt op dit moment volgens twee methoden plaats: - via een beperkte set controles die semi-handmatig worden uitgevoerd - via een prototype van een controleapplicatie waarin een uitgebreide set controles kan worden uitgevoerd en handwerk tot een minimum is beperkt. Voor een gestroomlijnde uitvoering van het project waarin alle controles kunnen worden uitgevoerd en de kans op fouten in het verwerkingstraject zo klein mogelijk blijven, is het nodig dat de controles via de controleapplicatie worden uitgevoerd. De huidige controleapplicatie is een prototype dat naar tevredenheid is gebruikt in een tweetal bijzonder complexe projecten. De beperkingen in het huidige workflowsysteem spelen echter ook in 8

9 deze controleapplicatie. Realisatie van een nieuwe, multi-user, multi-project en webbased applicatie is daarom gewenst. Dit traject zal echter vanwege een aantal onzekerheden en technische issues (voor een aantal controles wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van externe resources zoals JHOVE en er is een nauwe relatie met de inrichting van de architectuur op fileserver niveau) in vergelijking met het workflow systeem ingewikkelder zijn. Realisatie van een nieuwe versie van de controleapplicatie staat voor zomer / najaar van 2010 op het programma. Risico voor het project: de nieuwe versie van de controleapplicatie wordt niet op tijd geleverd. Gevolgen voor project: de controles zullen uitgevoerd moeten worden met de bestaande applicatie. Aangezien alle controles binnen het SAA worden uitgevoerd is dit technisch in principe mogelijk. Om dit te realiseren is echter minimaal 5 dagen bouw op de bestaande applicatie nodig door Ruud Reus, medewerker Gegevensbeheer. De beschikbaarheid van Ruud hierbij is essentieel, omdat hij de enige medewerker met voldoende kennis over de scripting voor dergelijke applicaties binnen het SAA is. Mocht Ruud niet beschikbaar zijn dan moeten ad-hoc oplossingen worden bedacht. Realisatie raadpleegdepot van velehanden.nl De scans geproduceerd in dit project voor deelnemende instellingen die geen eigen bewaarfaciliteiten voor digitale bestanden hebben, of daar geen gebruik van willen maken in dit project, worden na goedkeuring vanuit de ontvangstomgeving direct aan het raadpleegdepot van velehanden.nl geleverd. Risico voor project: als het raadpleegdepot bij oplevering van de eerste serie scans die rechtstreeks aan velehanden.nl geleverd worden nog niet is gerealiseerd, zullen de scans na goedkeuring langer in de ontvangstomgeving bewaard moeten blijven. De ontvangstomgeving krijgt hierdoor naast functie van plek om de scans te controleren ook een (tijdelijke) bewaarfunctie. Dit betekent dat langer opslagcapaciteit in beslag wordt genomen en dat back-up procedures voldoende geregeld moeten zijn. Ook is het in dit geval verstandig op het moment van levering aan velehanden.nl een extra MD5 controle uit te voeren (integriteit data en volledigheid). Verder vraagt het om goede organisatie - bijvoorbeeld het intrekken schrijfrechten voor projectuitvoerders op betreffende projectonderdelen in de ontvangstomgeving na goedkeuring scans om risico s op per ongeluk gemaakte fouten te beperken - en afstemming met ICT. 9

10 2. PROCES EN KWALITEITSEISEN Gestandaardiseerd proces In dit hoofdstuk zijn de verschillende stappen zoals ze in de uitvoering van het proces worden doorlopen uitgeschreven. De logische opeenvolging van de verschillende stappen en de onderlinge samenhang is visueel weergegeven in de workflowschema s op pagina s 32 en 33. Het proces doorloopt drie hoofdonderdelen: I. Voorbereiding II. Scanning III. Controle en verwerking De stappen binnen deze hoofdonderdelen volgen zoveel mogelijk het standaard werkproces voor digitalisering van het SAA. De belangrijkste, vaststaande, uitgangspunten in dit proces zijn: - Digitalisering start vanuit een inventaris in de SAA metadatabeheeromgeving (MBO) - De eenheid voor digitalisering is een inventarisnummer - Het complete inventarisnummer wordt gedigitaliseerd - Voor elk te digitaliseren inventarisnummer wordt vanuit het metadatabeheersysteem een ordernummer uitgegeven - Dit ordernummer is de basis voor identificatie gedurende het proces en bestandsnaamtoekenning - De originelen worden voorzien van een orderbon - De uitvoering wordt beheerd met behulp van een workflowsysteem - De controles worden uitgevoerd vanuit een controleapplicatie, waarin waar mogelijk controles zijn geautomatiseerd - Registratie van de bestandsnamen van de scans in het metadatabeheersysteem vindt geautomatiseerd plaats Een belangrijk verschil met standaard digitalisering binnen het SAA is dat registers van andere archiefinstellingen worden gedigitaliseerd. Maar ook bij digitalisering van deze registers wordt het standaardproces gevolgd en wordt gebruik gemaakt van de standaard applicaties en systemen. Wel is er een uitbreiding op het proces nodig, namelijk de levering van een inventaris van de te digitaliseren registers door de deelnemende instelling voorafgaand aan start van de uitvoering. De SAA metadatabeheeromgeving moet hier op worden ingericht. Het proces kan op basis van analyse van de registers, of specifieke afspraken met overige instellingen (bijvoorbeeld levering van een apart moederbestand) op detailniveau worden aangepast of uitgebreid. Er kan echter nooit van de uitgangspunten worden afgeweken. Wanneer een deelnemende instelling bijvoorbeeld andere conventies voor bestandsnaamgeving gebruikt (bijvoorbeeld opname van het inventarisnummer), dan zal de instelling deze conventie zelf door moeten voeren na oplevering van de scans. Omdat de geautomatiseerde stappen gebaseerd zijn op een door de MBO gegenereerd, gegarandeerd uniek, ordernummer kan het proces voor digitalisering er niet op worden aangepast. 10

11 Kwaliteitseisen De binnen dit project te stellen kwaliteitseisen en de daaraan gekoppelde normering en methodes voor controles zijn in de verschillende processtappen opgenomen en uitgewerkt. I. Voorbereiding Stappen 1, 2, 3 en 4 kunnen in een vroeg stadium van het project worden doorlopen. Tussen deze voorbereidende stappen en start van de daadwerkelijke scanning kan zonder problemen een wachtperiode worden ingelast. 1. Selectie te digitaliseren stukken maken De te digitaliseren registers worden in overleg met het SAA geselecteerd. Bij selectie wordt er naar gestreefd om verdubbeling van personen zoveel mogelijk te voorkomen. Om goed inzicht te krijgen in inhoud, staat van de originelen en erg belangrijk eventuele afwijkingen van een serie is het van belang dat de productieleider de registers heeft gezien voordat contractuele afspraken worden vastgelegd met een instelling. De verwachting is niet dat er grote afwijkingen boven water zullen komen in dit project, maar als het wel zo blijkt te zijn dan is het zaak dat voor de start van de uitvoering te constateren. Belangrijke zaken waar op gelet moet worden: - Fysieke staat van de band: kan deze worden gedigitaliseerd zonder risico op schade? - Wanneer registers opnieuw gebonden zijn: kan de band 90 graden open worden gelegd, en is informatie in de kneep nog voldoende zichtbaar? - Invoegsels: type invoegsel en gevouwen, geplakt of geniet - Inhoud registers: afwijkingen in nummering, voorgedrukt raster of handgeschreven tekst (bijvoorbeeld extreem lichte inkt) Wanneer bij analyse van de registers blijkt dat er afwijkingen zijn dan kan dat eventueel leiden tot: - Extra voorbereidend werk - Aanpassing van de scaninstructies in het deelproject (bijvoorbeeld bij specifieke invoegsels) - Aanpassing van de afspraken over technische parameters bij scanning (bijvoorbeeld bij heel lichte tekst) 2. Projectcode uitgeven Scanning van de registers van de deelnemende instellingen wordt in de uitvoering gezien als aparte (deel)projecten. Elke instelling krijgt daarom een projectcode toegekend. Deze projectcode bestaat uit: - Instellingscode, volgens richtlijnen Nationaal Archief voor ISIL codering. - Code project scanning Militieregisters (MR1) 11

12 Voorbeeld: - ISIL code SAA: NL-AsdSAA - Project scanning militieregisters: MR - Projectcode scanning militieregisters SAA: NL-AsdSAAMR Wanneer een instelling nog geen ISIL code heeft dan wordt bij het NA een code aangevraagd. 3. Projectsheet opstellen Voorafgaand aan uitvoering van de digitalisering worden de afspraken zoals gemaakt met de deelnemende instelling vastgelegd in een contract. In dit contract zijn de meest belangrijke, formele zaken benoemd. Voordat de uitvoering kan worden gestart wordt een projectsheet gemaakt. Deze projectsheet is een gestandaardiseerd, door het SAA bij digitalisering toegepast document waarin alle informatie die van belang is voor de uitvoering van het project is opgenomen. Het belangrijkste doel van de projectsheet is om alle relevante informatie over de uitvoering, technische parameters en eventuele specifieke wensen in het project te communiceren naar de productieleiders bij de digitaliseerder. Het is dus een document dat vooral van belang is op de werkvloer. In de uitvoering geldt de projectsheet ook als leidend document. Voor start van de uitvoering is het daarom belangrijk dat de projectsheet zowel door leverancier, SAA, als deelnemende instelling akkoord worden bevonden. Op hoofdlijnen zal de projectsheet voor de verschillende deelnemers gelijk zijn en alleen afwijken op details. De voorlopige projectsheet wordt door de productieleider van het SAA opgesteld en overlegd met de projectverantwoordelijke van het SAA, digitialiseerder en deelnemende instelling. Nadat alle betrokken hebben geaccordeerd wordt een definitieve versie van de projectsheet gemaakt en verstuurd. 4. Inventaris maken De basis voor digitalisering wordt gevormd door ordernummers die gekoppeld zijn aan de te digitaliseren inventarisnummers. Om ordernummers uit te kunnen geven (en registratie van bestandsnamen aan de juiste metadata na scanning morgelijk te maken) moet er daarom een inventaris aanwezig zijn. Deze inventaris bevat minimaal archiefnummer en deelnummer. Hierbij is het uitgangspunt dat een inventarisnummer gelijk is aan één registerdeel. Elke deelnemende instellingen is verplicht om voorafgaand aan de uitvoering een inventaris aan te leveren, met daarin minimaal genoemd de archief- en inventarisnummers van de te scannen registers. 5. Project aanmaken in de SAA metadatabeheeromgeving Voor elke deelnemende instelling wordt door Gegevensbeheer in de metadatabeheeromgeving een project aangemaakt. Een project bestaat uit een: - Titel 12

13 - Projectcode - Projectnummer Alle voor digitalisering uitgegeven ordernummers worden geregistreerd binnen dit project. 6. Project aanmaken het in workflowsysteem Het project wordt ondersteund met behulp van een workflowsysteem. In dit systeem worden de originelen gevolgd van depot, tot retour in depot na scanning. Voor start van de uitvoering wordt in het workflowsysteem een project aangemaakt. Titel, nummer en code zijn gelijk aan de gegevens in de metadatabeheeromgeving. Verder worden bij het project de verschillende procestappen en transities (mogelijke vervolgstappen van de ene status naar de andere) vastgelegd. Dit zal voor de meeste deelprojecten gelijk zijn. Maar wanneer er een afwijking is (extra stap, of stap over te slaan) dan kan dat op deze wijze worden geïmplementeerd. 7. Inventaris deelnemende instelling importeren in MBO De inventaris, zoals door de deelnemende instelling geleverd, wordt door Gegevensbeheer geïmporteerd. Na import wordt door de productiebegeleider gecontroleerd of het resultaat in orde is. Om te voorkomen dat import van de inventaris in de metadata beheeromgeving van het SAA voor elke inventaris een ad-hoc klus wordt is het van belang om met een standaard uitwisselingsformaat te werken. Uitwisselingsformaat inventarissen De inhoud van de aan te leveren inventaris is zeer minimaal, archiefnummer(s) en inventarisnummers zijn voldoende. Als uitwisselingsformaat is daarom gekozen voor een eenvoudig Excel formulier met daarin drie kolommen: - Projectcode (wordt toegekend door SAA) - Archiefnummer - Inventarisnummer Hierbij bevat elke rij één inventarisnummer. Dit geldt ook wanneer het in de nummering om logische reeksen van inventarisnummers gaat. Dus nooit bijvoorbeeld inventarisnummer 4 10, maar voor elk nummer (4, 5, 6, 7, 8, 9, 10) een aparte rij. 8. Ordernummers aanvragen Om te kunnen digitaliseren worden voor alle inventarisnummers ordernummers aangevraagd. In principe zouden deze nummers meteen uitgegeven kunnen worden bij import van de inventaris. Er kan immers van uit worden gegaan dat alle inventarisnummers daadwerkelijk gedigitaliseerd gaan worden. Toch heeft volgen van de standaard werkwijze de voorkeur. Dit heeft de minste risico s op fouten (het is een beproefde methodiek) en zorgt er voor dat digitalisering van de SAA registers en registers van overige instellingen zoveel mogelijk op dezelfde wijze verloopt. 13

14 De standaard methode voor aanvraag van een ordernummers is via een DI_Aanvraag bestand. Dit is een XLS bestand met drie kolommen voor projectcode, archief- en inventarisnummer. Een exacte beschrijving van het formaat en methodiek is opgenomen in de SAA protocollen voor DI_ uitwisselingsbestanden Het DI_ Aanvraag bestand wordt via de Helpdesk aan gegevensbeheer geleverd en vervolgens geautomatiseerd geïmporteerd in de metadata beheeromgeving. Bij deze import vindt een aantal checks plaats. Bij afwijkingen het inventarisnummer is bijvoorbeeld al gedigitaliseerd wordt een foutmelding gegenereerd, die in een apart foutenrapport gecommuniceerd wordt. Wanneer de aanvraag is goedgekeurd, wordt voor de betreffende inventarisnummers een ordernummer uitgegeven. Deze nummers kunnen worden geïmporteerd in het workflowsysteem. Vanaf dit moment wordt het proces primair gestuurd vanuit het workflowsysteem. 9. Transport originelen naar bewerkingsruimte De registers worden opgehaald uit het depot en voor voorbereiding opgeslagen in een aparte bewerkingsruimte. Kleine porties kunnen naar het Stadsarchief Amsterdam worden overgebracht en in het depot tijdelijk worden opgeslagen. Omvangrijkere series worden op locatie van de deelnemende instelling voorbereid. Transport van de originelen naar het SAA, in het geval dat het SAA de materiële voorbereiding van het materieel van een externe deelnemer uitvoert, wordt in principe uitgevoerd door de digitaliseerder. Een concreet, zo efficiënt als mogelijk opgezet rijschema, waarbij bijvoorbeeld transport van originelen van een instelling naar het SAA met transport van registers naar de digitaliseerder worden gecombineerd, wordt opgesteld als duidelijk is welke instellingen deelnemen en een planning voor het scannen is vastgesteld. 10. Materiële voorbereiding originelen Voordat de registers na ophalen uit het depot naar de digitaliseerder kunnen worden verstuurd moeten een aantal voorbereidende handelingen wordt verricht: - Controle van de originelen op onregelmatigheden - Toevoegen van een orderbon - Registers in transportkar plaatsen Uitvoering van de voorbereiding vindt plaats bij het SAA (serie SAA en kleine series), of op locatie van de deelnemende instellingen. De deelnemende instelling kan de voorbereiding zelf uitvoeren op basis van de SA A instructies, of uit te laten voeren door een medewerker van Stadsarchief Amsterdam. Werkruimte Inrichting van een werkruimte op locatie van de deelnemende instellingen is vrij aan elke 14

15 deelnemer. Voorwaarden zijn wel dat er genoeg ruimte is voor opslag van de serie te digitaliseren inventarisnummers en dat er een tafel beschikbaar is waar aan gewerkt kan worden. Verder valt te adviseren om de transportkar in dezelfde ruimte te plaatsen. Op deze wijze kan een register na goedkeuring bij beoordeling en na toevoeging van de transportbon meteen in de kar worden geplaatst. Dit voorkomt vergissingen bij transportklaar maken van de registers. De standaard bewerkingsruimte voor digitaliseringsprojecten binnen het SAA is te klein om ook de voorbereiding scanning van de Militieregisters in uit te voeren. Er moet daarom tijdig een werkplek en opslagruimte worden gereserveerd in de grote bewerkingsruimte op de vierde etage. Uitvoering: Controle op onregelmatigheden Elk register wordt doorgebladerd en gecontroleerd op onregelmatigheden. Onregelmatigheden kunnen onder andere zijn: - Gevouwen, geplakte of geniete invoegsels - Beschadigingen - Lege pagina s Bij constatering van een onregelmatigheid zijn, afhankelijk van type of ernst, de volgende vervolgstappen mogelijk: - Oplossen van de ongelmatigheden. Bijvoorbeeld het verwijderen van nietjes. - Een opmerking voor de scanoperator op de orderbon plaatsen. Bijvoorbeeld dat gevouwen invoegsels aanwezig zijn, lege pagina s niet gescand hoeven worden, of het een kwetsbaar origineel is. In de praktijk kan dit soms overlappen met algemene instructies of informatie uit de projectsheet. Maar het kan wanneer de beoordeler dat veiliger acht nooit kwaad om het nog een keer apart te melden op de orderbon. Eventueel kan gelijk aan de methode voor verwerkingen van klantaanvragen bij het SAA met standaard stickers voor bepaalde situaties worden gewerkt. - De order annuleren. Dit is alleen maar aan de orde als blijkt dat: het origineel niet aan de selectiecriteria van het project voldoet (verkeerd type register, verkeerd inventarisnummer uit de kast gepakt, etc.), het origineel dermate kwetsbaar is dat scanning beschadiging zal veroorzaken of er schimmel aangetroffen is. Het kan voorkomen dat er beschadigingen worden aangetroffen die via restauratie hersteld kunnen worden. Gescheurde pagina s is hier een voorbeeld van. In deze gevallen wordt voordat besloten wordt om op restauratie over te gaan eerst met de productieleider overlegd. Zeker wanneer de te digitaliseren registers in omvang beperkt zijn en in één transport naar de digitaliseerder gaan is het belangrijk om de noodzaak van restauratie goed te wegen. Restauratie kost altijd tijd. De basisregel is daarom dat wanneer restauratie voorafgaand digitalisering niet perse nodig is er van wordt afgezien. Orderbon toevoegen Elk inventarisnummer wordt voorzien van een orderbon. Orderbonnen worden gegenereerd vanuit het workflowsysteem en tussen kaft en voorblad van het register gestopt. Wanneer bij controle onregelmatigheden zijn geconstateerd die van belang zijn voor de 15

16 scanoperators bij de digitaliseerder dan wordt dit op de bon vermeld. Orderbonnen worden standaard op A4 geprint. Omdat de bonnen aan de originelen worden toegevoegd is het van belang te werken met printertypen die geen overdracht van inkt kunnen veroorzaken (dus geen inkjetprinters). Een inventarisnummers dat per ongeluk in de transportkar is gestopt en nog geen orderbon gekregen heeft kan niet worden gedigitaliseerd. De productieleider wordt op de hoogte gesteld bij dergelijke situaties. Het betreffende registers wordt in principe ongedigitaliseerd teruggestuurd naar de deelnemende instelling. Vervolgens kan alsnog een orderbon worden toegevoegd. Originelen in transportkar plaatsen Na goedkeuring en toevoegen van de orderbon kunnen de originelen direct in de transportkar worden geplaatst. De originelen hoeven niet apart in dozen verpakt te worden. II. Scanning Het onderdeel scanning wordt uitgevoerd door een via aanbesteding te selecteren digitaliseerder. Scanning is in dit kader het hele traject van transport van de originelen tot levering van de scans en weer retour brengen van de originelen. De digitaliseerder moet een werkvloer en infrastructuur hebben die ingericht is op grootschalige productie van (historische) archivalia/ cultureel erfgoed. Omdat het traject een aantal overdrachtsmomenten kent en een nieuw product gecreëerd wordt (scans) dat via versleuteling gekoppeld is aan de originelen, is het van het grootste belang dat de digitaliseerder maatregelen heeft getroffen om de kans op fouten te minimaliseren. 11. Transport originelen naar digitaliseerder Uitvoering transport door digitaliseerder Het transport van de originelen naar de locatie waar de digitalisering plaatsvindt wordt uitgevoerd door de digitaliseerder. Transportcontainers De originelen worden voorafgaand aan transport geborgen in verrijdbare, waterdichte en afsluitbare containers. Deze containers worden geleverd door de digitaliseerder en minimaal een week voor het transport van een selectie originelen afgeleverd. Dit maakt tijdige, zorgvuldige verpakking van de originelen en een efficiënte, veilige overdracht mogelijk. Ook is het een extra beveiliging tegen extreme temperatuurwisselingen. Transport Het transport vindt in een voor transport van goederen bedoelde auto, bus of vrachtwagen plaats. De transportcontainers moeten hierin kunnen worden vastgezet, zodanig dat de transportcontainers niet 16

17 kunnen gaan schuiven. De transportbus mag tijdens het transport van de locatie van de deelnemer naar de locatie van de digitaliseerder niet onbeheerd worden achtergelaten. Verzekering Het transport wordt vanaf het moment van overdracht van de transportcontainers door de digitaliseerder verzekerd. Minimaal verzekering bedrag per deel bedraagt: ///// Transportlijst en transportbon Per transport wordt een transportlijst van de te scannen delen samengesteld. Op deze lijst is elk in de transportcontainer aanwezige order voor digitalisering genoemd. Deze lijst wordt aan de logistiek coördinator van de digitaliseerder via mail in PDF en.txt formaat geleverd. De transportlijst wordt gegenereerd vanuit het workflowsysteem. Bij overdracht van de transportcontainers wordt een transportbon ondertekend door de bestuurder en uitvoerder bij de instelling. Deze transportbon bevat een algemene beschrijving van de inhoud van de transportcontainers. Een concrete inventaris waarop alle orders genoemd zijn heeft alleen maar zin als het ook ter plekke wordt gecontroleerd en dat is praktisch niet uitvoerbaar. Doel van de transportbonnen is daarom primair administratie van plaatsgevonden transporten. Omdat de digitaliseerder het transport verzorgt (en verzekert) is het logisch dat deze ook voor de bonnen zorgt. Na ondertekening van een transportbon wordt een kopie aan de instelling verstrekt. 12. Tijdelijke opslag originelen De originelen worden voor en na het scannen bij de digitaliseerder in een depotruimte opgeslagen. Deze ruimte moet geschikt zijn voor opslag van archivalia en aan een aantal minimale eisen voldoen: - afsluitbaar - voorzien van inbraakdetectie en er zijn maatregelen om diefstal te voorkomen getroffen - voorzien van branddetectie en er zijn maatregelen om brand te voorkomen en te weren getroffen De SAA eisen zijn niet zodanig streng dat een leverancier aan alle wettelijke eisen te stellen aan een archiefdepot moet voldoen, maar het andere uiterste, zoals een ruimte zonder klimaatbeheersing met raam aan de straatkant kan niet worden geaccepteerd. Bij het offertetraject kan de potentiële leverancier dit specificeren en eventuele aan de eisen gerelateerde certificaten overleggen. Als in het aanbestedingstraject blijkt dat een digitaliseerder waar het SAA in het verleden nog niet mee gewerkt heeft in aanmerking komt voor deze opdracht, dan wordt een bezoek gebracht op locatie. 17

18 13. Scanning Het scannen van de originelen gebeurt volgens een aantal in het project gedefinieerde eisen. Aan elke eis is een minimale norm, of maximaal geaccepteerde afwijking gekoppeld. Het uitgangspunt voor alle eisen en normering is de doelstelling van deze digitalisering: er wordt primair voor raadpleging en niet voor vervanging gescand. Dit betekent vooral dat de eisen die aan detail- en kleurreproductie worden gesteld niet zwaarder zullen zijn dan nodig. Wel wordt 100% volledigheid van de scans t.o.v. de originelen geëist. Vanuit de doelstelling van digitalisering geredeneerd is dat een discutabele eis, maar omdat de registers via de afzonderlijke inschrijvingen oplopend genummerd zijn is een volledigheidscontrole en foutherstel vrij eenvoudig uit te voeren en is de eis van volledigheid zondermeer realistisch. Bovendien is volledigheid belangrijk voor het indexeren. Doorvoeren van herstel zal namelijk vrij complex zijn als op dat moment nog blijkt dat er een pagina ontbreekt. Via een aantal geautomatiseerde en handmatige controles wordt door het SAA op de verschillende eisen gecontroleerd. Het SAA stelt geen eisen aan de controles die de digitaliseerder uitvoert. Wel wordt in de aanbesteding ter beoordeling door het SAA een plan van aanpak van de digitaliseerder gevraagd, waarin onder andere de wijze waarop de procesbeheersing is ingericht wordt toegelicht. De kwaliteit van het geleverde product scans is in hoge mate afhankelijk van de wisselwerking tussen de fysieke inrichting van de werkvloer, het niveau van de operators, de gebruikte apparatuur, de werkprocessen en de technische infrastructuur. Deze op elkaar aansluitende elementen zijn niet los van elkaar te zien. Een scantafel die perfect Metamorfoze kwaliteit scans kan leveren biedt dus nog geen garantie op een goed eindproduct. Bij de beoordeling van offertes en het bijbehorende plan van aanpak in het aanbestedingstraject wordt daarom sterk gelet op de wijze waarop de digitaliseerder het proces heeft ingericht en dit bewaakt. Werkvloer scanning Aan de technische inrichting van de werkvloer zijn binnen dit project geen specifieke eisen gesteld. Wel is het van belang dat in de werkruimte niet gegeten of gedronken wordt. Ook moet de werkvloer in algemene zin zijn afgestemd op de verwerking van cultureel erfgoed. Stukken mogen bijvoorbeeld geen dagen in een transportkar blijven liggen en langdurige blootstelling aan daglicht moet vermeden worden. Scanoperators De scanoparators hebben in ieder geval minimale kennis van de handling van kwetsbare papieren originelen. Gebruikte apparatuur Aan de gebruikte camera s worden geen specifieke technische eisen gesteld. Wel moeten de scantafels (of andersoortige opstellingen) voorzien zijn van een mechanisme dat 18

19 voor voldoende ondersteuning van de rug van de originelen zorg. Een flexibele boekenwieg heeft hierbij de voorkeur. Er mag gebruik worden gemaakt van een glasplaat om de pagina s strak horizontaal onder de opname apparatuur te positioneren. Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van een glasplaat dan heeft de digitaliseerder in de testbatch aangetoond dat de leesbaarheid van de tekst niet in het geding is vanwege eventuele ongelijkmatige scherpte als gevolg van hoogteverschillen. Technische infrastructuur en procesinrichting In dit project worden geen specifieke eisen gesteld aan de infrastructuur. Wel wordt bij beoordeling van de offertes en plan van aanpak van kandidaat leveranciers gekeken naar de wijze waarop deze is ingericht. De aanwezigheid van een goed op het proces afgestemde technische infrastructuur en documentatie van processen is daarin een pre. Technische parameters scans In onderstaand schema zijn de eisen voor technische parameters opgenomen. Resolutie en compressiefactor zijn afgestemd op de kwaliteitseisen voor leesbaarheid van de tekstuele informatie uit de te digitaliseren registers. Aspect Resolutie Kleurruimte Eis 300 dpi, bij ware grootte origineel Opschalen van de lengte en breedte maten (bij gelijkblijvende resolutie van de scan) en / of upsampling naar een hogere resolutie is niet toegestaan. RGB, 24 bits Kleurprofiel Adobe RGB (1998) De norm bij deze eisen is dat ze 100% juist moeten zijn voor alle scans. Kwaliteitseisen scans Aan de inhoud en volledigheid van de scans worden een aantal eisen gesteld. Voor het doel van de digitalisering zijn deze eisen de meest belangrijke. Als de scans niet leesbaar, onvolledig zijn of in de verkeerde volgorde staan kan er niet mee worden gewerkt. Aspect Eis Norm Reproductie informatie uit het origineel Tonaliteit Alle tekst in origineel moet aanwezig zijn in de scan Aanpassing in tonaliteit van de scans die de leesbaarheid van tekstuele informatie op beeldscherm en print ten goede Een punt op een i moet als zodanig herkenbaar Hoog contrast: tekst mag niet dicht lopen. Laag contrast: tekst moet leesbaar blijven. 19

20 Volledigheid informatie Volgordening komen zijn toegestaan. Alle pagina s uit het origineel zijn gedigitaliseerd Er is een zwartrand van minimaal??? en maximaal??? pixels tussen uiterste rand van het origineel en rand van de scan aanwezig. De volgorde van de scans wanneer gesorteerd op bestandsnaam in een order is gelijk aan de volgorde van de originele documenten in het corresponderende fysieke inventarisnummer 100% volledig, er mag geen pagina ontbreken Foutmarge maximaal 3 op scans. 100% correct Opnemen infile metadata Er kunnen verschillende typen metadata in de scanbestanden worden opgenomen. Het SAA eist alleen de meest basale metadata. Gegevens die betrekking hebben op het project - zoals naam van de leverancier worden opgenomen in de projectdossiers. Gegevens over instellingen van de apparatuur bij het maken van de opnamen hebben binnen de doelstelling van de scans gemaakt in dit project geen meerwaarde. Type Exif IPTC XMP Overig Opnemen Horizontale resolutie (dpi) Verticale resolutie (dpi) Datum en tijd laatste bestandswijziging Kleurruimte Geen Geen Geen Scanintructies Naast technische eisen gelden een aantal praktische instructies bij het maken van de scans. Omdat het in dit project om een uniforme serie documenten gaat waarbij weinig onregelmatigheden te verwachten zijn kan het aantal instructies beperkt blijven. De belangrijkste scaninstructies zijn: - De originelen worden in spread opgenomen en geleverd - Niet beschreven registerpagina's (d.w.z. er zijn geen personen op de voorgedrukte pagina ingevuld) worden niet gescand. Uitzondering hierop (niet beschreven pagina s, maar wel scannen) zijn: voorzijde kaft, tussenbladen, titelpagina s naamregisters en achterzijde kaft. - Naar binnen gevouwen delen van pagina s met aantekeningen worden eerst naar buiten gevouwen 20

21 - Eventuele aanwezige invoegsels worden binnen de context van het origineel opgenomen, met als volgorde: pagina s met tussenvoegel, pagina s met tussenvoegsel omgeslagen en wanneer nodig - pagina zonder tussenvoegsel Controlescans Naast productiescans worden bij scanning ook controlescans gemaakt. Dit zijn scans van een referentieorigineel. Dit origineel wordt voorafgaand aan elke order voor digitalisering (registerdeel) gescand. Doel van deze controlescans is bewaking van de stabiliteit van het scansysteem. Voorafgaand aan de uitvoering van het project wordt één scan van een referentieorigineel gemaakt. Deze scan wordt aan de hand van de basis kwaliteitsnormen beoordeeld en goedgekeurd door het SAA. Deze scan wordt als referentiebasis vastgesteld. Alle in de uitvoering van het project te produceren controlescans worden vervolgens vergeleken met deze initiële scan. Het SAA ziet in dit project af van de toepassing van gestandaardiseerde referentiekaarten voor bijvoorbeeld grijstrappen, kleur of detailreproductie. Alhoewel dit soort kaarten zeker hun nut hebben zijn de hier normaalgesproken op toegepaste en in de literatuur voorhanden zijnde normen echter te zwaar voor dit project. Primaire norm in dit project is de leesbaarheid van tekst, niet een exacte reproductie van het origineel. Hantering van deze normen zou sterk kostenverhogend gaan werken. De meerwaarde is echter beperkt. Een goed werkende alternatieve methode is selectie van één origineel deel dat als referentie kan dienen. Een specifieke pagina uit dit ene origineel die wat betreft inhoud representatief kan dienen voor het hele project, wordt telkens voorafgaand aan een order voor digitalisering gescand. De controlescans worden met elkaar (en de initieel gemaakte scan) vergeleken. Wanneer er geen afwijkingen te constateren zijn kan het aantal op leesbaarheid te controleren scans binnen de order voor digitalisering zeer beperkt blijven. Omdat hantering van een compleet registerdeel met doel als referentieorigineel praktisch lastig kan zijn (de hele band moet steeds worden gepakt, onder de scanner worden gelegd, etc.) is het een optie om als referentieorigineel een als losbladig ingevoegd supplement te kiezen. De supplementen komen sporadisch in de te digitaliseren militieregisters voor. Deze supplementen zijn fysiek gemakkelijker hanteerbaar, maar inhoudelijk verder gelijk aan de gebonden katernen. Nadeel van het toepassen van een origineel document als referentieorigineel voor controlescans is dat afwijkingen tussen deze scans moeilijk te objectiveren zijn. Daardoor is het ook lastig om er een norm aan te kloppen. Toch is het een krachtig instrument om visueel heel snel te checken of er verloop in kwaliteit te constateren valt, zeker als opeenvolgende controlescans naast elkaar worden gezet. Het werken met deze vorm van controlescans is daarom vooral een methode om de benodigde steekproeven voor controle van de leesbaarheid te beperken, en wanneer nodig uit te breiden. Twee opeenvolgende controlescans die bijvoorbeeld een licht verschil in contrast laten zien zijn op zichzelf geen reden om een serie scans af te keuren, maar geven wel aanleiding tot een uitvoerigere controle van de leesbaarheid van de productiescans en een melding aan de digitaliseerder. Is tekst echter in de controlescan al onleesbaar geworden, dan is dat uiteraard reden om de hele order voor digitalisering af te keuren. Het scannen van een referentieorigineel wordt in beginsel uitgevoerd voorafgaand aan elke order voor digitalisering (dus registerdeel). In overleg met een digitaliseerder kan er voor worden gekozen om de intervallen groter te maken, maximaal uitgebreid tot twee scans per dag: 1 aan het begin, en 1 op het einde van de dag. Voorwaarden bij het vergroten van de intervallen zijn: 21

22 - Het blijft duidelijk welke orders voor digitalisering bij welke controlescans horen - Bij afkeur worden alle orders voor digitalisering binnen twee intervallen afgekeurd (bij twee controle scans per dag is dat dus de hele dagproductie) Nabewerkingen Na scannen kunnen een aantal bewerkingen op de scans worden uitgevoerd. Aspect Beeldoptimalisatie Croppen Eis Toegestaan (zie kwaliteitseisen scans), mits genoemd in plan van aanpak bij offertetraject. Zodanig dat een zwartrand van minimaal?? en maximaal?? pixels tussen uiterste randen van het origineel en rand van de scan aanwezig is. Bij croppen dient er rekening mee te worden gehouden dat sommige scans als gevolg van uit te vouwen stukjes pagina met notities breder worden dan het oorspronkelijke register. De wijze waarop de digitaliseerder cropping uitvoert is geheel vrij, maar toepassing van een vaste croprand op een register is als gevolg hiervan uitgesloten. Maar ook bij auto-crop algoritmes moet er voor worden gewaakt dat ze niet worden weggesneden. 14. Controle en verwerking scans Controle De digitaliseerder zal een aantal controles uitvoeren op kwaliteit en volledigheid. Aan deze controles worden geen specifieke eisen gesteld. Wel wordt in het plan van aanpak op te leveren bij het aanbestedingstraject toegelicht welke controles worden uitgevoerd, en op welke wijze. Bestandsnaamgeving De bestandsnaam (of imageid) is de sleutel tussen metadata, origineel en scans en moet dus correct zijn. Toekenning van de bestandsnaam vindt plaats op basis van de eerste bestandsnaam zoals opgenomen op de orderbon (in de vorm van een barcode). De bestandsnaam bestaat uit vier onderdelen: - Instellingscode - Projectcode - Ordernummer - Volgnummer Instellingscode, projectnummer en ordernummer zijn voor alle bestandsnamen van alle scans behorende bij een registerdeel gelijk. Het volgnummer loopt steeds met 1 op. Voorbeeld (instelling SAA, project MR, ordernummer 564): NL-AsdSAAMR (eerste scan ordernummer 564) NL-AsdSAAMR (tweede scan ordernummer 564) NL-AsdSAAMR (derde scan ordernummer 564) 22