FACULTEIT LETTEREN EN WIJSBEGEERTE PROCEDURES INTERNATIONALISERING ACADEMIEJAAR

Transcriptie

1 FACULTEIT LETTEREN EN WIJSBEGEERTE PROCEDURES INTERNATIONALISERING ACADEMIEJAAR Studentenmobiliteit 1.1 Erasmus+ uitwisselingen Uitgaande mobiliteit 1. Facultair infomoment (november december) Tussen eind november en begin december vindt een facultair infomoment plaats. In de praktijk verloopt dit als volgt: 1. Een medewerker van het International Relations and Mobility Office geeft een algemene uiteenzetting over Erasmus De Voorzitter van de Facultaire Commissie Internationalisering (FACIR) verschaft toelichting bij de te volgen procedures. 3. De studenten worden opgedeeld per opleiding voor meer gedetailleerde informatie met betrekking tot de bestemmingen waarvoor zij kunnen indienen. Het gaat hierbij zowel om Erasmus+ beurzen als andere financieringskanalen voor studieverblijven in binnen- en buitenland. Tijdens deze vakspecifieke sessies krijgen doorgaans studenten die in het verleden een Erasmus+ uitwisseling meegemaakt hebben het woord en krijgen studenten uitgebreid de kans eventuele vragen te stellen. 4. Alle presentaties worden ter beschikking gesteld van geïnteresseerde studenten via het leerplatform Pointcarré. 2. Vastleggen bestemming (januari) 1. Geïnteresseerde studenten kunnen zich slechts definitief kandidaat stellen voor één Erasmus+ bestemming. Aangezien het slaagpercentage van een intercontinentale beursaanvraag beduidend lager ligt, mag deze gecombineerd worden met een reguliere aanvraag. Voorafgaand aan het opgeven van de voorkeursbestemmingen toetst de student bij de exchange coördinator welke bestemmingen inhoudelijk het best aanleunen bij zijn / haar studieprofiel en bijgevolg tot de mogelijkheden behoren. Teneinde de beschikbare plaatsen zo efficiënt mogelijk in te vullen in functie van de interesses van de studenten, wordt hen gevraagd tegen begin januari minstens twee voorkeursbestemmingen op te sturen naar de Voorzitter van de Commissie Internationalisering (of een functie hiermee gelijkgesteld) (hierna de Commissie) binnen hun opleiding. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

2 2. Aan de studenten die interesse tonen, wordt toegang verschaft tot een werkruimte binnen Pointcarré. Volgende documenten worden ter beschikking gesteld, afhankelijk van de opleiding waartoe de student behoort: - sjablonen voorbeeldprogramma - voorbeeldprogramma s - lijsten met aanbevolen vakken - ervaringsdocumenten van studenten uit voorgaande jaren - links naar partnerinstellingen - document Instructions Erasmus+ Outgoing (van zodra beschikbaar gesteld door het IRMO in februari) - deadlines 3. Indien meer studenten voor een bestemming indienen dan dat er plaatsen beschikbaar zijn, treft de van de Commissie, in samenspraak met de exchange coördinatoren, een beslissing op basis van - de individuele studieresultaten (de exchange coördinatoren vragen de studieresultaten van de aangemelde studenten op via faclw@vub.ac.be) - het aantal behaalde ECTS-credits - de individuele studieduur - een motivatiebrief 4. De Voorzitter van de Commissie contacteert de studenten en deelt hen hun definitieve bestemming mee. 3. Opstellen voorbeeldprogramma (deadline 10 februari) en aanvang online procedure Aan de hand van het beschikbare template stellen de studenten een voorbeeldprogramma samen en sturen dit vervolgens op naar hun exchange coördinator. Deze evalueert dit voorlopige programma door volgende elementen te verifiëren: - formele compatibiliteit (ECTS-credits) - inhoudelijke compatibiliteit (studiedeelfiches bijgevoegd door de student) - haalbaarheid van het programma - studiedelen waarvoor de student in het verleden niet geslaagd was, mogen niet opgenomen worden in het programma 4. Online procedure VUB (CALI) Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

3 1. Na goedkeuring van het voorbeeldprogramma door de exchange coördinator krijgt de student de toestemming om de online applicatie aan te vatten in CALI. Richtlijnen desbetreffende worden jaarlijks aan hen overgemaakt door het SAC. 2. De studenten voeren hun dossiers in via CALI, maar sturen voor het academiejaar hun voorlopig Learning Agreement nog steeds elektronisch door naar hun exchange coördinator. 5. Online procedure gastinstelling (mei juni) Voor de meeste gastuniversiteiten dienen de studenten een soortgelijk dossier te vervolledigen en te overhandigen aan de verantwoordelijke ter plaatse. Hiervoor worden de door hen vooropgestelde richtlijnen nauw gelet gevolgd. De elektronische dossiers worden in CALI ingevoerd vanaf het academiejaar Selectie na eerste zittijd (juni juli) 1. Voor het einde van de examenzittijd van juni vraagt de Voorzitter van de Commissie de individuele studieresultaten van de aangemelde studenten op bij de facultaire administratie. 2. Binnen de afzonderlijke opleidingen vindt een vergadering van de Commissie plaats, tijdens dewelke elk individueel aanvraagdossier grondig besproken en geëvalueerd wordt. Richtlijnen desbetreffende: - groen licht: - de student is geslaagd voor alle studiedelen - de student heeft één onvoldoende behaald op een keuzevak uit BA2 of BA3 (TALK) - oranje licht: - de student is niet geslaagd voor minstens één studiedeel - de student heeft één onvoldoende behaald op: a) een studiedeel uit BA1 (TALK) b) een studiedeel dat behoort tot het basispakket van de twee hoofdtalen (TALK) - rood licht: - onvolledige of laattijdige dossiers 3. De Voorzitter van de Commissie communiceert de beslissing in kwestie aan de student. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

4 7. Selectie na tweede zittijd (augustus) 1. Van zodra mogelijk vraagt de Voorzitter van de Commissie de examenresultaten van de studenten die bij de eerste selectie oranje licht gekregen hebben. Dit is cruciaal aangezien aan sommige partnerinstellingen het academiejaar eerder aanvangt dan bij ons het geval is. - bijzondere bepalingen desbetreffende: - indien het Internationaal Uitwisselingsprogramma (IU) aanvang neemt voor de start van het semester waarin de student het IU opneemt, dan neemt het IU slechts aanvang onder de ontbindende voorwaarde van de mogelijkheid tot (her-)inschrijving van de student in de opleiding en de studiedelen hiervan vermeld in het Learning Agreement bij de start van het semester. - indien de (her-)inschrijving van de student niet wordt toegelaten wegens een studievoortgangsbeslissing of schorsing tijdens het IU, dan wordt het IU onmiddellijk stopgezet. Indien de studievoortgangsbeslissing wordt opgeheven, kan de student de Voorzitter van de Commissie verzoeken het IU opnieuw aan te vatten. - bijkomende voorwaarde: - het vertrek van de student in kwestie wordt door de Faculteit onder voorbehoud goedgekeurd mits aan alle voorwaarden wordt voldaan en mits schriftelijk akkoord van de student. 2. Binnen de afzonderlijke opleidingen vindt opnieuw een vergadering van de Commissie plaats, tijdens dewelke elk individueel aanvraagdossier grondig besproken en geëvalueerd wordt. Richtlijnen desbetreffende: - groen licht: - de student is geslaagd voor alle studiedelen - de student heeft een onvoldoende behaald voor niet meer dan twee studiedelen (maximum 5 punten onder de 10/20 over deze twee studiedelen gespreid) (TALK) - de student heeft minimum 60 ECTS-credits behaald (HIST) - de student is geslaagd voor drie werkcolleges (HIST) - de student heeft een onvoldoende behaald voor niet meer dan één bachelorstudiedeel (met uitsluiting van Modules I, III of voor de Werkcolleges) (SKAR) Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

5 - rood licht: - de student voldoet niet aan bovenstaande voorwaarden - de student is niet geslaagd voor het studiedeel Onderzoeksmethodologie (TALK) - de student is niet geslaagd voor het studiedeel Onderzoeksmethoden voor historici (HIST) - de student is niet geslaagd voor een bachelorstudiedeel uit de Modules I of III of voor de studiedelen Werkcollege methoden van de archeologie met oefeningen of Werkcollege methoden van de kunstwetenschappen met oefeningen. (SKAR) - bijkomende voorwaarde: - rekening houdende met problemen die zich in het verleden gesteld hebben aangaande alternatieve examenregelingen, is het aanbevelingswaardig om uitwisselingen tijdens het tweede semester uitsluitend toe te laten indien aan de gastinstelling gelijklopende examenperiodes ingericht worden. - bijkomende specifieke voorwaarde SKAR en TALK: - de student mag in geen geval een studiedeel waarvoor hij/zij in het verleden niet geslaagd was, vervangen door een vervangend studiedeel aan de partnerinstelling of opnemen tijdens een semester waarin de uitwisseling plaatsvindt. 3. De Voorzitter van de Commissie communiceert de beslissing in kwestie aan de student alsmede aan het SAC. 8. Herinnering vertrek (september/ januari) 1. De Voorzitter van de Commissie t alle uitgaande Erasmus+ studenten om hen attent te maken op het correct nakomen van volgende procedures: - online registratie studiedelen desbetreffende semester door de student in CALI (15 oktober / 27 februari) - formulier bachelor- of masterproef (31 oktober) - formulieren deel 1 en deel 2 voor Erasmus+ studenten LW - aanpassing Learning Agreement (zie volgende punt) Bij deze plaatst de Voorzitter de studietrajectbegeleiders (STB) in cc (stbfaclw@vub.ac.be). De STB s zorgen vervolgens voor de koppeling in CALI van de door de student geregistreerde studiedelen met de uitwisselingsstudiedelen. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

6 2. Indien de Erasmus+ uitwisseling plaatsvindt tijdens het tweede semester, dient rekening gehouden te worden met het feit dat in sommige gevallen dit tweede semester vroeger of later aanvangt dan aan de VUB. Het OER , Artikel stelt: In geval van afwijking met het onderwijsprogramma in de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte zullen de respectieve opleidingsraden de aanvragen internationalisatie van de student beoordelen en hierover advies formuleren naar de decaan die toestemming kan verlenen. Concreet: In geval het tweede semester vroeger aanvangt, dan: o t de student zo snel mogelijk zijn vraag om het afleggen van VUB examens in de blokweek zowel naar zijn exchange coördinator als naar faclw@vub.ac.be. Indien deze maatregel niet mogelijk blijkt, zal getracht worden desbetreffende examens te verplaatsen naar respectievelijk de eerste zittijd van de tweede examenperiode, het lentereces. In geval van schriftelijke examens en papers kunnen desgevallend instructies worden doorgegeven aan de exchange coördinator van de gastinstelling. In geval van praktijkexamens kan dergelijke regeling niet uitgewerkt worden en dient één van de vorige drie opties te baat genomen worden. o de Faculteitsadministratie t de exchange coördinator voor zijn akkoord, o bij akkoord, vraagt de Faculteitsadministratie aan de Decaan toestemming om de betrokken titularissen in te lichten en een alternatieve examenregeling uit te werken, o eens de alternatieve examenregeling uitgewerkt is, licht de Faculteitsadministratie de student, de betrokken titularissen, de decaan en de exchange coördinator hiervan per in. o uiterlijk op de laatste werkdag van de blokweek delibereert desbetreffende Examencommissie en proclameert de Voorzitter van de Examencommissie de student. In geval het tweede semester later eindigt, dan: o Bezorgt de uitwisselingsinstelling de Faculteitsadministratie zo snel mogelijk de uitslagen van de examens. Indien deze resultaten toekomen nadat de deliberatie plaatsvond, proclameert desbetreffende Examencommissie de student met een Open Zittijd en vinden zijn deliberatie en proclamatie later Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

7 plaats. 9. Aanpassen en opsturen Learning Agreement (oktober november) 1. Aan de hand van dezelfde template als voor de voorbeeldprogramma s dienen de studenten opnieuw een voorstel in voor het definitieve Learning Agreement bij hun exchange coördinator (enkel indien het voorlopig Learning Agreement gewijzigd dient te worden). 2. Na evaluatie en goedkeuring, stuurt de student het door de partnerinstelling ondertekend Learning Agreement naar de exchange coördinator, die het overmaakt aan het Studenten Administratie Centrum. 10. Administratie bij terugkeer a. De student is geslaagd voor alle studiedelen: 1. De student overhandigt de puntenbladen, alsook het document Arrival and Departure aan de exchange coördinator. Vanuit sommige partnerinstellingen worden de resultaten rechtstreeks opgestuurd naar de exchange coördinator in elektronische of papieren vorm. 2. Indien van toepassing converteert de exchange coördinator de studieresultaten aan de hand van de officiële tabellen. 3. Deze gegevens worden systematisch en zo snel mogelijk overgemaakt aan de Voorzitter van de Commissie, die ze bundelt en opstuurt naar het Faculteitssecretariaat via faclw@vub.ac.be. 4. De student vult het ervaringsdocument in en maakt het over aan zijn/haar exchange coördinator. b. De student is niet geslaagd voor alle studiedelen 1. De student overhandigt de puntenbladen, alsook het document Arrival and Departure aan de exchange coördinator. 2. Indien van toepassing converteert de exchange coördinator de studieresultaten aan de hand van de officiële tabellen. 3. Deze gegevens worden systematisch en zo snel mogelijk overgemaakt de Voorzitter van de Commissie die ze bundelt en opstuurt naar het Faculteitssecretariaat via faclw@vub.ac.be. 4. De Voorzitter van de Commissie start een remediëringsprocedure op. Dienaangaande worden onderstaande scenario s in deze volgorde onderzocht en indien mogelijk geïmplementeerd: Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

8 1. Aan de docent van de partnerinstelling wordt gevraagd het herexamen af te nemen via Skype in aanwezigheid van de docent van het vervangen vak aan de thuisinstelling (ter controle om fraude te voorkomen). 2. Aan de docent van de partnerinstelling wordt gevraagd de vragen van het herexamen over te maken aan de docent van het vervangen vak aan de thuisinstelling. Hij/zij neemt vervolgens het herexamen af en kent een resultaat toe. 3. De student gaat terug naar de partnerinstelling om aldaar het herexamen af te leggen. Bijzondere maatregel 1: indien de student over ontoereikende financiële middelen beschikt om de verplaatsingskosten te dekken, kan beroep gedaan worden op een noodfonds binnen het IRMO. Bijzondere maatregel 2: indien het tijdsstip van het herexamen aan de partnerinstelling buiten een reguliere zittijd van de thuisinstelling plaatsvindt, kan de student uitzonderlijk en middels een speciale procedure buiten de reguliere zittijd geproclameerd worden. In dat geval: o t de student zo snel mogelijk zijn vraag om het afleggen van externe examens zowel naar zijn exchange coördinator als naar faclw@vub.ac.be, o de Faculteitsadministratie t de exchange coördinator voor zijn akkoord, o bij akkoord, vraagt de Faculteitsadministratie aan de Decaan toestemming om de betrokken titularissen in te lichten en een alternatieve examenregeling uit te werken, o eens de alternatieve examenregeling uitgewerkt is, licht de Faculteitsadministratie de student, de betrokken titularissen, de decaan en de exchange coördinator hiervan per in. o uiterlijk op de laatste werkdag van de blokweek delibereert desbetreffende Examencommissie en proclameert de Voorzitter van de Examencommissie de student. Bijzondere maatregel 3: bij het inplannen van het herexamen moet naar beste vermogen en in de mate van het mogelijke rekening gehouden worden met een realistische tijdspanne tussen het herexamen in het buitenland en eventuele andere (her)examens aan de thuisinstelling. 4. De student dient een aanvraag in om het oorspronkelijk vervangen studiedeel in tweede zit te mogen afleggen. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

9 Bijzondere maatregel 1: dit kan uitsluitend indien de ECTS-credits overeenstemmen. Indien 2 of meer uitwisselingsstudiedelen samen tellen voor één studiedeel aan de VUB, dan kan deze bijzondere maatregel enkel toegepast worden indien voor alle uitwisselingsstudiedelen resultaten bekomen worden, ofwel in eerste ofwel in tweede zittijd. Bijzondere maatregel 2: deze oplossing kan enkel toegestaan worden mits een omstandige motivering. Concreet gezien moet de student middels het voorleggen van originele bewijsstukken aan de exchange coördinator aantonen dat de drie mogelijkheden vermeld onder punt b. 4. niet haalbaar zijn. 5. Van zodra het resultaat van het herexamen bekend is, converteert de exchange coördinator dit, indien van toepassing, en maakt het vervolgens over aan het Faculteitssecretariaat via faclw@vub.ac.be. 6. De student vult het ervaringsdocument in en maakt het over aan zijn/haar exchange coördinator. c. De student keert vroegtijdig terug wegens onverwachte omstandigheden 1. Indien de student wegens onverwachte omstandigheden dient terug te keren naar de thuisinstelling, dient hij/zij een medisch of juridisch attest in om aanspraak te kunnen maken op (een deel) van de beurs; dit conform met de vastgelegde bepalingen. 2. Indien de student terugkeert voor 15 oktober / 27 februari, kan het Learning Agreement nog aangepast worden en kan de student bijgevolg het te vervangen studiedeel opnemen. Indien de student terugkeert na 15 oktober / 27 februari, richt hij/zij een vraag aan de Decaan en wordt in samenspraak met de Voorzitter van de Commissie, de titularissen van de studiedelen in kwestie en de facultaire secretariaatsmedewerkers, in zoverre mogelijk, de student ingeschreven voor het vervangen studiedeel. Indien voor één of meerdere studiedelen een permanente evaluatie geldt, dient de student de beslissing op dossier, die zal meegedeeld worden door de Decaan, af te wachten. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

10 1.1.2 Inkomende mobiliteit 1. De exchange coördinatoren maken bij ontvangst de aanmeldingen in Mobility SOP en de ontvangst van de Learning Agreements systematisch over aan de Voorzitter van de Commissie. 2. Indien de buitenlandse Erasmus+ student aanvaard wordt, ondertekent de exchange coördinator het Learning Agreement in kwestie en maakt het over aan het Studenten Administratie Centrum. 3. De Commissie zoekt, in zoverre mogelijk, voor elke inkomende student een buddy, een student uit dezelfde opleiding die de inkomende student wegwijs zal maken. Het is ook praktisch dat de inkomende studenten iemand uit hun eigen opleiding kennen voor allerhande zaken (informatie over vakken, administratieve procedures, taken, examens, etc.). Vaak zijn de buddies studenten die in het verleden aan een Erasmus+ uitwisseling hebben deelgenomen of studenten die in een toekomstige uitwisseling geïnteresseerd zijn. Dit is een zeer motiverende factor voor toekomstige kandidaten, daar ze reeds een eerste contact hebben met studenten uit hun gastuniversiteit. Dit systeem biedt onze studenten en de inkomende studenten ook de mogelijkheid vreemde taalvaardigheid aan te scherpen. 4. De FACIR nodigt inkomende studenten, buddies en exchange coördinatoren uit voor een informele drink aan het begin van het academiejaar. 5. De studenten nemen contact op met Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

11 1.1.3 Stages Uitgaande stagemobiliteit Onderstaande procedure en de erin opgenomen kalender is een variant van de Erasmus+ studiemobiliteitsprocedure. In sommige gevallen, bijvoorbeeld voor de stage in het kader van de masterproef binnen de eenjarige Manama Archivistiek, kan op gemotiveerd verzoek en mits goedkeuring van de exchangecoördinator en stagepromotor, hiervan afgeweken worden. 1. Informatie (november-december) 1. Studenten die een buitenlandse stage willen doen binnen Erasmus+ contacteren de Erasmuscoördinator van hun opleiding indien mogelijk in november-december van het academiejaar voorafgaand aan hun mobiliteit. De coördinatoren en titularissen van stagevakken informeren geïnteresseerde studenten over de mogelijkheden tot stage binnen hun opleiding via het facultair infomoment met betrekking tot studentenmobiliteit. 2. Internationale stages in het kader van Erasmus+ volgen behalve de voorwaarden van het Erasmus+-programma ook de algemene universitaire en facultaire reglementen met betrekking tot stages, voor zowel stages die binnen een studiedeel plaatsvinden, als voor stages buiten een studiedeel. 2. Vastleggen stagebestemming (januari) 1. Aan de hand van een kandidaatstellingsformulier voor stages stelt de student zich tegen begin januari kandidaat voor een internationale stage. Daarin wordt onder meer een motivatie gevraagd, een situering van de stage binnen de opleiding (binnen of buiten een studiedeel), de voorgestelde timing van de stage en een goedkeuring door de stagepromotor binnen de VUB-opleiding. 2. Beoordelingsprocedure van kandidaatstellingsdossiers: idem als voor studiemobiliteit Erasmus+. 3. Opstellen voorbeeldprogramma (deadline 10 februari) en aanvang online procedure 1. In samenspraak met de stagepromotor contacteert de student de buitenlandse stageinstelling om de inhoudelijke en praktische afspraken rond de stage te bespreken. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

12 2. Op basis hiervan worden twee formulieren opgemaakt die de stageovereenkomst regelen. Ten eerste maken student en stagepromotor net zoals voor binnenlandse stages ook voor elke buitenlandse stage vooraf een stage-overeenkomst op tussen de VUB en de stage-instelling, volgens de templates voorzien door het VUB Career Center. Ten tweede vult de student ook het beschikbare template Learning Agreement Erasmus+ Traineeship in. 3. De student stuurt beide ingevulde formulieren door naar de exchange coördinator. Deze evalueert dit voorlopige programma door volgende elementen te verifiëren: - formele compatibiliteit (ECTS-credits) - inhoudelijke compatibiliteit (studiedeelfiches bijgevoegd door de student) - haalbaarheid van het programma 4. Online procedure SAC (CALI) Idem als voor studiemobiliteit. 5. Online procedure gastinstelling (mei-juni) Idem als voor studiemobiliteit. 6. Selectie na eerste zittijd (juni- juli) 7. Selectie na tweede zittijd (augustus) Afwijkend ten opzichte van studiemobiliteit: na eerste en tweede zittijd wordt telkens geverifieerd of - de student voor voldoende vakken geslaagd is om in aanmerking te kunnen komen voor een Erasmus+ mobiliteit - de student zich zal kunnen inschrijven voor het studiedeel waarbinnen de stage desgevallend plaatsvindt 8. Aanpassen en opsturen Learning Agreement Idem als voor studiemobiliteit. 9. Administratie bij terugkeer 1. De student overhandigt de in de stage-overeenkomst en het Learning Agreement bepaalde evaluatiedocumenten (zoals stage-certificaat of eigen stageverslag) aan de stagepromotor die in het geval van een stage binnen een studiedeel verantwoordelijk is voor de quotering van de stage in elektrische of papieren vorm. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

13 2. De student overhandigt het document Arrival and Departure aan de exchange coördinator in elektrische of papieren vorm. 3. De student vult het ervaringsdocument in en maakt het over aan de exchange coördinator. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

14 1.2 Andere gefinancierde uitwisselingen 1. Facultair infomoment (november december) Tussen eind november en begin december vindt een facultair infomoment plaats. Indien de deadline van de beurs in kwestie vereist dat de procedure op een ander moment opgestart dient te worden, neemt de student rechtstreeks contact op met de Voorzitter van de Commissie. In de praktijk verloopt het infomoment als volgt: 1. Een medewerker van het IRMO geeft een algemene uiteenzetting over Erasmus De Voorzitter van de FACIR verschaft toelichting bij de te volgen procedures. 3. De studenten worden opgedeeld per opleiding voor meer gedetailleerde informatie met betrekking tot de bestemmingen waarvoor zij kunnen indienen. Het gaat hierbij zowel om Erasmus+ beurzen als andere financieringskanalen voor studieverblijven in binnen- en buitenland. Tijdens deze vakspecifieke sessies krijgen eveneens studenten die in het verleden een Erasmus+ uitwisseling meegemaakt hebben het woord en krijgen studenten uitgebreid te kans eventuele vragen te formuleren. 4. Alle presentaties worden ter beschikking gesteld van geïnteresseerde studenten via het leerplatform Pointcarré. 2. Vastleggen bestemming (december) 1. De student neemt zo snel mogelijk contact op met de Voorzitter van de Commissie om zijn/haar interesse kenbaar te maken. Voorafgaand aan het doorgeven van de voorkeursbestemmingen toetst de student af bij de exchange coördinator welke bestemmingen inhoudelijk het best aanleunen bij zijn / haar studieprofiel en bijgevolg tot de mogelijkheden behoren. Bij het vastleggen van een keuzebestemming voor een beursaanvraag die niet kadert binnen het Erasmus+ programma, dient de student zich er rekenschap van te geven dat de kans om ook daadwerkelijk aanvaard te worden, soms significant lager ligt. Daarom wordt aangeraden eveneens een parallelle Erasmus+ aanvraag in te dienen voor een partnerinstelling waarmee een interinstitutioneel akkoord van kracht is (1.1.1). 2. Na aanmelding en gesprek bij de Voorzitter van de Commissie wordt de student toegang verschaft tot een werkruimte binnen Pointcarré. Volgende documenten worden hier ter beschikking gesteld: - sjablonen voorbeeldprogramma Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

15 - voorbeeldprogramma s - lijsten met aanbevolen vakken (indien beschikbaar) - ervaringsdocumenten van studenten uit voorgaande jaren (indien beschikbaar) - links naar partnerinstellingen - deadlines 3. Indien meer studenten voor een bestemming indienen dan dat er plaatsen beschikbaar zijn, treft de van de Commissie, in samenspraak met de exchange coördinatoren, een beslissing op basis van: - de individuele studieresultaten (de exchange coördinatoren vragen de studieresultaten van de aangemelde studenten op via faclw@vub.ac.be) - het aantal behaalde ECTS-credits - de individuele studieduur - een motivatiebrief - de manier waarop het voorgestelde Learning Agreement aansluit bij het individuele studieprofiel 4. De Voorzitter van de Commissie contacteert de studenten en deelt hen hun definitieve bestemming mee. 3. Opstellen voorbeeldprogramma (deadline 10 februari) Aan de hand van het beschikbare template stellen de studenten een voorbeeldprogramma samen en sturen dit vervolgens op naar de Voorzitter van de Commissie. Deze evalueert dit voorlopige programma door volgende elementen te verifiëren: - formele compatibiliteit (ECTS-credits) - inhoudelijke compatibiliteit (studiedeelfiches bijgevoegd door de student) - haalbaarheid van het programma - studiedelen waarvoor de student in het verleden niet geslaagd was, mogen niet opgenomen worden in het programma 4. Online procedure 1. Na goedkeuring van het voorbeeldprogramma door de Voorzitter van de Commissie krijgt de student de toestemming om de online applicatie aan te vatten. Indien het tijdspad dit vereist, mag parallel gewerkt worden. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

16 2. Naargelang het programma waarvoor ingediend wordt, zal een specifiek tijdsschema afgesproken worden met Voorzitter van de Commissie. 2. De Voorzitter van de Commissie bewaart te allen tijde een digitale versie van het volledige aanvraagdossier. 5. Selectie na eerste zittijd (juni juli) 1. Voor het einde van de examenzittijd van juni vraagt de Voorzitter van de Commissie de individuele studieresultaten van de aangemelde studenten op bij de facultaire administratie. 2. Binnen de afzonderlijke opleidingen vindt een vergadering van de Commissie plaats, tijdens dewelke elk individueel aanvraagdossier grondig besproken en geëvalueerd wordt. Richtlijnen desbetreffende: - groen licht: - de student is geslaagd voor alle studiedelen - de student heeft één onvoldoende behaald op een keuzevak uit BA2 of BA3 (TALK) - oranje licht: - de student is niet geslaagd voor meer dan één studiedeel - de student heeft één onvoldoende behaald op: a) een studiedeel uit BA1 (TALK) b) een studiedeel dat behoort tot het basispakket van de twee hoofdtalen (TALK) - rood licht: - onvolledige of laattijdige dossiers 3. De Voorzitter van de Commissie communiceert de beslissing in kwestie aan de student. 6. Selectie na tweede zittijd (augustus) 1. Van zodra mogelijk vraagt de Voorzitter van de Commissie de examenresultaten van de studenten die bij de eerste selectie oranje licht gekregen hebben. Dit is cruciaal aangezien aan sommige partnerinstellingen het academiejaar eerder aanvangt dan bij ons het geval is. - bijzondere bepalingen desbetreffende: - Indien het Internationaal Uitwisselingsprogramma (IU) aanvang neemt voor de start van het semester waarin de student het IU opneemt, dan neemt het IU slechts aanvang onder de ontbindende voorwaarde van de mogelijkheid tot (her-)inschrijving van de Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

17 student in de opleiding en de studiedelen hiervan vermeld in de Learning Agreement bij de start van het semester. - Indien de (her-)inschrijving van de student niet wordt toegelaten wegens een studievoortgangsbeslissing of schorsing tijdens het IU, dan wordt het IU onmiddellijk stopgezet. Indien de studievoortgangsbeslissing wordt opgeheven, kan de student de Voorzitter van de Commissie verzoeken het IU opnieuw aan te vatten. - bijkomende voorwaarde: - het vertrek van de student in kwestie wordt door de Faculteit onder voorbehoud goedgekeurd mits aan alle voorwaarden wordt voldaan en mits schriftelijk akkoord van de student. - groen licht: - de student is geslaagd voor alle studiedelen - de student heeft een onvoldoende behaald voor niet meer dan twee studiedelen (maximum 5 punten onder de 10/20 over deze twee studiedelen gespreid) (TALK) - de student heeft minimum 60 ECTS-credits behaald (HIST) - de student is geslaagd voor drie werkcolleges (HIST) - de student heeft een onvoldoende behaald voor niet meer dan één bachelorstudiedeel (met uitsluiting van Modules I, III of voor de Werkcolleges) (SKAR) - rood licht: - de student voldoet niet aan bovenstaande voorwaarden - de student is niet geslaagd voor het studiedeel Onderzoeksmethodologie (TALK) - de student is niet geslaagd voor het studiedeel Onderzoeksmethoden voor historici (HIST) - de student is niet geslaagd voor een bachelorstudiedeel uit de Modules I of III of voor de studiedelen Werkcollege methoden van de archeologie met oefeningen of Werkcollege methoden van de kunstwetenschappen met oefeningen. (SKAR) - bijkomende voorwaarde: - rekening houdende met problemen die zich in het verleden gesteld hebben aangaande alternatieve examenregelingen, is het ten zeerste aanbevelingswaardig om Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

18 uitwisselingen tijdens het tweede semester uitsluitend toe te laten indien aan de gastinstelling gelijklopende examenperiodes ingericht worden. - bijkomende voorwaarden SKAR en TALK: - de student mag in geen geval een studiedeel waarvoor hij/zij in het verleden niet geslaagd was, vervangen door een vervangend studiedeel aan de partnerinstelling of opnemen tijdens een semester waarin de uitwisseling plaatsvindt. 3. De Voorzitter van de Commissie communiceert de beslissing in kwestie aan de student alsmede aan het SAC. 7. Herinnering vertrek (september/ januari) 1. De Voorzitter van de Commissie t alle uitgaande Erasmus+ studenten om hen attent te maken op het correct nakomen van volgende procedures: - online registratie studiedelen desbetreffende semester door de student in CALI (15 oktober / 27 februari) - formulier bachelor- of masterproef (31 oktober) - formulieren deel 1 en deel 2 voor Erasmus+ studenten LW - aanpassing Learning Agreement (zie volgende punt) Bij deze plaatst de Voorzitter de studietrajectbegeleiders (STB) in cc (stbfaclw@vub.ac.be). De STB s zorgen vervolgens voor de koppeling in CALI van de door de student geregistreerde studiedelen met de uitwisselingsstudiedelen. 2. Indien de Erasmus+ uitwisseling plaatsvindt tijdens het tweede semester, dient rekening gehouden te worden met het feit dat in sommige gevallen dit tweede semester vroeger of later aanvangt dan aan de VUB. Het OER , Artikel stelt: In geval van afwijking met het onderwijsprogramma in de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte zullen de respectieve opleidingsraden de aanvragen internationalisatie van de student beoordelen en hierover advies formuleren naar de decaan die toestemming kan verlenen. Concreet: In geval het tweede semester vroeger aanvangt, dan: o t de student zo snel mogelijk zijn vraag om het afleggen van VUB examens in de blokweek zowel naar zijn exchange coördinator als naar faclw@vub.ac.be. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

19 Indien deze maatregel niet mogelijk blijkt, zal getracht worden desbetreffende examens te verplaatsen naar respectievelijk de eerste zittijd van de tweede examenperiode, het lentereces. In geval van schriftelijke examens en papers kunnen desgevallend instructies worden doorgegeven aan de exchange coördinator van de gastinstelling. In geval van praktijkexamens kan dergelijke regeling niet uitgewerkt worden en dient één van de vorige drie opties te baat genomen worden. o de Faculteitsadministratie t de exchange coördinator voor zijn akkoord, o bij akkoord, vraagt de Faculteitsadministratie aan de Decaan toestemming om de betrokken titularissen in te lichten en een alternatieve examenregeling uit te werken, o eens de alternatieve examenregeling uitgewerkt is, licht de Faculteitsadministratie de student, de betrokken titularissen, de decaan en de exchange coördinator hiervan per in. o uiterlijk op de laatste werkdag van de blokweek delibereert desbetreffende Examencommissie en proclameert de Voorzitter van de Examencommissie de student. In geval het tweede semester later eindigt, dan: Bezorgt de uitwisselingsinstelling de Faculteitsadministratie zo snel mogelijk de uitslagen van de examens. Indien deze resultaten toekomen nadat de deliberatie plaatsvond, proclameert desbetreffende Examencommissie de student met een Open Zittijd en vinden zijn deliberatie en proclamatie later plaats. 8. Administratie bij terugkeer a) De student is geslaagd voor alle studiedelen: 1. De student overhandigt de puntenbladen, alsook het document Arrival and Departure aan de exchange coördinator. 2. Indien van toepassing converteert de exchange coördinator de studieresultaten aan de hand van de officiële tabellen. 3. Deze gegevens worden systematisch en zo snel mogelijk overgemaakt aan Voorzitter van de Commissie, die ze bundelt en opstuurt naar het Faculteitssecretariaat via faclw@vub.ac.be. 4. De student vult het ervaringsdocument in en maakt het over aan zijn/haar exchange coördinator. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

20 b. De student is niet geslaagd voor alle studiedelen 4. De Voorzitter van de Commissie start een remediëringsprocedure op. Dienaangaande worden onderstaande scenario s in deze volgorde onderzocht en indien mogelijk geïmplementeerd: 1. Aan de docent van de partnerinstelling wordt gevraagd het herexamen af te nemen via Skype in aanwezigheid van de docent van het vervangen vak aan de thuisinstelling (ter controle om fraude te voorkomen). 2. Aan de docent van de partnerinstelling wordt gevraagd de vragen van het herexamen over te maken aan de docent van het vervangen vak aan de thuisinstelling. Hij/zij neemt vervolgens het herexamen af en kent een resultaat toe. 3. De student gaat terug naar de partnerinstelling om aldaar het herexamen af te leggen. Bijzondere maatregel 1: indien de student over ontoereikende financiële middelen beschikt om de verplaatsingskosten te dekken, kan beroep gedaan worden op een noodfonds binnen het IRMO. Bijzondere maatregel 2: indien het tijdsstip van het herexamen aan de partnerinstelling buiten een reguliere zittijd van de thuisinstelling plaatsvindt, kan de student uitzonderlijk en middels een speciale procedure buiten de reguliere zittijd geproclameerd worden. In dat geval: o t de student zo snel mogelijk zijn vraag om het afleggen van externe examens zowel naar zijn exchange coördinator als naar faclw@vub.ac.be, o de Faculteitsadministratie t de exchange coördinator voor zijn akkoord, o bij akkoord, vraagt de Faculteitsadministratie aan de Decaan toestemming om de betrokken titularissen in te lichten en een alternatieve examenregeling uit te werken, o eens de alternatieve examenregeling uitgewerkt is, licht de Faculteitsadministratie de student, de betrokken titularissen, de decaan en de exchange coördinator hiervan per in. o uiterlijk op de laatste werkdag van de blokweek delibereert desbetreffende Examencommissie en proclameert de Voorzitter van de Examencommissie de student. Bijzondere maatregel 3: bij het inplannen van het herexamen moet naar beste vermogen en in de mate van het mogelijke rekening gehouden worden met een realistische tijdspanne tussen het herexamen in het buitenland en eventuele andere (her)examens aan de thuisinstelling. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

21 4. De student dient een aanvraag in om het oorspronkelijk vervangen studiedeel in tweede zit te mogen afleggen. Bijzondere maatregel 1: dit kan uitsluitend indien de ECTS-credits overeenstemmen. Indien 2 of meer uitwisselingsstudiedelen samen tellen voor één studiedeel aan de VUB, dan kan deze bijzondere maatregel enkel toegepast worden indien voor alle uitwisselingsstudiedelen resultaten bekomen worden, ofwel in eerste ofwel in tweede zittijd. Bijzondere maatregel 2: deze oplossing kan enkel toegestaan worden mits een omstandige motivering. Concreet gezien moet de student middels het voorleggen van originele bewijsstukken aan de exchange coördinator aantonen dat de drie mogelijkheden vermeld onder punt b. 4. niet haalbaar zijn. 5. Van zodra het resultaat van het herexamen bekend is, converteert de exchange coördinator dit, indien van toepassing, en maakt het vervolgens over aan het Faculteitssecretariaat via faclw@vub.ac.be. 6. De student vult het ervaringsdocument in en maakt het over aan zijn/haar exchange coördinator. c. De student keert vroegtijdig terug wegens onverwachte omstandigheden 1. Indien de student wegens onverwachte omstandigheden dient terug te keren naar de thuisinstelling, kan het beursgeld enkel teruggevorderd worden op vertoon van een medisch of juridisch attest. 2. Indien de student terugkeert voor 15 oktober / 27 februari, kan het Learning Agreement nog aangepast worden en kan de student bijgevolg het te vervangen studiedeel opnemen. Indien de student terugkeert na 15 oktober / 27 februari, richt hij/zij een vraag aan de Decaan en wordt in samenspraak met de Voorzitter van de Commissie, de titularissen van de studiedelen in kwestie en de facultaire secretariaatsmedewerkers, in zoverre mogelijk, de student ingeschreven voor het vervangen studiedeel. Indien voor één of meerdere studiedelen een permanente evaluatie geldt, dient de student de beslissing op dossier, die zal meegedeeld worden door de Decaan, af te wachten. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

22 2. Stafmobiliteit 2.1 Uitgaande mobiliteit 1. Elke docent die een buitenlands verblijf plant in het kader van een Erasmus+ project, wordt verzocht dit op voorhand te melden aan de Voorzitter van de Commissie. 2. Deze stelt de nodige formulieren en richtlijnen ter beschikking en plaatst het punt op de eerstvolgende Faculteitsraad. 3. Na afloop van het verblijf worden alle formulieren overhandigd aan de Voorzitter van de Commissie. 4. De uitgaande docent overhandigt na afloop het originele dossier aan Mevr. Griet Wijns van het IRMO een digitale kopie van het volledige dossier (met inbegrip van gemaakte kosten) aan de Voorzitter van de Commissie. 5. De Voorzitter van de Commissie in kwestie behoudt op accurate manier het overzicht van alle uitgaande mobiliteit. Deze gegevens worden namelijk niet op centraal niveau verzameld. 2.2 Inkomende mobiliteit 1. De ontvangende docent licht de Voorzitter van de Commissie op voorhand in over de komst van de gastdocent in kwestie. 2. De ontvangende docent overhandigt na afloop een digitale kopie van het volledige dossier aan de Voorzitter van de Commissie. 3. De Voorzitter van de Commissie in kwestie behoudt op accurate manier het overzicht van alle inkomende mobiliteit. Deze gegevens worden namelijk niet op centraal niveau verzameld. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari

23 3. Procedure voor het afsluiten van nieuwe interinstitutionele akkoorden Interinstitutionele akkoorden worden afgesloten voor een periode van drie jaar en worden enkel verlengd voor een periode van vier jaar. Mits een grondige motivering, die minimum een jaar voorafgaand de stopzetting ingediend wordt bij het IRMO, kan een dergelijk akkoord unilateraal verbroken worden. 1. De Voorzitter van de Commissie communiceert aan IRMO de intentie een akkoord te willen afsluiten met een buitenlandse partner. Deze aanvraag is voorzien van: - een gegronde motivatie - een principieel eerste akkoord van de betrokken partnerinstelling - een goedkeuring door de Vakgroepsraad - een goedkeuring door de Faculteitsraad (in uitzonderlijke gevallen wordt deze bevoegdheid gedelegeerd naar de Voorzitter van de FACIR) 2. De Voorzitter van de FACIR laat de aanvraag op de agenda van de Raad Internationaal Beleid plaatsen. Goedgekeurd door de Faculteitsraad van 21 januari