Ronald Kerpershoek Records Manager Legal Affairs

Transcriptie

1 Ronald Kerpershoek Records Manager Legal Affairs

2 SABIC Saudi Basic Industries Corporation Started from scratch in 1976, produced first tons in million tons produced in 2006 Broad chemical and polymers product portfolio Turn-over of almost 19 bln Is 70% owned by Saudi government and 30% by private sector Employees in 22 countries Operating profit almost 4.5 bln in 2006 Basic Chemicals Intermediates Polymers Fertilizers Metals

3 SABIC today is number 4 global polyolefins player Global ranking PE PP BASELL DOW EXXONMOBIL SABIC SINOPEC INEOS TOTAL PC PETROCHINA BOREALIS 0 FORMOSA Source SABIC 2007

4 SABIC Europe Geleen, the Netherlands Teesside, UK Gelsenkirchen, Germany Sittard, the Netherlands SABIC s first acquisition outside Saudi Arabia

5 550 brain cells working smarter not harder 6

6 Foto atrium naar boven

7 Foto zicht op plaza 2 de etage

8 4 de etage

9 Flex4all: Implementatie 3 pillars of change Wat? E-WORK bij bij SABIC: 24/7 24/7 locatie- locatie-en en papieronafhankelijk papieronafhankelijk In In het het kantoor: Digitaal Digitaalarchief archiefvia via Livelink Livelink Draadloos Draadloosnetwerk Follow-me printing printing DECT of of GSM GSM telefoons telefoons Buiten Buitenhet het kantoor: Via Via internet: internet: I-Pass, I-Pass, UMTS UMTS Network access: access: Citrix, Citrix, VPN VPN 1 locatie onafhankelijk 24/7 toegang 2 papier onafhankelijk Livelink 3 open office Gedrag

10 Flex4all: Implementatie 3 pillars of change Hoe? Project Project gestart gestartin in Dec. Dec met met ± ± medewerk(st)ers medewerk(st)ers en en 7 expert expert teams: teams: Mens Mens & organisatie organisatie Informatievoorziening ICT ICT infrastructuur infrastructuur Werkomgeving Werkomgeving Facilitair Facilitairmanagement Gebouw Gebouw locatie onafhankelijk papier onafhankelijk open office Communicatie Communicatie 24/7 toegang Livelink Gedrag

11 2005 Evaluatie planning Nieuwe bewonders zijn klaar voor verhuizing Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 1. Tool selectie 3. Realisatie basis architectuur tool 11. Livelink implementatie met 3 roll out teams 2. Beleid en procedures 5. inventarisatie (detail) 7. Scan service 6. Vitaliseren 9. Train de trainer 8.Helpdesk roll out pilot Holiday Onderzoek naar gebruikers buiten hoofdkantoor Trainen gebruikers buiten hoofdkantoor 10. Roll out plan Project plan : Roll out & implementatie fase 1

12 SABIC Nieuwe Manier van Werken 1

13 Beschikbare opslagruimte papier per persoon Uitgangspunt is 0 m 1 team-archief, tenzij 0,5 m 1 Bibliotheek onderhanden werk 0,4 m 1 Persoonlijke stukken ( locker ) Team-archief < 1 m 1 Doel vitaliseren... meer dan alleen maar opruimen

14 Doel vitaliseren 1. ontwikkelen van een (folder)structuur voor procesgeörienteerde teamarchieven 2. ontmantelen persoonlijke archieven (vernietigen of overdragen) 3. vaststellen van: a. de eigenaar b. permissies c. bewaarmotieven ( en termijnen) Eerst vitaliseren, dan pas digitaliseren!

15 folderstructuur = ruggegraat voor: opslag en toegang + eenduidige permissies + bewaartermijnen

16 Stappen vitaliseren 8 beheer teamarchief afstemmen & borgen 1 benoem vitaliseringsteam 7 indelen teamarchief bepaal globale 2 high level structuur bepaal eigenaar 6 en detailindeling opruimen kasten 3 vitaliseringsteam vitaliseren 5 afdeling bepaal definitieve 4 high level structuur

17 te beoordelen document(en) / mappen Bewaren of weggooien? zijn wij de eigenaar? ja plicht om te bewaren? nee juridische afweging nee toegang afstemmen met eigenaar ja noodzaak om te bewaren? ja nee informatiewaarde? business afweging nee ja

18 Resultaat vitaliseren circa m 1 weggegooid: 300 kantoorkasten (1.500 m 1 ) opheffen intern depot (1.100 m 1 ) opgeruimd vanuit extern depot (500 m 1 ) gescande documenten (110 m 1 ) circa m 1 overgebracht naar extern depot

19 Resultaat vitaliseren weggooien van 40 m 3 document gerelateerde zaken (mappen, bakjes, showtassen, etc.) grote hoeveelheden overtollig meubilair

20 SABIC Nieuwe Manier van Werken 2

21 Doel digitaliseren implementatie LiveLink. opslaan van actuele relevante documenten (géén applicaties) waar nodig delen van relevante informatie, inclusief s vermijden van opslag dubbele c.q. overtollige documenten digitaal maken overgebleven papieren documenten in gebruik nemen digitale archief

22 Aanpak digitaliseren 11. Nazorg 1. Kick off 10. Migratie 2. Demo Livelink 9. Training 8. Check Go Live Doorlooptijd: +/- 12 weken 3. Verzamelen gegevens 7. Functionele Test 4. Functioneel Ontwerp 6.Configureer Livelink 5. Goedkeuring Afdeling

23 Personal Workspace Enterprise Workspace Work in Progress Livelink Workspaces Published Items

24 Folder structure

25 Browser view Livelink

26 per folder / document kan afhankelijk van de rechten een functiemenu worden geactiveerd

27 audittrail van het document

28 bewaarmotief en termijn van het document

29 versies van het document

30 Explorer view Livelink

31 Outlook integratie met Livelink

32

33

34 Groei documenten in Livelink

35 Gebruikers activiteit in Livelink 1

36 Toepassen bewaartermijnen RM Classificatie X Folder Structuur Bewaartermijn

37 Structuur RM classificatie bewaarmotieven hoofdmotief hoofdmotief hoofdmotief submotief submotief submotief submotief RS 2+20 RS 2+3 RS 2+5 RS 2+8

38 Link folder structuur bewaartermijnen RM Classificatie gebaseerd op bewaarmotieven Folderstructuur WiP / Publish Bewaarmotieven - time-based - event-based - permanent

39

40