ICT-monitor Vergelijking van ict-organisatie, -visie, -infrastructuur, -applicaties, -projecten, -personeel en -financiën van mbo-instellingen

Transcriptie

1 ICT-monitor 2014 Vergelijking van ict-organisatie, -visie, -infrastructuur, -applicaties, -projecten, -personeel en -financiën van mbo-instellingen

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Werkwijze Deelname 2013 en Representativiteit van de ICT-monitor De organisatie van de ict Organisatiestructuur Kwaliteit Samenwerking in ict Leveranciersmanagement 9 3. De visie op ict Ambitie Architectuur Innovatie Informatiebeveiliging en privacy De ict-infrastructuur Werkplekken Netwerkaspecten Servers en opslagcapaciteit Applicaties Onderwijsapplicaties Administratie en bedrijfsvoering Saas Soorten projecten Soorten van projecten Gebruik van businesscases Personeel Personeel voor ict Samenstelling ict-afdeling Zelf doen of uitbesteden Financiën Ict-uitgaven 2012 en Personele kosten Begroting Conclusie en vervolg 26 Bijlage 1: deelnemers 2013/

3 Voorwoord De ICT-monitor is in 2013 voor het eerst uitgevoerd. In 2014 hebben iets meer instellingen deelgenomen. Deze monitor laat daarom ook iets meer zien van de ontwikkelingen van de sector op het gebied van ict. Er is nu zicht op de ict-organisatie, -activiteiten, -plannen en -kosten. We hebben bij deze monitor dankbaar gebruik gemaakt van de opmerkingen over de vorige monitor. Een aantal vragen is aangepast, onderwerpen zijn toegevoegd en het invullen was deze keer eenvoudiger. We zijn er nog niet: voor het komende onderzoek zijn suggesties en opmerkingen van harte welkom. Ten slotte moet de monitor voldoen aan de vraag om inzicht in het gebruik van ict in de sector. Daarmee is het vooral bedoeld voor de sector zelf. Ook deze keer worden de instellingen die de monitor hebben ingevuld beloond met een rapportage waarbij zichtbaar wordt hoe de eigen resultaten zich verhouden tot de rest van de sector. Jan Bartling Manager sambo-ict 3

4 1. Inleiding 1.1 Achtergrond De ict-verantwoordelijken in onze mbo-scholen staan voor de opgave om hun bestuur, medewerkers en studenten te voorzien van goede en betaalbare ict. Zij werken voortdurend aan programma s en projecten om de applicaties, infrastructuur en interne organisatie te verbeteren en de kosten te verlagen. Het zou erg nuttig zijn wanneer deze verantwoordelijken en de sector als geheel meer inzicht hadden in hoe andere mbo-scholen bezig zijn met de verschillende aspecten van ict-organisatie, -infrastructuur, -applicaties, -formatie, en -kosten. En om te zien hoe de eigen instelling ten opzichte van de hele sector ervoor staat op ict-gebied. Voor dat doel hebben sambo-ict en Stichting Kennisnet een nieuwe ICT-monitor ontwikkeld. De monitor moet dat beeld gaan leveren, door bij een meerderheid van de scholen via een eenvoudige digitale vragenlijst informatie over ict op te vragen. En wel zo dat het nut van de informatie die de monitor oplevert voor een instelling duidelijk opweegt tegen de inspanning van het opzoeken en invullen van de gevraagde informatie (2 tot 4 uur). De ICT-monitor is ontwikkeld in samenwerking met Berenschot en vormt een aanvulling op de bestaande Vier in balans-monitor van Stichting Kennisnet. 1.2 Werkwijze Kennisnet, sambo-ict en Berenschot hebben in 2013 een vragenlijst ontwikkeld. Die is vervolgens in 2014 nog wat aangescherpt en getoetst door een aantal ict-managers van mbo-scholen en door Kennisnet geprogrammeerd met de digitale enquêtetool Survey Monkey. sambo-ict heeft vervolgens de ictverantwoordelijken van de instellingen gevraagd deel te nemen aan de monitor. Berenschot heeft de resultaten verzameld en geanalyseerd. Deze rapportage geeft het beeld van de ict in de sector weer. Alle deelnemers ontvangen een overzicht waarmee zij hun eigen posities kunnen vergelijken met de gemiddelden van andere instellingen. 1.3 Deelname 2013 en 2014 In de periode van 1 oktober 2014 tot 15 november 2014 hebben 28 mbo-scholen de vragenlijst ingevuld. In 2013 waren dat er scholen deden beide keren mee. De deelnemende instellingen zijn te verdelen in 4 grootte-categorieën: Categorie Totaal Waarvan uniek # studenten Klein tot Middelgroot tot Groot tot Zeer groot tot Totaal

5 De namen van de deelnemende scholen zijn opgenomen in bijlage 1. Wij danken hen hartelijk voor de geleverde inspanningen. Zij ontvangen een rapportage die specifiek op hun instelling is gericht. 1.4 Representativiteit van de ICT monitor 2014 Nederland telt op dit moment 69 mbo-scholen. De 38 deelnemende scholen in 2013 en 2014 (30 roc s, 4 aoc s en 4 vakscholen) vertegenwoordigen samen iets meer dan 55% van alle mbo s. Ook in de ICT-monitor mbo, waaraan 28 scholen deelnamen, zijn de roc s naar verhouding iets oververtegenwoordigd. Omdat de roc s gemiddeld groter zijn dan de aoc s en vakscholen, liggen enkele van de berekende gemiddelden in de monitor ook boven de werkelijke gemiddelden. Zo heeft de gemiddelde deelnemende school in de ICT-monitor circa mbo-studenten. Het werkelijke landelijk gemiddelde is echter circa studenten per school 1. Doordat veel van de indicatoren in de ICTmonitor genormaliseerd zijn naar de grootte, zoals bij de ict-kosten per student, zijn de uitkomsten toch goed vergelijkbaar. In de individuele rapportage die de deelnemende mbo-scholen ontvangen, kunnen zij aflezen hoeveel zij afwijken van het algemene gemiddelde van alle deelnemende scholen en van het gemiddelde uit hun grootte-categorie. Bij veel van de onderwerpen zijn er geen significante verschillen te zien tussen de resultaten van 2013 en In deze gevallen geven we de resultaten weer van alle deelnemers uit 2013 en 2014 samen. Niet alle deelnemers vulden steeds alle vragen in. Bij elke rubriek is daarom aangegeven hoeveel van de 38 unieke deelnemers een geldig antwoord gaven (bijvoorbeeld n=36). Om bepaalde trends te laten zien tussen de cijfers van 2013 en 2014 vergeleken we alleen die cijfers van de 14 scholen die zowel in 2013 als in 2014 aan de monitor deelnamen. 1 Bron: feiten en cijfers MBO-raad

6 2. De organisatie van de ict 2.1 Organisatiestructuur De deelnemende mbo-scholen hebben in hoofdzaak (74%) hun ict-functie in één centrale ict-afdeling ondergebracht. In die afdeling is vaak zowel de ictservices-organisatie (het aanbod) ondergebracht alsook het informatiemanagement (IM, de vraagarticulatie), onder één leiding. Een klein deel van de instellingen (13%) heeft naast de centrale eenheid ook nog enkele decentrale units op verschillende locaties. Wanneer het informatiemanagement niet centraal is gepositioneerd zijn er soms decentrale informatiemanagers (20% van het totaal) of zijn er helemaal geen informatiemanagers (29%). Dat laatste is vooral het geval bij de wat kleinere instellingen. Ongeveer tweederde van de scholen (68%) heeft een (beleids)orgaan ingesteld waar de ict-strategie wordt bepaald. Ongeveer een kwart van de scholen (31%) heeft een tweede beleidsorgaan, bijvoorbeeld een ictportfolioboard, waarin de verdeling van ict-budget en ict-capaciteit over de projecten wordt vastgesteld. Veel instellingen (84%) hebben de rol van Chief Information Officer (cio) in hun organisatie belegd. Figuur 1. Organisatiestructuren (met % voorkomen, n=35 n=38) 24% 16% 19% 25% Positie van de cio Lid cvb 16% Directeur bedrijfsvoering Hoofd ict Er is geen cio Directeur middelen/facilitair/ict 50% 6% Budgethouder ict 17% 20% 7% Lid cvb Directeur bedrijfsvoering Directeur(en) opleiding(en) Hoofd ict Hoofd van een stafafdeling anders dan ict Figuur 2. Positie van de CIO (n=38 ) en budgethouder ICT (n=37 ) Figuur 2: Positie van de cio (n=38 ) en budgethouder ict (n=37 ) In de meeste organisaties is een onderscheid gemaakt tussen ICT-beleid en ICT-uitvoering, maar 6 beide functies rapporteren meestal aan dezelfde manager. Bij 26% van de scholen, vooral de zeer grote, zijn deze functies bij twee verschillende managers belegd.

7 In de meeste organisaties is een onderscheid gemaakt tussen ICT-beleid en ICT-uitvoering, maar beide functies rapporteren meestal aan dezelfde manager. Bij 26% van de scholen, vooral de zeer grote, zijn deze functies bij twee verschillende managers belegd. 2.2 Kwaliteit De middelgrote organisaties maken altijd gebruik van een (ICT-)kwaliteitsmodel voor dienstverlening zoals bijvoorbeeld ITIL. Bij de kleine organisaties is dat niet zo gebruikelijk. Het verschil tussen scholen blijkt aanzienlijk te zijn: Is er een ICT-kwaliteitsmodel geïmplementeerd? Hoewel een ruime meerderheid van de grote en zeer grote scholen ITIL toepassen valt op dat Bij respectievelijk 19% van de instellingen 25% en 14% is de zegt cio geen lid kwaliteitssysteem van het de kleine geïmplementeerd instellingen veel te functies hebben. in één persoon gemaakt tussen ict-beleid en ict-uitvoering, maar beide functies rapporteren meestal aan dezelfde meten de klanttevredenheid onder medewerkers. Voor een goede ICT-dienstverlening is het van belang dat wordt gemeten wat de afnemers manager. Bij 26% van de scholen, vooral de zeer Klanttevredenheid onder studenten wordt minder (medewerkers en studenten) vinden van de kwaliteit van de ICT-dienstverlening. Vrijwel alle grote, instellingen zijn deze (92%) functies meten bij de twee klanttevredenheid verschillende onder vaak medewerkers. gemeten. Ongeveer Klanttevredenheid 20% van grote onder en zeer managers studenten belegd. wordt minder vaak gemeten. Ongeveer 20% grote van scholen de grote meet en geen zeer klanttevredenheid grote scholen meet onder geen klanttevredenheid onder studenten. En 50% van studenten. AOC s en En vakscholen 50% van de meten AOC s en dit vakscholen niet. meten 2.2 Kwaliteit De middelgrote organisaties maken altijd gebruik van een (ict-)kwaliteitsmodel voor dienstverlening zoals ICT Monitor mbo 2014 om een beoordeling te geven van de kwaliteit van 5 bijvoorbeeld ITIL. Bij de kleine organisaties is dat de eigen ict-dienstverlening en van de mate waarin niet zo gebruikelijk. Het verschil tussen scholen blijkt aanzienlijk te zijn (zie tabel 1). Hoewel een ruime meerderheid van de grote en zeer grote scholen ITIL toepassen valt op dat respectievelijk 25% en 14% zegt geen kwaliteitssysteem geïmplementeerd te hebben. Bij kleine scholen is dat 62%. Een mogelijk verklaring hiervan is het feit dat binnen grotere afdelingen vanzelfsprekend goede afspraken gemaakt moeten worden over de uitvoering van werkzaamheden door verschillende personen (functiescheiding), terwijl bij Klein College Bij kleine van scholen Bestuur. Bij is dat 40% 62%. is de Een cio een mogelijk directielid verklaring zijn hiervan verenigd. is het feit dat binnen grotere (facilities, afdelingen bedrijfsvoering). vanzelfsprekend Bij 25% goede van afspraken de scholen gemaakt Voor moeten een goede worden ict-dienstverlening over de uitvoering is het van belang heeft werkzaamheden het hoofd ict de door rol van verschillende cio. personen (functiescheiding), dat wordt gemeten terwijl wat bij de afnemers kleine instellingen (medewerkers veel In functies de meeste in één organisaties persoon zijn is een verenigd. onderscheid en studenten) vinden van de kwaliteit van de ictdienstverlening. Vrijwel alle instellingen (92%) dit niet. Wij vroegen de invullers (voornamelijk hoofden ict) de afnemers van de ict-diensten in staat waren hun eisen en wensen op het gebied van ict konden formuleren. De invullers konden op een 5-puntsschaal aangeven op welk volwassenheidsniveau de vraag en de aanbodorganisaties opereerden (zie figuur 3). Het valt op dat de invullers van grotere scholen van mening zijn, blijkbaar op basis van eigen metingen, dat hun gebruikers beter in staat zijn hun wensen te formuleren en dat zij de kwaliteit van hun ictservices als voldoende of uitstekend kwalificeren (zie figuur 4). Middel groot Groot Zeer groot Nee 62% 0% 25% 14% Ja, namelijk Bisl 8% 13% 38% 57% Ja, namelijk ITIL 38% 88% 75% 86% Ja, namelijk INK 0% 25% 13% 0% Tabel Tabel 1. 1: Gebruik Gebruik van van kwaliteitsmodellen kwaliteitsmodellen voor dienstverlening voor dienstverlening (n=36, meerdere (n=36, antw. meerdere mogelijk) antw. mogelijk) 7

8 29% Klanttevredenheidsmeting studenten 34% 16% Klanttevredenheidsmeting Nee studenten 21% Klanttevredenheidsmeting 16% studenten Minder dan eens per 3 jaar Ja, Neetenminste om de 3 jaar Klanttevredenheidsmeting medewerkers 8% Klanttevredenheidsmeting 8% Nee 31% medewerkers Minder dan eens per 3 jaar Klanttevredenheidsmeting 8% 53% 8% Nee Ja, tenminste om de 3 jaar medewerkers 29% Ja, Minder elk jaar dan eens per 3 jaar 31% Minder Ja, elk jaar dan eens per 3 jaar 16% 21% 8% Nee 8% Nee 34% Ja, tenminste om de 3 jaar 53% Ja, tenminste om de 3 jaar Figuur 29% 3: Klantevredenheidmetingen Minder dan eens onder per 3 jaar 31% studenten en medewerkers (n=38) Minder dan eens per 3 jaar 21% Ja, elk jaar Ja, elk jaar Wij vroegen 34% Ja, tenminste om 3 jaar 53% Ja, tenminste om de 3 jaar de invullers (voornamelijk hoofden ICT) om een beoordeling te geven van de kwaliteit van de eigen ICT-dienstverlening Ja, elk jaar Figuur 3: Klantevredenheidmetingen en van onder de studenten mate waarin en medewerkers de afnemers van (n=38) de Ja, elk ICT-diensten jaar in staat waren hun eisen en wensen op het gebied van ICT konden formuleren. De invullers konden op een Figuur 5-puntsschaal Wij vroegen 3. Klantevredenheidmetingen aangeven invullers op (voornamelijk welk onder volwassenheidsniveau studenten hoofden medewerkers ICT) om een (n=38) vraag beoordeling en aanbodorganisaties te geven van de kwaliteit opereerden. van Figuur 3: eigen Klantevredenheidmetingen ICT-dienstverlening en van onder de studenten mate waarin en medewerkers de afnemers van (n=38) de ICT-diensten in staat waren Wij vroegen hun eisen de invullers en wensen (voornamelijk op het gebied hoofden van ICT) konden om een formuleren. beoordeling De te geven invullers van konden kwaliteit op een 5-puntsschaal van de Volwassenheid eigen ICT-dienstverlening aangeven Vraagorganisatie op welk volwassenheidsniveau van de mate waarin de Volwassenheid vraag de afnemers de aanbodorganisaties van ict-dienstverlening de ICT-diensten in staat opereerden. waren 60% hun eisen en wensen op het gebied van ICT 60% konden formuleren. De invullers konden op een 5-puntsschaal aangeven op welk volwassenheidsniveau Initieel de vraag en de aanbodorganisaties Initieel opereerden. Volwassenheid Vraagorganisatie 40% Herhalend Volwassenheid ict-dienstverlening 40% Herhalend 60% Gedefinieerd 60% Gedefinieerd 20% Volwassenheid Vraagorganisatie Initieel Beheerst 20% Volwassenheid ict-dienstverlening Initieel Beheerst 40% Herhalend 40% Herhalend 60% Optimaal 60% Optimaal 0% Gedefinieerd Initieel 0% Initieel Gedefinieerd 20% 40% Herhalend Beheerst 20% 40% Herhalend Beheerst Figuur 4. 4: Mate Mate waarin waarin gebruikers gebruikers wensen wensen formuleren Gedefinieerd Optimaal formuleren en kwaliteit van en ict-services kwaliteit van (n=28) ICT-services (n=28) Gedefinieerd Optimaal 20% Beheerst 20% Beheerst Het valt op dat de invullers van grotere scholen van mening zijn, blijkbaar op basis van eigen 2.3 Samenwerking in ict Optimaal denk aan de grafische opleidingen Optimaal metingen, dat hun gebruikers beter in staat zijn hun wensen te formuleren en dat zij de kwaliteit van Op Figuur het 0% gebied 4: Mate van waarin samenwerking gebruikers op ict-gebied wensen met formuleren dan 0% en bij de kwaliteit roc s. van ICT-services (n=28) hun ICT-services als voldoende of uitstekend kwalificeren. andere Het valt mbo-scholen op dat de zijn invullers verschillen van grotere zien tussen scholen van Het mening meest genoemde zijn, blijkbaar doel voor op samenwerken basis van eigen is roc s, Figuur 2.3 metingen, Samenwerking aoc s 4: en Mate dat vakscholen hun waarin gebruikers in (zie gebruikers ICT tabel 2). beter wensen in staat formuleren zijn hun kennisdelen. wensen en kwaliteit te In formuleren 2014 van werd ICT-services dat en 6x dat genoemd zij (n=28) de (n=22). kwaliteit van Vakscholen Op hun Het het valt ICT-services gebied op werken dat van minder als invullers samenwerking voldoende met anderen van grotere of samen op uitstekend ICT-gebied op scholen ictgebied tussen dan ROC s, de roc s AOC s en en aoc s. Vakscholen. Mogelijk is dat een gevolg gezamenlijke ict-voorzieningen (5x), het dienstenpakket kwalificeren. van met Daarna mening andere volgen zijn, mbo-scholen gezamenlijk blijkbaar inkopen zijn basis er (5x verschillen van genoemd), eigen te zien 2.3 metingen, Samenwerking dat hun gebruikers in ICT beter in staat zijn hun wensen te formuleren dat zij de kwaliteit van van hun de ICT-services gemiddeld wat als zwaardere voldoende ict bij of een uitstekend vakschool kwalificeren. verbeteren (2x) en de kwetsbaarheid verlagen (2x). Wordt er met andere instellingen Op het gebied van samenwerking op ICT-gebied met andere mbo-scholen zijn er verschillen te zien 2.3 samengewerkt Samenwerking op ICT-gebied? in ROC AOC Vakschool tussen ROC s, AOC s en Vakscholen. Nee 10% 25% 75% Op Nee, Wordt het gebied maar er met van zijn andere samenwerking we wel instellingen op ICT-gebied met andere mbo-scholen zijn er verschillen te zien mee bezig 10% 0% 0% tussen ROC s, AOC s en Vakscholen. Ja samengewerkt op ICT-gebied? ROC 80% AOC 75% Vakschool 25% Nee Tabel Wordt 2: er Samenwerking met andere instellingen 10% 25% 75% ICT (n=38) Nee, samengewerkt maar zijn we op wel ICT-gebied? mee bezig ROC 10% AOC 0% Vakschool 0% Ja Nee 80% 10% 75% 25% 25% 75% Tabel Nee, maar 2: Samenwerking zijn wel mee in ICT bezig (n=38) 10% 0% 0% Ja 80% 75% 25% Tabel 2. Samenwerking in ICT (n=38) ICT Tabel Monitor 2: Samenwerking mbo 2014 in ICT (n=38) 6 8 ICT Monitor mbo ICT Monitor mbo

9 Vakscholen werken minder met anderen samen op ICT-gebied dan de ROC s en AOC s. Mogelijk is dat een gevolg van de gemiddeld wat zwaardere ICT bij een vakschool denk aan de grafische opleidingen dan bij de ROC s. 2.4 Vakscholen Leveranciersmanagement werken minder met anderen samen op en ICT-gebied grote mbo scholen dan de vaker ROC s gebruik en maken AOC s. van Mogelijk sla s is Het Kleinere dat een meest ict-organisaties gevolg genoemde van de doel sturen gemiddeld voor samenwerken vaker hun wat ictleveranciers opleidingen zwaardere is kennisdelen. dan ICT de bij kleine een vakschool In 2014 werd en de zeer grote denk dat 6x (zie aan genoemd tabel de 4). grafische (n=22). Daarna volgen direct dan gezamenlijk aan bij dan de de ROC s. inkopen (5x genoemd), gezamenlijke ICT-voorzieningen (5x), het grotere. In 20% van Hoewel een Service Level Agreements (sla s) een dienstenpakket verbeteren (2x) en de kwetsbaarheid verlagen (2x). de Het instellingen meest genoemde zijn er meerdere doel voor afdelingen samenwerken die is kennisdelen. afspraak over In de 2014 aard werd van het dat geleverde 6x genoemd tussen (n=22). leveranciers Daarna 2.4 Leveranciersmanagement volgen aansturen. gezamenlijk Een enkele inkopen instelling (5x laat genoemd), de leverancier gezamenlijke en instelling, ICT-voorzieningen we dat sla s (5x), wel het hoofdleverancier dienstenpakket Kleinere ICT-organisaties (outsourcing) verbeteren andere sturen (2x) en ict-leveranciers vaker de kwetsbaarheid hun ICT-leveranciers worden verlagen opgesteld direct (2x). door aan de dan leverancier. de grotere. De kwaliteit In 20% van aansturen (zie tabel 3). van de sla s kan sterk variëren. Er is niet gevraagd 2.4 de instellingen Leveranciersmanagement zijn er meerdere afdelingen die leveranciers aansturen. Een enkele instelling laat de Het hoofdleverancier gebruik van Service (outsourcing) Level Agreements andere (sla s) ICT-leveranciers om naar de aansturen. kwaliteit van de sla s. Het is dan ook de de Kleinere afspraken ICT-organisaties met de leveranciers sturen vast vaker te leggen hun en ICT-leveranciers te vraag of deze direct geschikt aan zijn dan om de gericht grotere. op te In sturen. 20% van de instellingen zijn er meerdere afdelingen die leveranciers aansturen. Middel Een enkele instelling Zeer laat de monitoren Hoe worden varieert, de leveranciers waarbij opvalt aangestuurd? dat middelgrote Klein groot Groot groot hoofdleverancier (outsourcing) andere ICT-leveranciers aansturen. Centrale inkooporganisatie 8% 30% 13% 29% Door ICT-inkoop 54% Middel 40% 25% Zeer 14% Hoe worden de leveranciers aangestuurd? Klein groot Groot groot Door meerdere afdelingen 15% 20% 38% 29% Centrale inkooporganisatie 8% 30% 13% 29% Tabel 3: Leveranciersaansturing (n=38) Door ICT-inkoop 54% 40% 25% 14% Het Door gebruik meerdere van Service afdelingen Level Agreements (SLA s) om 15% de afspraken 20% met de 38% leveranciers 29% vast te leggen 3: en te monitoren varieert, waarbij (n=38) opvalt dat middelgrote en grote mbo scholen vaker gebruik Tabel 3. Leveranciersaansturing (n=38) maken van SLA s dan de kleine en de zeer grote: Het gebruik van Service Level Agreements (SLA s) om de afspraken met de leveranciers vast te leggen en te monitoren varieert, waarbij opvalt dat middelgrote Middel en grote mbo scholen vaker Zeer gebruik Maakt u gebruik van SLA's? Klein groot Groot groot maken van SLA s dan de kleine en de zeer grote: Nee 0% 10% 13% 0% Middel Zeer Ja, maar niet altijd 69% 50% 50% 71% Maakt u gebruik van SLA's? Klein groot Groot groot Ja 31% 40% 38% 29% Nee 0% 10% 13% 0% Tabel 4: 4: Gebruik Gebruik van sla s van (n=38) SLA s (n=38) Ja, maar niet altijd 69% 50% 50% 71% Hoewel Ja een Service Level Agreements (SLA s) een 31% afspraak is over 40% de aard 38% van het geleverde 29% tussen Tabel 4: leverancier Gebruik van en SLA s instelling, (n=38) zien we dat SLA s wel worden opgesteld door de leverancier. De kwaliteit van de SLA s kan sterk variëren. Er is niet gevraagd naar de kwaliteit van de SLA s. Het is dan Hoewel ook een de vraag Service of deze Level geschikt Agreements zijn om (SLA s) gericht een op afspraak te sturen. is over de aard van het geleverde tussen leverancier en instelling, zien we dat SLA s wel worden opgesteld door de leverancier. De kwaliteit van de SLA s kan sterk variëren. Er is niet gevraagd naar de kwaliteit van de SLA s. Het is dan ook de vraag of deze geschikt zijn om gericht op te sturen. ICT Monitor mbo

10 3. De visie op ict 3.1 Ambitie voor ict en de beschikbare tijd en middelen, komt Veel instellingen, maar niet alle, hebben hun ambitie 3. De visie op ICT met betrekking tot ict voor het onderwijs beschreven en vastgesteld. Er is weinig verschil tussen kleine en 3. De visie op ICT 3.1 grote Ambitie instellingen (zie tabel 5). overeen met een vraag uit de Vier in Balans monitor (zie figuur 5). Ongeveer 14% van de roc s vind de aandacht van het management voor ict onvoldoende. Bij de aoc s Op de vraag of er in het it-beleid ook aandacht is en vakscholen is dat 25%. De aoc s (50%) en de Veel instellingen, maar niet alle, hebben hun ambitie met betrekking tot ICT voor het onderwijs voor 3.1 Green Ambitie IT antwoordt 91% ontkennend. vakscholen (75%) geven aan dat er maar matig tijd en beschreven en vastgesteld. Er is weinig verschil tussen kleine en grote instellingen: De volgende vraag, naar de aandacht bij de directie middelen voor ict worden vrijgemaakt. Is Veel er een instellingen, specifieke maar visie bepaald niet alle, over hebben de rol hun van ambitie ICT in met het betrekking tot ICT voor het 2014 onderwijs onderwijsproces? beschreven en vastgesteld. Er is weinig verschil tussen kleine en grote instellingen: Nee Is er een specifieke visie bepaald over de rol van ICT in het 4% 2014 onderwijsproces? Ja, impliciet 36% Nee 4% Ja, beschreven 32% Ja, impliciet 36% Ja, beschreven en vastgesteld 29% Ja, beschreven 32% Tabel 5: Ambitie mbt ICT bepaald (n=28) Ja, beschreven en vastgesteld 29% Op de vraag of er in het IT-beleid ook aandacht is voor Green I T antwoordt 91 % ontkennend. Tabel 5: Ambitie mbt ICT bepaald (n=28) De Tabel volgende 5. Ambitie vraag, mbt ict naar bepaald de (n=28) aandacht bij de directie voor ICT en de beschikbare tijd en middelen, komt Op overeen de vraag met of er een in het vraag IT-beleid uit de Vier ook in aandacht Balans monitor. is voor Green I T antwoordt 91 % ontkennend. De volgende vraag, naar de aandacht bij de directie voor ICT en de beschikbare tijd en middelen, Voldoende aandacht voor ict? Voldoende tijd en middelen? komt overeen met een vraag uit de Vier in Balans monitor. 5% Voldoende 14% 16% aandacht voor ict? 14% 16% 24% 46% 24% 46% Onvoldoende Matig Voldoende Onvoldoende Ruim Matig Voldoende Voldoende Ruim Voldoende Figuur 5. Aandacht, middelen voor ict (n=37) Figuur 5: Aandacht, middelen voor ICT (n=37) 5% Voldoende 14% tijd en middelen? 38% 14% 43% 38% 43% Onvoldoende Matig Voldoende Onvoldoende Ruim Matig Voldoende Voldoende Ruim Voldoende 10 Ongeveer 14% van de ROC s vind de aandacht van het management voor ICT onvoldoende. Bij de AOC s Figuur en vakscholen 5: Aandacht, is dat middelen 25%. voor De ICT AOC s (n=37) (50%) en de Vakscholen (75%) geven aan dat er maar matig tijd en middelen voor ICT worden vrijgemaakt. Ongeveer 14% van de ROC s vind de aandacht van het management voor ICT onvoldoende. Bij de 3.2 AOC s Architectuur en vakscholen is dat 25%. De AOC s (50%) en de Vakscholen (75%) geven aan dat er maar matig tijd en middelen voor ICT worden vrijgemaakt. Alle mbo-scholen hechten belang aan de architectuur van de ICT. De volgende figuur geeft een zelfbeeld 3.2 Architectuur van de beoordeling van de mate van volwassenheid van het werken onder architectuur. Alle mbo-scholen hechten belang aan de architectuur van de ICT. De volgende figuur geeft een zelfbeeld van de beoordeling van de mate van volwassenheid van het werken onder architectuur.

11 3.2 Architectuur investeringsbeslissingen speelt architectuur een Alle mbo-scholen hechten belang aan de architectuur relatief grote rol. Het zijn de vooral de vakscholen en van de ict. Figuur 6 geeft een zelfbeeld van de de (zeer) grote roc s (elk met 75%) die aangeven dat beoordeling van de mate van volwassenheid de rol van architectuur bij investeringsbeslissingen van het werken onder architectuur. Bij groot is (zie figuur 7). 40% 40% 35% 35% 30% 30% 25% 25% 20% 20% 15% 15% 10% 10% 5% 5% 0% 0% Volwassenheid werken onder architectuur Volwassenheid werken onder architectuur Figuur 6: Het volwassenheidsniveau van het werken onder architectuur (n=28) Figuur 6. Het volwassenheidsniveau van het werken onder architectuur (n=28) Figuur 6: Het volwassenheidsniveau van het werken onder architectuur (n=28) Bij investeringsbeslissingen speelt architectuur een relatief grote rol. Bij investeringsbeslissingen speelt architectuur een relatief grote rol. 80% 80% 60% 60% 40% 40% 20% 20% Welke rol speelt architectuur bij Welke rol investeringen? speelt architectuur bij investeringen? roc roc aoc aoc vakschool vakschool In eel In eel Herhalend Herhalend Gedefinieerd Gedefinieerd Beheerst Op Beheerst maal Op maal 0% 0% Gering Gemiddeld Groot Zeer groot Gering Gemiddeld Groot Zeer groot Figuur 7. Rol van architectuur bij investeringen (n=37) Figuur 7: Rol van architectuur bij investeringen (n=37) Figuur 7: Rol van architectuur bij investeringen (n=37) Het zijn de vooral de Vakscholen en de (zeer) grote ROC s (elk met 75%) die aangeven dat de rol van Het architectuur zijn de vooral bij de investeringsbeslissingen Vakscholen en de (zeer) groot grote is. ROC s (elk met 75%) die aangeven dat de rol 11 van architectuur bij investeringsbeslissingen groot is. 3.3 Innovatie 3.3 Innovatie Op de vraag aan welke ICT-innovaties wordt gewerkt in 2013 en 2014 worden vooral Cloud/Saas en

12 3.3 Innovatie geeft aan positieve ervaringen te hebben met cloud Op de vraag aan welke ict-innovaties wordt gewerkt computing. in 2013 en 2014 worden vooral Cloud/SAAS- en BYODprojecten genoemd als technologische ontwikkelingen cloud computing, een kwart heeft nu al de meeste De helft van de scholen heeft een beleid bepaald voor (zie figuur 8). Opvallend is verder dat de introductie applicaties naar de cloud overgebracht en men ziet van tablets minder aandacht vraagt in meer veranderingen aankomen. De cloud is geen Waarschijnlijk zijn die projecten in een afrondende hype, maar een serieuze ontwikkeling met blijvende fase beland. impact op de ict-afdelingen. In 2014 zijn we nader ingegaan op cloud computing van tablets minder aandacht vraagt in Waarschijnlijk zijn die projecten in een afrondende fase (zie figuur 9). Ongeveer tweederde van de deelnemers beland. In welke ict-innovaties wordt geinvesteerd? 93% 71% 67% 43% 29% 14% 8% 42% Figuur 8: ICT-innovaties (n=14) In Informatiebeveiliging zijn we nader ingegaan en privacy op cloud computing. Verder Ongeveer valt op 2/3-de dat er scholen van de zijn deelnemers die wel aangeven geeft aan positieve In 2014 is ervaringen voor het eerst te hebben gevraagd met welke cloud uitspraken computing. dat ze maatregelen hebben genomen, maar waar geen 12 Figuur 8. ict-innovaties (n=14) op het gebied van de informatieveiligheid van toepassing zijn (zie figuur 10). Ongeveer 20% van de scholen heeft deze vraag niet beantwoord. Van de overige scholen voert ongeveer Wij hebben positieve ervaringen met cloud 40% minder dan eens per 3 jaar audits uit. Dat betekent Transities dat waarschijnlijk naar de cloud meer zijn dan in de het helft verleden van scholen geen beleid heeft soepel en verlopen niet weet hoe het nu staat Er met staan de informatieveiligheid. nog ict-organisatieveranderingen Dat is een risico. op stapel Er heeft een ict-organisatieverandering plaatsgevonden, als gevolg van de transitie naar Het merendeel van de applicaties is naar de cloud gemigreerd risicoanalyse heeft plaatsgevonden. Uitspraken over cloud computing Op het gebied van de privacy gaf 14% aan dat er een privacy officer was aangesteld (zie figuur 11). 22% 26% 44% 63% 78%

13 Figuur 8: ICT-innovaties (n=14) In 2014 zijn we nader ingegaan op cloud computing. Ongeveer 2/3-de van de deelnemers geeft aan positieve ervaringen te hebben met cloud computing. Uitspraken over cloud computing Wij hebben positieve ervaringen met cloud 63% Transities naar de cloud zijn in het verleden 44% De helft van de scholen soepel heeft een verlopen beleid bepaald voor cloud computing, een kwart heeft nu al de meeste applicaties Er staan nog naar ict-organisatieveranderingen de cloud overgebracht en op men ziet meer veranderingen aankomen. De cloud is geen hype, maar een 78% stapel serieuze ontwikkeling met blijvende impact op de ICT-afdelingen. 3.4 Informatiebeveiliging Er heeft een ict-organisatieverandering en privacy 22% plaatsgevonden, als gevolg van de transitie naar In 2014 is voor het eerst gevraagd welke uitspraken op het gebied van de informatieveiligheid van toepassing Het merendeel zijn: van de applicaties is naar de cloud De helft van de scholen 26% gemigreerd heeft een beleid bepaald voor cloud computing, een kwart heeft nu al de meeste applicaties naar de cloud overgebracht en men ziet meer veranderingen aankomen. De cloud Er is een is geen beleid hype, Uitspraken vastgesteld maar een voor serieuze cloud over computing ontwikkeling informatieveiligheid met blijvende impact op 48% de ICT-afdelingen. 3.4 Informatiebeveiliging en privacy 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% In 2014 is voor het eerst gevraagd welke uitspraken op het gebied van de informatieveiligheid van toepassing 9: zijn: over cloud computing (n=27) Er is een analyse gemaakt van de Figuur 9. Uitspraken over cloud computing (n=27) risico s Uitspraken over informatieveiligheid Er is een beleidsplan voor informatieveiligheid vastgesteld ICT Monitor mbo 2014 Er is een 10 Er is information een analyse security gemaakt van de officer risico s aangesteld Er worden Er zijn tenminste maatregelen eens genomen per 3 om jaar it-audits de risico s uitgevoerd te reduceren 0% 20% 40% 60% 80% 100% Er zijn maatregelen genomen om de risico s te reduceren Er is een beleidsplan voor informatieveiligheid vastgesteld Er is een information security Figuur 10: Uitspraken over informatieveiligheid (n=22) officer aangesteld Ongeveer 20% van de scholen heeft deze vraag niet beantwoord. Van de Er overige worden scholen tenminste voert eens per 3 ongeveer 40% minder dan eens per 3 jaar audits uit. Dat betekent dat waarschijnlijk jaar it-audits meer uitgevoerd dan de helft van de scholen geen beleid heeft en niet weet hoe het nu staat met de informatieveiligheid. Dat is een 0% risico. Verder 20% valt op dat 40% er scholen 60% zijn die wel 80% aangeven 100% dat ze maatregelen hebben genomen, maar waar geen risicoanalyse heeft plaatsgevonden. Figuur : Uitspraken Op het gebied Uitspraken over van de privacy over informatieveiligheid gaf informatieveiligheid (n=22) 14% aan dat er een (n=22) privacy officer was aangesteld. Ongeveer 20% van de scholen heeft deze vraag niet beantwoord. Van de overige scholen voert ongeveer 40% minder dan Uitspraken eens per 3 jaar audits over uit. privacy Dat betekent dat waarschijnlijk meer dan de helft van de scholen geen beleid heeft en niet weet hoe het nu staat met de informatieveiligheid. Dat Er is een privacy officer is een risico. Verder valt op dat er scholen zijn die wel aangeven dat aangesteld ze maatregelen hebben genomen, maar waar geen risicoanalyse heeft plaatsgevonden. Er is een beleidsplan voor Op 0% het gebied van 10% de privacy 20% gaf 14% aan 30% dat er een privacy 40% privacy vastgesteld officer was aangesteld. Figuur Figuur 11: 11. Uitspraken over privacy (n=22) (n=22) Uitspraken over privacy Er is een privacy officer aangesteld Er is een beleidsplan voor ICT Monitor mbo privacy vastgesteld 13

14 4. De ict-infrastructuur 4.1 Werkplekken Bijna 70% van de door de ict-organisaties beheerde 4. De ICT-infrastructuur end-user devices zijn vaste pc s (zie figuur 12). Ten opzichte van 2013 is het aandeel van de vaste pc s van het werkplekbeheer. Die wordt bepaald door het totaal aantal beheerde devices te delen door het aantal fte in de ict-afdeling. Hierin zijn de beheerinspanningen voor studentenaccounts met 4% gedaald tot 66%. Het aandeel laptops is in zonder device en de bring your own devices van de 4.1 Werkplekken De met ICT-infrastructuur 4% gegroeid tot 27%. Er is nog een kleine eindgebruikers zelf niet meegenomen. Bijna 70% van de door de groei aan tablets Verdeling waar te van nemen. type devices in beheer De kleine instellingen beheren naar verhouding iets ICT-organisaties beheerde Figuur 13 biedt een maat voor de doelmatigheid meer devices pc s per fte in de ict-afdeling. 4.1 Werkplekken end-user devices zijn vaste 80% 66% PC s. Ten opzichte van % is het Bijna aandeel 70% van de vaste door de Verdeling van type devices in beheer PC s ICT-organisaties met 4% gedaald beheerde tot 40% % 66%. end-user Het aandeel devices laptops zijn vaste is 80% 66% % in 2014 PC s. met Ten 4% opzichte gegroeid van tot % 3% 4% 27%. is Er het is aandeel nog een van kleine de vaste 0% PC s met 4% gedaald tot 40% 2013 groei aan tablets waar te Vaste pc's Laptops Tablets Smartphones 27% nemen. 66%. Het aandeel laptops is % in 2014 met 4% gegroeid tot Figuur 12: In beheer zijnde end-user devices 3% (n=14) 4% 27%. Er is nog een kleine 0% De volgende figuur groei aan tablets waar te Vaste pc's biedt een Laptops maat voor Tablets de doelmatigheid Smartphones van het werkplekbeheer. Die wordt bepaald door het totaal aantal beheerde devices te delen door het aantal fte nemen. in de ICT-afdeling. Hierin Figuur zijn de 12: 12. beheerinspanningen In beheer zijnde zijnde end-user voor end-user devices studentenaccounts devices (n=14) zonder device en de bring your own (n=14) devices van de eindgebruikers zelf niet meegenomen. De volgende figuur biedt een maat voor de doelmatigheid van het werkplekbeheer. Die wordt bepaald door het totaal Aantal aantal beheerde devices devices te delen per door ict-fte het aantal fte in de ICT-afdeling. Hierin zijn de beheerinspanningen voor studentenaccounts zonder device en de bring your own devices van de eindgebruikers Totaal aantal zelf vaste niet pc's meegenomen. Totaal aantal andere devices Aantal beheerde devices per ict-fte 29 Totaal aantal vaste pc's Totaal aantal andere devices Klein Middelgroot Groot Zeer groot Figuur Figuur 13: Aantal 13. Aantal beheerde devices per fte in de ict-organisatie ICT-organisatie (n=36) (n=36) De kleine instellingen Klein beheren naar verhouding Middelgroot iets meer devices Groot en PC s per fte in de Zeer ICTgroot-afdeling. 4.2 Netwerkaspecten Figuur 13: Aantal beheerde devices per fte in de ICT-organisatie (n=36) Bij 86% van de deelnemers is het mogelijk om thuis te werken, met toegang tot alle relevante applicaties De kleine en instellingen gegevens. Plaatsonafhankelijk beheren naar verhouding werken iets en meer leren devices is dus bij en veel PC s per instellingen fte de ICT al een -afdeling. realiteit. 4.2 Netwerkaspecten Bij 8% van de instellingen, allen in de categorie Klein, is thuiswerken nog niet mogelijk. 14Bij 86% van de deelnemers is het mogelijk om thuis te werken, met toegang tot alle relevante applicaties en gegevens. Plaatsonafhankelijk werken en leren is dus bij veel instellingen al een ICT Monitor realiteit. mbo Bij 8% 2014 van de instellingen, allen in de categorie Klein, is thuiswerken nog niet mogelijk. 12

15 4.2 Netwerkaspecten Bij 86% van de deelnemers is het mogelijk om thuis te werken, met toegang tot alle relevante applicaties Dat betekent dat ten minste 22% van de instellingen risico s loopt bij stroomuitval. Dat is een hoog percentage. en gegevens. Plaatsonafhankelijk werken en leren Het aantal serverlocaties blijkt bij de kleine is In dus 84% bij van veel de instellingen voor studenten al een en realiteit. medewerkers Bij 8% toegankelijke instellingen ruimtes hoger is wifi te liggen beschikbaar. dan bij de grote. Waarschijnlijk met hebben een capaciteit de grote instellingen van 1 Gigabit consolidaties per van Tweederde instellingen, van de deelnemers allen in categorie hebben een Klein, internetverbinding is thuiswerken seconde. Bij nog 2 zeer niet grote mogelijk. scholen is dat 10 Gigabit per van seconde. hun datacentra Circa 74% uitgevoerd van de deelnemers en zijn servers heeft één centrale toegang tot internet. In 84% van de voor studenten en medewerkers daar gemiddeld ook groter. De kleine instellingen toegankelijke In Bij 84% 92% van de de ruimtes voor deelnemers studenten is wifi is beschikbaar. ook en medewerkers telefonie ondergebracht toegankelijke kunnen ruimtes bij hier de nog ICT-afdeling is voordeel wifi beschikbaar. behalen. en 86% gebruikt Voice over IP (VOIP). Het is duidelijk dat VOIP een geaccepteerde en volwassen technologie is. Tweederde Tweederde van van de de deelnemers deelnemers heeft hebben een een internetverbinding De totale met opslagcapaciteit een capaciteit van van de 1 ict-infrastructuur Gigabit per internetverbinding seconde. Bij 2 zeer met grote een scholen capaciteit is dat van 101 gigabit Gigabit per neemt seconde. toe met Circa de 74% omvang van de deelnemers instelling (zie per heeft 4.3 seconde. Servers één centrale Bij en twee opslagcapaciteit toegang zeer grote tot internet. scholen is dat 10 tabel 6). De zeer grote instellingen slaan veel meer gigabit Bij 92% per van seconde. deelnemers Circa 74% is ook van de deelnemers telefonie ondergebracht in cloud bij de op ICT-afdeling dan kleinere. en 86% De meeste gebruikt scholen 78% van de deelnemers heeft voorzieningen getroffen om bij stroomstoringen toch (delen van) de heeft Voice infrastructuur één over centrale IP operationeel (VOIP). toegang Het tot is te duidelijk kunnen internet. dat houden. VOIP Dat een betekent geaccepteerde hebben dat circa tenminste en 12 volwassen gigabyte 22% van aan technologie de opslagcapaciteit instellingen is. per Bij risico s 92% lopen van de bij deelnemers stroomuitval. is ook Dat de is telefonie een hoog percentage. student, waarvan 70-80% in de cloud. De vakscholen ondergebracht bij de ict-afdeling en 86% gebruikt vormen daarin een uitzondering, die hebben bijna Het aantal Servers serverlocaties en opslagcapaciteit blijkt bij de kleine instellingen hoger te liggen dan bij de grote. Waarschijnlijk over hebben IP (VoIP). de Het grote is instellingen duidelijk dat consolidaties VoIP een van gigabyte hun datacentra per deelnemer uitgevoerd beschikbaar. en zijn de Voice 78% geaccepteerde servers van daar de deelnemers gemiddeld en volwassen ook heeft technologie groter. voorzieningen De kleine getroffen is. instellingen om Het kunnen bij stroomstoringen aantal digiborden hier nog voordeel toch (delen per deelnemer behalen. van) de is bij de infrastructuur operationeel te kunnen houden. Dat betekent dat tenminste 22% van de instellingen grotere scholen ongeveer 3 keer zo hoog als bij de risico s lopen bij stroomuitval. Dat is een hoog percentage. 4.3 Servers en opslagcapaciteit kleinere scholen (zie tabel 7). Ook op dit onderwerp Het Opslagcapaciteit aantal serverlocaties blijkt bij de kleine Klein instellingen Middelgroot hoger te liggen Groot dan bij de grote. Zeer groot Waarschijnlijk Tbyte opslagcapaciteit hebben de grote in instellingen huis consolidaties 29 van hun 33 datacentra uitgevoerd 51 en 43 zijn de 78% van de deelnemers heeft voorzieningen vormen de vakscholen een uitzondering, daar zijn getroffen servers Tbyte opslagcapaciteit daar om bij gemiddeld stroomstoringen ook de groter. cloud toch De (delen kleine 49 van) instellingen circa 78 kunnen twee maal hier nog zoveel 75 voordeel digiborden behalen. 178 per student als op de Percentage infrastructuur opslag operationeel in de cloud te kunnen houden. 63% de 71% grote scholen 60% (circa 36 per 1000). 80% Gbyte per deelnemer 12,69 12,60 9,26 12,70 Opslagcapaciteit % virtuele servers tov totaal Klein 77% Middelgroot 89% Groot 68% Zeer 79% groot Tabel Tbyte 6: opslagcapaciteit Opslagcapaciteit in en huis virtuele servers 29 naar grootte 33 van de instelling Tbyte opslagcapaciteit in de cloud De totale opslagcapaciteit van de ICT-infrastructuur neemt toe met de omvang van de instelling. De Percentage opslag in de cloud 63% 71% 60% 80% zeer grote instellingen slaan veel meer in de cloud op dan de kleinere. De meeste scholen hebben Gbyte per deelnemer 12,69 12,60 9,26 12,70 circa 12 Gigabyte aan opslagcapaciteit per student, waarvan 70-80% in de cloud. De vakscholen % virtuele servers tov totaal 77% 89% 68% 79% vormen daarin een uitzondering, die hebben bijna 20 Gigabyte per deelnemer beschikbaar. Tabel 6. 6: Opslagcapaciteit Opslagcapaciteit en virtuele en virtuele servers servers naar grootte naar grootte van de instelling van de instelling De totale opslagcapaciteit van de ICT-infrastructuur neemt toe met de omvang van de instelling. De zeer Digiborden grote instellingen slaan veel meer in Klein de cloud op Middelgroot dan de kleinere. Groot De meeste Zeer scholen groot hebben circa Aantal 12 digitale Gigabyte schoolborden aan opslagcapaciteit per 11 student, waarvan % in 218 de cloud. De 341 vakscholen vormen Aantal digiborden daarin een per uitzondering, 1000 dlnmrs die hebben 3,7 bijna 20 Gigabyte 9,5 per deelnemer 18,4 beschikbaar. 15,8 Tabel 7: Digiborden naar grootte van de instelling Tabel 7. Digiborden naar grootte van de instelling Het aantal digiborden per deelnemer is bij de grotere scholen ongeveer 3x zo hoog als bij de Digiborden Klein Middelgroot Groot Zeer groot kleinere scholen. Ook op dit onderwerp vormen de Vakscholen een uitzondering, daar zijn circa Aantal digitale schoolborden twee maal zoveel digiborden per student als op de grote scholen (circa 36 per 1000). Aantal digiborden per 1000 dlnmrs 3,7 9,5 18,4 15,8 Tabel 7: Digiborden naar grootte van de instelling Het aantal digiborden per deelnemer is bij de grotere scholen ongeveer 3x zo hoog als bij de kleinere scholen. Ook op dit onderwerp vormen de Vakscholen een uitzondering, daar zijn circa 15

16 5. Applicaties 5. Applicaties 5.1 Onderwijsapplicaties 5.1 Onderwijsapplicaties functionele overlap tussen een ELO en Collaboration De Figuur volgende 14 geeft figuur weer geeft welke weer pakketten welke de pakketten deelnemers de deelnemers tools. Het is interessant gebruiken om voor te constateren hun ELO (n=36), dat een portfolio gebruiken (n=26) voor hun en collaboration ELO (n=36), portfolio (n=32). (n=26) Er is een behoorlijke aantal functionele instellingen overlap beiden tussen gebruiken. een ELO en en Collaboration collaboration (n=32). tools. Er Het is is een interessant behoorlijke om te constateren dat een behoorlijk aantal instellingen beiden gebruiken. ELO Portfolio Collaboration 35% 15% 31% 15% 21% 14% 22% 4% 3% 11% 11% 71% 43% 4% ItsLearning Fronter Sharepoint Yammer Sakai Fronter Facebook Livelink Blackboard Itslearning Learning4U Geen Figuur 14. Gebruik van applicaties in het onderwijs Figuur 14: Gebruik van applicaties in het onderwijs 5.2 Administratie en bedrijfsvoering zou nader onderzocht kunnen worden. Bij vrijwel elk 5.2 Figuur Administratie 15 laat zien welk en deel bedrijfsvoering van de deelnemers welke type van applicaties is een duidelijke marktleider aan applicaties gebruikt voor studentenadministratie te wijzen. De volgende figuur laat zien welk deel van de deelnemers welke applicaties gebruiken voor (in 2013 en 2014; n=14), studiebegeleiding (n=26), Bij alle deelnemers maken docenten en studenten studentenadministratie (in 2013 en 2014; n=14), studiebegeleiding (n=26), planning/roostering (n=35), planning/roostering financiën (n=35), hrm financiën (n=34) (n=35), en crm hrm (n=35). gebruik Het is van interessant de Microsoft te zien Office dat suite! crm Alternatieven, niet breed gebruikt (n=34) en wordt. crm (n=35). Wat daarvan Het is interessant de oorzaak te zien is dat zou crm nader zoals onderzocht die van Apple kunnen of uit worden. het open domein Bij vrijwel worden elk type niet van breed applicaties gebruikt wordt. is een Wat duidelijke daarvan marktleider oorzaak is aan vrijwel te wijzen. niet genoemd. 16ICT Monitor mbo

17 Studenteninformatiesysteem Studiebegeleiding 71% 14% 7% 7% 0% % 15% 6% 6% 46% SAP Edictis Eduarte Trajectplanner Anders Roostering 3% Financiën Afas Exact 3% 3% 11% 11% 72% EduFlex Untis Masterplan Xedule Anders 3% 3% 12% 3% 3% 3% 3% 67% WebSolutins DBS Decade CODA Peoplesoft Accountview Anders Hrm Crm 55% 7% 7% 10% 21% Afas HR2day Merces Peoplesoft Raet 60% 30% 10% Microsoft Dynamics Sharepoint Geen Figuur 15. Gebruik van applicaties voor administratieve taken Figuur 15: Gebruik van applicaties voor administratieve taken Bij alle deelnemers maken docenten en studenten gebruik van de Microsoft Office suite! Alternatieven, zoals die van Apple of uit het open domein worden vrijwel niet genoemd. 17

18 5.3 SaaS Van Type de onderwijsapplicaties is Percentage ongeveer de SaaS helft als Het blijkt dat het SaaS-aanbod (Software As A SaaS Studentenregistratie in gebruik. 81% Service) van de administratieve applicaties nogal Dat Studiebegeleiding wil echter ook zeggen dat ongeveer 79% 40% van deze Planning 23% wisselend is. Dat heeft alles te maken met het aanbod. applicaties niet vanuit de cloud wordt betrokken. Financiën 18% Opvallende categorieën zijn de planningsapplicaties Gezien het belang van deze applicaties zullen Hrm 91% en de crm-systemen. leveranciers Crm gedwongen zijn deze in 24% de toekomst als t het SAAS-aanbod (Software As A Service ) van de administratieve applicaties nogal Tabel SaaS 8: aan SaaS te gaan voor bieden. administratieve applicaties (n=33) s. Dat heeft alles te maken met het aanbod. Opvallende categorieën zijn de pplicaties en de crm-systemen. Van de onderwijsapplicaties is ongeveer de helft als SAAS in gebruik. Type applicatie Percentage SaaS Studentenregistratie 81% Studiebegeleiding 79% Planning 23% Financiën 18% Tabel 9: SaaS voor onderwijsapplicaties (n= 30) Hrm 91% Tabel 9. SaaS voor onderwijsapplicaties (n=30) Dat wil echter ook zeggen dat ongeveer 40% van deze applicaties niet vanuit de cloud word Crm 24% betrokken. Gezien het belang van deze applicaties zullen leveranciers gedwongen zijn deze Tabel 8: SaaS voor administratieve applicaties (n=33) Tabel 8. SaaS voor administratieve toekomst applicaties als (n=33) SaaS aan te gaan bieden. erwijsapplicaties is ongeveer de helft als SAAS in gebruik. Type applicatie 5.3 Saas Percentage SaaS Elo 59% Portfolio 63% Collaboration 43% Tabel 9: SaaS voor onderwijsapplicaties (n= 30) Het blijkt dat het SAAS-aanbod (Software As A Service ) van de administratieve applicaties wisselend is. Dat heeft alles te maken met het aanbod. Opvallende categorieën zijn de planningsapplicaties en de crm-systemen. Type applicatie ter ook zeggen dat ongeveer 40% van deze applicaties niet vanuit de cloud wordt Gezien het belang van deze applicaties zullen leveranciers gedwongen zijn deze in de ls SaaS aan te gaan bieden. Percentage SaaS Elo 59% Portfolio 63% Collaboration 43% ICT Monitor mbo

19 6. Projecten 6. Projecten 6.1 Soorten van projecten Op de open vraag aan welke ict-projecten men in 6.1 Soorten van projecten 2014 vooral werkt, worden de volgende projecten 2013 én in 2014 meededen. In de figuur hieronder worden deze subgroepen aangeduid met 2013 CG en Op de open vraag aan welke ICT-projecten men in 2014 vooral werkt worden de volgende projecten genoemd (aantal scholen dat aan dit type project 2014 CG (controlegroep) ). genoemd (aantal scholen dat aan dit type project werkt, n=27): werkt, n=27): De businesscases bevatten wel overzichten van kosten Verbeteringen werkplekken (12 x genoemd) Verbeteringen werkplekken (12x genoemd) en baten, maar die zijn vaak niet volledig uitgewerkt. Servers en en SAN (10x) (10 x) Slechts 5% van de scholen geeft aan dat deze Netwerken/wifi (9x) (9 x) Printing, audio en video (7x) Printing, audio en video (7 x) Applicaties onderwijs (5x) Applicaties onderwijs (5 x) Applicaties administratief (5x) Applicaties Collaboratie administratief (5x) (5 x) Collaboratie Toegangssystemen (2x) (5 x) Toegangssystemen (2 x) 6.2 Gebruik van businesscases In 2013 bleek dat het gebruik van businesscases bij 6.2 Gebruik investeringsbeslissingen van businesscases vooral aan de orde is bij (hierin zijn alleen de scholen betrokken die én in businesscases altijd ook baten bevatten. De businesscase wordt achteraf maar weinig gebruikt om te zien of de baten werkelijk worden behaald (zie figuur 17). Daarin wijkt het onderwijs overigens niet af van andere sectoren. Veel businesscases worden vooraf opgesteld als motivatie om een project te starten. Het is vaak ook lastig om achteraf de behaalde resultaten aan een specifiek project toe te schrijven. Het omgaan met businesscases binnen onderwijsinstellingen verdient In 2013 bleek de zeer dat grote het gebruik instellingen. van businesscases In 2014 is het gebruik bij investeringsbeslissingen nog wel de nodige vooral aandacht. de orde is bij de zeer van grote businesscases instellingen. toegenomen In 2014 is ten het opzichte gebruik van 2013 businesscases toegenomen ten opzichte van 2013 (hierin zijn alleen de scholen betrokken die én in 2013 én in 2014 meededen. In de figuur hieronder worden deze subgroepen aangeduid met 2013 CG en 2014 CG (controle groep) ). 60% 50% 40% Maak je businesscases? 30% 20% 2013 CG 2014 CG 10% 0% Nee Soms Altijd, maar ze zijn beperkt Altijd Figuur 16. Gebruik van Figuur businesscases 16: Gebruik (n=14) van businesscases (n=14) De businesscases bevatten wel overzichten van kosten en baten, maar die zijn vaak niet volledig uitgewerkt. Slechts 5% van de scholen geeft aan dat deze businesscases altijd ook baten bevatten. ICT Monitor mbo

20 De businesscase wordt achteraf maar weinig gebruikt om te zien of de baten werkelijk worden behaald. Daarin wijkt het onderwijs overigens niet af van andere sectoren. 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Wordt de businesscase later nog gebruikt voor batenmanagement? 19% 59% 16% Nee Soms Altijd, maar het gebruik is beperkt 5% Altijd Figuur 17. Gebruik Figuur van businesscases 17: Gebruik achteraf van businesscases (n=37) achteraf (n=37) Veel businesscases worden vooraf opgesteld als motivatie om een project te starten. Het is vaak ook lastig om achteraf de behaalde resultaten aan een specifiek project toe te schrijven. Het omgaan met businesscases binnen onderwijsinstellingen verdient nog wel de nodige aandacht. ICT Monitor mbo