DE TOEKOMST EN COMMUNICATIE

Transcriptie

1 I N H O U D S O P G A V E DE TOEKOMST EN COMMUNICATIE DoeMee-onderzoek Communicatiebeleid en Burgerparticipatie REKENKAMERCOMMISSIE SKARSTERLÂN DECEMBER

2 Colofon Rekenkamercommissie Skarsterlân De rekenkamercommissie van Skarsterlân bestaat uit één raadslid en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door de gemeente gevoerde bestuur op drie onderdelen: doeltreffendheid : zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? doelmatigheid : is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? rechtmatigheid : voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de werkwijze van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Personele samenstelling Drs. P. L. Polhuis, voorzitter (extern) Drs. A.J. Meindertsma, extern lid Ir. Ing. H.Zonderland, extern lid R. de Bruin, raadslid Skarsterlân J. H. de Jong, secretaris (extern) De rekenkamercommissie vergadert veelal gezamenlijk met de rekenkamercommissies van Lemsterland en Heerenveen. Naast de hierboven genoemde externe leden hebben deze gemeenten de volgende leden benoemd: Drs. S. Homminga, raadslid Heerenveen Ir. Ing. J. de Vries, raadslid Heerenveen H. de Jong, raadslid Lemsterland Contact De secretaris werkt vanuit het gemeentehuis van de gemeente Lemsterland. Postbus AA Lemmer jane.dejong@lemsterland.nl 2

3 I N H O U D S O P G A V E INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... 3 VOORWOORD ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIEBELEID EN BURGERPARTICIPATIE De centrale vraagstelling Normering Onderzoeksaanpak en leeswijzer HET BELEID VOOR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE Inleiding Kadernotitie externe communicatie en deelnotities a. Interactieve communicatie b. Inspraakverordening Cluster communicatie Beoordeling COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE BIJ TOEKOMSTVISIE Inleiding Communicatieplan Communicatie-uitingen Burgerparticipatie Beoordeling CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies beleid Conclusies project Aanbevelingen

4 5 BESTUURLIJKE REACTIE NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE BIJLAGE 1 - ONDERZOEKSAANPAK Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid Fase 2: Casestudy Fase 3: rapportage Fase 4: overkoepelende notitie BIJLAGE 2 - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN BIJLAGE 3 - GEÏNTERVIEWDE PERSONEN BIJLAGE 4 - VRAGENLIJST TELEFONISCHE INTERVIEWS BIJLAGE 5 - BELANGRIJKE DEFINITIES Inleiding Meerdere niveaus van burgerparticipatie Burgerparticipatie heeft de afgelopen jaren een andere verschijningsvorm gekregen BIJLAGE 6 - De DoeMee bode

5 VOORWOORD In de afgelopen decennia is het onderwerp communicatie snel gestegen op de agenda in het nationale en lokale openbaar bestuur. Was voorheen de inhoud van beleid vrijwel de enige bepalende factor om de kwaliteit van beleid te beoordelen, tegenwoordig is de wijze waarop dat beleid tot stand komt en wordt uitgevoerd minstens zo belangrijk. We noemen dat interactieve of communicatieve beleidsvoering. Waar het om gaat is dat met name mogelijkheden van burgers om in de ontwerp- en implementatiefase van het beleid een rol te spelen centraal staan. Vele vormen zijn daar voor bedacht en alle vormen hebben gemeen dat communicatie een kritische randvoorwaarde is. Op deze wijze is inhoud van beleid in onze tijd even belangrijk geworden als de communicatie over beleid. Interactieve beleidsvoering is een lastig onderwerp en heel vaak een gemakkelijk object van kritiek: òf er is te veel òf er is te weinig gecommuniceerd. De juiste middenweg is vaak moeilijk te vinden. Pasklare en standaard oplossingen blijken er niet te zijn en elke situatie vraagt weer een specifieke aanpak. En hoe goed het gemeentelijk communicatiebeleid ook is en hoe goed een concreet project ook is voorbereid met een communicatieplan, er is haast geen bestuurlijk proces te noemen waarin de menselijke factor zo bepalend is voor succes of falen. In het onderhavige onderzoek is het gemeentelijk communicatiebeleid tegen het licht gehouden en is gekeken naar de communicatie van de gemeente in een concreet project, namelijk de Toekomstvisie Twee bijzonderheden van dit onderzoek zijn vermeldenswaard. De Rekenkamercommissie heeft deelgenomen aan een zogenaamd Doe Mee-onderzoek van het onderzoeksbureau Jacques Necker. Dit had het grote voordeel dat de resultaten die in Skarsterlân werden gevonden in een context van 13 andere gemeenten konden worden geplaatst. In de tweede plaats hebben ervaringen van burgers expliciet een plaats gekregen in het onderzoek. Daarmede heeft de Rekenkamer gevolg gegeven aan haar in de zelfevaluatie geuite voornemen om bij onderzoeken de aandacht meer te richten op onderwerpen en ervaringen buiten het raadhuis. Het onderzoek geeft aan dat op beleidsniveau en projectniveau nog wel enkele verbeteringen zijn aan te brengen. Gezien de algemene conclusie van ons onderzoek hoopt de Rekenkamercommissie dat onze hierop betrekking hebbende aanbevelingen door de Raad zullen worden overgenomen omdat interactieve beleidsvorming constant vraagt om kritische doordenking van praktijkervaringen. Zonder goede communicatie slaagt geen enkel beleid. Ondanks een kleine rimpeling in de interviewfase, is tijdens het onderzoek de samenwerking met de gemeentelijke vertegenwoordigers constructief geweest. De Rekenkamercommissie dankt voor de medewerking en voor de verkregen reacties op het conceptrapport. Ook het zogenaamde bestuurlijke horen verliep in een plezierige sfeer. Voorts is de Rekenkamercommissie uiteraard de bewoners erkentelijk voor hun medewerking aan de telefonische enquête. Drs. P.L. Polhuis R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 5

6 1 ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIEBELEID EN BURGERPARTICIPATIE 1.1 De centrale vraagstelling De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt: Wat doet de gemeente Skarsterlân aan communicatie bij interactieve beleidsvormingsprocessen en wordt hiermee het beoogde doel bereikt? Deze centrale onderzoeksvraag hebben wij nader gespecificeerd in deelvragen. De deelvragen gaan achtereenvolgens in op het algemene communicatiebeleid van de gemeente, op de kaders voor burgerparticipatie en op de communicatie rond één specifiek project in de gemeente. Algemeen beleid 1. Heeft de gemeente een actueel communicatiebeleid geformuleerd waarin de algemene uitgangspunten van zijn communicatie zijn omschreven? Burgerparticipatie 2. Heeft de gemeente kaders gesteld ten aanzien van burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor communicatie? 3. Zo ja, past dat specifieke kader binnen de kaders van het algemene communicatiebeleid? Projectcase beleid en plan 4. Is er voor het gekozen project een actueel communicatieplan vastgesteld? Projectcase in de praktijk 5. Wat is de boodschap die de gemeente communiceert? 6. Met de inzet van welke communicatiemiddelen heeft de gemeente met burgers gecommuniceerd? 7. Wat is de kwaliteit van de communicatiemiddelen die de gemeente heeft ingezet? 8. Worden met de ingezette communicatiemiddelen de beoogde doelen bereikt? a. Zijn de betrokken burgers geïnformeerd over de resultaten van het project? b. Hoe beoordelen betrokken burgers de communicatie met de gemeente? Resultaat 9. Op welke punten zijn op basis van de bevindingen verbeteringen mogelijk? 6

7 1.2 Normering De rekenkamercommissie heeft voor het onderzoek een normenkader opgesteld. De beoordeling van de bevindingen in hoofdstuk 2 en 3 is gebaseerd op de toepassing van dit normenkader. Het normenkader bestaat uit hoofd- en subnormen. Bij de beoordeling in hoofdstuk 2 en 3 wordt aangegeven in welke mate voldaan is aan de hoofdnormen. De subnormen vormen hiervoor de input. Deze beoordeling worden volgens deze legenda weergegeven: Score doelen Voldaan. Deels voldaan. Niet voldaan. De normen zijn onderverdeeld in normen voor beleid en normen voor het project dat in dit onderzoek als case dient. De normen zijn hieronder weergegeven. Hoofdnormen en subnormen m.b.t. beleid hoofdnormen Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgelegd als basis voor de uitvoering. Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie (participatieplan) waarin specifiek aandacht is voor de communicatie met burgers. subnormen Plannen zijn maximaal 4 jaar oud. Het beleid en doelen zijn eenduidig geformuleerd. Doelen zijn voorzien van meetbare indicatoren. Doelen zijn tijdgebonden. De plannen zijn onderling consistent. Hoofdnormen en subnormen m.b.t. het onderzochte project hoofdnormen Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. De resultaten van de participatie zijn onderbouwd, herleidbaar afgewogen en teruggekoppeld aan de betrokkenen. subnormen project: beleid en plan De gemeente heeft een communicatieplan voor het project opgesteld. In het projectplan is aandacht voor het niveau van participatie (bijvoorbeeld adviseren of coproduceren 1 ) van de betrokken burgers en de rol van communicatie daarin. Voor de communicatieaanpak in het project zijn duidelijke doelen omschreven. 1 Zie voor een volledig overzicht van de vormen van participatie bijlage 5. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 7

8 De informatie is duidelijk over de rol van betrokken burgers in het participatieproces en de mogelijkheden voor invloed in het beleidstraject. Er is een herleidbare onderbouwde keuze gemaakt voor de inzet van communicatiemiddelen waarbij beschikbare middelen tegen elkaar zijn afgewogen en naar nieuwe middelen is gekeken. subnormen project: uitvoering De vooraf opgestelde communicatieaanpak voor het project is gedurende de uitvoering van het traject ook daadwerkelijk uitgevoerd. Er is bewust en planmatig gecommuniceerd met de betrokken burgers. De informatie is vanuit de optiek van de burger geformuleerd. De betrokken burgers wisten waar zij terecht kunnen met vragen, suggesties of opmerkingen. Betrokken burgers wisten wat hun mogelijkheden zijn in het participatieproces Betrokken burgers konden met vragen, suggesties of opmerkingen de juiste personen bereiken. De kwaliteit van de communicatie is door de betrokken burgers als voldoende ervaren. subnormen project: resultaten De doelgroep heeft kennis genomen van de boodschap Er bestaat overeenkomst tussen de gemeentelijke communicatie-intentie (de centrale boodschap) en de perceptie daarover van de burger. Er zijn duidelijk herkenbare inhoudelijke resultaten uit het participatieproces gekomen. De betrokken burgers zijn geïnformeerd over hoe en waarom inspraak is meegenomen in de besluitvorming van het project. De betrokken burgers vinden dat de door de gemeente gewekte verwachtingen ook zijn waargemaakt. 1.3 Onderzoeksaanpak en leeswijzer In het onderzoek is er een analyse gemaakt van het beleid. De bevindingen van de beleidsanalyse zijn weergegeven in hoofdstuk 2. Daarnaast is ook de praktijk van de communicatie van de gemeente onderzocht op basis van de toepassing van communicatie in een case. De case in dit onderzoek was de Toekomstvisie De bevindingen van deze analyse zijn weergegeven in hoofdstuk 3. De conclusies en aanbevelingen die de rekenkamercommissie op basis van het onderzoek heeft opgesteld, zijn weergegeven in hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5 bevat de bestuurlijke reactie. In hoofdstuk 6 geeft de rekenkamercommissie in een nawoord reactie op deze bestuurlijke reactie. In de bijlagen zijn respectievelijk de onderzoeksaanpak (bijlage 1), de geraadpleegde documenten (bijlage 2), de lijst met geïnterviewde personen (bijlage 3), een overzicht van de gestelde vragen aan burgers (bijlage 4) en de belangrijkste definities (bijlage 5) opgenomen. 8

9 2 HET BELEID VOOR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE 2.1 Inleiding Voor de gemeente Skarsterlân bestaat het beleidskader voor communicatie uit een kadernotitie externe communicatie, twee deelnotities en de inspraakverordening. In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste uitgangspunten van het communicatiebeleid weergegeven. 2.2 Kadernotitie externe communicatie en deelnotities In de gemeente Skarsterlân is het communicatiebeleid vastgesteld in de kadernotitie externe communicatie Naar buiten! die door de gemeenteraad is vastgesteld op 29 juni In de kadernotitie komen achtereenvolgens de volgende acht thema s aan bod: - imago; - huisstijl; - doelgroepen; - communicatiemiddelen; - persbeleid; - relatieactiviteiten; - interactieve communicatie; - de organisatie van communicatie. Op basis van deze thema s moet voor een deel afzonderlijke deelnotities worden opgesteld. Van deze acht thema s zijn twee deelnotities, te weten huisstijl en persbeleid gerealiseerd. De organisatie heeft tijdens het onderzoek toegezegd dat deelnotities voor imago en relatieactiviteiten op termijn op te stellen. Een exacte termijn is niet aangegeven. Doelen van het communicatiebeleid In de kadernotitie zijn de volgende doelen gesteld: - De gemeente wil met haar communicatie het dienstverleningsniveau richting de klant verbeteren. - De gemeente wil met haar communicatie zich kunnen verantwoorden voor de eigen manier van handelen richting de klant. - De gemeente wil dat haar communicatie bijdraagt aan het positieve imago van de gemeente. 2 2 Kadernotitie externe communicatie Naar buiten!, p.2 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 9

10 De kadernotitie behandelt per thema het belang van het thema, de uitgangspunten en wat de gemeente te doen staat. De uitgangspunten hebben een algemeen karakter. Wel is bij de acht thema s sprake van een zekere tijdsgebondenheid van de voorgenomen activiteiten. 3 Deelnotities persbeleid en huisstijl De deelnotities zijn uitwerkingen van de kadernotitie. In deze deelnotities zijn de thema s uitgewerkt op uitvoeringsniveau. De deelnotitie persbeleid gaat specifiek in op het uit te voeren persbeleid in Skarsterlân. De meeste begrippen zijn voorzien van een definitie waarbij de rolverdeling van betrokken partijen wordt uitgelegd. Het document kent een logische indeling waarin informatie specifiek en volledig is weergegeven. In de deelnotitie huisstijl zijn uitgangspunten omtrent de stijl van communicatie van de gemeente Skarsterlân weergegeven. De deelnotitie gaat specifiek in op het logo en het lettertype van de gemeente Skarsterlân en de toepassing daarvan. Daarnaast geeft de deelnotitie inzicht in de vormgeving en toepassing van afbeeldingen van de gemeente. Een voorbeeld hiervan is de afbeelding van een zwaan die op verschillende communicatie uitingen van de gemeente is te vinden. Bij de organisatie van de huisstijl wordt ingegaan op de coördinatie en bewaking van de huisstijl. 2.2.a. Interactieve communicatie Eén van de acht thema s in de kadernotitie is gewijd aan interactieve communicatie. Dat wordt omschreven als: Het zoeken naar betrokken partners bij het ontwikkelen en vormgeven van de gemeente en het beleid daarover. 4 Voorts blijkt uit de kadernotitie dat de gemeente Skarsterlân inzet op interactieve ontwikkeling om de volgende redenen: - Interactieve ontwikkeling leidt tot een beter eindproduct, omdat inzichten en ideeën uit het veld worden gebruikt. - Interactieve ontwikkeling zorgt voor een betere samenwerking met andere partijen door ze partner te maken in nieuwe ontwikkelingen. 5 Om interactieve ontwikkeling in goede banen te leiden, acht de gemeente de volgende randvoorwaarden van belang: - Een communicatief vaardige projectleider die zich vooral richt op het verloop van het proces. 3 Zie bijvoorbeeld p. 19: In de tweede helft van 2005 gaat de gemeente investeren in de bekendheid in de organisatie van ieders rollen voor wat betreft communicatie. Vooral de eigen rol en de dienstverlening van het cluster communicatie komen hierbij aan de orde 4 In de kadernotitie wordt het thema omschreven als interactieve communicatie, maar in de verdere uitwerking wordt gesproken over interactieve ontwikkeling. 5 Kadernotitie externe communicatie Naar buiten!, p.17 10

11 - Vooraf goed doordachte strategische communicatiekeuzes. - Een concreet actieplan voor de communicatie. - Het opstellen van spelregels voor de communicatie over en weer tussen gemeente en deelnemers. 6 De gemeente wil investeren in de kwaliteit van de communicatie om bij deelnemers de betrokkenheid en de bereidwilligheid om mee te denken te vergroten. De volgende speerpunten zijn hiervoor opgenomen in de kadernotitie: - Kwalitatief sterke communicatie, zoals uitnodigende teksten en vermijden van een te hoge informatiedichtheid. - Geschikte tijd en locatie voor een activiteit voor interactieve ontwikkeling. - Kwalitatief goede en creatieve contacten met deelnemers in de vorm van bijvoorbeeld professionele presentaties, debatten, excursies en tentoonstellingen. 7 Het thema interactieve communicatie is niet uitgewerkt in een deelnotitie. De gemeente Skarsterlân heeft geen burgerparticipatie verordening. 2.2.b. Inspraakverordening De inspraakverordening van de gemeente Skarsterlân is in het jaar 2005 opgesteld. In de inspraakverordening staan de begripsomschrijvingen en procedures omtrent inspraak door burgers omschreven. Inspraak wordt als volgt gedefinieerd: het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. 8 De inspraakverordening bevat onder andere een bepaling over het eindverslag dat ter afronding van de inspraak wordt gemaakt door het bestuursorgaan. Het eindverslag bevat in ieder geval: - een overzicht van de gevolgde inspraakprocedure; - een weergave van de zienswijzen die tijdens de inspraak mondeling of schriftelijk naar voren zijn gebracht; - een reactie op deze zienswijzen, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen wordt overgegaan; - het bestuursorgaan maakt het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar. - de burgemeester vermeldt het eindverslag in zijn burgerjaarverslag Cluster communicatie Het cluster communicatie valt onder de afdeling Organisatie. Andere clusters van afdeling Organisatie zijn Financiële informatie, Financiële administratie en Personeel. Het cluster bestaat uit vijf medewerkers. Een medewerker is verantwoordelijk voor de coördinatie van de communicatie van het college en het Kadernotitie externe communicatie Naar buiten!, p.18 Kadernotitie externe communicatie Naar buiten!, p.18 Inspraakverordening gemeente Skarsterlân 2005, p. 1 Inspraakverordening gemeente Skarsterlân 2005, p. 1 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 11

12 cluster zelf. De overige medewerkers zijn als eerste aanspreekpunt voor de communicatie verbonden aan een afdeling in de organisatie. Voor deze indeling is gekozen omdat het de duidelijkheid en een goede samenwerking tussen de organisatie en het cluster communicatie zou bevorderen. De taken van de afdeling communicatie zijn onlangs vastgelegd. De afdeling communicatie heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het verstevigen van haar plaats in de ambtelijke organisatie. 2.4 Beoordeling Op basis van de door ons geformuleerde hoofd- en subnormen komen wij tot de volgende beoordeling van het beleid communicatie en burgerparticipatie Norm Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgesteld als basis voor de uitvoering. Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie (participatieplan) waarin specifieke aandacht is voor de communicatie met burgers. Beoordeling Deels voldaan. In de kadernotitie externe communicatie Naar Buiten! staan de uitgangspunten en richtlijnen van het communicatiebeleid weergegeven, maar deze zijn algemeen van aard. De gemeente heeft deelnotities gerealiseerd met uitwerkingen van twee van de thema s uit de kadernoititie. Deels voldaan. In de kadernotitie externe communicatie Naar buiten! zijn uitgangspunten voor burgerparticipatie vastgelegd. Deze uitgangspunten zijn echter niet concreet genoeg om te dienen als kader voor de inzet van participatietrajecten. 12

13 3 COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE BIJ TOEKOMSTVISIE 3.1 Inleiding Om een beeld te krijgen van de communicatie van de gemeente en burgerparticipatie in de praktijk, is in dit onderzoek een participatietraject geanalyseerd. In dit onderzoek is het project Toekomstvisie 2030 betrokken. Van dit project hebben de onderzoekers communicatie-uitingen van de gemeente bestudeerd. Tevens zijn er interviews afgenomen met medewerkers van de gemeente om de plannen van en het verloop van het project in beeld te brengen. Daarnaast zijn er telefonische interviews met tien inwoners 10 gehouden om een indicatie te krijgen van de mate waarin inwoners betrokken zijn bij de Toekomstvisie en hoe zij terugkijken op deze betrokkenheid. Het project Toekomstvisie heeft betrekking op de lange termijn visie voor de gemeente Skarsterlân. Bij de totstandkoming is een analyse gemaakt van ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente en zijn verschillende toekomstmogelijkheden en scenario s in kaart gebracht. Deze scenario s zijn gebruikt om het denkproces voor de ontwikkeling van een visie te ondersteunen en structuur te geven. De Toekomstvisie is ingedeeld in de hoofdonderwerpen wonen, werken, voorzieningen en ruimte. Het idee om een Toekomstvisie voor Skarsterlân op te stellen is in 2004 ontstaan. Na een eerste inventarisatie en een discussie in het presidium vond in 2006 een inhoudelijke discussie plaats in de raadscommissie Bestuur en Financiën. Na enkele discussieronden is het plan van aanpak eind 2007 door de gemeenteraad vastgesteld. Dit plan van aanpak bevatte onder meer inhoudelijke uitgangspunten voor de uiteindelijke Toekomstvisie. Vervolgens is een extern bureau ingehuurd om de gemeente te helpen bij het realiseren van de Toekomstvisie. In nauwe samenspraak met een delegatie van raad en college en ambtelijke staf heeft dat geleid tot een ontwerp Toekomstvisie welke vervolgens voorlopig door de gemeenteraad is vastgesteld. Voor de definitieve vaststelling van de Toekomstvisie stelde de raad dat eerst de opinie van de bevolking gepeild moest worden en dat deze verwerkt moest worden in het 10 Uit de online telefoongids ( zijn willekeurig tien bewoners geselecteerd. Uiteindelijk is met negen inwoners een volledig telefonisch interview gehouden. Zie bijlage 4voor de gebruikte vragenlijst voor de telefonische interviews met bewoners. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 13

14 rapport. Burgerparticipatie heeft in een vrij laat stadium plaatsgevonden. De gemeenteraad heeft hiervoor gekozen omdat de bevolking dan een concreet voorstel kan worden voorgelegd. 3.2 Communicatieplan De gemeente heeft een communicatieplan voor het project Toekomstvisie opgesteld. In het document Communicatiestrategie Toekomstvisie Skarsterlân 2030 worden achtereenvolgens de communicatiedoelstelling, communicatiestrategie, doelgroepen, middelen en planning genoemd voor het project Toekomstvisie. Dit communicatieplan is in maart 2008 verschenen. In het plan staat onder meer: Het is van belang dat we duidelijk aangeven dat we (A) de meningen van de inwoners en andere relevante partijen serieus mee laten wegen bij de totstandkoming van de uiteindelijke visie en (B) dat we zorgen dat die invloed ook duidelijk zichtbaar wordt in het eindproduct. Een wassen neus prikt men snel doorheen en dan is het gemeentebestuur verder van huis dan zonder interactief proces! 11 Hieruit blijkt dat de gemeente de intentie heeft om de belangen van partijen serieus mee te laten wegen en dat deze invloed duidelijk zichtbaar wordt in het eindproduct. In de communicatiestrategie staan onder het kopje Communicatiedoelstelling de doelen van de gemeente omschreven. De meest relevante is: - Het (mede) creëren van draagvlak voor de toekomstvisie. 12 De bovenstaande doelstelling wordt in het communicatieplan omschreven als de belangrijkste doelstelling. Ook uit de interviews met ambtenaren blijkt dat Skarsterlân burgerparticipatie belangrijk vindt. Opgemerkt wordt dat beleid zelden wordt vastgesteld zonder dat er een vorm van burgerparticipatie is geweest. Onder het kopje communicatiemiddelen zijn per fase van het project de middelen weergegeven. Bij een aantal communicatiemiddelen is het doel omschreven. Bij andere communicatiemiddelen staat alleen informatie over de manier waarop het betreffende communicatiemiddel zal worden toegepast in het project. De projectleider en de betrokken communicatieadviseur gaven gezamenlijk advies over welke communicatiemiddelen zij in wilden zetten tijdens het project, waarover het bestuur uiteindelijk het besluit nam. Daarbij was aandacht voor de afweging van de beschikbare middelen tegen elkaar en is gekeken naar nieuwe middelen Communicatiestrategie Toekomstvisie Skarsterlân 2030, p.2 Communicatiestrategie Toekomstvisie Skarsterlân 2030, p.2 14

15 3.3 Communicatie-uitingen Als communicatie-uitingen zijn huis-aan-huis folders, kanskaarten, persberichten nieuwsbrieven, internet met themapagina s en een speciale krant tijdens het project ingezet. Een belangrijk onderdeel was de Krant van de Toekomst. In deze krant is aangegeven op welke manier de Toekomstvisie is aangepast naar aanleiding van de input van burgers bij de Dag van de Toekomst. Daarnaast is een bijeenkomst voor burgers georganiseerd. Bij deze bijeenkomst, de Dag van de Toekomst, konden bewoners aangeven welke onderdelen zij van belang achtten bij de Toekomstvisie. Dag van de Toekomst De gemeente heeft burgers uitgenodigd voor de Dag van de Toekomst in vier edities van de nieuwsbrief Skarsterlân Nijs. Daarnaast heeft de gemeente één persbericht uitgebracht in de regionale krant waarin burgers zijn uitgenodigd voor de Dag van de Toekomst. Burgers zijn daarnaast geïnformeerd via huis-aan-huis brochures en specifieke mailing met kanskaarten. De brochures geven informatie over een raadpleging van de gemeenteraad die tweemaal per jaar wordt georganiseerd over een bepaald thema. Eén van de twee raadplegingen van 2008 was gericht op de Toekomstvisie. De mailing voor de Toekomstvisie verscheen in de vorm van zes kanskaarten. Eén kanskaart gaf algemene informatie over de Toekomstvisie. Vier kanskaarten handelden over een van de vier thema s die tijdens de Dag van de Toekomst aan de orde kwamen. De laatste kanskaart was een antwoordkaart. Burgers konden door het invullen hiervan aangeven dat ze bij de Dag van de Toekomst aanwezig wilden zijn en welk thema ze daar wilden bespreken. Voor de raadpleging van de Toekomstvisie was de opkomst uiteindelijk 150 personen. De Dag van de Toekomst was ingedeeld volgens de opzet van zes verschillende thema s waarbij de bewoners per thema konden aangeven welke speerpunten van belang zijn in de gemeente. De aanwezigen konden, onder leiding van raadsleden, aan 15 tafels discussie voeren over de Toekomstvisie. De centrale vraag tijdens de Dag van de Toekomst was of de burgers de hoofdlijnen uit de Toekomstvisie deelden. Dit is consistent met de vooraf aan de burger gecommuniceerde boodschap. Er zijn een aantal concrete ideeën door bewoners op de Dag van de Toekomst naar voren gebracht. De input van aanwezigen tijdens de Dag van de Toekomst is vastgelegd in één document 13 en teruggekoppeld naar de aanwezigen. Een deel 13 Het document gebundelde verslagen Toekomstvisie 2030 gemeente Skarsterlân, Dag van de Toekomst R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 15

16 van de uitkomsten van deze avond is verwerkt in de Toekomstvisie. Dit heeft onder meer geleid tot het opnemen van een standpunt omtrent de zelfstandige positie van de gemeente en het handhaven van de plattelandscultuur. Deze aanwezigen hebben het verslag van de Dag van de Toekomst ontvangen en zijn geïnformeerd over de inbreng die wel is verwerkt in de Toekomstvisie. Daarnaast hebben de aanwezigen het raadsvoorstel ontvangen. Hierin is aandacht geschonken aan ingebrachte onderwerpen die niet zijn verwerkt. Deze informatie is niet erg specifiek. Communicatieboodschap Tijdens de communicatie van de gemeente is er sprake van twee boodschappen. In de eerste plaats een boodschap die ingaat op wat er van de burger verwacht wordt. In de tweede plaats een terugkerende centrale boodschap die een bijdrage kan leveren aan de herkenbaarheid. De analyse levert op dat de gemeente de burger zowel wil informeren als laten participeren bij de Toekomstvisie. De eerste aankondiging van de Dag van de Toekomst geeft weer dat de gemeente de burger wil laten participeren bij de Toekomstvisie. 'Meedenken? Meepraten? Daar komt alle gelegenheid voor. Eén daarvan is de Dag van de toekomst op 24 april. s Avonds vindt dan in partycentrum t Haske een grote meedenk- en discussieavond plaats, waarvoor iedere inwoner van Skarsterlân binnenkort een uitnodiging in de bus krijgt. De slogan Grijp je kans, pak de Toekomst staat centraal bij de uitnodiging. In één van de edities van de nieuwsbrief Skarsterlân Nijs is de volgende informatie te vinden: Communicatie-uitingen In het projectdocument Communicatiestrategie Toekomstvisie Skarsterlân 2030 staat een specifieke planning weergegeven over de uitvoering van het project. De momenten waarop de verschillende communicatie-uitingen zijn verschenen komen overeen met deze planning. In de nieuwsbrieven is de informatie weergegeven vanuit de optiek van de burger. De analyse van de communicatie uitingen geeft aan dat het voor burgers duidelijk was waar zij terecht konden met vragen, suggesties of opmerkingen. Bij de persberichten staan de naam, telefoonnummer en adres van de contactpersoon specifiek vermeld. In de nieuwsbrieven wordt verwezen naar de algemene contactgegevens van de gemeente Skarsterlân. Vijf respondenten van de telefonische interviews geven aan dat ze communicatie uitingen van de gemeente hebben gezien (huis-aan-huis brieven, kanskaarten, persberichten en nieuwsbrieven). Deze inwoners geven aan dat ze niet bewust hebben gelet op de aanwezigheid van gegevens van een contactpersoon of de gemeente. Een klein aantal inwoners heeft contact gezocht met de gemeente over 16

17 het project Toekomstvisie. Deze inwoners geven aan dat ze de juiste personen van de gemeente konden bereiken. Vier inwoners geven aan dat het onderwerp ver van hun bed staat en dat de Toekomstvisie hen niet direct aanspreekt. Deze groep heeft bijvoorbeeld wel een nieuwsbrief of kanskaart in de brievenbus ontvangen, maar vond deze informatie niet interessant genoeg om bewust door te lezen. 3.4 Burgerparticipatie In het projectdocument Communicatiestrategie is vermeld dat de gemeente Skarsterlân een rijke traditie heeft als het gaat om het betrekken van de eigen inwoners en het mee laten praten van betrokkenen. Twee geïnterviewde inwoners hebben de Dag van de Toekomst bezocht. Deze inwoners waren tevreden over deze bijeenkomst, omdat ze naar eigen zeggen voldoende ruimte hadden om hun inbreng te leveren. Eén van de inwoners vond de opzet, waarbij de thema s van de Toekomstvisie aan verschillende tafels werden besproken, zeer geslaagd. Volgens deze inwoner leverde het tafelgesprek met andere inwoners en ambtenaren voldoende inzichten en discussie op als inbreng voor de Toekomstvisie. In de gebundelde verslagen Toekomstvisie 2030 gemeente Skarsterlân is de input van de burgers vastgelegd tijdens de Dag van de Toekomst. In deze verslagen is bijvoorbeeld de volgende informatie terug te vinden: V: Wat voor bestuurscultuur is nodig om de visie te realiseren en in hoeverre is daarbij de schaal van de gemeente van belang? A: Door sommige aanwezigen wordt de samenwerking met de gemeente Heerenveen als een bedreiging gezien. Die gemeente zou te dominant zijn. In dit verband wordt opgemerkt dat het van belang is dat je als gemeente eerst zelf moet weten waar je staat alvorens samenwerking te zoeken. 14 De geïnterviewde inwoners geven aan dat ze niet bewust informatie tot zich hebben genomen over de belangrijkste resultaten van de Dag van de Toekomst en kunnen zich niet herinneren of ze daarover informatie van de gemeente hebben ontvangen. Vanuit de gemeente wordt aangegeven dat de gebundelde verslagen naar alle bezoekers van de bijeenkomst zijn gestuurd. Daarnaast is er een persbericht verschenen. Dit persbericht geeft inzicht in de resultaten van de Dag van de Toekomst door in te gaan op de aanpassingen per thema (bijvoorbeeld wonen, werken en voorzieningen). Een voorbeeld van deze informatie is: Op het gebied van werken is toegevoegd dat er in 2030 kennisintensieve bedrijven en innovatieve ambachtelijke bedrijven zijn aangetrokken en de daarop geënte opleidingen worden gefaciliteerd. Ook is aan het toekomstbeeld toegevoegd dat kamperen bij de boer een kwaliteitsslag heeft doorgemaakt Gebundelde verslagen Toekomstvisie 2030 gemeente Skarsterlân, p.10 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 17

18 De telefonische interviews geven inzicht in de mate waarin inwoners ervaren dat er mogelijkheden tot participatie zijn. Twee inwoners geven aan dat ze vinden dat er sprake is van een vorm van schijnparticipatie. Volgens deze inwoners draagt de gemeente uit dat burgers kunnen participeren in het project, maar dat de belangrijkste keuzes al genomen zijn. De analyse van de communicatie-uitingen en de bevindingen van de interviews laten zien dat burgers wel degelijk mogelijkheden tot participatie hebben gehad. De gemeente heeft de Toekomstvisie in maart 2008 voorlopig vastgesteld waarna burgers, organisaties en ondernemers in april en mei hebben meegedacht over de Toekomstvisie. De reacties van de betrokken partijen hebben geleid tot een aantal aanpassingen en aanvullingen ten aanzien van de Toekomstvisie. Vier inwoners hebben de indruk dat de gemeente met communicatie de burger wil informeren; drie andere hebben de indruk dat de gemeente de burger, naast informeren, ook actief wil betrekken bij de planvorming en wil laten meebeslissen in het project (participatie). 3.5 Beoordeling Op basis van de door ons geformuleerde hoofd- en subnormen komen wij tot de volgende beoordeling van het beleid communicatie en burgerparticipatie Norm Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. De resultaten van de participatie zijn onderbouwd en herleidbaar afgewogen en teruggekoppeld aan de betrokken. Beoordeling Voldaan. Uit de analyse van de communicatie-uitingen blijkt dat de gemeente de burger wil informeren en laten participeren in het project. Deels voldaan. Er is sprake van een specifiek communicatieplan waar de communicatiestrategie op afgewogen en onderbouwde wijze is weergegeven. Deels voldaan. De gemeente heeft een verslag gemaakt van de inbreng tijdens de Dag van de Toekomst. Daarnaast zijn aanwezigen geïnformeerd over de inbreng die verwerkt is in de Toekomstvisie. De inbrengers zijn niet specifiek geïnformeerd over de inbreng die uiteindelijk niet verwerkt is, en waarom dit niet gebeurd is. 15 Persbericht Toekomstvisie: betrokken bevolking, instemming in grote lijn, 11 juni

19 4 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Op basis van het onderzoek komt de rekenkamercommissie tot de volgende conclusies: 4.1 Conclusies beleid Conclusie 1: Er is een algemeen communicatiebeleid vastgelegd maar de doelen zijn voor concretisering vatbaar. - De uitgangspunten van het beleid zijn weergegeven in de kadernotitie externe communicatie. De uitgangspunten zijn globaal tijdsgebonden en vaak weinig specifiek geformuleerd. Conclusie 2: Beleid burgerparticipatie behoeft concretisering. - De uitgangspunten van burgerparticipatie zijn weergegeven bij het thema interactieve communicatie in de kadernotitie. Het beleid is niet dermate concreet geformuleerd om te kunnen spreken van een participatieplan. Een inhoudelijke concretisering is dan ook gewenst om een kader te creëren dat als waarborg kan fungeren. 4.2 Conclusies project Conclusie3: De gemeente heeft een heldere en burgergerichte boodschap tijdens project gehanteerd. - De communicatieboodschap van de gemeente is informeren en burgers laten participeren in het project. De communicatie-uitingen laten zien dat burgers worden geïnformeerd over het project en dat ze worden uitgenodigd om een burgerbijeenkomst te bezoeken. De inhoud van de communicatie-uitingen is grotendeels vanuit het burgerperspectief geformuleerd. Burgers worden in de meeste communicatie-uitingen aangesproken vanuit het burgerperspectief. Bij persberichten zijn de contactgegevens van de direct betrokken persoon (projectleider of communicatieadviseur) vermeld, bij nieuwsbrieven wordt verwezen naar de algemene contactgegevens van de gemeente. Door specifieke contactgegevens kan de burger direct contact zoeken met de juiste contactpersoon van het project. - Conclusie 4: Participatie is in een laat stadium gestart, maar er is wel tijdig een communicatieplan opgesteld. - Het traject rondom de Toekomstvisie heeft enige jaren geduurd. Opvallend hierbij is dat het de raad is geweest die in een relatief laat stadium hiertoe R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 19

20 heeft aangezet. De gemeente heeft na het besluit tot participatie wel een communicatieplan voor het project opgesteld waarin uitgangspunten (beleid) en activiteiten (uitvoering) duidelijk zijn omschreven. Conclusie 5: De opbrengsten van de participatie alsmede de verwerking hiervan zijn teruggekoppeld. De opbrengsten die niet zijn verwerkt zijn echter onvoldoende onderbouwd teruggekoppeld. - De opbrengsten van participatie zijn vastgelegd in een verslag dat verstuurd is aan de aanwezigen. Daarnaast is ook in een later stadium aangegeven welke elementen zijn verwerkt in de uiteindelijke Toekomstvisie. In het toegezonden raadsvoorstel is ingegaan op over genomen en afgewezen voorstellen. De aanwezigen zijn echter niet specifiek geïnformeerd over de elementen die niet zijn verwerkt en waarom dit niet is gebeurd. De rekenkamercommissie stelt dat wanneer de burger als volledig betrokken meedenker over beleid wordt beschouwd, deze ook volledig geïnformeerd dient te worden over de wijze waarop de gemeente is omgegaan met zijn inbreng. 4.3 Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies, draagt de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen aan: Aanbeveling 1: Concretiseer het beleid en stel op korte termijn de deelnotities op. Beleid dient als ankerpunt en afbakening voor de organisatie bij de uitvoering van communicatie- en participatietrajecten. De rekenkamercommissie beveelt dan ook aan het huidige beleid te concretiseren, zodat dit kan dienen als kader voor deze trajecten. Dit komt niet alleen de trajecten ten goede, maar schept ook duidelijkheid voor de organisatie zelf. Aanbeveling 2: Optimaliseer de participatietrajecten door alle reacties specifiek terug te koppelen. Het onderzochte project is in grote mate goed verlopen. Er is wel op het gebied van de terugkoppeling nog een verdere verbeterslag te maken. Uit het in 14 gemeenten uitgevoerde onderzoek blijkt dat de terugkoppeling een succesfactor is in participatietrajecten. De rekenkamercommissie beveelt dan ook aan in de participatietrajecten de terugkoppeling verder vorm te geven. Dit kan worden gedaan door de participanten beargumenteerd te berichten over de verwerking van hun inbreng, ook als deze niet zijn overgenomen. Deze stap is van dermate groot belang dat hij gestandaardiseerd dient te worden in de participatietrajecten. 20

21 5 BESTUURLIJKE REACTIE Rekenkamercommissie Skarsterlân 24 november2009. Geachte commissie, Wij zeggen u hartelijk dank voor het bieden van de gelegenheid te reageren op uw conceptrapport "De toekomst en communicatie". Met uw constateringen en conclusies kunnen wij in grote lijnen instemmen. U doet een aantal aanbevelingen over het communicatiebeleid in het algemeen en de communicatie in burgerparticipatietrajecten in het bijzonder. Wij hebben een aantal opmerkingen bij uw aanbevelingen, die wij graag in deze brief willen toelichten. Uw eerste aanbeveling is: concretiseer het communicatiebeleid en stel op korte termijn de deelnotities op. Het beleidsstuk "communicatie naar buiten" is een kaderstellende notitie, waarmee de raad in 2006 de kaders heeft vastgesteld voor de externe communicatie van de gemeente Skarsterlân. Dat de notitie niet erg concreet is, is naar onze mening het gevolg van het kaderstellende karakter. Bij vaststelling is echter besloten dat de acht thema s van de kadernotitie deels moeten worden geconcretiseerd in (door het college dan wel de directie) vast te stellen deelnotities. Op dit moment werkt de organisatie aan twee deelnotities, te weten een notitie over imago en P.R. (inclusief relatieactiviteiten) en een meerjarenvisie voor de internetsite. Als laatste vraagt het thema interactieve communicatie nog om uitwerking. Uw aanbeveling spitst zich hier dan ook op toe. In uw conclusies stelt u immers specifiek dat het beleid voor burgerparticipatie concretisering behoeft. Dit thema zal in 2011 worden uitgewerkt. Van het onderzochte traject, de toekomstvisie, concludeert u dat dit "in grote mate goed is verlopen". Wij onderschrijven deze conclusie. Wat de terugkoppeling betreft zijn wij van mening dat hier zorgvuldig mee om is gegaan. Wij zien de uiteindelijke toekomstvisie meer als een resultaat van discussie en interactie dan als een verwerking van individuele opinies, waarvan individueel terug zou moeten gekoppeld of die persoonlijke inbreng wel of niet is verwerkt en waarom. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 21

22 Iedere bezoeker van de "ronde tafel gesprekken" in Het Haske heeft individueel per post of per mail een pakket ontvangen, met daarin een brief waarin de aanpassingen op de visie zijn toegelicht, alle inspraakreacties, de uiteindelijke visie en het bijbehorende raadsvoorstel. Daarnaast heeft iedereen die naar de gemeente heeft g d een persoonlijke reactie gehad. We vinden wel dat er in de eerder genoemde concretisering van het participatiebeleid ruim aandacht moet zijn voor terugkoppeling aan deelnemers. Standaard inbouwen in participatietrajecten, zoals u aanbeveelt, ligt daarmee in lijn. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Skarsterlân, burgemeester, G.J. Kuiper. secretaris, mevr. E. Blaauw. 6 NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE Het verheugt ons dat het College in grote lijnen kan instemmen met ons rapport en dat in de komende tijd deelnotities opgesteld gaan worden om het communicatiebeleid te concretiseren. Wij begrijpen de opvatting van het College dat de uiteindelijke toekomstvisie meer gezien wordt als een resultaat van discussie en interactie dan als een verwerking van individuele reacties van opinies. Toch achten wij een geïndividualiseerde reactie vanuit de gemeente op met name niet overgenomen suggesties van inwoners van groot belang. Daarmede geeft de gemeente aan dat de reacties serieus zijn genomen en dat de inbreng is gewaardeerd. Het getuigt van een bestuursstijl die past in de moderne tijd. Wij begrijpen dat het college deze geïndividualiseerde en gemotiveerde terugkoppelingen standaard in wil bouwen in participatietrajecten. 22

23 BIJLAGE 1 - ONDERZOEKSAANPAK Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid Het onderzoek begint met een startbijeenkomst met de opdrachtgever. Tijdens deze bijeenkomst maken we werkafspraken met de rekenkamer over het opvragen van dossiers en het plannen van interviews. Er worden afspraken gemaakt over de wijze van onderlinge communicatie tijdens de uitvoering van het onderzoek en tussentijdse terugkoppelingen van de onderzoeksresultaten. Ook lichten we het normenkader toe. Na de startbijeenkomst maken wij het normenkader definitief. Vervolgens inventariseren en beschrijven we in deze fase de kaders rond burgerparticipatie en communicatie. Dit doen we aan de hand van een dossierstudie en een gesprek met de griffier. Beleidsnota communicatie Verordening burgerparticipatie Gesprek met de griffier In deze fase vindt er ook een inventarisatie van geschikte projecten (als rekenkamer dit nog niet heeft aangedragen) plaats. In samenspraak met de rekenkamercommissie selecteren wij tijdens de startbijeenkomst op basis van de criteria één project: De besluitvorming rond het project moet zijn afgerond; Het project moet binnen het geldende beleidskader zijn uitgevoerd; Het project moet van maatschappelijk belang zijn. Het betreft een project waarin pogingen zijn gedaan om burgers actief te laten participeren. Bij het project moet een communicatiestrategie van de gemeente zijn gehanteerd. Resultaat fase 1: Beschrijving beleidskader Project geselecteerd voor casestudy R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 23

24 Fase 2: Casestudy De tweede fase van het onderzoek bestaat uit een casestudy. Deze vormt het hart van het onderzoek. In deze fase houden wij een dubbelinterview met de ambtelijk betrokkene en de betrokken communicatieadviseur. In dit gesprek brengen wij in kaart of, en zo ja welk communicatiebeleid er geformuleerd is voor het geselecteerde project. We richten ons daarbij op het achterhalen van de communicatiedoelen. Daarnaast maken wij een analyse van de media-uitingen en voorlichtingsmaterialen die zijn gebruikt. Een verslag in het huis-aan-huisblad, of een vooraankondiging in de krant kan een belangrijke gegevensbron zijn. Om de effecten van de communicatie in de praktijk te meten, interviewen we telefonisch tien burgers die goed bekend zijn op het beleidsterrein of zijn betrokken in een participatietraject. In deze interviews zal aan de respondenten gevraagd worden de specifieke communicatie door de gemeente (dus in het kader van het geselecteerde project) te waarderen. Op deze manier wordt onderzocht in hoeverre de gemeentelijke communicatie heeft bijgedragen aan het creëren van draagvlak en in hoeverre er door de gemeente is teruggekoppeld. Gemeentelijke bronnen Projectdossiers (communicatieplan, communicatie-uitingen, verslagen) Dubbelinterview met betrokken ambtenaar en communicatieadviseur Externe bronnen Analyse van beschikbare media-uitingen Tien telefonische interviews met burgers Resultaat fase 2: Inzicht in het specifieke beleidskader Toetsing / beschrijving van de werkwijze van de gemeente bij de betreffende casus Inzicht in de beoordeling van de communicatie van de gemeente door burgers Inzicht in de bijdrage van gemeentelijke communicatie aan het communicatiedoel Fase 3: rapportage Op basis van de onderzoeksbevindingen uit de eerdere fasen, stellen wij een rapportage op die we ambtelijk laten verifiëren (ambtelijk hoor en wederhoor) op een juiste weergave van de feiten. Daarnaast doen wij een voorzet voor conclusies en aanbevelingen. We kunnen de rekenkamer ook ondersteunen bij het bestuurlijk wederhoor en de verwerking daarvan. Dit hebben wij niet in deze planning opgenomen. Resultaat fase 3: Een concept nota van bevindingen Verwerking ambtelijke reactie 24

25 Een voorzet tot conclusies en aanbevelingen Fase 4: overkoepelende notitie In de overkoepelende rapportage zullen we de bevindingen van uw gemeente vergelijken met de (geanonimiseerde) bevindingen bij andere deelnemende gemeenten. Hiermee plaatsen we de bevindingen van uw gemeente in een breder perspectief. Zoals inmiddels traditie is geworden, presenteren we de uitkomsten op een gezamenlijke bijeenkomst voor alle deelnemers aan dit DoeMeeonderzoek. Resultaat fase 4: Inzicht in de overkoepelende bevindingen Presentatie van goede voorbeelden BIJLAGE 2 - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN De volgende documenten zijn tijdens het onderzoek geraadpleegd: - Kadernotitie externe communicatie Naar buiten! - Deelnotitie persbeleid (uitwerking van kadernotitie) - Deelnotitie huisstijl (uitwerking van kadernotitie) - Persbericht Toekomstvisie 2030, 18 maart Persbericht Toekomstvisie 2030, 11 juni Gebundelde verslagen Toekomstvisie 2030 gemeente Skarsterlân, Dag van de Toekomst 24 april Communicatiestrategie Toekomstvisie Skarsterlân Artikel herematijd Toekomstvisie - Nieuwsbrief Skarsterlân Nijs, 26 maart Nieuwsbrief Skarsterlân Nijs, 16 april Nieuwsbrief Skarsterlân Nijs, 23 april Nieuwsbrief Skarsterlân Nijs, 2 mei Toekomstvisie 2030 definitief, Skarsterlân: sturen op kwaliteit, vernieuwing en authentieke waarden BIJLAGE 3 - GEÏNTERVIEWDE PERSONEN De volgende personen zijn geïnterviewd tijdens het onderzoek: - de heer de Jong, projectleider Toekomstvisie R e k e n k a m e r c o m m i s s i e S k a r s t e r l â n 25

26 - de heer Wierda, senior communicatieadviseur gemeente Skarsterlân - de heer Keulen, griffier gemeente Skarsterlân BIJLAGE 4 - VRAGENLIJST TELEFONISCHE INTERVIEWS De volgende vragen zijn gesteld aan burgers die telefonisch zijn geïnterviewd over communicatiebeleid en burgerparticipatie in de gemeente Heerenveen: 1. Bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 1a. Zo ja, hoe vaak bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 1b. Door welke communicatiemiddelen bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 2. Wat was volgens u de boodschap van de gemeente aan de burger bij het project? 3. Wist u welke mogelijkheden u had in het participatieproces bij het project? 4. Bent u geïnformeerd over hoe en waarom inspraak is meegenomen bij dit project? 5. Wist u bij wie u moest zijn voor vragen, suggesties of opmerkingen over het project op te vragen? 6. Heeft u zelf contact gezocht met de gemeente over het project? 6a. Zo ja, heeft u de juiste personen kunnen bereiken? 7. Vindt u als burger dat de gemeente de verwachtingen ten aanzien van het project heeft waargemaakt? Waarom wel of niet? 8. Hoe beoordeelt u de kwaliteit van de communicatie door de gemeente bij dit project? 26