Zaakkenmerk: Raad 30 mei 2013 Documentkenmerk: B. en W. 7 mei 2013

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Zaakkenmerk: Raad 30 mei 2013 Documentkenmerk: B. en W. 7 mei 2013 Onderwerp: Verzamelvoorstel Financiën bestuursdienst Ommen-Hardenberg Inleiding In de begroting 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is het merendeel van de bedrijfsvoeringkosten van de beide gemeenten overgeheveld naar de BOH. Na de vaststelling van de begroting 2013 en de jaarrekening 2012 zijn er vanuit verschillende invalshoeken voorstellen opgesteld waarvoor besluitvorming nodig is om het fusieproces vanuit de financiële invalshoek af te ronden. Het gaat om de volgende voorstellen: 1. Budgetoverhevelingen tussen de gemeente Ommen en de BOH 2. Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH 3. Frictiegelden In dit verzamelvoorstel zijn bovenstaande voorstellen uitgewerkt. Voorstel 1 Budgetoverheveling tussen de gemeente Ommen en de BOH Inleiding In de begroting 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is het merendeel van de bedrijfsvoeringkosten van de beide gemeenten overgeheveld naar de BOH. Hierbij is als uitgangspunt gehanteerd, dat onder bedrijfsvoeringkosten wordt verstaan: kosten die betrekking hebben op de ambtelijke organisatie, die door gezamenlijk gebruik niet rechtstreeks aan één van de individuele gemeenten toegerekend worden. Deze definitie is richtinggevend en kent uitzonderingen. Voorbeelden van bedrijfsvoeringkosten zijn: - salarissen ambtelijk apparaat - huisvestingskosten ambtelijk apparaat - inhuur tijdelijk personeel - kosten hard- en software - drukwerk/repro/portokosten - etc. 1

2 Het is gebleken, dat binnen de programma s nog sprake is van budgetten, die betrekking hebben op de bedrijfsvoeringkosten. In dit voorstel wordt verzocht om deze budgetten alsnog over te hevelen naar de BOH. Hierbij gaat het met name om budgetten voor het inhuren van derden/adviezen van derden, overige diensten, onderhoudskosten, taxatiekosten e.d. Daarnaast zijn budgetten overgeheveld naar de BOH, waarvan bij nader inzien is gebleken dat het beter is deze bij de gemeenten te laten. Hiervoor wordt voorgesteld om deze weer terug te brengen naar de betreffende gemeente. Overheveling budgetten van de gemeente Ommen naar de BOH Uitvoering Wet WOZ dienstverlening door derden Asfaltwegen voorbereiding en toezicht Elementverharding klein-/klachtenonderhoud Bermen en sloten dienstverlening door derden gladheidsbestrijding dienstverlening door derden straatverlichting dienstverlening door derden bossen dienstverlening door derden Openbaar groen dienstverlening door derden riolering dienstverlening door derden begraafplaatsen dienstverlening door derden Zwembad de Carrousel aangenomen personeel Zwembad de Olde Vechte aangenomen personeel Sporthal Carrousel aangenomen personeel Cultureel centrum Carrousel aangenomen personeel Repressie brandweer apparaatskosten Veiligheidsregio Nutsbedrijven onderhoud software Kadaster contracten derden/overige opbrengsten Bestuursondersteuning overige kosten (betreft werkzaamheden geo-informatie) Uitvoering leerplichtwet contracten derden Algemene baten/lasten tijdelijk personeel Algemene baten/asten % loonontwikkeling cfm kadernota Algemene baten/asten (INC) 1,3% hogere ABP-premie Integrale veiligheid dienstverlening door derden Overheveling budgetten van de BOH naar de gemeente Ommen Vrijwillige brandweer div. kosten gerelateerd aan m.n. de brandweerauto s Brandweer aangenomen personeel (betreft brandweercommandant) DOEK Lasten en Opbrengsten Vanwege (gedeeltelijke) verhuur van het DOEK is het belastingtechnisch nadelig om dit gebouw in de BOH onder te brengen. Vandaar is het voorstel om dit budget terug te brengen naar de gemeente Ommen. 2

3 Reserve automatisering De reserve automatisering van Ommen is op basis van de begrotingscijfers 2013 overgegaan. Uit de jaarrekening van Ommen blijkt ultimo 2012 in de reserve automatisering nog een bedrag van te resteren. Het voorstel is het bedrag ad in de reserve automatisering in de gemeente Ommen ook over te brengen naar de BOH. Voorstel 1: - Budgetten in 2013 over te hevelen vanuit de programmakosten Ommen naar de BOH voor een bedrag van ( structureel, incidenteel) - Budgetten in 2013 over te hevelen vanuit de BOH naar de programmakosten Ommen voor een bedrag van (structureel) - Per saldo de bijdrage 2013 aan de BOH structureel te verhogen met en incidenteel. Het restantbedrag ultimo 2012 ad in de reserve automatisering in Ommen in te brengen in de reserve automatisering in de BOH. - Dit te verwerken in de 7 e begrotingswijziging 2013 van Ommen. Voorstel 2 Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH In de raadsvergaderingen in mei 2012 van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg is het onderwerp samenwerking Hardenberg-Ommen: treffen van een gemeenschappelijke regeling en instemmen met het financieel verdeelmodel aan de orde geweest. De raden van beide gemeenten hebben besloten om: 1. In te stemmen met het door beide colleges opgestelde Financieel Verdeelmodel ten behoeve van de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeente Hardenberg en Ommen (m.u.v. de griffie van Ommen); 2. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen voor het treffen van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie gemeenten Hardenberg en Ommen. In het Financieel Verdeelmodel zijn de afspraken vastgelegd over de verdeling van de bedrijfsvoeringkosten tussen beide gemeenten. In de opgestelde notitie wordt ingegaan op de opdrachtformulering, de aanpak, uitgangspunten en besluiten met betrekking tot de kostenverdeling alsmede een aantal andere financieel getinte onderwerpen. Aangegeven is dat voor het Financieel Verdeelmodel niet alleen goede afspraken van belang zijn voor de verdeling van de kosten tussen Hardenberg en Ommen maar dat er ook duidelijkheid nodig is voor wat betreft: - het onderscheid tussen programmakosten en bedrijfsvoeringkosten (definitie), - het aandeel van Hardenberg en Ommen in de nieuwe organisatie als onderligger voor de te hanteren verdeelsleutel (verhouding loonsommen of toch anders?), - de nadere verdeling van de bedrijfsvoeringkosten per gemeente naar de afzonderlijke programma s, - het wel / niet overbrengen van de activa en passiva. In hoofdstuk 5.3 van het Financieel Verdeelmodel wordt nader ingegaan op de vraag of de activa en passiva die betrekking hebben op de bedrijfsvoering ook overgaan naar de nieuwe gemeenschappelijke regeling (Bestuursdienst Ommen-Hardenberg = BOH). Besloten is (besluit H in de notitie); het eigendom van de gebouwen (inclusief reserve kapitaallasten) bij de gemeenten te laten en deze om niet ter beschikking te stellen aan de BOH. Alle andere activa en passiva overdragen aan de BOH. 3

4 Bij deze (overige) activa en passiva valt te denken aan ICT, voertuigen en gereedschappen. Inmiddels is vanuit de staat activa bij de jaarrekening 2012 voor beide gemeenten een overzicht (zie bijlage) opgesteld van (overige) activa welke over kunnen gaan naar de BOH. De in dit overzicht opgenomen posten betreffen, om fiscaal juridische redenen (geen BTW correctie meer van toepassing), actiefposten welke ouder zijn dan 2 jaar. Totale balans (boek)waarde per bedraagt (specificatie is bijgevoegd): Voor wat betreft de actiefposten van de laatste 2 jaar zal het moment van overdracht de komende jaren aan de orde zijn. Jaarlijks bij het opstellen van de 1 e bestuursrapportage zal worden bepaald welke actiefposten hiervoor in aanmerking komen. Ook is een overzicht opgesteld van de in de gemeenten beschikbaar gestelde kredieten ICT, voertuigen en gereedschappen. Het betreft kredieten waarop in het afgelopen jaar nog geen uitgaven zijn verantwoord; dus het volledige krediet is nog beschikbaar. Door deze kredieten over te dragen naar de BOH zullen de uitgaven hiervoor ingaande 2013 binnen de BOH worden gedaan. Totaal beschikbaar bedraagt (specificatie is bijgevoegd): In het Financieel Verdeelmodel wordt gemeld dat met de accountant overleg is gevoerd over de overdrachtsdatum van de (overige) activa. Vanuit praktisch oogpunt is er voor gekozen om de kapitaallasten voor heel 2012 nog ten laste van de individuele gemeente te verantwoorden en per 1 januari 2013 tot een overdracht van deze activa naar de BOH over te gaan. Ingaande 2013 worden de kapitaallasten van de overgedragen activa juist (volledig) in de administratie van de BOH verantwoord. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het genoemde raadsbesluit en de in de bijgevoegde overzichten genoemde actiefposten en beschikbare kredieten per 1 januari 2013 over te dragen aan de bestuursdienst Ommen-Hardenberg; financiële verwerking via de 1 e bestuur rapportage

5 Overzicht over te dragen actiefposten gemeente Ommen. Objectnr Omschrijving Boekwaarde CMD Vervanging zoutstrooiers , Vervanging veegmachine , Opbouw veegauto 8.327, Vervanging Pick Up 5.963, Aanschaf 5-delige kooimaaier , Aanschaf vrachtwagen , Aanschaf houtversnipperaar 8.648, Vervanging tractoren , Vervanging transportmiddel Taro , Transporter OW , Gazonveger 7.510, Vervanging Pick-up , Vervanging Klepelmaaier , Vervanging Tractor , Materieel tbv kunstgrasvelden 2.996, Vervanging Fendt 304C , Verv Ransomes 7-delige kooimaaier , Aanschaf RO-applicatie 3.142, GBA als basisregistratie 465, Terugmeldingsfaciliteit 670, Vervanging paternosterkasten CO 5.953, Vervanging meubilair 1e fase , Vervanging meubilair 2e fase , Vervanging meubilair 3e fase , Aanpassing computerruimte ,00 Totaal ,87 Overzicht over te dragen kredieten gemeente Ommen. Krediet Openstaand Actiefnr I.O. nr Omschrijving verstrekt in krediet ,01 Modernisering GBA , Aanschaf NHR , Migratie SAP Platform , Digitalisering documenten Decos (2) , ,30 Gegevensmagazijn (3) , Topdesk , Windows , Harmonis. software H'berg/Ommen ,00 Totaal ,00 5

6 Kredieten, die nog in Ommen blijven, maar op termijn overgaan naar de BOH Boekwaarde Objectnr Omschrijving sneeuwschuivers 8909, Publieksbalie-telefooncentrale , Pick-up , Pick-up 2010 (2) , Midi kraan , klepelmaaier , gazonmaaier , Voorbouwborstel 8.811, diversen automatisering 1.534, Doorontw. Digitale dienstverlening 3.239, Gegevensmagazijn (1) 8.847, Doorontw. Digitale dienstverlening (2) 6.073, Vergunningensysteem WABO , Aansluiting landelijke voorzng , GWS4all 3.994, Gegevensmagazijn (2) 3.680, Klantvolgsysteem , Thuiswerkfaciliteiten 5.348, Int. en ext. authenticatie , Overige centrale voorzieningen , Uniform. platform/database , ResPowerfuse , meubilair 4e fase (O) , meubilair 5e fase (O) 1.913, ,26 Voorstel 2: - Per 1 januari 2013 de genoemde actiefposten ad over te dragen aan de BOH - Per 1 januari 2013 de genoemde beschikbare kredieten ad over te dragen aan de BOH. 6

7 Voorstel 3 Frictiegelden Inleiding De gemeenteraad van de gemeente Ommen heeft begin 2009 besloten financiële middelen te genereren om uitvoering te kunnen geven aan het college uitvoeringsplan (CUP) en om externe ontwikkelingen op te kunnen opvangen. Om invulling te geven aan de opdracht van de raad van de gemeente Ommen is besloten een taakstelling op te leggen aan de ambtelijke organisatie. Deze taakstelling had zowel direct als indirect consequenties voor de formatie; de formatie is in omvang teruggebracht. Er zijn specifiek functies benoemd waarop de bezuiniging betrekking op had. Met deze medewerkers zijn vanaf het moment van vaststelling gesprekken gevoerd en deze medewerkers zijn concreet aangewezen als bovenformatief. Om de personele kosten als gevolg van de bezuinigingstaakstelling op te vangen, is door uw raad frictiebudget vrijgemaakt voor de periode 2012, 2013 en Effect van de ambtelijke fusie op de bezuinigingtaakstelling Vanaf het moment van vaststelling van de taakstelling is door de organisatie hard gewerkt aan de realisatie van de taakstelling. De uitvoering van het bezuinigingsprogramma heeft in de periode 2012 en 2013 dan ook al geleid tot een feitelijke reductie van de personeelsformatie. Ondanks de maximale inspanningen is de taakstelling met betrekking tot de formatie nog niet volledig geëffectueerd. Eén oorzaak is dat de betreffende personen de pensioengerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt. Een andere belangrijke oorzaak dat hiervoor gegeven kan worden is de ambtelijke fusie met de gemeente Hardenberg. Deze ambtelijke fusie heeft direct effect gehad op het tempo waarmee de taakstelling kon worden gerealiseerd. Zo zijn mobiliteitstrajecten uitgesteld in afwachting van kansen die de fusie zouden bieden. Effect van de nog niet geeffectueerde taakstelling op de Bestuursdienst Ommen- Hardenberg Bij de aanloop richting de ambtelijke fusie is een nieuw functieboek opgesteld. Bij de totstandkoming van het nieuwe functieboek is, bij het beschikbaar stellen van de totale loonsom, rekening gehouden met de bezuinigingstaakstelling (in formatie) die bij de gemeente Ommen en gemeente Hardenberg waren vastgesteld. Na de vaststelling van het functieboek is het plaatsingsproces van start gegaan. De afspraak in dit proces was dat alle medewerkers van de gemeente Hardenberg en de gemeente Ommen geplaatst zouden worden binnen de nieuwe bestuursdienst Ommen Hardenberg. Aangezien de formatiereductie uit de bezuinigingsprogramma s van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg nog niet volledig geëffectueerd waren, zijn er op diverse functies meer medewerkers geplaatst dan dat er formatie beschikbaar was. Anderzijds was er weliswaar een aantal vacatures, maar de match tussen vraag en aanbod was in kwalitatieve zin niet in alle gevallen intern te realiseren. Er is dus sprake van boventalligheid vanuit de afzonderlijke bezuinigingsprogramma s en deze boventalligheid dient voor 1 januari 2015 opgelost te zijn. De beide afzonderlijke gemeentes hebben hierin een eigen verantwoordelijkheid om een gezonde financiële nul situatie te creëren voor de Bestuursdienst Ommen Hardenberg per 1 januari 2012 door het beschikbaar stellen van frictiebudget voor de ingezette bezuinigingen. De boventalligheid is overigens onafhankelijk van eventuele nieuwe bezuinigingen en de nog te realiseren efficiencywinst voor de BOH. De gemeente Ommen heeft tot en met 2014 geld geoormerkt voor de frictie die is ontstaan door de CUP bezuinigingen. 7

8 Bij het beschikbaar stellen van het frictiegeld door de raad van de gemeente Ommen zijn heel concreet functies en namen benoemd. Door de start van de ambtelijke fusie met ingang van 1 juli 2012 is dit principe losgelaten. De benoemingen binnen de Bestuursdienst Ommen Hardenberg hebben tot verschuivingen geleid ten aanzien van de bovental die vanuit CUP gedefinieerd was. Een aantal medewerkers is door het nieuwe functieboek ingepast in een structurele functie waarbij, door vacatureruimte, geen sprake meer was van bovental. Een aantal medewerkers is door het nieuwe functieboek juist in een bovental situatie beland. Uitgangspunt is de loonsom die ingebracht is en de te realiseren bezuinigingen. Het totaalbedrag aan te realiseren bezuinigingen moet voor de komende jaren wel als frictiegeld ingezet worden. Echter, er is voor de jaren 2013 en 2014 gekozen voor de loonsombenadering in plaats van het concreet benoemen van functies en medewerkers. Analyse loonkosten Om de impact van de beide bezuinigingen van de gemeenten Ommen en Hardenberg op de loonsom van de BOH goed in beeld te hebben heeft een analyse plaatsgevonden van de loonkosten betreffende het jaar 2013, 1 e kwartaal, waarbij de cijfers geëxtrapoleerd zijn naar een volledig jaar. Uit deze analyse blijkt dat er in 2013 een tekort op de loonsom zal ontstaan als gevolg van voornoemde bezuinigingsmaatregelen ten bedrage van Dit bedrag is in totaal benodigd als frictiegeld, vanwege het doorbetalen van salarissen van niet vertrokken medewerkers. De verdeling van de frictiegelden zal plaatsvinden conform het vastgestelde financieel verdeelmodel, waarbij 25% van de kosten voor rekening komt voor de gemeente Ommen en 75% van de kosten komt voor rekening van de gemeente Hardenberg. Conform het financieel verdeelmodel is de verdeling als volgt * 75% = ten laste van de gemeente Hardenberg * 25% = ten laste van de gemeente Ommen. Van de mensen, die vanwege de CUP-bezuinigingen in de bovental zaten zijn bij de overgang van de budgetten naar de BOH ook de loonsombudgetten van deze mensen overgegaan, voor de jaren 2013 en De reserve frictiegelden is overigens in de gemeente Ommen gebleven. De vrijval van deze reserve gebruikt de gemeente Ommen ter compensatie van de ingebrachte loonsombudgetten/bijdrage aan de BOH. Voor de gemeente Ommen betekent dit dat in 2013 en 2014 vooralsnog voldoende middelen gereserveerd zijn voor de frictiekosten. Uiteraard wordt maximaal ingestoken op uitstroom, echter gezien de arbeidsmarktomstandigheden en de beperkt aanwezige speelruimte om verplichte uitstroom te stimuleren, moet rekening gehouden worden met het feit dat de medewerkers ook in 2014 nog op de loonlijst staan van de Bestuursdienst Ommen Hardenberg. 8

9 Voorstel 3: Voorgesteld wordt: - vanuit de bestaande frictiereserve de bijdrage aan de BOH te handhaven voor 2013 en Burgemeester en wethouders van de gemeente Ommen, Secretaris, Burgemeester, L. Dennenberg M.J. Ahne 9

10 Raadsbesluit Zaakkenmerk: Documentkenmerk: Onderwerp: Verzamelvoorstel Financiën bestuursdienst Ommen-Hardenberg. De raad van de gemeente Ommen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 mei 2013 ; Besluit: 1. M.b.t. Voorstel 1 Budgetoverhevelingen tussen de gemeente Ommen en de BOH: - Budgetten over te hevelen vanuit de programmakosten Ommen naar de BOH voor een bedrag van ( structureel, incidenteel) - Budgetten over te hevelen vanuit de BOH naar de programmakosten Ommen voor een bedrag van Per saldo de bijdrage aan de BOH structureel te verhogen met en incidenteel. - Het restantbedrag ultimo 2012 ad in de reserve automatisering in Ommen in te brengen in de reserve automatisering in de BOH. - Dit te verwerken in de 7 e begrotingswijziging 2013 van Ommen. 2. M.b.t. Voorstel 2 Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH: - Per 1 januari 2013 de genoemde actiefposten ad over te dragen aan de BOH - Per 1 januari 2013 de genoemde beschikbare kredieten ad over te dragen aan de BOH. 3. M.b.t. Voorstel 3 Frictiegelden t.b.v. afbouw bovental: - Vanuit de bestaande frictiereserve de bijdrage aan de BOH te handhaven voor 2013 en

11 4. M.b.t de begroting 2013 van Ommen: - De 6e begrotingswijziging 2013 van de gemeente Ommen vast te stellen, waarin de gevolgen voor de BOH m.b.t. de eerder vastgestelde 1e begrotingswijziging 2013 van de begroting van de gemeente Ommen worden verwerkt. - De 7e begrotingswijziging 2013 van de gemeente Ommen vast te stellen, waarin voorstellen 1, 2 en 3 zijn verwerkt.. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen d.d. 30 mei De raad voornoemd, De griffier, De voorzitter, J.A.R. Tenkink M.J. Ahne afschrift aan: - besluitenregister (origineel besluit) - Financien - Marcel de Ruiter (secretaris DB) - Archief 11