Procesbeschrijving KIS keuze voor RCH Midden Brabant Theo Bisschops Jeroen Cornelissen Annemarie Cromwijk 19 januari 2011

Transcriptie

1 Betreft: Aan: Van: Kopie: Datum: Procesbeschrijving KIS keuze voor RCH Midden Brabant Theo Bisschops Jeroen Cornelissen Annemarie Cromwijk 19 januari 2011 In de periode 16 november januari 2011 heeft binnen Zorggroep RCH Midden Brabant (RCH) een selectietraject voor een Keten Informatie Systeem (KIS) plaatsgevonden. In dit document wordt het proces van dit selectietraject beschreven. Aanleiding RCH is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Zorgprogramma aan chronisch zieke diabetes patiënten (DM2). Als spil tussen zorgverzekeraars enerzijds en huisartsen en ketenpartners anderzijds, coördineert zij de uitvoering van het programma zoals dat met zorgverzekeraars is overeengekomen. Daarnaast heeft zij een aantal organisatorische taken in de uitvoering van dat programma op zich genomen, zoals het oproepen en volgen van patiënten. Vanaf 1 januari 2011 wordt ook de zorg aan COPD patiënten door de zorggroep uitgevoerd. RCH heeft geconstateerd dat de manier waarop zij de uitvoering van het zorgprogramma middels ICT middelen ondersteunt tekort schiet: het is te fragmentarisch, de keten is niet sluitend en te veel schakels in het proces worden nog handmatig uitgevoerd waardoor fouten optreden. Daarnaast beschikt de zorggroep niet over eenduidige gegevens voor het aansturen van het proces en de eigen organisatie, en voor rapportage aan de opdrachtgevers (zorgverzekeraars). RCH wil daarom een Keten Informatie Systeem (KIS) implementeren welke voornoemde tekortkomingen moet verhelpen. Aanpak Voor de begeleiding van de KIS selectie is een externe projectleider aangetrokken in de persoon van Jeroen Cornelissen. Met hem werd bovenstaande aanleiding besproken. Daarna zijn de volgende acties ondernomen: 1. Opstellen Pakket van Eisen Samen met de interne verantwoordelijke, Annemarie Cromwijk, is een Pakket van Eisen (PvE) opgesteld waar het KIS voor RCH aan moet voldoen. Daarbij werd ook per eis een weging aangebracht. Het PvE is in Bijlage 1 opgenomen; 2. Selectie leveranciers Er zijn 13 leveranciers die aangeven een KIS voor de eerstelijn te hebben ontwikkeld (zie Bijlage 2). In overleg met Annemarie zijn daarvan 10 geselecteerd voor deelname aan het selectietraject: zij zijn op 26 november aangeschreven met het verzoek te reageren op het PvE. Uiteindelijk hebben zeven partijen het PvE binnen de gestelde reactietijd van twee weken gereageerd door het ingevulde PvE te retourneren. Daarop is

2 een rapportage aan de leden van de Werkgroep ICT ter bespreking op 16 december gestuurd; een deel daarvan is in Bijlage 3 opgenomen; 3. Opstellen Shortlist Tijdens een bijeenkomst van de Werkgroep ICT van de zorggroep op 16 december is op basis van deze rapportage een shortlist van vier leveranciers samengesteld: Care2U, Caresharing, Protopics en VitalHealth. Naar mening van de Werkgroep komen deze vier leveranciers het meeste tegemoet aan de door de zorggroep gestelde eisen voor een optimale ondersteuning van de eerstelijns ketenzorg in de regio Tilburg. Deze vier partijen zijn uitgenodigd om op 21 december hun KIS aan een grote delegatie van de zorggroep te demonstreren; 4. Presentatie en voorkeur Op 21 december kwamen ongeveer 15 afgevaardigden van de zorggroep, waaronder de leden van de Werkgroep ICT en de projectleider, bijeen voor het bijwonen van de presentaties van de vier leveranciers. De leveranciers hadden vooraf acht vragen toegestuurd gekregen die zij in hun presentatie moesten behandelen. De afgevaardigden beschikten ook over die vragen, maar waren vrij ook andere vragen te stellen. Wel werd één van de afgevaardigden, die daarmee affiniteit had, aangewezen één van die acht vragen/aandachtsgebieden te bewaken zodat die vragen ook echt aan bod zouden komen en door een van de aanwezigen expliciet beoordeeld. Elke leverancier kreeg iets minder dan een uur de tijd voor de presentatie. Na afloop van de presentaties kregen alle afgevaardigden (niet: de projectleider) acht groene en drie rode stickers om daarmee hun voor- en afkeur voor een leverancier op een van de acht deelgebieden aan te geven: welke leverancier blinkt waarin uit, en welke leverancier heeft welk gebied nog onvoldoende uitgewerkt. Het gebruik van de rode sticker was niet verplicht en er mochten ook meerdere groene en rode stickers op één veld geplakt worden. Daarnaast kregen de ʻbewakersʼ één blauwe sticker voor hun deelgebied met de vraag: welke leverancier vindt jij dat jouw deelgebied het beste vorm geeft? Op basis van de score die hierdoor ontstond (zie Bijlage 4) werd helder dat twee partijen vrijwel gelijk eindigden en de anderen ver achter zich lieten: Care2U en Protopics. Bij de bespreking werd ook duidelijk dat op 13 gebieden nadere informatie van deze twee leveranciers nodig was; 5. Werkbezoeken en nadere vraagstelling Op 12 en 13 januari werden door Ronald Morshuis en Daniëlle Beekman bezoeken gebracht aan een huisartsenpraktijk waar Protopics wordt ingezet én een praktijk waar Care2U in gebruik is. Parallel werden de 13 vragen aan de leveranciers voorgelegd. De verslagen van de praktijkbezoeken en de antwoorden op de 13 vragen werden tijdens een laatste bijeenkomst van de werkgroep op 17 januari besproken. De unanieme conclusie was dat Protopics op papier het beste gescoord had, maar Care2U er in de praktijk het beste uit kwam. Qua prijs per patiënt per jaar ontlopen de twee leveranciers elkaar nauwelijks, als tenminste ook de terugverdien-mogelijkheid die Care2U biedt daarin kan worden betrokken. In Bijlage 5 is een samenvatting van alle resultaten gegeven. Daarnaast is op hun verzoek overleg gevoerd met de firma Pluriform Software, leverancier van het pakket PVS (Patiënt Volg en overdracht Systeem), omdat zij van mening zijn dat PVS defacto een KIS is. Na vergelijking blijkt dit niet het geval te zijn: PVS voldoet bij lange na niet aan de eisen die aan het KIS gesteld zijn, zoals het ontbreken van een koppe- 2

3 ling met HISʼen (ook niet m.b.v. Edifact of OZIS), er is geen protocollaire ondersteuning en er is onvoldoende spiegelinformatie. PVS gaf aan dat zij de ontbrekende functionaliteit binnen een maand kan toevoegen, hetgeen ongeloofwaardig is. Voor huidige KIS leveranciers zijn dit nog vaak lastige vraagstukken waar zij nog geen afdoende antwoord op hebben, ook niet na vele bouwjaren. Resultaat De motivatie voor Care2 is dat dit pakket het beste aansluit bij de praktijk van de huisarts, makkelijker aanpasbaar is en het meest is voorbereid op de toekomst. Het pakket van Protopics werd teveel als ʻone size fits allʼ gezien. De keuze voor Care2U in detail: - Het systeem is huisarts georiënteerd; - Het systeem is op maat van de patiënt opgebouwd; - Het KIS werkt al goed met verschillende modules; - Prima rapportage; - Sterk in verwerken en tonen van epidemiologische gegevens; - Beschikt over een eigen robot zodat gegevens probleemloos uit HIS gehaald kunnen worden; - Flexibel in de praktijk; - Ze zijn toekomstgericht; - Het is eenvoudig nieuwe ketenpartners in het KIS op te nemen; - In de regio werken gerenommeerde zorggroepen die gekozen hebben voor Care2U; - Geen meerkosten als RCH MBr een wens tot aanpassing systeem heeft; - KIS beschikt over een oproepsysteem, waardoor zorggroep hiervoor vergoeding die nu nog naar diagnostisch centrum gaat voor zich kan claimen (tot maximaal 22 per patiënt per jaar). 3

4 Bijlage 1: Pakket van Eisen, met weging van RCH MBr Deze informatie is alleen voor intern gebruik van RCH MBr. 4

5 Bijlage 2: KIS Leveranciers Leverancier KIS Uitgenodigd Waarom niet Care2U Care2U Ja n.v.t. CareSharing CareSharing Ja n.v.t. CitoOnline CitoKis, CitoView, CitoLive Ja n.v.t. Fastguide Fastguide Ja/Nee Heeft niet gereageerd op PvE Fit4Care Care 4 [naam chr. ziekte] Nee Zijn gestopt met productie KIS Gino Gino Ketenzorg Ja n.v.t. PharmaPartners CMIZ, COZ Nee Werken samen met VitalHealth POINT POINT Nee Hebben geen volwaardig KIS Portavita Portavita Keten Informatie Systeem Ja n.v.t. Protopics Protopics KIS Ja n.v.t. SHL SHL Ja/Nee Heeft zich teruggetrokken na toesturen PvE VitalHealth Vital voor [naam chr. ziekte] Ja n.v.t. Zorgdraad Zorgdraad Web-based registratiesysteem Ja/Nee Heeft niet gereageerd op PvE 5

6 Bijlage 3: Rapportage aan Werkgroep ICT t.b.v. samenstellen Shortlist 1. Totaaloverzicht op score, prijs en installed base 2. Scores leveranciers PvE Weging Zorggroep Care2U Caresharing Cito Medical Systems Leverancier Gino Portavita Protopics VitalHealth

7 Subtotaal n.v.t Score n.v.t. 95% 97% 92% 97% 89% 97% 95% Subtotaal n.v.t Score n.v.t. 95% 91% 73% 85% 96% 96% 96% Subtotaal n.v.t Score n.v.t. 70% 80% 85% 60% 95% 100% 100%

8 Subtotaal n.v.t Score n.v.t. 91% 91% 85% 85% 96% 96% 96% Subtotaal n.v.t Score n.v.t. 100% 100% 95% 99% 100% 100% 100% Totaal n.v.t Score n.v.t. 94% 93% 85% 89% 95% 97% 97% In welke mate voldoet (score A) leverancier aan eisen? Weging 1: 84% 84% 72% 72% 91% 91% 95% Weging 2: 78% 78% 67% 67% 89% 89% 78% Weging 3: 64% 64% 55% 55% 73% 82% 82% Totaal: 81% 81% 62% 69% 88% 90% 91% Score bij Breekpunten: 93% 93% 77% 83% 87% 93% 93% 8

9 Bijlage 4: Scorelijst na presentaties leveranciers 21 december Item Care2U Caresharing Protopics VitalHealth Demo Implementatie Aanpassen Systeem (flexibiliteit) Helpdesk (bereikbaarheid) Gevolgen voor huisarts (extra werk?) Epidemiologische analyse Declaratie Rapportage Totaalscore

10 Bijlage 5: Samenvatting resultaten Onderdeel Care2U Protopics PvE Hoofdzaken PvE Details PvE Prijs 21,89 16,44 Waardering Rapportages Praktijkbezoeken Extra Vragen Extra Vragen - Prijs 19,63* 13,40 Totaal *) Inkomsten genereren door beheer oproepen door zorggroep is haalbaar: tot maximaal 22,00 per patiënt per jaar. 10