DE WERKKOSTEN REGELING. Een uitgebreide toelichting. Met tips voor de ondernemingsraad

Transcriptie

1 DE WERKKOSTEN REGELING Een uitgebreide toelichting Met tips voor de ondernemingsraad

2

3 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD 5 1. DE WERKKOSTENREGELING (WKR) 6 Gerichte vrijstellingen 6 Nihilwaarderingen 7 Noodzakelijkheidscriterium 7 De vrije ruimte 7 Eindheffing 8 Gebruikelijkheidstoets 8 Cafetariamodel 8 Concernregeling 8 Maandvergoedingen 9 2. DE VAKBONDSCONTRIBUTIE IN DE WERKKOSTENREGELING JURIDISCHE POSITIES ROND DE WERKKOSTENREGELING OR STAPPENPLAN INFORMATIE, ADVIES EN ONDERSTEUNING 14 BIJLAGEN 15 Voorbeeldbrief OR 15 Voorbeeldbrief OR 16 Overzicht vergoedingen en verstrekking 17 3

4

5 VOORWOORD Per 1 januari 2015 is de nieuwe werkkostenregeling (WKR) in werking getreden en is deze voor alle werkgevers verplicht. Deze werkkostenregeling is in feite een nieuwe manier om belastingtechnisch met vergoedingen en verstrekkingen om te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de vergoedingen voor reiskosten en het in bruikleen hebben van een laptop en mobiele telefoon. Maar ook vergoedingen voor maaltijden bij overwerk en het verrekenen van de vakbondscontributie met het loon vallen onder de werkkostenregeling. Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers een gedeelte van de loonsom belastingvrij aan werknemers verstrekken. Zowel de werkgever als de fiscus hebben voordeel van deze nieuwe regeling ten opzichte van het oude systeem; er hoeft minder administratie te worden gevoerd. De fiscus rekent per kalenderjaar af met de werkgever. Wijzigingen in de werkkostenregeling worden daardoor tegen het einde van het kalenderjaar een OR-bespreekpunt. Zet dit onderwerp daarom tijdig op de OR-agenda! FNV wil haar OR-leden en kaderleden ondersteunen bij dit onderwerp. Onder meer met deze brochure, welke nuttige informatie en bruikbare tips voor de OR bevat. 5

6 1. DE WERKKOSTENREGELING (WKR)? Deze brochure gaat over de werkkostenregeling. Maar wat is dat eigenlijk? De werkkostenregeling is in feite een nieuwe manier om belastingtechnisch met vergoedingen en verstrekkingen om te gaan. Wat zijn nu eigenlijk werkkosten? Werkkosten zijn kosten die de werknemer moet maken om zijn werk te kunnen doen (voorbeeld 1). Werkkosten zijn ook kosten die de werkgever moet maken om zijn werknemers aan het werk te kunnen zetten (voorbeeld 2). VOORBEELD 1 Een werknemer woont in Coevorden en werkt voor de gemeente Emmen. Momenteel werkt hij aan een project in Emmeloord. Om op zijn werk te komen, rijdt hij dagelijks heen en weer. De reiskosten die hij maakt worden door zijn werkgever gecompenseerd. VOORBEELD 2 Een werknemer werkt in een metaalverwerkingsbedrijf waar het dragen van een helm en gehoorbescherming verplicht is. De werkgever stelt deze persoonlijke beschermmiddelen ter beschikking. VERSTREKKINGEN als de werkgever bijvoorbeeld gereedschap ter beschikking stelt aan de werknemer, is er sprake van verstrekkingen. Als de werknemer een bepaald bedrag ontvangt voor het gebruik van eigen gereedschap, is er sprake van een vergoeding. Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Maar wat behoort nu eigenlijk tot het loon? Alles wat een werknemer ontvangt van de werkgever ziet de fiscus als loon. Of het nu gaat om bruto loon, een reiskostenvergoeding, een kerstpakket of een kopje koffie. Alles is loon. En over loon dient belasting betaald te worden. Tegelijkertijd heb je als werknemer sommige zaken van je werkgever gewoon nodig om je werk uit te kunnen voeren. Denk aan gereedschap, een werkplek, een laptop, (beschermende) kleding en ook die kop koffie. Het is vreemd om over al deze zaken be - lasting te moeten betalen. De fiscus vindt dit ook en komt daarom met de werkkostenregeling. Voor de werkgever is het dan toch mogelijk om onbelast geld aan de werknemer over te maken. Binnen de werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon 11 (de vrije ruimte ) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Daarnaast kunt werkgevers bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit zijn de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt (zoals een desktop en een vaste telefoon) in de vrije ruimte vallen, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaarderingen gaan dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld. Laten we eens deze ingewikkelde termen wat nader onder de loep nemen: GERICHTE VRIJSTELLINGEN Werkgevers mogen bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De zogenaamde gerichte vrijstellingen. Gerichte vrijstellingen gaan - zoals hiervoor al uitgelegd - niet ten koste van de vrije ruimte. 1 Het totale fiscale loon bestaat uit alle beloningsbestanddelen waarover op enige manier loonbelasting wordt ingehouden of wordt afgedragen. Dit is de totale loonsom per jaar, inclusief toeslagen, tantièmes, winstuitkeringen, bonussen, aanspraak op vakantiebonnen etc. Betaalde premies zoals de pensioenpremie en de premie voor de levensloop worden niet meegenomen. 6

7 Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van: Vervoer. Bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer. Maar ook vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per zakelijke kilometer). Gereedschap en digitale hulpmiddelen zoals laptops, tablets en mobiele telefoon (inclusief abonnement) waar zakelijk en privégebruik door elkaar lopen. Tijdelijk verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen en maaltijden tijdens dienstreizen. Cursussen, congressen, vakliteratuur en andere vergoedingen voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk Kijk voor alle gerichte vrijstellingen op NIHILWAARDERINGEN Een aantal voorzieningen en verstrekkingen zijn op nihil gewaardeerd. Dat wil zeggen dat de werkgever niet de prijs hoeft te rekenen die hij er zelf voor betaald heeft, maar waarvoor de prijs op 0,00 euro wordt gesteld. Deze nihilwaarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Het betreft zaken die de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt en die de werknemer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld: ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals vaste computer en een vaste telefoon, kopieerapparaat en internet en ook bedrijfsfitness arbovoorzieningen op de werkplek zoals persoonlijke beschermmiddelen consumpties op de werkplek (die geen deel uitmaken van een maaltijd) zoals koffie en thee ter beschikking gestelde werkkleding (zoals een laboratoriumjas) het rentevoordeel van de personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets/scooter koopt ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt Kijk voor alle nihilwaarderingen op NOODZAKELIJKHEIDSCRITERIUM Soms verstrekken werkgevers goederen aan hun werknemers zodat zij hun werk kunnen doen (denk aan gereedschap en communicatiemiddelen). De voorziening is dus noodzakelijk voor het werk. Als een werknemer hier ook privé voordeel van heeft (denk bijvoorbeeld aan een telefoon van de zaak waarmee ook privé gebeld wordt) is dit een vorm van loon. Daarover dient in principe loonbelasting betaald te worden. De fiscus geeft nu aan dat goederen die vallen onder het noodzakelijkheidscriterium onbelast kunnen worden verstrekt aan werknemers. Het gaat hier om gereedschappen, computers, laptops, telefoons en tablets. DE VRIJE RUIMTE Nogmaals de hoofdregel in de Werkkostenregeling is dat de werkgever tot een bepaald bedrag vergoedingen en verstrekkingen mag geven. Zodra hij meer geeft, moet hij belasting betalen. De grens is vastgesteld op 1,2% van de fiscale loonsom. Om te zien of die grens bereikt is, moeten alle vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever zijn werknemers geeft bij elkaar opgeteld worden. Daarbij wordt de prijs aangehouden die de werkgever zelf ook betaalt (de prijs op de factuur). Bij deze optelsom moet er rekening worden gehouden met de gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en het noodzakelijkheidscriterium. Alle overige zaken kunnen onder de vrije ruimte in de werkkostenregeling vallen. Dat is 1,2% van de fiscale loonsom (ook wel forfaitaire ruimte genoemd). Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek gelden normbedragen waarmee gerekend kan worden voor de vrije ruimte: maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang en huisvesting op de werkplek. Van andere zaken dient de gehele waarde (op de factuur) te worden meegenomen in de werkkostenregeling. Dit zijn onder andere: Vergoeding voor internet thuis Aanschaf van de fiets Vakbondscontributie Kerstpakket 7

8 EINDHEFFING Het is mogelijk dat de bovengenoemde zaken gezamenlijk een groter bedrag vormen dan de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon. In dat geval is de vrijstelling van 1,2% niet voldoende. Over het verschil tussen het gezamenlijke bedrag wat is aangewezen voor de eindheffing en de vrijstelling van 1,2% dient de werkgever 80% belasting te betalen (de zgn eindheffing). De werkgever mag deze belasting wettelijk niet ten laste brengen aan werknemers. In veel gevallen zal de werkgever vergoedingen en verstrekkingen gaan schrappen of overhevelen naar een andere categorie (bv het brutoloon). Welke weg de werkgever zal bewandelen, hangt oa af van de cao en de bedrijfsregelingen. Dat de werkgever met de OR om tafel moet gaan zitten is echter duidelijk! VOORBEELD In timmerfabriek TeWe werken 300 mensen. De loonsom bedraagt ,- euro. De forfaitaire ruimte van deze timmerfabriek is ,- euro ( maal 1,2%). De werkgever heeft in een bepaald jaar ,- euro besteed aan een personeelsreisje. Een aantal werknemers laat de vakbondscontributie via de werkgever lopen (20.000, - euro). En aan reiskosten boven de 0,19 euro p/km betaalt hij ,- euro. Het forfait is daarmee nog niet opgesoupeerd (40K + 20K + 30K=90K). Er is nog fiscale vrije ruimte van ,- euro ( minus ). De p&o-medewerkers krijgen een nieuwe computer op hun werkplek. Op de fabrieksvloer dragen veel werknemers een nieuwe overall met het bedrijfslogo erop en de werkgever verstrekt ze ook nieuwe gehoorbeschermers. Al deze verstrekkingen vallen onder het forfait, maar tellen voor 0,00 euro mee. De fiscale ruimte is nog steeds ,- euro. Aan opleidingen betaalt de werkgever een bedrag van , - euro aan. Aan reiskosten met eigen vervoer tot aan 0,19 euro betaalt hij een bedrag van ,- euro. Deze bedragen tellen niet mee voor het forfait. De fiscale ruimte is nog steeds ,- euro. De werkgever betaalt de personeelsvereniging ,- euro. Tegen het einde van het jaar geeft hij elke werknemer een kerstpakket (totaal 7.000,- ). En omdat het bedrijf 60 jaar bestaat geeft hij voor werknemers en klanten een eindejaarsfeest à ,-. Daarmee gaat het bedrijf (met euro) over de forfaitaire ruimte heen. Over dit bedrag betaalt de werkgever 80% belasting. GEBRUIKELIJKHEIDSTOETS Om misbruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling te voorkomen is er een gebruikelijkheidstoets. Een werkgever zou bijvoorbeeld de gehele vrije ruimte aan één persoon kunnen toekennen. Of vergoedingen kunnen geven die sterk afwijken van wat in de branche gebruikelijk is. Met de gebruikelijkheidstoets wordt dit voorkomen. De vergoedingen en verstrekkingen mogen niet veel hoger zijn dan in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Oftewel je mag je ene werknemer niet een kerstpakket geven ter waarde van 500 terwijl de rest een kerstpakket van 25 ontvangt. CAFETARIAMODEL Ook in de werkkostenregeling is het cafetariamodel mogelijk. Dat houdt in dat je een pakket aan vergoedingen naar eigen keus kunt samenstellen. In de werkkostenregeling kunnen vergoedingen voor diverse zaken uitgeruild worden tegen loonbestanddelen. Denk bijvoorbeeld aan de fiets, vakbondscontributie en reiskosten. CONCERNREGELING Per 1 januari 2015 mogen bedrijven de vrije ruimte ook per concern berekenen. Voorwaarde is dat de onderdelen van het concern vrijwel volledig in eigendom moeten zijn (95%). De concernregeling kan voordelen hebben, omdat het ene onderdeel meer vrije ruimte nodig heeft dan het andere onderdeel. Bijvoorbeeld omdat de gemiddelde loonkosten bij het ene onderdeel lager liggen dan bij het andere. De concernregeling kan ook een nadeel met zich 8

9 meebrengen wanneer de vrije ruimte voor een groot gedeelte naar een ander concernonderdeel wordt geloodst, waardoor sommige werknemers nauwelijks voordeel hebben. MAANDVERGOEDINGEN Sommige bedrijven hebben veel variatie in de maandelijkse vergoedingen. Denk aan installatie- of bouwbedrijven. Over dit soort regelingen kunnen nog steeds met de Belastingdienst afspraken gemaakt worden. Wel worden er dan strenge eisen gesteld (bijv 3 maanden alle bonnetjes verzamelen). Het is dan zaak voor de werknemers om conform alle richtlijnen te werken, omdat anders de regeling beperkt kunnen worden. 9

10 2. DE VAKBONDSCONTRIBUTIE IN DE WERKKOSTENREGELING In de oude situatie (van vrije vergoedingen en verstrekkingen) had de vakbondscontributie een speciale positie. Een vergoeding voor de vakbondscontributie behoorde namelijk niet tot het loon. Daardoor kon de FNV makkelijk met de werkgevers afspreken dat werknemers de vakbondscontributie fiscaal gunstig konden verrekenen met het brutoloon. In veel cao s hebben wij de afspraak dat werknemers hun brutoloon verlagen met het bedrag van de vakbondscontributie, waarvoor de werkgever in ruil een kostenvergoeding verstrekt ter grootte van de vakbondscontributie. In de nieuwe situatie kan door de introductie van de werkkostenregeling een wijziging van de formulering voor zo n afspraak nodig zijn. De cao-afspraak bepaalt dat de werkgever het bedrag dat de werknemer betaalt aan vakbondscontributie aanwijst als eindheffing. En dit wordt onder het algemeen forfait geplaatst. Onze leden moeten een verzoek indienen bij hun werkgever dat het bedrag dat zij betalen aan vakbondscontributie wordt aangewezen als eindheffing. Als dit gebeurt hoeft de werknemer over het bedrag ter grootte van de vakbondscontributie geen belasting te be - talen. Hij/zij blijft daardoor het voordeel behouden. Bijkomend voordeel is dat het SV-loon niet daalt, zoals voorheen wel het geval was bij de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Daardoor is een eventuele uitkering in deze situatie hoger dan vroeger. Het is aan de werkgever of hij dit bedrag ook in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling kwijt kan. Als hem dat niet lukt, is de werkgever hiervoor verantwoordelijk en dient hij een eindheffing van 80% over dit bedrag te betalen. Het blijft ook mogelijk dat vakbondsleden een vergoeding bovenop hun loon ontvangen. De werkgever kan deze vergoeding aanwijzen als eindheffing zodat de werknemer er geen belasting over hoeft te betalen. Behalve in cao s kan de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie ook anders zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in een brief of publicatie van de directie. Dat heeft ook juridische kracht, al hangt dat samen met de formulering. Soms wil de directie het algemeen forfait voor andere doeleinden gebruiken, waardoor zo n eerdere toezegging geschrapt wordt. Veelal kunnen werknemers dan wel een beroep doen op die eerdere toezegging. TIP! Als in uw onderneming de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie nog niet is geregeld en er wel behoefte daartoe is, kunt u contact opnemen met de verantwoordelijk vakbondsbestuurder. Bel het Contact Center van de FNV voor meer informatie ( ma t/m vrij uur.) 10

11 3. JURIDISCHE POSITIES ROND DE WERKKOSTENREGELING De overgang van de oude regelingen naar de nieuwe werkkostenregeling kan lastig zijn. Hierbij een lijstje van aandachtspunten: Cao: Vergoedingen en verstrekkingen die vastgelegd zijn in een cao moet de werkgever handhaven. Als de werknemer op grond van de cao ergens recht op heeft, kan de werkgever dit niet weigeren. Ook niet als de OR (per abuis) daar toestemming voor geeft. Dit zal natuurlijk beslag leggen op een deel van het 1,2% budget. In veel cao s staat bijvoorbeeld een afspraak over de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie. Individuele arbeidsovereenkomst: Naast de bepalingen uit de cao is het van groot belang te kijken wat de werknemer met de werkgever bij de indiensttreding (of gedurende het dienstverband) heeft afgesproken. Uitgangspunt is dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden in een arbeidsovereenkomst niet zonder enige reden mag wijzigen (eenzijdig wijzigen mag slechts in bepaalde omstandigheden). Of een eenzijdige wijziging is toegestaan, is afhankelijk van verschillende omstandigheden, die in de beoordeling worden meegenomen. Van belang kunnen de volgende zaken zijn: is er een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst? Heeft de OR instemming verleend? Wat is het belang van de werkgever? Wat is het belang van de werknemer? Is er veranderde wetgeving? Bedrijfsregeling: Het komt regelmatig voor dat een bedrijf - naast de cao - een bedrijfsregeling (Personeel Handboek) kent, waarin arbeidsvoorwaardenregelingen nader zijn uitgewerkt. In de individuele arbeidsovereenkomst staat dan veelal dat de bedrijfsregeling van toepassing is. Wanneer de werknemer dan zijn arbeidsovereenkomst accepteert, tekent hij ook voor de bedrijfsregeling. Normaal gesproken is in deze bedrijfsregeling ook op - genomen op welke wijze deze bedrijfsregeling gewijzigd kan worden. Niet elke wijziging hoeft klakkeloos geaccepteerd te worden. Worden de arbeidsvoorwaarden gewijzigd omdat de bedrijfsregeling gewijzigd worden, is het verstandig de FNV te vragen of u die wijziging moet accepteren (zie tip). TIP Wijziging van de arbeidsovereenkomst mag wel, als de werkgever en werknemer beide akkoord gaan. Werkgevers hebben er soms een handje van om - als de wetgeving verandert te zeggen dat iets niet meer mag van de minister. Werknemers en OR en zijn dan vaak geneigd om met de wijziging akkoord te gaan. Dat is onterecht! Veelal gaat het om keuzes maken en wie de rekening betaalt. De OR moet daar alert op zijn! Bel voor meer informatie de OR-Wijzer van de FNV (Telefoon: ma t/m vrij, van tot uur, lokaal tarief).twijfelt u of uw werkgever de individuele arbeidsovereenkomst of de bedrijfsregeling mag wijzigen? Bel het Contact Center van de FNV voor meer informatie (ma t/m vrij uur.) Informatierecht or: de OR heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Zo kan het zijn dat de or inzicht nodig heeft in de toedeling van de regelingen en hun kostenbeslag in relatie met de ruimte van 1,2% van de loonsom. (zie ook Bijlage 1). Dat informatierecht is doorgaans te claimen voor de or. De OR kan de gewenste informatie ook opvragen omdat ze een initiatief overweegt. Recht op initiatief: De OR heeft het recht van initiatief. Dat wil zeggen dat ze de directie ongevraagd en op eigen beweging adviezen mogen geven. Op het gebied van de werkkostenregeling kan de OR dus voorstellen om de vergoedingen en verstrekking op een bepaalde manier vorm te geven. Instemmingsrecht: De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft geen bevoegdheden op vergoedingen en verstrekkingen. Wijziging van de onkostenregeling is op zich dus niet instemmingsplichtig. Behalve wanneer: de cao dat recht aan de or toekent bij een bepaalde regeling. Als de directie instemmingrecht voor die regeling of voor het hele regelingenboek aan de or heeft toegekend. Als de directie zelf instemming (schriftelijk!) aan de or vraagt. Let op: de directie kan hier niet op terugkomen wanneer bijvoorbeeld de reactie van de or hen niet bevalt. 11

12 Als de or bij een eerdere wijziging van het regelingenboek wel instemming is gevraagd. Dat levert de or een sterke claim op ( maar helaas geen 100% zekerheid!) Recht op overleg: De OR heeft het recht om over alle zaken die de onderneming aangaan, met de directie te overleggen. Overleggen wil in dit verband zeggen dat de partijen de plicht hebben om in redelijkheid en met uitwisseling van argumenten met elkaar te spreken. De directie is echter niet verplicht het OR-standpunt over te nemen. Natuurlijk kan de or altijd zelf de werkkostenregeling in de overlegvergadering aan de orde stellen en de werkgever vragen hoe men het wil aanpakken en wanneer de OR hierover geïnformeerd wordt. POSITIE OR EN VAKBOND Het is mogelijk dat de OR en de directie er samen niet uitkomen. Bijvoorbeeld wanneer de directie een voorstel doet een regeling te verslechteren. In dat geval is het verstandig dat de OR geen instemming geeft, of zelfs nadrukkelijk weigert. Want anders moeten de individuele werknemers zelf de hete kolen uit het vuur halen bij de directie. En als individuele werknemer zit je nu eenmaal niet in een gelijkwaardige positie ten opzichte van de directie. De vakbond kan dan namens de vakbondsleden het voortouw nemen en hun belangen collectief behartigen. De OR kan mogelijk contact zoeken met de vakbondsbestuurder om dit in gang te zetten. 12

13 4. OR STAPPENPLAN STEL CRITERIA SAMEN De werkkostenregeling is een lastige puzzel voor de OR. Er gelden veel (ingewikkelde) regels. Bij de toepassing van de werkkostenregeling is een eerlijke en transparante toepassing erg belangrijk. Voor de OR is het zinvol om eigen criteria op te stellen waaraan de nieuwe regelingen in de werkkostenregeling moet voldoen. Cao-afspraken hebben voorrang. Werknemers mogen er netto niet op achteruit gaan. de beschikbare forfaitaire ruimte moet evenwichtig onder de werknemers worden verdeeld. Een mogelijke eindheffing van 80% mag niet op werknemers worden afgewenteld. De bestaande faciliteiten dienen zoveel mogelijk behouden te blijven, tegen gelijke condities. Er worden geen inhoudelijke afspraken gemaakt voordat helder is wat het bedrijf in voorgaande jaren belastingvrij heeft vergoed en verstrekt in relatie tot het beoogde forfait (zie bijlage 1). Bedenk en inventariseer (bijv door een achterbanraadpleging) welke criteria voor het bedrijf en het personeel van belang zijn (bijv reiskosten- of gereedschapsvergoeding). De FNV wil de mogelijkheid behouden dat werknemers een gedeelte van hun vakbondscontributie via de fiscus terug krijgen. ONDERZOEK FISCALE MOGELIJKHEDEN Het is slim om allereerst uit te zoeken wat de loonsom in het bedrijf is. En of die 1,2% fiscale ruimte al volledig wordt benut met onkostenvergoedingen die onder het nieuwe regiem van de Werkkostenregeling vallen. Welke vergoedingen passen binnen de forfaitaire ruimte? Welke verstrekkingen vallen onder de nihilwaarderingen? Zijn er gerichte vrijstellingen binnen jullie bedrijf? Etc OVERLEG MET DE DIRECTIE Leg bij de directie tijdig de wens op tafel dat de or wil meepraten over de nieuwe Werkkostenregeling. Vraag de directie om informatie, wanneer zijn met voorstellen komen en op welk termijn een evt. instemmingsaanvraag verwacht kan worden (zie ook bijlage 1). Natuurlijk moet je wel genoeg tijd inruimen om voorstellen en ideeën te beoordelen en tot goede standpunten te komen. STEL EEN WERKGROEP SAMEN De nieuwe regeling is dermate ingewikkeld dat het goed is er met een groepje specialisten aan te werken. Stel daarom een werkgroep of (tijdelijke) commissie in die het huiswerk doet voor de or. Betrek er zo nodig ook werknemers van buiten de OR bij. En als het ingewikkeld wordt, schakel een deskundige in. De OR heeft het recht om een extern deskundige te raadplegen (art 16 WOR), bijvoorbeeld een fiscalist of een andere specialist op het gebied van de Werkkostenregeling. ZOEK CONTACT MET DE ACHTERBAN Wijziging in de onkostenvergoedingen kunnen bestaande rechten van werknemers aantasten en mensen daardoor behoorlijk raken. Zorgvuldig overleg met de collega s is dus een absolute voorwaarde. Als dat de or niet lukt, geef dan geen instemming! Want daarmee blijft de individuele juridische positie overeind. In welke fase is raadpleging van de collega s verstandig? Veel hangt af van de eigen overlegcultuur. Inventarisatie van ervaringen en wensen van de collega s is sowieso goed. Daarbij is het wel verstandig om voorlichting te geven aan collega s. Onder andere hoe je met oude rechten wilt omgaan. Of wat de extra wensen zijn als er sprake is van onderbenutting van de vrije ruimte (1,2%). Het is slim om tegelijk te vragen wie wil meedenken over dit onderwerp. Zo verbreed je het or-werk en betrek je critici erbij. Als de directie (of de OR) met een voorstel komt, is de mening van de collega s gewenst. In de eerste plaats om te horen of er ergens pijnpunten zitten, maar ook om draagvlak voor de or-positie te verkrijgen. Als de or er met de directie niet uitkomt, kun je beter geen instemming geven (zoals al eerder aangegeven). Dat moeten de collega s dan wel weten. Informeer ze over het OR-standpunt en wijs ze op het feit dat zij wel hun individuele rechten kunnen claimen wanneer hun oude rechten worden aangetast. 13

14 STEM AF MET DE VAKBOND Soms bevat de cao een onkostenregeling die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling valt. Dat kan tot nieuw overleg aan de cao-tafel leiden. De directie heeft natuurlijk niet de vrijheid die cao-afspraak (eenzijdig) aan te tasten. De directie kan wel met de vakbondsbestuurder in overleg treden over de werkkostenregeling. Maar ook in gevallen dat er geen cao is, is het verstandig dat er tussen or en vakbondsbestuurder afstemming plaatsvindt. Bijvoorbeeld wanneer de directie eenzijdig wijzigingen oplegt (zonder de OR te betrekken) die nadelig uitpakken voor (een groep) werknemers. Dan is de individuele positie van de werknemer het juridische uitgangspunt. De vakbondsbestuurder kan de individuele belangen dan gezamenlijk gaan behartigen. 5. INFORMATIE, ADVIES EN ONDERSTEUNING De werkkostenregeling is voor veel OR en een lastig onderwerp, dat bovendien de werknemers behoorlijk kan raken. Het is daarom verstandig om hulp te zoeken wanneer iets onduidelijk is. Vragen over de belastingtechnische kant kunt u bij de Belastingtelefoon stellen (Tel , bereikbaar van ma t/m do van 8.00 tot uur en op vrijdag van 8.00 tot uur) of kijk op Met vragen over de inhoud, de positie van de individuele werknemer of de OR-aanpak kunt u terecht bij de OR Wijzer: or-wijzer@fnv.nl. Zij kunnen uw vragen beantwoorden of u helpen zoeken naar meer uitgebreide ondersteuning. Wilt u van alle ontwikkelingen op de hoogte blijven? Meld u aan voor de OR Nieuwsbrief via 14

15 BIJLAGEN BIJLAGE 1: VOORBEELDBRIEF ONDERNEMINGSRAAD Aan de directie Betreft: Werkkostenregeling Geachte directie, Vanaf 1 januari 2015 moet elke onderneming de Werkkostenregeling hanteren. De ondernemingsraad wil graag onderzoeken of de Werkkostenregeling ruimte biedt in de toepassing cq. naleving van arbeidsvoorwaarden binnen onze onderneming. Vanuit dat onderzoek wil de ondernemingsraad wellicht zijn initiatiefrecht gebruiken. Vanuit die taakstelling heeft de ondernemingsraden een aantal inventariserende vragen aan u: Welke stappen heeft u inmiddels ondernomen t.a.v. de (invoering van de) Werkkostenregeling? Wat zijn de huidige onkostenregelingen waarbij gebruik gemaakt wordt van fiscale vrijstellingen? Wie maken gebruik van de regelingen? (vermelden op basis van functiegroepen) Wat is de huidige kostenbeslag op jaarbasis van de huidige regelingen? Welke onkostenregelingen zullen onder het algemeen forfait (werkkostenregeling) gaan vallen? Welke regelingen kunnen buiten het forfait worden gelaten wat betreft de zogenaamde gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, nihilwaarderingen en overige regelingen? Hoe groot is het forfait (= 1,2% van de fiscale loonsom) in euro s over kalenderjaar? (zelf invullen) Wat zijn de kosten van de onkostenregelingen die naar verwachting onder het forfait gaan vallen? Hoe pakt de werkkostenregeling financieel uit? Graag verneemt de ondernemingsraad binnen redelijke termijn (uiterlijk 4 weken) uw antwoorden. In afwachting van uw reactie, Met vriendelijke groet, De Ondernemingsraad (naam invullen), voorzitter/secretaris OR De WORD-versie van deze brief kunt u downloaden op 15

16 BIJLAGE 2: VOORBEELDBRIEF ONDERNEMINGSRAAD GARANTIESTELLING Aan de directie Betreft: Invoering Werkkostenregeling Geachte directie, Vanaf 1 januari 2015 moet elke onderneming de Werkkostenregeling(WKR) gaan hanteren. Graag vernemen wij van u welke stappen u daarin heeft of gaat ondernemen. En wanneer u voornemens bent daarover met de ondernemingsraad te overleggen. In elk geval verzoeken wij u te garanderen dat de individuele werknemers geen nadelige gevolgen zullen ondervinden van de Werkkostenregeling(WKR) bij onze onderneming. In afwachting van uw reactie, Met vriendelijke groet, De Ondernemingsraad (naam invullen) voorzitter/secretaris OR 16

17 BIJLAGE 3: OVERZICHT VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN 2 * GERICHTE VRIJSTELLINGEN Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer Producten van het eigen bedrijf Bijscholing, cursussen, congressen, training, vakliteratuur en contributie wettelijk verplichte beroepsvereniging Extraterritoriale kosten Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen, en dergelijke Outplacement Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van max. 0,19 per kilometer Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer, OV-kaart mits redelijk Studiekosten medewerkers Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen, digitale apparatuur(laptop,tablet) en mobieltjes Beperkt noodzakelijkheidscriterium van toepassing Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaamheden elders Verhuiskosten zakelijk In omvang beperkt per werknemer Zakelijk doel wel breed geformuleerd zoals employabilitymaatregelen Normbedrag In omvang beperkt POSTEN MET EEN NIHILWAARDERING Arbovoorzieningen en arbowerkplek in de woning van de werknemer Bedrijfsfitness, zwembad op de werkplek Inrichting van de werkplek, niet zijnde in de eigen woning Ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart met mede-zakelijk gebruik Ter beschikking gestelde uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en (wek)kleding die op het werk achterblijft alsmede vergoeding en verstrekking hiervan Ter beschikking gestelde OV-voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) Ter beschikking gesteld * Een compleet overzicht is te vinden op onder Zakelijk>>Handboek Loonheffingen 2015>>Thema s>> Werkkostenregeling:.. 17

18 POSTEN DIE (DESGEWENST) BINNEN HET FORFAIT VALLEN (NIET LIMITATIEF) Aan- en verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, niet zijnde een bedrijfsverplaatsing Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappij en aanverwante bedrijven Bedrijfsfitness elders Contributie personeelsverenigingen Contributie vakbond Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (ter beschikking stelling) Huisvesting en inwoning op de werkplek Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders Internet thuis Kerstpakket en andere kleine geschenken(tot 25) Kinderopvang op de werkplek Maaltijden in de kantines Niet-verhaalde verkeersboetes Parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de zaak) Personeelsfeesten op externe locaties, personeelsreizen en dergelijke. Bij een feest op de werkplek zijn de consumpties onbelast (nihilwaardering) Persoonlijke verzorging Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met eigen vervoer van meer dan 0,19 per kilometer Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde de hypothecaire lening of voor een fiets) Representatiekosten en relatiegeschenken(aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Schade wegens diefstal tijdens vervulling van de dienstbetrekking Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd Voeding, verlichting en of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten Werkkleding overig (niet nihilwaardering) Werkruimte bij de werknemer thuis Algemeen forfait met een vaste besparingswaarde van 3,15 per maaltijd OVERIGE POSTEN Dienstwoning Personenauto en bestelauto Rentevoordeel hypothecaire leningen Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten 18 Individuele heffing bij werknemer. Waarde maximaal 18% jaarloon Bestaande wettelijke regeling Vrijgesteld (want anders aftrekbaar in IB) Intermediaire kosten

19 COLOFON Uitgave Stichting FNV Pers Vormgeving Bataafsche Teeken Maatschappij, Rotterdam Opmaak Studio FNV Fotografie Ingimage (cover, p. 5), Liesbeth Dinnissen Fotografie (p. 4, p.9), Martin de Bouter (p. 12, p. 14) Order

20 fnv.nl