Zeven eigenschappen van effectief leiderschap

Transcriptie

1 Zeven eigenschappen van effectief leiderschap Inleiding Stephen Covey definieert een eigenschap als een doorsnede van kennis, vaardigheid en streven. Kennis is het theoretisch paradigma: wat moet gedaan worden en waarom. Vaardigheid is: hoe moet het gedaan worden. En streven is de motivatie: de wil om het te doen. (pg 37) De zeven eigenschappen zijn op elkaar afgestemd volgens natuurlijke wetten van ontwikkeling. Ze dienen als leidraad bij onze voortgang op een groeicontinuüm: van afhankelijkheid via onafhankelijkheid naar wederzijdse afhankelijkheid. Effectiviteit is een kwestie van evenwicht, de product / productiemiddelen balans. Er zijn drie soorten middelen: Materiele middelen Financiële middelen Menselijke middelen 1

2 Eigenschap 1: Wees pro-actief Principe van persoonlijk inzicht (7 eigenschappen van effectief leiderschap, pagina 54 tot 74) Stimulus Keuzevrijheid Respons Zelfbewustzijn Vrije wil Voorstellingsvermogen Geweten Pro-actief model (Stephen Covey) "Het is meer dan initiatieven nemen. Het betekent dat je verantwoordelijk bent voor je eigen leven. Ons gedrag is afhankelijk van onze besluiten, niet van onze omstandigheden. We kunnen gevoelens ondergeschikt maken aan waarden. We kunnen iets teweeg brengen en zijn daar ook verantwoordelijk voor. Proactieve mensen zijn zich bewust van het vermogen om je antwoord te kiezen. Ze wijten niets aan hun situatie, of de conditionering van hun gedrag, hun optreden is een bewuste keuze, gebaseerd op waarden, en niet iets dat voortvloeit uit omstandigheden en gevoelens." (pg 58) 2

3 Zelfbewustzijn: je kan zelf bepalen in welke mate wat er met je gebeurt, dat dit je ook wezenlijk raakt. Voorstellingsvermogen: in onze geest kunnen we een wereld scheppen los van onze huidige situatie. Geweten: een diep geworteld besef van goed en kwaad. Vrije wil: we kunnen handelen op basis van ons bewustzijn, onafhankelijk van invloeden van buitenaf. Cirkel van Cirkel van invloed Betrokkenheid Proactieve aandacht (Stephen Covey) Proactieve mensen richten zich vooral op hun cirkel van invloed. Ze spannen zich in voor zaken waar ze echt iets aan kunnen doen. Ze hebben een positieve energie die zich steeds verder uitstrekt en hun Cirkel van invloed vergroot. Reactieve mensen daarentegen richten zich vooral op hun Cirkel van betrokkenheid. Ze letten op zwakheden van de ander, op problemen in hun omgeving en op omstandigheden waar ze weinig of niets aan kunnen doen. Een dergelijke gerichtheid genereert negatieve energie. 3

4 Reactief Reactieve mensen drukken zich zo uit dat ze zich ontslagen weten van hun verantwoordelijkheid: Ik kan er niets aan doen. Zo ben ik nu eenmaal. Hij maakt me zo kwaad. Ik kan het niet. Ik moet. Als ik maar De cirkel van betrokkenheid wordt getypeerd door "hebben": "Als ik mijn huis heb afbetaald, ben ik echt gelukkig." "Als ik eenmaal mijn doctoraal heb." "Had ik maar wat meer tijd voor mezelf." De gedachte dat het probleem niet bij onszelf ligt, is het probleem. Door dat te denken laat je iets waar je geen invloed op hebt, greep op je krijgen. De paradigmatische verandering moet van buiten komen: we kunnen pas veranderen als onze omstandigheden veranderen. Pro-actief Proactieve mensen maken hun gevoelens ondergeschikt aan hun waarden: Laat ik eens kijken of er geen alternatieven zijn. Ik kan het ook anders aanpakken. Ik bepaal zelf mijn gevoelens. Ik kan kiezen Ik geef daaraan de voorkeur. Dat ga ik doen De cirkel van invloed wordt getypeerd door "zijn": ik kan wat geduldiger, verstandiger of aardiger zijn. Dat is een principiële houding. De proactieve benadering staat voor een verandering van binnen uit: door anders te zijn kun je een positieve verandering in je omgeving verwezenlijken: inventiever, ijveriger en coöperatiever zijn. 4

5 Het besef dat eenmaal gemaakte fouten behoren tot de Cirkel van betrokkenheid is misschien wel de belangrijkste vorm van proactiviteit. We kunnen ze niet meer ongedaan maken, evenmin als consequenties. Een fout onmiddellijk erkennen en ervan leren is een proaciteve benadering. Centraal in de Cirkel van invloed staat het vermogen om beloftes te doen en er zich aan te houden. Of we trouw blijven aan wat we onszelf voornemen en wat we aan anderen toezeggen, is niet alleen de duidelijkste vorm van proactiviteit, maar ook de essentie. Het is de kern van onze groei. 5

6 Eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen Principe van persoonlijk leiderschap (7 eigenschappen van leiderschap, pagina 81 tot 125) Beginnen met het einde voor ogen betekent beginnen met een duidelijk beeld van je einddoel. Het houdt in dat je weet waar je heengaat zodat je beter begrijpt waar je nu bent, en ook altijd stappen kunt zetten in de juiste richting. Als je weet wat je wilt dat mensen over je zeggen op je begrafenis, kun je je eigen omschrijving van succes. "Begin met het einde voor ogen" is gebaseerd op het principe dat alles tweemaal geschapen wordt. Iets wordt eerst geconcipieerd en daarna materieel vorm gegeven. Bv het bouwen van een huis, het opvoeden van je kinderen. Het principe van twee scheppingen behoort tot je Cirkel van invloed. Naarmate je voor beide scheppingen meer verantwoordelijkheid neemt, vergroot je die cirkel. Ieder mens heeft een centrum. In het centrum van ons bestaan vinden we zekerheid, sturing, wijsheid en kracht voor ons leven. Zekerheid vertegenwoordigt je waardigheid, identiteit, zelfrespect, fundamentele persoonlijke kracht of juist het ontbreken ervan. Sturing is het punt van waaruit je richting geeft aan je leven. Wijsheid geeft je leven perspectief, en bepaalt je gevoel voor evenwicht. Wijsheid is oordeel, onderscheidingsvermogen en begrip. Kracht is het vermogen om iets te verwezenlijken. Het is de energie om keuzes te kunnen maken en beslissingen te nemen. Zie tekening op de volgende pagina. De plaats die deze factoren innemen op hun schaal en de mate waarin ze harmonieus en evenwichtig geïntegreerd zijn, bepalen hun positieve impact op elk aspect van je leven. Ze komen direct voort uit je centrum, je kernparadigma's. 6

7 Zekerheid Wijsheid Centrum Sturing Kracht Een persoonlijk statuut schrijven en hanteren Principes als centrum Een aantal goede principes als centrum is het fundament voor de ontwikkeling van de vier basisfactoren van ons leven. Je persoonlijk statuut geeft wezenlijk uitdrukking aan je waarden en opvattingen. Een goed statuut heeft vijf basisbestanddelen: ze is persoonlijk, positief, ze is geformuleerd in de tegenwoordige tijd, ze is visueel en ze is geschreven met gevoel. Op dezelfde manier kun je ook een gezinsstatuut en een basisstatuut voor bedrijven en organisaties maken. 7

8 Eigenschap 3: Principe van persoonlijk management Begin bij het begin (7 eigenschappen van effectief leiderschap, pagina 126 tot 160) Vraag 1: Noem één ding dat je kunt doen (en nu niet doet) en dat een enorm positief effect op je leven hebt als je dat regelmatig zou doen. Vraag 2: Noem iets dergelijks wat je werk betreft. We komen hier zo meteen op terug. Eigenschap 1 zegt: "Jij bent de schepper. Jij hebt de leiding." Gebaseerd op de vier menselijke basiskwaliteiten voorstellingsvermogen, geweten, vrije wil en zelfbewustzijn. Eigenschap 2 is de eerste schepping, de schepping in je hoofd. Zij is gebaseerd op je verbeeldingskracht en je geweten. Je verbeeldingskracht is het vermogen om iets in je geest te scheppen wat je niet met je ogen kunt zien. Via je geweten heb je contact met je fundamentele waarden en kun je een levensvisie ontwikkelen. Eigenschap 3 is de tweede schepping, de materiele uitvoering van eigenschap 1 en 2. Eigenschap 3 is te beschouwen als een oefening om je vrije wil een centrum van principes te verschaffen. Bij persoonlijk leiderschap draait het om de meest fundamentele levensvragen. Als je daar eenmaal een antwoord op gevonden hebt, moet je dat als manager op een effectieve manier in praktijk zien te brengen. Effectief management wil zeggen bij het begin beginnen. Leiderschap houdt in dat je vaststelt wat belangrijk is; management betekent het belangrijkste ook als eerste in praktijk brengen. Management is discipline, uitvoering. Tijdmanagement Rapporteren en inventarisatielijsten. Ze geven een indicatie van tijd en energie die van mensen werd gevraagd. Kalenders en agenda's. De behoefte om vooruit te denken. 8

9 Tijdmanagement. Op basis van doelstellingen (korte, middellange en lange termijn) worden tijd en energie afgestemd. Concrete plannen om deze doelstellingen te verwezenlijken zijn hierbij van het grootste belang. Organisatie van onszelf en niet van tijd. De vierde generatie richt zich niet zozeer op tijd en concrete dingen als wel op verbetering van de relaties en het bereiken van resultaten. Een goede product / productiemiddelen balans. Een activiteit wordt bepaald door twee factoren: dringend en belangrijk. Dringend houdt in dat onmiddellijke aandacht vereist is. Het betekent: nu! Dringende kwesties zijn doorgaans zichtbaar, ze zetten je onder druk, ze dwingen je immers tot actie over te gaan. Belangrijkheid heeft te maken met resultaten. Als iets belangrijk is dan draagt het bij aan je levenstaak, je waarden en je voornaamste doelstellingen. Je reageert op dringende zaken. Belangrijke kwesties die niet dringend zijn, vergen meer initiatief. Je moet optreden om de gelegenheid te grijpen en iets te verwezenlijken. Als we nu kijken naar de figuur op de volgende pagina (Covey pagina 131) kunnen we het volgende concluderen: In kwadrant I staat wat belangrijk is en dringend. Het gaat hier om belangrijke zaken die onmiddellijke aandacht vragen. Het gaat hier vaak om crisis en problemen. Vaak gaan mensen daar helemaal in op (crisismanagers) en wordt dit kwadrant alleen maar groter, zeker niet kleiner. Mensen die veel tijd steken in kwadrant III, dringend, maar niet belangrijk, denken vaak dat ze in kwadrant I opereren. De dringendheid wordt vaak opgelegd door prioriteiten van derden. Om onder de druk uit te komen vluchten personen die in bovenstaande kwadranten opereren vaak in kwadrant IV. Effectieve mensen beperken de omvang van kwadrant I en opereren het meest in kwadrant II. Kwadrant II is de kern van effectief persoonlijk management. Dit zijn activiteiten die niet dringend, maar wel belangrijk zijn: goede relaties onderhouden, een persoonlijk statuut schrijven, lange termijn planning, oefening, preventieve aandacht, voorbereiding. Nu gaan we even terug naar de 2 vragen zojuist gesteld. In welk kwadrant horen deze thuis? 9

10 Voor de activiteiten van kwadrant II geldt: dat een enorm positief effect op je leven zou hebben als je het regelmatig zou doen. Dringend Niet dringend I II Activiteiten Activiteiten Voorzorgsmaatregelen Crisis Pm activiteiten Belangrijk Urgente problemen Projecten met deadlines Werken aan relaties Nieuwe mogelijkheden onderkennen Planning, recreatie III IV Activiteiten Activiteiten Interrupties Beuzelarij Niet Sommige telefoontjes, Sommige post, Belangrijk post, rapporten en Telefoontjes vergaderingen Aanstaande kwesties Tijdverdrijf Plezierige activiteiten Aardigheden tegenover anderen De tijdmanagement-matrix (Stephen Covey) Covey noemt zes belangrijke criteria om te "leven" op basis van kwadrant II. Samenhang Dit houdt in dat er sprake is van harmonie, eenheid en integriteit tussen je visie, je missie, je rollen, je doelstellingen, je prioriteiten en je discipline. Hier kan je persoonlijk statuut een rol spelen, aangezien je rollen en doelen op korte lange termijn erin vermeld moeten staan. Evenwicht Het instrument moet evenwicht in je leven kunnen brengen. Belangrijke aspecten van je leven, zoals je gezondheid, je gezin, je voorbereidingen bij je werk of je persoonlijke ontwikkeling mag je niet vergeten 10

11 De toepassing van kwadrant II Je hebt een instrument nodig dat werkt als een stimulans om genoeg tijd en energie te investeren in kwadrant II. Het gaat er niet om te prioriteren wat op je schema staat, maar om je prioriteiten op schema te zetten. De menselijke factor Plannen in tijd betekent denken in termen van efficiency. Iemand met een centrum van principes denkt in termen van effectiviteit en plant zijn omgang met mensen. Je instrument moet aan deze waarde gestalte geven en geen schuld creëren omdat een schema niet gehaald is. Flexibiliteit Je instrument is er om jou te dienen en niet omgekeerd. Draagbaarheid Je moet het altijd mee kunnen nemen. Hoe ga je je nu organiseren? Rollen definiëren Welke rollen vervul je allemaal? Vader, moeder, individu, manager, dokter, echtgenoot, etc Doelen kiezen De volgende stap is om twee of drie belangrijke resultaten te benoemen die je de komende zeven dagen wilt verwezenlijken. Enkelen zijn natuurlijk kwadrant II-activiteiten en korte termijn doelstellingen afgeleid van lange termijn doelstellingen. Schematiseren Je kunt nu een week vooruit kijken en op basis van je tijdschema proberen je doelen te bereiken. (zie pagina ) Voordelen van deze manier van zelfmanagement: Principes staan centraal Het wordt geleid door je geweten Het definieert je unieke bestemming, inclusief waarden en doelstellingen op de lange termijn 11

12 Het is een goed hulpmiddel om op een evenwichtige manier de rollen in je leven te leren kennen Programmeren per week plaatst je leven in een breder kader De essentie van goed management: effectief delegeren Delegeren aan de knecht: doe dit, doe dat, ga hierheen Delegeren aan de rentmeester: dit is gericht op resultaten, niet op methoden. Dit vereist echter wel duidelijkheid, wederzijds begrip en inzet met betrekking tot verwachtingen op vijf gebieden: Gewenste resultaten Zorg dat duidelijk is wat er moet gebeuren. Leg de nadruk op wat, niet op hoe, op resultaten en niet op methoden. Richtlijnen Geef algemene richtlijnen waaraan men zich heeft te houden. Geef aan wat ze niet moeten doen, niet wat ze wel moeten doen. Laat hen de verantwoordelijkheid voor de resultaten dragen. Hulpmiddelen Zorg dat je weet waarover iemand bij het uitvoeren van zijn taak kan beschikken. Aansprakelijkheid Stel een prestatienorm voor de resultaten en leg de data vast voor rapportage en evaluatie. Consequenties Geef aan wat er zal gebeuren als de resultaten goed of niet goed zijn. 12

13 Overwinningen op je omgeving Overwinningen op jezelf gaan vooraf aan overwinningen op je omgeving. Als je weet waar je staat en weet waar je heen wilt, besef je ook hoe je daar gekomen bent. Zelfrespect onleen je aan de macht over jezelf - je onafhankelijk. Dat is de kern van de eigenschappen 1, 2, en 3. Onafhankelijkheid is een verworvenheid. Wederzijdse afhankelijkheid is een keuze; alleen onafhankelijke mensen kunnen die maken. Als je woorden en daden ontleend zijn aan oppervlakkige relatietechnieken (de pragmatische levenshouding) en geen uitdrukking geven aan de kern van jezelf (de principiële levenshouding), zullen anderen dat merken. Om te kunnen kiezen voor wederzijdse afhankelijkheid, moet je pro-actief zijn, een centrum van goed principes hebben en trouw kunnen blijven aan je prioriteiten. Alleen dan ben je in staat om een vruchtbare, langdurige relatie met anderen op te bouwen. Covey noemt vervolgens de emotionele bankrekening. De hoogte van de bankrekening is vervolgens afhankelijk van de stortingen die we doen of de opnames die we nemen. De bankrekening kan dus positief en negatief zijn. Als het vertrouwen en respect hoog is (dus een hoge bankrekening) kan ik daar een beroep op doen. Als hij laag of negatief is dan zal ik ook weinig krediet hebben. Covey noemt zes belangrijke stortingen op de emotionele bankrekening: De ander begrijpen De ander proberen te begrijpen is wellicht een van de grootste stortingen die je kunt doen. We zijn geneigd ons eigen levensverhaal te projecteren op anderen. We projecteren onze eigen intenties op hun gedrag. Op de details letten Een klein gebaar is zo belangrijk. Botheid, onvriendelijkheid, gebrek aan respect zijn aanslagen op de rekening. In relaties zijn kleine dingen groot. Woord houden Je woord houden is een grote storting. Je woord breken is een even grote opname. Waarschijnlijk is er niets waarmee je je krediet zo hartgrondig kan verspelen dan door een belofte niet na te komen die voor de ander belangrijk is. De volgende keer dat je iets belooft, word je niet meer geloofd. 13

14 Verwachtingen verduidelijken Vage of strijdige verwachtingen ten aanzien van rollen en doelen zijn de oorzaak van bijna alle problemen binnen een relatie. Vaak worden verwachtingen niet uitgesproken, terwijl mensen toch op het een en ander rekenen. Integriteit tonen Integriteit schept vertrouwen. Het is het basiskapitaal van allerlei investeringen. Zonder integriteit mislukt bijna elke poging om krediet op te bouwen. Integriteit betekent: de werkelijkheid moet overeenstemmen met wat we zeggen, met andere woorden: beloften gestand doen en verwachtingen waarmaken. Een van de belangrijkste manieren om integriteit te tonen is loyaliteit betuigen tegenover degenen die niet aanwezig zijn. Je oprecht verontschuldigen voor een opname Wanneer je iets opneemt van je emotionele bankrekening, moet je je daarvoor oprecht verontschuldigen. Oprechte woorden blijken grote stortingen. Je moet een sterke persoonlijkheid hebben om welgemeend en niet uit medelijden je verontschuldigingen aan te bieden. De wetten van liefde en leven We maken het gemakkelijker voor hen om te leven volgens de wetten van het leven: de bereidheid tot samenwerking, de intentie om een bijdrage te leveren, zelfdiscipline en integriteit. We geven de ander de vrijheid om te handelen overeenkomstig hun eigen imperatieven. Als we de fundamentele wetten van de liefde schenden - door er voorwaarden aan te verbinden - stimuleren we de ander datzelfde te doen met de fundamentele wetten van het leven. We brengen hen in een reactieve, defensieve positie; ze denken dat ze zich moeten bewijzen In een situatie van mens tot mens bewijzen we bij uitstek dat we de fundamentele wetten van liefde en leven kennen. In een situatie van wederzijdse afhankelijkheid is elk P-probleem een PMmogelijkheid - een kans om emotionele bankrekeningen te openen waarmee een situatie van wederzijdse afhankelijkheid productief te maken. 14

15 Eigenschap 4: Principe van interpersoonlijk leiderschap Denk in termen van winnen/winnen (7 eigenschappen van effectief leiderschap, pagina 181 tot 211) Zes paradigma's van menselijke interactie: Winnen/winnen Wie vanuit dit kader opereert, streeft voortdurend naar wederzijds voordeel bij alle interacties. Een winnen/winnen-oplossing stemt alle partijen tot tevredenheid, waardoor iedereen er zich ook voor zal inzetten. Winnen/verliezen In termen van leiderschap is dit de autoritaire benadering: "Ik doe het op mijn manier en jij krijgt niet de kans om het op jouw manier te doen." Mensen die zo denken zijn voortdurend uit op posities, macht, diploma's, bezit of imago. De meeste mensen zijn van klein af aan vergroeid met de mentaliteit van winnen/verliezen. Een mentaliteit van winnen/verliezen leent zich niet voor samenwerking. Verliezen/winnen Dit is erger dan winnen/verliezen; elke maatstaf ontbreekt: geen eisen, geen verwachtingen, geen visie. Mensen die denken in termen van verliezen/winnen, streven er doorgaans naar om aardig gevonden te worden of als vredestichter op te treden. Ze willen geliefd zijn of geaccepteerd worden en proberen daar kracht uit te putten. Ze hebben niet genoeg moed om hun eigen gevoelens en overtuigingen tot uitdrukking te brengen en laten zich gemakkelijk intimideren door mensen met een sterk ego. Verliezen/verliezen Als twee mensen met een mentaliteit van winnen/verliezen met elkaar te maken krijgen, leidt dat tot verliezen/verliezen. Het is ook de filosofie van iemand die erg afhankelijk is. Als hij zich ongelukkig voelt, moet iedereen zich ongelukkig voelen. Winnen Mensen met een mentaliteit van winnen, zijn er niet op uit om een ander een nederlaag toe te brengen. Dit is niet relevant. Iemand met de winnenmentaliteit, wil alleen maar zijn eigen zaakjes veilig stellen en laat de anderen de vrijheid hetzelfde te doen. 15

16 Wat nu de beste keuze is, hangt af van de situatie. De kunst is om de situatie goed in te schatten en niet steeds winnen/verliezen of een andere benadering toe te passen. Meestal is er een situatie van wederzijdse afhankelijkheid en in dat geval is winnen/winnen de enig juiste optie. Op de lange termijn geldt: als we niet allebei winnen, verliezen we allebei. Daarom is winnen/winnen het enige reële alternatief in een situatie van wederzijdse afhankelijkheid. Winnen/winnen-of-geen-akkoord Geen akkoord wil eigenlijk zeggen: als we geen resultaat kunnen bereiken dat ons allebei aanspreekt, kunnen we het erover eens zijn dat we het niet eens worden. Er zijn geen verwachtingen geschapen en geen contracten gesloten. We gaan niet samenwerken, want het is duidelijk dat onze waarden of doelstellingen niet sporen. Als geen akkoord een serieuze optie is, kun je in alle oprechtheid zeggen: ik ga uit van winnen/winnen. De benadering winnen/winnen-of-geen-akkoord is het meest kansrijk bij het begin van een relatie of een onderneming. Voor winnen/winnen gelden vijf psychologische dimensies: Karakter Relaties Overeenstemming Een structuur en omgeving Proces Winnen/ Winnen/ Winnen/ winnen winnen winnen Karakter Relaties Akkoorden Ondersteunende systemen (4) en Processen (5) Stephen Covey (pg.194) Vijf psychologische dimensies 16

17 Karakter Drie karaktertrekken zijn van wezenlijk belang: Integriteit Als we een duidelijk beeld van onze waarden hebben en op basis daarvan ons dagelijks leven pro-actief inrichten, kunnen we onze beloften nakomen. Leven in harmonie met je hoogste waarden is een voorwaarde voor winnen. Volwassenheid Dit is het evenwicht tussen moed en consideratie. Het is het vermogen om voor je eigen overtuiging en gevoelens op te komen zonder voorbij te gaan aan die van anderen. Een mentaliteit van overvloed De mentaliteit van overvloed vloeit voort uit een sterk innerlijk besef van eigenwaarde en zekerheid. Dit paradigma zegt dat er genoeg is voor iedereen. Van daaruit ontwikkelt zich de bereidheid om prestige, erkenning en winst te delen en tevens om anderen te betrekken bij besluiten. Er ontstaan nieuwe mogelijkheden en meer creativiteit. Overwinningen op je omgeving wil niet zeggen op andere mensen. Het betekent succes voor iedereen als gevolg van effectieve interactie. Met volwassenheid, een integer karakter en een mentaliteit van overvloed ben je veel beter in staat tot zuivere relaties dan met welke methode ook. Relaties Karakter is de basis waarop je relaties van winnen/winnen kunt ontwikkelen. Vertrouwen is de essentie van winnen/winnen. Als er geen vertrouwen is dan kom je niet verder dan compromissen. Hoe oprechter je karakter, hoe hoger je niveau van proactiviteit en hoe meer je streeft naar winnen/winnen. Kortom hoe sterker je bent, des te meer invloed heb je op de ander. Hiermee lever je het bewijs van interpersoonlijk leiderschap. Via transactioneel leiderschap gaat het over in transformationeel leiderschap: zowel de betrokkenen als de relatie worden getransformeerd. 17

18 Akkoorden Uit de relaties komt het akkoord voort dat vorm en richting geeft aan winnen/winnen. Een winnen/winnen-akkoord bevat per se de volgende vijf elementen: De gewenste resultaten (niet de methoden) geven aan wat er gebeuren moet en wanneer. De richtlijnen specificeren de parameters (principes, strategieën, enz) voor de resultaten die behaald moeten worden. De hulpmiddelen zijn alle menselijke, financiële, technische of organisatorische instrumenten om resultaten te bereiken. Verantwoordelijkheid stelt de norm voor de prestaties en het moment van evaluatie. De gevolgen geven aan wat er gaat gebeuren - goed en slecht, natuurlijk en logisch - op grond van de conclusies van de evaluatie. Systemen Winnen/winnen kan in een organisatie alleen standhouden, wanneer het overeenstemt met de geldende regels en afspraken. Je krijgt wat je honoreert. Wanneer je bepaalde doelen wilt bereiken en de waarden die in je persoonlijke statuut staan, wilt laten gelden, moet je een beloningssysteem hanteren met je doelen en waarden in overeenstemming is. Meestal is het systeem het probleem en niet de mensen. Als je een slecht systeem oplegt aan goede mensen, krijg je slechte resultaten. De bloemen die je wilt laten groeien, moet je water geven. Wanneer mensen echter denken in termen van winnen/winnen, kunnen ze ook de systemen ontwikkelen die dat bevorderen. Ze kunnen een omgeving waar rivaliteit heerst, omvormen tot eentje waar samenwerking voorop staat. Bij een winnen/winnen-akkoord geef je iemand concrete richtlijnen en bepaalde hulpmiddelen. De verantwoordelijkheid voor het behalen van de gespecificeerde resultaten ligt in zijn handen. Zo ontwikkelt iemand verantwoordelijkheidsgevoel voor wat hij doet. Hij leert zijn eigen prestaties te beoordelen en de consequenties van zijn prestaties te beschouwen als vanzelfsprekend. Winnen/winnen-systemen scheppen de omstandigheden voor winnen/winnen-akkoorden. 18

19 Processen Winnen/winnen-oplossingen zijn alleen te bereiken met een aanpak op basis van winnen/winnen - het doel en de middelen zijn gelijk. De eigenschappen 5 en 6 hebben hier mee te maken en zullen vervolgens aan de orde komen. 19

20 Eigenschap 5: Principe van empathische communicatie Probeer eerst te begrijpen, dan begrepen te worden (7 eigenschappen van effectief leiderschap, pagina 212 tot 235) Hoe vaak sta je niet veel te snel klaar met je oordeel en je goede raad? Je neemt niet de tijd om werkelijk te proberen te begrijpen wat er aan de hand is. Persoonlijkheid en communicatie Communicatie is de belangrijkste vaardigheid in je leven. Er zijn echter maar betrekkelijk weinig mensen die hebben geleerd om te luisteren. Wil je iemand kunnen beïnvloeden, dan moet je een voorbeeld voor die persoon zijn. Het gaat om je gedrag. Daarin manifesteert zich je persoonlijkheid. Hoe hij je ervaart is bepalend voor zijn gedachten over je. Tenzij je de unieke persoonlijkheid van de ander respecteert, zal iemand je adviezen ter harte nemen. Als je dus communicatieve vaardigheden wilt ontwikkelen tot een effectieve eigenschap, kun je niet volstaan met een techniek leren. Empatisch luisteren heeft zin als het uitdrukking geeft aan een persoonlijkheid die inspireert tot openheid en vertrouwen. Als iemand iets zegt, "luisteren" we gewoonlijk op een van de volgende vier manieren: We kunnen de ander negeren, dat wil zeggen helemaal niet luisteren. We kunnen doen alsof: "Ja, ja. Ja, ja." We kunnen ook selectief luisteren, we horen dan maar bepaalde dingen. We kunnen ook luisteren met aandacht. We letten dan vooral op de woorden die iemand uitspreekt. Slechts weinig luisteren op het vijfde niveau, de hoogste vorm van luisteren: empatisch luisteren. Dit is luisteren met de intentie om de ander te begrijpen. Dit betekent dat je je verplaatst in het referentiekader van de ander. Je bekijkt de wereld zoals hij hem ziet. Je begrijpt wat zijn paradigma is. Je begrijpt wat hij voelt. Je gebruikt niet alleen je oren, maar ook je ogen en vooral je hart. Je luistert om te kunnen voelen. Je gebruikt hierbij beide hersenhelften. Een zeer belangrijk gegeven als we ervan uit gaan dat communicatie 10 % door onze woorden wordt gevormd, 30 % door het geluid en 60 % door onze lichaamstaal. 20

21 Na fysiek overleven is psychologisch overleven de belangrijkste menselijke behoefte: begrepen worden, erkenning geven. Om invloed uit te kunnen oefenen, moet je zelf beïnvloedbaar zijn. Je moet de ander echt begrijpen. Daarom zijn de eigenschappen 1, 2 en 3 zo ontzettend belangrijk. Ze verschaffen je de onveranderlijke kern, het centrum van principes, van waaruit je opereert om je kwetsbaarheid te beschermen. Eerst diagnosticeren, dan voorschrijven is een principe dat zich op elk terrein van het leven bewijst. Daaraan herken je iemands deskundigheid. We luisteren autobiografisch en daarom zijn we geneigd op een van de volgende manieren te reageren: We oordelen: we zijn het ergens mee eens of niet. We onderzoeken: we stellen vragen vanuit ons eigen referentiekader. We adviseren: we geven raad op grond van onze eigen ervaringen. We interpreteren: we proberen er achter te komen waarom mensen zich op een bepaalde manier gedragen en baseren ons daarbij op onze eigen motieven. Vier fasen in het ontwikkelingsproces van empatisch luisteren: De inhoud nazeggen; je oordeelt niet, onderzoekt niet, adviseert niet, interpreteert niet, je hebt aandacht voor zijn woorden. De inhoud herformuleren; Je gevoel laten zien; De inhoud herformuleren en je gevoel laten zien. Een combinatie van de twee bovenstaande fasen. Zolang de reacties logisch zijn, kun je op een effectieve manier vragen stellen. Zodra de respons emotioneel wordt, moet je terugkeren naar empatisch luisteren. Begrip en waarneming Wanneer je leert te luisteren naar anderen, merk je een enorm verschil in waarneming. Onze waarnemingen kunnen volledig met elkaar verschillen. En toch hebben we jarenlang de wereld bekeken vanuit onze eigen paradigma's in de veronderstelling dat we "feiten" constateerden. Zelfs als iemand uitgaat van een ander paradigma, moet je hem eerst proberen te begrijpen. Dit is de eerste stap in het proces van winnen/winnen. 21

22 Begrepen worden Weten hoe je begrepen moet worden is het tweede deel van eigenschap 5. De essentie volgens Covey om eerst begrepen te worden en dat vervolgens op een effectieve manier te laten blijken is de volgende: Ethos is je geloofwaardigheid, de mate waarin mensen geloven in je integriteit en competentie. Je wekt vertrouwen. Het is je emotionele bankrekening. Pathos is het empatisch aspect, het gevoel. Het houdt in dat je emotionele betrokkenheid bijdraagt aan het vertrouwen van de ander in het onderlinge contact. Logos is logica, het rationele aspect van je gedrag. Persoonlijkheid, betrokkenheid en rationaliteit. In deze volgorde denken en handelen. De meest mensen letten bij hun manier van optreden in eerste instantie op de logica van hun ideeën, de linkerhersenhelft. We proberen anderen daarmee te overtuigen en schenken geen aandacht aan de ethos en pathos. Wanneer je ideeën op een duidelijke, concrete manier zichtbaar kunt maken en vooral binnen de juiste context - begrip voor de ander zijn paradigma - vergroot je de geloofwaardigheid van je eigen ideeën. Je bent dan niet de gevangene van je eigen verhaal. Je begrijpt de ander. Wanneer we elkaar echt begrijpen, openen we de poort naar creatieve oplossingen. Onze onderlinge verschillen zijn niet langer belemmeringen om tot een goed contact te komen. Het zijn juist de bouwstenen van een synergetische relatie. 22

23 Eigenschap 6: Principe van creatieve samenwerking Werk synergetisch (7 eigenschappen van leiderschap, pagina 236 tot 258) Synergie is in haar beste vorm de belangrijkste activiteit in ons leven. Synergie is de essentie van leiderschap op basis van principes. Het is de essentie van ouderschap op basis van principes. Wanneer je synergie communicatie, stel je je hoofd, je hart en je uitdrukkingsvaardigheden open voor nieuwe mogelijkheden. Hoe oprechter je wordt, met name wanneer je uitdrukking geeft aan je persoonlijke ervaringen en twijfels, hoe sterker mensen zich daarin zullen herkennen. Ze voelen zich veilig en durven iets over zichzelf te berde te brengen. Er ontstaat een wisselwerking en er komt ruimte voor creatieve empathie. Nieuwe inzichten krijgen een kans. "We zoeken niet naar de manier om meesters te imiteren, we zoeken naar wat ze zochten." Niveaus van communicatie: Het laagste niveau van communicatie kenmerkt zich door een gebrek aan vertrouwen. Het contact is gereserveerd en veilig. Het taal gebruik vaak juridisch verantwoord, men is ingedekt. Dit leidt alleen maar tot winnen/verliezen of verliezen/verliezen. Het middelste niveau van communicatie is op basis van respect. Volwassen mensen communiceren op dit niveau. Ze respecteren elkaar en willen de kans op een vervelende confrontatie vermijden. Daarom is het contact beleefd, maar niet empatisch. Verstandelijk begrijpen ze elkaar, maar ze letten niet op de aannames en paradigma's die aan hun opvatting ter grondslag liggen. Er zijn weinig creatieve mogelijkheden en in een verhouding van wederzijdse afhankelijkheid sluit men meestal een compromis. Het resultaat is een afgezwakte vorm van winnen/winnen. Het hoogste niveau is synergetisch, en dus gebaseerd op een hoge basis van vertrouwen. De oplossingen die worden bedacht zijn beter dan alles wat aanvankelijk werd voorgesteld. De onderlinge verschillen op waarde weten te schatten is de essentie van synergie. Om dit te kunnen moet je beseffen dat mensen de wereld niet zien zoals de wereld is, maar zoals ze zelf zijn. 23

24 Als we het verschil in onze waarnemingen op zijn merites weten te beoordelen, als we beseffen dat het leven geen kwestie is van of/of en dat een derde weg mogelijk is, alleen dan kunnen we de beperkingen van onze conditionering opheffen. Krachtenveldanalyse Remmende krachten Stuwende krachten Stephen Covey (pg 253) Stuwende krachten zijn positief, redelijk, logisch, bewust en economisch. Daartegenover staan de remmende krachten. Ze zijn meestal negatief, gevoelsmatig, onlogisch, onbewust en psychologisch. Bij verandering dient men met beide krachten rekening te houden. Met de motivatie van eigenschap 4, de vaardigheid van eigenschap 5 en het soort interactie van eigenschap 6 kun je synergie scheppen om iets aan de remmende krachten te doen. Je creëert een sfeer waarin je zonder risico over die krachten kunt praten. Je maakt ze hanteerbaar, er komen nieuwe inzichten, waardoor ze omgezet kunnen worden in stuwende krachten. Je betrekt de anderen bij het probleem, ze raken er van doordrongen en geleidelijk worden ze zelf een belangrijk onderdeel van de oplossing. 24

25 Als gemeenschappelijke doelen worden geformuleerd, wordt het geheel naar een hoger plan getild. 25

26 Eigenschap 7: Principe van evenwichtige zelfvernieuwing Hou de zaag scherp (7 eigenschappen van effectief leiderschap, pagina 261 tot 278) Eigenschap 7 is de tijd nemen om de zaag scherp te houden. Alleen bij de gratie van deze eigenschap zijn de andere te ontplooien. Eigenschap 7 is je eigen PM. Ze heeft betrekking op het onderhoud en de verbetering van het beste instrument dat je hebt - jezelf. Covey noemt de volgende 4 dimensies: De lichamelijke dimensie Dit impliceert dat je je lichaam in conditie houdt - goed eten, genoeg rust en ontspanning nemen en regelmatig trimmen. Dit is een van de belangrijkste kwadrant II- activiteiten. Je traint je lichaam op 3 fronten: uithoudingsvermogen, souplesse en kracht. Het grootste rendement van conditietraining is wellicht dat je proactiviteit toeneemt. Wanneer je je er niet van laat weerhouden om te trimmen, omdat je dat nu eenmaal belangrijk vindt, zal je zelfvertrouwen groter worden. De spirituele dimensie Door de spirituele dimensie te vernieuwen geef je richting aan je leven. In die zin is dat een vorm van leiderschap. De dimensie is nauw verbonden met eigenschap 2. De spirituele dimensie is je kern - hou trouw ben je aan je eigen waarden. Als je een goed begrip van je centrum en je doel hebt, kun je dat steeds weer op zijn waarde beoordelen. Als je innerlijk je conflict weet op te lossen, weet je wie je bent en vind je rust. Je ontdekt dat overwinningen op je omgeving - je coöperatief opstellen, het geluk van anderen stimuleren en bereid zijn dat oprecht te delen - als vanzelf volgen. De geestelijke dimensie Het is ontzettend belangrijk om je geest in goede conditie te houden. Organiseren en plannen in de zin van eigenschappen 2 en 3 zijn ook vormen van geestelijke vernieuwing. De zaag scherp houden in lichamelijk, spiritueel en geestelijk opzicht is iets wat Covey de "dagelijkse overwinning op jezelf" noemt. In termen van waarden en resultaten is er geen betere tijdsbesteding te bedenken. Het heeft betekenis voor elke beslissing en relatie. De kwaliteit en effectiviteit van elk uur van de dag wordt erdoor verbeterd. 26

27 Bovengenoemde dimensies hangen nauw samen met de eigenschappen 1, 2 en 3. De sociaal-emotionele dimensie Deze heeft betrekking op de eigenschappen 4, 5 en 6. Het heeft alles te maken met je eigen zekerheid. Wanneer je je zekerheid uit jezelf haalt, ben je in staat om de eigenschappen die behoren bij een overwinning op je omgeving te praktiseren. Innerlijke zekerheid komt van binnen uit, vanuit deugdelijke paradigma's en goede principes. Je leven moet stroken met je waarden. En integriteit is de belangrijkste voorwaarde voor je zelfrespect. Anderen een nieuw script aanreiken De meeste mensen laten zich leiden door de sociale spiegel. Ze zijn geconditioneerd door de meningen, waarnemingen en paradigma's van de mensen om hen heen. Mensen die beseffen dat ze leven in een situatie van wederzijdse afhankelijkheid, weten dat. Als anderen zich aan ons spiegelen, kunnen we ervoor kiezen om hen een onvervormd beeld van henzelf terug te geven. Hoe meer je mensen beoordeelt op hun potentiële kwaliteiten, hoe meer je je voorstellingsvermogen gebruikt en hoe minder je geheugen. Goethe zei: "Behandel iemand zoals hij is, en hij blijft zoals hij is. Behandel hem zoals hij kan en zou moeten zijn en hij wordt wat hij kan en moet zijn." Evenwicht bij vernieuwing Om effectief te functioneren geldt voor individuen en bedrijven eigenlijk hetzelfde: de ontwikkeling en vernieuwing op alle vier de fronten moet evenwichtig tot stand komen. Wanneer men een bepaald aspect verwaarloost, ontstaat er een negatief krachtenveld dat groei en effectiviteit afremt. De lichamelijke dimensie van een organisatie is uit te drukken in economische termen. De geestelijke of psychologische dimensie heeft betrekking op de ruimte die er is voor erkenning, ontplooiing en oog voor talent. De sociaal-economische dimensie slaat op de manier waarop mensen worden behandeld, de menselijke relaties. En de spirituele dimensie krijgt zijn beslag in het doel en de integriteit van de organisatie. 27

28 Als je pro-actief bent (eigenschap 1), kun je op effectieve wijze persoonlijk leiderschap in praktijk brengen (eigenschap 2); bovendien ben je ook tot meer vernieuwende kwadrant II-activiteiten in staat (eigenschap 7). Hoe vaker je eerst anderen probeert te begrijpen (eigenschap 5), hoe effectiever je winnen/winnen-oplossingen kunt nastreven (eigenschappen 4 en 6). Hoe beter je de eigenschappen beheerst, die je in zekere mate van onafhankelijkheid verschaffen (eigenschappen 1, 2 en 3), hoe meer kans van slagen je hebt in situaties van wederzijdse afhankelijkheid (eigenschappen 4, 5 en 6). En vernieuwing (eigenschap 7) is te beschouwen als een vernieuwing van de andere zes eigenschappen. De opwaartse spiraal Hoe meer je leeft in overeenstemming met goede principes, hoe beter je kunt beoordelen hoe de wereld in elkaar zit. Je paradigma's zijn beter. Als je jezelf ontwikkelt langs deze opwaartse spiraal, moet je je geweten onderhouden en het nauwgezet volgen. Een sterk ontwikkeld geweten is je gids op weg naar persoonlijke vrijheid, zekerheid, wijsheid en kracht. Leren, verplichtingen aangaan en handelen zijn de voorwaarden om langs die spiraal omhoog te komen. Steeds weer opnieuw. 28