HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT der Vrijwillige Brandweervereniging Diemen In Aller Belang Opgericht 14 februari 1928 te Diemen Algemeen Artikel 1 1. Dit huishoudelijk reglement behoort bij de statuten van de Vrijwillige Brandweervereniging Diemen In Aller Belang, zoals vastgesteld op a) Nieuwe leden ontvangen bij hun toetreden tot de vereniging van de secretaris een exemplaar van het huishoudelijk reglement. b) De statuten en het huishoudelijk reglement liggen voor eenieder ter inzage bij de secretaris. Artikel 2 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. 2. Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur. Conform de statuten kunnen leden een ledenvergadering bijeen roepen als ze een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken. Lidmaatschap Artikel 3 1. Ieder lid wordt geacht de statuten en het huishoudelijk reglement te kennen en na te leven. 2. Alle leden worden geacht hun verplichtingen zoals omschreven in de statuten en het huishoudelijk reglement na te komen. 3. Alle leden zijn verplicht veranderingen in adres, woonplaats, postcode, telefoonnummer en adres onverwijld schriftelijk aan de secretaris door te geven. 4. Lidmaatschap van de vereniging geeft recht op deelname aan alle door de vereniging georganiseerde activiteiten. 5. Het staat de vereniging vrij om, indien noodzakelijk, voor de volledige activiteit of een deel daarvan, een financiële bijdrage te vragen. 25-jarig jubileum Artikel 4 1. Leden die 25 jaar of langer lid zijn van de Vrijwillige Brandweervereniging Diemen In Aller Belang en tenminste 25 jaar in repressieve dienst van de brandweer zijn, zullen als blijk van waardering een gouden speld van de vereniging ontvangen. 2. De speld is en blijft eigendom van de jubilaris. Het bestuur Artikel 5 1. Het bestuur telt een oneven aantal leden en bestaat uit tenminste; - de voorzitter - de secretaris - de penningmeester - twee bestuursleden (algemeen) 2. De drie functies van voorzitter, secretaris en penningmeester mogen niet in één persoon zijn verenigd 3. Het bestuur heeft tot taak het besturen van de vereniging. Het bestuur coördineert en dirigeert de activiteiten van de vereniging. 4. Het bestuur dient bij het uitvoeren van de in het vorige lid genoemde taak uit te gaan van het belang van de leden van de vereniging, zoals omschreven in Artikel 2.1 en 2.2 van de Statuten.

2 5. Hetgeen bepaald in het vorige lid, brengt met zich mee dat het bestuur geen commerciële belangen zal nastreven. Zij onthoudt zich van enig winstbelang. 6. Het bestuur dient te allen tijde haar onafhankelijkheid en objectiviteit te waarborgen. 7. Met inachtneming van hetgeen in de statuten en in dit huishoudelijk reglement is bepaald ten aanzien van de aldaar genoemde commissies, is het bestuur bevoegd commissies in te stellen ter uitvoering van bepaalde onderdelen van zijn taak, zoals omschreven in Artikel 8.7 van de Statuten. De verschillende bestuursleden zijn verantwoordelijk voor de volgende taken: Voorzitter Artikel 6 De voorzitter; - is het officiële aanspreekpunt van de vereniging en ook voor de bestuursleden - leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen, zorgt voor een ordelijk verloop en draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid - brengt op de ledenvergaderingen een verslag uit van afgelopen seizoen - vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden - stimuleert de overige bestuursleden in de uitvoering van hun taak of taken - coördineert de verschillende bestuurszaken - stimuleert de leden, waar nodig, tot grotere activiteit Secretaris Artikel 7 De secretaris; - vertegenwoordigt de vereniging in geschrifte naar buiten - maakt beknopte notulen en een besluitenlijst van bestuurs- en ledenvergaderingen - agendeert inkomende en uitgaande brieven, stukken, e.d. - houdt archief van inkomende en uitgaande brieven, stukken, e.d. - stelt, in overleg met de voorzitter, een agenda voor de bestuursvergaderingen op, waarbij ieder bestuurslid gerechtigd is voorstellen te doen - maakt officiële ledenlijsten op Penningmeester Artikel 8 De penningmeester; - draagt zorg voor het beheer van geldmiddelen - is het aanspreekpunt van de vereniging aangaande financiële zaken - zorgt voor tijdige inning van de contributies - houdt aantekeningen bij van de ontvangsten en uitgaven in het daarvoor bestemde kasboek, onder aanwijzingen van de aard der ontvangsten en uitgaven, en op welk verenigingsjaar deze betrekking hebben, terwijl hij/zijn alle bescheiden, die daarop betrekking hebben, zorgvuldig dient te bewaren. - ziet toe dat bij de begrotingspost vastgestelde uitgaven niet worden overschreden - waarschuwt het bestuur bij overschrijding of dreigende overschrijding van de begrotingspost, teneinde treffende maatregelen te kunnen nemen - brengt eens per kwartaal, of eerder indien nodig, op bestuursvergaderingen verslag uit van de financiële toestand van de vereniging - maakt aan het einde van het boekjaar (1 jan. t/m 31 dec.) duidelijke overzichten van het gevoerde financiële beheer en een begroting voor het komende jaar ter goedkeuring van de ledenvergadering - brengt een kort, zakelijk financieel verslag uit op de ledenvergadering - maakt aan het einde van het boekjaar, nadat controle door de kascommissie heeft plaatsgevonden, van alle stukken een pakket op, waarop de inhoud en het jaartal vermeld staat, welke daarna ter archivering aan de secretaris overhandigd wordt

3 - Het aanhouden van grote bedragen in contant geld dient zoveel mogelijk vermeden te worden. Overtollige kasgelden dienen te worden aangehouden op een bankrekening ten name van de vereniging. Bestuursleden (algemeen) Artikel 9 De bestuursleden (algemeen); - stimuleren de leden, waar nodig, tot grotere activiteit - bieden hulp aan de overige bestuursleden in de uitvoering van hun taak of taken - hebben zitting in een of meerdere door het bestuur ingestelde commissies - Eén der algemeen bestuursleden is vice-voorzitter. Bestuursevaluatie Artikel 10 Jaarlijks vindt in de laatste bestuursvergadering, voorafgaand aan de tweede algemene ledenvergadering, evaluatie plaats van het functioneren van het bestuur. Dit toetsen de bestuursleden aan de hand van de functieomschrijvingen in artikel 5 tot en met 9 van dit huishoudelijk reglement. Commissies Artikel Commissies worden ingesteld door het bestuur en acteren onder diens verantwoordelijkheid, zoals beschreven in Artikel 8.7 van de Statuten. 2. De leden van deze commissies ontvangen instructies van het bestuur. 3. Tenzij het bestuur anders beslist, brengen de commissies aan het bestuur verslag uit. Vrijwillige Brandweervereniging Diemen In Aller Belang kent de volgende commissies: Kascommissie Artikel De kascommissie is samengesteld uit twee leden van de vereniging. 2. Een kascommissielid heeft een zittingsperiode van twee jaar. 3. Ieder jaar treedt één kascommissielid af. Hij/zij kan voor een periode van één jaar geen zitting nemen in de kascommissie. 4. De kascommissie is belast met de controle op het financiële beheer door de penningmeester. 5. De kascommissie is te allen tijde bevoegd inzage te vorderen van alle boeken en bescheiden, welke zij voor haar controle nodig heeft. 6. Bij akkoordbevinding van de boeken worden deze door de leden van de kascommissie voor akkoord getekend. 7. De kascommissie brengt over de controle schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Van dit verslag worden tijdens de eerstvolgende ledenvergadering de leden in kennis gesteld. 8. Het verslag, zoals in het vorige lid omschreven, bevat minimaal het voordelig c.q. nadelig saldo van het afgelopen boekjaar en de conclusie over het financiële beheer door de penningmeester. Artikel 13 De leden van de kascommissie zijn tot geheimhouding verplicht inzake alles wat zij uit hoofde van hun functie weten, zulks met uitzondering van mededelingen aan en verantwoording tegenover de leden in de ledenvergaderingen.

4 Barcommissie Artikel De barcommissie is samengesteld uit een coördinator en een aantal leden van de vereniging. 2. De coördinator van de barcommissie wordt aangesteld door het bestuur en is verantwoordelijk voor het aansturen van de barcommissie en de bar. 3. De barcommissie dient eens per kwartaal schriftelijk verslag te doen aan het bestuur. 4. Overige bepalingen met betrekking tot de bar en de barcommissie zijn te vinden is bijlage 2 van dit huishoudelijk reglement. Lief & Leedcommissie Artikel De lief en leedcommissie bestaat uit een lid of partner van een van de leden van de vereniging. 2. De lief en leedcommissie is belast met; a) het tijdig aanschaffen en versturen van kaarten bij verjaardagen, geboorte, jubilea, overlijden, e.d. van leden en/of zijn/haar familieleden b) het aanschaffen van cadeaus en/of bloemstukken bij geboorte, jubilea, overlijden, e.d. van leden en/of zijn/haar familieleden 3. De aanschaf van de zaken, besproken in het vorige lid, vindt plaats na afstemming met de penningmeester. 4. De lief en leedcommissie dient regelmatig verslag te doen aan het bestuur. Feestcommissie Artikel De feestcommissie is samengesteld uit een voorzitter en een aantal leden of partners van leden, welke tezamen een vaste werkgroep vormen. 2. De voorzitter van de feestcommissie heeft zitting in het bestuur en coördineert, stimuleert en adviseert de commissieleden. 3. Per activiteit kan deze werkgroep gevraagd worden om een evenement of activiteit te organiseren. 4. De feestcommissie dient regelmatig verslag te doen aan het bestuur. Uitgaansdagcommissie Artikel De uitgaansdagcommissie is samengesteld uit een voorzitter en een aantal leden of partners van leden, welke tezamen een vaste werkgroep vormen. 2. De voorzitter van de uitgaansdagcommissie heeft zitting in het bestuur en coördineert, stimuleert en adviseert de commissieleden ten aanzien van de jaarlijkse uitgaansdag. 3. De uitgaansdagcommissie heeft als taak de jaarlijks te houden uitgaansdag te organiseren. 4. De uitgaansdagcommissie dient regelmatig verslag te doen aan het bestuur. Sinterklaascommissie Artikel De Sinterklaascommissie is samengesteld uit een voorzitter en een aantal leden of partners van leden, welke tezamen een vaste werkgroep vormen. 2. De voorzitter van de Sinterklaascommissie heeft zitting in het bestuur en coördineert, stimuleert en adviseert de commissieleden ten aanzien van de jaarlijkse sinterklaasviering. 3. De Sinterklaascommissie heeft als taak de jaarlijks te houden sinterklaasviering te organiseren. 4. De Sinterklaascommissie dient regelmatig verslag te doen aan het bestuur.

5 Verenigingsjaar Artikel 19 Het verenigingsjaar loopt van één januari tot en met 31 december daaropvolgende. Wijziging huishoudelijk reglement Artikel 20 Wijziging van dit huishoudelijk reglement kan geschieden bij besluit van de ledenvergadering, mits het voorstel tot wijziging woordelijk bij de agendastukken is gevoegd. Het besluit wordt met een meerderheid van tenminste 2/3 van de uitgebrachte stemmen genomen. In werking treding Artikel 21 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 12 oktober 2011.

6 Bijlage 1 Rooster van aftreden 2010 : Penningmeester en Algemeen Bestuurslid : Secretaris en Algemeen Bestuurslid : Voorzitter 2013 : Penningmeester en Algemeen Bestuurslid : Secretaris en Algemeen Bestuurslid : Voorzitter 2016 : Penningmeester en Algemeen Bestuurslid : Secretaris en Algemeen Bestuurslid : Voorzitter 2019 : Penningmeester en Algemeen Bestuurslid : Secretaris en Algemeen Bestuurslid : Voorzitter 2022 : Penningmeester en Algemeen Bestuurslid : Secretaris en Algemeen Bestuurslid : Voorzitter

7 Bijlage 2 Bepalingen met betrekking tot de bar en de barcommissie Algemeen Vrijwillige Brandweervereniging Diemen In Aller Belang beschikt over een bar, welke gevestigd is in de bovenzaal van Brandweer Amsterdam-Amstelland, Kazerne Diemen. De bar wordt beheerd door de barcommissie en de coördinator. De bar is geopend op maandagen, wanneer er een oefenavond voor leden van Brandweer Amsterdam-Amstelland, Kazerne Diemen gepland staat en tijdens andere, door de vereniging georganiseerde activiteiten. Consumpties worden, tenzij anders bepaald, afgerekend met consumptiekaarten. Alle opbrengsten van de bar komen ten goede van de vereniging. Taken coördinator Het aansturen en op peil houden van de barcommissie. Contact onderhouden met het bestuur van de vereniging aangaande zaken die betrekking hebben op de bar en de barcommissie. Het opstellen van een rooster voor de barbezetting op de maandagavond. Zorgdragen voor een goed barbeheer. Toezicht houden op de uitvoering van het barbeleid. Instructie geven aan nieuwe leden over het barbeleid. Zorgen dat er op ieder moment voldoende voorraad voor de bar aanwezig is. Werkt nauw samen met de penningmeester en heeft regelmatig contact met hem/haar over de bestellingen, leveringen en de financiële afhandeling hiervan Controleert steeds of er GOED opgeruimd is, dit in afstemming en in goed overleg met de kazernemanager van Brandweer Amsterdam-Amstelland, Kazerne Diemen Werkt nauw samen met de organisatie van alle activiteiten waarbij van de bar gebruik zal worden gemaakt. Barbezetting - De barbezetting bestaat op maandagavond uit drie leden, waarvan minstens één barcommissielid. Het barcommissielid is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de bar op deze avond. - Een rooster voor indeling van de barbezetting wordt geruime tijd van te voren door de barcoördinator opgesteld en opgehangen in de kazerne. - Ieder gewoon lid van de vereniging is verplicht in dit rooster mee te draaien. Indien een lid hiervoor ernstige bezwaren heeft, kan in overleg met de barcoördinator en de voorzitter een alternatieve regeling worden getroffen. - Indien een lid niet in staat is om zijn/haar bardienst te draaien, dient hij/zij zelf voor vervanging te zorgen. - Tijdens overige verenigingsactiviteiten kunnen andere vormen van barbezetting gelden. Taken barbezetting Tijdens de bardienst Het schenken, bereiden en uitserveren van consumpties. Alle consumpties correct afstrepen van de consumptiekaart. Bar, keuken en zaal schoon en netjes houden. Aanwijzingen van de barcoördinator dienen te worden opgevolgd.

8 Einde van de bardienst Taken: De bar, keuken en zaal opruimen en schoonmaken volgens het overzicht in de keuken. Alle apparatuur en verlichting in de keuken en de zaal uitschakelen, met uitzondering van de vaatwasser. Er op toezien dat de laatste ronde en de tijd van verlaten van het pand, zoals afgesproken in het kazernehandboek, worden nageleefd. Controleren of alle ramen en deuren gesloten zijn. Het kazernesysteem resetten en de buitendeur in het slot laten vallen. Verantwoordelijkheid: De verantwoordelijkheid van het op een juiste manier beëindigen van de bardienst en het netjes achterlaten van de bar (zie bovengenoemde punten) ligt te allen tijde bij het dienstdoende barcommissielid. Als het dienstdoende barcommissielid eerder dan de gestelde sluitingstijd wil stoppen, dient hij/zij zijn/haar taken en verantwoordelijkheden in overleg over te dragen aan een nog aanwezig barcommissielid of bestuurslid. Indien geen van deze nog aanwezig zijn, dan blijft het dienstdoende barcommissielid verantwoordelijk voor de gestelde taken. Consumptiekaarten Alle consumpties worden afgerekend d.m.v. de consumptiekaart (10 consumpties). Alle consumpties dienen op de consumptiekaart te worden afgestreept (dus geen totaaltellingen) Een rondje geven is mogelijk, het aantal aanwezige personen wordt geteld door de Consumptiekaartverkoper/ster, welke het aantal consumpties in consumptiekaarten verkoopt. Consumptiekaartverkoper/ster: - De consumptiekaarten worden verkocht door een vast persoon, die is aangesteld door het bestuur. - Indien hij/zij niet aanwezig kan zijn, worden zijn/haar taken overgenomen door een bestuurslid. - Alle ontvangsten en uitgaven dienen te worden bijgehouden. - Aan het eind van de dag/avond dient de kas te worden opgemaakt. - De kas met wisselgeld en consumptiekaarten wordt opgeborgen in de kluis. - Aan het einde van de maand maakt de consumptiekaartenverkoper/ster een verslag van de maand en overhandigt deze, met het af te storten geld, aan de penningmeester.

9 Bijlage 3 LIEF EN LEED POT (peildatum 1 januari 2009) FLO van een lid van de vereniging 25,- Jubileumjaar 25,- Jubileumjaren zijnde: 12½ jaar, 25 jaar, 30 jaar, 35 jaar, 40 jaar, 45 jaar, 50 jaar, etc. Huwelijk van een lid 40,- 12½ jarig huwelijk van een lid 12,50 + bloemen 25 jarig 25,- + bloemen 30 jarig 12,50 + bloemen 35 jarig 12,50 + bloemen 40 jarig 25,- + bloemen 50 jarig 25,- + bloemen Geboorte van een kind 17,50 + bloemen Verhuizing van een lid 12,50 Ziekenhuisopname van lid 17,50 Ziekenhuisopname van partner 12,50 Thuiskomst kaart Na een maand een bos bloemen (situatiegebonden) tot 12,50 Ziekte door brandweerdienst na een maand 12,50 Maand erna kaart Overlijden van lid of partner 50,- Alles wat met Lief en Leed te maken heeft kan naar eigen inzicht verzorgd worden. Met verjaardagen, geboorte en ziekte wordt er altijd een kaart gestuurd.