Een simpele handleiding voor Excel

Transcriptie

1 Een simpele handleiding voor Excel De office suite is een verzameling programma s die elk een specifieke taak / doel hebben. Zo is Excel een rekenprogramma en is niet bedoeld om notulen in te maken of een gegevensbank / databank / database te vormen. Word voor tekstverwerking en Access voor een database. Voor beginners maar ook voor gevorderden heeft Excel een goede helpfunctie die u goed op weg kan helpen. Help wordt gestart met het vraagteken helemaal rechts op het lint /menubalk. Hierin kunt u vrijwel alles opzoeken, ook de rechtermuisknop helpt u onder het werk door. Excel naar uw hand zetten Hierboven ziet u de normale menubalk en werkbalk van Excel. U kunt in Excel een aantal zake naar uw hand zetten, het standaard lettertype, de plek waar u uw bestand wilt opslaan, aangepaste lijsten, de richting van de cursor etc. Zo wordt een bestand nadat u een cel hebt ingevuld in haar geheel herberekend. Dat kunt u hier uitzetten. Onder Algemeen in dit venster kunt u laatst gebruikte bestanden op 9 zetten in plaats van 4. Onder Menu, Bestand ziet u dan 9 laatst gebruikte bestanden. Dat scheelt zoeken. Standaard start Excel met 3 werkbladen op. Dit kunt hier veranderen in een andere waarde, bijv 1. Alle zaken die u hier verandert beïnvloeden alle volgende bestanden. In Excel het uw bestand Werkmap en bestaat uit één of meerdere werkbladen. Verondersteld wordt dat u de werking van Menubalk en werkbalk kent. Werkbladindeling Het werkblad is verdeeld in rijen (horizontaal), aangeduid met een getal en kolommen (verticaal), De cursor staat altijd in een cel en waar in dit voorbeeld A1 staat wordt de coördinaat van de cel weergegeven. Rechts van het = teken ziet u de formule balk. In deze balk worden de formules samengesteld die u gaat gebruiken. aangeduid met letters. Het cijfer en de letter(s) vormen samen de coördinaat van de cel. Elk vakje is een cel. Linksonder vindt u het overzicht van de werkbladen. Met de driehoekjes kunt u door de de werkbladen navigeren. Blad1, Blad2 zijn de namen die Excel aan uw werkbladen geeft. Deze kunt veranderen. Pag. 1 vrijdag 1 april 2011

2 Functies Wanneer u iets in een cel invult wordt dit in de formulebalk weergegeven. Getallen komen rechts in de cel te staan en letters met of zonder getallen komen links in de cel te staan. Wilt u dat getallen zich als karakters gedragen, dus links staan, gebruik dan de apostrof ( ). U kunt ook een functie in een cel invullen. De eenvoudigste functie is A1 = B1, daarmee krijgt A1 de waarde van B1.of in Cel C1 =A1+B1. Slimmer is het om dit in de formulebalk te doen. Uw cursor staat in A1, u klikt op het = teken, u krijgt onderstaande werkbalk te zien.(deze kunt u overal naar toe slepen) In Excel zijn vele functies voor geprogrammeerd. Deze bereikt u door op het driehoekje te klikken. De meest gebruikte staan in het rijtje en onderaan kunt u nog meer functies te voorschijn halen. Excel bevat rekenkundige, statistische, financiële, mathematische, etc. formules. Het formeren van een functie kunt het makkelijkst bereiken door in de cel te gaan staan waar het resultaat moet komen. In het volgende voorbeeld is de keus Som geweest. Zodra u dit gedaan heeft ziet u het volgende venster Dan wijst u B1 met de muis aan en klikt links en nu verschijnt de formule in de formulebalk =B1 en A! heeft nu dezelfde waarde als B1. De linkerzijde van de formule balk heeft nu een ander uiterlijk gekregen, Wanneer u een verkeerd resultaat krijgt in de nieuwe werkbalk klikt op het rode kruis, is het wel goed klik dan het groene vinkje. Dit venster kunt u verslepen en het gewenste gebied selecteren. U kunt het gebied invullen zoals A1:A7 (scheidingstekens is de dubbele punt) of u kunt op het gekleurde vakje klikken en dan wordt dit venster verkleind. Heeft u het gebied geselecteerd klik dan weer op dit vakje en krijgt u het grote venster terug. Nu staat het bereik ingevuld en het resultaat staat achter het = teken Het sectiegebied gekozen in een formule wordt omgeven door een knipperende lijn (walking ants) Let op: Wanneer u in de doelcel #NAAM ziet staan dan is er een fout in de formule ontstaan Een gebied selecteren Met uw linker muisknop ingedrukt gaat u over de cellen die u wilt selecteren. Dit gebied wordt zichtbaar door een vet zwart kader. Wanneer u het gebied verkeerd hebt gekozen kunt u gewoon een ander gebied selecteren. Rechtsonder dit kader ziet u de Vulknop (zie reeksen) Kopiëren, Knippen, Plakken en Verslepen In Word kunt u een tekst verslepen maar dat is in Excel niet mogelijk. Wilt de inhoud van een cel op een andere plek neer zetten dan gebruikt u Knippen en Plakken (Crtl+X en Ctrl+V). Ook hier treedt het fenomeen Mieren op in het selectiegebied. Is het selectiegebied onjuist klik dan op Esc (Escape) dan verdwijnen de mieren en kunt opnieuw een selectiegebied kiezen. Voor kopiëren kiest u Ctrl+V als toetscombinatie. Reeksen Met de vulknop kunt u makkelijk reeksen maken. U vult in A1 een 1 in, in A2 een 3. Nu houdt u de vulknop met uw linker muisknop vast en trekt deze naar beneden. Op deze wijze maakt u de tafel van drie. U kunt dat met datums doen en met de weekdagen (deze reeks is al bekend onder opties) Pag. 2 vrijdag 1 april 2011

3 Wanneer u Utrecht 1 in A1 invult en in B1 vult u Utrecht 2 in en u trekt met de vulknop naar rechts dan ziet u horizontaal het gewenste resultaat. Vult u een datum in bijvoorbeeld 1 januari 2011 A1 en in b1 1 februari en u trekt aan de vulknop krijgt alle opvolgende maanden zoals 1 maart, 1 april etc. Met 1 januari, 7 januari krijgt u steeds een datum een week verder. Celeigenschappen Onder Menu, Opmaak vindt u celeigenschappen. Ook met de rechter muisknop is deze functie bereikbaar. Met Celeigenschappen kunt u heel veel zaken veranderen. Excel gebruikt altijd de Standaardwaarde voor cellen. Dan bepaald Excel aan de hand wat u in een cel invult; een getal, tekst, datum of ander inhoud heeft. Niet altijd wil u dit gebruiken. Bijvoorbeeld : Excel maakt van ¼ 1 april. Dit is de standaard notatie van de datum maar stiekem staat er ook nog het jaartal bij dus wanneer je er mee gaat rekenen komt er een groot getal uit rollen. Verander eerst in dit voorbeeld de celeigenschap in breuken vul dan pas in. Aan de hand van de figuur rechts ziet u de verschillende tabbladen met titels. Deze spreken voor zich. Een belangrijke is de tab Bescherming. Met deze tab kunt één cel of meerdere blokkeren zodat er geen veranderingen aangebracht kunnen worden. Standaard staat deze Werkblad beveiligen Onder Menu, Extra vindt u de optie Beveiliging. Met de optie Blad beveiligen beveiligt u het werkblad waarin de cursor staat. optie aangevinkt. Dit komt van pas bij het werkblad beveiligen. Deelt u het bestand met anderen dan kunt een wachtwoord invoeren. Voor uw veiligheid moet u dit wel bevestigen door het nogmaals in te voeren. Wilt u bepaalde cellen als invoerveld laten gebruiken dan kunt u bij Celeigenschappen het standaard vinkje bij Bescherming weg halen. Dan kunt u gelijk een kleurtje of een extra randje aan deze cellen geven zodat ze opvallen. Met Werkmap beveiligen wordt het totale bestand beveiligd en dan kan men ook geen werkbladen toevoegen. De cellen die niet geblokkeerd zijn blijven bereikbaar. Werkbladnamen wijzigen of van naam veranderen Wanneer u met uw cursor op een werkmap gaat staan en uw rechter muisknop op de naam klikt krijgt u dit uitrolmenu. Invoegen en Verwijderen spreken voor zich. Kiest u naam wijzigen dan wordt het vakje zwart en kunt u de naam wijzigen. (ook dubbelklikken op de naam lukt) De opties Blad verplaatsen of kopiëren en Alle bladen selecteren spreken ook voor zich. De optie Programmacode weergeven start het edit venster van Visual basic. Hier kunt u vrijelijk met visual basic programmeren om invulschermen en andere zaken te bouwen. Het is weggelegd voor gebruikers die kunnen programmeren in visual basic. Pag. 3 vrijdag 1 april 2011

4 Sommeren en functies starten vanuit de werkbalk Met de E (Epsilon) kunt u de functie Som vanuit de werkbalk starten. Het resultaat komt in de cel waarde cursor staat. Wanneer de cursor onder of naast een serie staat kiest Excel deze serie. Wenst u een andere selectie toe te passen dan selecteert u deze cellen met uw linker muisknop ingedrukt (mieren). Staan er in uw cel nu opeens ####### dan is de cel te klein om het getal te tonen (zie kolom vergroten) Met de knop Fx start u bijgaand venster. Links ziet u een flink aantal categorieën waaruit een keus kunt maken en rechts ziet u de functies die onder de gekozen categorie vallen. Na een keuze en OK is de werk identiek als onder Functies beschreven. Cellen een naam geven U kunt een cel een naam geven. Een cel met een naam kunt u in elk werkblad en in elke functie aanroepen. U heeft in blad3 een cel met inhoud 19.5 en u noemt deze cel BTW. Nu kunt u overal de inhoud van deze cel herhaald gebruiken. Voegt u kolommen, rijen of werkbladen in of verplaatst u de cel dan blijft Excel de cel herkennen. U hoeft dan niet te onthouden waar de cel zich bevindt. Ga naar Menu, Invoegen en kies Naam, Definiëren U krijgt dan het venster rechts, U vult in de bovenbalk de naam, die u wenst, in. Onderin ziet u de coördinaten van de cel waarin u nu staat. Dit wordt de positie. U kunt dit veranderen. (zie Absolute verwijzingen) In het venster kunt u ook namen verwijderen door in het grote vak de naam te selecteren en de knop Verwijderen te drukken. Daarmee is de naam verdwenen maar niet de inhoud van de cel. Absolute en relatieve verwijzingen Een absolute verwijzing komt van pas in functies en bij kopiëren van cellen met een functie als inhoud. Bijvoorbeeld in A1 staat de functie =B1. Nu kopieert u A1 naar A2. De functie wordt automatisch aangepast en luidt nu =B2. Maar wanneer in B1 een waarde staat die we herhaald willen gebruiken dan moet de verwijzing in tact blijven. Dit lossen we op met het dollarteken. De notatie in cel A1 schrijven we dan =$B$1. De eerste $ houdt de kolom vast en de tweede $ houdt de rij vast. U kunt er voor kiezen om alleen de kolom of alleen de rij te fixeren dan gebruikt respectievelijk het eerste of laatste dollarteken. Standaard gebruikt Excel de relatieve verwijzing. Dat betekent wanneer u een cel of selecties van cellen verhuist dat de functie geen resultaat oplevert. Bijvoorbeeld in Cel A1 staat =B1 kopieert u deze functie naar cel A2 dan luidt de functie in A2 =B2 want Excel heeft de coördinaten automatisch aangepast. Wanneer B2 nu leeg is zal A2 ook geen resultaat geven. Pag. 4 vrijdag 1 april 2011

5 Kolombreedte en rijhoogte aanpassen Er zijn een aantal manieren om kolombreedte aan te passen. De meest eenvoudige is om met uw cursor in de kolomkop over de scheidslijn te strijken. Opeens verandert de cursor in een streepje met twee pijlpunten. Houdt de linkerknop nu ingedrukt en sleep de scheidslijn in de gewenste richting. Gebruik voor de rijhoogte dezelfde werkwijze maar nu in de Rijkop. Wanneer u cellen heeft waar de inhoud niet geheel zichtbaar is klik dan dubbel op de scheidslijn en dan past Excel automatisch de rij of kolom aan op basis van het hoogste of langste voorkomens. Onder Menu, Opmaak vindt u de opties Rij en Kolom daar kunt hetzelfde mee bereiken als boven beschreven. Filteren van gegevens Voor filteren kiest u Menu, Data, Filter. Selecteer een gebied waarop u het filter wilt loslaten. Filteren gebeurt altijd op een selectie. Kies de optie Autofilter. Er verschijnt nu een driehoekje in de selectie en wanneer u dit aan klikt ziet u het uitrolvenster rechts. U wijst het deel dat u wilt blijven zien bijvoorbeeld Piet en dan zullen alleen de rijen uit de selectie zichtbaar zijn, met uitzondering van de cel waar het driehokje staat. Deze optie geeft alleen de cellen weer die voldoen aan het criterium gelijk aan. Wilt u een ander criterium gebruiken kies dan de optie aangepast. Het venster links verschijnt en u krijgt dan een groot aantal vergelijkingen wanneer u op het uitrolvenster klikt. Wanneer in de selectie gemaakt is kunt u die op deze wijze afdrukken of kopiëren. De verborgen gegevens blijven bestaan en komen tevoorschijn wanneer u op het driehoekje in de cel klikt en dan de optie alle categorieën aanklikt. Een leuke optie bij filteren is het criterium Bevat. U heeft bijvoorbeeld een adressenbestand en in dit bestand staan de voorletters en achternamen in een cel. U wilt alleen de namen die Jansen bevatten dan komt deze optie van pas. Sorteren van gegevens Wanneer u uw gegevens in een andere volgorde wilt hebben moet u allereerst bedenken welke selectie u toepast. Heeft u een adressenbestand en u selecteert alle kolommen behalve de plaatsnaam en u gaat sorteren dan komen alle geselecteerde kolommen in een andere volgorde behalve de plaatsnaam. Dus wees voorzichtig met sorteren. Selecteer allereerst het gebied dat gesorteerd moet worden. Kies dan in Menu, Data, Sorteren. U krijgt dan onderstaand venster gepresenteerd. U kunt op 3 niveau s sorteren, bijvoorbeeld in een adressenbestand, eerst de plaatsnaam, dan de postcode en dan de achternaam. U krijgt dan een blokken van plaatsnamen, daarbinnen blokjes van postcode en binnen elk postcodegebied staan de achternamen op volgorde. Oplopend of aflopend spreekt voor zich, de sorteervolgorde. Met opties kunt u ook nog instellen of u in de kolom(men) naar beneden of zijwaarts in de rijen wilt sorteren. De laatste optie is ongebruikelijk Pag. 5 vrijdag 1 april 2011

6 Opslaan als Excel kan op verscheidene manieren een bestand opslaan. De voornaamste staan hieronder XLS de standaard opslagmanier van Excel XLT Excel slaat het bestand op als een sjabloon. In een sjabloon staan de zaken die steeds terugkeren en hergebruikt worden wanneer een bestand op basis van dit sjabloon wordt gemaakt. Html Het bestand wordt in een formaat opgeslagen zodat het op internet direct gebruikt kan worden TXT Veel programma s kunnen gegevens van een ander programma importeren maar dan alleen als platte tekst zonder opmaak. Gebruik of de optie met de tab als scheidingsteken of de optie met een komma als scheidingsteken CSV Idem als hierboven maar nu met een komma als scheidingsteken. Plakken speciaal Deze optie gebruikt u voornamelijk wanneer u gegevens uit een ander programma in uw Excel werkblad wilt plakken. Excel herkent de eigenschappen van het object dat u wilt plakken. Plakken speciaal vindt onder Menu, Bewerken. U krijgt dan het venster ter rechterzijde gepresenteerd waarin de mogelijkheden staan. Wanneer u een plaatje / foto wilt plakken dan ziet alleen de keus Bitmap. Speciale tekens Excel kent geen menukeus of werkbalkoptie waarmee speciale tekens (symbolen) ingevoegd kunnen worden. Wilt u desondanks toch een symbool bijvoorbeeld π ga dan naar Word kies Menu, Invoegen, Symbool U krijgt daar een venster te zien waarin vele symbolen te zien zijn. Zit uw symbool er niet bij kies dan een andere lettersoort, plak deze in het word document, kopieer en plak dan in Excel. Titels vastzetten U kunt de rijen kolomtitels tijdens schuiven met de schuifbalk zichtbaar houden zodat u weet wat het onderwerp van de kolom of rij is. Wanneer u het horizontale deelvenster boven in het scherm wilt bevriezen, selecteert u de rij onder de plaats waar u de splitsing wilt weergeven. Als u het verticale deelvenster links in het scherm wilt bevriezen, selecteert u de kolom rechts van de plaats waar u de splitsing wilt weergeven. Als u zowel het bovenste als het linkerdeelvenster wilt bevriezen, klikt u op de cel onder en rechts van de plaats waar u de splitsing wilt weergeven. Het gevolg is dat wanneer u naar rechts gaat de Rijtitels zichtbaar blijven en de kolomtitels verschuiven. Gaat u daarentegen naar beneden dan blijven de kolomtitels zichtbaar maar veranderen de rijtitels. Kies voor deze bewerking in Menu, Venster en dan de optie Blokkeren Pag. 6 vrijdag 1 april 2011

7 Grafieken Excel bevat een groot aantal soorten grafieken die u geheel naar uw hand kan zetten. Een grafiek bestaat uit een X-as en een Y-as behalve taart en scatter diagrammen. Een grafiek in Excel wordt in een apart venster weergegeven. Dit venster drijft als het ware boven uw gegevens en is daarom verplaatsbaar en te verkleinen en te vergroten. Wanneer u dit venster aanklikt verschijnen er zwarte blokjes (handles) aan de buitenrand. Met uw linkermuis klikt op een blokje en sleept het naar binnen of naar buiten zodat het venster kleiner of groter wordt. Voor een grafiek kunt u meerdere kolommen of rijen selecteren. In de grafiek krijgt elke rij of kolom een eigen voorkomen. De grafiek maken: Kies in de werkbalk de knop Grafiek maken Dan wordt de Wizzard gestart die u door het proces van bouwen geleid. Als eerste kiest u een grafieksoort uit. U krijgt bij elke soort een korte uitleg over de werking. In het plaatje ziet u kolommen met twee kleuren of gestapelde kolommen. Hiervoor heeft u meer kolommen of rijen met gegevens nodig. U kunt een voorbeeld laten tonen van uw keus, druk op de knop Ingedrukt houden om voorbeeld Kies dan volgende. Wanneer u nog geen gebied hebt geselecteerd doet Excel u een voorstel voor een selectie. Hiervoor moet de cursor naast of onder een te selecteren gebied staan, Bent u het daar mee oneens dan wijst u gewoon met de cursor een ander gebied aan. Laat u de muisknop los verschijnt het venster weer. In de grafiek gebruikt men een aantal termen die u moet weten om goed uit de voeten te kunnen. X as De horizontale as van links naar rechts Y as De verticale as van boven naar beneden Legenda: naamgeving van de kolommen In dit voorbeeld is een enkel gegevensbereik (selectie) gebruikt. Heeft u meerdere bereiken nodig kies dan de tab Reeks (zie verderop) U kunt voor het veranderen van het bereik op het rode knopje klikken. Het venster wordt verkleind en kunt een ander gebied selecteren. Na selecteren komt dit venster weer tevoorschijn. Klik op volgende en u krijgt het linker venster. Hier kunt van alles in het uiterlijk aanpassen. De gegevens blijven in tact. Op de volgende bladzijde ziet u het resultaat. Pag. 7 vrijdag 1 april 2011

8 Deze grafiek is aangemaakt onder de tab gegevensbereik en daarbij zijn twee kolommen geselecteerd U kunt ook de beide kolommen apart benoemen. Hiervoor gebruikt u in het tweede venster de tab Reeks Wanneer u geen voorstellen van Excel hebt gekregen zijn alle vakjes leeg behalve Waarden Om een gebied te selecteren klikt u op Toevoegen. Wel moet u de 1 bij waarden weghalen anders krijgt u een foutmelding. Wilt u het venster verkleinen om bij uw gegevens te komen klikt u op het rode knopje bij waarden. Nadat u het gebied heeft geselecteerd (1 kolom of 1 rij = 1 reeks) geeft u de reeks een naam. Deze naam wordt in de legenda gebruikt. Voor elke reeks die u wilt toevoegen volgt u bovenstaande werkwijze. Heeft u alle benodigde gegevens ingevoerd klik dan op volgende en krijgt u het venster onderaan de vorige pagina om de grafiek verder aan te passen. Is de grafiek afgerond en u klikt op volgende krijgt u de keus om de grafiek in het gegevensblad te presenteren of op een apart grafiekblad. Wanneer u de grafiek later aanklikt krijgt u een extra werkbalk te zien. In deze werkbalk zit een bijzondere knop Handje met enveloppe, experimenteer er eens mee. U kunt uw grafiek een persoonlijk tintje meegeven. U ziet dan de volgende vensters. Kijk ook eens naar opvuleffecten. Hier is kleurovergang gekozen maar bitmappatronen geeft ook leuke effecten. Pag. 8 vrijdag 1 april 2011

9 Inhoudsopgave EEN SIMPELE HANDLEIDING VOOR EXCEL... 1 EXCEL NAAR UW HAND ZETTEN... 1 WERKBLADINDELING... 1 FUNCTIES... 2 EEN GEBIED SELECTEREN... 2 KOPIËREN, KNIPPEN, PLAKKEN EN VERSLEPEN... 2 REEKSEN... 2 CELEIGENSCHAPPEN... 3 WERKBLAD BEVEILIGEN... 3 WERKBLADNAMEN WIJZIGEN OF VAN NAAM VERANDEREN... 3 SOMMEREN EN FUNCTIES STARTEN VANUIT DE WERKBALK... 4 CELLEN EEN NAAM GEVEN... 4 ABSOLUTE EN RELATIEVE VERWIJZINGEN... 4 KOLOMBREEDTE EN RIJHOOGTE AANPASSEN... 5 FILTEREN VAN GEGEVENS... 5 SORTEREN VAN GEGEVENS... 5 OPSLAAN ALS... 6 PLAKKEN SPECIAAL... 6 SPECIALE TEKENS... 6 TITELS VASTZETTEN... 6 GRAFIEKEN... 7 Pag. 9 vrijdag 1 april 2011