VOORSCHRIFTEN VOOR PERSONEEL VAN EXTERNE FIRMA S WERKZAAM OP HET TERREIN VAN HET IRMM IN GEEL

Transcriptie

1 EUROPEAN COMMISSION JOINT RESEARCH CENTRE Institute for Reference Materials and Measurements Safety, Health, Environment and Security sector VOORSCHRIFTEN VOOR PERSONEEL VAN EXTERNE FIRMA S WERKZAAM OP HET TERREIN VAN HET IRMM IN GEEL ARTIKEL 1 Doel In dit document worden de verplichtingen beschreven van personen die werken op het terrein van het IRMM en die niet behoren tot het personeel van het IRMM. Het vormt een aanvulling op de algemene bepalingen en voorwaarden die van toepassing zijn op contracten van de Europese Commissie. ARTIKEL 2 Toepassingsgebied Dit document is van toepassing op alle personen die werken op het terrein van het IRMM, zij het zelfstandigen of personeelsleden van een onderneming, ongeacht de nationaliteit. ARTIKEL 3 Definities In het kader van deze bepalingen wordt begrepen onder: "IRMM": het Instituut voor Referentiematerialen en -Metingen, gevestigd te Geel. "Gecontroleerde zones": zones waartoe de toegang beperkt is en die onderhevig zijn aan specifieke voorschriften voor de bescherming tegen het gevaar van ioniserende stralingen. Vuurvergunning : Schriftelijke toelating voor de uitvoering van werkzaamheden waarbij er verhoogd brandgevaar bestaat. "Veiligheidsdienst": de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming van het IRMM, genaamd de "SHES sector": Safety, Health, Environment and Security sector. ARTIKEL Aanvraag tot toegang Toegang tot en verlaten van het terrein van het IRMM a) Ten minste 10 werkdagen vóór de aanvang van de werkzaamheden moet elke onderneming een lijst opstellen van de personeelsleden 1, inclusief leidinggevenden die op het terrein van het IRMM tewerkgesteld zullen worden. Deze lijst moet ter goedkeuring naar de Veiligheidsdienst (SHES sector) 1 De werknemers moeten staatsburger zijn van de Europese Unie (EU) of van de Europese Vrijhandelsassociatie (EVA). Voor werknemers met een andere nationaliteit dan van de EU of de EVA, moet een maand van tevoren toestemming aangevraagd worden. JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.1/6

2 gestuurd worden en volgende gegevens bevatten 2 : naam en voornaam; geboorteplaats en datum; nationaliteit; nummer, datum en plaats van uitgifte van de identiteitskaart of paspoort; functie in de onderneming. b) Het kan gebeuren dat een bepaald personeelslid door het IRMM wordt geweigerd. Ook kan het IRMM voor personeelsleden een bewijs van goed zedelijk gedrag aan de contractant vragen. Het IRMM is niet verplicht dergelijke weigering of vraag te rechtvaardigen. Er kan als gevolg van dergelijke beslissing geen vordering tot schadevergoeding bij de Commissie ingediend worden. 4.2 Toegang tot het IRMM a) Iedere persoon die gaat werken op het terrein van het IRMM, moet zich elke dag bij het binnenkomen en bij het verlaten van het terrein aanmelden bij de bewaker aan de hoofdingang. Er zal hem een badge overhandigd worden. Zolang de persoon op het terrein is, moet deze badge voortdurend en op een zichtbare plaats gedragen worden. b) De normale werktijd bij het IRMM is vastgesteld van maandag tot vrijdag van 7u30 tot 17u30. Buiten deze werkuren is aanwezigheid op het terrein, en in het bijzonder in gebouwen waar anderen aanwezig zijn (laboratoria of kantoren) niet toegestaan. c) Buiten de normale werktijd kan evenwel, bij wijze van uitzondering, voor het vlotte verloop van de werkzaamheden, toegang verleend worden. Het IRMM behoudt zich het recht voor deze uitzondering al dan niet toe te staan. ARTIKEL 5 Algemene bepalingen van toepassing op het IRMM terrein De contractant moet zich ertoe verbinden zijn personeelsleden in kennis te stellen van de algemene en bijzondere voorwaarden die van kracht zijn in het IRMM, deze stipt na te leven en zich te onthouden van enige handeling die in strijd is met deze instructies en de openbare orde. Naast de algemene regels betreffende de veiligheid en de gezondheid op het werk moet de aannemer zich ertoe verbinden zijn personeelsleden te gelasten de volgende voorschriften in acht te nemen: a) Fotografische apparatuur: Het is verboden op het terrein van het IRMM enige foto- of filmapparatuur binnen te brengen zonder de expliciete toestemming van de Veiligheidsdienst (SHES sector) van het IRMM. In geval van overtreding heeft het IRMM het recht alle opnames te vernietigen of de film in beslag te nemen. b) Controles en inspecties: Het personeel en de apparatuur van de ondernemingen kunnen om het even wanneer tijdens hun aanwezigheid op het IRMM onderworpen worden aan controles en inspecties door het personeel van de Veiligheidsdienst (SHES sector). In het bijzonder kan verzocht worden voertuigen die het terrein verlaten, te laten doorzoeken. De ondernemingen moeten hun personeelsleden gelasten 2 Conform de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (8 december 1992 B.S , delen wij u mede dat een aantal van deze gegevens opgenomen worden in onze databank. Het IRMM is de houder van deze databank. De gegevens zullen niet verstrekt worden voor direct marketing. Op schriftelijk verzoek kan ieder betrokkene een overzicht krijgen van de over hem opgeslagen persoonsgegevens en deze zonodig laten corrigeren. Werkgevers worden verzocht hun personeel hiervan in te lichten. JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.2/6

3 mee te werken. c) Verbodsbepalingen: Ondernemingen en personen die werken op het IRMM is het verboden activiteiten uit te voeren die niet precies vallen binnen het toepassingsgebied van de activiteiten die zijn gespecificeerd in het contract dat met het IRMM gesloten werd, en in het bijzonder: gebruik van de apparatuur of de infrastructuur van het IRMM zonder toestemming van het IRMM; het meebrengen van alcoholische dranken naar de site; het organiseren van inzamelingen; het aanplakken van affiches; het beschadigen van gebouwen; het opzetten van vallen; het beschadigen of ontwortelen van planten; het meebrengen van dieren naar de site; het achterlaten van apparatuur in of rond de gebouwen wanneer de werkzaamheden beëindigd zijn; het achterlaten van afval op andere plaatsen dan deze die speciaal daarvoor bestemd zijn; het meebrengen van, zelfs oude, wapens, munitie, vuurwerk of andere explosieve instrumenten (zoals schiethamers) naar het IRMM of het bij zich dragen ervan; het binnenkomen op het terrein van het IRMM via andere toegangen dan deze die door de bewakingsdienst aangeduid zijn. d) Rookbeleid: Naast het rookverbod omwille van de veiligheid, moeten de personen die in het IRMM werkzaamheden uitvoeren, het algemeen beleid van de Commissie inzake roken naleven. In het bijzonder is het verboden te roken binnen de gebouwen van het IRMM. In de zomerperiode kan ook een algemeen rookverbod op de volledige site opgelegd worden. e) Verloren voorwerpen: Elk voorwerp dat op het terrein wordt gevonden, moet aan de bewakingsdienst worden overhandigd. f) Het binnenbrengen en verwijderen van apparatuur: Het is verboden materiaal of goederen binnen te brengen of ze te verwijderen van het IRMM buiten de gewone werkuren, tenzij de Veiligheidsdienst (SHES sector) daartoe toestemming verleend heeft. Uitrusting of apparatuur, die noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden die in het IRMM uitgevoerd moeten worden, mogen enkel opgesteld of gemonteerd worden op de hiervoor duidelijk aangegeven plaatsen. ARTIKEL 6 Verkeersregels van toepassing op het terrein van het IRMM De Belgische verkeersregels zijn van toepassing op de voertuigen die op het terrein van het IRMM gebruikt worden. De instructies van de bewakers moeten worden opgevolgd. Tenzij anders vermeld, moet er bovendien een snelheidsbeperking van 30 km/u in acht genomen worden op de volledige site. JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.3/6

4 ARTIKEL 7 Gezondheid en veiligheid op het werk 7.1 Toepasselijkheid van de nationale wetgeving Elke onderneming en ieder individu, zelfs deze die niet de Belgische nationaliteit hebben, moeten de in België geldende wettelijke bepalingen betreffende de activiteiten uitgevoerd door de onderneming of het individu, in het bijzonder betreffende de veiligheid, de bescherming van de gezondheid en de hygiëne, in acht nemen. In toepassing van de wetgeving inzake tijdelijke of mobiele werkplaatsen (Codex titel III hoofdstuk V) wordt er voor bepaalde werkzaamheden een Veiligheidscoördinator aangesteld. De contractant moet alle maatregelen nemen die noodzakelijk zijn om deze voorschriften na te leven. In het bijzonder moet hij de aanbevelingen opvolgen die gegeven worden door de Technische Diensten van het IRMM (ISM unit), door de Veiligheidsdienst (SHES sector) van het IRMM en door de Veiligheidscoördinator. 7.2 Risicoanalyse Kadercontracten en dienstverleningscontracten (die werken op de site van het IRMM inhouden) a) Initiële risicoanalyse bij afsluiting van het contract Na het afsluiten van het contract wordt door de Contractant een risicoanalyse uitgevoegd voor alle activiteiten die voorzien zijn op de site van het IRMM. Voor elke activiteit worden de significante veiligheid- en gezondheidsrisico's bepaald, evenals eventuele significante milieuaspecten. De bijhorende noodzakelijke maatregelen worden geïdentificeerd in een veiligheid- en gezondheidsplan. Het veiligheid- en gezondheidsplan houdt rekening met de in dit document al geldende voorschriften. Deze risicoanalyse en het veiligheid- en gezondheidsplan worden ten laatste 30 dagen na het afsluiten van het contract naar het IRMM opgestuurd worden in rapportvorm. b) Risicoanalyse gedurende de uitvoering van het contract Gedurende de uitvoering van het contract zal de Contractant periodiek en tenminste jaarlijks de risicoanalyse herevalueren. De herevaluatie zal mogelijke veranderingen van legale en andere vereisten in rekening brengen, veranderde toestanden op het IRMM en de ervaring uit mogelijke incidenten of ongevallen. De gereviseerde risicoanalyse en het veiligheid- en gezondheidsplan zal naar het IRMM opgestuurd worden in rapportvorm Andere contracten met werkzaamheden op de site van het IRMM a) Werkzaamheden onder het toepassingsgebied van de wetgeving aangaande tijdelijke of mobiele werkplaatsen en waarvoor de aanstelling van een Veiligheidscoördinator vereist is (Codex titel III hoofdstuk V art.2) Een risicoanalyse wordt uitgevoerd en een veiligheid- en gezondheidsplan wordt opgesteld overeenkomstig de wettelijke vereiste. Deze risicoanalyse en het veiligheid- en gezondheidsplan worden in een coördinatievergadering vóór de aanvang van de werken besproken. JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.4/6

5 b) Andere werkzaamheden op de site van het IRMM Vóór de aanvang van werkzaamheden, moet er een coördinatievergadering gehouden worden tijdens welke de risico s worden geëvalueerd en de bijkomend te nemen maatregelen worden bepaald. 7.3 Bijzondere veiligheidsvoorschriften van het IRMM a) Het aanmaken van vuur en werkzaamheden met verhoogd brandgevaar Het is verboden vuur aan te maken op het terrein van het IRMM of te werken met uitrustingen die open vlammen, hitte of vonken veroorzaken, zonder voorafgaande toestemming van de brandweer van het IRMM. Deze toestemming is het voorwerp van een procedure betreffende VUURVERGUNNING (IRMM procedure PR-0029). Werkzaamheden waarbij er brandgevaar bestaat en die uitgevoerd worden zonder een naar behoren ingevulde en ondertekende Vuurvergunning, moeten onmiddellijk stopgezet worden. Alle kosten en vertragingen met betrekking tot dergelijke onderbreking zijn ten laste van de contractant. b) Gevaarlijke stoffen en preparaten De Veiligheidsdienst (SHES sector) moet toestemming geven om gevaarlijke stoffen en preparaten zoals gedefinieerd in de Europese Richtlijnen EG/67/548 en EG/88/379 binnen te brengen, op te slaan en te gebruiken. Hiertoe moet de onderneming de Material Safety Data Sheets (de veiligheidsinformatiebladen, "MSDS") van de betreffende producten ter beschikking houden van de Veiligheidsdienst (SHES sector) van het IRMM. Deze MSDS zullen conform de Richtlijn 2001/58/EC ingevuld zijn. c) Elektrische installaties en werktuigen Elektrische installaties of werktuigen die op het terrein van het IRMM worden gebracht om gebruikt te worden door de ondernemingen of personen moeten voldoen aan de vereisten van de vigerende Europese Richtlijnen en de nationale reglementering. Werkzaamheden aan elektrische installaties die onder spanning staan, mogen alleen uitgevoerd worden na schriftelijke toestemming van de Technische Diensten (ISM unit) van het IRMM. d) Het graven van (bouw)putten Voor het graven van (bouw)putten moet er vooraf toestemming verkregen worden van de Technische Diensten (ISM unit) van het IRMM, die de contractant zullen wijzen op de aanwezigheid van kabels, leidingen, enz. ARTIKEL 8 Bescherming van het leefmilieu De contractant moet alle nodige voorzorgsmaatregelen nemen om schade aan het leefmilieu te beperken. In het bijzonder: moet hij alle verpakkingsmateriaal dat hij heeft binnengebracht, terug meenemen; moet hij bij voorkeur producten gebruiken die niet schadelijk zijn voor het leefmilieu; mag hij in geen geval chemicaliën lozen via de riolering of de grond; moet hij ervoor zorgen dat alle materialen verwijderd worden in overeenstemming JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.5/6

6 met de vigerende reglementering; moet hij op het einde van de werkzaamheden de werkplek schoonmaken. ARTIKEL 9 Ongevallen en noodgevallen a) Ongevallen waarbij individuen betrokken zijn Als er zich een ongeval voordoet waarbij een individu betrokken is of waardoor lichamelijke verwondingen worden veroorzaakt, moet de Veiligheidsdienst (SHES sector) hiervan onmiddellijk op de hoogte gebracht worden door op de alarmknop te drukken of te bellen naar het nummer 222 (interne telefoon) of 014/ (met gsm). b) Ongevallen waarbij materiële schade veroorzaakt wordt Ongevallen, waarbij materiële schade veroorzaakt wordt of veroorzaakt kan worden, moeten onmiddellijk gemeld worden op het nummer 222 (interne telefoon) of 014/ (met gsm). c) Alarm Als er een alarmsignaal wordt gegeven op het IRMM door middel van alarmsirenes, moeten alle personeelsleden onmiddellijk hun werkzaamheden stopzetten, zich naar de toegangshal van het dichtstbijzijnde gebouw begeven en de gegeven instructies opvolgen. ARTIKEL 10 Niet-naleving van de IRMM veiligheidsvoorschriften Indien de contractant of een van zijn ondercontractanten nalaten de voorschriften betreffende gezondheid en veiligheid in acht te nemen, inclusief deze vermeld in deze nota, heeft het IRMM, na voorafgaande kennisgeving aan de contractant, het recht de volgende maatregelen te nemen: de verplichtingen zelf nakomen; de werkzaamheden doen onderbreken. In geval van onmiddellijk en ernstig gevaar, voortvloeiend uit de niet-naleving door de contractant of een van zijn onderaannemers van de voorschriften, kan het IRMM de werkzaamheden ook doen stopzetten zonder voorafgaande kennisgeving. Alle kosten die uit bovenvermelde maatregelen voortvloeien, zijn ten laste van de aannemer. Herhaaldelijk en/of ernstig verzuim door de aannemer om de geldende voorschriften toe te passen tijdens de uitvoering van deze overeenkomst, kan contractbreuk uitmaken. Het IRMM behoudt zich het recht voor gepaste acties te ondernemen om de toepassing van de genoemde voorschriften te verifiëren en te controleren teneinde actie te ondernemen om de overeenkomst te beëindigen. JRC-IRMM WI-231 NL rev.1 pag.6/6