ABC van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro)

Transcriptie

1 ABC van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro) Hugo Sebreghts, advocaat bij Goossens Sebreghts Jacqmain te Antwerpen en oud-schepen van Ruimtelijke Ordening van de gemeente Zoersel Inhoud Opdracht van de Gecoro... 1 Belang van de Gecoro... 2 Samenstelling van de Gecoro... 2 Vrijstelling voor kleine gemeenten... 3 Aantal leden... 3 Voornaamste maatschappelijke geledingen... 4 Representatieve vertegenwoordiging... 4 Nadere regels over de maatschappelijke geledingen... 5 Deskundigen... 5 Minimum aantal deskundigen... 6 Gewenste profiel van een Gecoro-lid... 6 Onverenigbaarheden... 7 Procedure... 7 Tijdstip van de aanstelling... 7 Huishoudelijk reglement en praktische werking... 8 Nadere regels voor de werkwijze... 8 Plaatsvervanging... 9 Vergoeding van Gecoro-leden... 9 Permanent secretariaat en werkingsmiddelen Een advies opbouwen Recht op informatie Opdracht van de Gecoro De gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (Gecoro) is de adviesraad voor ruimtelijke ordening op het niveau van de gemeente. Het decreet geeft de Gecoro allerlei opdrachten in het lokaal ruimtelijk beleid. De voornaamste daarvan hebben te maken met de planning. Daar kunnen haar taken bij ontstentenis niet worden overgenomen door een commissie van een hoger niveau, in tegenstelling tot de gemeentelijke en regionale commissies van advies uit het oude decreet. Dus: geen Gecoro, geen gemeentelijke plannen meer. De commissie speelt in de eerste plaats een rol in de totstandkoming van het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan. Dat houdt in dat in het beste geval die commissie vanaf de aanvang van de opmaak van het plan één der preferentiële gesprekspartners is van de opstellende overheid, zowel bij het denkproces, als bij de communicatie van het denkproces. Het houdt o.m. in dat de voorzitter of afgevaardigde van de commissie bv. als waarnemer zou kunnen deelnemen aan de plenaire vergadering en aldus kan zorgen voor een goede informatiedoorstroming. In alle geval wordt door de commissie advies gegeven aan de gemeenteraad voorafgaandelijk aan de voorlopige vaststelling van dergelijk plan. Zij bundelt en coördineert de reacties van het openbaar onderzoek en van de adviesronde over het ontwerp. Zij geeft een gemotiveerd advies aan de gemeenteraad die het plan definitief vaststelt op basis van al die gegevens. Zij speelt een rol bij de totstandkoming van de ruimtelijke uitvoeringsplannen. Zij bundelt en coördineert de reacties van het openbaar onderzoek en van de adviesronde over het ontwerp. ABC GeCoRO - 1

2 Zij geeft een gemotiveerd advies aan die gemeenteraad die het plan definitief vaststelt op basis van al die gegevens. De commissie geeft advies aan de gemeenteraad over de ontwerpen van gemeentelijke stedenbouwkundige verordeningen. Zij geeft tevens advies aan het college van burgemeester en schepenen over het gemeentelijk jaarprogramma inzake ruimtelijke ordening. De commissie kan door de gemeenteraad om advies gevraagd worden over alle vraagstukken van ruimtelijke ordening in de gemeente. Zij kan op eigen initiatief binnen haar materiële en territoriale bevoegdheid adviseren, opmerkingen maken en voorstellen doen. Er zijn vele adviesdomeinen denkbaar: aanplantingen, aanleg van nutsvoorzieningen, uitrusting van straten en van verkavelingen naargelang hun ligging in of nabij het centrum van een kern, criteria voor fasering van woon- en andere stedenbouwkundig onderscheiden zones, reglementen op publiciteit op of nabij gebouwen en in de open ruimte, wegentracé s, belangrijke bouwvergunningen, Behoudens de materiële territoriale begrenzing is het werk grenzenloos. Belang van de Gecoro De adviesorganen spelen een belangrijke rol in het functioneren van het nieuwe decreet. Ingevolge de draagwijdte van de adviezen maakt de advisering integraal deel uit van de procedure. Het juridische gevolg is dat ze onderworpen is aan het juridische toetsingsrecht van de conformiteit met de regelgeving. Dat is zowel voor het ruimtelijk structuurplan als voor de ruimtelijke uitvoeringsplannen en stedenbouwkundige verordeningen het geval. Het is een belangrijke vaststelling. Bij wijze van vergelijking kan hier de aandacht worden gevestigd op de rol van de regionale commissies van advies ( streekcommissies ) bij het tot stand komen van de gewestplannen en de zeer omvangrijke procedureslag die er is gevoerd geweest voor de Raad van State omtrent de rol van de streekcommissies, hun opdracht, hun wijze van advisering, enz. Het is duidelijk dat ingevolge het sleutelelement van de adviescommissies, de samenstelling ervan bijzonder belangrijk is. De adviescommissie is geen gemeenteraadscommissie, ze is per definitie dan ook niet samengesteld uit gemeenteraadsleden gezien het decreet bepaalt dat leden van het schepencollege of van de gemeenteraad geen lid kunnen zijn van de commissie. Hieruit kan worden besloten dat, hoewel de relatie met de politiek belangrijk is, de adviescommissie in eerste instantie geen politiek orgaan is doch wel duidelijk een orgaan waarin deskundigheid samen met maatschappelijke verwevenheid moet aanwezig zijn. Samenstelling van de Gecoro De adviesorganen, vooral de Vlaamse commissie voor ruimtelijke ordening (Vlacoro) en de provinciale commissie voor ruimtelijke ordening (Procoro), zijn in de eerste plaats adviesorganen die samengesteld zijn uit deskundigen inzake ruimtelijke ordening. Het gaat dan ook duidelijk om commissies van deskundigen. Hoewel die deskundigen terzelfdertijd in feite lid worden van de commissie omdat ze daartoe voorgedragen worden door een bepaalde organisatie of instantie, moeten zij geacht worden niet te zetelen als leden van de voordragende organisatie of instantie, doch in de eerste plaats en voor alles, als deskundige inzake ruimtelijke ordening. Hun vertegenwoordigende bevoegdheid is uiteraard wel van belang in functie van de afwegingen die moeten gemaakt worden in verband met leefmilieu, cultuur, economie en esthetische en sociale gevolgen van de ruimtelijke ordening, zijnde diverse maatschappelijke activiteiten die gelijktijdig tegen elkaar moeten worden afgewogen. ABC GeCoRO - 2

3 Gezien er van de adviesorganen technische adviezen worden verwacht en die adviezen moeten gedragen worden vanuit de maatschappelijke, ruimtelijk relevante invalshoeken, is de samenstelling van de organen enerzijds, en de deskundigheid anderzijds, een duidelijke noodzaak. Voor de Gecoro is er geen voordracht van deskundigen door bepaalde instanties vereist. Wel is ook daar als algemene vereiste gesteld dat vertegenwoordigers van de voornaamste maatschappelijke geledingen binnen een gemeente er deel van moeten uitmaken en er ook daar de vereiste is van een minimum aan deskundigheid. Gezien de rol die gespeeld wordt bij de totstandkoming van de plannen is de opdracht van deze commissies bijzonder belangrijk. Elke gemeente van inwoners of meer dient dan ook decretaal over een dergelijke commissie te beschikken. Vrijstelling voor kleine gemeenten Een gemeente met minder dan inwoners kan een gemotiveerd verzoek richten aan de Vlaamse regering om vrijgesteld te worden van de verplichting om een Gecoro op te richten. De Vlaamse regering neemt haar beslissing binnen de 35 dagen na ontvangst van het verzoek tot vrijstelling. Indien er voordien daarover niet is beslist, wordt het verzoek geacht te zijn verworpen. De gemeente die een vrijstelling heeft verkregen draagt daardoor ipso facto de taken, die worden waargenomen door de Gecoro, over aan de voor het gebied waarin de gemeente ligt, bevoegde planologische ambtenaar die, voor wat het secretariaat betreft, wordt bijgestaan door de gemeentelijke administratie. De Vlaamse regering zal de criteria bepalen die in aanmerking kunnen worden genomen om een vrijstelling te verkrijgen van de verplichting om een gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening op te richten. Aantal leden De samenstelling van een Gecoro onderscheidt zich ook van de samenstelling van de Procoro s evenals van de Vlacoro wat betreft het aantal leden. De omvang van een Gecoro varieert namelijk in functie van het inwoneraantal van de gemeenten. Het aantal leden varieert van 7 tot 17. Er zijn minimum 7 en maximum 9 leden in een gemeente van inwoners. In een gemeente tussen de tot inwoners zijn er minimum 9 en maximum 13 leden. In gemeenten en steden van tot inwoners zijn er minimum 13 en maximum 17 leden en in gemeenten en steden met meer dan inwoners zijn er minimum 17 en maximum 21 leden. In dat aantal is de voorzitter inbegrepen. Minimum 1/4 van de aldus deel uitmakende leden van de commissie moeten deskundigen zijn inzake ruimtelijke ordening. De voorzitter van de Gecoro, voorgedragen door het college van burgemeester en schepenen, moet één van deze deskundigen zijn. De overige leden van de commissie zijn vertegenwoordigers van de voornaamste maatschappelijke geledingen binnen de gemeente. Voor elk lid, behoudens voor de voorzitter, is er een plaatsvervanger. Leden van de gemeenteraad of van het schepencollege kunnen geen lid zijn van de adviescommissie. Volgens het uitvoeringsbesluit over de Gecoro s nodigt de commissie voor elke vergadering wel een vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover. Nadien moeten zij het door de commissie ABC GeCoRO - 3

4 uitgebrachte advies immers beoordelen. Zij zouden dan tegelijkertijd rechter en partij zijn. Aldus zou een basisbeginsel van ons rechtssysteem worden geschonden. Voornaamste maatschappelijke geledingen De decreetgever heeft er zich voor gehoed om nominatief de organisaties en verenigingen aan te duiden die als maatschappelijke geledingen in de Gecoro moeten worden vertegenwoordigd. Er is inderdaad een zeer groot onderscheid tussen de gemeenten onderling voor wat betreft de samenstelling van hun maatschappelijke geledingen, en eveneens, in nog sterkere mate, met betrekking tot de representativiteit van organisaties en verenigingen die actief zijn op het vlak van de verdediging van het milieu, van culturele, economische, esthetische of sociale waarden. De maatschappelijke verhoudingen kunnen sterk variëren tussen gemeenten onderling, al was het maar omwille van hun ligging b.v. in het stedelijk gebied of in het buitengebied. Binnen het buitengebied kunnen er zeer sterke verschillen zijn tussen uiterst landelijke ten overstaan van meer kerngerichte gemeenten. Om die redenen dient de gemeenteraad zelf te beoordelen welke organisaties en verenigingen binnen haar grondgebied als representatief voor de diverse maatschappelijke geledingen kunnen worden aanvaard. Met betrekking daartoe kan worden gesteld dat het als vanzelfsprekend zou moeten worden aanzien dat een gemeente haar keuzes op dat vlak uitdrukkelijk motiveert. De decreetgever heeft haar, andermaal binnen het kader van het subsidiariteitsprincipe, de opdracht gelaten om er zorg voor te dragen dat in de Gecoro een representatieve vertegenwoordiging van de maatschappelijke krachten uit de gemeente is terug te vinden. De motivering van die keuze is een correlaat van de voormelde opdracht. Het weze benadrukt dat een Gecoro geen politiek orgaan is. Er moet voeling zijn met de politiek. Ook politieke fracties maken deel uit van maatschappelijke krachten. Ze zijn niet de enige. Ze zijn belangrijk maar daarom niet de belangrijkste. Het zou fout zijn een politieke representativiteit aan de Gecoro te willen/ trachten te geven. Een Gecoro is evenmin een adviesorgaan waarin een filosofische aanhangigheid al of niet bepalend is. Bepalend kan wel de zorg voor de ruimte zijn, zonder dat dan weer die zorg uitsluitend bepalend is. Artikel 4 van het decreet geeft een waardevolle tip door te stellen dat bij de ruimtelijke ordening de verschillende maatschappelijke activiteiten gelijktijdig moeten worden afgewogen. Tevens worden daar de belangrijkste activiteiten opgesomd die een weerslag hebben op de ruimte en haar draagkracht, nl. activiteiten met gevolgen voor het milieu of met culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen. De vertegenwoordiging in de Gecoro zal zeker raakvlakken moeten hebben met personen die daaraan geaffecteerd kunnen worden. Representatieve vertegenwoordiging Representatieve vertegenwoordiging houdt in dat rekening wordt gehouden met vertegenwoordiging van werkgevers, wanneer de gemeente een belangrijk aantal werkgevers telt, zowel als werknemers, milieu- zowel als landbouworganisaties (als die significant aanwezig zijn in de gemeente), organisaties die zich inzetten voor het behoud van het cultureel en/of architectonisch patrimonium binnen de gemeente, mannen zowel als vrouwen en jongeren zowel als ouderen. Daarbij mag niet uit het oog worden verloren dat minimum 1/4 van de leden van de Gecoro dienen te worden erkend als deskundigen inzake ruimtelijke ordening terwijl terzelfdertijd het aantal leden toch beperkt is. Het is duidelijk geen eenvoudige opdracht om een Gecoro samen te stellen die een representatief staal is van de bevolking van de gemeente, die interesse heeft voor ruimtelijke ordening, die voeling heeft met de groep waarvan men aanzien wordt als de feitelijke vertegenwoordiger, en die ABC GeCoRO - 4

5 er objectief voldoende onafhankelijk van is om, in functie van het algemeen belang van de bewoners van de gemeente, aan haar instellingen een correct en draagkrachtig advies te kunnen verstrekken. Een Gecoro samenstellen is een belangrijke opdracht die niet op enkele minuten wordt afgehandeld. Het vraagt profielomschrijving, overleg, afweging. Alle vereisten bovendien samenbrengen in een zo kleine groep, is een evenwichtsoefening. Die kleine groep is een garantie voor de werkbaarheid. Voor de samenstelling van het adviesorgaan zou kunnen gewerkt worden met voordrachten vanuit de diverse maatschappelijke geledingen. Een voordracht kan gemotiveerd worden. Een gemeenteraad kan uit de voorgedragen kandidaten op basis van de voorgelegde titels en verdiensten een gemotiveerde keuze maken. Nadere regels over de maatschappelijke geledingen Het uitvoeringsbelsuit over de Gecoro s bepaalt dat in een gemeente met niet meer dan inwoners minstens 3 verschillende maatschappelijke geledingen opgeroepen moeten worden om één of meerdere vertegenwoordigers voor te dragen als lid van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening. In een gemeente met meer dan en niet meer dan inwoners moeten minstens 4 verschillende maatschappelijke geledingen opgeroepen worden, in een gemeente met meer dan en niet meer dan inwoners minstens 5, en in een gemeente met meer dan inwoners minstens 6. Volgende maatschappelijke geledingen worden in ieder geval als onderling verschillend beschouwd: de maatschappelijke geleding vertegenwoordigd door één of meer milieu- en natuurverenigingen; de maatschappelijke geleding vertegenwoordigd door één of meer verenigingen van werkgevers of zelfstandigen met uitsluiting van verenigingen van handelaars of landbouwers; de maatschappelijke geleding vertegenwoordigd door één of meer verenigingen van handelaars; de maatschappelijke geleding vertegenwoordigd door één of meer verenigingen van landbouwers; de maatschappelijke geleding vertegenwoordigd door één of meer verenigingen van werknemers. Daarnaast mag geen onderscheid gemaakt worden tussen subgeledingen binnen die maatschappelijke geledingen. Dit betekent dat voor het voldoen aan het minimumaantal verschillende maatschappelijke geledingen geen maatschappelijke geleding in rekening kan worden gebracht die vertegenwoordigd is door verenigingen die zich richten tot dezelfde maatschappelijke doelgroep of een deel van dezelfde maatschappelijke doelgroep als de genoemde verenigingen. Onder verenigingen worden zowel verenigingen met rechtspersoonlijkheid als feitelijke verenigingen verstaan. Deskundigen Blijkens de voorbereidende werken bestaat de mogelijkheid om onder de maatschappelijke geledingen deskundigen aan te duiden. Het is evenwel niet omdat het aldus in de voorbereidende werken is opgenomen, dat zomaar iemand, die aangesteld wordt met de titulatuur deskundige, ook effectief als deskundige kan geacht worden erkend te zijn. Ook de deskundigheid zal m.a.w. moeten worden aangetoond en in dezelfde mate gemotiveerd. Dat hoeft niet noodzakelijk te gebeuren aan de hand van diploma s. Zo kan men door kennis van en ervaring met de feitelijke lokale toestand over een waardevolle terreindeskundigheid beschikken. Gezien de opdracht van een Gecoro voor iedere gemeente van zeer groot belang is, doordat de commissie een belangrijke rol speelt bij de totstandkoming van de plannen, is het, min noch meer, ABC GeCoRO - 5

6 een opdracht van behoorlijk bestuur om een behoorlijke (qua niveau van deskundigheid) deskundigen-vertegenwoordiging, samen te stellen. Minimum aantal deskundigen Er moet zonder meer worden vastgesteld dat de goede werking van het nieuwe decreet in zeer belangrijke mate samenhangt met de goede werking van de adviesorganen. Die goede werking wordt op haar beurt geconditioneerd door de deskundigheid die wordt verwacht van de betreffende commissies. Omdat het element deskundigheid niet op voldoende wijze in elke gemeente aanwezig kan zijn, is het uiteraard toegelaten dat een gemeente beroep kan doen op deskundigen van buiten de gemeente. In alle geval dient men voor ogen te houden dat de 1/4 verhouding van deskundigen, een minimumverhouding is die hoe dan ook een voorwaarde is die decretaal verankerd werd. De geldigheid van de werking van de Gecoro en van de procedures van opmaak hangt daarmee samen. Desbetreffend moet de minimumverhouding telkens worden berekend op het totaal aantal effectieve leden. Het geldt ook voor de plaatsvervangende leden. Als een Gecoro is samengesteld uit 14 effectieve leden, betekent dit dat er minimum 4 effectieve leden deskundigen moeten zijn en maximum 10 effectieve leden niet-deskundigen. Gewenste profiel van een Gecoro-lid Gecoro-leden moeten voeling hebben met wat in een gemeente leeft. Zij moeten voor een bepaalde maatschappelijke geleding herkenbaar en aanvaardbaar zijn als vertegenwoordiger. Terzelfdertijd moeten zij voldoende onafhankelijk zijn, zowel van politiek als van drukkingsgroepen. Dat houdt niet in dat a-politiek of volledige ongebondenheid een absolute voorwaarde is. Een gelinkt zijn met kan perfect samengaan met een voldoende afstand nemen van zodat er een effectieve ongebondenheid is. Zij moeten inzicht hebben in, minstens vertrouwd zijn met ruimtelijke ordening. In alle geval moeten zij bereid zijn zich ermee vertrouwd te maken. Zij moeten voldoende beschikbaarheid hebben om ambtelijke rapporten op een korte tijd door te nemen, zich een inhoudelijk beeld te vormen van een bepaalde ruimtelijke problematiek, er over te vergaderen om tot een advies te komen dat in overeenstemming is met de reglementering. Zij moeten communicatievaardig zijn. Luisterbereidheid zonder vooringenomenheid is essentieel. Zij moeten evenwichtig zijn. Zij moeten zich aan termijnen kunnen houden binnen dewelke die advisering vereist is. Zij moeten het heden kunnen overstijgen om, als het ware visionair, de beste langetermijnopties te kunnen indenken en zich er een concreet beeld van trachten te vormen evenals van de randvoorwaarden en voorschriften die een uitwerking, zoals beoogd, kunnen garanderen. Zij moeten beseffen dat ruimte beperkt en onvermenigvuldigbaar is. Ruimte is een schaars goed. Schaarse goederen zijn duur. Projecten hebben dikwijls een grote financiële weerslag. Waarmee ze bezig zijn, gaat soms om veel geld. Geld is macht. Het tracht te sturen. Het tracht daar ook de politiek voor te gebruiken. Het groter geheel wordt uit het oog verloren. Dat groter geheel, met o.m. het Ruimtelijk Structuurplan Vlaanderen (RSV) en de provinciale en gemeentelijke ABC GeCoRO - 6

7 structuurplannen, zijn belangrijk. Een Gecoro-lid moet precies steeds die grotere gehelen bij elk advies voor ogen houden en elk advies in functie daarvan uitbrengen. Fundamentalisme is daarbij niet de juiste houding. Het is een voordeel indien een kandidaat-lid voldoet aan het gewenste profiel en terzelfdertijd in feite als vertegenwoordiger van meerdere maatschappelijke geledingen kan worden aanzien. Onverenigbaarheden Het decreet bepaalt zowel voor de Vlacoro en de Procoro s als voor de Gecoro s dat er een onverenigbaarheid is met het lidmaatschap van adviescommissies inzake ruimtelijke ordening van andere bestuursniveaus. Men kan m.a.w. slechts op één bestuurlijk niveau lid zijn van een adviescommissie inzake ruimtelijke ordening. Het houdt in dat wie lid is van de Vlacoro, uitgesloten is van lidmaatschap van alle andere adviesorganen inzake ruimtelijke ordening. Men kan wel tezelfdertijd lid zijn van verschillende Procoro s of van diverse Gecoro s. Men blijft dan immers binnen hetzelfde bestuurlijk niveau. Zo is het ook denkbaar dat een gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar in de eigen gemeente vast secretaris (of deskundig lid) is van de Gecoro en in de Gecoro van een (of meer) buurgemeenten als deskundige zetelt. Procedure De gemeenteraad benoemt de voorzitter, de leden, de plaatsvervangers en de vaste secretaris van de Gecoro. De gemeenteraad benoemt de leden van de betrokken Gecoro. Die benoeming moet door de gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Vlaamse regering. Tegelijkertijd met de betekening door de gemeenteraad van die benoeming aan de Vlaamse regering, wordt het besluit ook aan de bestendige deputatie overgemaakt. Binnen de 14 dagen na ontvangst ervan, moet de bestendige deputatie hierover bij de Vlaamse regering advies uitbrengen. Die termijn is een vervaltermijn. Dat houdt in, dat wanneer er geen advies is binnen die termijn, aan die adviesvereiste mag worden voorbijgegaan. De Vlaamse regering zal, na het advies van de bestendige deputatie, haar beslissing nemen én verzenden aan het college van burgemeester en schepenen binnen 30 dagen na de betekening ervan aan de regering. Doet ze dat niet, dan wordt de beslissing van de gemeenteraad geacht te zijn goedgekeurd! Ingevolge die uiterst strikte termijnen is het noodzakelijk dat een gemeenteraad de toeziende overheden toelaat een nuttige controle uit te voeren op die belangrijke aanstelling. Daarom precies is de motivering van het aanstellingsbesluit zo belangrijk. De gemeente die op een andere wijze handelt, holt de toezichtsbevoegdheid uit. Tijdstip van de aanstelling In principe wordt een commissie voor ruimtelijke ordening vernieuwd na de vernieuwing van de raad waardoor de commissie is aangesteld bij het begin van een nieuwe legislatuur. Het mandaat van een Gecoro-lid duurt dan ook zes jaar en loopt gelijk met de legislatuur van de gemeenteraad. De samenstelling van de eerste commissies dient plaats te vinden tegen uiterlijk op 1 mei 2001 in de gemeenten waar er nog geen ontwerp van ruimtelijk structuurplan is voorgelegd aan de gemeentelijke of regionale commissie van advies of waar al een definitief vastgesteld en goedgekeurd structuurplan bestaat. ABC GeCoRO - 7

8 Is er wel reeds een ontwerp van structuurplan voorgelegd aan de commissie van advies, dan werkt die bestaande commissie de procedure verder af en dient de Gecoro haar werkzaamheden aan te vatten op het moment van de goedkeuring van gemeentelijk structuurplan door de bestendige deputatie of de Vlaamse regering. De bestaande commissie van advies houden op te bestaan van zodra de Gecoro aantreedt. Huishoudelijk reglement en praktische werking Het is in het belang van een goede samenwerking tussen de adviescommissie en de overheid waardoor ze werd opgericht, om duidelijke afspraken te maken. Een "afsprakennota" waarin een aantal zaken geregeld worden kan hier duidelijkheid brengen en wederzijdse frustraties voorkomen. Best wordt hierin o.m. bepaald welke documenten ter beschikking worden gesteld en op welke wijze, waar vergader- en andere noodzakelijk ter beschikking zijnde infrastructuur beschikbaar is en welke precies, verplaatsingskosten van de leden, verzekeringen, vergoedingen, Duidelijke afspraken maken goede vrienden is een adagium dat ook hier geldt. Het voorkomt frustraties. Het maakt een aantal zaken tevens transparanter en daardoor impliciet ook democratischer. De eigenlijke interne werking van de commissie wordt geregeld door het door haar op te stellen huishoudelijk reglement. De gemeenteraad keurt dit reglement (en de gebeurlijke wijzigingen ervan) goed op voorstel van de Gecoro. De commissie neemt haar huishoudelijk reglement met eenparigheid van stemmen aan. Het kan ook slechts met eenparigheid van stemmen gewijzigd worden. Volgens het uitvoeringsbesluit over de Gecoro s regelt het huishoudelijk reglement minstens: 1. de wijze van agenderen met inbegrip van de mogelijkheid van leden om onderwerpen te laten agenderen; 2. de wijze van uitnodigen met inbegrip van de minimumtermijn die gerespecteerd moet worden; 3. op welke manier leden vóór de vergadering kennis krijgen of kunnen nemen van documenten die relevant zijn voor de onderwerpen die op de vergadering behandeld worden; 4. de wijze van notuleren; 5. de wijze van formuleren van de adviezen met inbegrip van minderheidsstandpunten; 6. de oprichting en werking van interne werkgroepen. De Gecoro beschikt over een permanent secretariaat dat ter beschikking wordt gesteld door de gemeenteraad. Ook hiervoor worden best duidelijke afspraken gemaakt om frustraties bij zowel commissieleden als secretaris te vermijden. Er is een vaste, niet stemgerechtigde secretaris. Nadere regels voor de werkwijze Het uitvoeringsbesluit over de Gecoro s bepaalt dat de commissie vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar. De voorzitter moet de commissie bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de provincieraad of de bestendige deputatie, respectievelijk de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de leden van de commissie. De voorzitter van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening dient deze commissie ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar. ABC GeCoRO - 8

9 Elk lid van de commissie dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. De commissie kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de commissie op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen 24 uur na de eerste plaatsheeft. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. De commissie kan voor de behandeling van een onderwerp al de nodige instanties en personen of betrokkenen uitnodigen voor een toelichting en een eventuele bespreking van het onderwerp. Die personen mogen evenwel de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden met toepassing van het derde lid. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover. De commissie kan, onverminderd de wettelijke regels inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beslissen dat een vergadering geheel of gedeeltelijk openbaar wordt gehouden. In dat geval mogen evenwel de niet-leden, andere dan de personen die zijn uitgenodigd voor een toelichting en de vertegenwoordigers van de politieke fracties, niet deelnemen aan de besprekingen, noch aan de beraadslaging over het advies en de stemming erover. Het huishoudelijk reglement van de commissie kan bepalen dat over het geheel of gedeeltelijk openbaar houden van een vergadering beslist wordt bij bijzondere meerderheid of met eenparigheid van stemmen. Een lid dat een persoonlijk belang heeft bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen. Plaatsvervanging Elk lid, blijkens het decreet behoudens de voorzitter, heeft een plaatsvervanger. De plaatsvervangers vervangen het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet. Blijkens de voorbereidende werken is het tevens (uiteraard) de bedoeling dat de plaatsvervangende leden optreden voor een (effectief) lid dat niet op de vergadering kan aanwezig zijn. Het plaatsvervangend lid is uiteraard ook stemgerechtigd. Een plaatsvervanger kan maar goed werk leveren, d.w.z. op elk ogenblik inspringen zoals wordt verwacht, als hij ook op elk ogenblik wordt ingelicht. De logica is dan ook dat elke plaatsvervanger ook alle stukken ontvangt en aldus op de hoogte is en blijft. Vergoeding van Gecoro-leden In het decreet is niets voorzien over de vergoeding van Gecoro-leden. In de voorbereidende werken is er evenmin enige aanwijzing over terug te vinden. Uit de voorgaande toelichting blijkt hoe belangrijk de werking van een Gecoro is, niet alleen in functie van een goede ruimtelijke ordening, ook in functie van een goede werking van democratie en subsidiariteit. Ondanks de voordracht door maatschappelijke geledingen, is de onafhankelijkheid van het commissielid van uitermate groot belang. Die onafhankelijkheid is slechts gewaarborgd mits een ABC GeCoRO - 9

10 duidelijk statuut en een aangepaste én aantrekkelijke vergoeding, die de onafhankelijkheid en de objectiviteit waarborgt. Daarom bepaalt het uitvoeringsbesluit over de Gecoro s dat aan de commissieleden presentiegelden, reis- en verblijfsvergoedingen worden toegekend, die ten laste komen van de werkingsmiddelen die de gemeenteraad aan de commissie ter beschikking stelt. Het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Het lijkt gepast dat de voorzitter, die een deskundige moet zijn, een vergoeding zou ontvangen die gelijk staat aan het uurloon van een deskundige uit de sector. Hiervoor zijn de vergoedingen gekend. Er moet bovendien rekening worden gehouden met de vaststelling dat een voorzitter niet alleen de vergadering leidt en modereert, maar ze ook voorbereidt. Dat vergt een eigen, extra te vergoeden tijdsbesteding. Voor de Gecoro-leden zelf kan een vergoeding/zitpenning worden voorzien die zich hieraan spiegelt en die er tevens rekening mee houdt dat een effectief uitgeoefend lidmaatschap niet alleen het bijwonen van de vergaderingen vereist, maar ook de voorbereiding ervan, met inbegrip, indien noodzakelijk, van plaatsbezoeken om zich een beter inzicht te vormen van het voorgelegde probleem. Wil men de onafhankelijkheid, objectiviteit, en democratische inslag van de commissies waarborgen, dan moet de prijs betaald worden die de nodige garanties inbouwt. Die zal er o.m. ook voor zorgen dat er voldoende kandidaten ter beschikking zijn om de vele te begeven functies op een verantwoorde en deskundige wijze in te vullen. De goede werking van deze (althans zoals ze nu decretaal is opgevat) nieuwe instelling en het belang ervan vereisen de (financiële) inspanning die hiervoor wordt gesuggereerd. Permanent secretariaat en werkingsmiddelen Om hun goede werking te verzekeren wordt de Gecoro een permanent secretariaat ter beschikking gesteld waarvoor op de gemeentelijke begroting de nodige middelen voor de werking worden voorzien. Het lijkt hier te gaan om een nieuwe, tot op heden niet bestaande functie. De opdracht ervan zal vermoedelijk in belangrijke mate samenvallen met die van de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaren. De functie kan evenwel moeilijk ondergewaardeerd worden. Van daaruit zal immers in belangrijke mate de planningstimulans, het planningsdenkwerk, en het plannings-inzicht en -uitzicht gestalte worden gegeven. Van daaruit zullen bakens worden gezet en verzet. De wijze en de omvang van de middelen die eraan ter beschikking zullen worden gesteld op de begroting, zullen een signaal zijn m.b.t. het te voeren beleid. Volgens het uitvoeringsbesluit over de Gecoro s kan het huishoudelijk reglement van de commissie nadere regels bevatten voor het beheer van de werkingsmiddelen van de commissie. De voorzitter brengt over het beheer van de werkingsmiddelen jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad, en aan de overige leden van de commissie. Het verslag heeft betrekking op het afgelopen kalenderjaar en wordt uitgebracht vóór 1 april van het daaropvolgende jaar. Het college van burgemeester en schepenen, kan de voorzitter ook om een tussentijds verslag verzoeken. Het tussentijds verslag wordt uitgebracht binnen één maand na het verzoek. Binnen de perken van de werkingsmiddelen, verminderd met het bedrag nodig voor de presentiegelden, reis- en verblijfskosten, en op verzoek van de commissie, sluit de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, de contracten met externe deskundigen voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken. Een advies opbouwen Hoe bouwt de Gecoro een advies op? Wat is daar voor nodig? ABC GeCoRO - 10

11 Een leidraad moet zijn dat er geen uitzicht is zonder inzicht. Wat wordt daarmee bedoeld? Voor alles moet een adviesorgaan precies weten wat van het advies verwacht wordt. Wat is precies de inhoud van de vraagstelling (1)? Tweede voorwaarde is dat nagegaan wordt of men alle informatie heeft bekomen die men nodig heeft om het advies te kunnen verstrekken (2). Best is dat een aanstiplijst wordt opgesteld van alle gegevens die noodzakelijk zijn om de vraagstelling te kunnen onderzoeken en dat aan de hand daarvan wordt opgevraagd wat noodzakelijk is en nog ontbreekt in het dossier (3). De inhoud van het dossier zal anders zijn naargelang het advies betrekking heeft op bestemmen, op inrichten of op beheren. Elk advies begint vervolgens met de formulering van de adviesvraag zoals het adviesorgaan ze heeft begrepen en beantwoord (a). Daaraan wordt de inhoudsopgave toegevoegd van de documenten die men heeft ontvangen, gebeurlijk van degene die men niet heeft bekomen en waarmee men geen rekening heeft kunnen houden (b). De besprekingsverslagen maken deel uit van het advies (c). Tenslotte wordt in functie van de gestelde vraag een duidelijk antwoord (advies) geformuleerd waarbij er op gelet wordt dat het advies op een inhoudelijk afdoende wijze is onderbouwd of gemotiveerd (d). Hiermee wordt een motivering bedoeld die een expliciete verwijzing inhoudt naar de wet van 29 juli 1991 betreffende de algemene motivering van de bestuurshandelingen. Er dient te worden onderlijnd dat subsidiariteit slechts kan werken mits motivering die afdoende is, d.w.z. overtuigend. Daarom is het een impliciete verwijzing naar de rechtspraak hierover van de Raad van State. Doordat het adviesorgaan een integrerend, decretaal geregeld, onderdeel is in de besluitvorming van de overheden van wie de bevoegdheid zelf gebaseerd is op het subsidiariteitsprincipe, is het van belang dat de adviezen zelf op een inhoudelijk afdoende wijze zijn onderbouwd. Recht op informatie Het is duidelijk dat om de beoogde resultaten te bereiken de openbaarheid van bestuur geen alibi kan, noch mag zijn om het adviesorgaan niet alle informatie te bezorgen die noodzakelijk is voor de advisering. Het adviesorgaan is een partner van de overheid. Het heeft daarom recht op alle informatie. Anderzijds is het ook gehouden door de plicht tot discretie. Het spreekt voor zichzelf dat wie aanvaardt deel uit te maken van een adviesorgaan, de consequenties hiervan aanvaardt. D.w.z. dat men zich discreet opstelt, dat men oog heeft voor de regels van de bescherming van de privacy, dat hetgeen men via het orgaan waarvan men deel uitmaakt, verneemt, vertrouwelijk is en zonder meer geen gespreksonderwerp voor andere gelegenheden dan in het adviesorgaan. Het houdt ook in dat men aanvaardt dat men slechts een advies verstrekt. Dat houdt in dat men tevens aanvaardt dat anderen beslissen, mede op basis van het advies, maar daarom niet altijd noodzakelijk volledig overeenkomstig het advies. Leden van een adviesorgaan hebben dan ook een duidelijke eigen deontologie. Met de informatie waarover zij beschikken zullen ze met kiesheid omgaan. Anders wordt samenwerking onmogelijk. De werking van het adviesorgaan wordt vergemakkelijkt naargelang de leden van het orgaan een beter inzicht hebben in die deontologie en er een duidelijk huishoudelijk of werkingsreglement is en een afsprakennota met de overheid zelf waarin de respectieve afspraken en deontologische regels zijn opgenomen. (Dit is de geactualiseerde versie van het artikel: SEBREGHTS, H., "De gemeente in het nieuwe decreet ruimtelijke ordening (3): de adviesraad. Het ABC van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening", De Gem., 1999, nr. 12, ) ABC GeCoRO - 11