Stichting Beweging 3.0 Raad van bestuur Postbus GD AMERSFOORT

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus DA Heerlen Stichting Beweging 3.0 Raad van bestuur Postbus GD AMERSFOORT Stadsplateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Onderwerp bevindingen aangekondigd inspectiebezoek Stichting Beweging 3.0 locatie Nijenstede Inlichtingen bij N.N. ri.utrecht@igz.nl Bijlagen 2 Geachte raad van bestuur, Op 27 januari 2017 heeft de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: inspectie) een aangekondigd bezoek gebracht aan woonzorgcentrum Nijenstede (hierna: Nijenstede) van Stichting Beweging 3.0 (hierna: Beweging 3.0). Het bezoek is uitgevoerd door N.N., coördinerend specialistisch inspecteur en ondergetekende. Het bezoek vond plaats in het kader van het verscherpt toezicht op Beweging 3.0 van 13 oktober 2016 tot en met 13 juni In deze brief informeert de inspectie u over haar bevindingen. Doel Doel van dit bezoek was het nagaan van de voortgang van de verbeteracties naar aanleiding van het verscherpt toezicht over Beweging 3.0. Om inzicht te verkrijgen hoe Beweging 3.0 op Nijenstede verbeteringen doorvoerde en borgde, raadpleegde de inspectie verschillende informatiebronnen: gebiedsmanager, teammanager en praktijkondersteuner; uitvoerende medewerkers; cliëntenraad; behandelaars: een specialist ouderengeneeskunde (hierna SO) en een ergotherapeute; tijdens de terugkoppeling: de voorzitter van de raad van bestuur, de bestuursadviseur, een kwaliteitsadviseur; Beschrijving locatie Nijenstede heeft 175 plaatsen en biedt zorg aan ouderen met somatische problematiek, psychogeriatrische problematiek en volwassenen met nietaangeboren hersenletsel (NAH). Daarnaast wordt vanuit deze intramurale setting extramurale zorg geleverd in de directe omgeving van de locatie. Dit bezoek was gericht op de woongroepen voor cliënten met psychogeriatrische problematiek (hierna; woongroepen). Pagina 1 van 9

2 Binnen Nijenstede zijn vier gesloten woongroepen voor (in totaal) 44 cliënten met psychogeriatrische problematiek met een ZZP 5 of 7. De woongroepen hebben 13, 10 of 8 cliënten. Nijenstede beschikt over een restaurant, bibliotheek en kapper waar ook de cliënten van de woongroepen gebruik kunnen maken. Bevindingen algemeen Nijenstede organiseerde in de afgelopen periode medewerkerbijeenkomsten en familieavonden. Tijdens de familieavonden besprak het management met familie de ervaren zorgen, gaf een toelichting op het plan van aanpak en luisterde naar de op- en aanmerkingen van families. Op deze avonden ervaarden management en medewerkers dat de betrokkenheid van familie toenam. In de medewerkerbijeenkomsten en overige overlegvormen ervaarden medewerkers dat het management (weer) naar hen luisterde. Medewerkers gaven op een afdeling bijvoorbeeld aan dat cliënten en collegae last hadden van de (grote en diverse) inzet van invalkrachten. Daarop stuurde het management op een kleinere en vaste invalgroep voor deze afdeling. De gebiedsmanager van Nijenstede stuurde voorheen zelfstandig de locatie en alle medewerkers aan. Sinds 1 december 2016 kreeg hij ondersteuning van een teammanager. Deze was nu de direct leidinggevende voor de medewerkers van een of meerdere afdelingen. Een tweede teammanager start medio april De gebiedsmanager en teammanager sluiten aan bij teamoverleggen. Medewerkers worden uitgenodigd hun dilemma s te delen en mee te denken in oplossingen. Met de input van medewerkers bespreekt men in het managementoverleg wat er nodig is om bij te sturen. Daarin onderzoeken de betrokkenen ook hoe de zelfsturing binnen de teams het beste vorm gegeven kan worden. Alle gesprekspartners gaven aan dat zij vinden dat de randvoorwaarden voor het leveren van goede en veilige zorg zijn verbeterd (aansturing, bezetting, deskundigheid). De organisatie moet de komende tijd nog wel wat verbeterslagen gaan maken conform het eigen plan van aanpak. De borging van verbeteracties is voor alle betrokkenen een punt van aandacht. Pagina 2 van 9

3 Kwaliteit en veiligheid De gebiedsmanager vertelde dat hij conform het Beweging 3.0-brede plan van aanpak, op Nijenstede stuurde op de gewenste verbeteringen. Hij maakte een kwaliteitsplan voor de locatie Nijenstede. Dit kwaliteitsplan gebruikte de gebiedsmanager als agenda tijdens bijeenkomsten van de kwaliteitsteams. Het kwaliteitsplan diende tevens als verbeterregister. In de verdere ontwikkeling en gebruik van het kwaliteitsplan, zullen leden van het kwaliteitsteam deze aanvullen met inhoudelijke gegevens en een jaarplanning. In het kwaliteitsplan lag de prioriteit met name op het thema medicatieveiligheid. Nijenstede deed wekelijks zelf checks op dit thema en in november 2016 voerde de stafafdeling van Beweging 3.0 een audit uit op dit thema. Uit het auditverslag en de checklisten van de wekelijkse checks, bleek dat Nijenstede verbeteracties doorvoerde op basis van de eigen bevindingen uit de audit en wekelijkse checks. Vanuit het plan van aanpak en het verscherpt toezicht op Beweging 3.0 was het volgens de gebiedsmanager belangrijk om de rust te bewaren: er moet veel en niet alles kan tegelijk. De gebiedsmanager gaf aan dat hij de veranderingen doseerde en zorgde bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers goede instructies kregen over het werken met het elektronisch cliëntdossier. Analyse incidenten Nijenstede stond in de beginfase van het ontwikkelen van een gedegen analyse van incidenten en het bepalen en uitvoeren van passende verbetermaatregelen. Medewerkers deden afgelopen periode meer meldingen over medicatie. Medewerkers vertelden dat er relatief veel medicatieincidenten in de avond plaats vonden. Met de extra bezetting nam het aantal meldingen in de avonduren af. Cliëntenraad en cliëntgerichtheid De cliëntenraad vertelde dat zij meer kwaliteit van zorg ervaarden door de ingezette veranderingen. Voor medewerkers was duidelijker wat van hen verwacht werd. Doordat de medewerkers weer aansturing kregen en wisten waar ze met vragen terecht konden, was voor medewerkers meer tijd beschikbaar gekomen om aandacht aan de cliënten te besteden. Daarnaast zorgde de inzet van een extra medewerker per woongroep, voor meer toezicht. Cliëntvertegenwoordigers gaven aan dat zij vonden dat de veiligheid op de woongroepen daardoor toenam. Medewerkers gingen, ondanks alle veranderingen nog steeds enthousiast en bevlogen met cliënten om. Volgens de cliëntenraad was voor de inzet van vrijwilligers en mantelzorgers een omslag gaande. De cliëntenraad gaf aan dat vrijwilligers weer wat wilden bijdragen, omdat zij nu wat konden betekenen náást de personele bezetting die de dagelijkse zorg verzorgde. Voorheen waren medewerkers soms afhankelijk van de vrijwillige inzet van vrijwilligers en mantelzorgers. De cliëntenraad voelde zich goed geïnformeerd en vond dat zij serieus werd genomen door het management. Het management besprak de veranderingen en het plan van aanpak met de cliëntenraad. De raad ervaarde dat zij meer dan voorheen de gelegenheid kreeg aandachtspunten vanuit de cliëntenraad bespreekbaar te maken. Een van de punten die de cliëntenraad op dit moment bespreekbaar maakte is het terugdringen van administratieve lasten voor medewerkers. Pagina 3 van 9

4 Cliëntdossier Alle gesprekspartners gaven aan dat de kwaliteit van het (methodisch werken met het) cliëntdossier verbetering behoefde. Uit de gesprekken en de dossierinzage, zag de inspectie dat medewerkers gestart waren met het invullen en verbeteren van de kwaliteit van het cliëntdossier. Nog niet alle cliëntdossiers hadden echter een ingevulde levensgeschiedenis en actuele risicoanalyses. De komende periode zal aandacht nodig zijn voor het verder werken aan de kwaliteit van de inhoud van het cliëntdossier en het methodisch werken met cliënten op basis van doelen en acties. Een eerste aanzet was gedaan om binnen het bestaande systeem (Caress) verbeteringen aan te brengen. Eerst verantwoordelijk verzorgenden kregen meer tijd om te zorgen dat de dossiers up to date bleven. De benodigde tijd werd nu ingeroosterd. Personeel en deskundigheidsbevordering Personele inzet Op de woongroepen voor cliënten met psychogeriatrische problematiek werken helpenden, huiskamermedewerkers, verzorgenden-ig en verpleegkundigen. Per afdeling bestaande uit twee woongroepen werken op de dag en in de avond minimaal een verzorgende IG, een helpende en een huiskamer medewerker. Binnen elke dienst is minimaal een verpleegkundige voor de locatie aanwezig en op afroep beschikbaar voor de afdelingen. Activiteitenbegeleiders zorgen voor activiteiten in het restaurant en in de huiskamers van de woongroepen. Formatie, verzuim en opleiding Beweging 3.0 stelde voor deze locatie een bezetting in van 110% om het verzuim van (gemiddeld) 11 % te compenseren. Nijenstede zorgde in de afgelopen periode voor het aantrekken van nieuw personeel. Per februari 2017 is alle vacatureruimte ingevuld. In de werving gebruikte de teammanager media zoals linkedin en Facebook. De raad van bestuur wil deze moderne wijze van werving breder binnen de organisatie gebruiken. De verpleegkundigen op Nijenstede kregen de rol als kartrekker. Verpleegkundigen ondersteunden de teams in het werken aan kwaliteit en toetsten de kwaliteit van zorg. Daarnaast startte Nijenstede op de woongroepen met een huiskamerdienst. Medewerkers moeten in relatief korte tijd veel verbeteringen doorvoeren en hebben te maken met nieuwe collega s en een relatief hoog verzuim. Deskundigheid medewerkers Nijenstede zorgde in de afgelopen periode dat medewerkers met name op het thema medicatieveiligheid verplichte scholing ontvingen. Medewerkers moesten aan een verplichte toets voldoen om medicatie te mogen delen. Medewerkers gaven aan dat zij ondanks dit verplichte karakter, vooral uit zichzelf wilden voldoen aan de opleiding- en bekwaamheidseisen. Medewerkers bespraken casuïstiek (soms naar aanleiding van audits) om met elkaar te reflecteren en te leren. Medewerkers benoemden dat zij het leren van casuïstiek en/of incidenten niet meer als controlemoment ervaarden maar als leermoment. De artsen namen deel aan een Verenso-visitatie. De SO vertelde dat de artsen van Beweging 3.0 zochten naar een beter kwaliteitsinstrument voor de eigen visitatie. Pagina 4 van 9

5 Dagbesteding Nijenstede zorgde voor de organisatie van diverse activiteiten binnen de locatie voor alle bewoners. Medewerkers en behandelaars vertelden dat de activering van cliënten op de woongroepen verder verbeterd kon worden. Medicatieveiligheid In de afgelopen periode zorgde Nijenstede voor de implementatie van de bestaande procedure medicatiedistributie. Verder bracht de gebiedsmanager het aantal apotheken terug waarmee Nijenstede samenwerkte. Medewerkers parafeerden alle toedienmomenten op de medicatietoedienlijsten en voerden een dubbele controle uit van risicovolle medicatie. Medewerkers pasten de inhoud van de baxterzakjes niet aan. Verder was de registratie van de werkvoorraad en de voorraad medicatie die onder de opiumwetgeving viel op orde. Vrijheidsbeperking en multidisciplinaire samenwerking Traject Moeilijk Hanteerbaar Gedrag Nijenstede zat in de beginfase van de invoering van het traject Moeilijk Hanteerbaar Gedrag (hierna: MHG). Medewerkers kregen scholing over de invloed van hun eigen gedrag en bejegening in relatie tot onbegrepen gedrag van cliënten. Medewerkers en management vertelden dat medewerkers hierdoor bewuster werden van de invloed van hun eigen gedrag. Nog niet alle teams waren gestart met deze scholing. Medewerkers vertelden dat zij naast de cursus MHG meer overlegmomenten hadden over onbegrepen gedrag van cliënten. Multidisciplinaire samenwerking Medewerkers en behandelaars vertelden dat de onderlinge samenwerking verbeterde. Volgens hen kwam dit doordat zowel medewerkers als behandelaars vanuit het traject MHG met dezelfde insteek werkten en keken naar vragen over onbegrepen gedrag. De behandelaars vertelden dat zij nu meer betrokken werden bij het werken aan kwaliteit via kwaliteitscommissies. De SO sloot aan bij het managementoverleg. Dit overleg met het management, de SO en een kwaliteitsmedewerker vond tot heden eenmaal plaats in aanwezigheid van de SO. Toepassing vrijheidsbeperking De besluitvorming en toepassing van vrijheidsbeperkende middelen en maatregelen gebeurde conform de werkafspraken. Volgens de zorgmedewerkers waren afspraken hierover vastgelegd in het medisch dossier van elke cliënt. De besluitvorming over vrijheidsbeperking vond multidisciplinair plaats in MDO s. Tijdens gedragsspreekuren evalueerden medewerkers en behandelaars samen de inzet van vrijheidsbeperking. Het zorgleefplan bevatte de afspraken en besluiten over vrijheidsbeperking per cliënt. In de afweging van vrijheidsbeperkende middelen en maatregelen merkten de behandelaars op dat de activering van de cliënten nog aandacht nodig had. Zij zagen dat de hoeveelheid activiteiten voor cliënten wel verbeterde. Daarnaast zorgde Nijenstede voor de uitvoering van een beweegplan voor cliënten. Volgens de behandelaars was er meer activiteitenbegeleiding nodig. Pagina 5 van 9

6 Tot slot De inspectie geeft met deze rapportbrief geen oordeel over de normen. De inspectie constateerde tijdens dit bezoek dat Beweging 3.0 op locatie Nijenstede verbeteringen realiseert conform de Beweging 3.0-brede aanpak. Er is een duidelijke ontwikkeling van verbeteracties ingezet waarbij de verbinding tussen management, medewerkers en behandelaars verbetert. Nijenstede stuurde op het verbeteren van de randvoorwaarden om medewerkers hun werk goed te kunnen laten doen. In korte tijd bracht deze locatie de formatie op orde. Daarbij behoudt Nijenstede een relatief hoog verzuim. In de nabije toekomst zal aandacht nodig zijn voor de verbeteringen op overige thema s (bijvoorbeeld cliëntdossier en methodisch werken). Verder behoeft de borging van ingezette verbeteracties en maatregelen aandacht. De inspectie verwacht u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, N.N., senior inspecteur Pagina 6 van 9

7 Bijlage 1 Geraadpleegde documenten De inspectie heeft de onderstaande documenten gebruikt bij het uitvoeren van het inspectiebezoek en bij het opstellen van dit rapport. De inspectie heeft de documenten niet in hun totaliteit beoordeeld, maar op specifieke onderwerpen doorgenomen. - Audit medicatie locatie Nijenstede; d.d ; - Checklist medicatieveiligheid; d.d ; - Checklist medicatieveiligheid; d.d ; - Kwaliteitsplan Nijenstede IGZ ; Pagina 7 van 9

8 Bijlage 2 Overzicht wet- en regelgeving, veldnormen, circulaires en rapporten Wetgeving: Wet langdurige zorg (Wlz). Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG). Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo): Wijzigingswet Burgerlijk Wetboek. Wet klachtrecht cliënten zorgsector (Wkcz) 1. Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wmcz). Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet Bopz). Besluit langdurige zorg. Uitvoeringsbesluit Wkkgz. Besluit klachtenbehandeling Bopz. Besluit rechtspositieregelen Bopz. Besluit middelen en maatregelen Bopz. Besluit patiëntendossier Bopz. Besluit vaststelling van de minimumeisen voor de (verplichte) meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling. Veldnormen: Beleidsdocument veilig melden, KNMG, Handreiking werkvoorraad geneesmiddelen, ActiZ, GGZ Nederland, VGN, Handreiking Veilige principes in de medicatieketen, ActiZ, KNMP, NVZA, Verenso, BTN, LHV, LOC, NHG, NPCF, V&VN, Intentieverklaring Zorg voor Vrijheid, samen naar minder vrijheidsbeperking, CG-raad, LOC-LPR, Platform VG, NIP-NVO, NVAVG, NVVA, Sting, V&VN, ActiZ, VGN en IGZ, Klachtenrichtlijn gezondheidszorg versie 3.0, KNMG, Kwaliteitsdocument 2013 Verpleging, Verzorging en Zorg Thuis. Landelijke instructie voor Toediening Gereedmaken van medicatie in verpleeg- en verzorgingshuizen, V&VN, Beroepscode van Verpleegkundigen en Verzorgenden, januari Richtlijn Overdracht van medicatiegegevens in de keten, ActiZ, GGZ Nederland, IGZ, KNMG, KNMP, LEVV, LHV, NFU, NHG, NICTIZ, NPCF, NVVA, NVZ, NVZA, Orde, V&VN, VWS, ZN, FNT, NMT en VGN, RIVM Hygiënerichtlijnen voor verpleeghuizen en woonzorgcentra, Richtlijn Probleemgedrag, Verenso, Risicovolle medicatie in verband met dubbele controle, KNMG, Van incident naar fundament, Movisie, Circulaires en rapporten: Bulletin Het mag niet, het mag nooit: seksuele intimidatie door hulpverleners in de gezondheidszorg, IGZ, augustus De Wkkgz, die per 1 januari 2016 in werking is getreden, vervangt de Wkcz per 1 januari 2017 of zoveel eerder als de zorgaanbieder zijn klachtenregeling aan de Wkkgz heeft aangepast. Pagina 8 van 9

9 Cultuuromslag terugdringen vrijheidsbeperking bij kwetsbare groepen in langdurige zorg volop gaande, duidelijke ambities voor 2011 nodig, IGZ, december De dagelijkse bezetting en kwaliteit van zorg in instellingen voor langdurige zorg, Nivel, Extra inspanning noodzakelijk voor terugdringen vrijheidsbeperking in langdurige zorg, IGZ, Medicatieveiligheid flink verbeterd in herbeoordeelde instellingen langdurige zorg en zorg thuis, IGZ, Richtinggevend kader vrijheidsbeperking, VWS, 26 maart Pagina 9 van 9