BROCHURE JEUGDBELEID. Informatiebrochure voor de badmintonvereniging die een (nieuw) jeugdbeleid wil opstellen

Transcriptie

1 BROCHURE JEUGDBELEID Informatiebrochure voor de badmintonvereniging die een (nieuw) jeugdbeleid wil opstellen mei 2012

2 INHOUD COLOFON Deze brochure is eigendom van Badminton Nederland. Het is voor lidverenigingen van Badminton Nederland toegestaan tekst uit deze brochure over te nemen voor publicaties in de vereniging. Gebruik voor andere doeleinden is alleen toegestaan na verkregen schriftelijke toestemming. mei 2012 Badminton Nederland Postbus CJ Nieuwegein Jeugdbeleid 2

3 1. Stap voor stap De meeste badmintonverenigingen met een jeugdafdeling beschikken wel over iets wat jeugdbeleid kan worden genoemd. Het idee achter zo'n beleidsplan is meestal om alle zaken met betrekking tot de jeugd voor eens en voor altijd goed te regelen. Aanleiding voor de beslissing om een jeugdbeleid op te stellen of een bestaand jeugdbeleid aan te passen is vaak het idee dat het niet zo goed gaat met de jeugdafdeling. De vereniging kampt bijvoorbeeld met veel jeugdspelers die stoppen of overstappen naar een andere badmintonvereniging, onvoldoende of ongemotiveerd kader, slechte trainingsopkomst of onvoldoende deskundigheid. Het opstellen of aanpassen van jeugdbeleid is dan een goed streven, maar door alles op papier te zetten is niet direct alles voor elkaar. Het is een middel voor de jeugdcommissie om heldere doelen te stellen en structuur aan te brengen, waardoor het nemen van de beslissingen over de jeugdafdeling worden gekaderd en het sturing geven aan de trainers, de begeleiders en de spelers wordt vereenvoudigd. In het jeugdbeleid(splan) beschrijft u als vereniging wat u met de jeugd wilt bereiken, waarom u dat wilt bereiken, hoe u het wilt bereiken en binnen welke tijd. Zodra er nieuwe ideeën ontstaan die betrekking hebben op de jeugdafdeling kunt u deze vervolgens toetsen aan het jeugdbeleid. Dit wil echter niet zeggen dat het jeugdbeleid een star document moet worden dat definitief bepaalt of een activiteit wel of niet wordt uitgevoerd; het jeugdbeleid is een dynamisch plan. Het verandert met de omgeving en de tijd mee en dient dus regelmatig tegen het licht te worden gehouden. Het jeugdbeleid is uniek voor elke vereniging, omdat het tot stand komt aan de hand van een aantal specifieke verenigingskenmerken. Badminton Nederland kan u daarom geen kant en klaar jeugdbeleidsplan voorleggen, maar helpt u in deze brochure met het doorlopen van een aantal stappen om uw jeugdbeleid te kunnen ontwikkelen. Kortom, een jeugdbeleidsplan is een houvast voor de vereniging als het gaat om het uitvoeren van bestaande activiteiten en het invoeren van nieuwe activiteiten. Daarnaast is het jeugdbeleid te gebruiken om u als vereniging en jeugdcommissie te verantwoorden voor datgene wat u doet. Allereerst naar personen binnen de vereniging zoals de (jeugd)leden, de trainer en nieuwe commissieleden. Daarnaast ook naar personen buiten de vereniging, zoals potentiële leden, de gemeente en sponsors. Het begin Om te beginnen moeten de initiatiefnemers de problemen beschrijven die aanleiding zijn voor het ontwikkelen of aanpassen van het jeugdbeleid; dit kan de jeugdcommissie zijn, het algemeen bestuur of bijvoorbeeld een ouder. Het eerste dat zij moeten doen is het op papier zetten van hun gedachten: hoe is een bepaald probleem ontstaan, wat is exact het probleem, wat zou eraan kunnen worden gedaan en waarom? De initiatiefnemers maken een globaal overzicht, waarna er een 'werkgroep jeugdbeleid' kan worden geformeerd die het jeugdbeleid gaat ontwikkelen. INLEIDING In deze brochure wordt er van uitgegaan dat de vereniging al jeugdgroepen heeft. Indien uw vereniging nog geen jeugdafdeling heeft en u deze op wil starten biedt deze brochure echter voldoende informatie en tips om beleidsmatig met de aankomende jeugd aan de slag te gaan. Werkgroep Geadviseerd wordt om de werkgroep zo divers mogelijk samen te stellen, bijvoorbeeld: - 2 bestuursleden (zowel uit het 'jeugdbestuur' als het algemeen bestuur) - 1 trainer(s) van de vereniging - 1 à 2 oudere jeugdleden (16-18 jaar, zij weten wat er speelt onder de jeugd) - 1 à 2 geïnteresseerde leden (bijvoorbeeld met kennis en ervaring in het opstellen van beleidsplannen of pedagogische kennis) - 1 ouder De initiatiefnemers kunnen ook deel uitmaken van deze werkgroep. Na een eerste inventarisatie van de zaken die aanleiding geven tot het ontwikkelen van het jeugdbeleid en het samenstellen van de werkgroep kan worden gestart met een quick scan van de jeugdafdeling. Jeugdbeleid 3

4 2 2. Analyse van de jeugdafdeling Als u heeft besloten om een jeugdplan te maken voor de jeugdafdeling is het goed om te weten vanuit welke situatie de jeugdafdeling naar de gewenste situatie wil toewerken. U heeft vast veel goede ideeën om uit te voeren en die aansluiten bij de problemen van de vereniging en jeugdafdeling. Het is raadzaam om eerst te bekijken wat de sterkten en zwaktes van de jeugdafdeling zijn en waar de kansen respectievelijk bedreigingen van en voor de jeugd liggen en daarna de ideeën uit te gaan werken. Met een quick scan van de (jeugdafdeling van de) vereniging is dit eenvoudig in kaart te brengen. 2.1 Interne analyse De quick scan begint met het maken en bekijken van de analyse van de jeugdafdeling en de vereniging zelf. Door op diverse onderwerpen de feiten op een rij te zetten wordt duidelijk wat de sterke punten zijn van de vereniging ten aanzien van de jeugd, maar ook wat de minder sterke punten zijn (verbeterpunten/zwaktes). De onderwerpen die in kaart gebracht moeten worden zijn (met enkele voorbeeld vragen): Verenigingsbeleid: wat is de missie, cultuur en doelstellingen van de vereniging in zijn geheel? Jeugdledenbestand: hoeveel jeugdleden heeft de vereniging, hoeveel jeugdleden kan de vereniging maximaal toelaten, hoe is de leeftijdsverdeling, verdeling meisjes/jongens? Jeugdcommissie: hoeveel leden telt de jeugdcommissie, hoeveel ouders helpen actief mee bij activiteiten, hoeveel trainers zijn er beschikbaar voor de jeugd? Cultuur: hoe is de balans recreatief en prestatief bij de jeugd, hoeveel procent van de jeugdleden heeft training, hoeveel procent van de jeugdleden speelt competitie? Accommodatie: wanneer speelt de jeugd en hoeveel banen zijn er dan beschikbaar? Communicatie: welke communicatiemiddelen worden gebruikt om de jeugdleden en hun ouders op de hoogte te brengen van de activiteiten, trainingen en dergelijke? Activiteiten: hoeveel activiteiten worden er specifiek voor de jeugd georganiseerd, hoeveel zijn wel/niet badmintongerelateerd, wat is de opkomst, hoe leuk vinden de jeugdleden de activiteiten? Hoe kunt u informatie verzamelen? Via (oude) beleidsplannen, de ledenadministratie, de website en jaarverslagen kunt u veel feiten boven tafel krijgen. Naast deze 'desk research' kunt u ook (oud-)bestuurders als de voorzitter en penningmeester interviewen als ook vragen stellen aan (jeugd)leden en ouders (bijvoorbeeld door middel van een enquête). 2.2 Externe analyse Voor een goed jeugdplan is het ook belangrijk om te weten hoe de vereniging en de jeugdafdeling er voor staan in de omgeving waarin zij zitten. Zo moet bekeken worden waar de kansen voor de jeugdafdeling liggen als de vereniging van plan is om meer jeugdleden te werven (bijvoorbeeld bij nabij gelegen basisscholen of buitenschoolse opvang). Maar er moet ook bekeken worden wat een bedreiging is voor de vereniging (zitten er andere sportverenigingen in de buurt?). Ook bij de externe analyse moeten bepaalde onderwerpen in kaart gebracht worden (wederom met enkele voorbeeldvragen): Accommodatie: is de accommodatie waar gespeeld wordt in eigen beheer, zijn er in de direct omgeving geschikte locaties voor buitenactiviteiten? Is er ruimte om te groeien? Gemeente: heeft de gemeente subsidies beschikbaar voor activiteiten voor jeugd? Onderwijs: zijn er basisscholen of middelbare scholen in de buurt van de verenigingsaccommodatie en hoeveel kinderen zitten er op? Is het mogelijk om met hen samen te werken? Wat is hun sportaanbod? Naschoolse en Buitenschoolse Opvang (NSO/BSO): is er in de nabije omgeving een NSO of BSO en hoe groot is deze? Welzijnsorganisatie: is er in de gemeente/wijk een welzijnsorganisatie actief en verzorgt deze ook sportaanbod? Sportverenigingen: welke sportverenigingen (en sporten) zitten er in dezelfde accommodatie, welke sportverenigingen zitten er nog meer in de gemeente (en bieden ook badminton aan)? Hoe hoog zijn de contributies van deze verenigingen. Wat krijgen de jeugdleden van deze verenigingen voor deze prijs? Wijk: in wat voor wijk zit uw sportvereniging en hoe is de demografische samenstelling van de bewoners (leeftijd, geslacht)? Hoe kunt u deze informatie verzamelen? Op internet kunt u heel veel informatie vinden over uw omgeving. Zo kunt u de scholen en verenigingen in en via uw gemeente opzoeken, maar via sites als funda.nl kunt u ook achterhalen hoe de samenstelling van uw wijk is. Soms kan een afdeling van de gemeente of een sportservicepunt u hier ook bij helpen. Met de quick scan van Badminton Nederland (werkdocument) kunt u eenvoudig uw vereniging en uw omgeving in kaart brengen. U beantwoordt vragen en heeft zo in een overzicht de sterkten en zwaktes van uw vereniging en de kansen en bedreigingen in uw omgeving. Met deze informatie kunt u een gedegen jeugdplan maken. Jeugdbeleid 4

5 3 3. De onderdelen van het jeugdbeleid Het jeugdbeleid is een onderdeel van het verenigingsbeleid, waardoor vergelijkbare aspecten hierin aan bod. Zoals er voor de vereniging omschreven moet zijn op welke groepen badmintonners de vereniging zich richt en wat voor verenigingscultuur er nagestreefd wordt, geldt dit ook voor de doelgroep jeugd. Het omschrijven van het jeugdbeleid is het beantwoorden van vragen als: - op welke doelgroepen jeugd (in leeftijd) richt de vereniging zich? - biedt de vereniging recreatief en/of competitief badminton aan? - staat bij de jeugd gezelligheid voorop, of juist de prestatie, of beide? - hoeveel jeugd kan de vereniging maximaal toelaten? - hoe is de begeleiding van de jeugd geregeld en wie doet dat? - op welke manier promoot de vereniging de activiteiten voor de jeugd? - hoe zorgt de vereniging ervoor dat de jeugd een band krijgt met de club en lid blijft? - wanneer speelt de jeugd? - hoe betrek je de ouders van de jeugd bij de vereniging? - hoeveel kosten de jeugdactiviteiten? Deze vragen vatten samen wat de onderdelen zijn van het jeugdbeleid en wel: missie en doelen, aanbod activiteiten, keuze werven en/of behoud jeugd, organisatie, accommodatie, communicatie en financiën. 3.1 Missie en doelen Het omschrijven van de doelgroep jeugd, wat je voor hen doet en met welke intentie is kort samen te vatten als de missie van de vereniging (ten aanzien van jeugd). Als de vereniging de quick scan heeft uitgevoerd is het mogelijk om antwoord te geven op deze vragen en zo in één zin samen te vatten wat het jeugdbeleid is: oftewel de missie. Aan de hand van drie vragen wordt een voorbeeld gegeven hoe je tot een missie kan komen: 1. Op welke doelgroep richt de vereniging zich? A: Jeugd van 6 tot en met 17 jaar. 2. Waar komen de jeugdleden van de vereniging vandaan of moeten ze vandaan komen? A: Uit Veenendaal. 3. Wat vindt de vereniging belangrijk bij de te organiseren activiteiten? A: Het jeugdlid moet zich bij de activiteit kunnen ontwikkelen op badmintonvlak, maar ook de gezelligheid is een belangrijke factor. Hieruit volgt de volgende missie: Badmintonvereniging Shuttle biedt badminton aan voor alle jongeren tussen 6 en 17 jaar in Veenendaal en streeft hierbij naar activiteiten die primair gezellig zijn en die tevens de (badminton-)ontwikkeling van het jeugdlid stimuleren. Aan de hand van de uitgevoerde quick scan en de geformuleerde missie kunnen concrete doelen geformuleerd worden, die in het jeugdbeleid(splan) uitgewerkt zullen worden. In de lijn van het voorbeeld zouden voor het eerste seizoen dan de volgende doelstellingen kunnen gelden: Doelstelling 1 splitsen van jeugd in drie groepen (op basis van leeftijd) waarbij elke groep minimaal 4 aparte activiteiten heeft en er min. 2 gezamenlijke activiteiten zijn Doelstelling 2 organiseren van badminton activiteiten waarin altijd een ontwikkelingscomponent en een sociale component zit Maak de doelen SMART! Specifiek, Meetbaar, Actief, Realistisch en Tijdsgebonden Doelstelling 3 min. 2 wervingsactiviteiten per jaar organiseren voor jeugd in Veenendaal Doelstelling 4 actief werken aan de (badminton)ontwikkeling van de jeugdleden Jeugdbeleid 5

6 3.2 Behouden en/of werven Met het omschrijven van de missie en doelen voor de jeugd binnen uw vereniging is nu bekend wat uw vereniging met de jeugd wil. Bekeken vanuit uw huidige situatie (de quick scan) kunt u zo een inschatting maken of de vereniging zich hoofdzakelijk bezig moet houden met behouden van jeugdleden, werven van jeugdleden of misschien wel behouden én werven van jeugd. Het behoud van huidige jeugdleden en het werven van nieuwe jeugdleden zijn twee verschillende activiteiten die nauw met elkaar verweven zijn. Zoals de omschrijving al aangeeft, is de doelgroep bij het werven de nieuwe jeugdleden en bij het behouden de huidige jeugdleden. Er is dus sprake van een andere doelgroep en een ander doel van de activiteit. Dit betekent automatisch dat er goed nagedacht moet worden over het type activiteit, waar, wanneer en hoe laat deze wordt gehouden, wie de activiteit begeleiden en hoe deze gepromoot wordt. Onthoud in ieder geval dat het makkelijker is om huidige leden te bereiken dan nieuwe leden te vinden én te bereiken. Maak in het jeugdplan onderscheid tussen acties om leden te behouden en leden te werven. Alvorens activiteiten te organiseren om jeugdleden te werven is het belangrijk dat de activiteiten om jeugdleden te behouden binnen de vereniging goed georganiseerd en verankerd zijn Behoud van jeugdleden Als u actief aan de slag gaat met behoud van jeugdleden, moet u rekening houden met twee groepen: de jeugdleden én de ouders van de jeugdleden. Jeugdleden Het behoud van uw jeugdleden begint bij weten wat de jeugdleden verwachten en willen van uw vereniging. U kunt dit vragen door een J-score af te nemen (op te vragen bij Badminton Nederland). De J-score is een instrument waarbij jeugdleden aan kunnen geven wat zij belangrijk vinden bij het sporten in de vereniging en waarbij duidelijk wordt welke faciliteiten de vereniging daarvoor aan zou moeten bieden. Ouders Naast dat het belangrijk is om te weten wat de jeugdleden zelf willen, is het minstens zo belangrijk om te weten wat de ouders willen als hun kind bij uw vereniging speelt. Met een ouderenquête kunt u er achter komen of uw vereniging wel 'oudervriendelijk' is. De ouder is een belangrijke partij in de keuze voor de sport van het kind. Zo kan het zijn dat het kind badminton wel leuk vindt, maar omdat het moet stoppen met de sport omdat trainingstijden voor de ouder niet verenigbaar zijn met diens werktijden. Daarnaast is de ouder erg belangrijk omdat deze indirect een begeleidende rol kan spelen in de organisatie van jeugdactiviteiten (zie 3.4). Naast een enquête is een jaarlijkse ouderinformatieavond ook een goede en effectieve manier om op de hoogte te zijn en blijven van de wensen van de ouders van uw jeugdleden. Bovendien toont uw vereniging dan een gezicht naar de ouders toe, wat de betrokkenheid met uw vereniging vergroot. Tot slot is het aan te raden om bij aanmelding van een nieuw jeugdlid diens ouders ook een folder met informatie over de vereniging te geven. Hierin staan bijvoorbeeld een overzicht van de activiteiten en de belangrijke telefoonnummers (trainers, accommodatie, bestuurslid jeugd, jeugdcommissie). Het geeft de ouder vertrouwen dat hun kun in goede handen is en informeert hen over de verenigingsactiviteiten. Als u in kaart heeft gebracht wat de jeugdleden en ouders willen en verwachten van de vereniging kunt u vaststellen of datgene wat uw vereniging doet, het goede is en zo niet waar de knelpunten liggen. Met deze brochure wordt u geholpen om een aanbod voor uw huidige jeugdleden optimaal te organiseren en uit te zetten. Jeugdbeleid 6

7 3.2.2 Werven van jeugdleden Uit uw missie en doelen is naar voren gekomen dat uw vereniging graag meer jeugdleden wil hebben. Wellicht heeft u daarbij ook weten te omschrijven wat de voorkeur is van de samenstelling van uw jeugdbestand. Als u op zoek bent naar jeugdleden onder de 12 jaar dan zult u andere activiteiten gaan organiseren dan wanneer u graag meer jeugdleden van 16 jaar en ouder aan u wilt binden. Badminton Nederland heeft een aparte brochure De schoolgaande vereniging waarin wordt beschreven hoe u met de vereniging een samenwerking op kunt zetten met een school. Bepalen doelgroep Met de externe analyse (zie hoofdstuk 2) heeft u de kansen en bedreigen in uw omgeving in kaart gebracht. Wanneer u dit koppelt aan uw doelstelling, dan kunt u gericht de doelgroep bepalen onder wie u leden gaat werven. Een voorbeeld: 1. Uit de omgevingsanalyse blijkt dat er twee basisscholen en één middelbare school in de nabije omgeving van uw accommodatie zit. Tevens weet u nu dat de nabij gelegen volleybalvereniging en tennisvereniging geen jeugdafdeling hebben. Conclusies: de scholen bieden kansen om mee samen te werken en zo jeugd te interesseren voor de badmintonsport en uw vereniging. De nabijgelegen sportverenigingen zijn geen concurrent van uw vereniging om deze groepen jeugd te benaderen. 2. Uit uw interne analyse bleek dat u voldoende jeugd heeft in de leeftijd tussen 8 en 12 jaar, maar dat er maar enkele jeugdleden tussen de 13 en 17 jaar oud zijn. Conclusie: het is voor uw vereniging niet interessant om te gaan samenwerken met de basisscholen, want u zoekt geen leden tot 12 jaar, maar vanaf 13 jaar. Die zitten op de middelbare school. Met dit voorbeeld kunt u zien dat bij het bepalen van de doelgroep van belang is waar ú naar op zoekt bent en dit leidend moet zijn in wat u gaat doen. Bovendien: wat als er geen middelbare school in de omgeving was geweest? Dan had u moeten bekijken of u in de omgeving op een andere manier in contact kon komen met deze doelgroep of een andere doelstelling moeten kiezen. Alleen of samen Bij het werven van jeugdleden is het bijzonder moeilijk om deze goed te benaderen en te interesseren voor uw vereniging. Als u moeite heeft om deze groep te bereiken is het raadzaam samen te gaan werken met een organisatie die veel contact heeft met deze doelgroep. Bij jeugd zijn dat het onderwijs, een BSO, een wijkwelzijnsorganisatie of bijvoorbeeld andere sportverenigingen. Zij hebben het contact al (in het geval van het onderwijs zelfs dagelijks) en kunnen mee helpen om uw sport en vereniging bij de jeugd onder de aandacht te brengen. Als u in beeld heeft welke soort jeugdleden voor u interessant zijn en waar de kansen liggen om deze te bereiken, kunt u uw wervingsactiviteiten daarop gaan afstemmen. Met deze brochure wordt u geholpen om een aanbod voor uw nieuwe jeugdleden te organiseren en wordt er aangegeven waar u op moet letten Behoud en werven van jeugdleden Zoals eerder is aangegeven is er een duidelijk verschil tussen behoud van jeugdleden en werven van jeugdleden. Ten eerste is het een andere doelgroep en ten tweede heeft u een ander doel met de activiteit die u organiseert. Het is verstandig om eerst uw organisatie en activiteiten voor uw huidige jeugdleden op orde te hebben, voordat u aan de slag gaat met werven van nieuwe leden. Hiermee wordt niet alleen het verschil geduid, maar ook de duidelijke verwevenheid tussen behoud en werven aangegeven. Behoed uzelf voor de valkuil dat u veel aandacht en tijd besteedt aan wervingsactiviteiten, waardoor u minder aandacht en tijd besteedt aan uw huidige leden (die daardoor kunnen weglopen). Geef binnen de jeugdcommissie verschillende personen de 'verantwoordelijkheid' voor werving en voor behoud. Hierdoor komen de onderwerpen altijd gescheiden terug op de overlegagenda. Zo voorkom je ook dat één persoon zich verantwoordelijk voelt voor beide en zelf gevoelsmatig keuzes tussen de twee gaat maken. Jeugdbeleid 7

8 3.3 Aanbod activiteiten Bij het jeugdbeleid zijn de activiteiten dé uitwerking van de ideeën rondom jeugd behouden en werven. Het is hierbij van belang dat het aanbod aansluit op de doelstellingen, bij het type vereniging dat u bent en bij de soort jeugdleden die u wenst of heeft. Als u een activiteit voor louter jonge recreatieve badmintonnertjes organiseert is dat in organisatie en vorm een andere dan een activiteit speciaal voor competitieve badmintonners die in de puberleeftijd zitten. De eerste is veel meer gericht op vermaak en heeft badmintontechnisch makkelijke elementen in zich en het tweede zal waarschijnlijk een toernooi zijn, waar een winnaar in uitgeroepen wordt. Er zijn verschillende punten waar op gelet moet worden bij het samenstellen van de activiteiten: Ÿ Doelgroep beschrijf voor wie u een activiteit wil organiseren en hou rekening met de belevingswereld van deze doelgroep. Oudere jeugd wenst en kan andere activiteiten dan jongere kinderen. Ÿ Wanneer houd goed rekening met vakanties en feestdagen. Hoe aanlokkelijk het ook is om als organisatie in de herfstvakantie een toernooi te organiseren omdat de organisatie dan tijd over heeft; doe het niet. Kinderen zijn dan veelal op vakantie met hun ouders en kunnen niet meedoen aan het toernooi. Ÿ Dag en tijd let goed op wanneer u de activiteiten organiseert. Jonge kinderen gaan naar de basisschool en hebben op doordeweekse middagen de tijd. Maar zij zijn wel afhankelijk van de ouders of ze gebracht of gehaald kunnen worden. Oudere jeugd (13+) zit op de middelbare school en moet doordeweeks huiswerk maken. Ÿ Organisatie hoeveel personen heeft u nodig om de activiteit te organiseren (in voorbereiding en/of tijdens de activiteit). Bedenk dat het niet moeilijk is om voorafgaand aan de activiteit iemand te vragen om mee te helpen als het 'kleine werkzaamheden' zijn (en duidelijk is wat die persoon moet doen). Daarmee beantwoordt u ook de vraag: wie gaan de activiteit organiseren? Ÿ Accommodatie waar gaat u de activiteit houden? Heeft u voldoende banen? Als het een niet-badmintongerelateerde activiteit is die buiten de bekende hal plaatsvindt, denk dan aan een routebeschrijving (en natuurlijk de bereikbaarheid voor de doelgroep). Ÿ Maximaal aantal deelnemers hoeveel deelnemers kunnen er maximaal meedoen? Houdt u hierbij rekening met de accommodatie (aantal banen), maar ook met het aantal begeleiders. Ÿ Doel het belangrijkste is om voor uzelf op te schrijven wat het doel is van uw activiteit, zodat u achteraf kunt bekijken of u dat doel heeft gehaald. Ÿ Kosten maak een grove schatting van de kosten van de activiteit. Hierbij kunt u ook overwegen om de deelnemers aan de activiteit een eigen bijdrage te vragen, zodat er ook inkomsten zijn. Ÿ Spreiding en diversiteit last but not least: zorg dat de activiteiten goed over het jaar verspreid zijn en dat er veel variatie in het type activiteiten zit. Elke week hetzelfde daagt een kind niet uit! Het is beter om 4 succesvolle activiteiten te organiseren waar een grote opkomst is dan er 10 te plannen en er 5 af te moeten gelasten bij een gebrek aan deelnemers. Dat komt het imago van de activiteiten niet ten goede (en het aantal toekomstige inschrijvingen ook niet) en bovendien wordt er dan veel werk voor niets gedaan door de organisatie. Het is makkelijker (en leuker) om het aantal activiteiten op den duur uit te breiden, omdat ze zo succesvol zijn. Gebruik bij het maken van de activiteitenkalender het werkdocument 'omschrijving activiteiten', op te vragen bij Badminton Nederland. Zo omschrijft u eenvoudig en overzichtelijk uw activiteiten. Jeugdbeleid 8

9 3.4 Organisatie Naast het opstellen van het jeugdbeleid heeft de jeugdcommissie natuurlijk nog vele andere taken. Maar ook trainers en begeleiders zijn essentieel voor het tot uitvoering brengen van het jeugdbeleid. In deze paragraaf wordt kort op de diverse rollen en taken binnen de jeugdafdeling ingegaan Jeugdcommissie De jeugdcommissie, bij sommige verenigingen ook wel jeugdbestuur genaamd, is verantwoordelijk voor het goed functioneren van het gestelde beleid zoals vermeld in het jeugdbeleidsplan. Deze verantwoordelijkheid wordt, afhankelijk van de grootte van de jeugdafdeling, bij voorkeur gedragen door 3 tot 5 commissieleden: - voorzitter, die tevens het contact met het verenigingsbestuur onderhoudt - secretaris - hoofdtrainer jeugd - nog twee ondersteunende commissieleden Tot de taken van de jeugdcommissie behoren onder andere het organiseren van de jeugdactiviteiten, onderhouden van contacten met het hoofdbestuur, andere verenigingen, Badminton Nederland en andere commissies, aansturing van jeugdkader, opvangen en introduceren van nieuwe jeugdleden en communicatie naar de jeugd en hun ouders. Dit takenpakket kan per vereniging verschillen. Men doet er daarom verstandig aan de taken van de jeugdcommissie, eventueel uitgesplitst naar de leden van de jeugdcommissie, te omschrijven in het jeugdbeleid Trainers De taak van de trainer is wat vaster omlijnd dan die van de jeugdcommissie. De trainer is verantwoordelijk voor de trainingen (trainingsinhoud en materialen), wedstrijdcoaching en overleg voeren met begeleiders en jeugdcommissie. Badminton Nederland adviseert dat de jeugdtrainer minimaal een Sportleider 2 badminton (SL2b) opleiding heeft gevolgd, waarbij hij of zij is opgeleid tot assistent (jeugd)trainer of volwaardig verenigingstrainer (Sl3b). Realiseer u als vereniging dat de trainer voor de jeugd en hun ouders het gezicht van de club is. Het is dus een essentiële functie die invloed kan hebben op zowel de werving als het behoud van uw jeugdleden Ouder als begeleider Het is belangrijk om als vereniging de inzet van ouders goed te regelen. Dit kan door bijvoorbeeld ouderavonden te organiseren. Vooral bij de aanmelding van een kind (op het inschrijfformulier) en aan het begin van elk seizoen is het zinvol om aan de ouders aan te geven wat wel en juist ook wat niet van hen wordt verwacht. In een jeugdplan kunnen de standpunten worden verwoord over de mogelijke en/of gewenste rol van ouders en de relatie met deze ouders. Wees niet te terughoudend in het verplicht stellen van bepaalde taken voor ouders. Er is niets mis met een verenigingsbeleid waarin ouders worden gevraagd c.q. verplicht hun rol te vervullen. Inzet van ouders zien we terug in bijvoorbeeld participatie in activiteiten en commissies en het rijden naar en/of begeleiden bij de uitwedstrijden en toernooien. Uit het rijden naar uitwedstrijden kan vaak ook de begeleiding bij deze wedstrijden voortvloeien; ouders zitten gedurende de wedstrijd toch in de hal en het is dan prettig en leuk iets te kunnen doen. Voor ouders die een keer willen meehelpen zijn uiteraard vooral eenmalige activiteiten geschikt. Zorg in alle gevallen dat deze ouders worden begeleid en dat zij op voorhand bekend zijn met wat er van hen wordt verwacht Jeugd als begeleider Jongeren vanaf circa 14 jaar vragen om een specifieke benadering. Ze zijn druk met zoveel activiteiten en afleiding in hun leven dat badminton snel naar de achtergrond kan verdwijnen. Wanneer het u lukt om ze in deze leeftijdsfase te betrekken bij de vereniging zal dit ervoor zorgen dat ze waarschijnlijk nog jaren lid blijven. Eén van de methoden om dit bereiken is hen te vragen te begeleiden bij jeugdactiviteiten voor mini's, te helpen met jeugdactiviteiten en/of zitting te hebben in de jeugdcommissie of een jeugdraad. In het activiteitenoverzicht zou bij alle activiteiten die met de jeugd te maken hebben nagedacht moeten worden hoe de eigen, oudere jeugd hierin zou kunnen participeren. Denk hierbij ook aan de mogelijkheid van het inzetten van deze jeugdleden in het kader van hun maatschappelijke stage in het voorgezet onderwijs ( Jeugdbeleid 9

10 3.4.5 Jeugdraad Bij menig sportvereniging zijn het (mede) de jeugdleden die de jeugdactiviteiten organiseren, een uitje naar de Yonex Dutch Open organiseren, jeugdbegeleiders werven of de jeugdsite beheren. Deze jeugdleden passen goed in een zogenaamde jeugdraad. Een jeugdraad is een commissie die uitsluitend bestaat uit jeugdleden tot zo'n 21 jaar. Het feit dat er alleen jeugdleden in zitten kenmerkt de jeugdraad. De raad functioneert onder de verantwoordelijkheid van de jeugdcommissie. In overleg met hen voert de jeugdraad een aantal taken uit, maar zij heeft nadrukkelijk ook een eigen inbreng. Door de inbreng van de jeugd structureel te organiseren in de vorm van een jeugdraad, ontstaat er grotere binding van de jeugd met de vereniging. De jeugd wordt belangrijk gemaakt binnen de vereniging, waardoor zij zich medeverantwoordelijk voelt. Veel jeugdraden houden zich bezig met nevenactiviteiten, maar een jeugdraad kan ook goed functioneren als denktank of adviesorgaan voor uw beleidsmatige keuzes. 3.5 Accommodatie Het beschikbaar hebben van de juiste accommodatie met de juiste faciliteiten is één van de basisvoorwaarden voor succesvolle (badminton)activiteiten. Organiseer geen instuifmiddag voor twee basisschoolklassen (ruim 30 kinderen) als u maar drie banen tot uw beschikking heeft. Ook het organiseren van een toernooi voor 12 jonge kinderen in een sporthal met 6 banen, is geen aanrader. Een lege hal doet geen goed aan de sfeer van de activiteit. Probeer daarnaast bij het bepalen van de benodigde ruimte voor een activiteit creatief te zijn: een badmintonspel hoeft niet altijd op de (volledige) reguliere baan te worden gespeeld en gezelligheidsactiviteiten kunnen, zeker voor jeugdleden, ook buiten de sporthal plaatsvinden. Laat een eventueel beperkte ruimte in de sporthal u niet te veel beperken in uw ideeën voor jeugdactiviteiten. Het belangrijkste van de accommodatie is dat deze beschikbaar is op de dag en tijd dat deze het meest geschikt is om de activiteit te organiseren. Dat is niet gemakkelijk, maar de dag en tijd bepalen meer het succes van een activiteit dan de locatie! Bij bijvoorbeeld een wervingsactiviteit maakt het voor een deelnemer niet uit of hij naar uw of een andere speelhal moet komen; hij moet toch op pad. Zorg, als uw hal niet op de perfecte dag beschikbaar is, wel dat u de 'geworven' deelnemer de weg wijst naar uw hal, zodat hij je wel kan vinden als hij bij uw vereniging wil spelen. 3.6 Communicatie De communicatie rondom een jeugdafdeling heeft veel verschillende facetten. Enerzijds moet er gecommuniceerd worden met allerlei 'doelgroepen': de jeugdspelers, hun ouders, andere leden van de vereniging en personen of sponsoren buiten de vereniging. Anderzijds kan het doel van het communiceren verschillen van informeren tot werven en promotie. Deze diversiteit aan doelen en doelgroepen betekent dat er goed moet worden nagedacht over welke communicatiemiddelen en welke toon u per doelgroep kiest. Jeugdleden vragen tenslotte om een andere benadering dan hun ouders of sponsoren. Met behulp van een communicatiematrix (beschikbaar bij Badminton Nederland) zijn al deze aspecten op een overzichtelijke manier in kaart te brengen en levert het een soortgelijke tabel op zoals onderstaand overzicht: Doelgroep Doel Communicatiemiddel Jeugd 6-10 jaar Behouden website, clubblad Werven folder*, website (eigen jeugdomgeving), poster op school Jeugd jaar Behouden Hyves waar leden zelf ervaringen/foto s delen Werven Hyves waar jeugd ervaringen van leden leest en informatie vindt over een keertje meedoen en lid worden; folder* Jeugd jaar Behouden Facebook waar leden zelf ervaringen/foto s delen, website Werven Facebook waar jeugd ervaringen van leden leest en informatie vindt over een keertje meedoen en lid worden, website Ouders Behouden (/evt. Bijeenkomst, , Twitter werven) Leden vereniging Behouden Website, clubblad, Twitter Sponsors Behouden en/of werven , persoonlijk contact, Twitter * Badminton Nederland heeft een jeugdfolder (en poster) ontwikkeld die door verenigingen kan worden aangevraagd Communicatie met jeugd Zoals gezegd is het van belang om een onderscheid te maken in diverse leeftijdscategorieën binnen de jeugd en hen als afzonderlijke 'doelgroepen' te beschouwen. De sociale media, zoals Hyves, zijn hierbij bijna niet meer weg te denken. Daarnaast kan men zich afvragen welke jeugd er nog een clubblad leest, dat in vergelijking met een website en Hyves, nooit actueel is. Bovendien is het goed om niet via te veel middelen te communiceren; maak hierin bewuste keuzes! Een overzicht van de voor- en nadelen van communicatiemiddelen zijn voor u opgesomd in een werkdocument dat bij Badminton Nederland is aan te vragen. Jeugdbeleid 10

11 Tot slot is het belangrijk dat u bij communiceren met jeugd probeert niet te populair te doen. Vet, supergaaf, dope en chillen zijn bijvoorbeeld woorden die deel uitmaken van de taal van de jeugd en daarom verleidelijk om te gebruiken bij het benaderen van jeugd. Echter, de jeugd prikt hier direct doorheen. Wees eerlijk en direct en laat waar mogelijk huidige jeugdleden het woord voor u doen. Hun ervaringen zijn het meest interessant voor (potentiële) jeugdleden Communicatie met de ouders Omgaan met jeugd is ook omgaan met de ouders. Het is belangrijk dat de ouders weten wat er bij de vereniging te doen is en dus waar hun kind mee bezig is. Ouders kunnen bovendien hun kind stimuleren om aan activiteiten mee te doen. Informeer de ouders daarom ook apart. Zoals eerder genoemd, kan dat met een jaarlijkse ouderavond waarin alle activiteiten worden doorgenomen, maar ook met een aparte nieuwsbrief (in oudertaal). Probeer daarnaast de directe betrokkenheid van de ouders bij de vereniging te vergroten door hen voor kleine hand-en-spandiensten te vragen (bijvoorbeeld een middag helpen bij de Yonex Kids Games) of door een speciale activiteit voor de ouders te organiseren, zoals een oudertoernooi. Zorg dat je als vereniging een goed verzorgde Hyve hebt die aansluit op de (huis)stijl van de vereniging. Let hierbij op dat u specifiek een pagina voor verenigingen aanmaakt op Hyves in plaats van een persoonlijke pagina! Facebook wordt ook steeds populairder onder jeugd, maar is in principe alleen toegankelijk voor jeugd vanaf 13 jaar. Facebook staat niet toe dat kinderen jonger dan 13 jaar een account aanmaken Communicatie met derden Organiseert u een wervingsactiviteit of een leuke activiteit voor de bestaande jeugdleden? Vergeet niet de niet direct betrokken leden te informeren over de jeugdactiviteiten. Allereerst omdat het mogelijk hun vrije speelavond beïnvloedt. Maar daarnaast omdat het belangrijk is dat leden weten wat er in de vereniging wordt georganiseerd; dit houdt ook hen betrokken bij de vereniging en levert mogelijk uit onverwachte hoek vrijwilligers op voor de jeugdactiviteiten. Neem daarnaast bij de organisatie van een jeugdactiviteit als vereniging het initiatief en zoek de publiciteit! Denk hierbij aan promotie via het verenigingsaccount op Twitter, maar ook aan de lokale 'sufferdjes'. Nodig een journalist uit bij de activiteit of lever zelf een goede tekst en foto aan (voorafgaand en na de activiteit) bij bijvoorbeeld de huis-aan-huiskrant; zij zijn vaak graag bereid dit voor u te plaatsen. 3.7 Financiën Om de inhoud van het jeugdplan en de activiteitenkalender tot realiteit te maken moet er een begroting worden opgesteld. De vereniging dient dan ook een plan van aanpak te maken voor het verkrijgen van de financiën die nodig zijn voor de realisatie van het jeugdplan. Uiteraard moeten voor de verschillende activiteiten begrotingen worden gemaakt, welke worden samengebracht in één begroting van de kosten per jaar voor de jeugdafdeling. Belangrijk hierbij is de overweging te maken of de activiteit het geld waard is Werving nieuwe gelden Steeds vaker wordt bij activiteiten van de jeugdcommissie samengewerkt met andere partners zoals scholen en buitenschoolse opvang. In deze gevallen is het zeker gerechtvaardigd ook de partner(s) te vragen bij te dragen in de kosten. Uiteraard dient deze bijdrage gerelateerd te zijn aan de inbreng van de vereniging en mate waarin de vereniging bijdraagt aan de doelen van de partner. Organiseert de vereniging de activiteit alleen, dan zijn er allerlei opties om hiervoor gelden te werven en dit bovendien tot leuke activiteiten voor de jeugd te maken. Denk bij het werven van gelden aan de Grote Clubactie, een sponsorloop, verkoop van eigengemaakte producten en natuurlijk sponsoring. In dit laatste geval kan het beste worden geprobeerd materialen en dergelijke in natura te laten sponsoren in plaats van een geldelijke bijdrage te vragen; bijvoorbeeld eten en drinken voor een open dag of jeugdkamp van een lokale supermarkt of een drukker die in ruil voor een advertentie de flyers drukt. Jeugdbeleid 11

12 3.7.2 Gemeentesubsidie(s) Tot slot kan het lonen om bij de gemeente te informeren welke vormen van subsidie zij verstrekt. Zo zijn er veel gemeenten die een zogenaamde incidentele activiteitensubsidie uitkeren, wanneer de activiteit is opengesteld voor alle jeugd binnen de gemeente en inspeelt op de doelen binnen het gemeentelijk sportbeleid. Laat u daarover tijdig informeren, zodat u uw aanvraag op tijd kunt indienen. Tevens kunt u, wanneer er sprake is van een subsidieplafond, aangeven dat u van plan bent aanspraak te maken op een subsidie. 3.8 Aan de slag met het jeugdbeleid Om succesvol aan de slag te kunnen met het jeugdbeleid is het belangrijk draagvlak te hebben binnen de vereniging. Dit kan gedurende het traject worden gecreëerd door te zorgen voor een goede samenstelling van de werkgroep jeugdbeleid en de jeugd en ouders erbij te betrekken (J-score, jeugdraad, ouderenquête). Daarnaast kan ervoor gekozen worden het jeugdbeleid te laten vaststellen tijdens een algemene ledenvergadering (ALV), waardoor het een officiële status krijgt binnen de vereniging. Het laten vaststellen van het jeugdbeleid in de ALV betekent dat het gepresenteerd moet worden en dat zorgt voor bekendheid ervan bij de leden! Ook na afronding van het beleidsplan is het belangrijk goed te communiceren. Immers, dan begint het pas echt en is het belangrijk acties die eruit voortkomen (breed) bekend te maken. Plaats bijvoorbeeld het beleid op de website, zodat ouders (van huidige en potentiële jeugdleden) weten wat de doelen van de vereniging zijn op het gebied van jeugd. Met voldoende draagvlak vergroot u de kans op een succesvolle uitvoering van het beleid. Jeugdbeleid Jeugdbeleid 12 12

13 4 4. Planning korte en lange termijn 4.1 Planning korte termijn De doelstellingen die op basis van de quick scan en missie van de jeugdafdeling zijn geformuleerd, zijn in het jeugdplan direct omgezet in activiteiten (paragraaf 3.3). Aangezien het voor kan komen dat er te veel nieuwe zaken ten uitvoer moeten worden gebracht, is het verstandig om aan te geven welke activiteit prioriteit krijgt. Vergeet niet de bestaande activiteiten mee te nemen in deze prioritering en planning. Dit kan gedaan worden door middel van een cijfer (1 t/m 3 waarbij 1 de hoogste prioriteit is). Vaak is het aan te raden zowel een korte- (komend seizoen) als langetermijnplanning (voor de loop van het jeugdplan, 3 tot 4 jaar) te maken. Een kortetermijnplanning vraagt meer een beschrijving van details, zoals wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering van de activiteit en wanneer er wordt gestart met de voorbereidingen. Voor de lange termijn is met name de geplande startdatum of het seizoen waarin wordt gestart van belang en de frequentie waarmee activiteiten worden uitgevoerd. Op de kortetermijnplanning staan activiteiten die meer gedetailleerd van aard zijn, omdat helder is wat de gewenste resultaten zijn: bijvoorbeeld schrijven jeugdbeleidsplan, maken activiteitenplanning aankomend seizoen, organiseren ouderavond en dergelijke. Gebruik bij het maken van de planning het werkdocument 'Planning jeugdafdeling', op te vragen bij Badminton Nederland. Zo maakt u eenvoudig een volledige planning van uw activiteiten. 4.2 Planning lange termijn Het maken van een langetermijnplanning werkt hetzelfde als het maken van een kortetermijnplanning. Alleen op de lange termijn staan voornamelijk beleidsonderwerpen die aangepakt moeten worden of nog te ontwikkelen activiteiten. Bijvoorbeeld het maken van het plan om ouders te betrekken bij de organisatie van activiteiten, het opzetten van nieuwe jeugdactiviteiten, nieuwe wervingsactie, het uitschrijven van functieprofielen, het schrijven van een plan om scholen te benaderen et cetera. Jeugdbeleid 13

14 5 5. Cyclus van stappen In deze brochure zijn de verschillende stappen beschreven die gezet moeten worden om tot jeugdbeleid voor de vereniging te komen. Wanneer al deze stappen zijn voltooid betekent dit niet dat er niet meer naar het beleid hoeft te worden omgekeken. Zowel intern als extern kunnen factoren veranderen, waardoor het goed is om - bijvoorbeeld iedere vier jaar - opnieuw naar het jeugdbeleid te kijken. Hieronder is deze vierjarige cyclus met de verschillende stappen weergegeven. evaluatie (oude) jeugdbeleid samenstellen werkgroep jeugdbeleid interne en externe analyse uitvoeren bijgesteld jeugdbeleid formuleren/ herzien missie en doelstellingen Bijstellen Ontwerpen bijstellen en/of voortzetten plannen bepalen/herzien doelgroep(en) Controleren Uitvoeren tussentijdse evaluatie (na ca. 2 jaar) bepalen/herzien activiteiten, organisatie, communicatie en financiën uitvoeren jeugdbeleid vaststellen jeugdbeleid door ALV prioriteren en plannen Jeugdbeleid 14

15 6 6. Ondersteuning Badminton Nederland Badminton Nederland heeft de voor u liggende brochure ontwikkeld om haar verenigingen een leidraad te bieden bij het schrijven van een jeugdplan. Als aanvulling op deze brochure zijn diverse werkdocumenten gemaakt, waarnaar in de brochure is verwezen. Een volledig overzicht van deze werkdocumenten vindt u op de website van Badminton Nederland bij brochures. Voor het aanvragen van de werkdocumenten stuurt u een naar info@badminton.nl onder vermelding van uw verenigingsnummer, uw naam en de gewenste werkdocumenten. Ter ondersteuning van het jeugdplan en de jeugd binnen de vereniging in het algemeen bieden wij naast deze brochure nog andere brochures en voorbeeldmaterialen aan. Deze materialen zijn voor lidverenigingen tevens aan te vragen via info@badminton.nl: - brochure Werving, Opvang en Behoud met bijbehorende draaiboeken - brochure Badmintonspel- en toernooivormen - tips voor een promotiestand, persbericht, et cetera - promotiefolder jeugd 'Doe gewoon een keertje mee' - promotieposter jeugd 'Doe ook mee' Daarnaast biedt Badminton Nederland verschillende producten aan die gericht zijn op het werven en behouden van jeugdleden: - de Yonex Kids Games: een activiteit gericht op het behouden van recreatieve jeugdleden - de Opstapcompetitie: een competitie met een minimum aan regels, speciaal voor jeugdleden die nog geen ervaring hebben met wedstrijdbadminton, met als doel kennismaking met de uitdaging en het plezier van competitief badminton en hen uiteindelijk door te laten stromen naar de reguliere jeugdcompetitie - opleidingen Sportleider 2 en 3 badminton: opleiding tot assistent (jeugd)trainer en verenigingstrainer - uitleenmaterialen: gratis te lenen voor lidverenigingen, zoals een racketpakket en speedbadminton, en handig bij bijvoorbeeld wervingsactiviteiten voor de jeugd Voor meer informatie over deze en andere producten en diensten van Badminton Nederland kunt u kijken op Jeugdbeleid 15

16