Mediabeleid. Avans Hogeschool

Transcriptie

1 Mediabeleid

2 datum pagina 2 van 14

3 pagina 3 van 14 Colofon Datum

4 pagina 4 van 14 Inhoudsopgave 1 Inleiding 5 2 Deel I Persprotocol/omgang met traditionele media Inleiding Hoofdlijnen Taakverdeling Centraal Persvoorlichting Woordvoering College van Bestuur Woordvoering experts Organisatieonderdelen Externe activiteiten medewerkers Publiciteit via derden Punt Avans Sociale media Incident of crisis Protocol mediacontact 10 3 Deel II - Sociale media Inleiding Afzender Regels voor een officieel zakelijk account sociale media Richtlijnen medewerkers Incidenten Richtlijnen studenten 13

5 pagina 5 van 14 1 Inleiding Om de naam nog meer in de regio te vestigen én er betekenis aan te geven is omgang met de media cruciaal. Avans profileert zich als een onderwijsinstelling met ambitie, die persoonlijke aandacht geeft en midden in de maatschappij staat. Een proactieve houding richting de media levert hieraan een bijdrage. Deze notitie bestaat uit twee delen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen omgang met traditionele en nieuwe media. Deze laatste worden ook wel sociale media genoemd. Er is een aantal cruciale verschillen tussen de traditionele en sociale media. Traditionele media zoals krant, televisie, internet en radio richten zich op de massa. Bij het contact met traditionele media zijn communicatieprofessionals betrokken die op de hoogte zijn van de journalistieke spelregels. Sociale media is een verzamelnaam voor alle internettoepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen. Dit kenmerkt zich doordat gebruikers van de media zich aan elkaar verbinden en op deze manier met elkaar in contact staan. Bij de omgang met sociale media zijn in potentie álle Avansmedewerkers en -studenten betrokken. Zij zijn zich wellicht niet altijd bewust van mogelijke gevolgen van het gebruik van sociale media, bijvoorbeeld van het onderscheid tussen sociale media-gebruik als privépersoon of vanuit. In het eerste gedeelte worden de regels met betrekking tot de omgang met traditionele media beschreven oftewel het persprotocol. In het tweede gedeelte komt het gebruik van sociale media aan bod, met daarbij o.a. de richtlijnen voor het gebruik van sociale media en de regels waaraan een officiële account sociale media van dient te voldoen. De afspraken die in dit mediabeleid worden vastgelegd, worden op de volgende manieren door de persvoorlichters en de communitymanager gecommuniceerd: - Via bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers - Via bijeenkomsten voor studenten - Via de vaste netwerkrondes bij in- en externe stakeholders - Via een informatieve perskaart waarop o.a. contactgegevens van de persvoorlichters staan.

6 pagina 6 van 14 2 Deel I Persprotocol/omgang met traditionele media 2.1 Inleiding Als onderwijsinstelling en kennisinstituut biedt de media diverse interessante onderwerpen op het gebied van onderwijs, bestuur en onderzoek. Contact met traditionele media, zoals krant, tijdschrift, nieuwswebsites, televisie en radio behoort dan ook tot het dagelijks werk. Daarnaast zijn de traditionele media op hun beurt een mooi podium voor Avans om zich te profileren. Het is om die reden van groot belang om de contacten met de pers optimaal te benutten. 2.2 Hoofdlijnen Het beleid van, gericht op de traditionele media, is gebaseerd op een drietal uitgangspunten. Namelijk: tweerichtingsverkeer, transparantie en betrouwbaar professioneel partnerschap. 1.Tweerichtingsverkeer: Avans zoekt zelf actief contact met de traditionele media om zodoende de organisatie zoveel mogelijk positief onder de aandacht te brengen. Dat kan door publicaties over onderzoeksresultaten, activiteiten en door successen op allerlei terreinen te delen. Daarnaast reageert Avans vanzelfsprekend op verzoeken vanuit de journalistiek. 2.Transparantie: Avans staat voor openheid en eerlijkheid en reageert op verzoeken en vragen van journalisten. Ook lastige en gevoelige vragen worden in behandeling genomen en zorgvuldig beantwoord. Avans is transparant rond gevoelige kwesties en neemt op dat gebied een proactieve houding aan. 3.Betrouwbaar en professioneel partnerschap: Avans hecht veel belang aan het onderhouden van goede relaties tussen persvoorlichting en journalisten. Avans respecteert de werkwijze van de journalist en is zich terdege bewust van de taak die een journalist uitvoert en de rol die hij speelt. Dat houdt in dat het verstrekken van de juiste informatie voorop staat. 2.3 Taakverdeling Centraal De persvoorlichters, binnen onderdeel van de Diensteenheid Marketing, Communicatie en Studentenzaken (DMCS), zijn het centrale aanspreekpunt bij persvragen en uitgaande mediacontacten. De persvoorlichters coördineren de stroom binnenkomende verzoeken en voeren de regie over vragen

7 pagina 7 van 14 die via een andere weg de organisatie binnenkomen. Daarnaast zijn de persvoorlichters verantwoordelijk voor het bewaken van de reputatie van Avans. Het onafhankelijke medium Punt Avans neemt als onderdeel van in deze een bijzonder positie in. Zie 2.4 Publiciteit via derden. Bij media-gevoelige onderwerpen sluiten de persvoorlichters op tijd aan bij overleg om woordvoeringslijnen voor te bereiden en gevolgen voor de reputatie van Avans in te schatten. De persvoorlichters adviseren inhoudelijk over de verwoording richting studenten en medewerkers en anticiperen op eventuele media aandacht. Persvoorlichting is te bereiken via (088) of pers@avans.nl Persvoorlichting Bij vragen van de pers over Avansbrede onderwerpen, bestuurs- en beleidsonderwerpen en vakinhoudelijke onderwerpen neemt de persvoorlichter contact op met degene die de juiste informatie kan verschaffen. De vraag is tevens bepalend voor de wijze waarop de journalist antwoord krijgt. Dit kan zowel schriftelijk als mondeling zijn Woordvoering College van Bestuur Bij vragen vanuit de landelijke media of persvragen over financiële of gevoelige onderwerpen neemt de persvoorlichter contact op met het CvB via het mobiele nummer van de bestuursvoorzitter. Of in andere gevallen met een van de twee andere bestuursleden. Zij bespreken het volgende: - Hoe de vraag wordt beantwoord; - Wie de juiste inhoudelijke informatie kan verschaffen; - Wie de pers te woord staat. Alleen CvB-leden van vertolken in de media de standpunten van Avans als geheel. Vaak zijn dit onderwerpen die betrekking hebben op het bestuur en het beleid of die anderszins de reputatie van de organisatie kunnen raken of beïnvloeden. Het kan daarbij ook specifieke onderdelen van Avans betreffen. Bij onderwerpen die de reputatie van het hoger onderwijs kunnen schaden, worden in overleg met de voorzitter van het CvB, de voorzitters van de hogescholen en de Vereniging Hogescholen geïnformeerd. Het College van Bestuur en persvoorlichting voeren maandelijks overleg over de lopende zaken en de persagenda. Woordvoering over salarisgevoelige zaken m.b.t. het College van Bestuur ligt bij de Raad van Toezicht. Ook bij schriftelijke vraagstelling moet dit protocol worden gevolgd.

8 pagina 8 van Woordvoering experts Het komt met enige regelmaat voor dat expertise over een bepaald onderwerp ligt bij een medewerker/specialist/lector/academiedirecteur binnen. In overleg met deze experts maakt de persvoorlichter afspraken over de wijze waarop de vraag van de journalist wordt beantwoord. Bij voorkeur gebeurt de woordvoering door de betrokken experts in het bijzijn van de persvoorlichter. Als medewerkers naar mening van de persvoorlichter beschikken over de nodige inhoudelijke expertise met betrekking tot het onderwerp en over de juiste vaardigheden om te communiceren met de pers, staan zij de journalist te woord. Als de betrokkene aangeeft zich hierbij niet prettig te voelen, neemt de persvoorlichter de woordvoering over. De regie ligt bij de persvoorlichter en het eerste contact met de media loopt via persvoorlichting. Na onderling overleg tussen de expert en de persvoorlichter wordt besloten wie het woord voert Organisatieonderdelen De medewerkers met communicatie in hun portefeuille vormen een belangrijke schakel tussen hun organisatieonderdeel en persvoorlichting. Deze medewerkers zijn op de hoogte van hetgeen er zich afspeelt binnen hun organisatieonderdeel. Zodoende voorzien zij de persvoorlichters van informatie om zo goed mogelijk te profileren Externe activiteiten medewerkers Docenten, lectoren en andere medewerkers van die contact hebben met media buiten hun rol als Avans-medewerker om, moeten hiervan de persvoorlichters vooraf op de hoogte brengen. Denk aan publicaties en andere vormen van nieuwscontent: een docent die opiniestukken publiceert over een onderwerp buiten zijn/haar vakgebied, iemand die als penvoerder optreedt voor een collega-instelling, een lector die actief is voor een andere organisatie, een CvB-lid dat adviseert bij een andere instelling. Persvoorlichting kan bij tijdige notificatie de media op de juiste manier te woord staan indien er toch vragen komen aan Avans en kan voorafgaand een inschatting maken over de (reputatie-)gevolgen voor Avans. Docenten, lectoren en andere medewerkers van die vanuit hun functie bij Avans (of wanneer een directe link bestaat met die functie) contact willen zoeken met media, en publicaties en andere vormen van content met nieuwswaarde willen aanbieden aan de pers, moeten de persvoorlichters hiervan vooraf op de hoogte brengen. Het gaat hierbij niet om publicaties in wetenschappelijke tijdschriften. Denk wel aan: een docent die opiniestukken publiceert over zijn/haar vakgebied, een lector die nieuws over onderzoek naar buiten wil brengen via de organisatie waarbij die in dienst is, of een mediaoptreden van een CvB-lid dat namens Avans adviseert bij een andere instelling. Persvoorlichting kan bij tijdige notificatie ondersteuning bieden, adviseren, de media op de juiste manier te woord staan en

9 pagina 9 van 14 voorafgaand een inschatting maken over de (reputatie-)gevolgen voor Avans en de medewerker in kwestie. De persvoorlichter kan een rol spelen bij het naar buiten brengen van het nieuws. Dat kan zowel via intranet als via externe kanalen. Als de medewerker de media opzoekt vanuit zijn functie bij Avans dan dient hij dit dus van te voren te overleggen met een persvoorlichter. Indien hij de media benadert vanuit een rol buiten Avans dan hoeft dit niet overlegd maar wel gemeld te worden. Daarbij in ogenschouw nemend dat wanneer het een repeterend optreden betreft een eenmalige melding volstaat. Bijvoorbeeld een Avansmedewerker die politiek actief is en in die rol met enige regelmaat contact heeft met media. 2.4 Publiciteit via derden Punt Avans Punt is een autonoom medium binnen, waarmee op diverse vlakken samenwerking bestaat. Korte lijnen en elkaar wederzijds tijdig inlichten over te publiceren zaken vormen daarin een rode draad Sociale media De community-manager van monitort de verschillende sociale media waarop de organisatie, medewerkers en studenten actief zijn. Zo wordt op Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, blogs en andere sociale media goed in de gaten gehouden wat over Avans wordt gemeld. Sociale media worden door een steeds groter wordende groep gebruikt om hun meningen en gevoelens te delen. Hierdoor is Avans kwetsbaar. De community manager houdt persvoorlichting op de hoogte van alle ontwikkelingen. Daarnaast verspreidt de community manager in overleg met persvoorlichting nieuws via de sociale media. Voor nadere uitwerking over het gebruik van sociale media zie Deel II Sociale Media. 2.5 Incident of crisis Binnen een academie of dienst van kan onverwachts een incident plaatsvinden of een crisis ontstaan. Enkele voorbeelden: een frauderende student, chemische stoffen die niet op de juiste manier zijn opgeslagen of iemand die op een website dreigementen uit richting Avans. Zie het crisiscommunicatieplan voor de te volgen procedure. Bij een incident met kans op imagoschade, wordt direct contact opgenomen met persvoorlichting via het nummer (088) Het CvB wordt in navolging van het crisiscommunicatieplan altijd op de hoogte gesteld.

10 pagina 10 van Protocol mediacontact Het is de bedoeling de pers zo goed mogelijk te begeleiden tijdens de aanwezigheid op één van de locaties van. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over de ontvangst. De receptie van het betreffende gebouw wordt vooraf op de hoogte gebracht van het bezoek. En er wordt gezorgd voor parkeergelegenheid. De pers wordt op de locatie tijdens het gehele bezoek begeleid door de persvoorlichter. Aanvullende informatieverstrekking is daarbij van belang, zowel mondeling als schriftelijk. Ook worden duidelijke afspraken gemaakt en per bevestigd over interviews met Avans medewerkers en wordt gezorgd voor een geschikte ruimte. Tijdens de gesprekken met contactpersonen van Avans is er een persvoorlichter aanwezig. De persvoorlichter brengt correcties aan of geeft aanvulling waar nodig. (Zie ook Woordvoering College van Bestuur en Woordvoering experts.) Persvoorlichting maakt de afspraak om de inhoud van het artikel of de uitzending vooraf te zien. Zodoende kunnen feitelijke onjuistheden worden gecorrigeerd en gevoelige of uit hun verband gerukte uitspraken van de geïnterviewde worden aangekaart bij de journalist.

11 pagina 11 van 14 3 Deel II - Sociale media 3.1 Inleiding Sociale media is een verzamelbegrip voor online platforms waar de gebruikers, zonder of met minimale tussenkomst van een professionele redactie, de inhoud verzorgen. Hoofdkenmerken zijn interactie en dialoog tussen de gebruikers. Verschillende sociale media-kanalen hebben verschillende doelen, mogelijkheden en resultaten. Het is belangrijk vooraf het doel te bepalen en het geschikte middel/kanaal daarbij te kiezen. Sociale media zijn een goed middel om de verbinding tussen (potentiële) medewerkers en (potentiële) studenten te bevorderen. Wij zien dan ook de kansen in de verschillende sociale media-kanalen. Een van de kansen is dat Avans Hogeschool de interactie kan aangaan met studenten, medewerkers en potentiële studenten. DMCS volgt namens Avans alle relevante berichtgeving op sociale media op de voet. Bij vragen en opmerkingen reageert de community manager vanuit de corporateaccounts. We behandelen en beoordelen berichten op de normale gedragsregels en omgangsnormen. Die gelden voor zowel student als medewerker. gaat zeer actief de dialoog aan met studenten, medewerkers en de buitenwereld. De community manager monitort de berichtgeving elke werkdag en verwijst, beantwoordt en reageert op berichtgeving die Avans bereikt via sociale media. 3.2 Afzender Wie informatie deelt op sociale media, is ook verantwoordelijk voor de inhoud, de toon van deze informatie en voor de consequenties die het delen daarvan kan hebben. Het is belangrijk dat de gebruiker zich ervan bewust is dat informatie openbaar, vindbaar en deelbaar is en dat het vrijwel onmogelijk is om die te verwijderen. Op sociale media gelden dezelfde regels als in het dagelijkse leven bij Avans Hogeschool. Hiervoor zijn huisregels opgesteld. De huisregels zijn te vinden op iavans.

12 pagina 12 van 14 Daarnaast is het belangrijk dat de gebruiker zich bewust is van het verschil tussen persoonlijk gebruik en zakelijk gebruik namens. En van het feit dat dit onderscheid voor buitenstaanders onduidelijk kan zijn. Daarom zijn richtlijnen voor verschillende afzenders opgesteld: Officieel zakelijk account van Medewerker Student 3.3 Regels voor een officieel zakelijk account sociale media Als wordt gebruikt als afzender op het sociale media-kanaal, dan is ook verantwoordelijk voor de informatie die er gedeeld wordt. Dat geldt voor alle officiële Avans-accounts. Zowel van academies als opleidingen en diensteenheden. Het is extra belangrijk dat de informatie, de toon en de huisstijl gecheckt worden voordat er een bericht wordt gedeeld. Het account moet voldoen aan: Gebruik van het officiële logo; Ingevulde biografie is aanwezig; De verantwoordelijke voor webcare is benoemd. Verantwoordelijke voor de content is bij naam genoemd. 3.4 Richtlijnen medewerkers Voor medewerkers die actief zijn op sociale media zijn richtlijnen zoals hieronder beschreven. Het digitale gedrag wijkt niet af van het gedrag in het dagelijkse leven. Sociale omgangsvormen die offline gelden, gelden ook online. Uitgangspunt is dat iedereen respectvol met elkaar omgaat. Daarnaast geven we de volgende handvatten mee: Do s: Sociale media zijn onder meer te gebruiken om input te verzamelen voor colleges, actuele ontwikkelingen te volgen en laagdrempelig contact met studenten en externe deskundige te onderhouden. Door jouw kennis te delen krijg je een sterkere reputatie als deskundige. We raden het aan om reacties op jouw uitingen te volgen en in dialoog te gaan met je lezers. Vermeld je bronnen bij vakinhoudelijke informatie, zodat een ander de betrouwbaarheid van de informatie kan beoordelen. Denk bij het gebruik van beeld ook aan copyright. Voorkom ellenlange discussies: mocht een discussie te lang duren, nodig dan de persoon in kwestie uit voor een persoonlijk gesprek. Voorzie je problemen, betrek dan je collega s erbij. Sta open voor kritiek en geef je fouten toe.

13 pagina 13 van 14 Denk twee keer na voordat je iets publiceert, wees je bewust dat het voor altijd online staat. Wil je namens de organisatie een sociale media-account aanmaken, bijvoorbeeld van een opleiding, neem dan contact op met DMCS. Zij adviseren o.a. over de huisstijlrichtlijnen. De herkenbaarheid van het account versterkt de professionaliteit van de organisatie. Don ts: Plaats geen vertrouwelijke informatie op sociale media. Plaats geen uitspraken namens de organisatie. De officiële woordvoering gaat via persvoorlichting zoals dit ook offline verloopt. Twijfel Soms kan het gebruik van sociale media als gevolg hebben dat er een grijs gebied ontstaat tussen privé- en werkgerelateerde zaken. Bij twijfel kun je een disclaimer opnemen in je blog of je bio waarin staat dat het jouw persoonlijke standpunt weergeeft. 3.5 Incidenten Is er sprake van een crisis of incident dan gaat de woordvoering altijd via persvoorlichting. Zij communiceren het standpunt van ook via de corporate sociale media kanalen. Bij een crisis maakt de communitymanager direct een dashboard met een overzicht van de berichtgeving op sociale media aan en deelt dit met de betrokkenen. Zo kunnen zij zien wat er over de zaak gecommuniceerd wordt. De reactie vanuit Avans wordt altijd geformuleerd in overleg met Team Pers om zodoende zo snel mogelijk een reactie naar buiten te communiceren. 3.6 Richtlijnen studenten Gebruik van sociale media is vrij. Toch hechten we er waarde aan dat onze studenten en medewerkers bepaalde omgangsvormen in acht nemen. Het digitale gedrag wijkt niet af van het gedrag in het dagelijkse leven. Sociale omgangsvormen die offline gelden, gelden ook online. Uitgangspunt is dat iedereen respectvol met elkaar omgaat. Daarnaast geven we de volgende handvatten mee: Sociale media zijn onder meer te gebruiken om input te verzamelen voor je studie, actuele ontwikkelingen te volgen en laagdrempelig contact met experts te onderhouden. Door jouw opgedane kennis te delen krijg je een sterkere reputatie als persoon en onderscheid je jezelf. Denk twee keer na voordat je iets publiceert, wees je bewust dat het voor altijd online staat.

14 pagina 14 van 14 Vermeld je bronnen als je beweringen plaatst. Een ander kan dan de betrouwbaarheid van de geplaatste informatie beoordelen. Denk bij het gebruik van beeld ook aan copyright. Voorkom ellenlange discussies: mocht een discussie te lang duren, nodig dan de persoon in kwestie uit voor een persoonlijk gesprek. Sta open voor kritiek en geef je fouten toe. Denk aan je eigen reputatie: zo goed als sociale media kunnen werken om je reputatie te versterken, zo kan het ook je reputatie verzwakken. Plaats geen vertrouwelijke informatie op sociale media, iedereen kan meelezen.