Korte beschrijving van RDM-RISK versie 2.0

Transcriptie

1 Korte beschrijving van RDM-RISK versie 2.0 RDM-RISK is een tool dat dient als ondersteuning bij de Risico Diagnose Methode (RDM). RDM-RISK is ontwikkeld door Spreadsheetsoftware in samenwerking met Guido Fröhlichs Projectmanagement & Control. Met RDM-RISK kunnen risico s worden geïdentificeerd, geanalyseerd als voorbereiding op het aanpakken van de risico s. Het tool wordt beschreven aan de hand van het project: Geven van een workshop risicomanagement volgens de RDM-methode en een demo van het tool RDM-RISK. In onderstaand scherm worden de algemene projectgegevens ingevuld. De achtergrondkleur laat zien welke velden ingevuld kunnen worden. Oranje kleur biedt een keuzemogelijkheid aan terwijl licht bruin een vrij invulveld weergeeft. 1. Invoeren risico issues Processtappen: De deelnemers aan de risicosessie vullen afzonderlijk hun risico issues in. Ze voeren in: risico (1), oorzaak (2), gevolg (3) en een categorie waar het risico betrekking op heeft (4) (strategie, technologie, scope, informatie & communicatie, kwaliteit, tijd, capaciteit, etc..) Resultaat van deze stap: een lijst met risico s, oorzaak van het risico, het gevolg en risicocategorie. één risico kan meerdere oorzaken en gevolgen hebben. Persoon 1 heeft als risico ingevuld: Het RDM-RISK tool is niet op tijd gereed, categorie: tijd. Tevens worden enkele oorzaken en gevolgen aangegeven. 1

2 Ook persoon 2 en persoon 3.vullen hun risico s in. 2. Ontdubbelen van de risico s De deelnemers hebben mogelijk dezelfde risico s ingevuld. Deze risico s moeten worden ontdubbelt. Dit gebeurt door de riskfacilitator. Resultaat van deze stap: een lijst met unieke risico`s met bijbehorende oorzaken, gevolgen en categorie. Persoon 1 en persoon 2 hebben als risico genoemd dat het tool niet op tijd klaar is. Dit is echter hetzelfde risico. Door deze risico s een gelijk nummer te geven (1) worden deze risico s als gelijkwaardig beschouwd. 2

3 3. Omzetten van risico issue in positief geformuleerd risico statement. Wetenschappelijk onderzoek heeft uitgewezen dat mensen kritischer tegen een positief geformuleerde stelling aankijken dan tegen wanneer dezelfde stelling negatief is geformuleerd. Het omzetten van een negatief geformuleerd risico issues (stap 1) naar een positief geformuleerd risico statement gebeurt door de riskfacilitator (1). Resultaat van deze stap: een lijst met positief geformuleerde risico statements. Dit is de lijst die in de volgende stap door de deelnemers wordt beoordeeld op de drie parameters: kans, beïnvloedbaarheid en impact. De positieve formulering van: Het RDM-RISK tool is niet op tijd gereed luidt: Het RDM-RISK tool is op tijd klaar. Dit statement wordt opgenomen in de vragenlijst. 4. Invullen van de risico-vragenlijst door de deelnemers De deelnemers vullen parallel de vragenlijst (resultaat van vorige stap) in en scoren op de parameters: kans, beïnvloedbaarheid en impact. Als een deelnemer niets over een risico kan zeggen dan kan de optie geen oordeel worden ingevuld (1). Resultaat van deze stap: een door alle deelnemers ingevulde vragenlijst. Alle deelnemers vullen hun score in voor alle statements. 3

4 5. Het bepalen van de risicotopografie Het systeem bepaalt op basis van geformuleerde beslisregels de risicotopografie van het project. Resultaat van deze stap: een lijst met risicostatement, oorspronkelijk risico issue, oorzaken, gevolgen, risicocategorie en de score (Fataal, Hoog, Middel, Laag, Safe) of een bepaalde spreiding (F-H, M-F etc.) Het resultaat van het statement: Het RDM-RISK tool is niet op tijd gereed is F (hoog) (1). 6. Het aangeven wat met het risico te doen, hoe dit risico aan te pakken Dit gebeurt in een plenaire risicomanagementsessie met alle deelnemers. Het resultaat van de vorige stap wordt b.v. via een beamer gepresenteerd. Aan ieder risico wordt vervolgens een verantwoordelijke gekoppeld (door de projectmanager) die dit risico verder gaat bekijken en hierover adviseert (Accepteren, Reduceren, Transfereren, Stoppen). Tijdens de sessie wordt ook al gekeken naar mogelijke oplossingen. Resultaat van deze stap: lijst met risico statement, oorspronkelijk risico issue, oorzaken, gevolgen, risicocategorie, score, verantwoordelijke, advies (Accepteren, Reduceren, Transfereren, Stoppen), bij reduceren de risico reducerende maatregel en de kosten die hierbij horen. Deze lijst wordt opgenomen in het plan van aanpak van het project en aan de stuurgroep gepresenteerd. 4

5 De aanpak van het statement Het RDM-RISK tool is niet op tijd gereed is: de resterende werkzaamheden goed plannen en 2e programmeur als back up in projectteam opnemen. Bovenstaande processtappen worden gedurende 1 werkdag uitgevoerd. De stappen 1 t/m 3 in de ochtend. De stappen 4 t/m 6 in de middag. Mogelijk is voor stap 6 een extra dagdeel nodig. Voor meer informatie of heeft u interesse om zelf eens aan de slag te gaan met een demo versie dan kunt u contact opnemen met: Drs. Maarten Bessems Directeur Ir. Guido Fröhlichs RC Projectmanagement & control Audit and (re)build your Excel files in the best and fastest way Avenue Ceramique 221 Kleikoeleweg KX Maastricht 6373 CD Landgraaf The Netherlands The Netherlands M: 0031 (0) M: 0031 (0) KvK: KvK: maarten.bessems@spreadsheetsoftware.com guidofrohlichs@projectcontrolling.nl 5