Gemeente Den Haag. De voorzitter van Commissie Bestuur. Geachte voorzitter,

Transcriptie

1 Wethouder van Financiën en Stadsbeheer drs B.A. Revis Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag De voorzitter van Commissie Bestuur Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk BSD/ RIS Doorkiesnummer adres Aantal bijlagen Onderwerp Inningsnelheid 1e halfjaar 2012 Datum 27 november 2012 Geachte voorzitter, Op 28 oktober 2011 heeft de heer Wörsdörfer vragen gesteld over de inning van vorderingen. In de beantwoording van deze brief (BSD/ ) is aangegeven dat de snelheid waarmee vorderingen geïnd worden voor verbetering vatbaar was. In 2011 werd 64 procent van de facturen binnen 30 dagen betaald. Dat moest beter. Om dat kracht bij te zetten, is de doelstelling voor 2012 vastgesteld op procent. In het eerste halfjaar 2012 voldoet de gemeente nog niet aan deze doelstelling. In het eerste halfjaar van 2012 is 63 procent van de facturen binnen 30 dagen geïnd. Daarmee ligt de inningsnelheid op ongeveer hetzelfde niveau als in Hierna geef ik aan op welke manier de inningsnelheid verder verbeterd kan worden. Verder is toegezegd dat u twee keer per jaar geïnformeerd wordt over inningsnelheid van facturen. Voor u ligt de eerste rapportage. Aanleiding Aan het begin van de economische crisis heeft het college maatregelen getroffen om het gemeentelijke betaalgedrag te verbeteren. Het college vindt het belangrijk dat de gemeente haar facturen zo snel mogelijk voldoet. Het doel was daarmee de lokale economie op gang te houden en bedrijven voldoende te voorzien van de steeds schaarser wordende liquide middelen. Gezien de sterk verbeterde betaalsnelheid denk ik dat de gemeente daarin een positieve bijdrage heeft geleverd. De afgelopen jaren bent u hierover regelmatig geïnformeerd. Net zo belangrijk als een vlotte betaling van facturen, is het tijdig innen daarvan. Ook op dit punt heeft het college de afgelopen jaren maatregelen genomen. Anders dan bij het betalen van facturen is er bij het innen van facturen een grotere afhankelijkheid van externe factoren. Door middel van het verbeteren van interne processen en het onderhouden van klantrelaties kan de gemeente de inningsnelheid tot op zekere hoogte beïnvloeden. Maar de uiteindelijke beslissing tot betaling ligt bij de klant. Het ongunstige economische klimaat zorgt ervoor dat de klant deze beslissing steeds langer uitstelt met als gevolg dat de inningsnelheid van facturen onder druk komt te staan. Inlichtingen bij Danny de Bruijn Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui, Den Haag Fax: Internetadres:

2 BSD/ Meting inningsnelheid In 2010 is begonnen met het meten van de inningsnelheid. Deze meting gaat over een relatief klein, maar niet onbelangrijk deel van de gemeentelijke inkomsten. Ik licht dat hierna nader toe. Ik gebruik daarvoor gegevens uit het gemeentelijke jaarverslag van In dit jaar heeft de gemeente 2,3 miljard aan baten verantwoord. Een groot deel van deze baten zijn inkomstoverdrachten van het Rijk. Dat gaat om de algemene uitkering en een aantal specifieke uitkeringen. Alleen deze geldstromen vormen al bijna anderhalf miljard van alle gemeentelijke inkomsten. Actief inningsbeleid hierop is niet noodzakelijk, omdat het Rijk deze uitkeringen met een vast ritme uitbetaalt. Het resterende deel van de inkomsten bestaat uit lokale heffingen, inkomsten uit vermogen (rente en dividend) en overige opbrengsten. De categorie onttrekkingen aan reserves zijn slechts boekhoudkundige mutaties en leiden derhalve niet tot vorderingen. Gemeentelijke inkomsten 2011 Bedrag (x 1 mln.) Rijksubsidies Lokale heffingen 2 Rente en dividend (incl. interne rentebaten) 137 Onttrekkingen aan reserves 371 Overige opbrengsten 140 Totale inkomsten Het merendeel van de lokale heffingen wordt geïnd door de afdeling Belastingzaken van Dienst Publiekzaken. Voor het innen van deze gemeentelijke belastingen zijn aparte afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn vastgelegd in de leidraad invordering gemeentelijke belastingen. De afdeling Belastingzaken van Dienst Publiekzaken is belast met de inning van deze zogenaamde fiscale vorderingen. Hierover legt Dienst Publiekzaken in de jaarrekening verantwoording af. De meting van de inningsnelheid in deze rapportage richt zich op de civiele vorderingen. Deze vorderingen komen voort uit de categorie overige opbrengsten in bovenstaande tabel. Het betreft opbrengsten uit grondexploitatie, erfpacht, verhuur, levering van producten en diensten van de Haeghe groep, huisvesting, facilitaire producten, leges, zwembaden, sport, vaccinaties, etc. Het zijn juist deze vorderingen waarover de gemeente het risico loopt dat facturen laat of niet betaald worden. Actief beheer is hierop dus noodzakelijk. In totaal gaat het om ongeveer 140 mln. aan vorderingen. In tegenstelling tot betaling van facturen, betreft de inning van facturen voornamelijk burgers en geen ondernemingen. De erfpachtfacturen vormen een aparte categorie vanwege een specifieke factureringssystematiek. In de meting wordt deze categorie apart in beeld gebracht. De gemeente verstuurt jaarlijks ruim facturen, waarvan voor erfpacht. Veruit de meeste facturen worden verstuurd door DSB, OCW en DSO. De overige diensten versturen jaarlijks een relatief kleine hoeveelheid facturen. Het is van belang dat juist op deze civiele vorderingen strak gestuurd wordt. Eerder genoemde standaard invorderingsprocedure stelt hiervoor de kaders. Ik kom hier later op terug. Resultaten inningsnelheid In Grafiek 1 ziet u hoe de inningsnelheid zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. De eerste metingen zijn verricht in Zoals in de grafiek te zien is, werd procent van de civiele vorderingen binnen 30 dagen betaald. De inningsnelheid van de erfpachtfacturen heeft daarin met 78 procent een belangrijk aandeel. De inningsnelheid van vorderingen op overige klanten blijft met 59 procent een stuk achter. U ziet dat de inningsnelheid van deze laatste categorie facturen in 2011 is gestegen naar 64 procent. In de eerste helft van 2012 is het niet gelukt deze stijgende lijn verder uit te bouwen. De inningsnelheid is in dit tijdvak zelfs iets teruggelopen ten opzichte van Mijn aandacht gaat in het bijzonder uit naar de categorie overige opbrengsten. De doelstelling voor deze groep vorderingen is om in 2012 ook procent van de facturen binnen 30 dagen te innen. Met een inningsnelheid van 63 procent in de eerste helft van 2012 is dat dus nog niet gelukt.

3 BSD/ % facturen binnen 30 dagen geïnd Grafiek 1: Ontwikkeling invorderingssnelheid Invordering overige klanten Erfpachtklanten Gemeentebrede invorderingssnelheid Wanneer ik inzoom op de resultaten in het eerste halfjaar van 2012 (zie Grafiek 2), valt op dat de inningsnelheid per maand erg schommelt. Dat wordt veroorzaakt doordat diensten periodiek grote hoeveelheden facturen uitsturen. Zo wordt de stijging in mei voor een groot deel veroorzaakt doordat DSB in april een grote hoeveelheid (halfjaar)facturen uitstuurt in het kader van leges begraafplaatsen. Deze facturen worden vervolgens in mei op grote schaal binnen 30 dagen voldaan. In de maand januari is inningsnelheid opvallend laag. In deze maand zijn relatief veel facturen geïnd na 30 dagen, maar binnen 45 dagen. Grafiek 2: Ontwikkeling invorderingsgedrag 1e halfjaar % facturen binnen 30 dagen geïnd jan feb mrt apr mei jun halfjaar Gerealiseerde verbeteringen In 2011 heeft het college aangegeven dat het invorderingsproces op een aantal punten verder verbeterd kan worden. Een belangrijk deel van deze mogelijke verbeteringen is in 2012 gerealiseerd. Onlangs is een grote uniformeringsoperatie afgerond. Alle gemeentelijke facturen hebben nu dezelfde lay-out. Herinneringen en aanmaningen worden dagelijks automatisch door het systeem gegenereerd. Standaardrapportages maken het mogelijk het verloop van vorderingen goed te monitoren. Feitelijk is daarmee de uitvoering van de standaard invorderingsprocedure in het gemeentelijke ERP-systeem Oracle geborgd. Het invorderingsproces is nu eenduidig en efficiënt ingericht. Hiermee heeft het college een belangrijke stap gezet. Dat deze maatregelen niet direct leiden tot een verbetering in het inningspercentage heeft twee oorzaken. Ten eerste zijn de verbeteringen recentelijk doorgevoerd. Het kost tijd voordat het nieuwe proces optimaal verloopt. Ten tweede hebben klanten steeds vaker moeite om hun rekeningen op tijd te betalen. Dat heeft een negatief effect op de inningsnelheid. Zonder deze maatregelen zou de inningsnelheid mogelijk lager zijn uitgevallen.

4 BSD/ Aangrijpingspunten voor verbetering De verwachting is dat de economische crisis aanhoudt. Daarmee nemen de risico s op trage betaling door klanten de komende jaren verder toe. Dat betekent dat de bewaking van vorderingen in toenemende mate belangrijk wordt. Daar waar mogelijk zet de gemeente daarom in op betaling vooraf of betaling door middel van automatische incasso. Dat zijn twee instrumenten die leiden tot een hogere inningsnelheid. Tegelijkertijd bevordert het een efficiënt inningsbeheer. Op deze twee maatregelen komt de komende tijd de nadruk te liggen. Ik geef hierop een korte toelichting: Voorschrijven van automatische incasso. De mogelijkheden van automatische incasso worden verder onderzocht en uitgewerkt. Bij de dienst OCW zijn goede resultaten geboekt door (verplicht) automatische incasso in te voeren bij de verhuur van panden en sportvelden. Daarvoor zijn aanpassingen in de huurovereenkomst doorgevoerd. Het inningspercentage van deze vorderingen ligt tussen de 80 en 90 procent. Het waar mogelijk voorschrijven van automatische incasso levert dus een aanzienlijke bijdrage aan het verhogen van de inningsnelheid. Kleine bedragen per pin of Ideal. Er worden ook beduidend veel verkoopfacturen opgesteld voor relatief kleine bedragen. Voor deze categorie verkoopfacturen is het interessant te onderzoeken of de facturen vooraf betaald kunnen worden door middel van pinbetaling of Ideal. Naast bovengenoemde speerpunten staan er ook nog andere maatregelen op de rol: Aanscherping standaard invorderingsprocedure. In navolging van 2010 wordt de standaard invorderingsprocedure in 2012 verder aangescherpt. Aanleiding hiervoor is het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten dat op 1 juli 2012 in werking is getreden. Dit besluit biedt burgers bescherming tegen het in rekening brengen van exorbitant hoge kosten door incassobureaus. Het besluit biedt echter ook mogelijkheden het invorderingsbeleid verder te verbeteren. Belangrijk kenmerk van dit besluit is namelijk dat het de gemeente toestaat kosten in rekening te brengen in geval burgers te laat betalen. Nagegaan wordt op welke wijze deze mogelijkheden kunnen worden opgenomen in de standaard invorderingsprocedure. Verbetering verkoopfactuur. De gemeente besteedt veel aandacht aan het verbeteren en optimaliseren van het factureringsproces. Een goed opgestelde verkoopfactuur leidt immers tot betere herkenning bij de klant en zal daardoor sneller betaald worden. De kwaliteit van facturering kan beter, getuige de hoeveelheid correctiefacturen (of creditnota s) die de gemeente verstuurd. Verdere centralisering van het incassobeheer. Tegelijk met het verwerken van deze nieuwe wettelijke bepalingen in de standaard invorderingsprocedure is afgesproken dat diensten moeilijk inbare vorderingen niet meer overdragen aan gerechtsdeurwaarders. Met ingang van 1 januari 2013 dragen diensten vorderingen, die 30 dagen na de vervaldatum van de factuur nog niet geïnd zijn, over aan de afdeling Belastingzaken. De afspraken hierover worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De diensten betalen hiervoor uiteraard ook een vergoeding voor aan DPZ, maar de kosten voor gerechtsdeurwaarders worden daarmee sterk teruggedrongen. Met deze maatregel is het incassobeheer gecentraliseerd. Minimaliseren risico van non-betaling. Een ander toenemend punt van aandacht is de kredietwaardigheid van onze klanten. De gemeente ontvangt in toenemende mate berichten over faillissementen van ondernemingen en particulieren. Informatie over het betaalgedrag van onze klanten is van belang om te bepalen of wij in de toekomst zaken willen doen. Zowel de diensten als afdeling Belastingzaken hebben waardevolle informatie over de betaalmoraal van klanten. Om hierin beter inzicht te krijgen, is het streven klantinformatie onder één klantnummer vast te leggen. Pogingen om hiervoor het Burger Service Nummer (hierna BSN-nummer) te gebruiken zijn gestrand. Registratie van transacties onder het BSN-nummer is alleen toegestaan bij uitvoering voor wettelijke taken. Nader onderzoek moet uitwijzen wat er juridisch gezien mogelijk is.

5 BSD/ Conclusie Zoals aangegeven is met de uniformering van het invorderingsproces de basis gelegd voor een efficiënt invorderingsproces. Dit heeft, in tegenstelling tot de betaalsnelheid van de gemeente, nog niet geleid tot verbetering in de inningsnelheid. Ook de komende maanden zal onder de huidige economische omstandigheden de inningsnelheid onder druk blijven staan. De gemeente zet alle mogelijke middelen in om een vlotte inning van facturen mogelijk te maken, maar blijft uiteindelijk afhankelijk van het betaalgedrag van de klant. Het inningsbeheer blijft ook de komende tijd dus een belangrijk aandachtspunt. Datzelfde geldt voor het vooraf controleren van de kredietwaardigheid van klanten of bedrijven. Nog beter is het om klanten vooraf of op basis van automatische incasso te laten betalen. Op deze manier werken we op meerdere fronten aan het innen van facturen. Enerzijds verhogen we op deze manier de inningsnelheid, anderzijds beperken we het risico dat een burger niet betaalt. Burgers verwachten niet anders dan dat de gemeente zorgvuldig omgaat met de haar toevertrouwde middelen. Een strak beheer van vorderingen hoort daarbij. Ook de komende maanden houd ik de inningsnelheid van facturen in de gaten. In februari/maart 2013 informeer ik u over de resultaten van de inningsnelheid over heel Met vriendelijke groet, B.A. Revis Wethouder Financiën en Stadsbeheer