Porthus Communicator Client G E B R U I K E R S H A N D L E I D I N G

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Installatie van de... 3 Benodigdheden... 3 Installer downloaden... 3 Installeren... 3 Gebruik van de... 7 Starten... 7 Het ophalen en versturen van gegevens... 7 Gegevens ophalen... 7 Gegevens filteren en versturen... 9 MT-940 bestanden Configuratie Opties Vertaaltabellen Filters Proxy instellingen Validatierapporten Over de PCC Automatische uitvoering De Traffic website In geval van vragen of problemen Internetverbinding niet beschikbaar Menukeuze Ophalen gegevens niet beschikbaar Herinstallatie / Meerdere PCC s

3 Installatie van de Benodigdheden De computer waarop de (PCC) geïnstalleerd wordt, dient aan de volgende eisen te voldoen: Windows Vista of hoger, voorzien van de meest recente service packs en patches o 64-bit versies van Windows worden ondersteund o Installatie op een Terminal Server wordt ondersteund Microsoft.NET Framework versie 3.5 Internet verbinding Installer downloaden U kunt de installer downloaden van Indien u de installatie direct wilt uitvoeren, klikt u op de download link en kiest u voor Uitvoeren (Run). Indien u de installer wilt opslaan, kiest u Opslaan (Save). Installeren Bij het starten van de installatie zult u mogelijk het volgende scherm zien, kies in dat geval voor Uitvoeren (Run): Selecteer de taal die u wilt gebruiken tijdens de installatie en druk op OK: 3

4 Druk op Volgende: Kies de doelmap en druk op Volgende: Selecteer de map voor het start menu en druk op Volgende: Selecteer of er een snelkoppeling op het bureaublad geplaatst moet worden en druk op Volgende: 4

5 Druk op Installeren: Vul de installatiecode in die u van Descartes gekregen hebt en klik OK: Een installatiecode is slechts één keer te gebruiken. Indien u nog niet beschikt over een installatiecode, kunt u deze opvragen bij Descartes, tijdens kantooruren bereikbaar via De zal gebruik maken van de standaard proxy server indien deze is ingesteld in Windows. Mocht u gebruik maken van een afwijkende proxy, kunt u klikken op Wijzig proxy instellingen en de correcte gegevens opgeven: 5

6 De zal zich nu aanmelden op het platform. Vervolgens klikt u op Voltooien: 6

7 Gebruik van de Starten Start de PCC via de snelkoppeling in het start menu of op het bureaublad. De PCC zal beginnen met het ophalen van de configuratie. Daarna zal een mededelingenvenster getoond worden: In dit venster kunnen belangrijke mededelingen getoond worden, bijvoorbeeld wanneer het systeem onbereikbaar zal zijn in verband met onderhoudswerkzaamheden. In de meeste gevallen zullen er geen mededelingen zijn. Het ophalen en versturen van gegevens Gegevens ophalen Selecteer in het menu de optie Acties en kies Ophalen gegevens. 7

8 U kunt hier de administratie(s) aan- en uitvinken voor welke u gegevens wilt insturen. Klik daarna op Volgende. De gegevens zullen opgehaald worden (afhankelijk van uw type koppeling kan dit enkele minuten duren): 8

9 Gegevens filteren en versturen Zodra de gegevens zijn opgehaald, worden deze in het volgende scherm getoond: In dit scherm kunt u facturen, debiteuren en zelfs administraties uitfilteren. Facturen en/of debiteuren die u in het filter hebt gezet, zijn standaard uitgevinkt. Alleen aangevinkte facturen zullen naar DLL doorgestuurd worden. Als u een debiteur of factuur uitvinkt, zult u gevraagd worden of de code aan het desbetreffende filter toegevoegd moet worden. Als u een debiteur of factuur aanvinkt die in het filter staat, zult u gevraagd worden of deze uit het filter verwijderd moet worden. DLL kan ervoor kiezen om filtering niet toe te staan. In dat geval zal de daar melding van maken als u een debiteur of factuur probeert aan of uit te vinken. Druk op Gegevens versturen. 9

10 Het is mogelijk dat u vervolgens gevraagd wordt om voor elke administratie de datum op te geven van het bankafschrift dat u als laatste hebt verwerkt. Indien dit het geval is, zult u het volgende scherm zien: Als u nog geen bankafschrift verwerkt hebt, selecteert u Nog geen bankafschrift verwerkt. Als u al wel een bankafschrift verwerkt hebt, selecteert u Datum laatste bankafschrift en vervolgens de datum van het bankafschrift dat u als laatste hebt verwerkt. Druk daarna op OK. Na verzending ziet u het volgende scherm: Druk op OK om terug te keren naar het hoofdmenu. MT-940 bestanden De PCC biedt de mogelijkheid om MT-940 bestanden van de Rabobank te converteren zodat ze geschikt zijn om in te lezen in uw boekhoudpakket. Beginsaldo, debiteringen en eindsaldo zullen worden verwijderd, zodat alleen de crediteringen overblijven. Deze functionaliteit is beschikbaar via menukeuze Acties / Rabobank MT-940 bestand voorbereiden. Descartes verleent geen support op deze functionaliteit, en kan ook niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele (vervolg)schade in geval van een onjuiste conversie. Voor meer informatie over deze functionaliteit kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij DLL. 10

11 Configuratie Opties Via menukeuze Configureren / Opties kunt u de programmataal wijzigen en eventueel een wachtwoord instellen dat benodigd is om de te starten: Indien uw aan meer dan één administratie is gekoppeld, kunt u in dit scherm eveneens bepalen welke sortering wordt toegepast bij het tonen van uw administraties in de : Druk op OK om uw keuze te bevestigen. Vertaaltabellen DLL accepteert voor landcodes alleen de twee-letterige ISO code, voor valutacodes alleen de drie-letterige ISO code, en voor taalcodes slechts een beperkte lijst van ISO codes. Via de vertaaltabellen kunt u de door u gebruikte codes koppelen aan de codes die door DLL geaccepteerd worden. 11

12 Open de vertaaltabellen via menukeuze Configureren / Vertaaltabellen: Selecteer bovenin het scherm eerst de administratie waarvoor u de codes wilt opgeven. Om een nieuwe code op te geven, klikt u op de + knop in het desbetreffende gedeelte van het scherm. Vul vervolgens eerst de door u gebruikte code in en selecteer daarna de bijbehorende code uit de lijst. Om een bestaande code te wijzigen, klikt u op de desbetreffende code en wijzigt u de code. Om een bestaande code te verwijderen, klikt u op de desbetreffende code en klikt u op de - knop. Indien u een code mist in de lijst van ISO codes, klikt u op de knop Opnieuw ophalen van de ISO code lijsten. Indien de code dan nog steeds ontbreekt, neemt u contact op met Descartes ( ). Zodra u klaar bent, sluit u het scherm via de knop Sluiten. Filters U kunt het debiteurenfilter en het factuurfilter gebruiken om bepaalde debiteuren en/of facturen altijd uit te sluiten van inzending naar DLL, zoals contante debiteuren of intercompany debiteuren. 12

13 Open de filters via menukeuze Configureren / Filters: Selecteer bovenin het scherm eerst de administratie waarvoor u de filters wilt opgeven. Om een nieuwe code op te geven, klikt u op de + knop in het desbetreffende gedeelte van het scherm. Vul vervolgens de code in van de debiteur of factuur die u wilt uitfilteren. Om een bestaande code te wijzigen, klikt u op de desbetreffende code en wijzigt u de code. Om een bestaande code te verwijderen, klikt u op de desbetreffende code en klikt u op de - knop. U kunt de inhoud van het debiteur- of factuurfilter exporteren naar een bestand met de knop. Zodra u klaar bent, sluit u het scherm via de knop Sluiten. DLL kan ervoor kiezen om filtering niet toe te staan. In dat geval zal menukeuze Configureren / Filters niet beschikbaar zijn, of zullen niet alle administraties selecteerbaar zijn. Proxy instellingen U kunt de proxy instellingen wijzigen via menukeuze Configureren / Proxy instellingen: 13

14 Indien tijdens de installatie proxy instellingen gebruikt zijn, zullen deze gegevens hier reeds ingevuld zijn. Validatierapporten Bij elke inzending wordt een validatierapport opgesteld. Dit validatierapport is bedoeld om u te informeren over eventuele onvolkomendheden in uw gegevens. Tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, worden alle debiteuren en openstaande posten doorgestuurd naar DLL, zelfs als er validatiefouten en/of -waarschuwingen zijn opgetreden. U wordt aangeraden om na elke inzending het resulterende validatierapport te raadplegen en eventuele meldingen op te lossen. In sommige gevallen zult u hiervoor de brongegevens in uw boekhoudpakket moeten aanpassen, in andere gevallen zult u een klantspecifieke land-, taal- of valutacode moeten koppelen aan een door DLL gebruikte code (via Configureren / Vertaaltabellen). 14

15 Via menukeuze Rapportages / Lijst van validatierapporten opent u de lijst met rapporten: Selecteer bovenin het scherm eerst de administratie waarvoor u de rapporten wilt raadplegen. De lijst is omgekeerd gesorteerd op datum, zodat het nieuwste rapport altijd bovenaan staat. Als u net hebt ingestuurd, kan het zijn dat het validatierapport nog niet beschikbaar is. Gebruik in dat geval de knop Lijst verversen. U kunt een rapport openen door te dubbelklikken op een regel, of door een regel te selecteren en te klikken op de knop Rapport bekijken. 15

16 Het validatierapport ziet er als volgt uit: Onder het kopje Eigenschappen ziet u de gegevens van de administratie en het tijdstip waarop de validatie is uitgevoerd. Onder het kopje Validatiemeldingen volgen de meldingen, die zijn ingedeeld in twee categorieën, te weten Fout en Waarschuwing. Over het algemeen zullen fouten leiden tot uitval bij DLL, en waarschuwingen niet. 16

17 Daarna volgen enkele statistieken, en tot slot worden de totalen per valuta getoond: U kunt het validatierapport afdrukken via de printknop, helemaal rechts in de blauwe balk bovenaan. U kunt het validatierapport opslaan als een HTML bestand via de knop Opslaan. U verlaat het rapport via de knop Sluiten. U keert dan terug in de lijst van rapporten. U verlaat de lijst van rapporten via de knop Sluiten. U keert dan terug in het hoofdmenu. Over de PCC Via menukeuze Help / Mededelingen kunt u het mededelingenvenster opnieuw openen. Via menukeuze Help / Remote support kunt u een Teamviewer sessie starten zodat een medewerker van Descartes met u mee kan kijken. Gebruikt u deze optie alleen als een medewerker van Descartes u hierom vraagt. Via menukeuze Help / Info wordt het volgende scherm getoond: 17

18 In dit scherm vindt u de versie van de PCC die in gebruik is, het telefoonnummer en adres van Descartes, en een link naar de download pagina van de PCC. Automatische uitvoering U kunt de PCC in de zogenaamde silent mode starten. Er zal dan geen enkele gebruikersinteractie plaatsvinden. Door de uitvoering van de PCC in silent mode via de Windows Task Scheduler te laten verlopen, kunt u het insturen van de gegevens volledig automatiseren. Als de PCC in silent mode gestart wordt, zullen alle administraties geselecteerd worden. Daarna zullen de gegevens opgehaald worden. Het filterscherm wordt overgeslagen, de PCC zal de gegevens direct verzenden (uiteraard worden het debiteurenfilter en het factuurfilter wel toegepast). Na verzending zal de PCC afsluiten. LET OP: Geen gebruikersinteractie betekent ook geen waarschuwing mocht er iets mis gaan. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om te controleren of de inzendingen succesvol zijn, door regelmatig via de interactieve PCC de validatierapporten te raadplegen. Ook wordt u aangeraden om het Windows Event Log in de gaten te houden; de PCC zal melding maken van succesvolle inzendingen alsmede van eventuele fouten. U kunt de PCC in silent mode starten door het toevoegen van command line argument /mode=silent. 18

19 De Traffic website De PCC wordt alleen gebruikt om gegevens in te sturen naar DLL. De informatieverschaffing van DLL aan u vindt plaats via de Traffic website. Deze website valt buiten het beheer van Descartes. Wij verzoeken u vriendelijk om in geval van vragen over Traffic contact op te nemen met DLL. In geval van vragen of problemen In geval van vragen of problemen kunt u contact opnemen met Descartes, tijdens kantooruren bereikbaar op Veel voorkomende vragen en problemen vindt u hieronder. Internetverbinding niet beschikbaar De PCC controleert bij het starten of er een internet verbinding beschikbaar is. Indien dit niet het geval is, zal de PCC weigeren te starten. Controleer eerst of u beschikt over een werkende internetverbinding. Indien dit het geval is, controleer dan samen met uw systeembeheerder of de proxy instellingen in de PCC correct zijn. Menukeuze Ophalen gegevens niet beschikbaar Indien menukeuze Acties / Ophalen gegevens niet beschikbaar is, houdt dit meestal in dat er een andere PCC actief is. Als meerdere PCC s dezelfde administratie kunnen insturen, kan er altijd maar één PCC tegelijkertijd actief zijn. De PCC die als eerste start, zal de administratie op slot zetten. Bij het afsluiten zal dit slot weer verwijderd worden, maar het kan gebeuren dat een van de PCC s zich niet goed heeft kunnen afmelden. Ga in dat geval als volgt te werk: Zorg dat alle PCC s afgesloten zijn en probeer het vervolgens opnieuw. Indien de menukeuze daarna nog steeds niet beschikbaar is, start dan één voor één elke PCC en sluit deze vervolgens weer af. De PCC die het slot geplaatst heeft, zal deze bij het sluiten weer verwijderen, waardoor de administraties vrij komen voor de andere PCC s. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, neemt u dan contact op met Descartes. Herinstallatie / Meerdere PCC s Een installatiecode is slechts eenmalig te gebruiken, dus als u een extra PCC wilt installeren, hebt u een nieuwe installatiecode nodig. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Als u de PCC wilt verplaatsen naar een andere computer, dient u de PCC eerst via het Windows Configuratiescherm te deïnstalleren. Hierbij wordt de installatiecode vrijgegeven, zodat u deze opnieuw kunt gebruiken op de andere computer. Als uw computer gecrasht is, is een deïnstallatie uiteraard niet mogelijk. In dat geval kan een Descartes medewerker de oorspronkelijke installatiecode vrijgeven, zodat deze opnieuw kan worden gebruikt op de nieuwe computer. LET OP: kopiëer in geen geval de programmadirectory van de ene computer naar de andere! Hoewel dit zal lijken te werken, wordt hiermee het locking mechanisme omzeild, hetgeen kan leiden tot onjuiste resultaten. 19