Retour 3371 KA, 18. Gemeente Scherpenzeel Afdeling Samenleving t.a.v. de heer H. Bimmel Postbus ZJ SCHERPENZEEL

Transcriptie

1 Retour 3371 KA, 18 Gemeente Scherpenzeel Afdeling Samenleving t.a.v. de heer H. Bimmel Postbus ZJ SCHERPENZEEL Hardinxveld-Giessendam, 1 september 2014 Betreft: voorstel onderzoek zwembad t Willaer Geachte heer Bimmel, Na onze verhelderende overleggen op 24 juli en 21 augustus jl. presenteer ik u met veel genoegen ons voorstel voor de doorlichting van zwembad t Willaer. Deze doorlichting bestaat uit de volgende vier onderdelen: 1. vaststellen welke onderhouds- en instandhoudingskosten de komende 10 tot 20 jaar verbonden zijn aan zwembad t Willaer in relatie tot het door stichting t Willaer opgestelde renovatieplan; 2. vaststellen van (eventuele) knelpunten c.q. verbetermogelijkheden op het gebied van het beheer en de organisatie van zwembad t Willaer; 3. vaststellen van (eventuele) knelpunten c.q. verbetermogelijkheden op het gebied van de exploitatie (inkomsten en uitgaven) van zwembad t Willaer; 4. opstellen van een integrale rapportage waarin de uitkomsten van de voorgaande drie onderdelen zijn vastgelegd. In dit voorstel behandelen we achtereenvolgens de volgende onderwerpen: een korte schets van de situatie; de expertise van Synarchis op het gebied van zwembaden; ons plan van aanpak; ons voorstel voor de zakelijke afspraken (verantwoordelijkheden, planning en budget). Situatie Met zo n bezoekers in een goede zomer vervult zwembad t Willaer een belangrijke sociaal-maatschappelijke functie in Scherpenzeel. Het bad beschikt over een diep bassin van 21x50 meter (met springkuil en springplanken) en een ondiep bassin van 20x45 meter (met glijbaan). Moeders en peuters kunnen terecht in het peuterbad en de kinderspeeltuin. t Willaer is met recht te kenschetsen als een zwembad voor jong en oud. Zwembad t Willaer wordt beheerd en geëxploiteerd door een stichting. In t Willaer zijn zowel professionele als vrijwillige medewerkers actief. Vrijwilligers worden vooral ingezet voor

2 2 kassadiensten en onderhoudswerkzaamheden. Ook het stichtingsbestuur bestaat uit vrijwilligers. De bedrijfsleider en de toezichthouders zijn betaalde medewerkers. De gemeente is eigenaar van het bad en verstrekt de stichting jaarlijks een subsidie van circa ,-. Dit bedrag is ook de komende jaren het uitgangspunt voor de gemeentelijke bijdrage aan de exploitatie van zwembad t Willaer. In tegenstelling tot veel andere gemeenten staat behoud van het lokale zwembad in Scherpenzeel niet ter discussie. Wel zijn de gemeente en de stichting het er over eens dat, gelet ook de leeftijd van t Willaer, investeringen nodig zijn om het zwembad weer een gezond toekomstperspectief te verschaffen. Door de stichting is een renovatieplan opgesteld dat voorziet in een investering van circa ,-. Voor de gemeente vormt dit renovatieplan de directe aanleiding voor een breder onderzoek naar zwembad t Willaer op basis waarvan de toekomst van deze belangrijke voorziening voor de komende jaren kan worden veilig gesteld. Synarchis Tijdens onze voorloverleggen hebt u kennis kunnen maken met ons bureau. Wij hopen dat u daarmee een goede indruk hebt gekregen van onze brede expertise. Samenvattend beschouwen we ons om de volgende redenen als geschikte partij voor de uitvoering van het door u gewenste zwembadonderzoek: Synarchis is bij uitstek het bureau dat zowel op bouwkundig, organisatorisch als exploitatie-technisch gebied opdrachtgevers kan bijstaan bij zwembadonderzoeken; de afgelopen 6 jaar hebben wij zo n 50-tal zwembadprojecten in Nederland mogen uitvoeren die (op onderdelen) vergelijkbaar zijn met het zwembadvraagstuk in Scherpenzeel. Ten aanzien van zwembad gerelateerde projecten zijn wij marktleider in Nederland; u hebt kennis gemaakt met René Komduur, partner van Synarchis. Na zijn loopbaan gestart te zijn als beleidsmedewerker Sport van de gemeente Gouda is het als consultant/projectleider de afgelopen jaren verantwoordelijk geweest voor de uitvoering van 10-tallen zwembadonderzoeken. Als u met ons een opdrachtrelatie aangaat dan fungeert hij als onderzoeksleider. Hebt u interesse in een breder inzicht in de expertise, diensten en referenties van Synarchis dan nodigen we u van harte uit onze website te bezoeken ( Plan van aanpak In dit plan van aanpak doen we u een voorstel voor de werkzaamheden die wij noodzakelijk achten voor de uitvoering van het onderzoek. Zoals eerder beschreven focussen we ons op de volgende vier onderdelen: 1. onderhoud en instandhouding; 2. beheer en de organisatie; 3. exploitatie; 4. integrale rapportage.

3 3 Onderhoud en instandhouding Momenteel ontbreekt voor zwembad t Willaer een meerjaren onderhoudsplan op basis waarvan inzicht bestaat met welke onderhouds- en instandhoudingskosten gerekend moet worden voor de komende 10 tot 20 jaar. Een dergelijk plan vormt naar onze mening een belangrijke zo niet onmisbare basis onder het (financiële) toekomstperspectief van het zwembad. Wij stellen dan ook voor een meerjaren onderhoudsplan voor zwembad t Willaer op te stellen. Op basis van een inspectie ter plaatse worden de uit te voeren werkzaamheden ten behoeve van onderhoud en instandhouding in beeld gebracht met onderscheid tussen het gebruikersdeel (met name dagelijks onderhoud uit te voeren door of namens de stichting) en het eigenaarsdeel (met name planmatig, specialistisch onderhoud uit te voeren door of namens de gemeente). Dit meerjaren onderhoudsplan vormt ook de basis waaraan het door de stichting opgestelde renovatieplan wordt getoetst. Investeringen kunnen dan op de volgende wijze in perspectief worden geplaatst: welke investeringen zijn noodzakelijk als gevolg van wet- en regelgeving; welke investeringen zijn gewenst vanuit het oogpunt van veiligheid, duurzaamheid, functionaliteit en esthetische waarde; welke investeringen zijn noodzakelijk dan wel gewenst op korte termijn (1-3 jaar), op middellange termijn (3-5 jaar) en op lange termijn (5-20 jaar). Beheer en organisatie De stichting is de meest toegepaste vorm voor het beheer van zwembaden als t Willaer. In beginsel kan dit als een efficiënte beheervorm worden bestempeld, mede omdat stichtingen geen winstoogmerk hebben en zich prima lenen voor inzet van vrijwilligers en verwerving van maatschappelijk draagvlak. In dit onderdeel wordt een beschouwing gegeven en een oordeel geveld over de wijze waarop het beheer en de organisatie van t Willaer zijn vormgegeven. Daarbij wordt in ieder geval onderscheid gemaakt tussen (eventuele) knelpunten c.q. verbetermogelijkheden met betrekking tot: de wijze waarop de relatie tussen gemeente en stichtingsbestuur in overeenkomsten is vormgegeven en qua planning & control wordt ingevuld; de relatie en werkafspraken binnen de stichting tussen bestuur, bedrijfsleiding en medewerkers; de inzet van medewerkers (professionals en vrijwilligers) in relatie tot wet- en regelgeving (WHVBZ) het productaanbod en de openstelling van het zwembad. Om goed inzicht te krijgen in het beheer en de organisatie van t Willaer wordt niet alleen kennis genomen van overeenkomsten en andere relevante documenten maar worden ook interviews afgenomen met vertegenwoordigers van het stichtingsbestuur, de bedrijfsleider van het zwembad en de accounthouder van de gemeente.

4 4 Exploitatie Om het perspectief van t Willaer in beeld te kunnen brengen is het van belang kennis te hebben van de omgeving waarbinnen dit zwembad opereert en van de marktontwikkelingen die zich in de branche voordoen. In het kader van dit onderzoek stellen wij voor een verkenning van de markt uit te voeren die zich concentreert op de volgende onderdelen: relevante marktontwikkelingen: de marktontwikkelingen die van invloed zijn op de vraag naar en het aanbod van buitenbaden worden beschreven; concurrentie-analyse: de belangrijkste concurrerende zwembaden in de omgeving van Scherpenzeel worden in beeld gebracht en voorzien van een analyse van de concurrentiepositie ten opzichte van de regionale zwembaden; demografische analyse: dit onderdeel bevat een analyse van de bevolkingsontwikkeling en -samenstelling in de gemeente Scherpenzeel en de invloed van deze karakteristieken op het toekomstperspectief van t Willaer; bezoekersanalyse: een beeld wordt geschetst van de bezoekers van het zwembad. Afhankelijk van de beschikbare gegevens wordt volstaan met een onderscheid tussen bezoekerscategorieën, zo mogelijk aangevuld met analyses op grond van de abonnementenadministratie en/of in het verleden uitgevoerde bezoekersenquêtes. Om de efficiëntie van de exploitatie te kunnen beoordelen, is het van belang de (verhouding tussen de) huidige opbrengsten en inkomsten in beeld te brengen. Hiertoe zullen relevante documenten worden bestudeerd (met name jaarrekeningen). De eerder aangehaalde interviews worden gebruikt om het verhaal achter de cijfers helder te krijgen. Met betrekking tot de exploitatie van t Willaer worden in ieder geval de volgende onderwerpen behandeld: het activiteiten- en openstellingsrooster; de bezettingsgegevens en bezoekersaantallen; de tarievenstructuur; de personeelsinzet (zie ook het onderdeel beheer en organisatie ); het energieverbruik en de energiekosten 1 ; het onderhoud (zie ook het onderdeel onderhoud en instandhouding ); de marketing en promotie; de financiële resultaten (begrotingen en exploitatierekeningen). Met inachtneming van verbetervoorstellen op (eventueel) gesignaleerde knelpunten wordt dit onderdeel afgesloten met een realistische meerjaren exploitatiebegroting voor zwembad t Willaer. Integrale rapportage De resultaten van de beschreven werkzaamheden worden op overzichtelijke wijze gepresenteerd in een rapportage. De sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen worden benoemd (SWOT-analyse) en er wordt een realistisch toekomstperspectief geschetst op de onderdelen onderhoud en instandhouding, beheer en organisatie en de exploitatie van zwembad t Willaer. Een conceptversie van de rapportage wordt besproken met de opdrachtgever waarna de definitieve rapportage wordt aangeboden. 1 Met het oog op mogelijke energiebesparende maatregelen in t Willaer wordt reeds een quick scan uitgevoerd. Indien beschikbaar worden de uitkomsten van deze quick scan betrokken bij het door ons voorgestelde onderzoek.

5 5 Zakelijke afspraken Namens Synarchis treedt René Komduur op als projectleider/adviseur en als contactpersoon voor de gemeente. In overleg met de opdrachtgever wordt een projectgroep ingericht waarin de resultaten van het onderzoek worden besproken en vastgesteld. De totale doorlooptijd van het onderzoek bedraagt 2 tot 3 maanden. Na opdrachtverstrekking zullen wij in overleg met u de planning verder concretiseren. In het volgende overzicht is de tijdbesteding en budgettering voor de verschillende werkzaamheden weergegeven. werkzaamheden uren tarief budget - onderhoud en instandhouding (opstellen meerjaren onderhoudsplan) beheer en organisatie (inclusief interviews) exploitatie integrale rapportage overleg en afstemming totaal budget: Op basis van een uurtarief van 125,- en een tijdsbesteding van in totaal 76 uur bedragen de totale onderzoekskosten 9.500,-. De genoemde bedragen zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten waaronder reis- en verblijfkosten. Synarchis factureert maandelijks achteraf op basis van werkelijk bestede uren. Wij werken met vaste prijzen. Op basis van de verstrekte opdrachtformulering kunnen wij de geoffreerde werkzaamheden uitvoeren in de geplande tijd en tegen de hier geoffreerde kosten. Mochten zich toch onvoorziene omstandigheden voordoen die een aanpassing van het budget noodzakelijk maken, dan zal onmiddellijk na constatering overlegd worden met de opdrachtgever, ten einde tot een redelijke oplossing te komen. Het geoffreerde bedrag zal derhalve niet worden overschreden zonder uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. Op deze offerte is De Nieuwe Regeling (DNR) 2005 van toepassing, waarin de rechtsverhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt bepaald. Afronding Wij hebben met plezier voldaan aan uw offerteverzoek. Wij hopen dat uit deze offerte blijkt dat we zeer gemotiveerd zijn om het door ons gepresenteerde plan van aanpak samen met u uit te voeren. We zien uit naar een prettige en constructieve samenwerking! Indien u met ons voorstel akkoord gaat, ontvangen wij graag een opdrachtbevestiging of een ondertekend exemplaar van deze offerte bij wijze van opdrachtbevestiging retour.

6 6 Met vriendelijke groet, Synarchis Voor akkoord: R.J.C. Komduur.. Gemeente Scherpenzeel