personeel en organisatie

Transcriptie

1 121 9 personeel en organisatie

2 9 Organogram Prins Bernhard Cultuurfonds personeel en organisatie 9De Stichting Prins Bernhard Cultuurfonds is gevestigd in Amsterdam. De medewerkers op het bureau aldaar zijn belast met het behandelen van aanvragen met een landelijke oriëntatie, de organisatie en coördinatie van fondsenwerving & communicatie en financiën & automatisering. Daarnaast zijn er twaalf provinciale afdelingen die zijn ondergebracht bij de provinciehuizen. Werkafspraken zijn vastgelegd in serviceovereenkomsten tussen de provincies en het Prins Bernhard Cultuurfonds Managementteam Het landelijk bureau wordt geleid door de directie, die zich laat bijstaan door de afdelingshoofden. De directiesecretaris is tevens hoofd bestedingen. Directie en afdelingshoofden vormen tezamen het managementteam. Het managementteam vergadert één maal per week op maandagochtend en ziet toe op de uitvoering van het door het bestuur goedgekeurde jaarplan en de begroting. Op basis van de kwartaalrapportages en aanvullende managementinformatie houdt het managementteam zicht op de voortgang van het bestedingenbeleid, de fondsenwerving & communicatie, financiën en de bedrijfsvoering. Personeelsbestand Per 31 december 2007 had het fonds 33 mensen (26,30 fte) in loondienst: 25 vrouwen en 8 mannen. Vijf medewerkers hadden een volledig dienstverband, de overige medewerkers werkten in deeltijd. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage (V%) voor 2007 is 6,10 procent. Het ziekteverzuimpercentage is opgebouwd uit de gemiddelde meldingsfrequentie (gmf) en de gemiddelde verzuimduur (Gem.vd). De meldingsfrequentie verwijst naar het aantal keren per jaar dat een werknemer zich gemiddeld ziek meldt. In het onderstaande schema worden de verzuimgegevens van 2007 afgezet tegen voorgaande jaren. De gegevens zijn exclusief zwangerschaps- en bevallingsverlof. Ziekteverzuim in cijfers v% gmf gem.vd ,04 3,12 6, ,06 3,27 7, ,60 1,57 7, ,10 1,87 9,36 In 2007 is het Cultuurfonds er niet in geslaagd de dalende trend in het ziekte

3 verzuim vast te houden. Het verzuimpercentage is gestegen naar 6,10 procent. Dat is voornamelijk terug te voeren op twee langdurig zieke medewerkers. Vanwege de geringe formatie wordt het verzuimpercentage sterk beïnvloed. Het gemiddelde aantal ziektemeldingen is ook iets toegenomen. We zijn er niet in geslaagd onze doelstelling, een verzuimpercentage met een gemiddelde van maximaal 3,5 procent over de laatste drie jaar, te halen. Het fonds probeert het ziekteverzuim terug te dringen door o.a. het aanbieden van preventieve regelingen die fysieke klachten kunnen voorkomen of verminderen. Verder werken we volgens een protocol met als uitgangspunt dat werknemer en werkgever samen verantwoordelijk zijn voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting. Arbeidsvoorwaarden Het Prins Bernhard Cultuurfonds heeft een eigen arbeidsvoorwaardenreglement. Naast dit reglement is er een personeelsgids waarin de arbeidsvoorwaarden en (vergoedings)regelingen zijn uitgewerkt. De salarissen worden jaarlijks aangepast met het indexcijfer dat het Centraal Bureau voor de Statistiek vaststelt op basis van alle cao s in Nederland. In 2007 was dat 1,82 procent. Het salaris van de directeur wordt vastgesteld door het College van Gedelegeerden. Medezeggenschap Prins Bernhard Cultuurfonds heeft geen ondernemingsraad. Het aantal medewerkers is daarvoor te klein. Het personeel heeft als overlegmodel gekozen voor een tweemaandelijkse plenaire vergadering, waarvoor elke medewerker agendapunten kan voorstellen. Dit model had de voorkeur van de medewerkers boven een personeelsvertegenwoordiging, omdat het plenair overleg een maximaal direct contact bevordert tussen directie en medewerkers. Arbo- en milieubeleid In 2007 zijn diverse maatregelen uit de Risico Inventarisatie en Evaluatie (ri&e) uitgevoerd. Deze hadden betrekking op bijscholing van de preventiemedewerkster, de aanschaf van nieuwe stoelen en het aanpassen van de verlichting. Ook is er een onderzoek geweest naar het binnenklimaat van de kantoorruimte van het secretariaat naar aanleiding van klachten. Hiervoor is nog geen adequate oplossing gevonden. Verder is er aandacht voor interne milieuzorg door het toepassen van richtlijnen voor energie, papier- en waterverbruik en afval (waaronder klein chemisch afval). Bedrijfshulpverlening In 2007 heeft het bestuur een ontruimingsplan vastgesteld. In 2008 zal er worden geoefend aan de hand van dit plan. Andere activiteiten waren de opleiding tot ploegleider van een van de bedrijfshulpverleners, de jaarlijkse bijscholing van de bedrijfshulpverleners, de aanschaf van portofoons en de invoering van een vergoedingsregeling voor de bedrijfshulpverleners. Spaarloon- en levensloopregeling Het Prins Bernhard Cultuurfonds heeft een collectieve spaarloonregeling afgesloten bij de abn amro Bank. Nieuwe medewerkers kunnen spaarloonrekeningen of gelijksoortige regelingen die zij bij vorige werkgevers hadden, voortzetten. In 2007 namen 20 medewerkers deel aan de regeling. Ook bieden wij de levensloopregeling aan. Hiervan werd in 2007 geen gebruik gemaakt. Opleidingsmogelijkheden en coaching Het Cultuurfonds wil de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers stimuleren. Als streefgetal is 2 procent van de totale salariskosten gereserveerd voor opleidingen. In 2007 kwam dat neer op Medewerkers kunnen opleidingswensen bespreken met de directie. De directie biedt ook opleidingsmogelijkheden aan. In 2007 zijn enkele in company trainingen georganiseerd: voor de adviseurs Bestedingen een tweedaagse cursus Beoordeling financiële positie van aanvragers voor het managementteam de training Het voeren van een Resultaat & Ontwikkelingsgesprek: juist doen! en de workshop Omgaan met ziekteverzuim. Naast opleidingen kan men gebruikmaken van een coach die, afhankelijk van de vraag, een traject voor de medewerker uitzet. In 2007 hebben vijf medewerkers deze mogelijkheid benut. De totale kosten voor opleiding, training en coaching bedroegen Cijfers met betrekking tot het personeel Verdeling parttime/fulltime: procent Gemiddelde leeftijd per 31 december: 46 jaar Verlooppercentage: 0 procent (aantal vertrokken medewerkers in vaste dienst ten opzichte van het aantal medewerkers in dienst * 100 procent) Verdeling in leeftijdsgroepen per 31/12/07 % leeftijdsopbouw totaal >24 >29 >34 >39 >44 >49 >54 >59 >64 vrouwen mannen Gemiddeld aantal dienstjaren: 8 Medewerkers secretariaten provinciale afdelingen De medewerkers bij de provinciale afdelingen ondersteunen de afdelingsbesturen bij het verwerken van aanvragen voor financiële ondersteuning in de eigen regio. Deze medewerkers zijn in dienst van de provincies en in één geval bij de gemeente (Den Haag), of voeren hun werkzaamheden uit op freelance basis. De afdelingsmedewerkers zijn, samen met een medewerker van het landelijk bureau, ook verantwoordelijk voor het goede verloop van de Anjeractie Overlegorganen binnen het Prins Bernhard Cultuurfonds Om de goede werkrelatie met de provinciale afdelingen te onderhouden kent het Cultuurfonds een bestuurlijk en een administratief overleg. Het bestuurlijk overleg Het bestuurlijk overleg voor leden van afdelingsbesturen wordt één maal per jaar georganiseerd, of vaker indien noodzakelijk. Het overleg heeft geen vaste samenstelling, afdelingsbesturen zijn minimaal met één bestuurslid vertegenwoordigd. Drs. C.G.A.A. Brekelmans, lid van de Raad van Toezicht, fungeert als voorzitter. Het bestuurlijk overleg is een belangrijk orgaan in de dialoog met de afdelingsbesturen. Er wordt niet alleen informatie verstrekt over het fonds in het algemeen. In het

4 bijzonder wordt ingegaan op thema s die bij de afdelingsbesturen een rol spelen: de toepassing van de richtlijnen voor financiële ondersteuning, of plannen inzake communicatie en fondsenwerving. In 2007 vond het overleg plaats op 27 maart. Het was volledig gewijd aan het financiële beleid van het fonds. Hiervoor waren in het bijzonder de penningmeesters van de afdelingsbesturen uitgenodigd. Het administratief overleg Aan het administratief overleg, dat minimaal twee maal per jaar plaatsvindt, nemen alle medewerkers van de secretariaten van de provinciale afdelingen deel. In 2007 is twee maal vergaderd: op 12 april en 13 november. Het overleg is vooral bedoeld voor het bespreken van praktische zaken die betrekking hebben op bestedingen, fondsenwerving & communicatie, financiën & automatisering. Het administratief overleg komt afwisselend bijeen op het bureau in Amsterdam of bij een van de provinciale afdelingen. In november trad de als gastheer op. De vergadering vond plaats in het Noord-Brabants Museum te s-hertogenbosch. Aansluitend aan het overleg was een bezoek aan het Zwanenbroedershuis georganiseerd. Medewerkers in dienst bij het landelijk fonds Mw. dr. A. Esmeijer, directeur/ bestuurder Drs. J.H. van Beem, adjunct-directeur Mw. M. Andriesse, coördinator evenementen M. Arnold, systeembeheerder/ webmaster Mw. J. G. Biesheuvel, fondsenwerving donateurs Mw. G.J. Bink, management assistent Mw. mr. M.H.F. Delprat, hoofd sectie fondsenwerving Drs. H.A. Dijkstra, adviseur bestedingen Mw. G.A. van Dooren, management assistent Mw. I. Eckhart, assistent bestedingen Mw. drs. M. Groenink, adviseur bestedingen Mw. drs. A. Heinen, assistent bestedingen Mw. A.M. Hellema, telefoniste/ receptioniste Mw. dr. E.J.B. Knibbeler, adviseur bestedingen Mw. drs. A.M.J. Koch, assistent bestedingen/webredacteur Mw. A.T. Kraakman, administratief medewerker Mw. drs. M.P.W. van der Kruijs, trainee D. Madigan, facilitair medewerker Mw. M.H.D. Nillesen, hoofd fondsenwerving & communicatie Mw. drs. E. Overweel, adviseur bestedingen Mw. H. Paesbrugge, landelijk coördinator Anjeractie Mw. L. Peper, assistent bestedingen Mw. drs. J.M.S. Perryck, adviseur bestedingen/coördinator Cultuurfondsen voor Monumenten J.W. Pieterson, hoofd financiële zaken & automatisering Mw. M. Roelofs, telefoniste/ receptioniste Mw. M. Snijder, directiesecretaresse (waarnemend hoofd secretariaat per ) Drs. H. van Straten, adviseur bestedingen Drs. T.L. Tromp, hoofd bestedingen/ directiesecretaris Drs. M. Tummers, senior fondsenwerver bedrijven Mw. M.C. van der Velde, hoofd secretariaat/directiesecretaresse/ assistent Cultuurfondsen voor Monumenten Mw. A. Voorthuijsen-Sminia, hoofd sectie ondersteuning bestedingen Mw. H.E.G. Vluggen-Hamaekers, medewerker beurzen Mw. drs. A.J. Waltmans, pers & publiciteit Mw. M.A. Warren, assistent hoofd financiële zaken & automatisering Medewerkers bij de provinciale afdelingen Mw. H.J.T. den Besten afdeling Gelderland Mw. M.E.H. Biesheuvel-Niëns afdeling Limburg Mw. P. van den Booren afdeling Noord-Holland Mw. G.T.M. Bruggeman afdeling Overijssel J.M.C.M. Deckers Mw. S. Doerga afdeling Zuid-Holland Mw. R. Dijkstra-Popma afdeling Drenthe G.J. Esser afdeling Utrecht Mw. C. Gideonse afdeling Zeeland Mw. drs. J.Y.M. Habets afdeling Drenthe Mw. M. Harmsen afdeling Groningen Mw. S.S.F. Houben-Essers afdeling Limburg Mw. M. Julianus afdeling Fryslân Mw. W.J. Kuit afdeling Gelderland Mw. L.H.F. Louis afdeling Groningen Mw. L. Lubbers afdeling Zuid-Holland Mw. H. Man-Izol afdeling Noord-Holland Mw. C. Mooren-Apon Mw. H.M. Olde Rikkert-Sweerts afdeling Flevoland Mw. drs. A.H.C. Pijpers-Keyzer afdeling Zeeland P.H.J.C. Rutgers G. Spierenburg afdeling Zuid-Holland Mw. H. van Spijk Mw. drs. M.E. Struving afdeling Zuid-Holland Mw. H. Visser afdeling Drenthe Mw. drs. E. Vlemmings afdeling Utrecht Deze medewerkers vormen tevens de deelnemers aan het administratief overleg (zie hierboven) Vertegenwoording Prins Bernhard Cultuurfonds in andere organisaties Enkele leden van de Stichtingsraad, de directeur en enkele medewerkers vertegenwoordigden het Prins Bernhard Cultuurfonds in andere organisaties. Jhr. mr. S.E. Beelaerts van Blokland, lid van de Raad van Toezicht, had zitting in het bestuur van Stichting Aanwending Loterijgelden Nederland (v/h Algemene Loterij Nederland)/BankGiro Loterij en vertegenwoordigde het Prins Bernhard Cultuurfonds als penningmeester in Stichting Socutera. Hij had tevens zitting in de Beneficiantenraad van De Lotto. Drs. G.C.A.A. Brekelmans, lid van de Raad van Toezicht, was namens het Prins Bernhard Cultuurfonds waarnemer bij de Board van de Europese Culturele

5 Stichting (ecs). De board vergadert drie keer per jaar in Amsterdam, ten kantore van de ecs. Mw. dr. A. Esmeijer, directeur/bestuurder, had namens het fonds zitting in het bestuur van Stichting Aanwending Loterijgelden Nederland/BankGiro Loterij, Stichting Socutera, Stichting Collecteplan en de Vrienden van de Europese Culturele Stichting (v/h Nationaal Comité Nederland voor de Europese Culturele Samenwerking). Zij was waarnemer bij de Advisory Council van de Europese Culturele Stichting, lid van de Vereniging van Fondsen in Nederland (fin), de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (vfi), de Beneficiantenraad van de BankGiro Loterij, de Begeleidingscommissie onderzoek Geven in Nederland en het GoedeDoelenPlatform. Bestuurslid Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (vfi), Bestuurslid Stichting vfi-diensten, Lid van de Vervlechtingscommissie cbf-keur en Code Goed Bestuur voor Goede Doelen (Code Wijffels), Bestuurslid Rathenau Instituut, Bestuurslid Platform Bèta & Techniek, Lid van de jury van de Glazen Griffioen, prijs voor de wetenschapscommunicatie van de Vrije Universiteit, Lid van de jury van de Academische Jaarprijs*, een initiatief van nrc handelsblad, nwo en knaw, Lid Raad van Advies stichting Democratie en Media (v/h Stichting Het Parool), Secretaris/lid van het bestuur van The Hague Club (Europees netwerk van vermogensfondsen), Lid van de Amsterdamsche Kring, Lid van de Raad van Toezicht van de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten, Lid Comité van Aanbeveling van de stichting Wetenschapsoriëntatie Nederland (won), Lid van de knaw-evaluatiecommissie Sociaal en Cultureel Planbureau. Mw. mr. M.H.F. Delprat, hoofd sectie fondsenwerving, was namens het fonds waarnemer in het bestuur van de Stichting ten behoeve van Culturele en Maatschappelijke Beschikkingen. Mw. drs. M. Groenink, adviseur bestedingen Lid van de Raad van Toezicht van Kunst Centraal, steunpunt kunsteducatie provincie Utrecht. Mw. drs. J.M.S. Perryck, adviseur bestedingen Lid van de Raad van Toezicht van de Stichting Kunst en Cultuur Noord-Holland en de Stichting Museaal en Historisch Perspectief in die provincie, Bestuurslid van het Erfgoedhuis Zuid-Holland. J.W. Pieterson, hoofd financiën & automatisering, was namens het fonds deelnemer aan de ledenvergadering van de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (VFI) en lid van de Netwerk Gebruikersgroep Nederland. Penningmeester van de Vereniging van Fondsen in Nederland (fin) Drs. T.L. Tromp, hoofd bestedingen/directiesecretaris Penningmeester van het bestuur van de Vereniging van Nederlandse Kunsthistorici Voorts is het Prins Bernhard Cultuurfonds vertegenwoordigd in, c.q. lid van: BankGiro Loterij De Lotto Europese Culturele Stichting European Foundation Centre GoedeDoelenPlatform ICOMOS ICOM Informeel Fondsenoverleg Nederlands Genootschap van Fondsenwervers Stichting Collecteplan Stichting Socutera Stichting ten behoeve van Culturele en Maatschappelijke Beschikkingen Vereniging van Fondsen in Nederland (fin) Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (vfi) Mw. M.H.D. Nillesen, hoofd fondsenwerving & communicatie, was namens het fonds deelnemer aan de Beneficiantenraad van de BankGiro Loterij en lid van het acmc, platform voor culturele marketing & communicatie. Mw. drs. E. Overweel, adviseur bestedingen Penningmeester van de Vereniging het Nederlands Concertkoor * De prijs is bestemd voor de beste vertaling van wetenschappelijk onderzoek naar een breed publiek Mw. H. Paesbrugge, landelijk coördinator Anjeractie, was namens het fonds lid van het bestuur van de Stichting Collecteplan en voorzitter van het Informeel Fondsenoverleg

6 130