Was/wordt Youforce. Wat is er veranderd in het nieuwe Youforce. Waar kan ik terecht bij vragen over Youforce? Was/wordt overzicht

Transcriptie

1 Was/wordt Youforce Wat is er veranderd in het nieuwe Youforce Het Youforce van ONS SSC is één geüniformeerde ERHM-omgeving voor de gemeenten Kampen en Zwolle en de provincie Overijssel. Eén digitaal systeem voor alle personele zaken past in de strategie van ONS, namelijk standaardisatie van systemen en processen. In het nieuwe Yourforce zijn veel processen geüniformeerd, zijn er processen aanpast en zijn er nieuwe processen toegevoegd; bijvoorbeeld processen die tot voor kort die eerst op papier gingen. In onderstaand overzicht hebben een zogenaamde was/wordt vergelijking gemaakt. Daarin staat per onderwerp hoe het was en hoe we het nieuwe Youforce hebben ingericht. Waar kan ik terecht bij vragen over Youforce? Voor vragen over Youforce kun je contact opnemen met de HR Servicedesk. - Gemeente Zwolle: Maak gebruik van Servicedesk digitaal, hrservicedesk@zwolle.nl of (optie 3) - Gemeente Kampen: hrservicedesk@kampen.nl of Provincie Overijssel: HRServicedesk@overijssel.nl of Was/wordt overzicht Vanaf de volgende pagina s per onderwerp weergegeven.

2 Onderwerp: Vacature aanvraag Manager, Management Assistent(e) & HR-adviseur Vacature aanvraag via mail of papierenversie Vacature aanvraag in Youforce Meer info: Youtube Onderwerp: Werving & Selectie Geldt bij: Kampen Overijssel Manager, Management Assistent(e) & HR-adviseur Selectie en mailcorrespondentie Selectie en mailcorrespondentie in Werving & Selectiemodule Meer info: Youtube; Handleiding

3 Onderwerp: Afsprakenformulier nieuw in dienst Manager, Management Assistent(e) & HR-adviseur Was Excel formulier op Intranet of lokaal bij P-adviseurs Wordt gegenereerd en automatisch gevuld vanuit systeem bij aannemen kandidaat. Meer info: Youtube Onderwerp: Indiensttreding / doorstroom Manager, Management Assistent(e) & HR-adviseur Afwijkingen kunnen niet worden doorgegeven in Youforce Afwijkingen kunnen worden opgenomen in vrij tekstveld Meer info: Youtube

4 Onderwerp: Verlof Geldt bij: Zwolle Alle medewerkers 2 tegels, Verlof en ADV 1 tegel Verlof (Wettelijk verlof, bovenwettelijke verlof en compensatie uren) Meer info: Plenair, intranet, wekelijkse inloopsessie Onderwerp: Verlof Geldt bij: Zwolle Alle medewerkers Twee verlofsoorten: verlof en ADV Drie verlofsoorten: wettelijk & bovenwettelijk verlof en compensatie Meer info: Plenair, intranet, wekelijkse inloopsessie

5 Onderwerp: Verlof Geldt bij: Zwolle Overijssel Alle medewerkers Kan historie inzien Historie vóór 2017 is niet meer inzichtelijk. Het is vóór wel mogelijk om vanuit de verlofoverzichten pdf-jes op te slaan van de historische verlofopbouw en -opname Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet Onderwerp: Verlof Geldt bij: Zwolle Alle medewerkers Geen onderscheid in wettelijk en bovenwettelijk verlof Bovenwettelijk en wettelijk verlof wordt apart weergegeven Meer info: Intranet

6 Onderwerp: Werkpatroon Geldt bij: Kampen Alle medewerkers Geen tegel om dit te administreren Tegel om werkpatroon door te geven Meer info: intranet Onderwerp: Bijzonder verlof Alle medewerkers Keuzelijst met redenen is per organisatie ingericht Keuzelijst met redenen is geüniformeerd Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie

7 Onderwerp: Onbetaald verlof/opname levensloop Geldt bij: Zwolle Alle medewerkers Niet geregistreerd in verlofadministratie Wel geregistreerd in verlofadministratie Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie Onderwerp: Kopen/verkopen verlofuren Geldt bij: Alle medewerkers Opname uit standaard verlof Opname uit bovenwettelijk verlof Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet

8 Onderwerp: Aanvraag ouderschapsverlof Geldt bij: Zwolle Overijssel Medewerkers met ouderschapsverlof Aanvraag in YouForce Aanvraag waarbij verlof wordt toegekend. Verlofrecht wordt toegevoegd aan verlofsaldo. Vrij om op te nemen wanneer je zelf wil. Duurt blijft ongewijzigd. Financiële afrekening vindt plaats op moment van opname. Meer info: intranet, mail Onderwerp: Aanvraag zwangerschapsverlof Manager, Management Assistent(e) Betrof een melding zonder administratieve consequenties Resulteert in een verzuimmelding in Raet Verzuim Management Meer info: Intranet,mail

9 Onderwerp: Zorgverlof Geldt bij: Zwolle Kampen Medewerker, Manager - Nieuw: langdurend zorgverlof Meer info: Intranet Onderwerp: Adreswijziging Self Service Self Service maar veel uitgebreider formulier Meer info: intranet; handleiding!

10 Onderwerp: Saldocorrecties Geldt bij: Zwolle Overijssel PSA medewerkers: De keuzelijst saldocorrecties was ingericht per organisatie, deze lijst was vaak te beperkt om goed te duiden wat de reden van een saldocorrectie was Omschrijvingen saldocorrecties zijn gewijzigd; de lijst is geüniformeerd en uitgebreid Meer info: Onderwerp: Aanvraag studie-/verhuiskosten Medewerker, Manager Handmatige processen via mail/papier Via YouForce - Self Service Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet

11 Onderwerp: Personeelsvereniging Geldt bij: Zwolle Medewerker, Manager Handmatige processen via mail/papier Aan-/afmelden via Self Service Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet Onderwerp: Declaratie reis- & verblijfskosten Medewerker, Manager Tijden hoefden niet te worden ingevuld Tijden moeten worden gevuld voor de verblijfskosten; niet voor de reiskosten Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet, Youtube

12 Onderwerp: Declaratie reis- & verblijfskosten Geldt bij: Kampen Medewerker, Manager Km vergoeding was 0,37 (B/N) Km vergoeding wordt 0,28 (N) Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet, Youtube Onderwerp: Declaratie reis- & verblijfskosten Geldt bij: Kampen Medewerker, Manager 2 Knoppen voor hoog (0,37) of laag (0,09) tarief 1 Formulier met beide tarieven. Met toestemming MGR = 0,28; zonder toestemming = 0,09. Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet, Youtube

13 Onderwerp: Declaratie klokuren Geldt bij: Zwolle Kampen Medewerker, Manager Declaratie klokuren (was verlofsoort verlof in Zwolle) / plusuren (was verlofsoort roostervrij voor Overijssel) Opboeken compensatieuren (wordt compensatieuren; heette adv Zwolle en roostervrij Overijssel) Meer info: Intranet Onderwerp: Declaratie piket Medewerker, Manager Handmatige processen via mail/papier Self Service declaratieformulier Meer info: Intranet

14 Onderwerp: Formulier stallingskosten (fietsstalling NS) Medewerker, Manager Bestond niet in Youforce Bestaat wel in Youforce (Self Service) Meer info: Intranet Onderwerp: Formulier ambtsjubilea Medewerker, Manager Handmatige processen via mail/papier Via Youforce zelf registreren van overheids-arbeidsverleden Meer info: Intranet

15 Onderwerp: Formulier overige kosten Medewerker, Manager Via crediteurenadministratie Via YouForce - Self Service en wordt via salaris uitbetaald Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet, Youtube Onderwerp: Personeelsdossier Medewerker, Manager Handmatige processen via mail/papier Medewers kunnen zelf documenten voor personeelsdossier uploaden via tegel 'uploaden dossier'. Leiddinggevende geeft digitaal accoord. Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet,

16 Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Verzuimmanagement Manager Het verzuimprotocol was ingericht per partner Het verzuimprotocol is volledig aangepast en geuniformeerd. Dat betekent dat wellicht niet alle stappen in het oude Youforce terugkomen. Uiteraard blijven de WVP acties wel bestaan. Meer info: Intranet, plenair Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Verzuimmanagement Geldt bij: Zwolle Overijssel Manager, Management Assistent(e) De MA had een rol in verzuim management. Verzuim-, hersteld- en zwangerschapsmeldingen worden afgewikkeld binnen het Self Service portaal. Meer info: Intranet, plenair, mail

17 Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Ziekmelding Geldt bij: Zwolle Kampen Allen Melding via leidinggevende Medewerker kan via Self Service melding plaaten, manager ontvangt automatisch bericht Meer info: Intranet, plenair Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Referentietabel verzuimredenen Geldt bij: Zwolle Manager, Management Assistent(e) Er was een keuzelijstje met de aard van de klachten (hoofdpijn / rugklachten, etc.) De keuzelijst met de aard van de klachten is vervallen. Dit is conform de wettelijke privacy richtlijnen Meer info: Intranet, plenair

18 Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Registratie verzuimmeldingen Manager, Management Assistent(e) Was in Verzuim Management (VM) Nu in Self Service Meer info: Intranet, plenair Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Afspraken in verzuimproces Geldt bij: Overijssel Manager, Management Assistent(e) Notificatie ging naar MA Notificatie gaat naar MGR Meer info: Intranet, plenair

19 Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Brief loonkorting Manager Werd opgeslagen in VM Gaat via Self Service naar manager en automatisch in PD Meer info: Intranet, plenair Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Registratie ongeval Manager Was formulier in VM Is formulier via landelijk registratiesysteem Meer info: Intranet, plenair

20 Youforce tegel: Verzuim Onderwerp: Zwangerschapsverlof Manager HR-adviseur Bij meerlingen was de duur van het zwangerschaps- & bevallingsverlof 16 weken Bij meerlingen is de duur van het zwangerschaps- & bevallingsverlof 18 tot 20 weken. Dit is conform nieuwe wettelijke bepalingen Meer info: Intranet, plenair Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Beaufort HR-adviseur; Medewerkers van F&A Toegang tot Beaufort voor diverse experts buiten HR Informatie via Youforce: actuele medewerkergegevens Meer info: mail

21 Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Historische gegevens Alle data beschikbaar welke is ingevoerd Archief is weg; o.a. Declaraties en PJC in Personeels Dossier ipv performance management Meer info: intranet Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Rappelering Manager Papieren overzichten Taak in Youforce Meer info: mail

22 Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Brieven Per partner specifieke brief Behalve instroom- en uitstroombrieven, bevatten alle besluiten de ONS huisstijl en worden in digitaal dossier geplaatst. Medewerker ontvangt mail wanneer brief is toegevoegd aan dossier. Meer info: Intranet Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Organisatiewijziging Geldt bij: Zwolle Opheffen Eenheden Mandatering wordt per jan.2017 in systeem doorgevoerd. Nwe organisatiestructuur wordt per in BO4 opgenomen. Y-schijfstructuur a la eenheden blijft vooralsnog, in Youforce is nieuwe structuur opgenomen. Meer info: Intranet

23 Youforce tegel: Algemeen Onderwerp: Personeelsdossier Alle medewerkers Indeling mappen is veranderd Alle oude documenten zijn overgeheveld naar het nieuwe dossier, maar misschien naar een andere map. Voor Zwolle: pdf bestanden kunnen meerdere documenten bevatten Meer info: Intranet Youforce tegel: Werving en Selectie Onderwerp: Vacatures Manager, Management Assistent(e) & HR-adviseur Per mail of fomulier via Intranet Vacature aanmeld formulier (digitaal) + HR moet ook coderen. Mogelijk vertraging daardoor. Werving en Selectie moet door manager worden afgehandeld. Manager primair verantwoordelijk voor afwikkeling in W&S procedure. Mail richting kandidaten hangt daar aa

24 Youforce tegel: Performance Management Onderwerp: Wijziging in terminologie Geldt bij: Kampen Overijssel 1ste gesprek PWOP gesprek / taakgesprek Resultaatgesprek Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet Youforce tegel: Performance Management Onderwerp: Beoordeling Geldt bij: Kampen Overijssel Beoordelingsgesprek De omschrijving van scores (A t/m E) is weggehaald. Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet

25 Youforce tegel: Performance Management Onderwerp: Werkresultaten Geldt bij: Kampen Overijssel - In omschrijving is toegevoegd: Kwaliteit / kwantiteit / etc. (kwantiteit, kwaliteit, tijdigheid nu in 1 blok, Kampen) Meer info: Youforce tegel: Flex Benefits Onderwerp: Fietsplan Geldt bij: Zwolle Medewerker Financiele afhandeling via Self Service Aanvraag en financiele afhandeling via Flex Benefits Meer info: Plenair, wekelijkse inloopsessie, intranet

26