Wachtwoordbeleid Aanvullende services SMS-Service Bestanden uploaden naar IDHA-ONLINE...

Transcriptie

1 1

2 Inhoudsopgave Inleiding INLOGGEN Profielinstellingen Wachtwoord wijzigen Uitloggen SYSTEEMTABBLADEN Overzicht SNELOVERZICHT DOWNLOADSTATUS SNELOVERZICHT OVERTREDINGEN SNELOVERZICHT VOERTUIGKALIBRATIE Evaluatie Rapporten Analyse chauffeursactiviteiten Snelheidsanalyse voertuig Tijdlijnanalyse (voertuig) Tijdlijnanalyse (chauffeur) Chauffeurs Voertuigen Regio's Bestanden Goedgekeurde bestanden Bestandsupload en historie Bestellingen (Vraag bestand op) Account Gebruikers Functies Chauffeurslogin Accountbeheerder Instellingen Downloadinterval Automatisch koppelen

3 Wachtwoordbeleid Aanvullende services SMS-Service Bestanden uploaden naar IDHA-ONLINE downloaden van bestanden van IDHA-ONLINE Zoeken IN IDHA-ONLINE Actieve of inactieve chauffeurs of voertuigen

4 Inleiding Na ontvangst van uw inloggegevens bent u klaar om met Idha-Online te starten. Idha-Online kan verschillend worden geconfigureerd afhankelijk van het aantal chauffeurs en voertuigen dat uw bedrijf ter beschikking heeft. Chauffeurs en voertuigen kunnen worden onderverdeeld in regio's en er kunnen één of meer verantwoordelijke "Operators" zijn voor de regio's. Een regio kan bijvoorbeeld een stad / locatie of een depot / afdeling zijn. De configuratie van regio's en bedrijven kan op elk moment worden gewijzigd en hoeft niet te worden ingesteld voor u aan de slag kunt met Idha-Online. Het kan echter nuttig zijn om regio's en operators te maken voordat u begint met het uploaden van bestanden. Door een operator geüploade bestuurders en voertuigen worden dan automatisch toegewezen aan de regio waartoe de operator behoort. 1 - INLOGGEN Klik op de "INLOG" link op de Itacho homepage. Dit opent de pagina waar u de inloggegevens dient in te vullen die naar u verzonden zijn in een . Het is belangrijk de inloggegevens precies zo in te voeren als in de vermeld staat. De inloginformatie die u ontvangen heeft zijn de inloggegevens voor de moderator (beheerder) van uw account. Nadat u bent ingelogd ziet u de pagina Overzicht. Als moderator heeft u volledige toegang tot alle functies van Idha-Online en zult u in staat zijn om regio's en andere gebruikers aan te maken. De moderator kan ook een deel van de bedrijfcontactgegevens en systeemconfiguratie van Idha-Online aanpassen. NOOT: Wanneer u bent aangemeld bij Idha-Online wordt alle data overgebracht met behulp van een beveiligde, versleutelde verbinding. Deze kan niet worden geopend door derden Profielinstellingen De link om de profielinstellingen te wijzigen bevindt zich in de rechterbovenhoek op elke pagina. In profielinstellingen kunt u de taalinstellingen aanpassen, stelt u het aantal objecten / rijen in die worden weergegeven per pagina en kunt u de verschillende modules configureren die zichtbaar zijn op de overzichtsectie (hoofdpagina). Voorbeelden van modules zijn de overtredingenmodule en de uitleesstatusmodule. 4

5 1.2 - Wachtwoord wijzigen Als u uw wachtwoord wilt wijzigen klikt u op de "verander wachtwoord" link in de rechterbovenhoek. Advies: Een veilig wachtwoord moet minimaal 6 karakters lang zijn en bevat ten minste een hoofdletter, een kleine letter, een speciaal teken (bijv.!% &) en een nummer Uitloggen Om uw sessie in Idha-Online te beëindigen, klikt u op "Uitloggen" in de rechter bovenhoek. Idha- Online logt de gebruiker automatisch uit na 10 minuten zonder activiteit. 2 - SYSTEEMTABBLADEN In de volgende paragrafen worden de verschillende onderdelen van Idha-Online beschreven. Sommige delen kunnen er anders uitzien dan hieronder beschreven, afhankelijk van het toegangsniveau van uw inlogaccount. Alleen de moderator heeft alle toegangniveaus op het account. 2.1 Overzicht In het hoofdscherm (Overzicht) kan informatie worden weergegeven die belangrijk voor u is bij het gebruik van Idha-Online. U kunt de actieve modules wijzigen en de volgorde waarin ze worden weergegeven veranderen door uw profiel te bewerken (link rechtsboven hoofdscherm). 5

6 In het hoofdscherm zijn al een aantal snelle en nuttige rapportageopties: SNELOVERZICHT DOWNLOADSTATUS Klik op: 6

7 2.1.2 SNELOVERZICHT OVERTREDINGEN SNELOVERZICHT VOERTUIGKALIBRATIE Evaluatie Gebruik deze sectie om de geüploade gegevens in Idha-Online te analyseren door het genereren van rapporten en / of uitvoeren van een analysetool (tabbladen). 7

8 2.2.1 Rapporten Selecteer uit de lijst het gewenste rapport door te klikken op de link en het invoeren van de rapportparameters. De standaardperiode is ingesteld op de laatste 31 dagen van de beschikbare gegevens. U kunt de periode aanpassen door te klikken op de kalender naast de startdatum en stopdatum. BELANGRIJK! De rapporten worden aangemaakt als PDF-documenten. Sommige webbrowsers blokkeren om veiligheidsredenen het downloaden van PDF-bestanden. Als dit het geval is met uw webbrowser moet u het downloaden van PDF-bestanden toestaan om het rapport te kunnen openen en te bekijken. Kijk in de helpfunctie van uw browser om uit te vinden hoe u deze kunt configureren om downloaden van PDF-bestanden te activeren. De analysesectie van Idha-Online wordt niet beïnvloed door deze instellingen. Voorbeeld: 8

9 Analyse chauffeursactiviteiten Selecteer een chauffeur en voer de laatste dag in van de periode die u wilt analyseren. De onderzochte periode is altijd 31 dagen en is ingesteld om de afgelopen 31 dagen van de beschikbare gegevens te tonen. De activiteiten worden weergegeven als `staafjes` van verschillende hoogte en kleur afhankelijk van het activiteitstype. Beweeg de muisaanwijzer over het analysevenster om gedetailleerde informatie te zien. Om in te zoomen selecteert u een gebied met behulp van de muis. De som van de zichtbare gegevens staat bovenaan het analysevenster. Overtredingen inzake de rijtijdvoorschriften en bijzondere omstandigheden (Out of Scope en ferry/trein) zijn gemarkeerd met gekleurde cirkels Snelheidsanalyse voertuig De snelheid van het voertuig wordt alleen opgeslagen in de tachograaf en niet op de bestuurderskaart. De tachograaf slaat alleen snelheidsdata op van de laatste 24 uur rijden. Bij de nieuwste generatie tachograven is dit 158 uur. Dit betekent dat elk bestand de snelheidgegevens van totaal 24 cq. 158 uur bevat, indien deze ook daadwerkelijk gedownload werden. De duur voor elke geüpload snelheidbestand wordt weergegeven in de box Tijdsperiode. Er is een optie om een te tonen snelheidslimiet in te voeren waardoor grafiek aangeeft wanneer deze limiet werd overschreden. Een snelheidovertreding is rood gemarkeerd in de grafiek. Beweeg de muisaanwijzer over de analyse venster om gedetailleerde informatie te zien. 9

10 De snelheid wordt elke seconde geregistreerd en bij inzoomen (waardoor het analysevenster gegevens van minder dan 1 uur rijden laat zien) zal de resolutie van minuten veranderen in seconden. Om in te zoomen, selecteert u een gebied met behulp van de muis Tijdlijnanalyse (voertuig) Deze grafiek wordt gebruikt om te controleren of gegevens van een voertuig ontbreken. Als alle gegevens beschikbaar zijn is de tijdlijn blauw. Ontbrekende periodes worden in rood of geel weergegeven. Als er gegevens ontbreken tussen twee bestanden wordt de periode aangegeven met rood. Als er gegevens ontbreken binnen een bestand is deze periode geel gekleurd. Dit is gebruikelijk als het voertuig in de garage, werkplaats of dergelijke is geweest en de accu werd ontkoppeld. De tachograaf kan ook vergrendeld zijn geweest met een andere bedrijfskaart, met als gevolg ontbrekende gegevens. Gebruik het icoon rechts van de tijdlijn om het info over vergrendeling en de eerste en laatste activiteitsdatum voor elk bestand te controleren. 10

11 Tijdlijnanalyse (chauffeur) Deze grafiek wordt gebruikt om te controleren of er gegevens van een chauffeur ontbreken. Als alle gegevens beschikbaar zijn is de tijdlijn blauw. Ontbrekende onderdelen worden in rood weergegeven. Gebruik het icoont rechts van de tijdlijn om de eerste en laatste activiteit van elk bestand te controleren Chauffeurs De chauffeurssectie toont een lijst met geregistreerde chauffeurs. 11

12 De lijst kan worden gesorteerd op voornaam, achternaam of chauffeurskenmerk. Het symbool in de kolom Download geeft aan of de bestuurderskaartgegevens zijn geüpload op basis van de ingestelde interval. De interval kan worden gebaseerd op de laatst geregistreerde activiteit van de bestuurder of de datum van de laatste bestandsupload. Direct weergegeven na het symbool staat het aantal dagen sinds de laatste geregistreerde activiteit of upload. De interval is geconfigureerd onder Account (zie paragraaf 2.7.5). De filterfunctie kan worden gebruikt om een specifieke chauffeur te vinden door het intypen van een (deel van de) naam. Druk op de knop Filter. Meer filteropties zijn beschikbaar onder "Geavanceerd". Het selecteren van één of meer selectievakjes aan de linkerkant van elke achternaam activeert de pictogrammen boven de lijst. Deze picto s kunnen gebruikt worden om bijvoorbeeld een SMS (optionele service) te zenden, geselecteerde chauffeurs aan een een regio toe te voegen of om chauffeurs op inactief te zetten. Door op een bestuurder in de lijst te klikken wordt gedetailleerde informatie over die chauffeur weergegeven. Het venster voor gedetailleerde informatie heeft knoppen aan de linkerkant die gebruikt kunnen worden om voor de bestuurder inloggegevens te maken, geüploade bestanden van de bestuurder te tonen of chauffeursinformatie te bewerken. 12

13 2.4 - Voertuigen De voertuigsectie toont een lijst met alle geregistreerde voertuigen. De lijst kan worden gesorteerd op kenteken (VRN), identificatienummer van het voertuig (VIN) of een voertuigkenmerk. Het symbool na elk voertuig geeft aan of de gegevens van het voertuig werd geüpload op basis van de ingestelde interval. Daarnaast staat het aantal dagen sinds de laatst geregistreerde activiteit. De uploadinterval wordt geconfigureerd onder Account (zie paragraaf 2.7.5). De filterfunctie kan worden gebruikt om een bepaald voertuig te vinden door (een deel) van het kenteken te typen. Druk op de knop Filter. Meer filteropties zijn beschikbaar onder "Geavanceerd". Het selecteren van een of meer selectievakjes aan de linkerkant van elk voertuig activeert de pictogrammen boven de lijst. Deze kunnen worden gebruikt om bepaalde voertuigen aan een regio toe te kennen of om voertuigen te activeren / deactiveren. Door te klikken op een voertuig in de lijst wordt gedetailleerde informatie over dat voertuig weergegeven. Het venster voor gedetailleerde informatie heeft knoppen aan de linkerkant die gebruikt kunnen worden om geüploade bestanden van het voertuig weer te geven of om de voertuiginformatie te bewerken. 13

14 2.5 - Regio's Als er onder het account veel chauffeurs werden aangemaakt of als het bedrijf beschikt over chauffeurs en voertuigen op verschillende locaties kan het nuttig zijn om regio's te creëren en de bestuurders en de voertuigen aan deze toe te wijzen. Regio's kunnen het gemakkelijker maken om voertuigen en chauffeurs te vinden. Door het gebruik maken van regio's kunnen gebruikers (operators) worden toegewezen aan een regio om alleen die chauffeurs en voertuigen te zien / te beheren waaraan ze zijn toegewezen. Om een nieuwe regio toe te voegen klikt u op het plusteken. Voer een naam en een beschrijving in en klik op Aanmaken. De regionaam kan later veranderd worden, zelfs na toewijzen van bestuurders en de voertuigen aan de regio. Bekijk details van een regio door te klikken op de regionaam. Dit venster toont de toegewezen chauffeurs / voertuigen en de gebruikers die toegang hebben tot de regio. 14

15 2.6 - Bestanden Het tabblad Bestanden heeft drie sub-tabbladen Goedgekeurde bestanden In dit hoofdstuk staat een lijst van bestanden die zijn geüpload, gecontroleerd en goedgekeurd. Meer gedetailleerde informatie over het bestand is beschikbaar door te klikken op de bestandsnaam. Het selecteren van één of meer selectievakjes aan de linkerkant van elk bestand activeert de pictogrammen boven de lijst. Deze knoppen kunnen worden gebruikt om een of meer bestanden te downloaden. De gedownloade bestanden worden in het originele ondertekende formaat gecomprimeerd in een zip-archief om ruimte te besparen Bestandsupload en historie Deze sectie heeft een tool voor het uploaden van afzonderlijke bestanden en geeft ook een overzicht van eerder geüploade bestanden. Upload een bestand door te klikken op "Bladeren", selecteer het te uploaden bestand en klik op "upload". Als een bestand wordt ontvangen door Idha-Online krijgt het de status "Ontvangen". Dit betekent dat het bestand zich bevindt in de Idha-Online database, maar nog niet werd ontleed en nog niet beschikbaar is voor rapporten. Zodra het bestand is geanalyseerd en klaar is om gebruikt te worden voor de rapportage wordt de status gewijzigd in "Klaar". Als het bestand de status "Geweigerd" heeft klik op de bestandsnaam om erachter te komen waarom het werd verworpen. Dat kan zijn omdat de bestanden identiek zijn, wat betekent dat dezelfde gegevens al beschikbaar zijn in Idha-Online. Dit kan gebeuren ook al wijkt de bestandsnaam af van eerdere bestanden. 15

16 Om meerdere bestanden tegelijk te uploaden kunt u het hulppakket LENA vanaf onze site downloaden en installeren Bestellingen (Vraag bestand op) Gebruik deze functie om bestanden uit een bepaalde periode te downloaden. Klik op de knop "Vraag bestand op" en selecteer "Alles", "Chauffeurbestanden" of "Voertuigbestanden". Voer een begin- en einddatum in van de gewenste periode, vul een naam in voor uw bestelling en klik op "Opvragen". Idha-Online zal zoeken naar alle bestanden in de gevraagde periode en voegt ze toe aan een zip-archief. De status van het archief zal worden weergegeven in de lijst. Klik op de naam als het archief klaar is om te downloaden. 16

17 2.7 - Account Deze sectie wordt gebruikt om gebruikers, functies en systeeminstellingen in te stellen Gebruikers Klik op een gebruiker om gedetailleerde informatie over de gebruiker te krijgen. Als u één of meer selectievakjes aanvinkt zullen boven de gebruikerslijst de functies worden geactiveerd (aanmaken gebruiker / toevoegen aan regio / verwijder uit regio / bewerk gebruikers). Nieuw aangemaakte gebruikers dienen één of meer functies te hebben om toegang tot het systeem te krijgen. Functies worden toegewezen onder "Bewerken gebruiker (s)". Standaard zijn twee functies beschikbaar in het systeem: moderator en operator Functies Standaard zijn twee functies beschikbaar in het systeem: Moderator en Operator De derde functie is de chauffeursinlog welke is gekoppeld aan een specifieke chauffeur. (Zie hoofdstuk 2.7.3) 17

18 Chauffeurslogin Alle chauffeurs binnen het bedrijf kunnen een eigen chauffeurslogin krijgen om bestanden te kunnen te uploaden naar Idha-Online. Een chauffeurslogin wordt aangemaakt bij de detailweergave van de chauffeursgegevens. Er moet ten minste één geüpload chauffeursbestand van de bestuurderskaart zijn om een chauffeurslogin voor Idha-Online aan te maken. Een chauffeurslogin is anders dan andere gebruikers in het systeem. Bestuurders kunnen alleen informatie zien die is geüpload vanaf hun eigen bestuurderskaart Accountbeheerder In dit gedeelte wordt de bedrijfscontactinformatie getoond. Voeg contactpersonen toe in deze sectie, zodat Idha-Online uw bedrijf kan voorzien van belangrijke informatie over het systeem. 18

19 Instellingen Downloadinterval De standaardinstellingen voor de downloadinterval zijn ingesteld volgens EG-richtlijnen: 21 dagen voor bestuurderskaarten en 90 dagen voor het voertuig. Deze instelling stuurt het download-statusveld aan in het chauffeurs- en het voertuigoverzicht. Standaard zal de downloadstatus gebruik maken van de datum van de laatste geregistreerde activiteit om te berekenen wanneer de volgende upload dient plaats te vinden. U kunt dit veranderen in de laatste uploaddatum door het aanvinken van "bereken kopie status van basis op upload datum" instelling Automatisch koppelen Deze instellingen worden gebruikt om nieuwe bestuurders en voertuigen automatisch toe te wijzen aan de regio's van de gebruiker die de bestanden upload. Chauffeurs en voertuigen die al een regio zijn toegewezen zullen niet worden beïnvloed door deze instelling Wachtwoordbeleid Gebruik deze sectie om het Idha-Online wachtwoordbeleid zodanig in te stellen dat het te voldoet aan het wachtwoordbeleid van uw bedrijf. 19

20 Aanvullende services Beheer beschikbare add-on diensten in Idha-Online SMS-Service Om deze dienst te activeren moet u eerst akkoord te gaan met de SMS-service-overeenkomst. SMSberichten worden ingesteld en verzonden vanaf het chauffeursgedeelte met behulp van het SMSicoon. Het bericht wordt verstuurd naar alle bestuurders in de lijst, tenzij individuele chauffeurs worden geselecteerd met behulp van de selectievakjes. 3 - Bestanden uploaden naar IDHA-ONLINE Bestanduploads naar Idha-Online zijn beperkt tot één bestand per keer als gevolg van de huidige webstandaarden. Voor gebruikers die meer dan één bestand tegelijk willen uploaden bieden we een gratis stand-alone applicatie genaamd Lena. Lena is te vinden op onze site bij Download. 4 - downloaden van bestanden van IDHA-ONLINE Om bestanden die zijn opgeslagen in Idha-Online te downloaden: zie paragraaf

21 5 - Zoeken IN IDHA-ONLINE Er is een krachtige zoekmodule op alle onderdelen van Idha-Online in de rechterbovenhoek van het scherm. Deze tool kan gebruikt worden om te zoeken in bijna alle gegevens in Idha-Online. Als voorbeeld, door het intypen van 's.. o.. n.. " in het zoekvenster, worden zowel de chauffeurs Sonny Bergstrom en Anders Andersson en het voertuig met kentekennummer SON 432 weergegeven in de lijst. 6 - Actieve of inactieve chauffeurs of voertuigen De EG-verordening vereist dat gegevens van digitale tachografen en chauffeurskaarten worden bewaard voor de duur van een jaar. Idha-Online maakt het mogelijk om gegevens van chauffeurs en voertuigen die niet langer in dienst van het bedrijf te bewaren. Door ze te markeren als niet-actief worden de gegevens nog steeds bewaard in de Idha-Online database, maar de bestuurder of het voertuig wordt niet weergegeven in welke lijst dan ook in het systeem. Inactieve chauffeurs worden niet in rekening gebracht als de chauffeurs niet actief waren op enig moment tijdens de factureringsperiode. Als een niet-actieve chauffeur op een gegeven moment weer begint te werken voor het bedrijf, wordt hij of zij automatisch geactiveerd wanneer er een nieuwe chauffeursbestand wordt geüpload in het systeem. 21