Een arm om je heen. Inhoudsopgave:

Transcriptie

1 Inhoudsopgave: Inleiding Aanwijzingen voor gebruik Het crisisteam... 4 Lijst bij 2.1: Samenstelling van het crisisteam ***... 5 Lijst bij 2.2: Taken van het crisisteam Stappenplan : Het bericht komt binnen... 7 Lijst bij 3.1: Het bericht komt binnen : Informeren van... 9 Lijst bij 3.2.2: Adressenlijst van het team van De Viersprong *** Lijst bij Crisisteam informeert overigen *** : Directe organisatorische en administratieve zaken : Contact met de directe nabestaanden Lijst bij 3.4: Afspraken met de contactpersoon/ directe nabestaanden Voorbereidingen in de groep voor de uitvaart : Stappen na de uitvaart Bijlagen Voorbeeld van een brief aan de ouders : Bericht in de nieuwsbrief Lijst bij 2.1: Samenstelling van het crisisteam *** Lijst bij 3.1: Bericht komt binnen Lijst bij 3.2.2: Adressenlijst van het team van De Viersprong *** Lijst bij 3.2.4: Informeren van overigen *** Lijst bij 3.4: Afspraken met de contactpersoon/ directe nabestaanden Evaluatie rouwprotocol Viersprong 26 1

2 Inleiding Op school kunnen verlies en rouw regelmatig aan de orde zijn; het overlijden van een leerkracht, een leerling of een gezinslid van één van de leerlingen. Ingrijpende gebeurtenissen maken over het algemeen een diepe indruk op het privé leven van de betrokkenen en ook op zijn functioneren op school. De manier waarop er wordt gereageerd tijdens en direct na de crisissituatie door alle leden van het team van De Viersprong en de leerlingen, blijkt van grote invloed te zijn op het verwerkingsproces. Het is vaak lastig om in dit soort moeilijke situaties adequaat te reageren. Een goed protocol kan een belangrijke bijdrage leveren aan het verminderen van spanningen en stress. Aanwijzingen over de volgende onderwerpen kunnen hierin eventueel worden vastgelegd: - Opvang van leerlingen en leerkrachten - Organisatorische handelingen in de school - Maatregelen en contacten met de buitenwereld Dit protocol kan gebruikt worden bij het overlijden van een gezinslid van De Viersprong. Het is belangrijk dat er in een dergelijke situatie: gelijk over de juiste informatie beschikt kan worden en dat er een helder overzicht is van de stappen die ondernomen moeten worden. Hoe dit protocol het beste gebruikt kan worden, kunt U lezen in het hoofdstuk 1: Aanwijzingen voor gebruik. Wij hebben ons protocol gebaseerd op diverse bestaande protocollen, die we samengevoegd hebben en aan de organisatie van de De Viersprong hebben aangepast. Op deze manier hebben wij geprobeerd om een protocol te maken dat voor De Viersprong geschikt is en zo compleet mogelijk is. Met opzet is gekozen voor een losbladig systeem. Hierdoor kunnen indien gewenst kopieën gemaakt worden en deze of andere documenten kunnen toegevoegd worden aan het protocol, zodat ze op ieder moment beschikbaar zijn. Het rouwprotocol is ook beschikbaar in de digitale klassenmap. Onze dank voor het samenstellen gaat uit naar Anne-Lies Kuijpers, Jessica Burgers en Femke Wessels, juni 2005 Dit protocol wordt jaarlijks teambreed geëvalueerd, aangevuld en geactualiseerd door Carlina van den Heuvel. Recent aangepast op

3 1 Aanwijzingen voor gebruik Dit protocol is samengesteld uit lijsten die betrekking hebben op een bepaalde gebeurtenis of handeling. Bij alle lijsten is een toelichting aanwezig. Er zijn twee soorten lijsten: 1. Lijsten die aan het begin van het schooljaar worden ingevuld met daarop de namen van personen die bepaalde taken zullen uitvoeren als er zich een crisissituatie voordoet (dit zijn de lijsten met *** erbij). 2. Lijsten die ingevuld worden als er een overlijden op school of in de directe omgeving heeft plaats gevonden. Per stap wordt er eerst beschreven wat er gedaan moet worden bij die stap. Vervolgens is er een lijst om te controleren of alle taken zijn volbracht. De lijsten zitten achter in het protocol (zie bijlage 4.3) en kunnen zo nodig gekopieerd worden. Wij raden aan dat de crisiscoördinator, de waarnemend crisiscoördinator en de directeur een exemplaar van dit protocol (digitaal) thuis in bezit hebben. Dit voor het geval dat er een crisissituatie plaatsvindt tijdens de vakantie, het weekend of anderszins buiten de schooltijden. Het is belangrijk ieder schooljaar te controleren of alle lijsten nog aanwezig zijn en of de aanwezige lijsten nog actueel zijn. Dit wordt ieder jaar door de crisiscoördinator gedaan. Aanwezige lijsten: Pag.: Lijst bij 2.1 : Samenstelling van het crisisteam*** 5 Lijst bij 2.2 : Taken van het crisisteam 6 Lijst bij 3.1 : Het bericht komt binnen 8 Lijst bij : Adressenlijst van het personeel *** 11 Lijst bij : Crisisteam informeert overigen *** 13 Lijst bij 3.4 : Afspraken met de contactpersoon/directe nabestaanden 16 3

4 2 Het crisisteam Het crisisteam is samengesteld uit medewerkers van de school. Dit team ontwikkelt en coördineert activiteiten rond een crisissituatie. De namen en de taken van het crisisteam dienen elk jaar geverifieerd en opnieuw vastgelegd te worden. Het crisisteam bestaat in ieder geval uit een crisiscoördinator en een vertrouwenspersoon. De samenstelling van het crisisteam is te vinden op de volgende bladzijde. Zie lijst bij 2.1: Samenstelling van het crisisteam. Op de lijst bij 2.2, Taken van het crisisteam, kunnen de leden van het crisisteam de taken aangeven die zij gaan doen. De taken die volbracht zijn, kunnen dan aangevinkt worden. 4

5 Lijst bij 2.1: Samenstelling van het crisisteam *** Crisiscoördinatoren: 1. Naam: Carlina van den Heuvel en Esther Driessen telefoon: of Bij geen gehoor: 2. Naam: Dorothé van t Hoff of Wim Cuppens wim.cuppens@viersprong-wijchen.nl leerlingenzorg@viersprong-wijchen.nl Intern contactpersoon: 2. Naam: Maikel Beumer maikel.beumer@viersprong-wijchen.nl Toegevoegd lid: informatieverstrekker voorzitter ouderraad Naam: Francis van Heumen Telefoon: of ouderaad@viersprong-wijchen.nl 5

6 Lijst bij 2.2: Taken van het crisisteam Taakomschrijving: Naam: Invullen van aanwezige lijsten: 3.1 Bericht komt binnen Crisisteam informeert het team Crisisteam informeert overigen 3.3 Directe organisatorische en administratieve zaken 3.4 Afspraken met de contactpersoon/directe nabestaanden (zie lijst bij 3.4) 3.5 Wensen van de nabestaanden m.b.t. de uitvaart 3. 5 Bijdragen aan de uitvaart 6

7 3 Stappenplan 3.1: Het bericht komt binnen Wanneer het bericht binnenkomt, worden de crisiscoördinator en de betreffende leerkracht(en) ingelicht. Een van hen vangt de persoon op, als die het bericht ter plekke komt brengen. Bij binnenkomst van het bericht, is het natuurlijk belangrijk dat de brenger van het bericht goed wordt opgevangen. Als de brenger van het nieuws belangstelling heeft voor enkele tips over rouwverwerking bij kinderen, en hoe daarmee om te gaan. Dan zorgt de crisiscoördinator dat hij/zij deze zo snel mogelijk krijgt. De nabestaanden kunnen hiermee dan verder. Ook is het belangrijk om duidelijkheid te krijgen over wat er precies gebeurd is en wat de wensen zijn van het gezin of andere naasten van het overleden gezinslid. De crisiscoördinator zorgt ervoor dat het crisisteam wordt ingelicht. De crisiscoördinator vult lijst 3.1 in. Dit kan eventueel tijdens het gesprek met de persoon die het bericht brengt. 7

8 Lijst bij 3.1: Het bericht komt binnen Naam ontvanger bericht: Naam berichtgever: Datum en tijd van ontvangst: Toedracht en/of omstandigheden: 1. Wie is er overleden? 2. Wat is er precies gebeurd? 3. Wanneer is het gebeurd? 4. Waar is het gebeurd? 5. Van welke leerling(en) is het een gezinslid? 6. Welke informatie mag er bekend gemaakt worden en aan wie? Wat is de wens van de nabestaanden? 7. Welke andere wensen liggen er bij het gezin/ naasten? 8. Zijn er op De Viersprong bekenden die al op de hoogte zijn? 9. Afspraken voor het volgende contact en met wie wordt er contact gehouden? 8

9 3.2: Informeren van Nadat het bericht binnen gekomen is, wordt de leerkracht(en) van de betrokken groep door de crisiscoördinator op de hoogte gebracht, (indien dit nog niet gebeurd is). De leerkracht brengt vervolgens de leerlingen uit zijn/haar klas op de hoogte. (Zie ) Informeren van de kinderen van de betrokken groep De leerkracht uit de betrokken groep informeert de kinderen in de klas. Daarbij is het belangrijk om rekening te houden met de gevoelens van de kinderen. Het kan bijvoorbeeld herinneringen oproepen aan het overlijden van iemand die dichtbij hem/haar stond. Hieronder worden een aantal tips gegeven die de leerkracht kunnen helpen bij het verwerken in de klas: - Zorg dat je werkvormen bij de hand hebt die verwerking stimuleren (zie map: Lessuggesties en informatie over rouwverwerking ) - Bereid je van te voren goed voor. Wat ga je zeggen, hoe doe je dit en welke reacties kun je krijgen. Wees erop voorbereid dat de gebeurtenis andere verlieservaringen op kan roepen. Een goede nazorg is dan zeer gewenst. - Sta stil bij de persoonlijke gevoelens van de kinderen en hou er rekening mee dat iedereen verdriet op zijn eigen manier uit. Hou er echter ook rekening mee dat de kinderen de overleden persoon misschien niet/nauwelijks kennen en zich er dus ook niet heel erg van slag door raken. Hoe vertel je het? - Begin met een inleidende zin als: Ik heb een hele verdrietige boodschap voor jullie, of Ik moet jullie iets heel ergs vertellen - Draai er niet om heen en wees eerlijk. - Vertel in het kort wat er is gebeurd. - Je hoeft geen lang verhaal te vertellen, kinderen zijn door de schok de informatie meteen kwijt. Het gaat erom dat de boodschap overkomt en dat het kind de kans krijgt deze tot zich door te laten dringen. - Vertel duidelijk dat het gezinslid overleden is. Kinderen, vooral de kleintjes, nemen de dingen die er worden gezegd erg letterlijk. De volgende uitspraken zijn voorbeelden die niet geschikt zijn om te zeggen: Joep slaapt voor altijd. Kinderen kunnen bang worden dat ze zelf niet meer wakker worden als ze gaan slapen. God heeft Koen weggehaald, omdat hij zo lief is. Deze uitspraak is op vele manieren uit te leggen. Lieke ging dood omdat ze zo ziek was. Dit kun je alleen zeggen als je er meer uitleg bij geeft. Kinderen kunnen bang worden als iemand ziek is, terwijl het misschien om een griepje gaat. Neem de tijd voor de emoties van de klas. 9

10 3.2.2 Informeren van het team en de ouders uit de betrokken groep De ouders van de leerlingen uit de betrokken groep, worden middels een brief van de directeur op de hoogte gebracht van het overlijden van het gezinslid. Deze brief dient zo snel mogelijk verstuurd te worden. Zie bijlage 4.1 voor een voorbeeldbrief. Het team wordt geïnformeerd middels een brief in de bakjes of per . Voor de adressenlijst van het team, zie bijlage Informeren van ouders en leerlingen uit andere groepen Het is aan de betrokkenen of zij de ouders en leerlingen uit andere groepen wel of niet willen informeren. Als zij dit willen, gebeurt dit via de nieuwsbrief Informeren van overigen zoals; het dagelijks bestuur van de ouderraad, overblijforganisatie en dergelijke Het crisisteam informeert alle overigen; zie de lijst bij 3.2.4; Crisisteam informeert overigen. Ervaringen 1. Weekend weg; fijn dat ze toch bereikbaar was. De 06 nummers voor deze incidenten moeten bekend zijn. 2. Heftige periode. Om dit als leerkracht, directeur mee te maken. Meer begrip vanuit teamleden. Mensen realiseren zich weinig hoeveel impact dit op de teamleden heeft. Pleiten voor een moment waarop je de collega s informeert over de stand van zaken.. 3. Ervaring is dat duo collega s extra zijn komen werken. Eén ervan heeft geen enkele positieve reactie hierover gehad. 4. De afstemming tussen de collega s was erg fijn. 5. Bellen van collega s moet worden overgedragen aan b.v. de bouwcoördinatoren. 6. Rouwprotocol was goed op te zoeken. 7. Afstemmen ouders/kinderen waarvan ook een vader/moeder is verloren. 8. Het was fijn dat bij aanvang van de school de ouders worden opgevangen door de bouwcoördinatoren en I.B.-ers 9. Jip en Janneke verhaal opnemen in het rouwprotocol. 10. Tranenpotje beter plannen.\ 11. Krans mag kleiner. Tijdsbestek tekort hiervoor. Kransen alvast in voorraad kopen. 12. Ouders werden opgevangen door bouwcoördinatoren en IB-ers met een kopje koffie. Dit hebben ouders enorm gewaardeerd. 13. Collega s waren zo enorm vermoeid en aangeslagen. Hoe kunnen we dit reduceren? Zorg vanuit het m.t. naar de betrokken teamleden. 14. vervolgstappen worden gemist in het protocol. Er zijn instanties die hierin gespecialiseerd. Of willen we hier als school iets in betekenen? 15. Wanneer ga je bellen naar de overgebleven ouder? Wanneer ga je op bezoek? 16. Ouders van de klas uit de groep laten bellen; liefst door de groepsleerkracht. 17. Rouwmand is erg mooi! 10

11 18. Na het overlijden: overdracht naar volgende leerkrachten MET GROTE LETTERS schrijven wanneer papa jarig is, overleden is e.d. (moeilijke data voor dit gezin) 19. Wel iets voor de overleden ouder maken bij vader en Moederdag als de kinderen dit willen. 20. Is het handig om een lijst te maken met de kinderen waarvan de vader/moeder overleden is, waardoor de bouwcoördinator en IB-er collega s hierop kunnen wijzen? Is dit nodig? 21. Hoe gaat deze evaluatie naar het team? 22. Is het handig om het protocol eens door te nemen? 23. Hier ook een kist voor het rouwprotocol. 11

12 24. Lijst bij 3.2.2: Adressenlijst van het team van De Viersprong *** Teamlijst Karin Guelen Groep 1-2 Marian Rutten Groep 1-2 Rina van Iersel Groep 1-2 en 4 Dorothé van t Hoff Groep 1-2 en 6 Trees Puijn Groep 3 Ellen Vonk Groep 3 Roel Rijkers Groep 4 Annette Mulders Groep 5 Helma v Hezewijk Groep 5 Wim Cuppens Groep 6 Maikel Beumer Groep 7 Esther Driessen Groep 7 en 8 Carel Dix Groep 8 Dorothé van t Hoff leerlingenzorg Carlina van den Heuvel Directeur Wim Cuppens Bouwcoördinator Piet van Tiel Sonja van Jaarsveld Cindy Brok Conciërge Senior administratief medewerkster Vrijwilligster r.t. werkzaamheden 12

13 Lijst bij Crisisteam informeert overigen *** Tel. Nr.: Dagelijks bestuur ouderraad - Voorzitter Francis Hendriks ouderraad@viersprongwijchen.nl Overblijven * De eerste stap - Overblijfcoördinator Mandy Michielsen Jolanda Elbers - M.R. (ouder)leden Edwin Sommers Jeroen v Engelen Overige personeelsleden zoals de logopediste die op die dag aanwezig zijn Coördinator BSO Mandy Michielsen (loc. laantje ) Coördinator PSZ Mandy Michielsen Geïnformeerd: Centraal Bureau De eerste stap Marlien Joosse De overblijforganisatie informeert de overblijfkrachten. 13

14 3.3: Directe organisatorische en administratieve zaken Condoleancekaart Namens het team en de klas van de leerling(en) zal er een condoleancekaart verstuurd worden naar de nabestaanden van het overleden gezinslid. Dit wordt door het crisisteam gedaan Overlijdensadvertentie Vanuit de school zetten we een advertentie, in samenwerking met de O.R. De O.R. betaalt deze advertentie. De O.R. heeft contact met de crisiscoördinator, die vervolgens met de leerkrachten communiceert Troostkoffer Met de betrokken groep(en) wordt er voor de leerling(en), waarvan een gezinslid is overleden, een troostkoffer wordt gemaakt. De bedoeling is dat de leerkracht(en) een koffer/mand koopt. De koffer/mand wordt gevuld met allemaal kleine cadeautjes die door de kinderen uit zijn of haar groep mee naar school worden genomen, om het verdrietige kind te troosten. Bij de bijlage 4.2 is hiervoor een brief toegevoegd aan de ouders van de kinderen uit de betrokken groep(en). (De troostkoffer mag ongeveer 5/10 euro kosten en dit kun je declareren bij de crisiscoördinator.) 3.4: Contact met de directe nabestaanden A: het bericht wordt binnengebracht door de ouder(s. In de lijst bij 3.1 is beschreven welke afspraken er gemaakt zijn met de ouder(s) tijdens het eerste gesprek. Het is belangrijk de wensen van de ouder(s) in acht te nemen. Zo zou het kunnen zijn dat de ouder(s) wenst niet gebeld te worden door andere teamleden. Dit moet binnen het team bekend gemaakt worden. De dag na het overlijden wordt er opnieuw contact opgenomen door de crisiscoördinator. De frequentie van het contact met de directe nabestaanden, is afhankelijk van hun wensen en behoefte aan contact en/of ondersteuning. De crisiscoördinator heeft overleg met de directe nabestaanden over de stand van zaken met betrekking tot het kind, bijvoorbeeld over praktische zaken als de dag van de uitvaart en hoe het rouwproces zich ontwikkelt en uit bij de leerling(en). Op lijst bij 3.4: Afspraken met de contactpersoon/directe nabestaanden, kan direct worden ingevuld wat de wensen van de nabestaanden zijn. Dit moet bekend gemaakt worden bij de overige leerkrachten. B: het bericht wordt binnen gebracht door een ander persoon dan de ouder(s). Nadat het bericht van overlijden is binnen gekomen, wordt door de crisiscoördinator contact gezocht met de directe nabestaanden van het overleden gezinslid. Het gaat hierbij om de ouder(s) en/of andere familieleden. In de lijst bij 3.1 is beschreven welke afspraken er gemaakt zijn met de brenger van het bericht van overlijden en wie de contactpersoon blijft voor de school. Wanneer aangegeven is dat de ouder(s) (of nog iemand anders dan degene die het bericht heeft gebracht) contactpersoon is, wordt deze dezelfde dag nog gebeld. Er is immers nog geen contact geweest met de ouder(s). 14

15 Wanneer degene die het bericht bekend heeft gemaakt contactpersoon blijft, dan wordt er de volgende dag gebeld, tenzij in het gesprek is aangegeven dat men dit anders wenst. Tijdens het gesprek komen dezelfde punten aan bod als bij A en zie ook lijst bij 3.4. Houd desgewenst voorlopig contact met de ouders en/of de familie (over de voortgang) van het overleden gezinslid. Betrek de ouders en/of de familie zo lang als gewenst bij de schoolactiviteiten rondom het overlijden van het gezinslid. Indien de nabestaanden of de leerlingen uit de groep, veel behoefte hebben aan extra hulp of ondersteuning, kan er contact opgenomen worden met Renée Klaassen. Renée Klaasssen De Wieken D J Malden tel

16 Lijst bij 3.4: Afspraken met de contactpersoon/ directe nabestaanden Naam contactpersoon van het gezin: Naam contactpersoon van de school: Datum gesprek: Wensen van de contactpersoon met betrekking tot: - bezoekmogelijkheden van medeleerlingen, leerkracht (aan directe nabestaanden) - bijdrage aan de uitvaart - bijwonen van de uitvaart - wat kan de school voor de gezinsleden betekenen? 16

17 3.5 Voorbereidingen in de groep voor de uitvaart Het kan zijn dat het gezinslid van de leerling, bekend was bij de leerlingen in de groep. Als er leerlingen naar de uitvaart gaan, is het belangrijk om hen goed voor te bereiden. Sommige kinderen hebben dit misschien al eerder meegemaakt, maar voor velen kan het een nieuwe ervaring zijn. Deze kinderen dienen extra in de gaten gehouden te worden. Zij kunnen schrikken van dingen waar wij als volwassenen niet bij stil staan: zoals de kist die tijdens de uitvaart in de kerk (of het crematorium) staat. Ook zou het kunnen dat ze zo van de kleding van de uitvaartverzorgers onder de indruk zijn, dat ze alleen maar daar naar kunnen kijken en misschien wel moeten lachen. Voor kinderen die al vaker een uitvaart hebben meegemaakt kan het net zo moeilijk zijn. Het is belangrijk niet aan de gevoelens van deze kinderen voorbij te gaan. Bereid de kinderen dus goed voor op wat zij zullen gaan zien en horen tijdens de uitvaart. Dit zou kunnen gebeuren door middel van foto s van een uitvaart en foto s van een begraafplaats of crematorium. Ook kan er in de klas gepraat worden over de uitvaart die gaat komen. Aan de kinderen die naar de avondwake gaan, moet duidelijk worden gemaakt dat, als de kist aanwezig is, het niet verplicht is om in de kist te kijken. Ook kan er met hen gepraat worden over hoe een avondwake eruit ziet. In de klas kan er, indien de nabestaanden hebben aangegeven dit prettig te vinden, gewerkt worden aan de bijdragen voor de uitvaart. Hierbij kan gedacht worden aan gedichtjes, tekeningen, knutselwerkjes, verhaaltjes etc. Als er meerdere kinderen/groepen bij betrokken zijn, moeten de leerkrachten dit afstemmen op elkaar. Dit om te voorkomen dat er vanuit een bepaalde groep/kind wel iets gebeurt en vanuit de andere groep niet. Indien leerkrachten vragen hebben over rouwverwerking bij kinderen of ideeën op willen doen om hun lessen vorm te geven, kunnen zij gebruik maken van de map: Lessuggesties en informatie over rouwverwerking. Actiepunt voor de I.B.-er: Hebben we deze map? 17

18 3.6: Stappen na de uitvaart Belangrijke aandachtpunten voor de directe nazorg Bij het overlijden van een gezinslid van een kind uit je klas, is het belangrijk om ook na de uitvaart nog speciale aandacht te hebben voor dat kind op het gebied van rouwverwerking. Afhankelijk van de behoefte van het kind, kun je nog oefeningen of werkjes uit de leskist halen om er mee bezig te blijven. Indien er leerlingen uit verschillende groepen betrokken zijn, is het van belang om de extra oefeningen met de andere leerkrachten te bespreken, zodat er overeenstemming is. Let er wel op dat kinderen heel flexibel zijn, en dus niet de hele tijd aan het overlijden zullen denken. Als ze er wel aan denken, kan dit van korte duur zijn. Wanneer je signaleert dat ook andere leerlingen in een rouwproces zitten, kan je er klassikaal aandacht aan besteden. Het is belangrijk om het onderwerp bespreekbaar te maken en te behouden. Zo ontstaat er een veilige sfeer, waardoor de kinderen hun gevoelens en emoties kunnen uiten, wanneer zij hier behoefte aan hebben. Een aandachtspunt is om de datum van het overlijden en de verjaardag van de overledene in je agenda te noteren, zodat je niet vergeet eraan te denken de familieleden bijvoorbeeld een kaartje te sturen. Denk er ook aan om met moederdag en vaderdag met het betreffende kind(eren) te bespreken in welke vorm ze iets voor hun overleden vader/moeder willen maken. Stem dit alles weer goed af met de andere leerkrachten wanneer er meerdere kinderen bij betrokken zijn. Voor activiteiten die het rouwproces kunnen bevorderen kijk in de map Lessuggesties en informatie over rouwverwerking Nazorg in andere groepen Wanneer het overleden gezinslid een bekend persoon op bijvoorbeeld school of in de buurt was, kan het ook bij leerlingen uit overige groepen emoties en gevoelens oproepen. De nazorg zal niet veel verschillen van de hierboven beschreven nazorg in de betrokken groep Nazorg voor de nabestaanden Het is belangrijk om ook na de uitvaart de deur open te houden voor de nabestaanden van het overleden gezinslid. Wellicht zijn er nog vragen over hoe om te gaan met kinderen en rouwverwerking. Het is belangrijk om aan de nabestaanden te laten weten, dat zij altijd bij de leerkracht of crisiscoördinator terecht kunnen voor advies en/of informatie. 18

19 4 Bijlagen 4.1 Voorbeeld van een brief aan de ouders Wijchen, (dd,mm,jjjj) Aan de ouders/verzorgers van de kinderen uit de groep van (leerkracht) Beste ouders/verzorgers, Vandaag onder schooltijd heeft ons het bericht bereikt dat de moeder van (leerling), (overledene), is overleden. Wij zijn hierdoor erg geschrokken en verdrietig. (Leerling) heeft vanmorgen samen met haar gezinsleden tijdens een klassengesprek aan de kinderen van de groep het trieste nieuws verteld. Wij hopen dat u thuis uw kind kunt opvangen, als hij/zij hierover wil praten. Iedere vorm van medeleven wordt door het gezin op prijs gesteld. Om (leerling) te troosten, willen we met de klas een troostkoffertje voor haar gaan maken. Het idee is, dat elk kind uit haar groep aanstaande vrijdag een klein cadeautje of een knutselwerkje met daarbij een troostend woordje voor (leerling) mee naar school brengt. Dit kan een aardigheidje zijn waar kinderen minder verdrietig van worden. Al deze kleine aardigheidjes verzamelen we in een koffertje en dat koffertje geven de kinderen dan aan (leerling). Hij/zij mag dit koffertje mee naar huis nemen. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u daarvoor terecht bij (leerkracht) of (crisiscoördinator) Met vriendelijke groet, Namens De Viersprong Directeur, Leerkracht en I.B.-er 19

20 4.2: Bericht in de nieuwsbrief Trieste mededeling Gistermorgen bereikte ons het bericht dat het gezinslid van (leerling) uit de groep van (leerkracht) is overleden. Wij zijn hierdoor erg geschrokken en verdrietig. (Leerling) heeft woensdagmorgen samen met haar gezinsleden het bericht verteld aan de kinderen van de groep. De ouders van de groep hebben allen een brief gekregen. Namens het team wensen wij de gezinsleden heel veel sterkte toe. We leven erg met jullie mee. 20

21 4.3 Alle lijsten (dit zijn de originele lijsten) Lijst bij 2.1: Samenstelling van het crisisteam *** Crisiscoördinator/ Intern vertrouwenspersoon: 1. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: Intern vertrouwenspersoon: 2. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: Teamleden: 3. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: 4. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: 5. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: Toegevoegd lid / informatieverstrekker/ directeur 6. Naam: adres: postcode en plaats: telefoon: 21

22 Lijst bij 3.1: Bericht komt binnen Naam ontvanger bericht: Naam berichtgever: Datum en tijd van ontvangst: Toedracht en/of omstandigheden: 1. Wie is er overleden? 2. Wat is er precies gebeurd? 3. Wanneer is het gebeurd? 4. Waar is het gebeurd? 5. Van welke leerling(en) is het een gezinslid? 6. Welke informatie mag er bekend gemaakt worden en aan wie? Wat is de wens van de nabestaanden? 7. Welke andere wensen liggen er bij het gezin/ naasten? 8. Zijn er op De Viersprong bekenden die al op de hoogte zijn? 9. Afspraken voor het volgende contact en met wie wordt er contact gehouden? 22

23 Lijst bij 3.2.2: Adressenlijst van het team van De Viersprong *** 23

24 Lijst bij 3.2.4: Informeren van overigen *** Dagelijks bestuur ouderraad - Voorzitter Overblijven * - Overblijven M.R. (ouder)leden Overige personeelsleden die op die dag aanwezig zijn Coördinator BSO Coördinator PSZ Centraal Bureau De eerste stap Tel. Nr.: Geïnformeerd: De overblijforganisatie informeert de overblijfkrachten. 24

25 Lijst bij 3.4: Afspraken met de contactpersoon/ directe nabestaanden Naam contactpersoon: Naam zorgdrager: Datum gesprek: Wensen van de contactpersoon met betrekking tot: - bezoekmogelijkheden van medeleerlingen, leerkracht (aan directe nabestaanden) - bijdrage aan de uitvaart - bijwonen van de uitvaart - wat kan de school voor de gezinsleden betekenen? 25

26 5. Evaluatie rouwprotocol Viersprong Advies vanuit de or is: Namens m.r., o.r. school, een rouwadvertentie in de wegwijs, 50 euro voor een bloemstuk, persoonlijk cadeau voor het kind (-eren), met een kaartje. Rouwdoos namens het team aangeboden door Carlina is erg goed ontvangen. Het heeft nog heel lang de kinderen gestaan. Eindverantwoording bij het dagelijks bestuur van de o.r. te laten. Contactouders hebben het als waardevol gezien om zelf te bellen. OR vraagt aan de contactouders of zij willen helpen om te bellen. Terugkoppeling van contactouders naar het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur moet in geval van nood de mobiele nummer van de leerkrachten kunnen inzien. Maikel zal via SharePoint het protocol opzoeken. Mocht er in de toekomst nogmaals het verzoek komen om een invulling tijdens een crematie/begrafenis, dan moeten we er aan denken om alles mee te nemen. C.d. s e.d. moeten mee. Ondersteuning vanuit het dagelijks bestuur met de directeur, bij het schrijven van de brieven richting ouders. Carlina heeft het als zeer zinvol ervaren om samen zeer zorgvuldig te kiezen welke woorden gebruikt kunnen worden. Directeur alleen als crisiscoördinator is te zwaar. De tijdsdruk is erg hoog op dat moment. 26