Stappenplan Accommodatie check in PDF

Transcriptie

1 Stap 1 'de kiem' pagina 1 Vaak wordt een plan voor een eigen accommodatie ergens geboren; personen op een verjaardagfeestje die een plan smeden, een gemeente die een aanbod doet, een nieuwe ambitieuze trainer of een bestuurslid dat het onderwerp aankaart op de bestuursvergadering. Het is van belang om dan op korte termijn te beoordelen hoe serieus deze 'kiem' is. Ook is het verstandig dergelijke initiatieven niet te lang te laten rondzwerven in de vereniging, maar zo snel mogelijk op het bestuurlijke niveau te brengen. Hieronder vindt u een paar bestanden die u behulpzaam kunnen zijn bij deze fase/stap. 1. Checklist serieusheid 2. Checklist met kengetallen haalbaarheid 3. Voorbeeld memo voor bestuurlijke behandeling Wanneer na bestuurlijke behandeling een positief besluit is genomen kan met de vervolgstappen worden begonnen. Stap 2 Toets visie Voordat de haalbaarheid verder wordt onderzocht is het van groot belang eerst te toetsen of een nieuwe turnhal wel past binnen het beleid van de vereniging. Een turnhal is uiteindelijk maar gewoon een middel om bepaalde doelstellingen in de vereniging te kunnen realiseren of optimaliseren. De kans is erg groot dat de turnhal een doel op zich wordt. Begrijpelijk door de omvang van een dergelijk project. Daarom is het de verantwoordelijkheid van het bestuur om te onderzoeken of een nieuwe accommodatie: Past in het meerjarenbeleid van de vereniging De beste oplossing is om bepaalde ambities in de vereniging te realiseren Financieel ook een hoge prioriteit heeft in het beleid De volgende zaken kunnen u helpen bij het beantwoorden van deze vragen: 1. Vragenlijst over het beleid 2. Wie zijn sleutelfiguren 3. Hoe voer ik overleg met de sleutelfiguren 4. Voorbeeld memo voor bestuurlijk behandeling 5. Lijstje met over- of afwegingen 6. Past het in het gemeentelijke beleid Deze stap positief? Snel door naar stap 3! Stap 3 Globale haalbaarheidstoets In deze stap is het de bedoeling om globaal inzicht te krijgen in de financiële haalbaarheid van een eigen turnaccommodatie.

2 pagina 2 Met de ervaringen die al zijn opgedaan in het land is het mogelijk een eerste opzet met een grove financiële vertaling te maken. Wanneer deze er ligt is het mogelijk om in een vroegtijdig stadium al enigszins te beoordelen of het plan financieel haalbaar en realistisch is. Aangewezen op lokaal niveau De laatste jaren zijn op provinciaal en landelijk niveau de stimuleringssubsidies voor de realisatie van sportaccommodaties tot nagenoeg nul afgebouwd. Bij de beoordeling van financiële haalbaarheid zal dan ook vooral gekeken moeten worden naar de bronnen op lokaal niveau en de eigen investeringskracht.ook zal bij de gemeente moeten worden geinformeerd of medewerking te verwachten is. Onderstaande onderwerpen kunnen u helpen bij deze globale haalbaarheidstoets: 1. Checklijst wenseninventarisatie accommodatie 2. Spreadsheet berekening bouwvolume 3. Overzicht investeringskosten 4. Hoe analyseer ik de verenigingsbegroting 5. Spreadsheet voor opstellen globale exploitatie 6. Hoe maak ik een globaal haalbaarheid rapport 7. Voorbeeld memo aan het bestuur 8. Voorbeeld brief aan gemeente Stap 4 Draagvlak in eigen organisatie In een vereniging is de Algemene Ledenvergadering het hoogste orgaan. De individuele leden hebben daar stemrecht en deze leden zijn dan ook van groot belang om een succesvol plan te maken en ook tot een goed einde te brengen. Vandaar dat er serieus aandacht moet worden gegeven aan het creëren van voldoende draagvlak bij de eigen achterban. In deze stap is er wel al een eerste opzet van het plan, maar is er nog meer dan voldoende ruimte om suggesties van derden mee te nemen. Men praat meer over gewenste functies dan over details. 'Nederlanders zijn geen waterdragers' Met andere woorden, zij willen serieus genomen worden en ook daadwerkelijk het gevoel hebben dat men daar open voor staat. In een vroegtijdig stadium mensen erbij betrekken is van groot belang. Dit draagvlak is voor de verdere voortgang van het project essentieel. Dit is de fase waar men ook al goed vrijwilligers kan beginnen te werven voor het project om mee te werken. Deze stap moet leiden tot de basisinformatie op basis waarvan men een voorstel kan maken voor de Algemene Ledenvergadering. Stap 4 helpt daarbij en geeft wat tips:

3 1. Voorbeeld presentatie voorlichtingavond 2. Voorstel agenda + tips kader avond 3. Raamwerk voorstel ALV 4. Hoe werf ik commissieleden voor een accommodatieproject pagina 3 Stap 5 Principe 'go or no go' Een 'voorbereidingsbesluit' laten nemen op een Algemene Ledenvergadering heeft vooral ook een juridisch doel. Wanneer de Algemene Ledenvergadering de accommodatiecommissie officieel benoemt en met een formele opdracht 'op pad' stuurt, dan is de hoofdelijke aansprakelijkheid van mensen in de projectgroep afgedekt. Men handelt dan officieel 'in opdracht' van de Algemene Ledenvergadering en dan is de reguliere WA bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering van de vereniging van toepassing. Vergroten draagvlak Daarnaast is het een uitgesproken goed moment om het draagvlak in de vereniging verder te versterken en vooral ook mensen te werven voor in de verschillende commissies. Onderstaand een aantal zaken dat u daarbij behulpzaam kunnen zijn: 1. Tips voor het leiden van de Algemene Ledenvergadering 2. Een besluit en nu Stap 6 Programma van eisen Er is in eerdere stappen natuurlijk al het nodige gepraat over de functies van de turnhal. Deze stap is bedoeld om het programma van eisen nog scherper te krijgen maar vooral ook om daar een prioriteitsvolgorde in te maken. Uiteindelijk, in het definitieve ontwerp en de bijbehorende kostenraming van het plan, ontstaat dan vanzelf een beeld wat wel, misschien, of helemaal niet in de accommodatie kan worden ondergebracht omdat dit niet betaalbaar is voor de vereniging. Toetsing bij externen Dit is het moment om te kijken of het plan wel aan de normen die 'externen' stellen aan de accommodatie, voldoet. Een aantal van die normen is bindend, zoals bijvoorbeeld eventuele bouwvoorschriften van de gemeente en beperkingen bij het bebouwen in het kader van het bestemmingplan. Andere adviezen zijn dringend of gewoon adviserend en hebben mogelijk een positieve uitwerking op de exploitatie van het gebouw. Hulp die wij bij deze stap bieden: 1. Voorbeeld programma accommodatieworkshop kader 2. behorend bij workshop: Toekomstvisie Gymnastiek- Sport anno Hoe vertaal ik functies in een programma van eisen

4 4. Leidraad vervolggesprek gemeente 5. Hoe ziet de gemeentelijke structuur eruit 6. Uitleg schema gemeentelijke structuur pagina 4 Stap 7 Eerste concept ontwerp Na een fase van draagvlak creëren en het bepalen van een programma van eisen, moet het proces nu concreet worden. Een ontwerper zal het programma van eisen vertalen naar een schets/tekening met daarop de verschillende ruimten ingetekend. De aan deze stap gerelateerde bestanden/onderwerpen: 1. Hoe kan ik een tekening krijgen 2. Checklist voor bepalen locatie 3. Hoe kunnen we de exploitatie versterken met extra voorzieningen in het ontwerp 4. Hoe benader ik potentiële gebruikers voor het gebouw 5. Voorbeeld van een convenant voor samenwerking 6. Wat is een convenant? Stap 8 Inspraak Veel mensen hebben in de stappen hiervoor hun betrokkenheid getoond en input gegeven aan het ontwerp dat nu voorligt. In het kader van draagvlak creëren is het dan ook van belang de mensen het resultaat van hun inspanningen te laten zien en hun de gelegenheid te geven om te bevestigen dat hun idee naar behoren is vertaald, dan wel te kunnen motiveren in deze fase waarom de inbreng niet vertaald kon worden in het ontwerp. Ook is het een zeer geschikt moment - omdat de plannen nu concreter worden - om verschillende partijen te motiveren een bijdrage te leveren aan het project. Wij ondersteunen u bij deze stap me de volgende zaken: 1. Inhoud van de presentatie voor de inspraak 2. Leidraad voor het leiden van een inspraakavond 3. Rolverdeling tijdens de gesprekken Stap 9 Tweede concept Na de inspraakronde is het beeld duidelijk hoe het eindontwerp eruit komt te zien. Het serieuze werk kan nu beginnen. Het is nu zaak om alle gevolgen van het ontwerp goed in kaart te brengen. Ook is er een aantal acties dat nu opgestart kan worden omdat men nu een redelijk duidelijk beeld heeft van het eindplaatje van de accommodatie. Onderstaand een aantal handvatten voor dit proces. Ten aanzien van het uitwerken van het planontwerp:

5 1. Wat voor kosten zitten er in een investering 2. Hoe kom ik aan geld voor de investeringskosten? 3. Welke rechtspersoon wordt er eigenaar van het gebouw 4. Investering & BTW 5. Een gesprek voeren met een subsidieverstrekker pagina 5 Ten aanzien van de exploitatie: 6. Voorbeeldbrief sponsoring 7. Hoe voer ik een sponsorgesprek? 8. Voorbeeld huurovereenkomst voor 'derden gebruik Stap 10 Toetsingsronde In stap 9 ligt er aan het eind van het proces een totaalplaatje van de nieuw te realiseren accommodatie. Het ontwerp en de kostenramingen zijn klaar. Voordat het ter besluitvorming zal worden ingebracht en nadere offertes en dergelijke worden opgevraagd, is het verstandig een toetsingsronde langs de verschillende instanties en personen te maken. Niets is erger dan in de besluitvormingsfase nog discussie te krijgen over het plan met mensen die daar input aan gegeven hebben. U vindt hier een leidraad voor het voeren van deze gesprekken. Stap 11 Definitief concept Na de toetsingsronde is het zaak het gehele plan verder 'in te kleuren' en klaar te maken voor de besluitvorming in de Algemene Ledenvergadering in stap 12. Het gaat hierbij niet alleen om het feitelijke ontwerp met bijbehorende kostenraming. Ook zal de vergadering vragen hoe men denkt het bouwwerk te realiseren. Daarnaast wil men inzicht in de eventuele belemmeringen en procedures die er nog gevolgd moeten worden. Deze Algemene Ledenvergadering is het uitgelezen moment om eventuele noodzakelijke zelfwerkzaamheid van de eigen leden te bespreken en daar eventueel afspraken over te maken. Als ondersteuning bij deze stap zijn de volgende documenten te gebruiken: 1. Inrichten van een bouwcommissie 2. Waarom is een boekhoudkundige toets belangrijk 3. Wat is een bestemmingsplan, bouwvergunning en hoe vraag ik die aan 4. Presentatie sponsoring, hoe werkt het? 5. Voorbeeld van een sponsorcontract 6. Plannen en de pers

6 pagina 6 Stap 12 Besluitvorming Algemene Ledenvergadering Wanneer de voorgaande stappen goed zijn doorlopen ligt alle benodigde informatie voor de Algemene Ledenvergadering klaar. Het is een kwestie van: 'hoe presenteer ik alles aan de leden'. Deze stap lijkt, vanuit bouwkundig oogpunt, niet erg noodzakelijk. Het is echter van groot belang deze vergadering zorgvuldig te doen en te zorgen voor duidelijke besluiten. Het is de basis waarop je zeer grote uitgaven voor de vereniging gaat doen en dat moet afgedekt worden in verband met de hoofdelijke aansprakelijkheid van mensen die zich met dit project bezig houden. Daarnaast is het een uitgelezen moment om de leden bij het geheel te betrekken en warm te maken voor zowel de realisatiefase (zelfwerkzaamheid) als de fase erna, wanneer de accommodatie 'bewoond' gaat worden door hen. Ondersteunde documenten voor deze fase zijn: 1. Wat is de functie van de ALV? 2. Voorbeeld inhoud eind voorstel ALV 3. Ideeën voor publiciteit Stap 13 Start uitvoering Na 12 stappen voorbereiding is het dan zover, de uitvoering van de bouwfase kan beginnen. Meestal vallen de bouwwerkzaamheden onder regie van de aannemer en is er voor de vereniging niet veel anders te regelen dan de eventuele inzet van vrijwilligers om de bouwkosten te drukken. Ondersteuning bij deze fase Er is echter wel een aantal zaken die u geregeld moet hebben voor het goed verloop van de uitvoering: 1. Oprichten rechtspersoon 2. Overnemen ondergrond Stap 14 Bouwcommissie formeren/installeren Wanneer met de bouw begonnen wordt, is formeel de taak van de bouwcommissie van de vereniging afgerond. Het is echter van belang om tijdens het bouwproces een strakke regie te hebben over de eigen geldmiddelen. Ondersteuning bij deze fase: 1. Overeenkomst met aannemer, waar moet ik op letten?

7 2. Financieel beheer bouwproces 3. Verzekeren van vrijwilligers tijdens de bouw pagina 7 Stap 15 Opleveringsfase Aan het eind van de bouwwerkzaamheden moeten opdrachtgever (de stichting) en bouwer hun samenwerking afronden. Dat gebeurt met een zogenaamde oplevering van het bouwwerk. Juridisch gezien is dit het moment dat de bouwer de verantwoordelijkheid over het gebouw overdraagt aan de opdrachtgever. Ook is dit het moment dat een oordeel wordt gegeven of de bouwer klaar is of dat er zaken niet in orde zijn. Een fase waar veel belangen voor beide partijen aan zitten. Ondersteuning bij deze fase: 1. Aandachtspunten voor de oplevering 2. Sleutels en beheer 3. De Beginbalans 4. Derden in onze accommodatie Stap 16 De evaluatie Het gebouw is inmiddels in gebruik genomen. Vaak veert de bouwcommissie dan even in van alle drukke weken/maanden op de bouw. Toch is het van belang ook de evaluatie goed te doen. Waar moet u op letten? 1. Chekclist bezoek aan partners 2. Vrijwilligers belonen 3. Tips voor een evaluatie