Stichting Huurdersbelang Stadswonen. Beleidsplan 2010

Transcriptie

1 Stichting Huurdersbelang Stadswonen Beleidsplan 2010

2 Voorwoord Huurdersbelang wil een zichtbare en transparante organisatie zijn. Tot op heden is Huurdersbelang vooral op de achtergrond bezig geweest met beleidszaken die tijdens vergaderingen met Stadswonen zijn aangedragen. Deze manier van werken is onvoldoende zichtbaar gebleken. Het bestuur zal zich daarom in 2010 nadrukkelijk richten op de achterban, alle huurders van Stadswonen en in het verlengde daarvan de vertegenwoordigers op pandniveau. Door middel van verschillende activiteiten en goede communicatie met de achterban zullen zij op de hoogte gehouden van actuele ontwikkelingen en actief bij het beleid van Huurdersbelang betrokken worden. Huurdersbelang heeft voor 2010 de volgende overkoepelende doelstellingen geformuleerd: De band met de achterban versterken en de interactie verbeteren. Meer pro-actief te handel en zo beter de punten over het voetlicht krijgen. De bekendheid van Huurdersbelang onder de achterban vergroten. Tenminste 50 procent van de achterban moet weten wat Huurdersbelang is en waar zij voor staat. De doelstellingen willen we door middel van verschillende activiteiten, communicatie en versterking van het bestuur bereiken. Met vriendelijke groet, Ralf Stammen Voorzitter Huurdersbelang Huurdersbelang Beleidsplan

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Bestuur... 3 Communicatie... 4 Bewoners... 4 Onderverdeling van de achterban... 4 Bewoners van panden met een beheerstructuur... 4 Bewoners van panden zonder een beheerstructuur... 5 Wooncommissies... 5 Stadswonen... 6 Kennis... 7 Activiteiten... 8 Achterban... 8 Stadswonen... 8 Interne activiteiten... 9 Begroting Huurdersbelang Bijlage 1: Jaarplanning activiteiten Huurdersbelang Beleidsplan

4 Bestuur Tot op heden heeft het bestuur bijna alleen uit beheerders bestaan. Dit heeft voordelen, ze weten wie Stadswonen is en waar zij zich allemaal mee bezig houdt en ze hebben reeds een aangetoond interesse in het vertegenwoordigen van bewonersbelangen. Het heeft echter ook een nadeel, er wordt vanuit de beheerders blik gekeken. Beter is om een evenwichtiger bestuur te hebben dat uit bewoners en beheerders bestaat. Zo kan ervoor gezorgd worden dat de verschillende belangen gehoord en afgewogen kunnen worden. In 2007 zijn de statuten gewijzigd die tot dat moment stelden dat een bestuurder gekozen moest worden uit de stichtingsvergadering. Met de mogelijkheid een willekeurige bewoner tot het bestuur te laten toetreden moet het makkelijker zijn om de gewenste weerspiegeling in het bestuur te bereiken. In 2010 zal ingezet worden op het zoeken naar nieuwe bestuurders die geen beheerder is en ook niet uit een wooncommissie komt. Dit wil niet zeggen dat er geen bestuurders bij kunnen komen die beheerder zijn, die zijn ook nodig. Er wordt naar gestreeft in mei 2010 een eerste nieuwe bestuurder uit het gehele bestand van bewoners te vinden en voor oktober 2010 in totaal drie nieuwe bestuurders te hebben gevonden. Nadat de nieuwe bestuurders zijn ingewerkt, zullen zittende bestuurders het stokje overdragen. Naast de bekende taken die een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben, zullen de algemene bestuursleden ook duidelijke verantwoordelijkheden krijgen. Ieder bestuurslid moet en zal afgerekend worden op zijn verantwoordelijkheden. Wie waarvoor verantwoordelijk is, zal bekend gemaakt worden in de eerste maand van Bij iedere bestuursmutatie zullen de verantwoordelijkheden indien nodig herverdeeld worden en zal de nieuwe verdeling naar de achterban gecommuniceerd worden. Huurdersbelang Beleidsplan

5 Communicatie Huurdersbelang onderscheid drie entiteiten waarmee zij in contact komt. Deze verdeling is zo gekozen, omdat met ieder op een eigen wijze gecommuniceerd zal worden. De entiteiten die we onderscheiden zijn: bewoners; wooncommissies; Stadswonen. Bewoners Om tot een betere participatie van de bewoners te komen moet de naamsbekendheid vergroot worden. De doelstelling is er voor te zorgen eind 2010 ten minste 50 procent van de bewoners weet wie Huurdersbelang is en waar zij voor staat. Dit wordt onder andere bereikt door iedere nieuwe of doorverhuizende bewoner in het welkomstpakket van Stadswonen over Huurdersbelang te informeren met daarbij een gadget waarmee we de bewoner naar de website van Huurdersbelang lokken. Gelet op de doorstroming, zal dus in ongeveer drie jaar tijd iedere bewoner met Huurdersbelang bekend zijn. Iedere bewoner ontvangt in 2010 twee maal een nieuwsbrief. De eerste mailing zal als centraal thema de huurverhoging en servicekostenafrekening hebben, de tweede een meer algemeen karakter. Onderverdeling van de achterban Er zijn in de ogen van Huurdersbelang twee huurdersgroepen te onderscheiden: bewoners met beheerstructuur en bewoners zonder beheerstructuur. Bewoners met een beheerstructruur zijn de bewoners die op pand-niveau een vertegenwoordiging hebben in de vorm van een wooncommissie. Bewoners zonder beheerstructuur zijn de bewoners van de panden die deze vertegenwoordiging niet kennen. Bewoners van panden met een beheerstructuur Deze groep bewoners heeft al een vertegenwoordiging via hun wooncommissie. De communicatie vanuit Huurdersbelang zal zich met name richten op de wooncommissies en niet de individuele bewoner. Huurdersbelang dient wel als aanspreekpunt voor de individuele bewoner, indien de vertegenwoordiging in een pand niet goed functioneert. Indien dit voorkomt zal Huurdersbelang in samenspraak met Stadswonen en de wooncommissie bekijken hoe dit verbeterd kan worden. Ook deze bewoners ontvangen de eerder genoemde half-jaarlijkse mailings. Bij het tekenen van het huurcontract, krijgt de nieuwe huurder informatie over Huurdersbelang en een gadget. Huurdersbelang Beleidsplan

6 Bewoners van panden zonder een beheerstructuur De bewoners die geen beheerstructuur hebben vallen uiteen in de groep Studenten Kleine Panden en Blijvers. In eerste instantie wil Huurdersbelang de communicatie en benadering van de verschillende groepen bewoners zonder beheerstructuur generiek laten verlopen. Mocht duidelijk worden dat de deze groepen duidelijk verschillende behoeften of specifieke vragen hebben, zal hier verdere invulling aan geven worden. Bij het tekenen van het huurcontract, krijgt de nieuwe huurder informatie over Huurdersbelang en een gadget. Bewoners kunnen Huurdersbelang benaderen per met een vraag of klacht. De huurder zal dan verwezen worden naar de juiste instantie of persoon. Er wordt pas actie ondernomen indien dezelfde vragen of klachten van bewoners van verschillende panden binnenkomen. Ook deze bewoners ontvangen de eerder genoemde half-jaarlijkse mailings. Op de Stichtingsvergadering worden de bewoners nu vertegenwoordigd door twee personen. Huurdersbelang wil deze vertegenwoordiging beter verankeren in de bewonersgroep, door de vertegenwoordigers tijdens een vergadering te laten kiezen door de bewoners die zij vertegenwoordigen. Deze vergadering zal ieder jaar plaats vinden. Deze vergadering wordt gehouden in de periode van de afrekening van de servicekosten. Wooncommissies De wooncommissies van de panden zijn de huurdersvertegenwoordigers van de respectievelijke panden. Zij hebben over het algemeen al veel kennis van de mogelijkheden die dit biedt en weten goed wat er bij de bewoners leeft. Door gebruik te maken van de kennis van de wooncommissies zal bepaald worden welke zaken bij de bewoners leven. Tijdens de brainstormsessie in 2009 is een aantal zaken naar voren gekomen die erg bij de panden leven. Dit zijn onder andere: kleine herstellingen en de afhandeling daarvan, communicatie tussen Stadswonen en beheerders en leefbaarheidsverbeteringen. Deze zaken zullen verder uitgewerkt worden en in overleggen met Stadswonen besproken worden. De wooncommissies ontvangen vier maal per jaar een update over de algemene gang van zaken, waarbij rond de huurverhoging en servicekostenafrekening aan deze onderwerpen extra aandacht zal worden geschonken. Wooncommissies kunnen ons benaderen per met een vraag of klacht. We zullen de wooncommissie dan verwijzen naar de juiste instantie of persoon. Er wordt pas actie ondernomen indien dezelfde vragen of klachten van verschillende wooncommissies binnenkomen of dat verwacht mag worden dat het voor meerdere panden relevant is. Alleen de wooncommissies zullen geïnformeerd worden over de servicekosten en overige ontwikkelingen, niet de individuele huurders. De wooncommissies worden twee maal per jaar uitgenodigd worden voor de Stichtingsvergadering. Huurdersbelang Beleidsplan

7 Elk pand zal eenmaal per jaar bezocht worden door een bestuurslid van Huurdersbelang. Stadswonen Doel is om in 2010 weer acht keer met Stadswonen te overleggen. Bij deze vergaderingen zal Huurdersbelang zich pro-actiever opstellen. Dit houdt in dat zaken die als probleem worden ervaren door Huurdersbelang geagendeerd worden. Denk hierbij aan onderwerpen als de samenstelling van het servicekostenpakket, de doorbelasting van onderhoudskosten en energiebesparing en de zaken die door de vertegenwoordigers tijdens bijeenkomsten naar voren worden gebracht. Huurdersbelang Beleidsplan

8 Kennis In 2009 heeft het bestuur een aantal verschillende cursussen gevolgd ten behoeve van kennis verbreding op het gebied over huren bij een woningcorporatie. Voor 2010 is het bestuur van plan deze trend door te zetten. Het stelt zich ten doel dat ieder bestuurslid ten minste één cursus bijwoont. Stadswonen is een professionele organisatie waar 50 mensen dagelijks met huur en verhuur zaken bezig zijn. Daarbij zijn er veel deelterreinen waar we mee te maken krijgen, zoals huurrecht, servicekosten, onderhoud, energie-besparing etc. Dit maakt het voor ons erg lastig om op al deze terreinen een gelijkwaardige gesprekspartner van Stadswonen te zijn. We willen dit ondervangen door gebruik te gaan maken van externe deskundigen, die ons tijdens de voorbereiding van een vergadering met Stadswonen terzijde kan staan met advies. Huurdersbelang zal één thema-avond houden waarin servicekosten en onderhoud besproken zullen worden. Huurdersbelang Beleidsplan

9 Activiteiten Achterban Stichtingsvergaderingen Er worden twee stichtingsvergaderingen gehouden. De eerste vergadering zal het bestuur verantwoording afleggen over Tijdens de tweede vergadering wordt ingegaan op het beleidsplan van Vergadering bewoners zonder beheerstructuur Eerst wordt eeen specifieke vergadering voor de bewoners zonder beheerstructuur. Tijdens deze vergadering wordt duidelijk gemaakt wie Huurdersbelang is en wat zij doet. Aan het einde van de avond zullen twee vertegenwoordigers worden gekozen die hen zullen vertegenwoordigen tijdens de stichtingsvergaderingen. Informele bijeenkomsten Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om op een informele manier elkaar beter te leren kennen. Voor het bestuur zijn deze avonden van belang om er achter te komen wat er speelt bij de achterban. Thema avond Doordat Huurdersbelang de mogelijkheid heeft om cursussen bij te wonen is het in staat om kennis op te doen die voor de gehele achterban belangrijk is. Door thema avonden te organiseren wil het bestuur deze opgedane kennis overbrengen op zijn achterban. Vertegenwoordigers nieuwsbrief Om de werkzaamheden van Huurdersbelang zo transparant mogelijk te houden wil het bestuur vier keer per jaar een update jaar een update geven met betrekking tot de stand van binnen Huurdersbelang. In deze nieuwsbrief zal er dieper worden in gegaan op de onderwerpen die van betekenis zijn voor de vertegenwoordigers. Huurders nieuwsbrief Huurdersbelang zal twee keer per jaar een nieuwsbrief naar alle huurders van Stadswonen sturen. In deze nieuwsbrief wordt kort aangegeven welke doelen Huurdersbelang heeft bereikt en met welke actuele onderwerpen Huurdersbelang bezig is. Stadswonen Vergaderingen met Stadwonen Doel is om in 2010 weer acht keer met Stadswonen te overleggen over actuele onderwerpen. Huurdersbelang Beleidsplan

10 Interne activiteiten Vergaderingen bestuur Huurdersbelang Om al deze activiteiten in goede banen te leiden komt het bestuur iedere maand bijeen en naar aanleiding van lopende zaken nog een aantal keer. Dit om de koers uiteen te zetten en de doelstellingen te bewaken. Nieuwe bestuursleden Doel is om in 2010 ten minste drie nieuwe bestuursleden gevonden te hebben, die ten dele de functies van de huidige bestuursleden zullen overnemen. Servickosten In het eerste kwartaal zal het bestuur zich verdiepen in de servicekosten. (Planmatig) onderhoud In het tweede kwartaal zal het bestuur zich verdiepen in het (planmatig) onderhoud, kleine herstellingen en de communicatie daarvan. Energielabel In het derde kwartaal zal het bestuur zich verdiepen in de energielabeling van de panden van Stadswonen en gevolgen hiervan. Deze gaat consequenties hebben voor de puntentelling, waar de huurprijs op gebaseerd is. Bewonersonderzoek In het vierde kwartaal gaat huurdersbelang een onderzoek bij de bewoners uitzetten. In de bijlage is een jaarplanning toegevoegd waar al deze activiteiten zijn ingepland. Huurdersbelang Beleidsplan

11 Begroting Huurdersbelang 2010 In onderstaande tabel staat de begroting over 2010 vermeld. De genoemde posten zullen puntsgewijs besproken worden. Begroting Huurdersbelang 2010 Onkosten vergoeding bestuur 6.200,- Vergaderkosten 1.430,- Kosten BBQ 900,- Kosten borrel 250,- Kosten kantoorbenodigdheden en drukwerk 5.500,- Kosten overig en onvoorzien 250,- Hosting website 125,- Reiskosten 300,- Scholing 1.500,- Abonnmenten en lidmaatschappen 3.500,- Adviezen 4.400,- Kennismakingsgadget 2.500,- Totaal ,- Onkostenvergoeding Bestuur De onkostenvergoeding voor het bestuur van Huurdersbelang dekt de kosten voor o.a. telefonie en vormt een compensatie voor de tijd die een lid kwijt is aan bijvoorbeeld vergaderingen en het schrijven en voorbereiden van stukken. Elk bestuurslid van HS krijgt in 2010 een vergoeding van 100 per maand. In 2010 verwachten we te beginnen met 4 leden, in mei een 5 de lid en in oktober een 6 de en 7 de lid. De reeds zittende bestuursleden zullen in ieder geval nog in geheel 2010 de nieuwe leden ondersteunen. Zodoende komen we uit op een kostenpost van: 12 * 4 * 100 = * 1 * 100 = * 2 * 100 = 600 Totaal = 6200 Vergaderkosten Deze post voorziet in het beschikbaar stellen van hapjes en drankjes tijdens en na vergaderingen. Tevens voorziet deze post in de mogelijkheid externe vergaderingen te beleggen. Het bestuur zal iedere maand vergaderen. Tevens wordt verwacht dat extra vergaderingen belegd worden. Totaal wordt er 18 keer vergaderd. Per vergadering wordt 35,- beschikbaar gesteld. Dit jaar zullen twee Stichtingsvergaderingen worden gehouden. Gelet op de aansluitende borrel is 150,- geraamd voor deze vergadering. Huurdersbelang Beleidsplan

12 Tevens zal dit jaar een kleine panden overleg gehouden worden. De verwachting is dat hier meer mensen dan tijdens en Stichtingsvergadering op af komen, vandaar dan 250,- beschkbaar wordt gesteld. Ook zal er een thema avond voor het dagelijk bestuur van de woongebouwen georganiseerd worden. Hiervoor stellen we hetzelfde beschikbaar als voor een Stichtingsvergadering 150,- Het totaalbedrag van 1.430,- is dus als volgt opgebouwd: Bestuursvergaderingen: 18* Stichtingsvergaderingen: 2 * Kleine panden overleg: 250 Thema avond: 150 Externe vergaderingen: 100 Totaal: Kosten BBQ Net als in 2006 en 2008 zal in de zomer van 2010 door Huudersbelang weer een BBQ worden georganiseerd voor alle beheerders en woco-leden. Voor het budget nemen we de kosten die gemaakt zijn voor de vorige edities als uitgangspunt. Kosten Borrel In januari 2010 gaat Huudersbelang een borrel organiseren. Hiervoor stellen we 250,- beschikbaar. Kosten Kantoorbenodigdheden en drukwerk Op dit ogenblik heeft Huurdersbelang genoeg drukwerk beschkbaar. We gaan brieven versturen waarvoor printerkosten gemaakt worden en portokosten. De portokosten zijn als volgt begroot: 2 brieven naar bewoners 2 * 6000 bewoners * 0,32 porto = 4626,72 1 brief naar kleine pandbewoners 750 bewoners * 0,44 porto = 330,00 2 uitnodigingen Stichitingsvergadering 2 * 50 * 1,66 porto = 166,00 Totaal = 5122,72 Tezamen met kosten voor de printen wordt het geraamd op 5.500,- Kosten Overig en onvoorzien Onder overige kosten worden de kosten voor de bankpas en internetbankieren gerekend. Daarnaast is het mogelijk dat Huurdersbelang wordt geconfronteerd met kosten die niet voorzien waren maar wel redelijkerwijs door Huurdersbelang betaald moeten worden. Hosting website Op basis van voorgaande jaren wordt deze post op 125,- gezet. Reiskosten Het bestuur wil de woongebouwen van Stadswonen bezoeken en cursussen volgen. De reiskosten kunnen hieruit betaald worden. Deze post wordt geschat op 150,- Huurdersbelang Beleidsplan

13 Scholing Het bestuur wil dat ieder bestuurslid tenminste 1 maal een cursus volgt. De berekening hiervoor is dan 7 cursussen a 165,- en 4 extra cursussen a 165,- voor een totaa van 1.815,- Abonnementen en lidmaatschappen Huurdersbelang is lid van de woonbond. Dit zal waarschijnlijk 3.250,- zijn. Tevens is er geld beschikbaar voor abonnementen. Adviezen Het bestuur verwacht dat voor de verschillende zaken professionele hulp nodig is. Hierbij is op de volgende wijze gerekend. Via de Woonbond wordt 110,- per uur gerekend. We rekenen erop dat de volgende zaken professionele hulp nodig is: Energielabel: 16 uur = 1.760,- Onderhoud: 16 uur = 1.760,- Servicekosten: 8 uur = 880,- Kennismakingsgadget Iedere bewoner die een contract tekent krijgt in de map prettige kennismaking een gadget. Deze heeft tot doel om bewoners naar de website van Huurdersbalang te trekken. Dit is in plaats van een brief die volgens Stadswonen te slech gelezen worden. Het is nog niet bekend wat meegegeven gaat worden, maar in ieder geval mag het niet meer dan 1,- per stuk kosten. Rekening houden met de doorstroming van Stadswonen van ongeveer 2000 nieuwe huurders per jaar en een aantal extra gadgets uitgeven tijdens vergaderingen en bijeenkomsten willen wij in 2010 ongeveer 2500 gadgets beschikbaar hebben. Huurdersbelang Beleidsplan

14 Bijlage 1: Jaarplanning activiteiten 2010 jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec Stichtingsvergadering jr. vers. beleid Informele bijeenkomsten borrel BBQ Speciale thema-avonden kl. pnd. DB Nieuwsbrief vertegenwoordigers Nieuwsbrief huurders Vergaderingen met Stadswonen Bestuursvergaderingen HS Servicekosten Onderhoud Energielabel Bewonersonderzoek Huurdersbelang Beleidsplan