[Geef tekst op] Jaardocument Alles beweegt! Stichting Vitras. Postbus BE. Nieuwegein K.v.K.

Transcriptie

1 [Geef tekst op] Jaardocument 2014 Alles beweegt! Stichting Vitras. Postbus BE. Nieuwegein K.v.K

2 Inhoudsopgave Jaardocument 2014 Hoofdstuk Titel Pagina Jaarverslag Voorwoord Alles beweegt 2 Hoofdstuk 1 Vitras beweegt mee Missie Aanbod Onze manier van werken Werkgebied en samenwerkingspartners Bovenregionale samenwerkingspartners Blijven ontwikkelen 6 Hoofdstuk 2 Bestuur, toezicht en medezeggenschap Raad van Bestuur Raad van Toezicht Governancecode Cliëntenraad (CR) Ondernemingsraad: lokaal, ondernemend en volop in beweging 11 Hoofdstuk 3 Kwaliteit en cliënttevredenheid Het gaat om onze cliënten Klachtenregeling Clientvertrouwenspersoon 14 Hoofdstuk 4 Ontwikkeling bedrijfsvoering Transitie Human Resource Management (HRM) Informatie- en communicatietechnologie Blijven innoveren 17 Hoofdstuk 5 Financiën, risico s en kansen Financiering Fiscaliteiten Omzet Financieel resultaat Risicovermogen en reserves Liquiditeit Risico s en kansen 20 Hoofdstuk 6 Kerngegevens en kerngetallen Algemene gegevens Juridische structuur Organisatiestructuur Kerngegevens 23 Hoofdstuk 7 Jaarrekening Geconsolideerde resultatenrekening over Geconsolideerde balans na resultaatbestemming Geconsolideerde resultatenrekening over Geconsolideerd kasstroomoverzicht Grondslagen van waardering en resultaatbepaling Toelichting op de geconsolideerde balans Geconsolideerd mutatieoverzicht materiele vaste activa Toelichting op de geconsolideerde resultatenrekening Ondertekening door Bestuurders en toezichthouders 49 Hoofdstuk 7 (deel 2) Overige gegevens Vaststelling en goedkeuring jaarrekening Resultaatbestemming Gebeurtenissen na balansdatum Controleverklaring 52 Hoofdstuk 8 Bijlage 55 Bijlage Overzicht regionale en lokale samenwerkingsverbanden 55 1

3 Jaarverslag 2014 Alles beweegt De zorg in Nederland is al een aantal jaar volop onderwerp van gesprek. In de politiek Omdat de maatschappelijke kosten jarenlang steeds hoger werden en de resultaten geen gelijke tred hielden. Hierdoor werd een discussie over ons zorgstelsel onvermijdelijk. Met voor de thuiszorg als gevolg dat de AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten) afgebouwd gaat worden en onderdelen verplaatst gaan worden naar de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) en naar de ZVW (Zorgverzekeringswet). De jeugdzorg gaat van provincies over naar gemeenten. Het doel is om zorg en begeleiding dichter bij de mensen te organiseren. In maatschappelijke organisaties Er waren nog lang diverse onduidelijkheden in de uitwerking van de nieuwe wet- en regelgevingen. Hierdoor was het lang de vraag of we met z n allen voldoende voorbereid zouden zijn voor de wijzigingen die per 1 januari 2015 ingevoerd moeten worden. Bij mensen thuis Waar moet ik straks met welke zorgvraag terecht? Behoud ik dezelfde zorg? En wat verandert er in de vergoedingen? Bij onze medewerkers Hoe ziet mijn werk er straks uit? En: heb ik straks nog wel werk? En natuurlijk bij onze cliënten Kan ik naar de toekomst toe nog steeds vertrouwen op de goede zorg die ik had. Van Vitras of van een andere zorgverlener? Vitras heeft zich de afgelopen jaren intensief voorbereid op de veranderingen die komen zouden. De belangrijkste voorbereidingen hebben we in 2014 weten te realiseren. Er is veel in beweging gezet. Gelukkig met bestendige resultaten in de bedrijfsvoering en met diverse mooie verbeteringen in onze manier van werken. We zijn geslaagd in het leggen van een goed fundament voor de grote transities die in 2015 verder geïmplementeerd moeten worden. Alles beweegt. En Vitras beweegt mee. Wij zijn klaar om ook in 2015 de goede zorg en begeleiding te leveren die u van ons gewend bent. En daarbij ons aanbod te veranderen en te verbeteren, passend bij de veranderende denkbeelden over de zorg. En vooral nog beter aansluitend op wat onze cliënten willen. Want één ding beweegt niet. En dat is onze motivatie om de cliënt centraal te blijven stellen. Dinie van der Linden Raad van Bestuur 2

4 1. Vitras beweegt mee Vitras beweegt mee. Maar we vinden het belangrijk dat we ons werk blijven doen vanuit dezelfde, herkenbare kernwaarden. En vanuit onze kracht. We blijven doen waar we goed in zijn. En van daaruit zoeken wij de verbetering en verdieping van ons aanbod aan zorg en dienstverlening. 1.1 Missie Wij geloven dat Vitras dé thuiszorgorganisatie is waar de cliënt zorg en begeleiding krijgt met echte aandacht geleverd door professionals die het verschil willen maken. Voor ons is iedere cliënt uniek. We geloven erin dat mensen met (fysieke of mentale) beperkingen of tijdelijke tegenslagen zorg en begeleiding willen met behoud van eigen regie en eigenwaarde. Onze professionals leven, denken en werken mee met respect en aandacht voor eigen regie en eigen waarde van de cliënt zodat de begeleiding en zorg aansluit op de behoeften en mogelijkheden van de cliënt. Zorg en begeleiding met een plus: aandacht voor de cliënt in de persoonlijke context en in dialoog verbindingen leggen waar nodig en wenselijk. Om onze professionals een goede werkomgeving te bieden is Vitras een professionele, moderne organisatie op het terrein van zorg en maatschappelijke dienstverlening: Met moderne werkwijzen en kennis van de ontwikkelingen op het terrein van zorg en begeleiding. In samenwerking met de netwerken van cliënten en ketenpartners/samenwerkingsverbanden. We zijn een organisatie die op eigen kracht zich onderscheidend weet te profileren naar cliënten, opdrachtgevers en medewerkers. Met oog voor kwaliteit, transparantie en ondernemerschap. Voor de komende jaren zal de focus van Vitras liggen op kwaliteit, ondernemerschap en innovatie. In 2014 hebben we onze organisatie voorbereid op het kunnen realiseren van onze ambities. 1.2 Aanbod Wijkzorg Vitras biedt in de wijk zorg aan mensen die tijdelijk of langdurig verpleging of verzorging nodig hebben. Bijvoorbeeld na ontslag uit het ziekenhuis. Of vanwege een chronische ziekte of een lichamelijke beperking. Onze aanpak is gericht op het versterken van de eigen kracht van de cliënt. Doel is zoveel mogelijk de eigen regie over het dagelijks leven te behouden. En van hieruit de cliënten en eventuele mantelzorgers te betrekken in de afstemming van het zorgaanbod. Zo neemt de zelfredzaamheid toe, wordt het eigen netwerk beter betrokken en voorkomen we onnodige (ziekenhuis)opnamen. Onderdeel van Wijkzorg is gespecialiseerde verpleegkundige zorg: specialistische zorg aan huis voor cliënten met bijvoorbeeld COPD/astma, hartfalen, diabetes of dementie. Ook biedt Vitras palliatieve zorg aan huis. Wij zetten de behandeling voort die in het ziekenhuis of door de verwijzer is gestart. De diensten worden geleverd door geschoolde verpleegkundigen en verzorgenden. Onze wijkzorg omvat het hele palet van preventie, signalering, voorlichting, advies, intake, overdracht van en naar uit ziekenhuizen, indicatiestelling, opstellen zorgplan, daadwerkelijke zorgverlening, evaluatie en nazorg. Waar nodig zorgen we voor doorverwijzing en overbruggingshulp. Ook doen we aan casemanagement (afstemming en coördinatie van complexe zorg) en ketenzorg (dementie). Maatschappelijk werk en begeleiding in de Wijk Vitras biedt in de wijk begeleiding aan bewoners en gezinnen. Het kan gaan om informatie, advies en hulpverlening op verschillende levensgebieden. Wij helpen cliënten om psychosociale, psychische, psychiatrische en/of sociaal-materiele problemen zo veel mogelijk zelfstandig op te lossen, te leren aanvaarden of hanteerbaar maken. Wat kan de cliënt zelf en wat kan zijn omgeving betekenen? Met onze aanpak willen we de eigen kracht van de cliënt versterken, hem meer eigen regie over het dagelijks leven geven en betere afstemming en samenhang in het zorgaanbod bereiken. Zo neemt zijn zelfredzaamheid toe, verminderen problemen en voorkomen we terugval of doorstroom naar 3

5 verdere zorg. Van tijdelijke tot langdurige hulpverlening, van enkelvoudige tot complexe problematiek: Vitras stelt de mens centraal. Want bij hem ligt de kracht van de oplossing. De diensten worden geleverd door geschoolde maatschappelijk werkers, SPH ers en thuisbegeleiders. Wij werken individueel en ook groepsgericht. We helpen individuen en gezinnen. We hebben persoonlijk contact of maken gebruik van online applicaties. We komen bij u thuis of we werken op locatie (ook in scholen of buurthuizen). Daarnaast bieden we ook dagbesteding aan groepen aan. Ook hier geldt weer dat we het hele palet aanbieden van vraagverheldering, plan van aanpak, uitvoering van de dienstverlening tot evaluatie en nazorg. Waar nodig verwijzen we door naar beter passende hulp of zorgen we voor overbruggingshulp bij wachttijden. Jeugdgezondheidszorg In 12 gemeenten verzorgt Vitras de JGZ 0-4 jaar. We werken nauw samen met andere partners binnen de centra voor jeugd en gezin. Via de consultatiebureaus zijn we goed bekend bij jonge ouders en hebben we met de jonge kinderen tot vier jaar in totaal acht keer contact. Daarnaast vinden thuisbezoeken plaats en bieden we maatwerk voor ouders die tijdelijk een extra steuntje kunnen gebruiken bij de opvoeding of behoefte aan een andere vorm van ondersteuning hebben. Hiermee dragen we bij aan een gezond opvoedklimaat binnen de verschillende gemeenten. 1.3 Onze manier van werken Kleine, wijkgerichte, en multidisciplinaire teams Vanuit wijkgerichte, multidisciplinaire Zorg- & Welzijnteams of participatie vanuit (sociale) wijkteams is Vitras deskundig en dichtbij. Met zorg, hulpverlening, advies, servicediensten, ondersteuning en hulpmiddelen is ons aanbod altijd samenhangend, efficiënt georganiseerd en op maat. Doordat Vitras een breed palet aan diensten aanbiedt kunnen we waar nodig snel schakelen tussen zorg en welzijn. Sterke partnerschappen In het belang van de cliënt hebben de professionals van Vitras sterke partnerschappen opgebouwd met hulpverleners, ziekenhuizen en zorgverleners in de buurt. Zo bieden we niet alleen elementaire basiszorg, maar ook ziekenhuisverplaatste zorg of complexe ketenzorg. Onze werkwijze Neemt een cliënt of verwijzer van de cliënt contact met ons op, dan wordt uiterlijk binnen twee werkdagen een afspraak gemaakt. Samen met de cliënt of tijdens een bezoek bij de cliënt thuis vindt een vraagverheldering plaats. Wat zijn de hulp-/zorgvragen, wat kan de cliënt zelf doen? Samen met de cliënt stellen we een plan van aanpak op. We maken mede op basis van de afgegeven indicatie duidelijke afspraken over de aard en duur van de zorg/hulpverlening en leggen activiteiten vast in een (digitaal) dossier. We streven naar zo min mogelijk 'gezichten' aan het bed. We bieden cliënten één aanspreekpunt en één plan. Regelmatig bespreken we de situatie en stellen bij als dat nodig is. Ook bekijken we samen of we mensen vanuit de directe omgeving kunnen betrekken bij de ondersteuning. De professionals van Vitras coördineren de zorg/hulpverlening. Is de situatie van de cliënt stabiel, dan ronden we de zorg-/hulpverlening en samenwerking af. Na afloop van het zorgtraject evalueren wij de resultaten en de kwaliteit van zorg met de verwijzer van de cliënt en de cliënt. Vitras staat voor: Dichtbij Wij zijn dichtbij: in de regio, in de wijk en bij de cliënt thuis. Vitras participeert en deelt kennis in samenwerkingsverbanden en netwerkoverleggen. Bereikbaar 7 x 24 uur zijn we aanspreekbaar: telefonisch, digitaal of via inloopuren. Wij communiceren helder met gemeenten, (huis)artsen en andere betrokkenen. Op maat Wij denken actief mee over een passend aanbod en investeren in innovatie, zoals e-health. Vitras zet ruim in op preventie. Veelzijdig Zorg stemmen we af: met de cliënt, de omgeving, andere zorgprofessionals en stakeholders. Zo werken we altijd met één plan, één aanpak, één aanspreekpunt. 4

6 Deskundig Vitras werkt deskundig en doelgericht. We versterken de eigen kracht, vergroten het sociaal netwerk en houden een professioneel traject zo kort mogelijk en zo lang als nodig. Duidelijk Vitras stuurt kritisch op caseload, budget, productiviteit en resultaat. We koppelen deze informatie regelmatig en op basis van uw behoefte aan u terug. Leef, denk en werk mee Mensen weten zelf het beste wat werkt in hun situatie. Daarom willen we dat een cliënt betrokken is bij de zorg, net als zijn naasten, vrijwilligers, de huisarts en andere zorgverleners. Als we allemaal meeleven, meedenken en meewerken, komen we tot een oplossing die precies bij de cliënt past. Vitras zorgt voor de afstemming en samenhang. 1.4 Werkgebied en samenwerkingspartners Vitras zet haar zorg, dienstverlening en netwerk in binnen 13 gemeenten en de 47 kernen daarbinnen. De gemeenten zijn: De Bilt, Bunnik, Houten, Lopik, Nieuwegein, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Utrechtse Heuvelrug (Amerongen, Doorn, Driebergen, Leersum, Maarn), Veenendaal, Wijk bij Duurstede, IJsselstein en Zeist. Verbinding in de regio: gemeenten en regionale partners Als instelling voor zorg- en dienstverlening wil Vitras sterk verbonden en vervlochten zijn met lokale en regionale partners in het maatschappelijke veld. In alle gemeenten werken we samen met onder andere huisartsen, fysiotherapeuten, apotheken, gezondheidscentra, welzijnsorganisaties, GGZ, GGD, zorgorganisaties, verzorgings- en verpleeghuizen en ziekenhuizen. Vitras participeert formeel in diverse samenwerkingsverbanden (zie bijlage). Door de transities zien we dat er nieuwe samenwerkingsmogelijkheden ontstaan en dat er in 2015 een aantal bestaande samenwerkingsverbanden gaat veranderen. 1.5 Bovenregionale samenwerkingspartners Zorgkantoor Achmea en Zorgverzekeraars Met zorgkantoor Achmea zijn ook voor 2014 contractafspraken voor de AWBZ-zorg gemaakt, gebaseerd op een jarenlange intensieve en goede samenwerking. In vijf gemeenten (Utrechtse Heuvelrug, Zeist, Bunnik, Veenendaal en Rhenen) heeft Vitras in 2014 de kassiersfunctie voor de ketenzorg dementie. Met al de grote zorgverzekeraars zijn contracten gesloten over de uitvoering van 5

7 de Medische Specialistische Verpleging Thuis (MSVT). In het kalenderjaar 2014 heeft Vitras de onplanbare AWBZ-zorg in elf gemeenten georganiseerd. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) Het ministerie van VWS is ervan doordrongen dat door minder regels en minder administratieve ballast de zorg thuis efficiënter, flexibeler en goedkoper kan worden. Om ervaring op te doen met zogenaamde regelarme systemen, werkwijzen en ideeën, heeft het ministerie zorgorganisaties voorstellen laten indienen voor experimenten. Het voorstel van Vitras is één van de 28 regelarme experimenten die gekozen zijn uit 120 voorstellen. Het experiment is begin 2013 van start gegaan in de gemeenten De Bilt en Wijk bij Duurstede. Met het voorstel wordt regelruimte geboden aan professionals en cliënten door de urendeclaratie te vervangen door een weekbudget. Tevens heeft de huisarts een belangrijke rol in de zorgafstemming. Met het experiment doen we veel ervaring op in de aanpak van het verschuiven van formele naar informele zorg. Gelet op de ontwikkelingen in de zorg en het inzicht dat de regelarm projecten geen vervolg krijgen in 2015 hebben we besloten de pilots in de tweede helft van 2014 te beëindigen. De inzichten verkregen uit de pilots worden zoveel als mogelijk in de reguliere werkzaamheden meegenomen. Brancheorganisaties Sinds 30 december 2013 is Vitras aangesloten bij de Stichting Toezicht Bemiddeling Beheer Gelden en is daartoe ingeschreven in het openbare register financiële dienstverleners als aangesloten onderneming bij de Stichting Toezicht Bemiddeling Beheer Gelden. De vergunning behelst zowel het bemiddelen als het adviseren. Lid zijn van brancheorganisaties zoals ActiZ, de MOgroep en de NVVK (de branchevereniging voor schuldhulpverlening) heeft veel voordelen als het gaat om het delen van actuele kennis en belangenbehartiging. Vitras levert een actieve bijdrage aan de organisaties door vraagstukken te signaleren en oplossingen te communiceren. 1.6 Blijven ontwikkelen Van AWBZ naar Wmo, Jeugdzorg, participatiewet en passend onderwijs De gemeenten hebben zich in 2014 voorbereid op de vier grote transities: AWBZ naar Wmo, Jeugdzorg, participatiewet en passend onderwijs. Centraal in al deze transities staat dat gemeenten meer invloed en zeggenschap krijgen op deze belangrijke zaken in het sociale domein. De verwachting is dat gemeenten beter vorm kunnen geven aan de gewenste transformatie van tweedelijns zorg naar eerstelijns zorg en van professionele zorg naar informele zorg. Hierbij wordt uitgegaan van de eigen kracht van burgers en hun individuele behoeften en mogelijkheden waardoor meer maatwerk kan worden geleverd. Gemeenten bieden collectieve voorzieningen waar dat kan en individueel maatwerk waar nodig. Vitras heeft zich ook op deze transitie in welzijn en zorg voorbereid. Intern door op andere manieren en meer geïntegreerd te gaan werken. Teams zijn verkleind opdat cliënten vaker dezelfde zorgverlener zien en medewerkers gaan het gesprek met cliënten aan gericht op zoveel mogelijk zelfstandigheid. Daarnaast hebben we zorgteams meer eigen regie gegeven in het organiseren van hun werk. Professionals hebben meer ruimte om die zorg en begeleiding te bieden die nodig is. Lokale aansluiting Verder zijn er stappen gezet om de lokale aansluiting verder vorm te geven. Voor al de activiteiten van Vitras in een gemeente is één manager voor die gemeente aanspreekbaar. Onze zelfstandige teams zijn steeds beter in staat om de lokale aansluiting te vinden in het belang van onze cliënten. Met inzet van vrijwilligers en mantelzorgers waar mogelijk. Vitras heeft deelgenomen aan diverse pilots binnen gemeenten en volop meegewerkt aan de ontwikkeling van de (sociale) wijkteams die in veel gemeenten tot stand zijn gekomen. Ook heeft Vitras deelgenomen aan de tafelgesprekken en de aanbestedingen met betrekking tot de begeleiding binnen de Wmo en soms ook de dagopvang. In Veenendaal heeft Vitras de aanbesteding welzijn, in samenwerking met Abrona, Kwintes en Participe, gewonnen. Onder de naam Veens hebben we het nieuwe welzijnsconcept vormgegeven: Vinden, Verbinden en Versterken. 6

8 Anders werken Al in 2012 heeft Vitras zich gerealiseerd dat de transities in de zorg belangrijke keuzes vragen. We hebben besloten dat Vitras als middelgrote organisatie op eigen kracht verder wil, met focus op lokale inbedding, zodat we de veranderingen voor onze cliënten zo goed mogelijk kunnen vormgeven. We hebben onze organisatiestructuur in 2013 gekanteld. Voor 2013 was de hoofdindeling gebaseerd op de verschillende werkstromen. In 2013 is gekozen voor een structuur waarin de regio centraal staat. Binnen een regio wordt zorg en welzijn aangeboden, aansluitend op de lokale situatie. In 2014 hebben we vervolgens veel tijd en aandacht besteed aan het opnieuw inrichten van ons cliëntproces, zodat we nog beter kunnen aansluiten op de behoeften en mogelijkheden van cliënten en hun omgeving. Daarnaast hebben we zorgteams meer eigen regie gegeven in het organiseren van hun werk. Professionals hebben meer ruimte om die zorg en begeleiding te bieden die nodig is. Regiomanagers en zelfstandige teams vragen een andere ondersteuning van de centrale staf. Daarom is in 2014 gestart met het aanpassen van de centrale Service Organisatie. We leggen nu meer accent op het optimaal inrichten van processen en adviesvaardigheden. Onnodige administratieve werkzaamheden zijn zo veel als mogelijk geëlimineerd. Verder is optimaal ingezet op het benutten van informatie- en communicatietechnologie, zodat teams veel meer zaken zelf kunnen regelen en hun eigen verantwoordelijkheid waar kunnen maken. Veerkracht Medewerkers stelden zich het afgelopen jaar erg veerkrachtig en flexibel op, ondanks de gedwongen ontslagen die helaas plaatsvonden. Deze flexibele opstelling van onze medewerkers is tegelijkertijd wat Vitras een gezicht geeft. Er werken mensen die hart hebben voor de zaak, voor de cliënten en zakelijke relaties. En altijd bereid zijn tot mee denken, veranderen en ontwikkelen. Dit heeft ons ook gebracht waar we nu zijn en verder De komende jaren wil Vitras volop inzetten op innovatie. Zowel in het geleverde palet aan zorg en dienstverlening, als in de onderliggende processen. Vitras ziet innovatie als essentieel in kunnen blijven leveren van goede en kwalitatief hoogwaardige zorg. Een voorbeeld hiervan is de introductie van het digitaal zorgdossier. Dit dossier is niet alleen een hulpmiddel voor de zorgverleners voor het werken en registreren volgens het zorgplan, maar het dossier is ook toegankelijk voor de cliënt en zijn familie. Verder krijgen teams volop ruimte om vanuit hun contacten met hun lokale omgeving te experimenteren met nieuwe dienstverlening. Een andere belangrijke pijler is goed werkgeverschap. In tijden van krapte en verandering wil Vitras een aantrekkelijke werkgever zijn voor onze huidige werknemers en toekomstige werknemers. We vinden dialoog met oprechte aandacht voor en passende zorg en begeleiding voor cliënten van groot belang. We zijn er om onze cliënten zo veel mogelijk zelf regie te geven en waar gewenst te ondersteunen. Het resultaat van ons handelen staat centraal. We zullen nog meer dan we nu doen moeten denken en handelen vanuit klantperspectief. Hiervoor is een open klimaat nodig waar medewerkers vanuit hun vakmanschap kunnen leren en verbeteren. Present zijn en oplossingsgericht handelen. In onze dienstverlening willen we aansluiten op de behoeften en mogelijkheden van de cliënten ook in complexe situaties. Hiervoor blijven we de samenwerking met en toegevoegde waarde van lokale partners opzoeken. Onze speerpunten voor de komende jaren zijn: Basis op orde. Kwaliteit van zorg en begeleiding. Innovatie. Competentiegericht werken met veel werkplezier. Beëindiging activiteiten JGZ Medio 2014 werd steeds duidelijker dat een aantal gemeenten ervoor wil kiezen om de gehele Jeugdgezondheidszorg (JGZ) onder te gaan brengen bij de GGD. In 2015 bereiden we ons ook voor op de overdracht van de Jeugdgezondheidszorg (JGZ) 0-4 jaar. Vitras zal zich nog meer als krachtige organisatie voor thuis zorg en begeleiding gaan profileren, waarbij wijkverpleging en begeleiding ook voor gezinnen met kinderen- kerndiensten vormen. Vitras wil samen met gemeenten en lokale partners invulling geven aan een samenhangend zorg- en begeleidingsaanbod voor cliënten. 7

9 2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap 2.1 Raad van Bestuur Vitras wordt bestuurd door een éénhoofdige Raad van Bestuur. Directeurbestuurder is drs. A.A.M. (Dinie) van der Linden. 2.2 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) kent vijf leden en werkt conform de actuele landelijke Governancecode. Eén van de leden is benoemd op voordracht van de Cliëntenraad. In 2014 heeft de heer A.G.J. (Ton) Strien conform rooster van aftreden de RvT verlaten. Voor hem in de plaats is mevrouw D.A.M. (Diny) Koreman benoemd. Naam Aandachtsgebied (neven)functies drs. P. (Daniella) Buis (1946) aftredend 1 juli 2016 drs. E.R. (Erwin) Capitain (1957) herbenoemd per 1 januari 2013 aftredend 1 januari 2017 mr. M.J.R. (Mary) Groenewoud (1958) aftredend en herbenoembaar 1 december 2015 mr. A.R.A. (Lex) van den Ham (1956) herbenoemd per 1 juli 2013 aftredend 1 juli 2017 D.A.M (Diny) Koreman aftredend en hernoembaar 1 april 2018 voordracht Cliëntenraad lid auditcommissie lid kwaliteit commissie voorzitter auditcommissie voorzitter kwaliteit commissie voorzitter RvT voorzitter remuneratie commissie Adviseur strategie, beleid & organisatie (eigen bureau) Nevenfuncties: - Lid Raad van Toezicht Slingeland Ziekenhuis Zelfstandig gevestigd bestuursadviseur, universitair docent Vrije Universiteit en visiteur bij pensioenfondsen Nevenfuncties: - Lid Raad van Toezicht en lid Audit Committee Flevoziekenhuis - Voorzitter Raad van Commissarissen en lid Audit Commitee woningstichting GoedeStede - Voorzitter bestuur van Pensioenfonds Rockwool - Lid Raad van Toezicht bpfbouw - Lid Raad van Toezicht pensioenfonds Vervoer Lid Directiecomité Amphia Ziekenhuis Nevenfuncties: - Lid Raad van Toezicht Stichting de Gelderhorst - Lid bestuur Stichting Walter Maas Vice-president Capgemini Consulting Nevenfuncties: - Voorzitter Raad van Toezicht Revalidatiecentrum De Hoogstraat Vice-voorzitter Voormalig wethouder en burgemeester Toezichthouder en coach Nevenfuncties: - Voorzitter Raad van Toezicht Kunst Centraal, steunpunt voor cultuureducatie in de Provincie Utrecht 8

10 Vitras werkt met een vastgesteld reglement voor de RvT. De bezoldiging van de leden is conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen. De bezoldiging is in 2014 niet geïndexeerd. De bedragen liggen rond 60% van wat de richtlijn maximaal toestaat. In 2014 zijn zeven vergaderingen gehouden. De accountant is eenmaal aanwezig geweest: bij de bespreking van de jaarrekening 2013 en de controlebevindingen. De werkzaamheden van de RvT hebben in 2014 vooral in het teken gestaan van de voorbereidingen en impact van de transities in de zorg voor de Vitras organisatie en haar cliënten, evenals de interne reorganisaties die daarvan het noodzakelijke gevolg zijn (zoals de inbedding van een lokaal gerichte wijze van werken en de omvorming van de Service Organisatie). Daarnaast heeft de RvT met de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad vergaderd. De RvT werkt met drie commissies: de auditcommissie, de kwaliteitscommissie (sinds 2013) en de remuneratiecommissie. Deze commissies bestaan ieder uit een voorzitter en een lid en zij adviseren aan de voltallige RvT. De auditcommissie adviseert de RvT op basis van het Instellingsbesluit Auditcommissie en heeft in 2014 vier vergaderingen gehouden. In de vergaderingen van de auditcommissie zijn de volgende zaken aan de orde geweest: (concept)jaarrekening 2013 (in aanwezigheid van accountant) Risicomanagement De samenwerkingscontracten in Veenendaal (Veens) Reorganisatie en risico s Liquiditeitsmanagement en debiteurenbeheer Inkoopbeleid Zorgcontractering Planning & Control Cyclus Toekomst JGZ (concept)kaderbrief 2015 (concept)begroting 2015 Managementletter opgesteld door Deloitte (in aanwezigheid van accountant) De kwaliteitscommissie adviseert de RvT om het toezicht op het terrein van de kwaliteit adequaat uit te voeren en heeft in 2014 twee vergaderingen gehouden. In de vergaderingen van de kwaliteitscommissie zijn de volgende zaken aan de orde geweest: Calamiteitenprocedure HKZ Vernieuwing kwaliteitsbeleid in kader van transities en reorganisatie De remuneratiecommissie voert jaarlijks het jaargesprek met de bestuurder, evalueert de resultaten van het afgelopen jaar en bespreekt de doelstellingen voor het nieuwe jaar. Zij betrekt hierbij een zogeheten 360 graden feedback evaluatie van de bestuurder. Daartoe hebben de MT-leden, de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad een vragenlijst ingevuld. De RvT voert conform de Governancecode een zelfevaluatie uit. Deze wordt door individuele leden voorbereid aan de hand van een vragenlijst die vooraf wordt ingevuld. Hieruit worden vervolgens gespreksonderwerpen geselecteerd. De zelfevaluatie is in maart 2014 besproken. In de evaluatie is aandacht besteed aan de samenstelling van de RvT in het licht van de ontwikkelingen binnen de Zorgverzekeringswet en de Wmo. Dit aspect is meegenomen in de profielschets van de nadien vervulde vacature in de RvT. Daarnaast is geconstateerd dat het van belang is om als RvT zicht te houden op risico s in de bedrijfsvoering en op de ontwikkelingen van en bij concurrenten. Omdat er sprake is van een eenhoofdig bestuur, vindt de RvT het van groot belang om voeling te houden met het management achter de bestuurder. In januari en september 2014 heeft de RvT gesproken met de MT-leden. Thema s waren de ontwikkeling van zelfstandige teams en ontwikkelingen en kansen voor Vitras in de werkgebieden. Ook heeft de RvT exitgesprekken gevoerd met twee vertrekkende MT-leden. 9

11 In 2014 is door de RvT goedkeuring verleend aan: Begroting 2014 Wijziging van organisatienaam in Vitras Jaarrekening 2013 Beloningsstructuur bestuurder en toezichthouders Protocol melding incidenten en calamiteiten en procedure calamiteiten Vitras Reorganisatieplan Service Organisatie Begroting 2015 (onder voorbehoud meerjarenoverzicht) Naast bovengenoemde onderwerpen heeft de RvT in een afzonderlijke strategische bijeenkomst zich verdiept in en beraden over: Landelijke ontwikkelingen (zorgakkoord en rol zorgverzekeraars) Governance structuur 2.3 Governancecode Vitras investeert in vertrouwen en transparantie. De Raad van Toezicht en de directeurbestuurder werken daarom conform de Zorgbrede Governancecode. Deze code is in 2005 door de zorgbranches vastgesteld en begin 2010 geactualiseerd. 2.4 Cliëntenraad (CR) Blijvend alert: Zorg om de Zorg Het verslagjaar 2014 was een uitzonderlijk hectisch jaar met de aanzeggingen van grote veranderingen in het stelsel van de zorg. Grote organisatorische wijzigingen hebben direct of indirect effect op de zorg voor de cliënt. Het bewaken van de rechten van de cliënt werd daarom extra belangrijk. De cliëntenraad heeft dan ook dit jaar veel tijd en energie gestoken in het volgen en bekend maken van de activiteiten van de Cliëntvertrouwenspersoon. Ook heeft de cliëntenraad geadviseerd om de positie van de Cliëntvertrouwenspersoon te verstevigen. Ook de klachtenopvang en de incidentmeldingen zijn een belangrijk onderwerp geweest in het overleg tussen de bestuurder en de raad. Vergaderfrequentie De vergaderfrequentie was in 2014 eens per 6 weken, met uitzondering van de zomervakantie. De cliëntenraad vergaderde 7 maal met de directeur-bestuurder en 7 maal intern. Het jaarlijks overleg met de Raad van Toezicht heeft plaatsgevonden op dinsdag 4 maart. Onderwerp van de bespreking is onder andere geweest de rol van de raad bij het bewaken van de kwaliteit van Vitras, de toekomststrategie van Vitras, Zorgen om de zorg en de samenwerking met de directeurbestuurder. Daarnaast heeft de Cliëntenraad op 27 januari een jaarlijks gesprek met de OR en de controller gehad. Samenstelling Raad De Raad bestaat uit Marga van Lenthe (voorzitter), Wil Winter (penningmeester/secretaris), Henk Roseboom, Bram Hendriks, Vincent Vermeer (tot december 2014) en Jan-Cees de Jonge (vanaf november). De raad heeft twee vacatures waarvoor actief invulling wordt gezocht. Lokale Contactpersonen De raad heeft inmiddels 8 contactpersonen, in Nieuwegein, Elst, Maarn, Amerongen, Veenendaal en Houten. Deze contactpersonen zijn de ogen en oren van de cliëntenraad in de verschillende werkgemeenten van Vitras. Zij zorgen ervoor dat de raad de lokale ontwikkelingen goed in beeld houdt. Het streven is twee personen per werkgebied. De raad en de contactpersonen hebben twee themabijeenkomsten met elkaar gehad. De eerste bijeenkomst ging over hoe Vitras zich voorbereidt op belangrijke ontwikkelingen in de Wmo en Jeugdzorg. De tweede bijeenkomst ging over veranderingen in de zorg en communicatie van Vitras daarover met cliënten. In die bijeenkomst is veel aandacht besteed aan de positie en rol van 10

12 mantelzorgers. Verder ontvangt de raad verschillende signalen van de contactpersonen die steeds met de bestuurder besproken zijn. Uitgebrachte adviezen De raad bracht in 2014 adviezen (gevraagd en ongevraagd) uit over: Intentieverklaring samenwerking Kwintes en Abrona Begroting Vitras 2014 Nieuwe website Vitras Verhuizing hoofdkantoor Uitgangspunt cliëntprocessen Financiële jaarstukken 2013 Meldpunt Incidenten Cliënten (MIC) Plan van aanpak Transitie en interne reorganisatie Dienstenportfolio Calamiteitenprocedure Functie cliëntenvertrouwenspersoon Kadernota Vitras Zorginhoudelijke meting en CQ rapportage 2013 Service Organisatie Vitras Sleutelkluisjes 2.5 Ondernemingsraad: Lokaal, ondernemend en volop in beweging Het jaar van veranderingen De werkzaamheden van de Ondernemingsraad hebben in 2014 vooral in het teken gestaan van de Transitie 2.0 en de reorganisatie van de Service Organisatie. De Ondernemingsraad is vanaf het begin bij de transitie en reorganisatie betrokken. De stappen die gezet zijn in 2014 krijgen hun vervolg in De OR zal deze ontwikkelingen nauwgezet volgen. De Ondernemingsraad kijkt terug op een goed medezeggenschapjaar waarin op een prettige en transparante wijze is samengewerkt met de bestuurder. Scholing en training van de Ondernemingsraad Scholing is voor OR-leden belangrijk om het werk goed te kunnen uitoefenen en de bestuurder van goede adviezen te kunnen voorzien. De Ondernemingsraad volgde in het voorjaar van 2014 een tweedaagse training met als thema individuele kwaliteiten en Transitie 2.0. In september heeft de Ondernemingsraad een werkconferentie gevolgd met betrekking tot het opstellen van een advies voor de reorganisatie van de Service Organisatie. Naast deze trainingen werden diverse workshops en informatiedagen bezocht. De OR-leden De Ondernemingsraad bestond op 1 januari 2014 uit Olga van Gemmert (voorzitter), Petra Leta en Ada van Stroe (vice-voorzitters), Erwin de Boer, Sandra Eberg, Anoek van Grootveld, Hedwig Hof, Petra te Kolste, Aletta Leseman, Tineke van de Peut en Gertrude Schrijer. In de loop van 2014 hebben Sandra Eberg en Tineke van de Peut de OR verlaten. In 2015 zullen tussentijdse verkiezingen gehouden worden om de OR weer op sterkte te brengen. Verbinding met de achterban en de organisatie Naast de OR, als medewerkers voor heel Vitras en overlegpartner van de directie, werkt de OR met drie regionale groepen. Deze bestaan uit enkele OR-leden, aangevuld met meedenkers uit verschillende gemeentes en disciplines. De regiogroepen komen eenmaal per maand bij elkaar en bespreken wat er lokaal speelt. Daarnaast informeert en haalt de OR informatie op van medewerkers via het verspreiden van notulen, het organiseren van een achterbanbijeenkomst en door aanwezigheid bij belangrijke bijeenkomsten voor medewerkers. Verder is er overleg geweest met een delegatie van de Raad van Toezicht, de ambtelijk secretaris van de Cliëntenraad en de bedrijfsarts. Ook is een delegatie van de OR aanwezig geweest bij overleg tussen de directie en de vakbonden. 11

13 Uitgebrachte adviezen en instemmingen De OR heeft maandelijks overlegd met de bestuurder in de overlegvergadering. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur van de OR maandelijks een tussentijds overleg met de bestuurder. Conform de WOR (Wet op de Ondernemingsraden) heeft de OR in 2014 de volgende adviezen (A) en instemmingen (I) uitgebracht: Voorstel samenwerking aanbestedingen (A) Uitvoeren RI&E (I) Verhuizing hoofdkantoor (A) Inzet extern projectmanagement (A) Verhuizing hoofdkantoor (A) Plan van aanpak transitie 2.0 (A) Reorganisatie Service Organisatie 2.0 (A en I) Aanstellen bedrijfsarts (I) Collectief vrije dagen 2015 (conform CAO) (I) Beleid Werving & Selectie nieuw personeel (A) Ziekteverzuimbeleid (A) 12

14 3. Kwaliteit en cliënttevredenheid 3.1 Het gaat om onze cliënten Bij kwaliteit gaat het primair om het realiseren van een goede dienstverlening aan cliënten (het centrale cliëntproces). Om dat te borgen wordt bij Vitras gewerkt volgens vaste werkprocessen en wordt systematisch feedback gevraagd aan klanten en medewerkers. Vitras heeft een HKZ-keurmerk wat inhoudt dat kwaliteit is ingericht conform de HKZ-normen. Naast de jaarlijkse toetsing door een externe organisatie zijn we er continu op gericht de organisatie te verbeteren op basis van de feedback die wij krijgen van cliënten en medewerkers. Het HKZ-systeem zorgt voor een solide basis van wederkerende verbeterprocessen. De volgende HKZ-normen zijn van toepassing op Vitras: VVT (verpleging, verzorging en thuiszorg): alle producten m.u.v. AMW en JGZ WMD (welzijn en maatschappelijke dienstverlening): voor AMW PGZ (publieke gezondheidszorg): voor JGZ Algemeen organisatiedeel Vitras hanteert een kwaliteitsmanagementsysteem waarin is vastgelegd dat met een bepaalde frequentie metingen worden gedaan naar o.a.: Cliëntklachten Cliënttevredenheid Incidentmeldingen cliënten Incidentmeldingen medewerkers Medewerkerstevredenheid: wordt in 2015 uitgevoerd Interne audits In 2014 is er een cliënttevredenheidsonderzoek onder cliënten van Algemeen Maatschappelijk Werk gehouden. Daaruit bleek dat cliënten (n= 437) Vitras gemiddeld een 7,7 gaven voor de tevredenheid over de dienstverlening. Vitras wil graag de kenmerken van het centrale cliëntproces eenduidig meten. Hiervoor is in 2014 gekeken naar een systeem met generieke vragen voor alle cliënten. In 2015 zal dit systeem gebruikt gaan worden. Het doel is dat teams en managers periodiek een gemeente gebonden terugkoppeling krijgen. Daarnaast is in 2015 de uitrol van een Medewerkers Tevredenheids Onderzoek. Voor Vitras is de kwaliteit en tevredenheid van medewerkers van groot belang in verband met de productiviteit, het ziekteverzuim en het zelfstandig kunnen werken in teams. De analyse van de uitkomsten en het opstellen en uitvoeren van preventieve en corrigerende handelingen is belegd bij regiegroepen die bestaan uit een manager en een uitvoerend medewerker. Trendanalyse van de incidentmelding en klachten wordt o.a. uitgevoerd door de incidentencommissie. De commissie komt 3x per jaar bijeen en adviseert aan teams en managementteam over corrigerende en preventieve maatregelen op organisatieniveau. Jaarlijks vindt een directiebeoordeling plaats over de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem. 13

15 3.2 Klachtenregeling Vitras werkt conform de landelijke wetgeving (Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector). De cliënten van Vitras kunnen op verschillende manieren een klacht indienen: mondeling, per brief, via het formulier in het zorgleefplan Verpleging & Verzorging en via de website. De klachten worden (vervolgens) digitaal geregistreerd en de betreffende manager ontvangt ter afhandeling een mailbericht. Bij de registratie van de afhandeling geeft de manager aan of de klacht naar tevredenheid van de cliënt is afgehandeld. Ook kan de cliënt de klacht schriftelijk indienen bij de externe klachtencommissie. In 2014 heeft de klachtencommissie 2 klachten ontvangen en 1 klacht in behandeling genomen. Over deze klacht is geen oordeel uitgesproken omdat de klager niet verscheen op de zitting. Aanvullend heeft de klachtencommissie aanbevelingen gedaan om deze situatie in de toekomst te voorkomen. In 2014 zijn in totaal 72 klachten geregistreerd; deze klachten zijn door de managers als volgt gerubriceerd (meerdere rubrieken zijn mogelijk): organisatie: 43 zorg- en dienstverlening: 17 medewerker: 12 Alle betreffende klachten zijn onderzocht door de betreffende manager en conclusies zijn teruggekoppeld naar degene die de klacht heeft ingediend. De klachtencommissie is samengesteld uit externe deskundigen die zijn benoemd door het bestuur. De klachtencommissie bestaat uit: de heer mr. L.A.M. (Leo) van Kippersluis, voorzitter, de heer drs. J.G.M. (Jeroen) de Bree, de heer ing. A. (Ab) van Amerongen, mevrouw M. (Margreet) Breunese en mevrouw drs. A. (Afke) van Halen. De samenwerking en afstemming van de werkzaamheden vinden steeds in goed overleg plaats met de relevante betrokkenen van Vitras. Jaarlijks is er een gezamenlijk overleg van de klachtencommissie en de bestuurder. 3.3 Cliëntvertrouwenspersoon Sinds april 2013 heeft Vitras een cliëntvertrouwenspersoon. Cliënten kunnen bij de cliëntvertrouwenspersoon terecht met hun gevoel van onvrede of een signaal dat in verband staat met de zorg- en dienstverlening van Vitras. In 2014 is de cliëntvertrouwenspersoon 14 keer benaderd. Soms is een luisterend oor voldoende, soms bemiddeling en soms pakt de cliënt het na het gesprek met de vertrouwenspersoon zelf op met de betreffende medewerker of manager. Ook leidden signalen van de cliëntvertrouwenspersoon tot nader onderzoek van de betreffende werkprocessen. 14

16 4. Ontwikkeling bedrijfsvoering Vitras wil meebewegen met de veranderingen in haar omgeving. Met de veranderende eisen die gesteld worden vanuit de overheid, vanuit toezichthouders, vanuit opdrachtgevers en - last but not least - vanuit cliënten en hun netwerk. Vitras onderkent dat haar manier van werken hier continu op voorbereid en afgestemd moet zijn. In dit kader is in 2013 een verandering door gevoerd in de besturing van Vitras. Tevens is er een nieuwe strategische meerjarenvisie uitgewerkt. In 2014 is hier volop op doorgezet. Middels het programma Transitie 2.0 is uitwerking gegeven aan een nieuwe manier van werken, die begin 2015 volledig moet zijn ingevoerd. Zodat Vitras optimaal voorbereid is op de transities in de zorg die in 2015 en verder op ons af komen. 4.1 Transitie 2.0 Om sneller en beter te kunnen inspelen op de behoefte van cliënten, heeft Vitras ingezet op kleinere teams die meer eigen verantwoordelijkheid hebben in het organiseren van de zorg en de begeleiding rondom de cliënt. De teams worden daarbij gefaciliteerd door nog maar één managementlaag. Om de volgende stappen in deze transitie te zetten, is begin 2014 het programma Transitie 2.0 opgestart. Op hoofdlijnen kent het programma de volgende doelen, die begin 2015 gerealiseerd moeten zijn: Teams in de wijk werken nog meer als een zelfstandig team. Ze nemen zelf verantwoordelijkheid in het realiseren van doelen en resultaten. En verdelen onderling de rollen die daarvoor nodig zijn. De dienstverlening is kwantitatief en kwalitatief afgestemd op de klantvraag. De uitwerking van deze doelen in kaders en begeleiding/coaching voor de teams, heeft vorm gekregen in het deelprogramma Teams 2.0. Managers zijn in staat om de ontwikkeling mee vorm te geven en uit te dragen in hun leiderschap. De uitwerking van deze doelstelling in o.a. een andere besturingsfilosofie met andere stijlen van leiderschap, heeft vorm gekregen in het deelprogramma Management 2.0. De Service Organisatie is faciliterend aan het primair proces ingericht en afgestemd op het principe van zelfstandige teams. Met zo veel mogelijk eliminatie en ontdubbeling van administratieve werkzaamheden en een optimale inzet van informatietechnologie. Dit moet leiden tot lagere indirecte kosten en nog beter concurrerende tarieven (indirecte kosten max. 15% van de omzet). Dit uitwerking van deze doelstellingen in een herontwerp en migratieplan voor de Service Organisatie, heeft vorm gekregen in het deelprogramma Service Organisatie 2.0. Reorganisatie Service Organisatie en indirecte functies Het programma Transitie 2.0 heeft geleid tot een voorstel tot reorganisatie. In de teams in de wijk zijn de indirecte functies van bureau assistent en planner vervallen. Voor de Service Organisatie is een nieuw functiehuis met een reductie van de bijbehorende formatie. In tweede helft 2014 is de reorganisatie voorbereid en uitgevoerd en is gestart met de voorbereiding van het collectief ontslag. Daarbij is een nieuw sociaal plan opgesteld: Reorganisatie Service Organisatie 2.0. Ook is er een mobiliteitsbureau opgezet. Vanuit het mobiliteitsbureau is eind 2014 een start gemaakt met begeleiding van werk naar werk. Ook zijn er workshops voor boventallige medewerkers voorbereid en uitgevoerd. Een groot aantal medewerkers is herplaatst of heeft gebruik gemaakt van de vrijwillige vertrekregeling. Verder zijn/worden voor bepaalde nieuwe sleutelposities binnen de nieuwe Service Organisatie nieuwe medewerkers geworven. Dit hele traject loopt door tot halverwege Zelfstandige teams De zorg- en dienstverlening van Vitras wordt door zelfstandige multidisciplinaire zorg & welzijn teams uitgevoerd. Het uitgangspunt hierbij is kleinschalig en slagvaardig werken in de wijk. In september 2013 zijn de zelfstandige teams Zorg & Welzijn en Jeugd & Gezin van start gegaan. Zo zijn er woordvoerders Sociale Zaken, Innovatie, Administratie & Registratie, Cijfers en Kwaliteit & Communicatie benoemd die op hun aandachtsgebied de contactpersoon zijn van en naar het eigen team. 15

17 Dit proces is in 2014 verder geoptimaliseerd. Kern is dat de teams zelf de regie hebben in de taken, rollen en activiteiten die binnen het team georganiseerd worden. Dit betekent dat wat decentraal (in de teams) bepaald en uitgevoerd kan worden, ook zoveel als mogelijk decentraal wordt belegd. 4.2 Human Resource Management (HRM) Werving & Selectie Het aantrekken van personeel met de juiste competenties, passend bij de nieuwe organisatiestrategie die draait om verantwoordelijkheid nemen en zelforganiserend vermogen, is essentieel voor Vitras. In dit kader is in 2014 het Werving & Selectiebeleid aangepast en goedgekeurd door het MT en de OR. Het nieuwe beleid wordt in 2015 geïmplementeerd. Opleidingen In 2014 is een eerste aanzet gemaakt voor het opleidingsplan De hoofddoelstelling is als volgt: Door een eenduidige visie op ontwikkeling en opleiding (deskundigheidsbevordering) van medewerkers zijn alle teams zelfstandig in staat de medewerkers binnen het team gekwalificeerd en bekwaam te houden, evenals een zo gunstig mogelijk leerklimaat te ontwikkelen. Met het bekend worden van de eisen die zorgverzekeraars en gemeenten stellen aan de inzet van professionals in 2015, is in 2014 extra geïnvesteerd in het opleiden en faciliteren van medewerkers om aan de veranderende eisen te kunnen voldoen. Verder is er in 2014 subsidie aangevraagd bij het sectorplan Zorg regio Midden NL dat via Utrechtzorg loopt. Dit betreft de scholingsmaatregel: Opscholing op MBO-niveau (BBL-traject). Ziekteverzuim In 2014 was de verantwoordelijkheid voor ziekteverzuim enigszins versnipperd en niet in lijn met de besturingsfilosofie van de organisatie. Werken met zelfstandige teams en verantwoordelijkheden waar mogelijk decentraal beleggen vraagt om eigenaarschap en verantwoordelijkheid van de teams en hun individuele teamleden. Het beleid ten aanzien van ziekte en verzuim moet hierop aansluiten. De achterliggende visie van dat beleid is dat vitale medewerkers die met plezier naar hun werk komen en die zich verantwoordelijk voelen voor hun eigen functioneren, het teamfunctioneren, een hogere productiviteit hebben en meer klantwaarde leveren. Uit diverse praktijkcasussen van zorgorganisaties die over zijn gestapt op het werken in zelfstandige teams, blijkt ook dat het leggen van de verantwoordelijkheid voor verzuim bij de teams een positief effect heeft op het verzuim. Het ziekteverzuim voor 2014 was 5,6%. In 2013 was dit nog 5,9%. Vitras heeft in 2014 een nieuw ziekteverzuimbeleid opgesteld dat is goedgekeurd door het MT en de OR. Daarbij is er onder meer een nieuwe bedrijfsarts aangesteld. Het nieuwe beleid wordt in 2015 geïmplementeerd. Wet Werk & Zekerheid Eén van de wetswijzigingen die direct impact heeft op Vitras is de wetgeving ten aanzien van de nulurencontracten. De cao VVT heeft hier al eerder op voorgesorteerd. Conform de afspraken in de cao VVT is vanaf 1 juli 2014 bijna geen mogelijkheid meer om nul-urencontractanten aan te nemen. Vanuit HR zijn richtlijnen opgesteld hoe om te gaan met Wet Werk & Zekerheid en in het bijzonder met nul-urencontracten. Verder is er een richtlijn voor het aangaan van tijdelijke contracten opgesteld. Verder flexibiliseren Vitras onderkent dat afspraken rondom zorg en begeleiding in de toekomst steeds meer zullen gaan variëren. Het aantal contractpartners neemt toe, budgetten nemen af, eisen veranderen en de cliënt krijgt steeds meer vrijheid om te kiezen. We onderkennen dat volumes per team of in werksoorten de komende jaren flink kunnen muteren. Dit maakt het steeds belangrijker om onze personeelscapaciteit te flexibiliseren. Dit willen we realiseren door het invoeren van strategische en tactische personeelsplanning. 16

18 Medewerkers zullen meer flexibel moeten gaan werken en meer mee moeten gaan bewegen met pieken en dalen in de planning. Verder zal waar nodig gebruik gemaakt worden van tijdelijke contracten, huurcontracten met een korte looptijd en inkoopcontracten die variëren met omzet en medewerkeraantallen. In scenario s is het meerjarenperspectief van Vitras in beeld gebracht teneinde tijdig te kunnen anticiperen op krimp dan wel op groeiscenario s. Doorkijkje naar toekomst: HR plan De medewerkers van Vitras maken het verschil. Vitras werkt met mensen voor mensen. Eigenaarschap, lerend vermogen, alertheid, aandacht, samenwerkingsgerichtheid, klantgerichtheid, lef en ambassadeurschap zijn belangrijke kerncompetenties die Vitras van haar (toekomstige) medewerkers verwacht. Vitras wil als werkgever medewerkers hiertoe stimuleren en faciliteren. Vanuit eigen verantwoordelijkheid zullen medewerkers worden gestimuleerd om hun vakmanschap te onderhouden en verder te ontwikkelen. De cultuur is gericht op het voeren van de dialoog (intern en extern) en op het geven en ontvangen van feedback. Professionals worden gefaciliteerd middels inzicht in de presentietheorie en de belevingsgerichte zorg. Professionals kijken verder dan de eigen taken : ze zijn in staat om te kunnen signaleren, reflecteren en doorpakken waar nodig. In een veranderende omgeving met nieuwe werkwijzen en ICT mogelijkheden hebben medewerkers een flexibele en lerende houding. 4.3 Informatie- en communicatietechnologie Een van de pijlers van de strategie van Vitras, is het optimaal gebruiken van informatie- en communicatietechnologie. Vitras wil voorop lopen in het gebruiken van proven technologie. Niet alleen in de bedrijfsvoering, maar vooral ook in de zorg en begeleiding richting cliënt. Vanaf eind 2011 wordt planmatig gewerkt aan het moderniseren van de bedrijfsapplicaties en het herstructureren van de bedrijfsprocessen en ondersteunende activiteiten. De omslag naar integraal werken, ketenfinanciering en mogelijk ook gebiedsgerichte financiering, leidt tot andere eisen aan de registratie en administratie. Digitaal dossier Eind 2014 zijn de voorbereidingen gestart voor de implementatie van een digitaal zorgdossier. Gekozen is voor het systeem ONS van Nedap. Bedoeling is dat uiteindelijk alle medewerkers binnen de zorg en begeleiding gaan werken met een tablet of laptop. Middels ONS kunnen medewerkers bij de cliënt thuis, online zorgplannen en afspraken rondom cliënten opstellen en inzien. Verder gaat ONS de teams en medewerkers helpen om zorg en begeleiding op een snelle en eenvoudige wijze te plannen en te registreren. Daarbij bewaakt ONS dat de geleverde zorg en begeleiding wordt gepland en uitgevoerd conform de afgesproken plannen en alle omringende kaders. Daarnaast ondersteunt ONS de communicatie tussen verschillende zorgverleners rondom een cliënt of een gezin. En kan ook de cliënt zelf straks zijn/haar eigen dossier inzien, inclusief de geleverde en nog geplande zorg. Het werken met ONS bevordert het leveren van de juiste afgesproken zorg, bevordert de onderlinge communicatie tussen zorgverleners en overige begeleider, en voorkomt het maken van fouten. AFAS/InSite en InConto In 2014 is eveneens een start gemaakt met de verdere inrichting en implementatie van het integrale bedrijfsvoeringssysteem AFAS/InSite. Binnen de teams zal AFAS/InSite helpen dat medewerkers veel zaken rondom HRM zelf kunnen regelen. Zo zijn er toolboxen ontwikkeld voor Werving & Selectie, In dienst, Arbeidsvoorwaarden, Verzuim, Opleiding & Ontwikkeling, Arbeidsomstandigheden en de Vitras huisregels. Daarnaast wordt het bestel- en facturatieproces rondom de inkoop van materialen en hulpmiddelen verder geautomatiseerd middels implementatie van InConto. Dit bespaart weer tijd op de financiële administratie. De uitrol van de verschillende modules in AFAS/InSite en de implementatie van InConto vindt plaats in het tweede kwartaal van

19 4.4 Blijven innoveren Vitras gaat door met het continu evalueren en vernieuwen van haar producten, diensten en onderliggende processen. Dit innovatieproces aanjagen en bestuurder en managers hierin ondersteunen is een belangrijk speerpunt van de nieuwe Service Organisatie. De meer eenvoudige, enkelvoudige hulpvragen zullen in toenemende mate door cliënten en hun sociale omgeving opgepakt moeten worden. De professional zal in de meer complexe situaties een rol spelen. Deze verschuiving heeft gevolgen voor samenstelling van onze teams en de samenwerking met andere organisaties: van vrijwilligers tot gespecialiseerden. De invoering van het digitaal cliëntdossier ONS is hier een sprekend voorbeeld van. We geloven erin dat mensen het meest gelukkig zijn als ze zich zelfstandig kunnen redden: in sociaal en economisch opzicht. Niemand wil graag afhankelijk zijn van anderen. Vanuit dit perspectief geloven we erin dat cliënten steeds meer de regie willen houden, ook in situaties waarin men behoefte heeft aan zorg of ondersteuning. Onze werkprocessen zullen daar beter op afgestemd worden. Hiertoe hebben we in 2014 ons centraal cliëntproces ingericht. Ook zijn we ervan overtuigd dat in de huidige dynamische samenleving samenwerking noodzakelijk is om resultaten te kunnen boeken. Organisaties hebben niet het alleenrecht op cliënten, kennis of kunde. Het gaat erom de toegevoegde waarde op het juiste moment in de juiste samenhang bij de juiste cliënten te leveren en daar rekenschap over af te leggen en transparant te zijn in handelen. Vanuit deze optiek gaan we dan ook graag de uitdaging aan om de komende jaren onze toegevoegde waarde te laten zien. 18

20 5. Financiën, risico s en kansen 5.1 Financiering Als geheel extramuraal gefinancierde organisatie, met alleen panden in huur, blijven ons veel problemen bespaard. Onze balansposities zijn zodanig dat ook als de bevoorschotting van de zorgactiviteiten beëindigd zou worden, geen bankfinanciering nodig is. De liquiditeiten zijn ondergebracht bij Nederlandse banken met de hoogste rating volgens Moody s. We maken geen gebruik van financiële instrumenten. 5.2 Fiscaliteiten Rond fiscale zaken is er regelmatig contact met de belastingdienst. De complexe regels rond BTW-plicht en vennootschapsbelasting van zorgactiviteiten en maatschappelijke dienstverlening zijn verwerkt in onze juridische structuur. Vitras toetst jaarlijks zelf of haar werkwijzen en afdrachten overeenstemmen met de geldende fiscale wet- en regelgeving. 5.3 Omzet De omzet in 2014 is ten opzichte van 2013 gestegen van ,- naar ,-. Met ingang van 2014 is met de gemeente Veenendaal een contract van vier jaar afgesloten voor de algemeen toegankelijke ondersteuning. Vitras heeft zich in 2014 voorbereid op een overgang van Begeleiding en van Verzorging & Verpleging naar de Wmo respectievelijk de Zorgverzekeringswet per Door deze ontwikkelingen wijzigen de financiële basis en de risico s van onze organisatie. Verwachting is dat de gemeentelijke budgetten de komende jaren gaan krimpen (zie ook hierna in de risicoparagraaf). Ook de risico s van het verlies van activiteiten in de domeinen Jeugdgezondheidszorg, Verpleging en Zorg & Welzijn zijn in beeld. Een aantal mogelijke scenario s is uitgewerkt. 5.4 Financieel resultaat Het resultaat over het boekjaar 2014 komt uiteindelijk uit op ,- negatief. Dit komt met name omdat we een voorziening hebben getroffen voor het opvangen van de kosten, samenhangend met de reorganisatie in de Service Organisatie en het opheffen van de functies van planner en bureau assistent (afvloeiingskosten boventallig personeel). Het grootste deel van deze kosten zal vallen in boekjaar Wanneer we het resultaat schonen van voornoemde bijzondere dotatie, dan zijn we zeer tevreden. De contracten en relaties met het zorgkantoor, gemeenten en zorgverzekeraars zijn bestendigd. Het financiële resultaat biedt ook de materiële basis om in 2015 de vernieuwing van onze werkorganisatie door te voeren. 5.5 Risicovermogen en reserves Het risicovermogen heeft eind 2014 een omvang van 15,6% (in 2013 was dit 16,8%). Dit percentage valt binnen de voor de branche als aanvaardbaar te beoordelen bandbreedte. De eigen vermogens van de stichtingen JMD en JGZ dienen als reserve om de fluctuaties in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen die gaan voortkomen uit de transities Jeugd en de transitie Wmo. Gelet op de omvang van deze transities en hiermee gemoeide risico s zijn de eigen vermogens dan relatief beperkt maar naar we verwachten wel toereikend. De bestemmingsreserve lokaal gericht zal 19