Jaarverslag Ondernemingsraad

Transcriptie

1 Jaarverslag Ondernemingsraad 2014

2 Colofon Bureau Medezeggenschap VU medisch centrum Hoogbouw 3 H 22 De Boelelaan HV Amsterdam Postbus MB Amsterdam Telefoon (020) or@vumc.nl Redactie: Cie. Communicatie Ondernemingsraad i.s.m. Peter de Haan Ontwerp: DPC VUmc Amsterdam Voorjaar 2015

3 Inhoud Voorwoord 4 Algemeen 5 Personeel 6 Organisatie 7 Reorganisatie 9 Zorg 12 Bestuur 15 Opleiding 17 Financiën 18 Bijlagen 22 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

4 Voorwoord Beste lezer, Voor u ligt, of ik moet eigenlijk zeggen voor u op het scherm staat het jaarverslag van de Ondernemingsraad van Vrijwel alles van wat bij de Ondernemingsraad binnenkomt en uitgaat is tegenwoordig digitaal. De commissie communicatie heeft hard gewerkt om zichtbaar te maken voor u, wat er gebeurd is afgelopen jaar. Het jaar 2014 is het jaar waarin onze organisatie tot rust is gekomen na enkele roerige jaren. Met de nieuwe RvB is een periode van going concern ingeluid, met voldoende strategische plannen. Een bestuurlijke fusie met AMC kan nog geen beslag krijgen, de ACM (autoriteit consumenten markt) geeft hiervoor geen groen licht. De plannen voor vergaande samenwerking met het AMC worden wel gemaakt en gepresenteerd aan de medewerkers door de RvB. De OR organiseert op 13 juni een hoorzitting voor de medewerkers over de alliantie. Dit om hun mening en stem mee te nemen in het alliantieoverleg van de OR met de RvB. De ambitie van de RvB tot een bestuurlijke fusie met AMC wordt vooralsnog niet gedeeld. Gaandeweg het jaar wisselen meerdere directeuren van de verschillende diensten. Op al deze nieuwe benoemingen op directieniveau geeft de OR advies. Bij de OR begint het 2e jaar van de zittingsperiode nog rustig, als we op 6 maart worden geschokt door het bericht van het overlijden van OR lid Ria Poort-Keesom. Ze is na een kort ziekbed onverwacht overleden. Ria was een zeer gewaardeerde collega, al de jaren dat zij aan de medezeggenschap deelnam. Zeer trots was ze dat ze herkozen werd in Ze had veel oog voor het belang van de medewerkers en kenmerkte zich door een grote dossierkennis. We missen haar nog steeds. Ook van een ander lid, Eric Sweers, hebben we afscheid genomen vanwege zijn pensionering. We hebben een nieuw lid van onze reservebank verwelkomd, Adem Heuvelink. Achterin dit verslag zijn alle namen van de huidige OR leden terug te vinden. Met deze OR groep zijn we een aantal maal op scholing geweest en we hebben daarna voor een nieuwe werkwijze gekozen. Per onderwerp c.q. aanvraag voor advies of instemming, wordt een ad hoc projectgroep samengesteld. De projecteigenaar van deze groep bewaakt de voortgang en terugkoppeling naar DB en de plenaire OR vergadering. Zo verdelen we de werklast. De commissies P&O en FEB/FSR nemen geen aanvragen meer in behandeling. Zij wijzigen in kennisdomeinen waar deskundigheid wordt geborgd. En ze blijven gesprekspartner bij technisch overleg met de directeur financiën of directeur P&O. U vindt in dit verslag de advies- en instemmingsaanvragen terug, die bij de OR zijn behandeld. Ik wil tot slot nog noemen dat de overheadreductie veel inspanning en overleg heeft gevraagd. In de organisatie is hierover veel onrust geweest. Dit heeft de OR uitgebreid met P&O en de RvB geëvalueerd en daarbij bepleit te werken volgens de eerder afgesproken reorganisatiecode. Dit is uiteindelijk overgenomen. Ik wens u veel leesplezier en bij vragen of opmerkingen kunt u altijd contact opnemen via het bureau medezeggenschap. Zonder ondersteuning van onze ambtelijke secretarissen en secretaresse zou het OR werk niet lukken. Willy Arjaans, voorzitter Ondernemingsraad 4 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

5 Algemeen Werkwijze Ondernemingsraad In de plenaire vergadering worden voorafgaand aan besluitvorming onderwerpen, die instemming dan wel advies van de OR behoeven, toegekend aan projectgroepen met projecteigenaren. Aan de hand van geformuleerde opdrachten werken deze projectgroepen (ad hoc ingesteld) met projecteigenaren (ad hoc toegekend aan een persoon) deze onderwerpen uit volgens een BOB procedure. De commissies werken opdrachten middels Beeld- en Oordeelsvorming (eerste fase BOB procedure) opdrachten uit en koppelen het resultaat ervan terug naar het dagelijks bestuur (DB). Uitgewerkte opdrachten komen vervolgens in de plenaire vergadering voor behandeling en Besluitvorming (laatste fase BOB procedure). Taakstelling van de ingestelde commissies. Ook door de OR zijn een viertal commissies ingesteld met een specifiek kennisdomein. Cie. Fusies, Samenwerkingsverbanden en Reorganisaties /Financieel Economisch Beleid (FSR&FEB); kennisdomein: financieel- en economisch beleid en het aangaan van samenwerkingsverbanden/fusies en reorganisaties Cie. Personeel & Organisatie (P&O) kennisdomein: Human Resource Management en Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu Cie. Onderwijs en Onderzoek (O&O); kennisdomein: Onderwijs en Onderzoek Cie. Communicatie; kennisdomein: Public Relations & verkiezingen Samenstelling van de OR per Zie bijlage II voor de samenstelling van de OR per Verkiezing Dagelijks Bestuur OR Het dagelijks bestuur wordt jaarlijks gekozen. Uit het midden van de OR is tijdens de vergadering van 22 april 2014 het dagelijks bestuur (DB) opnieuw gekozen, zie bijlage I. Bureau Medezeggenschap Het Bureau Medezeggenschap biedt ondersteuning aan en verricht de administratie voor de OR/ studentenraad en haar verbonden gremia. Voor de personeelssamenstelling van het Bureau Medezeggenschap zie bijlage III. Scholing Bureau Schouten en Nelissen geeft de OR training op het gebied van het versterken van de OR als groep en met name gericht op het verhogen van de effectiviteit van de OR. Kengetallen over de werkzaamheden van de OR In onderstaand overzicht staan gegevens over de door de OR verrichte werkzaamheden in 2014 vermeld. De OR heeft 41 maal plenair vergaderd naar aanleiding van 24 adviesaanvragen en 31 instemmingsaanvragen. Daarnaast heeft de OR met de RvB (8 maal) alsmede met de afzonderlijke hoofden van stafdiensten en divisiebesturen (18 maal) overleg gepleegd. Het totaal aantal gedeclareerde uren op basis van plenaire vergaderingen en aan commissiewerk is Adviesaanvragen 24 Instemmingsaanvragen 31 In- en uitgaande stukken 1652 OR leden 21 Commissies 4 Plenaire vergaderingen 41 Algemene gang van zaken vergadering met 2 RvB en RvT Overlegvergadering met de RvB 6 Regulier overleg met divisiebesturen en 18 hoofden stafdiensten Commissievergaderingen 164 Gezamenlijke scholingsdagen 4 Commissie scholingsdagen 4 Gedeclareerde uren 6262 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

6 Personeel Werktijden Werktijden KFA / Instemming gevraagd In verband met bereiding en uitgifte van cytostatica is een instemmingsaanvraag ingediend over uitbreiding van werkzaamheden bij de apotheek. Ook op zaterdag en zondag is de apotheek geopend. Instemming is verleend voor een pilot van 6 maanden. Roosterwijziging Transportdienst FB / instemming gevraagd Bij de raad is een instemmingsaanvraag ingediend over beëindiging van de nachtdienst bij de afdeling transport van het facilitair bedrijf. De instemmingsaanvraag is weer ingetrokken. Openingstijden Kinderkliniek / instemming gevraagd De conclusie die hieruit getrokken kon worden was dat de huidige openingstijden gehandhaafd kunnen worden. Het instemmingsverzoek tot uitbreiding werktijden is hiermee ingetrokken. Alcohol en drugsbeleid / instemming gevraagd De OR was destijds van mening dat er binnen de huidige jaar- en beoordelingssystematiek voldoende instrumenten voor handen zijn om aan te kunnen tonen dat er sprake is van een disfunctionerende medewerker. De OR heeft geen instemming verleend. Beleid voor doorwerken na pensionering / instemming gevraagd Instemming verleend Advies over Ombudsman medewerkers / Advies De raad van bestuur heeft een adviesaanvraag ingediend om het meldpunt medewerkers om te zetten in ombudsman medewerkers. De ombudsman medewerkers is bedoeld als een laagdrempelig en onafhankelijk aanspreekpunt voor medewerkers. In het verslagjaar is overleg hieromtrent gepleegd. Dit heeft geleid tot het uitbrengen van een positief advies. Advies betreffende fietsregeling / Advies Naar aanleiding van verandering door fiscale wetgeving is het gewenst de fietsregeling aan te passen. Op de definitieve regeling met o.a. een overgangsregeling heeft de raad positief geadviseerd. Instemming proef nieuwe werktijden MDL / Instemming gevraagd Instemming gevraagd over een pilot experiment m.b.t. aanpassing werktijden afdeling Maag, Darm en Lever. De raad heeft met de pilot ingestemd en om evaluatie van de resultaten van het pilot gevraagd. De aanvraag is door MDL uiteindelijk ingetrokken. Vakantie richtlijn EVA team / Instemming gevraagd Na overleg is verzoek ingetrokken. 6 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

7 Organisatie Veranderingen Advies aanvraag benoeming divisie voorzitter voor de divisie II Om advies uit te brengen over de benoemingsvoordracht van Prof Leemans als voorzitter van de divisie II heeft de raad met prof. Leemans gesproken. De ondernemingsraad heeft een positief advies uitgebracht. Advies benoeming directeur P&O De raad heeft naar aanleiding van een adviesaanvraag met betrekking tot de benoeming van een directeur P&O een kennismakingsgesprek met de beoogd kandidaat, Frank ten Oever, gehad. De raad heeft over de voordracht van de heer Ten Oever een positief advies uitgebracht. Advies benoeming directeur Financiën De raad heeft de raad van bestuur bij de voordracht van mevrouw Hummelen als directeur Financiën positief geadviseerd. Advies benoeming manager bedrijfsvoering divisie V De raad heeft n.a.v. de adviesaanvraag m.b.t. de voorgenomen benoeming manager bedrijfsvoering divisie V een positief advies uitgesproken over de benoeming van mw. Koppelman. Implementatie-ondersteuning portfoliobeleid voor verpleegkundigen VUmc op verpleegafdelingen Een portfolio is een (digitaal) overzicht van competenties die door opleiding, werk en ervaring zijn verkregen én de bewijzen daarvan. Het portfolio ondersteunt verpleegkundigen en hun leidinggevenden bij het bespreken van gewenste of noodzakelijke ontwikkeling van kennis en vaardigheden. In het verslagjaar kon de OR nog geen instemming verlenen. Advies keuze Houthoff Buruma (begeleider Alliantie) Bij de raad is een adviesverzoek betreffende de keuze voor het Bureau Houthoff/Buruma als begeleider van het Alliantie proces VUmc/AMC en de daarbij behorende opdrachten inzake mededinging rechterlijke advisering ingediend. Met de toezegging dat de raad tijdens het reguliere alliantie overleg gedurende dit proces geïnformeerd wordt over de voortgang heeft hij positief geadviseerd over deze adviesrol. Advies project Topwerk ( het nieuwe werken ) Bij het project TOPwerk staat werkplek- en tijdsonafhankelijk werken centraal en worden essentiële veranderingen in fysieke (werkplek), virtuele (technologie) en mentale (werkgedrag) omgeving van het werk gefaciliteerd. Dit moet resulteren in flexibele werkplekken en aangepaste huisvesting. In zijn inhoudelijke advies brengt de ondernemingsraad de volgende punten naar voren. Een hele belangrijke voorwaarde voor het succes van TOPwerk is een optimale ICT en telecommunicatie omgeving. Daarnaast heeft de raad verzocht een ombudsman ten behoeve van de invoering van TOPwerk op locatie te benoemen. Gezien bovenstaande vraagt de raad om inzicht te geven op welke punten en op welke wijze management en medewerkers in de praktijk ondersteuning kunnen verwachten. Het gaat hierbij zowel om ondersteuning en faciliteiten die men kan verwachten in de fase naar de transitie toe als in de langere - fase na de transitie, waarin medewerkers moeten wennen aan hun veranderde werkomgeving en werksituatie. De ondernemingsraad acht de inzet van de leidinggevende essentieel om TOPwerk in de praktijk te faciliteren. Kaderreglement bescherming persoonsgegevens in VUmc VUmc beschikt over het Kaderreglement bescherming persoonsgegevens in VU medisch centrum. Het Reglement beeld en geluidsopnamen en cameratoezicht vult dit Kaderreglement aan. Het behandelt in algemene zin de rechten van betrokkenen, plichten van de instelling, de toetsing van registraties, incidentmelding en bewaartermijnen. Na hoor en wederhoor heeft de raad met het Reglement beeld en geluidsopnamen en cameratoezicht ingestemd. Instemmingsaanvraag Klachtenregeling De klachtenregeling beschrijft de werkwijze binnen het gehele klachtenproces in VUmc van binnenkomst Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

8 tot afhandeling van een klacht. De verwachting van de afhandeling is dat deze efficiënter is en dat de kwaliteit van de afhandeling verbeterd. De raad heeft dan ook ingestemd met het nieuwe klachtenreglement. Advies over kelderbak diagnostisch centrum De kelderbak van zowel het diagnostisch centrum als het imaging centrum vormen met de beide centra een onlosmakelijk geheel. De investeringen zijn opgenomen in het lange termijn huisvestingsplan en meerjaren-investeringsraming. Het uitgebrachte advies was positief. is het bundelen van de Laboratoriumdiagnostiek. Daar het voor betrokkenen duidelijk moet zijn wanneer de organisatorische verhuizing plaats vindt heeft de raad gezien het feit dat de datum van overgang niet bekend was negatief geadviseerd. Organisatorische verhuizing van de afdeling Klinische Immunologie Het doel van een organisatorische verhuizing van Medische Immunologie en de research unit Inflammatory Disease Profiling naar Klinische Chemie 8

9 Reorganisatie Aanwijzing als mobiliteitsgroep Aanwijzen CMA als mobiliteitsgroep De aanleiding van de adviesaanvraag om medewerkers van het Centraal Medisch Archief als mobiliteitsgroep (pre-mobiliteit) aan te wijzen is de prognose dat binnen een termijn van twee jaar medewerkers van deze afdeling mogelijk boventallig worden verklaard. De reden hiervan is de op termijn verwachte invoering van het elektronisch patiëntendossier. De raad heeft positief geadviseerd over deze aanwijzing. Aanwijzing VUmc Amstel academie en VU academie als mobiliteitsgroep Het instituut voor onderwijs en opleiden (IOO) heeft drie merken : - VUmc Amstel Academie met uitzondering voor het projectteam verpleegkundigen. - VUmc Academie - VUmc School of Medical Sciences De krimpende markt voor opleidingen in de zorg heeft in 2013 zeer nadelig uitgewerkt voor het financiële resultaat van de VUmc Amstel Academie en de VUmc Academie. Omdat het tekort naar verwacht structureel is, is in een interventieplan, Forward to Basics, de noodzakelijkheid van ingrijpen beschreven. De voorgenomen interventie is een combinatie van kostenreductie, procesverbetering, opbrengstverhoging en preventieve mobiliteit. De interventie moet leiden tot een financieel gezonde VUmc (Amstel) Academie binnen drie jaar in combinatie met een breed, innovatief aanbod afgestemd op de veranderende markt. In overeenstemming met wat is overlegd met het directieteam van het IOO, beslaat de looptijd van de preventieve mobiliteit voor deze groep medewerkers in eerste instantie 1 jaar en kan telkens voor één jaar verlengd kan worden tot een maximum van 3 jaar. Indien er eerder structureel financieel herstel optreedt is verlenging van preventieve mobiliteit niet noodzakelijk, bij verslechtering van de situatie is reorganisatie onafwendbaar. De raad wordt graag bij de evaluatie van elke termijn en de besluitvorming voor een eventuele volgende termijn betrokken. Voor het welslagen van het interventieplan acht de Raad het van het grootste belang dat de RvB de Amstel Academie en de VUmc Academie daar waar nodig en mogelijk helpt om intern en extern kansen te grijpen, die tot financieel herstel kunnen leiden. Zo stelt men in Forward to Basics terecht dat met de implementatie van EVA bij AMC en VUmc een grote opleidingsvraag ontstaat. De VUmc Academie zou als preferred supplier ingezet kunnen worden. Reorganisaties Adviesaanvraag overhead reductie Het bezuinigingsproject overheadreductie bevat de volgende vijf thema s: - Projectportfolio/projectmanagers - Planning & Control, - Kwaliteit & Veiligheid/procesoptimalisatie, - Secretariaat en - ICT De OR zal alleen adviseren rond de overhead reductieplannen als het totaalpakket van gevolgen en maatregelen met een bijbehorend reorganisatieplan is ontvangen. De raad van bestuur heeft hier mee ingestemd. Tevens heeft de raad een drietal aandachtspunten, die voor de raad van wezenlijk belang zijn bij het beoordelen van de nieuwe adviesaanvraag, aan de raad van bestuur voorgelegd. In het uiteindelijk uitgebrachte advies is de raad op deze drie aandachtspunten ingegaan. 1. De OR is kritisch op de norm. Ten eerste, omdat het gebruik van de norm blijkbaar niet vast stond, gezien het schuiven van de norm van afdelingsnaar divisieniveau. Ten tweede lijkt de norm gedurende het traject onderhandelbaar. De raad vindt, dat een norm puur en alleen gebaseerd op het aantal fte van één normfunctie om meerdere redenen concreet een lastig toe te passen norm is. De raad wil benadrukken, dat in de nabije toekomst de norm dusdanig aangescherpt dient te worden, dat de werkzaamheden en taken meegenomen worden om zo een goed beeld te krijgen van de Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

10 verdeling van secretariële ondersteuning over de hele organisatie. 2. De arbeidsrechtelijke aspecten van de (vrijwillige) verschuivingen. Het is voor de raad belangrijk om goed te kijken naar de medewerkers die gaan schuiven en hoe dat georganiseerd wordt - financieel en organisatorisch/ hiërarchisch. De raad vraagt ook zorgvuldigheid bij het begeleiden van deze groep medewerkers op het gebied van helderheid over de procedure, regie en communicatie 3. Ook de achterblijvende afdelingen, die een collega moeten gaan missen en de ontvangende afdelingen verdienen aandacht. Er zal in goed overleg binnen de afdelingen gekeken moeten worden naar de taken en de werkdruk. Door nadrukkelijk een paragraaf met betrekking tot kwaliteitsverbetering op te nemen in de begeleidende brief voelt de ondernemingsraad zich gehoord. De raad gaat akkoord met het inwerking zetten van het verdere traject na het nemen van het definitieve besluit door de raad van bestuur, na het advies van de OR gehoord te hebben. Reorganisatie Afdeling Cardiologie Aanleiding voor deze reorganisatie is een bedrijfsorganisatorische keuze van het divisie bestuur om door reallocatie van zorg een deel van de bezuinigingsdoelstelling binnen de divisie te realiseren. In een uitvoerig rapport zijn de personele consequenties van de reallocatie van de zorg besproken. Daarnaast is aandacht besteed aan o.a. de kwaliteit van de zorg, de logistieke effecten op de doorstroom van patiëntengroepen en infrastructurele overwegingen. De raad heeft over deze adviesaanvraag positief geadviseerd. Reorganisatieplan t.b.v. planning en control Externe en interne ontwikkelingen maken de inrichting van een gedegen en professionele organisatie op het gebied van Planning en Control noodzakelijk. Doordat deze werkzaamheden op dit moment binnen verschillende organisatieonderdelen centraal en decentraal worden uitgevoerd en aangestuurd is er 10 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

11 sprake van versnippering. Hierdoor ontstaan verschillen in kwaliteitsniveau en neemt het vaststellen van betrouwbare en volledige managementinformatie veel extra tijd in beslag. Het algemeen doel is te komen tot: Een onafhankelijke en kwalitatief hoogstaande controllersorganisatie; Versterking van de financiële functie in de lijn; Betrouwbare en volledige management- en stuurinformatie; Een doelmatig georganiseerde P&C cyclus. In de scope van dit project vallen concreet de medewerkers die zich bezighouden met deze werkzaamheden binnen: BIZA; de stafdiensten; de programma s; de divisies. In december van het verslagjaar heeft de raad een adviesaanvraag over de reorganisatie ontvangen. In 2015 zal hierop geadviseerd worden. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

12 Zorg Samenwerking GGZ-Ingeest Reeds in 2013 heeft de raad een adviesaanvraag over een samenwerkingsovereenkomst tussen VU medisch centrum en stichting GGZ ingeest ontvangen. De raad heeft op basis van de definitieve huurovereenkomst voor het gebouw Westflank en eerder aangeleverde stukken in 2013 over de samenwerkingsovereenkomst met GGZ in Geest positief geadviseerd. Adviesaanvraag samenwerking VUmc- Amstelland De voorgestelde samenwerkingsovereenkomst is een raamovereenkomst, die dient als kapstok voor onderliggende, concreter ingevulde deelovereenkomsten welke per specialisme zullen worden toegevoegd. Met name met de specialismen Heelkunde en Oncologie is te verwachten dat daar snel verdergaande afspraken gemaakt zullen worden. In een gesprek met de RvB heeft de raad geconstateerd dat de alliantie aangaan van samenwerking met andere ziekenhuizen niet in de weg staat. In de overeenkomst wordt gesproken over afstoten van basiszorg door het VUmc en het overplaatsten van topreferente zorg naar het VUmc. Het werd duidelijk dat registratie van afgestoten basiszorg in maat en getal, maar ook vice versa overplaatsen van topreferente zorg naar het VUmc essentieel is. De OR gaat er vanuit, dat alle patiëntenbewegingen van en naar het ziekenhuis Amstelland reproduceerbaar zullen zijn. De raad heeft met de raad van bestuur het volgende afgesproken in zijn inhoudelijk advies t.a.v. de voorgenomen samenwerking met Ziekenhuis Amstelland: a. dat hij vóór de zomer nader geïnformeerd b. dat hij over de financiële onderbouwing zodra dit mogelijk is, geïnformeerd wil worden over de belangrijkste kengetallen. c. de raad nog zijn mening kan geven over: 1. de visie van de RvB t.a.v. de gewenste koers van VUmc m.b.t. basiszorg/2 e lijns (simpele) zorg in de regio. 2. concrete invulling (specialismen en financiën) van samenwerkingsuitwerking op afdelingsniveau, waarin opgenomen welke regiefunctie VUmc krijgt t.a.v. bewaking van kwaliteit van zorg en opleiding in het ziekenhuis Amstelland. 3. de monitoring van patiëntenbewegingen in maat en getal in de regio. De raad heeft een algemene opmerking gemaakt over de trend in het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten. Hierbij dient, voordat in de toekomst verdere samenwerking met ziekenhuizen gezocht zal worden door de raad van bestuur een visie op patiëntenstromen te worden ontwikkeld. De voorkeur bij de keuze in ziekenhuizen, waarmee samenwerkingsverbanden worden aangegaan, gaat naar de mening van de raad uit naar een ziekenhuis waar reeds een infrastructuur van opleiden aanwezig is. Amsterdams Proton Therapy Center De raad heeft een adviesaanvraag over het starten van een Europese aanbesteding voor het Amsterdams Proton Therapy Center. Mede op basis van aanvullende informatie, zoals een update van de voorlopige businesscase en het meerjarenrekenmodel voor het Amsterdams Proton Therapy Center maar onder voorbehoud van financiering en zorgcontractering heeft de raad besloten positief te adviseren, ten aanzien van de start van de Europese aanbesteding. Tevens wil de raad graag de ontwikkelingen blijven volgen en een verder uitgewerkte business case ontvangen, die uiteindelijk tot een definitief investeringsbesluit zal leiden. Aanbesteding Beeld Infrastructuur De raad heeft ingestemd met de Europese aanbesteding voor de aanschaf van beeld infrastructuur. 12 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

13 Herinrichting en overheveling KZ en genderdysforie: Door de raad van bestuur is bij de raad een adviesaanvraag ingediend over het voorgenomen besluit om het kennis- en zorgcentrum genderdysforie in te bedden in de reguliere structuur van het VUmc en het centrum over te brengen van divisie III naar divisie I. Voor de raad lijkt inbedding in de reguliere structuur van divisie I aannemelijk. Afgezien van een aangepaste rol van het huidige hoofd van de zorgeenheid heeft het overbrengen van het kennis- en zorgcentrum naar divisie I geen personele consequenties. De medewerkers steunen de overheveling naar divisie I. In overeenstemming met het voorgenomen besluit van de raad van bestuur heeft de raad positief geadviseerd. Adviesaanvraag aanbesteding Imaging center De raad van bestuur heeft naar aanleiding van de voorgenomen start van aanbesteding van het Imaging Center advies gevraagd over de keuze voor het Imaging Center. De raad onderschrijft het grote belang dat het Imaging Center er binnen de geplande termijn, d.w.z. vóór 2018, komt. De raad ziet een aantal afbreukrisico s m.b.t. financiële onzekerheid rond de effecten van prestatiebekostiging, de bezuinigingsdoelstellingen en de invoering van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Samenwerking VUmc Esperanz De raad heeft een adviesaanvraag met betrekking tot de samenwerkingsovereenkomst VUmc-Esperanz in behandeling genomen. De overeenkomst betreft samenwerking op het gebied van de oncologie tussen het Westfriesgasthuis, het Zaans Medisch centrum en het Waterlandziekenhuis, tezamen Esperanz vormend, en het VU medisch centrum. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

14 Samenwerking met Esperanz op oncologisch gebied heeft een aantal belangrijke voordelen op het gebied van het benutten van elkaars expertise en ervaring. Daarnaast verwijst Esperanz topreferente oncologische zorg naar het VUmc en maakt Esperanz gebruik van de specifieke kennis en ervaring van specialisten van het VUmc. Op basis van de aangeleverde stukken heeft de raad positief geadviseerd over de samenwerkingsovereenkomst met Esperanz onder voorwaarde dat hij inzicht krijgt in de toelatingsovereenkomsten, zodra deze beschikbaar zijn. Adviesaanvraag trainers Electronisch Patiëntendossier VUmc-AMC (EVA) Onderdeel van Programma EVA is het trainen van alle eindgebruikers in het AMC en VUmc om te kunnen werken met het toekomstig EPD. Deze werkzaamheden vragen om een (reeds voorziene en gebudgetteerde) uitbreiding van formatie van programma EVA. Uitbreiding van formatie binnen Programma EVA betreft de functie van trainer. Gebaseerd op de ervaringen binnen UMC Radboud betreft het in totaal, gezamenlijk over beide UMC s heen 50 a 70 fte. Daarnaast is het ten tijde van bezuinigingen en reorganisaties van belang interne mobiliteit te stimuleren en medewerkers de mogelijkheid te bieden een nieuwe/ andere werkervaring op te doen. Om de medewerkers op korte termijn vrij te kunnen spelen en garanties te kunnen bieden na het beëindigen van de werkzaamheden binnen Programma EVA, hebben de directeuren HR/P&O van AMC en VUmc geadviseerd een terugkeergarantie voor deze doelgroep in te zetten. Hierbij blijft de rechtspositie van de medewerker intact en wordt rechtsgelijkheid ten opzichte van andere collega s gewaarborgd. De werving van trainers is onderdeel van het Projectplan Training EVA. Het projectplan beschrijft de activiteiten noodzakelijk om de trainingen voor de eindgebruikers te verzorgen, de daadwerkelijke training zelf, het vaststellen van de criteria voor toegang tot Epic, de nazorg en het inbedden van trainingen in de bestaande structuren voor nieuwe medewerkers. De voorkeur van de raad van bestuur gaat uit naar interne werving binnen AMC & VUmc. De raad heeft in zijn advies aan de raad van bestuur het volgende gememoreerd: de Amstel Academie te betrekken in de selectie van de trainers; binnen het kader van de trainingsmethodiek waarvoor gekozen is op basis van Best Practise de Amstel Academie actief te betrekken, om de inhoud van de trainingen voor eindgebruikers zo efficiënt en effectief mogelijk af te stemmen op de diverse doelgroepen. de omvang van het aantal super users en hun aandeel in de werkprocessen rondom testen, validatie, training en implementatie te heroverwegen; mogelijk wordt teveel werkkracht aan het werkproces onttrokken. 14 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

15 Bestuur Advies profielschets en benoeming decaan lid van de RvB en advies benoeming decaan in RvB De raad heeft een adviesaanvraag gekregen over de profielschets voor de te benoemen decaan, als lid van de RvB. De raad kon voor een groot en belangrijk deel het geschetste profiel voor de decaan onderschrijven. Wel adviseerde de raad de volgende aanvullingen en een wijziging: Gezien de beoogde (bestuurlijke) fusie tussen VUmc en AMC zal de toekomstige decaan een spilfunctie dienen te vervullen in de ontwikkeling van een breed gedragen visie op samenwerking en gemeenschappelijk beleid op het gebied van onderwijs en onderzoek tussen VUmc en AMC. De raad verwacht van de nieuwe decaan dat hij/zij een proactieve bijdrage zal leveren om de communicatie en discussie vlot te trekken en sturing te geven aan het proces. Mede gezien bovenstaande missie ziet de ondernemingsraad uit naar de komst van een decaan die bevlogenheid uitstraalt en, uit eerdere ervaring aantoonbaar, in staat is om verbinding tot stand te brengen. Wel heeft de raad uitgesproken voorkeur voor een medicus die tevens op het gebied van onderwijs en/of onderzoek een in Nederland erkende en gerespecteerde autoriteit is. Ervaring met het gebruik van media en innovatieve kwaliteiten ziet de Raad als een pré. In het profiel staat nu nog dat de decaan de vicedecaan onderwijs en vice-decaan onderzoek aanstuurt. De raad adviseert opheffing van het vicedecanaat. Uitgaande van de tijdelijkheid van de aanstelling beperkt de OR zich in haar advies ook tot die periode. 15

16 Aanpassing bestuursreglement De Raad gaat er van uit, dat bij een nieuwe samenstelling van de RvB in het kader van de alliantie, de OR opnieuw gekend zal worden in de voorgenomen samenstelling en taakverdeling. De raad heeft over de voordracht van prof. dr. Ir. Hans Brug een positief advies uitgebracht. Concept strategiebeleid Naar de mening van de RvB bevindt VUmc zich op de drempel van verregaande samenwerking tot mogelijk een bestuurlijke fusie met AMC. Kansen en keuzes in de komende periode zullen een hoge impact hebben op de lange termijn koers. Tegelijk heeft en houdt VUmc een eigen identiteit, een eigen netwerk en omgeving. Er blijft dus ook in de toekomst behoefte aan een eigen koers en strategie. VUmc heeft daarvoor in de afgelopen periode al in diverse documenten haar nieuwe koers en doelstellingen uiteengezet. VUmc heeft op dit moment niet gekozen voor een diepgaand strategietraject, maar voor een document waarbij voor de komende twee jaar de reeds uitgezette koers bondig is samengevat. Dit document beschrijft hoe VUmc samen met de VU, het AMC en andere partners omgaat met nieuwe uitdagingen en kansen, wat dit betekent voor ons portfolio en profiel, en hoe VUmc dit vanuit haar aard en geschiedenis vertaald naar een mensgerichte organisatie. De raad heeft de RvB geadviseerd over het strategiedocument. Hij is van mening dat een strategiedocument van belang is, omdat hierin de visie en de missie van de organisatie worden vertaald in concrete doelstellingen, de belangrijkste stappen en met een tijdslijn. Waarbij de focus breder dient te zijn dan het kader van de verwachte alliantie op de langere termijn. De raad heeft kennis genomen van de herziene versie van het bestuursreglement, waarin de raad de opmerkingen van de ondernemingsraad ook terugvindt. De ondernemingsraad is zich ervan bewust, dat het bij een bestuursreglement vooral gaat om de uitvoering. De ondernemingsraad vraagt vooral aandacht voor de beleidsvorming in het VUmc, dat een complex proces is. De raad verwacht een automatische herziening van het reglement binnen vier jaar of op het moment dat de bestuurlijke situatie om aanpassing vraagt. Tot die tijd geldt het voorgestelde reglement voor de ondernemingsraad. 16 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

17 Opleiding Onderwijs en Examenreglement De raad heeft ingestemd met een aantal Onderwijs- en Examenreglementen. In bijlage VI wordt een overzicht gegeven. 17

18 Financiën Aanbestedingen De OR heeft met betrekking tot zijn formele positie bij de besluitvorming over (Europese) aanbestedingen en investeringen informatie van de RvB gekregen. Ombuigingsprogramma Concept advies Interne Prestatie bekostiging Reeds in een vroeg stadium is de raad betrokken bij besluitvorming over Interne Prestatiebekostiging (IPB). Deze IPB moet, volgens de Raad van Bestuur, leiden tot: - een beter inzicht in de kosten en opbrengsten van activiteiten - een sterker kostenbewustzijn bij inzet van middelen en mensen en een meer doelmatiger bedrijfsvoering - een betere aansluiting bij externe bekostiging - een betere onderhandelingspositie ten opzicht van de verzekeraars - beter (financieel) onderbouwde strategische keuzes De raad van bestuur heeft het deel waar zij voor verantwoordelijk is, nl onderwijs en onderzoek, aangewezen om in 2015 IPB op toe te passen. Deel I Onderwijs De raad heeft in dit kader diverse geledingen in de prekliniek zowel als in de kliniek over dit onderwerp gesproken. Uit deze gesprekken komt naar voren, dat de beloning op basis van belasting voor het onderwijsdeel al jaren genormeerd is. Met de nieuwe voorstellen lijkt nu echter naast de zgn. basisfinanciering voor de afdeling er ook een zgn. prestatiedeel ter beschikking te komen. Hiermee kan onderwijs-excellentie worden gehonoreerd, een door de OR toegejuicht streven. De OR heeft geconstateerd, dat er wel budget hiervoor moet worden vrijgemaakt. De voorliggende plannen betekenen, dat de basisfinanciering zal verminderen ten koste van het prestatiedeel, immers nergens staat in de plannen, dat er extra budget zal worden vrijgemaakt t.b.v. het prestatiedeel, laat staan voor innovatie en beleidsontwikkeling. Ook het onderdeel Onderzoek betreft een andere opzet met vrijspelen van Beleidsruimte. Het VUmc is al jaren leider, te samen met het Erasmus, in het klassement van uitkomst beoordeling, zoals die jaarlijks door de Universiteit Leiden worden onderzocht en gepubliceerd. Om die reden is er geen noodzaak tot een andere onderzoek structuur, daar we nauwelijks beter kunnen scoren als thans het geval is. Deel II Model Opleiden Medisch Specialistische Vervolgopleidingen. De OR heeft geconstateerd, dat dit nu kennelijk ook een taak is, die ressorteert onder de Decaan. Op zich is dit opvallend, daar het Beroepsverenigingen zelf zijn, die verantwoordelijk zijn voor de inhoud en wijze waarop het AIOS-onderwijs moet worden vormgegeven en tot stand komt. Een UMC heeft hierin, zeker voor de grote vakken, maar een zeer beperkte taak, vooral gerelateerd aan Cursorisch onderwijs, zoals de Beroepsverenigingen dat zelf aangeven. Het VUmc heeft daarnaast nog een eigen onderwijsmodule, overigens zeer gewaardeerd, Costa-VU genaamd. Dit verplichte onderwijs voor AIOS en ANIOS overlapt deels de door de Beroepsverenigingen verplicht gestelde modules. Dat het onderwijs aan AIOS wordt gefinancierd en doorberekend aan de afdelingen vindt de OR een goede zaak. Wel maakt de OR zich zorgen over het gefixeerde bedrag voor onderwijs aan AIOS, daar er vakgebieden zijn, waarin de onderwijskosten dit bedrag op jaarbasis fors te boven gaan. Hoe meer het zgn. Costa-VU deel modules bevat, die door de beroepsverenigingen verplicht gesteld zijn, hoe groter het aandeel AIOS uit onze affiliatie, hoe meer die van ons onderwijsaanbod gebruik zullen maken, mits marktconforme prijzen worden gehanteerd, want de concurrentie is hierin groot en de AIOS heeft een grote vrijheid om dat onderwijs daar te kopen, waar de kwaliteit/prijsverhouding het best is. Voor de in het VUmc aanwezige ANIOS geldt, dat de kosten voor onderwijs voor het VUmc komen, immers het is een zgn. local rule, waarvan de kosten worden doorberekend aan de afdelingen, die daar de vergoedingen dienen terug te zien in hun budget. 18 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

19 Conclusie: 1) de OR onderschrijft, dat het VUmc zich bevindt in een steeds sneller veranderende onderwijs-, onderzoeks- en zorg omgeving. 2) De OR is van mening, dat hierop moet worden geanticipeerd. 3) De OR begrijpt de wens tot vermindering van vaste aanstellingen ten faveure van tijdelijke om hiermee flexibeler te zijn dan voorheen in deze veranderende wereld. 4) De OR begrijpt de wens tot het creëren van Prestatiebekostiging in zorg, onderwijs en onderzoek. 5) De OR heeft kennis genomen van de wens van de RvB tot het creëren van Beleidsruimte, in te zetten voor Kwaliteitsverbetering van onderwijs en onderzoek. Het is de OR niet duidelijk, wat de parameters zijn, waarop de RvB de door haar voorgestelde veranderingen gaat beoordelen om ze succesvol te kunnen noemen. 6) De OR acht het hoofdstuk Opleiding niet een volledige UMC aangelegenheid, daar de Beroepsverenigingen dit vooral zelf bepalen. Wel onderschrijft de OR het faciliterende karakter van de UMC s in deze, die in principe kostendekkend en concurrerend moet zijn. Zij mist in de onderbouwing hier de visie van de Centrale opleidingscommissie VUmc alsmede de inbreng en rol van het zgn. OOR van het VUmc. 7) De OR laat de prestatiebekostiging van de Patiëntenzorg op dit moment buiten beschouwing. Kaderbrief De raad heeft met belangstelling kennis genomen van de kaderbrief Hoewel de raad de urgentie van deze kaderbrief begrijpt en duidelijkheid waardeert, mist deze een meer uitgebreide inleiding, met daarin de visie van de raad van bestuur op de komende jaren en meer in het bijzonder op het jaar De raad realiseert zich al sinds 2010 dat bezuinigingen onontkoombaar zijn en dat bezuinigingen tot meerdere reorganisaties zullen leiden. Maar de toonzetting van de kaderbrief wordt door de raad als vooral zakelijk ervaren. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

20 Bij de bespreking van de kaderbrief 2014 heeft de raad aangeven de uitkomsten van de projectgroep bezuinigingen/ombuigingen te missen. Ook in de kaderbrief 2015 staan nog nauwelijks concrete maatregelen vanuit deze projectgroep en de projecten die genoemd zijn zullen voor het jaar 2015 nog geen invloed hebben op de begroting. De raad kan niet anders dan volmondig instemmen met het voornemen de implementatie van de interne prestatiebekostiging als prioriteit te bestempelen. De raad heeft al eerder zijn zorg uitgesproken over de traagheid van dit traject en ziet nu zijn zorg serieus genomen worden. Helaas leidt dat in 2015 nog steeds tot een kostenbegroting waar productie nog steeds geen rol kan spelen. Voor de divisies en diensten een lastige opgave, denkt de raad De raad kijkt vooruit naar de maand november 2014, waarin duidelijkheid wordt verwacht ten aanzien van de interne prestatiebekostiging en de DOT. De dan verworven inzichten zullen dan alsnog richting kunnen geven aan de begroting voor De ondernemingsraad wil op een zelfde wijze betrokken worden bij de uitkomsten in november als op dit moment bij de kaderbrief. Tot slot nog een paar opmerkingen met betrekking tot personeelsontwikkeling, voor de raad een belangrijk domein. Het formatieplaatsenplan is in 2014 nog niet ingezet als strategisch instrument. Het personeel verdient in het moeilijke jaar 2015 de aandacht van de raad, maar ook van de dienst P&O. De raad ervaart juist in dit hoofdstuk de zakelijke toon, omdat er vooral pragmatisch ingestoken wordt met een opsomming van KPI s. Daarnaast is de raad tevreden, dat TeAMS in de kaderbrief 2015 al onderdeel is van de scholingsparagraaf. Bezuinigingen Namens de raad heeft de commissie FSR/FEB de vormgeving van bezuinigingen/ombuigingsmaatregelen besproken om zo ook te komen tot een visie m.b.t. meerjarenbeleid bezuinigingen/ombuigingen, te beginnen in De commissie FSR&FEB heeft hierbij de volgende werkwijze gevolgd: Informatie verzamelen over: 1. hoe bezuinigingen vorm gegeven zijn in de managementcontracten van (vooral) de divisies 2. de bezuinigingsmaatregelen zoals aangekondigd via het programma ombuigingen 3. de stand van zaken prestatiebekostiging, o.a. via 4-maands rapportages van de divisies 4. de formatieplaatsenplanning van de divisies 5. de kaderbrief die naar verwachting eind mei ter advies aan de OR zal worden voorgelegd Ad 1, hoe bezuinigingen vorm gegeven zijn in de managementcontracten van (vooral) de divisies Gesprekken met managers van divisies en de diensten leverden het volgende beeld op: de bezuinigingen in divisies/diensten worden voornamelijk aan de kostenkant (personeel) doorgevoerd; over de opbrengstenkant valt weinig te zeggen, zolang nog niet duidelijk is wat de DOTcijfers op basis van prestatiebekostiging zijn; dat er ontzettend veel werk verricht moet worden om de facturering per zorgprestatie op orde te krijgen; de snelheid waarmee dat gebeurt hangt sterk samen met de inzet van afdelingshoofden/ specialisten om deze informatie scherp te krijgen; aan de opbrengstenkant kunnen pas beslissingen genomen (zoals basiszorg afstoten) als er helderheid wordt verkregen over wat bleeders en wat feeders zijn; de nu ingevoerde bezuinigingsmaatregelingen worden over het algemeen pas in de loop van 2014 effectief en zullen pas in 2015 volledig meetellen; in 2014 wordt vooral ingezet op algemene maatregelen op het gebied van personeel, tijdelijke contracten niet verlengen en geen nieuwe medewerkers aannemen; 20 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

21 Ad 2, de bezuinigingsmaatregelen zoals aangekondigd via het programma ombuigingen Met het opheffen van de regiegroep van het programma ombuigingen gaat de RvB zelf meer sturing geven aan het programma. Voor het eerst worden er ook bedragen aan de verschillende projecten gehangen. Door de regiegroep is een aantal deelprojecten benoemd, waarvan er zes de komende tijd, onder regie van de verschillende RvB-leden worden uitgewerkt. 1. Inkoop. 2. Beddenoptimalisatie. 3. Onnodige diagnostiek. 4. WW-kostenreductie. 5. Effectieve bedrijfsvoering poli. 6. Overheadsreductie. Ad 5, de kaderbrief die naar verwachting eind mei ter advies aan de OR zal worden voorgelegd Zie hiervoor hierboven onder Opdracht Kaderbrief. Op basis van bovenstaande informatie kwam de commissie FSR&FEB van de raad tot de conclusie dat genoemde plannen tot ombuiging/bezuiniging zinvol zijn, mits ze in goed overleg op divisie-/dienstniveau uitgewerkt en uitgevoerd worden en mits er regie en controle is op het proces van implementatie. Ad 3, de stand van zaken prestatiebekostiging, o.a. via 4-maands rapportages van de divisies Uit gesprekken met medewerkers in huis bleek dat er nog veel werk verzet moet worden binnen afdelingen en dat niet iedere afdeling even snel is begonnen. Her en der was er sprake van het gevoel van grote tijdsdruk. Het tempo van het in kaart brengen van de kostprijs lijkt te vertragen ondanks het feit dat verdere uitwerking van de prestatiebekostiging (DOT s) urgent is. Ad 4, de formatieplaatsenplanning van de divisies Een delegatie van de OR is bijgepraat over het begrip formatieplaatsenplan. Op dit moment is het niet meer dan een overzicht van de formatie per divisie. Er wordt door de RvB nog niet op gestuurd, wat wel een logische volgende stap zou zijn. Divisie II en II (één manager bedrijfsvoering, zelfde werkwijze) heeft wel gebruik gemaakt van formatieplaatsenplannen bij het maken van het managementcontract. Tot op afdelingsniveau is het plan uitgewerkt en dat maakt sturing op divisieniveau makkelijker, minder ad hoc beslissingen over formatie. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

22 Bijlagen Bijlage I: Samenstelling Dagelijks Bestuur Willy Arjaans voorzitter Jan Rauwerda vice-voorzitter Klaske van den Berg lid Andy Higgs lid tot febr Erik van Halsema lid vanaf febr Bijlage II: Samenstelling OR per 31 december 2014 Leden Adem Heuvelink Agnieszka Kloos Alice Lindner Andy Higgs Carmelita Burleson Emile Heilbron Erik Fokke Erik van Halsema Frank Hendriks Guus Mollet Henriëtte de Jong Jan Rauwerda Janneke Vos Klaske van den Berg Marleen Hendriks Michel van Ginkel Nijen Hermans Nora van der Schot-Uijlings Patrick Roest Willy Arjaans Bijlage III: Samenstelling Bureau Medezeggenschap - senior ambtelijk secretaris en hoofd: René van Andel - junior ambtelijk secretaris: Martha Voet - secretaresse: Jetty Beereboom Buitenleden Lizeth Sloot Tamara Paff 22 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

23 23

24 Bijlage IV: Overzicht van instemmingsverzoeken t.b.v. RI&E instemmingsverzoek 2 jarige update RIE afdeling klinische genetica instemmingsaanvraag 2 jaarlijks RIE update afd. PZE revalidatie KZE Kortverblijf inclusief cytostatica Afdeling IC volwassen Afdeling Heelkunde Afdeling P&O Afdeling SPB Dienst Pastoraal en Geestelijke zorg Afdeling VHON en VTRA Afdeling Kinderopvang Afdeling Acute Opname Afdeling KNO/tumorbiologie PVA Kinderstad KFA Dienst facilitair bedrijf voor de onderdelen staf, secretariaat en administratie Afdeling Plastische Chirurgie Kinderchirurgie en Kindergeneeskunde Afdeling Medische Oncologie Afdeling VIG1 en VMPU Afdeling Reumatologie Afdeling Oogheelkunde Afdeling Anatomie en Neurologie Afdeling Verloskunde en Gynaecologie Achterhaald maar wel goedgekeurd Achterhaald maar wel goedgekeurd Achterhaald maar wel goedgekeurd Achterhaald maar wel goedgekeurd Achterhaald maar wel goedgekeurd Niet afgerond Niet afgerond Bijlage V: Overzicht van de OER s waar de OR mee ingestemd heeft. - Bachelor opleiding VUmc- Compas Gereviseerde OER masteropleiding VUmc-Compas Master Oncology Research master Cardiovascular Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2014

25 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc

26 Bureau Medezeggenschap VU medisch centrum Hoogbouw 3 H 22 De Boelelaan HV Amsterdam Postbus MB Amsterdam Telefoon (020) or@vumc.nl Fotografie Digidaan 26 Jaarverslag pastoraat en geestelijke verzorging 2014