Het professionaliseren van gemeentelijk vastgoed

Transcriptie

1 Het professionaliseren van gemeentelijk vastgoed Een inventarisatie van vastgoedbeheer bij kleine en middelgrote gemeenten om aanbevelingen te doen tot professionalisering van het vastgoed Naam: Manon Kuijten Datum: 31 december 2010 Opleiding: MSRE Begeleider: dhr. Drs. A. Marquard Meelezer: dhr. Drs. W. v.d. Post

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Onderzoeksopzet Inleiding Achtergrond Probleemstelling Doelstelling Analyse van de relaties in de probleemstelling Onderzoeksvragen Aanpak onderzoek Conceptueel model en leeswijzer Gemeentelijk vastgoed Inleiding Gemeenten in Nederland Gemeentelijk en maatschappelijk vastgoed Gemeentelijk vastgoed Maatschappelijk vastgoed Categorisering Eigendom vastgoed Huurprijs Huurders, activiteiten en locatie Conclusie Professioneel vastgoedbeheer Inleiding Professioneel vastgoedbeheer Algemene organisatiestructuur Vastgoed binnen de gemeentelijke organisatie Decentralisatie vastgoed Afdeling vastgoed Vastgoedbedrijf niveaus Operationeel beheer Tactisch beheer Strategisch beheer Werkzaamheden in relatie tot vastgoedbeheer Inventarisatie stand van zaken gemeentelijk vastgoedbeheer Conclusie Empirisch onderzoek Inleiding Methodogische verantwoording Selectie van gemeenten Selectie van respondenten Oriënterende gesprekken Relatie interviewvragen met de literatuur en relatiematrix Relatie interviewvragen met literatuur Interviewvragen vanuit de relaties Resultaten Gemeenten Deskundigen van 60

3 4.4.3 Per onderwerp Conclusie Professioneel vastgoedbeheer Inleiding Relaties vanuit vastgoedbeheer Relaties vanuit kleine en middelgrote gemeenten Relaties vanuit gemeentelijk vastgoed Conclusie Conclusies en aanbevelingen Inleiding Conclusies vanuit de relatiematrix Conclusies vanuit het onderzoek Aanbevelingen aan gemeenten Aanbevelingen voor verder onderzoek Reflectie Literatuurlijst Bijlage 1 Checklist met de competentieniveaus De Kort (2007) Bijlage 2 vertaling beheerswerkzaamheden Bijlage 3 Vragen voortgekomen uit relatiematrix van 60

4 Voorwoord Het ontbreken van inzicht in de gegevens van de gemeentelijke gebouwen, dat is hetgeen wat mijn werk het lastigst maakt. Door deze uitspraak tijdens mijn werk werd mijn interesse in gemeentelijk vastgoed gewekt. Het is fascinerend dat een eigenaar niet weet wat hij in bezit heeft. Ter afronding van de opleiding Master of Studies in Real Estate mocht ik een Master thesis schrijven en ik wist direct mijn onderwerp. Want na wat leeswerk bleek dat het ontbreken van gegevens van de gemeentelijke gebouwen niet maar bij 1 gemeente voorkwam, maar bij heel veel gemeenten. Daarom leek het mij een uitdaging om op onderzoek uit te gaan en om te zien of er een oplossing bedacht kon worden die de gemeenten kan helpen om meer inzicht te krijgen in het bezit en om makkelijker met het bezit te kunnen werken. De bedankjes. In het schrijven van een Master thesis gaat veel tijd zitten. Na de start in 2009 is er een pauze geweest in het onderzoek en in het schrijven. Dit omdat ik in april 2009 moeder ben geworden van een lieve zoon, Florian Valentijn. Maar na het verlof en het oppakken van het werk ben ik ook weer gestart met de thesis. Ik ben mijn vriend dankbaar dat hij, ondanks mijn drukke bestaan, mij toch steeds weer naar het kantoor op zolder heeft kunnen sturen waar ik vele uurtjes heb doorgebracht om dit stuk alsnog te kunnen afronden. Voor de begeleiding van deze thesis wil ik Arthur Marquard bedanken. Hij heeft mij kunnen helpen met de lijnen en de structuren in de thesis. Uiteraard bedank ik ook alle gemeenten en deskundigen waarbij ik interviews heb mogen afnemen. De thesis had zonder hen niet tot stand kunnen komen. Als laatste wil ik mijn werkgever, Ingenieursbureau Multical, bedanken. Zij hebben het voor mij mogelijk gemaakt dat ik mijn kennis kon verdiepen en verbreden. Naast de opleiding heb ik ook tijdens het schrijven van deze thesis enorm veel kennis opgedaan. Tot slot. Na het schrijven van dit stuk heb ik de wens dat veel gemeenten met deze thesis en de uitkomst van mijn onderzoek aan de slag gaan. Dan hebben mijn vele uren werk kunnen bijdragen aan een professionele werkomgeving van veel gemeentelijke medewerkers. Veel leesplezier toegewenst, Manon Kuijten. 4 van 60

5 Onderzoeksopzet 1.1 Inleiding Nederlandse gemeenten bezitten van oudsher een enorme vastgoedportefeuille. Zo toont onderzoek door Roozendaal (2009) aan dat gemeenten gezamenlijk een vastgoedportefeuille opgebouwd hebben van ruim 40 miljard en de Raad voor Onroerende Zaken (2007), hierna te noemen ROZ 1, geeft aan dat de omvang van de gemeentelijke vastgoedportefeuille gezamenlijk vergelijkbaar is met de totale Nederlandse kantorenmarkt. De vastgoedportefeuille van de gemeenten is bovendien zeer divers. Het bezit varieert van scholen tot opvangcentra en van (schaft)keten tot kantoorpanden. Het vastgoedbezit bij gemeenten is historisch gegroeid. De gemeentelijke gebouwen worden voornamelijk toegepast voor het huisvesten van het ambtelijk apparaat en maatschappelijke partners. Als eigenaar van het vastgoed hebben de gemeenten de verantwoordelijkheid voor de objecten. Deze verantwoordelijkheid bestaat ondermeer uit het maken van beleid voor de objecten, het beheer en de exploitatie van de objecten en het verhuren en innen van huuropbrengsten van de objecten. Gezien de omvang van de gemeentelijke vastgoedportefeuille is de verwachting dat er op een professionele wijze wordt omgegaan met de objecten die in een gemeente aanwezig zijn. Echter blijkt uit meerdere onderzoeken dat van het professioneel beheren van het gemeentelijk vastgoed geen sprake is. Uit onderzoek van Middendorp en Hummels (2007) is gebleken dat de werkzaamheden, zeggenschap, budgetten en kennis versnipperd over verschillende afdelingen in de gemeentelijke organisatie zijn verankerd, met onder andere als gevolg dat een goed overzicht van het bezit vrijwel altijd ontbreekt. De verschillende afdelingen werken vaak langs elkaar heen, met eigen databestanden, kostenoverzichten, beleid en kennis. Dit leidt ertoe dat vaak onnodig extra kosten worden gemaakt en dat transparante werkwijzen voor vastgoedbeheer lastig zijn te bewerkstelligen. 1.2 Achtergrond De laatste jaren wordt er van de gemeenten - onder noemers als bezuinigingen, kostenefficiency en maatschappelijke verantwoordelijkheid - verwacht dat zij transparant handelen en inzicht hebben in de geldstromen. Hiermee wordt een extra druk gelegd op het professionaliseren van het vastgoed en het vastgoedbeheer. Een aantal grote gemeenten is hiermee gestart. Zij brengen hun gemeentelijke gebouwen onder in vastgoedbedrijf of in een CVO. Hierbij wordt het vastgoed in één afdeling of in een aparte organisatie ondergebracht waar alle facetten die te maken hebben met vastgoedmanagement worden verricht, van operationeel tot strategisch niveau. Waar een aantal grotere gemeenten is gestart met het professionaliseren van het gemeentelijk vastgoed blijven de kleine- tot middelgrote gemeenten achter. De bestaande wetenschappelijke literatuur, onder ander scripties, op het gebied van professionaliseren van het gemeentelijk vastgoed is minimaal. De theoretische onderbouwing in de scripties voegt vaak niet meer toe dan terug verwijzen naar de bron. Een nieuwe toevoeging is de scriptie van De Kort (2007). Hij vertaalt het model van Joroff (1993) naar een praktisch meetinstrument. Door het invullen van de vragenlijsten is het mogelijk om als gemeente te analyseren op welk niveau de organisatie haar vastgoed beheert. 1 ROZ is een onderzoeksbureau op het gebied van Vastgoed en is per opgegaan in IPD. 5 van 60

6 De tot nu toe geschreven scripties zijn voornamelijk gericht op grote gemeenten waarbij een vastgoedbedrijf wordt gebruikt om het gemeentelijk vastgoed te professionaliseren. Bij kleine- tot middelgrote gemeenten ontbreekt vaak de omvang en de financiële middelen om het vastgoed onder te brengen in een vastgoedbedrijf. Daarnaast kan de vraag gesteld worden of een vastgoedbedrijf een vereiste is om te kunnen professionaliseren. Of is een vastgoedbedrijf een hulpmiddel om het gemeentelijk vastgoed te professionaliseren? Deze Master thesis is gericht op de kleine- en middelgrote gemeenten. Het aantal inwoners bepaalt de omvang van een gemeente. Een kleine gemeente is een gemeente tot inwoners. Een middelgrote gemeente is een gemeente tot inwoners en een grote gemeente is een gemeente met meer dan inwoners. Nederland kent 430 gemeenten. Van de 430 gemeenten zijn 326 gemeenten klein, 68 gemeenten middelgroot en maar 36 gemeenten groot. In de kleine gemeenten woont 40%, in middelgrote gemeenten woont 22% en in de grote gemeenten woont 38% van de Nederlanders. De kleine- en middelgrote gemeenten worden dus door 2/3 van de Nederlanders bewoond. Hieruit blijkt dat de kleine- en middelgrote gemeenten een enorme omvang hebben. In haar dagelijkse professie komt de auteur van deze scriptie gemeenten vaak tegen als opdrachtgever. Het betreft hier vooral kleine (tot ongeveer inwoners) tot middelgrote gemeenten ( tot inwoners). In navolging van eerder aangehaalde literatuur, is het ook deze auteur opgevallen dat de werkzaamheden die betrekking hebben op het gemeentelijk vastgoed dikwijls uitgevoerd worden op verschillende afdelingen. De afdelingen hebben elk een eigen werkwijze, hun eigen gegevensoverzichten en er is weinig tot geen communicatie onderling. De verspreiding van taken en functies over de verschillende afdelingen zorgt voor de reeds genoemde inefficiëntie met de daarbij behorende gevolgen. De problematiek is echter complex, de verschillen tussen gemeenten en tussen gemeentelijk vastgoed zijn groot - qua bezit, benadering, cultuur en professionaliteit. In het voorgaande is de aanleiding van deze scriptie gelegen. Als geconstateerd wordt dat: - de vastgoedportefeuilles van gemeenten groot zijn, - het vastgoedbeheer bij kleine en middelgrote gemeenten versnipperd en onprofessioneel is, - de onprofessionele houding leidt tot verspilling van kapitaal en een vermindering van maatschappelijk nut, - de verschillen in benadering van vastgoed tussen gemeenten groot zijn, dan is onderzoek naar de huidige stand van zaken en naar professionaliseringsmogelijkheden van vastgoedbeheer legitiem. 1.3 Probleemstelling In deze scriptie zal onderzocht worden hoe kleine tot middelgrote gemeenten het gemeentelijk vastgoedbeheer kunnen professionaliseren. Met de constatering dat de verschillen tussen gemeenten groot zijn, is het van belang te inventariseren wat de stand van zaken is bij een aantal middelgrote en kleine gemeenten. Het idee is dat uit de analyse van verschillende benaderingswijzen, een aantal succes en faalfactoren volgt aan de hand waarvan aanbevelingen kunnen worden gedaan voor het maken van een professionaliseringsslag. De centrale vraagstelling is hiermee tweeledig en luidt: - Op welke wijze beheren verschillende kleine en middelgrote gemeenten hun gemeentelijk vastgoed? 6 van 60

7 - Kan er uit de onderlinge vergelijking tussen gemeenten een ideaalmodel worden afgeleid om het gemeentelijk vastgoedbeheer te professionaliseren. 1.4 Doelstelling Het doel van deze scriptie is aanbevelingen te doen om te komen tot professionalisering van gemeentelijk vastgoed en vastgoedbeheer, aan kleine en middelgrote gemeenten, uit een inventarisatie van de huidige stand van zaken bij die gemeenten. Impliciet betekent dit, dat zowel maatschappelijke als wetenschappelijke doelstellingen worden meegenomen: - maatschappelijk, omdat aanbevelingen om te komen tot een professionaliseringslag uiteindelijk kan leiden tot een efficiëntere inzet van financiële middelen en een vergroting van het maatschappelijk nut; - wetenschappelijk, omdat een inventarisatie van huidige stand van zaken van gemeentelijk vastgoedbeheer bij kleine en middelgrote gemeenten een zelfstandige intrinsieke waarde in zich heeft, een toevoeging is aan de wetenschappelijke literatuur op dit gebied en vragen oproept voor vervolgstudies. 1.5 Analyse van de relaties in de probleemstelling Vanwege het complexe karakter van de materie is gebruik gemaakt van de methodologie voor het structureren van onderzoeksvraagstellingen, zoals geformuleerd in het proefschrift van Hakkenberg (1992), die als wiskundige/methodoloog promoveerde op structureringsvraagstukken in relatie tot onderzoek 2. De centrale vraagstelling kent een aantal begrippen. Deze kunnen als deelverzamelingen worden opgevat, waartussen relaties kunnen worden geformuleerd en onderzocht. Het gaat om: - vastgoedbeheer - kleine/middelgrote gemeenten - gemeentelijk vastgoed Onderstaande relatiematrix geeft de relaties in algemene termen weer. Daarna worden matrices gepresenteerd om het theoretisch kader te structureren en interview vragen te inventariseren. Relaties zijn geformuleerd door te redeneren vanaf de x-as naar de y-as. In sommige gevallen levert dit inverse relaties op, die soms eenzelfde maar vaak ook een afwijkende betekenis hebben van het spiegelbeeld. Op de diagonaal staan kenmerken met betrekking tot de gekozen verzamelingen zelf. 2 Deze materie valt verder buiten het bestek van deze scriptie. Voor een verdere uiteenzetting wordt verwezen naar A. Hakkenberg, Keuzes en logica in onderzoek en beleid, van 60

8 Vastgoedbeheer Kleine en middelgrote gemeenten Gemeentelijk vastgoed Vastgoedbeheer 1. Er zijn verschillende vormen en niveaus van vastgoedbeheer te benoemen op basis van literatuurstudie, die tegen elkaar kunnen worden afgezet. 2. Kleine en middelgrote gemeenten kunnen vormgeven aan hun vastgoedbeheer. Zij kunnen hierbij streven naar meer efficiëntie en vergroting van het maatschappelijk nut. 3. Verschillende gemeentelijke objecten/portefeuillesamenstellingen vragen om een verschillende aanpak van vastgoedbeheer. Deze kunnen worden beschreven. Kleine en middelgrote gemeenten 4. Vastgoedbeheer is verschillend vormgegeven per gemeente. Deze verschillen kunnen worden geïnventariseerd en op waarde worden geschat in termen van efficiëntie en maatschappelijk nut. 5. Kleine en middelgrote gemeenten hebben bepaalde kenmerken qua inwonersaantal oppervlakte en ligging die van invloed kunnen zijn op de selectie ten behoeve van dit onderzoek. Gemeenten kunnen tevens onderling worden vergeleken. 6. Gemeentelijk vastgoed is onderdeel van de portefeuilles van kleine en middelgrote gemeentes. Het aantal gebouwen kan per gemeente verschillend zijn. E.e.a. kan worden geïnventariseerd. Gemeentelijk vastgoed 7. Vastgoedbeheervormen zijn van invloed op de gemeentelijke vastgoedportefeuille in termen van kwaliteit, functionaliteit en efficiëntie. Er kan sprake zijn van goed en minder goed vastgoedbeheer. 8. Kleine en middelgrote gemeenten kunnen beleid voeren ten aanzien van de vastgoedportefeuille. Zij kunnen op basis van functionele en financiële overwegingen besluiten welke objecten wel of niet tot de portefeuille behoren. 9. Op basis van literatuurstudie is het mogelijk gemeentelijk vastgoed te definiëren. Maatschappelijk vastgoed is een deelverzameling van gemeentelijk vastgoed. Tabel 1 Relatiematrix. 1.6 Onderzoeksvragen Op basis van de relatiematrix is het mogelijk de deelvragen voor dit onderzoek inzichtelijk te maken. Op de diagonaal staan de definitievragen en theoretisch georiënteerde vragen met betrekking tot de gehanteerde begrippen, in de overige cellen staan de onderzoeksvragen. Begrippen: relaties 1, 5 en 9 1. Wat wordt verstaan onder vastgoedbeheer in het algemeen, welke niveaus worden onderscheiden en welke vormen kunnen worden benoemd? 2. Wat wordt verstaan onder kleine en middelgrote gemeenten? Welke criteria spelen een rol voor selectie van deze gemeenten voor dit onderzoek? 3. Hoe is gemeentelijk vastgoed gedefinieerd en hoe verhoudt deze definitie zich tot de deelverzameling maatschappelijk vastgoed? Relaties geformuleerd vanuit Vastgoedbeheer: relaties 4 en 7 4. Wat zijn de verschillen in vastgoedbeheer tussen de diverse gemeenten? 5. Kan op basis van de analyse van verschillen worden geconcludeerd dat sommige gemeenten een efficiënter en een beter maatschappelijk verantwoord vastgoedbeheer hebben dan anderen? 6. Kunnen uit bovenstaande vergelijking succes en faalfactoren worden afgeleid voor verschillen in beheervormen? 8 van 60

9 Relaties geformuleerd vanuit Kleine en middelgrote gemeenten: relaties 2 en 8 7. Wat zijn de plannen van kleine en middelgrote gemeenten in relatie tot het vormgeven van hun vastgoedbeheer, hoe worden verbeteringen nagestreefd? 8. Wat zijn de verschillen tussen vastgoedportefeuilles per gemeente en kan worden geconcludeerd dat de ene portefeuille beter is dan de andere in termen van nut en efficiëntie? 9. Wat zijn de verschillen in portefeuillebeleid om te komen tot verbeteringen? Relaties geformuleerd vanuit Gemeentelijk vastgoed: relaties 3 en Wat kan gezegd worden over de verschillen in vastgoed in de portefeuilles van gemeenten? 11. Zijn er verschillen in vastgoedbeheer per object en zo ja, welke? 12. Passen gemeenten hun vastgoedbeheer aan op de samenstelling van de portefeuille? 1.7 Aanpak onderzoek Met het formuleren van relaties tussen de hoofdbegrippen uit de centrale vraagstelling en de doorvertaling daarvan in deelvragen zijn, tevens aanknopingspunten en structuren geformuleerd voor de verdere aanpak van dit onderzoek. Op hoofdlijnen gaat het hierbij om: het uiteenzetten van een theoretisch kader, gericht op definities van de begrippen, het formuleren van selectiecriteria voor de te selecteren gemeenten en het nader inventariseren en invullen van de gevonden relaties; het houden van interviews bij verschillende gemeenten om de huidige stand van zaken met betrekking tot het beheer van gemeentelijk vastgoed in kaart te brengen; het analyseren van theoretische inzichten en de verkregen praktijkinformatie om aanbevelingen te doen voor een ideaalmodel ten behoeve van gemeentelijk vastgoedbeheer. Bij dit laatste wordt tevens teruggevallen op de inzichten die de auteur als adviseur heeft opgedaan bij adviezen in de gemeentelijke vastgoedpraktijk. Het theoretisch kader sluit aan bij de in de voorgaande paragrafen geschetste relaties en vraagstellingen. Dit betekent dat aandacht geschonken wordt aan: - het definiëren van kleine en middelgrote gemeenten; - het definiëren van gemeentelijk vastgoed; - het op basis van literatuur inventariseren van de invulling van vastgoedbeheer in het algemeen; - het op basis van literatuur inventariseren van de wijze waarop vastgoedbeheer specifiek zou moeten worden ingevuld door gemeenten (indien voorhanden); - het op basis van literatuur inventariseren van de stand van zaken van vastgoedbeheer in gemeenten. Wat betreft de interviews kan worden opgemerkt dat deze uiteenvallen in: - inventariserende gesprekken om nader vorm te geven aan de geschetste problematiek; - interviews per gemeente, die nader ingaan op de vastgoedbeheerproblematiek en die erop gericht zijn om de stand van zaken te kunnen omschrijven en daarnaast elementen te inventariseren die bijdragen aan de ontwikkeling van het ideaalmodel. In hoofdstuk 4 wordt in een methodologische paragraaf één en andere toegelicht. 9 van 60

10 1.8 Conceptueel model en leeswijzer H1 Inleiding en onderzoeksopzet H2 Gemeentelijk vastgoed H3 Vastgoedbeheer H4 Methodologie H5 Uitwerking analyse H6 Conclusie H6 Aanbevelingen Figuur 1 leeswijzer Bovenstaand schema geeft weer hoe de scriptie is opgebouwd. Na de uiteenzetting van de problematiek, doelstellingen en vraagstellingen in dit hoofdstuk, zal worden overgegaan tot een definiëring van gemeentelijk vastgoed en een eerste selectie van gemeenten in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 wordt het begrip vastgoedbeheer nader omschreven en doorvertaald naar de gemeentelijke vastgoed praktijk. Hier wordt tevens op basis van een aantal artikelen een beeld geschetst van de huidige praktijk. In hoofdstuk 4 wordt aandacht besteed aan interviewmethodologie en worden de respondenten gepresenteerd. In hoofdstuk 5 worden de interviews uitgewerkt en de resultaten verwerkt in een overzichtelijk schema. Deze resultaten zullen gekoppeld worden met de door de gemeente toegepaste organisatiemodellen voor het beheer van het gemeentelijk vastgoed. Door de positieve en de minder goede punten naast elkaar te zetten en dit naast de toegepaste organisatiemodellen te plaatsen zal er worden gekeken of er een ideaal organisatiemodel geadviseerd kan worden. In het laatste hoofdstuk, hoofdstuk 6, zullen de conclusies worden geformuleerd en zal er plaats zijn voor aanbevelingen die voort komen uit deze thesis. 10 van 60

11 2 Gemeentelijk vastgoed 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de definitie van gemeentelijk vastgoed en een aantal eigenschappen van gemeenten in Nederland. Tevens zal er ingegaan worden op enige knelpunten in het vastgoedbeheer door gemeenten. Concreet wordt ingegaan op de deelvragen 2 en 3: - Wat wordt verstaan onder kleine en middelgrote gemeenten? Welke criteria spelen een rol voor selectie van deze gemeenten voor dit onderzoek? - Hoe is gemeentelijk vastgoed gedefinieerd en hoe verhoudt deze definitie zich tot de deelverzameling maatschappelijk vastgoed? Nadat er is gekeken naar de definitie van gemeentelijke vastgoed en van maatschappelijke vastgoed, zal er kort ingegaan worden op de categorisering van de gemeentelijke gebouwen. Vanuit de literatuurstudie zal er gekeken welke categorisering doorgaans gangbaar is en welke onderverdeling het beste past bij deze scriptie. Als laatste zal er in dit hoofdstuk gekeken worden waarvoor gemeenten vastgoed in bezit hebben en wat daardoor haar sturingsmogelijkheden worden. 2.2 Gemeenten in Nederland Nederland telt 430 gemeenten. Deze gemeenten worden onderverdeeld in kleine-, middelgrote- en grote gemeenten. Deze Master thesis is gericht op de kleine- en middelgrote gemeenten. Het aantal inwoners bepaalt de omvang van een gemeente. Een kleine gemeente is een gemeente tot inwoners. Een middelgrote gemeente is een gemeente tot inwoners en een grote gemeente heeft een inwonersaantal hoger dan inwoners. Van de 430 gemeenten zijn 326 gemeenten klein, 68 gemeenten middelgroot en maar 36 gemeenten groot. In de kleine gemeenten woont 40%, in middelgrote gemeenten woont 22% en in de grote gemeenten woont 38% van de Nederlanders. De kleine en middelgrote gemeenten worden door tweederde van de Nederlandse bevolking bewoond. De onderverdeling van gemeenten naar inwoneraantal speelt een rol in hoofdstuk 4 bij de gemeenteselectie ten behoeve van het empirisch onderzoek. Een onderzoek van ROZ (2007) toont aan dat de totale vastgoedportefeuille van de gemeenten tussen de 40 tot 50 miljoen m2 BVO bedraagt, dit is vergelijkbaar met de kantorenmarkt en groter dan de winkelvoorraad. Nederlandse gemeenten hebben van oudsher een diverse vastgoedportefeuille, weinig commerciële organisaties hebben zo n diversiteit aan gebouwen in het bezit. Wel is er per gemeente een groot verschil in de omvang van de portefeuille. 2.3 Gemeentelijk en maatschappelijk vastgoed In de literatuur wordt gesproken over gemeentelijk vastgoed en maatschappelijk vastgoed. De ene auteur gebruikt de twee termen door elkaar heen en de ander maakt er een bewust onderscheid in. 11 van 60

12 2.3.1 Gemeentelijk vastgoed Gemeentelijk vastgoed is al het vastgoed in eigendom van de gemeente. Het maakt niet uit of de gemeente de gebouwen zelf gebruikt of verhuurt, de eindgebruiker is niet van belang. Het vastgoed kan daardoor een apparaat-, een beleids- of een procesondersteunende functie hebben. Objecten die de gemeente huurt voor eigen gebruik of onderverhuurd zijn geen gemeentelijk vastgoed, aangezien het eigendom dan niet bij de gemeente ligt. gemeen vastgoe = gemeentelijk vastgoed Figuur 2 Schematische weergave gemeentelijk vastgoed De auteur is tot de volgende definitie gekomen en deze definitie zal in de thesis worden gehanteerd: Het gemeentelijke vastgoed zijn de gebouwen, waartoe ook monumenten behoren, in eigendom van de gemeente. Deze definitie sluit aan op de definitie van de Kort (2007) waarbij hij zegt dat al het vastgoed in eigendom van de gemeente valt binnen de definitie. Ook Alma (2008) geeft in zijn definitie publiek vastgoed aan dat hieronder het vastgoed in bezit van de gemeente wordt bedoeld Maatschappelijk vastgoed Aan de betekenis van maatschappelijk vastgoed wordt steeds meer waarde toegekend. Toch is er onduidelijkheid over een goede definitie. De Jonge (2010) geeft de definitie Maatschappelijk vastgoed is vastgoed dat als doel op zich kan worden gezien en niet als middel om rendement mee te behalen. In deze definitie wordt alleen gesproken waarvoor het vastgoed ingezet kan worden. In deze definitie wordt niet gesproken over het eigendom van het maatschappelijk vastgoed. Pelikaan (2003) geeft de definitie: De grond en de duurzaam met de grond verenigde gebouwen, in eigendom van de gemeente, ten behoeve van het huisvesten van instellingen, die in de maatschappij voorkomende en door de gemeente onderschreven behoefte voorzien. Daarmee geeft hij aan dat het eigendom bij de gemeente ligt. Dat gemeenten veel maatschappelijk vastgoed in de portefeuille hebben heeft voornamelijk te maken met de missie en visie van veel gemeenten. De gemeentelijke gebouwen die een beleidsondersteunende functie hebben zijn over het algemeen maatschappelijk vastgoed. onderverdeling (beleids)afdeling voorbeelden beleidsondersteunend welzijn MFA's, clubgebouw onderwijs scholen kunst en cultuur monumenten, theater sport en recreatie sportzalen/velden, zwembad overig begraafplaats, brandweerkazerne Tabel 2 Onderverdeling gebouwen naar aanleiding van de beleidsafdelingen. 12 van 60

13 De ontwikkeling in de afgelopen jaren laat een heel ander beeld van eigenaar zien. Woningcorporaties, maar ook institutionele beleggers zien de meerwaarde in van maatschappelijk vastgoed en hebben maatschappelijk vastgoed in de portefeuille. Het gaat daarbij meestal om woonprojecten met daarin opgenomen kinderdagopvang, scholen en bijvoorbeeld multifunctionele centra. Het eigendom hoeft dus per definitie niet per se bij de gemeenten te liggen. In deze thesis zal de volgende definitie worden gehanteerd: Maatschappelijk vastgoed is vastgoed dat gebruikt wordt voor activiteiten die een maatschappelijk karakter hebben. Het eigendom kan bij een gemeente liggen, maar ook bij een woningcorporatie, dan wel een institutionele belegger. vastgoe maatschappelijke = maatschappelijk vastgoed Figuur 3 Schematische weergave maatschappelijk vastgoed Door deze definitie van maatschappelijk vastgoed, waarbij uitgegaan wordt dat de definitie ingaat op de rol van het vastgoed en niet afhankelijk is van de eigenaar, wordt duidelijk gemaakt dat maatschappelijke gebouwen binnen de gemeente niet allemaal behoren tot gemeentelijk vastgoed. De omvang van het aantal gebouwen neemt hierdoor iets af. 2.4 Categorisering Nederlandse gemeenten hebben van oudsher een flinke vastgoedportefeuille, weinig commerciële organisaties hebben zo n diversiteit aan gebouwen in het bezit. Zoals al eerder genoemd heeft ROZ (2007) in een onderzoek aangetoond dat de totale vastgoedportefeuille van de gemeenten erg omvangrijk zijn. Gemeenten bezitten een diversiteit aan gebouwen, daardoor gaan gemeenten de gebouwen categoriseren op functie, doel of gebruik. Hoe gemeenten categoriseren is gebruik gemaakt van drie onderzoeken. Mac Gillavry ROZ De Kort Beleidsondersteunend Vastgoed eigen organisatie Gemeentelijk vastgoed Procesondersteunend Onderwijs - Maatschappelijk vastgoed Apparaatondersteunend Sport en recreatie - Overig vastgoed Niet langer noodzakelijk Kunst en cultuur Welzijn Commercieel Overige Tabel 3 Indeling op functies Mac Gillavry (2006) gebruikt in zijn Master thesis de volgende onderverdeling voor de gemeentelijke vastgoedportefeuille: - apparaatondersteunend, - beleidsondersteunend, - procesondersteunend, en - niet langer noodzakelijk. 13 van 60

14 Bij de categorisering van het ROZ (2007) wordt onderscheidt gemaakt in: - eigen vastgoed, - vastgoed van de verschillende beleidsafdelingen, - commercieel vastgoed en - overig vastgoed. De Kort (2007) zegt dat het gemeentelijk vastgoed bestaat uit: - maatschappelijk vastgoed en - overig vastgoed. Onder het overig vastgoed valt vastgoed voor eigen organisatie, vastgoed nodig voor toekomstige ontwikkelingen, gezichtsbepalende gebouwen, commercieel vastgoed en overig vastgoed. Onder maatschappelijk vastgoed valt onderwijs, sport en recreatie, kunst en cultuur, welzijn en overige vastgoed. In deze scriptie wordt het uitgangspunt aangenomen dat gemeentelijk vastgoed ondersteunend is aan de maatschappelijke doelstellingen van een gemeente. Om die reden zal voor deze thesis zal de categorisering van Mac Gillavry (2006) worden aangehouden. In deze categorisering wordt er vanuit gegaan dat vastgoed een ondersteunende rol heeft. Dit gedachtegoed sluit aan bij hoe verschillende gemeentes hier in de praktijk tegenoverstaan en levert een logische afbakening voor de respondenten van later te voeren interviews. 2.5 Eigendom vastgoed Het eigendom van vastgoed geeft de mogelijkheid de objecten te verhuren, in welke vorm dan ook. Uit het eigendom, het beheer en de verhuur van gebouwen vloeien werkzaamheden voort, waarvoor de gemeente als eigenaar verantwoordelijk is. De werkzaamheden die de gemeente heeft als eigenaar en verhuurder zijn samengevat: - Onderhoud aan de gebouwen, - Verhuur van de gebouwen of ruimtes, - Aanpassen van de vastgoedportefeuille d.m.v. aan- en verkoop/nieuwbouw realisatie, - Maken van beleid. Uit onderzoek van Middendorp en Hummels (2007) is gebleken dat de vastgoedbeheerwerkzaamheden bij gemeenten efficiënter zou kunnen. Hierover wordt verder ingegaan in hoofdstuk 3. De meest vooraanstaande reden voor gemeenten voor het in bezit hebben van vastgoed is het kunnen realiseren van de maatschappelijke doelstelling. Door het bezit van vastgoed krijgen de gemeenten de mogelijkheid tot: 1 het bepalen van de huurprijs, 2 te sturen op huurders en activiteiten, 3 te sturen op locatie Huurprijs Over het algemeen heerst bij gemeenten de overtuiging dat maatschappelijke instellingen financieel minder draagkrachtig zijn waardoor zij marktconforme huren niet kunnen betalen. Omdat de gemeente toch deze maatschappelijke voorzieningen aan haar burgers wil aanbieden, verhuurt zij het gemeentelijk vastgoed voor een huur die (ver) onder de markthuur ligt. Wanneer een huurder een object huurt voor een huurprijs die lager ligt dan de markthuur dan ontvangt de huurder subsidie. Alle huur lager dan de kostprijsdekkende huur is subsidie, ook wel verkapte huursubsidie genoemd. Om een kostprijsdekkende huur te kunnen berekenen zijn gegevens nodig. Te denken valt aan overzichten met de inkomsten en de uitgaven, de kosten voor het onderhoud, 14 van 60

15 rentekosten, financieringskosten ed. Deze gegevens ontbreken vaak waardoor de kostprijsdekkende huur niet goed te berekenen valt. Gemeenten hebben de mogelijkheid om hun objecten marktconform en minimaal kostendekkend te verhuren. Hiervoor zullen de gemeenten een aanpassing moeten doen in hun beleid omtrent de verhuur van hun gebouwen. Huurders krijgen hierdoor inzicht in de werkelijke kosten en betalen wat zij gebruiken. Doordat veel gemeenten geen commerciële huren en zelfs niet eens kostprijsdekkende huren berekenen zijn de inkomsten lager per gemeentelijk gebouw dan de inkomsten. Elk gebouw kost de gemeente geld. Vanuit de oriënterende interviews is gebleken dat het maatschappelijke karakter dat een gemeente hiermee verwacht te bereiken, alleen kan worden behaald indien de burger hiervoor betaalt in de vorm van bijvoorbeeld belastingen Huurders, activiteiten en locatie Een gemeente wil voor de inwoner een aantrekkelijke gemeente zijn. Dit kan zij realiseren door het aanbieden van een divers aanbod zoals activiteiten in buurthuizen, goede scholen, een verscheidenheid in sportverenigingen, goede en breed aanbod in zorg(instellingen) en eventueel monumentale panden of kunstuitingen. De gemeente is zelf niet actief in dit aanbod, maar kan wel de mogelijkheid bieden om deze activiteiten te huisvesten. De gemeente heeft hierdoor de mogelijkheid om te sturen wat betreft het type huurder en het type activiteiten. Indien een gemeente transparant wil zijn, dan behoort een gemeente uitgangspunten in te nemen betreffende: - Welk aanbod willen we in de gemeente? - Welk aanbod willen we in welke wijk? - Wanneer worden commerciële huurders geaccepteerd? - Wanneer wordt welke huurprijs? - Welke huurders worden geselecteerd? Een gemeente kan voor haar gemeentelijke gebouwen een huurbeleid schrijven. Hierin kan zij omschrijven voor welke doelgroep zij de objecten ter beschikking stelt. Hiermee creëert een gemeente de mogelijkheid om sturing te geven aan bepaalde achterstandsbuurten wat betreft selectie van huurders. Dit kan een positieve uitwerking hebben op de buurt. Op deze wijze heeft de gemeente tevens de mogelijkheid om leegstand te voorkomen. Indien er geen maatschappelijke huurders zijn, dan heeft de gemeente de mogelijkheid de leegstaande ruimte te verhuren aan een commerciële partij. Echter, er zijn nauwelijks gemeenten die tot deze stap overgaan. Het is van belang dat er voldoende maatschappelijk voorzieningen worden aangeboden die aansluiten op de vraag van de doelgroep. Het is dus van belang dat de gewenste doelgroep wordt omschreven en dat daarop wordt ingespeeld. Door het aanbieden van gebouwen of ruimte is het voor de gemeente mogelijk om bepaalde activiteiten te bundelen of juist te spreiden over een wijk/gemeente. 2.6 Conclusie Het gemeentelijk vastgoed zijn de gemeentelijke gebouwen, waartoe ook monumenten behoren, in eigendom van de gemeente. Maatschappelijk vastgoed is vastgoed dat gebruikt wordt voor activiteiten die een maatschappelijk karakter hebben. Het eigendom van maatschappelijk vastgoed kan bij de gemeente liggen, maar ook bij een woningcorporatie of een (institutionele) belegger. 15 van 60

16 Het gemeentelijk vastgoed heeft een ondersteunend en faciliterend karakter aan de gestelde doelstellingen van de gemeente. Mac Gillavry (2006) categoriseert de gebouwen in onder andere een ondersteunende functie. In deze thesis wordt het uitgangspunt gehanteerd dat het gemeentelijk vastgoed ondersteunend is aan de doelstellingen van de gemeente. Daarom zal de categorisering van Mac Gillavry (2006) in deze thesis worden gehanteerd. Het eigendom van vastgoed geeft de mogelijkheid de objecten te verhuren, in welke vorm dan ook. Het eigendom van het vastgoed geeft de gemeente de mogelijkheid tot: 1 het bepalen van de huurprijs, 2 te sturen op huurders en activiteiten, 3 te sturen op locatie. Bij veel gemeenten ontbreekt het inzicht in inkomsten en in de uitgaven. De huur die doorberekend wordt is niet gebaseerd op de gemaakte of geplande kosten. Vaak wordt een huur berekend die onder de kostprijsdekkende huur ligt. Het verschil in kostprijsdekkend en de berekende huur is verkapte huursubsidie. Door een huur te berekenen die niet commercieel is en zelfs niet kostprijsdekkend zijn de inkomsten lager per gemeentelijk gebouw dan de inkomsten. Elk gebouw kost de gemeente geld. Het maatschappelijke karakter dat een gemeente hiermee verwacht te bereiken, kan alleen worden behaald indien de burger hiervoor betaald door middel van bijvoorbeeld belastingen. Een gemeente is voor een inwoner aantrekkelijk wanneer er voldoende maatschappelijk voorzieningen worden aangeboden die aansluiten op de vraag van de doelgroep. Het is dus van belang dat de gewenste doelgroep wordt omschreven en dat daarop wordt ingespeeld. Onderzoek naar selectie van de doelgroep valt buiten de vraagstelling van deze scriptie. De definities van gemeentelijk vastgoed en maatschappelijk vastgoed worden gehanteerd in de interviews in hoofdstuk 4, alsmede de afbakening van Mac Gillavry (2006). Daarbij worden tevens vragen gesteld omtrent sturing, bepaling van de huurprijs en wordt onderzocht in hoeverre er zicht is op huren en uitgaven. 16 van 60

17 3 Professioneel vastgoedbeheer 3.1 Inleiding In het voorgaande hoofdstuk is stilgestaan bij de definiëring van gemeentelijk vastgoed en is beschreven dat het in eigendom hebben van vastgoed bepaalde verantwoordelijkheden met zich meebrengt. Deze verantwoordelijkheden hebben betrekking op het beheer van het vastgoed en de professionaliteit daarvan. In dit hoofdstuk wordt op basis van literatuurstudie ingegaan op de vraag wat professioneel vastgoedbeheer inhoudt en hoe een en ander meetbaar kan worden gemaakt. Tevens zal op basis van een aantal recente artikelen worden geïnventariseerd hoe het is gesteld met professioneel vastgoedbeheer bij kleine en middelgrote gemeenten. In paragraaf 3.2 zal worden gezocht naar een definitie van professioneel vastgoedbeheer in het algemeen. Als een definitie is gevonden is het mogelijk op basis van de gebruikte begrippen criteria te formuleren om het begrip te operationaliseren. In de paragrafen 3.3, 3.4 en 3.5 wordt literatuur samengevat op het gebied van (gemeentelijke) organisatie structuren en vastgoedbeheer in de commerciële vastgoedsector, om een theoretische basis te leggen voor ideaalmodellen van gemeentelijk vastgoedbeheer en een empirische basis voor de interviews in hoofdstuk 4. Daarbij wordt getracht sluitend in beeld te brengen welke werkzaamheden met vastgoedbeheer samenhangen en op welk niveau deze kunnen worden ondergebracht. In paragraaf 3.6 wordt de huidige staat van gemeentelijk vastgoedbeheer beschreven op basis van artikelen. Paragraaf 3.7 sluit het hoofdstuk af met conclusies. 3.2 Professioneel vastgoedbeheer Vastgoedbeheer heeft betrekking op het beheren van het vastgoed van uitvoerend tot strategisch niveau met de daarbij behorende werkzaamheden, zo vinden we onder andere in Van Driel (2007), die zich hierbij baseert op andere bronnen, onder andere Van Gool (2007) en Uittenbogaard (1996). De werkzaamheden zijn ertoe gericht dat het vastgoed in welke vorm dan ook past binnen de bedrijfsdoelstellingen. Hiermee is nog niet aangegeven wanneer vastgoedbeheer professioneel is. Kijken we in een woordenboek (Van Dale 2001) dan wordt de term professioneel aangeduid als goed en vakkundig. In een onderzoek van Beernink (2007) wordt het begrip professionalisering nader vorm gegeven. Volgens dit onderzoek kent de term professioneel : Een inhoudelijke component: professionaliteit is sterk kennis gerelateerd en gericht op een blijvend proces van verbetering. Een compositionele component: professionele activiteiten dienen op het juiste niveau in een organisatie plaats te vinden, werkprocessen en doelstellingen zijn daarbij transparant. Een autonomie-component: professionele werkzaamheden kennen weliswaar een grote mate van vrijheid, maar wel binnen geformuleerde kwaliteitsnormen en heldere werkprotocollen. Wordt bovenstaande definitie van het professionaliteitsbegrip in relatie gebracht met vastgoedbeheeractiviteiten, zoals beschreven door Van Driel (2003) dan kan de volgende definitie worden gevonden. Professioneel vastgoed beheer is: het beheren van vastgoed van uitvoerend tot strategisch niveau, waarbij de activiteiten op de juiste plaats in een organisatie zijn ondergebracht en deze plaatsvinden met voldoende kennis en aandacht volgens omschreven werkprotocollen die zorgen voor transparantie en gekoppeld zijn aan kwaliteitsnormen. 17 van 60

18 Uit de definitie zijn een aantal dimensies af te leiden die de professionaliteit van vastgoedbeheer enigszins meetbaar maken: plaats in de organisatie aanwezigheid kennis in de organisatie (en intenties tot verbetering) duidelijke werkprotocollen transparantie aanwezigheid kwaliteitsnormering Deze begrippen spelen later in de scriptie een rol bij de analyse van de professionaliteit van gemeentelijk vastgoedbeheer. Intermezzo: Corporate Real Estate Management als voorbeeld van professioneel vastgoedbeheer. In de commerciële vastgoedsector heeft een professionaliseringsslag reeds plaatsgevonden. Waar ook in deze sector voorheen het beheer van vastgoed voornamelijk bestond uit werkzaamheden op operationeel niveau, heeft in deze sector een verandering plaatsgevonden. Naast werkzaamheden op operationeel niveau worden de werkzaamheden en beslissingen nu ook op tactisch en strategisch niveau uitgevoerd. Van Driel (2007) spreekt over een omslag in het denken, van kostengericht naar rendementsgericht denken. Het rendementsgericht denken is terug te vinden in het Corporate Real Estate Management (CREM). Het Corporate Real Estate Management, afgekort CREM, is het managen van het vastgoedbezit en het afstemmen van het bezit op de behoefte vanuit het primaire proces. Door het vastgoed als vijfde productiefactor te zien (naast personeel, kapitaal, technologie en informatie) is het mogelijk om te sturen en om beleid te maken betreffende het vastgoed. Het is mogelijk om op strategisch niveau kaders te stellen van de huisvestingsbehoefte van een organisatie. Binnen het CREM wordt het vastgoed niet meer als kostenpost gezien, maar als mogelijkheid om de gestelde doelstellingen te bereiken. Met deze gedachten krijgt het vastgoed binnen de CREM-theorie een ondersteunende rol en is de bijdrage die het vastgoed levert het behalen van een hoger rendement op het gehele bedrijfsrendement. Doelstelling daarbij is genereren van toegevoegde waarde voor de (gemeentelijke) organisatie. Deze toegevoegde waarde van een gemeentelijke organisatie is het doelmatig in kunnen vullen van de maatschappelijke doelstellingen. Deze CREM-theorie is door een aantal deskundigen op het vastgoedgebied uitgelegd, maar het vakgebied is nog volop in ontwikkeling. Met het omschrijven van professioneel gemeentelijk vastgoedbeheer, moet een aantal elementen uit de definitie nader worden beschreven. Het gaat dan om: organisatiestructuren: plaats van vastgoedbeheer in de organisatie activiteiten van vastgoedbeheer: om meer te kunnen zeggen over kennis, transparantie, werkzaamheden en kwaliteit. 3.3 Algemene organisatiestructuur Een organisatiestructuur is een hulpmiddel voor een effectieve samenwerking en is de wijze waarop de verschillende elementen van de organisatie samenhangen. Keuning (2007) omschrijft in zijn boek Organisatiestructuren dat een organisatiestructuur feitelijk een ingewikkeld afsprakenstelsel is waarin er allerlei afspraken zijn gemaakt over de onderlinge coördinatie, de werkzaamheden, de taakverdeling, onderlinge relaties, communicatie- en overlegrelaties ten behoeve van wilsoverdracht. 18 van 60

19 Een organisatiestructuur bestaat volgens Mintzberg (1983) uit 5 basisonderdelen. Strategische top Ondersteunende diensten Techno middenkader middenkader middenkader werkvloer werkvloer werkvloer werkvloer werkvloer werkvloer Figuur 4 vijf basisonderdelen van een organisatiestructuur Een toelichting op het bovenstaande organisatieorganogram: onderdeel functie verantwoordelijkheden binnen gemeenten strategische top directie visie en doelstellingen Raad, College van B&W en Burgemeester ondersteunende dienst personeelszaken en facilitymanagement optimale factoren tbv werkzaamheden personeelszaken en facilitymanagement analisten en bepalen van resources en analisten en specialisten technostructuur specialisten technieken middenkader management werk delegeren en rapporteren beleidsmedewerkers werkvloer uitvoerende kern vervaardigen producten en diensten uitvoerende kern Tabel 4 functies en verantwoordelijkheden mbt de organisatiestructuur Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat de onderdelen uit een gewone organisatie en een gemeentelijke organisatie met elkaar overeenkomen. 3.4 Vastgoed binnen de gemeentelijke organisatie Om meer inzicht te krijgen in de plaats van vastgoedbeheer in de gemeentelijke organisatie, zal worden bekeken op welke manier en op welke plaats gemeenten het vastgoedbeheer organiseren. De organisatie rondom het gemeentelijk vastgoed kan worden getypeerd als alignement. Er zijn verschillende sectoren die verantwoordelijk zijn over het vastgoed. Het vastgoedbeheer vloeit voort uit het bezit van de gemeentelijke gebouwen. Het beheer van het gemeentelijk vastgoed kan op verschillende manieren binnen een gemeentelijke organisatie georganiseerd worden. Om hiervan een beter beeld te krijgen is een viertal, bij de gemeentelijke organisatie veel voorkomende, vormen om het vastgoed te beheren bekeken. Beschreven zijn de voor- en nadelen die bestaan bij het beheren van gemeentelijk vastgoed op deze wijze en op deze plaats binnen de gemeentelijke organisatie Decentralisatie vastgoed Het kenmerk bij decentralisatie is het leggen van de beslissingsbevoegdheden op meerdere plaatsen en niveaus in de organisatie. Volgens Middendorp en Hümmels (2007) ligt bij veel (kleine- en middelgrote) gemeenten de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van het vastgoed verdeeld over verschillende afdelingen. Er zijn gemeenten die bewust voor decentralisatie kiezen, maar bij de meeste gemeenten is decentralisatie van het vastgoedbeheer geen bewuste keuze. De werkzaamheden, voortvloeiend uit het bezit van het vastgoed, worden door verschillende afdelingen opgepakt. Werkzaamheden zoals beheer, verhuur, ontwikkeling en strategische aankopen worden ieder op een andere afdeling uitgevoerd en op de verschillende afdelingen worden er beslissingen genomen over hetzelfde object. 19 van 60

20 Indien financiën onvoldoende inzichtelijk zijn kunnen er beslissingen worden genomen die financieel niet verantwoord zijn, of waarvan de financiële consequenties nog niet bekend zijn. Doordat afdelingen langs elkaar heen werken of met verkeerde gegevens werken kunnen er onnodig kosten gemaakt worden. Spall (2007) zegt in een artikel dat er ontevredenheid zou kunnen ontstaan tijdens dit soort situaties bij de medewerkers dat kan zorgen voor demotivatie of zelfs onnodig ziekteverzuim. Om op een goede manier gedecentraliseerd te werken (werkprotocollen) is het hebben van goede computertechnieken en geavanceerde informatiesystemen van belang. Daardoor is het mogelijk om op verschillende afdelingen en op verschillende niveaus over dezelfde informatie te beschikken en is het mogelijk om beslissingen en wijzigingen van elkaar in te zien. Op deze wijze werken de afdelingen gedecentraliseerd, maar is er een centrale controle mogelijk. Er zijn ook voordelen te benoemen voor decentralisatie. Bij goede netwerk- en informatiesystemen zijn alle niveaus van de organisatie op de hoogte van beslissingen die genomen worden, veranderingen die doorgevoerd worden. Kennis wordt vanuit de werkvloer doorgevoerd naar het management. Ook is het mogelijk om sneller besluiten te nemen, doordat de beslissingbevoegdheid op verschillende niveaus binnen de organisatie genomen mag worden. Door het hebben van verschillende niveaus op een afdeling komt elke afdeling in contact met de markt. Door de laatste twee voordelen is deze organisatiestructuur klantgericht. Uit voorafgaande gesprekken met de deskundigen (zie ook 4.2.3) is gebleken dat bij kleine- tot middelgrote gemeenten het decentraliseren van de werkzaamheden met betrekking tot de gemeentelijke gebouwen vaak niet een bewuste keuze is. Beleidsafdelingen waarbij de focus in eerste instantie op de gebruiker behoort te liggen zijn momenteel bezig met de verhuur, het onderhoud en het beleid van de gebouwen. Raad College Directie A B C D beheer Figuur 5. Organogram decentrale organisatie ontwikkeling vastgoed verhuur ruimte Afdeling vastgoed In plaats van de werkzaamheden verdeeld over verschillende afdelingen uit te voeren, is het ook mogelijk om de werkzaamheden met betrekking tot het gemeentelijk vastgoed op een afdeling te organiseren. Daarbij worden de uitvoerende werkzaamheden, de verkoop, de aankoop en strategische afwegingen op een afdeling georganiseerd. De afdeling bepaalt alleen beleid voor het gemeentelijk vastgoed en de daarbij behorende randvoorwaarden zoals huur. De andere beleidsafdelingen bepalen hun eigen beleid met betrekking tot hun afdeling. De gebouwen blijven op de gemeentebegroting staan. Wel is het mogelijk voor een gemeente om een gemiddelde van een aantal jaar in de voorziening te storten waardoor ze door de raad gemandateerd kunnen worden om onafhankelijk werkzaamheden uit te voeren. 20 van 60

21 Keerzijde van dit model is dat de rol van de afdeling Vastgoed onduidelijk kan worden. De afdeling wordt voor bijna alle (beheers)vragen gevraagd om te adviseren, uit te voeren of te begeleiden. De afdeling komt ten dienste te staan van de andere afdelingen, waarbij het vastgoed een beleidsondersteunende rol krijgt. De andere beleidsafdelingen zijn verantwoordelijk voor de huurders/gebruikers. Raad College Directie A B C vastgoed - beleid huurder - beleid onderwijs - beleid vastgoed - beleid huur Figuur 6 Afdeling vastgoed Vastgoedbedrijf In deze opzet wordt het gemeentelijk vastgoed ondergebracht bij een centraal gemeentelijk vastgoedbedrijf. Het uitgangspunt is dat er vanuit een bedrijfskundige, zakelijke manier naar de portefeuille en de vraag van de gebruikers wordt gekeken. Middendorp en Hummels (2007) geven aan dat een gemeentelijk vastgoedbedrijf geen commerciële belegger is. Een verschil met een commerciële belegger is dat het gemeentelijk vastgoedbedrijf geen winstoogmerk heeft, maar enkel op langere termijn (vanuit het belang van de continuïteit) de werkelijke kosten door te belasten. Ook dient een gemeentelijk vastgoedbedrijf zich te verantwoorden of de gemeentelijke gebouwen volgens de gestelde doelstellingen wordt ingezet. Wel heeft het gemeentelijk een eigen begroting. Dit heeft als gevolg dat een duur gebouw (in onderhoud of door leegstand) invloed heeft op het financieel resultaat. Omdat het vastgoedbedrijf ten dienste staat van de gemeentelijke organisatie is het vastgoedbedrijf een dienstverlenende organisatie en zullen zij voornamelijk op een vraaggestuurde manier werken. Een beleidsafdeling zal haar vraag, bijvoorbeeld de wens van een vereniging om een ruimte te huren, bij het vastgoedbedrijf formuleren. Het vastgoedbedrijf zal hier op antwoorden door een ruimte beschikbaar te stellen. Raad College Directie A B Figuur 7 Organogram C D bedrijven - vastgoed - grond - sport Nu er gekeken is naar de plaats waar het beheer van de gemeentelijke gebouwen kan plaatsvinden, zal er gekeken worden naar de invulling van het beheer van de gebouwen. 21 van 60