Hoe bereidt u zich als professional voor op SEPA?

Transcriptie

1 Hoe bereidt u zich als professional voor op SEPA? professionelen Naar één markt voor betalingen

2 Inhoud Intro 3 De Europese Richtlijn 5 Europese normen voor het betalingsverkeer 8 SEPA en PSD: de gevolgen 10 De overgang naar SEPA 17 2 Professionelen

3 Intro Wat is SEPA? Europa, met zijn 500 miljoen consumenten en talloze bedrijven, is in volle omschakeling naar één geïntegreerde Europese betaalmarkt: de Single Euro Payments Area (SEPA) SEPA wil elke Europese eindgebruiker de mogelijkheid bieden om binnen de SEPA-zone betalingen in euro uit te voeren zoals hij dat doet in zijn eigen land, d.w.z. met hetzelfde gemak, dezelfde veiligheid en dezelfde uitvoering s- termijnen als voor een binnenlandse betaling. SEPA voert naast de nationale dus ook Europese betalingssystemen in voor overschrijvingen, domiciliëringen en betaalkaarten. Voor de overschrijving is dat gemeenschappelijke Europese formaat sinds 2008 een feit. Op termijn zullen deze drie vormen van betaling dan enkel nog via Europese instrumenten en structuren plaatsvinden. Die geleidelijke overgang van nationale naar Europese betaalmiddelen zal zeker een invloed hebben op uw beroepsactiviteiten. Tegelijk biedt de geïntegreerde Europese betaalmarkt u heel wat nieuwe kansen. In deze brochure leest u waar SEPA voor staat en wat de gevolgen zijn voor u of uw onderneming. Meer informatie vindt u op Zo kunt u zich zo efficiënt mogelijk voorbereiden op de nieuwe betaal instrumenten. U kunt hierbij uiteraard rekenen op het advies en de hulp van uw contactpersoon bij BNP Paribas Fortis. Wij hebben de afgelopen jaren immers sterk geïnvesteerd in nieuwe en betrouwbare betaalinstrumenten en -processen. Samen met onze deskundige dienstverlening maakt dit ons de perfecte partner om u optimaal te begeleiden bij de overgang naar SEPA. Naar één markt voor betalingen 3

4 Intro Wat is de SEPA-zone? De SEPA-zone bestaat uit de landen van de Europese Unie en IJsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen en Zwitserland. Hier vindt u de volledige lijst: Duitsland, Oostenrijk, België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Spanje (inbegrepen de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla), Estland, Finland, Frankrijk (inbegrepen de Franse overzeese gebieden), Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Mayotte, Nederland, Polen, Portugal (inbegrepen Açores en Madeira), Roemenië, Verenigd Koninkrijk (inbegrepen Gibraltar en Noord-Ierland), Saint Pierre en Miquelon, Slovenië, Slowakije, Zweden, Tsjechische republiek, Ijsland, Liechtenstein, Monaco, Noorwegen, Zwitserland. 4 Professionelen

5 De Europese Richtlijn De Europese Richtlijn voor de Betaalmiddelen (PSD). Om tot één Europese betaalmarkt te komen, is het niet voldoende om de overschrijvingen, domiciliëringen en bankkaarten te harmoniseren. Naar één markt voor betalingen Want ook dan blijven er nog heel wat juridische struikelblokken bestaan. Elk land heeft immers eigen wetten en reglementeringen voor de nationale betaalmiddelen. De Europese Richtlijn voor de Betaalmiddelen (Payment Services Directive of PSD) brengt hier verandering in. De Richtlijn legt definitief vast hoe de verwerking van betalingen moet gebeuren in de 27 landen van de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Al deze landen ook België zijn volop bezig de Richtlijn om te zetten in een nationale wetgeving. Zodra deze omzetting is afgerond, treedt de Richtlijn in dat land in werking. Naar één markt voor betalingen 5

6 De Europese Richtlijn Wat wil de Richtlijn bereiken? Een wettelijk kader voor de betaaldiensten De reglementering voor de bestaande betaalmiddelen verschilt momenteel heel sterk van land tot land. De Richtlijn zorgt voor een gemeenschappelijke juridische basis voor bankkaarten, overschrijvingen en domiciliëringen. Meer transparantie De Richtlijn zorgt voor een betere bescherming van de consument. Ze legt duidelijk de rechten en plichten vast van zowel gebruikers als aanbieders van betaaldiensten. Veel aandacht gaat daarbij uit naar duidelijke informatie over kosten en uitvoeringstermijnen. Meer concurrentie op de betaalmiddelenmarkt Voortaan kunnen ook niet-bancaire instellingen betaaldiensten leveren aan particulieren en ondernemingen, weliswaar onder bepaalde voorwaarden. Snellere verwerking van betalingen De Richtlijn legt voor elk betaalmiddel de maximale verwerkingsduur vast, waardoor betalingen binnen de SEPA-zone efficiënter en betrouwbaarder worden. Voordeliger systeem van valutadatum Wanneer de rekening van een betaler wordt gedebiteerd, mag de valutadatum van de transactie niet vóór de datum vallen waarop de invordering werkelijk plaatsvindt. Wanneer de rekening van een begunstigde wordt gecrediteerd, mag de valutadatum van de transactie niet na de datum vallen waarop de storting werkelijk plaatsvindt. 6 Professionelen

7 Naar één markt voor betalingen 7

8 Europese normen voor het betalingsverkeer 8 Professionelen

9 Harmonisatie op Europese schaal. Deze Europese harmonisatie kan het beheer van de geldstromen van uw onderneming gemakkelijker en transparanter maken De invoering van SEPA-betaalmiddelen gaat gepaard met gemeenschappelijke en éénduidige standaarden voor ge gevensuitwisseling en rekeningnummers. IBAN en BIC Nu al moeten rekeninghouders een geldig IBAN (International Bank Account Number) van hun begunstigde opgeven in hun betalingsopdrachten. Het is aanbevolen om eveneens een geldige BIC (Bank Identifier Code) te vermelden. Formaat van de betalingsberichten Het protocol op basis van ISO wordt verplicht in het berichtenverkeer tussen banken. Het is gebaseerd op de XML-taal 1 en zal de Belgische CIRI-protocollen vervangen. Voor de uitwisseling van gegevens tussen de klant en de bank is er geen verplicht formaat. Wel wordt de UNIFI XML ISO standaard aanbevolen. Meer informatie over deze standaarden vindt u op Ter Pour info info BIC (Bank Identifier Code) is een internationale code die banken gebruiken voor het betalingsverkeer. Iedere bank heeft een eigen BIC. Daardoor komen internationale betalingsopdrachten automatisch bij de juiste bank terecht. De BIC wordt ook wel SWIFT-adres of SWIFT-code genoemd. De BIC van BNP Paribas Fortis is GEBABEBB. Het IBAN (International Bank Account Number) identificeert elke rekening, inclusief de bank en het vestigingsland. Dankzij het unieke IBAN kunnen banken een betaling volledig automatisch verwerken, zonder nood aan aanvullende informatie. In het IBAN vinden we volgende onderdelen terug, opgesplitst in groepen van 4 karakters en gescheiden door een spatie: de ISO-landencode van het land waar de rekening wordt gehouden (voor België is dat BE); een controlegetal van 2 cijfers; het bestaande nationale rekeningnummer. Tip Gebruik systematisch IBAN en BIC Wij raden u aan om systematisch IBAN en BIC te gebruiken. Sinds 1 januari 2007 mogen banken grensoverschrijdende betalingen in euro zonder geldige IBAN en BIC terugzenden of weigeren. Zonder IBAN en BIC kunnen zij de betaling immers niet volledig automatisch verwerken. De bank van de begunstigde mag kosten aanrekenen aan diegene die de betaling aanlevert zonder IBAN en BIC. Als klantgerichte bank weigeren wij geen betalingsopdrachten zonder IBAN en BIC. Toch adviseren we u met klem om steeds IBAN en BIC te vermelden. Zo bent u er zeker van dat wij uw betalingsopdrachten snel en betrouwbaar kunnen uitvoeren. Het IBAN bestaat uit maximaal 34 karakters en heeft een vaste lengte per land. Zo heeft elke Franse IBAN bijvoorbeeld 27 tekens en elke Duitse 22. In België bestaat een IBAN uit 16 tekens. Voorbeeld : (een Belgisch rekeningnummer) wordt BE U vindt dit nummer ook terug op uw rekeningafschriften. 1 extensible Markup Language (XML) is een informaticastandaard voor het gestructureerd vastleggen van gegevens. Het is ontworpen om zowel door een programma als door een mens leesbaar te zijn. XML is geschikt om gegevens in op te slaan en om gegevens via het internet te versturen. Naar één markt voor betalingen 9

10 SEPA en PSD: de gevolgen De Europese overschrijving, een nieuw betaalinstrument. De Europese overschrijving werd ingevoerd op 28 januari Dit betaalinstrument biedt heel wat voordelen: de begunstigde krijgt het volledige bedrag van de betaling. Dit betekent dat de kosten afzonderlijk worden doorgerekend aan de betrokken partijen, zonder dat ze worden ingehouden op het overgeschreven bedrag. Hierdoor worden tarieven en kostenstructuren transparanter; dankzij de uniforme SEPA-standaarden is het veel eenvoudiger om betalingen te beheren en op te volgen; de verwerkingstermijn bedraagt maximaal drie dagen, en zal volgens de omzettingswet in 2012 zelfs beperkt worden tot één enkele dag; SEPA hanteert een uniforme rekeningstructuur, de IBAN, die bij de transactie betrokken rekeningen op een unieke manier identificeert. Voor de Europese overschrijving is een nieuw papieren formulier ontwikkeld (zie afbeelding op pagina 11). Dit is het standaardformulier voor alle papieren overschrijvingen. 10 Professionelen

11 Het Europese overschrijvingsformulier. Enkele nuttige tips Een aantal velden moeten verplicht worden ingevuld. U vindt ze terug in de onderstaande afbeelding. Nieuw is bv. dat voortaan ook de naam van de begunstigde verplicht in te vullen is. Een Belgisch rekeningnummer met IBAN-structuur telt 16 tekens of posities. Op het overschrijvingsformulier gebruikt u daarvoor de witte vakjes van het rekeningnummer, te beginnen met het vakje uiterst links. Buitenlandse rekeningnummers met IBAN-structuur kunnen meer dan 16 tekens tellen. Daarvoor zijn de extra, gekleurde vakjes voorzien. Om die nummers in te voeren, begint u eveneens in het witte vakje uiterst links. Het nieuwe Europese overschrijvingsformulier is elektronisch beschikbaar in PC banking en op de meeste Self-automaten. Het papieren overschrijvingsformulier biedt plaats voor een mededeling met een maximale lengte van 34 tekens. Indien dit onvoldoende is, kunt u een beroep doen op de elektronische overschrijving via PC banking. Daar kunt u een mededeling van maximaal 140 tekens invoeren. Vul uw overschrijvingsformulier altijd in met blauwe of zwarte inkt. Gebruik nooit potlood of andere kleuren. Zo vermijdt u problemen met de automatische verwerking van het formulier. Per vakje mag u slechts 1 teken invullen. "Gewenste uitvoeringsdatum in de toekomst" vervangt de Memodatum IBAN en BIC vervangen de structuur voor rekeningnummers verplicht veld verplicht veld, maar enkel bij grensoverschrijdende overschrijvingen Optioneel maar aanbevolen veld Naar één markt voor betalingen 11

12 SEPA en DSP: de gevolgen De Europese domiciliëring. Eind 2009 deed de Europese domiciliëring haar intrede. Deze nieuwe dienst, ook bekend als SEPA Direct Debit (SDD), vervangt op termijn de bestaande domiciliëringen in de SEPA-zone. Veilig, doeltreffend en voordelig betaalbeheer De Europese domiciliëring is gebaseerd op een model met vier partijen: de betaler of schuldenaar; de begunstigde of schuldeiser; de bank van de betaler; de bank van de begunstigde. De betaler geeft de begunstigde een mandaat om eenmalig of herhaaldelijk invorderingen in euro te doen vanaf zijn rekening. Het grote verschil met de huidige nationale domiciliëring schuilt dus in het contract. Dat wordt niet langer afgesloten tussen de betaler en de bank van de betaler, maar tussen de betaler en de begunstigde. Gevolgen van de Europese domiciliëring Wanneer de rekening van een betaler wordt gedebiteerd, mag de valutadatum van de transactie niet vóór de datum vallen waarop de invordering werkelijk plaatsvindt. Wanneer de rekening van een begunstigde wordt gecrediteerd, mag de valutadatum van de transactie niet na de datum vallen waarop de storting werkelijk plaatsvindt. Bedragen kunnen via domiciliëring geïnd worden bij betalers in alle landen van de SEPA-zone. Het beheer van de domiciliëringsmandaten gebeurt door de begunstigde, niet langer door de bank van de betaler. De betaalinstructies worden aangeleverd in XML-formaat, dit gebeurt standaard in Isabel en PC banking Pro. De bank van de betaler biedt de invordering maar 1 keer aan. De betaler geeft de begunstigde het mandaat om de schuld bij zijn bank 1 1 te innen. Betaler Begunstigde De begunstigde brengt de betaler op de hoogte dat er een invordering op 2 2 zijn rekening zal gebeuren. De begunstigde zendt het mandaat en de opdracht tot invordering naar zijn bank. De bank van de begunstigde geeft de opdracht door aan de bank van de betaler. 4 Bank van de betaler Bank van de begunstigde De bank van de betaler int het bedrag op de rekening van de betaler. 5 De bank van de betaler stort het bedrag door aan de bank van de begunstigde. De bank van de begunstigde bevestigt aan de begunstigde dat ze de inning heeft ontvangen en crediteert zijn rekening Uitwisseling & Vereffening 12 Professionelen

13 Als het saldo van de rekening op dat ogenblik ontoereikend is, wordt de betaling geweigerd. Zowel regelmatige als eenmalige betalingen in euro zijn mogelijk. Gevolgen voor de begunstigde De begunstigde kan alle opdrachten tot invordering bij één bank aanleveren, ongeacht in welk SEPA-land de invordering moet gebeuren. Door het nieuwe, volledig geautomatiseerde systeem (waarbij debitering en creditering op dezelfde dag gebeuren) ontvangt de begunstigde het geld van de invorderingen sneller dan vroeger. De begunstigde beheert zijn domiciliëringsmandaten zelf, zonder tussenkomst van de bank. Hij kan ook verrichtingen intrekken of terugbetalen. Business to Business domiciliëringscontracten zijn mogelijk, wat meer zekerheden biedt voor de begunstigde (zie blz. 14). De begunstigde moet de betaler minstens 14 dagen vóór de invordering op Een voorbeeld U wil uw telefoonrekening betalen via een domiciliëring. U hoeft u daarvoor niet te richten tot uw bank, maar geeft uw telecomprovider een mandaat om het bedrag van de factuur van uw rekening te halen. De provider vraagt dan regelmatig aan zijn bank om dat bedrag te innen bij uw bank. de hoogte brengen dat het bedrag van zijn rekening zal gaan. Mits akkoord van de betaler kan deze periode ook ingekort worden. De bank van de begunstigde moet op de hoogte worden gebracht van de invorderingsopdracht. Voor een eerste of eenmalige invordering moet dat 5 dagen op voorhand gebeuren, voor een regelmatige invordering 2 dagen. Gevolgen voor de betaler Een betere bescherming Zodra de betaler de mededeling krijgt dat er een invordering op zijn rekening zal gebeuren, mag hij de betaling weigeren. In dat geval zal zijn bank de invordering niet uitvoeren. Ook nadat een invordering is gebeurd, heeft de betaler nog 8 weken (uitsluitend het B2C-schema, d.i. Business to Customer) het recht om die te betwisten. Zijn bank is verplicht om het bedrag terug te storten, zonder dat de betaler de eis tot terugbetaling hoeft te rechtvaardigen. Uw bank zal dit bedrag bij u terugvorderen. Zelfs na die periode van 8 weken en tot maximaal 13 maanden na de transactie kan de betaler de invordering nog betwisten indien er geen of een ongeldig mandaat is (uitsluitend in het geval van het B2C-schema). In dat geval betaalt zijn bank niet automatisch terug, maar enkel nadat is aangetoond dat de betwisting terecht was. De betaler blijft wel verplicht om de begunstigde te betalen, tenzij na onderzoek zou blijken dat zijn eis tot terugbetaling gerechtvaardigd was. Dat onderzoek en de verdere regeling van het geschil gebeurt rechtstreeks tussen u en uw debiteur. Het domiciliëringsmandaat in een notendop Een klant die met een Europese domiciliëring wil betalen, moet een mandaat invullen en het doorsturen naar de begunstigde. Een mandaat moet de volgende gegevens bevatten: gegevens van de begunstigde; gegevens van de betaler; BIC en IBAN van de betaler; datum en handtekening van de betaler; Europees referentienummer van het mandaat (ingevuld door de begunstigde); type van domiciliëring: eenmalig of regelmatig; een duidelijke verwijzing naar het onderliggende contract. Het verschil met het huidige domiciliëringsmandaat is dus de toevoeging van een Europees referentienummer, de verwijzing naar het onderliggende contract, de rekeningen in IBANformaat en de aanduiding of het om een eenmalige of regelmatige betaling gaat. Naar één markt voor betalingen 13

14 DEPA en DSP: de gevolgen Business to Business Een afzonderlijk domiciliëringssysteem voor transacties tussen professionele partijen Als begunstigde kunt u voor uw niet-particuliere klanten (dus zelfstandigen of ondernemingen) opteren voor het Business to Business domiciliëringssysteem, ook het "B2B-schema" genoemd. Dit vertoont een aantal verschillen met het domiciliëringsschema voor consumenten (het "B2C-schema"): bij de eerste invordering moet de bank van de betaler nagaan of er een geldig mandaat voorhanden is; waar consumenten 8 weken lang onvoorwaardelijk het recht hebben om de terugbetaling te eisen van een geldige verrichting, is dat voor betalers binnen het B2B-schema niet het geval; de bank van de begunstigde moet de invorderingsopdracht maar één dag vóór de vervaldag aanbieden bij de bank van de betaler; wanneer de rekening van de betaler niet kan gedebiteerd worden (bv. omdat het saldo van de rekening ontoereikend is), moet dit uiterlijk twee dagen na de vervaldatum van de betaling in kwestie meegedeeld worden. Bij het B2C-schema bedraagt deze termijn 5 dagen. 14 Professionelen

15 Van de Belgische naar de Europese domiciliëring Zodra de PSD in Belgische wetgeving is omgezet, wordt de bestaande domiciliëring (DOM80) aangepast aan de nieuwe Europese normen. Ook het Europese domiciliëringsmandaat zal vanaf dan beschikbaar zijn. Zo zal iedereen ook wie met bestaande domiciliëringen werkt meteen de mogelijkheden en voordelen van de nieuwe Europese normen kunnen genieten. De huidige domiciliëring blijft nog een tijdje in gebruik - alle contracten blijven dus gewoon lopen. Toch is het aan te raden om zo snel mogelijk over te stappen op de Europese domiciliëring, vooral omdat het geld van de invorderingen sneller op uw rekening wordt gestort. Omdat de banken vanaf de overgang op de Europese domiciliëring niet langer instaan voor het beheer van de domiciliëringsmandaten, moeten alle bestaande mandaten overgedragen worden aan de begunstigden. De Belgische banken nemen deze taak voor hun rekening, met hulp van de Nationale Bank. Bestaande DOM80-mandaten moeten niet opnieuw worden ondertekend; ze worden automatisch omgezet in een Europees mandaat. Hoe dat concreet gebeurt? U hoeft ons enkel de opdracht te geven! Dan zorgen wij voor de omschakeling van al uw bestaande nationale domiciliëringsmandaten naar het nieuwe Europese mandaat. Dat neemt slechts enkele dagen in beslag. Hebt u nog een vraag over de overstap op de Europese domiciliëring? Uw adviseur gaat er graag dieper op in. PC banking Pro: we denken met u mee Hebt u veel particuliere of professionele klanten die u via domiciliëring betalen? Met PC banking Pro hebt u alle troeven in handen om de overgang naar de Europese domiciliëring zo rimpelloos mogelijk te laten verlopen. Een performant beheer van uw mandaten We bezorgen u een bestand met al uw bestaande mandaten, automatisch omgezet naar het nieuwe Europese formaat. In PC banking Pro zijn ze meteen beschikbaar u kunt ze dus bijvoorbeeld al gebruiken om invorderingen bij uw klanten te vragen. Zonder bijkomende formaliteiten! U maakt snel en eenvoudig nieuwe Europese mandaten op. U deelt uw Europese domiciliëringsmandaten in volgens de criteria die u zelf kiest. Een apart bestand met uw klanten uit Brussel, alle kinderen uit het derde leerjaar of de leden van uw tennisclub? Met PC banking Pro is het beheer van uw domiciliëringsmandaten een fluitje van een cent. Een vlotte verwerking van uw invorderingen Als u BNP Paribas Fortis een betaalopdracht wil geven, hoeft u ons enkel de gegevens van uw betaling te bezorgen. PC banking Pro doet de rest, zodat u geen tijd verliest met controles of andere procedures. Beschikt u over een boekhoudprogramma? Via PC banking Pro stuurt u ons gemakkelijk een XML-bestand met de gegevens van uw betalers door. Met PC banking Pro volgt u al uw betaalopdrachten aan BNP Paribas Fortis op de voet. U gaat op elk moment na hoe ver we staan met de verwerking van een individuele invordering of groep van invorderingen. Ook invorderingen intrekken of terugbetalen gaat heel gemakkelijk. Omdat het B2B-systeem niet verplicht is, zullen niet alle banken deze dienst aanbieden. BNP Paribas Fortis doet dat wel. U zult als begunstigde naast het B2C-systeem ook een B2B-contract bij ons kunnen ondertekenen En de betaler? Betaalt u zelf vaak via domiciliëring? Met PC banking of PC banking Pro volgt u gemakkelijk alle domiciliëringen op waarvoor u een mandaat hebt getekend. U kunt: bij een eerste invordering uw mandaat bevestigen (enkel voor Business to Business-betalers); zien welke invorderingen op uw rekening gebeurd zijn; alle gegevens over die invorderingen opvragen; een invordering weigeren of de onmiddellijke terugbetaling ervan eisen (alleen mogelijk in het geval van een B2C-schema); de mandaten die u hebt ondertekend raadplegen, beperken en blokkeren; invorderingen op uw rekeningen beperken en blokkeren. Naar één markt voor betalingen 15

16 Alle door BNP Paribas Fortis uitgegeven betaalkaarten beschikken over de Maestrofunctie en zijn beveiligd met de combinatie van chip en PIN-code. Ze beantwoorden dus volledig aan de nieuwe Europese standaarden, waardoor u in België nu al kunt genieten van alle troeven van de SEPA-kaartbetalingen De bankkaart is het populairste elektronische betaalmiddel ter wereld.er wereld. Zo populair zelfs dat er ondertussen bijna evenveel systemen voor kaartbetalingen bestaan als er kaarttypes in omloop zijn. Zeker in Europa. SEPA wil hier verandering in brengen: iedereen moet binnen de SEPA-zone gebruiksvriendelijk, veilig en op dezelfde manier met de kaart kunnen betalen en geld opvragen. Net zoals voor de Europese overschrijvingen en domiciliëringen voert SEPA ook voor kaartbetalingen nieuwe gemeenschappelijke regels en standaarden in voor alle betrokkenen (uitgevers van kaarten, banken, handelaars...). Wat zijn daarvan de concrete gevolgen? Kaarthouders kunnen hun betaalkaart op dezelfde manier gebruiken in elk land van de SEPA-zone (op voorwaarde dat de terminal is uitgerust met een SEPAcompatibel systeem). SEPA-betaalkaarten werken met een combinatie van chip en PIN-code, waardoor de kaartbetalingen beter beveiligd zijn. Deze combinatie is nu al de standaard voor alle kaarten die in België worden uitgegeven. Alle kaartbetalingen worden op dezelfde manier verwerkt, ongeacht of de betaling nu in België of in een ander land van de SEPA-zone gebeurt. Voor elke kaartbetaling in euro gelden dezelfde transactiekosten. Ook voor handelaars bieden de SEPAkaart betalingssystemen voordelen: elke klant afkomstig uit een land van de SEPA-zone kan zonder bijkomende kosten met zijn kaart betalen bij de handelaar; door de combinatie van chip en PIN-code zullen Europese kaartbetalingen even veilig zijn als de huidige Belgische kaartbetalingen via het Bancontact/MisterCash-systeem. De harmonisering van de betaalkaarten binnen de SEPA-zone is al een heel eind gevorderd. Zo hebben alle deelnemende landen zich geëngageerd om hun betaalkaarten aan te passen aan de nieuwe Europese veiligheidsstandaarden, en is het mogelijk om overal in de SEPA-zone met deze nieuwe kaarten te betalen. 16 Professionelen

17 De overgang naar SEPA De gevolgen van SEPA voor u en uw onderneming. De overgang naar SEPA vergt voor alle gebruikers van betaalmiddelen, particulieren en ondernemers, een aantal aanpassingen, vooral in de loop van de migratieperiode Voor ondernemingen komt het er vooral op neer dat ze hun betaal- en inningsprocessen opnieuw zullen moeten bekijken. IBAN en BIC van alle klanten en leveranciers moeten immers in de databases worden toegevoegd. Naast de aanpassing van de beheers- en boekhoudpakketten moeten er wellicht nog andere IT-ingrepen gebeuren. Met de nodige investeringen als gevolg. Het goede nieuws hierbij is dat die investeringen het fundament leggen voor latere kostenreducties, dankzij een beter gestroomlijnde en efficiëntere betaalcyclus van de bedrijven. SEPA zal het immers mogelijk maken om het betalingsverkeer sterk te rationaliseren, want in principe kan dan over heel Europa betaald en geïnd worden vanop één rekening bij één bank. Alle gebruikers van betaaldiensten zullen dus de vruchten kunnen plukken van een verenigde betaalmarkt voor heel Europa. U kunt in heel Europa betalingen in euro ontvangen en uitvoeren via één enkele standaard en dezelfde voorwaarden. Dankzij een uniforme en een vereenvoudigde verwerking van de betalingen verminderen de kosten en wordt de kostenstructuur transparanter. Aangezien de meeste betalingstransacties geautomatiseerd zijn, zal de rol van contant geld bij betalingen verder afnemen. Met verhoogd gebruiksgemak en vooral meer veiligheid als gevolg. Naar één markt voor betalingen 17

18 De overgang naar SEPA De toegevoegde waarde van de SEPA-betaalsystemen De aanpassing van de huidige incasso- en betalingsprocedures aan SEPA leidt tot verdere verbeteringen van het gehele financiële verwerkingsproces. Internationaal zakendoen wordt gemakkelijker door het gebruik van één betaalinstrument dat werkt volgens één enkele procedure. De groot- en detailhandel kunnen SEPA-betaalkaarten uit alle aangesloten landen accepteren. Omgekeerd kunt u als consument ook overal in de SEPA-ruimte met uw SEPA-compatibele debetkaart terecht. Concrete gevolgen Het vertrouwde rekeningnummer wordt vervangen door IBAN/BIC. Sinds 2009 vervangt de Europese domiciliëring geleidelijk het huidige Belgische systeem. Voor Isabel-gebruikers veranderen de CODA-afspraken. Sinds eind maart 2007 kunt u al met de nieuwe, aan SEPA aangepaste CODA-versie werken. Hoe bereidt u zich voor op SEPA? SEPA zal ongetwijfeld een grote uitwerking hebben op de manier waarop betalingen in Europa worden uitgevoerd. Het zal zeker ook u en de werkmethoden en IT-systemen van uw onderneming beïnvloeden. De overstap naar SEPA betekent dus veel meer dan alleen een overschakeling van het ene betalingssysteem naar het andere. De precieze impact van SEPA is afhankelijk van de grootte en structuur, het werkterrein, de aard van de activiteiten en de wijze waarop uw onderneming is georganiseerd. Het is in elk geval de ideale aanleiding om uw administratie en financiële strategie te stroomlijnen. Dat zal het nodige denkwerk en heel wat voorbereiding vragen. Maar dat betekent niet noodzakelijk dat u uw infrastructuur moet veranderen. In een groot aantal gevallen is het voldoende om de bestaande processen te optimaliseren en over te stappen op de SEPA-standaarden. Daarnaast is het belangrijk dat u en uw medewerkers voorbereid zijn op deze nieuwe betaalmarkt. Ondernemingen die in een vroeg stadium overschakelen op SEPA-betaaldiensten, profiteren naar alle waarschijnlijkheid het meest op korte termijn dankzij de uniforme procedures en de meer transparante kostenstructuren. Dit geldt bij uitstek voor ondernemingen met veel grensoverschrijdende transacties. Hiernaast vindt u een checklist met 10 stappen om de overgang naar SEPA zo vlot mogelijk voor te bereiden. 18 Professionelen

19 Timing Als uw onderneming voornamelijk in België actief is, en u dus vooral binnenlandse betalingen uitvoert, kunt u zelf bepalen op welk moment in de migratieperiode u het beste kunt overschakelen op de nieuwe SEPAproducten en -standaarden. In de praktijk zullen nationale betaaldiensten gedurende een bepaalde tijd blijven bestaan naast de nieuwe SEPA-instrumenten. Tijdens die overgangsperiode blijven wij de nationale betalingsinstrumenten en standaarden ondersteunen in alle landen waar we actief zijn. Als klant kunt u tijdens deze transitieperiode dus rekenen op de volledige voortzetting van uw huidige betalingssystemen. SEPA in 10 stappen Is uw onderneming ook in het buitenland actief, dan volgt u het best de omschakelingsprocedures voor de desbetreffende landen. 1 Maak een inventaris van alle documenten die u in het kader van SEPA moet aanpassen. Dat zijn in eerste instantie alle documenten die uw rekeningnummer vermelden. Vermeld voortaan IBAN en BIC van uw onderneming op al uw bestelbons en facturen. 2 Gebruik systematisch IBAN en BIC voor uw internationale betalingen. Zo vermijdt u mogelijke weigeringen van betalingsopdrachten en eventuele extra kosten. 3 Verzamel IBAN en BIC van al uw leveranciers. 4 Analyseer de situatie van uw bedrijf. Hoeveel banken en rekeningen gebruikt u voor uw betalingen? Een gedeeltelijke of volledige consolidatie kan aangewezen zijn. 5 Inventariseer al uw betalingen. Deel ze in per land en per betaalmiddel en ga na of optimalisatie onder SEPA mogelijk is. 6 Voorzie de nodige opleiding voor uw medewerkers die instaan voor boekhouding en betalingen. 7 Bepaal wanneer u wenst over te stappen op SEPA-betalingen. Kiest u voor een geleidelijke overgang of schakelt u in één keer over? Pas alle programma s die rekeninggegevens van klanten en leveranciers bevatten aan zodat ze IBAN en BIC vermelden. Pas waar nodig ook uw personeelsgegevens aan (bv. het rekeningnummer van uw medewerkers voor de uitbetaling van salarissen). Bij de Europese domiciliëring zult u als leverancier zelf instaan voor het beheer van de mandaten. Ga na wat voor u de beste manier is om deze informatie te bewaren. Meer weten? Nuttige websites : Naar één markt voor betalingen 19

20 Advies? Informatie? Verrichtingen? BNP Paribas Fortis is er voor u. Kantoren Telefoon Internet GSM Kom langs in het kantoor (op afspraak ma-vrij tot 19 u.; za 9-12 u.) Bel ons op tel (ma-vrij 7-22 u.; za 9-17 u.) Surf naar (alle dagen, 24 u. op 24) Surf mobiel naar m.bnpparibasfortis.be (alle dagen, 24 u. op 24) BNP Paribas Fortis is de commerciële benaming van Fortis Bank nv, ingeschreven en handelend als verzekeringsagent onder het FSMA-nr A voor AG Insurance nv. BNP Paribas Fortis biedt de verzekeringsproducten van AG Insurance aan. Fortis Bank nv Warandeberg Brussel RPR Brussel BTW BE FSMA-nr A AG Insurance nv E. Jacqmainlaan Brussel RPR Brussel BTW BE Deze brochure werd gedrukt op 100% gerecycleerd papier met het Europees Ecolabel. V.U.: Francis Peene, Fortis Bank nv, Warandeberg 3, 1000 Brussel, RPR Brussel - IN9205 I I Made in BNP Paribas Media Processing