INHOUDSOPGAVE. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per investering

Transcriptie

1 Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November 2003 NWE Joint Technical Secretariat 24 Boulevard Carnot LILLE Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Web:

2 INHOUDSOPGAVE Inleiding 2 Het activiteitenrapport 3 I. Algemene projectgegevens 3 II. Rapportagefase 3 III. Implementatiesamenvatting 4 IV. Implementatie van het actieplan 4 V. Veranderingen in de implementatieplanning 5 VI. Mijlpalenplan voor de volgende fase 5 VII. Bewaken van output-indicatoren, verwachte resultaten en effecten 6 VIII. Contactgegevens 6 IX. Datum en ondertekening door de hoofdpartner 6 Het verzoek tot uitbetaling 7 Indiening van het verzoek tot uitbetaling 7 Voorbereidingskosten 8 Tussentijdse verzoeken tot uitbetaling 8 Definitief verzoek tot uitbetaling 8 Controleren van het verzoek tot uitbetaling 8 Controle van bij NWE-projecten betrokken Zwitserse partners 9 Beoordeling van het verzoek tot uitbetaling 10 Bewaken van geclaimde en geprognosticeerde uitgaven 10 Aanpassingen van de budgetlijn 10 Formulieren voor een gewijzigde aanvraag 10 Subsidiepercentages 11 Wisselkoersen 12 Invullen van het verzoek tot uitbetaling 13 A. Algemene projectgegevens 13 B. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per partner 14 C. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per investering 15 D. Verklaring en handtekening 16 E. Prognose met betrekking tot de uitgaven voor de komende 6 maanden 16 Invullen van de uitgavencontrolebladen 17 Budgetlijn Personeel van de partner 17 Overige budgetlijnen 18 Checklist 20 Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

3 INLEIDING Gedurende de looptijd van het project dienen activiteitenrapporten en verzoeken tot uitbetaling twee keer per jaar, d.w.z. eind juni en eind december, te worden ingediend bij het Secretariaat. Deze twee documenten vormen de basis voor het bewaken en beoordelen van de projectvoortgang. Daarnaast worden deze documenten gebruikt om eventuele moeilijkheden en vertragingen in het implementatieproces te kunnen voorspellen en op te lossen. Tevens stellen deze documenten het secretariaat in staat de uitgaven te bewaken en ervoor te zorgen dat via de hoofdpartner betalingen aan het project plaatsvinden. De deadlines voor de indiening van het activiteitenrapport en het verzoek tot uitbetaling vallen jaarlijks op 31 december en 30 juni. Aangezien de hoofdpartner tijd nodig heeft om alle noodzakelijke documenten te verzamelen en de formulieren in te vullen, kan de rapportageperiode natuurlijk niet de periode van 1 januari tot 30 juni en van 1 juli tot 31 december omvatten. Het wordt aan de partners overgelaten overeenstemming te bereiken over een rapportageprocedure en interne deadlines te stellen om ervoor te zorgen dat de documenten tijdig bij het secretariaat worden ingediend. Zo kunnen de partners bijvoorbeeld besluiten rapportageperiodes van 1 juni tot 30 november en van 1 december tot 31 mei te hanteren, waardoor er een maand de tijd is om de documenten te verwerken. Van elk van de twee documenten dient een origineel exemplaar te worden ingediend samen met de genoemde ondersteuningsdocumenten als bijlage. Binnen het secretariaat beoordeelt de financiële afdeling het verzoek tot uitbetaling, terwijl de projectontwikkelingsafdeling het activiteitenrapport beoordeelt. Indien nodig kan het secretariaat de verantwoordelijke functionarissen binnen het project verzoeken om nadere toelichting en/of additionele informatie. Nadat deze twee documenten zijn goedgekeurd, zal het corresponderende bedrag aan EFRO-middelen aan de hoofdpartner worden uitbetaald conform de tussen de nationale autoriteit van de hoofdpartner en de beheersautoriteit van het programma overeengekomen betalingsprocedure. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

4 HET ACTIVITEITENRAPPORT Het activiteitenrapport verschaft een overzicht van de bij de implementatie van het actieplan bereikte voortgang. Wij raden de hoofdpartners aan hun rapport beknopt en eenvoudig te houden. Alle relevante ondersteuningsdocumenten dienen in het rapport te worden vermeld en in kopie als bijlage te worden toegevoegd. De hoofdtekst van het rapport dient de implementatie van de acties en de behaalde resultaten in enkele zinnen samen te vatten. Aan de hoofdpartners wordt een specifiek op hun eigen projecten toegesneden elektronische versie van het formulier ter beschikking gesteld. Dit formulier dient te worden ingevuld en zowel geprint en ondertekend als in elektronische vorm aan het secretariaat te worden geretourneerd. Daarbij dient elk veld te worden ingevuld met uitzondering van de grijze velden. Indien extra ruimte nodig is, kunnen de velden worden vergroot, waarbij de hoeveelheid ruimte beperkt dient te blijven tot de marges die op het formulier zijn aangegeven. Als gevolg van onvoorziene omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om af te wijken van de oorspronkelijke inhoud van de goedgekeurde, gefinaliseerde aanvraag. Indien het slechts kleine wijzigingen betreft, kunnen de uitleg daarover en de rechtvaardiging daarvan in het activiteitenrapport worden vermeld. Indien wordt afgeweken van de implementatieplanning, bijvoorbeeld als er sprake is van uitstel of verlenging van een actie, kan deel V van het activiteitenrapport worden gebruikt ter verklaring. In dat verband dient er evenwel rekening mee te worden gehouden dat de totale duur van het project niet kan worden verlengd zonder voorafgaand overleg met het secretariaat. Indien projecten noodzakelijkerwijze moeten afwijken van het oorspronkelijk goedgekeurde actieplan, dient contact te worden opgenomen met het secretariaat. Indien het slechts kleine wijzigingen betreft, kunnen deze eenvoudig worden beschreven in het activiteitenrapport. Bij meer significante wijzigingen dienen de hoofdpartners echter een herziene aanvraag ter goedkeuring voor te leggen aan de desbetreffende nationale autoriteit en het secretariaat. Bij deze meer significante wijzigingen betreft het bijvoorbeeld een wijziging in de samenstelling van het samenwerkingsverband, een omissie of een aanzienlijke wijziging van de aard van de actie. In elk geval dient u zodra wijzigingen zijn te voorzien contact op te nemen met het secretariaat teneinde te informeren of u al dan niet een gewijzigde aanvraag moet indienen. I. ALGEMENE PROJECTGEGEVENS Dit deel wordt ingevuld door het secretariaat in overeenstemming met de informatie op het aanvraagformulier. Het secretariaat dient derhalve onmiddellijk te worden geïnformeerd indien deze informatie onjuist of verouderd is. II. RAPPORTAGEFASE De hoofdpartner dient zelf de onderstaande informatie in te vullen: Nummer activiteitenrapport Activiteitenrapporten dienen opeenvolgend te worden genummerd. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

5 Aantal fasen Geef het aantal voorziene fasen binnen het project aan, rekening houdend met het feit dat elke fase zes maanden duurt. Datum van indiening Vul de datum in waarop het activiteitenrapport is ingediend. Referentiedatum Vul de begin- en einddatum in van de rapportagefase voor dit activiteitenrapport. III. IMPLEMENTATIESAMENVATTING Hier dient een algemene presentatie te worden gegeven van de belangrijkste resultaten van de betreffende fase. Vat zowel de belangrijkste acties en het onderlinge verband daartussen als de belangrijkste resultaten en uitkomsten van de betreffende fase samen. Afgezien van het geven van een samenvatting van de uitgevoerde acties, dient dit deel te worden gebruikt voor het geven van commentaar op de in het kader van de transnationale samenwerking opgedane ervaringen, met name de toegevoegde waarde en algemene voordelen van het werken binnen een samenwerkingsverband, de in deze fase van het project geleerde lessen en alle innovatieve processen of outputs. Tevens dienen eventuele problemen bij het beheren, coördineren en implementeren van het projecten te worden beschreven. Daarnaast dienen eveneens eventuele stappen te worden toegelicht voor de heroriëntatie van het project of een verfijning van de inhoud ervan, en de implicaties daarvan voor de daaropvolgende fasen. Hoewel ook dit veld kan worden vergroot, dient de samenvatting niet langer te zijn dan twee pagina s. IV. IMPLEMENTATIE VAN HET ACTIEPLAN Voor elke tijdens deze fase deels of volledig uitgevoerde actie dient een afzonderlijk veld te worden ingevuld. Voor acties waarvan de uitvoering langer dan één fase duurt, dient voor elk van de betreffende fasen een veld te worden ingevuld. Kopieer en plak daartoe de velden voor zoveel acties als noodzakelijk. Actienummer, actietitel, geplande resultaten/uitkomsten Dit dient te worden ingevuld overeenkomstig het actieplan (bijlage I van het aanvraagformulier). Beschrijving van de wijze van implementatie van de actie Geef weer hoe de actie is uitgevoerd, welke stappen zijn ondernomen, wie erbij betrokken waren, enz. Beschrijving van de concrete uitkomsten/behaalde resultaten Beschrijf de door de betreffende actie behaalde belangrijkste uitkomsten en resultaten. Onderbouwing van afwijkingen van het oorspronkelijke actieplan Indien het project noodzakelijkerwijze heeft moeten afwijken van het goedgekeurde actieplan (bijlage I van het aanvraagformulier) of de geplande uitkomsten/resultaten niet zijn behaald, dient dit veld te worden gebruikt voor de uitleg en onderbouwing. Indien het daarbij significante wijzigingen betreft, dient u Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

6 contact op te nemen met het secretariaat, aangezien wellicht een gewijzigd aanvraagformulier moet worden ingediend. Ondersteunende bijlagen Er dienen bijlagen te worden verstrekt ten bewijze van de uitgevoerde acties. De ondersteunende bijlagen dienen o.a. te omvatten: notulen van alle vergaderingen, handelingen of notulen van seminars en conferenties, kopieën van PowerPoint-presentaties, in het kader van het project opgestelde rapporten, opgestelde planningsdocumenten, exemplaren van publiciteitsmateriaal, krantenknipsels, documentatie betreffende gerealiseerde investeringen, in het kader van het project geproduceerde CD-ROM s of video s, alle andere documenten waarmee de betreffende actie wordt beschreven. Alle ondersteunende bijlagen dienen in het rapport te worden vermeld en te worden genummerd. Nummers en etiketten dienen duidelijk zichtbaar te zijn op de documenten zelf, zodat een eenvoudig systeem van kruisverwijzingen ontstaat. Het dient duidelijk te zijn welke ondersteunende bijlagen corresponderen met welke acties. Indien mogelijk dienen de documenten in een map of in elektronische vorm op een CD-ROM te worden ingediend. Houd er rekening mee dat alle genoemde ondersteunende bijlagen samen met het activiteitenrapport dienen te worden ingediend. Indien een bepaald document niet gereed is en later moet worden ingediend, dient de reden daarvoor te worden onderbouwd en te worden vermeld wanneer dit document aan het secretariaat wordt toegezonden. V. VERANDERINGEN IN DE IMPLEMENTATIEPLANNING Als gevolg van onvoorziene omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om af te wijken van de oorspronkelijke implementatieplanning van het goedgekeurde, gefinaliseerde aanvraagformulier. In dat geval dient een herziene implementatieplanning aan het activiteitenrapport te worden toegevoegd. Wij verzoeken u daartoe een elektronische versie te gebruiken van de implementatieplanning van het goedgekeurde aanvraagformulier (bijlage II). Geef de veranderingen op dit formulier aan, print het formulier uit en voeg dit toe aan het activiteitenrapport. Maak gebruik van de Wijzigingen bijhouden -functie of kleurmarkeringen om veranderingen duidelijk zichtbaar te maken. Herziene implementatieplanning ingediend (ja/nee) Geef aan of al dan niet samen met het activiteitenrapport een herziene implementatieplanning is ingediend. Uitleg/onderbouwing Indien het project heeft moeten afwijken van de initiële implementatieplanning en een herziene planning is ingediend, dient dit veld te worden gebruikt voor de uitleg en onderbouwing van de veranderingen. VI. MIJLPALENPLAN VOOR DE VOLGENDE FASE Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

7 Samen met het activiteitenrapport voor de afgesloten fase dient een gedetailleerde beschrijving van het mijlpalenplan voor de volgende periode van zes maanden te worden ingediend. De hoofdpartner dient de volgende gegevens te verstrekken: Titel Geef een titel voor de betreffende fase van het project. Strategische oriëntatie Vermeld de hoofddoelstellingen van deze fase. Betrokken acties Geef een korte beschrijving van de acties die tijdens deze fase zullen plaatsvinden en geef daarvan de nummers weer overeenkomstig het actieplan. Maand 1/Maand 2/Maand 3/Maand 4/Maand 5/Maand 6 Beschrijf kort de belangrijkste activiteiten en outputs die voor elke maand gepland staan. Opmerkingen Gebruik dit veld om een onderbouwing te geven indien het project afwijkt van de implementatieplanning zoals beschreven in bijlage II van het goedgekeurde aanvraagformulier of de herziene implementatieplanning zoals ingediend met het activiteitenrapport. Mogelijke aanvullende opmerkingen die de hoofdpartner wenst te maken met betrekking tot de komende fase, dienen eveneens in dit veld te worden weergegeven. VII. BEWAKEN VAN OUTPUT-INDICATOREN, VERWACHTE RESULTATEN EN EFFECTEN Geef voor elk van de streefwaarden in bijlage IV van uw aanvraagformulier aan in hoeverre deze is gerealiseerd. Maak gebruik van Opmerkingen voor eventuele opmerkingen of een onderbouwing. Gepland Dit is de waarde zoals vermeld in uw gefinaliseerde en goedgekeurde aanvraag. Dit deel wordt ingevuld door het secretariaat, dat daarbij gebruikmaakt van de informatie op het aanvraagformulier. Gerealiseerd Hier dienen de tot nog toe gerealiseerde waarden te worden ingevuld. Uitleg/onderbouwing De hoofdpartner dient dit veld te gebruiken voor uitleg van de waarden of het geven van een onderbouwing indien de gerealiseerde waarden veel hoger of lager blijken te zijn dan de geplande waarden. VIII. CONTACTGEGEVENS Hier dienen de contactgegevens te worden ingevuld van de persoon die verantwoordelijk is voor het opstellen van dit rapport. Deze persoon dient in staat te zijn antwoorden te geven op vragen ten aanzien van het rapport en het secretariaat, indien noodzakelijk, te voorzien van aanvullende informatie. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

8 IX. DATUM EN ONDERTEKENING DOOR DE HOOFDPARTNER Hier dienen op duidelijke wijze de naam en de functie te worden vermeld van de persoon die het activiteitenrapport heeft ondertekend. Dit dient bij voorkeur de persoon te zijn die de toekenningsbrief heeft medeondertekend. Indien het rapport door een andere persoon wordt ondertekend, dient deze persoon gemachtigd te zijn verplichtingen aan te gaan en te handelen namens de organisatie van de hoofdpartner. Een exemplaar van het activiteitenrapport met daarop de originele handtekening dient bij het secretariaat te worden ingediend. Indien dit deel niet is ingevuld, zal het rapport niet door het secretariaat worden verwerkt en zullen de betalingen worden vertraagd. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

9 VERZOEK TOT UITBETALING Dit deel is onderverdeeld in drieën: het eerste deel bevat algemene informatie over het indienen van het verzoek tot uitbetaling. In het tweede deel wordt uitgelegd hoe het verzoek tot uitbetaling op correcte wijze moet worden ingevuld, en in het derde deel hoe de uitgavencontrolebladen op correcte wijze moeten worden ingevuld. Indiening van het verzoek tot uitbetaling Teneinde een verzoek te kunnen indienen tot uitbetaling van een termijn van de EFRO-subsidie, dient samen met het activiteitenrapport een gecontroleerd verzoek tot uitbetaling vergezeld van uitgavencontrolebladen bij het secretariaat te worden ingediend. Het secretariaat voorziet de hoofdpartner van een specifiek op het betreffende project toegespitste elektronische versie van het verzoek tot uitbetaling en van sjablonen voor de uitgavencontrolebladen. Deze dienen te worden gebruikt voor alle verzoeken tot uitbetaling, met inbegrip van voorbereidingskosten, en dienen te worden ingevuld en zowel geprint en ondertekend als in elektronische vorm aan het secretariaat te worden geretourneerd. Zoals in de toekenningsbrief vermeld, draagt de hoofdpartner de financiële verantwoordelijkheid voor het project als geheel en is alleen verantwoordelijk jegens het NWE-programma voor de projectadministratie. De hoofdpartner blijft derhalve verantwoordelijk voor het opstellen, controleren en ondertekenen van het verzoek tot uitbetaling en het activiteitenrapport, zelfs wanneer het beheer en de coördinatie van het project is overgedragen aan een projectcoördinator. Het verzoek tot uitbetaling en het activiteitenrapport dienen twee keer per jaar - op 30 juni en 31 december - te worden ingediend. Deze deadlines zijn niet van toepassing op verzoeken tot uitbetaling van voorbereidingskosten, die kunnen worden ingediend zodra de toekenningsbrief door alle partijen is ondertekend. Het referentiedocument voor de beoordeling van het verzoek tot uitbetaling is ofwel het aan de toekenningsbrief toegevoegde aanvraagformulier, of de telkens goedgekeurde herziene aanvraagformulieren, hierna te noemen de Goedgekeurde aanvraag. Uitsluitend daadwerkelijk gedane uitgaven, d.w.z. betalingen die door de projectpartners zijn gedaan en onderbouwd met kwitanties en facturen of administratieve bescheiden met dezelfde bewijskracht, dienen te worden vermeld op het verzoek tot uitbetaling 1. Uitgavencontrolebladen dienen tevens voor elke partner en voor elke budgetlijn te worden ingediend. Het secretariaat kan, indien noodzakelijk, de hoofdpartner verzoeken facturen of administratieve bescheiden aan het secretariaat te doen toekomen teneinde de juistheid van de in het verzoek tot uitbetaling en de uitgavencontrolebladen verstrekte informatie te onderbouwen. De hoofdpartner dient ervoor te zorgen dat de in het verzoek tot uitbetaling vermelde uitgaven niet zijn opgenomen in een eerder ingediend verzoek tot uitbetaling. De in het verzoek tot uitbetaling vermelde bedragen dienen altijd nieuw te zijn en nooit cumulatief. De hoofdpartner dient ofwel in het bezit te komen van de originelen, of kopieën die door een erkende accountant zijn gewaarmerkt, van alle onderliggende 1 Vermeld omdat het niet noodzakelijk is de betreffende facturen aan het verzoek tot uitbetaling te hechten. De in het verzoek tot uitbetaling opgenomen facturen dienen ook te worden vermeld in de sheets voor het controleren van de uitgaven. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

10 documenten die betrekking hebben op de administratie van de partners. Afhankelijk van de afspraken die binnen het samenwerkingsverband voor het project zijn gemaakt, is elke partner er zelf verantwoordelijk voor dat deze documenten tegelijk met de overeenkomstige administratieve overzichten of verzoeken tot uitbetaling aan de hoofdpartner worden toegestuurd. De hoofdpartner moet ervoor zorgen dat de door zijn partners opgestelde financiële en administratieve overzichten betrouwbaar zijn en dat met name elke partner alle op het beheer van het project van toepassing zijnde verplichtingen nakomt. Verder moeten de naam en contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor het goedkeuren en bevestigen van de uitgaven binnen elke partnerorganisatie aan de hoofdpartner worden doorgeven. Deze gegevens moeten ook duidelijk worden vermeld als onderdeel van het auditspoor. De in het verzoek tot uitbetaling vermelde uitgaven hoeven niet alle door de projectpartners in de zes maanden voorafgaand aan het indienen van het verzoek gedane uitgaven te bevatten. Een deel van de uitgaven kunnen worden opgevoerd in een later verzoek tot uitbetaling. De hoogte van de in het verzoek tot uitbetaling geclaimde uitgaven dient echter in overeenstemming te zijn met het jaarlijkse uitgavenbudget overeenkomstig het goedgekeurde aanvraagformulier (specificatie per budgetlijn/per jaar, deel 5.3 van het aanvraagformulier). Voorbereidingskosten Zodra de toekenningsbrief door alle partijen is ondertekend, kan een verzoek tot uitbetaling van voorbereidingskosten, overeenkomstig het in het aanvraagformulier vermelde bedrag, door de hoofdpartner worden ingediend. De audit- en verificatieprocedures voor het verzoek tot uitbetaling van de voorbereidingskosten komen overeen met die voor andere verzoeken tot uitbetaling. Zodra de toekenningsbrief door alle partijen is ondertekend, zal het secretariaat de hoofdpartner een formulier doen toekomen waarmee het verzoek tot uitbetaling van de voorbereidingskosten kan worden ingediend. Tussentijdse verzoeken tot uitbetaling Er moeten jaarlijks twee verzoeken tot uitbetaling van een termijn van de EFROfinanciering bij het secretariaat worden ingediend. Elk ingediend verzoek tot uitbetaling moet door een volledig gekwalificeerd en erkend accountant worden gecontroleerd, ofwel intern door een accountant van een functioneel onafhankelijke afdeling binnen de organisatie van de hoofdpartner, of extern. Daarnaast dient de door elke partner aan de hoofdpartner toegezonden informatie door de interne accountant van de hoofdpartner te worden geverifieerd. Op het niveau van de afzonderlijke partners dienen alle facturen te worden gecontroleerd door de accountant van de partner. Definitief verzoek tot uitbetaling Het definitieve verzoek tot uitbetaling voor een project moet worden gecontroleerd door een externe, onafhankelijke, volledig gekwalificeerde en erkende accountant. Daarnaast dient de door elke partner aan de hoofdpartner toegezonden informatie door de interne accountant van de hoofdpartner te worden geverifieerd. Op het niveau van de afzonderlijke partners dienen alle facturen te worden gecontroleerd door de accountant van de partner. Afgezien van aan tussentijdse verzoeken tot uitbetaling gestelde eisen dient de accountant het project ook in zijn totaliteit te onderzoeken en zijn mening daarover te geven, alsmede volledig te rapporteren over de administratie en de resultaten van het project als geheel. Hij dient er zich tevens Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

11 van te vergewissen dat de hoofdpartner de bedragen van de EFRO-subsidie en cofinanciering daadwerkelijk volgens de in de toekenningsbrief aangegeven uitsplitsing heeft uitbetaald. Ten behoeve van de verificatie van de totale uitgaven van het project door de uiteindelijk verantwoordelijke accountant zal het secretariaat aan de hoofdpartner een additioneel en specifiek definitief verzoek tot uitbetaling doen toekomen. Controleren van het verzoek tot uitbetaling De juistheid van de door de hoofdpartner in het verzoek tot uitbetaling vermelde informatie dient te worden gecontroleerd door een volledig gekwalificeerde en erkende accountant die verantwoordelijk is voor de beoordeling van het financieel beheer van het project. De accountant dient te verklaren dat de gedane uitgaven in overeenstemming zijn met de in de toekenninsgsbrief vermelde voorwaarden, met de regelgeving inzake de structuurfondsen van de EU, met name de Verordeningen van de Commissie 1685/2000 en 1145/2003 inzake subsidiabiliteitsregels, de door het secretariaat opgestelde auditrichtlijnen en de relevante administratie- en accountancyvoorschriften van het land van de partner. Deze voorschriften zijn van toepassing op zowel het partner- als het hoofdpartnerniveau. Tussentijdse verzoeken tot uitbetaling dienen te worden gecontroleerd door een volledig gekwalificeerde en erkende accountant, hetzij intern door een accountant van een functioneel onafhankelijke eenheid binnen de organisatie van de hoofdpartner (d.w.z. niet door de financieel beheerder van het project), hetzij extern. Het definitieve verzoek tot uitbetaling dient te worden gecontroleerd door een externe, onafhankelijke en erkende accountant. Daarnaast kunnen de voor het NWEprogramma verantwoordelijke Lidstaten om additionele jaarlijkse of definitieve audits verzoeken, waarbij de hoofdpartners in een zo vroeg mogelijk stadium over dit verzoek zullen worden geïnformeerd. De voornaamste taak van de accountant is de facturen en betalingen met betrekking tot het project te controleren en te bevestigen dat deze correct en aanvaardbaar zijn als onderbouwing van het verzoek tot uitbetaling in overeenstemming met de relevante Europese en nationale voorschriften. Bij elke afzonderlijke partner moeten alle facturen door de accountant van die partner worden gecontroleerd. De accountant die het verzoek tot uitbetaling op zowel partner- als hoofdpartnerniveau controleert, dient een overzicht te maken van de tijdens het verifiëren van het verzoek tot uitbetaling uitgevoerde controles. Dit heeft met name betrekking op het feit of de producten ook daadwerkelijk geleverd zijn. De accountant dient zorgvuldig te controleren of uitgaven slechts worden vermeld op één verzoek tot uitbetaling. De externe accountant dient, samen met het definitieve verzoek tot uitbetaling, bij het secretariaat een eindaccountantsrapport in te dienen. Dit rapport bevat de resultaten van de definitieve accountantscontroles van alle gedane uitgaven waarvoor door het project een verzoek tot uitbetaling is ingediend. Aan het definitieve verzoek tot uitbetaling dient een extra accountantsverklaring te zijn toegevoegd. Het Secretariaat zal aan de hoofdpartner een standaardformaat voor deze verklaring verstrekken. Controle van bij NWE-projecten betrokken Zwitserse partners Voor Zwitserse partners die bij een project zijn betrokken, dienen licht afwijkende auditprocedures te worden gehanteerd. Aangezien de uitgaven van de Zwitserse partners ook een onderdeel vormen van het totale projectbudget, dienen Zwitserse partners, net als alle projectpartners, Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

12 uitgavenoverzichten bij de hoofdpartner in te dienen teneinde deze uitgaven op te kunnen nemen in de verzoeken tot uitbetaling. Dit betekent dat Zwitserse partners ook kopieën van hun facturen moeten indienen bij de hoofdpartner. De door een Zwitserse partner gedane uitgaven dienen te worden opgenomen in het voor die partner relevante onderdeel van het verzoek tot uitbetaling, maar dan met een subsidiepercentage van 0% aangezien Zwitserse partners niet in aanmerking komen voor EFRO-subsidiëring. Daarnaast dient de input van Zwitserse partners ook in elk activiteitenrapport te worden gespecificeerd. Uitgavenoverzichten van Zwitserse Partners worden centraal gecontroleerd door de Zwitserse nationale autoriteit (Bundesamt für Raumentwicklung / Office Fédéral du Développement Territorial), hetgeen betekent dat het uitgavenoverzicht dat door de Zwitserse partner naar de hoofdpartner wordt verstuurd, niet afzonderlijk hoeft te worden gecontroleerd. Voor tussentijdse verzoeken tot uitbetaling dient de accountant van de hoofdpartner een verklaring af te geven inzake de juistheid van de gedane uitgaven die door alle partners worden geclaimd. Een afzonderlijke accountantsverklaring voor de door de Zwitserse partner gedane uitgaven is evenwel niet noodzakelijk. In verband met de externe controle van het definitieve verzoek tot uitbetaling wordt de externe accountant van de hoofdpartner verzocht contact op te nemen met het secretariaat, teneinde een exemplaar te verkrijgen van de Zwitserse accountantsverklaring inzake alle door de Zwitserse partner gedurende de looptijd van het project gedane uitgaven. Neem voor meer informatie contact op met het secretariaat of met de contactpersoon voor het INTERREG IIIB NWE-programma binnen de Zwitserse nationale autoriteit (momenteel mevr. Silvia Jost, silvia.jost@are.admin.ch). Raadpleeg voor meer informatie over de controle van verzoeken tot uitbetaling de INTERREG IIIB NWE-projectauditrichtlijnen op Beoordeling van het verzoek tot uitbetaling Het verzoek tot uitbetaling zal worden beoordeeld door de financiële afdeling van het secretariaat. Het secretariaat bevestigt de ontvangst van het verzoek tot uitbetaling aan de hoofdpartner. De hoofdpartner zal in het verzoek tot uitbetaling een contactpersoon vermelden (handtekening hoofdpartner) die antwoord kan geven op eventuele vragen m.b.t. de beoordeling van het verzoek tot uitbetaling. In principe dient dit de financieel manager van het project te zijn als vermeld in het goedgekeurde aanvraagformulier. Nadat de beoordeling van het verzoek tot uitbetaling is afgesloten, dient de betaling te worden geautoriseerd in overeenstemming met de tussen de nationale autoriteit van het land van de hoofdpartner en de beheersautoriteit van het NWE-programma overeengekomen procedure. Nadat de betaling is geautoriseerd, zal het goedgekeurde bedrag aan EFRO-middelen door de betalingsautoriteit van het NWEprogramma, de Caisse des Dépôts et Consignations, aan de hoofdpartner worden overgemaakt. Zodra de betaling is geautoriseerd, wordt de hoofdpartner hierover geïnformeerd door het secretariaat. Tegelijkertijd doet het secretariaat de hoofdpartner een geactualiseerd uitgavenprofiel toekomen waarin deze bijvoorbeeld kan zien hoeveel EFRO-middelen er reeds zijn uitbetaald en hoeveel EFRO-middelen er nog voor de resterende looptijd van het project ter beschikking staan. Bewaken van geclaimde en geprognosticeerde uitgaven Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

13 De EFRO-budgettoekenningen op programmaniveau worden per jaar vastgesteld. Indien een tranche (of een deel daarvan) aan het eind van het tweede jaar volgend op het jaar van toekenning (N+2) nog niet is besteed, wordt deze overeenkomstig artikel 31(2) van Verordening 1260/1999 van de Raad automatisch door de Commissie 'gedecommiteerd (d.w.z. ingetrokken). Teneinde de projectuitgaven te kunnen beheren, dient het secretariaat de uitgavenoverzichten van het project zorgvuldig te bewaken en strikte controlemechanismen op te leggen. Dit is een van de redenen waarom de projecten twee keer per jaar door het indienen van verzoeken tot uitbetaling en activiteitenrapporten dienen te rapporteren over de uitgaven en de voortgang van de implementatie. Daarnaast dient de hoofdpartner in elk verzoek tot uitbetaling een raming op te nemen van de uitgaven voor de komende zes maanden. Deze raming is niet bindend voor toekomstige verzoeken tot uitbetaling maar heeft tot doel aanvullende informatie te verstrekken teneinde een realistische beoordeling te verkrijgen van het totale uitgavenprofiel m.b.t. het project. Het regelmatig indienen van uitgavenprognoses, gebaseerd op geplande uitgaven door alle partners, maakt een algemeen financieel beheer van het project mogelijk. Indien de daadwerkelijke uitgaven significant lager zijn dan de jaarlijkse uitgavenprognose, kan het secretariaat de hoofdpartner verzoeken een nieuwe uitgavenprognose ter goedkeuring voor te leggen. In sommige gevallen kan dit betekenen dat het aanvraagformulier dient te worden herzien. Aanpassingen van de budgetlijn Tijdens de projectimplementatie kan het noodzakelijk zijn de opsplitsing tussen de op het goedgekeurde aanvraagformulier budgetlijnen te wijzigen. Verhogingen van meer dan 20% voor de afzonderlijke budgetlijnen dienen goed onderbouwd aan het Secretariaat worden voorgelegd middels het formulier 'Aanpassing van de budgetlijn'. Het is niet mogelijk het totale EFRO-bedrag dat aan het project is toegewezen te verhogen. Andere budgetlijnen dienen wellicht te worden aangepast teneinde het in de toekenningsbrief toegekende bedrag niet te wijzigen. Dergelijke wijzigingen dienen schriftelijk te worden goedgekeurd door het secretariaat. Indien het secretariaat van mening is dat een aanpassing van de budgetlijn noodzakelijk is, wordt de hoofdpartner hiervan in kennis gesteld en wordt hem een budgetlijnaanpassingsformulier toegestuurd. Wij wijzen u erop dat gedurende de looptijd van het project slechts twee budgetlijnaanpassingen zijn toegestaan. Verzoeken om budgetlijnaanpassingen hoeven uitsluitend te worden ingediend indien het aanpassingen betreft van meer dan 20% vóórdat het definitieve verzoek tot uitbetaling wordt ingediend. Indien budgetlijnaanpassingen van invloed zullen zijn op het definitieve verzoek tot uitbetaling, dient samen met het definitieve verzoek tot uitbetaling een schriftelijke onderbouwing te worden ingediend. In dat geval zal het secretariaat de budgetlijnaanpassing samen met het definitieve verzoek tot uitbetaling beoordelen. Formulieren voor een gewijzigde aanvraag Veranderingen in de goedgekeurde aanvraag waardoor een formulier voor een gewijzigde aanvraag (Revised Application Form, RAF) noodzakelijk zou kunnen worden (bijvoorbeeld een wijziging in de samenstelling van het samen- Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

14 werkingsverband, actieplan of de jaarlijkse uitgavenprognose vergeleken met het goedgekeurde aanvraagformulier), moeten in een zo vroeg mogelijk stadium met het secretariaat worden besproken en zullen van geval tot geval worden beoordeeld. Indien deze veranderingen leiden tot een significante wijziging van de doelstellingen, de geest of de samenstelling van het samenwerkingsverband zoals beschreven in de goedgekeurde aanvraag, dient een gewijzigde aanvraag ter goedkeuring te worden voorgelegd. Een dergelijke goedkeuring zou kunnen resulteren in een verlaging van de totale toegekende EFRO-middelen (zie punt van de Richtsnoeren voor projectpromotors). Wij wijzen u erop dat gedurende de looptijd van het project slechts twee herziene aanvraagformulieren mogen worden ingediend. Nadat het herziene aanvraagformulier is goedgekeurd, zal het secretariaat indien noodzakelijk de hoofdpartner een gewijzigd formulier voor het verzoek tot uitbetaling doen toekomen. Subsidiepercentages Het NWE-programmagebied bestaat uit regio's van zowel doelstelling-1-gebieden als niet-doelstelling-1-gebieden. In doelstelling-1-gebieden kunnen de projecten een EFRO-subsidie ontvangen van maximaal 75%, terwijl voor de niet-doelstelling-1- gebieden geldt een maximale EFRO-subsidie van 50% geldt. Bovendien worden sommige gebieden geacht in een fase te verkeren waarin de steun in het kader van doelstelling 1 wordt afgebouwd (phasing out) en zullen zij tot 31 december 2005 of tot 31 december 2006 (zie artikel 3, 6 en 29 van Verordening 1260/1999 van de Raad) in het kader van doelstelling 1 steun blijven ontvangen. In principe wordt voor door niet-doelstelling-1-partners gedane uitgaven altijd het maximale subisidiepercentage voor niet-doelstelling-1-gebieden uitgekeerd, terwijl door doelstelling-1-partners gedane uitgaven in aanmerking komen voor het maximale subsidiepercentage voor doelstelling 1. Het is daarom belangrijk dat middelen die toegekend zijn aan partners in doelstelling-1-gebieden en in nietdoelstelling-1-gebieden gescheiden worden beheerd, aangezien het niet mogelijk is gemaakte kosten van niet-doelstelling-1-partners door te schuiven naar doelstelling- 1-partners, teneinde een maximale EFRO-bijdrage te bereiken. Uitsluitend voor fysieke investeringen die worden geïmplementeerd in doelstelling-1-gebieden door niet-doelstelling-1-partners, kan het maximale subsidiepercentage voor doelstelling 1 worden toegekend voor uitgaven gedaan in het doelstelling-1-gebied door een niet-doelstelling-1-partner. Het verzoek tot uitbetaling biedt derhalve projectpartners de mogelijkheid een exacte uitsplitsing te vermelden tussen in doelstelling-1-gebieden en niet-doelstelling-1- gebieden ten behoeve van fysieke investeringen gedane uitgaven. Het totaalbedrag aan EFRO-subsidie dat voor het project wordt uitbetaald, mag echter onder geen beding het in de toekenningsbrief genoemde bedrag overschrijden. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de maximale EFROsubsidiepercentages: Doelstelling 1 Niet-doelstelling 1 In het algemeen maximaal 75% maximaal 50% Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

15 Er is sprake van investeringen in infrastructuur die aanzienlijke netto-inkomsten opleveren (*) maximaal 40% maximaal 25% Investeringen in ondernemingen (*) maximaal 35% maximaal 15% Wisselkoersen Het verzoek tot uitbetaling dient altijd in euro te worden ingevuld (zie de Richtsnoeren voor projectpromotors, paragraaf 2.3.3). Betalingen aan hoofdpartners vinden plaats in euro en de kosten zullen door het secretariaat in euro worden bewaakt. De kwestie van de valuta voor partners van buiten de eurozone moet worden geregeld voordat het project van start gaat, aangezien alle opgaven van de hoofdpartner aan het programmasecretariaat in euro dienen te geschieden. Aanbevolen wordt deze zaak in een overeenkomst tussen de hoofdpartner en de andere partners te regelen. Er kan uit twee mogelijkheden worden gekozen: De projectpartners rekenen hun uitgaven om van hun eigen nationale muntsoort in euro en de omgerekende bedragen worden vervolgens door de hoofdpartner gehanteerd bij het invullen van de formulieren voor het indienen van een verzoek tot uitbetaling. De afzonderlijke partners hebben twee mogelijkheden om hun uitgaven in euro om te rekenen. Zij kunnen: a) de gemiddelde maandelijkse wisselkoers hanteren zoals opgegeven door de Commissie, vanaf de maand waarin de factuur werd betaald, of de maand waarin de factuur bij de hoofdpartner werd ingediend; b) de marktwisselkoers hanteren van de dag waarop de factuur werd betaald. De projectpartners geven hun bedragen door aan de hoofdpartner in hun eigen nationale muntsoort en de hoofdpartner rekent deze bedragen in euro om, teneinde ze vervolgens in te vullen op de formulieren voor het indienen van een verzoek tot uitbetaling. In dit geval moet de hoofdpartner de gemiddelde maandelijkse wisselkoers hanteren zoals verstrekt door de Commissie, voor de maand waarin het verzoek tot uitbetaling bij het secretariaat werd ingediend. De gemiddelde maandelijkse wisselkoers zoals verstrekt door de Commissie voor de omrekening van pond sterling in euro, is beschikbaar op: e&currency=72&searchfield=&period=2003-7&delim=,&language=en. De hoofdpartner dient het Secretariaat in het begeleidende schrijven bij het eerste verzoek tot uitbetaling te laten weten voor welke mogelijkheid hij kiest. Deze optie wordt gehanteerd voor de gehele duur van het project. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

16 Invullen van het verzoek tot uitbetaling Het formulier voor het verzoek tot uitbetaling bestaat uit vijf verschillende bladen: A. Algemene projectgegevens B. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per partner C. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per investering D. Verklaring en handtekening E. Prognose met betrekking tot de uitgaven voor de komende 6 maanden Blad A, Algemene projectgegevens, bevat belangrijke informatie over het project, met inbegrip van de naam van de hoofdpartner en de start- en einddatum van het project. Het merendeel van deze gegevens is reeds ingevuld door het secretariaat op basis van de informatie op het aanvraagformulier. Blad B, Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per partner, geeft per partner de voor de rapportageperiode geclaimde uitgaven. De hoofdpartner gebruikt dit blad om EFRO-middelen te claimen voor subsidiabele uitgaven die zijn gedaan door de afzonderlijke projectpartners. Blad C, Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per investering, wordt gebruikt door projecten die uitgaven hebben gedaan voor investeringen zoals voorzien in het goedgekeurde aanvraagformulier. Uitgaven voor subsidiabele investeringen dienen te worden geclaimd voor elke investering zoals vermeld in bijlage VII Gespecificeerd investeringsblad van het goedgekeurde aanvraagformulier. De juistheid van de door de hoofdpartner vermelde informatie dient te worden gegarandeerd door de hoofdpartner en de accountant op Blad D, Verklaring en handtekening. Op blad E, Prognose met betrekking tot de uitgaven voor de komende 6 maanden, dient de hoofdpartner een raming te geven van de in het volgende verzoek tot uitbetaling te claimen projectuitgaven en EFRO-middelen. Indien de in het verzoek tot uitbetaling vermelde informatie onjuist of inconsistent is of het formulier niet correct ondertekend en gedateerd is, kan het verzoek tot uitbetaling niet door het secretariaat in behandeling worden genomen en zal het overmaken van EFRO-middelen vertraging oplopen. Het is daarom belangrijk dat het formulier op de juiste wijze wordt ingevuld! Teneinde het formulier voor het verzoek tot uitbetaling op correcte wijze in te vullen, dient de hoofdpartner de onderstaande aanwijzingen voor elk blad van het verzoek tot uitbetaling zorgvuldig op te volgen en de projectauditrichtlijnen m.b.t. de subsidiabiliteit van de uitgaven te raadplegen. A. Algemene projectgegevens De onderstaande informatie wordt ingevuld door het secretariaat in overeenstemming met de informatie op het goedgekeurde aanvraagformulier: Projectnummer Projecttitel Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

17 Naam van de hoofdpartner Land van de hoofdpartner Start- en einddatum van het project Datum van ondertekening van de toekenningsbrief Richtpercentage voor de EFRO-subsidie Bedrag aan EFRO-middelen toegekend in de toekenningsbrief Bedrag aan co-financiering Totale projectbudget INTERREG IIIB NWE Indien deze informatie onjuist is, dient de hoofdpartner onmiddellijk het secretariaat te informeren. De volgende informatie wordt automatisch berekend: Overzicht van de totale gecontroleerde subsidiabele kosten Totale aangevraagde EFRO-subsidie De volgende velden dienen door de hoofdpartner te worden ingevuld: Nummer van formulier voor verzoek tot uitbetaling Het nummer van het ingediende verzoek tot uitbetaling dient te worden ingevuld. Het eerste verzoek tot uitbetaling door het project krijgt nummer 1 (meestal het verzoek tot uitbetaling van de voorbereidingskosten). Datum van indiening De datum van indiening is de datum waarop het verzoek tot uitbetaling door de hoofdpartner aan het secretariaat wordt toegezonden. Referentiedatum Er dient één van de genoemde opties te worden geselecteerd. Vul de maand (30 juni of 31 december) en het jaar in waarin het verzoek tot uitbetaling is ingediend. Indien het verzoek tot uitbetaling van voorbereidingskosten betreft, dient de desbetreffende optie te worden geselecteerd. Bankgegevens voor het overmaken van EFRO-middelen De gegevens van de bankrekening waarop de EFRO-middelen zullen worden overgemaakt, dienen te worden ingevuld. Alle gevraagde informatie dient te worden verstrekt, aangezien dit door de betalingsautoriteit van het programma als voorwaarde wordt gesteld teneinde de overboeking van EFRO-middelen aan het project te doen plaatsvinden. De verstrekte bankgegevens dienen overeen te komen met de gegevens op het goedgekeurde aanvraagformulier. Indien de bankgegevens zijn gewijzigd, dient dit schriftelijk te worden gemeld bij het secretariaat middels een brief ondertekend door degene die ook het aanvraagformulier heeft ondertekend, of door de persoon die nu dezelfde functie bekleedt binnen de organisatie van de hoofdpartner. B. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per partner Dit blad geeft de geclaimde subsidiabele uitgaven per budgetlijn en per partner weer. De per partner aangevraagde EFRO-subsidie wordt automatisch berekend door de Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

18 subsidiabele uitgaven voor elke partner te vermenigvuldigen met het desbetreffende subsidiepercentage. De volgende velden dienen door de hoofdpartner te worden ingevuld: Naam van elke partner De nummering van de partners dient gelijk te zijn aan die op het goedgekeurde aanvraagformulier (zie paragraaf 5.2 van het goedgekeurde aanvraagformulier voor de partnernummers). Gecontroleerde subsidiabele uitgaven per partner per budgetlijn (exclusief investeringen) Dit is het totaal aan subsidiabele uitgaven per budgetlijn, gecontroleerd door een gekwalificeerd en erkend accountant, zoals gedaan per afzonderlijke partner gedurende de rapportageperiode. Uitgaven voor investeringen worden automatisch per partner berekend op basis van de informatie zoals vermeld op blad C. Zie tevens de projectauditrichtlijnen voor meer informatie inzake de subsidiabiliteit van uitgaven. Indien er sprake is van een verschil tussen de EFRO-subsidiepercentages per partner in het verzoek tot uitbetaling zoals verzonden door het secretariaat en de percentages zoals vermeld in het goedgekeurde aanvraagformulier, dient het secretariaat hier onmiddellijk van in kennis te worden gesteld. De totale hoeveelheid door het project geclaimde EFRO-middelen wordt automatisch berekend en weergegeven in de overzichtstabel op blad A. C. Subsidiabele uitgaven en aangevraagde EFRO-subsidie per investering Subsidiabele uitgaven geclaimd voor elk van de investeringen zoals vermeld in bijlage VII van het goedgekeurde aanvraagformulier dienen te worden ingevuld op blad C. Voor elk van de investeringen dient de volgende informatie te worden ingevuld: Omschrijving Exacte locatie Type investering Selecteer een van de drie opties: investering die netto-inkomsten oplevert; investering in bedrijven; andere investering. Partnernummer Zie deel 5.2 van het goedgekeurde aanvraagformulier voor de partnernummers. Partnernaam Selecteer de naam van de voor de investering verantwoordelijke partner zoals vermeld in het goedgekeurde aanvraagformulier. Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

19 De in deze velden ingevulde informatie dient exact overeen te komen met de informatie op het goedgekeurde aanvraagformulier. Indien er gedurende de projectimplementatie wijzigingen plaatsvinden in de beschrijving, de locatie of de voor de investering verantwoordelijke partner, dient de hoofdpartner onmiddellijk het secretariaat te informeren. Dit is met name zeer belangrijk voor fysieke investeringen, aangezien de locatie van de investeringen bepalend is voor het subsidiepercentage van de investering en niet de locatie van de partner. Subsidiabele uitgaven per budgetlijn per investering Deze uitgaven dienen te worden vermeld al naar gelang de uitgaven zijn gedaan in een doelstelling-1-gebied of een niet-doelstelling-1-gebied, en hebben betrekking op het bedrag aan subsidiabele uitgaven, gecontroleerd door een gekwalificeerd en erkend accountant, zoals gedaan per investering gedurende de rapportageperiode. Zie de projectauditrichtlijnen voor meer informatie over de subsidiabiliteit van uitgaven. Vrij in te vullen budgetlijnen (Free Lines) Indien gebruikt in het goedgekeurde aanvraagformulier, dienen deze exact overeen te komen met elke afzonderlijke investering. De per budgetlijn aangevraagde EFRO-subsidie wordt automatisch per investering berekend. D. Verklaring en handtekening De volgende informatie dient door de hoofdpartner te worden verstrekt: Contactgegevens van de voor het opstellen van het verzoek tot uitbetaling verantwoordelijke persoon Hier dienen de naam en het adres van de voor het opstellen van het verzoek tot uitbetaling verantwoordelijke persoon te worden ingevuld. Ingeval van vragen met betrekking tot het verzoek tot uitbetaling, wordt deze persoon gecontacteerd door het secretariaat. In principe dient dit de financieel manager van het project te zijn als vermeld in het goedgekeurde aanvraagformulier. Datum en ondertekening door de hoofdpartner Hier dienen op duidelijke wijze de naam en de functie te worden vermeld van de persoon die het verzoek tot uitbetaling namens de hoofdpartner heeft ondertekend. Idealiter dient dit de persoon te zijn die de toekenningsbrief heeft medeondertekend. Indien het rapport door een andere persoon wordt ondertekend, dient deze persoon gemachtigd te zijn verplichtingen aan te gaan en te handelen namens de organisatie van de hoofdpartner. Het verzoek tot uitbetaling dat bij het secretariaat wordt ingediend, dient de originele handtekening van de hoofdpartner te bevatten. Indien dit deel niet correct is ondertekend, zal het verzoek tot uitbetaling niet worden beoordeeld door het secretariaat en zal de betaling aan de hoofdpartner worden vertraagd. Hier dienen op duidelijke wijze de naam en de functie te worden vermeld van de persoon die namens de hoofdpartner heeft ondertekend. Tevens dient de datum van ondertekening te worden vermeld. Accountantsverklaring Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November

20 Het verzoek tot uitbetaling dat bij het Secretariaat wordt ingediend, dient de originele handtekening van de accountant te bevatten. Indien aangehecht, dient het eindaccountantsrapport door de accountant te worden ondertekend. Hier dienen op duidelijke wijze de naam en de functie van de accountant te worden vermeld. Tevens dient de datum van ondertekening te worden vermeld. E. Prognose met betrekking tot de uitgaven voor de komende 6 maanden Voor elke budgetlijn dient een raming te worden gemaakt van de in het volgende verzoek tot uitbetaling te claimen projectuitgaven en aan te vragen EFRO-middelen. Deze raming zal variëren naar rato van de uitsplitsing van de uitgaven zoals voorzien voor doelstelling-1- en niet-doelstelling-1-gebieden en -partners. Eventuele aanvullende informatie met betrekking tot de prognose, met name wanneer de werkelijke en geraamde uitgaven afwijken van de op het goedgekeurde aanvraagformulier vermelde jaarlijkse uitgavenprognose, dient in het commentaarveld te worden ingevuld. Invullen van de uitgavencontrolebladen Op grond van een verzoek van de Franse autoriteit die verantwoordelijk is voor het auditen van het NWE-programma, dienen partners bij het indienen van een formulier voor het verzoek tot uitbetaling gespecificeerde lijsten te verstrekken met daarop de gegevens van alle in het verzoek opgenomen facturen. Voor deze lijsten kan ofwel gebruik worden gemaakt van een door het secretariaat ter beschikking gesteld sjabloon (uitgavencontrolebladen) of van een vergelijkbaar door de partners zelf ontwikkeld format. Onafhankelijk van het format dat wordt gekozen, dient alle vereiste informatie te worden verstrekt en dient duidelijk te worden aangegeven hoe de totalen van de partners per budgetlijn in het verzoek tot uitbetaling tot stand zijn gekomen. De twee ter beschikking gestelde sjablonen voor de uitgavencontrolebladen verschillen enigszins van elkaar. De ene sjabloon dient uitsluitend te worden gebruikt voor de budgetlijn Personeel van de partner en de andere sjabloon voor alle overige budgetlijnen, met uitzondering van personeel van de partner. Budgetlijn Personeel van de partner De volgende velden dienen door de hoofdpartner/partner te worden ingevuld: Nummer verzoek tot uitbetaling / Referentiedatum / Projectnummer en -titel Deze informatie dient overeen te komen met de informatie op het voorblad van het bijgevoegde verzoek tot uitbetaling. Partnernaam en -land Voor elke partner en voor elke budgetlijn dient een uitgavencontroleblad te worden ingevuld. Daarbij dienen de volledige naam en het land van de partner zoals deze is vermeld op het goedgekeurde aanvraagformulier te worden ingevuld. Volgnummer Handleiding activiteitenrapport en verzoek tot uitbetaling November