Weekplanning stage Stad Gent

Transcriptie

1 Weekplanning stage Stad Gent Week 1: 31 maart - 4 april Mijn eerste stagedag vond ik heel spannend en ik was dan ook super zenuwachtig. Maar dat was voor niets nodig! Bij het binnenkomen op de Dienst Communicatie heeft Els, mijn stagebegeleider, mij rondgeleid in het gebouw en mij voorgesteld aan alle medewerkers van de Dienst Communicatie en aan de collega s van mijn afdeling (Interne Communicatie). Die dag heeft Els mij ook praktische informatie gegeven over bijvoorbeeld mijn uurregeling, de taken, Daarnaast heeft ze mij leesvoer meegegeven om de Stad Gent en zijn verschillende departementen en diensten beter te leren kennen. Maar ook vooral om de werking van de Dienst Communicatie en mijn afdeling onder de loep te nemen. Mijn vaste taken zijn zeer uiteenlopend. Ten eerste moet ik elke dag de redactie en publicatie doen van de nieuwsberichten die op intranet verschijnen. Daarnaast moet ik elke vrijdag de mailing Nieuw op Intranet opstellen. Deze mailing wordt elke vrijdag verstuurd naar alle medewerkers van Stad Gent. Verder krijg ik ook de kans om mee te helpen bij het opstellen van het onlangs vernieuwde personeelsmagazine gent&co. Bovendien heb ik nog enkele andere opdrachten gekregen van Els: - Een onthaalbrochure maken voor nieuwe medewerkers van de Dienst Communicatie. - De procedure van de lunchgesprekken en het intern communicatiehandboek actualiseren. - Een handleiding opstellen voor het intern communicatiekanaal Yammer Naast mijn vaste taken en opdrachten mag ik tal van vergaderingen, overlegmomenten en projecten bijwonen om de verschillende afdelingen binnen de Dienst Communicatie en hun werking beter te leren kennen. Deze week heb ik er enkele mogen bijwonen: - Maandag 31 maart: Vergadering over de nieuwe editie van het personeelsmagazine gent&co - Dinsdag 1 april: Vergadering in ICC Gent over Meet Your Buyers (Conferentie over duurzame aankopen van overheden) - Donderdag 3 april: - Teamoverleg met mijn afdeling - Vergadering over project KUS - de circulaires (Nieuw systeem ontwikkelen voor circulaires: formele richtlijnen en afspraken via intranet). - Vergadering over project Medewerkers zonder PC. De sfeer op mijn afdeling en de Dienst Communicatie is zeer leuk en ook behoorlijk los. Al de medewerkers zijn vriendelijk en behulpzaam. Als ik iets niet weet, helpen ze mij onmiddellijk.

2 Week 2: 7 april - 11 april Tijdens de paasvakantie is het heel rustig op de Dienst Communicatie. Veel collega s nemen verlof om bij hun kinderen te zijn. Maar daarom is de sfeer zeker niet minder goed! Op de dienst heerst er steeds een ontspannen sfeer. Iedereen slaat af en toe een babbeltje en er wordt zo nu en dan wel eens luidop gelachen. De collega s helpen mij waar ze kunnen en zien mij als een volwaardig lid van hun team. Aangezien het paasvakantie is, komen er niet zo veel nieuwsberichten binnen die ik moet publiceren. Dus ik kan voortdurend doorwerken aan de onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers die ik moet maken. Ik heb nu al een deel van de nodige informatie verzameld die in de brochure zou moeten verschijnen. Daarnaast heb ik maandag kennisgemaakt met het afdelingshoofd van de afdeling Advies en Planning. Zij heeft mij uitgelegd wat die afdeling precies doet. Donderdag heb ik, samen met Els, een vergadering mogen bijwonen bij Digipolis. Stad Gent doet een beroep op Digipolis voor hun ICT - diensten. Ze ontwikkelen software, implementeren hardware, netwerken en telefonieinfrastructuur. Daarnaast begeleiden ze Stad Gent bij het realiseren van ICT-projecten. Stad Gent wil een nieuw intranet voor alle medewerkers van de stad en werkt daarvoor samen met Digipolis. Het overleg ging niet echt vooruit en duurde daardoor drie uur. Maar het was wel een interessante en leerrijke bijeenkomst. Verder stel ik ook elke vrijdag de mailing Nieuw op intranet op en stuur die dan naar alle medewerkers van de Stad Gent. Ook deze week mocht ik de mailing opstellen, deze keer met minder hulp van mijn collega s. Maar die moest natuurlijk eerst nog gecontroleerd worden vooraleer ze opgestuurd werd. De mailing zag er goed uit dus mocht ik ze versturen. Dat is altijd een spannend moment omdat je iets verstuurt naar álle medewerkers van de Stad Gent.

3 Week 3: 14 april - 18 april Net zoals vorige week is het heel rustig op de Dienst Communicatie. Meer dan de helft van de medewerkers is er niet dus is het hier erg stil. Daardoor heb ik deze week maar één nieuwsberichtje gepubliceerd. Ik heb vooral tekstjes geschreven voor de onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers. Dinsdagvoormiddag had ik een overleg in het gebouw van het departement Facility Management. Het overleg ging over de ontwikkeling van een nieuwe strategie voor de communicatie binnen FM. De externe en interne communicatie, crisis - en klantencommunicatie en projectcommunicatie verloopt daar niet altijd even vlot. Daarnaast had ik diezelfde dag een meeting over het project om een nieuws systeem te ontwikkelen voor de circulaires. Het was de tweede keer dat ik bij de meeting over de circulaires aanwezig was en vond het opnieuw heel interessant! Woensdag heb ik samengezeten met Sofie (een collega van de afdeling Interne Communicatie) en Bo (een stagiaire bij de dienst FM - Ondersteuning) om het verslag en een actiematrix op te stellen van het overleg over de nieuwe strategie van FM. Verder heb ik die dag voortdurend aan de onthaalbrochure gewerkt. Donderdagvoormiddag was er opnieuw een overleg over het project van de circulaires. Dat project gaat heel goed vooruit! Daarnaast heb ik donderdag voor het eerst een T - circulaire mogen opstellen. Circulaires zijn concrete formele richtlijnen en mededelingen voor de stadsdiensten. Er zijn V en T - circulaires. V - circulaires zijn duurzame richtlijnen die voor langere tijd van kracht blijven. T - circulaires zijn tijdelijke mededelingen of aanpassingen in een V - circulaire. Ik heb een wijziging in V - circulaire over Tanken met een officiële tankkaart mogen overmaken in een T - circulaire. Vanaf het moment dat de circulaire is goedgekeurd, moet ik ervoor zorgen dat ze wordt ondertekend door de stadssecretaris en de burgemeester. Erna wordt de circulaire op het intranet geplaatst. Vrijdag heb ik opnieuw de mailing Nieuw op intranet opgesteld en verstuurd. Dat ging redelijk snel aangezien er bijna geen nieuwsberichten op intranet verschenen zijn. Daarnaast heb ik opnieuw aan de onthaalbrochure gewerkt.

4 Week 4: 21 april - 25 april Als ik binnenkwam op de dienst, merkte ik onmiddellijk het verschil met de vorige twee weken. De paasvakantie is gedaan dus iedereen is terug aan het werk. Deze week zijn er wel 2 collega s van mijn afdeling op vakantie zijn dus zijn we maar met vier. Aangezien de paasvakantie gedaan is, is het opnieuw wat drukker op de Dienst Communicatie. Ik heb deze week heel wat nieuwsberichten mogen schrijven en publiceren op het intranet. De sfeer op de dienst en mijn afdeling zit nog altijd goed. Het is heel tof om te werken op de Dienst Communicatie! Mijn eerste dag van de week begon eigenlijk niet zo goed. Het wifi - netwerk van de Stad Gent werkte niet. Geen enkele medewerker van de Stad Gent had tussen 8u. en 10u.30 internet. Omdat er dus geen wifi was, kon ik niet veel doen en heeft een collega mij een ander werkje gegeven. Bij elke uitgave van het personeelsmagazine gent&co, krijgt de afdeling Interne Communicatie een cd-rom met al de foto s van die editie. Maar op die cd-rom staan álle foto s die gemaakt zijn voor die editie. Ik moest de juiste foto s zoeken die je in het personeelsmagazine kon terugvinden en opslaan op de computer. Om 10u.30 was de wifi terug dus heb ik verder gewerkt aan de onthaalbrochure. Donderdagvoormiddag heb ik opnieuw gewerkt aan de onthaalbrochure. Donderdagnamiddag had ik samen met mijn stagementor een overleg in Digipolis over het nieuwe intranet. Op het overleg hebben we verder gewerkt aan de PowerPointpresentatie voor de stuurgroep. Op 6 mei moeten Stad Gent, OCMW Gent, Digipolis en Delaware Consulting de stand van zaken van het nieuwe intranet voorleggen aan de stuurgroep. De stuurgroep moet dan zaken goed - of afkeuren. Els heeft mij gevraagd om de lay-out van de presentatie te doen. Vrijdag heb ik opnieuw de mailing nieuw op intranet opgesteld en doorgestuurd naar alle medewerkers van de stad. In de namiddag heb ik gewerkt aan de lay-out van de PowerPointpresentatie voor de voorstelling van het project over het nieuwe intranet. De presentatie moet ten laatste volgende week woensdag 30 april doorgestuurd worden.

5 Week 5: 28 april - 2 mei Deze week is een korte werkweek aangezien donderdag een feestdag is en vrijdag een brugdag. Geen enkele medewerker van de Dienst Communicatie moet donderdag en vrijdag werken. Ons team is wel volledig deze week. Sinds maandag is er zelfs een nieuwe collega bij de Afdeling Interne Communicatie. Joke is van de mobiele ploeg en zal 6 maanden op de afdeling werken. Ze wordt aan het team toegevoegd om de communicatie te ondersteunen van het veranderingstraject GentPlus : het nieuwe organisatiemodel voor de Stad Gent en OCMW Gent. Door dat veranderingstraject heerst er af en toe wel eens wat chaos en drukte op de Dienst Communicatie. De lay-out van de PowerPointpresentatie voor het nieuwe intranet nam meer tijd in beslag dan ik had gedacht. Maandag heb ik er de hele dag aan gewerkt maar ze was nog niet helemaal klaar. Elke dinsdag is er om 10u. het wekelijks teamoverleg. Deze week heeft het teamoverleg niet kunnen plaatsvinden omdat het afdelingshoofd (mijn stagementor) niet aanwezig kon zijn. Om 11u.30 was er een toelichting over de nieuwe huisstijl van de Stad Gent waarbij de volledige Dienst Communicatie aanwezig was. Stad Gent heeft haar huisstijl helemaal aangepast en daarbij is het het nieuwe logo van de Stad Gent heel belangrijk. Daarnaast heb ik de presentatie voor het nieuwe intranet afgewerkt en heb ik enkele nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd op het intranet. Verder heb ik ook een nieuwe circulaire moeten nalezen op taal - en spelfouten en op leesbaarheid. Aangezien vrijdag een brugdag is, heb ik woensdag de mailing nieuw op intranet moeten opstellen en versturen naar alle medewerkers van de Stad Gent. Er zijn niet zo veel nieuwsberichten, circulaires en vacatures verschenen, maar de mailing moest toch opgesteld worden. Daarnaast heb ik die dag de PowerPointpresentatie voor het nieuwe intranet nog wat aangepast, verder gewerkt aan de onthaalbrochure voor nieuwe medewerkers en een aantal nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd op het intranet.

6 Week 6: 5 mei - 9 mei De eerste werkdag van de week was het behoorlijk druk op de Dienst Communicatie. Bijna iedereen van de dienst was aanwezig. Dat is iets wat niet veel voorkomt. Vanaf donderdag is mijn collega Jan voor 3 weken in verlof dus we zijn met iemand minder. Dinsdagvoormiddag was er opnieuw het wekelijks teamoverleg maar tegelijkertijd was het ook een themateam over de stadsbrede en interne nieuwsbrieven. Daarnaast was er dinsdag om 16 uur een infovergadering in het stadhuis over het nieuwe organisatiemodel voor Stad Gent en OCMW Gent. Mijn stagementor zei dat je zo n infovergadering wel eens moet meemaken en het was inderdaad interessant om het eens bij te wonen. Daarnaast heb ik die dag mijn dagelijkse taken gedaan. Woensdag heb ik de hele dag gewerkt aan de onthaalbrochure en nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd op het intranet. Donderdag heb ik vooral nieuwsberichten moeten schrijven om op andere dagen te publiceren. Er is bijvoorbeeld een teamdag van het Departement Onderwijs en Opvoeding op dinsdag 13 mei. Dat berichtje moet dus pas op maandag 12 mei verschijnen maar de redactie kan wel al op voorhand gebeuren. Daarnaast heb ik verder gewerkt aan de onthaalbrochure. Zoals elke vrijdag heb ik de mailing nieuw op intranet opgesteld en verstuurd naar alle medewerkers van de stad. Verder heb ik een verslagje geschreven over het themateam van dinsdag, gewerkt aan de onthaalbrochure en enkele nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd. Ik kan tot nu toe zeker zeggen dat het een heel leuke en leerrijke stage is met super toffe collega s!

7 Week 7: 12 mei - 16 mei Deze week was het heel rustig en stil op de Dienst Communicatie. Maar als het zo rustig is, kan ik goed doorwerken. Donderdag had de Afdeling Creatie een volledige dag opleiding dus waren er nog minder mensen op de dienst. Dinsdagvoormiddag was er opnieuw het wekelijks teamoverleg. Deze keer moest ik notities nemen en erna het verslag schrijven. Na het teamoverleg heb ik onmiddellijk het verslag geschreven en doorgestuurd naar mijn stagementor. Ze had mij ook de opdracht gegeven om de nieuwsberichten op het intranet van de laatste 3 weken op te lijsten. De laatste tijd verschijnen er heel wat nieuwsberichten op het intranet en Els zou die graag wat inperken. Verder heb ik die dag aan de onthaalbrochure gewerkt en enkele nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd. Eigenlijk neemt de brochure toch meer tijd in beslag dan ik had gedacht. Woensdagmiddag had ik een overleg met mijn stagementor. Ze had nog niet veel tijd voor mij kunnen vrijmaken maar ze wou toch eens kijken hoe het tot nu toe al gaat met mijn stage en wat ik ervan vind. Het was een heel interessant en leuk gesprek. Ze zei dat ik tot nu toe al goed werk heb geleverd. Daarnaast heb ik gewerkt aan de onthaalbrochure maar heb ik ook enkele nieuwsberichten gepubliceerd. Donderdagochtend had ik opnieuw een vergadering over het nieuwe systeem voor de circulaires. De meeting heeft niet heel lang geduurd omdat sommige personen al vroeger weg moesten. In de namiddag had ik een gesprek mijn stagebegeleider van school. Dat gesprek verliep ook heel goed, er waren eigenlijk geen problemen. Ernaast heb ik ook nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd en ben ik bezig geweest met de onthaalbrochure. Vrijdag heb ik zoals elke week de mailing nieuw op intranet opgesteld en doorgestuurd naar alle medewerkers van de Stad Gent. Daarnaast heb ik verder gewerkt aan de onthaalbrochure.

8 Week 8: 19 mei - 23 mei Elke keer opnieuw start ik mijn werkweek op de Dienst Communicatie met een goed gevoel. Ook deze week was dat het geval. Het is echt leuk om op deze dienst te werken. Er is veel variatie, leuke collega s, goede sfeer, Een stage om nooit te vergeten! Dinsdagvoormiddag is er steeds het teamoverleg maar deze week is het niet doorgegaan omdat er geen punten op de agenda stonden. Er was wel een bespreking over het nieuwe organisatiemodel voor de Dienst Communicatie. Door het nieuwe organisatiemodel van de Stad Gent en OCMW Gent zal ook de Dienst Communicatie een beetje veranderen. In de namiddag heb ik de teksten van het juninummer van het personeelsmagazine Gent&co nagelezen en verbeterd. Dat vond ik wel een leuke taak. Die dag heb ik ook gewerkt aan de onthaalbrochure. Woensdag was een rustige dag en heb ik de hele dag aan de onthaalbrochure kunnen werken. Daarnaast heb ik ook nieuwsberichten geschreven en gepubliceerd. Donderdagvoormiddag had ik een gesprek met Liesbet Van Loo in verband met mijn eindproject. Zij is de Contactpersoon Communicatie van de Groendienst. Ik heb haar enkele vragen gesteld over de communicatie naar medewerkers zonder pc op de Groendienst. Het was een heel interessant gesprek en ik ben veel te weten gekomen. Daarnaast ben ik die dag begonnen aan de lay-out van de onthaalbrochure en heb ik wat informatie over de Dienst Communicatie opgezocht voor mijn stageverslag. Vrijdag heb ik zoals elke week de mailing nieuw op intranet opgesteld en verstuurd naar alle medewerkers van de Stad Gent. Verder heb ik gewerkt aan de onthaalbrochure, een nieuwsbericht geschreven en gepubliceerd en de nieuwsberichten van deze week opgelijst. Volgende week is een stagevrije week, dus moet ik niet aanwezig zijn op mijn stage.

9 Week 9: 26 mei - 30 mei Deze week was een stagevrije week.

10 Week 10: 2 juni - 6 juni Het was toch wennen om na een week terug te beginnen. Mijn week begon eigenlijk niet zo goed. Mijn laptop ligt altijd op dezelfde plaats maar dinsdagochtend lag die daar niet. Ik heb overal gezocht, maar mijn laptop was nergens te vinden. Uiteindelijk is hij om 15 uur boven water gekomen. Een interim die vorige week gestart is, had mijn laptop meegenomen omdat die van haar nog niet was geleverd. Maar er was ook goed nieuws, na 3 weken is onze collega, Jan, terug van vakantie. Dinsdag ben ik gestart met het lezen van mijn mails. Aangezien ik er vorige week niet was (stagevrije week), had ik heel wat ongelezen mails. Dinsdagvoormiddag is er zoals elke week het teamoverleg. Deze week was het een themateam/brainstorm over de nieuwe nieuwsbrief. Ik heb opnieuw het verslag gemaakt van het overleg. Daarnaast waren er die dag enorm veel nieuwsberichten om te schrijven en te publiceren. Daar ben ik bijna de hele namiddag mee bezig geweest. Woensdag waren er opnieuw heel wat nieuwsberichten om te publiceren. Dat heeft opnieuw heel wat tijd in beslag genomen. Verder heb ik die dag gewerkt aan de onthaalbrochure. In vergelijking met dinsdag en woensdag waren er donderdag bijna geen nieuwsberichten om te publiceren. Ik heb nog wat informatie opgezocht voor mijn stageverslag en verder gewerkt aan de onthaalbrochure. Vrijdag heb ik zoals elke week de mailing nieuw op intranet opgesteld en verstuurd naar alle medewerkers van de Stad Gent. Die dag was het heel rustig op de dienst. Van mijn afdeling waren enkel Joke, Jan en ik aanwezig. De andere collega s werkten thuis. Vrijdagmiddag heb ik enkele teksten van de onthaalbrochure nagelezen en herschreven.

11 Week 11: 9 juni - 13 juni Deze week was een heel rustige week. Ik moest dan ook maar 2 dagen aanwezig zijn op de dienst. Dinsdag had ik met de Dienst Communicatie een teamdag. We spraken af aan de Voormuide om 9u30 om van daaruit een gegidste wandeling te maken door de Muide. Het thema van de wandeling was 50 jaar migratie - zeelieden aan wal. Om 11u30 gingen we naar De Centrale om daar iets te eten. De Centrale is een intercultureel centrum gelegen in de multiculturele wijk Sluizeken - Tolhuis - Ham. Om 14u werden we verwacht in de papierfabriek Stora Enso. Daar kregen we informatie over het bedrijf en een rondleiding in de fabriek. Het was een heel leuke dag. Ik heb nu ook andere collega s beter leren kennen. Woensdag waren er onmiddellijk 3 nieuwsberichten om te publiceren aangezien er maandag en dinsdag niemand aanwezig was op de dienst. Verder die dag waren er geen nieuwsberichten meer dus heb ik verder gewerkt aan de onthaalbrochure. Donderdag waren er maar 2 nieuwsberichtjes om te publiceren. Daarnaast heb ik aan de lay-out van de onthaalbrochure gewerkt. Vrijdag was mijn vrije dag aangezien ik mijn eindproject moest indienen.