HANDLEIDING. Documentversie 2.0 herziening n.a.v. Release 2 en 3 december

Transcriptie

1 HANDLEIDING Documentversie 2.0 herziening n.a.v. Release 2 en 3 december

2 INHOUDSOPGAVE 1 Introductie Situering Technologie Algemene structuur van de toepassing Specifieke opzet voor de Vlaamse overheid Verdere ondersteuning 9 2 Rollen, rechten en gebruikersbeheer Rollen Rechten Gebruikersbeheer 11 3 Inloggen en afmelden Inloggen Afmelden Je profiel beheren 14 4 Praktische tips bij gebruik van TRAJECT De PLAY-knop Tabbladen verbergen, terug oproepen en verplaatsen Standaardtabbladen die we binnen de VO niet gebruiken Filteren Weergave wijzigen Sorteren Kolommen verwijderen/toevoegen in een tabblad Horizontaal scrollen Wijzigen van velden Individueel wijzigen van velden Bulk update van velden Algemene tips Filters worden onthouden Gebruik van Back -knop en Refresh -knop in de browser Opslaan Meldingen verbergen als ze niet meer van toepassing zijn Via mouse-over zie je altijd de volledige tekst 23 5 Informatie raadplegen Informatie op het startscherm Tabblad Mijn To Do Tabblad Mijn entiteit Tabblad Brillen 27 6 Een project activeren Status rapporteren Algemeen Periodiciteit Jaarevaluatie Statuskleur Duiding Doelstelling status Project status 33 pagina 2 van 16 Handleiding_Traject

3 7.4 Mijlpaal status Proces status Programma status 35 8 Objecten beheren Mijn doelstellingen beheren Tabblad Mijn doelstellingen Detailpagina van een doelstelling Mijn projecten beheren Tabblad Mijn projecten Detailpagina van een project Mijlpalen binnen een project beheren Tabblad Mijn Mijlpalen Rubriek Mijlpaal Detailpagina van een mijlpaal Mijn Processen beheren Tabblad Mijn processen Detailpagina van een proces Mijn indicatoren beheren Tabblad Mijn indicatoren Detailpagina van een indicator Meetwaarden voor een indicator invullen Mijn programma s beheren Tabblad Mijn Programma s Detailpagina van een programma 63 9 Rapporten maken Voorgedefinieerde rapporten in huisstijl VO Rapporten van bestaande lijsten in de toepassing Specifieke rapporten op basis van smartlists Nieuwe objecten aanmaken/verwijderen Algemene tips voor opladen via oplaadbestand Aanmaken van een nieuwe bril Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Een bril inactiveren/verwijderen Aanmaken van een nieuwe doelstelling Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Een doelstelling inactiveren/verwijderen Aanmaken van een nieuw project Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Een project inactiveren/verwijderen Aanmaken van een nieuwe mijlpaal binnen een project Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Een mijlpaal inactiveren/verwijderen Aanmaken van een nieuw programma Rechtstreekse invoer Een programma inactiveren/verwijderen Aanmaken van een nieuwe indicator Handleiding_Traject pagina 3 van 101

4 Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Een indicator inactiveren/verwijderen Aanmaken/verwijderen van koppelingen tussen objecten Koppelen van een project/proces/programma aan een doelstelling Rechtstreekse invoer Via oplaadbestand Projecten/Processen/Programma s die aan een doelstelling hangen terug losmaken Koppelen van een indicator aan een doelstelling, project of proces Indicatoren die aan een doelstelling, project of proces hangen terug losmaken Koppelen van een project aan een programma Een project loskoppelen van een programma Koppelen van doelstellingen binnen een bril Rechtstreekse invoer Via een oplaadbestand Bepalen welke projecten/processen/programma s zichtbaar zijn binnen de koppeling Doelstellingen binnen een bril koppelen op basis van een bestaande bril 93 (kopie-functie): exacte kopie Doelstellingen die binnen een bril hangen terug losmaken Beheer van niet actieve medewerkers en organisaties Beheer Niet Actieve Organisaties Alle items of alle items van een specifieke rubriek toewijzen aan een andere organisatie Items 1 voor 1 toewijzen aan een andere organisatie Beheer niet actieve medewerkers Alle items of alle items van een specifieke rubriek toewijzen aan een andere medewerker Items 1 voor 1 toewijzen aan een andere medewerker Overzicht vernieuwen nadat alles is toegewezen Toegang externe gebruikers Kernbegrippen pagina 4 van 16 Handleiding_Traject

5 1 INTRODUCTIE 1.1 SITUERING Op 10 oktober 2013 keurde het toenmalige College van ambtenaren-generaal (CAG) de visienota doelstellingenmanagement goed. Hiermee werd de basis gelegd voor het VO-brede doelstellingenmanagement zoals we het vandaag kennen. Op 12 december 2013 volgde de goedkeuring van het projectplan doelstellingenmanagement. Als projectresultaat werden een taxonomie, richtlijnen en een monitoringstool in het vooruitzicht gesteld. Met het oog op een breed draagvlak werd maximaal beroep gedaan op de bestaande expertise binnen de Vlaamse overheid. In kleine ad hoc werkgroepen werd het beoogde resultaat voorbereid om na een VO-brede consultatie af te ronden en voor te leggen aan het toenmalige CAG en huidig voorzitterscollege (VZC). Deze aanpak garandeerde een breed draagvlak zowel bij departementen als bij agentschappen, en beperkte de projectkosten. In maart 2014 werden de taxonomie en bijbehorende uitgangspunten uitgewerkt, wat kan worden beschouwd als de blauwdruk voor het VO-brede doelstellingenmanagement. Uit de taxonomie volgden de richtlijnen en de functionele analyse voor de monitoringstool, het huidige TRAJECT. In juni 2014 beslisten 11 departementen om vrijwillig bij te dragen in de configuratiekost van TRAJECT. Samen met een vertegenwoordiging, de klankbordgroep, werd in de daaropvolgende maanden de functionele analyse vorm gegeven. In september en oktober werden enkele demosessies georganiseerd zodat de klankbordgroep de voortgang van de configuratie kon opvolgen. In november volgde een intensieve testperiode. Met een 30-tal vrijwilligers uit de hele Vlaamse overheid werden enkele honderden testscenario s doorlopen waarmee de functionaliteiten en performantie van TRAJECT werden nagekeken. In de daaropvolgende weken werd TRAJECT verder gefinaliseerd, waarna midden januari 2015 een tweede intensieve testperiode volgde. Samen met de aanspreekpunten per entiteit werd parallel de lancering van TRAJECT - en breder, het VO-brede doelstellingenmanagement - voorbereid. Op 28 januari 2015 stelde de stuurgroep van het project doelstellingenmanagement vast dat TRAJECT voldeed aan de gestelde functionele vereisten. Aldus werd TRAJECT op 2 februari 2015 gelanceerd. 1.2 TECHNOLOGIE Web-based software is bereikbaar voor geautoriseerde gebruikers via het internet (geen client based installatie vereist, toegang via de webbrowser) De software is gebaseerd op het standaard product pmprojectteam van TenForce, geconfigureerd volgens de specifieke noden van de Vlaamse overheid. De software is geïnstalleerd op servers van Cegeka (externe hosting in the cloud) en er wordt gewerkt met 3 omgevingen: een ontwikkelomgeving, een testomgeving en een productieve omgeving. De toepassing is toegankelijk via mobiele apparaten maar is hiervoor (voorlopig) niet specifiek geconfigureerd pmprojectteam supporteert de volgende browser versies (vanaf en hoger): Handleiding_Traject pagina 5 van 101

6 - Internet Explorer vanaf versie 8.0; - FireFox vanaf versie 3.6; - Chrome vanaf versie ; - Safari vanaf versie ALGEMENE STRUCTUUR VAN DE TOEPASSING Functioneel bestaat de toepassing uit volgende basiscomponenten: Rechtenbeheer Itembeheer Relatiebeheer Validatieproces (minimaal) Meldingssysteem Statusrapportering Rapportagefunctionaliteiten Via het rechtenbeheer wordt bepaald aan wie welke rol toegekend wordt. Itembeheer betreft beheer van alle items in Traject: projecten, doelstellingen, processen, indicatoren, gebruikers, organisaties, Het relatiebeheer legt de linken tussen de verschillende items in Traject. Er is (voorlopig) enkel een validatieproces bij het aanmaken en toewijzen van een project. Na aanmaak moet een project geactiveerd worden door de projectverantwoordelijke vooraleer het project opgenomen wordt in de databank. Via het meldingssysteem worden de verantwoordelijken op de hoogte gebracht wanneer er een statusrapportering gevraagd wordt of wanneer items zijn aangemaakt, gewijzigd,. Dit meldingssysteem kan de verantwoordelijke via de tool (standaardinstelling) dan wel via mail verwittigen. Er kan periodiek status gerapporteerd worden over de actieve projecten, processen, doelstellingen, mijlpalen en programma s. Meetwaarden van indicatoren kunnen eveneens periodiek ingegeven worden. Via de rapporteringsfunctionaliteiten worden overzichtelijke rapporten gemaakt op basis van de informatie uit Traject. 1.4 SPECIFIEKE OPZET VOOR DE VLAAMSE OVERHEID Op basis van de taxonomie rond doelstellingenmanagement werd een functionele analyse opgesteld, die bepaalt hoe de standaardconfiguratie moet aangepast worden om de monitoringstool volledig in te richten op maat van de entiteiten van de Vlaamse overheid. TRAJECT omvat een aantal voor de Vlaamse overheid relevante basiscomponenten: - Doelstelling - Bril - Project (met mijlpalen) - Proces pagina 6 van 16 Handleiding_Traject

7 - Programma - Indicator Deze basiscomponenten moeten in eerste instantie als losstaande objecten worden aangemaakt in de tool, waarbij een vaste set van basiskenmerken van het object wordt bepaald (bv. naam, omschrijving, verantwoordelijke, periodiciteit van opvolging ). Technisch worden al deze componenten in essentie beheerd als items in lijsten (lijst van doelstellingen, lijst van projecten, ). Vervolgens kunnen: - voor de aangemaakte items, volgens de opgegeven periodiciteit, statusrapporteringen worden geregistreerd door de verantwoordelijke; - aangemaakte items binnen eenzelfde component in een hiërarchisch verband geplaatst worden (bv. een dochter project onder een moeder project hangen); - koppelingen gelegd worden tussen bepaalde componenten (bv. project of proces koppelen aan een doelstelling, een doelstelling koppelen aan een bril, een indicator koppelen aan een doelstelling, ) Centraal in het model, en dus ook in de tool staat het object doelstelling. Doelstelling is een verzamelnaam voor verschillende types van doelstellingen (strategisch, operationeel). Het is mogelijk om binnen een bril een hiërarchische boomstructuur van doelstellingen op te bouwen. Elke doelstelling wordt toegewezen aan een verantwoordelijke en meerdere organisaties kunnen aan een doelstelling gekoppeld worden. De opvolging van doelstellingen gebeurt aan de hand van een periodieke statusrapportering (kleurcode + tekstuele duiding) en eventueel door gekoppelde indicatoren en bijbehorende meetwaarden. Vanuit verschillende invalshoeken of brillen kan naar die doelstellingen worden gekeken. Brillen kunnen VO-breed gedefinieerd worden of voor specifieke entiteiten. Brillen kunnen ingezet worden om doelstellingen te bundelen conform alle mogelijke beleids- en beheersplannen. Er wordt een onderscheid gemaakt in soorten brillen (bv. Vlaams regeerakkoord, transversale/horizontale beleidsplannen, beleidsnota s, ondernemingsplannen, ). Een bril is een manier om naar de doelstellingen te kijken, en krijgt in de tool dus verdere invulling door een selectie van items uit de lijst doelstellingen op een specifieke manier te clusteren/ordenen onder een item uit de lijst brillen (bv. aan de bril Ondernemingsplan Agentschap L&V wordt een set van strategische en operationele doelstellingen gekoppeld, in een specifieke volgorde). Elke doelstelling wordt slechts één keer aangemaakt in de tool, maar kan aan meerdere brillen gekoppeld worden (bv. doelstelling kan aan het Vlaams Regeerakkoord gekoppeld zijn, aan een beleidsnota en aan het ondernemingsplan van een entiteit. De verantwoordelijke voert slechts éénmaal de bijbehorende informatie en statusrapportering voor de doelstelling in, en deze informatie wordt op verschillende plaatsen hergebruikt. Doelstellingen worden geconcretiseerd via projecten en processen. Elk project of proces in de tool is toegewezen aan een verantwoordelijke en meerdere organisaties kunnen eraan gekoppeld worden. Binnen een project kunnen mijlpalen gedefinieerd worden, met de mogelijkheid om deze aan medewerkers van het project toe te wijzen. De tool ondersteunt ook een meer uitgebreide projectwerking (bv. mogelijkheid om projectvoorstel, business case, issuemanagement, te documenteren), gebaseerd op de toolbox projectmanagement die door en voor de VO werd uitgewerkt. Processen worden ingeladen in TRAJECT vanuit de authentieke bron voor processen, Wegwijs Processen. Dit laadproces gebeurt automatisch, op regelmatige tijdstippen (statische foto). De basisinformatie over processen die doorstroomt vanuit de authentieke bron kan niet manueel worden aangepast in TRAJECT Handleiding_Traject pagina 7 van 101

8 Projecten, mijlpalen en processen worden opgevolgd aan de hand van een periodieke statusrapportering (kleurcode + tekstuele duiding) en eventueel door gekoppelde indicatoren en bijbehorende meetwaarden. Projecten kunnen ook gebundeld worden in programma s, die afzonderlijk worden opgevolgd. Programma s kunnen over entiteiten heen of zelfs op VO-niveau gedefinieerd worden. Projecten en processen kunnen gekoppeld worden aan doelstellingen, in een meer-op-meer relatie. Een doelstelling kan gerealiseerd worden door meerdere onderliggende projecten en/of processen, en een project of proces kan bijdragen aan meerdere doelstellingen. Ook projecten en processen gelden als unieke bouwstenen: ze worden éénmalig aangemaakt en met al de bijbehorende informatie op meerdere plaatsen in de tool getoond. In TRAJECT kunnen indicatoren worden aangemaakt, waarbij de nodige meta-data (bron, berekeningswijze, meeteenheid, ) worden meegegeven. Voor elk van de gedefinieerde indicatoren kunnen periodieke meetwaarden worden ingevoerd, voorlopig manueel of via oplaadbestand, op termijn mogelijk ook via geautomatiseerde datastromen. Er worden verschillende types van indicatoren onderscheiden. Indicatoren kunnen - zoals hierboven aangegeven - gekoppeld worden aan doelstellingen, projecten of processen. Door aan het niveau van strategische en operationele doelstellingen effect- of outputindicatoren te koppelen (waar dat mogelijk en relevant is), kan de focus verlegd worden van (vaak omslachtige en volumineuze) voortgangsrapportering over de eigen inspanningen naar de opvolging van gewenste resultaten en maatschappelijke effecten. Dit vergt een groeitraject. Om op elk moment de meest haalbare opvolgingsinformatie beschikbaar te stellen, is de mogelijkheid voorzien om aan elk niveau van de doelstellingencascade de verschillende types van indicatoren te koppelen. Zodra een indicator gelinkt wordt aan een doelstelling, project of proces worden - indien het om een kwantitatieve indicator gaat - een aantal extra attributen ingevuld, waaronder de streefwaarde. Eén indicator met bijbehorende meetwaarden kan dus aan verschillende objecten gekoppeld worden, waarbij de streefwaarde (en dus de evaluatie aan de hand van een kleurcode) kan verschillen. Andere, meer generieke, componenten die cruciaal zijn voor de werking van de tool zijn medewerkers en organisaties. Voor het beheer van deze componenten wordt maximaal ingezet op een koppeling van TRAJECT met bestaande authentieke bronnen binnen de Vlaamse overheid (respectievelijk Vlimpers en Wegwijs Organisatie). De eerder vermelde componenten worden allemaal gekoppeld aan één of meerdere organisaties, hetgeen de basis vormt voor het rechtenbeheer. Conform de taxonomie geldt de entiteit (Departement of Agentschap) als basis structurele eenheid voor de uitwerking en opvolging van een doelstellingencascade. Elk item in de tool is minstens toegewezen aan één entiteit, en is in eerste instantie ook enkel zichtbaar voor de medewerkers die aan die entiteit gekoppeld zijn. Echter, door meerdere entiteiten als organisatie op te geven, kunnen items binnen meerdere entiteiten zichtbaar en bewerkbaar worden. Op die manier kunnen gedeelde verantwoordelijkheden en samenwerkingsverbanden geoperationaliseerd worden in de tool, om zo een betere integratie van het transversale beleid te bewerkstelligen en verkokering tegen te gaan. Door de hierboven beschreven objecten aan te maken en (meer-op-meer) relaties tussen (uniek gedefinieerde) objecten te leggen, kunnen doelstellingencascades opgebouwd worden. Dit kan binnen één entiteit, maar ook entiteits- of beleidsdomeinoverschrijdend, en zelfs VO-breed, door meerdere organisaties aan objecten te koppelen. Elke bril geldt als een specifieke view of invalshoek op het geheel van items en relaties die in de tool zijn aangemaakt, en kan dus beschouwd worden als een specifieke pagina 8 van 16 Handleiding_Traject

9 doelstellingencascade, of als een deelverzameling/selectie van de volledige doelstellingencascade van een entiteit. Per bril kan een codering en rangorde voor de gekoppelde doelstellingen worden gespecifieerd. Onderstaand schema geeft visueel weer hoe een bril bijvoorbeeld kan samengesteld worden, op basis van items uit lijsten die onderling gekoppeld worden: Alle informatie die in TRAJECT geregistreerd wordt, komt terecht in een achterliggende databank, die via rapportering kan bevraagd worden. In principe kan elk informatie-element in de tool (elk veld) in een rapport worden weergegeven, en dit met opnieuw alle beschikbare informatie als mogelijke filters (bijvoorbeeld alle regelgevings projecten van een bepaalde entiteit, die dit jaar zijn opgestart). TRAJECT zelf biedt al redelijk wat flexibiliteit door via smartlists allerlei persoonlijke selecties op de overzichtslijsten mogelijk te maken, die in rapportvorm geëxporteerd kunnen worden. Daarnaast kunnen ook meer uitgebreide rapporten worden geprogrammeerd, die verschillende componenten in hun onderling verband weergeven. Aangezien brillen vaak gemodelleerd worden volgens de structuur en inhoud van planningsdocumenten in het kader van de beleids- en beheerscyclus, zal rapportering over deze brillen in veel gevallen aangewezen zijn. Voor alle brillen die in de tool worden aangemaakt, wordt een set van standaardrapporten aangeboden, elk met een verschillend detailniveau.. In de toekomst kunnen nog bijkomende rapporten ontwikkeld en beschikbaar gesteld worden, op basis van de behoeften van de entiteiten van de VO. 1.5 VERDERE ONDERSTEUNING Met specifieke vragen over het gebruik van TRAJECT kan je terecht bij de helpdesk. Binnen elke entiteit is intern een eerstelijnshelpdesk voor TRAJECT opgezet. Een overzicht van wie de helpdeskfunctie opneemt per entiteit: Handleiding_Traject pagina 9 van 101

10 Problemen die niet kunnen opgelost worden, kunnen door de eerstelijnshelpdesk gemeld worden aan de interne systeembeheerder. Indien nodig kunnen issues, volgens een afgesproken procedure, door de interne systeembeheerder worden gelogd bij de externe leverancier. De uitgebouwde ondersteuning richt zich verder op (1) het gebruik van TRAJECT (2) het verhogen van de inhoudelijke kwalteit als (3) de procesmatige invulling van doelstellingenmanagement. Voor het gebruik van TRAJECT werd een opleidingsaanbod uitgewerkt volgens het train the trainer - principe en dit zowel voor iedereen in de rol van functioneel beheerder (dagopleiding) als in de rol van gebruiker (2 uur durende toelichting). Dit opleidingsaanbod wordt verzorgd door een trainerspoule van collega s uit de Vlaamse overheid en is via het algemeen vormingsaanbod (AgO) toegankelijk voor de collega s uit de hele Vlaamse overheid. Het ondersteuningsaanbod wordt aangevuld met een handleiding en een lijst met veelgestelde vragen (FAQ). Meer informatie hierover vind je terug op de website. We streven een hoge kwaliteit na van de informatie in TRAJECT. We ondersteunen de entiteiten door een overzicht aan te bieden van de instrumenten en opleidingen in de Vlaamse overheid die helpen die kwaliteit na te streven. Waar nodig spelen we zelf in op nieuwe behoeften. De introductie van een VO-breed doelstellingenmanagement kan een impact hebben op verschillende managementprocessen in de entiteit: bv plannings-, monitorings- of bijsturingsprocessen. We brengen de aanspreekpunten op regelmatige basis samen in een lerend netwerk en bieden ondersteunend materiaal aan in de vorm van stappenplannen, basispresentaties, enz. Dit ondersteunend materiaal is in de eerste plaats voorzien voor de aanspreekpunten maar kan evengoed gebruikt worden door stafmedewerkers, projectportfoliobeheerders, De lijst met aanspreekpunten per entiteit vind je ook terug op de website. pagina 10 van 16 Handleiding_Traject

11 2 ROLLEN, RECHTEN EN GEBRUIKERSBEHEER 2.1 ROLLEN De 4 functionele rollen zijn: Lezer Invoerder Entiteitsspecifieke functioneel beheerder Overkoepelende functioneel beheerder 2.2 RECHTEN De lezer - heeft toegang tot de standaardinformatie in de toepassing; - heeft rechten op de informatie van de entiteit(en) waarvan de gebruiker lezer is (standaard de eigen entiteit); - alle informatie read-only. De invoerder - heeft toegang tot de standaardinformatie in de toepassing; - heeft rechten op de informatie van de entiteit(en) waarvan de gebruiker invoerder is (standaard de eigen entiteit); - de informatie kan gewijzigd worden. De entiteitsspecifieke functioneel beheerder - heeft toegang tot de standaardinformatie in de toepassing; - heeft toegang tot de beheerdersinformatie in de toepassing; - heeft rechten op de informatie van de entiteit(en), waarvan de gebruiker entiteitsspecifieke functioneel beheerder is; - de informatie kan gewijzigd worden. De overkoepelende functioneel beheerder - heeft toegang tot de standaardinformatie in de toepassing; - heeft toegang tot de beheerdersinformatie in de toepassing; - heeft toegang tot de parameterinformatie in de toepassing - heeft rechten op alle informatie; - de informatie kan gewijzigd worden. 2.3 GEBRUIKERSBEHEER Standaard worden medewerkers van de Vlaamse overheid automatisch als gebruikers ingeladen in de toepassing Handleiding_Traject pagina 11 van 101

12 TRAJECT baseert zich hiervoor op een overzicht van personeelsleden dat centraal aangeleverd wordt. De namen van een groot aandeel van de personeelsleden worden ingelezen vanuit Vlimpers. Een personeelslid wordt hierbij geïdentificeerd door de combinatie van een intern nummer, een naam en een adres. Voor de niet-vlimpers entiteiten wordt voorlopig gevraagd om een overzicht aan te leveren met enkele basisgegevens per medewerker en dit overzicht periodiek te actualiseren. De gegevens uit de verschillende bronnen (Vlimpers en andere systemen) worden geconsolideerd in één lijst en periodiek aangeboden aan TRAJECT om zo het gebruikersbeheer actueel te houden. Indien medewerkers van de Vlaamse overheid niet gekend zijn als gebruiker in TRAJECT, dien je het aanspreekpunt van je entiteit te contacteren, zodat die gebruikers kunnen toegevoegd worden. Alle ingeladen gebruikers hebben standaard de rol van lezer voor de eigen entiteit. Zodra een gebruiker verantwoordelijke wordt van een item (bv. projecteigenaar, verantwoordelijke doelstelling, verantwoordelijke indicator, etc.), wordt die automatisch invoerder voor de eigen entiteit. Systeembeheerders kunnen gebruikers toekennen aan de rol overkoepelende functioneel beheerder. Overkoepelende functioneel beheerders kunnen gebruikers toekennen aan de rol entiteitsspecifieke functioneel beheerder, invoerder of lezer. Voor het toekennen van extra rollen aan medewerkers binnen de entiteit, kunnen aanspreekpunten een mail richten aan pagina 12 van 16 Handleiding_Traject

13 3 INLOGGEN EN AFMELDEN 3.1 INLOGGEN Om van start te gaan met TRAJECT, ga je naar Op onderstaand scherm kan je inloggen met je user-id en paswoord. Iedereen start met een generiek paswoord, dat door de gebruiker zelf kan aangepast worden (zie verder) User-id: adres Paswoord: Traject01 (hoofdlettergevoelig) Na het ingeven van user-id en paswoord klik je op Ok, let s get started!. Het startscherm van TRAJECT komt nu tevoorschijn. Vergat je je paswoord? Klik dan op Forgot password? Handleiding_Traject pagina 13 van 101

14 3.2 AFMELDEN Wanneer je je wenst af te melden in TRAJECT, klik dan rechts bovenaan het scherm op Meld u af naast je naam. 3.3 JE PROFIEL BEHEREN Als je na het inloggen in TRAJECT, rechts bovenaan op je naam klikt, kom je terecht bij de profiel instellingen en krijg je onderstaand scherm. Als je links op het tabblad Over jezelf klikt, kan je telefoonnummers en persoonlijke informatie toevoegen. Dit is vrijblijvend en niet noodzakelijk om TRAJECT te kunnen gebruiken. pagina 14 van 16 Handleiding_Traject

15 Om je paswoord te wijzigen, klik je links op het tabblad Paswoord. Hier kan je je paswoord als volgt wijzigen: geef eerst je oud paswoord in en daarna een nieuw. Om het nieuwe paswoord op te slaan, klik je op de groene knop sla het paswoord op. Via het tabblad Alarmkanaal kan je zelf bepalen via welk kanaal je berichten krijgt van het systeem. Standaard staat alles ingesteld op Web. Je kan het Primaire en Alternatieve kanaal' aanpassen naar bv. . Je zal dan een door TRAJECT gegenereerde mail ontvangen wanneer je nieuwe doelstellingen, projecten, worden toegewezen, of als er voor de jou toegewezen objecten informatie gewijzigd wordt Handleiding_Traject pagina 15 van 101

16 pagina 16 van 16 Handleiding_Traject

17 4 PRAKTISCHE TIPS BIJ GEBRUIK VAN TRAJECT 4.1 DE PLAY-KNOP Via de play-knop kan je makkelijk navigeren binnen de toepassing. De play-knop toont een overzicht van alle tabbladen waarop je als gebruiker rechten hebt. 4.2 TABBLADEN VERBERGEN, TERUG OPROEPEN EN VERPLAATSEN Je kan zelf heel eenvoudig tabbladen uit je overzicht verbergen en terug zichtbaar maken. Verbergen kan via het kruisje op het tabblad dat je wil verbergen. Indien je een verborgen tabblad terug zichtbaar wil maken, klik je op de play-knop en selecteer je je tabblad uit het overzicht (zie ook 4.1, de PLAY-knop) Handleiding_Traject pagina 17 van 101

18 Je kan ook zelf bepalen waar je welk tabblad plaatst. Door een tabblad te selecteren en de muis ingeklikt te houden, kan je het tabblad naar rechts of links verplaatsen. 4.3 STANDAARDTABBLADEN DIE WE BINNEN DE VO NIET GEBRUIKEN TRAJECT is gebaseerd op een bestaand software pakket, dat op maat van de Vlaamse overheid werd geconfigureerd. Bepaalde basisinstellingen van de toepassing behoren tot de kern van het product en kunnen dan ook niet zomaar per klant worden aangepast. TRAJECT omvat op die manier een beperkt aantal overbodige/minder functionele elementen voor monitoring binnen de Vlaamse overheid. o o o o o Op het startscherm de groene knop Maak nieuw item aan : nooit deze knop gebruiken, items altijd aanmaken via de actieknoppen op de home-pagina Tabblad Mijn vergaderingen : heeft geen functioneel nut Tabblad Mijn taken : heeft geen functioneel nut Tabblad Samenvatting : heeft geen functioneel nut Notificaties: geeft in de toepassing persoonlijke meldingen weer, op het moment dat er items worden aangemaakt met jou als verantwoordelijke. Je zal deze zaken sowieso te zien krijgen via het Mijn To do scherm en in de tabbladen Mijn doelstellingen, Mijn projecten, 4.4 FILTEREN Binnen een tabblad kan je heel eenvoudig filteren op alle lijsten in de toepassing door gebruik te maken van de knop Filteren. Zodra je op deze knop klikt, verschijnt een balk onder de titelbalk. Via deze balk kan je op elke veld filteren door de waarde in te geven waarop je wil filteren. Na het ingeven van de waarden waarop je wil filteren, druk je op Enter of klik je rechts op het filtersymbool: pagina 18 van 16 Handleiding_Traject

19 TIP: filter resultaten blijven bewaard. De volgende keer dat je het tabblad opent waar je een filter hebt toegpast, zal de data nog steeds gefilterd zijn. De meest eenvoudige manier om de filter ongedaan te maken, is nogmaals op de knop FILTEREN klikken. Op die manier worden alle filters ongedaan gemaakt. 4.5 WEERGAVE WIJZIGEN Binnen een tabblad kan je via de functie Wijzig weergave het overzicht schikken naar Lijst, Tree view, Beknopte lijst of Beknopte hiërarchische lijst. 4.6 SORTEREN In een tabblad kan je de items sorteren (alfabetisch) door op het titelveld in kwestie te klikken. Rechts in het titelveld verschijnen 2 pijltjes, naar boven en naar beneden. Door nogmaals op het titelveld te klikken sorteer je in de omgekeerde richting. De applicatie onthoudt tot 3 sorteringen op de achtergrond Handleiding_Traject pagina 19 van 101

20 4.7 KOLOMMEN VERWIJDEREN/TOEVOEGEN IN EEN TABBLAD Je kan de kolommen die zichtbaar zijn in een tabblad, wijzigen. Dit doe je door rechts van de kolommen, onder de knop wijzig weergave op de column picker (= kolom-selectie) te klikken. Onderstaand scherm zal verschijnen. Hier kan je kolommen zoeken in het linkervak beschikbare kolommen en toevoegen aan het rechtervak geselecteerde kolommen. Je kan ook geselecteerde kolommen verwijderen en via de knoppen omhoog en omlaag de volgorde wijzigen. pagina 20 van 16 Handleiding_Traject

21 4.8 HORIZONTAAL SCROLLEN Indien er meer kolommen in je lijst staan dan je schermbreedte toelaat, kan je via de scrolbar die in dat geval verschijnt, de verborgen kolommen oproepen. De eerste kolom is vast en blijft staan bij het scrollen. Als in de eerste kolom bv de titel staat, dan zal je altijd de titel van je item blijven zien tijdens het scrollen. 4.9 WIJZIGEN VAN VELDEN Individueel wijzigen van velden In een tabblad kan je met een klik op de rij waarin je velden wil wijzigen, de velden in editmodus zetten. Je kan nu (één voor één) de velden wijzigen. Om de nodige aanpassingen te bevestigen gebruik je de enter -toets of klik je op het groene vinkje helemaal rechts van de lijn. Annuleren kan door op het kruisje helemaal rechts van de lijn (naast het groene vinkje) te klikken Bulk update van velden Het is ook mogelijk om in een tabblad velden in bulk te wijzigen. Zo hoef je bijvoorbeeld niet doelstelling per doelstelling een veld wijzigen, maar kan je dit in één keer doen Handleiding_Traject pagina 21 van 101

22 Volg hiervoor de volgende stappen: 1. Klik op de knop bulk update 2. Volg de opgegeven stappen a. In stap 2 kan je kiezen om de volledige lijst te wijzingen of een selectie maken. Een selectie maken doe je door de gewenste lijnen aan te vinken. b. In stap 3 kies je welk veld je wenst te wijzigen (bv. Type). Opgelet: er zijn beperkingen aan deze bulk update, omwille van achterliggende functionaliteiten. Dus je kan hier op de grenzen botsen van wat wel en wat niet in bulk kan aangepast worden. c. In stap 4 geef je de nieuwe waarde in (bv. Alles strategisch) 3. Als je alle stappen doorlopen hebt en klaar bent om alles te wijzigen, klik je op het groene vinkje. 4. Tot slot klik je op Klaar, sluit dit venster. Let wel op dat je hierbij niet ondoordacht te werk gaat, waarbij data verloren gaat die je nog nodig hebt. Je kan niet toevoegen, je overschrijft altijd de huidge waarde(n) ALGEMENE TIPS Filters worden onthouden Het systeem onthoudt filters. Voordeel is dat indien je een filter niet verwijdert, die nog steeds beschikbaar is bij een volgend aanloggen. Nadeel is dat je soms niet meer weet dat je een filter hebt geactiveerd. Mocht je niet alle items zien die je zou moeten zien, klik dan op de knop FILTEREN om de functionaliteit terug te desactiveren en alle bestaande filters uit het geheugen te verwijderen. pagina 22 van 16 Handleiding_Traject

23 Gebruik van Back -knop en Refresh -knop in de browser o De back-knop werkt niet op dezelfde manier als op een standaard webpagina. Soms kan het zijn dat je wijzigingen niet onmiddellijk zichtbaar zijn na klik op back-knop, dan moet je vaak eerst nog de pagina vernieuwen ( Refresh )(F5). o Als bepaalde zaken op scherm vastlopen of niet correct weergegeven worden, is het sowieso een goede zaak om eens te refreshen (F5). o CTRL+click kan ook een handige werkwijze zijn (openen in een nieuw browsertabblad - zie verder: in sommige gevallen is de navigatie niet echt gebruiksvriendelijk. Als je diep aan het doorklikken bent, is het soms moeilijk om te weten waar je juist bent aangezien er geen broodkruimel is = indicatie die de hiërarchie aangeeft en een pad om terug te keren) Opslaan Als je een tekstveld wijzigt of informatie toevoegt, dan slaat het systeem de wijzigingen automatisch op wanneer je met de cursor buiten het tekstveld klikt. Het is dus niet nodig om op te slaan, dit gebeurt automatisch Meldingen verbergen als ze niet meer van toepassing zijn Bovenaan de pagina verschijnen soms meldingen: foutmeldingen (rood), melding dat een bepaalde bewerking is uitgevoerd (groen). Als een melding verschijnt, klik je best op verberg vooraleer verder te werken, zoniet worden latere boodschappen niet getoond zolang er nog een boodschap staat Via mouse-over zie je altijd de volledige tekst Als je in een lijst niet de volledige tekst ziet, bv bij Mijn Projecten zijn je kolommen niet breed genoeg om de volledige inhoud te zien, dan kan je altijd door met je muis over de tekst te bewegen de volledige tekst zichtbaar maken. Op die manier hoef je niet altijd de breedte van de kolommen aan te passen als je de volledige inhoud wil zien: Handleiding_Traject pagina 23 van 101

24 5 INFORMATIE RAADPLEGEN 5.1 INFORMATIE OP HET STARTSCHERM De informatie op het startscherm bestaat uit: 1. Home (= standaard ingesteld op tabblad Mijn To Do) (bovenaan links) 2. Info over de aangelogde gebruiker en helpinfo (bovenaan rechts) 3. Werkbalk bouwstenen (bovenaan, horizontale rij met tabbaden) 4. Snelle toegang tot functionaliteit Rapporten (rechts) 5. Snelle toegang tot functionaliteit Maak nieuwe bouwstenen (rechts) enkel voor beheerders 6. Snelle toegang tot functionaliteit gebruikersbeheer (rechtsonder) enkel voor beheerders Via het startscherm (Dashboard), kan je menugestuurd navigeren doorheen TRAJECT. De tool bestaat uit een aantal functionaliteiten die gebundeld worden weergegeven per bouwsteen, aan de hand van tabbladen. Aan de hand van deze tabbladen krijg je zowel een detailbeeld als een totaalbeeld van, en mogelijke controle over de status van het doelstellingenmanagement van je entiteit. Door bovenaan op home te klikken, kan je op elk moment gemakkelijk naar het startscherm terugkeren. De rol die je binnen TRAJECT toegewezen hebt gekregen, is bepalend voor de mate van het gebruik van de functionaliteiten. Toegangsrechten bepalen dus welke specifieke functionele handelingen je als gebruiker kan stellen. pagina 24 van 16 Handleiding_Traject

25 De tabbladen die je als gebruiker/invoerder te zien krijgt, laten toe om de eigen toegewezen bouwstenen ( Mijn doelstellingen, Mijn indicatoren, Mijn processen, Mijn projecten, en Mijn programma ) te beheren. Binnen de entiteit zullen medewerkers met de rol van beheerder nieuwe bouwstenen aanmaken, toewijzen en eventueel in onderlinge hiërarchische relaties met elkaar verbinden tot een doelstellingencascade. Het zijn de door hen ingevoerde doelstellingen, projecten, indicatoren, die je in TRAJECT te zien krijgt. Voor beheerders wordt in de werkbalk bovenaan het startscherm een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de tabbladen met de eigen bouwstenen ( Mijn doelstellingen, Mijn indicatoren, Mijn projecten, etc.) en de tabbladen met de te beheren bouwstenen van de entiteit ( Beheer doelstellingen, Beheer projecten, etc.). 5.2 TABBLAD MIJN TO DO Standaard staat het startscherm ingesteld op het tabblad Mijn To Do. Deze pagina geeft steeds een actueel overzicht van de items waarvoor jij dient actie te ondernemen. Het gaat daarbij om het activeren van projecten die je zijn toegewezen, of het periodiek rapporteren van de status van doelstellingen, projecten, processen, waarvoor jij als verantwoordelijke bent aangeduid. Als je de gevraagde actie hebt uitgevoerd, verdwijnen de items van de Mijn To Do pagina. In die zin kan deze pagina beschouwd worden als een soort Werklijst Handleiding_Traject pagina 25 van 101

26 De te ondernemen acties staan gegroepeerd in verschillende rubrieken, per bouwsteen: - Project activatie - Doelstelling status - Programma status - Project status - Mijlpaal status - Proces status Als je van een bepaald type bouwsteen geen objecten zijn toegewezen waarvoor op dit moment een statusrapportering vereist is, zal dit onder de rubriek vermeld staan op het startscherm: Bv. Er is geen nieuwe programma status te rapporteren Als er wel objecten opgelijst staan in de rubriek, kan je in de eerste kolom op een lijntje klikken. Je wordt dan doorverwezen naar de detailpagina en kan daar de gevraagde actie uitvoeren. Activeren van een project. Status rapporteren. 5.3 TABBLAD MIJN ENTITEIT Via het tabblad Mijn entiteit krijg je een overzicht geordend volgens de organisatiestructuur van de entiteit(en) (departement of agentschap) waartoe je behoort of waar je rechten voor hebt. De vigerende organisatiestructuur van de Vlaamse overheid wordt in TRAJECT opgeladen vanuit de authentieke bron Wegwijs Organisaties. Als er verouderde structuren te zien zijn, is het zinvol om de kolom Status aan het overzicht op het scherm toe te voegen, en daar te filteren op de organisaties met een status Actief. Verouderde items pagina 26 van 16 Handleiding_Traject

27 stromen immers wel nog door vanuit Wegwijs Organisatie, maar hebben de status Afgesloten of Verwijderd. Als je klikt op het pijltje voor de naam van een organisatie, zie je alle onderliggende items van die organisatie.. Indien je ook de onderiggende items van de initieel opengevouwen (bij het openen van het tabblad) organisaties wil zien, dan moet je deze eerst dichtvouwen en nadien terug openvouwen. Klik je op de naam van een organisatie, dan opent zich de detailpagina van die organisatie. Op dit scherm krijg je een overzicht van projecten, programma s en processen die gelinkt zijn aan de organisatie, in aparte lijsten. 5.4 TABBLAD BRILLEN Via het tabblad Brillen krijg je een overzicht van alle brillen van jouw entiteit(en), bv. het ondernemingsplan van je entiteit, de beleidsnota van je beleidsdomein,. De brillen van andere entiteiten (niet-transversale brillen, en brillen waaraan jouw entiteit niet als organisatie is gekoppeld) worden niet getoond. Als je op de naam van de bril klikt, opent de detailpagina van de bril, waarop enkele informatieve velden kunnen geraadpleegd worden (bv. start- en einddatum). Als je op het tabblad Brillen op het pijltje klikt links van de naam van de bril, ontvouwt zich de onderliggende doelstellingencascade binnen de bril. Door in de kolom Doelstelling op een specifieke doelstelling te klikken, krijg je de detailinformatie van die doelstelling te zien. Het is mogelijk om op het tabblad Brillen de doelstellingen via de pijltjes verder open te klikken om alle onderliggende objecten te raadplegen. Door op een item te klikken, kom je telkens op de detailpagina van het item. Door kolommen toe te voegen en te verwijderen op het tabblad Brillen, kan je zelf bepalen welke informatie van welk item je zichtbaar maakt. Via de knop Rapport kan je al deze informatie ook exporteren Handleiding_Traject pagina 27 van 101

28 6 EEN PROJECT ACTIVEREN Nieuwe projecten kunnen enkel worden aangemaakt door een beheerder. Bij het aanmaken vult de beheerder een beperkte set van verplichte velden in, nodig om een nieuw project te creëren: - Titel project - Projectsoort - Projectleider - Trekkende Organisatie(s) - Periodiciteit Meer informatie over een project aanmaken. De beheerder bewaart de ingevulde gegevens. Op dat moment krijgt het project de workflow status aangemaakt. Het project verschijnt vanaf dat moment op het Mijn to do -scherm van de projectleider, onder de rubriek Project activatie. Ga op het tabblad Mijn To Do naar de rubriek Project activatie. Klik op de naam van het project. De detailpagina van het project opent zich. Om het project te kunnen activeren, moet je als projectleider minimaal de verplichte velden (aangeduid met een * ) op deze pagina invullen: Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Omschrijving Verplicht in te vullen vrij tekstveld Feitelijke startdatum Einddatum Datumveld selectie uit kalender Datumveld selectie uit kalender Projectomvang Selectieveld 1 keuze mogelijk Klein Middelgroot Groot Verdere informatie Hier kan je, als aanvulling op de titel van het project, meer duiding geven wat het project precies inhoudt Geef aan wanneer het project opgestart wordt kan ook een datum in het verleden zijn Geef aan wanneer het project volledig afgerond zou moeten zijn (gecombineerd met startdatum geeft dit de verwachte looptijd van het project aan) Keuze te baseren op de voorziene doorlooptijd en de voorziene inzet van middelen (VTE en Voorbeeld 01/01/ /12/2019 Middelgroot pagina 28 van 16 Handleiding_Traject

29 budget) zie toolbox projectmanagement Vrijblijvend kunnen ook de volgende velden aangevuld worden: Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Nuttige linken Vrij tekstveld Hier kunnen url s naar relevante websites met betrekking tot het project worden toegevoegd Overkoepelend project Trekkende minister Minister(s) (mee bevoegd) Meewerkende organisatie(s) Selectieveld 1 keuze mogelijk uit alle actieve projecten van de entiteit Selectieveld 1 keuze mogelijk Selectieveld meerdere keuzes mogelijk Selectieveld meerdere keuzes mogelijk Selectieveld meerdere keuzes mogelijk Alle projecten die voor de entiteit geregistreerd zijn in TRAJECT Alle ministers van de Vlaamse Regering Alle ministers van de Vlaamse Regering Alle actieve organisaties die geregistreerd zijn in Traject Alle mogelijke belanghebbend en Geef aan welke minister opdrachtgever is voor het project Geef aan welke ministers in functie van hun bevoegdheden ook betrokken zijn bij het project, en het ook mee zullen opvolgen Geef aan welke organisatie(s) meewerken aan het project Geef aan wie er belanghebbende(n) zijn van het project Voorbeeld Ben Weyts Joke Schauvliege Philippe Muyters Landbouwers KMO s Dient om aan te geven dat het project onderdeel vormt of deelproject is van een ander project van de entiteit, dat in de tool is ingevoerd (moederdochterrelatie) Belanghebbenden Budgetraming Vrij getalveld. Het getal is in euro Personeelsinzet in VTE Vrij getalveld Het getal drukt een aantal VTE uit 3,5 Begrotingsartikel(s) Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Nog niet bepaald Hier wordt aangegeven op welk(e) begrotingsartikel(s) de opgegeven budgetraming wordt aangerekend. Projectfolder Vrij tekstveld Hier kan je een link Nog geen voorbeeld beschikbaar Handleiding_Traject pagina 29 van 101

30 opgeven naar een projectmap op een intern documentmanagementsysteem waar projectdocumentatie bewaard wordt Tijdsregistratie Aanvinkveld Dient om aan te geven of er op dit project tijd geregistreerd moet kunnen worden Titel vrij te kiezen veld1 Inhoud vrij te kiezen veld1 Titel vrij te kiezen veld2 Inhoud vrij te kiezen veld2 Titel vrij te kiezen veld3 Inhoud vrij te kiezen veld3 Titel vrij te kiezen veld4 Inhoud vrij te kiezen veld4 Titel vrij te kiezen veld5 Inhoud vrij te kiezen veld5 Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld Vrij tekstveld De titel van het eerste vrij te kiezen veld De inhoud van het eerste vrij te kiezen veld De titel van het tweede vrij te kiezen veld De inhoud van het tweede vrij te kiezen veld De titel van het derde vrij te kiezen veld De inhoud van het derde vrij te kiezen veld De titel van het vierde vrij te kiezen veld De inhoud van het vierde vrij te kiezen veld De titel van het vijfde vrij te kiezen veld De inhoud van het vijfde vrij te kiezen veld Tijdsregistratie is momenteel nog niet beschikbaar in TRAJECT Team Team Communicatie Klik in de lichtgrijze balk bovenaan op de functionaliteit Activeer project. Bovenaan verschijnt de melding Activeer project werd succesvol uitgevoerd. pagina 30 van 16 Handleiding_Traject

31 Het project verschijnt niet langer op het Mijn To Do -scherm onder de rubriek Project Activatie. Als je op het tabblad Mijn Projecten klikt, zie je het zopas geactiveerde project in het overzicht van je projecten staan. Vanaf dan kan je voor het project - verdere informatie aanvullen in de detailpagina van het project - periodiek de status rapporteren. 7 STATUS RAPPORTEREN 7.1 ALGEMEEN Periodiciteit Bij de aanmaak van verschillende bouwstenen in TRAJECT, dient de beheerder een periodiciteit aan te geven. De verschillende mogelijkheden zijn: - Wekelijks - Maandelijks - Driemaandelijks - Halfjaarlijks - Jaarlijks Op basis van de gekozen periodiciteit genereert het systeem automatisch, op kortere of langere termijn, statuslijnen, waarbij aan de verantwoordelijke wordt gevraagd om een kleur en duiding te rapporteren voor het betreffende object. Dit biedt entiteiten de mogelijkheid om zelf te kiezen volgens welke frequentie ze de status van doelstellingen, projecten, willen opvolgen. De startdatum in combinatie met de gekozen periodiciteit bepaalt op welk moment een statuslijn wordt aangemaakt Handleiding_Traject pagina 31 van 101

32 - Bij een wekelijkse rapportering wordt er op elke maandag een nieuwe statuslijn aangemaakt. Indien de startdatum valt in dezelfde week als de week van de aanmaakdatum, wordt de eerste statuslijn aangemaakt voor die week. Indien de startdatum in het verleden ligt, worden maximum 4 statussen voorzien in het verleden. - Bij een maandelijkse rapportering wordt er op elke eerste dag van de maand een nieuwe statuslijn aangemaakt. Indien de startdatum valt in dezelfde maand als de maand van de aanmaakdatum, wordt de eerste statuslijn aangemaakt voor die maand. Indien de startdatum in het verleden ligt, worden maximum 4 statussen voorzien in het verleden. - Bij een driemaandelijkse rapportering worden er op 1 maart, 1 juni, 1 september en 1 december statuslijnen aangemaakt. Indien de startdatum valt in hetzelfde kwartaal als het kwartaal van de aanmaakdatum, wordt de eerste statuslijn aangemaakt voor dat kwartaal. Indien de startdatum in het verleden ligt, worden maximum 4 statussen voorzien in het verleden. - Bij een halfjaarlijkse rapportering wordern er op 1 april en 1 oktober statuslijnen aangemaakt. Indien de startdatum valt in dezelfde jaarhelft als de jaarhelft van de aanmaakdatum, wordt de eerste statuslijn aangemaakt voor die jaarhelft. Indien de startdatum in het verleden ligt, worden maximum 4 statussen voorzien in het verleden. - Bij een jaarlijkse rapportering wordt enkel een jaarevaluatie gevraagd. Deze statuslijn wordt automatisch aangemaakt op 1/6 en geeft de status weer op 31/12 van het lopende jaar. Indien de startdatum in het verleden ligt, worden maximum 4 statussen voorzien in het verleden. De automatische creatie van statussen wordt beëindigd van zodra een item op niet-actief wordt gezet via de knop niet actief op de detailpagina van een item Jaarevaluatie Jaarlijks zal er op 1/6 automatisch een script lopen dat voor alle doelstellingen, projecten en processen een specifieke statuslijn genereert om een globale jaarevaluatie in te vullen. Deze statuslijn zal als titel ook een verwijzing naar de jaarevaluatie meekrijgen (bv jaarevaluatie). De jaarevaluatie (statusomschrijving + duiding) kan dan gedurende de hele tweede jaarhelft worden aangevuld, bewerkt of gedesactiveerd. Bedoeling is om de velden van de jaarevaluatie te gebruiken om een meer overkoepelende stand van zaken te geven over het afgelopen jaar, los van de (eventuele) tussentijdse statusrapporteringen. Vóór 1/6 van een bepaald jaar kan nog geen jaarevaluatie gerapporteerd worden. Tot 1/6 kan er gerapporteerd worden over de jaarevaluatie van het voorgaande jaar. Het invullen van de status voor een jaarevaluatie verloopt verder op identieke wijze als het invullen van de status voor elke andere periodieke statuslijn Statuskleur Bij het invoeren van de status zal telkens gevraagd worden om een statuslabel te kiezen uit een keuzelijst. Elk van deze statussen komt overeen met een kleur status, die ook wordt meegenomen in de rapportering. pagina 32 van 16 Handleiding_Traject

33 De overeenkomstige kleurcodes zijn: nog niet gestart RGB: 241, 241, 241 op schema RGB: 135, 243, 124 kleine afwijking RGB: 251, 212, 96 bij te sturen RGB: 255, 90, 90 gerealiseerd RGB: 237, 141, 248 uitgesteld RGB: 148, 218, 252 stopgezet RGB: 153, 242, 228 vervangen RGB: 241, 241, Duiding Behalve het statuslabel en de bijbehorende kleur, is er altijd ook een veld voor bijbehorende duiding voorzien. Het betreft een verplicht tekstveld, waarin de verantwoordelijke in beknopte bewoordingen een woordje uitleg kan geven om over de voortgang te rapporteren en de stand van zaken te verklaren. Vaak zegt een statuslabel (bv. Bij te sturen ) niet genoeg, maar is het juist relevant om te weten wat er precies gerealiseerd is, of welke redenen voor een mogelijke afwijking hebben gezorgd. Deze informatie is cruciaal om tot bruikbare rapporten te komen voor het management en voor het politieke niveau. Hou het hier bij een zakelijke weergave van de feiten: deze informatie kan gelezen worden door alle medewerkers binnen de entiteit en wordt ook overgenomen in rapporten bestemd voor verschillende doelgroepen. 7.2 DOELSTELLING STATUS In het scherm Mijn To Do zie je onder Doelstelling status alle doelstellingen waarvoor je verantwoordelijk bent en waarvoor een status gevraagd wordt op dit moment. Om de status of duiding aan te vullen, klik je op de knop STATUS INVULLEN. Er opent zich een pop-up waar je de status en duiding kan ingeven. Opgelet: de velden status en duiding zijn beide verplicht, het is niet mogelijk om 1 veld apart in te vullen. Van zodra status en duiding zijn ingegeven, zie je dat de statuslijn voor die doelstelling uit de rubriek Doelstelling status verdwenen is. Het invullen van een jaarevaluatie gebeurt op dezelfde wijze. Het rapporteren van een status of het bijwerken van een eerder ingevoerde status voor een doelstelling, kan ook via het tabblad Mijn doelstellingen. 7.3 PROJECT STATUS In het scherm Mijn To Do zie je onder Project status alle projecten waarvoor je verantwoordelijk bent en waarvoor een status gevraagd wordt op dit moment. Om de status of duiding aan te vullen, klik je op de knop STATUS INVULLEN. Er opent zich een pop-up waar je de status en duiding kan ingeven. Opgelet: de velden status en duiding zijn beide verplicht, het is niet mogelijk om 1 veld apart in te vullen Handleiding_Traject pagina 33 van 101

34 Van zodra status en duiding zijn ingegeven, zie je dat de statuslijn voor dat project uit de rubriek Project status verdwenen is. Het invullen van een jaarevaluatie gebeurt op dezelfde wijze. Het rapporteren van een status of het bijwerken van een eerder ingevoerde status voor een project, kan ook via het tabblad Mijn projecten. 7.4 MIJLPAAL STATUS In de rubriek Mijlpaal status verschijnen statuslijnen die per mijlpaal automatisch door het systeem gecreëerd worden, als de begindatum van de mijlpaal verstreken is én de einddatum van de mijlpaal binnen de 2 maanden ligt. Op die manier wordt per mijlpaal één statuslijn aangemaakt. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om als verantwoordelijke van een mijlpaal handmatig op zelf gekozen tijdstippen tussentijdse statussen te rapporteren (zie 8.3.2). Zodra er door de verantwoordelijke op die manier één (of meerdere) tussentijdse status(sen) voor de mijlpaal wordt (worden) aangemaakt, zal het systeem zelf geen statuslijn aanmaken. Om de status of duiding aan te vullen, klik je op de knop STATUS INVULLEN. Er opent zich een pop-up waar je de status en duiding kan ingeven. Opgelet: de velden status en duiding zijn beide verplicht, het is niet mogelijk om 1 veld apart in te vullen. Van zodra status en duiding zijn ingegeven, zie je dat de statuslijn voor die mijlpaal uit de rubriek Mijlpaal status verdwenen is. Het invullen van een jaarevaluatie gebeurt op dezelfde wijze. Het rapporteren van een status of het bijwerken van een eerder ingevoerde status voor een proces, kan ook via het tabblad Mijn Mijlpalen. 7.5 PROCES STATUS In het scherm Mijn To Do zie je onder Project status alle processen waarvoor je verantwoordelijk bent en waarvoor een status gevraagd wordt op dit moment. Om de status of duiding aan te vullen, klik je op de knop STATUS INVULLEN. Er opent zich een pop-up waar je de status en duiding kan ingeven. Opgelet: de velden status en duiding zijn beide verplicht, het is niet mogelijk om 1 veld apart in te vullen. Van zodra status en duiding zijn ingegeven, zie je dat de statuslijn voor dat proces uit de rubriek Proces status verdwenen is. Het invullen van een jaarevaluatie gebeurt op dezelfde wijze. Het rapporteren van een status of het bijwerken van een eerder ingevoerde status voor een proces, kan ook via het tabblad Mijn processen. pagina 34 van 16 Handleiding_Traject

35 7.6 PROGRAMMA STATUS In de rubriek Programma status verschijnen statuslijnen die per programma automatisch door het systeem gecreëerd worden, als de begindatum van het programma verstreken is én de einddatum van het programma binnen de 2 maanden ligt. Op die manier wordt per programma één statuslijn aangemaakt. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om als verantwoordelijke van een programma handmatig op zelf gekozen tijdstippen tussentijdse statussen te rapporteren (zie 8.3.2). Zodra er door de verantwoordelijke op die manier één (of meerdere) tussentijdse status(sen) voor het programma wordt (worden) aangemaakt, zal het systeem zelf geen statuslijn aanmaken. Om de status of duiding aan te vullen, klik je op de knop STATUS INVULLEN. Er opent zich een pop-up waar je de status en duiding kan ingeven. Opgelet: de velden status en duiding zijn beide verplicht, het is niet mogelijk om 1 veld apart in te vullen. Van zodra status en duiding zijn ingegeven, zie je dat de statuslijn voor dat programma uit de rubriek Programma status verdwenen is. Het invullen van een jaarevaluatie gebeurt op dezelfde wijze. Het rapporteren van een status of het bijwerken van een eerder ingevoerde status voor een proces, kan ook via het tabblad Mijn Programma s. 8 OBJECTEN BEHEREN 8.1 MIJN DOELSTELLINGEN BEHEREN Tabblad Mijn doelstellingen Het tabblad Mijn doelstellingen geeft de doelstellingen weer die je als verantwoordelijke zijn toegewezen, met een overzicht van de meest recente status. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Kleur status Status Datum waarde Duiding Organisatie(s) Omschrijving De titel van de doelstelling Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status (meest recente status). Geeft de status aan. Keuze uit: Nog niet gestart, Op schema, Kleine afwijking, Bij te sturen, Gerealiseerd, Uitgesteld, Stopgezet, Vervangen. Geeft de datum weer waarop de status werd ingevoerd. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Geeft de betrokken organisaties weer. Dit overzicht is geen invoerpagina maar geeft enkel het meest actuele overzicht weer van de doelstellingen die je zijn toegewezen. Klikken op de titel van een doelstelling brengt je in de detailpagina van de doelstelling Handleiding_Traject pagina 35 van 101

36 8.1.2 Detailpagina van een doelstelling Op deze pagina vind je alle detailinformatie van de doelstelling en kan je, mocht je dat wensen, reeds ingegeven kenmerken of een reeds ingegeven status verder aanvullen of wijzigen. Bij het verstrijken van de opgegeven periodiciteit zal er een nieuwe statuslijn door het systeem gecreëerd worden. Deze nieuwe statuslijn zal ook op de homepagina ( Mijn To Do ) verschijnen zolang de status en duiding niet zijn ingevuld. Links ziet u volgende subpagina s: Overzicht, Indicatoren, Brillen, Projecten, Processen, Programma. De detailpagina opent standaard in de subpagina Overzicht. Op het scherm zijn verschillende rubrieken zichtbaar: Details, Doelstelling status, Status gekoppelde projecten, Status gekoppelde processen, Status gekoppelde programma s en ten slotte Link met andere doelstellingen. We overlopen hierna de verschillende rubrieken en subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details. Een deel van de velden was verplicht in te vullen bij het aanmaken van de doelstelling. Deze velden kunnen na aanmaak nog worden aangepast. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Titel lang Verplicht veld Reeds ingevuld bij de aanmaak van de doelstelling. Deze titel wordt gebruikt voor het invullen van de korte werktitel bovenaan op het scherm. Deze werktitel is nl. beperkt tot 40 karakters en kan niet alle informatie bevatten uit titel lang. Omschrijving Vrij tekstveld Hier kan meer inhoudelijke informatie over de doelstelling worden gegeven. Verantwoordelijke Verplicht veld Alle Reeds ingevuld bij medewerkers aanmaak van de van de doelstelling. Na Trekkende toewijzen aan een organisatie(s) andere verantwoordelijke zullen de doelstellingen uit uw lijst van mijn Voorbeeld We realiseren openstaande aanbevelingen van Audit Vlaanderen Peter Jan Carlier pagina 36 van 16 Handleiding_Traject

37 Type Oorsprong Periodiciteit Verplicht in te vullen selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Minstens 1 optie verplicht aan te duiden. Verplicht in te vullen. Selectielijst, 1 keuze mogelijk Geeft de periodiciteit aan van rapporteren (van ingeven van de status). Strategisch Operationeel Vlaams Federaal Europees richtlijn Europees verordening Europees andere Nationaal Internationaal Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks doelstellingen verdwijnen Budgetraming Vrij getalveld. Het getal is in euro. Geen keuro of andere. Trekkende organisaties Meewerkende organisatie(s) Belanghebbende Verplicht in te vullen. Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk Vrij in te vullen veld. Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Begrotingsartikel(s) Keuzelijst (meerdere Alle entiteiten van de Vlaamse overheid waar je rechten op hebt. Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Nog niet bepaald Nog niet bepaald Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor de doelstelling? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Welke organisaties werken mee aan de doelstelling? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Geeft aan welke belanghebbenden betrokken zijn of baat hebben bij de doelstelling Hier wordt aangegeven op Strategisch Vlaams, Europees - richtlijn Wekelijks Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Departement Informatie Vlaanderen Nog geen voorbeeld beschikbaar Nog geen voorbeeld Handleiding_Traject pagina 37 van 101

38 Beleidsveld(en) Geplande start Einddatum opties mogelijk) Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Datumveld. Verplicht in te vullen. Datumveld. Vrij in te vullen. De beleidsvelden zoals opgenomen in het organisatiebesluit (VR DOC.0592/2BIS) welk(e) begrotingsartikel(s) de opgegeven budgetraming wordt aangerekend. Startdatum van de doelstelling Datum wanneer de doelstelling verloopt. Na verlopen van deze datum wordt de datum in het rood aangegeven. De doelstelling blijft actief en wordt dus niet automatisch op niet-actief gezet. beschikbaar Coördinatie Brussel 01/03/ /08/ Doelstelling status In deze rubriek staan de meest recente statusrapporteringen opgesomd (gaat tot 4 afgelopen periodes terug beheerders zien alle statuslijnen en kunnen indien nodig statuslijnen uit het verleden terug activeren door de status te veranderen van Afgesloten naar Actief). Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Laatste wijziging, Status, Duiding en Aangemaakt. Klikken op de titel brengt je naar een detailpagina van de statusrapportering. Daar zie je volgende velden: Kleur status, Jaarevaluatie, Jaar jaarevaluatie, Status, Duiding, Verantwoordelijke. Veldnaam Kleur status Jaarevaluatie Omschrijving Opties in de keuzelijst Niet aan te passen Niet aan te passen Verdere informatie Voorbeeld Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status. Indien aangevinkt gaat het over een statusrapportering over een heel jaar. Een jaarevaluatie wordt / / pagina 38 van 16 Handleiding_Traject

39 Jaar jaarevaluatie Niet aan te passen Status Keuzelijst nog niet gestart op schema kleine afwijking bij te sturen gerealiseerd uitgesteld stopgezet vervangen Duiding Vrij tekstveld Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit automatisch door het systeem gegenereerd halverwege het jaar. Hier is het jaar vermeld waarop de jaarevaluatie van toepassing is. Geeft de motivering weer bij de gekozen status 2014 Om de status aan te vullen, zet je de cursor achter het status-veld en maak je een keuze uit de lijst De kleur van de status wordt automatisch aangemaakt door het systeem. Om de duiding aan te vullen, vul je het tekstveld achter duiding in. Opslaan gebeurt vanzelf. Als je dan terug naar het overzichtsscherm Mijn doelstellingen gaat, zie je op het overzicht van de doelstellingen dat de laatste status en duiding (met bijbehorende kleur) worden weergegeven. Onder de rubriek Doelstelling status kan je ook een eerder ingevoerde status van de doelstelling aanpassen. Klik op de bestaande status. Er verschijnt een pijltje achter de status, en je kan een nieuwe status uit de lijst selecteren. Klik vervolgens op het groene vinkje dat helemaal rechts is verschenen. De status is gewijzigd en de kleur van de status wordt nu door het systeem automatisch aangepast. Door op de bestaande duiding te klikken, wordt ook dit veld bewerkbaar. Als je dan terug naar de lijst onder de rubriek Doelstelling status gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding Status gekoppelde projecten In deze rubriek staan de verschillende statusrapporteringen opgesomd van de aan de doelstelling gekoppelde projecten. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Datum waarde, Status, Duiding en Aangemaakt door. Klikken op de titel brengt je naar de overzichtspagina van het project Status gekoppelde processen In deze rubriek staan de verschillende statusrapporteringen opgesomd van de aan de doelstelling gekoppelde processen. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Datum waarde, Status, Duiding en Aangemaakt door Handleiding_Traject pagina 39 van 101

40 Klikken op de titel brengt je naar de overzichtspagina van het proces Status gekoppelde programma s In deze rubriek staan de verschillende statusrapporteringen opgesomd van de aan de doelstelling gekoppelde programma s. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Datum waarde, Status, Duiding en Aangemaakt door. Klikken op de titel brengt je naar de overzichtspagina van het programma Link met andere doelstellingen In deze rubriek vind je een overzicht van de aan de doelstelling gerelateerde doelstellingen. Dit is geen hiërarchische relatie zoals we wel terug vinden in de bril. Met link kan je aangeven of er een verwantschap tussen twee doelstellingen bestaat en zo ja, welke verwantschap. Er is keuze uit: is afhankelijk van of is vervangen door Andere subpagina s Aan de linkerkant van het venster kan je volgende tabbladen aanklikken: Overzicht (opent standaard), Indicatoren, Brillen, Projecten, Processen, Programma s. Elke tab biedt een overzicht van de aan de doelstelling gekoppelde objecten. 8.2 MIJN PROJECTEN BEHEREN Tabblad Mijn projecten Het tabblad Mijn projecten geeft de projecten weer die je als verantwoordelijke zijn toegewezen of waar je aan meewerkt, met een overzicht van de meest recente status. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Kleur status Status Datum waarde Duiding Einddatum Medewerker(s) Omschrijving De titel van het project Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status. Geeft de status aan. Keuze uit: nog niet gestart, op schema, kleine afwijking, bij te sturen, gerealiseerd, uitgesteld, stopgezet, vervangen. Geeft de datum weer waarop de laatste status werd ingevoerd. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Geeft de vooropgestelde einddatum van het project weer Geeft de betrokken projectmedewerkers aan weer Dit overzicht is geen invoerpagina maar geeft enkel het meest actuele overzicht weer van de projecten die je zijn toegewezen. Klikken op de titel van een project brengt je in de detailpagina van het project Detailpagina van een project Op deze pagina vind je alle detailinformatie van het project en kan je, als je dat wenst, reeds ingegeven kenmerken of een reeds ingegeven status verder aanvullen of wijzigen. Bij het verstrijken van de opgegeven periodiciteit zal gevraagd worden om een nieuwe status in te geven. Deze nieuwe statuslijn zal ook op de homepagina ( Mijn To Do ) verschijnen. pagina 40 van 16 Handleiding_Traject

41 Links zie je een aantal subpagina s: Overzicht, Indicatoren, Doelstellingen, Programma, Projectvoorstel & PID, Business Case Alternatief, Projectissue, Logboek en leerpunten, Project communicatie, Rapporten. De detailpagina opent standaard in de subpagina Overzicht. Op het scherm zijn verschillende rubrieken zichtbaar: Details, Projectmedewerkers, Project status, Mijlpaal, Link met andere projecten, Link met andere processen. We overlopen hierna de verschillende rubrieken en subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details. Een deel van de velden was verplicht in te vullen door de beheerder bij het aanmaken van het project (deze velden kunnen enkel nog gewijzigd worden door de beheerder). Een deel van de velden was verplicht in te vullen vóór het project kon geactiveerd worden, deze velden kunnen achteraf nog aangepast, maar niet meer leeggemaakt worden. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Titel lang Verplicht veld Reeds ingevuld bij de aanmaak van de doelstelling. Deze titel wordt gebruikt voor het invullen van de korte werktitel, die bovenaan op het scherm verschijnt. Deze werktitel is nl. beperkt tot 40 karakters en kan niet alle informatie bevatten uit titel lang. Nuttige linken Vrij tekstveld Hier kunnen url s naar relevante websites met betrekking tot het project worden toegevoegd Projectcode Verplicht veld, wordt automatisch door het systeem gegenereerd. Niet aan te passen Projectleider Verplicht veld Selectielijst, 1 keuze mogelijk Alle medewerkers van de Trekkende organisatie(s ) Reeds ingevuld bij aanmaak van het project. Na toewijzen aan een andere verantwoordelijke zullen de projecten uit uw lijst van mijn Voorbeeld E-facturatie implementeren binnen de VO be/e-procurement Pj Peter Jan Carlier Handleiding_Traject pagina 41 van 101

42 projecten verdwijnen Omschrijving Vrij tekstveld Hier kan meer inhoudelijke informatie over het project worden gegeven. Overkoepelend project Feitelijke startdatum Einddatum Trekkende minister Minister(s) (mee bevoegd) Trekkende Organisatie(s) Selectieveld, 1 keuze mogelijk Vrij in te vullen Datumveld. Verplicht in te vullen. Datumveld. Verplicht in te vullen. Selectielijst, 1 keuze mogelijk Vrij in te vullen Selectielijst, meerdere keuzes mogelijk Vrij in te vullen Verplicht in te vullen. Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk Overzicht van alle projecten die voor de entiteit in TRAJECT geregistreerd zijn Alle ministers van de Vlaamse Regering Alle ministers van de Vlaamse Regering Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Geeft de mogelijkheid om een project te definiëren als een deelproject van een ander overkoepelend project (moederdochter relatie) Datum wanneer het project opgestart wordt Datum wanneer het project moet afgerond zijn. Na verlopen van deze datum wordt de datum in het rood aangegeven. Het project blijft actief en wordt dus niet automatisch op nietactief gezet. Minister die bevoegd is voor het project Eventuele andere ministers mee bevoegd voor het project Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het project? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. 01/03/ /08/2016 Hilde Crevits Geert Bouregois, Annemie Turtelboom Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Meewerkende organisatie(s) Vrij in te vullen veld. Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Welke organisaties werken mee aan het project? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Departement Informatie Vlaanderen Projectsoort Selectielijst, 1 Regelgeving Aanduiding of het gaat Andere pagina 42 van 16 Handleiding_Traject

43 keuze mogelijk Verplicht in te vullen Andere Belanghebbende Datumveld Nog niet bepaald Periodiciteit Selectielijst, 1 keuze mogelijk. Geeft de periodiciteit aan van rapporteren (van ingeven van de status). Projectomvang Selectielijst, 1 keuze mogelijk Verplicht veld Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks Klein Middelgroot Groot om een project rond ontwikkelen van nieuwe regelgeving (bv. nieuw decreet opmaken). Regelgevingsprojecten vergen een specifieke voortgangsrapportering, met het oog op rapportering van de regelgevingsagenda. Geeft aan welke belanghebbenden betrokken zijn of baat hebben bij dit project Te bepalen rekening houdend met de geplande doorlooptijd en de inzet van middelen (budget en VTE) Budgetraming Vrij getalveld. Het getal is in euro. Geen keuro of andere. Personeelsinzet Vrij getalveld Het getal drukt een in VTE aantal VTE uit Begrotingsartikel Nog niet (s) bepaald Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Hier wordt aangegeven op welk(e) begrotingsartikel(s) de opgegeven budgetraming wordt aangerekend. Projectfolder Vrij tekstveld Hier kan je een link opgeven naar een projectmap op een documentmanagement systeem waar projectdocumentatie bewaard wordt Tijdsregistratie Aanvinkveld. Dient om aan te geven of er op dit project tijd geregistreerd moet kunnen worden Nog geen voorbeeld beschikbaar Wekelijks Middelgroot ,5 Nog geen voorbeeld beschikbaar Tijdsregistratie is momenteel nog niet beschikbaar in TRAJECT Handleiding_Traject pagina 43 van 101

44 Dit veld wordt momenteel standaard aangevinkt Projectmedewerkers In deze rubriek kunnen een of meerdere medewerkers (zowel van de trekkende als meewerkende organisatie(s)) gekoppeld worden als projectmedewerkers. Klik hiervoor op de groen knop Maak nieuw aan Er opent zich een pop-up scherm, waarin je de volgende velden kan invullen Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verder informatie Medewerker Selectieveld 1 keuze mogelijk Verplicht veld Alle medewerkers die kunnen geslecteerd worden Wijzigrechten Selectieveld 1 keuze mogelijk Verplicht veld Projectrol Selectieveld 1 keuze mogelijk Vrij in te vullen Lezer Invoerder Kernteam Communicatieverantwoordelijke ICT-verantwoordelijke Juridisch verantwoordelijke Ondersteuner Participatie-medewerker Andere Klik op Maak nieuw item aan De gekozen medewerker wordt aan het project gekoppeld. Herhaal deze stap voor elke medewerker die je aan het project wil koppelen Hiermee kan je aangeven of een projectmedewerker dezelfde schrijfrechten moet krijgen op het project als de projectleider. Hiermee kan hij het project zelf beheren in TRAJECT (oa status rapporteren). Met de rol lezer kan de gekoppelde medewerker het project en de status enkel raadplegen in TRAJECT Biedt de mogelijkheid om aan te geven vanuit welke expertise een medewerker bijdraagt aan een project Project status In deze rubriek staan de meest recente statusrapporteringen opgesomd (gaat tot 4 afgelopen periodes terug beheerders zien alle statuslijnen en kunnen indien nodig statuslijnen uit het verleden terug activeren door de status te veranderen van Afgesloten naar Actief).. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Laatste wijziging, Status, Duiding en Aangemaakt. pagina 44 van 16 Handleiding_Traject

45 Klikken op de titel brengt je naar een detailpagina van de statusrapportering. Daar zie je de volgende velden: Kleur status, Jaarevaluatie, Jaar jaarevaluatie, Status, Duiding, Verantwoordelijke. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Voorbeeld Kleur status Niet aan te passen Wordt automatisch gegenereerd op basis van de / Jaarevaluatie Jaar jaarevaluatie Niet aan te passen Niet aan te passen Status Keuzelijst nog niet gestart op schema kleine afwijking bij te sturen gerealiseerd uitgesteld stopgezet vervangen Duiding Verplicht tekstveld Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit ingegeven status. Indien aangevinkt gaat het over een statusrapportering over een heel jaar. Een jaarevaluatie wordt automatisch door het systeem gegenereerd halverwege het jaar. Hier is het jaar vermeld waarop de jaarevaluatie van toepassing is. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Om de status aan te vullen, zet je de cursor achter het status-veld en maak je een keuze uit de lijst De kleur van de status wordt automatisch aangemaakt door het systeem. Om de duiding aan te vullen, vul je het tekstveld achter duiding in. Opslaan gebeurt vanzelf. Als je dan terug naar het overzichtsscherm Mijn projecten gaat, zie je in het overzicht van de projecten dat de laatste status en duiding (met bijbehorende kleur) wordt weergegeven. Onder de rubriek Project status kan je ook een eerder ingevoerde status van het project aanpassen. Klik op de bestaande status. Er verschijnt een pijltje achter de status, en je kan een nieuwe status uit de lijst selecteren. Klik vervolgens op het groene vinkje dat helemaal rechts is verschenen. De status is gewijzigd en de kleur van de status wordt nu door het systeem automatisch aangepast. Door op de bestaande duiding te klikken, wordt ook dit veld bewerkbaar Handleiding_Traject pagina 45 van 101 / 2014

46 Als je dan terug naar de lijst onder de rubriek Project status gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding Mijlpaal In deze rubriek vind je een overzicht van de mijlpalen die voor dit project zijn aangemaakt. Standaard verschijnen in het overzicht de volgende velden: Titel, Kleur status, Status, Duiding, Einddatum initieel. Je kan nieuwe mijlpalen aanmaken, bestaande aanpassen of verwijderen. Je kan ook op een zelf gekozen tijdstip een status voor een mijlpaal rapporteren. Meer toelichting over deze functionaliteit vind je in een apart hoofdstuk, nl. Mijlpalen binnen een project beheren Link met andere projecten In deze rubriek vind je een overzicht van de aan het project gerelateerde projecten. Dit is geen hiërarchische relatie zoals we wel terug vinden bij Overkoepelend project. Via Maak nieuw aan kan je een project selecteren waarmee een verwantschap bestaat en je kan ook aangeven om welk type van verwantschap het gaat. Er is keuze uit: is afhankelijk van of is vervangen door. Vervolgens is er nog een vrij tekstveld Duiding om de verwantschap nog specifieker te kaderen Link met processen In deze rubriek vind je een overzicht van de aan het project gerelateerde processen. Dit is geen hiërarchische relatie. Via Maak nieuw aan kan je een proces selecteren waarmee een verwantschap bestaat en dit vervolgens duiden Andere subpagina s Aan de linkerkant van het venster kan je volgende tabbladen aanklikken: Overzicht (opent standaard), Indicatoren, Doelstellingen, Programma, Projectvoorstel & PID, Business Case Alternatief, Projectissue, Logboek en leerpunten, Project communicatie, Rapporten. Op deze pagina s kan je, indien je dat wenst, projecten uitgebreider documenteren. De velden op deze pagina s zijn afgestemd op de aanpak rond projectmanagement binnen de VO uitgewerkt. Meer informatie hierover vind je op de website projectmanagement 8.3 MIJLPALEN BINNEN EEN PROJECT BEHEREN Tabblad Mijn Mijlpalen Via het tabblad Mijn Mijlpalen, krijg je een overzicht van alle mijlpalen waar jij verantwoordelijk voor bent. De mijlpalen worden telkens getoond onder het project waar ze deel van uitmaken. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Verantwoordelijke Geplande start Einddatum initieel Status titel Omschrijving De titel van het project/de mijlpaal Verantwoordelijke van de mijlpaal Geplande startdatum van de mijlpaal Initiële einddatum van de mijlpaal De titel van de status van de mijlpaal pagina 46 van 16 Handleiding_Traject

47 Datum aanmaak Kleur status Status Duiding De datum waarop de status van de mijlpaal is aangemaakt Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status. Geeft de status aan. Keuze uit: nog niet gestart, op schema, kleine afwijking, bij te sturen, gerealiseerd, uitgesteld, stopgezet, vervangen. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Dit overzicht is geen invoerpagina maar geeft enkel het meest actuele overzicht weer van de mijlpalen die je zijn toegewezen. Klikken op de titel van een mijlaap brengt je bij de detailpagina van de mijlpaal Rubriek Mijlpaal De rubriek Mijlpaal geeft de mijlpalen weer die binnen een project zijn aangemaakt, met een overzicht van de meest recente status. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Einddatum Status Toegewezen aan Omschrijving De titel van de mijlpaal Geeft de vooropgestelde einddatum van het project weer Geeft standaard enkel de mijlpalen weer met een status Actief Geeft de projectmedewerker aan die verantwoordelijk is voor de mijlpaal Er zijn standaard 4 mijlpalen voorzien voor de uitvoering van een project: opstart, planning, uitvoeren en afsluiten (dit conform de toolbox projectmanagement). Deze mijlpalen kunnen aangepast of verwijderd worden, of vervangen door meer of minder andere mijlpalen Aanpassen van de mijlpalen in het overzicht Klik in de kolom Titel NAAST de naam van een bestaande mijlpaal. Het veld wordt bewerkbaar. Pas de naam van de mijlpaal aan. Om de aanpassing te bevestigen, klik je helemaal rechts in de lijn op het groene vinkje. De wijziging wordt opgeslagen. Als je in de kolom Titel op de naam van de mijlpaal klikt, opent de detailpagina van die mijlpaal. Bovenaan op dat scherm kan je ook de naam van de mijlpaal wijzigen (zie 8.3.2) Aanmaken van nieuwe mijlpalen Om een bijkomende mijlpaal toe te voegen aan het project, klik op de groene knop Maak nieuw aan onder het overzicht Handleiding_Traject pagina 47 van 101

48 Een pop-up venster gaat nu open, met de volgende verplicht in te vullen velden: Titel en Verantwoordelijke. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Titel lang Geef hier de naam in van de mijlpaal. Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit Geplande start Startdatum van de mijlpaal Einddatum initieel Einddatum van de mijlpaal Verdere informatie Voorbeeld Behoeftenanalyse Anne Delarue 01/01/ /01/2015 Klik op de groene knop Maak item aan. De mijlpaal wordt aangemaakt en verschijnt op de detailpagina van het project bij de titel mijlpaal. Als je op de mijlpaal klikt, kom je op de detailpagina van die mijlpaal en kan je bijkomende informatie invullen. TRAJECT biedt de mogelijkheid om meerdere mijlpalen tegelijk in te voeren, via een oplaadsjabloon in excel. De functionaliteit Mijlpalen opladen is enkel beschikbaar voor beheerders Mijlpalen van regelgevingsprojecten Indien de projectsoort van je project regelgeving is, dan zijn hier reeds een set van mijlpalen voorgedefinieerd. Voor een goed begrip van deze mijlpalen, verwijzen we naar de website met het stroomschema voor opmaak regelgeving. Ook hier kan je steeds mijlpalen verwijderen of extra toevoegen (zie hoger). Klikken op de titel van een mijlpaal brengt je in de detailpagina van de mijlpaal Detailpagina van een mijlpaal Op deze pagina vind je alle detailinformatie van de mijlpaal en kan je indien gewenst, reeds ingegeven kenmerken of een reeds ingegeven status verder aanvullen of wijzigen. Je kan ook op elk moment een pagina 48 van 16 Handleiding_Traject

49 status ingeven voor de mijlpaal. Standaard wordt door het systeem één statuslijn gecreëerd per mijlpaal, op het moment dat de begindatum van de mijlpaal verstreken is én de einddatum van de mijlpaal binnen de 2 maanden ligt. Zodra er door de verantwoordelijke één (of meerdere) tussentijdse status(sen) voor de mijlpaal wordt (worden) aangemaakt, zal het systeem zelf geen statuslijn aanmaken. Links ziet u volgende subpagina s: Overzicht, Mijlpaalstatus, Bijlages. De detailpagina opent standaard in de subpagina Overzicht. Op het scherm zijn twee rubrieken zichtbaar: Details, Mijlpaal status. We overlopen hierna de verschillende rubrieken en subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details. Een deel van de velden is verplicht in te vullen bij het aanmaken van een mijlpaal. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Titel Verplicht veld Staat bovenaan het scherm vermeld. Door op de titel te klikken, kan je de naam van de mijlpaal ook in deze detailpagina aanpassen. Verantwoordelijke Keuzelijst. Verplicht veld. Personeelsleden van de entiteit(en) Geeft weer welke projectmedewerker verantwoordelijk is voor de mijlpaal Omschrijving Vrij tekstveld Hier kan meer inhoudelijke informatie over de mijlpaal worden gegeven. Geplande start Einddatum initieel Feitelijke startdatum Einddatum actueel Datumveld Verplicht in te vullen. Datumveld Verplicht in te vullen. Datumveld Vrij in te vullen Datumveld Vrij in te vullen Datum wanneer voorzien is dat de mijlpaal opstart Datum wanneer voorzien is dat de mijlpaal gerealiseerd zal zijn Geeft aan wat de actuele startdatum is, waarop voorzien is dat de mijlpaal wordt gestart (kan verschillen van de initieel geplande startdatum) Geeft aan wat de actuele einddatum is, Voorbeeld Behoeftenanalyse Anne Delarue 01/03/ /03/ /03/ /04/ Handleiding_Traject pagina 49 van 101

50 Startdatum effectief Einddatum effectief Datumveld Vrij in te vullen Datumveld Vrij in te vullen Moedermijlpaal Selectieveld, 1 keuze mogelijk Vrij in te vullen Overzicht van alle mijlpalen van het project waarop voorzien is dat de mijlpaal gerealiseerd zal zijn (kan verschillen van de initieel geplande einddatum) Geeft aan wat de feitelijke startdatum is, waarop de mijlpaal effectief is opgestart (kan verschillen van de initieel geplande startdatum) Geeft aan wat de feitelijke einddatum is, waarop de mijlpaal effectief gerealiseerd werd (kan verschillen van de initieel geplande einddatum) Geeft de mogelijkheid om een mijlpaal te definiëren als een deelmijlpaal van een andere overkoepelende mijlpaal (moederdochter relatie) Resultaat Vrij tekstveld Hier kan het verwachte resultaat van de mijlpaal omschreven worden Percentage afgewerkt Vrij tekstveld Geeft aan welk aandeel van de mijlpaal tussentijds al gerealiseerd werd (100% = volledig afgewerkte mijlpaal) Tijdsregistratie Aanvinkveld Dient om aan te geven of er op deze mijlpaal tijd geregistreerd moet kunnen worden 20/03/ /04/2015 Analyse Gevalideerde functionele analyse 75 Tijdsregistratie is momenteel nog niet beschikbaar in TRAJECT Mijlpaal status In deze rubriek staan de meest recente statusrapporteringen opgesomd (gaat tot 4 afgelopen periodes terug beheerders zien alle statuslijnen en kunnen indien nodig statuslijnen uit het verleden terug pagina 50 van 16 Handleiding_Traject

51 activeren door de status te veranderen van Afgesloten naar Actief).. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Laatste wijziging, Status, Duiding, Aangemaakt. Om een nieuwe mijlpaalstatus toe te voegen, klik je op de groene knop Maak nieuw item. Een nieuw scherm gaat open. De volgende velden kunnen ingevuld worden: Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij tekstveld Geeft de naam van Verplicht veld de mijlpaalstatus Status Keuzelijst nog niet gestart op schema kleine afwijking bij te sturen gerealiseerd uitgesteld stopgezet vervangen Jaarevaluatie Niet aan te passen Om hier enige logica in te steken kan je in de naam van de status verwijzen naar de datum Indien aangevinkt gaat het over een statusrapportering over een heel jaar. Een jaarevaluatie wordt automatisch door het systeem gegenereerd halfweg het jaar. Duiding Vrij tekstveld Geeft de motivering weer bij de gekozen status Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit Geeft aan welke medewerker verantwoordelijk is voor de mijlpaal / Om de status aan te vullen, zet je de cursor achter het status-veld en maak je een keuze uit de lijst De kleur van de status wordt automatisch aangemaakt door het systeem. Om de duiding aan te vullen, vul je het tekstveld achter duiding in. Opslaan gebeurt vanzelf. Als je dan terug naar de rubriek Mijlpaal gaat, zie je in het overzicht van de projecten dat de laatste status en duiding (met bijbehorende kleur) wordt weergegeven. Onder de rubriek Mijlpaal status kan je ook een eerder ingevoerde status van het project aanpassen. Klik op de bestaande status. Er verschijnt een pijltje achter de status, en je kan een nieuwe status uit de Handleiding_Traject pagina 51 van 101

52 lijst selecteren. Klik vervolgens op het groene vinkje dat helemaal rechts is verschenen. De status is gewijzigd en de kleur van de status wordt nu door het systeem automatisch aangepast. Door op de bestaande duiding te klikken, wordt ook dit veld bewerkbaar. Als je dan terug naar het overzicht onder Mijlpaal gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding Bijlages toevoegen bij mijlpalen Via de tab Bijlages kan je een bijlage toevoegen bij een mijlpaal. Je kan een item selecteren of en url ingeven. Daarnaast is het ook mogelijk om een omschrijving toe te voegen. 8.4 MIJN PROCESSEN BEHEREN Tabblad Mijn processen Het tabblad mijn processen geeft de processen weer die je zijn toegewezen met een overzicht van de meest recente status. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Kleur status Status Datum waarde Duiding Omschrijving De titel van het proces Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status. Geeft de status aan. Keuze uit: nog niet gestart, op schema, kleine afwijking, bij te sturen, gerealiseerd, uitgesteld, stopgezet, vervangen. Geeft de datum weer waarop de status werd ingevoerd. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Dit overzicht is geen invoerpagina maar geeft enkel het meest actuele overzicht weer van de processen die je zijn toegewezen. Klikken op de titel van een proces brengt je bij de detailpagina van het proces Detailpagina van een proces Op deze pagina vind je alle detailinformatie van het proces en een overzicht van de statussen van het proces per kwartaal. De processen worden ingeladen vanuit Wegwijs Proces, de authentieke bron. Links zie je volgende subpagina s: Overzicht, Indicatoren, Doelstellingen. De detailpagina opent standaard in de subpagina Overzicht, met als enige rubriek Details We overlopen hierna deze rubriek en de subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details : Titel lang, Procescode, Trekkende organisatie(s), Proceseigenaar, Periodiciteit, Startdatum, Einddatum, Procesbewaker(s), Budgetraming, Personeelsinzet in VTE, Begrotingsartikel(s). Enkel de laatste drie kunnen in TRAJECT worden gewijzigd. De overige velden worden ingelezen uit Wegwijs Proces. Wijzigingen aanbrengen is alleen mogelijk in Wegwijs Proces en dus niet in TRAJECT. pagina 52 van 16 Handleiding_Traject

53 In Wegwijs Proces wordt geen periodiciteit rond tussentijdse opvolging geregistreerd. Periodiciteit is echter een verplicht veld in TRAJECT. Om de data te kunnen inlezen krijgt elk proces daarom automatisch een rapporteringsperiodiciteit mee, nl. driemaandelijks. Deze periodiciteit is niet wijzigbaar. Voor informatie over de betekenis van de niet wijzigbare veldnamen wordt verwezen naar de taxonomie van Wegwijs Proces: Als een proces gewist wordt in Wegwijs Proces, verdwijnen de data niet uit TRAJECT maar krijgt het proces de status verwijderd. Drie velden kunnen wel worden beheerd in TRAJECT: Budgetraming, Personeelsinzet in VTE, Begrotingsartikel(s) : Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Voorbeeld Budgetraming Vrij getalveld. Het getal is in euro. Geen keuro of andere. Personeelsinzet in VTE Vrij veld 6,3 Begrotingsartikel(s) Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Nog niet bepaald Hier wordt aangegeven op welk(e) begrotingsartikel(s) de opgegeven budgetraming wordt aangerekend. Nog geen voorbeeld beschikbaar Proces status In deze rubriek staan de meest recente statusrapporteringen opgesomd (gaat tot 4 afgelopen periodes terug beheerders zien alle statuslijnen en kunnen indien nodig statuslijnen uit het verleden terug activeren door de status te veranderen van Afgesloten naar Actief).. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Laatste wijziging, Status, Duiding en Aangemaakt door. Klikken op de titel brengt je naar een detailpagina van de statusrapportering. Daar zie je de volgende velden: Kleur status, Jaarevaluatie, Jaar jaarevaluatie, Status, Duiding, Verantwoordelijke. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Voorbeeld Kleur status Niet aan te passen Wordt automatisch gegenereerd op basis van de / Jaarevaluatie Niet aan te passen ingegeven status. Indien aangevinkt gaat het over een statusrapportering over een heel jaar. Een jaarevaluatie wordt automatisch door het systeem gegenereerd halverwege het Handleiding_Traject pagina 53 van 101 /

54 Jaar jaarevaluatie Niet aan te passen jaar. Hier is het jaar vermeld waarop de jaarevaluatie van toepassing is. Status Keuzelijst nog niet gestart op schema kleine afwijking bij te sturen gerealiseerd uitgesteld stopgezet vervangen Duiding Vrij tekstveld Geeft de motivering weer bij de gekozen status Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit 2014 Om de status aan te vullen, zet je de cursor achter het status-veld en maak je een keuze uit de lijst. Het systeem maakt automatisch de kleur van de status aan. Om de duiding aan te vullen, vul je het tekstveld achter duiding in. Opslaan gebeurt vanzelf. Als je dan terug naar het overzichtsscherm Mijn processen gaat, zie je in het overzicht van de processen dat de laatste status en duiding (met bijbehorende kleuren) worden weergegeven. Onder de rubriek Proces status kan je ook een eerder ingevoerde status van het proces aanpassen. Klik op de bestaande status. Er verschijnt een pijltje achter de status, en je kan een nieuwe status uit de lijst selecteren. Klik vervolgens op het groene vinkje dat helemaal rechts is verschenen. De status is gewijzigd en de kleur van de status wordt nu door het systeem automatisch aangepast. Door op de bestaande duiding te klikken, wordt ook dit veld bewerkbaar. Als je dan terug naar de lijst onder de rubriek Proces status gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding Andere subpagina s Aan de linkerkant van het venster kan je volgende tabbladen aanklikken: Overzicht, Indicatoren, Doelstellingen. Elk tabblad biedt een overzicht van de aan het proces gekoppelde objecten. 8.5 MIJN INDICATOREN BEHEREN Tabblad Mijn indicatoren Het tabblad Mijn indicatoren geeft de indicatoren weer die je zijn toegewezen, met een overzicht van de meest recente status. Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Omschrijving De titel van de indicator pagina 54 van 16 Handleiding_Traject

55 Waarde Kleur Datum waarde Duiding Kwantitatieve indicator De meest recente meetwaarde Keuzemogelijkheid: rood, geel, groen Geeft de datum weer waarop de status werd ingevoerd. Geeft de motivering weer bij de gekozen status Is niet aangevinkt als het gaat over een kwalitatieve indicator Als je geen meetwaarden ziet dan moet je wellicht eerst de meetwaarden uitklappen. Dit doe je door op het grijze driehoekje te klikken dat net voor de naam van de indicator zichtbaar is. Klikken op de titel van een indicator brengt je bij de detailpagina van die indicator Detailpagina van een indicator Op deze pagina vind je alle detailinformatie van de indicator en een overzicht van de statussen. Links ziet u volgende subpagina s: Overzicht, Doelstellingen, Projecten, Processen en Meetwaarden. We overlopen hierna de verschillende rubrieken en subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details : Titel lang, Status, Bron meetdata, Type, Verantwoordelijke indicator, Verantwoordelijke ingave, Berekeningswijze, Toepassingsgebied, Meeteenheid, Periodiciteit, Feitelijke startdatum, Einddatum, Kwantitatieve indicator, Trekkende organisatie(s), Indicator ook beschikbaar voor, Accuraatheid, Tijdigheid/stiptheid, Toegankelijkheid/duidelijkheid, Vergelijkbaarheid, Coherentie, Volledigheid, Aantal cijfers na de komma, Percentage. De velden Accuraatheid, Tijdigheid/stiptheid, Toegankelijkheid/duidelijkheid, Vergelijkbaarheid, Coherentie en Volledigheid hebben te maken met de kwaliteit van de indicator. Veldnaam Omschrijving Opties in de Verdere Voorbeeld keuzelijst informatie Titel lang Vrij invulveld Reeds ingevuld bij de aanmaak van de indicator. Deze titel wordt gebruikt voor het invullen van de werktitel. Deze werktitel is nl. beperkt tot 40 karakters en kan niet alle informatie uit titel lang bevatten. Status Keuzelijst, 1 keuze mogelijk Niet actief Actief Afgesloten Verwijderd Het gaat over de status van de indicator zelf en niet over de meetwaarde. Bron meetdata Vrij invulveld Wat is de bron Survey naar Handleiding_Traject pagina 55 van 101

56 Type Keuzelijst, 1 keuze mogelijk Verantwoordelijke indicator Verantwoordelijke ingave Keuzelijst, 1 keuze mogelijk Keuzelijst, 1 keuze mogelijk Effect Impact Output Proces Impact voor de meetwaarde? Over welk soort van indicator gaat het? Diegene die de inhoud van de indicator kan wijzigen. Diegene die de meetwaarden van de indicator zal ingeven. Dit kan dezelfde zijn als de verantwoordelijke. Er zijn geen verschillen in rechten tussen beide personen. Berekeningswijze Vrij invulveld Als de meetwaarde het gevolg is van een berekening, kan de formule of berekeningswijze hier worden ingegeven. Toepassingsgebied Vrij invulveld Wat wordt gemeten? Meeteenheid Vrij invulveld Wat is de eenheid van de meetwaarde? Periodiciteit Keuzelijst, 1 keuze mogelijk Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks Keuzelijst voor de periodiciteit waarmee de status moet ingegeven worden Sociaal- Culturele Verschuivingen in Vlaanderen (SCV-survey) [ID:1069] Effect Anne Delarue Gaëlle Van Houte pagina 56 van 16 Handleiding_Traject / jarigen met de Belgische nationaliteit, die in EUlanden wonen kilo maandelijks Feitelijke Datumveld Datum wanneer 06/03/2015

57 startdatum de status van de indicator actief is. Einddatum Datumveld Datum wanneer de status van de indicator niet actief is. Kwantitatieve Ja/nee veld indicator Trekkende organisatie(s) Indicator ook beschikbaar voor Accuraatheid Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Vrij in te vullen veld. Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Voor welke organisatie(s) mag de indicator ook beschikbaar zijn? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. De accuraatheid van een statistiek wordt gedefinieerd als de mate van overeenstemming tussen de geschatte waarde ervan en de (niet gekende) echte populatiewaarde. 31/12/2019 Beleidsdomein Werk en Sociale Economie Departement Informatie Vlaanderen De indicator is een operationalisering voor het meten van zich regelmatig cultuurpartici pant voelen. Men gin uit van de veronderstelling dat een voldoende diverse en intensieve participatie noodzakelijk is om zich cultuurparticipant te voelen. Op deze manier verkrijgt men een ruwe benadering van het % cultuurparticipanten Handleiding_Traject pagina 57 van 101

58 Tijdigheid/stiptheid Toegankelijkheid/ duidelijkheid Vergelijkbaarheid Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator. Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator. Gebruikers willen de statistische informatie frequent en op tijd, liefst op een vooraf bepaalde datum. Statistische informatie moet eenvoudig toegankelijk zijn, in een voor zoveel mogelijk gebruikers gemakkelijk hanteerbare vorm én goed gedocumenteerd. Statistieken zijn het meest bruikbaar als ze betrouwbare vergelijkingen in tijd (tussen bepaalde periodes, tijdstippen...) en ruimte (tussen regio s, landen...) toelaten. Deze indicator wordt jaarlijks in het voorjaar geactualiseerd op basis van de SCV-survey van het voorgaande jaar. De indicator wordt met een begeleidende tekst gepubliceerd in het Pact van Vilvoorde en ook opgenomen in het VRINDhoofdstuk Cultuur. Een technische nota met bespreking van definities en methodologie is beschikbaar. Een vergelijking in de tijd van 2000 tot 2004 is mogelijk. Een globale internationale vergelijking is moeilijk. Voor de categorie nonparticipanten is er op basis van een eurobarometer wel een vergelijking voor de 15 EUlanden. pagina 58 van 16 Handleiding_Traject

59 Coherentie Volledigheid Aantal cijfers na de komma Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator Vrij invulveld. Is een maatstaf voor de kwaliteit van de indicator Getalveld De coherentie van statistieken wordt op twee manieren bepaald, naargelang zij voortkomen uit dezelfde of uit verschillende bronnen. Statistieken die voortkomen uit één bron zijn coherent als de elementaire concepten op een betrouwbare manier kunnen samengevoegd worden tot meer complexe maten. De vraag naar de volledigheid van statistische informatie gaat na in hoeverre tegemoet gekomen kan worden aan de behoeften en prioriteiten zoals bepaald door de gebruikers. Tot hoeveel cijfers na de Deze statistiek is voor bepaalde thema s coherent met de statistieken van Eurostat. De SCVsurvey is een algemene bevraging en handelt niet specifiek over één bepaald thema. Veel thema s worden dan ook vrij bondig bevraagd, meer specifieke informatie is dan ook vaak mogelijk op basis van andere bevragingen (bijvoorbeeld van de steunpunten) Handleiding_Traject pagina 59 van 101

60 komma moeten de meetwaarden worden getoond? Percentage Ja/nee veld Is de meetwaarde een percentage? Andere subpagina s Aan de linkerkant van het venster kan je volgende tabbladen aanklikken: Overzicht, Doelstellingen, Projecten, Processen, Meetwaarden. Elk tabblad biedt een overzicht van de aan de indicator gekoppelde objecten. Het cijfer dat tussen haakjes na het woord Meetwaarde staat, duidt op het aantal meetwaarden die reeds zijn ingevoerd. Volgende paragraaf geeft verdere toelichting over hoe meetwaarden voor een indicator kunnen ingevoerd worden Meetwaarden voor een indicator invullen Voor het opvolgen van indicatoren genereert het systeem in TRAJECT geen automatische statuslijnen volgens de opgegeven periodiciteit. Het is aan de verantwoordelijke voor de ingave om op eigen initiatief tussentijds de meetwaarden in te geven. Ga via het tabblad Mijn indicatoren. Klik in het overzicht van de indicatoren waarvoor je verantwoordelijk bent op de indicator waarvoor je de meetwaarde wil actualiseren. De detailpagina van de indicator opent zich. Klik in het verticale keuzemenu links op de subpagina Meetwaarden. De detailpagina van de meetwaarden opent zich Rechtstreekse invoer Klik op de groene knop Maak nieuw item aan. Er opent zich een pop-up scherm, waarin de volgende velden kunnen ingevuld worden: pagina 60 van 16 Handleiding_Traject

61 Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Waarde Vrij tekstveld - verplicht in te vullen bij kwantitatieve indicatoren Geef hier een getal in, op basis van de meting van de 350 Kleur Selectieveld 1 keuze mogelijk verplicht in te vullen bij kwalitatieve indicatoren indicator Groen Geel Rood Duiding Vrij tekstveld Dit veld biedt de mogelijkheid om de statusomschrijving en bijbehorende kleur wat verder te duiden en eventueel te nuanceren. Zeker bij berekende status - op basis van kwantitatieve meetwaarden - die t.a.v. een voorafbepaalde norm wordt geëvalueerd, kan het belangrijk zijn om bv. bepaalde contextfactoren onder de aandacht te brengen. Geel Aantal verkeersongevallen: waarde ligt hoger dan vorige maand, waarschijnlijk mede ten gevolge van de slechte weersomstandigheden. Klik vervolgens op de groene knop Maak item aan. De nieuw aangemaakte meetwaarde verschijnt in het overzicht van meetwaarden, met als titel de datum van vandaag. Om een aangemaakte meetwaarde terug te verwijderen, klik je op de titel (datum). De detailpagina van die specifieke meetwaarde opent zich. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Verwijderen. Omdat je onmiddellijk na het uitvoeren van de verwijdering zelf geen rechten meer hebt op de verwijderde meetwaarde, krijg je een foutmelding te zien. Je kan die gewoon verbergen Via oplaadbestand Klik boven in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Sjabloon meetwaarden. Bovenaan verschijnt de melding dat de export gestart is. Na succesvol downloaden, kan je dit bestand openen en invullen. Vul in het werkblad Meetwaarden de volgende kolommen in: Kolomnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Datum Geef hier een datum in volgens Geef aan op welk 15/01/2015 Waarde formaat XX/XX/XXXX moment deze meting Handleiding_Traject pagina 61 van 101

62 is uitgevoerd Waarde Vrij tekstveld - verplicht in te vullen bij kwantitatieve indicatoren Geef hier een getal in, op basis van de meting van de indicator Kleur Selectieveld 1 keuze mogelijk Groen verplicht in te vullen bij Geel kwalitatieve indicatoren Rood Duiding Vrij tekstveld Dit veld biedt de mogelijkheid om de statusomschrijving en bijbehorende kleur wat verder te duiden en eventueel te nuanceren. Zeker bij berekende status - op basis van kwantitatieve meetwaarden - die t.a.v. een voorafbepaalde norm wordt geëvalueerd, kan het belangrijk zijn om bv. bepaalde contextfactoren onder de aandacht te brengen. 350 Geel Bv. bij indicator Aantal verkeersongevallen : Waarde ligt hoger dan vorige maand, waarschijnlijk mede ten gevolge van de slechte weersomstandigheden. Sla het excel-bestand lokaal op. Terug in de tool klik je bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Meetwaarden opladen. Er verschijnt een pop-up scherm. Klik onder File op Selecteer een bestand. Ga via verkenner naar de locatie waar je het oplaadsjabloon hebt opgeslagen, en selecteer het bestand. Klik op Voer uit. Je komt terug op het startscherm Meetwaarden en de boodschap verschijnt dat de upload succesvol werd uitgevoerd. Als het excel-sjabloon niet kon worden geüpload, krijg je hier ook melding van. Doorgaans wordt dit veroorzaakt doordat in het sjabloon onvolledige data, of voor bepaalde velden data in het verkeerde formaat, werden ingevoerd. Je ziet de opgeladen meetwaarden in het overzicht verschijnen. 8.6 MIJN PROGRAMMA S BEHEREN Tabblad Mijn Programma s Via het tabblad Mijn Programma s krijg je een overzicht van alle programma s waar jij verantwoordelijk voor bent met de meest recente status. pagina 62 van 16 Handleiding_Traject

63 Het tabblad geeft standaard volgende kolommen: Veldnaam Titel Kleur status Status Datum waarde Duiding Trekkende organisatie(s) Omschrijving De titel van het programma Wordt automatisch gegenereerd op basis van de ingegeven status. Geeft de status aan. Keuze uit: nog niet gestart, op schema, kleine afwijking, bij te sturen, gerealiseerd, uitgesteld, stopgezet, vervangen. Geeft de datum weer waarop de status werd ingevoerd. Geeft de motivering weer bij de gekozen status De trekkende organisatie(s) van het programma Dit overzicht is geen invoerpagina maar geeft enkel het meest actuele overzicht weer van de programma s die je zijn toegewezen. Klikken op de titel van een programma brengt je bij de detailpagina van het programma Detailpagina van een programma Op deze pagina vind je alle detailinformatie van het programma en een overzicht van de statussen van het programma. Links zie je volgende subpagina s: Overzicht, Doelstellingen, Programma Project. De detailpagina opent standaard in de subpagina Overzicht, met als rubrieken Details, Programma status en Status gekoppelde projecten. We overlopen hierna deze rubrieken en subpagina s Details Volgende velden zijn zichtbaar onder de titel Details : Titel lang, Toegewezen aan, Begindatum, Einddatum, Omschrijving, Doel Trekkende organisatie(s), Meewerkende organisatie(s). Enkel het veld Toegewezen aan is een verplicht veld. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Titel lang Verplicht veld Reeds ingevuld bij de aanmaak van programma. Deze titel wordt gebruikt voor het invullen van de korte werktitel, die bovenaan op het scherm verschijnt. Deze werktitel is nl. beperkt tot 40 karakters en kan niet alle informatie Voorbeeld Vlaanderen Radicaal Digitaal Handleiding_Traject pagina 63 van 101

64 bevatten uit titel lang. Toegewezen aan Verplicht veld Selectielijst, 1 keuze mogelijk Reeds ingevuld bij aanmaak van het programma. Na toewijzen aan een andere verantwoordelijke zullen de programma s uit uw lijst van mijn programma s verdwijnen Begindatum Datumveld. Datum wanneer het Verplicht in programma opgestart te vullen. wordt Einddatum Datumveld. Datum wanneer het Verplicht in programma moet te vullen. afgerond zijn. Na verlopen van deze datum wordt de datum in het rood aangegeven. Het programma blijft actief en wordt dus niet automatisch op nietactief gezet. Omschrijving Vrij tekstveld Hier kan meer inhoudelijke informatie over het programma worden gegeven. Trekkende Organisatie(s) Verplicht in te vullen. Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het programma? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Peter Jan Carlier 01/03/ /08/2016 Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Meewerkende organisatie(s) Vrij in te vullen veld. Keuzelijst (meerdere opties mogelijk) Alle entiteiten van de Vlaamse overheid Welke organisaties werken mee aan het programma? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Departement Informatie Vlaanderen Programma status In deze rubriek staan de meest recente statusrapporteringen opgesomd (gaat tot 4 afgelopen periodes terug beheerders zien alle statuslijnen en kunnen indien nodig statuslijnen uit het verleden terug activeren door de status te veranderen van Afgesloten naar Actief).. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Laatste wijziging, Status, Duiding, Aangemaakt. pagina 64 van 16 Handleiding_Traject

65 Om een nieuwe programmastatus toe te voegen, klik je op de groene knop Maak nieuw item. Een nieuw scherm gaat open. De volgende velden kunnen ingevuld worden: Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij tekstveld Verplicht veld Geeft de naam van de programmastatus Status Keuzelijst nog niet gestart op schema kleine afwijking bij te sturen gerealiseerd uitgesteld stopgezet vervangen Jaarevaluatie Niet aan te passen Om hier enige logica in te steken kan je in de naam van de status verwijzen naar de datum Indien aangevinkt gaat het over een statusrapportering over een heel jaar. Een jaarevaluatie wordt automatisch door het systeem gegenereerd halfweg het jaar. Duiding Vrij tekstveld Geeft de motivering weer bij de gekozen status / Om de status aan te vullen, zet je de cursor achter het status-veld en maak je een keuze uit de lijst De kleur van de status wordt automatisch aangemaakt door het systeem. Om de duiding aan te vullen, vul je het tekstveld achter duiding in. Opslaan gebeurt vanzelf. Als je dan terug naar het overzicht Mijn programma s gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding. Onder de rubriek Programma status kan je ook een eerder ingevoerde status van een programma aanpassen. Klik op de bestaande status. Er verschijnt een pijltje achter de status, en je kan een nieuwe status uit de lijst selecteren. Klik vervolgens op het groene vinkje dat helemaal rechts is verschenen. De status is gewijzigd en de kleur van de status wordt nu door het systeem automatisch aangepast. Door op de bestaande duiding te klikken, wordt ook dit veld bewerkbaar. Als je dan terug naar het overzicht onder Mijn programma s gaat kijken, zie je de gewijzigde status, kleur en duiding Handleiding_Traject pagina 65 van 101

66 Status gekoppelde projecten In deze rubriek staan de verschillende statusrapporteringen opgesomd van de aan het programma gekoppelde projecten. Volgende rubrieken zijn zichtbaar: Titel, Kleur status, Datum waarde, Status, Duiding en Aangemaakt door. Klikken op de titel brengt je naar de overzichtspagina van het project Andere subpagina s Aan de linkerkant van het venster kan je volgende tabbladen aanklikken: Overzicht, Doelstellingen, Programma project : deze twee laatste tabbladen bieden een overzicht van de aan het programma gekoppelde objecten. Als verantwoordelijke van een programma (met invoerder rechten) kan je ook zelf nieuwe projecten aan het programma koppelen, of eerder gekoppelde projecten weer losmaken (zie ook paragraaf 11.3) Klik op tabblad links Programma Project. Je krijgt een overzicht van de projecten die reeds aan het programma gekoppeld zijn. Klik op de knop Koppel project. Er opent zich een pop-up scherm. Via het uitvalmenu Projecten *, kan je het project kiezen dat je wilt koppelen. Je kan ook gewoon beginnen typen in het veld Zoeken en op die manier het project zoeken dat je wil koppelen. Klik op voer uit. Het project is gekoppeld en verschijnt ook onmiddellijk in het overzicht. Om een gekoppeld project weer los te maken, klik je op de knop Ontkoppel project. Er opent zich een pop-up scherm. Via het uitvalmenu Projecten *, kan je het project of de projecten kiezen dat je wilt ontkoppelen. Je kan ook gewoon beginnen typen in het veld Zoeken en op die manier het project zoeken dat je wil ontkoppelen. Klik op voer uit. Het project is losgekoppeld en verschijnt ook niet meer in het overzicht. 9 RAPPORTEN MAKEN 9.1 VOORGEDEFINIEERDE RAPPORTEN IN HUISSTIJL VO Ga naar de tab Mijn to do. Rechts op het scherm is een blok met de functionaliteit Rapporten voorzien. Hieronder staan de beschikbare voorgedefinieerde rapporten opgelijst. Momenteel zijn de volgende rapporten beschikbaar, die op elke bril, binnen de tool aangemaakt, gedraaid kunnen worden: - high-level rapport: overzicht van de doelstellingen binnen de bril (beperkt tot de 2 hoogste niveaus) met actuele status en gekoppelde indicatoren met actuele status; pagina 66 van 16 Handleiding_Traject

67 - medium-level rapport: overzicht van alle doelstellingen binnen de bril met actuele status en alle onderliggende gekoppelde objecten met actuele status; - medium-level rapport tabel: overzicht van alle doelstellingen binnen de bril met actuele status en alle onderliggende gekoppelde objecten met actuele status in tabelvorm; - medium-level plan: overzicht van alle doelstellingen binnen de bril met alle onderliggende gekoppelde objecten met telkens een set van bijbehorende kenmerken (ZONDER statusrapportering, komt dus neer op de doorvertaling van een beleids- of beheersplan); - medewerker rapport: overzicht van alle actieve items (met statushistoriek) van een medewerker. Dit overzicht kan opgevraagd worden voor enkel het huidige jaar of met de volledige historiek. Je kan ook kiezen welke items moeten meegenomen worden in het rapport (bv. enkel doelstellingen en projecten). - proj/proc rapport zonder opmaak; dit rapport bevat een overicht van alle projecten en alle processen waar je rechten op hebt. Het rapport bevat geen opmaak maar geeft gewoon in lijstvorm alle projecten en processen met hun kenmerken. Klik op het gewenste rapport. Er opent zich een pop-up scherm waarin de volgende velden ingevuld kunnen worden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Outputformaat Selectieveld 1 keuze mogelijk Excel PDF PDF Bril Selectieveld 1 keuze mogelijk Selecteer hier uit het overzicht van alle brillen van je entiteit die bril waarvan je het rapport wil opvragen Ondernemingsplan Dep WVG Klik vervolgens op de groene knop Voer uit. Als je het het high level rapport, medium level rapport en medium level plan uitvoert, krijg je nog een extra scherm waar je een aantal opties en filters kan in- en uitschakelen. Afhankelijk van welk rapport je gekozen hebt, heb je meer of minder opties, dit staat telkens aangegeven: - Je kan ervoor kiezen om bij statusrapportering de jaarevaluatie weer te geven ipv de meest recente status. - Je kan de verantwoordelijke organisatie(s) verbergen in het rapport. - Je kan de mijlpalen verbregen in het rapport. - Je kan de indicatoren verbergen in het rapport. - Bij een bril kan er aangegeven worden welke projecten, processen en programma s zichtbaar zijn binnen die bril. Je kan aangeven of je enkel die zichtbare projecten, processen en programma s wil zien of toch alles. - Je kan organisatie(s) aan- of uitvinken en bepalen of enkel de informatie van de geselcteerde organisatie(s) moet meegenomen worden. Nadat je alle opties en filters hebt ingesteld, klik je bovenaan op de knop Aanmaken Handleiding_Traject pagina 67 van 101

68 Er verschijnt een melding dat de aanmaak van het rapport gestart is. Vervolgens wordt gemeld dat het rapport succesvol werd uitgevoerd. Je kan het rapport downloaden/bekijken Je kan dit rapport lokaal opslaan en eventueel verder bewerken. Als je het het high level rapport, medium level rapport en medium level plan hebt uitgevoerd, kan je deze uitvoerversies terug oproepen via het tabblad Rapporten en indien nodig opnieuw Aanmaken of Verwijderen. 9.2 RAPPORTEN VAN BESTAANDE LIJSTEN IN DE TOEPASSING Je kan van alle lijsten in de toepassing zelf een rapport maken. Ga naar de lijst waar je een rapport van wil, bv. Mijn Projecten. Klik in de grijze balk bovenaan op de knop Rapport. Laat de optie Gebruik een lege (alleen gegevens) aangevinkt. Indien je alle onderliggende items wil meenemen in je rapport, dus bijvoorbeeld bij Mijn Projecten ook alle onderliggende mijlpalen, dan vink je include all child and related items aan: Kies vervolgens wat je wil doen: - Bekijk rapport: het rapport opent zich in de webbrowser. - Exporteer naar Excel, het rapport wordt als excel bestand aangeboden dat je lokaal kan opslaan of openen. - Exporteer naar PDF, het rapport wordt als PDF bestand aangeboden dat je lokaal kan opslaan of openen. De titels in de rapporten zijn steeds linken naar de betreffende items in de tool. Door erop te klikken, kom je rechtstreeks in de tool terecht bij het betreffende item. Het is ook mogelijk om in de grijze balk bovenaan op de knop Print te klikken. Bij de keuze van je printer, kan je kiezen voor een PDF printer om je rapport als PDF document aan te maken. 9.3 SPECIFIEKE RAPPORTEN OP BASIS VAN SMARTLISTS Je kan zelf, eigen lijsten, met zelf gekozen kolommen en zelf gekozen selectiecriteria, aanmaken. Vertrek hierbij steeds van een bestaande standaard lijst, bijvoorbeeld Mijn Projecten : pagina 68 van 16 Handleiding_Traject

69 1. Ga naar het tabblad Mijn Projecten 2. Klik op Kopieer deze smart list + OK 3. Geef een nieuwe naam bij Code en Naam 4. Wijzig eventueel de selectiecriteria via Voeg criteria toe bij de rubriek Moet voldoen aan alle voorwaarden. Hier kan je bepalen welke selectiecriteria op jouw rapport van toepassing zijn, Bv. startdatum tussen 2 data die je kan ingeven. 5. Klik op Gevorderde instellingen. 6. Je kan op 3 kolommen sorteren. 7. Via Standaard kolommen kan je kiezen welke kolommen worden weergegeven in je lijst. 8. Klik op voer uit om het resultaat te bekijken. 9. Klik in de grijze balk bovenaan op de knop Rapport, kies voor gebruik een lege (alleen gegevens), Exporteer naar Excel om uw selectie in Excel te bekijken. 10. Je kan deze excel openen of lokaal opslaan. Het is mogelijk om zelf een rapportsjabloon aan te maken op basis van het excel bestand dat je hierboven in stap 10 hebt aangemaakt. Het excel bestand bevat een tabblad DATA met hierin de data van je smartlist. Vanuit de andere tabbladen kunnen we verwijzen naar de kolommen op deze DATA tab, en zo kunnen we de standaardmogelijkheden van excel benutten om allerlei vooraf gedefinieerde rapporten te creëren. Je kan bijvoorbeeld op een tweede tabblad grafieken aanmaken op basis van de gegevens op het tabblad DATA. Om dit sjabloon een volgende keer, als je een rapport wil maken van je smartlist, te gebruiken, doe je het volgende: 1. Ga naar je smartlist. 2. Klik op Rapport in de grijze balk bovenaan. 3. Kies voor Voeg excel template toe en klik op Blader. 4. Selecteer je sjabloon. 5. Je sjabloon verschijnt in het lijstje. 6. Selecteer je net opgeladen sjabloon en klik op exporteer naar Excel 7. De data uit de smartlist komen nu terecht in de DATA tab van je sjabloon en alle gelinkte objecten kunnen herberekend worden, zo wordt je grafiek op het tweede tabblad bv. aangepast aan de meest recente data. Je kan smartlists terug verwijderen door ze te openen en in de balk bovenaan te klikken op Smart list instellingen. Vervolgens klik je in diezelfde balk op Verwijder deze smart list. Opgelet: je kan je smartlist verbergen door op het kruisje te klikken (zie tabbladen verbergen), maar op deze manier is je smartlist niet verwijderd, enkel verborgen Handleiding_Traject pagina 69 van 101

70 10 NIEUWE OBJECTEN AANMAKEN/VERWIJDEREN 10.1 ALGEMENE TIPS VOOR OPLADEN VIA OPLAADBESTAND Het opladen via de oplaadbestanden kan foutmeldingen genereren. Enkele tips om deze foutmeldingen zoveel mogelijk te vermijden: - Vertrek altijd van een nieuw geëxporteerd bestand vanuit Traject. Op die manier vermijd je dat je met verouderde bestanden werkt, en ben je zeker dat het bestand volledig leeg is. - Probeer het opladen eerst uit op de acceptatie omgeving. Op die manier kan het geen kwaad dat het ergens misloopt en kan je verder uitproberen. - Laad eventueel in blokken van bv lijnen op, niet alles in 1 keer. Dit gaat sneller en je kan meer controle houden. - Vul zelf de eerste lijn op het import tabblad in, dus niet via copy paste; typ in elke cel de waarde, of selecteer uit het uitvalmenu. Voor de daaropvolgende lijnen: de kolommen die dezelfde zijn voor de volgende lijnen kan je in exel heel gemakkelijk kopiëren via het plus-teken in de rechterhoek van de cel (eventueel met behulp van de control toets, zodat numerieke waarden niet worden vermeerderd) AANMAKEN VAN EEN NIEUWE BRIL Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad mijn To Do (of Home ). Klik rechts op Maak nieuwe bril. Er gaat een pop-up venster open, met volgende verplicht in te vullen velden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij in te vullen. Maximaal 8000 karakters (afgekort weergegeven op het scherm op 40 karakters, titel lang zal alle ingegeven karakters weergeven) Ondernemingsplan- WVG-2015 pagina 70 van 16 Handleiding_Traject

71 Type Selectielijst: 1 keuze mogelijk Regeerakkoord, horizontaal/verticaal Beleidsplan Beleidsnota Beleidsbrief Ondernemingsplan Beleidsveldspecifiek Entiteitspecifiek Afdelingspecifiek Code Vrij in te vullen. Hou het aantal karakters beperkt! Een code voor eigen gebruik, samen te stellen met bv. afkorting van briltype, entiteit, jaartal, Consequent te hanteren binnen entiteit/bd Startdatum Vrij te selecteren Startdatum moet vóór de einddatum liggen Einddatum Vrij te selecteren Einddatum moet na de startdatum liggen Trekkende Selectielijst: meerdere keuzes organisatie(s) mogelijk Welke organisatie(s) zijn verantwoordelijk voor de bril? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Ondernemingsplan OP_WVG_ januari december 2015 Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Klik links onderaan op voer uit na het invullen van de verplichte velden. Het pop-up venster sluit automatisch. Na enige tijd verschijnt een boodschap dat de bril succesvol werd aangemaakt. Opmerking: er is geen wachttijdaanduiding, dus het is belangrijk om op de pagina te blijven totdat de boodschap bovenaan verschijnt dat de bril succesvol werd aangemaakt zodat je zeker bent dat er niets foutloopt tijdens het creatieproces en je bril wel degelijk is aangemaakt Via oplaadbestand Voor het opladen van een bril via een bestand, vertrek je best vanuit een exportbestand (Excel) van de brillen. Hierin zit een import-tabblad dat je kan gebruiken om de brillen op te laden. Vertrek vanuit het tabblad Beheer brillen. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op Exporteer. De export zal automatisch starten en na succesviol uitvoeren, kan je het exportbestand downloaden/bekijken. Vul de velden op het tabblad Import Brillen in: - Titel - Type: selecteer de juiste waarde Handleiding_Traject pagina 71 van 101

72 - Code - Startdatum: formaat dd/mm/jjjj - Einddatum: formaat dd/mm/jjjj - Organisaties: zoek op het tabblad Export organisaties de organisatie(s) op die je wil toevoegen en zoek het ID op in de kolom Organisatie. Typ dit ID in op het Import Brillen tabblad, in de kolom Organisaties. Indien je meerdere organisaties wil toevoegen typ je de ID s achter elkaar, gescheiden door een komma, bijvoorbeeld: 14152, 15005, Omschrijving - Moederbril-ID (niet verplicht): zoek op het tabblad Export Brillen de bril die je eventueel als moederbril wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom Moederbril-ID op je Import Brillen tabblad. Opgelet: je kan hier enkel een ID invullen van een reeds bestaande bril. Bewaar het ingevulde excel bestand lokaal. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk bij Beheer brillen op Bril(len) opladen. Er verschijnt een pop-up venster waarbij je een file kan selecteren via de actie Selecteer een bestand. Selecteer het bestand dat je net aangemaakt en ingevuld hebt. Klik links onderaan op Voer uit. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd verschijnt de boodschap dat het bestand succesvol is opgeladen. Indien er een foutboodschap verschijnt, kan je ook deze tips eens raadplegen Een bril inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze, indien nodig, zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze, indien gewenst, ook terug activeren. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object. Om een bril te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Brillen of Beheer brillen. Klik in het overzicht van de brillen van je entiteit op de titel van de bril die je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van de bril wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Niet actief of Verwijderen. pagina 72 van 16 Handleiding_Traject

73 Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is. Bij het verwijderen wordt eerst een extra bevestiging gevraagd, vooraleer de opdracht wordt uitgevoerd AANMAKEN VAN EEN NIEUWE DOELSTELLING Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad mijn To Do (of Home ). Klik rechts op Maak nieuwe doelstelling Een pop-up venster gaat open, met volgende verplicht in te vullen velden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij in te vullen. Maximaal 8000 karakters (afgekort weergegeven op het scherm op 40 karakters, titel lang zal alle ingegeven karakters weergeven) Ondernemingsplan- WVG Handleiding_Traject pagina 73 van 101

74 Type Selectielijst: 1 keuze mogelijk Strategisch Operationeel Geplande Start Vrij te selecteren Startdatum van de doelstelling Verantwoordelijke Selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst met personeelsleden Oorsprong Keuzelijst (meerdere opties Vlaams mogelijk) Federaal Europees richtlijn Europees verordening Europees andere Nationaal Periodiciteit Trekkende Organisatie(s) Selectielijst, 1 keuze mogelijk. Keuzelijst voor de periodiciteit waarmee de status moet ingegeven worden. Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk. Internationaal Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks Welke organisatie(s) zijn verantwoordelijk voor de doelstelling? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Strategisch 1 januari 2015 Peter Jan Carlier Vlaams, Europees - richtlijn Wekelijks Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Klik links onderaan op voer uit na invullen van de verplichte velden. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd komt bovenaan de boodschap dat de doelstelling succesvol is aangemaakt. Opmerking: er is geen wachttijdaanduiding, dus het is belangrijk om op de pagina te blijven totdat de boodschap bovenaan verschijnt, zodat je zeker bent dat je doelstelling succesvol is aangemaakt Via oplaadbestand Voor het opladen van een doelstelling via een bestand, vertrek je best vanuit een exportbestand (Excel) van de doelstellingen. Hierin zit een import-tabblad dat je kan gebruiken om de doelstellingen op te laden. Vertrek vanuit het tabblad Beheer doelstellingen. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op Exporteer. De export zal automatisch starten en nadat de export succesvol is verlopen, kan je het bestand bekijken/downloaden. Open het exportbestand via de link in de boodschap en bewaar het lokaal op je PC. Ga naar het excel tabblad Import doelstellingen. Vul de velden op het tabblad in: - Titel - Type: selecteer de juiste waarde pagina 74 van 16 Handleiding_Traject

75 - Verantwoordelijke ID: zoek op het tabblad Export Medewerkers de medewerker die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom Medewerker ID in de kolom Verantwoordelijke ID op je import doelstellingen tabblad. - Oorsprong: selecteer de juiste waarde - Periodiciteit: selecteer de juiste waarde - Organisaties: zoek op het tabblad Export organisaties de organisatie(s) op die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom Id in de kolom Organisaties op je import tabblad. Indien je meerdere organisaties wil toevoegen, typ je de ID s achter elkaar, gescheiden door een komma, bv.: 14152, 15005, Actief: selecteer de juiste waarde - Startdatum: formaat dd/mm/jjjj Bewaar het ingevulde excel bestand lokaal. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk bij Beheer doelstellingen op Doelstelling opladen. Er verschijnt een pop-up venster waarbij je een file kan selecteren via de actie Selecteer een bestand. Selecteer het bestand dat je net aangemaakt en aangevuld hebt. Klik links onderaan op Voer uit. Het pop-up venster sluit zich automatisch en na enige tijd wordt bovenaan de boodschap getoond dat het opladen gelukt is. Indien er een foutboodschap verschijnt, kan je ook deze tips eens raadplegen Een doelstelling inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze indien nodig zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze desgewenst ook terug activeren. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object. Om een doelstelling te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Beheer doelstellingen. Klik in het overzicht van de doelstellingen van je entiteit op de titel van de doelstelling die je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van de doelstelling wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Niet actief of Verwijderen. Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is, bij het verwijderen wordt eerst nog een extra bevestiging gevraagd, voor de opdracht wordt uitgevoerd Handleiding_Traject pagina 75 van 101

76 10.4 AANMAKEN VAN EEN NIEUW PROJECT Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad mijn To Do (of Home ). Klik rechts op maak nieuw project Een pop-up venster gaat open, met volgende verplicht in te vullen velden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij in te vullen. Maximaal Integratieproject 8000 karakters Projectsoort Selectielijst: 1 keuze mogelijk Regelgeving Andere Andere Projectleider Selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst met Peter Jan Carlier personeelsleden Periodiciteit selectielijst, 1 keuze mogelijk Keuzelijst voor de periodiciteit waarmee de status moet ingegeven worden Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks Wekelijks Trekkende Organisatie(s) Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het project? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Klik links onderaan op voer uit na invullen van de verplichte velden. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd komt bovenaan de boodschap dat het project succesvol is aangemaakt. Opmerking: er is geen wachttijdaanduiding, dus het is belangrijk op de pagina te blijven totdat de boodschap bovenaan verschijnt, zodat je zeker bent dat je project succesvol is aangemaakt Via oplaadbestand Voor het opladen van een project via een bestand, vertrek je vanuit een exportbestand (Excel) van de projecten. Hierin zit een import-tabblad dat je kan gebruiken om de projecten op te laden. pagina 76 van 16 Handleiding_Traject

77 Vertrek vanuit het tabblad Beheer Projecten. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op Exporteer. De export zal automatisch starten en na succesvol uitvoeren kan je het bestand downloaden/bekijken. Open het exportbestand en bewaar het lokaal op je PC. Ga naar het excel tabblad Import Projecten. Vul de velden op het tabblad in (de velden met een * moeten minimaal ingevuld worden, indien er bij Activeren ja wordt gekozen, moeten de andere kolommen ook ingevuld worden: op die manier wordt het project ook ineens geactiveerd en moet die niet meer gebeuren door de projectleider): - Titel - Project soort: selecteer de juiste waarde - Projectleider ID: zoek op het tabblad Export Medewerkers de medewerker die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom Medewerker ID in de kolom Projectleider ID op je import tabblad. - Organisaties: zoek op het tabblad Export organisatie de organisatie(s) op die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom Id in de kolom Organisaties op je import tabblad. Indien je meerdere organisaties wil toevoegen typ je de ID s achter elkaar, gescheiden door een komma, bv.: 14152, 15005, Periodiciteit: selecteer de juiste waarde - Activeren: selecteer de juiste waarde - Project omvang: selecteer de juiste waarde - Startdatum: formaat dd/mm/jjjj - Einddatum: formaat dd/mm/jjjj - Omschrijving Bewaar het ingevulde excel bestand lokaal. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk bij Beheer projecten op Project(en) opladen. Er verschijnt een pop-up venster waarbij je een file kan selecteren via de actie Selecteer een bestand. Selecteer het bestand dat je net aangemaakt en aangevuld hebt. Klik links onderaan op Voer uit. Het pop-up venster sluit zich automatisch en na enige tijd wordt bovenaan de boodschap weergegeven dat het opladen succesvol is verlopen. Indien er een foutboodschap verschijnt, kan je ook deze tips eens raadplegen Een project inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze indien nodig zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze desgewenst ook terug activeren. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object Handleiding_Traject pagina 77 van 101

78 Om een project te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Beheer projecten. Klik in het overzicht van de projecten van je entiteit op de titel van het project dat je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van het project wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Niet actief dan wel Verwijderen. Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is, bij het verwijderen wordt eerst nog een extra bevestiging gevraagd, vooraleer de opdracht wordt uitgevoerd AANMAKEN VAN EEN NIEUWE MIJLPAAL BINNEN EEN PROJECT Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad Beheer projecten. Klik in het overzicht van de projecten op de titel van het project waarvoor je een mijlpaal wil aanmaken. De detailpagina van het project wordt geopend. Scrol in het overzichtsscherm naar beneden, tot bij de rubriek Mijlpaal. Er zijn standaard 4 mijlpalen voorzien voor de uitvoering van een project met als projectsoort Andere : opstart, planning, uitvoeren en afsluiten (dit conform de toolbox projectmanagement). Indien de projectsoort Regelgeving is dan worden er standaard 9 mijlpalen voorzien: Conceptnota, 1 ste principiële goedkeuring, 2 de principiële goedkeuring, definitieve goedkeuring, parlementaire behandeling, bekrachtiging en afkondiging, publiatie belgisch staatsbald, implementatie, in werking treding. Voor een goed begrip van deze mijlpalen, verwijzen we naar de website met het stroomschema voor opmaak regelgeving. Deze mijlpalen kunnen aangepast of verwijderd worden, of vervangen door meer of minder andere mijlpalen Aanpassen van de mijlpalen in het overzicht Klik in de kolom Titel NAAST de naam van een bestaande mijlpaal. Het veld wordt bewerkbaar. Pas de naam van de mijlpaal aan. pagina 78 van 16 Handleiding_Traject

79 Om de aanpassing te bevestigen, klik je helemaal rechts in de lijn op het groene vinkje. De wijziging wordt opgeslagen. Als je in de kolom Titel op de naam van de mijlpaal klikt, opent de detailpagina van die mijlpaal. Bovenaan op dat scherm kan je ook de naam van de mijlpaal wijzigen Aanmaken van nieuwe mijlpalen Om een bijkomende mijlpaal toe te voegen aan het project, klik op de groene knop Maak nieuw aan onder het overzicht. Een pop-up venster gaat open, met volgende verplicht in te vullen velden: Titel en Verantwoordelijke. Veldnaam Omschrijving Opties in de keuzelijst Verdere informatie Titel lang Geef hier de naam in van de mijlpaal Verplicht veld. Max Voorbeeld Behoeftenanalyse Handleiding_Traject pagina 79 van 101

80 8000 karakters. Verantwoordelijke Keuzelijst Personeelsleden van de entiteit Geplande start Geplande startdatum van de mijlpaal, formaat xx/xx/xxxx Einddatum initieel Initiële einddatum van de mijlpaal, formaat xx/xx/xxxx Anne Delarue 01/01/ /12/2015 Klik op de groene knop Maak item aan. De mijlpaal werd aangemaakt, en verschijnt op de detailpagina van het project bij de titel mijlpaal. Als je op de mijlpaal klikt, kom je op de detailpagina van die mijlpaal en kan je bijkomende informatie invullen. TRAJECT biedt de mogelijkheid om meerdere mijlpalen tegelijk in te voeren, via een oplaadsjabloon in Excel. De functionaliteit Mijlpalen opladen is enkel beschikbaar voor beheerders Via oplaadbestand Voor het opladen van mijlpalen via een bestand, vertrek je vanuit een exportbestand (Excel) van de mijlpalen. Hierin zit een import-tabblad dat je kan gebruiken om de projecten op te laden. Je kan mijlpalen opladen voor 1 project of voor verschillende projecten tegelijk. Vertrek vanuit Beheer projecten of de detailpagina van een specifiek project. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op Sjabloon mijlpaal. De export zal automatisch starten en na succesvol uitvoeren van de export kan je het bestand downloaden/bekijken. Ga naar het excel tabblad Import Mijlpalen. Vul minimum de verplichte velden in (aangeduid met een *). De andere velden kunnen vrijblijvend ook ingevuld worden. Vul de velden op het tabblad in (de velden met een * moeten minimaal ingevuld worden): - ProjectID: hier vul je het ID in van het project waarvoor je een mijlpaal wil opladen. Ga naar het tabblad Export Projecten en zoek het project waarvoor je een mijlpaal wil aanmaken. Selecteer het id uit de kolom ID en vul dit id in op het tabblad Import Mijlpalen in de kolom ProjectID. - Titel - Verantwoordelijke ID: zoek op het tabblad Export Medewerkers de medewerker die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom Medewerker ID in de kolom Verantwoordelijke ID op je import tabblad. - Geplande start: formaat dd/mm/jjjj - Einddatum initieel: formaat dd/mm/jjjj - Feitelijke startdatum: formaat dd/mm/jjjj - Einddatum actueel: formaat dd/mm/jjjj - Startdatum effectief: formaat dd/mm/jjjj - Einddatum effectief: formaat dd/mm/jjjj - Resultaat - Percentage afgewerkt: gelieve hier een getal in te geven, bijvoorbeeld 70,50 - Tijdsregistratie: selecteer de juiste waarde pagina 80 van 16 Handleiding_Traject

81 - Omschrijving Bewaar het ingevulde excel bestand lokaal. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk van Beheer Projecten of de detailpagina van het project op Mijlpalen opladen. Er verschijnt een pop-up venster waarbij je een file kan selecteren via de actie Selecteer een bestand. Selecteer het bestand dat je net aangemaakt en aangevuld hebt. Klik links onderaan op Voer uit. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd wordt bovenaan de boodschap weergegeven dat het opladen is gelukt. Indien er een foutboodschap verschijnt, kan je ook deze tips eens raadplegen Een mijlpaal inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze indien nodig zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze ook terug activeren als je dat wenst. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object. Om een mijlpaal te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Beheer projecten. Klik in het overzicht van de projecten op de titel van het project waarvoor je een mijlpaal wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van het project wordt geopend. Scrol in het overzichtsscherm naar beneden, tot bij de rubriek Mijlpaal. Klik op de titel van de mijlpaal die je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van de mijlpaal wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit niet-actief of verwijderen. Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is; bij het verwijderen wordt een extra bevestiging gevraagd, vooraleer de opdracht wordt uitgevoerd AANMAKEN VAN EEN NIEUW PROGRAMMA Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad mijn To Do (of Home ) Klik rechts op maak nieuw programma Handleiding_Traject pagina 81 van 101

82 Een pop-up venster gaat open, met volgende verplicht in te vullen velden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij in te vullen. Maximum Integratie 8000 karakters Toegewezen aan Selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst met Peter Jan Carlier personeelsleden Trekkende Organisaties Selectielijst: meerdere keuzes mogelijk Welke organisaties zijn verantwoordelijk voor het programma? Meerdere organisaties kunnen aangeduid worden. Doel Vrij in te vullen Het doel van het programma Startdatum Vrij te selecteren. Startdatum moet vóór de einddatum liggen. Einddatum Vrij te selecteren Einddatum moet na de startdatum liggen. Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Integreren van DDAR met DBZ 1 januari december 2015 Klik links onderaan op voer uit na invullen van de verplichte velden. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd komt bovenaan de boodschap dat het programma is aangemaakt. Opmerking: er is geen wachttijdaanduiding, dus het is belangrijk op de pagina te blijven totdat de boodschap bovenaan verschijnt, zodat je zeker bent dat je programma succesvol is aangemaakt Een programma inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze, indien dat nodig zou blijken, zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze desgewenst ook terug activeren. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. pagina 82 van 16 Handleiding_Traject

83 Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object. Om een programma te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Beheer programma s. Klik in het overzicht van de programma s van je entiteit op de titel van het programma dat je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van het programma wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Niet actief of Verwijderen. Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is, bij het verwijderen wordt een extra bevestiging gevraagd vooraleer de opdracht wordt uitgevoerd AANMAKEN VAN EEN NIEUWE INDICATOR Rechtstreekse invoer Begin altijd van het tabblad mijn To Do (of Home ) Klik rechts op maak nieuwe indicator. Een pop-up venster gaat open, met volgende verplicht in te vullen velden: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Titel Vrij in te vullen. Maximum 8000 karakters Aantal vergaderingen Type Selectielijst, 1 keuze mogelijk Effect Effect Impact Output Proces Input Verantwoordelijke Selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst met Peter Jan Carlier indicator personeelsleden Verantwoordelijke Selectielijst: 1 keuze mogelijk Keuzelijst met Peter Jan Carlier ingave personeelsleden Periodiciteit Selectielijst, 1 keuze mogelijk. Keuzelijst voor de periodiciteit waarmee de status ingegeven moet worden Wekelijks Maandelijks Driemaandelijks Halfjaarlijks Jaarlijks Wekelijks Handleiding_Traject pagina 83 van 101

84 Kwantitatieve indicator Ja/Nee keuze aan de hand van een checkbox Default aangevinkt Aangevinkt Klik links onderaan op voer uit na invullen van de verplichte velden. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd komt bovenaan de boodschap dat de indicator is aangemaakt. Opmerking: er is geen wachttijdaanduiding, dus het is belangrijk om op de pagina te blijven totdat de boodschap bovenaan verschijn, zodat je zeker bent dat de indicator succesvol is aangemaakt Via oplaadbestand Voor het opladen van indicatoren via een bestand, vertrek je vanuit een exportbestand (Excel) van de indicatoren. Hierin zit een import-tabblad dat je kan gebruiken om de indicatoren op te laden. Vertrek vanuit het tabblad Beheer Indicatoren. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op Sjabloon Indicatoren. De export zal automatisch starten en na het sucesvol uitvoeren van de export kan je het bestand downloaden/bekijken. Open het exportbestand. Ga naar het excel tabblad Import Indicatoren. Vul de velden op het tabblad in: - Titel - Type: selecteer de juiste waarde - ID Verantwoordelijke indicator: zoek op het tabblad Export Medewerkers de medewerker die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom ID Verantwoordelijke indicator op je import tabblad. - ID Verantwoordelijke ingave: zoek op het tabblad Export Medewerkers de medewerker die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom ID Verantwoordelijke ingave op je import tabblad. - Periodiciteit: selecteer de juiste waarde - Kwantitatief: selecteer de juiste waarde Bewaar het ingevulde excel bestand lokaal. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk bij Beheer Indicatoren op Indicatoren opladen. Er verschijnt een pop-up venster waarbij je een file kan selecteren via de actie Selecteer een bestand. Selecteer het bestand dat je net aangemaakt en aangevuld hebt. Klik links onderaan op Voer uit. Het pop-up venster sluit automatisch en na enige tijd wordt bovenaan de boodschap weergegeven dat het bestand is opgeladen. Indien er een foutboodschap verschijnt, kan je ook deze tips eens raadplegen pagina 84 van 16 Handleiding_Traject

85 Een indicator inactiveren/verwijderen Het inactiveren of verwijderen van objecten in TRAJECT kan enkel door de beheerders. Door een object te inactiveren, krijgt het de status afgesloten en zal het standaard niet meer zichtbaar zijn in de overzichtsschermen en in de rapporten. Achterliggend blijven de inactieve objecten wel behouden in de databank. Als beheerder kan je ze indien nodig zelf terug oproepen, door bij status de filter uit te schakelen en alle statussen te selecteren. Je kan ze ook terug activeren indien je dat wenst. Door een object te verwijderen, zal het ook niet langer beschikbaar zijn voor beheerders. Gebruik deze functionaliteit daarom uitsluitend wanneer foutieve data werd ingevoerd, en niet om verouderde objecten te archiveren (hiertoe kan je beter inactiveren). Indien een object toch foutief op verwijderd is geplaatst, kan je hiervoor de helpdesk van Traject contacteren om het item terug te activeren. Inactiveren/verwijderen gebeurt altijd vanuit de detailpagina van een object. Om een indicator te inactiveren of te verwijderen, ga je via het tabblad Beheer indicatoren. Klik in het overzicht van de indicatoren van je entiteit op de titel van de indicator die je wil inactiveren/verwijderen. De detailpagina van de indicator wordt geopend. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Niet actief dan wel Verwijderen. Na het inactiveren verschijnt de boodschap dat het inactiveren gelukt is, bij het verwijderen wordt een extra bevestiging gevraagd, vooraleer de opdracht wordt uitgevoerd. 11 AANMAKEN/VERWIJDEREN VAN KOPPELINGEN TUSSEN OBJECTEN 11.1 KOPPELEN VAN EEN PROJECT/PROCES/PROGRAMMA AAN EEN DOELSTELLING Rechtstreekse invoer Ga via tab Beheer doelstellingen. Klik in het overzicht van de doelstellingen op de doelstelling waaraan je een project, proces of programma wil koppelen. (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk de juiste doelstelling te vinden) De detailpagina van de doelstelling opent zich. Klik in het verticale keuzemenu links op Projecten, Processen of Programma. Er verschijnt een overzicht van de projecten, processen of programma s die aan deze doelstelling gekoppeld zijn. Klik op de groene knop Maak nieuw aan. Er verschijnt een pop-up. Klik naast het veld Project *, Proces * of Programma * op Wijzig selectie. Er verschijnt een overzicht van alle projecten, processen of programma s die gekoppeld kunnen worden. Selecteer het project, proces of programma dat je aan de doelstelling wil koppelen. (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk het juiste item te vinden) Handleiding_Traject pagina 85 van 101

86 Klik onderaan op de groene knop Bevestig geselecteerde. Vul indien gewenst de volgende velden in: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Omschrijving Vrij in te vullen Hier kan je de relatie verduidelijken, bv. hoe het project, proces of programma bijdraagt aan de doelstelling Percentage Geef een geheel getal in tussen 0 en 100 (% teken is niet nodig) Geeft aan welk aandeel van het project, proces of programma (uitgedrukt in een percentage van de bestede middelen) bijdraagt tot de doelstelling 30 (bijvoorbeeld in het geval dat een project, proces of programma in hoofdzaak is opgezet om een mobiliteitsdoelstelling te realiseren, maar onrechtstreeks ook bijdraagt aan een doelstelling rond armoedebestrijding waaraan het project, proces of programma hier wordt gekoppeld) Klik op Maak item aan. De koppeling is nu aangemaakt en het project, proces of programma verschijnt onmiddellijk in het overzicht van de gekoppelde projecten, processen of programma s Via oplaadbestand Ga via tab Beheer doelstellingen. Klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Exporteer. Bovenaan verschijnt de melding dat de export gestart is. Na succesvol uitvoeren van de export, kan je het bestand downloaden/bekijken. Ga naar het werkblad Import Project-Doelstelling, Import Proces-Doelstelling of Import Programma- Doelstelling. Vul de velden op het tabblad in: - ID doelstelling: zoek op het tabblad Export Doelstellingen de doelstelling die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom ID doelstelling op je import tabblad. - ID project, ID proces of ID programma: zoek op het tabblad Export Projecten, Export Processen of Export Programma s het project, proces of programma dat je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom ID project, ID proces of ID programma op je import tabblad. Vul in kolom Omschrijving en Percentage de volgende informatie aan, indien gewenst (niet verplicht): pagina 86 van 16 Handleiding_Traject

87 Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Omschrijving Vrij in te vullen Hier kan je de relatie verduidelijken, bv. hoe het project, proces of programma bijdraagt aan de doelstelling Percentage Geef een geheel getal in tussen 0 en 100 (% teken is niet nodig) Sla het excel-bestand lokaal op. Geeft aan welk aandeel van het project, proces of programma (uitgedrukt in een percentage van de bestede middelen) bijdraagt tot de doelstelling 30 (bijvoorbeeld in het geval dat een project, proces of programma in hoofdzaak is opgezet om een mobiliteitsdoelstelling te realiseren, maar onrechtstreeks ook bijdraagt aan een doelstelling rond armoedebestrijding waaraan het project, proces of programma hier wordt gekoppeld) Terug in de tool klik je bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Doelstelling opladen. Er verschijnt een pop-up scherm. Klik onder File op Selecteer een bestand. Ga via verkenner naar de locatie waar je het bestand hebt opgeslagen en selecteer het bestand. Klik op Voer uit. Je komt terug op het startscherm Beheer doelstellingen. De boodschap verschijnt dat de upload succesvol werd uitgevoerd. Als het excel-sjabloon niet kon worden opgeladen, krijg je hiervan ook een melding. Gewoonlijk wordt dit veroorzaakt doordat in het sjabloon onvolledige data, of voor bepaalde velden data in het verkeerde formaat werden ingevoerd. Indien er een fout was in de verwerking, kan je ook deze tips eens raadplegen Om te controleren of de koppelingen tussen de doelstellingen en de projecten, processen of programma s correct zijn aangemaakt, klik je bij Beheer doelstellingen op de doelstelling in kwestie. Klik vervolgens in het verticale keuzemenu links op Projecten, Processen of Programma s. Je ziet dan een overzicht van de projecten, processen of programma s die aan deze doelstelling gekoppeld zijn Projecten/Processen/Programma s die aan een doelstelling hangen terug losmaken Ga via tab Beheer doelstellingen Handleiding_Traject pagina 87 van 101

88 Klik in het overzicht van de doelstellingen op de doelstelling waarvan je een project, proces of programma wil loskoppelen (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk de juiste doelstelling te vinden). De detailpagina van de doelstelling opent zich. Klik in het verticale keuzemenu links op Projecten, Processen of Programma. Er verschijnt een overzicht van de projecten, processen of programma s die aan deze doelstelling gekoppeld zijn. Klik, voor het project, proces of programma dat je wil loskoppelen (op dezelfde lijn), op het verwijdericoon (een kettingschakel met een rode streep erdoor) aan de rechterzijde van het scherm: Er verschijnt een pop-up met de vermelding Bent u zeker dat u deze relatie wil verwijderen?, met als mogelijke keuzeopties OK en Annuleren. Klik op OK als u zeker bent dat de relatie mag verwijderd worden. Het project, proces of programma is nu losgekoppeld van de doelstelling. Het overzicht van de projecten, processen of programma s die aan deze doelstelling gekoppeld zijn wordt onmiddellijk geactualiseerd KOPPELEN VAN EEN INDICATOR AAN EEN DOELSTELLING, PROJECT OF PROCES Ga via tab Beheer doelstellingen, Beheer Projecten of Beheer Processen. Klik in het overzicht van de doelstellingen, projecten of processen op de doelstelling, project of proces waaraan je een indicator wil koppelen. (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk de juiste doelstelling te vinden) De detailpagina van de doelstelling, het project of het proces opent zich. Klik in het verticale keuzemenu links op Indicatoren. Er verschijnt een overzicht van de indicatoren die aan deze doelstelling, dit project of dit proces gekoppeld zijn. Klik op de groene knop Maak nieuw aan. Er verschijnt een pop-up. Klik naast het veld Indicator * op Wijzig selectie. Er verschijnt een overzicht van alle beschikbare indicatoren. Selecteer de indicator die je aan de doelstelling, het project of het proces wil koppelen (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk de juiste indicator te vinden). Vul indien nodig de volgende velden in: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Doel Verplicht in te vullen bij kwantitatieve indicatoren, keuzelijst, slechts 1 keuzeoptie mogelijk Geeft aan op welke manier de metingen moeten geïnterpreteerd worden. Werkt men toe naar een streefwaarde, moeten de meetwaarden in stijgende lijn gaan of Streefwaarde pagina 88 van 16 Handleiding_Traject

89 Positief Enkel invullen bij een kwantitatieve indicator als het doel een streefwaarde is, keuzelijst, slechts 1 keuzeoptie mogelijk. Streefwaarde Enkel invullen bij een kwantitatieve indicator als het doel een streefwaarde is, vrij in te vullen (vermeld geen eenheden, bv. een percentageteken!) Tolerantiewaarde Enkel invullen bij een kwantitatieve indicator als het doel een streefwaarde is, vrij in te vullen (vermeld geen eenheden, bv. een percentageteken!) moeten de metingen in dalende lijn gaan. Geeft aan wanneer de meetwaarde positief geïnterpreteerd kan worden t.a.v. de streefwaarde: Op doel positief, Boven doel positief of Onder doel positief Geeft aan welke de meetwaarde is waarnaar men streeft Geeft aan in welke mate de meetwaarde mag afwijken van de streefwaarde om de meetwaarde als oranje te interpreteren. Boven doel is positief Klik op Maak item aan. De koppeling is nu aangemaakt en de indicator verschijnt onmiddellijk in het overzicht van de gekoppelde indicatoren Indicatoren die aan een doelstelling, project of proces hangen terug losmaken Ga via tab Beheer doelstellingen, Beheer projecten of Beheer processen. Klik in het overzicht van de doelstellingen, projecten of processen op de doelstelling, het project of het proces waarvan je een indicator wil loskoppelen. (Tip: gebruik de functionaliteit Filteren om gemakkelijk de juiste doelstelling te vinden). De detailpagina van de doelstelling, het project of het proces opent zich. Klik in het verticale keuzemenu links op Indicatoren. Er verschijnt een overzicht van de indicatoren die aan deze doelstelling, dit project of het proces gekoppeld zijn. Klik, voor de indicator die je wil loskoppelen (op dezelfde lijn), op het verwijdericoon (een kettingschakel met een rode streep erdoor) aan de rechterzijde van het scherm: Er verschijnt een pop-up met de vermelding Bent u zeker dat u deze relatie wil verwijderen?, met als mogelijke keuzeopties OK en Annuleren. Klik op OK als u zeker bent dat de relatie mag verwijderd worden. De indicator is nu losgekoppeld van de doelstelling, het project of proces. Het overzicht van de indicatoren die aan deze doelstelling, dit project of dit proces gekoppeld zijn, wordt onmiddellijk geactualiseerd Handleiding_Traject pagina 89 van 101

90 11.3 KOPPELEN VAN EEN PROJECT AAN EEN PROGRAMMA Ga naar Beheer programma s. Selecteer het programma waaraan je projecten wil koppelen. Klik op tabblad links Programma Project. Je krijgt een overzicht van de projecten die reeds aan het programma gekoppeld zijn. Klik op de knop Koppel project. Er opent zich een pop-up scherm. Via het uitvalmenu Projecten *, kan je het project kiezen dat je wilt koppelen. Je kan ook gewoon beginnen typen in het veld Zoeken en op die manier het project zoeken dat je wil koppelen. Klik op voer uit. Het project is gekoppeld en verschijnt ook onmiddellijk in het overzicht Een project loskoppelen van een programma Ga naar Beheer programma s. Selecteer het programma waarvan je projecten wil loskoppelen. Klik op tabblad links Programma Project. Je krijgt een overzicht van de projecten die reeds aan het programma gekoppeld zijn. Klik op de knop Ontkoppel project. Er opent zich een pop-up scherm. Via het uitvalmenu Projecten *, kan je het project of de projecten kiezen dat je wilt ontkoppelen. Je kan ook gewoon beginnen typen in het veld Zoeken en op die manier het project zoeken dat je wil ontkoppelen. Klik op voer uit. Het project is losgekoppeld en verschijnt ook niet meer in het overzicht KOPPELEN VAN DOELSTELLINGEN BINNEN EEN BRIL Rechtstreekse invoer Via het tabblad beheer brillen is het mogelijk om doelstellingen binnen een bril aan elkaar te koppelen (bv. een operationele doelstelling aan een strategische doelstelling) en om doelstelling(en) aan een bril te koppelen. Bij Beheer Brillen kan je de koppelingen zien door op het driehoekje voor de titel te klikken. Om dieper te navigeren in de boomstructuur, klik je telkens op het driehoekje voor een item Doelstelling aan een bril koppelen Ga naar het tabblad beheer brillen en klik in de lijst van brillen op de bril waaraan je een doelstelling wenst te koppelen. Klik op het tabblad links DoelstellingBrilRelatie. Om een nieuwe koppeling (doelstelling-bril) aan te maken, klik je op de groene knop maak nieuw item aan. Er opent zich een pop-up scherm waar je volgende verplichte velden moet invullen: pagina 90 van 16 Handleiding_Traject

91 Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Doelstelling Selecter de doelstelling die je wenst te koppelen aan de bril Door op wijzig selectie te klikken, krijg je een lijst van alle doelstellingen waarin je kan Volgorde De volgorde waarin de doelstelling gekoppeld dient te worden aan de bril. Het gaat om een cijfer, dat gebruikt wordt om de rangorde te bepalen in de weergave van de doelstellingen binnen deze specifieke bril selecteren. Het is mogelijk dat een doelstelling aan meerdere brillen gekoppeld wordt, maar wel in een andere volgorde Code Vrij in te vullen SD Doelstellingen aan elkaar koppelen binnen een bril Ga naar het tabblad beheer brillen en klik in de lijst van brillen op de bril waarin je doelstellingen wilt koppelen. Klik links op DoelstellingBrilRelatie en klik dan in de lijst van doelstellingen die rechts verschijnt, op de titel van de doelstelling waaraan je een andere doelstelling wenst te koppelen. Klik vervolgens nogmaals links op het tabblad DoelstellingBrilRelatie en op de groene knop maak nieuw item aan. Er opent zich een pop-up scherm waar je volgende verplichte velden moet invullen: Veldnaam Omschrijving Verdere informatie Voorbeeld Doelstelling Selecteer de doelstelling(en) die je wenst te koppelen aan de doelstelling Door op wijzig selectie te klikken, krijg je een lijst van alle doelstellingen waarin je kan selecteren. Volgorde De volgorde waarin de doelstelling gekoppeld dient te worden aan de doelstelling. Het gaat om een cijfer, dat gebruikt wordt om de rangorde te bepalen in de weergave van de doelstellingen binnen deze specifieke bril Het is mogelijk dat één doelstelling aan meerdere doelstellingen gekoppeld wordt, maar wel in een andere volgorde bv. Code Vrij in te vullen OD Via een oplaadbestand Opgelet: je kan het oplaadbestand enkel gebruiken voor de aanmaak van volledig nieuwe linken. Je kan reeds bestaande linken niet bewerken; dus je kan bv wel een nieuwe doelstelling (met eventueel Handleiding_Traject pagina 91 van 101

92 onderliggende doelstellingen) linken aan een bril, maar je kan geen doelstelling linken aan een reeds gelinkte doelstelling binnen de bril. Ga naar het tabblad Beheer brillen, klik op de titel van de bril waarbinnen u doelstellingen wenst te koppelen en klik bovenaan in de lichtgrijze balk op de functionaliteit Exporteer. Bovenaan verschijnt de melding dat de export gestart is. Na succesvol uitvoeren van de export, kan je het bestand downloaden/bekijken. Open het bestand en ga naar het werkblad Import Bril-Doelstelling rel Vul de velden op het tabblad in: - Doelstelling ID: zoek op het tabblad Export Doelstellingen de doelstelling die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom Doelstelling ID op je import tabblad. - Volgorde - Code - Moederdoelstelling ID: zoek op het tabblad Export Doelstellingen de doelstelling die je wil toevoegen en typ het ID dat je vindt in de kolom ID in de kolom Moederdoelstelling ID op je import tabblad. Dit veld is niet verplicht. Indien dit veld niet ingevuld wordt, dan wordt de doelstelling rechtreeks onder de bril gelinkt. Sla vervolgens het excel-bestand op op je computer. Om het bestand op te laden, klik je bovenaan in de lichtgrijze balk (opgelet: binnen de bril waarin je wenst te koppelen) op de funtionaliteit DoelsBril opladen. Er verschijnt een pop-up scherm waarin je het opgeslagen bestand kan selecteren Bepalen welke projecten/processen/programma s zichtbaar zijn binnen de koppeling Traject gaat uit van een 1-malige input van gegevens. Bijvoorbeeld: doelstellingen worden 1x aangemaakt en worden herbruikt binnen verschillende brillen. Aan doelstellingen kunnen projecten, processen en programma s gekoppeld zijn. Deze projecten, processen en programma s zijn echter niet bij elke bril van toepassing. Via Beheer Brillen kan je aangeven welke gekoppelde projecten, processen en programma s zichtbaar zijn. pagina 92 van 16 Handleiding_Traject

93 Ga naar de tab Beheer Brillen. Klik op de gewenste bril. Klik links op het tabblad DoelstellingBrilRelatie. Rechts krijg je een overzicht van alle gekoppelde doelstellingen binnen de bril. Klik op de gewenste doelstelling. Als je bij deze doelstelling wil aangeven welke projecten, processen en/of programma s zichtbaar zijn, dan klik je links op 1 van volgende tabs: Zichtbare projecten, Zichtbare processen of Zichtbare programma s. Indien je van een onderliggende doelstelling wil aangeven welke projecten, processen en/of programma s zichtbaar zijn, dan klik je links op de tab DoelstellingBrilRelatie en selecteer je daar eerst de gewenste doelstelling. De tabs Zichtbare projecten, Zichtbare processen en Zichtbare programma s geven telkens een overzicht van de reeds gekoppelde items. Je kan in 1 beweging alle gekoppelde items zichtbaar of onzichtbaar maken via de knoppen Alles zichtbaar en Alles onzichtbaar. Of je kan items afzonderlijk selecteren door ze aan- of uit te vinken. Je klikt bij het betreffende item in de kolom Zichtbaar en vinkt het item uit of aan. Vervolgens klik je rechts op het einde op het groene vinkje om je keuze te bevestigen (of op het kruisje als je toch geen aanpassing wil doen) Doelstellingen binnen een bril koppelen op basis van een bestaande bril (kopie-functie): exacte kopie Ga naar beheer brillen. Selecteer de bril waarin je de relaties van een andere bril wil kopiëren. Klik in de balk bovenaan op de knop Kopie bril. Er opent zich een pop-up waarin je de bril kan kiezen waarvan je de linken wil kopiëren. Klik op voer uit. Alle linken van de gekozen bril zijn gekopieerd (exacte kopie) en kunnen verder bewerkt of verwijderd worden Doelstellingen die binnen een bril hangen terug losmaken Ga naar beheer brillen. Selecteer de bril waarin je een relatie wil verwijderen. Klik links op DoelstellingBrilRelatie en klik op de doelstelling rechts die je wil verwijderen Handleiding_Traject pagina 93 van 101

94 Klik op Verwijder in de balk bovenaan. Bevestig dat je wilt verwijderen. Wacht tot je de (fout)melding krijgt You don t have privileges to view this item. Dit wil zeggen dat de koppeling verwijderd is. Wanneer je terug naar het overzicht van doelstellingen gaat (binnen de bril) zie je dat de doelstelling werd verwijderd. 12 BEHEER VAN NIET ACTIEVE MEDEWERKERS EN ORGANISATIES Functioneel beheerders hebben toegang tot de volgende tabbladen voor het beheer van niet-actieve organisaties en medewerkers: - Beheer Niet Actieve Organisaties - Beheer Niet Actieve Medewerkers 12.1 BEHEER NIET ACTIEVE ORGANISATIES Dit tabblad geeft een overzicht van alle organisaties die de status Afgesloten of Verwijderd hebben. De organisaties worden opgeladen in Traject vanuit de authentieke bron Wegwijs Organisatie. De status van een organisatie stroomt dus ook door vanuit Wegwijs Organisatie naar Traject. Je kan binnen het overzicht van niet actieve organisaties op een organisatie klikken om de details te raadplegen. Je krijgt dan een overzicht van alle items die gekoppeld zijn aan deze organisatie, gesorteerd volgens rubriek: Brillen, Projecten, Programma s, Indicatoren, Doelstellingen, Functioneel beheerders Alle items of alle items van een specifieke rubriek toewijzen aan een andere organisatie Je kan in 1 beweging alle items of alle items van 1 specifieke rubriek toewijzen aan een nieuwe organisatie. Klik hiervoor bovenaan op de knop Alles toewijzen aan. Er opent zich een pop-up. In het uitvalmenu Group * kan je aanduiden of je alle items wil toewijzen aan een nieuwe organisatie door Alle te selecteren of enkel de items van 1 specifieke rubriek door de betreffende rubriek te selecteren, bv Doelstellingen. Vervolgens kan je de organisatie kiezen waar je de items aan wil toewijzen door onder Organisatie * te klikken op Wijzig selectie. Er opent zich een pop-up waar je de gewenste organisatie kan aanvinken. Klik onderaan op Bevestig geselecteerde. De organisatie wordt ingevuld. Klik op Voer uit. Na succesvol uitvoeren, wordt de pagina herladen en staan de items die je hebt toegewezen aan een andere organisatie, niet langer in de lijst Items 1 voor 1 toewijzen aan een andere organisatie Het is ook mogelijk om items 1 voor 1 toe te wijzen aan een nieuwe organisatie. pagina 94 van 16 Handleiding_Traject

95 Hiervoor klik je bovenaan op de knop Toewijzen aan. Er opent zich een pop-up waar je per rubriek de gewenste items kan selecteren. Verolgens klik je op Wijzig selectie onder Organisatie *. Er opent zich een pop-up waar je de gewenste organisatie kan aanvinken. Klik onderaan op Bevestig geselecteerde. De organisatie wordt ingevuld. Klik op Voer uit. Na succesvol uitvoeren, wordt de pagina herladen en staan de items die je hebt toegewezen aan een andere organisatie, niet langer in de lijst BEHEER NIET ACTIEVE MEDEWERKERS Dit tabblad geeft een overzicht van alle medewerkers die niet langer actief zijn. De medewerkers worden opgeladen in Traject vanuit de authentieke bron Vlimpers of via een oplaadbestand (voor de niet-vlimpers organisaties). De status van een medewerker stroomt dus ook door vanuit Vlimpers of het oplaadbestand. Je kan binnen het overzicht van niet actieve medewerkers op een medewerker klikken om de details te raadplegen. Je krijgt dan een overzicht van alle items die gekoppeld zijn aan deze medewerker, gesorteerd volgens rubriek: Projecten, Mijlpalen, Programma s, Doelstellingen, Indicatoren, Functioneel beheerder van organisatie(s) Alle items of alle items van een specifieke rubriek toewijzen aan een andere medewerker Je kan in 1 beweging alle items of alle items van 1 specifieke rubriek toewijzen aan een nieuwe medewerker. Klik hiervoor bovenaan op de knop Alles toewijzen aan. Er opent zich een pop-up. In het uitvalmenu Groep * kan je aanduiden of je alle items wil toewijzen aan een nieuwe medewerker door Alle te selecteren of enkel de items van 1 specifieke rubriek door de betreffende rubriek te selecteren, bv Doelstellingen. Vervolgens kan je de medewerker kiezen waar je de items aan wil toewijzen door in het uitvalmenu Nieuwe Medewerker * de juiste medewerker te kiezen. Je kan in dit veld beginnen typen om zo de juiste medewerker te vinden. Klik op Voer uit. Na succesvol uitvoeren, wordt de pagina herladen en staan de items die je hebt toegewezen aan een andere medewerker, niet langer in de lijst Items 1 voor 1 toewijzen aan een andere medewerker Het is ook mogelijk om items 1 voor 1 toe te wijzen aan een nieuwe medewerker. Hiervoor klik je bovenaan op de knop Toewijzen aan. Er opent zich een pop-up waar je per rubriek de gewenste items kan selecteren. Vervolgens kan je de medewerker kiezen waar je de items aan wil toewijzen door in het uitvalmenu Nieuwe Medewerker * de juiste medewerker te kiezen. Je kan in dit veld beginnen typen om zo de juiste medewerker te vinden. Klik op Voer uit. Na succesvol uitvoeren, wordt de pagina herladen en staan de items die je hebt toegewezen aan een andere medewerker, niet langer in de lijst Handleiding_Traject pagina 95 van 101

96 12.3 OVERZICHT VERNIEUWEN NADAT ALLES IS TOEGEWEZEN Indien je alle items toewijst aan een nieuwe organisatie/medewerker en je keert terug naar het tabblad Beheer Niet Actieve Organisaties of Beheer Niet Actieve Medewerks, dan zal de organisatie/medewerker waarvoor je de wijzigingen hebt gedaan nog steeds in de lijst staan. Deze lijst wordt elke nacht bijgewerkt, dus de wijziging zal pas de volgende dag zichtbaar zijn. Indien je toch graag onmiddellijk een update hebt van de lijst, dan kan je bovenaan op de knop Vernieuwen klikken. Na succesvol vernieuwen, verschijnt bovenaan een boodschap dat de update succesvol werd uitgevoerd en zal de organisatie/medewerker niet langer in de lijst staan. 13 TOEGANG EXTERNE GEBRUIKERS Belangrijk is het uitgangspunt dat TRAJECT is opgezet als een monitoringsinstrument voor interne sturing. Het is dus niet de bedoeling om het politieke niveau (kabinetsmedewerkers, ministers) rechtstreeks toegang te geven tot de toepassing. De informatie die uit TRAJECT kan worden gehaald, in de vorm van rapporten, kan uiteraard in sterke mate bijdragen tot het efficiënter organiseren van de externe rapportering aan verschillende doelgroepen. Het verdient ook aanbeveling om de opbouw van de doelstellingencascade inhoudelijk af te stemmen met het politieke niveau. Dit kan op basis van de invoer in TRAJECT, door bijvoorbeeld van de bril Beleidsnota het overeenkomstige rapport te draaien binnen TRAJECT en dat rapport te bespreken met het politieke niveau via de geëigende kanalen. Waar nodig kan de administratie dan zelf de invoer bijsturen in de tool. In sommige uitzonderlijke gevallen is het noodzakelijk dat gebruikers die geen deel uitmaken van de Vlaamse overheid (bv. externe consultants, lokale besturen, etc.) ook toegang krijgen tot de toepassing, omdat zij een actieve bijdrage leveren aan de realisatie van bepaalde doelstellingen, projecten, processen, en hiervan ook de status moeten kunnen invoeren. Beheerders kunnen deze externe gebruikers toevoegen met behulp van een sjabloon beschikbaar op Mijn To Do pagina. Na klikken op de knop exporteer sjabloon wordt een excel sjabloon geëxporteerd waarmee je nieuwe gebruikers kan toevoegen, of bestaande gebruikers kan verwijderen. Alle velden zijn verplicht in te vullen. Een nieuwe gebruiker toevoegen: vul alle velden in en selecteer in de kolom Actief de waarde ja. Afdeling ID kan je opzoeken op het tabblad Organisaties. TIP: bewaar de sjablonen waarmee je gebruikers aanmaakt, zodat je later gemakkelijk de gebruikers kan verwijderen. pagina 96 van 16 Handleiding_Traject

97 Een bestaande gebruiker verwijderen: vul alle velden in (gebruik bij voorkeur het bestand waarmee je de gebruiker hebt aangemaakt) en selecteer in de kolom Actief de waarde nee. Nadat je gebruikers hebt ingevuld in het excel sjabloon, kan je deze opladen via Mijn To Do pagina door te klikken op de knop IMPORTEER GEBRUIKERS. Overkoepelende functioneel beheerders kunnen overzichten opvragen van gebruikers met de rol die hen is toegewezen Handleiding_Traject pagina 97 van 101