Circulaire MB inzake Erkenning van telersverenigingen. Inventarisatie activiteiten artikel 11 V 2200/96 vanwege

Transcriptie

1 Notitie Aan Telersverenigingen Van Josée Diepstraten Kenmerk Behoort bij Circulaire MB inzake Erkenning van telersverenigingen Totaal aantal pagina s maart 2004 Betreft: Inventarisatie activiteiten artikel 11 V 2200/96 vanwege interpretatie artikel 6 V 1432/2003 Inventarisatie activiteiten artikel 11 V 2200/96 vanwege interpretatie artikel 6 V 1432/ Inleiding In artikel 6 lid 2 van V 1432/2003 staat vermeld dat de lidstaten de voorwaarden vaststellen waarop een telersvereniging de uitvoering van de in artikel 11 van V 2200/96 omschreven taken aan derden kan toevertrouwen. Het standpunt van het Productschap Tuinbouw in deze is dat in principe alle in artikel 11 van V 2200/96 genoemde activiteiten uitbesteed mogen worden tenzij er vanuit het oogpunt van de overige artikelen van V 2200/96 en V 1432/2003 bezwaren tegen zijn. Dit standpunt is als uitgangspunt gehanteerd bij de bepaling van welke activiteiten aan een externe dienst kunnen worden toevertrouwd. Het volgende plan van aanpak wordt gevolgd om tot een gedegen oordeel m.b.t. uitbesteding van taken aan derden te komen: Vaststellen welke concrete taken en activiteiten voortvloeien uit het in artikel 11 van V 2200/96 bepaalde. Met elkaar overeenkomende activiteiten groeperen. Bepalen welke activiteiten door de telersvereniging uitgevoerd moeten worden en welke activiteiten aan externe diensten uitbesteed mogen worden. Bepalen welke combinaties van activiteiten niet door één externe dienst uitgevoerd mogen worden. Niet alle hieronder genoemde activiteiten moeten door de telersvereniging of in opdracht van de telersvereniging uitgevoerd worden. De activiteiten worden in categorieën ingedeeld. De telersverenigingen dienen wel enige activiteiten uit alle categoriëen uit te (laten) voeren. In de nadere interpretatie van V 1432/2003 staan de voorwaarden vermeld waaronder activiteiten uitbesteed mogen worden aan externe diensten.

2 2 / maart Definities Hieronder staat vermeld wat in deze notitie onder bepaalde begrippen verstaan wordt. In deze notitie wordt onder telersvereniging het volgende verstaan: de telersvereniging inclusief de dochterondernemingen, waarvan minstens 90% van de aandelen eigendom van de telersvereniging is. Dit impliceert dat, indien in deze notitie sprake is van het feit dat een bepaalde activiteit door de telersvereniging zelf uitgevoerd dient te worden, deze door de telersvereniging en/of door de dochterondernemingen, waarvan minstens 90% van de aandelen in het bezit is van de telersvereniging, uitgevoerd dient te worden. Verder worden in deze notitie de termen derde en externe dienst als synoniemen beschouwd. Een aantal telersverenigingen zetten hun producten via bemiddelaars af aan de uiteindelijke kopers. In deze notitie worden met de term afnemer zowel de bemiddelaars als de kopers bedoeld.

3 3 / maart Conclusies notitie Inventarisatie activiteiten artikel 11 V 2200/96 vanwege interpretatie artikel 6 V 1432/2003 In dit hoofdstuk vindt u een korte weergave van de conclusies van deze notitie. Voor een meer gedetailleerde uiteenzetting dient u het hiernavolgende deel van de notitie te raadplegen. Allereerst is in dit hoofdstuk vermeld of categorieën van activiteiten al dan niet uitbesteed mogen worden. Ten slotte is weergegeven welke combinatie van (categorieën van) activiteiten niet door één en dezelfde externe dienst uitgevoerd mogen worden. 2.1 Uitbesteding Verzameling van gegevens en controle van deze gegevens De meeste activiteiten uit deze categorie dient de telersvereniging zelf te ondernemen Verenigingszaken De meeste activiteiten uit deze categorie dient de telersvereniging zelf te ondernemen Boekhoudkundig en budgettair beheer Een deel van de activiteiten behorend tot deze categorie dient door de telersvereniging zelf uitgevoerd te worden en een deel van deze activiteiten mag uitbesteed worden aan een externe dienst Uitbetaling richting de leden en facturering richting afnemers Deze activiteiten dienen door de telersvereniging zelf uitgevoerd te worden Bieden van technische bijstand aan de telers Alle activiteiten behorende tot deze categorie mogen uitbesteed worden Afzet Alle activiteiten behorende tot deze categorie mogen uitbesteed worden Marktvergroting Alle activiteiten behorende tot deze categorie mogen uitbesteed worden. 2.2 Uitvoering van een aantal activiteiten door één en dezelfde externe dienst (Categorieën van) activiteiten die niet door één en dezelfde externe dienst uitgevoerd mogen worden: Afzet in combinatie met boekhoudkundig en budgettair beheer. Afzet in combinatie met keuren.

4 4 / maart Vaststelling van activiteiten per bepaling van artikel 11 V 2200/ Lid 1 sub a Deze bepaling heeft betrekking op de erkenningscategorieën en bevat derhalve geen activiteiten. 3.2 Lid 1 sub b Deze bepaling bevat de A-doelstellingen. Uit deze doelstellingen vloeien concrete activiteiten voort, die hieronder per doelstelling benoemd zullen worden Doelstelling A1 Te verzekeren dat de productie wordt gepland en aan de vraag wordt aangepast, met name wat omvang en kwaliteit betreft. In de Handleiding bij het aanvraagformulier 2004 wordt het volgende onder planning verstaan: (Centrale) registratie bij de telersvereniging van de productie van de leden van de telersvereniging en het actief bezig zijn om deze gegevens systematisch te gebruiken in het proces van daadwerkelijk op de markt brengen van de producten, hetzij op de lange- middellange- of korte termijn. Onder aanpassen of afstemmen wordt het volgende verstaan: Iedere maatregel die wordt gepleegd om de productie aan de vraag aan te passen. Reclame of andere vraagvergroting valt niet onder dit doel. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Areaalenquêtes houden. Aanvoerprognosesysteem opzetten en exploiteren. Bezoeken van leden en bieden van teeltbegeleiding ter aanpassing van de productie aan de vraag Doelstelling A2 Bevordering van de concentratie van het aanbod en (bevordering van) het in de handel brengen van de producten van de leden. Onder bevordering van de concentratie van het aanbod wordt het volgende verstaan: Het tegengaan van stromen producten van de telersvereniging buiten de telersvereniging om, zoals daar onder andere is het tegengaan van het BVO-circuit (Buiten Veiling Om). Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Areaalenquêtes houden (ook reeds gemeld bij doelstelling A1) Aanvoerprognosesysteem opzetten en exploiteren (ook reeds gemeld bij doelstelling A1) Vergelijking maken van de verwachte productie, die een teler tijdens de areaalenquête opgegeven heeft, en de daadwerkelijk aangevoerde productie door de desbetreffende teler (ook reeds gemeld bij doelstelling A1). Bezoeken van leden ter controle van de opgegeven gegevens en/of bij constatering van aanmerkelijke, niet direct verklaarbare verschillen tussen de verwachte productie en daadwerkelijk aangevoerde productie. Ledenwerving. Samenwerking met andere erkende telersverenigingen.

5 5 / maart 2004 Ook fysieke concentratie wordt verstaan onder concentratievorming. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Opzetten en exploiteren van een faciliteit voor centraal sorteren en/of verpakken. Bevordering van het in de handel brengen van producten van leden kan in 2 subcategorieën ingedeeld worden: Afzet. Marktvergroting. Afzet d.w.z. het (doen) verkopen van producten. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Verkopen van producten op welke manier dan ook (per klok, bemiddeling etc.). Opnemen van bestellingen. (Het zorgen voor) de levering van product. Activiteiten in verband met allocatie van het product. Maken van prijsafspraken. Marktvergroting d.w.z. verbetering van de afzetmogelijkheden. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Categoriemanagement c.q. volledig accountmanagement, alsmede activiteiten die daartoe leiden (bijv. compleet schapbeheer in een supermarkt). Productactiviteiten bijv. product-/marktanalyses. Promotieactiviteiten. Activiteiten op het gebied van productinnovatie (nieuwe producten, nieuwe verpakkingen, nieuwe toepassingen). Uitvoeren van marktonderzoek. Verkennen/aanboren van nieuwe markten Doelstelling A3 Productieprijzen reguleren en het drukken van productiekosten. Met productiekosten wordt bedoeld alle kosten tot aan het afleveringsmoment. Dus naast de kosten van de teelt, behoren daartoe ook kosten van bijvoorbeeld koeling en aflevering. Er kunnen zeer diverse activiteiten onder deze doelstelling geschaard worden, zoals centraal sorteren, zolang deze maar leiden tot vermindering van de productiekosten. Onder reguleren worden maatregelen verstaan die worden genomen om de productieprijzen op een bepaald niveau vast te stellen zoals interventieprogramma s. De telersverenigingen hoeven niet per sé over een interventieprogramma te beschikken. Als zij al het product van de leden zonder deze maatregelen kunnen afzetten, kan dat over het algemeen als positief gezien worden. Onder het reguleren van productieprijzen kunnen ook marketinginspanningen om een hogere toegevoegde waarde te leveren worden verstaan. Zie voor een opsomming van mogelijke marketingactiviteiten, de activiteiten die genoemd zijn bij doelstelling A2 onder bevordering van het in de handel brengen van producten van de leden Doelstelling A4 De landbouwpraktijk, de productietechnieken en het afvalbeheer milieuvriendelijker maken om met name de kwaliteit van water, bodem en landschap te beschermen en de biodiversiteit te behouden en/of te bevorderen.

6 6 / maart 2004 Onder milieuvriendelijker maken wordt hier in dit verband, verstaan te verbeteren met het oog op het milieu. Er moet dus sprake zijn van verbetering en de maatregel moet bovenwettelijk zijn. Mogelijke activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Begeleiding van de telers bij toepassing van milieuvriendelijkere maatregelen. Centrale inkoop van productiemiddelen, die minder belastend zijn voor het milieu, bijv. biologische gewasbeschermingsmiddelen. 3.3 Lid 1 sub c punt 1, 2,3 en 4 Deze bepalingen hebben betrekking op het verzamelen van gegevens m.b.t. teelt, productie, afzet, milieubescherming, rechtstreekse verkoop van de aangesloten telers, naleving van de leveringsplicht en toezien op de grenzen van de ontheffingen van de leveringsplicht. Zie ook doelstelling A1, waar reeds een opsomming gegeven is van activiteiten, die betrekking hebben op het verzamelen van productiegegevens van de aangesloten telers, en doelstelling A2, waar ook reeds melding gemaakt is van activiteiten m.b.t. het tegengaan van BVO-verkoop door de leden. Activiteiten m.b.t. het verzamelen van milieubeschermingsmaatregelen worden besproken bij lid 1 sub d punt Lid 1 sub c punt 5 In deze bepaling staat aangegeven dat de statuten de aangesloten telers ertoe verplichten de in de statuten vastgestelde financiële bijdragen voor de oprichting en de financiering van het in artikel 15 bedoelde actiefonds te betalen. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Uitbetaling richting de telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage voor het actiefonds. 3.5 Lid 1 sub d punt 1 en 3 Beide bepalingen hebben betrekking op wijziging van de statuten en op het democratisch gehalte. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Organiseren van algemene ledenvergaderingen. Organiseren van bestuursvergaderingen. Opstellen van voorstellen voor statutenwijzigingen en het laten passeren van statutenwijzigingen na goedkeuring door de ALV. 3.6 Lid 1 sub d punt 2 Deze bepaling heeft betrekking op het aan de leden opleggen van financiële bijdragen voor de financiering van de telersvereniging. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn:

7 7 / maart 2004 Uitbetaling richting de telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage voor de financiering van de telersvereniging. 3.7 Lid 1 sub d subsub 4 In deze bepaling staat aangegeven dat de statuten van de telersvereniging bepalingen dienen te omvatten betreffende de sancties bij overtreding van de statutaire verplichtingen, en met name bij niet-betaling van de financiële bijdragen, of bij overtreding van de door de telersvereniging vastgestelde regels. Activiteiten, die hieruit voortvloeien, vallen uiteen in twee groepen, ten eerste signalering van overtredingen en ten tweede het ondernemen van maatregelen ter sanctionering van deze overtredingen. Signalering van overtredingen bijv. BVO-verkoop (Buiten Veiling Om). Activiteiten, ter signalering van BVO-verkoop, zijn: Areaalenquêtes houden (ook reeds gemeld bij doelstelling A1 en A2). Aanvoerprognosesysteem opzetten en exploiteren (ook reeds gemeld bij doelstelling A1 en A2). Vergelijking maken van verwachte productie, die een teler tijdens de areaalenquête opgegeven heeft, en de daadwerkelijk aangevoerde productie door de desbetreffende teler (ook reeds gemeld bij doelstelling A2). Bezoeken van leden ter controle van de opgegeven gegevens en/of bij constatering van aanmerkelijke, niet direct verklaarbare verschillen tussen de verwachte productie en daadwerkelijk aangevoerde productie. Activiteiten ter signalering van overtreding van milieumaatregelen: Residuanalyses uitvoeren. Aangesloten telers toegepaste gewasbeschermingsmiddelen laten registreren en deze registratie controleren. Ondernemen van maatregelen ter sanctionering van de geconstateerde overtredingen: Contact met de teler opnemen met de mededeling dat hij naar alle waarschijnlijkheid een overtreding heeft begaan. Organiseren van een hoorcommissie. Eventueel juridische stappen ondernemen. 3.8 Lid 1 sub d punt 5 Deze bepaling heeft betrekking op het feit dat de statuten regels dienen te bevatten betreffende de toelating van nieuwe leden en met name betreffende de minimumduur van het lidmaatschap. Wat betreft de toelating van nieuwe leden is het van belang dat de telersvereniging daar zelf over beslist en bijvoorbeeld geen externe dienst zoals een afnemer. De telersvereniging mag wel bij de toelating van een nieuw lid mee laten wegen of er voldoende afzetmogelijkheden zijn voor het product van een eventueel nieuw lid.

8 8 / maart Lid 1 sub d punt 6 Deze bepaling heeft betrekking op de verplichting om de nodige boekhoudkundige en budgettaire regels voor de werking van de vereniging in de statuten op te nemen. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Opzetten en bijhouden van een financiële administratie. Opstellen van een begroting. Opstellen van een jaarrekening. Uitbetaling richting telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage aan het actiefonds en/of ter financiering van de telersvereniging. Facturering richting afnemers voor levering van ledenproduct Lid 2 sub a Deze bepaling heeft betrekking op het feit dat de telersvereniging aan de in lid 1 gestelde eisen voldoet en daartoe onder meer het bewijs dient te leveren dat zij ten minste een volgens de procedure van artikel 46 te bepalen aantal leden en verkoopbare productie heeft. Uit deze bepaling vloeien geen specifieke activiteiten voort Lid 2 sub b In deze bepaling staat vermeld dat de telersvereniging voldoende garanties dient te bieden ten aanzien van de uitvoering, de duur en de doelmatigheid van haar optreden. Dit punt houdt in dat een telersvereniging voldoende onafhankelijk van derden in staat is om de belangen van de leden te behartigen. De telersvereniging dient zelfstandig bepaalde taken uit te kunnen voeren. Deze bepaling geeft het belangrijkste criterium aan op basis waarvan bepaald wordt of de telersvereniging de activiteiten, die uit de overige bepalingen van artikel 11 van V 2200/96 voortvloeien, uit mogen besteden aan een externe dienst, welke combinatie van deze activiteiten door één externe dienst uitgevoerd mogen worden en onder welke voorwaarden deze activiteiten uitbesteed mogen worden aan een externe dienst Lid 2 sub c Deze bepaling betreft de verplichting van de telersvereniging om hun leden in staat te stellen daadwerkelijk technische bijstand te verkrijgen om milieuvriendelijk te produceren. Mogelijke activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn: Begeleiding van de telers bij toepassing van milieuvriendelijkere maatregelen (ook reeds gemeld bij doelstelling A4). Centrale inkoop van productiemiddelen, die minder belastend zijn voor het milieu, bijv. biologische gewasbeschermingsmiddelen (ook reeds gemeld bij doelstelling A4).

9 9 / maart Lid 2 sub d Deze bepaling betreft de verplichting om technische hulpmiddelen voor de opslag, de verpakking en de afzet van de producten ter beschikking van haar leden te stellen en zorgen voor een met haar taakomschrijving corresponderend commercieel, boekhoudkundig en budgettair beheer. Deze bepaling bevat een aantal onderdelen waaruit specifieke activiteiten voortvloeien, te weten: Ter beschikking stellen van technische hulpmiddelen voor de opslag en verpakking van de producten van de leden. Ter beschikking stellen van technische hulpmiddelen voor de afzet van de producten van de leden en commercieel beheer. Boekhoudkundig en budgettair beheer. Activiteiten, die onder het ter beschikking stellen van technische hulpmiddelen voor de opslag en verpakking worden geschaard, zijn: Opstellen en exploiteren van sorteermachines hetzij centraal hetzij bij individuele leden (ook reeds gemeld bij doelstelling A2). Opzetten en exploiteren van verpakkingsmachines hetzij centraal hetzij bij individuele leden (ook reeds gemeld bij doelstelling A2). Opzetten en exploiteren van opslag- en conditi0neringsruimtes hetzij centraal hetzij bij individuele leden. Alle activiteiten ten behoeve van het in de handel brengen van product van de leden vallen onder het ter beschikking stellen van technische hulpmiddelen voor de afzet van de producten van de leden en commercieel beheer. Activiteiten, die hieruit voort kunnen vloeien, zijn reeds besproken bij doelstelling A2. Daarnaast wordt het keuren van het ledenproduct als een technisch hulpmiddel voor de afzet van de producten van de leden beschouwd. Keuren van het ledenproduct houdt in dat de producten op basis van beoordeling van fysieke kenmerken in een bepaalde kwaliteitscategorie ingedeeld worden. Het boekhoudkundig en budgettair beheer is reeds bij lid 1 sub d punt 6 besproken Lid 3 Deze bepaling heeft betrekking op erkenning uit hoofde van V 1035/72 en bevat derhalve geen activiteiten.

10 10 / maart Categorisering van activiteiten 4.1 Verenigingszaken De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub b (doelstelling A2) en lid 1 sub d punt 1 en 3: Organiseren van algemene ledenvergaderingen. Organiseren van bestuursvergaderingen. Opstellen van voorstellen voor statutenwijzigingen en het laten passeren van statutenwijzigingen na goedkeuring door de ALV. Ledenwerving. Samenwerking met andere erkende telersverenigingen. De eerste twee activiteiten dienen door de telersvereniging zelf uitgevoerd te worden. De derde activiteit kan (en moet) deels door een externe dienst uitgevoerd worden en wel door een notaris. Levert verder geen problemen op m.b.t. afhankelijkheid van de telersvereniging t.o.v. een externe dienst. De telersvereniging kan verder dezelfde notaris in de arm nemen als de externe dienst(en). De vierde en vijfde activiteit kan deels uitbesteed worden aan een externe dienst. Een voorbeeld van een externe dienst m.b.t. de vierde activiteit van deze categorie is een reclamebureau die advertenties voor het werven van leden ontwerpt. Bij de vijfde activiteit kan gedacht worden aan een externe dienst die bijvoorbeeld als onpartijdige intermediair functioneert tussen de samenwerkende telersverenigingen. 4.2 Verzameling van gegevens en controle van deze gegevens Zowel uit lid 1 sub b bij doelstelling A1 en A2, lid 1 sub c punt 1, 2, 3 en 4, lid 1 sub d punt 4 vloeien activiteiten voort, die betrekking hebben op het verkrijgen van gegevens van de telers met name m.b.t. de oogstverwachting en het voldoen aan de leveringsplicht, controle van deze gegevens en sanctionering indien gegevens niet blijken te kloppen en/of indien leden regels overtreden die te maken hebben met deze gegevens. De volgende activiteiten hebben betrekking op het verkrijgen van gegevens van de telers, onder meer ter signalering van overtredingen zoals BVO-verkoop: Areaalenquêtes houden. Aanvoerprognosesysteem opzetten en exploiteren. Vergelijking maken van verwachte productie, die een teler tijdens de areaalenquête opgegeven heeft, en de daadwerkelijk aangevoerde productie door de desbetreffende teler. Bezoeken van leden ter controle van de opgegeven gegevens en/of bij constatering van aannemelijke, niet direct verklaarbare verschillen tussen de verwachte productie en daadwerkelijk aangevoerde productie.

11 11 / maart 2004 Activiteiten ter signalering van overtreding van milieumaatregelen: Residuanalyses uitvoeren. Aangesloten telers toegepaste gewasbeschermingsmiddelen laten registreren en deze registratie controleren. Ondernemen van maatregelen ter sanctionering van de geconstateerde overtredingen: Contact met de teler opnemen met de mededeling dat hij naar alle waarschijnlijkheid een overtreding heeft begaan. Organiseren van een hoorcommissie. Eventueel juridische stappen ondernemen. De eerste groep activiteiten dient de telersvereniging grotendeels zelf te ondernemen. Het opzetten van een aanvoerprognosesysteem mag echter uitbesteed worden aan een externe dienst zoals een bedrijf gespecialiseerd op het gebied van ICT. De tweede groep activiteiten mag uitbesteed worden aan een externe dienst bijvoorbeeld AQS en TNO Voeding. De eerste twee activiteiten van de derde groep activiteiten dient de telersvereniging zelf te ondernemen. De derde activiteit van de derde groep activiteiten mag uitbesteed worden aan een externe dienst, welke in de meeste gevallen een advocaat zal zijn. 4.3 Boekhoudkundig en budgettair beheer De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub d punt 6 en deels uit lid 2 sub d: Opzetten en bijhouden van een financiële administratie. Opstellen van een begroting. Opstellen van een jaarrekening. Uitbetaling richting telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage aan het actiefonds en/of ter financiering van de telersvereniging. Facturering richting afnemers voor levering van ledenproduct. De eerste drie activiteiten mogen uitbesteed worden aan een externe dienst zoals een administratiekantoor en/of een accountant. De vierde en vijfde activiteit dient door de telersvereniging zelf uitgevoerd te worden.

12 12 / maart Uitbetaling richting de leden en facturering richting afnemers De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub c punt 5 en lid 1 sub d punt 2 en deels uit lid 1 sub d punt 6 en lid 2 sub d: Uitbetaling richting de telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage voor het actiefonds. Uitbetaling richting de telers van de waarde van hun verkochte product onder inhouding van een bijdrage voor de financiering van telersvereniging. Innen van eventuele aanvullende bijdragen van de telers ter financiering van de telersvereniging. Facturering richting afnemers voor levering van ledenproduct. Deze activiteiten dienen door de telersvereniging zelf uitgevoerd te worden. 4.5 Bieden van technische bijstand aan de telers De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub b (doelstelling A1 en A4), lid 2 sub c en lid 2 sub d: Bezoeken van leden en bieden van teeltbegeleiding ter aanpassing van de productie aan de vraag. Begeleiding van de telers bij toepassing van milieuvriendelijkere maatregelen. Keuren van het ledenproduct, hetgeen inhoudt dat de producten op basis van beoordeling van fysieke kenmerken in een bepaalde kwaliteitscategorie ingedeeld worden. Centrale inkoop van productiemiddelen, die minder belastend zijn voor het milieu, bijv. biologische gewasbeschermingsmiddelen. Opzetten en exploiteren van faciliteiten voor sorteren en/of verpakken hetzij centraal hetzij bij individuele leden. Opzetten en exploiteren van opslag- en conditi0neringsruimtes hetzij centraal hetzij bij individuele leden. De eerste en tweede activiteit mogen uitbesteed worden aan een externe dienst bijv. DLV. De derde activiteit mag uitbesteed worden aan een externe dienst zoals AQS. De geldstroom inzake betaling van de derde, vierde en vijfde activiteit dient via de telersvereniging te lopen. 4.6 Afzet De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub b (doelstelling A2) en deels uit lid 2 sub d: Verkopen van producten op welke manier dan ook (per klok, bemiddeling etc.). Opnemen van bestellingen. (Het zorgen voor) de levering van product. Activiteiten in verband met allocatie van het product. Maken van prijsafspraken. Deze activiteiten mogen uitbesteed worden aan een externe dienst.

13 13 / maart Marktvergroting De volgende activiteiten m.b.t. deze categorie vloeien voort uit lid 1 sub b (doelstelling A2) en deels uit lid 2 sub d: Categoriemanagement c.q. volledig accountmanagement, alsmede activiteiten die daartoe leiden (bijv. compleet schapbeheer in een supermarkt). Productactiviteiten bijv. product-/marktanalyses. Promotieactiviteiten. Activiteiten op het gebied van productinnovatie (nieuwe producten, nieuwe verpakkingen, nieuwe toepassingen). Uitvoeren van marktonderzoek. Verkennen/aanboren van nieuwe markten. Deze activiteiten mogen uitbesteed worden aan een externe dienst.

14 14 / maart Uitvoering van een aantal activiteiten door één en dezelfde externe dienst Er zijn een aantal categorieën van activiteiten waarvan het sterk aan te bevelen is deze niet door één externe dienst uit te laten voeren. Hieronder zal aangegeven worden voor welke combinaties dit van toepassing is. Net als bij de beoordeling of activiteiten uitbesteed kunnen worden is bij de bepaling welke combinatie van activiteiten door één externe dienst uitgevoerd kunnen worden als criterium gehanteerd of de telersvereniging, ondanks het feit dat desbetreffende activiteit uitgevoerd zou worden door een externe dienst, conform artikel 11 lid 2 sub b van V 2200/96 voldoende onafhankelijk van derden in staat is om de belangen van haar leden te behartigen. Belangrijke aspecten daarbinnen zijn of de externe dienst, middels uitvoering van een bepaalde combinatie van activiteiten, over een zodanige hoeveelheid informatie van de telersvereniging beschikt dat de mogelijkheid bestaat dat daardoor de onafhankelijkheid van de telersvereniging en daarmee de mogelijkheid tot behartiging van de belangen van de leden aangetast wordt. Bovendien wordt in deze bepaling meegenomen of het voortbestaan van de telersvereniging ernstig in gevaar zou kunnen komen indien de externe dienst zich terug zou trekken. 5.1 Afzet in combinatie met boekhoudkundig en budgettair beheer Het blijkt dat er in de tuinbouw, net als in vele andere sectoren, vaak sprake is van vaste afnemers en een hechte leverancier-afnemerrelatie. Over het algemeen zal een vaste afnemer op de hoogte zijn van bepaalde gegevens over zijn leverancier. Het is echter niet gebruikelijk om de afnemer inzage te verschaffen in de financiële gegevens van de leverancier omdat dit de onderhandelingspositie van de leverancier kan verzwakken. Een zwakkere onderhandelingspositie kan de onafhankelijkheid van de telersvereniging en de mogelijkheid tot behartiging van de belangen van de leden aantasten. Het is raadzaam om de afnemer niet tevens activiteiten m.b.t. het boekhoudkundig en budgettair beheer van de telersvereniging uit te laten voeren. Bij uitvoering van deze activiteiten door één externe dienst bestaat namelijk de mogelijkheid dat desbetreffende externe dienst haar kennis m.b.t. de financiële gegevens van de telersvereniging ten nadele van de telersvereniging gebruikt bijvoorbeeld bij de bepaling van de prijs van het ledenproduct. Telersverenigingen zijn wettelijk verplicht tot het vrijgeven van bepaalde financiële informatie. Hoeveel informatie openbaar gemaakt dient te worden is afhankelijk van de grootte van de telersvereniging. Op deze manier kan echter veel minder financiële informatie van de telersvereniging verkregen worden dan middels uitvoering van de financiële administratie van de desbetreffende telersvereniging Lidmaatschap van afnemer Het is niet aan te bevelen om een afnemer als lid van de telersvereniging toe te laten aangezien de afnemer op deze manier inzage kan verkrijgen in onder meer de financiële gegevens van de telersvereniging hetgeen de onderhandelingspositie van de telersvereniging kan verzwakken.

15 15 / maart 2004 Verder zou de afnemer op deze manier middels stemrecht de mogelijkheid hebben tot het mede bepalen van het beleid van de telersvereniging. Een zwakke onderhandelingspositie van de telersvereniging en medezeggenschap van de afnemer m.b.t. het beleid van de telersvereniging kan de onafhankelijkheid van de telersvereniging en de mogelijkheid tot behartiging van de belangen van de leden aantasten Onafhankelijkheid van de externe dienst die activiteiten m.b.t. boekhoudkundig en budgettair beheer uitvoert De externe dienst, die één of meerdere activiteiten m.b.t. boekhoudkundig en budgettair beheer ten behoeve van de telersvereniging uitvoert, mag geen commerciële relatie onderhouden met de afnemer(s) van de telersvereniging. In de praktijk komt dat er in de meeste gevallen op neer dat de telersvereniging en de afnemers niet van de diensten van dezelfde accountant gebruik mogen maken. Ook op deze manier bestaat namelijk de mogelijkheid dat een externe dienst over zodanig veel informatie m.b.t. de telersvereniging beschikt dat daardoor de onafhankelijkheid van de telersvereniging en daarmee de mogelijkheid tot behartiging van de belangen van de leden aangetast kunnen worden. 5.2 Afzet in combinatie met keuren De bestendigheid van de leverancier-afnemerrelatie kan bevorderd worden indien de afnemer inzage krijgt in de kwaliteit van de producten, die hij wenst te kopen. Dit kan mogelijk gemaakt worden door de afnemer inzage te verlenen in keuringsrapporten en (overzichten van) registraties ten behoeve van kwaliteitszorgsystemen. De keuring ter bepaling van de indeling van het product in een bepaalde kwaliteitsklasse dient echter niet uitgevoerd te worden door of in opdracht van de externe dienst, die de afzet verzorgt. Op deze manier is het namelijk mogelijk dat de afnemer een product ten onrechte in een lagere kwaliteitsklasse indeelt, omdat dat voor hem gunstiger kan zijn. Deze keuring dient derhalve uitgevoerd te worden door de telersvereniging zelf of in opdracht van de telersvereniging door een externe dienst, die geen commerciële relatie onderhoudt met de externe dienst, die de afzet van het ledenproduct verzorgt Uitbesteding aan andere erkende telersvereniging Indien de afzet, het keuren en/of het boekhoudkundig en budgettair beheer aan één andere erkende telersvereniging uitbesteed worden, zal van geval tot geval bekeken worden of het PT zijn goedkeuring verleent. 5.3 Marktvergroting Activiteiten uit deze categorie kunnen door dezelfde externe dienst uitgevoerd worden, die ook activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Indien de activiteiten uit deze categorie en activiteiten uit een andere categorie door één en dezelfde externe dienst uitgevoerd worden, bestaat er namelijk naar alle waarschijnlijkheid geen aanzienlijk risico dat een externe dienst over zodanig veel informatie over de telersvereniging

16 16 / maart 2004 beschikt dat dit ten nadele van de telersvereniging gebruikt kan worden. Verder lijkt het voortbestaan van de telersvereniging niet in gevaar te komen door het wegvallen van de externe dienst, die activiteiten uit deze categorie en de activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Het is echter raadzaam om per telersvereniging te bekijken of uitvoering van een dergelijke combinatie van activiteiten door één externe dienst leidt tot een aanmerkelijke vermindering van de onafhankelijkheid van de telersvereniging. 5.4 Verzameling van gegevens en controle van deze gegevens Zoals al in het hoofdstuk 4 Categorisering van activiteiten aangegeven is, mag een deel van de activiteiten behorend tot de categorie Verzameling van gegevens en controle van deze gegevens uitbesteed worden aan een externe dienst. Deze activiteiten mogen door dezelfde externe dienst uitgevoerd worden, die ook activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Indien de activiteiten uit deze categorie en activiteiten uit een andere categorie door één externe dienst uitgevoerd worden, bestaat er namelijk naar alle waarschijnlijkheid geen aanzienlijk risico dat een externe dienst over zodanig veel informatie over de telersvereniging beschikt dat dit ten nadele van de telersvereniging gebruikt kan worden. Verder lijkt het voortbestaan van de telersvereniging niet in gevaar te komen door het wegvallen van de externe dienst, die activiteiten uit deze categorie en de activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Het is echter raadzaam om per telersvereniging te bekijken of uitvoering van een dergelijke combinatie van activiteiten door één externe dienst leidt tot een aanmerkelijke vermindering van de onafhankelijkheid van de telersvereniging. 5.5 Bieden van technische bijstand aan de telers De activiteiten uit deze categorie, die uitbesteed mogen worden, kunnen, met uitzondering van de keuractiviteiten, door dezelfde externe dienst uitgevoerd worden, die ook activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Indien de activiteiten uit deze categorie en activiteiten uit een andere categorie door één externe dienst uitgevoerd worden, bestaat er namelijk naar alle waarschijnlijkheid geen aanzienlijk risico dat een externe dienst over zodanig veel informatie over de telersvereniging beschikt dat dit ten nadele van de telersvereniging gebruikt kan worden. Verder lijkt het voortbestaan van de telersvereniging niet in gevaar te komen door het wegvallen van de externe dienst, die activiteiten uit deze categorie en de activiteiten uit een andere categorie uitvoert. Het is echter raadzaam om per telersvereniging te bekijken of uitvoering van een dergelijke combinatie van activiteiten door één externe dienst leidt tot een aanmerkelijke vermindering van de onafhankelijkheid van de telersvereniging.