UITVOERINGSPLAN Archief Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie

Transcriptie

1 UITVOERINGSPLAN 2013 Archief 2020 Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie Programmabureau Archief 2020 Status definitief voor toezending aan OCW 31 mei 2013 Fase Initiatiefase/kwartiermakersfase Versie 1.0 Datum 31 mei 2013

2 Versiegegevens Versie Datum Redactie Wijzigingen/Oplevering mrt-2013 RJ Hageman Overzichtstabel bespreekversie voor ARA en MT NA mrt-2013 RJ Hageman Uitwerking tabel tot tekstdocument mrt-2013 RJ Hageman / A Versie ter bespreking in het beleidsteam Baving 19 mrt mrt-2013 RJ Hageman / A Aanvulling: toelichtingen vanuit WVI Baving werkgroep mei mei 2013 RJ Hageman / A Baving RJ Hageman / A Baving/Emans Aanvulling en bijstelling activiteitenoverzicht met input BRAIN, LOPAI/EGI, Convent, NA, VNG, Herziening afwegingskader projecten Redactie. Aanvulling afwegingskader projecten met werkwijze projectvoorstellen Eindredactie (o.m. opmerkingen Beleidsteam verwerkt) mei-2013 RJ Hageman Schone eindversie Colofon Dit plan geeft uitvoering aan de innovatieagenda van het Archiefconvenant Titel: Uitvoeringsplan 2013 Archief Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie Auteurs: Robbert Jan Hageman en Anouk Baving Inlichtingen: Anouk Baving (programmamanager) Anouk.baving@nationaalarchief.nl ( ) Robbert Jan Hageman (programmasecretaris) Robbert.jan.hageman@nationaalarchief.nl ( ) Dirk Emans (communicatiemedewerker) Dirk.emans@nationaalarchief.nl ( ) Dit uitvoeringsplan 2013 is opgesteld door het Programmabureau Archief 2020 en hoort bij het programmaplan De onderdelen van dit plan zijn besproken met IPO, UvW, VNG, BRAIN, KVAN, NA, Convent (WVI), EGI, DEN, LOPAI, GAR, SAA. Het plan is op vrijdag 31 mei 2013 ter vaststelling gestuurd naar de opdrachtgever bij het Ministerie van OCW. 1

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding en verantwoording Archief 2020: opdracht en doelstellingen : prioriteiten en samenhang Afwegingskader projecten Activiteiten 2013: landelijke projecten Agenderen en organiseren Processen, standaarden, instrumenten Kennis, kwaliteit en deskundigheid Activiteiten 2013: decentrale projecten Overige activiteiten Financiën Bijlage 1: Overzicht programmadoelen en resultaten Bijlage 2: Globale programmaplanning Bijlage 3: Sturing op de uitvoering Bijlage 4: Projectvoorstellen vanuit BRAIN (2012) Bijlage 5: Balkenplanning

4 1. Inleiding en verantwoording Voor u ligt het Uitvoeringsplan 2013 van het programma Archief Dit is het eerste jaarlijkse uitvoeringsplan in een reeks van vier. Het Uitvoeringsplan 2013 is afgeleid van het Programmaplan en moet dan ook in samenhang daarmee worden begrepen. De voor dit uitvoeringsplan direct relevante onderdelen van het programmaplan zijn in dit document integraal overgenomen. 1 Scope en uitwerking Dit document dient als basis voor de activiteiten die in 2013 onder de vlag van het programma Archief 2020 zullen worden uitgevoerd. De activiteiten van het Aanjaagteam van VNG, IPO en UvW zijn hierin nog niet meegenomen omdat de projectleider daarvan momenteel (eind mei 2013) nog geworven wordt. Dit document is een plan op hoofdlijnen. Zoals het Programmaplan stelt, is Archief 2020 een programma waarvan de uitvoering in hoofdzaak zal worden gedragen door (coalities van) gerede uitvoeringspartijen, zoals archiefinstellingen en bestuurlijke partners. Ten opzichte daarvan speelt het Programmabureau een coördinerende en faciliterende rol. In de afgelopen kwartiermakersfase heeft het Programmabureau met de meest gerede uitvoeringspartners intensief overleg gevoerd. Daarbij hebben met name landelijke kansrijke projectvoorstellen gaandeweg vorm en inhoud gekregen. De meeste daarvan zijn echter nog niet gestold in een uitgewerkt projectplan. Het Uitvoeringsplan 2013 is een voorstel. Pas als het ministerie van OCW dit plan heeft goedgekeurd, komt ook het budget beschikbaar om de uitvoering ter hand te nemen. Dat wil zeggen dat het Programmabureau ook dan pas met uitvoeringspartijen tot concrete werkafspraken kan komen. En tevens dat ook dan pas deze uitvoeringspartijen in de positie zijn om besproken voorstellen tot projectplannen uit te werken. Vanwege deze situatie is gekozen voor een globaal uitvoeringsplan. Totstandkoming Het Uitvoeringsplan 2013 is opgesteld door het Programmabureau Archief 2020 op basis van de doelen en resultaten op de vijf programmalijnen zoals verwoord in het programmaplan. Dit overzicht (zie bijlage 1) is afgestemd met de convenantpartners, maar ook met een aantal belangrijke beoogde uitvoeringspartners zoals BRAIN, KVAN, het Convent van RHC s met NA, DEN, LOPAI en EGI. Daarnaast is gesproken met de archiefinstellingen van Rotterdam (GAR) en Amsterdam (SAA). Keuzes en prioriteiten Archief 2020 is een programma dat lopende initiatieven, ontluikende inzichten en krachtige spelers (koplopers en navolgers) wil opsporen, bijeenbrengen en stimuleren tot projectmatige activiteiten die zo goed mogelijk naar de beoogde programmaresultaten voeren. Daarbij staan implementatie en structurele inbedding vanaf 2017 centraal. Die opgave doet zich voor in een dynamisch veld en binnen een steeds veranderende politieke en bestuurlijke omgeving. Zie voor uitwerking hiervan de hoofdstukken 2 en 3. Volgens het Programmaplan is 2013 het jaar van mobiliseren en aanjagen. Dat is het uitgangspunt voor dit uitvoeringsplan. Na afstemming met convenantspartners en genoemde uitvoeringspartners ligt voor 2013 de hoogste prioriteit op de programmalijnen 1 en 5 van de Innovatieagenda (duurzaamheid, resp. kwaliteit en bestelversterking). In mindere mate is prioriteit toegekend aan de programmalijnen 2 en 3 (openbaarheid en selectie, resp. toegankelijkheid). De uitvoering van programmalijn 4 (documenteren van de samenleving) staat voorlopig on hold. Op basis van het prioriteitenkader zijn vervolgens twee sporen gevolgd. Spoor 1: Uitgaande van het overzicht van programmadoelen en resultaten (zie bijlage 1) is bepaald welke specifieke doelen en resultaten conform het Archiefconvenant en de Innovatieagenda de hoogste prioriteit moeten krijgen. Vervolgens is gekeken welke 1 Namelijk hoofdstuk 2 en de bijlagen 1 t/m 3. 3

5 activiteiten al in 2013 zouden moeten starten om aan het einde van 2016 de gewenste resultaten op te kunnen leveren. Spoor 2: Het tweede spoor hield in dat (binnen hetzelfde prioriteitenkader) de activiteiten zijn benoemd die het meest kansrijk lijken om ook snel resultaat op te leveren (quick wins). In hoofdstuk 3 wordt de gevolgde aanpak nader gespecificeerd, waarbij ook de inhoudelijke samenhang van het uitvoeringspakket wordt toegelicht. Het volgen van de twee sporen heeft een aantal mogelijke activiteiten voor 2013 opgeleverd die in de hoofdstukken 5 t/m 7 zijn benoemd. Hoofdstuk 8 geeft weer hoe de kosten van de voorgenomen activiteiten binnen de gegeven budgettaire kaders zijn ingevuld. Als eerder gemeld konden de activiteiten van het Aanjaagteam hierin nog niet worden meegenomen. In het Uitvoeringsplan 2013 zijn vooralsnog alleen de landelijke activiteiten uitgewerkt. Deze staan in hoofdstuk 5. Voor deze activiteiten zijn principeafspraken gemaakt over de benodigde capaciteit en de inzet van uitvoeringspartners. Over de financiering neemt het Programmabureau een besluit op basis van de nog uit te werken projectplannen. De in hoofdstuk 5 per activiteit aangeduide kostenposten zijn hiervoor een indicatie. Over de financiering is overeenstemming nodig tussen uitvoerder(s) en het Programmabureau op basis van de projectplannen en het beschikbare budget voor landelijke projecten. Er is nog geen definitieve keuze gemaakt welke decentrale projecten in 2013 aandacht zullen krijgen. In hoofdstuk 6 wordt vooralsnog een aantal kansrijke initiatieven benoemd. Het voor de decentrale projecten gereserveerde budget is dan ook nog niet verder ingevuld. Hoofdstuk 4 bevat het afwegingskader dat wordt gehanteerd voor de beoordeling van projectvoorstellen. Daarin is ook aandacht voor het proces van beoordeling van projectvoorstellen. Hoofdstuk 7 betreft de activiteiten die door het Programmabureau zelf worden uitgevoerd. 2. Archief 2020: opdracht en doelstellingen [Deze tekst is afkomstig uit het Programmaplan Archief 2020] Visie en innovatieagenda In de Archiefvisie uit 2011 wordt door OCW de opgave voor de archiefsector de komende jaren als volgt samengevat: zorgen dat we overheidsinformatie duurzaam beheren en het begrip openbaarheid een eigentijdse invulling geven. En dit alles onder de overkoepelende doelstelling om de Archiefcollectie NL als maatschappelijk kapitaal voor burgers en bedrijven toegankelijk te maken en zo te laten renderen. Kennis op dit terrein is schaars en het streven is deze maximaal te benutten voor de keten die bestaat uit zowel overheden als publieke archiefinstellingen. Eigen archiefwettelijke verantwoordelijkheden en behoefte aan ruimte voor regionale en lokale afwegingen laten onverlet dat het gezamenlijk ontwikkelen van heldere kaders, praktische moderne instrumenten en delen van voorzieningen de archiefsector kosten bespaart. Het past bij een moderne, compacte en efficiënte overheid. 4

6 De ketendoelstelling van de Innovatieagenda Archiefconvenant is de inrichting van een optimaal functionerende (digitale) informatieketen tussen: archiefvormer (zorgdrager/div-er/ict-er); archiefbewaarplaats/archiefinstelling (bewaarder/beschikbaarsteller/archivaris/toezichthouder); archiefgebruiker (burger/wetenschapper/journalist e.a.). Om in de digitale tijd tot een optimaal ingerichte informatieketen te komen, moet er nogal wat gebeuren. Niet alleen de traditionele verhouding tussen archiefvormer/zorgdrager en archiefbewaarplaats zal veranderen maar ook de verhoudingen tussen archiefinstellingen onderling en de relatie archiefprofessional-archiefgebruiker. Archief als brug tussen overheid en samenleving die door de digitalisering steeds meer naar de voorkant van het informatieketenproces schuift De archiefsector is begonnen aan deze transitie van papier naar digitaal archiveren. Dat zal naar verwachting langere tijd vergen. Voor de duur van de transitie stelt OCW in de Archiefvisie structurele middelen beschikbaar 2. Voor de uitvoering van de vijf lijnen uit de innovatieagenda moet het innovatieprogramma helpen zorgen. De (werk)titel illustreert dat de sector verwacht de transitie in 2016 niet te hebben voltooid. Wel moet dan een goede en concrete basis gelegd zijn voor de transitie. Een van de in het oog springende programmadoelen is dat in 2016 een landelijk dekkend netwerk van aanbieders van duurzame digitale archiefbewaarplaatsen (digitale depots of e-depots) moet zijn ontstaan waarmee aantoonbaar ervaring is opgedaan bij zo veel mogelijk overheden. Het innovatieprogramma zet zich in voor de samenwerkingsverbanden, randvoorwaarden en communicatie om te zorgen dat alle overheden in 2016 weten wat zij moeten doen om te kunnen worden aangesloten. Zo kan een routeplanner ontstaan met een palet aan technische- en besluitvormingsinstrumenten om hen te helpen bepalen hoe en waar men kan aansluiten. Ook moet duidelijk zijn wat ze zelf moeten doen om hun eigen organisatie daarvoor klaar te maken. In 2016 hebben alle archiefinstellingen zich van hun kant beraden op hun rol in het digitale informatielandschap. Ze zijn adviseur en/of toezichthouder voor duurzame beschikbaarstelling van openbare overheidsinformatie en houden daar toezicht op. Ze vergroten de toegankelijkheid van overheidsinformatie op basis van open data-beleid, dragen bij aan kennisontwikkeling en weten waar de benodigde kennis te vinden in een kennisnetwerk, waarin het NA een belangrijke rol vervult. Veranderopgave, ontwikkeldoelen en aanpak Het programma Archief 2020 wil de archiefsector ondersteunen om zich in positie te brengen als eigentijdse informatiebeheerder op het koppelvlak tussen overheid en samenleving. Overheden werken inmiddels hard om in 2017 de dienstverlening aan de burger geheel digitaal te hebben. Lokaal en regionaal dwingt dit steeds meer archiefinstellingen om hun positie en dienstverlening ten opzichte van de overheden met wie zij samenwerken te (her)definiëren. Toenemende digitalisering van de 2 Kamerbrief 30 juni 2011 van staatssecretaris OCW en minister BZK, TK , nr. 187 (pag 2) 5

7 overheid daagt archiefinstellingen uit om digital born archiefmateriaal liefst zo snel mogelijk in goede, geordende en toegankelijke staat op te nemen. Ze moeten de informatie betrouwbaar en veilig beheren, duurzaam bewaren en toegankelijk houden voor overheid en samenleving. Digital born én gedigitaliseerde informatie dient optimaal vindbaar en eenvoudig doorzoekbaar te zijn voor gebruikers. 3 De archiveringsfunctie moet een sterke plaats krijgen binnen de informatievoorziening van de overheid. Dat betekent: structurele en intensieve samenwerking (en werkverdeling), zowel tussen archiefinstellingen onderling als tussen archieven en de vormers van de informatie. De digitale archivaris staat als adviseur en toezichthouder meer vooraan in de informatieketen. Dit vergt kennisontwikkeling en uitwisseling in zowel de archiefsector als bij ketenpartners binnen de overheden. De archivarissen, managers en bestuurders gaan denken in informatieketens en acteren in termen van (zakelijke) diensten, shared services en coalities die duurzaam hergebruik van overheidsinformatie mogelijk maken. Veel ontwikkelingen worden in de sector zelf al in gang gezet, al dan niet in regionale samenwerkingsverbanden of ondersteund door de branche- of beroepsvereniging. Lokale en provinciale initiatieven kennen hun eigen dynamiek. Door de benodigde kennis te bundelen en netwerken te vormen kan worden voorkomen dat lokaal bestuur eigen oplossingen kiest die uitgaan van de dienstverleningsbehoefte van nu, en onvoldoende oog hebben voor de kwaliteit op langere termijn. Ook de uitwisselbaarheid tussen overheden (interoperabiliteit) krijgt dan aandacht. Samenwerken en vernieuwen is nodig om de in de Archiefvisie beoogde kwaliteitsverbetering en versterking van de sector te realiseren. Grootschalige investering in een netwerk van digitale archiefdepots, zoals in 2009 voorgesteld door de ACDD, was op dat moment niet mogelijk. De uitgangspunten van de ACDD worden nu meegenomen in de innovatie- en implementatieopgave van Archief De minister van OCW geeft in met circa 2 mln. per jaar een innovatie-impuls aan de archiefsector. Deze middelen vragen om een kostenefficiënte aanpak en inzet. Het geld is niet bedoeld als investering in de informatiehuishouding van overheden in het algemeen of de bouw van servers. Het is bestemd voor de overheden en hun archiefinstellingen die samen een digitale infrastructuur willen vormen. Dit leidt tot de volgende ontwikkeldoelstellingen: Kennisontwikkeling en visievorming t.b.v. innovatie en totstandkoming van een landelijke digitale infrastructuur van archiefbewaarplaatsen; Procesinnovatie t.b.v. ondersteuning van digitale ketenprocessen en organisatieontwikkeling; Organisatie- en gedragsverandering t.b.v. samenwerking en implementatie van de vernieuwing. Ondersteunend aan deze doelen zijn kwaliteitszorg, bestelversterking en deskundigheidsbevordering. De aanpak van het programma kent de volgende aandachtpunten: Pragmatisch: maak gebruik van energie en kracht die al in de sector zit (dus met oog voor lopende ontwikkelingen en samenwerkingsverbanden). Procesmatig: regie op generieke voorziening waar dat mogelijk en functioneel is (uniformiteit is geen doel op zich), monitoring van de voortgang, signalering van knelpunten en maatregelen initiëren; Stapsgewijs: pak niet alle programmalijnen tegelijkertijd aan; begin waar het het meest kansrijk is en bouw het uit; Bruikbaar: ontwikkel gericht op praktische toepasbaarheid en gebruik; Ketenbreed: kwaliteit door samenwerking tussen archiefvormers en archiefbewaarplaatsen; Uitwisselbaar: ook initiatieven die gelijktijdig naast elkaar ontstaan - bij verschillende overheden leren van elkaar om een lappendeken van stand alone oplossingen te voorkomen; Openheid: innovatieve pilots kunnen en mogen mislukken. Ook daarvan kun je leren! 3 Overigens moeten (overheids)archieven uitgaan van een langdurige hybride situatie omdat er, door de archiefwettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar, enige decennia ook nog papieren archiefbestanden zullen worden overgebracht. 6

8 : prioriteiten en samenhang Het jaar 2013 staat vooral in het teken van mobiliseren en aanjagen op basis van de veranderstrategie.. Er wordt gewerkt aan het opstarten van kansrijke samenwerkingsprojecten van gerede partijen, aan het ontwikkelen en opleveren van direct bruikbare producten en aan het versterken van de kennisfunctie van het NA. Prioritering Zoals gezegd in de inleiding zijn de activiteiten voor 2013 benoemd na een verkenning van doelen, resultaten en mogelijke activiteiten voor het programma als geheel. Op grond van gesprekken met convenantspartners en andere stakeholders is ervoor gekozen activiteiten die bijdragen aan het behalen van doelen op programmalijn 1 (digitale duurzaamheid) en lijn 5 (kwaliteitszorg en bestelversterking) de hoogste prioriteit toe te kennen. Cruciale doelen in dit verband zijn: ontwikkeling van een landelijk dekkend netwerk van aanbieders van duurzaam digitaal depot voor alle overheden; ontwikkeling van de archiefsector tot een netwerk van robuuste organisaties met ketengerichte kennisuitwisseling. Uitgaande van de prioritering van de programmalijnen 1 en 5 is vervolgens bezien welke activiteiten al in 2013 zouden moeten starten, gezien de geschatte doorlooptijd om eind 2016 het gewenste resultaat op te leveren. Het tweede spoor dat is gevolgd voor het benoemen van de activiteiten in 2013 is het kunnen behalen van quick wins om het programma snel op te starten en gauw met resultaten te kunnen komen. Een quick win dient te voldoen aan de volgende vier kenmerken: - er ligt een duidelijk (project)voorstel of concrete opgave; - benodigde uitvoeringspartijen zijn gereed of relatief eenvoudig te mobiliseren; - resultaat of mijlpaal kan in 2013 worden geboekt; - implementatie is urgent en belangrijk. Bij het benoemen van de quick wins voor 2013 is rekening gehouden met de hoge mate van prioriteit voor de programmalijnen 1 en 5. Er zijn ook quick wins benoemd die vallen onder programmalijn 2 (openbaarheid en selectie) en programmalijn 3 (toegankelijkheid). Het gaat daarbij om activiteiten die al zijn geïnitieerd, maar nu versnelling of ondersteuning vergen en dan gauw gewenst resultaat kunnen opleveren. Prioritering van de programmalijnen 1 en 5 houdt dus niet in dat er dit jaar geen activiteiten op de overige lijnen zullen plaatsvinden. De geschetste aanpak heeft erin geresulteerd dat in 2013 geen activiteiten zullen worden uitgevoerd die betrekking hebben op programmalijn 4 (Documenteren van de samenleving). Samenhang Bij het samenstellen van het uitvoeringspakket 2013 is de aanpak gevolgd die is uiteengezet in hoofdstuk 2. Tevens is hierbij het afwegingskader gehanteerd dat is verwoord in hoofdstuk 4. Er is speciaal op gelet dat activiteiten passen in de volgordelijkheid die nodig is om programmadoelen te bereiken. Voorbeeld 1: Archief 2020 mikt er niet op om (reeds) in 2013 varianten of een actualisatie van het ACDD-voorstel voor een digitale infrastructuur uit 2009 te ontwikkelen. Wel wordt onder meer een informatiecampagne gestart die spelers warm moet laten draaien voor deelname aan een gesprek hoe het landelijk dekkend netwerk van aanbieders van duurzaam digitaal depot eruit zou kunnen zien. Voorbeeld 2: Archief 2020 doet in 2013 (nog) geen onderzoek naar nut en noodzaak van een landelijk portaal voor de Archiefcollectie NL. Wel wordt beschikbaarstelling als open data van de digitale toegangen op de Archiefcollectie NL ondersteund. Het pakket legt de basis voor de overgang naar een digitale infrastructuur in de archief- en informatieketen. Dit geldt zowel voor de landelijke projecten (hoofdstuk 5) als voor de mogelijke decentrale pilots (zie hoofdstuk 6). Het begrip digitale infrastructuur wordt in Archief 2020 ruim 7

9 opgevat. Om te beginnen gaat het om meer dan alleen storage (opslag) van digital born materiaal. Opslag is maar één van de functies van een duurzaam digitaal depot. Om zo n depot te kunnen laten draaien, moeten ook alle andere functies, zoals opname (ingest) en behoud (preservation) in de vorm van bedrijfsprocessen en systemen zijn gerealiseerd. En er zijn bijvoorbeeld dienstverleningsmodellen nodig. Welke functies relevant zijn in en rond een duurzaam digitaal depot wordt duidelijk uit het OAIS-model 4. Het OAIS-model is bij uitstek relevant voor de transitie van papieren naar digitale archiefinstellingen, omdat de benoemde functies herkenbaar zijn uit de hybride of papieren situatie. Bij de transitie naar een digitale infrastructuur gaat het er dus om hoe bij archiefinstellingen en archiefvormers elke functie transformeert. Het illustreert dat ook de ontwikkeling van een landelijke digitale toegang op de nu nog grotendeels papieren Archiefcollectie NL een onderdeel is van de digitale infrastructuur. Dat geldt ook voor processen als waardering, selectie en overbrenging bij de archiefvormers. Het OAIS-model is voorlopig als ijkpunt gekozen voor de inhoudelijke samenhang van het programma. Behalve dat het model inzichtelijk maakt welke aspecten een rol spelen bij het bereiken van programmadoelen en resultaten op de lijnen 1 en 5, zijn ook doelen en resultaten op de overige programmalijnen daarmee in lijn te brengen. Het OAIS-model helpt het programma inhoudelijk in balans te blijven. 4. Het Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) beschrijft hoe een archiefsysteem kan worden ingericht, zodat de digitale informatie die erin wordt opgenomen ook op lange termijn door mensen kan worden gelezen en gebruikt. Het archiefsysteem wordt daarbij beschouwd als een combinatie van informatiesystemen en organisaties. Het is een middel om digitale duurzaamheid te realiseren. Het resultaat wordt soms een e-depot of Trusted Digital Repository (TDR) genoemd. Het model wordt Open genoemd omdat het model openbaar is en in een open discussie tot stand is gekomen en kan worden aangepast. In bovenstaande figuur is de entiteit archiefvormer ten behoeve van het programma nader uitgewerkt in een strategische, tactische en operationele functie. 8

10 4. Afwegingskader projecten Archief 2020 hanteert een afwegingskader voor de beoordeling van projectvoorstellen. Dit maakt transparant hoe Archief 2020 omgaat met (co)financiering van projecten. Het laat initiatiefnemers zien welke voorstellen wel en niet kansrijk zijn om te worden ondersteund door Archief Het afwegingskader is een uitwerking van paragraaf 3.4 van het Programmaplan , dat de overwegingen geeft voor prioritering van activiteiten binnen het programma als geheel. Het programma stuurt op doelen. Voor de beoordeling van projectvoorstellen zijn de onderstaande criteria van kracht. Een voorstel moet aan al deze criteria voldoen om als project te worden gerealiseerd binnen het programma. Als achtergrond is van belang te weten dat Archief 2020 geen subsidieregeling start. Matching Een project moet voorzien in een matchingsbijdrage van de uitvoerende partij(en). Deze bedraagt voor een decentraal project ten minste 50% van de begrote projectkosten. Voor landelijke projecten is na overleg een andere verdeelsleutel mogelijk. De matchingsbijdrage kan bestaan uit geld, maar ook uit de inzet van mensen (uren). Dit is zo afgesproken in het Archiefconvenant. Alleen die kostensoorten die passen binnen de ontwikkeldoelen van het programma worden meegeteld bij het bepalen van de bijdrage van het programma Archief 2020 aan een project. Dat geldt bijvoorbeeld niet voor aanschafkosten van hardware en kosten van zorgdragers voor het uitvoeren van reguliere (archiefwettelijke) taken. Hierover worden afspraken gemaakt met de programmamanager. Inhoudelijke criteria 1. Relevantie. Het project draagt concreet bij aan het bereiken van een of meer programmadoelen. Daarbij is een voorstel kansrijker wanneer het betrekking heeft op een geprioriteerde programmalijn (voor 2013 zijn dat de lijnen 1 en 5) en als er een quick win in het verschiet ligt (zie hoofdstuk 3). In volgende jaren kunnen prioriteitsverschuivingen optreden. Aanbeveling: als het project aansluit bij doelen van verwante programma s, neemt de relevantie toe. Voorbeeld Digitaal 2017 (BZK); Actieplan Open Government Initiative / open data beleid (BZK/ELI); duurzaamheidsagenda van OCW (directie Kennis); Europeana. 2. Synergie. Het project wordt uitgevoerd in een samenwerkingsverband van verschillende partijen, waarbij sprake is van bundeling van behoeften en synergie. Aanbeveling: als partijen samenwerken die elkaar nog niet eerder (op dit terrein) hebben gevonden en/of wanneer samenwerking plaatsvindt met partijen buiten de archiefsector, neemt de synergie toe. 3. Bruikbaarheid. Het project levert een voor de archief- en informatiesector herbruikbaar product op en/of heeft als beoogd effect een uitstraling naar de gehele sector. Dit houdt in dat producten zoveel mogelijk kunnen worden hergebruikt of vrijelijk doorontwikkeld. Denk hierbij aan open standaarden en licenties. Producten moeten niet te contextspecifiek zijn en geen commercieel product. Om die reden wordt bijvoorbeeld het produceren van specifieke apps niet ondersteund. Aanbeveling: zorg ervoor dat producten bijdragen aan standaardisatie, generieke oplossingen en/of interoperabiliteit. Voor beoogde effecten geldt hetzelfde: landelijke doorwerking en dito leereffecten zijn goed mogelijk. 4. Communicatie en implementatie. Het project moet implementatie van gemaakte producten bevorderen en verankering van effecten stimuleren. De uitvoerder(s) van het project dienen zich in te spannen om mee te werken aan de overdracht van resultaten. Dit betekent dat communicatie van uitkomsten en voorlichting/instructie over geleverde producten als activiteiten moeten worden meegenomen in het project. Ook dient er in het project aandacht te worden geschonken aan het toekomstig beheer van opgeleverde producten. Dat houdt in dat er aandacht is voor de vraag welke partij een geleverd product in beheer neemt, waarbij ook gekeken wordt naar exploitatiekosten. 9

11 Aanbeveling (speciaal voor pilots): maak communicatie niet alleen onderdeel van de afronding van een project, maar ruim ook plaats in voor inhoudelijke communicatie met geïnteresseerde professionals tijdens de uitvoering van de pilot. Een best practice of een succesverhaal kan vrijwel nooit simpel worden overgenomen of gekopieerd. Leereffecten voor anderen worden vooral bereikt door tijdens een project met hen van gedachten te wisselen over keuzes en dilemma s die zich onderweg voordoen. Archief 2020 kan ook daarbij ondersteuning geven. Praktische checklist Naast het matchingsprincipe en de vier inhoudelijke criteria hanteert het Programmabureau een praktische checklist voor het beoordelen van projectvoorstellen. Het voorstel: a) wordt ingediend door niet-commerciële partij(en); in de uitvoering kunnen commerciële partijen wel worden ingeschakeld; daarbij zijn de EU-aanbestedingsrichtlijnen voor diensten) van toepassing; b) wordt (mede) gedragen door een of meer organisaties binnen de archiefsector; c) gaat vergezeld van een mandaat of intentieverklaring van de deelnemende organisaties, waarmee ook de nodige capaciteit zeker wordt gesteld; d) voorziet in een beoogde gekwalificeerde 5 projectleider, een stuurgroep en gaat uit van een projectmatige aanpak en aansturing 6 ; e) beschrijft (technische) afhankelijkheden van andere projecten; f) is SMART geformuleerd en heeft een doorlooptijd van hooguit één jaar (eventueel met optie voor een vervolgproject); g) dubbelt niet met een project dat al is of wordt beproefd; h) past binnen de budgettaire kaders van het jaarlijks uitvoeringsplan; i) bevat een eerste opzet voor de begroting en maakt de matchingsbijdrage inzichtelijk. Beoordeling van projectvoorstellen Het Programmabureau Archief 2020 kent geen subsidieregeling voor projecten. Daarom wordt hieronder beschreven hoe het proces van beoordeling van projectvoorstellen voor ondersteuning door Archief 2020 verloopt. De programmamanager Archief 2020 is verantwoordelijk voor de budgetverdeling van het programma. De algemene rijksarchivaris neemt als eindverantwoordelijke een definitief besluit over de door de programmamanager voorgestelde toekenning van middelen. 1. Geïnteresseerden wordt aangeraden om reeds als een idee voor een project in ruwe vorm als voorstel is geformuleerd, contact te zoeken met het Programmabureau. De contactgegevens staan in het colofon van dit document. 2. Als het voorstel volgens het Programmabureau past binnen de programmadoelen, gaat de programmamanager met de initiatiefnemer(s) in gesprek. In een of meer gesprekken zal worden bekeken of het idee langs de lat van de inhoudelijke criteria kansrijk is. Zo zal de Programmamanager willen ontdekken waar in het voorstel het element van synergie zit, wat de bruikbaarheid is van een product, etc. Hierbij kan de programmamanager zich laten ondersteunen door advies vanuit het Programmaberaad en een of meer expertgroepen. Een voorstel hoeft nog niet te zijn uitgewerkt tot een plan dat alle punten van de checklist afdekt. In overleg wordt ook gekeken naar eventuele afhankelijkheid van andere projecten; eventuele dubbeling of synergie met andere projecten en de budgettaire kaders. Wanneer het een reeds gestart project betreft, waaraan Archief 2020 wordt gevraagd om bij te dragen, zal het hier beschreven beoordelingsproces gericht zijn op specifieke delen van het project. 3. Wanneer een voorstel voor ondersteuning is besproken zijn er twee mogelijkheden: het voorstel wordt ofwel in overweging genomen, ofwel afgewezen. Het voorstel wordt in overweging genomen als het voldoet aan de inhoudelijke criteria én als het Programmabureau er vertrouwen in heeft dat de 5 Conform kwaliteitenprofiel Rijk voor functiegroep projectleider 6 Een en ander conform PRINCE2 of soortgelijke systematiek. 10

12 punten van de praktische checklist op termijn zullen zijn gerealiseerd. Dat betekent dat de initiatiefnemer zal worden gevraagd het voorstel nader uit te werken tot een projectplan. Hierbij kan het Programmabureau vragen dat de initiatiefnemer verbinding legt met andere partijen, de focus bijstelt of andere aanpassingen aan het voorstel verricht. Afwijzing vindt plaats als er volgens de programmamanager geen reële mogelijkheden zijn om op basis van het voorstel tot een projectplan te komen dat past binnen het afwegingskader. Een afwijzing vindt altijd gemotiveerd plaats. Daar er geen sprake is van subsidieregeling, is er geen formele bezwaarprocedure tegen afwijzing van een voorstel. Kan de initiatiefnemer zich niet vinden in afwijzing van een voorstel, dan bestaat de mogelijkheid voor een gesprek met de programmamanager en de algemene rijksarchivaris, als eindverantwoordelijke voor de uitvoering van Archief De initiatiefnemer wiens voorstel in overweging is genomen krijgt dus huiswerk mee. Met het opstellen van een projectplan en inrichten van een projectorganisatie kunnen aanloopkosten gemoeid zijn. In voorkomend geval kan Archief 2020 hiervoor financiële ondersteuning bieden. De kosten waarvoor vergoeding wordt gevraagd moeten zijn begroot in een uitgewerkte versie van het projectvoorstel en gestaafd met een of meer offertes. Beslissing over het meebetalen aan aanloopkosten (in de vorm van het accepteren van een offerte) ligt bij de algemene rijksarchivaris, als eindverantwoordelijke voor uitvoering van Archief Wanneer een projectvoorstel (zo nodig bijgesteld na overleg met de programmamanager) is uitgewerkt tot een projectplan conform het afwegingskader, wordt dit door de programmamanager nogmaals aan de hand van het afwegingskader getoetst. Daarbij wordt ook gekeken naar het financiële plaatje en met name naar aard en omvang van de matchingsbijdrage alsook van de ondersteuning vanuit het programma. Voldoet het plan in alle opzichten, dan legt de programmamanager dit om advies voor aan het Beleidsteam archiefconvenant. De programmamanager beslist vervolgens over acceptatie. Bij (co)financiering door Archief 2020 wordt afgesproken dat de programmamanager beoordeelt of de prestaties conform het projectplan worden geleverd. 6. Een projectplan wordt in uitvoering genomen in het jaar waarin dit is geaccepteerd, of het jaar daarop. Financiële ondersteuning vanuit Archief 2020 voor een project kan in de vorm van: betaling op nota s, accepteren van offertes, tijdelijke detacheringsovereenkomsten. De financiële ondersteuning door Archief 2020 wordt in beginsel niet in de vorm van een eenmalige bijdrage overgemaakt aan de uitvoerder (tenzij het gehele project beperkt blijft tot een enkele uitgave). De bijdrage kan zowel betrekking hebben op de inhoud van een project als op het proces daarvan. De programmamanager beoordeelt periodiek de voortgang van een project. Blijven prestaties uit, of blijven deze bij herhaling achter bij de planning, dan zal de programmamanager de betreffende projectleider en stuurgroep daarop aanspreken. In het uiterste geval zal de programmamanager de algemene rijksarchivaris adviseren om de ondersteuning van het project vanuit Archief 2020 per direct te beëindigen en reeds verstrekte bijdrage(n) terug te vorderen. 5. Activiteiten 2013: landelijke projecten Zoals gezegd (in hoofdstuk 3) staat de overgang naar een digitale infrastructuur in de archief- en informatieketen centraal in dit uitvoeringsplan. De landelijke activiteiten voor 2013 zijn daarbinnen ingedeeld naar drie aandachtsgebieden: agenderen en organiseren (5.1); processen, standaarden en instrumenten (5.2); kennis, kwaliteit en deskundigheidsbevordering (5.3). 5.1 Agenderen en organiseren Een van de hoofddoelen van het programma is het faciliteren van de ontwikkeling en implementatie van een landelijk dekkend aanbod van duurzame digitale depotvoorzieningen voor alle overheden. Het is nog geen uitgemaakte zaak hoe dit netwerk er organisatorisch en technisch precies gaat uitzien. Daarom moet al in 2013 worden begonnen om met archiefinstellingen, bestuurders en andere betrokkenen daarover het gesprek aan te gaan, kennis te bundelen en te delen en besluitvorming voor te bereiden. 11

13 1. Informatiebijeenkomsten over duurzaam digitaal depot Wat Decentraal (regionaal) op te pakken; eventueel vorm geven en beheren als project Doel: bewustwording van archiefsector en ketenpartners. Wanneer Q3-4; loopt door in Aantal informatiebijeenkomsten is nader te bepalen. samenwerkingsverband ACDD-partners, kennisplatform DDD, RHC s Kosten - samenstellen en presenteren voorlichtingsmateriaal - organiseren bijeenkomsten - wellicht inhuur externe projectleider i.s.m. Aanjaagteam Doelgroepen Bestuurders, informatiemanagers en archiefmanagers Toelichting Onderdeel van de activiteiten is vorming van een duidelijke routeplanner voor overheden en archiefinstellingen voor aansluiting op de digitale depots. Om daar te komen, dient eerst laagdrempelige praktische informatie te worden verschaft en verspreid over het e-depot : wat is het, waarom is het nodig, welke rollen en verantwoordelijkheden zijn in het geding, welke diensten worden geleverd, wat zijn de opties, wat kost zoiets ongeveer, hoe verhoudt het zich tot het DMS? De voorlichting via het Programmabureau zal zich in eerste instantie richten op de archiefsector (diensthoofden), om hen te voorzien van informatie voor gesprekken die ze zelf hebben met bestuurders. In samenwerking met het Aanjaagteam zullen vervolgens de archiefvormers (bestuurders en informatiemanagers) expliciet worden benaderd. RHC s zijn hierbij regionaal belangrijke partners. Ze kunnen de komende jaren als tenant gebruik gaan maken van het door het NA ontwikkelde e-depot voorziening. De bijeenkomsten bouwt bovendien voort op roadshows van het NA en de RHC s in Haarlem, Middelburg, Roermond en Arnhem in Het kennisplatform van voorlopers van e-depots levert input, onder meer met dienstverleningsmodellen van het NA (voor DWR Archief), van het SAA en het GAR. Te zijner tijd (vanaf einde 2013) zal bij de voorlichting dieper gravende informatie kunnen worden benut. Ook (regionale) pilots kunnen in tweede instantie belangrijke inzichten opleveren. 2. Landelijk toetsingskader duurzaam digitaal depot Wat Landelijk project Doel: ontwikkeling en afstemming bestaand toetsingskader, plus ondersteunen implementatie om duidelijk te maken wat een duurzame digitale bewaarplaats is. Wanneer Q2-4; implementatie loopt door in 2014 samenwerkingsverband BRAIN (sectie Inspectie), LOPAI, EGI, gem. archiefinspecteurs Kosten - inhuur externe projectleider - ontwikkeluren experts (inspecteurs, archivarissen, informatiemanagers) - organiseren bijeenkomsten - verzorgen publicatie en communicatie - begeleiding implementatie Doelgroep Bestuurders, informatiemanagers, archiefinspecteurs, archiefbeheerders Toelichting Om te faciliteren dat zorgdragers effectief kunnen sturen op duurzame digitale archivering is het cruciaal een generieke (landelijk bruikbare) set normen en eisen voor digitaal depot beschikbaar te hebben, met daaraan gekoppeld een landelijk gedragen en solide toetsingskader, in aansluiting op bestaande criteria, zoals de KPI s. en ED3. Hiermee worden ook doelen op programmalijn 5 gediend. Het toetsingskader kan de aanpak van het toetsen zelf versterken, bijv. op basis van operational auditing en kwaliteitsmanagement. Het instrument is van belang voor de realisering én toetsing van een duurzame digitale depotvoorziening. Communicatie draagt bij aan bestuurlijke aandacht voor duurzaam beheer van digitale informatie (zie 5.1.1). 12

14 3. Kennisplatform duurzaam digitaal depot (DDD) Wat Project met structureel vervolg Doel: kennisdelingsgroep van NA, GAR, JustID en SAA als platform faciliteren, uitbreiden, verbreden en haar activiteiten te borgen en te intensiveren. Wanneer Start in Q2; voortzetting in 2014 SAA, GAR, NA, JustID; uit te breiden met (andere) ACDD èn NCDD partners Kosten Faciliteren bijeenkomsten; communicatie; wellicht inhuur secretaris Doelgroep Experts, adviseurs en beleidsontwikkelaars op gebied van duurzaam digitaal depot Toelichting Voorgenomen activiteiten van het platform zijn: ontwikkelpunten en onderzoeksagenda opstellen; praktijkvragen beantwoorden; input leveren voor voorlichting; ontwikkelingen dienstenmodellen en monitoren. Optioneel is actualisatie van het ACDD-voorstel als landelijke ontwikkelagenda en landkaart: waar staan we inmiddels? Deze activiteiten is van belang voor de inhoud van de voorlichting en totstandkoming van een routeplanner (zie 5.1.1). Verbreding is gewenst met kennis en capaciteit uit RHC s, DEN, IISG, DANS, NIBG en KB. 4. Afstemming Archief 2020 met aanpalende uitvoeringsprogramma s Wat In eerste instantie overleg Wanneer Q2-Q4 Programmabureau i.s.m. Aanjaagteam Kosten Programmabureau en samenwerkingspartners archiefconvenant Doelgroep beleidsmakers en programmamanagers BZK, OCW, VNG, IPO, UvW Toelichting Het gaat om afstemming met o.m. de inhoudelijk nauw gelieerde programma s - I-strategie andere overheden (BZK) - I-NUP en vervolgproject Digitaal 2017 (BZK) - Informatieveiligheid (BZK) - Open Government Initiative (EU/BZK) - Digitale Collectie NL (OCW) - Digitale Werkomgeving Rijk (DWR) en Pilots DWR-Archief (Rijk) 5.2 Processen, standaarden, instrumenten De hier genoemde activiteiten zijn gericht op de totstandkoming van een landelijke digitale infrastructuur en betreffen met name de totstandkoming en implementatie van generiek toepasbare producten. De activiteiten spelen zich met name af op tactisch niveau ( inrichten ). Doelgroep: archiefvormers/zorgdragers Inrichten van de werkomgeving van overheden voor digitaal archiveren en aansluiting op een (extern) duurzaam digitaal depot vergt toepassing van instrumenten die voor een deel nog ontwikkeld zouden moeten worden. Het Programmabureau Archief 2020 spant zich hiervoor de komende jaren in, in nauwe samenwerking met het Aanjaagteam. Het gaat dan onder meer om: handreiking hoe digitaal te archiveren (op procesniveau); metagegevens standaard (voor gemeenten subset van GEMMA informatiemodel RGBZ); functionele referentie met informatiemodel voor intern archiefsysteem (zoals RMA); standaard voor aansluiting intern archiefsysteem op extern duurzaam digitaal depot; standaardbestek voor inkoop extern duurzaam digitaal depotdiensten. In 2013 dragen de activiteiten van Archief 2020 bij aan het doel om alle overheden bekend te maken met de landelijke eisen waaraan de digitale informatiehuishouding moet voldoen en deze ertoe aan te zetten deze eisen goed te implementeren. Ook landelijke ketenbrede interoperabiliteit krijgt in 2013 al aandacht. Dit vloeit direct voort uit het hoofddoel van programmalijn 1 van Archief 2020 om digitale duurzaamheid en toegankelijkheid beter en efficiënter te borgen in de keten. Daarnaast wordt aandacht gegeven aan vernieuwing van het selectie-instrumentarium van de medeoverheden 13

15 (programmalijn 2). Archief 2020 draagt hiertoe bij aan trajecten die door de koepels van de overheden zelf worden georganiseerd. 1. Toepassing digitale vervanging Wat Landelijk project Doel: bundeling van informatie voor alle overheden in een handreiking Wanneer Q2-3 (opstellen); Q3-4 (uitdragen) Projectgroep handreiking digitale vervanging Kosten Met name voor communicatie en schrijven Doelgroep Informatiemanagers (zorgdragers) Toelichting De handreiking is bedoeld om de archiefwettelijke regels inzake digitale archiefbescheiden voor alle overheden praktisch toepasbaar te maken en te laten landen in de keten. Bestaande informatie wordt zo veel mogelijk hergebruikt. In de genoemde projectgroep zijn alle overheden vertegenwoordigd. 2. Toepassingsprofiel metagegevens Wat Landelijk project Scope: het profiel versie 1.0 doorontwikkelen in samenhang met profiel Rijk en als landelijke standaard bruikbaar toepasbaar maken voor alle overheden. Wanneer Q2 (plan van aanpak en projectleider zoeken), Q3-4 projectuitvoering gemeenten; loopt evt. door in 2014 (doorlooptijd voor andere overheden nader te bepalen) Beoogde projectgroep: VNG/KING met vertegenwoordigers van resp. WVI-opvolger en IPO, UvW, NA, SAA, GAR. Afstemming met DWR-Archief Kosten Voor projectleiding, onderzoek en communicatie Doelgroep Informatiemanagers (zorgdragers) bij alle gemeenten, vervolgens overige decentrale overheden Toelichting Het toepassingsprofiel is van belang voor de archiefvormer om digitale archivering mogelijk te maken in een e-depot. Basis is het profiel dat door WVI is ontwikkeld. Het gaat om afstemming en samenwerking convenantspartners om te komen tot een breed gedragen standaard. Het project start met de gemeenten, waarbij de provincies en waterschappen worden uitgenodigd mee te liften. Door de VNG zijn binnen het project ten minste de volgende activiteiten te voorzien: 1. modificatie toepassingsprofiel i.v.m. aansluiting op RGBZ; 2. impactanalyse (ook financieel) van implementatie in de lokale systemen; 3. opstellen handreiking implementatie voor DIV, zaakcoördinatoren en procesinrichters; 4. informeren leveranciers en adviseurs via KING; 5. tweetal voorlichtingsbijeenkomsten voor de onder 3 genoemde doelgroepen. In het project wordt tevens aandacht gegeven aan toekomstig beheer/vastlegging bijv. door opname in Baseline gemeenten. Veel aandacht voor communicatie en afstemming met Rijk (via DWR-Archief en DWR-Documentdiensten).. Implementatie op korte termijn mogelijk in (pilots in) de werkingsgebieden van de gemeenschappelijke regelingen van RHC s, waarin gemeenten en provincie participeren. 3. Ondersteuning van selectielijst-trajecten decentrale overheden Wat Ondersteuning van eigen trajecten van resp. VNG, IPO en wellicht UvW Scope: ondersteuning van de invoering van een nieuwe aanpak bij (gezamenlijk) overheden die een selectielijst willen opstellen. Wanneer Vanaf Q3; loopt door (Een selectielijst voorbereiden is een meerjarig project.) Beoogde projectgroep samen te stellen door Aanjaagteam, i.o.m. Programmabureau; NA als adviseur. 14

16 Kosten Doelgroep Toelichting eigen plannen en middelen van overheidskoepels. Inzet van kennis-uren NA voor ondersteuning van zorgdrager bij hun eigen doorontwikkeling van de nieuwe aanpak/methodiek Informatiemanagers (zorgdragers), m.n. bij decentrale overheden en evt. ZBO s. De nieuwe systematiek moet in porjecten ontwikkeld worden, toegesneden op de betrokken partijen. Voor het Rijk zijn er pilot resultaten beschikbaar. De ondersteuning betreft inhoudelijke aanvulling op de reguliere procesmatige begeleiding door het NA van het ontwikkelen van nieuwe selectielijsten van VNG, IPO en UvW. Het gaat hierbij om advisering van NA medewerkers over de volgende aspecten: - het opstellen van een selectielijst nieuwe stijl, waarbij bedrijfsprocessen of zaaktypen leidend zijn en de systematiek van de lijst de ordening van het archief moet volgen; - invoering van het Strategisch Informatie Overleg (SIO) bij medeoverheden; - uitvoering systeem-, risico en trendanalyse + hoe uitkomsten toe te passen in informatiehuishouding en een selectielijst. aandacht voor interoperabiliteit en keteninformatisering - gebruik maken van ervaringen en informatiebrochure voor Rijk (DWR- Archief) 4. Expertmeetings Archief 2020: digitale archiefontwikkelingen Wat Voorbereiding landelijke thema-activiteiten, zoals keteninformatisering, webarchivering, etc. Wanneer Vanaf Q4; loopt door t/m Nader te bepalen. Samenbrengen experts Rijk en decentrale overheden is essentieel. Kosten Geen Doelgroep Informatiemanagers, archivarissen, inspecteurs, wetenschappers Toelichting Dit type bijeenkomst onderscheidt zich van informatiebijeenkomsten doordat de focus licht op het over en weer genereren en uitwisselen van kennis. Aandacht voor kennisoverdracht tussen deelnemende instellingen, zowel binnen de archiefsector als in de keten. Inhoudelijk is de opzet breder dan het onderwerp e-depot. Doelgroep: archiefinstellingen Als doel van Archief 2020 is voor programmalijn 1 geformuleerd dat er in 2017 voor alle overheden archiefinstellingen beschikbaar zijn, die inzake digitaal archiefbeheer in staat zijn als ketenpartner (zakelijke) diensten en producten te leveren dan wel daarin te bemiddelen of te adviseren. Dit vraagt om vernieuwing van de werkprocessen van archiefinstellingen. Verdere activiteiten dragen tevens bij aan het doel van programmalijn 3: verbetering maatschappelijk rendement van de Archiefcollectie NL. Een specifiek doel daarbij is dat de burger in 2017 een instellingsonafhankelijke toegang heeft tot de Archiefcollectie NL. 5. Landelijk handboek werkprocessen voor archiefinstellingen 7 Wat Landelijk project Scope: aanvullen handboek en zo mogelijk communiceren. Wanneer Vanaf Q3: PvA. Eind 2013 Handboek gereed. Voorlichting PM. Beoogde projectgroep van leden Convent (opvolger WVI) + BRAIN (sectie inspectie en kwaliteit) Kosten Met name voor afronding met onderzoek toezicht met eventueel schrijfwerk. 7 Naast het handboek werkprocessen heeft de WVI ook een referentiearchitectuur voor archiefinstellingen gemaakt. Deze wordt als versie 1.0 in 2013 door RHC s geïmplementeerd. Op basis van de ervaringen daarmee zal Archief 2020 in 2014 bekijken of ondersteuning gewenst is om te zorgen dat het landelijk bruikbaar wordt voor alle archiefinstellingen. 15

17 Doelgroep Toelichting Alle archiefinstellingen Model dat ontwikkeld is door WVI is zo goed als af. RHC s gaan dit implementeren in hun eigen organisatie. Daarnaast behoeft het handboek aanvulling met het werkproces toezicht. Ook is uitleg voor andere archieven dan de RHC s wenselijk. Gebruik van dit model is voor archiefinstellingen een voorwaarde om zakelijke diensten en producten te kunnen leveren voor de overheid. Doorontwikkeling gebeurt op basis van handboek dat is ontwikkeld voor de RHC s dat betreft de hoofdprocessen Verwerven, Beheren, Beschikbaar stellen. Noodzakelijk is aanvulling/uitwerking van werkproces Toezicht. Voorstel is het handboek bij het NA (als kenniscentrum) in beheer te geven. Hierover kunnen in dit project werkafspraken gemaakt te worden. De RHC s zullen los van dit project - via het Convent zelf zorgen voor implementatie in de eigen organisatie en zij zorgen zelf voor de interne communicatie en begeleiding die daarvoor nodig is. Waar mogelijk worden inzichten en ervaringen over en weer benut via WVI deelnemers in dit project. 6. Nationale aggregator APEx Wat Landelijk project Scope: aanbieden van landelijke infrastructuur met ondersteunende instrumenten voor archiefinstellingen Wanneer Vanaf Q2 (APEX loopt door t/m februari 2015) Projectgroep vanuit NA met andere archiefinstellingen en countrymanager APEx Kosten o.a. communicatie-activiteiten en softwareontwikkeling toegesneden op gebruik in Nederlands context Doelgroep Alle archiefinstellingen Toelichting Doel: Interoperabilitiet en vindbaarheid van archiefmateriaal voor publiek vergroten door deze beschikbaar te stellen via APEx. APEx is de nationale toegang voor archieven; onderdeel van samenwerkende archieven in Europa. Via APEx komt informatie tevens beschikbaar voor Europeana. Het project zorgt voor samenwerking met archiefinstellingen om het gebruik van open archiefstandaarden te stimuleren, zodat in 2015 zoveel mogelijk archiefcontent digitaal beschikbaar/herbruikbaar is voor het publiek. Project APEx- Nederland en de countrymanager zorgen voor praktische tools die archiefinstellingen ondersteunen bij het uploaden van materiaal aan APEx/Europeana met daarbij informatie over de herkomst / archiefinstelling die de informatie beheert. In 2013 ligt het accent op communicatie over het gebruik en de synergie met andere nationale digitaliseringsinitiatieven. 7. Toegangen Archiefcollectie NL beschikbaar stellen als open data Wat Landelijk project Wanneer Vanaf Q1, voor de duur van twee jaar. RHC s en andere archiefinstellingen, i.s.m. De Ree archiefsystemen Kosten Overeenkomst NA-De Ree Doelgroep Alle archiefinstellingen Toelichting Doel is om archieftoegangen te laten harvesten door het Europese platform APEx. Dit sluit aan bij de open data doelstellingen. Daarvoor worden de toegangen op Archieven.nl geschikt gemaakt. Op 1 juli 2014 zal 80% van de toegangen op Archieven.nl voor APEx beschikbaar zijn (afgezien van de toegangen van het NA, deze zijn al beschikbaar als open data). 16

18 5.3 Kennis, kwaliteit en deskundigheid Versterking kennisfunctie Nationaal Archief Een doel van het programma is dat het NA (structureel) gaat fungeren als kenniscentrum voor de archiefsector, ingebed in een (eveneens structureel) landelijk kennisnetwerk. Enerzijds houdt dat in dat in 2017 de kennis en expertise van het NA (breed) toegankelijk is. Anderzijds betekent het dat het NA in 2017 als een knooppunt fungeert binnen een landelijk kennisen expertisenetwerk. Er is gelet op de inhoudelijke aspecten alle reden dit netwerk op termijn sectoroverstijgend uit te breiden. Daarbij is te denken aan DANS, NIBG, NA, DEN en andere partijen. Het Kennisplatform duurzaam digitaal depot (zie 5.1.3) is te beschouwen als proeftuin voor het ontwikkelen van een landelijk kennisnetwerk. Een en ander vergt een inspanning van enige jaren. Toch moet ter ondersteuning van de (overige) programma-activiteiten al in 2013 kunnen worden beschikt over kennis en expertise bij het NA en elders binnen de sector. Daarom word al in de startfase van Archief 2020 gewerkt aan versterking van de kennisfunctie van het NA. 1. Project versterking kennisfunctie Nationaal Archief Wat NA-project Wanneer Vanaf Q3; loopt door in 2014 Beoogde projectgroep kennisfunctie NA Kosten Kwartiermaker/projectleider Toelichting Versterking kennisfunctie NA in kennisnetwerk. Hangt samen met verdere ontwikkeling van de diensten- en serviceorganisatie NA. Kwaliteitszorg en deskundigheidsbevordering Archief 2020 heeft als doel dat er in 2017 voor alle overheden archiefdiensten beschikbaar zijn, die als ketenpartner (zakelijke) diensten en producten leveren, daarin bemiddelen of adviseren t.b.v. duurzame digitale archivering en toegankelijkheid. De archivaris ontwikkelt zich steeds meer tot digitale archivaris en hij/zij beweegt zich daarbij bovendien steeds meer naar het begin van de informatieketen. In 2013 wordt hiermee gestart, door ondersteuning van de implementatie en eventuele doorontwikkeling van een landelijk kwaliteitszorgsysteem van de sector. Behalve op archiefinstellingen richt Archief 2020 zich ook op kwaliteitszorg bij de informatiehuishouding van de administraties. Samenwerkingsprojecten besteden hieraan aandacht. In 2013 start het Aanjaagteam dat wil bijdragen aan de bewustwording hiervan bij management bij overheden. Ten slotte last but not least is het een doel van het programma dat niet alleen de kwaliteit van de instellingen, maar ook de deskundigheid van de beroepsbeoefenaren wordt bevorderd. Daarbij gaat het er met name om dat de (nieuwe) competenties van de digitale archivaris/informatiemanager worden verankerd in zowel de opleidingen als in de bij- en nascholing. Daar wordt in 2013 al een slag mee gemaakt. 2. Kwaliteitshandboek BRAIN Wat Landelijk project / of decentraal via pilots Scope: stimuleren implementatie en evt. doorontwikkeling als instrument t.b.v. alle archiefinstellingen voor zelfevaluatie en benchmarking voor duurzame digitale archivering Wanneer Vanaf Q3 of later BRAIN, bij voorkeur met partner(s) Kosten Nader te bepalen Doelgroep Archiefinstellingen 17

19 Toelichting Het handboek is nagenoeg gereed. BRAIN werkt in 2013 aan afronden van een quickscan als zelf evaluatie-instrument die wordt getest bij enkele archiefinstellingen. De quickscan komt beschikbaar voor BRAIN leden en tegen een vergoeding voor niet-brain leden. BRAIN wil met Archief 2020 zo breed mogelijk in de branche het gebruik van quickscan en handboek stimuleren. Om benchmarking sectorbreed mogelijk te maken kunnen aanvullende rapportagevormen ontwikkeld worden (in 2014). Inzet van een projectleider kan wenselijk zijn om dit proces te sturen en de vaart er in te houden. Deze kan de implementatie helpen ondersteunen en wustwording van kwaliteitszorg stimuleren. Samenwerking buiten de archiefsector, bijv. met KING, is gewenst. 3. Vernieuwing opleidingscurriculum: interdisciplinaire ateliers (werktitel) Wat Projecten Wanneer Vanaf Q2; loopt door in volgende jaren Consortium van opleidings- en professionele instituten Kosten Nader te bepalen Toelichting Voor consortium is ten minste samenwerking vereist van aanbieders (opleiders) met vragers (werkgevers). Trekkers: UvA, HvA, Reinwardt. Samenwerkingspartners: SOD, RMC, NVBA, KVAN, DEN, DIOR Werkgevers: gemeenten, provincies, waterschappen, BRAIN, Lopai, RHC s + NA (Convent), ministeries, zbo s, DWR-Archief 4. Vernieuwing beroepsprofiel digitaal archivaris/informatiemanager. Wat Project Wanneer Vanaf Q2 (PvA) KVAN met ketenpartners Kosten Nader te bepalen Toelichting Tbv obtwikkeling na- en bijscholingsaanbod. Samenwerkingspartners: SOD, RMC, NVBA, DEN, DIOR, UvA, HvA, Reinwardt, Lopai, EGI, BRAIN, DWR-Archief Aandachtspunten: - voorbouwend op expertmeeting 29 nov gebruiken WVI product competenties - ketenbreed - Aandacht voor de advies èn toezichttaken van de archivaris - randvoorwaarden voor gebruik door werkgevers (functiewaardering/fuwasys) - rolbeschrijvingen centraal - aansluiten bij werkprocessen (handboek) 6. Activiteiten 2013: decentrale projecten Archief 2020 is een programma dat budgettair en inhoudelijk ruimte biedt voor proef- en voorbeeldprojecten (pilots), gekoppeld aan doelen en resultaten van met name programmalijn 1, maar ook aan die van andere programmalijnen. Decentrale pilots zijn projecten die (mede) worden gedragen door een lokale of regionale archiefinstelling. Bij de uitvoering van een decentrale pilot kunnen eveneens een of meer landelijke partijen betrokken zijn. In hoofdstuk 4 is aangegeven welke spelregels Archief 2020 hanteert voor het ondersteunen van projecten. De toekenning van financiële steun van Archief 2020 is afhankelijk van het jaarbudget, waarbij het programmabureau niet bij aanvang van het uitvoeringplan alle middelen zal toedelen. Op 18

20 die manier blijft ruimte voor nieuwe initiatieven die in de loop van het jaar zich aandienen. Decentrale pilots Op basis van het afwegingskader (zie hoofdstuk 4) zijn de volgende decentrale pilots voor het jaar 2013 alvast in overweging genomen. Deze pilots hebben betrekking op de doelen van de programmalijnen 1 en 5. Het bouwen aan de digitale infrastructuur en regionale samenwerking voeren de boventoon. De projecten dragen vanuit de praktijk bij aan een stappenplan (routeplanner) voor overheden die aansluiten op een duurzaam digitaal depot en aan de ontwikkeling van dienstverleningsmodellen voor (samenwerkende) archiefinstellingen. Om te beginnen zijn enkele Regionale Historische Centra (RHC s) in de provinciehoofdsteden hier in 2013 mee bezig. Pilots bij ministeries worden gevolgd met het oog op kennisuitwisseling tussen projecten. Het Programmabureau kan de onderlinge samenwerking en afstemming tussen pilots helpen ondersteunen, lessons learned helpen delen en zorgen voor communicatie over de 'routeplanner'. Projectplannen worden in overleg met het programmabureau en deskundigen uit de sector opgesteld of verder uitgewerkt. Het betreft in 2013 om te beginnen: Aansluiting op digitaal depot gemeenten en provincie Overijssel initiatief van Provincie; realisatie via RHC/Historisch Centrum Overijssel; projectplan in voorbereiding. Aansluiting op digitaal depot gemeenten en provincie Limburg initiatief van Provincie; realisatie i.s.m. RHC Limburg; verkenning samenwerking gemeenten Limburg en RHC. Aansluiting semistatisch digitaal archief gemeente Haarlem op digitaal depot RHC/ Noord-Hollands Archief initiatief van gemeente Haarlem; projectplan in voorbereiding. Voorbereiding aansluiting gemeente Utrecht op digitaal depot RHC/Het Utrechts Archief projectplan in voorbereiding. Verkenning samenwerking en taakverdeling RHC s Noord-Nederland gezamenlijk projectplan in voorbereiding. Kennisuitwisseling en ondersteuning implementatie WVI producten het gaat hierbij om de RHC s en de zorgdragers in hun bestuurlijke gemeenschappelijke regelingen. Eigen implementatie door RHC s staat centraal. Samenwerking met Archief 2020 is afhankelijk van vorderingen van eigen implementatie door RHC s. DWR-Archief pilots aansluiting van ministeries op e-depot NA N.B. Zonder financiële bijdrage van Archief Overige activiteiten 2013 Dit hoofdstuk geeft de activiteiten aan nodig voor het programmabeheer, min of meer pro memorie. Van groot belang voor het verdere programma is het opzetten van een nulmeting en voorbereiden van verdere monitoring, om het programma (bij) te kunnen sturen op doelen en resultaten.. Nulmeting en monitoring Binnen een programma moet (bij)gestuurd kunnen worden op doelen en resultaten. Als instrument daarvoor wordt eerst een nulmeting uitgevoerd. Gedurende het programma vindt monitoring plaats aan de hand van de uitkomsten van het programma in relatie tot de gegevens van de nulmeting. 19

21 1. Monitoring en Nulmeting Wanneer Q2-3 Programmabureau Kosten Budget onderzoek nulmeting Toelichting De Nulmeting is afgesproken in het Archiefconvenant om de uitgangsituatie en ontwikkeling (voor zover meetbaar) op belangrijke doelen en resultaten te meten. Dit wordt uitgevoerd door een extern bureau. De nulmeting vormt de basis voor verdere monitoring (mid-term review en eindevaluatie). Tevens zal het programmabureau zorgen voor inventarisatie van de kennisbehoefte in de archiefsector; o.a. als input voor de verdere ontwikkeling van de kennisfunctie van het NA. Archief 2020 zal daarnaast stimuleren dat facts & figures van de archiefsector en stand van zaken digitale archivering overheid periodiek beschikbaar komen. Dit is immers contextinformatie voor de programmaontwikkeling. Hergebruik van bestaande informatie (bijv. verzameld door BRAIN, DEN, LOPAI, KING en EGI) is een uitgangspunt. Programmabeheer De beheersmatige activiteiten worden door het PB en samen met het Aanjaagteam uitgevoerd krachtens het Archiefconvenant. Interne activiteiten, zoals het voeren van de administratie van het PB zijn niet vermeld. 2. Werkafspraken Programmabureau met uitvoeringspartners voor Uitvoeringsplan 2013 Wanneer Vanaf Q2 PB (in afstemming met Aanjaagteam) Kosten Uren PB Toelichting Uitwerking van de uitvoeringsvoorstellen en intenties uitgesproken in de kwartiermakersfase.; nader definiëren en praktisch voorbereiden van projecten en thematische activiteiten, waaronder selectie van projectleiders, advisering over projectplannen, budget en personele inzet (waaronder van NA). 3. Denktank veranderstrategie Wanneer Q2-4 PB Kosten Budget COM (faciliteren bijeenkomsten) Toelichting Circa 3 denktankbijeenkomst(en) over o.a. stimulering van het beoogde innovatieen implementatieproces en organisatie- en cultuurveranderingen, vorming van consortia en vernetwerking binnen de archief- en informatiesector, strategische en inhoudelijke relaties met andere programma s, etc. 4. Opstellen communicatieplan Archief 2020 Wanneer Q2 PB (afstemming met Aanjaagteam) Kosten Uren PB Toelichting Deze activiteit vloeit voort uit het Archiefconvenant, waarin het PB primair verantwoordelijk is voor de communicatie over het programma. 20

22 5. Uitvoering communicatieactiviteiten Archief 2020 (algemeen) Wanneer Q2-4 PB met Aanjaagteam Kosten Budget COM + uren PB Toelichting Samenwerking wordt gezocht met o.a. BRAIN, KVAN en convenantspartners. Betreft onder meer de volgende activiteiten: - gezamenlijk persmoment Archiefconvenant voor bestuurders (mijlpaal) - aftrap voor archiefsector op KVAN-dagen (juni) - bijdragen aan aftrap-/voorlichtingsbijeenkomsten met de afzonderlijke convenantspartners (mijlpalen) - ontwikkelen programmacontent voor betrokken websites; webbeheer - ontwikkelen en produceren nieuwsbrief - ondersteuning van kennismanagement en leerprocessen binnen en tussen projecten 6. Voorbereiden Uitvoeringsplan 2014 en begroting Wanneer Q3 (deadline november 2013) PB (met input van Aanjaagteam) Kosten Uren PB (Aanjaagteam) Toelichting Gelet op de jaarplannen 2014 van uitvoeringspartners moet het Uitvoeringsplan 2014 tijdig globaal inzicht geven in voorgenomen activiteiten en daarmee ook het capaciteitsbeslag en eventuele vergoedingen uit programmageld voor dat jaar. Voor concretisering van het plan wordt een werkconferentie georganiseerd, waar ook lopende projecten worden gepresenteerd. Alle (potentiële) uitvoeringspartners zullen worden uitgenodigd. 21

23 8. Financiën 2013 Hieronder volgt de voorlopige begroting 2013 van het Uitvoeringsplan Activiteiten Begroting 2013 Kader 2013 Kosten Programmabureau Personele kosten Nationaal Archief / Programmabureau Personele kosten Nationaal Archief / overig PB Communicatie activiteiten Communicatiemiddelen informatiebijeenkomsten digitaal depot Werkconferentie uitvoeringsplan 2014 expertmeetings/themabijeenkomsten project Metingen/Onderzoek Nul-meting 2013 (extern onderzoek) Kosten programmabureauvoorbereiding monitor/nulmeting Landelijke projecten DigiDuur (1) Project Handreiking digitale vervanging Landelijk toetsingskader digitaal depot Project toepassingsprofiel metagegevens Landelijke projecten Overig Archieftoegangen als open data / De Ree (tbv APEx) Nationale archiefaggregator APEx Handboek werkprocessen Archiefinstellingen Deskundigheidbevordering 'digitale archivaris' Kwaliteitshandboek BRAIN kennisplatform duurzaam digitaal depot Decentrale projecten DigiDuur (1) Diverse projectkosten totaal PM Decentrale projecten Overig Samenwerkingspilot RHC's Noord NL PM Diverse overige projecten PM Landelijk, versterken kennisfunctie NA verzamelpost uren NA medewerkers in projecten project versterking kennisfunctie NA TOTAAL excl Aanjaagteam Aanjaagteam overheden (subsidie van OCW) Wordt separaat begroot door projectleider Aanjaagteam TOTAAL Het verschil ten opzichte van het van OCW ontvangen programmabudget in 2013 wordt ingezet voor Archief 2020 in 2014 en verder. 22

24 In het Archiefconvenant is een meerjarig budgettair financieel kader opgesteld dat is opgenomen in het Programmaplan Dit kader vormt het uitgangspunt voor deze begroting. Mei 2013 is de uitvoeringsbegroting opgesteld en vergeleken met de bedragen zoals in het kader opgenomen. Voor geheel 2013 sluit de begroting vooralsnog op een bedrag van circa 2 miljoen, inclusief de decentrale projecten die nog niet in deze begroting zijn benoemd, omdat deze projecten nog niet (formeel) zijn vastgesteld door de programmamanager. Daarnaast is in het budgettaire kader uitgegaan van een start per 1 januari De eerste maanden van het jaar zijn benut om het meerjaren plan en uitvoeringsplan op te stellen. Hierdoor zal het zwaartepunt van de geplande werkzaamheden in het 2 e halfjaar van 2013 plaatsvinden. Dit betekent dat met name de budgetten van de decentrale activiteiten later definitief vorm zullen krijgen. De financiering van Archief 2020 betreft 2 e geldstroom projectfinanciering van OCW aan het Nationaal Archief hetgeen betekent dat een budgetoverschot in 2013 zonder problemen kan worden overgeheveld naar 2014 e.v. Tussen het programmabureau, kennisfunctie en de landelijke programmaonderdelen kunnen budgetmutaties plaatsvinden op basis van voortschrijdend inzicht. Hierdoor is het mogelijk dat op het niveau van activiteiten het budget 2013 afwijkt van het kader. Dit geldt ook voor de decentrale programma onderdelen onderling. Budgetten kunnen op basis van de afspraken in het Archiefconvenant niet van landelijke programmabudgetten naar decentrale programmabudgetten worden verschoven en andersom. Toelichting op de programmabudgetten Het budget Programmabureau wordt gebruikt voor de financiering van de programmamanager, programmasecretaris, communicatiemedewerker en de kosten voor het financieel beheer van het programma. De begroting 2013 ligt circa hoger dan het kader. Dit komt door de opstart van het programma en voorbereiding van de nulmeting. Dit tekort wordt ingelopen in de volgende jaren, dan wel wordt gecompenseerd uit overschotten van metingen/onderzoek of communicatie. Het budget voor Communicatieactiviteiten bedraagt in 2013 naar schatting circa In het kader is uitgegaan van een bedrag in 2013 van De oorzaak van dit verschil is dat in 2013 relatief meer communicatieactiviteiten zijn gepland vanwege de start en ontwikkeling van communicatiemiddelen en dat deze kosten later in het programma naar verwachting lager zullen zijn. Per saldo verwachten wij dat het budget voor communicatieactiviteiten binnen het totaal budgettair kader zal blijven. Het budget Meting/Onderzoek is begroot op en is conform het bedrag opgenomen in het kader. De verwachting is dat dit in 2013 volledig wordt benut. Ook de extra ondersteuning van het programmabureau voor de voorbereiding van dit onderzoek is gefinancierd uit dit budget. Onderdeel daarvan is een verkenning naar fact & figures die beschikbaar zijn over informatie- en archiefbeheer bij de andere overheden. Landelijke projecten Digitale Duurzaamheid 1 Dit programma is voor 2013 begroot op circa In het kader is uitgegaan van een bedrag van Binnen dit programma is het project digitale vervanging in mei 2013 gestart en bevinden de andere projecten zich nog in de voorbereidingsfase. Landelijke Projecten Overig. Het budget voor 2013 is begroot op circa overeenkomstig het kader van De projecten zijn geraamd op basis van stelposten, omdat projectplannen nog in voorbereiding zijn. Decentrale projecten digitale duurzaamheid en overige. Het totale budget voor de decentrale projecten bedraagt voor ( voor digitale duurzaamheid/lijn 1 en voor overige decentrale projecten). Op de decentrale 23

25 deelprogramma s zijn nog geen initiatieven formeel toegekend. Hiervoor dient het afwegingskader decentrale projecten (in het uitvoeringsplan 2013) definitief te worden vastgesteld. Zoals eerder gemeld zal een onderbesteding in 2013 worden overgeheveld naar Landelijke versterking kennisfunctie NA Het budget voor dit programmaonderdeel bedraagt voor 2013 circa In het kader is uitgegaan van Belangrijkste oorzaak is dat 2013 een aanloopjaar betreft waardoor later wordt gestart met de activiteiten. De activiteiten van het kennisfunctie NA betreft de inzet van kennis-professionals van het NA in de vele nieuwe innovatieprojecten binnen Archief Daarnaast wordt gewerkt aan organisatorische versterking van de kennisfunctie en -infrastructuur van het NA in het netwerk is hiervoor een aanloopjaar, waardoor het totale jaarbudget niet wordt besteed. Het restant schuift door naar 2014 en verder. 24

26 Bijlage 1: Overzicht programmadoelen en resultaten [Afkomstig uit Programmaplan Archief 2020] Programmalijn 1 Overheidsbreed werken archiefvormers en beheerders aan betere en efficiëntere borging van duurzame toegankelijkheid, betrouwbaarheid en veiligheid van digitale informatie doel 1. Een landelijk dekkend netwerk van aanbieders van duurzaam digitaal depot voor alle overheden is ontwikkeld en in gebruik genomen 2. Alle overheden zijn geïnformeerd over wat nodig is voor aansluiting van hun informatiehuishouding op duurzaam digitaal depot en hebben implementatieplannen 3. Archiefinstellingen leveren (zakelijke) diensten en producten voor alle overheden inzake het gebruik van duurzaam digitaal depot, bemiddelen daarin of adviseren daarover resultaat A. De organisatie van het landelijk dekkend netwerk is gefaciliteerd B. Een generieke doelarchitectuur voor het functioneren van het netwerk is opgesteld en overheidsbreed geaccepteerd C. Praktijkervaringen met het netwerk zijn opgedaan, lessen zijn geleerd en gedeeld door archiefvormers en - beheerders D. Alle zorgdragers zijn voldoende geïnformeerd om te kunnen beslissen over het afnemen/leveren van diensten voor duurzaam digitaal depot E. De meerderheid van de overheden is aangesloten op een duurzaam digitaal depot of heeft ten minste een strategische en/of implementatieplan voor digitale duurzaamheid van hun informatie. A. Passende instrumenten 9 voor aansluiting op duurzaam digitaal depot zijn ontwikkeld, getest en worden geïmplementeerd B. Voor alle overheden is actuele en voldoende kennis over goed digitaal archiveren beschikbaar A. Diensten en producten van aanbieders van duurzaam digitaal depot zijn ontwikkeld, getest en worden geïmplementeerd B. Generieke instrumenten voor praktische samenwerking tussen archiefdiensten op het gebied van duurzaam digitaal depot zijn ontwikkeld, getest en worden geïmplementeerd 9 De innovatieagenda bij het Archiefconvenant en de subsidieaanvraag voor het Aanjaagteam vermelden de volgende instrumenten: een functioneel ontwerp voor een duurzaam digitaal e-depot met koppelvlakken op lokale systemen, een model aanbestedingsbestek voor zo n depot, passende aansluitvoorwaarden, specifieke businesscases en relevante dienstverleningsmodellen, een landelijk kader voor informatiearchitectuur en een metadataschema, handreikingen (met name voor goede implementatie van de Archiefregeling

27 Programmalijn 2 Overheden hebben beter overzicht van hun (digitale) informatie en werken aan snellere, actievere openbaarheid van daarvoor geschikte informatie Doel 1. Alle overheden hebben, of werken aan, een actueel en volledig overzicht van hun (digitale) informatiehuishouding, waarin status en bestemming van objecten is vastgelegd, met aandacht voor (actieve) openbaarheid en (vervroegde) overbrenging 2. Overheden werken aan implementatie van samenhangend beleid om snellere beschikbaarheid van informatie mogelijk te maken en de transparantie voor de burger te vergroten resultaat A. De selectielijst nieuwe stijl wordt bij alle overheden ingevoerd aansluitend bij de inrichting van de informatiehuishouding B. De nieuwe waarderingsmethodiek is toepasbaar voor alle overheden en wordt benut bij inrichting van de informatiehuishouding C. Bewaartermijnen en selectiebeslissingen inzake gelijksoortige of gedeelde informatie zijn landelijk geüniformeerd D. Er zijn op nationaal, regionaal en lokaal niveau inspirerende voorbeelden voorhanden van actieve openbaarheid, open data en (vervroegde) overbrenging A. Er is een ontwikkelagenda van gerede partijen binnen de overheid, waaronder het NA, voor optimale beschikbaarheid van overheidsinformatie in lijn met EUbeleid voor open data/open government B. Snellere beschikbaarheid van overheidsinformatie is vast agendapunt van strategisch informatieoverleg bij overheden en is met gerede partijen in praktijk gebracht Programmalijn 3 Verbetering van het maatschappelijk rendement van de archiefcollectie NL op het gebied van vindbaarheid, toegankelijkheid en gebruiksmogelijkheden, via ICT en samenwerking Doel 1. De archiefsector implementeert een met behulp van het Rijk ontwikkeld open data beleid voor digitale beschikbaarstelling van de Archiefcollectie NL 2. De archiefsector biedt gebruikers een eenduidige, instellingsonafhankelijke digitale toegang tot de Archiefcollectie NL 3. De archiefsector kent navolgbare en opschaalbare voorbeelden van innovatieve nieuwe diensten voor (her)gebruik voor digitale content resultaat A. Alle archiefinstellingen kennen de wettelijke kaders om open data beleid uit werken en te implementeren B. De archiefsector formuleert kwaliteitscriteria voor open data als uitgangspunt voor vindbaarheid, toegankelijkheid en gebruik van de Archiefcollectie NL A. Er is een door de archiefsector ontwikkelde implementatiestrategie voor een landelijke toegang tot de Archiefcollectie NL B. Voor digitale ontsluiting en beschikbaarstelling van objecten in de Archiefcollectie NL zijn open standaarden beschikbaar en algemeen in gebruik A. Enkele voorbeeldprojecten zijn gerealiseerd. B. Realistische opties voor zakelijke digitale dienstverlening zijn voorhanden 26

28 Programmalijn 4 Betere en meer efficiënte veiligstelling van behoudenswaardige particuliere archieven doel Resultaat 1. De archiefsector bevordert duurzaam (digitaal) archiefbeheer bij vormers van behoudenswaardige particuliere archieven 2. De archiefsector ontwikkelt en hanteert een samenhangende aanpak voor veiligstelling van behoudenswaardige particuliere archieven A. Structurele vormen van voorlichting en advies door samenwerkende archiefinstellingen zijn gerealiseerd. A. Documenteren van de samenleving als (complementaire) taak wordt door samenwerkende archiefinstellingen uitgewerkt tot een praktische aanpak voor veiligstelling. B. Er is een door samenwerkende archiefinstellingen onderhouden levende lijst van behoudenswaardige particuliere archieven Programmalijn 5 De archiefsector vormt een netwerk van robuuste organisaties, gericht op samenwerking en kennisuitwisseling, zowel onderling als met de archiefvormers Doel 1 Er is een landelijk kennisnetwerk archieven, waarin het NA als kenniscentrum fungeert. 2. De archiefinstellingen verbeteren en vernieuwen continu de uitvoering en de organisatie van hun taken. 3. Mogelijkheden tot effectieve samenwerking tussen archiefvormers en beheerders zijn bij alle overheden verbeterd 4. De competenties van de digitale archivaris/ informatiemanager zijn verankerd in opleidingen en permanente educatie. resultaat A. De grotere spelers onderhouden een landelijk kennisnetwerk archieven. B. Expertise van het NA is beschikbaar voor belanghebbenden in de hele archief- en informatiesector A. Er is een landelijk kwaliteitszorgsysteem en benchmark voor archiefinstellingen ontwikkeld en algemeen in gebruik B. Archiefinstellingen verkennen de mogelijkheden om schaalvoordelen te behalen door samenwerking en samengaan. A. Een landelijk kwaliteitsysteem voor (digitale) archiefvorming (conform Archiefregeling) is ontwikkeld en wordt geïmplementeerd B. Een generiek inspectiekader voor alle overheden is ontwikkeld en wordt geïmplementeerd C. Het strategisch informatieoverleg (SIO) van archiefvormer en beheerder is bij alle overheden ingevoerd D. Archiefprofessionals zijn voor alle overheden zichtbaar en vindbaar als adviseur over digitale archivering A. Er wordt door de sector actief gestuurd op een inhoudelijke match tussen het aanbod van de opleidingen en de vraag uit de archief- en informatiesector B. Medewerkers in de archief- en informatiesector zijn toegerust op de digitale toekomst en leren een leven lang 27

29 Bijlage 2: Globale programmaplanning [Stroomschema afkomstig uit Programmaplan Archief 2020] Innovatieprogramma planning programmabureau inrichting monitoring en identificeren witte vlekken implementatieagenda opstellen evaluatie operationalisering visie (ijken programmadoelen) aftrap werk conferentie tussenstand lessons learned werk In beeld delen conferentie lessons learned delen successen vieren monitoring nul meting voortgang meting resultaat meting centraal projecten decentraal projecten decentraal bestuurlijk (aanjaagteam) quick wins & projecten (door)ontwikkelen Producten en pilots (werkwijzen) mobiliseren en aanjagen pilots op witte vlekken Implementatie (voorbeelden benutten) (verder)ontwikkelen & implementeren & beheer borgen versterken kennisfunctie NA inrichting implementatie project ontwikkelen / versterken organisatie & verankeren in netwerk structureel borgen 28

30 Bijlage 3: Sturing op de uitvoering [Deze tekst is afkomstig uit Programmaplan Archief 2020] Programmaberaad Het programmaberaad is het strategische afstemmingsoverleg over de samenhang, voortgang en implementatie van programma-activiteiten. Het is gericht op kennisdeling en toetsing van de (landelijke) uitvoering en realisatie. De samenstelling van de groep hangt af van het jaarlijkse uitvoeringsplan. De ARA en de programmamanager bespreken met hen onder meer de inhoudelijke ontwikkelingen, ketenbrede samenwerking, voortgang (aan de hand van het dashboard) en nadere prioritering. Daarbij is ook nadrukkelijk aandacht voor knelpunten bij ontwikkeling en implementatie (bijv. in beheersinstrumenten tijd, geld, kwaliteit, capaciteit) en de benodigde kennis, financiering en ondersteuning (bijv. communicatie). Het programmaberaad kan niet beslissen over de toekenning van middelen uit het programmabudget. Naast de opdrachtnemer (ARA en programmamanager) zitten in dit beraad de partijen die verantwoordelijk zijn voor uitvoering van programma-activiteiten (leveranciers) en/of die verantwoordelijk zijn voor gebruik van de resultaten (implementatiemanagers). Alle projecten zijn vertegenwoordigd via één of meer stuurgroepleden. Zij kunnen ook een rol hebben als business changemanager, c.q. schakel naar de implementatie in hun organisatie(s) of achterban. Projectleiders worden uitgenodigd om mijlpalen etc. toe te lichten. Koepelorganisaties en samenwerkingsverbanden zoals BRAIN, KVAN en LOPAI participeren dus niet qualitate qua in het beraad maar kunnen deelnemen als zij een rol hebben in de uitvoering van projecten en/of implementatie. Het programmaberaad bestaat uit: Voorzitter: ARA (Martin Berendse) & programmamanager (Anouk Baving) Secretaris: programmasecretaris (Robbert Jan Hageman) Projectleider Aanjaagteam (pm) Projectleider Kenniscentrumfunctie NA (pm) Projectleider (pm) Stuurgroepleden van uitvoeringsprojecten. Deze fungeren als business changemanager / schakel naar de implementatie. 29

31 Algemeen Rijksarchivaris / Dir NA (opdrachtnemer uitvoeringsprogramma) Denktank Programma/ Implementatie (klankbord) intern werkoverleg Programmamanager Archief 2020 Bureau: Secretaris Communicatie Programmaberaad (programmeboard) ARA Programmamanager Programmasecretaris PL Aanjaagteam Projectleiders (afh van moment) Ketenpartners/stuurgroepleden (als schakel naar implementatie /business changemanagers) Projectleider aanjaagteam overheden Project Versterking Kenniscentr.functie NA Opdrachtgever PL (BCM s) sectorhfden PL Project x Opdrachtgever Project y gebruikers/ Opdrachtgever BMC s PL gebruikers/ PL BCM s Aanjaagteam project z Overheden BCM Expertteams Samenstelling afhankelijk van onderwerp Uitvoering /Veld archiefinst.,opleidingen, DEN,inspecties KING, GBO i-nup, overheden, etc. Projecten (stuurgroepen en projectteam) Projecten volgen projectmanagement-principes, aansluitend bij programmamanagement (zoals Prince2 en MSP). Elk project wordt gevormd door een stuurgroep (waarin opdrachtgever, projectleider en leveranciers zitten) en een projectteam aangestuurd door een projectleider. Een stuurgroep kan meerdere projecten aansturen als sprake is van onderlinge samenhang. Projecten kunnen voor de organisatie van expertbijeenkomsten samenwerken met het programmabureau. Immers, een onderwerp kan breder belang hebben dan één project. Projectleiders stemmen de communicatie af met het programmabureau en zorgen voor correcte financiële verantwoording. 30