Opbouw en beheer dossiers

Transcriptie

1 Handleiding Opbouw en beheer dossiers Cevi NV Bisdomplein GENT Tel contactcenter@cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B Mechelen helpdesk@logins.be

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Colofon KSZ DOSSIEROPBOUW Algemeen Bespreking van het scherm Vak 1: Zoekprofiel... 5 Opvraagmogelijkheden KSZ Vak 3: Resultaat van de zoekopdracht... 7 Bespreking van het scherm... 8 Werking van het scherm... 8 Informatieblok Vak 2: Instellingen voor dossieropbouw... 9 Aanmaakopties... 9 Veld SD : het Individueel Dossier toevoegen aan een Sociaal Dossier Adres, benaming SD, open op, door en in behandeling bij Knop <Aanmaken> Knop <Clear opbouw> SOCIAAL DOSSIER Algemeen Bespreking van het scherm Tabblad Algemeen Tabblad Gezin INDIVIDUEEL DOSSIER Algemeen Bespreking van het scherm Vak 1: persoonsgegevens Vak 2: Extra gegevens Standaardscherm Scherm bij minderjarigen PARAMETER BURGERLIJK EN FEITELIJK REGISTER Algemeen Bespreking van het scherm PARAMETERS DEAFULTWAARDE DOSSIEROPBOUW... 25

3 2 INLEIDING Deze handleiding Opbouw en beheer dossiers behandelt de werkwijze om individuele dossiers aan te maken en bij te werken. We bespreken de schermen van het Individueel en Sociaal Dossier en KSZ dossieropbouw. Zo leer je in deze handleiding bijvoorbeeld hoe je Individuele Dossiers kunt aanmaken in één beweging voor het hele gezin, hoe extra gegevens uit het Rijksregister rechtstreeks in het individueel dossier toegevoegd kunnen worden en hoe je de onderlinge relaties van cliënten in een Sociaal dossier kunt bekijken. Het vroegere scherm Consultatie Kruispuntbank heeft een meer toepasselijke naam gekregen en vind je terug onder KSZ Dossieropbouw. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

4 3 2.1 COLOFON Cevi/Logins NV Cevi NV - Bisdomplein GENT Tel. Cevi Contact Center: fax: contactcenter@cevi.be Internet: - extranet: Ondernemersnummer: BE Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B Mechelen Tel.: fax: helpdesk@logins.be Internet: Ondernemersnummer: BE Programma: Ondersteuning: Team Welzijn Cevi/Logins Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

5 3 KSZ DOSSIEROPBOUW 3.1 ALGEMEEN Het menupunt KSZ Dossieropbouw geeft je toegang tot het scherm waarmee je personen kunt opzoeken in de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en een dossier aanmaken. 3.2 BESPREKING VAN HET SCHERM Je kunt drie verschillende blokken op het scherm onderscheiden met elk hun eigen functies. We bespreken de drie vakken als volgt: * Vak 1: Zoekprofiel * Vak 3: Resultaat van de zoekopdracht * Vak 2: Instellingen voor dossieropbouw Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

6 Vak 1: Zoekprofiel In het vak Zoekprofiel kun je de gegevens invullen van de persoon die je wilt opzoeken in de beschikbare velden of via <F2> opzoeken. Je start de opvraging bij KSZ met de knop <Zoek>. Met de <Clear>-knop wis je de gegevens die je invulde over de cliënt om een nieuwe opzoeking te starten. Aan de rechterkant kun je aanduiden hoe je de persoon wilt opzoeken. Uitgebreide informatie over de verschillende opzoekmogelijkheden kun je hieronder terugvinden. Opvraagmogelijkheden KSZ Je kunt op verschillende manieren cliënten opzoeken via de consultatie kruispuntbank. Welke manier je kiest, zal afhangen van de informatie die je over de cliënt hebt. De mogelijkheden zijn: * Zoek fonetisch * Zoek op INSZ * Zoek op adres * Gezinssamenstelling * Creatie Bis-Dossier * Uitlezen eik * Sociaal dossier Zoek fonetisch Je kunt de fonetische opzoeking gebruiken om een persoon op te vragen op basis van zijn of haar naam. Fonetisch betekent dat de opzoeking op basis van de klank van de letters gebeurt. Je hoeft dus niet over de juiste schrijfwijze te beschikken. De velden Naam en Geboortedatum zijn verplichte velden. Je moet dus op zijn minst de familienaam en het geboortejaar van de client invullen om de opzoeking te kunnen starten. Klik vervolgens op <Zoek> om de opvraging te starten of klik op <Clear> om de opzoekingsgegevens leeg te maken. Een overzicht van alle beschikbare velden kun je in de onderstaande tabel terugvinden. Veld Naam Eerste voornaam Tweede voornaam Betekenis De fonetische familienaam van de cliënt. De correcte schrijfwijze is niet nodig. Als je de officiële voornaam kent, vul je die fonetisch in Heet de cliënt bijvoorbeeld Marie-Claire, dan is de eerste voornaam Marie Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

7 6 Veld Geboortedatum Speling Geslacht Taal en de tweede voornaam Claire. Betekenis Vul (een deel van) de geboortedatum van de persoon in. Gebruik hierbij de vorm JJJJMMDD (eerst het volledige jaartal, dan de maand en dan de dag zonder scheidingsteken). Je kunt ook gebruik maken van enkel het jaartal of enkel het jaartal en de maand en gebruik maken van een speling. Wanneer je de exacte geboortedatum niet weet, kan je met de speling aangeven hoe ruim je wilt gaan zoeken. Wanneer je enkel een jaartal opgeeft, kan de speling gebruikt worden om de jaren ervoor en erna ook te doorzoeken. Bijvoorbeeld jaartal 1980 met speling 1 doorzoekt de jaren 1979 tot Wanneer je enkel een jaartal en een maand opgeeft, kun je met de speling aanduiden hoeveel maanden voor of na de opgegeven maand je wilt zoeken. Bij volledige geboortedatum is de speling altijd 0. Je zoekt die exacte datum op. Wat is het geslacht van de persoon? De mogelijke keuzes zijn blanco, mannelijk of vrouwelijk. Dit is heel interessant om het aantal zoekresultaten te beperken (bijvoorbeeld bij opzoeken van vreemde namen). Taal van het programma. Dit laat je best op N staan. Zoek op INSZ Je kunt de gegevens opvragen op basis van het INSZ-nummer van de persoon. Dit nummer is uniek waardoor je geen andere persoonsgegevens hoeft op te geven. Zoek op adres Met deze opvraging kun je zien wie op een bepaald adres woont of kun je bekijken welke personen op hetzelfde adres van een cliënt wonen. Het is handig om eerst een cliënt fonetisch of op INSZ-nummer op te zoeken en vervolgens de opzoeking op adres te selecteren. Op dat moment worden de gegevens zoals postcode, straatcode en huisnummer automatisch ingevuld. Je klikt op <Zoek> en krijgt alle personen op dat adres. Opgelet: Ook al wonen personen op hetzelfde adres, daarom behoren ze nog niet tot hetzelfde gezin! Veld Betekenis Straatcode Geef <F2> op veld Straatcode om te zoeken in de stratentabel. Huisnr Busnr Postcode Geef daar postcode in en de volledige straatnaam of een gedeelte van de straatnaam (met * achter) en dit zowel in hoofdletters als in kleine letters. Als je de juiste straatnaam gevonden hebt, kun je via dubbelklik deze straat overnemen naar het vorige scherm. Vul het huisnummer van de persoon in. Als je het busnummer van de persoon ken, kun je dit hier ingeven. Je kunt ook opzoeken aan de hand van * of het veld leeg laten en kijken in het informatieblok of er op dat adres busnummers zijn. Wordt overgenomen na het opzoeken van de straatcode. Gezinssamenstelling Met de opvraging gezinssamenstelling kun je de gezinsleden van een geselecteerde persoon opzoeken. Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

8 7 Creatie Bis-dossier Elke persoon moet uniek identificeerbaar zijn door middel van een INSZ-nummer. Het INSZ-nummer kan een Rijksregisternummer zijn of een KSZ-nummer (bisnummer of ternummer). Voor personen zonder INSZ-nummer, bijvoorbeeld vreemdelingen die nog niet gekend zijn, kun je dossiers aanmaken in het KSZ-register waarna ze een KSZnummer krijgen. Opgelet: Het is belangrijk om bewust na te kijken en te bespreken in jouw bestuur welke gebruiker(s) toegang moet(en) krijgen tot het aanmaken van Bis-nummers. We raden aan om dit een beperkt aantal gebruikers toe te vertrouwen, dat in de praktijk al vertrouwd is met het begrip Bis-nummers. Het aanmaken van een Bis-nummer vraagt enig inzicht in deze problematiek en het is ook niet de bedoeling per ongeluk of als test fictieve personen toe te voegen in het KSZ-register. De veiligheidsconsulent kan voor de andere gebruikers de machtiging voor dit bericht uitschakelen. Zoek de persoon altijd eerst fonetisch op en probeer verschillende combinaties van voornamen en familienamen. De persoon kan immers al door andere personen zijn aangemaakt met een naam die afwijkt van wat jij probeert. Meer informatie over de aanmaak van Bis-registernummers vind je in de handleiding FAQ Wet65. Uitlezen eik Met een kaartlezer en de Cevi eik-assistent geïnstalleerd op je pc, kun je een elektronische identiteitskaart inlezen in New Horizon. Breng de elektronische identiteitskaart in de kaartlezer en klik op <Lees kaart>. Met deze actie worden de gegevens rechtstreeks van de kaart gelezen en in het linkerdeel van je scherm getoond samen met de foto van de cliënt. Er wordt niet eerst gecontroleerd in het Rijksregister. Er gebeurt wel een controle of het adres van de eik en in KSZ nog overeenstemmen. Sociaal dossier Via de opzoeking Sociaal dossier kun je alle personen opzoeken die in een sociaal dossier ondergebracht zijn. Zo kun je de dossiers in één beweging bijwerken met de meest recente gegevens van KSZ. In het veld SD kun je het sociaal dossiernummer invullen of met <F2> het dossier opzoeken Vak 3: Resultaat van de zoekopdracht Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

9 8 Bespreking van het scherm De resultaten van een KSZ-opzoeking worden onderaan het scherm getoond in een lijst. Vinkje Het vinkje staat aan wanneer de lijn geselecteerd (blauw) is voor de opbouw van het dossier. Dit vinkje wordt automatisch aan en af gezet bij het selecteren of deselecteren van een persoon. SD Nummer van het sociaal dossier. ID Nummer van het individueel dossier. Status Status van het individueel dossier. INSZ INSZ-nummer van de persoon. Naam Naam van de persoon zoals die bij KSZ gekend is. Vergrootglas Opent het individueel dossier van die persoon. Geslacht Geslacht van de persoon zoals die bij KSZ gekend is. Leeftijd Leeftijd van de persoon zoals die bij KSZ gekend is. Verwantschap De verwantschap wordt ingevuld wanneer er een individueel dossier bestaat voor een persoon of wordt opgehaald bij KSZ wanneer je de opvraging gezinssamenstelling gebruikt. Met deze knop kun je de verwantschap wijzigen. MW Maatschappelijk werker van het individueel dossier Domicilieadres Laatst gekend adres van de persoon bij KSZ. Verblijfsadres Verblijfsadres uit het individueel dossier. Werking van het scherm Personen bewaren om later dossier op te bouwen Je kunt de personen voor wie je een dossier wilt aanmaken selecteren door op die lijn te dubbelklikken. De lijn komt dan in blauw te staan. Bij een nieuwe opzoeking zullen de witte (niet geselecteerde) lijnen vervangen worden door de nieuwe resultaten. De blauwe lijn blijft bewaard. Je kunt een blauwe (geselecteerde) lijn ook weer deselecteren (wit maken). Daarvoor dubbelklik je nogmaals op de blauwe lijn. De lijn wordt wit en verdwijnt bij een volgende opzoeking. Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

10 9 Dossier opbouwen Je kunt voor alle geselecteerde personen in een keer een individueel dossier opbouwen of ze transfereren naar een ander SD. Hiervoor zoek je alle gewenste personen op en bewaar je ze door ze in blauw aan te duiden. Eens je klaar bent met alle personen op te zoeken, kun je de instellingen voor dossieropbouw nog aanpassen (zie hieronder) en vervolgens op aanmaken klikken. Het programma zal vervolgens voor alle geselecteerde lijnen individuele dossiers aanmaken, bijwerken en/of transfereren. Het programma doet niets met de witte (niet geselecteerde) lijnen. Kleuraanduidingen Het programma zal nagaan of de gegevens die al in de toepassing staan overeenkomen met de gegevens die via KSZ opgehaald werden. Wanneer het programma een verschil merkt, zal de waarde in rood aangeduid worden om je hier attent op te maken. Informatieblok Onderaan het scherm is een veld Informatie voorzien waar je tijdens de opzoeking kunt volgen wat het programma aan het doen is. * In het informatieblok krijg je in chronologische volgorde de meldingen te zien wat het programma aan het doen is. De meest recente lijnen worden bovenaan toegevoegd. De volgorde is dus van nieuw naar oud. Elke nieuwe lijn wordt voorafgegaan door het tijdstip. Zo kun je de werking van het programma volgen en krijg je betere informatie over de duur van de KSZverbinding. Bij elke nieuwe opzoeking wordt het informatieveld leeg gemaakt. * Foutmeldingen worden in dit veld verder verduidelijkt. * Bij elke opvraging wordt dit veld leeggemaakt en opnieuw opgevuld met de lopende berichten Vak 2: Instellingen voor dossieropbouw Je kunt er voor kiezen om een individueel dossier of een dossier als derde aan te maken voor de geselecteerde personen. Standaard staat het bolletje aangeduid bij individueel dossier. Aanmaakopties Wanneer het bolletje bij Individueel dossier aangeduid staat, kun je gebruik maken van de volgende opties: Extra info uit RN25 Met Extra info uit RN25 kun je de meest recente dossiergegevens van de cliënt opvragen bij het Rijksregister. Het programma werkt het individueel dossier automatisch bij en vult de gegevens aan waar nodig. Behandelende MW uit SD overnemen? Bij aanmaak of update van een individueel dossier heb je de mogelijkheid om aan te duiden dat de MW uit het Sociaal Dossier overgenomen moet worden. Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

11 10 Staat het vinkje uit, dan zullen de initialen van de MW weergegeven worden die het dossier nu aanmaakt. Verblijfsadres uit SD overnemen? Bij aanmaak of update van een individueel dossier heb je de mogelijkheid om aan te duiden dat het verblijfsadres uit het Sociaal Dossier overgenomen moet worden. Staat het vinkje uit, dat zal het domicilieadres vanuit KSZ ingevuld worden in het individueel dossier. Veld SD : het Individueel Dossier toevoegen aan een Sociaal Dossier In het veld SD kun je aangeven aan welk Sociaal dossier de individuele dossiers toegevoegd mogen worden. Het programma neemt het sociaal dossiernummer over van de persoon die je als eerste in de resultatenlijn hebt geselecteerd. Je kunt het nummer van het sociaal dossier zelf nog wijzigen als je de personen in een ander SD wilt aanmaken. Personen toevoegen aan een bestaand Sociaal Dossier In het veld SD kun je het sociaal dossiernummer invullen waaraan je een nieuwe persoon / nieuw ID wilt toevoegen. Je kunt in dit veld ook op <F2> drukken en het Sociaal Dossier opzoeken. Personen toevoegen aan een nieuw Sociaal Dossier Via <F2> in het veld SD kom je bij het scherm van het sociaal dossier. Hier kun je via de toevoegen-pijl een nieuw SD aanmaken. We raden je wel aan om eerst te zoeken of er een bestaand SD bestaat waaraan je de persoon kunt toevoegen. Personen transfereren naar een ander Sociaal Dossier Wilt u een of meerdere personen transfereren naar eenzelfde sociaal dossier, dan kun je de gewenste personen opzoeken en in blauw aanduiden. Vervolgens kun je het nummer van het sociaal dossier waar je de personen naartoe wilt transfereren invullen in het veld SD. Van zodra je op aanmaken klikt, zal het programma vragen of de dossiers getransfereerd wogen worden. Adres, benaming SD, open op, door en in behandeling bij De gegevens van het sociaal dossier worden automatisch ingevuld wanneer je een SDnummer invult. Zo kun je zien wat de benaming of het adres van het sociaal dossier is en welke gebruiker het SD behandelt. Knop <Aanmaken> Door te klikken op de knop <Aanmaken> worden de individuele dossiers aangemaakt of bijgewerkt voor alle personen die in het resultaatscherm in blauw aangeduid zijn. Na het aanmaken of bijwerken worden alle individuele dossiers in het sociaal dossier getoond. Met de purperen pijltjes kun je door de verschillende individuele dossiers bladeren. Opmerking: De functionaliteit om meerdere dossiers in één keer op te bouwen is een onderdeel van de Plusrelease 2013 (productsleutel XSS010). Als je niet beschikt over deze plusrelease, zul je maar één persoon in blauw kunnen aanduiden voor de dossieropbouw. Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

12 11 Als je een persoon in blauw aanduidt, maar toch een dossier voor een andere persoon wilt opbouwen, zul je eerst op de in blauw aangeduide persoon dubbelklikken zodat die niet meer in blauw aangeduid staat. Knop <Clear opbouw> De knop <Clear opbouw> maakt alle gegevens van vak 2 en 3 leeg zodat je een volledig nieuwe opbouw kunt starten. Hoofdstuk 3: KSZ dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

13 4 SOCIAAL DOSSIER 4.1 ALGEMEEN Het sociaal dossier, afgekort SD, bevat de gegevens over het gezin. Een sociaal dossier kan één of meer personen bevatten. Je kunt zelf bepalen hoeveel personen een sociaal dossier bevat. Gewoonlijk bestaat het sociaal dossier uit alle personen die onder hetzelfde dak samenwonen. 4.2 BESPREKING VAN HET SCHERM Bij het consulteren van een sociaal dossier krijg je een overzicht van het aantal individuele dossiers waaruit het sociaal dossier is samengesteld, hoeveel er daarvan actief zijn en hoeveel afgesloten. Ook het aantal kinderen, het aantal minderjarige kinderen en het aantal personen ten laste wordt getoond. De nummering van de sociale dossiers is ofwel manueel, ofwel automatisch (wordt bepaald tijdens de tuning). Bij het openen van het sociaal dossier kom je terecht in de zoekmodus. Dit is om je te verplichten na te gaan of er al een sociaal dossier bestaat voor de persoon die zich aanmeldt. Hoofdstuk 4: Sociaal dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

14 Tabblad Algemeen Het tabblad Algemeen toont je de basisinformatie van het Sociaal Dossier. Hier worden automatisch gegevens bijgehouden over de samenstelling van het gezin. Benaming Sociaal dossier Elk sociaal dossier heeft een eigen benaming. Zo kun je de verschillende gezinnen onderscheiden en heb je meer info dan alleen het SD-nummer. De benaming van het sociaal dossier is in principe vrij te kiezen. Je spreekt best af met de collega s om een uniforme aanpak te gebruiken. Meestal krijgt het Sociaal Dossier de naam van de hoofdbegunstigde. Actief/Gesloten Aan de hand van de keuzerondjes kun je aflezen of het sociaal dossier dat je op het scherm ziet staan nog actief of gesloten is. Taal Taalcode van het sociaal dossier. Standaard op N (Nederlands). Adres Je kunt hier werken met of zonder controle via het stratenbestand (wordt bepaald tijdens de tuning). Als je werkt met de controle (<F2>-opvraging), kun je gebruikmaken van een selectiescherm waarin je de straatnamen kunt opzoeken per postcode. Huisnummer Eerste, numerieke deel van het huisnummer. Alfa Tweede, alfanumerieke deel van het huisnummer. Het kan eventueel het nummer van het appartement betreffen. Bus Busnummer. Postcode Postcode van de gemeente (<F2>-opvraging). Als verschillende gemeenten dezelfde postcode hebben, kun je uit een voorgestelde lijst de gewenste woonplaats (deelgemeente) kiezen. Als je gebruik hebt gemaakt van de selectie uit de straatnamenlijst (zie adres) dan wordt automatisch de postcode getoond die verbonden is aan de straatnaam. Gemeente De gemeente wordt automatisch getoond op basis van de postcode. Wijk Wijk waarin de woning zich bevindt (<F2>-opvraging). Je kunt in het stratenbestand de wijken vermelden. Dit veld kan dan automatisch worden voorgesteld bij de ingave van het sociaal dossier. Als de controle op de straatnaam niet actief is, moet de wijk altijd manueel worden ingebracht. Verdieping Verdieping (facultatief, bijvoorbeeld voor appartementsgebouwen). Commentaar Hier kun je 2 lijnen commentaar geven (over het adres). Voorbeeld: eerst bellen bij de conciërge Telefoonnummer Telefoonnummer van de betrokkene; kan ook die van een andere persoon zijn (bijvoorbeeld buur, familie), en dan kun je ernaast vermelden over welke persoon het gaat. Hoofdstuk 4: Sociaal dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

15 14 Commentaar Hier kun je een commentaarlijn ingeven, onder meer over het telefoonnummer. Voorbeeld: nummer van de buren, van de ouders Status De statuscode van het sociaal dossier wordt automatisch bijgewerkt door het systeem op basis van de gegevens uit de individuele dossiers waaruit het sociaal dossier is samengesteld. Dit wordt verder in deze handleiding uitgelegd. Deze zone is bij het aanmaken van het sociaal dossier niet toegankelijk voor de gebruiker en wordt automatisch op 1=open gezet. Vanaf de Datum van de laatste wijziging van de statuscode van het dossier. Ook deze datum wordt automatisch bijgewerkt. Open op Deze datum wordt manueel ingegeven en moet kleiner of gelijk zijn aan de vanaf-datum van het individueel dossier, je kunt hier bijvoorbeeld de intake-datum invullen. Door Identiteit van de gebruiker die het sociaal dossier gecreëerd heeft. Dit gegeven wordt automatisch aangevuld door het systeem op basis van je login. Je kunt die code nog wijzigen. Dossier in behandeling bij Identiteit van de beheerder van het sociaal dossier (te wijzigen via knop <B> door bevoegd gebruiker). Dossier in handen van In dit veld moet worden aangegeven waar het (papieren) dossier kan worden teruggevonden (te wijzigen via knop <H> door bevoegd gebruiker). Individuele dossiers Het programma telt automatisch alle individuele dossiers die onder een sociaal dossier vallen, ongeacht of deze afgesloten of open zijn. Open dossiers Het programma telt automatisch alle open (code 1) en sociaal afgesloten (code 2) individuele dossiers die onder een sociaal dossier vallen. Zelfde adres Naast het aantal open dossiers vermeldt het programma ook hoeveel individuele dossiers op hetzelfde adres wonen als het adres van het Sociaal Dossier. Als dit aantal kleiner is dan het aantal open dossiers, zal het programma het aantal in rood aanduiden. Kinderen Hoeveel kinderen bevinden zich in een sociaal dossier. Het systeem controleert op verwantschapscode binnen de individuele dossiers die tot het sociaal dossier behoren. Meer specifiek gaat het over code 2 (= zoon/dochter). Personen ten laste Hoeveel personen heeft de titularis van een sociaal dossier ten laste? Dat aantal wordt door het systeem bepaald door het veld Ten laste binnen het individueel dossier aan te vinken. Minderjarigen Hoeveel minderjarige kinderen behoren tot dit sociaal dossier? Het systeem controleert de minderjarigheid op basis van het veld Geboortedatum (tot 18 jaar = minderjarig) binnen het individueel dossier. Met vervroegde meerderjarigheid of verlengde minderjarigheid wordt door het systeem dus geen rekening gehouden. Hoofdstuk 4: Sociaal dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

16 15 Gesloten dossiers Het systeem telt automatisch alle administratief afgesloten individuele dossiers die onder een sociaal dossier vallen. Laatste wijziging door Bij elke wijziging van een sociaal dossier onthoudt het programma de datum, het uur van de wijziging en de identiteit van de gebruiker die de wijziging aanbrengt. Type Gezin Is oorspronkelijk geprogrammeerd in functie van het registratieverslag. Dit kan nu als aanvullende informatie worden gebruikt. Via <F2> kom je in codetabel Type gezin registratie terecht Tabblad Gezin Op het tabblad Gezin wordt een overzicht getoond van de verschillende individuele dossiers in het Sociaal dossier. Dit tabblad is bedoeld om de onderlinge relaties van de gezinsleden beter in kaart te kunnen brengen. Van zodra je een van de namen aanklikt, zal het programma een opdeling van de gezinsleden maken in functie van de berekening van het leefloon. Het programma toont je de volgende gegevens. Categorie Tot welke categorie voor leefloon of equivalent leefloon behoort de geselecteerde persoon en zijn gezinsleden. Relatie Wat is de onderlinge relatie van de geselecteerde persoon ten opzichte van de andere personen in het sociale dossier? Het programma geeft het voor jou aan. Met welke inkomens rekening houden Wil je nagaan van welke personen je de inkomsten in rekening kan of mag brengen voor de leefloonberekening, dan kun je de begunstigde aanklikken en het programma zal de andere gezinsleden opdelen: Kleur Blauw/Wit Oranje Betekenis De inkomsten van deze personen mogen worden opgenomen in de berekening van het (equivalent) leefloon. De verschillende niveaus (ouders, grootouders, kinderen, ) worden aangeduid met afwisselend de blauwe en witte kleur. De inkomsten van deze personen zijn niet van toepassing voor de berekening van het (equivalent) leefloon. Hoofdstuk 4: Sociaal dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

17 16 Met de knop van het vergrootglas kun je het individuele dossier van die cliënt openen. Hoofdstuk 4: Sociaal dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

18 5 INDIVIDUEEL DOSSIER 5.1 ALGEMEEN Individuele dossiers moeten altijd via KSZ Dossieropbouw aangemaakt worden. Zo ben je zeker dat je over de correcte gegevens van de cliënt beschikt en dat de cliënt deel uitmaakt van een sociaal dossier. Het individueel dossier kun je openen vanuit menupunt 1.1 Sociaal Dossier of rechtstreeks via menupunt 1.4. Hier kun je de gegevens van de cliënt bekijken en via de opties verder andere functies van het programma oproepen. Een groot deel van de persoonsgegevens wordt aangevuld via het Rijksregister. Deze kunnen bij de dossieropbouw mee opgevraagd worden, maar kunnen ook vanuit het individueel dossier rechtstreeks opgevraagd en verwerkt worden. Je hoeft niet telkens via KSZ Dossieropbouw te gaan om de gegevens van een Individueel Dossier bij te werken. 5.2 BESPREKING VAN HET SCHERM Het scherm kun je opdelen in twee vakken: Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

19 Vak 1: persoonsgegevens Sociaal dossier Nummer van het sociaal dossier waartoe dit individueel dossier behoort. Je kunt dit nummer niet wijzigen. Om een ID naar een ander SD over te brengen, moet je het hiertoe bestemde programma gebruiken (menu-item 1.2). Individueel dossier Eerste deel van het individueel dossiernummer: jaar waarin het individueel dossier gecreëerd werd. Normaal wordt dit veld automatisch door het systeem ingevuld en heeft de gebruiker er geen toegang toe (wordt tijdens tuning vastgelegd). I.D. / Volgnummer De instelling van deze teller gebeurt bij de tuning van de sociale dienst. Voor het tweede deel van de teller van het ID neemt het systeem automatisch het eerstvolgende vrije volgnummer van het hier ingegeven jaar. Oud nummer Eventueel oud dossiernummer. De toegang tot deze zone wordt bepaald door een parameter. Type Je kunt de dossiers opdelen in types met als doel meer gerichte opvragingen te kunnen doen. Via <F2> kun je het type derde opzoeken. Voor bepaalde types van dossiers kunnen dan in het programma bepaalde velden verplicht gemaakt worden (via parameters). Zo kan bijvoorbeeld het veld Rijksregisternummer verplicht gemaakt worden voor dossiers met het type 0 (=cliënten). Deze types zijn terug te vinden in parameter , de inhoud van deze tabel kan per bestuur verschillen. Vaste codes zijn: * 0 = cliënten, * 1 = mutualiteiten, * 20 = geneesheren. Als je niets invult in dit veld, wordt automatisch type 0 (cliënt) ingevuld. Naam Naam waaronder het individueel dossier gekend is. Het systeem stelt automatisch de naam van het sociaal dossier voor, maar je kunt die wijzigen. Voor de naam worden steeds hoofdletters gebruikt, dat voor de eenvormigheid. Voornaam Voornaam van de persoon. Hier gebeurt er geen automatische omzetting naar hoofdletters. Let steeds op een eenduidige schrijfwijze! Taal Taalcode van het individueel dossier. Standaard als N gedefinieerd. Adres Reële verblijfplaats van de betrokkene (verblijfsadres). Je kunt hier werken met of zonder controle via het stratenbestand (afhankelijk van de tuning). Als je werkt met de controle (<F2>-opvraging), kun je gebruikmaken van een zoekscherm waarin je de straatnamen kunt opzoeken. Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

20 19 Bij de ingave stelt het systeem automatisch de straatnaam voor van het sociaal dossier. Je kunt die echter wijzigen. Let op dat je bij het tabben eerst op het veld Postcode terechtkomt en dan pas op het veld Adres omdat op dit laatste veld de straat gecontroleerd wordt in het stratenbestand aan de hand van de postcode. Er zijn verschillende mogelijkheden om het adres in te geven: * Je vult de correcte straat in (= straat komt voor in de stratentabel): automatisch kun je tabben naar het volgende veld. * Je vult een straat in die niet overeenstemt met de stratentabel: automatisch krijg je een leeg scherm van de stratentabel. Hier kun je een straat in zoeken. * Je vult een gedeelte van de straat in, bijvoorbeeld Neder of neder of NEDER en drukt vervolgens op de <Tab>-toets: automatisch krijg je een overzicht van alle straten die hieraan beantwoorden. Bijvoorbeeld Nederpolder, Nederkouter, Nederstraat Selecteer de juiste straat. Het hier ingegeven adres wordt zowel bij de creatie van het ID als bij elke adreswijziging weggeschreven in een historiekbestand. Als je andere adressen wilt opslaan in het historiekbestand, kun je hiervoor andere codes gebruiken (voorbeeld: adres van domicilie, verblijfplaats, zie optie historiek adressen ). Zie ook handleiding KSZ. Nummer Eerste, numerieke deel van het huisnummer. Het systeem stelt het huisnummer uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Alfa Tweede, alfanumerieke deel van het huisnummer. Het kan eventueel om het nummer van het appartement gaan. Het systeem stelt het alfanummer uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Bus Nummer van de brievenbus. Het systeem stelt het brievenbusnummer uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Postcode Postcode van de gemeente. Het systeem stelt het postnummer uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Als verschillende gemeenten dezelfde postcode hebben, kun je uit een voorgestelde lijst de gewenste deelgemeente kiezen. Gemeente Naam van de gemeente. Het systeem stelt de gemeente uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Wijk Wijk waarin de woning zich bevindt. Het systeem stelt de wijk uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dat wijzigen. Zoals eerder uitgelegd, kun je in het stratenbestand de wijken vermelden. Dit veld kan dan automatisch worden voorgesteld bij de ingave van het sociaal dossier. Als de controle op de straatnaam niet actief is, moet je de wijk steeds manueel ingeven. Telefoon Telefoonnummer van de betrokkene. Het systeem stelt het telefoonnummer uit het sociaal dossier voor, maar je kunt dit wijzigen. Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

21 20 Telefoon 2 Hier kun je een tweede telefoonnummer inbrengen (eventueel GSM-nummer) of commentaar bij het eerste telefoonnummer ingeven (alfanumeriek veld). Communicatietaal Taal waarin gecommuniceerd wordt met de cliënt. Hier is geen codetabel aan verbonden. Je kunt eventueel zelf intern codes afspreken, bijvoorbeeld D voor Duitstalig. Verschil met domicilieadres Het veld Verschil met domicilieadres kun je niet wijzigen. Het wordt automatisch aangevinkt als het domicilieadres verschilt van het verblijfsadres. Het domicilieadres wordt opgehaald uit de optie ID historiek adressen. Het domicilieadres breng je in via optie historiek adressen met type 1 of wordt daarin automatisch weggeschreven na opvraging van een cliënt bij de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Het verblijfsadres in het individueel dossier wordt door een update van KSZ nooit overschreven door het domicilieadres. Uitbreiding met Historiek icoontje voor feitelijk adres en domicilieadres: Via de <Historiek>-knop naast het verblijfsadres kun je de geschiedenis van alle adressen van de cliënt bekijken. Alle domicilieadressen die bij KSZ opgevraagd werden en verblijfsadressen die in het OCMW ingevoerd werden, zul je hier terugvinden. De gegevens worden per type chronologisch gerangschikt met het meest recente adres eerst. In de kolom Gegevenstype kun je zien of het om een domicilieadres of een verblijfsadres gaat Vak 2: Extra gegevens Standaardscherm Status De statuscode van het individueel dossier, volgens de codes die ingegeven werden in de parameters. Bij de creatie van een ID krijgt dit automatisch statuscode 1 (geopend). Bij de individuele dossiers kun je de statuscode in beperkte mate zelf wijzigen. Zo kun je bijvoorbeeld een open dossier op sociale sluiting plaatsen. Vanaf Ingangsdatum van deze statuscode. Automatisch wordt de systeemdatum getoond. Als de cliënt vroeger al steun kreeg, kan de datum manueel vervroegd worden. Uiteraard kan de datum ook later zijn. Open op Datum waarop het ID werd geopend. Deze datum wordt automatisch ingevuld bij de aanmaak via Consultatie Kruispuntbank. Door Identiteit van de gebruiker die het individueel dossier gecreëerd heeft. Dit gegeven wordt dan automatisch aangevuld door het systeem op basis van je login maar kan gewijzigd worden. Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

22 21 In behandeling bij Identiteit van de beheerder van het individueel dossier. Bij de aanmaak van een nieuw dossier wordt dit veld automatisch ingevuld op basis van je login. Dossier in handen Identiteit van de gebruiker die het individueel dossier in handen heeft. Bij de aanmaak van een nieuw dossier wordt dit veld automatisch ingevuld op basis van je login. Rijksregisternummer Rijksregisternummer van de persoon. Dit nummer wordt automatisch ingevuld wanneer het dossier via Consultatie Kruispuntbank is opgebouwd. Geboorte/land Je kunt de geboortedatum, het geboorteland en de plaats van geboorte terugvinden in het individueel dossier. Deze gegevens worden opgehaald uit het Rijksregister. Je kunt met de knop de historiek van dit gegeven bekijken. Nationaliteit Nationaliteit van de persoon. Deze gegevens worden opgehaald uit het Rijksregister. Je kunt met de knop de historiek van dit gegeven bekijken. Geslacht Geslacht van de persoon. Als je het Rijksregisternummer van de persoon hebt ingevuld, dan vult het systeem automatisch het geslacht van de persoon in. Leeftijd Het programma berekent de leeftijd van de persoon op dit moment op basis van de geboortedatum. Burgerlijke staat In het individueel dossier kun je de Burgerlijke staat van de persoon aflezen. Ook de officiële startdatum waarop die burgerlijke staat van kracht ging en de partner (met naam en Rijksregister) worden in het individueel dossier getoond. Deze gegevens worden opgehaald uit het rijksregister. Je kunt met de knop de historiek van dit gegeven bekijken. Wanneer de partner ook een individueel dossier heeft in hetzelfde sociale dossier, dan zal het veld met het Rijksregisternummer van de partner groen worden. Wanneer de partner een individueel dossier heeft in een ander sociaal dossier, zal het veld van het Rijksregister in oranje aangeduid worden. Personen die geen dossier hebben binnen het OCMW worden niet met een kleur aangeduid en blijven in grijs staan. Feitelijke staat De officiële burgerlijke staat is niet altijd de juiste situatie waarin de cliënt zich bevindt. De feitelijke leefsituatie van een cliënt kun je manueel aanpassen via de <Wijzigen>knop in het dossier, samen met de datum waarop deze situatie van kracht ging. Bij een cliënt die feitelijk samenwonend is, kun je bovendien aangeven wie de partner is. Je kunt met de knop de historiek van dit gegeven bekijken. Via de knop <Wijzigen> in het individueel dossier krijg je toegang tot een <Verwijder>knop zodat je de feitelijke situatie ook weer kan leegmaken. Voorbeeld: Er is een gehuwd koppel waarvan de man cliënt is in het OCMW. Zijn burgerlijke staat is gehuwd. Hij verlaat zijn huis en vrouw en gaat alleen wonen. Zijn feitelijke situatie wordt feitelijk gescheiden / niet samenwonend. De feitelijke situatie gescheiden primeert Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

23 22 boven de burgerlijke staat gehuwd. Officieel zal de man nog gehuwd zijn met zijn vrouw, maar in werkelijkheid zijn de twee niet meer bij elkaar. Maar als de burgerlijke staat zodanig verandert dat de burgerlijke staat de juiste toestand is, moet je de feitelijke staat verwijderen. In ons voorbeeld is dit het geval wanneer de man officieel gescheiden is. Afstamming 1 en 2 Bij het Rijksregister staat ook de afstamming van een persoon gekend. Deze gegevens worden bij een Rijksregisteropvraging ook overgenomen in het individueel dossier. Hier kun je aflezen wie de ouders van de cliënt zijn. Je kunt met de knop de historiek van dit gegeven bekijken. Het is mogelijk dat een cliënt bij KSZ van meer dan twee personen afstamt. In dit geval kan het programma niet met zekerheid de juiste (twee) perso(o)n(en) aanduiden. Via de knop <Wijzigen> in het individueel dossier krijg je toegang tot een <Wijzigen>- en een <Verwijder>-knop zodat je zelf de correcte afstamming kunt aanduiden. Zelfde Economische cel Dit veld is belangrijk in functie van voorstel met barema, bijvoorbeeld leefloon. Moet aangevinkt worden voor: * aanvrager van leefloon zelf: * partner die meer verdient dan het wettelijke barema; * meerderjarige kinderen en ouders voor wie het OCMW beslist dat hun inkomen in rekening wordt gebracht Niet aanvinken voor inwonende broers/zussen. Recuperatiecode In dit veld kun je via een zoekscherm een code inbrengen die betrekking heeft op de wet van 2 april 65 (om formulieren voor het ministerie te kunnen opmaken). Als deze wet niet van toepassing is op de betrokkene, kun je dit veld overslaan. Verwantschap F2-opvraging. Verwantschapscode met de titularis van het sociaal dossier (de officiële KSZ-codes worden opgeladen ). Elk sociaal dossier moet minimum 1 titularis hebben om actief te zijn. Als dat niet het geval is, krijg je de melding geen actief titularis. Ten laste Geeft aan of de persoon ten laste is van de titularis van het sociaal dossier. Aanwezig Is de persoon voltijds aanwezig in het gezin, enkel tijdens het weekend? Dit is alleen noodzakelijk voor de berekening voorschot kinderbijslag. Inschrijving Code inschrijving in het bevolkingsregister, in het vreemdelingenregister of in het wachtregister. Verplicht veld voor de infofiche. Datum inschrijving Datum van inschrijving in het bevolkingsregister, in het vreemdelingenregister of in het wachtregister. Laatste wijziging op Datum waarop het dossier de laatste keer werd gewijzigd. Door Gebruiker die de laatste wijziging in het dossier maakte. Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

24 23 Bijgewerkt via KSZ Datum waarop het dossier de laatste keer werd bijgewerkt via Consultatie kruispuntbank. RN25 Datum waarop het dossier de laatste keer werd bijgewerkt met gegevens van het Rijksregister. RRNR info Met de knop <RRNR> info kun je de meest recente dossiergegevens van de cliënt opvragen bij het Rijksregister. Het programma werkt het individueel dossier automatisch bij en vult de gegevens aan waar nodig. Scherm bij minderjarigen Als het een minderjarige persoon betreft, komt er een extra veld Meerderjarig beschikbaar. Je kunt een datum invullen bij mogelijke redenen waarom een minderjarig persoon als meerderjarig beschouwd moet worden. Deze redenen zijn verschillend naargelang het geslacht: * Jongen: keuze uit huwelijk of partnerschap; * Meisje: keuze uit zwanger, huwelijk of partnerschap. Opgelet: er kan geen datum ingevuld worden zonder reden en omgekeerd. Hoofdstuk 5: Individueel dossier Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

25 6 PARAMETER BURGERLIJK EN FEITELIJK REGISTER 6.1 ALGEMEEN De parameter Burgelijke staat is uitgebreid met een kolom Feitelijke staat. De tabel burgerlijke staat kan een combinatie bevatten van officiële burgerlijke staten (die bij het Rijksregister gebruikt worden) en interne feitelijke situaties. Naar aanleiding van de aanpassingen in het individueel dossier moet je in de kolom Feitelijke staat aanduiden welke omschrijving overeenkomt met feitelijk gescheiden, samenwonend of onbekend. Als je dit wenst, kun je ook drie nieuwe statussen aanmaken. 6.2 BESPREKING VAN HET SCHERM Omschrijving Benaming van de burgerlijke of feitelijke staat in het OCMW. IT120/RN25 Officiële benaming van de burgerlijke staten vanuit het Rijksregister. IT123/RN25 Verplicht vinkje te plaatsen als het om wettelijke samenwoning gaat. Feitelijke staat Hier moet je de drie mogelijke feitelijke situaties aanvullen: * feitelijk gescheiden / niet samenwonend * feitelijk samenwonend * feitelijk onbekend Hoofdstuk 6: Burgerlijk en feitelijk register Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie

26 7 PARAMETERS DEAFULTWAARDE DOSSIEROPBOUW Je kunt binnen het bestuur standaard aangeven hoe de dossieropbouw moet verlopen. Deze parameters kunnen door de systeembeheerder ingesteld worden in menupunt Algemeen Sociale Dienst. Hierbij kun je vinkjes plaatsen om standaard extra info uit het Rijksregister over te nemen, de behandelende maatschappelijk werker en/of het verblijfsadres uit het SD over te nemen. Hiermee verloopt de dossieropbouw bij alle gebruikers meer op een uniforme manier. In de meerderheid van de gevallen zullen deze standaardwaarden gebruikt worden en zul je geen tijd verliezen om de parameters in te stellen. Tijdens de dossieropbouw heb je nog de mogelijkheid om in bepaalde gevallen de opties aan of af te vinken wanneer het toch nuttig is om andere parameters te gaan gebruiken. Hoofdstuk 7: Defaultwaarde dossieropbouw Handleiding Opbouw en beheer dossiers Versie