CommunicatCie Handboek

Transcriptie

1 2016 CommunicatCie Handboek Auteur: Nicolette van der Zwaag Update door Claudia van den Berg

2 Inhoud 1. Introductie Voorbereiding Taak als commissie Taken per commissielid Communicatci & facebookaccount Opbouw van de vergadering Planning TomTom Opbouw van de TomTom Belangrijke bestanden (staan op dropbox) TomTom naar de drukker TomTom offerte/bestelling-aanvraag bij drukker... 7 Smoelenboek bestelling... 8

3 1. Introductie Beste nieuwe voorzitter van de Communicatcie! Voor je ligt het handboek van de Communicatcie, om je een overzicht te geven van je taken en richting te geven, vooral voor de eerste periode, in hoe je dingen aanpakt. Als Communicatcie voorzitter heb je namelijk alle touwtjes in handen, wat natuurlijk super leuk is, maar ook een uitdaging kan zijn. Om je daarbij te helpen en de taak goed over te kunnen dragen, hebben we dit handboek ontwikkeld! Waarom hebben we eigenlijk een Communicatcie? Natuurlijk om de communicatie te bevorderen en daarmee de onderlinge betrokkenheid! De kern van de Communicatcie is geformuleerd als: Artikel 57: Communicatiecommissie 57.1 De Communicatiecommissie heeft tot doel: de onderlinge betrokkenheid binnen de vereniging te vergroten, vooral door middel van het vertellen van verhalen en ervaringen aan elkaar De Communicatiecommissie is verantwoordelijk voor a. het uitgeven en verspreiden van het smoelenboek in het begin van het collegejaar met hierin de benodigde gegevens van alle leden; b. het verspreiden van publicaties om het doel zoals beschreven in 57.1 te bereiken Hetgeen de Communicatiecommissie publiceert dient verenigbaar te zijn met het karakter van de vereniging De Communicatiecommissie verspreidt tenminste twee tekstpublicaties per maand gedurende het verenigingsseizoen De Communicatiecommissie stelt aan het begin van het verengingsjaar een plan op waarin staat met welk soort publicaties ze gaat communiceren. Dit plan moet worden goedgekeurd door de abactis en wordt naar de vereniging gecommuniceerd. Bij het uitvoeren van je taak als commissievoorzitter is het van belang dit doel altijd in het achterhoofd te houden, zodat je dit doel ook echt bereikt! 2. Voorbereiding Als Communicatcie voorzitter wordt je al vóór de zomervakantie gevraagd. Dit is niet voor niets. Het smoelenboek wordt namelijk al vroeg in het jaar uitgebracht. Samen met de opmaakredacteur ben je hier in de zomer al mee bezig, om het voor te bereiden en een soepel verloop te plannen. Naast het smoelenboek maak je in ieder geval twee tekstpublicaties per maand. Hierbij kun je denken aan een blog, gedrukte boekjes ( TomTom ) maar ook bijvoorbeeld aan een verjaardagskalender. Voordat we overgaan naar het meer praktische deel van het handboek, is het belangrijk om nog te benadrukken hoe visievorming een rol speelt binnen de commissie. Samen met de Abactis denk je na over je visie en missie voor het komende jaar. Hier mag je zelf invulling aan geven, waarin de Abactis je ondersteunt. Denk hierbij na over vragen als welke boodschappen je de vereniging in wilt brengen, hoe dit aansluit bij het motto van NSW (Christus kennen en Hem bekend maken), hoe je vorm wilt geven aan de samenwerking binnen je commissie (teambuilding etc.), hoe je met de TomTom aan kunt sluiten bij waar de vereniging doorheen gaat en welke rol volgens jou de TomTom speelt in de vereniging. Heel concreet uit deze visievorming zich bijvoorbeeld in de thema s die je kiest voor de TomToms!

4 Hoewel het soms moeilijk is deze meer inhoudelijke taak van de voorzitter terug te brengen in je praktische taken, is het goed deze dingen van te voren op een rijtje te hebben, zodat je goed kunt afwegen waar je met de TomTom naar toe wilt! Denk hier niet alleen in je eentje over na, maar bespreek het vooral ook binnen je commissie, als deze eenmaal rond is! Dan kun je er samen voor gaan! 3. Taak als commissie - Smoelenboek - Tomtoms uitbrengen - Ruimte voor andere invulling als blog, facebook, website van NSW 4. Taken per commissielid - De voorzitter (hoofdredacteur) heeft het volgende takenpakket: o Samenstellen commissie i.o.m. Abactis o Agenda maken voor de vergaderingen o Vergaderingen leiden o Planning maken en deadlines in de gaten houden o s beantwoorden vanuit de commissie/vereniging/bestuur/abactis o Contact met de drukker: offerte en bestelling plaatsen o Verantwoordelijk voor de evaluatie van de commissie o Verantwoordelijk voor de overdracht van documenten aan de Abactis o Verantwoordelijk voor de mondelinge overdracht met de nieuwe voorzitter. - De eindredacteur heeft het volgende takenpakket: o Verantwoordelijk voor het nakijken en controleren van de ingezonden stukken voordat ze in de TomTom worden geplaatst, ook spellingcontrole valt hieronder. - De opmaakredacteur heeft het volgende takenpakket: o Verantwoordelijk voor de opmaak van de TomTom o Verantwoordelijk voor de opmaak van het Smoelenboek - De notulist heeft het volgende takenpakket: o Notulen maken van de vergadering o Notulen mailen naar Abactis en de overige commissieleden 5. Communicatci & facebookaccount Als voorzitter beheer je de TomTom . Kijk hier regelmatig op, zodat je niets over het hoofd ziet. Gebruik deze mail als je mailt naar de vereniging over TomTom en Smoelenboek zaken. Ook wordt deze mail gebruikt om te mailen naar de drukker. adres: tomtom.nsw@gmail.com Wachtwoord: tomtomnavigeert Facebook: Gebruikersnaam: tomtom.nsw@gmail.com Wachtwoord: navigators

5 6. Opbouw van de vergadering Als voorzitter leidt je de vergadering, en stuur je van te voren de agenda rond, zodat iedereen zich hierop kan voorbereiden. Je kan de vergadering beginnen met een geestelijke opening en/of gebed. Het is leuk om te beginnen met een gezamenlijke maaltijd, omdat je per TomTom maar een keer vergaderd, is het juist leuk om te eten met elkaar zodat je elkaar beter leert kennen. 1. Welkom 2. Vaststellen agenda 3. Smoelenboek evaluatie (indien van toepassing) 4. TomTom evaluatie (indien van toepassing) a. Hoe ging de samenwerking, wist iedereen wat ie moest doen? b. Hoe was de communicatie naar de vereniging toe? c. Hoe was de communicatie met de Abactis? 5. Brainstorm sessie voor de volgende TomTom: rubrieken, thema, etc. 6. Taken per commissielid 7. Actiepunten op een rijtje; ook per persoon 8. Deadlines 9. Afsluiting Zorg ervoor dat iedereen na de vergadering goed helder heeft wat hun/haar actiepunten zijn. Zorg er daarnaast voor dat de notulist de notulen snel uitwerkt, met duidelijk de actiepunten erin. Zo kan iedereen vlot aan de slag! Stuur de notulen ook naar de Abactis. 7. Planning TomTom Hieronder kun je een globale planning vinden van hoe het maken van de TomTom in zijn werk gaat. Zoals je kunt zien is het een redelijk strakke planning! Als voorzitter is het zaak deze planning goed strak te houden. Daarnaast zie je dat je eigenlijk elke week wel wat doet voor de commissie. Door dit werk goed te spreiden en verantwoordelijkheden binnen de commissie goed af te spreken blijft het overzichtelijk en zal het uiteindelijk meevallen hoeveel tijd je er mee kwijt bent. Per TomTom ben je ongeveer 10 weken kwijt. Drie TomToms per jaar is dus helemaal zo gek nog niet! Plan genoeg tijd om stukken te schrijven en zorg voor een flexibele deadline, want er zijn altijd nog mensen die nog moeten beginnen als de deadline al voorbij is. Houd vooral voor ogen dat de eindredacteur genoeg tijd heeft om de opmaak te doen voor dat de TomTom naar de drukker wordt g d. Voor vrijdag 12 uur mailen, betekent dinsdag de TomToms geleverd in Wageningen! Week Datum Bijzonderheden Planning commissie 39 24sept-30sept 2 e vergadering Zelf plan hebben/actie ondernemen voor de stukjes 40 1okt-7okt Mensen vragen voor stukjes!! +aan de slag 41 8okt-14okt Kring Stukjes schrijven Deadline NSWers/anderen: vr 14 okt 42 15okt-21okt ZelfstudieWUR Deadline commissieleden: vr 21 okt 43 22okt-28okt TentamensWUR, kring Eindredactie 44 29okt-4nov ALV Opmaakredactie (1,5 week totaal) 45 5nov-11nov Kring Helft 1: Opmaakredactie, Helft 2: opmaak nakijken voorzitter en eindredacteur 46 12nov-18nov Woensdag 14:start Helft 1: Laatste versie opmaak wordt gemaakt,

6 happietaria 47 19nov-25nov Dinsdag 20: kring Tomtoms uitdelen in kringhuizen 48 26nov-2dec Helft 2: Naar de drukker Ontvangen van Tomtoms en dinsdag uitdelen 8. Opbouw van de TomTom Hoewel de invulling van de TomTom redelijk vrij is, kun je hier een opbouw vinden die handig en richting gevend is voor de invulling. Een TomTom bestaat uit 20 pagina s met de voorkant en achterkant meegerekend. Dikgedrukt is verplicht. Overige rubrieken kun je zelf invulling geven, hoewel het natuurlijk leuk is om altijd een commissie aan het woord te laten, evenals bijvoorbeeld de NSWeetjes. Maar het is natuurlijk ook erg leuk om met een eigen rubriek te komen, zoals de Lieve Jaap of Dilemma s of Ouderejaars aan het woord! - Voorkant, met een leuke foto - Inhoudsopgave - Woord van de voorzitter - Stukje vanuit het bestuur - Stukje van staf/nestor/bekende christen - Strijd der Kringhuizen een commissie: verhaaltje erover - Achterkant met een leuke foto/strip - Getest product door de communicatcie / recepten - Quiz - Percentages van doorsnee NSWer of eigenschappen daarvan - Humorstukje door iemand/column - Recept - NSWeetjes/ NSW uitspraken - Columns: leuke of juist meer filosofische columns - Dilemma s - Lieve Jaap - Ouderejaars aan het woord >> gelinkt aan het beleid van het bestuur MAX aantal woorden per pagina +/-250, maar zonder foto 300. Begin op tijd met mensen vragen!!!!!! 9. Belangrijke bestanden (staan op dropbox) - Vorige tomtoms - Logo s - Vorige smoelenboeken - Kip-ei stamboom - Bijhouden van de wijzigingen in het smoelenboek (in de zomervakantie gaan alle leden je dus nieuwe adres doorgeven, dit stop je in een tabelletje om te checken later of het allemaal goed in het smoelenboek verwerkt is).

7 10. TomTom naar de drukker - Drukker: Colorhouse in Almelo Mail: almelo@colorhouse.nl - Week van te voren de offerte aanvragen via de mail. - Zie hieronder voor een voorbeeld offerte mail - Zie hieronder voor een voorbeeld bestelling mail - Check het afleveradres! - Check het oplage aantal bij de Abactis! (leden, seniorleden, staf, archief) - Vrijdag vóór 12.00u de bestelling doorgeven, dan wordt het dinsdag bezorgd bij de bestuurslocatie. - Verstuur het pdf bestand via WeTransfer, omdat het te groot is om via de mail te versturen - Stuur de Abactis een mail dat de bestelling is geplaatst. - Schrijf op dinsdag als de TomToms binnen zijn de namen van de leden op de voorkant Overige tips: - Contact hebben met de VIT-cie over de (pas)foto s van de sjaars. Tijdens de VIT moet iemand foto s van elke sjaars maken. Deze foto s moeten doorgegeven worden aan de Communicatcievoorzitter. Daarna kan de opmaakredacteur met deze foto s aan de slag. - Wachtwoorden: tomtom.nsw@gmail.com tomtomnavigeert - NSW Piccasa account: fotonsw@gmail.com, wachtwoord stadvanvrede Je moet regelmatig de mail van de Communicatcie checken! Wordt snel vergeten als je er minder mee bezig bent. - Bijhouden schema wijzigingen smoelenboek (nieuwe foto, spreuk) - Indeling maken voor de TomTom (welk artikel komt op welke pagina), handig voor opmaakredacteur. Beetje goede verdeling maken, bv niet alle Lifestyle artikelen achter elkaar. - Kip-ei stamboom bijhouden. Als de nieuwe leden er zijn kunnen er weer nieuwe kip-ei relaties worden aangegaan. Dit moeten de kringhuisvoorzitters aan jou doorgeven (via tomtom gmail). Je houdt een lijst bij en geeft dit door aan degene die de stamboom up-todate maakt. Vraag na bij Anne of ze dit nog steeds graag doet komend jaar. - Aan het begin van het jaar moet er 2 weken achter elkaar een formulier met gegevens van ouderejaars rond worden laten gaan in elk kringhuis. Iedereen moet zijn/haar gegevens checken en wijzigingen in bv tel.nr meteen opschrijven op het formulier. De Abactis bezit over alle gegevens en kan deze lijsten per kringhuis printen.

8 11. TomTom offerte/bestelling-aanvraag bij drukker Hieronder vind je de mail voor offerte & bestelling bij de drukker. BELANGRIJK: - Alles is zwart/wit - 20 pagina s in totaal voor TomTom - 5mm ruimte tussen de rand van de pagina en de tekst laten - Je kan deze informatie gewoon knippen, plakken en versturen - Zie ook de mails in de tomtom mail. Beste meneer/mevrouw, Ik zou graag een offerte/bestelling willen aanvragen voor ons vereningsblad de TomTom. Het is belangrijk dat alles zwart/wit wordt, ook de voor- en achterkant. Omschrijving: Verenigingsblad TomTom Oplage: 170 Formaat: 148 x 210 mm Omvang: 20 A5 pagina's (incl. omslag) Voorbereiding: in de vorm van een digitaal bestand door u bij te leveren Binnenwerk: 1/1 tweezijdig in zwart Omslag: 4/1 zwart, achterzijde zwart Bedrukking: Binnenwerk: 80 grams Plano Perfect wit FSC Mixed Credits (CU-COC ) Omslag: 160 grams Color Copy (FSC Mixed Credits, CU-COC ) Materiaal: Afwerking: geniet-gebrocheerd en voorzien van een squarefold Verpakking: handzaam verpakken in dozen Afleveradres: Navigators Studentenvereniging Wageningen [adres van bestuurslid of bestuurslocatie] [postcode] Wageningen Ik zou graag een bevestiging willen ontvangen of u het pdf bestand heeft ontvangen? Het is namelijk verstuurd via WeTransfer. Zou u mij kunnen vertellen of de TomToms dinsdag geleverd kunnen worden? In afwachting van uw reactie, Met vriendelijke groet, Claudia van den Berg Voorzitter Communicatcie der NSW

9 Smoelenboek bestelling Beste meneer/mevrouw, Deze mail stuur ik u namens NSW, Navigator Studentenvereniging Wageningen. Dit jaar ben ik, Claudia, verantwoordelijk voor onze verenigingsbladen en het jaarlijkse ledenboek. Graag zou ik een offerte willen aanvragen voor: Omschrijving : ledenboekje Oplage : 170 Formaat : 105 x 148 mm Omvang : 88 A6 pagina's binnenwerk + 4 A6 pagina's omslag Voorbereiding : in de vorm van een digitaal bestand door u bij te leveren Bedrukking : geheel: 1/1 tweezijdig in zwart Materiaal : geheel: 80 grams hvo wit Afwerking :voorzien van wire-o-binding aan de korte zijde met voor en achter een transparant schutvel Verpakking : handzaam verpakken in dozen Afleveradres:. Alvast bedankt! Hartelijke groeten, Claudia van den Berg Voorzitter Communicatcie der NSW