Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via

Transcriptie

1 Aan de Voorzitter van het OCMW van Aartselaar Kapellestraat Aartselaar Geïntegreerd inspectieverslag POD MI Inspectiedienst POD MI 3 OCMW/RMID-RMIB-SCP/2014 Betreft: Geïntegreerd inspectieverslag Geachte Voorzitter, Hierbij vindt u het verslag van de inspecties die plaatsvonden in uw centrum op 28/10/2014. Dit inspectieverslag bestaat uit drie delen: Een algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten van de inspecties en de aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedure De controletabellen per begunstigde Indien u vragen hebt over deze controle, kunt u contact opnemen met uw inspecteur via mi.inspect_office@mi-is.be. Briefwisseling dient gericht te worden aan de Programmatorische Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (POD MI), Dienst Inspectie, WTC II, Koning Albert II-laan 30, 1000 Brussel.

2 1. INLEIDING De missie van de POD Maatschappelijke integratie is de voorbereiding, uitvoering, evaluatie en opvolging van het federale beleid voor maatschappelijke integratie, waardoor ieders sociale grondrechten op duurzame wijze worden gegarandeerd. De controles die door de inspectiedienst in de OCMW s worden uitgevoerd, passen in deze missie en gaan uit van de volgende visie ; Controle op de toepassing van de federale wetgeving voor maatschappelijke integratie aan de hand van juridische, administratieve en financiële inspecties Advies aan de OCMW's over het wettelijk kader en de concrete toepassing van de regelgeving Kennis: door haar schakelfunctie tussen de administratie en de actoren op het terrein draagt de dienst inspectie bij tot de strategische voorbereiding van het beleid inzake maatschappelijke integratie. Om deze opdracht tot een goed einde te brengen, stelt de inspectiedienst zich de volgende doelstellingen; Toezien op een uniforme en correcte toepassing van de wetgeving en reglementering aangaande de subsidies die de federale staat toekent aan de OCMW s. Houden van doelgerichte, uniforme en periodieke controles van de OCMW s op boekhoudkundig, administratief en juridisch vlak. Deze controles dragen bij tot de gelijke wettelijke behandeling van de gebruikers van de OCMW-diensten. Verzamelen van informatie om het beleid inzake maatschappelijke integratie en armoedebestrijding te optimaliseren. Uitbouwen van structurele en kwalitatieve relaties met de OCMW s (belangrijkste partners van de federale administratie) met het oog op een goede communicatie en een kwaliteitsvolle dienstverlening. Uitwisselen van informatie met de interne diensten van de POD MI. Meewerken aan het actieplan voor de strijd tegen de sociale fraude waartoe in 2011 door de Regering werd besloten. Met deze controles wil de dienst inspectie de waarden van de POD MI verdedigen; Respect De kwaliteit van de dienstverlening en klantvriendelijkheid Gelijke kansen voor iedereen Diversiteit Openstaan voor verandering De procedure voor de controles wordt toegelicht op de website van de POD MI ( 2

3 2. CONTROLES Omschrijving Jaargang controle Bijlage Wet van 02/04/1965: controle van de medische kosten Wet van 02/04/1965: boekhoudkundige controle Recht op Maatschappelijke Integratie: controle van de sociale dossiers Recht op Maatschappelijke Integratie: boekhoudkundige controle Stookoliefonds (verwarmingstoelage) Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing 7 Sociaal Gas- en Elektriciteitsfonds Geen controle uitgevoerd Geen controle uitgevoerd Geen controle uitgevoerd 2012 Geen controle uitgevoerd Bijlage 1: Controle van de medische bewijsstukken Bijlage 2: Controle op de wet van 2 april 1965 Bijlage 3: Controle van de sociale dossiers voor MI Bijlage 4: Controle van de subsidies voor MI Bijlage 5: Controle van het stookoliefonds Bijlage 6: Controle van de subsidies voor SCP Bijlage 7: Controle van de Energiefonds-subsidies U vindt een gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde controles in de bijlagen van deze brief. 3. VOORBEREIDING EN VERLOOP VAN DE INSPECTIE De inspecteur heeft de controles in goede werkomstandigheden kunnen uitvoeren. Tevens wenst de inspecteur de goede medewerking van uw personeelsleden te benadrukken. Zij beantwoordden alle gestelde vragen en hebben indien nodig bijkomende informatie verschaft. De inspecteur heeft de bewijsstukken ontvangen die per mail aan uw OCMW gevraagd werden om de controle op een correcte manier te kunnen voorbereiden. Deze stukken waren van een goede kwaliteit zodat de controle vlot verliep. 4. VASTSTELLINGEN EN AANBEVELINGEN De onderstaande tabellen geven een overzicht van de vaststellingen en de aanbevelingen per gecontroleerde materie: 3

4 Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers In de dossiers waar een aanvullend leefloon wordt toegekend bevatten de kennisgeving geen berekening van het aanvullend leefloon. Wij verwijzen u hier naar het artikel 21 2 van de wet van 26/05/2002: wanneer de beslissing betrekking heeft op een geldsom, moet het toegekende bedrag worden vermeld, alsook de wijze van berekening. De schriftelijke mededeling van de raadsbeslissing dient op zo n manier geformuleerd te zijn dat deze door de aanvrager kan worden begrepen en dat deze laatste de juistheid ervan kan nagaan. Voor één dossier werd geen motivatie in het sociaal dossier gevonden waarom men geen rekening houdt met de inkomsten van de inwonende moeder. Wanneer de aanvrager samenwoont met één of meer meerderjarige ascendenten en/of descendenten van de eerste graad, KAN het gedeelte van de bestaansmiddelen van ieder van die personen dat het bedrag voor samenwonende overschrijdt geheel of gedeeltelijk in aanmerking worden genomen voor de berekening van de bestaansmiddelen: het centrum moet dus de billijkheidsredenen motiveren op basis waarvan het geen of slechts gedeeltelijk rekening houdt met deze bestaansmiddelen. In 2 dossiers werd geen ontvangstbewijs en geen intake-formulier opgemaakt. De opmaak van beide documenten is wettelijk verplicht op grond van het artikel 18 3 van de wet van 26/05/2002 en het artikel 6 van het KB van 11/07/2002. In verscheidene dossiers ontbraken bewijsstukken. We verwijzen hier graag naar de omzendbrieven dd. 18/02/2004 en dd 14/3/2014 waarin vermeld wordt dat het sociaal verslag, naargelang de situatie, dient aangevuld te worden met bewijsstukken. Deze dienen we terug te vinden in het sociaal dossier. Voor één dossiers ontbraken alle noodzakelijke sociale verslagen en beslissingen vanaf 8/2013 terwijl betrokkene wel het leefloon verder uitbetaald kreeg. Dit leefloon bleek na onderzoek terecht te zijn (student + nog lopend dossier), het ontbreken van de sociale verslagen en beslissingen zou het gevolg zijn van een uitdiensttreding van de maatschappelijk assistent. Voor deze student werden ook geen evaluaties van het GPMI teruggevonden. In toepassing van artikel 15 van het KB van 11/07/2002 dient er minstens één maal per trimester een evaluatie te gebeuren. Hiervan dient een schriftelijke weerslag terug te vinden zijn in het dossier. De aanwezigheid van evaluaties is één van de voorwaarden voor toekenning van de verhoogde toelage in de zin van artikel 34 van de wet. Deze worden ingetrokken. In dit dossier is er duidelijk geen opvolging gebeurd. Studenten: De jongere moet zijn werkbereidheid aantonen tijdens de periodes die verenigbaar zijn met zijn studies, tenzij dit niet mogelijk is wegens gezondheids- of billijkheidsredenen. Deze voorwaarde moet individueel en dus geval per geval nagegaan worden. Voor één dossier konden we vaststellen dat het OCMW in de vakantieperiode één maand leefloon intrekt zonder dat men hiervoor een correcte motivering terugvindt in het sociaal verslag. Door het ontbreken van de loonfiche en dus het loon, kan het OCMW onmogelijk vaststellen of er al dan niet nog recht is op leefloon. Concreet dient u bijgevolg loonfiches voor te leggen waarvan het loon boven het categorie bedrag leefloon ligt gedurende de periode van een maand. Indien de betrokkene geen vakantiejob zocht en dus de bepalingen van het GPMI niet naleefde moet het OCMW een beslissing tot schorsing nemen zoals het artikel 30 4

5 paragraaf 2 van de wet voorziet. Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Er werd vastgesteld dat uw OCMW een gedeelte van de ontvangsten niet doorgeeft aan de POD. Gelieve hiervoor in de toekomst de formulieren D te gebruiken. Een aantal tewerkstellingen (art 60 7) werden te lang betoelaagd. De periode van de tewerkstelling mag niet langer zijn dan de periode die voor de tewerkgestelde persoon nodig is om gerechtigd te worden op volledige sociale uitkeringen. Indien begunstigde ouder is dan 50 jaar en voltijds werkt dan dient betrokkene 624 dagen te bewijzen. De toelage art 60 is dan eveneens beperkt tot 2 jaar. Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing Een LOI-bewoner kan geen aanspraak maken op steun van het fonds voor sociale en culturele participatie. De wet betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën van vreemdelingen van 12 januari 2007 regelt de verlening van de toegekende hulp voor de LOI-bewoners (Fedasil). 5. DEBRIEFING EN ALGEMENE OPMERKINGEN Evolutie ten opzichte van eerdere controles Controle recht op maatschappelijke integratie, sociale dossiers: Bij een vorige controle werden de opmerkingen inzake het ontbreken van de GPMI evaluaties en het vermelden van de berekening in de kennisgeving reeds doorgegeven. Bij de huidige controle stellen we nog steeds dezelfde fouten vast. Wij rekenen erop dat u zo snel mogelijk de nodige maatregelen treft opdat uw dossiers conform de wettelijke bepalingen opgemaakt zijn. Controle boekhouding recht op maatschappelijke integratie: In tegenstelling tot de vorige controle waar de analyse van de rekeningen tot een eventueel te weinig ontvangen bedrag kwam, komt men bij de huidige controle een te veel ontvangen toelage uit. Dit verschil is in hoofdzaak te wijten aan het niet of slechts gedeeltelijk doorgegeven van de ontvangsten. Fonds voor participatie en sociale culturele en sportieve ontplooiing: Er werd gunstig gevolg gegeven aan de opmerkingen van de vorige controle. Debriefing De resultaten werden op het einde van de controles besproken met de secretaris en enkele andere OCMW-medewerkers. Alle gedane vaststellingen en opmerkingen werden overlopen 5

6 en besproken. Tijdens deze debriefing konden de personeelsleden van het OCMW ook bijkomende vragen stellen aan de inspecteur. 6. CONCLUSIE De onderstaande tabellen geven een overzicht van de eventuele subsidietekorten en de te veel ontvangen subsidies. Te weinig ontvangen toelagen Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle Te veel ontvangen toelagen Periode Terugvorderingsprocedure Zie bijlage 3 Zie bijlage 4 Controle Recht op Maatschappelijke Integratie, controle van de sociale dossiers Periode 2013 Terug vordering Cf. bijlage nr. 3 Terugvordering s-procedure Door onze diensten Terugvorderings -periode Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Recht op Maatschappelijke Integratie, boekhoudkundige controle ,17 Door onze diensten Op een van de volgende maandelijkse kostenstaten Fonds voor Maatschappelijke Participatie en Culturele en Sportieve Ontplooiing ,20. Door onze dienst Budget Via een vordering tot terugbetaling die u zal ontvangen De inspecteur stelde geen te veel ontvangen subsidies vast tijdens de controle. Mag ik u verzoeken om uw akkoord binnen een termijn van 15 dagen volgend op de ontvangst van dit verslag te verzenden naar mi.inspect_office@mi-is.be 6

7 Als er geen antwoord volgt binnen de opgelegde termijn wordt dit beschouwd als een aanvaarding van de resultaten van de inspectie. Met vriendelijke groeten, Voor de Voorzitter van de POD Maatschappelijke Integratie : De directeur-generaal, Anne-Marie VOETS 7

8 BIJLAGE 3: CONTROLE VAN DE DOSSIERS MET BETREKKING TOT DE WET VAN 26/05/2002 INZAKE HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, OVEREENKOMSTIG ART 57 VAN HET KB VAN 11/07/2002 JAAR 2013 De controle had betrekking op de volgende elementen: de analyse van de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet van 26/05/2002; en de controle van de toepassing van de wetgeving, op basis van een selectie van individuele dossiers. 1. Algemene analyse van de procedure Dit is de procedure die toegepast dient te worden in het kader van de wet: Inschrijving van de aanvragen in een register; Afleveren van een ontvangstbewijs; Opstellen van een aanvraagformulier; Aanwezigheid van bewijsstukken; Sociaal onderzoek van een maatschappelijk werker om na te gaan wat de situatie van de aanvrager is op het ogenblik van de indiening van de aanvraag; Beslissing van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn binnen de 30 dagen volgend op de aanvraag + kennisgeving aan de betrokkene binnen de 8 dagen. De inspecteur stelt vast: dat de procedure op een verkeerde manier werd toegepast met betrekking tot de volgende elementen: de beslissingen en kennisgevingen: wanneer de beslissing betrekking heeft op een geldsom, moet naast het toegekende bedrag ook de wijze van berekening worden vermeld. tewerkstellingen art 60 7: De periode van de tewerkstelling mag niet langer zijn dan de periode die voor de tewerkgestelde persoon nodig is om gerechtigd te worden op volledige sociale uitkeringen. en dat de procedure in bepaalde dossiers niet toegepast werd met betrekking tot de volgende elementen: afleveren van een ontvangstbewijs; opstellen van een aanvraagformulier; minimale jaarlijkse herziening GPMI: opmaak 3 maandelijkse evaluaties 2. Controle van de individuele dossiers op basis van een steekproef 10 individuele dossiers werden gecontroleerd. U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 3. 8

9 3. Conclusies In bepaalde dossiers die vermeld worden in controletabel 3 heeft uw centrum de procedure met betrekking tot de het recht op maatschappelijke integratie niet nageleefd en/of de wetgeving niet op een correcte manier nageleefd; de aanbevelingen ter zake werden geformuleerd in deel 1 van dit verslag. De inspecteur heeft nog bijkomende informatie nodig voor de dossiers vermeld in Controletabel 3. De informatie dient vóór het einde van de 2de maand volgend op de verzendingsdatum van dit schrijven naar de inspecteur te worden g d. De dossiers waarvoor verbeteringen zullen worden uitgevoerd door onze diensten zijn weergegeven in Controletabel 3. 9

10 BIJLAGE 4: CONTROLE VAN DE SUBSIDIES DIE WORDEN TOEGEKEND IN HET KADER VAN DE WET VAN 26/05/2002 MET BETREKKING TOT HET RECHT OP MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE PERIODE Bij de boekhoudkundige controle wordt een vergelijking gemaakt van de cijfers van het OCMW en de subsidies van de POD MI, betreffende de uitgaven en terugvorderingen omtrent het leefloon en de tewerkstellingen betaald door het OCMW. 1. Analyse van de rekeningen van het OCMW (met uitzondering van de uitgaven voor tewerkstellingen in het kader van Art van de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s) Volgens de POD MI 2009 Uitgaven Ontvangsten Leefloon (50% - 65%) ,05 Soc.integratieproject student(60%-75%) ,74 Project individuele integratie (70%) 8.078,70 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,14 Toekenning bestaansminimum dakloze(100%) 2.252,87 Verhoogd bestaansminimum (100%) 948,74 Regularisaties mbt voorgaande jaren* - 887, Leefloon (50% - 65%) ,64 Soc.integratieproject student(60%-75%) ,10 Project individuele integratie (70%) 9.290,75 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,91 Regularisaties mbt voorgaande jaren* , Leefloon (50% - 65%) ,60 Soc.integratieproject student(60%-75%) ,51 Project individuele integratie (70%) ,52 Persoon nt. ingeschr. rijksreg(100%) ,43 Tewerkstelling artikel 61 (100%) : 1.411,29 Regularisaties 2012 mbt controleperiode ,69 Regularisaties 2013 mbt controleperiode ,72 Niet doorgegeven ontvangsten ,97 TOTAAL , ,97 * Regularisaties betreffende 2008 en eventueel voorgaande jaren, maar overgedragen naar 2009, 2010 of 2011 Totaal van de netto-uitgaven die door de POD gesubsidieerd worden voor de gecontroleerde periode: , ,97 = ,26 10

11 Volgens de rekeningen van het OCMW 2009 Uitgaven Ontvangsten Leefloon (50% - 65%) , , Leefloon (50% - 65%) , , Leefloon (50% - 65%) , ,39 TOTAAL , ,25 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW voor de gecontroleerde periode: , ,25 = ,90. Vergelijking van de totalen Periode Totaal van de netto-uitgaven van de POD MI: ,26 Totaal van de netto-uitgaven van het OCMW: ,90 Verschil: 1.004,64 Foutenmarge = (verschil/netto-uitgaven POD MI) x 100 0,16% Eventueel te weinig ontvangen toelagen aan 50%: 502,32 Er zal geen rekening worden gehouden met dit verschil, want op het totaal van uw nettouitgaven kan dit als een gering verschil beschouwd worden. Dit verschil geeft echter een vertekend beeld daar dit verschil werd bekomen door het geheel van niet door het OCMW doorgegeven ontvangsten in de cijfers in te brengen als zijnde ontvangen door de POD. Het OCMW gaf ,97 (bedrag aan 100%) aan effectief van de begunstigden ontvangen bedragen niet door aan de POD. Verrekend met de juiste percentages heeft dit een terugvordering van ,20 tot gevolg. U vindt een overzicht van de dossiers hoe aan dit bedrag gekomen wordt terug in controletabel 4C. 3. Analyse van de tewerkstellingen in het kader van Art 60 7 van de Organieke Wet van 08/07/1976 betreffende de OCMW s De controle van de tewerkstellingen in het kader van artikel 60 7 bracht het volgende aan het licht: een te veel ontvangen toelage van ,97 een eventueel te weinig ontvangen toelage. U vindt een gedetailleerde beschrijving van de te veel ontvangen toelagen in controletabel 4D. De eventueel te weinig ontvangen toelagen vindt u in controletabel 4E. 11

12 4. Conclusies Uit uw terugvorderingen leefloon kan worden afgeleid dat uw OCMW voor een bedrag van ,20 te veel aan toelagen heeft ontvangen. U vindt een overzicht van de dossiers hoe aan dit bedrag gekomen wordt terug in controletabel 4C. Wat uw tewerkstellingssubsidies betreft heeft uw OCMW ,97 teveel ontvangen. Er werd dus , ,97 = ,17 teveel ontvangen. Dit bedrag zal het voorwerp uitmaken van een terugvordering op een volgende subsidie die u zal worden uitbetaald. Wat uw tewerkstellingsdossiers betreft heeft uw OCMW tevens een subsidietekort voor een aantal dossiers (zie controletabel 4 E). De desbetreffende subsidies zouden u nog kunnen worden terugbetaald, op voorwaarde dat de termijn van 45 dagen wordt nageleefd en dat u zelf uw regularisaties aan mijn diensten bezorgt (Art 21 6 van de Wet van 26/05/2002). Om te weten of er nog een eventueel recht geldt voor de inning van dit subsidietekort en hoe u dit recht kunt laten gelden, kunt u contact opnemen met onze frontdesk (vraag@miis.be of tel. 02/ ) om zo een lijst te krijgen van de formulieren die geweigerd werden (en uitleg over de foutieve codes). Deze documenten zullen u per mail bezorgd worden. 12

13 BIJLAGE 6: CONTROLE OP HET GEBRUIK VAN DE SUBSIDIES TOEGEKEND VOOR DE BEVORDERING VAN SOCIALE PARTICIPATIE EN VAN DE CULTURELE EN SPORTIEVE ONTPLOOIING VAN DE GEBRUIKERS VAN OCMW-DIENSTEN, EN OP DE SPECIFIEKE MAATREGEL VOOR KINDERARMOEDE JAAR 2012 De inspectie wordt uitgevoerd op drie niveaus: Algemene analyse van het gebruik van het fonds; Boekhoudkundige controle waarbij de cijfergegevens in OCMW-boekhouding vergeleken worden met de subsidies toegekend door de POD MI De controle van alle dossiers of van een steekproef op de bewijsstukken voor alle soorten activiteiten. 1. Algemene analyse van het gebruik van het fonds Subsidie bij Koninklijk Besluit aan het OCMW toegekend: (activiteiten) (gerecycleerde computers) (kinderarmoede). Deze bedragen werden niet volledig gebruikt; het OCMW vraagt geen deelname van de begunstigden; de doelgroep die afgebakend werd door het OCMW is te ruim: LOI-bewoners behoren sinds 2011 niet meer tot de doelgroep; uw OCMW gebruikt het Fonds om tegemoet te komen in gevarieerde activiteiten; de beslissingen van individuele steun worden telkens voorgelegd aan de Raad voor Maatschappelijk Welzijn. 2. Boekhoudkundige controle Boekhoudkundige tabel op basis van de rekeningen van het OCMW JAREN EFFECTIEVE UITGAVEN OCMW EFFECTIEVE TERUGVORDERINGEN OCMW SUBSIDIES AANVAARD DOOR DE CEL DSO VAN DE POD MI SUBSIDIES AANVAARD NA INSPECTIE BOEKHOUDING , , ,20 3. Controle van de bewijsstukken Controle van de activiteiten van de algemene maatregelen 10 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6A. Er werd 344 geweigerd. 13

14 Motivering weigering van de activiteiten: enerzijds toekenningen aan personen die niet behoren tot de doelgroep (LOI-bewoners) en anderzijds het volgen van een werk gerelateerde taalcursus Nederlands. Gerecycleerde computers Geen dossiers Controle van de activiteiten van de specifieke kinderarmoedemaatregel 5 effectieve betalingen en facturen werden gecontroleerd (op basis van bewijsstukken). U vindt een gedetailleerde beschrijving van deze controle per begunstigde in controletabel 6C. Er werd 1.316,20 geweigerd. Motivering weigering van de activiteiten: toekenningen aan personen die niet behoren tot de doelgroep (LOI-bewoners). 4. Conclusies Voor het gecontroleerde jaar heeft uw OCMW een te veel ontvangen toelage ontvangen van 1.660,20. Voor dit bedrag zal u binnenkort een vordering tot terugbetaling ontvangen van onze dienst Budget. 14