Dick Brouwer, namens de projectgroep Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Dick Brouwer, namens de projectgroep Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces"

Transcriptie

1 Bijlage 3 Notitie STAF BESTUUR EN DIRECTIE aan c.c. van onderwerp Het College Dick Brouwer, namens de projectgroep Verbeteren bestuurlijk besluitvormingsproces Kaders archivering en ontsluiting team SBSBD steller Dick Brouwer doorkiesnummer datum 8 juni Inleiding Ter verbetering van het bestuurlijk besluitvormingsproces wordt om kaders gevraagd aangaande de archivering en ontsluiting van bescheiden. Daartoe worden in deze kaderstellende notitie diverse wet- en regelgeving, lokale bepalingen en autonome ambities bij elkaar gezet; waaronder de relevante principes uit de Venlose Referentie Architectuur (VERA genaamd). We reciteren vooral wat al bedacht en/of beschikbaar is; zonder al te veel nieuwe zaken te formuleren. Juridische toetsing en toetsing op volledigheid verdienen nog aandacht. Open eindjes zijn als aandachtspunten genoteerd. Aan deze kaderstellende notitie hebben o.a. de gemeentearchivaris, webmanager, ICT-architect, juridische zaken, kabinetschef en concernadviseurs bijdragen geleverd. Projectmanager Angela Breikers zal de nadere behandeling van deze notitie agenderen. 1.2 Afbakening en afhankelijkheden Voorgesteld kader heeft betrekking op te archiveren en ontsluiten bescheiden aangaande álle besluiten van het directieteam, de bestuursorganen (burgemeester, college van burgemeester en wethouders, gemeenteraad). Daarmee is de afbakening van relevante bescheiden dus bepaald op basis van een specificatie van de gremia. Hoe zich dat verhoudt tot het bijvoeglijk naamwoord in de projecttitel bestuurlijk besluitvormingsproces wordt niet scherp geduid in het projectplan. Het projectplan spreekt over de besluiten en besluitvormingsnotities zonder de definiëren wat daarmee exact bedoeld wordt. Voorgesteld wordt om als werkdefinitie te hanteren: álle bescheiden die ter vergadering van genoemde gremia worden aangeboden ter besluitvorming, ongeacht of het beslispunten betreft of formele besluiten in de zin van de algemene wet bestuursrecht, alsmede de agenda en eventuele lijsten. In deze kaderstellende notitie wordt er vanuit gegaan dat de vastlegging van conceptstukken in het creatieve (beleids)proces, welke voorafgaat aan het bestuurlijke besluitvormingsproces, in principe buiten de scope valt. Dit neemt niet weg dat er afhankelijkheden zijn; welke vooral veroorzaakt worden doordat de informatiesystemen waarmee zowel het beleidsproces als het besluitvormingsproces worden ondersteund één-en-dezelfde applicatieomgeving betreft; e.e.a. te ondersteunen met specifieke functionaliteiten die relevant zijn voor het betreffende proces. Zo zal het beleidsproces meer geënt zijn op functionaliteiten rond samenwerking; terwijl het besluitvormingsproces meer geënt zal zijn op functionaliteiten rond het routeren en paraferen van stukken.

2 We hanteren aldus een bredere begripsbepaling dan besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb begrip staat bijlage 1), maar dan wel beperkt tot genoemde gremia. Let wel, veel besluiten (in de zin van de Awb) die de bestuursorganen zouden kunnen nemen, zijn gemandateerd en worden aldus ambtshalve afgedaan. De mandaatbesluiten die ambthalve buiten de genoemde gremia worden genomen vallen buiten de scope. In deze bredere begripsbepaling maken we vervolgens géén onderscheid tussen de primaire bestuurlijke besluitvorming (van de ontvankelijkheid van aanvragen tot en met het vergunnen, beschikken, verordenen of bestemmen van zaken) en de secundaire bestuurlijke voorprocedures (zoals bezwaarschriftprocedure, klachtenprocedure en administratief beroep). 1.3 Analoge én digitale documenten In deze kaderstellende notitie maken géén onderscheid tussen analoge en digitale bescheiden; m.a.w. zowel de wettelijke verplichtingen, lokale bepalingen als autonome ambities zijn op beide soorten bescheiden van toepassing. Immers, zowel de analoge als digitale bescheiden moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden tot het moment dat zij op grond van een vastgestelde selectielijst vernietigd kunnen worden. Analoge bescheiden kennen een papieren gegevensdrager. Digitale bescheiden kennen een elektronische gegevensdrager. Het begrip documenten in de lokale bepalingen (zoals de archiefverordening en het besluit informatiebeheer) is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. Net als in de wettelijke verplichtingen betreft ook dat begrip zowel digitale als analoge documenten. Concreet betekent dit dat het begrip digitale documenten dus een onderdeel is van het begrip documenten; en wordt alleen gebruikt indien specifieke technische regels voor dit soort van documenten nodig zijn. Het begrip registratie wordt eveneens gehanteerd en heeft betrekking op databestanden. Hiervoor geldt eveneens dat het begrip registratie gerelateerd is aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden. 1.4 Samenhangende ICT-projecten Deze kaderstellende notitie is ook relevant voor het project Basisinrichting SharePoint en de vervanging van de huidige documentapplicatie voor documentformats door M.I.T. Office (let wel, deze productnaam s.v.p. niet verwarren met de term midoffice!). Gekozen oplossingsrichting vormt het SharePoint 2010 platform, dat beschikbaar komt als concernbrede intranetomgeving gestoeld op de gedachte dat medewerkers over een gepersonaliseerd portaal komen te beschikken. SharePoint 2010 heeft naast CMS functionaliteiten de potentie om o.a. DMS en RMA functionaliteiten te bieden. Met het vaststellen van de projectopdracht Basisinrichting SharePoint door de stuurgroep Informatisering is de koers ingezet om die DMS en RMA functionaliteiten op termijn te gaan hanteren; hetgeen op termijn een uitfasering van DocMan inhoudt. De doelstellingen rond de inzet van SharePoint 2010 hangen nauw samen met de ambitie tot digitaal samenwerken in een papierarm Stadskantoor anno 2014 (let wel, niet papierloos). Zicht op haalbaarheid kan bogen op de ervaring van zustergemeente Nieuwegein, alwaar in 2009 bewijs is geleverd dat deze omgeving zodanig in te richten is, dat daarop een certificering conform NEN 2082 te behalen valt. 2

3 2. Kaders voor archivering De archivering van bescheiden in het bestuurlijk besluitvormingsproces is gebonden aan onderstaande wet- en regelgeving en lokale bepalingen. Verantwoordelijken voor de inrichting van processen, systemen en facilitaire voorzieningen worden geacht hier expliciet kennis van te nemen. Archiefwet 1995 Deze wet regelt dat overheidsorganen verplicht zijn "de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden" (artikel 3 van de Archiefwet). Archiefbesluit 1995 Deze Ministeriële Regeling is gegrond op artikelen 9, eerste lid, 12, tweede lid, 21, eerste en tweede lid, 23, vierde lid, 25, tweede lid, onderdeel b, en 41, tweede lid Archiefwet Archiefregeling 2009 Ministeriële regeling van 15 december 2009, nr. WJZ/ (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen; gelet op de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit (zie Staatscourant, nr. 70, 6 januari 2010). Archiefverordening Venlo 2010 De Archiefverordening Venlo 2010 sluit aan bij artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671). Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Besluit informatiebeheer Venlo 2010 Het Besluit Informatiebeheer Venlo 2010 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Venlo 2010 en beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvormingen ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van . Wet elektronisch bestuurlijk verkeer 2004 Sinds 1 juli 2004 is de Wet bestuurlijk elektronisch verkeer van kracht; waarmee de Algemene wet bestuursrecht (Awb) werd aangepast om een helder juridisch kader te bieden voor elektronisch verkeer van burger en bedrijf met bestuursorganen. De wet waarborgt een goed verloop van dit proces. Elektronische communicatie heeft verstrekkende consequentie voor de interne organisatie van bestuursorganen. Het begrip schriftelijk is niet uit de Awb verbannen. Bij deze aanpassing is echter wel uitdrukkelijk gekozen voor een ruime interpretatie die onder schriftelijk ook elektronische documenten verstaat. Zo hoeft een besluit in de zin van art. 1:3 ( een schriftelijke beslissing ) niet per definitie op papier te staan. Hetzelfde geldt voor de aanvraag tot het geven van een beschikking (art. 4:1) en andere geschriften. Deze verruiming staat echter niet in de wet, maar in de memorie van toelichting. De elektronische weg staat naast de schriftelijke. Zowel de burger als het bestuursorgaan heeft daarin een keuze: elektronische uitwisseling van berichten kan alleen als de burger (art. 2:14) dan wel het bestuursorgaan (art. 2:15) heeft kenbaar gemaakt dat deze weg openstaat. 3

4 Dit beginsel van nevenschikking beschermt zowel de burger als het bestuursorgaan dat (nog) geen behoefte heeft aan elektronisch verkeer tegen een overenthousiaste gesprekspartner die schriftelijke uitwisseling in het geheel wil verbannen. De aangepaste Awb (art. 2:16) verwijst voor de ondertekening naar de Wet elektronische handtekeningen die in mei 2003 in werking trad. Deze wet past het Burgerlijk Wetboek (BW) aan volgens de EU Richtlijn voor elektronische handtekeningen. Hierin worden twee soorten onderscheiden: de gewone handtekening en de geavanceerde. In het kort komt het er op neer dat elektronische berichten kunnen worden ondertekend door aan het bericht een ander bericht te koppelen dat kan worden gebruikt voor authentificatie (art. 3:15a lid 4 BW). De manier waarop in dit authentificatiemiddel wordt voorzien bepaalt het karakter en de bewijskracht van de handtekening. 3. Kaders voor ontsluiting Voor de ontsluiting van bescheiden voortkomend uit het bestuurlijk besluitvormingsproces worden onderstaande autonome ambities en wet- en regelgeving als kader voorgesteld. Aangezien Venlo ambieert om digitaal te werken in een papierarm Stadskantoor anno 2014 (nogmaals, niet papierloos) concentreert onderstaand kader zich vooral op digitale ontsluiting. Voor het opstellen van deze kaders is hergebruik gemaakt van wensen die bij de inrichting van het Bestuurlijk Informatiesysteem (BIS) werden opgehaald bij eindgebruikers. In deze kaderstellende notitie wordt er vanuit gegaan dat die wensen nu als eisen geïnterpreteerd moeten worden. Verantwoordelijken voor de inrichting van processen, systemen en facilitaire voorzieningen worden geacht hier expliciet kennis van te nemen. Ontsluitingskaders voortkomend uit autonome ambities: Voorgestelde kaders aangaande externe ontsluiting (via internet) en interne ontsluiting (via intranet) zijn gelijkluidend; met dien verstande dat bij de inrichting van processen, systemen en facilitaire voorzieningen rekening moet worden met de authoristaties in termen van wie mag wat zien. Daartoe dient enerzijds een categorisering van bescheiden en anderzijds een categorisering van gebruikersrollen te bestaan. Vervolgens is de combinatie van de rechten per gebruikersrol en de vertrouwelijkheid per stuksoort bepalend voor de authorisaties; wat leidt tot inhoudelijke verschillen van de set aan bescheiden die intern en extern worden ontsloten. De uitwerking daarvan dient aangeleverd te worden aan het project Basisinrichting SharePoint, zodat betreffende authorisaties in de techniek kunnen worden ingeregeld. Aangezien voorgestelde kaders voor het overige gelijkluidend zijn, kan worden ingezet op wederzijds hergebruik van functionaliteiten voor de interne en externe ontsluiting. Dit wordt bevorderd door voor de internetomgeving en de intranetomgeving hetzelfde platform te hanteren, zijnde SharePoint Ontsluiting via DocMan zal met de uitfasering daarvan op termijn niet meer aan de orde zijn. De ontsluiting zal geschieden: Conform huisstijl van gemeente Venlo. Conform landelijke webrichtlijnen (zie tevens MO uit bijlage 3, VERA). Conform wensen eindgebruiker (requirements analyse, usability onderzoek & tests) en/of algemeen geldende inzichten (vakkennis) o Bij de ontwikkeling van het huidige BIS waren deze: op een eenvoudige manier te kunnen zoeken door een trefwoord in te vullen (google-like zoeken). Op een uitgebreide manier te kunnen zoeken door tevens gebruik te kunnen maken van meta-informatie (type document, aanmaakdatum, etc.). Het moet mogelijk zijn om zelf bevroren zoekopdrachten aan te kunnen maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een zoekopdracht die als resultaat heeft: alle raadsvergaderingen aflopend op datum gesorteerd. 4

5 o De zoekresultaten moeten zowel op een aparte resultatenpagina, als op een de bestaande algemene zoekpagina van de website van de gemeente Venlo worden weergegeven. De zoekresultaten worden dus geïntegreerd in de zoekresultaten van de website van de gemeente Venlo. Ten aanzien van de algemene zoekmachine op (wensen opgesteld n.a.v. gebruikersonderzoeken, herbruikbaar) zijn deze: Het presenteren van de zoekresultaten in één overzicht zonder deze te categoriseren naar Producten & Diensten, Bekendmakingen etc Mocht dit niet kunnen dan dienen de categorieën waarin geen resultaten gevonden zijn verborgen te worden. Zoekterm vetgedrukt bij de presentatie van de resultaten, omringd door een tekstfragment die de een deel van de inhoud van de gevonden pagina vooraf laat zien. Sortering van het zoekresultaat op basis van relevantie en/of datum. Sortering en/of relevantie moet door ons zelf beïnvloed kunnen worden. We moeten een bepaald zoekwoord hard kunnen 'mappen' naar een specifieke pagina / document, welke het eerste / hoogste zoekresultaat wordt. Sortering moet ook door de gebruiker aangepast kunnen worden Ook bij aanverwante woorden een resultaat tonen en/of typefouten corrigeren (bijvoorbeeld: "Bedoelde u"). Ook resultaten uit het BIS, de PDC en module Bekendmakingen moet worden getoond. Rapportagemogelijkheden / statistieken van het aantal zoekpogingen en de meest populaire zoekwoorden. Ontsluitingskaders voortkomend uit wet- en regelgeving: Voor de bekendmaking en beschikbaarstelling van besluiten van algemene strekking (dit in tegenstelling tot beschikkingen) geldt de wettelijke verplichting dat dit ondermeer langs elektronische weg geschiedt. Voor die ontsluiting is het gebruik van de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) is per 1 januari 2011 verplicht gesteld. Aldus dienen algemeen verbindende voorschriften en andere besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht (onder andere) via elektronisch uitgegeven publicatiebladen toegankelijk te worden gemaakt. Het plaatsen van actuele regelingen in de CVDR is reeds geborgd door het team Juridisch Zaken. Voorgesteld kader gaat uit van gedeeltelijke handhaving van de werkwijze zoals deze in Venlo tot op heden plaatsvindt. Dit houdt in dat, nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden, het besluit bekend wordt gemaakt in het E3 journaal en het gemeenteblad. Met de bekendmaking van het besluit treedt de regeling in werking. Tot op heden wordt de regeling daarna ingevoerd in de interne databank (ADLIB) en in het BIS. Dat komt per 1 januari 2011 te vervallen. De regeling dient vanaf dat moment ingevoerd te worden in de CVDR waarmee regelingen uniform toegankelijk worden voor medewerker en burger. Om het regelingenbestand actueel te kunnen houden wordt er momenteel gekeken naar het proces en wordt er een "regelpunt" ingericht waar de besluiten en regelingen naartoe gestuurd moeten worden. De juridische grondslagen voor de CVDR zijn gelegen in: Wet elektronische bekendmaking Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden 5

6 Nadere toelichting kan gevonden worden in: Circulaire Gevolgen inwerkingtreding Wet elektronische bekendmaking (19 mei 2009) Brief Overheid heeft Antwoord over de Wet elektronische bekendmaking (12 mei 2009) 4. Relevante VERA principes VERA staat voor de Venlose Referentie Architectuur. Dit betreft een levend document (ontsloten via een wiki op intranet) waarin het Venlose informatiebeleid en de bijbehorende informatiearchitectuur continu worden onderhouden. Voor het verbeteren van het bestuurlijke besluitvormingsproces zijn een aantal principes uit VERA relevant. Het betreft een subset van de principes welke afgeleid zijn uit de landelijke GEMMA architectuur. Venlo omarmt de GEMMA voor het vormgeven van de VERA. Relevantie en implicaties per principe zijn reeds ingeschat. Hiervan wordt een overzicht meegegeven in bijlage 3. Voorgesteld wordt om de principes met relevantie hoog als kader te hanteren, zonodig aangevuld met relevantie midden. In de VERA wordt m.b.t. het beheer van de documentaire informatie onderscheid gemaakt in de volgende informatiefuncties, welke hierna kort worden toegelicht. Vervolgens worden de aandachtspunten voor het project geschetst. Archieffunctie Documentbeheer Dossierbeheer Contentbeheer. Archieffunctie In de GEMMA informatiearchitectuur is een record een afslag van een document dat niet mag wijzigen en moet worden gearchiveerd. Een wijziging van een document leidt tot een nieuw record. Het formaat waarin een document wordt opgesteld hoeft niet noodzakelijkerwijs het formaat te zijn waarin het record wordt bewaard. Bij elk record wordt naast de inhoud ook onder meer bewaard: de eindverantwoordelijke organisatie, de opsteller, de hoedanigheid van de opsteller, het tijdstip waarop het werd opgesteld. Aandachtspunten Het begrip record in de Engelstalige wereld is iets wat in het Nederlands wordt vertaald ais een document/archiefbescheid. In het project is het van belang om de betekenis goed te formuleren. Om bij tot het college van B&W te beperken; zijn er tenminste vier record: 1. Elk individueel collegebesluit; 2. De agenda van de (wekelijkse) collegevergaderingen 3. Lijst van collegebesluiten, tenminste onderverdeeld in tenminste kabinet en niet-kabinet. 4. Lijst van uitnodigingen. Voor alle vier records moeten de kwalificaties worden ingevuld: A. eindverantwoordelijke organisatie : (1) het collegebesluit: de voorbereiding: zie het hemd: de naam van de opsteller(s). Let op het meervoud; voor het vastleggen van het besluit: de naam van de secretaris en burgemeester (2) de agenda:..; (3) de lijst van collegebesluiten:.(4) Lijst van uitnodigingen: B. De hoedanigheid van de opsteller= functie: kabinetsadviseur; burgemeester en secretaris; loco-secretaris etc. C. Het tijdstip van opstelling: zie collegestuk: hemd; andere stukken? Kan dat automatisch worden gegenereerd. Documentbeheer Het GEMMA Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) definieert een document als een geheel van gegevens met een eigen identiteit ongeacht zijn vorm, met de bijbehorende metadata ontvangen of opgemaakt door een natuurlijke en/of rechtspersoon bij de uitvoering van taken. 6

7 Met als toelichting: Een document kan van alles zijn, ongeacht aard en vorm: een tekstverwerkingsdocument, een papieren brief, een webpagina, een landkaart, een foto, een geluidsopname, een dataset, een blog, etcetera. Aandachtspunten Het is voor het project belangrijk een onderscheid te maken tussen documentbeheer en archieffunctie. In de Engelstalige literatuur is dat wat helderder dan in de Nederlandse administratieve praktijk. De voorbeelden en de definitie kloppen. Enkele voorbeelden ter toelichting rond geluidsopname en website, waaruit blijkt dat de opgesomde documenten niet per definitie een archieffunctie hebben. Geluidsopname: De raad laat geluidsopnamen maken van de raadsvergadering. De geluidsopnamen zijn documenten en moeten beheerd worden, al is het maar 15 minuten. Als de Raad (of de wet) besluit dat aan de hand van de geluidsopnamen schriftelijke notulen worden gemaakt, dan worden deze documenten: de records. Met andere woorden de geluidsopnamen zijn documenten, maar hebben geen archieffunctie. De Raad kan uiteraard besluiten dat er geen schriftelijke notulen worden gemaakt, maar dat de geluidsopnamen als record fungeren. Op dat moment hebben de geluidsopname wel een archieffunctie. Websites: Een website moet beheerd worden en vanuit de definitie bestaat het uit één of meer documenten. Als de websitepagina s worden bijgewerkt, dan moet een besluit of een technische voorziening aanwezig zijn om de gewijzigde websitepagina s te archiveren of niet te archiveren. Dus als de besluiten van B & W via de website worden gepubliceerd moet de vraag worden gesteld of die pagina s een archiveringsfunctie hebben (en waarom dan). In de procesbeschrijving zal dus aandacht besteedt moeten worden, welke documenten wel of geen archieffunctie krijgen. De verzameling documenten is altijd groter dan de verzameling records. En we moeten leren om vooraf zo goed mogelijk vast te stellen welke documenten gearchiveerd worden en welke niet. Vervolgens moeten we accepteren dat achteraf, met terugwerkende kracht, een document als nog een archieffunctie kan worden toegekend, ook al was dat oorspronkelijk niet zo bedoeld. De bovenstaande observatie is beslist geen theoretisch gegeven. In de huidige praktijk van het college van B&W van Venlo bestaat alleen een centrale archivering van de agenda s en de besluitenlijsten. Wie zoekt naar de onderliggende stukken: het hemd met de bijlagen moet op zoek naar de steller, die het hopelijk ter archivering heeft aangeboden of in zijn bureaula heeft liggen. Blijkbaar heeft iemand (rond 2005?) besloten, dat het hemd met de bijlage niet bij de eindverantwoordelijke organisatie moest worden gearchiveerd. Als we daar ontevreden over zijn, dan moeten we dat in het procesontwerp beter regelen. Dossierbeheer Een dossier is, in de context van de elektronische gemeente, een (doorgaans virtuele) verzameling gegevens met als gemeenschappelijk kenmerk dat ze horen bij een voor gemeentelijke taken relevant onderwerp. Dat onderwerp kan een zaak zijn voor de behandeling van een aanvraag van een gemeentelijke product, maar bijvoorbeeld ook: Een persoon, bedrijf of maatschappelijke instelling, dus een klant van de gemeente; Een te ontwikkelen, te bouwen of te beheren object zoals een gebouw, een viaduct, een bedrijventerrein, een plantsoen; Een thema, zoals alle informatie over methodieken voor wijkparticipatie, of alle geluidsmetingen rondom een bedrijventerrein; 7

8 Een dossier kan ook betrekking hebben op combinaties van invalshoeken, zoals: Alle zaken van een klant; Alle persoonlijke gegevens van een klant zoals bekend bij een combinatie van organisaties; Alle organisaties waarbij de klant in behandeling is en dus een lopende zaak heeft; Alle klachten van alle burgers in een bejaardentehuis over de nabijgelegen vuilverbrandingsinstallatie. Een dossier kan, gestructureerde gegevens, documenten en multimediale gegevens ontsluiten. Naast informatie die met de inhoud te maken heeft ontsluit het ook procesinformatie over de zaak of zaken waarop het dossier betrekking heeft (zie Zakenbeheer) en informatie met betrekking tot klantcontacten (zie Klantcontactregistratie). Bij het werken met papieren documenten werd een dossier ook beschouwd als een opslagmechanisme (de bekende bruine map). Bij het werken met digitale voorzieningen is een dossier echter een ontsluitingsmechanisme dat gebruikt wordt om allerlei soorten gegevens te kunnen opvragen. Aandachtspunten Probleem met de definities rond dossierbeheer, is het gemis van het begrip werkproces in dit geheel. Begrippen als zaak en relevant onderwerp komen teveel uit het oude archief-denken en te weinig uit de terminologie van de informatietechnologie. De relatie ontbreekt met de termen Archieffunctie en Documentbeheer. Die relatie is op de volgende manier te leggen: Een dossier bestaat uit een verzameling of een serie documenten. De relatie tussen de documenten wordt bepaald door de definitie en beschrijving van het werkproces. In dit geval dus het concrete bestuurlijke besluitvormingsproces. Eén concreet proces = één dossier. Ook in de papieren wereld is het dossier geen opslagmechanisme. Nee, de bruine map, de dossiermap is het opslagmechanisme, maar de inhoud van het dossier bestaat uit documenten die een afbeelding zijn van een concreet werkproces. Op de dossiermap staan teksten die het proces identificeren en dus gezien kunnen worden als het ontsluitingsmechanisme. In een geautomatiseerd systeem van papierendossiers staan dus procesbeschrijvingen in het systeem. Ten aanzien van het dossierbeheer moeten precies dezelfde vragen worden beantwoord als bij het documentenbeheer. Heeft het dossier (= de verzameling aan elkaar gerelateerde documenten of records) in principe een documentbeheerfunctie of een archieffunctie? Dat verschil bestaat ook in de dagelijkse praktijk van Venlo. Het eerste heet werkdossier en het tweede heet: officieel dossier. Ook voor het bestuurlijke informatiesysteem moet dit goed worden uitgedacht. Een aantal voorbeelden: a. worden de documenten van het college van B&W per vergadering met elkaar verbonden. Dus het papierenpak van elke vrijdag/dinsdag wordt één dossier? b. Worden de documenten van het college van B&W per onderwerp met elkaar verbonden, gerelateerd aan de onderwerpen uit de verdeling van de portefeuilles. c. Mag de portefeuillehouder of zijn secretariaat zelf dossiers aanleggen (ik bedoel dus digitale dossiervorming. Terwijl het papieren dossier in theorie maar één mogelijkheid tot ordening geeft, geeft de digitale voorziening de mogelijkheid om meerdere combinaties te maken, naar de wensen van de deelnemers aan het bestuurlijke besluitvormingsproces. Zie de voorbeelden bij de opsommingstekens. Uiteindelijk zal de eindverantwoordelijke organisatie moeten beslissen over de vorm en de inhoud van dit dossierbeheer. In zin meest primaire vorm is dossierbeheer een zo precies als mogelijke, afbeelding van het besluitvormingsproces. Dus het primaire dossier = zo veel als mogelijk = gelijk aan het primaire werkproces. 8

9 Dossierbeheer is op de eerste plaats de organisatie van het werkproces en op de tweede plaats de organisatie van de werkprocessen. De keuze is erg afhankelijk van de formulering van het begrip bestuurlijke besluitvormingsproces: hoe breed of hoe smal wordt het gedefinieerd. Contentbeheer De term content wordt normaliter gebruikt om informatie aan te duiden die een organisatie op haar website plaatst. In de GEMMA informatiearchitectuur wordt deze term opgerekt, vanwege het principe dat een gemeente hetzelfde antwoord op dezelfde vraag moet geven, ongeacht het gebruikte kanaal. Content beheer dient te borgen dat de aangeboden content volledig, toegankelijk en actueel is. Afhankelijk van de content dient het tevens te borgen dat: - de situatie op enig moment in het verleden gereproduceerd kan worden; - het proces waarmee de content tot stand is gekomen conform afspraak is uitgevoerd (inclusief reviewen daarvan, verwerken van commentaar en vaststellen van nieuwe versies). Aandachtspunten Belangrijk in de definitie van content zijn: a. Een relatie met dossierbeheer, want contentbeheer is in de eerste plaats procesbeheer b. Een relatie met dossierbeheer met een archieffunctie: het dossier moet in staat zijn een proces uit het verleden te reconstrueren. Wat er niet staat, maar zo bedoeld is: de inhoud van een document of van een record. Áls een vraag beantwoord wordt of een document wordt op de website gepubliceerd, dan moet de inhoud identiek zijn aan een document dat in beheer is of een archieffunctie vervuld. Ook dat is niet helemaal theorie. In Venlo kennen we het begrip brondocument. Dat betekent dat beschikbaar gestelde informatie gerelateerd kan worden aan een bron. Dus voor het bestuurlijke besluitvormingsproces is het belangrijk om aan te duiden wat brondocumenten zijn, waarop de informatievoorziening is gebaseerd. Het collegebesluit zal een brondocument zijn, de agenda s en besluitenlijsten bijvoorbeeld niet. Nadere aandachtspunten voor het vervolg van het project 1. De archiefwet spreekt over de gemeente als overheidsorgaan en geeft de regels vanuit dit perspectief. Voor het perspectief van de digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingsproces is het vooral van belang om de bestuursorganen te beschrijven en de onderlinge verhoudingen tussen de bestuursorganen. Sinds de dualisering is dit een serieus punt van aandacht. 2. Vervolgens is het in de procesbeschrijving van belang een onderscheid te maken tussen het begin en het einde van een bestuurlijke besluitvormingsproces. Het einde is meestal duidelijk: een besluit, in welke vorm dan ook. Het begin is lastig, maar moet toch worden geprobeerd. 3. Archivering heeft betrekking op het zo precies als mogelijk vastleggen van het feitelijke bestuurlijke bestuurlijke besluitvormingsproces, met als doel om in voorkomende gevallen dat proces ook daadwerkelijk te kunnen reconstrueren (bijvoorbeeld in verband met beleidsevaluatie, extern of intern onderzoek.) 4. De ontsluiting heeft maar een paar elementen: a. De datum van het besluit; b. Aanvangsmoment en einde van het besluitvormingsproces c. De aanduiding van personen/ organen die het besluit hebben genomen d. Het onderwerp: dat zou ik zoeken in de relevante beleidsdocumenten: de onderwerpen die worden opgesomd om bestuurlijke portefeuilles aan te duiden (zie het collegeakkoord en verdere wijzigingen van de inhoud van portefeuilles in de loop van een collegeperiode). 5. Wie het besluitvormingsproces verder wil analyseren in fasen moet kijken naar het bestaande hemd. Daar staan alle stappen op, die genomen moeten worden om een besluit geldig te laten nemen. Dat zul je in een digitale procesbeschrijving procesmatig moeten ontwikkelen en beschrijven. (oa parafen van de portefeuillehouder(s), afdelingshoofden, teamleiders/medewerkers bedrijfsvoering. 9

10 6. Het doel van de digitalisering moet tweeledig zijn: a. Efficiency-verbetering om de administratieve procedure te verbeteren. Meer digitaal en sneller en minder gesjouw met hemden voor woensdag 12 uur. Wijziging van de inhoud van stukken na besluitvorming is uitgesloten. b. Vervanging van de analoge archivering door digitale archivering. Alle college- en directiebesluiten (om eens twee bestuurorganen te noemen) zijn vindbaar en bewaard. 7. Ten aanzien van de klant : zo vriendelijk ingericht, dat de besluitvormer (en voor collegiale besluitvorming ieder lid van dat college) de besluiten kan traceren waaraan hij of zij een persoonlijke bijdrage heeft geleverd, zodat hij of zij zijn eigen bijdrage aan het besluitvormingsproces kan evalueren of nazoeken. 10

11 Bijlage 1: Definitie van besluit in de zin van de Awb Een besluit is in de Nederlandse wetgeving een kernbegrip uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De wet geeft regels voor de voorbereiding, de motivering en de bekendmaking van besluiten, en voor bezwaar en beroep tegen besluiten. Om een ontvankelijk bezwaar in te dienen tegen een overheidsbeslissing, dient er sprake te zijn van een besluit in de zin van de Awb. Artikel 1:3 van de Awb omschrijft het begrip besluit als volgt: een schriftelijke* beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Onder dit begrip vallen beschikkingen en besluiten van algemene strekking. Een beschikking is een overheidsbeslissing in een concreet geval, bijvoorbeeld een beslissing op de aanvraag van een vergunning. Indien de beslissing het element van rechtshandeling mist, door bijvoorbeeld een afwijzing te zijn van een op een besluit van algemene strekking gerichte aanvraag, dan is het geen besluit in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. Een besluit van algemene strekking is daarentegen een beslissing die niet is gericht op een individu of een concreet geval, maar gevolgen heeft voor een groep gevallen. Voorbeelden van besluiten van algemene strekking zijn een verordening of een bestemmingsplan. Bron: Wikipedia ;) * Let op: lees het begrip schriftelijk in de zin van de aanpassingen die de Awb heeft ondergaan met de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer 2004, zoals eerder in deze notitie uiteengezet. 11

12 Bijlage 2: Schematische weergave van relevante artikelen Opmerkingen: Let op, dit schema is nog niet aangepast aan de nieuwe Archiefregeling 2009, maar inhoudelijk géén verschil doordat voorgaande regelingen daarin opgenomen zijn (met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen). Aspect: Grondslag (titel en artikel) Goede, geordende en toegankelijke Archiefwet, art. 3 staat Selectielijsten Archiefwet, art 5, 9 Archiefbesluit, art. 2-5 Te bewaren stukken: 1. Eisen aan duurzaamheid 2. Eisen aan ordening en toegankelijkheid 2.1. Eisen aan documenten 2.2. Eisen aan registratie van gegevens 2.3. Eisen aan beheerssyteem / technische omgeving 2.4. Eisen aan evt. convensie of migratie 3. Eisen aan vervanging 4. Eisen aan overbrenging Archiefwet, art Archiefbesluit, art 11, 13, Regeling duurzaamheid art. 7 en 8, Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen, art Archiefbesluit, art Regeling geordende en toegankelijke staat, art 2, 6 en Regeling geordende en toegankelijke staat, art 2, 3, 8 en Regeling geordende en toegankelijke staat, art 2, 4, 8 en Regeling geordende en toegankelijke staat, art 5 3. Archiefwet, art 7, 9 Archiefbesluit art 6, 8 4. Archiefwet, art 12, 13 Archiefbesluit, art 9, 10 Regeling geordende en toegankelijke staat, art 6 Te vernietigen stukken: 1. Eisen aan vervanging 2. Eisen aan vernietiging (zie ook selectielijsten) 1. Archiefwet, art 7, 9 Archiefbesluit, art 6, 8 2. Archiefwet, art 3 Archiefbesluit, art 8 12

13 Bijlage 3: Relevante VERA principes m.b.t. archief-, document, dossier- en contentbeheer (zie ook wiki op intranet). Opmerkingen: 1) Genoemde VERA principes zijn afgeleid van GEMMA, waarvan de ID s zijn overgenomen. 2) De relevantie is een inschatting door team Informatievoorziening i.s.m. de concernadviseur. GEMM A ID MO Informatiefunct ie Archieffunctie MO MO MO MO Principe Records worden digitaal opgeslagen Digitale Duurzaamheid (hoe komt de overheid tot duurzame opslag van alle ongewijzigd te bewaren informatie) wordt geborgd voor alle records, ongeacht medium De wijze van opslag van een record maakt volledige reproductie mogelijk; bijvoorbeeld, een geluidsfragment kan worden afgespeeld, een foto kan worden getoond op een scherm en kan worden afgedrukt. Het maakt niet uit of het om een tekstdocument, een presentatie, een inof uitgaand poststuk, e- mail of berichtenboxbericht, een ingevulde e- formulier of een geluidsfragment gaat. Onze gemeente organiseert haar archivering op basis van het recordmanagementconcept zonder bij het duurzaam bewaren van gegevens nog een fundamenteel onderscheid te maken tussen gestructureerde en ongestructureerde gegevens. Records worden bewaard op een wijze Relevantie Implicatie Venlo Midden Digitaal RMS Richtlijn: Conform , zie definitie Digitale Duurzaamheid Richtlijn: Dit houdt wat ons betreft dat het in gangbare, moderne versies kan worden getoond. Dus niet dat we nog oude versies van de paketten moeten hebben waarin de documenten zijn gemaakt. Dus pakketonafhankelijk en bv door de overheid vastgestelde open standaarden, zie pincipe xxxx Richtlijn: Dit betekent dat een dossier/zaak als een zelfstandige entiteit wordt beschouwd, ongeacht de aard (gestructureerd/ongestructuurd) Onderzoeksvraag: laten we ons NEN 2082 certificeren. Zie 13

14 die voldoet aan de volgende standaarden: De Archiefwet; NEN-ISO 15489; ook taak: rentieachitectuur/lists/taken/di spform.aspx?id=23 NEN 2082 (waarin is verwerkt ReMANO); De nota Informatie op orde; De Baseline Informatiehuish ouding Rijksoverheid MO MO Archieffunctie MO MO Documentbehee r MO Borging reproduceerbaarheid Alle informatie die een directe rol speelt in het bereiken van een beschikking wordt als een samenhangende verzameling van records vastgelegd, evenals de beschikking zelf. Aanvullende specificaties die nodig zijn om een record te kunnen weergeven worden meegeleverd met de record zelf, zodat er geen maatregelen vooraf nodig zijn om de record te kunnen tonen. Bijvoorbeeld, in het geval van XMLdocumenten wordt een XSD meegeleverd wanneer het document wordt opgevraagd. Documenten worden bewaard op basis van hun bijdrage aan het proces Voor elke zaaktype wordt in het Midden Midden/laa g Laag Richtlijn: Wij zien dat identiek als principe: MO Richtlijn: Dus definitie en content kunnen worden gescheiden, maar altijd in samenhang bij elkaar. Ingeval PDF(A) zit het bij elkaar.. Richtlijn: In Venlo wordt geen DSP gebruikt. Venlo maakt 14

15 MO MO MO MO Documentbehee r MO Documentbehee r MO Documentair Structuurplan (DSP) vastgelegd welke documenten vereist zijn om een status te kunnen bereiken en welke documenten als record bij het bereiken van een status vastgelegd dienen te worden. Binnenkomende en uitgaande documenten worden per definitie als record vastgelegd. Uitgaande documenten Midden worden als record bewaard in een vorm waarmee ze kunnen worden gereproduceerd zoals ze zijn verzonden Onze gemeente hanteert een eenduidige classificatieen identificatiestructuur van documenttypen. Beheerste wijziging van documenten Van elk formeel erkend document wordt afgedwongen dat zij slechts door geautoriseerde medewerkers kan worden <geraadpleegd/gebruikt?> Services voor creatie, vervanging en verwijdering van documenten Wanneer een applicatie een document uit een digitaal archief opvraagt, hoeft het niet meer informatie aan te leveren dan het document-id, het id van het archief waarin het is opgeslagen en het id van de gebruiker of de gebruik van een Zaaktypecatalogus. Onderzoeksvraag: Waar ligt vast welk document hoort bij welk zaaktype? Zie ook taak: rentieachitectuur/lists/taken/di spform.aspx?id=24 Richtlijn: Dit geldt voorlopig alleen voor de documenten die als zaak in het Zaaksysteem zijn gedefinieerd. Het is niet haalbaar om dit voor elk binnenkomend en uitgaand document die buiten het zaakgerichte werken omgaan te realiseren. We gaan voor een gefaseerde opbouw van dit principe. Onderzoeksvraag: welke typering wordt gebruikt? zie taak: rentieachitectuur/lists/taken/di spform.aspx?id=25. Richtlijn: Dit moet worden ingericht in het DMS, Microsoft SharePoint Richtlijn: Basis voor zaakgericht werken. Daarboven op moet ook zaak-id, mits het zaakgerelateerd is, worden toegevoegd. Dit is tevens de basis voor dossiervorming. Het is dus meer dan alleen document-id, archief-id, gebruiker-id en applicatie-id. 15

16 applicatie die het document opvraagt. Elke digitale Document Management systeem stelt voor dit doel een service beschikbaar. MO In het geval dat toegang tot een document via een applicatie wordt aangevraagd, wordt de autorisatiecontrole bij het archief beperkt tot de vraag of de applicatie bekend is als een toepassing dat zelf op afdoende wijze bepaalt of de eindgebruiker bevoegd is het document op te vragen. Een dossier is een ontsluitingsmechanism e Richtlijn: Single Sing On (SSO). Gebruiker authenticeert zich bij de applicatie. Indien de applicatie toegang heeft is dit op zich voldoende en hoeft de gebruiker niet apart te worden geauthenticeerd in het DMS. MO Dossierbeheer MO MO MO Documenten die in meerdere dossiers voorkomen worden slechts eenmalig opgeslagen. Een dossier is niet beperkt tot één document managementsysteem (DMS), maar kan documenten uit diverse DMS-en ontsluiten. Een dossier kan zoeksleutels bevatten waarmee gestructureerde gegevens uit databases Midden/laa g Laag Richtlijn: Zeer belangrijk, zeker ook juridisch gezien. DMS moet dit ondersteunen. Bijvoorbeeld: document wordt aan zaakdossier toegevoegd. DMS controleert of het al in het DMS voorkomt. DMS voegt dan link naar originele document toe ipv document zelf. Richtlijn: gemeente Venlo heeft 1 DMS. In de huidige situatie kan een backoffice niet in staat zijn om documenten te laten opslaan in de generieke DMS. Dus blijven die documenten noodgedwongen achter in de backoffice. Vanaf worden er geen applicaties meer aangeschaft die een eigen DMS opslag kennen. Elke applicatie moet zijn documenten opslaan in de het DMS van de gemeente Venlo: Microsoft SharePoint Richtlijn: Momenteel zitten dossiers vrijwel altijd in één toepassing. Op termijn zullen dossiers steeds meer verwijzingen naar gegevens en 16

17 en/of documenten uit een documentverzameling geraadpleegd kunnen worden, maar niet de resultaten van de raadplegingen. Zo'n dossier is een virtueel dossier. documenten bevatten die elders in de informatievoorziening éénmalig zijn opgeslagen. MO MO Dossierbeheer MO Een dossier kan mede bestaan uit andere dossiers, waaronder dossiers van ketenpartijen. Toegang tot dossiers als basis voor toegang tot documenten Slechts de gebruikers die toegang hebben tot een dossier, hebben toegang tot de daarmee te ontsluiten documenten. Wel kunnen aanvullende eisen worden gesteld, bijvoorbeeld dat medische stukken slechts door een medicus mogen worden ingezien. Laag Midden/laa g Onderzoeksvraag: Dit betreft samengestelde dossiers en dossiers gevormd over de gemeente is, ketenpartners. Op termijn moet dit mogelijk zijn. Nu nog te lastig om te realiseren. Dit vraagt ook om meer ervaring in den lande om te weten wat dit betekent. als je kijkt naar de details. Richtlijn: Het mag dus niet zo zijn dat documenten behorende zaken uit het zaaksysteem en die afgeschermd zijn door autorisaties binnen hetzelfde zaaksysteem, toch toegankelijk zijn via het DMS. Kortom de autorisaties moeten onderdeel zijn van het koppelvlak tussen Zaaksysteem en DMS MO Geauthenticeerde en geautoriseerde applicaties en gebruikers kunnen vanuit het dossier een document opvragen en, mits ze beschikken over een viewer voor het bestandstype, deze in hun eigen omgeving tonen. Richtlijn: Dit betekent dat de bestandstypen overeen moeten komen met de beschikbare viewers in de gemeente. Onderzoeksvraag: welke zijn dat? zie taak: rentieachitectuur/lists/taken/di spform.aspx?id=26 Office documenten (Microsoft en Open Office) PDF/PDF(A) JPG, GIF, PNG etc IMRO (voor 17

18 bestemmingsplannen) etcetera... MO MO Dossierbeheer MO MO MO MO Dossierbeheer MO Dossier heeft levenscyclus Een dossier wordt automatisch aangemaakt wanneer een zaak geregistreerd wordt, en in overige gevallen handmatig aangemaakt Per dossier wordt bijgehouden wanneer het laatst een document is toegevoegd en wanneer het dossier het laatst is geraadpleegd. Wanneer een zaak wordt gesloten, wordt een record opgemaakt met de te bewaren procesgegevens van de zaak en wordt dit als document aan het dossier van de zaak toegevoegd. Daarna mag de vastlegging van de zaak in het zakenmagazijn worden geschoond. Een dossier wordt geschoond conform de vastgestelde termijnen per zaaktype. Documenten worden geschoond wanneer alle dossiers waarin ze waren opgenomen geschoond zijn. Dossier als geheel te beheren en gebruiken Elke dossier heeft een eigenaar. Midden Midden nvt nvt. Midden. Richtlijn: Dossier wordt altijd gevormd door de zaakregistratie. We staan geen handmatige dosiiers toe met handmatig bepaalde zaaknummers. Het zaaksysteem is leidend en de maakt de zaakdossiers aan. Dit is in feite een evolutionaire invoering van dit principe. Richtlijn: Er moet logging worden bijgehouden. Gebruiker en tijdstip en type actie (create, read, write, delete). Richtlijn: In onze oplossing worden er geen zaken weggegooid. Alleen de lokatie wordt gewijzigd. Bij archivering worden de zaak met bijbehorende gegevens overgezet naar het edepot. Fysiek wordt het verplaatst, maar nog steeds raadpleegbaar maar niet wijzigbaar in het zakenmagazijn. Richtlijn: Als geschoond betekent verwijderen uit, dan gebeurt dit niet met ons [[gen:zaaksysteem gen:zaaksy steem]] (PerfectView Dynamics CRM). Zie ook MO Ik denk dat het moet zijn. Richtlijn: Er moet altijd een eigenaar zijn voor een dossier. Onderzoeksvraag: hoe te implementeren in Venlo? Procedureel, 18

19 MO MO MO Contentbeheer MO MO Slechts de eigenaar van een dossier bepaalt wie bevoegd is documenten of dossiers daaraan toevoegen. Het is mogelijk voor klanten, medewerkers, organisatiedelen en ketenpartners om zich te abonneren op signalen (notificaties) die worden afgegeven wanneer documenten aan het dossier of een bijbehorend deeldossier worden toegevoegd. Contentbeheer op basis van afspraken Indien de gemeente content van andere partijen betrekt, maakt zij afspraken met deze partijen (zo mogelijk in samenwerking met andere gemeenten). De afspraken dekken naast de inhoud ook de vorm, de actualiteit, de geschiktheid voor specifieke doelgroepen, de wijze en frequentie waarop de content wordt aangeboden, en de mogelijkheden van de gemeente om de content op te nemen in het eigen Content beheer systeem en met de eigen look-and-feel te presenteren. Deeplinking wordt slechts toegepast op basis van expliciete afspraken met de eigenaar van de site waar naar verwezen /midde n??? organisatorisch.zie taak: rentieachitectuur/lists/taken/di spform.aspx?id=27 Onderzoeksvraag: Autorisatie gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de dossiereigenaar. Liever zou ik spreken over zaakeigenaar (het dossier hangt daar immer aan vast). Of proceseigenaar? Richtlijn: Dit is typisch mogelijk in onze oplossing. Abonneren op welke wijziging dan ook in het DMS SharePoint. Hoeven we weinig voor te doen. Let wel: levert beheer op. Teveel signalen kan leiden tot veel dataverkeer, bijvoorbeeld. Afstemmen met Ruud Service Level Agreements (SLA) afsluiten over deze onderdelen. Standaard voor samenwerkende catalogi. Producten- en Diensten Catalogus OPUS+ van leverancier Impactive Deeplinking uitleggen. In overleg met Ruud. Onderzoeksvraag: Gaat dit niet gewoon over doorlinken i.p.v. deeplinken? Doorverwijzen naar derden gebeurt op basis van 19

20 MO MO Contentbeheer MO MO wordt. Onze gemeente werkt actief mee aan de landelijke uniformiteit met betrekking tot het structureren en ordenen van content die voorwaardelijk is voor herkenbaarheid, vindbaarheid en aggregeerbaarheid van overheidsinformatie over alle overheidspartijen heen. Dat houdt in dat de gemeente zich conformeert aan landelijke standaarden met betrekking tot de informatie categorieën in deze [[Welke tabelllll tabel]]. Content overnemen van de meest geschikte bron Midden Voor content die voor rekening van de gemeente komt, stelt zij eenduidig vast welke content zij zelf als enige kan leveren (bijvoorbeeld: de openingstijden van de stadswinkel, lokale regelgeving) en welke content zij in principe van andere bronnen kan betrekken. Voor dit laatste probeert zij aan te sluiten op een samenwerkingsverband die deze content voor meerdere zo niet alle gemeenten beheert. Waar de content gedeeltelijk gemeentespecifiek is, wordt getracht om het gemeentespecifieke deel qua beheer te scheiden van de /midde n een collegebesluit daterend uit Registratienummer in DOCMAN is De meeste van deze tabel worden zeker gehonoreerd. Onderzoeksvraag: welke wel en welke niet? Webrichtlijnen en OWMS standaarden Afstemmen met Ruud Standaard voor samenwerkende catalogi. Producten- en Diensten Catalogus OPUS+ van leverancier Impactive Standaard voor samenwerkende catalogi. Producten- en Diensten Catalogus OPUS+ van leverancier Impactive 20

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad

B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad Jaar: 2007 Nummer: 35 Besluit: B&W 8 mei 2007 Gemeenteblad NADERE REGELS INFORMATIEBEHEER HELMOND 2007 Burgemeester en wethouders van Helmond; Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Helmond 2007

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Gemeenteblad van Venlo

Gemeenteblad van Venlo Gemeenteblad van Venlo -07.353.221 Besluit informatiebeheer gemeente Venlo 2010 Vastgesteld bij besluit d.d. 5 januari 2010 van burgemeester en wethouders Afgekondigd d.d. 6 januari 2010 Inwerking d.d.

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Gemeenteblad. van de gemeente Tubbergen. Jaargang: 2012. Nummer: 2. Uitgifte: 13 januari 2012

Gemeenteblad. van de gemeente Tubbergen. Jaargang: 2012. Nummer: 2. Uitgifte: 13 januari 2012 Gemeenteblad Elektronisch uitgegeven van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2012 Nummer: 2 Uitgifte: 13 januari 2012 Besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 19 mei 2011 tot vaststelling

Nadere informatie

OORDEEL. De klachtenbrief is gedateerd 6 mei 2008 en bij het secretariaat ingeboekt op 8 mei 2008 onder nummer 38-2008.

OORDEEL. De klachtenbrief is gedateerd 6 mei 2008 en bij het secretariaat ingeboekt op 8 mei 2008 onder nummer 38-2008. Dossiernummer 38-2008 OORDEEL Verzoeker Mevrouw O. Hengelo Datum verzoek De klachtenbrief is gedateerd 6 mei 2008 en bij het secretariaat ingeboekt op 8 mei 2008 onder nummer 38-2008. Betreft Het verzoek

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum, gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; besluit vast te stellen de navolgende Beheerregeling

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker

Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker Structuurplannen indeling en op te nemen elementen R.S. Jonker Inleiding 3 Een indeling 4 Op te nemen elementen 6 Entiteiten 6 Proces 6 Product 7 Informatie-object 8 Beheershandeling 9 Taak 10 Grondslag

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Elektronische Handtekeningen. BHIC 13 juni 2012

Elektronische Handtekeningen. BHIC 13 juni 2012 Elektronische Handtekeningen BHIC 13 juni 2012 mr. ir. Frans Dondorp, Decos Information Solutions 13 juni 2012 Frans Dondorp Openingsvraag: Waarom is de elektronische handtekening relevant? Welke bescheiden

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Aan de raad van de gemeente Lingewaard

Aan de raad van de gemeente Lingewaard 10 Aan de raad van de gemeente Lingewaard *14RDS00140* 14RDS00140 Onderwerp Vaststellen Archiefverordening 2014 1 Samenvatting Op grond van de Archiefwet 1995 dienen de gemeenteraden verordeningen op te

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het

Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het Voorschriften betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn

Nadere informatie

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016

Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Hoorn. Nr. 46410 14 april 2016 Besluit Informatie- en Archiefbeheer gemeente Hoorn 2016 Zaaknummer: 1280834 - Gelezen het voorstel van de Afdeling Informatievoorziening,

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; overwegende dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot; -het gebruik van e-mail

Nadere informatie

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers ADDENDUM: betreffende het implementeren en gebruiken van de standaard Zaak en Document services incl. MijnOverheid / Lopende Zaken. (Addendum op de SAMENWERKINGSOVEREENKOMST KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen; gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens; besluiten:

Burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen; gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens; besluiten: Burgemeester en wethouders van de gemeente Teylingen; gelet op het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens; besluiten: vast te stellen de volgende Regeling Wet bescherming persoonsgegevens Teylingen

Nadere informatie

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp

cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp cocensus Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp (f^r'f'.na " 2 7 APR. 2012 Gemeente Wormerland t.a.v. het College van burgemeester en wethouders Postbus 20 1530AAWormer 'and behandeld door F. den HartOg telefoon

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Besluitenlijst d.d. d.d.

Besluitenlijst d.d. d.d. Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Eenheid/Cluster/Team COM Publicatie Openbare bekendmakingen van papier naar digitaal 1- Notagegevens Notanummer 384961 Datum 3-6-2010 Programma: 01a. Bestuur

Nadere informatie

B&W besluit Publicatie

B&W besluit Publicatie B&W besluit Publicatie Onderwerp Mandaatbesluit ten behoeve van het archiefbeheer door Milieudienst IJmond Collegebesluit 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen.

Nadere informatie

Notitie Programma Digitaal Werken

Notitie Programma Digitaal Werken Notitie Programma Digitaal Werken Onderwerp Programma Digitaal Werken: aanschaf en implementatie Zaaksysteem Suite en Suite voor Vergunningen, Toezicht & Handhaving. Huidige situatie Amstelveen werkt met

Nadere informatie

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs

Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaken Klantcontacten Zoeken Antwoord Registraties Factsheet Zaakgericht werken in het Onderwijs Zaakgericht Werken is binnen overheidsorganisaties al een bekend begrip. Vrijwel alle werkprocessen worden

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995

TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 TOELICHTING REGELING ARCHIEFBEHEER UNIVERSITEIT TWENTE 2015 Ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 KENMERK: B&A 15/1035 /DNT DEFINITIEVE VERSIE 4.0 VAN 14 JULI 2015 AUTEUR: W.H.G. OLIJSLAGER Hoofdstuk

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Archiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop

Archiveren digitale bestemmingsplannen. Workshop Workshop Tijdens deze sessie Aanleiding Vervolgens in de praktijk: Hans Dekker van de gemeente Houten Karola Czuj van de gemeente Almere Ysbrand Tromp van de provincie Overijssel Discussie Ambitie en doel

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom

Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom Besluit informatiebeheer Werk en Inkomen Lekstroom 1 Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Werk en Inkomen Lekstroom; gelezen het voorstel van de directeur d.d 18 april 2013; gelet op

Nadere informatie

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer Documentenbeheer Inleiding ConsultManager heeft nu een professionele module om documenten te archiveren, te koppelen aan cliënten, artsen, etc., en te beheren. Het was al mogelijk om externe documenten

Nadere informatie

Privacy protocol gemeente Hardenberg. de activiteiten van de gebiedsteams "Samen Doen" worden uitgevoerd in opdracht van het

Privacy protocol gemeente Hardenberg. de activiteiten van de gebiedsteams Samen Doen worden uitgevoerd in opdracht van het O0SOPo 01-04-15 Hardenberg Privacy protocol gemeente Hardenberg Burgemeester en wethouders van de gemeente Hardenberg; Gelet op de: Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Wet maatschappelijke ondersteuning

Nadere informatie

A.J. Gerritsen 25 september 2014

A.J. Gerritsen 25 september 2014 Portefeuillehouder Datum raadsvergadering A.J. Gerritsen 25 september 2014 Datum voorstel 15 juli 2014 Agendapunt Onderwerp Publicatie van gemeentelijke kennisgevingen De raad wordt voorgesteld te besluiten:

Nadere informatie

ons kenmerk ECGR/U201301490 Lbr. 13/100

ons kenmerk ECGR/U201301490 Lbr. 13/100 Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Modelverordening elektronische kennisgeving uw kenmerk ons kenmerk ECGR/U201301490 Lbr. 13/100 bijlage(n)

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid Verantwoording van publieke diensten Bij het leveren van publieke diensten maakt de overheid gebruik van publieke middelen. De overheid moet zich over de besteding hiervan tegenover

Nadere informatie

Verordening handhaving Wet werk en bijstand gemeente Oosterhout

Verordening handhaving Wet werk en bijstand gemeente Oosterhout Verordening handhaving Wet werk en bijstand gemeente Oosterhout Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Officiële naam regeling Besloten door Deze versie is geldig tot (als

Nadere informatie

Processen en juridische aspecten LV WOZ

Processen en juridische aspecten LV WOZ Processen en juridische aspecten LV WOZ LV WOZ Inlichtingen Peter van den Heuij T 070-3427816 p.p.a.heuij@minfin.nl Datum 23 mei 2011 Auteur Ruud Kathmann Bijlage: Inleiding Voor de aanbesteding van de

Nadere informatie

Gemeente Venlo digitaliseert en optimaliseert burgerdienstverlening met behulp van Microsoft technologie

Gemeente Venlo digitaliseert en optimaliseert burgerdienstverlening met behulp van Microsoft technologie Gemeente Venlo digitaliseert en optimaliseert burgerdienstverlening met behulp van Microsoft technologie Organisatie De gemeente Venlo telde eind 2009 ruim 92.000 inwoners. Vanwege een gemeentelijke herindeling

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

MANDAATREGELING 2013, afdeling Informatievoorziening en Vastgoed

MANDAATREGELING 2013, afdeling Informatievoorziening en Vastgoed KRIMPEN AAN DEN IJSSEL MANDAATREGELING 2013, afdeling Informatievoorziening en Vastgoed Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpen aan den I Jssel en de burgemeester van de gemeente

Nadere informatie

Beleidsregel. Toepassing bestuursdwang bij huisuitzettingen

Beleidsregel. Toepassing bestuursdwang bij huisuitzettingen Beleidsregel Toepassing bestuursdwang bij huisuitzettingen 1 Inleiding Zoals in veel gemeenten het geval is, vinden er in de gemeente Woensdrecht met enige regelmaat huisuitzettingen of andere executies

Nadere informatie

SIMkcc. SIM klant contact centrum. Digitale dienstverlener voor e-gemeenten

SIMkcc. SIM klant contact centrum. Digitale dienstverlener voor e-gemeenten SIMkcc SIM klant contact centrum Digitale dienstverlener voor e-gemeenten klacht/melding belscripts kennisbank status aanvraag direct bestellen kosten antwoorden KCC openingstijden beleidsinformatie online

Nadere informatie

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting Verbinden Bestuurlijke Samenvatting Verbinding Burgers en bedrijven verwachten dat de overheid er voor hen is in plaats van andersom. Ze willen samenhangende en begrijpelijke communicatie van de overheid

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1

Inleiding. Record. Specificatie ToPX 2.1 Prins Willem-Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag T +31-70-331 5400 www.nationaalarchief.nl Contact W. van der Reijden Recordkeeping adviseur T +31 6 55 26 79 52 wout.van.der.reijden@nationaal archief.nl Specificatie

Nadere informatie

Mozard CMS functionaliteit op hoofdlijnen

Mozard CMS functionaliteit op hoofdlijnen Mozard CMS functionaliteit op hoofdlijnen Mozard BV Den Haag, 2013 Versie 1.1 Inhoud Inleiding... 3 Samenvatting... 4 Mozard Antwoord... 5 Mozard Zoeken... 6 Mozard Nieuwscategorieën... 6 Mozard webformulieren...

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT Handelsnaam van BCT automatisering BV KvK 14043652 postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31

Nadere informatie

Seneca B.V. Elektronicaweg 31 2628 XG Delft Nederland T +31(0)15-251 37 00 F +31(0)15-251 37 01 E info@smartsite.nl I www.smartsite.

Seneca B.V. Elektronicaweg 31 2628 XG Delft Nederland T +31(0)15-251 37 00 F +31(0)15-251 37 01 E info@smartsite.nl I www.smartsite. Seneca B.V. Elektronicaweg 31 2628 XG Delft Nederland T +31(0)15-251 37 00 F +31(0)15-251 37 01 E info@smartsite.nl I www.smartsite.nl Whitepaper Content in cascade De plaats van het content management

Nadere informatie

Privacy Reglement Flex Advieshuis

Privacy Reglement Flex Advieshuis Privacy Reglement Flex Advieshuis Paragraaf 1: Algemene bepalingen Artikel 1: Begripsbepaling In aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens en het Besluit Gevoelige Gegevens wordt in dit reglement

Nadere informatie