1 Inleiding Deadlines Checklist Organisatie...4-1

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1 Inleiding Deadlines Checklist Organisatie Adressen Belangrijke telefoonnummers Data en tijden Beursdagen Locatie Openingstijden voor bezoek Openingstijden voor exposanten Opbouw in alle hallen Afbouw Opbouw en demontage procedures Parkeren tijdens opbouw en afbraak Logistiek plan regelt aanvoer materialen bij opbouw en afbraak Expeditie Serviceplan Veiligheid Verzekeringen Exposantenbadges, opbouw en afbouwpassen Diensten Catering Standschoonmaak Tuien Logistiek Standbouw Comfortpakketten Voorschriften Reglement voor Exposanten Goedkeuring standontwerp Minimale standbouweisen Hoogte Wanden Obstakelschema Etagebouw Gangpaden Techniek Technische specificaties hallen Technische voorzieningen

2 Uitzetkleur Oplevering Comfortpakketten en standbouw Regels voor activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Alcoholgebruik op uw stand Activiteiten na beursopeningstijden Directe verkoop Activiteiten buiten uw stand Bezoekersmarketing Bezoekersdatabase ( Beursdating) Algemeen Mogelijkheden Stap voor stap handleiding Mediakit op maat Uitnodigingskaarten Digitale relatiekaart Stickers Affiches Bezoekersmailing Reclame en promotie Reclamemogelijkheden Catalogus Pers & PR Campagnemarketing Kick-Off Follow-up

3 1 Inleiding U gaat exposeren op Elektrotechniek Voor een optimaal resultaat van uw deelname wilt u deze beurs goed voorbereiden. Als beursorganisator assisteren wij u daarbij. Beurswijzer De organisatie en promotie van Elektrotechniek 2009 is in handen van VNU Exhibitions Europe. In deze Beurswijzer vindt u belangrijke informatie over de organisatie en de marketing van Elektrotechniek Handboek voor Exposanten Het beurscomplex en de technische voorzieningen worden beheerd door Jaarbeurs Utrecht. Alle diensten die Jaarbeurs Utrecht kan leveren, zoals technische voorzieningen, standbouw en inrichting, kunt u on-line bestellen via het digitale handboek. Het digitale exposantenhandboek kunt u vinden op Van Jaarbeurs Utrecht ontvangt u hiervoor een toegangscode en wachtwoord. Wij wensen u veel succes op Elektrotechniek 2009! Namens VNU Exhibitions Europe, het beursteam Elektrotechniek Irene Moon Harold Mol Susanne Pater Lia Bouma Femke Haas Project Manager Sales en Account Manager Sales en Account Manager Project Coördinator Project Coördinator 1-1

4 2 Deadlines Hieronder volgen enkele belangrijke deadlines voor verschillende zaken van Elektrotechniek Houdt deze data goed in de gaten! Vanaf half februari kunt u uw gegevens invullen voor de beurscatalogus via C@talogue Register Vanaf half augustus is op de website de on-line catalogus beschikbaar voor bezoekers 25 mei 2009 is de deadline voor het aanleveren van uw persinformatie Op 27 mei 2009 is de persconferentie van Elektrotechniek 2009 Op 3 juni 2009 is de Kick-Off voor exposanten Op 5 juni 2009 wordt de voorregistratie voor bezoekers via -online.nl geopend 27 juli 2009 is de sluitingsdatum voor het invullen van C@talogue Register Zorg ervoor dat uw uitnodigingskaarten eind augustus de deur uitgaan Dinsdag 15 september is de laatste mogelijkheid om uw standbouwtekeningen te laten keuren. Uiterlijk dinsdag 15 september 2009 moeten bestelformulieren voor technische voorzieningen bij Jaarbeurs Utrecht zijn. Na deze datum volgt veelal een besteltoeslag van 25% 24 september 2009 is de uiterste inleverdatum voor uw persmappen, ten behoeve van de perskamer die tijdens de beurs is geopend Heeft u een comfortpakket besteld (geheel verzorgde stand)? Op vrijdag 25 september om uur worden de comfortpakketten opgeleverd. Vrijdag 3 oktober om uur dient uw stand leeg gehaald te zijn 2-1

5 3 Checklist Voor een optimale voorbereiding op Elektrotechniek raden wij u aan zoveel mogelijk van deze checklist gebruik te maken. [direct] Bepaal uw profiel en doelstelling met de [direct] Kijk wat Elektrotechniek u kan opleveren met de [voor 25 mei] Lever uw persinformatie aan met de [3 juni] Kom naar de Kick-off van Elektrotechniek voor een optimale beursvoorbereiding [voor 27 juli] Vul uw bedrijfsprofiel in op Catalogue Register voor publicatie in de [juni/juli] Bestel uw [juni/juli] Bestel stickervellen voor uw [juni/juli] Bestel beursposters voor uw prikbord, lobby, [juni/juli] Plaats de registratielink (zie bezoekersdatabase) op de website van uw [juni/juli] Plaats een aankondiging van uw beursdeelname op uw website juni/juli] Prepareer uw voorregistratiepagina met uw eigen [augustus] Maak uw adressenbestand gereed voor uw beursgerelateerde mailings en verkoopactiviteiten [augustus] Bestel eventueel extra [eind augustus/begin september] Verzend persoonlijke uitnodigingen met uitnodigingskaart [september] volg uw voorregistraties in de [september] Laat uw verkoopafdeling beltijd inplannen voor het maken van beursafspraken [eind september] Verzend rappelmailings aan uw relaties [augustus/september] Neem beursverwijzingen op in uw advertenties: o U vindt ons op Elektrotechniek, standnr. XX.XXXX o Bestel uw gratis toegangsbadge op onze website [september] Vul het activiteitenformulier in [september] Geef uitnodigingskaarten mee aan uw buitendienst [september] Laat uw verkoopafdeling follow-up acties inplannen voor de weken na beurs [september] Informeer en motiveer uw = Webtool beschikbaar op -online.nl 3-1

6 4 Organisatie 4.1 Adressen Organisatie VNU Exhibitions Europe Projectteam Elektrotechniek Jaarbeursplein AL UTRECHT Postbus RV Utrecht ExpoPoint Jaarbeurs Utrecht ExpoPoint Jaarbeursplein AL UTRECHT Postbus RM Utrecht 4-1

7 4.2 Belangrijke telefoonnummers Exposantentelefoon Voor inlogcodes, uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de stand, catalogue register en alles waarvan u niet precies weet waar u moet zijn. Beursteam Harold Mol Sales & Account Manager harold.mol@vnuexhibitions.com Susanne Pater Sales & Account Manager susanne.pater@vnuexhibitions.com Lia Bouma Project Coördinator lia.bouma@vnuexhibitions.com Femke Haas Project Coördinator fenke.haas@vnuexhibitions.com Irene Moon Project Manager irene.moon@vnuexhibitions.com Faxnummer beursteam ExpoPoint Jaarbeurs Utrecht Voor vragen over het exposantenhandboek en technische voorzieningen zoals water, elektra en perslucht. Verder kunt er terecht met vragen over parkeren, schoonmaak, standbouw en met specifieke vragen over de hallen. Technische voorzieningen expopoint@jaarbeursutrecht.nl Comfortpakketten/ Roeland Guldenaar, tel Standbouw Guldenaarrfj@jaarbeursutrecht.nl Water/elektra specifiek Raymond Bomers, tel bomersr@jaarbeursutrecht.nl Goedkeuring standbouw (Linda Schuurman) schuurmanl@jaarbeursutrecht.nl Faxnummer ExpoPoint

8 Marvel Bezoekersregistratie, beursdating, exposantenbadges, opbouwpassen, extra badgereaders (tel) (fax) (vanaf 4 juni) Deli Delivery Standcatering info@delidelivery.nl Persinformatie Digitale perskamer, persberichten, persmappen. Anneke van Eijk anneke.van.eijk@vnuexhibitions.com Bedrijfsbeveiliging Alarmnummer Meldkamer safety&traffic@jaarbeursutrecht.nl Standbeveiliging safety&traffic@jaarbeursutrecht.nl EHBO (via meldkamer) Faircom Media Reclame en promotie buiten de beursvloer. Irene Heijmeriks i.heijmeriks@faircom.nl Ceva Logistics Expeditie, laden en lossen, heftrucks, douane jaarbeurs.showfreight@nl.cevalogistics.com 4-3

9 4.3 Data en tijden Beursdagen Maandag 28 september t/m vrijdag 2 oktober 2009 Locatie Jaarbeurs Utrecht, Hal 7 t/m 12 Openingstijden voor bezoek Maandag 28 september t/m woensdag 30 september: 10:00 tot 17:30 uur Donderdag 1 oktober: 10:00 tot 19:30 uur Vrijdag 2 oktober: 10:00 tot 17:00 uur Openingstijden voor exposanten Maandag 28 september van uur Dinsdag 29 en woensdag 30 september van uur Donderdag 1 oktober van uur Vrijdag 2 oktober van uur Opbouw in alle hallen Woensdag 23 september van uur Donderdag 24 september van uur Vrijdag 25 september van uur Zaterdag 26 september van uur Zondag 27 september uur Op zaterdag en zondag mogen er geen auto's meer in de hallen. Afbouw Hal 10 tot en met 12 Vrijdag 2 oktober uur Zaterdag 3 oktober uur Zondag 4 oktober uur Hal 7 tot en met 9 Vrijdag 2 oktober uur Zaterdag 3 oktober uur Zondag 4 oktober uur Maandag 5 oktober uur 4-4

10 4.4 Opbouw en demontage procedures Parkeren tijdens opbouw en afbraak U kunt tijdens de opbouw en afbraak de hallen met lichte bestelwagens en personenauto s tegen een waarborgsom van 50,00 bereiken. Deze regeling is bedoeld om de aan- en afvoer op een goede wijze te laten verlopen. Bij het binnenrijden van het terrein ontvangt u een toegangskaart waarop de tijd staat vermeld wanneer u het terrein uiterlijk weer dient te verlaten. Vrachtauto s zijn van deze regeling vrijgesteld maar moeten wel direct na het lossen het binnenterrein rond de hallen verlaten. Logistiek plan regelt aanvoer materialen bij opbouw en afbraak Elektrotechniek 2009 vindt plaats in de hallen 7 t/m 12. Tijdens de opbouw en demontage van de beurs is het rondom de hallen een drukte van belang. Om iedereen in de gelegenheid te stellen zijn materialen zo vlot mogelijk naar de stand te brengen, wordt voor Elektrotechniek een logistiek plan ontwikkeld. Hiermee wordt het transportverkeer gepland en gedoseerd toegelaten tot het terrein. Al het verkeer wordt opgevangen en gebufferd op ons parkeerterrein P2. Een aantal weken voor de beurs ontvangt u het logistiek plan tezamen met de op- en afbouwpassen en de exposantenbadges. Expeditie Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met expediteur CEVA Logistics, die op het Jaarbeursterrein is gevestigd. (zie telefoonlijst). Serviceplan We hebben een serviceplan voor exposanten, waarvan u in de aanloop van de beurs de details krijgt (al houden we een paar verrassingen voor onszelf). Veiligheid Wij hebben een heel groot beurscomplex dat we zo goed mogelijk beveiligen. Het is echter voor onze bewaking soms moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs en tijdens de opbouw- en demontageperiode. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van toegangsbewijzen. (exposantenbadges en op- en afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op de stand achter te laten. 4-5

11 Verzekeringen Is mijn beursdeelname verzekerd? Een vraag die voor de hand ligt als u bezig bent met uw voorbereidingen. Het is ook van groot belang dat u zich verzekert tegen de risico's die u voor, tijdens en na een beurs met alle zaken op uw stand loopt. Vandaar dat Jaarbeurs Utrecht samen met verzekeringsmakelaar Aon Verzekeringen een aantrekkelijk all-in verzekeringspakket heeft samengesteld. Dat geeft u alle vrijheid om vooral met het succes van uw beursdeelname bezig te zijn. Meer informatie over de verzekeringen vindt u in het digitale exposantenhandboek ( Check eerst wat uw bestaande polis al dekt. U bent bij ons automatisch WA verzekerd. 4-6

12 4.5 Exposantenbadges, opbouw en afbouwpassen Een aantal weken voor de beurs ontvangt u automatisch een aantal exposantenbadges en op- en afbouwpassen. Deze zijn bestemd voor u, uw collega's en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand voor, tijdens of na de beurs. Deze passen zijn persoonsgebonden. Het aantal passen dat u automatisch ontvangt, is gebaseerd op het oppervlak van uw stand. Oppervlak (m 2 ) Aantal exposantenbadges Aantal op- & afbouwpassen en meer 25 Via beursdating kunt u extra en/of gepersonaliseerde passen aanvragen. U moet tijdens opbouw en afbraak als persoon in het bezit zijn van een op- en afbouwpas. Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de reguliere openingstijden te betreden. 4-7

13 4.6 Diensten Catering Deli Delivery Deli Delivery verzorgt de catering op de beursvloer en biedt twee mogelijkheden: Deli Standard Als u precies weet wat u nodig hebt, is Deli Standard uw beste keuze. Van koffie, vruchtensap en alcoholische dranken, tot alle toebehoren en een dagelijkse lunchservice. Bestellingen kunt u plaatsen op Als u toch bestelformulieren wilt ontvangen, belt u Deli Premium Standcatering op maat. Een specifieke aanpak waarmee uw bezoekers met alle mogelijke egards worden onthaald. Voor een persoonlijke aanpak belt u: Standschoonmaak VBG Schoonmaak verzorgt de standschoonmaak voor beurzen in het Jaarbeurscomplex. U kunt hun diensten bestellen via Wanneer u heeft gekozen voor een comfortpakket dan is standschoonmaak al voor u geregeld. Afvalverwerking Voor de vuilafvoer, tijdens de opbouw en demontage van beurzen, kunt u zich richten tot de Van Vliet Groep. U kunt hun diensten bestellen via Contactgegevens: Standschoonmaak VBG Schoonmaak Halkantoor hal 9, Jaarbeurs Utrecht Postbus DD Utrecht Telefoonnummer Faxnummer jaarbeurs@vbg-schoonmaak.nl Vuilverwerking Jaarbeurs Utrecht, p/a Van Vliet Groep Postbus RM Utrecht Telefoonnummer Faxnummer jaarbeurs@vanvlietgroep.nl 4-8

14 Tuien Voor het ophangen van verlichting, banieren, trussen e.d. kunt u contact opnemen met TAO. Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal verzorgen. Ophangen is niet overal mogelijk. TAO Tentoonstellingsgroep p/a Jaarbeurs Utrecht Postbus RM Utrecht Tel Fax : info.taoutrecht@taogroep.com Logistiek CEVA Logistics Expeditie, laden en lossen, opslag, heftrucks, douane. Michiel Dekkeren Rob Couwenberg Tel Jaarbeurshowfreight@nl.cevalogistics.com 4-9

15 5 Standbouw 5.1 Comfortpakketten Voor Elektrotechniek 2009 zijn twee verschillende standbouwpakketten verkrijgbaar: Compact en Top. Kijk voor afbeeldingen op de beurswebsite. Comfortpakket Compact De economische oplossing. Een efficiënte stand zonder poespas, tegen een zeer scherpe prijs. Deze systeembouw wordt in alle formaten aangeboden. Technische specificaties Systeembouw stand Wanden 250cm hoog, kleur wit Blauw geschilderde frieslijst met witte naamsvermelding Afsluitbare bergruimte van 1m² met garderobehaken met 3 schappen Tapijttegels Escolita, antraciet met blauw geblokte rand Tafel (603 wit), 4 stoelen (119 antraciet), prullenbak 921Z, balie (813W) 3 KW aansluiting met een wandcontactdoos incl. stroomverbruik 1 spot per 3m² Dagelijkse standschoonmaak 1 parkeerabonnement voor opbouw, houden en afbraak Prijzen: 12 tot 19 m 2 90,00 per m 2 Vanaf 20 m 2 75,00 per m 2 5-1

16 Comfortpakket Top De exclusieve oplossing. Kwaliteit zonder compromissen. Verkrijgbaar in 3 varianten: Sales, Relation en Presentation. Een geheel ingerichte stand in luxe houtbouw. Deze stand wordt aangeboden van m 2. Andere formaten in overleg. Het Comfortpakket Top bestaat uit: Geschilderde houtbouw stand (250 cm), kleur off-white Verhoogde vloer met aan iedere open zijde een rolstoel oprit Afsluitbare bergruimte (150x150 cm) met garderobehaken en 3 schappen Decorwand, houtbouw in kleuren off-white en kleur 3e paneel naar keuze* 2 kolommen houtbouw, kleur naar keuze* Belettering op decorwand: 1x tekst (max. 20 tekens) Belettering op kolommen: 2x tekst (max. 20 tekens) Tapijttegels Antraciet (9052) Meubilair afhankelijk van variant** Keukenblok inclusief koelkast, koffiezetapparaat en waterkraan Elektra en verlichting: - Aansluiting inclusief een dubbele wandcontactdoos en stroomverbruik - 8 pendelspots (3 aan beide zijkanten en 2 a/d achterwand) - staande lamp afhankelijk van variant** Wateraansluiting ten behoeve van keukenblok Prullenbak 921zwart Dagelijkse standschoonmaak 2 parkeerabonnementen voor opbouw, houden en afbraak * de kleur van de kolommen dient hetzelfde te zijn als het kleurvlak op de decorwand. ** Meubilair/verlichting per variant: Sales: inclusief bank met kussens, tafelkubus, 4x stoel (131) wit, 1x tafel (603) wit en 2x staande lamp Relation: inclusief 1x bar 100x60 met 1x inbouwlamp, 4x barkruk (509) grijs, 1x tafel (603) wit, 4x stoel (131) wit en 1x staande lamp Presentation: 3x presentatie kubus met 1x inbouwlamp, 1x tafel (603) wit, 4x stoel (131) wit en 1x staande lamp Prijzen: 20 tot 29 m 2 195,00 per m 2 30 tot 49 m 2 160,00 per m 2 Vanaf 50 m 2 125,00 per m 2 5-2

17 Wijzigingsmogelijkheden Al uw specificaties, wijzigingen en aanvullende bestellingen geeft u online door via het handboek van Jaarbeurs Utrecht, Bijvoorbeeld: Tapijtkleur wijzigen: 2,00 per m 2 Logo op frieslijst: 200,00 Keukenblok inclusief koelkast, koffiezetapparaat en wateraansluiting: 600,00 Verhoogde vloer: 15,00 per m 2 Frieslijst in een andere kleur dan standaardkleur: 75,00 NB. bovenstaande wijzigingen/aanvullingen zijn bij het Top -pakket inbegrepen Mede-exposanten Voor exposanten die zich willen presenteren in uw stand geldt een vast bedrag van 995,00 per mede-exposant. De mede-exposant heeft recht op een aparte vermelding in de (digitale) beurscatalogus en kan het bedrijf door eigen personeel op de stand laten vertegenwoordigen. Calculatiemodule Wanneer u uw totale deelnamekosten op basis van het door u gekozen standtype wilt uitrekenen, dan verwijzen wij u naar de digitale calculatiesheet waar u alle variabelen zelf kunt invullen waarna deze het totale deelnamebedrag uitrekent. Bestellen U kunt beide pakketten bestellen via de Sales en Account Manager. 5-3

18 5.2 Voorschriften Reglement voor Exposanten Achter in deze Beurswijzer vindt u het Reglement voor Exposanten met daarin de technische bepalingen die op de standbouw betrekking hebben. Breng hiervan uw standbouwer zelf op de hoogte. Een aantal belangrijke voorschriften hebben wij hieronder voor u samengevat. Goedkeuring standontwerp U dient uw standbouwtekening ter goedkeuring te overleggen met ExpoPoint Jaarbeurs Utrecht. Zij beoordeelt uw ontwerp op standlocatie, technische aspecten en mogelijke omgevingsfactoren. Met een goedkeuring van ExpoPoint bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. Wij raden u aan erop te letten dat de standbouwtekening door uw standbouwer of standmanager ter goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor beurs dat u zich hierover in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken. Minimale standbouweisen De scheidingswanden met de buren moet u zelf plaatsen en dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter en de vloerruimte dient bedekt te zijn. U kunt dus niet de achterwand van de buren gebruiken. Hoogte Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is aangegeven) met het ExpoPoint heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen plaatselijk in hoogte variëren. In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. De hoogte van de hal staat aangegeven op uw plattegrond. Als u twijfelt, kunt u hierover natuurlijk altijd contact met het ExpoPoint opnemen (zie telefoonlijst). Wanden Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken Niet direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter. 5-4

19 Let op: elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5 meter worden dichtgebouwd, tenzij VNU Exhibitions Europe schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons het recht voor, om desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven. Obstakelschema Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Deze plattegrond heeft u samen met uw standtoewijzing ontvangen. Houdt hiermee rekening bij het standontwerp. De obstakels mag u omtimmeren, mits u ervoor zorgt dat de eventuele aanwezige brandslanghaspels zichtbaar en bereikbaar blijven. Er mag echter niets worden bevestigd aan de kolommen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ExpoPoint (zie telefoonlijst). Etagebouw Etagebouw is altijd hoger dan 2,50 meter en is toegestaan mits u ons hierover heeft geïnformeerd en mits u minimaal één meter van uw buren verwijderd blijft. Gebruik van een etageverdieping is niet kosteloos. Hiervoor wordt de helft van het aantal netto etagemeters in rekening gebracht. Let u op dat u ook hier weer het Expopoint aan de hand van de bouwtekening om schriftelijke toestemming vraagt. Daarnaast moet u de uitdrukkelijke goedkeuring vragen van de Brandweer (afdeling Preventie) en van de gemeente Utrecht, Dienst Stadsontwikkeling. Hieronder vindt u de desbetreffende adressen. Brandweer Utrecht Dienst Stadsontwikkeling Afdeling Pro-actie en Preventie Afdeling Bouw -en Woningtoezicht t.a.v. de heer J. Verlaan t.a.v. de heer C. Schippers Postbus 3025 Postbus GA Utrecht 3503 RK Utrecht Tel Tel Fax Fax j.verlaan@utrecht.nl c.schippers@utrecht.nl Gangpaden Gangpadoverschrijdende standbouw is niet toegestaan. Daarnaast verzoeken wij u uw activiteiten tot uw standruimte te beperken en dus displays en producten binnen uw stand te houden. Zo hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en bezoekers. 5-5

20 5.3 Techniek Technische specificaties hallen In het digitale Exposantenhandboek van Jaarbeurs Utrecht treft u de halspecificaties aan. Voorts verschaft uw plattegrond u additionele informatie over de mogelijkheden en beperkingen van het aan u toegewezen standoppervlak. 5-6

21 Technische voorzieningen Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer. Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Uitzetkleur Het uitzetten van de stand gebeurt tijdens Elektrotechniek in de kleur blauw. Breng uw standbouwer hiervan op de hoogte. Oplevering Comfortpakketten en standbouw Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions of Jaarbeurs Utrecht, kunt u deze vanaf vrijdag 25 september, uur, gaan inrichten. Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. Vrijdagavond 3 oktober om uur dient uw stand leeg gehaald te zijn. 5-7

22 6 Regels voor activiteiten Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik gaat maken van live of versterkt geluid, dient u toestemming te vragen aan de organisatie. Hiertoe kunt u het 'aanmeldformulier eigen activiteiten' gebruiken die u achterin deze beurswijzer vindt. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 70 db Alcoholgebruik op uw stand Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Activiteiten na beursopeningstijden Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Vraag hiervoor eerst toestemming bij de Sales en Account Manager. Deze activiteiten zijn gebonden aan de sluitingstijden van de hal (zie openingstijden voor exposanten). Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions Europe zich het recht voor maatregelen te treffen. Voorkomen dient te worden, dat er gelijktijdig op naburige stands gelijksoortige activiteiten plaatsvinden. Bij het verlenen van toestemming zal VNU Exhibitions dan ook rekening houden met de lokatie en/of andere activiteiten. U bent zelf verantwoordelijk voor het goede verloop van uw receptie en het gedrag van uw bezoek en u dient een beveiligingsbeambte in te huren voor de uren na beursopening. Directe verkoop Ter behoud van het professionele karakter van de beurs is handverkoop (directe verkoop tegen betaling ter plekke) niet toegestaan. Activiteiten buiten uw stand Het ontplooien van promotionele activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de organisator. In het algemeen zult u een vergoeding moeten betalen. 6-1

23 7 Bezoekersmarketing 7.1 Bezoekersdatabase ( Beursdating) Algemeen De bezoekersdatabase (beursdating) is een speciaal ontwikkelde module om u met uw bezoekers in contact te brengen. Deze bezoekers zullen veelal uw eigen relaties zijn. U heeft de mogelijkheid om gratis uitnodigingskaarten te bestellen. Op alle uitnodigingskaarten staat een uniek toegangsnummer dat gekoppeld is aan uw bedrijf. Op het moment dat iemand zich met een van uw nummers registreert, zal deze persoon in uw bezoekersdatabase opgenomen worden. Het hoofddoel van deze database is om u inzicht te geven in wie de beurs en dus uw stand wil bezoeken. De database is beveiligd door middel van een inlogcode. Als u inlogt, komt u in úw deel van de database met daarin de gegevens van de bezoekers die op úw uitnodiging hebben gereageerd. Deze informatie is dus niet toegankelijk voor andere deelnemers. Naast de functie van bezoekersdatabase kunt u nog meer met de beursdating module. Uw eigen registratielink downloaden, exposantenbadges bestellen en extra opties voor de Marvel Databadge Reader bestellen. Mogelijkheden Aantal registraties per exposant bekijken Hoe doet u het ten opzichte van uw mede-exposanten? Dat is in één oogopslag te zien. In de bezoekersdatabase is een lijst opgenomen met daarin alle exposanten, hun standnummer, het aantal bestelde kaarten en het aantal registraties. Zo kunt u precies bekijken waar u staat ten opzichte van de andere deelnemers. Uw bezoekers In beursdating is makkelijk te zien wie zich op uw uitnodiging heeft geregistreerd voor een bezoek aan Elektrotechniek. Dit kan op verschillende niveaus. Zo kunt u zien hoeveel personen op uw uitnodiging zich geregistreerd hebben, u kunt op scherm bekijken welke personen zich geregistreerd hebben en tot slot kunt u een lijst downloaden waarin alle gegevens staan van de geregistreerden. Dit bestand kunt u downloaden in drie bestandsformaten, Excel, dbase of Text. Naast de NAW gegevens van de (potentiële) bezoeker, beschikt u dan ook over de antwoorden op de enquêtevragen die ingevuld moeten worden tijdens de registratie. Zo weet u dus bijvoorbeeld hoe de bezoeker betrokken is bij investeringsbeslissingen, welke functie hij/zij heeft en hoeveel werknemers de bedrijf(svestiging) heeft. 7-1

24 Unieke, bedrijfsgebonden registratielink U heeft er misschien al over gehoord: de bedrijfsgebonden registratielink. Voor elke exposant van Elektrotechniek is een registratielink aangemaakt. Deze link is voorzien van een uniek kenmerk en is gekoppeld aan uw bedrijf. Alle personen die zich via deze link registreren, komen tevens in uw lijst van registraties te staan. Zet de unieke link dus op uw website en maak optimaal gebruik van de registratiemodule. Uw website is een efficiënte manier om uw deelname aan Elektrotechniek bekend te maken. Met uw huidige relatiebestand, nodigt u uw bestaande relaties naar de beurs. Door middel van het plaatsen van uw unieke registratielink, kan iedereen die interesse heeft in uw website en dus uw bedrijf aan u laten weten dat zij u graag willen bezoeken tijdens de beurs. Ook van deze (wellicht onbekende) personen heeft u dan alle gegevens in de beursdating-database. Uw welkomstboodschap Wanneer een bezoeker zich via de registratielink op uw eigen site registreert wordt er een welkomstboodschap zichtbaar die verwijst naar uw bedrijf. Standaard luidt de boodschap: "U bent van harte welkom bij [uw bedrijf] op stand [uw standnummer]". Via beursdating kunt u ook uw eigen boodschap opgeven. Zo maakt u uw registratiepagina nóg wat persoonlijker. Exposantenbadges Beursdating is niet alleen ingericht om u met de bezoekers van Elektrotechniek in contact te brengen. Dat is natuurlijk wel de hoofdtaak, maar er kan nog meer. Zo kunt u online extra, of gepersonaliseerde exposantenbadges bestellen. De exposantenbadges zijn bedoeld voor u en uw collega s die op de stand aanwezig zijn tijdens de beurs. Ook verschaft de exposantenbadge u toegang tot de beursvloer tijdens opbouw en afbraak van de beurs. Bestellen via beursdating is simpel. U ziet op het scherm hoeveel badges u standaard ontvangt. Is dit voldoende, dan hoeft u niets te doen. Wilt u gepersonaliseerde badges voor uw standpersoneel, of heeft u niet voldoende aan het standaard aantal? Dan kunt u altijd extra badges bestellen. Op- en afbouwpassen Ook voor de op- en afbouwpassen geldt dat u via beursdating extra passen kunt bestellen. Alle exposanten van Elektrotechniek ontvangen standaard 10 op- en afbouwpassen. Deze passen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u voor of na de beurs werkzaam zijn op uw stand. De op- en afbouwpas is persoonsgebonden en verschaft alleen toegang tot de beurs tijdens de opbouw en afbraak van Elektrotechniek. Heeft u meer dan 10 passen nodig? Via beursdating kunt u meer passen bestellen. 7-2

25 De Marvel Databadge Reader Nieuw op beursdating is de mogelijkheid om extra opties op de Marvel Databadge Reader te bestellen. Bij inschrijving voor Elektrotechniek heeft u gekozen voor een basispakket inclusief of exclusief badge reader. Extra optie Marvel Databadge Reader: programmeren van speciale actiecodes De kans is groot dat u per bezoeker wilt aangeven welke follow-up nodig is. Zoals vervolgafspraak maken of extra informatie over nieuw product. Naast 10 standaard codes, kunt u als optie tot 99 actiecodes aangeven, die in de Marvel Databadge Reader worden voorgeprogrammeerd. Extra optie Marvel Databadge Reader: programmeren van de namen van de standbemanning Als u achteraf wilt kunnen bepalen met welke standmedewerker de bezoeker heeft gesproken, laat dan de namen van uw standbemanning in de reader programmeren. Dit kan tot een maximum van 99 personen. Extra optie Marvel Databadge Reader: USB Memory Stick Een unieke optie bij de Marvel Databadge Reader: de USB Memory Stick. Als u op ieder gewenst moment tijdens de beurs over de data wilt beschikken, dan neemt u er de memory stick bij. In enkele seconden laadt u alle gegevens op uw PC. Zo is de follow-up al tijdens de beurs te starten. Nodig in een tijd dat klanten vooral verbaasd willen worden! De Memory Stick van een andere exposant functioneert niet op uw reader. Ook een willekeurige stick zal niet functioneren. Uw gegevens zijn veilig. Stap voor stap handleiding Aantal registraties per exposant bekijken Open de beursdating module Klik op het kopje exposanten (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Hoeveel registraties heeft uw bedrijf? Open de beursdating module Klik op het tabblad Uw bezoekers (bovenin beeld) Bekijk wie zich op uw uitnodiging geregistreerd heeft Open de beursdating module Klik op het tabblad Uw bezoekers (bovenin beeld) Klik op Bekijken (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Download een bestand met registraties op uw uitnodiging Open de beursdating module Klik op het tabblad Uw bezoekers (bovenin beeld) Klik op Downloaden (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Kies voor een bestandsformaat (Excel, dbase of Text) 7-3

26 Uw unieke registratielink kopieren Open de beursdating module Klik op het tabblad Registratie linken (bovenin beeld) Kopieer de link die in beeld staat Uw welkomstboodschap in de registratie veranderen Open de beursdating module Klik op het tabblad Registratie linken (bovenin beeld) Klik op Welkomstboodschap (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Extra (of gepersonaliseerde) exposantenbadges bestellen Open de beursdating module Klik op het tabblad Exposanten badges (bovenin beeld) Klik op Overzicht (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Klik op Badge (in de blauwe balk van de tabel op de pagina) Extra op- en afbouwpassen bestellen Open de beursdating module Klik op het tabblad Exposanten badges (bovenin beeld) Klik op Overzicht (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Klik op Op- en afbouwpas (in de blauwe balk van de tabel op de pagina) Bestellingen Databadge Reader bekijken Open de beursdating module Klik op het tabblad Databadge Reader (bovenin beeld) Klik op Alle bestellingen (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Extra opties op Databadge Reader bestellen Open de beursdating module Klik op het tabblad Databadge Reader (bovenin beeld) Klik op Alle bestellingen (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) Klik op nieuwe bestelling voor extra readers of opties plaatsen (onderaan de tekst op de pagina) Lijst met bezoekers op uw stand downloaden Open de beursdating module Klik op het tabblad Databadge Reader (bovenin beeld) Klik op Lead Download (in de blauwe navigatiebalk links in beeld) 7-4

27 7.2 Mediakit op maat Ter ondersteuning van uw bezoekersmarketing kunt u een mediakit bestellen, waarvan u de inhoud zelf samen stelt. Met de inhoud van de mediakit uitnodigingskaarten, stickers, affiches maakt u uw klanten attent op en nodigt u ze uit voor de beurs. Vanaf 5 juni kunt u de mediakit online bestellen via beursdating met de inlogcodes die u van VNU Exhibitions ontvangt, of met het bestelformulier wat u nog ontvangt. Uitnodigingskaarten Uitnodigingskaarten worden gratis en ongelimiteerd verstrekt aan exposanten zolang de voorraad strekt. Een uitnodigingskaart is samengesteld uit de volgende onderdelen: Algemene informatie over de beurs en de beurslokatie. Inhoudelijke informatie over de beurs. Een open ruimte, in te vullen door de exposant. Een registratienummer, waarmee de bezoeker zich online kan voorregistreren. Bezoekers die gebruik maken van het registratienummer, krijgen gratis een gepersonaliseerde toegangsbadge toegestuurd. Exposanten kunnen in de bezoekersdatabase (Beursdating) zien wie zich hebben voorgeregistreerd. Digitale relatiekaart Een beurs is een uitstekende manier om uw bedrijf te presenteren. In de juiste ambiance is het goed zaken doen. Een gastvrije stand, een speciale beursactie of bijpraten in een sprankelende sfeer. In zo n klimaat gunnen mensen elkaar iets. Wacht dus niet te lang met het uitnodigen van uw relaties. Met de nieuwe mailingtool van VNU Exhibitions is dat zo gebeurd. Geen postzegels en printwerk en toch heel persoonlijk. Voordelen van de mailingtool: Uw uitnodiging wordt op naam verstuurd U kunt uw persoonlijke noot toevoegen U bespaart tijd, drukwerk en portokosten U krijgt direct (statistische) marketinginfo Last but not least: u kunt rekenen op meer bezoekers. Een pilot in België voor de vakbeurs Infosecurity wees uit dat exposanten die (ook) digitale uitnodigingen verstuurden, 3x zoveel voorregistraties binnenkregen. 7-5

28 Download eerst de folder vanaf -online.nl In slechts zes stappen kunt u uw relatiekaart maken én versturen. Lees daarvoor de folder onderaan deze pagina goed door. De folder is bijgesloten als PDF-bestand. Let op: het openen van dit bestand kan - afhankelijk van uw internetverbinding - enkele minuten duren. Heeft u daarna nog vragen? Lees dan ons antwoord op de veelgestelde vragen (FAQ s) op Of bel onze helpdesk: (tijdens kantooruren). De zes stappen op een rij: Stap 1. Kies uw beurs Ga naar en log in. In het venster dat volgt selecteert u linksboven de beurs waarvoor u uw relaties wilt uitnodigen. Stap 2. Selecteer opmaak Gaat u verder naar stap 2, dan verschijnen er enkele voorbeelduitnodigingen in beeld. Selecteer de uitnodiging die u wilt versturen. Stap 3. Voer tekst in In de uitnodiging die u heeft geselecteerd, ziet u een vak met een rode stippellijn. In dit gedeelte kunt u zelf uw tekst invoeren. Stap 4. Bekijk voorbeeld Bij stap 4 ziet u de eindversie van uw uitnodiging. Bent u tevreden? Klik dan op de link onderaan de pagina en verstuur een testmail naar uw testadres. Stap 5. Voeg adressen toe U voert nu de adressen in van de relaties naar wie u de relatiekaart wilt sturen. U kunt de adressen handmatig intikken of een adressenbestand uploaden. Stap 6. Verzend uitnodiging De laatste stap: klik op de verzendknop. In het scherm ziet u naar hoeveel adressen uw uitnodiging verstuurd wordt. Stickers Stickers bestelt u gratis echter zolang de voorraad strekt per vel. U kunt ze op uw enveloppen plakken, op facturen of brochures. Affiches Hang ze op in uw kantine, zodat uw personeel weet dat u op de beurs staat. Of bij de receptiebalie, om uw klanten erop te attenderen. Bestel ze gratis echter zolang de voorraad strekt. 7-6

29 7.3 Bezoekersmailing Uw bezoekersmailing is misschien wel de belangrijkste actie uit het voortraject. Een verkeerde mailing, op het verkeerde moment, aan de verkeerde doelgroep, breit u op de beurs niet meer recht. Inhoud Een bezoekersmailing bestaat minimaal uit een relatiekaart en een begeleidende brief. U kunt dit eventueel aanvullen met een eigen flyer of brochure. Exposanten die een themacampagne hebben bedacht, kunnen die origineel tot uiting laten komen in de mailing. Noem uw nieuws, noviteiten, beursaanbiedingen en vergeet uw standnummer niet te noemen. De belangrijkste vraag die u in uw mailing dient te beantwoorden is: waarom moet uw klant juist naar uw stand komen? Tijdstip Uit ons onderzoek blijkt dat u het beste de bezoekersmailing vier á vijf weken voor beurs kunt verzenden. Dan levert hij de hoogste respons op. Digitale relatiekaart Wij bieden exposanten ook de mogelijkheid hun relaties digitaal uit te nodigen. Dit biedt een groot aantal extra mogelijkheden die er toe leiden dat bedrijven die hiervan gebruik maken 2x meer registraties op hun naam krijgen dan exposanten die deze mogelijkheid niet benutten. Doelgroep Nodig zowel uw vaste klanten uit als uw prospects. Trouwe klanten zijn de basis van uw beurssucces. Hun aanwezigheid op uw stand trekt nieuwe klanten aan. Als u veel vaste klanten hebt, moet u wel een betrouwbaar bedrijf zijn, en bovendien kunnen ze referenties geven. Daarnaast zoeken uw vaste klanten bevestiging van hun keuze voor u. Op een beurs kunnen ze vergelijken, dus is het belangrijk hen in die keuze te bevestigen. Hoe spannend een nieuw contact ook is, geef uw vaste klanten aandacht. Differentieer Schrijf een andere brief voor uw vaste klanten dan voor uw prospects. Beloon hot prospects en goede klanten met iets extra's, zoals het vooruitzicht op een uitrijkaart of een uitnodiging voor een speciale actie op de stand: Sushi op de stand? Stuur alvast de stokjes toe. Kom op de stapel Sommige bezoekers krijgen inderdaad stapels uitnodigingen. Toch is het belangrijk dat ook u hen uitnodigt. Zeven van de tien bezoekers bepaalt namelijk al vóór beurs welke stands hij gaat bezoeken. Zorg dat u daar bij zit. Bovendien moet u voorkomen dat de bezoeker zich afvraagt waarom hij niet door u is uitgenodigd (en wel door uw concurrenten ). 7-7

30 Maak een beursaanbieding Bezoekers zijn dol op beursaanbiedingen, maar we zien ze nauwelijks. Dat kan twee redenen hebben: ze zijn er niet of we herkennen ze niet. Zorg dus voor een aanbieding, gebruik hem in het voortraject als lokkertje en adverteer hem in uw stand. Heeft u winkeldochters, een voorraad waar u vanaf moet, een product dat binnenkort wordt vervangen? Allemaal ideale beursaanbiedingen. Als geen van deze opties een mogelijkheid voor u is kunt u misschien denken in kwantumkortingen, aantrekkelijke onderhoudscontracten, voordeel voor snelle beslissers of een extra attentie bij een aankoop op de beurs. Bedenk in alle gevallen dat het doel van een beursaanbieding niet zozeer ligt in het verkopen van die aanbieding, maar in het naar de stand lokken van bezoekers, zodat u aan hen de echt interessante producten kunt verkopen. Speel in op fundamentele menselijke eigenschappen Nieuwsgierigheid: Hint alleen naar de verrassing die men op uw stand kan krijgen, onthul niet alles over de noviteit die u brengt of de beursaanbieding die u heeft. Hebberigheid: Een verloting maakt hebberig, maak van uw uitnodiging een lot. Homo ludens: Spelletjes op de stand wekken competitiedrang op. Iedere prijs, hoe klein ook, wordt gewaardeerd. Honger: Slenteren over een beurs maakt hongerig. Stel een versnapering in het vooruitzicht. 7-8

31 7.4 Reclame en promotie Reclamemogelijkheden Zie voor de reclamemogelijkheden -online.nl 7-9

32 Catalogus Catalogue register Met de inlogcodes die u van ons krijgt, kunt u op de beurswebsite uw catalogusgegevens invoeren. U krijgt bericht zodra dit mogelijk is. Er verschijnt een uitleg als u hebt ingelogd. Belangrijk: Schrijf uw tekst eerst in Word en zet deze met knippen en plakken in Catalogue Register. Als u namelijk uw tekst rechtstreeks in Catalogue Register typt, loopt u de kans dat de applicatie afsluit als u tijdens uw werk wordt gestoord. U kunt dan zelf niet meer inloggen. Mocht dit onverhoopt toch gebeuren, belt u dan met de exposantentelefoon en vraag om uw gegevens weer vrij te geven. Denk er ook aan bij iedere ingevulde pagina op invoer akkoord te drukken zodra u ermee klaar bent. Gedrukte catalogus Het is nog onbekend hoe de beurscatalogus eruit gaat zien. Wij informeren u hierover later. 7-10

33 Pers & PR Tips voor het schrijven van een persbericht De basisregels Wat, wie, waar, wanneer, waarom Zet het nieuws (wat) in de eerste regel. Vermeld dan de oorzaak of veroorzaker van het nieuws (wie). Vervolgens de plaats en de tijd waar het nieuws is gelanceerd (waar, wanneer). En tenslotte de reden (waarom). Voorbeeld Nieuwe lijn accuboormachines (wat) van UNV BV (wie). Op de ESEF 2006, van 14 tot 17 maart in Utrecht, introduceert UNV BV een compleet nieuwe lijn accuboormachines (waar, wanneer). Deze machines zijn zuiniger en krachtiger en daardoor goedkoper en efficiënter in gebruik (waarom). Details In de volgende alinea geeft u details. Voorbeeld De lijn omvat 7 verschillende typen, uiteenlopend van 9,6 V/1,5 Ah tot 14,4 V/ 2,4 Ah. Allen hebben een lange levensduur vanwege een planeetwieltransmissie met 2 standen en volledig metalen planeetwielen. Aanvullende gegevens Sluit het bericht af met informatie over waar het publiek terecht kan voor aanvullende gegevens. Voorbeeld Op stand 2.A.010 van UNV BV krijgen bezoekers de gelegenheid de nieuwe lijn zelf uit te proberen in verschillende materialen, van hout tot beton. Noot voor de redactie Vermeld onderaan en apart waar de journalist nadere informatie kan krijgen. Voorbeeld: Noot voor de redactie (niet voor publicatie): Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Gert Gerritsen van UNV BV, tel.: of gert.gerritsen@unvbv.nl 7-11

34 Resultaat Het hele persbericht komt er dan als volgt uit te zien: Nieuwe lijn accuboormachines van UNV BV Op de ESEF 2006, van 14 tot 17 maart in Utrecht, introduceert UNV BV een compleet nieuwe lijn accuboormachines. Deze machines zijn zuiniger en krachtiger en daardoor goedkoper en efficiënter in gebruik. Zeven typen De lijn omvat 7 verschillende typen, uiteenlopend van 9,6 V/1,5 Ah tot 14,4 V/ 2,4 Ah. Allen hebben een lange levensduur vanwege een planeetwieltransmissie met 2 standen en volledig metalen planeetwielen. Zelf uitproberen Op stand 2.A.010 van UNV BV krijgen bezoekers de gelegenheid de nieuwe lijn zelf uit te proberen in verschillende materialen, van hout tot beton Noot voor de redactie (niet voor publicatie): Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Gert Gerritsen van UNV BV, tel.: of gert.gerritsen@unvbv.nl 10 Tips 1. Elk goed persbericht is een nieuwsbericht. Oud nieuws is geen nieuws 2. Een persbericht is geen reclame. Borstklopperij hoort niet in een persbericht thuis 3. Een goed bericht bestaat uit feiten, feiten en nog eens feiten 4. Kom snel terzake en blijf dat 5. Schrap alles wat overbodig is 6. Een goed bericht is een kort bericht 7. Deel uw bericht in blokken 8. Vermeld ook uw mobiele nummer, veel media werken immers ook s avonds 9. Zorg dat uw medewerkers het bericht kennen voordat het naar de media gaat 10. Schrijf en verstuur persberichten 7-12

35 Meest gemaakte fout 50% van de persberichten die exposanten in onze digitale perskamer plaatsen, beginnen met een beschrijving van het bedrijf. Dat is geen nieuws. Een dergelijke beschrijving kan hooguit aan het slot van het persbericht worden toegevoegd. Hoe de pers te benaderen Digitale perskamer Zet een kort persbericht in de Digitale Perskamer van de beurs. Specials Ga na of de voor u belangrijke vakbladen aandacht besteden aan de beurs door middel van themanummers, bijlagen of specials. Journalisten zitten te springen om nieuws voor deze edities. U vindt t.z.t. een overzicht op de website van Elektrotechniek. Stuur uw persbericht op. Aarzel niet zelf de redactie te bellen als u nieuws hebt. Uitnodigen Heeft u echt nieuws? Nodig journalisten uit op uw stand. Beleg een perslunch op de eerste dag of open de beurs met een persconferentie. De Digitale Perskamer Wij hebben een digitale perskamer op internet waar exposanten een persbericht kunnen plaatsen en waar journalisten persberichten en fotomateriaal kunnen vinden. Hoe werkt de Digitale Perskamer? Journalisten kunnen zich aanmelden voor de Digitale Perskamer. Zijn krijgen dan inlogcodes waarmee zij toegang krijgen tot persberichten en materiaal. Ook kunnen zij hun interessegebieden opgeven, zodat zij automatisch een krijgen als er binnen hun interessegebied een nieuw bericht verschijnt. Populair Onze Digitale Perskamer is erg populair. Journalisten van alle (vak-)bladen zijn erop aangesloten. Hoe gaat u te werk? Ga naar Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in die u eerder van ons hebt gekregen Via de welkomst- en instructiepagina komt u op uw eigen perspagina Vul uw NAW-gegevens in Met de knop fotomateriaal beschikbaar geeft u aan of door de pers digitaal fotomateriaal bij u kan worden opgevraagd (deze gegevens gelden uitsluitend voor de digitale perskamer en worden alleen gebruikt in het perstraject van de beurs) 7-13

36 Geef invoer akkoord U komt bij een scherm waar u uw nieuws kunt invoeren Journalisten willen snel doordringen tot de kern van de zaak, daarom kan het scherm maximaal 200 woorden bevatten, om precies te zijn tekens. Een spatie geldt als een teken. Wij adviseren u uw tekst eerst in een Word document te schrijven en dan in dit scherm te kopiëren. Na kopiëren van uw tekst in dit scherm dient u achter het laatste teken een enter te plaatsen! Geef invoer akkoord Uw tekst wordt nog eenmaal getoond Als u tevreden bent, klikt u op de knop OK en vervolgens op invoer akkoord (helemaal onderaan de pagina) U kunt nu niet meer uw tekst wijzigen Uw tekst wordt vervolgens geplaatst in de digitale perskamer. Vanaf dit moment kunnen journalisten met uw tekst aan de slag. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met VNU Exhibitions, Pers & PR, Anneke van Eijk anneke.van.eijk@vnuexhibitions.com 7-14

37 Campagnemarketing Campagne? Het is verstandig uw beursdeelname binnen een campagne te plaatsen. Een campagne: onderscheidt u van andere exposanten geeft uw deelname een gezicht roept herkenning op bij bezoekers geeft richting aan en houvast bij de uitvoering van uw beursdeelname kan een onuitwisbare indruk maken Een campagne kent een thema De meeste exposanten denken niet na over een rode draad rondom hun beursdeelname. Toch kan zo n thema erg nuttig zijn. Het geeft richting aan uw doelstellingen, verbindt uw campagne en zorgt voor een beter resultaat tijdens en na de beurs. Het is niet moeilijk Sommige exposanten vinden het moeilijk om een thema te verzinnen, laat staan er een campagne op te bouwen. Maar met een paar simpele aanwijzingen en wat voorbeelden heeft u zo een thema verzonnen. U zult zelfs merken dat een thema erg inspirerend werkt bij het invullen van uw deelname, van standbouw en catering tot advertenties en uitnodigingen. Hoe bedenkt u een thema? We geven u een paar startpunten waar u van uit kunt gaan: de eigenschappen van uw product(-en) het bedrijfsimago (dat u nastreeft) het land van herkomst van uw producten en/of leveranciers een wedstrijd (kortings-)acties sponsoring jubileum En kijk eens op voor praktijkvoorbeelden en tips. 7-15