AllSolutions Algemeen. Online samenwerken. Basis. Besturing

Transcriptie

1 AllSolutions Algemeen Uploadmechanisme: controle op aantal bestanden In versie is het uploadmechanisme van documenten in AllSolutions aangepast, waarbij u meerdere bestanden kunt selecteren en tegelijkertijd uploaden. Ook het maximum aantal bestanden dat u kunt uploaden, is afhankelijk van de instellingen op de webserver. Vanaf deze versie ontvangt u eveneens een melding wanneer u over het maximum aantal heen gaat. Kringen op profielpagina gebruiker Op de profielpagina van een gebruiker zijn onder andere de kringen opgenomen, waarvan hij deel uitmaakt. Voortaan worden deze in alfabetische volgorde getoond. Online samenwerken Sortering documenten op kringpagina In deze versie kunt u bij de Kringen (MKRING) met het veld Documenten sorteren op instellen hoe u de documenten op de kringpagina wilt sorteren: op datum of op documentnaam. Sortering pagina s op kringpagina In deze versie kunt u bij de Kringen (MKRING) met het veld Pagina s sorteren op instellen hoe u de pagina s op de kringpagina wilt sorteren: op aanmaakdatum, op een specifiek opgegeven datum in de pagina of op paginanaam. Basis Besturing Privacy statement beschikbaar U heeft vanaf deze versie de mogelijkheid gebruikers zich te laten committeren aan een privacy statement. Wanneer een gebruiker inlogt, wordt het statement automatisch eenmalig getoond. De gebruiker krijgt alleen toegang tot het systeem, wanneer hij deze accepteert. Wanneer u het privacy statement wijzigt, worden alle gebruikers automatisch opnieuw om akkoord gevraagd bij de eerstvolgende keer dat zij inloggen. U kunt de tekst van het privacy statement beheren in de Parameters AllSolutions (MZZPAR). Hiervoor is het veld Privacy statement toegevoegd. Raadpleeg de helptekst voor de opmaakcodes die u in het tekstveld kunt gebruiken. Als u het veld leeg laat, dan is het privacy statement niet toepassing en wordt er geen akkoord gevraagd. Pagina 1 van 9

2 Afhandeling gewijzigde helpteksten met een vertaling In de functie Talen (MTALEN) kunt u met de shortcut Vertaalde helpteksten de Nederlandse (standaard)helpteksten vertalen. Bij elke upgrade komen aanpassingen voor in de programmatuur. Dit kan tot gevolg hebben dat een standaard helptekst is gewijzigd en u hiervoor de vertaling(en) wilt bijwerken. Daarom is in de browser het filter Helptekst gewijzigd toegevoegd. Hiermee kunt u de vertaling van de gewijzigde helpteksten controleren en, waar nodig, aanpassen. Daarna kunt u de vertaling afronden met de nieuwe actie Vertaling akkoord of via het gelijknamige veld in het formulier. Autorisatie Onderdelen linkerkant: berichten & reacties vervallen Per gebruiker kunt u instellen welke onderdelen aan de linkerkant worden getoond. In AllSolutions10 is de notificatie van Berichten & Reacties verplaatst naar de metabar aan de bovenkant van het scherm. Omdat u deze niet meer aan de linkerkant kunt opnemen, is dit onderdeel ook niet meer beschikbaar in de gebruikersinstellingen. Dit is aangepast in de functies Gebruikers (MGEBRU), Gebruikersprofielen (MGBPRF) en Gebruikersinstellingen (MGBINS). Business monitoring Selectie op subafdeling toegevoegd In de functies Overzicht Alerts Medewerkers (PALOVZ) en Signaleren Alerts naar Medewerkers (VALERT) is de selectiemogelijkheid Vanaf t/m subafdeling toegevoegd. Website Controle op unieke paginatitels Voor Search Engine Optimalisatie (SEO) is het belangrijk dat paginatitels altijd uniek zijn. Tevens is dit beter voor de vindbaarheid van informatie. In versie is het beheer van de featurepagina s samengevoegd met de tekstpagina s in de functie Pagina s (MPAGIN). Voortaan wordt hier bij het aanmaken van een featurepagina nu ook op unieke titel gecontroleerd. Mocht u in de tussentijd dezelfde paginatitels hebben gebruikt, dan wordt bij de upgrade aan de dubbele titel(s) een volgnummer toegevoegd (2, 3 etc.). Is dit het geval, dan sturen wij u een verslagje met de betreffende paginatitels, zodat u deze handmatig kunt aanpassen. Filter op type in browser met pagina s toegevoegd In de browser met Pagina s (MPAGIN) is een filter op Type toegevoegd, waarmee u gemakkelijk kunt filteren op tekst- of featurepagina s. Veld tijd bij pagina s toegevoegd Bij de Pagina s (MPAGIN) is het al langere tijd mogelijk om de datum vast te leggen waarop de pagina is aangemaakt of gewijzigd. Deze datum wordt onder andere op de kringpagina gebruikt om de gekoppelde pagina s te sorteren op datum. Vanaf deze versie kunt u bij de pagina ook een tijd registreren, zodat u meer controle heeft over de sortering van pagina s met dezelfde datum. Tekstopmaak in featurepagina s uitgebreid In featurepagina s (MPAGIN) heeft u diverse mogelijkheden om tekst op te maken. Vanaf nu kunt u ook een opsomming en/of genummerde lijst opnemen. Voor een opsomming begint u elke regel met een streepje (-) of asterisk (*). Voor een genummerde lijst begint u elke regel met een getal gevolgd door een punt en spatie. Het kan natuurlijk voorkomen dat een zin begint met een getal gevolgd door een punt. Om te voorkomen dat het systeem dit ook als onderdeel van een genummerde lijst ziet, kunt u een backslash opnemen tussen het getal en de punt. Bijvoorbeeld: 2002\. Wat een fantastisch jaar. Pagina 2 van 9

3 HRM Ziekmeldingen Selectie op subafdeling toegevoegd In de functie Overzicht Ziekmeldingen (PZKTML) is de selectiemogelijkheid Vanaf t/m subafdeling toegevoegd. Financieel Besturing importeren/exporteren Geïmporteerde crediteuren aan bestaande relaties koppelen Met de functie Importeren Crediteuren (VIMCRD) kunt u op basis van een ingevuld excelbestand nieuwe crediteuren aanmaken. In deze versie kunt u in het importbestand aangeven of u de nieuwe crediteur automatisch wilt koppelen aan een bestaande relatie. Hiervoor vult u in het importbestand de kolom Relatienummer in. Hierbij kunt u ook aangeven of de naw-, contactgegevens, afdeling en accountmanager wilt laten overnemen van de relatie of dat u de gegevens uit het importbestand bij de crediteur wilt laten opslaan. Subtotaalcodes aanmaken bij importeren grootboekrekeningen Met de functie Importeren Grootboekrekeningen (VIMGRB) kunt u op basis van een ingevuld excelbestand nieuwe grootboekrekeningen aanmaken. In deze versie kunt u aangeven of u niet bestaande subtotaalcodes automatisch in het systeem wilt laten aanmaken. Deze subtotaalcodes kunt u dan achteraf handmatig voorzien van een omschrijving. Grootboek Nieuwe functie voor Auditfile Financieel (XAF) Met de nieuwe functie Genereren Auditfile Financieel (VADFIN) kunt u een XML auditfile aanmaken, waarmee u de gegevens vanuit AllSolutions naar een ander softwarepakket kunt overbrengen. Bijvoorbeeld naar het jaarwerkpakket van de accountant en van daaruit naar het aangiftepakket van de belastingdienst. Per boekjaar wordt een overzicht gegenereerd van de historische mutaties van een of meerdere dagboeken en perioden. De mutaties worden voorzien van gegevens over de debiteur respectievelijk crediteur en het factuurnummer, wanneer de mutatie hierop betrekking heeft. Debiteuren stamgegevens Type eerstvolgende incasso-opdracht (SEPA) bij incassomachtiging wijzigen Het komt voor dat een bank (terecht of onterecht) een incassopost weigert of afkeurt. Hiervoor is in de browser met Incassomachtigingen Debiteuren (MAIMCH) de actie Volgende in doorlopende reeks op Eerste zetten toegevoegd. Hiermee kunt u handmatig het type van de eerstvolgende SEPA-opdracht terugzetten naar Eerste in een doorlopende reeks. Crediteuren openstaande posten Dagboek/boekstuknummer redundant opslaan Om eenvoudiger te kunnen zien onder welke dagboek/boekstuknummer een factuur is verwerkt, worden deze gegevens voortaan redundant in de tabel kr64 vastgelegd. Voorheen moest u voor deze informatie de gerelateerde tabel kr63 raadplegen. Pagina 3 van 9

4 Elektronische bankafschriften Gewijzigde structuur MT940/MT942 ING-bank Medio 2014 wijzigt de ING-bank op een aantal punten het formaat van het elektronisch bankafschrift (formaat MT940/MT942). In verband hiermee is in deze versie de functionaliteit voor het inlezen van de elektronische bankafschriften aangepast. De ING-bank gaat nieuwe, internationaal gestandaardiseerde SWIFT-coderingen hanteren voor de verschillende transactietypes. Voorbeelden: Waar voorheen voor het type Overschrijving de code "NNOV" werd gebruikt, wordt dit "NTRF". Een stornering op een incassopost had voorheen de code "NNDV". Deze wijzigt in "NRTI". Een incassotransactie krijgt in het nieuwe bestandsformaat de transactiecode "NDDT". Naast de nieuwe transactiecodes verstrekt de ING-bank ook specifieke ING-transactiecodes, die binnen AllSolutions10 worden toegevoegd aan de huidige subtransactiecodes. Voorbeeld van de nieuwe transactiecode voor de stornering van een incassopost: Transactiecode = "NRTI" (stornering) Subtransactiecode = "MS " ("MS03" = Storneringsreden niet gespecificeerd, = SEPA Direct Debit Core Refund). Werkt u met automatische incasso's in combinatie met het inlezen van elektronische bankafschriften van de ING-bank? Dan is het nodig om de nieuwe coderingen en subcoderingen in AllSolutions toe te voegen. Hiertoe vult u in de functie Banken (MBNKST) de gedefinieerde transactiecodes bij de velden Transactiecode(s) voor automatische koppeling incassoposten en Transactiecode(s) voor automatische koppeling gestorneerde debiteurenincasso's aan met de nieuwe coderingen en subcoderingen: Figuur 1: Voorbeeld. Pagina 4 van 9

5 We raden u aan om voorlopig ook de bestaande coderingen te laten bestaan, zodat het huidige MT940/MT942 bestandsformaat van de ING ondersteunt blijft. Raadpleeg de helptekst bij deze velden voor meer informatie en uitleg. Specifieke informatie over alle gehanteerde coderingen kunt u, als dit nodig is, opvragen bij uw ING-bank. Omdat de subtransactiecode een belangrijk gegeven is (of kan zijn) voor het automatisch koppelen van storneringen, wordt deze nu standaard (naast de transactiecode) op het verslag van het inlezen van elektronische bankafschriften afgedrukt. Ook is de subtransactiecode toegevoegd in de browsers met transactieregels. CRM Mailingen Bij mailing per meerdere bijlagen meesturen Met de functie Mailing-runs (MMAILP) kunt u onder andere een mailing per versturen aan een geselecteerde groep relaties. Bij het uitvoeren van de mailing kunt u een bijlage selecteren die automatisch wordt toegevoegd en meegestuurd met het bericht. Vanaf deze versie kunt u meerdere bijlagen in de opnemen. Dossiers Gegevens van hulpvraag bij dossierbehandeling overnemen Bij de Dossierbehandelingen (MDOBEH) kunt u aangeven uit welke hulpvraag de behandeling is ontstaan. Het is hierbij mogelijk om diverse velden default over te nemen van de hulpvraag. De velden die u kunt overnemen, zijn uitgebreid met Behandeltype en Behandelaar. Registratie betaling griffiegeld bij dossierbehandelingen Om de registratie en bewaking van de betaling van het griffiegeld bij Dossierbehandelingen (MDOBEH) beter te ondersteunen, is het veld Griffiegeld gewijzigd naar een combobox met de opties: N.v.t., Te betalen en Betaald. In het veld Betaald griffiegeld kunt u vastleggen hoeveel griffiegeld er is betaald. Leden ** Geen functionele wijzigingen ** Donateurs ** Geen functionele wijzigingen ** Pagina 5 van 9

6 Projecten Projecten Projectonderdelen nacalculeren vanuit browser In de browsers met Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) is de actie Nacalculeren toegevoegd, waarmee u direct vanuit de browser geselecteerde projectonderdelen kunt nacalculeren. Hiermee voorkomt u dat de functie Nacalculeren Projecten (VPRNAK) moet worden geautoriseerd, waarmee alle projecten nagecalculeerd kunnen worden. Nagecalculeerde projectonderdelen heropenen In de browsers met Projecten (MPROJE), Subprojecten (MPRSUB) en Projectfasen (MPRFAS) is de actie Heropenen toegevoegd, waarmee u nagecalculeerde projectonderdelen kunt heropenen. Voorheen kon hiervoor de actie Status wijzigen worden gebruikt. Door deze wijziging kunt u deze acties nu specifiek aan bepaalde gebruikers(groepen) autoriseren. Hiermee kunt u eventueel voorkomen dat personen die statuswijzigingen mogen doorvoeren, ook projectonderdelen kunnen heropenen en vice versa. Cursussen Cursussen op website tonen Het is mogelijk om het cursusaanbod op de website aan te bieden, waarbij relaties zich online kunnen inschrijven voor een cursus. De online aanmeldingen worden automatisch doorverwerkt in de cursusadministratie. In de Parameters Projecten (MPRPAR) is het veld Cursus op website tonen toegevoegd, waarmee u kunt instellen in welke periode een cursus op de website zichtbaar is. U kunt hier kiezen uit de volgende opties: T/m begindatum cursus, T/m einddatum cursus en Binnen op te geven datumrange. Wanneer u kiest voor de laatste optie, kunt u bij de Cursussen (MCURSU) aangeven in welke periode de cursus wordt getoond. Hiervoor zijn in het formulier speciale velden toegevoegd. Afsluitingen projecten Extra selectie bij nacalculeren projecten toegevoegd In het selectiescherm van de functie Nacalculeren Projecten (VPRNAK) is de selectie Vanaf t/m projectfase toegevoegd, waardoor het nu ook mogelijk is om een bepaalde projectfase na te calculeren. Onderwijs ** Geen functionele wijzigingen ** Pagina 6 van 9

7 Capaciteitsplanning Planning Filter op subafdeling toegevoegd In de volgende browsers is een filter op Subafdeling toegevoegd: Agenda s (MAGEND) Informatie Beschikbaarheid Medewerkers (IBESMW) Jaarplanning (MCAPJR) Planbord (MPLNBD) Planbord (nieuwe stijl) (MPLNBN) Urenregistratie Algemeen Selectie op subafdeling toegevoegd In de volgende functies is de selectiemogelijkheid Vanaf t/m subafdeling toegevoegd: Afdrukken Verlofkaart (PSNIPK) Afdrukken Weekstaten (PUSTAL) Overzicht Naar Type Uren/Kwartaal (PTPUKW) Overzicht Naar Type Uren/Afdeling (PTPURA) Overzicht Niet Directe Uren/Afdeling (PNDURA) Overzicht Productiviteit per Medewerker (PPRODO) Overzicht Uren/Medewerker (PUURJR) Overzicht Verdeling Medewerkers (PVDMDW) Filter op subafdeling toegevoegd In de volgende browsers is een filter op Subafdeling toegevoegd: Fiatteren Kilometers/Bezoeken (MFIAKM) Informatie Uren (IURREG) Informatie Weekstaten met Omissie (IONVWS) Urenrapportage per Maand (IURRAP) Weekstaten (MURREG) Pagina 7 van 9

8 Configuraties ** Geen functionele wijzigingen ** Service en Onderhoud Werkorders Genereren conceptfacturen vanuit browser met werkorders In de browser met Werkorders (MWORDE) is de actie Conceptfactuur genereren/afdrukken toegevoegd, waarmee u op een eenvoudige manier (alleen) de geselecteerde werkorder kunt factureren. Hiermee voorkomt u dat de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONCF) moet worden geautoriseerd, waarmee conceptfacturen voor alle werkorders (en contracten) kunnen worden gegenereerd. Daarnaast is de shortcut Conceptfacturen toegevoegd, zodat u de gegenereerde conceptfactuur direct vanuit de browser met werkorders kunt raadplegen en gereed melden. Gegevens van contract bij werkorder overnemen Bij de Werkorders (MWORDE) kunt u aangeven onder welk contract de werkzaamheden vallen. Het is hierbij mogelijk om diverse velden default over te nemen van het contract. Vanaf deze versie wordt het veld Klantreferentie ook overgenomen. Contracten Veld Actief bij contractregel redundant opslaan Om eenvoudiger te kunnen vaststellen of het contract behorende bij een contractregel actief is, wordt in de tabel wk13 het veld Actief voortaan redundant vastgelegd. Voorheen moest u voor deze informatie de gerelateerde tabel wk12 raadplegen. Facturering Extra selectie bij genereren/afdrukken conceptfacturen toegevoegd In het selectiescherm van de functie Genereren/Afdrukken Conceptfacturen (VCONCF) is de selectie Vanaf t/m werkordersoort toegevoegd, waarmee u meer controle heeft welke werkorders u wilt selecteren. Logistiek Artikelen Hoofdleverancier bij aanmaken art ikel vastleggen In de functie Artikelen (MARTIK) is in het (hoofd)formulier het veld Hoofdleverancier toegevoegd. Dit veld verschijnt alleen bij het aanmaken van nieuwe artikelen. Op deze manier kunt u direct bij het invoeren van de stamgegevens de hoofdleverancier van het artikel vastleggen. Pagina 8 van 9

9 De detailinformatie kunt u (op een later moment) met de shortcut Crediteuren onderhouden. Hiervoor is ook de nieuwe functie Artikelen zonder Crediteurgegevens (MARTZC) beschikbaar. Deze browser laat alle artikelen zien waarbij de detailinformatie nog niet is ingevuld. Kunt u na de upgrade onverhoopt artikelen niet direct terugvinden in uw artikellijst, dan kan het zo zijn dat bij deze artikelen de crediteurgegevens ontbreken. Wij adviseren u om in dat geval de nieuwe browser te raadplegen en de crediteurgegevens te completeren. Filter Alleen hoofdleverancier in browser met artikelen toegevoegd In de browser met Artikelen (MARTIK) is het filter Alleen hoofdleverancier toegevoegd. Hiermee kunt u aangeven of u alle leveranciers of alleen de hoofdleverancier van de artikelen in de browser wilt zien. Inkoop inkooporders Extra selectie en sjabloonvelden bij afdrukken leveranciersaanmaningen toegevoegd In het selectiescherm van de functie Afdrukken Aanmaningen Leveranciers (PAANLV) is de selectie Vanaf t/m inkoper toegevoegd, waardoor inkopers gemakkelijker de aanmaningen voor de eigen leveranciers kunnen afdrukken. Verder kunt u in het bijbehorende AUTO-sjabloon voortaan ook de velden adres crediteur, Naam inkoper en Peildatum gebruiken. Inkoop goederenontvangst Meerdere goederenontvangsten bij een inkooporder registreren Vanaf deze versie kunt u gelijktijdig meerdere goederenontvangsten voor een bepaalde inkooporder registreren. Voorheen moesten eerst alle goederenontvangsten zijn verwerkt, voordat u een nieuwe goederenontvangst kon aanmaken. Verkoop/verhuur - magazijnhandelingen Extra selectie bij afdrukken picklijst toegevoegd In het selectiescherm van de functie Genereren/Afdrukken Picklijsten (VPAKLS) is de selectie Vanaf t/m ordersoort toegevoegd, waarmee u meer controle heeft welke orders u wilt selecteren. Pagina 9 van 9