DIENSTENCENTRUM SINT GERARDUS DIEPENBEEK 4.1. Organisatiestructuur: functieprofielen Verantwoordelijke afdeling

Transcriptie

1 DIENSTENCENTRUM SINT GERARDUS DIEPENBEEK 4.1. Organisatiestructuur: functieprofielen Verantwoordelijke afdeling Verantwoordelijke afdeling 1 Functiedoel Is eindverantwoordelijk voor het gevoerde operationele beleid op de afdeling, met als uitgangspunt gegarandeerde zorg op maat voor elk zorggebruiker. Zorgt mee voor de geïntegreerde samenwerking tussen het dienstencentrum en de scholen. 2 Positie of plaats in de organisatie Legt verantwoording af ten opzichte van de algemeen directeur. Is lid van de directieraad van Sint Gerardus. Is lid van het zorgteam. 3 Kwalificatievereisten of 'gelijkwaardig niveau' Beschikt minimaal over een Bachelor niveau. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 1 van 7 Geldig vanaf

2 4 Resultaten en taakomschrijving Resultaat 1 De afdeling beschikt over een expliciete, actuele visie, die afgestemd is op de verwachtingen en eisen van de zorggebruiker. Er is een adequate informatiedoorstroming tussen de zorggebruikers, zorgteams, begeleidingsteams en directie. Taken bij resultaat 1 Expliciteert en actualiseert samen met de algemeen directeur en directieteam de visie van Sint Gerardus. Stemt op afdelingsniveau samen met de zorgcoördinator de visie af op verwachtingen en eisen van de zorggebruiker. Stimuleert en ondersteunt samen met de zorgcoördinator begeleiders tot het vertalen van de visie naar hun vakgebied. Neemt deel aan of organiseert afdelingsoverkoepelende werkgroepen, zorgteam, werkvergaderingen en andere overlegsituaties. Gaat in overleg met zorggebruikers, hun netwerk, begeleiders en directie. Resultaat 2 De kwaliteit van zorg op maat is gegarandeerd en geeft een maximaal antwoord op de vragen en verwachtingen van de zorggebruiker, waardoor de zorggebruiker goede lichamelijke zorg krijgt, zich veilig, beschermd, sociaal en psychisch gesteund voelt op een individueel aangepast zelfredzaamheidniveau. Taken bij resultaat 2 Bewaakt de toepassing van het kwaliteitshandboek. Ontwikkelt en stelt hiertoe hulpmiddelen ter beschikking. Stimuleert en volgt de vorming van begeleiders op. Organiseert en stuurt het dagelijks praktische gebeuren bij. Peilt naar de zorgvragen en verwachtingen van de zorggebruikers en coördineert de opvolging ervan. Registreert klachten, ongenoegens van de zorggebruiker en coördineert de opvolging ervan. Resultaat 3 Er is binnen de afdeling duidelijkheid over het doel en de taakopdrachten en er heerst een aangenaam en georganiseerd werkklimaat. Geïntegreerde zorg is gegarandeerd. Taken bij resultaat 3 Neemt actief deel aan het zorgteam. Zorgt, na overleg met de zorgcoördinatoren van de afdeling, de directeur integrale zorg en de stafmedewerkers, voor duidelijke werkopdrachten en stuurt bij waar nodig. Is eindverantwoordelijk voor de operationele organisatie van de individuele therapie en activiteitenroosters van de zorggebruikers. Neemt bij (te verwachten) probleemsituaties de nodige maatregelen die een goede werking van de dienst waarborgen. Bewaakt de werkomstandigheden en stelt preventieve, ergonomische maatregelen voor. Overlegt met de begeleiders en stuurt de organisatie en werking van de afdeling bij. Biedt mogelijkheden tot bijscholing. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 2 van 7 Geldig vanaf

3 Resultaat 4 Het systeem van selectie, aanwerving, opvolging en ondersteuning van personeel, zoals beschreven in het kwaliteitshandboek, wordt toegepast en bewaakt. Taken bij resultaat 4 Voert functionerings, bijsturings en evaluatiegesprekken. Neemt deel aan selectiegesprekken. Coördineert de begeleiding van nieuwe personeelsleden. Neemt tijdig maatregelen bij (te verwachten) probleemsituaties. Voert samen met de directeur HR disfunctioneringsgesprekken. Resultaat 5 Het zorgbeleid is een dynamisch gegeven. Taken bij resultaat 5 Neemt initiatief tot briefings. Start en begeleidt werkgroepen; organiseert andere vormen van werkoverleg in samenspraak met collega s directie en/of verantwoordelijken. Zet aan tot permanente bijsturing Resultaat 6 Er is een goed beheer van de personele en materiële middelen. Taken bij resultaat 6 Overlegt met de andere verantwoordelijken en directeur HR over de toewijzing van begeleiders. In samenspraak met de directeur HR en algemeen directeur beslissen over contracten. Verdeelt de toegewezen begeleiders over de verschillende subgroepen binnen zijn/haar afdeling. Benut toegewezen personeelsnormen maximaal op jaarbasis. Draagt eindverantwoordelijkheid voor het opstellen van de uurroosters. Verdeelt als lid van de directieraad, de financiële middelen optimaal over afdelingen en diensten. Beoordeelt samen met de algemeen directeur de investeringsbegroting. Bewaakt het afdelingsbudget en het budget van de subgroepen. Voorziet en onderhoudt de materiële middelen voor zorggebruikers en personeel. Neemt verantwoordelijkheid voor het uitschrijven en indienen van projecten. Vertegenwoordigt in samenspraak met de algemeen directeur, het dienstencentrum in het kader van bekendmaken van projecten en het verwerven van fondsen. Resultaat 7 Het dienstencentrum is vertegenwoordigd in diverse overlegorganen. Taken bij resultaat 7 Neemt deel aan de centrale raad en de algemene vergadering. Neemt deel aan werkgroepen binnen vzw Stijn. Neemt deel en participeert actief in de, door directieraad toegewezen, werkgroepen. Neemt, op uitnodiging, deel aan de vergaderingen van de gebruikersraad. Neemt initiatief om belangrijke thema s in de werking met de gebruikersraad te bespreken. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 3 van 7 Geldig vanaf

4 5 Beschrijving kerncompetenties vzw Stijn Competentie 1: respectvol en hartelijk omgaan met personen met (of zonder) handicap Op een gelijkwaardige manier omgaan met personen (met een handicap): zorggebruikers, collega s... Open staan voor contact met personen met een handicap en hun sociaal netwerk. De rechten en de waardigheid van de personen met een handicap respecteren. Positief ingesteld zijn ten opzichte van anderen. Indicatoren bij competentie 1 Neemt een zeer open houding aan in contacten met personen met een handicap en hun sociaal netwerk, wat anderen stimuleert een gelijkaardige houding aan te nemen. Maakt totaal geen onderscheid tussen personen met of zonder handicap, voelt zich evenwaardig aan de persoon met een handicap. Bekijkt in elke situatie hoe hij/zij maximaal kan rekening houden met de eigenheid van personen met een handicap, met diens verwachtingen en wensen, en handelt hiernaar. Staat open voor vertrouwelijke en persoonlijke informatie, behandelt deze met respect en is hierin een voorbeeld voor anderen. Is erg hartelijk en heeft een aanstekelijk enthousiasme, zelfs in moeilijke situaties. Competentie 2: hartelijk en geëngageerd zijn Je job met hart en ziel uitvoeren. Gedreven zijn, voorstellen doen, initiatieven nemen. Taken opnemen in plaats van ze te laten liggen voor anderen en ze volledig en met volle inzet uitvoeren. Indicatoren bij competentie 2 Is sociaal vaardig en erg vriendelijk, wat aanstekelijk en uitnodigend werkt ten aanzien van anderen. Contacten met anderen verlopen vlot en spontaan. Verschijnt zelfs onder sociale druk of werkdruk erg enthousiast op het werk. Heeft een juiste voeling voor de signalen van de zorggebruiker, gaat hier gepast mee om. Voert taken correct en met volle inzet uit en neemt spontaan initiatieven op elk niveau. Competentie 3: open communicatie Gepast met elkaar communiceren over goede en lastige zaken, ook over gevoelens, ongeacht het thema of de gesprekspartner. Indicatoren competentie 3 Luistert actief, ook naar moeilijke boodschappen. Toont interesse, stelt vragen. Spreekt niet over anderen en brengt het op een constructieve manier ter sprake wanneer anderen dit doen. Bemiddelt en brengt moeilijke boodschappen over op een rustige, natuurlijke manier. Ziet feedback als een opbouwende stimulans in de werking: gaat ermee aan de slag. Creëert een sfeer waarin collega s elkaar openlijk informatie vragen en geven. Uit zijn mening of gevoel correct; kan op een bondige manier de essentie perfect weergeven. Is hierin een voorbeeld voor anderen. Observeert de andere grondig en stelt vragen om te weten welke boodschap de andere wil overbrengen. Checkt de eigen interpretatie en die van de anderen. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 4 van 7 Geldig vanaf

5 Competentie 4: betrouwbaar en integer zijn Doen wat je zegt en zeggen wat je doet. In eer en geweten handelen. De werkelijkheid, inclusief de risico's en minder mooie kanten, correct weergeven. Zich houden aan de algemene en professionele gedragsnormen en aan de missie en visie van vzw Stijn. Verantwoordelijkheid nemen voor het eigen handelen. Het vertrouwen van zorggebruikers, van collega's en van vzw Stijn waard zijn. Indicatoren bij competentie 4 Geeft informatie die precies en gepersonaliseerd is. Houdt zich stipt aan gemaakte afspraken en komt na wat hij/zij beloofd heeft. Houdt vertrouwelijke informatie zorgvuldig voor zich en hanteert deze informatie correct en enkel wanneer nodig. Gaat positief en constructief om met de gevolgen van eigen fouten. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 5 van 7 Geldig vanaf

6 6 Beschrijving van specifieke competenties voor deze functie Competentie 5: is besluitvaardig Juiste keuzes maken of knopen doorhakken binnen een redelijke termijn. Indicatoren bij competentie 5 Beslist snel, na pro s en contra s te hebben overwogen. Heeft hiervoor geen deadline nodig. Hakt knopen door en neemt beslissingen waarop niet moet worden teruggekomen. Durft beslissen, ook als bepaalde factoren niet helder zijn en waarschijnlijk zullen blijven: neemt hierin eindverantwoordelijkheid. Verantwoordt de genomen beslissingen aan de hand van alle pro s en contra s. Competentie 6: kan mensen coachen, motiveren, sturen en blijft te allen tijde meerzijdig partijdig. In staat zijn het gedrag van andere mensen te sturen zodanig dat ze meewerken aan het doel en de opdracht van het team. Daarbij respect opbrengen voor de persoonlijkheid van elk teamlid en ieders capaciteiten optimaal benutten. Anderen kunnen warm maken voor en overtuigen van het gestelde doel. Inzicht hebben in en begrip kunnen opbrengen voor de verschillende standpunten van de verschillende partijen, hun context en achtergrond en van hieruit zoeken naar een consensus of oplossing. Indicatoren bij competentie 6 Heeft een voorbeeldfunctie. Brengt over hoe de situatie ervoor staat en welke wegen tot verbetering leiden. Verstrekt duidelijke opdrachten. Geeft aan welke inzet of inspanning nodig is om het doel te bereiken. Besteedt aandacht aan de inzet en inspanning van de teamleden en geeft hierover gericht feedback. Stimuleert persoonlijke verantwoordelijkheid en geeft zelfvertrouwen aan de teamleden. Controleert op afstand of de instructies worden opgevolgd en onderneemt actie wanneer dat niet zo is. Heeft inzicht in het groepsdynamisch proces. Staat open voor en kan ieders waarheid of mening respecteren. Pleegt overleg met alle betrokken partijen. Kan een eigen mening uiten zonder deze op te dringen. Bevraagt actief en houdt rekening met de andere standpunten. Kan de betrokken partijen inzicht geven in de andere standpunten, kan de andere kant laten zien. Reflecteert op eigen handelen en laat medewerkers hun eigen handelen kritisch bekijken. Competentie 7: heeft helikopterkwaliteit Afstand kunnen nemen van problemen en ze in een groter verband zien. Indicatoren bij competentie 7 Benadert problemen vanuit alle invalshoeken, over alle afdelingsgrenzen heen, voor de hele organisatie. Houdt rekening met het algemeen belang. Heeft een juist totaalbeeld en concentreert zich volledig op de hoofdzaken; onderscheidt deze dus goed van bijzaken. Overziet de gevolgen van beslissingen op korte en lange termijn en voor de hele organisatie. Is uitstekend op de hoogte van de werking en de problemen van de hele organisatie en bezit hierover een grote dossierkennis. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 6 van 7 Geldig vanaf

7 Competentie 8: kan plannen en organiseren, en heeft een visie op lange termijn. Systematisch en methodisch kunnen werken in samenspraak met het team. Een plan van aanpak kunnen formuleren om een doel te bereiken met duidelijke inschatting van tijd en middelen. Dit plan ten uitvoer kunnen (laten) brengen. Opvolgen hoe het loopt met de uitvoering van het plan en indien nodig bijsturen. Een goed beeld hebben van de ontwikkelingen en tendensen op lange termijn en erop inspelen. Weten waar je naartoe wilt. Indicatoren bij competentie 8 Stelt prioriteiten. Formuleert heldere, haalbare en meetbare doelstellingen voor zichzelf en anderen. Komt met een plan van aanpak met een duidelijke inschatting van tijd en middelen die nodig zijn. Werkt stap voor stap naar een doel, ook over een langere periode. Werkt ordelijk en systematisch. Combineert verschillende werkzaamheden effectief en efficiënt. Verdiept zich in achterliggende informatie en staat open voor verschillende invalshoeken. Overziet de gevolgen van bepaalde keuzes en houdt rekening met de voor en nadelen. Maakt een onderscheid tussen feiten en veronderstellingen. Staat open voor vormingen, ontwikkelingen en vernieuwingen. 4.1./Verantwoordelijke afdeling Blz. 7 van 7 Geldig vanaf