BIS lw4 BPR/BPM, KM/DM/ECM. Voorbeeld: Synergy (1)

Transcriptie

1 BIS lw4 BPR/BPM, KM/DM/ECM Voorbeeld: Synergy (1) Sql-db Web-based Task: vb klacht van een klant, moet worden opgevolgd Sterkte: overkoepelend, snelle info-verspreiding, info-transparantie Workflow: opvolging taken en planning Zwakte: zwakke interface, kan grafisch beter VOORBEELD: Synergy (2) Zie ook leidraadsynergy pdf Resources (wn) Planning Accounts (CRM) (kan klant of leverancier zijn) account mgr verkoper Documents Workflow Customer & supplier portal... CONCLUSIES 1

2 VOORBEELD: Synergy (3) 2

3 BRP vs. BPM, WfM, TQM, BPR (eenmalig) BPM(continu): kunnen we ergens ng iets stroomlijnen Synergy pakket: je kan zelf een request type maken met workflow BPR & WfM BPR: Business Process Reengineering o Vooral een eenmaligeinspanning, gericht op het veststellen van een (beperkt aantal) bedrijfsproces(sen) die radicaal veranderd moeten worden WfM: Workflow Management o Het proces waarbij bedrijfsprocedures worden gestroomlijnd om documenten eenvoudiger en efficiënter te kunnen uitwisselen Voorbeeld BPR Bron: Wikipedia -BPR Voorbeeld BPMN BPMN: Busines Process Modelling Notation o = grafische manier om bedrijfsprocessen te modelleren BPM, TQM & Six Sigma BPM: Business Process Management o Methodologie voor het omgaan met de behoefte v.d. organisatie om de bedrijfsprocessen continute veranderen TQM: Total Quality Management& Six Sigma o Kwaliteitsmanagement 3

4 Change management DID YOU KNOW? SHIFT HAPPENS! 4

5 BIS lw5 KM, DM & ECM VAN gegevens & informatie... Filmpje: kennis en kennis mgt Gegevens worden informatie wanneer ze gecombineerd worden in een context (relaties)... NAAR kennis & wijsheid Kennis = het ontdekken van patronen, regels en contexten Patronen in een zee van informatie Stilzwijgende kennis In org: als wn weggaat: gaat er kennis verloren Deze moet expliciet gemaakt worden (bv door te documenteren) om te concurreren met met aziatische landen, moeten we meer aan kennis-deling doen Expliciete kennis Wijsheid = het toepassen van kennis op de oplossing van problemen waar, wanneer en hoe kennis toepassen Knowledge Management Welke systemen zouden er hiervoor bestaan? Welke functionaliteiten moeten erin zitten? - In kaaart brengen van kennis (bv intranet) - Structureren van bijscholing, periodiek volgen en deze moeten ze doorgeven aan collega s Verwijst naar de reeks bedrijfsprocessen die ontwikkeld zijn in een organisatie voor het creëren, opslaan, overdragen en toepassen van kennis Maakt organisatiebreed leren mogelijk 5

6 Document Management & Enterprise Content Mgt. Categoriseren, security van een doc Datamining : datawarehousing, BI => statistische techniek om gegevens uit server te halen, automatiseren van kennis Collaboratie tools Toepassen: beslissingsondersteunende systemen ECM: niet verwarren met Web-Content-Mgt systemen Vb ongestructureerde conversaties in MSN bij MS DM: Document Management& ECM: Enterprise Content Management= het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Ongestructureerde informatie is alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Hierbij kan het gaan om allerlei soorten documenten (bijvoorbeeld Office documenten van het type.doc,.xls, etc, maar ook.pdf,.xml, berichten, afbeeldingen, video's en geluidsfragmenten) Bijv. MS Sharepoint =530&type=flash&CTT=11&Origin=HA

7 Lw6 : BIS Hoe kan men besluitvaardigheid ondersteunen en verbeteren? Wat is het probleem? We are drowning in information, but starving for knowledge (John Naisbitt) Met ERP systemen hebben ondernemingen massa s informatie verzameld de laatste jaren. Maar analyses zijn moeilijk uit te voeren op OLTP systemen, al deze gegeven lijken wel gevangen emprisoned voor de eindgebruikers en managers in een bedrijf. In een steeds complexer en dynamischer wordende omgeving is Business Intelligence een absolute voorwaarde voor de continuïteit van een onderneming. Het biedt managers en bestuurders nieuwe mogelijkheden voor effectief ondernemen. Maar wat is nu precies Business Intelligence? Wat kun je ermee en wat niet? Bedoelen we allemaal hetzelfde als we praten over Business Intelligence? Wat zijn de meest recente ontwikkelingen op dit terrein? Waarom information overload? Steeds meer informatie, neemt exponentiëel toe? Jaren 90: ieder zijn eigen db (sales, hr, marketing, prod), veel dubbele gegevens Erp systemen, data consolideren, geen dubbele gegevens. (klant wil niet 100 verschillende mensen aan de telefoon krijgen voor zijn probleem) Naast erp is er nu ook crm etc, dus weer eilandjes + internet is erbij gekomen. 1

8 Slide uitdagingen en frustraties voor managers Sterk toegenomen complexiteit Snelheid van veranderingen neemt toe Stijgende verwachtingen klanten Vraag naar meer transparantie -compliance Grotere nood aan automatisatie Gevolg beslissingen moeten sneller en beter Snelheid van veranderingen: vernieuwing (van oa programma s) gebeurt steeds sneller Vraag naar transparantie: (crisis fin sector), bedrijven die failliet gaan omdat informatie niet beschikbaar is (er komen steeds meer wetgevingen hieromtrent) 2

9 Slide analysis paralysis Samengevat : in de meeste gevallen.. Inconsistente data Ongestructureerde data Bergen informatie en data, die bij wijze van spreken gevangen zit (emprisoned) Veel te late informatie Zijn we aan het doen wat me moeten doen om onze strategie te realiseren, hoe kunnen we dat meten (zie verder Balanced Scorecard) Detect => React (kunnen we problemen snel genoeg detecteren (via up to date rapporten) Single version of the thruth!!! (ipv eindeloze discussies op managent meeting over verschillen in de cijfers,...) Informatie komt te laat (nadat je beslissing moet nemen, er wordt niet geanticipeerd op problemen) Strategie realiseren => bsc Inconsistente data: verschillende versies, kunnen niet éénduidig aan vragen beantwoorden, dubbele gegevens 3

10 Kloof tss data en info Business Intelligence: van data naar kennis naar winst! In een steeds complexer en dynamischer wordende omgeving is Business Intelligence een absolute voorwaarde voor de continuïteit van een onderneming. Het biedt managers en bestuurders nieuwe mogelijkheden voor effectief ondernemen. Online transaction processing (OLTP) Alles wordt bijgehouden (groot niveau van detail) Mgr willen kleine analyses maken voor specifieke vragen Bv: verkoop bep product in bep regio Queries Kan ervoor zorgen dat db vertraagt, ondertussen kan het gebeuren dat users niet verder kunnen werken 4

11 Slide Data moet uit verschillende db komen Excel Gevaar: moeilijke kennisdeling (verschillende versies) Verkeerde sort => vermenging van data In excel gebeuren er vaak fouten: 1. Verkeerd gebruik (sort) 2. Formules die verkeerd zijn (worden meegenomen in de hele firma) 3. Spreadsheet wordt rongestuurd en er wordt gevraagd zaken in te vullen, maar niet alles wordt ingevuld => geen goede consolidatie Compliance: bedrijven zullen verantwoording moeten afleggen (Socs (?)) Security Inconsistensies 5

12 Figuur 12.2 Door verschillende managementniveaus in de onderneming zijn er verschillende eisen voor besluitvormingsondersteuning. Operationeel: steeds dezelfde beslissingen Gepland: MIS => standaard rapportage Tactisch (middenkader) (snelheid is hier heel belangrijk) DSS (decision support systems) => rapporten en ad hoc (queries) Strategisch niveau (hoger mgt) Ongestructureerd, inten en externe data (concurrenten, inspelen op de markt, competitief voordeel) => dashboard => EIS (evaluation is?) & bsc (kpi) 6

13 Slide bi situering De kloof tussen ruwe data kan worden overbrugd door een serie processen die beginnen bij de operationele systemen (OLTP-systemen waarmee gegevens worden verzameld) en eindigen met BIsystemen (waarmee gegevens worden verwerkt in dimensies en hiërarchiëen geschikt voor analyse). 1. Wat is OLAP? OLAP (OnLine Analytical Processing) : Deze term verklaart zichzelf: Online -> dadelijk beschikbaar Analytical Processing -> verwerking (=processing) van gegevens met het oog op analyse van de gegevens. OLAP is analyse en rapportage van multidimensionaal opgebouwde gegevens, teneinde informatie in te winnen ter ondersteuning van het nemen van beslissingen. Bij OLAP staat de gebruiker continu in contact (Online) met de multidimensionele database, om gegevens vanuit verschillende invalshoeken te kunnen bekijken, rangschikken, indelen, vergelijken en presenteren. OLAP-tools : gebruikerssoftware waarmee het raadplegen van rapporten en het proces van analyseren, creëren en manipuleren van data in verschillende combinaties mogelijk gemaakt wordt. Het verschil tussen OLAP en OLTP (OnLine Transaction Processing) OLTP is het online vastleggen van klantgegevens, ordergegevens, productiegegevens enz. Zulk systeem moet Snel reageren bij invoer en bij een eenvoudige opvraging Niet redundant zijn, vermits redundantie bij updating zou kunnen leiden tot gedeeltelijke ipv volledige updating. Daarom zijn goede OLTP-systemen (bvb ERP-systemen) steeds gebaseerd op een (genormaliseerd) ER-model. 7

14 DOEL : Sneller betere beslissingen nemen! Maar dit lijkt geen eenvoudige opdracht!! De noodzaak van Business Intelligence wordt door steeds meer ondernemingen onderkend. Echter, het onderkennen van de noodzaak en het vaststellen van de prioriteit is slechts een eerste stap. Tussen deze eerste stap en het operationeel hebben van een goede Business Intelligence structuur gaapt in veel gevallen een diepe kloof ( gap ) met vele vragen, problemen en obstakels. Rapporten draaien s nachts Tussenlaag: data-warehouse Bi evolueert nu ook naar beneden toe (op operationeel niveau maken ze dan zelf hun rapporten) 8

15 Slide processen BI slaat via een proces van extract-transform-load (ETL) geaggregeerde en geïntegreerde gegevens op in een datawarehouse (DWH). Via OLAP vindt rapportage en analyse plaats. Etl: extract (& consolidate?) Datamarts zijn kleine deeltjes van dwh 9

16 Bi technology Het datawarehouse (gegevenspakhuis) vormt in veel gevallen het hart van de infrastructuur voor BI. In essentie is een datawarehouse een database die gevuld is met geaggregeerde gegevens uit meerdere interne of externe bronsystemen, met als doel om de gebruikers een zo optimaal mogelijke toegang tot deze gegevens te verstrekken voor analyse, rapportering en beslissingsondersteuning. Je hebt altijd een dwh nodig (sommige bedrijven proberen zonder, is niet de goede manier) Olap: online analytical processing Data mining (modellen die op data worden losgelaten) Q&r: query ing and reporting 10

17 Slide kubus: Op elk niveau wordt alles al voorgerekend (minder vertraging van systeem (we gaan enkel bekijken niet wijzigen) We gaan hier wel dubbele gegevens bijhouden, omdat we snelheid willen (verschil is dat je hier niets gaat wijzigen) Slide multidimensionele analyse? 11

18 Dimensies: Excel: 2 Mensen : max 7 dimensies, in excel kan je dan pivot tables gaan maken 12

19 Demo cognos 30% niet realistisch 20% wel? Stap 1: hoe verkopen aan de helpdesk? Bv printer blokkeert te veel => als je nieuwe printer zet: 10% minder incidenten stap 1: wat kunnen we op korte termijn oplossen Stap 2: itil cognos: werkbaarder dan excel je ziet 2 dimensies, maar je kan via folders er een derde aan toevoegen Door te dubbelklikken op header krijg je de details Je kan de grafiek onmiddellijk toevoegen Je kan er geen gegeven uit verwijderen (dus geen verkeerde gegevens) Flexibility Interact with information Consistent view Fast Accurate Reliable Trust! (er staan geen fouten in) MBException Trends Flexibilteit portals Push Reports (alerts) Zelf organiseren Personal portal (enkel de gegevens die ze nodig hebben, dus geen information overload)!=> meta data search Strategische doelen opvolgen Analyse large volumes Visibility (knipperlichten) (je hoeft niet meer aan it te vragen om rapporten te maken) (als data in excel wordt getoond, wordt deze gelocked, zodat niemand deze kan aanpassen) 20% Gestructureerde gegevens (informatie) zitten op het operationeel niveau in db, 80 % Ongestructureerde informatie Rapporten => digitaal (word, pdf ), papier Kennis: omgaan met informatie => kennis mgt (=>db) Via de meta-data search kan je toegang krijgen tot ongestructureerde data (op die manier krijg je er sneller toegang toe) 13

20 Evoluties: 14

21 15

22 Bi naar pm (performance mgt) Linkerkant: financieel Rechterkant: bi Grote bedrijven van linkerkant hebben grote bedrijven overgenomen van rechterkant Heden en toekomst integreren Toekomst: strategische intelligentie => (planning) doelstellingen => (financieel mgt) budgetten => opvolgen, bsc en dashboards Toekomst: hoe kan ik op basis van data op het web mijn beslissingen gaan sturen? 16

23 Wie zijn de grote spelers op de markt? bicc: business intelligence competence center 17