Verbetering planningsproces polikliniek traumachirurgie

Transcriptie

1 Verbetering planningsproces polikliniek traumachirurgie Afstudeeropdracht Bedrijfswiskunde HvA Safae Benmouh

2 Aanleiding Polikliniek traumachirurgie Spoedeisende Hulp, huisarts of extern specialist Sporters Lange wachttijden Uitloop spreekuren Afzeggingen en annuleringen 2

3 Onderzoeksvraag Hoe kan het planningsproces efficiënter worden ingericht van de polikliniek traumachirurgie, waarbij de patiënt centraal wordt gesteld? Doelen kortere toegangstijden (voor een afspraak); voorkomen van lange wachttijden (op de polikliniek); ingeroosterde polikliniektijd van artsen optimaal gebruiken; voldoende nieuwe patiënten inroosteren. 3

4 Onderzoeksmethode Procesanalyse Meelopen Vragen stellen Data-analyse Data 2011 & 2012 Gegevens analyseren Zoeken naar knelpunten en oplossingen 4

5 Opzet presentatie Vraag en aanbod Bezetting Annuleringen en blokkeringen Herhaalfactor Wachttijd en uitloop Sportspreekuur Conclusie 5

6 Vraag en aanbod Op jaarniveau is er genoeg plek voor patiënten, maar indeling consulttypen is niet in balans. 6

7 De verdeling van patiënten tussen de artsen is ook niet in balans; Bij de een is de vraag groter dan het aanbod en bij de ander is het aanbod groter. 7

8 Bezetting Bezettingsgraad verschilt per consulttype. De blauwdruk klopt niet helemaal. Consulttype Vraag Aanbod Bezetting Nieuwe patiënten ,1% Herhaal patiënten ,9% SEH patiënten ,9% Spoed nieuwe ,6% patiënten Telefonische ,6% consulten Controle na opname ,1% Afhalen gips met röntgen Controle na opname nieuw ,4%

9 Hier staat de bezetting per spreekuurtype. De bezettingsgraad verschilt per arts. Het verschil loopt hier op tot bijna 80%. De capaciteit wordt niet op de juiste manier benut. Spreekuurtype Vraag Aanbod Bezetting Arts-assistent % Gipskamer % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % 9

10 Er is gekeken naar wat het effect is wanneer er flexibiliteit zou zijn bij het inplannen van patiënten. Uit onderzoek bleek dat het aantal bijboekingen met 54% zou dalen. CvH5 10

11 Dia 10 CvH5 Ik zou hier een slide ook met tekst eerst maken: - wat heb je gemerkt bij aantal bij boekingen (resultaat) - noem de verschillen in artsen - wat is je oplossing - wat is het effect hiervan Christine van Hartingsveldt;

12 54% minder bijboekingen 11

13 Aanbeveling 1 en 2 Aanbeveling 1: Er dient rekening gehouden te worden met alle consulttypen en de verdeling van patiënten tussen de artsen moet in evenwicht zijn. Als er een betere indeling van aantal patiënten tussen de artsen zou zijn, dan zou de bezetting bij elk arts dichter bij 100% liggen. Ook kunnen er meer nieuwe en spoed patiënten ingeroosterd worden. Aanbeveling 2: In de huidige situatie gaat een patiënt meestal terug naar eigen arts. Als er meer flexibiliteit zou zijn bij het inplannen, waarbij een patiënt ook door andere artsen gezien wordt, dan zou het aantal bijboekingen tot 50% verminderen. 12

14 Annuleringen Aantal annuleringen verschillen per arts. Er was nog geen norm vastgesteld voor het aantal te annuleren spreekuren. De aantal annuleringen verschilt hier van 5 tot

15 Blokkeringen Ook het aantal blokkeringen kan erg variëren. 14

16 De bezetting bij het vaststellen van het aantal annuleringen per spreekuurtype Zijn hieronder weergegeven. Bij 11 en 12 annuleringen ligt de bezetting tussen 91% en 94% Aantal patiënten Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Arts % 79% 80% 82% 84% 86% 88% Minus aantal blokkeringen (309) 81% 83% 85% 87% 89% 91% 94% 15

17 Aanbeveling 3 Wanneer er gemiddeld 11 tot 12 spreekuren worden geannuleerd, dan zal de bezetting van de spreekuurtypen ongeveer tussen de 90% en 95% liggen. Deze bezetting is inclusief de aantal blokkeringen die naar schatting 309 is. Er blijft genoeg ruimte over voor extra blokkeringen of om consulten open te houden voor eventueel nieuwe en spoed patiënten. 16

18 Herhaalfactor De herhaalfactor ligt tussen de 1,3 en 2,1. De factoren zijn niet heel hoog maar kan wel effect hebben op de bezetting. Spreekuur Herhaalfactor 2012 Arts-assistent 1,6 Arts1 1,9 Arts2 2,0 Arts3 1,3 Arts4 2,1 Arts5 1,6 Arts6 1,6 Arts7 2,0 17

19 Dit tabel geeft het effect weer bij een lagere gemiddelde herhaalfactor. Bij een factor van 1,5 daalt de bezetting met ruim 10%. Dit zijn geen realistische factoren die makkelijk na te komen zijn, maar het geeft wel een indruk HF nu HF 1,8 HF 1,7 HF 1,6 HF 1,5 HF 1,4 Arts-assistant 85% 94% 90% 86% 82% 78% Arts1 96% 92% 89% 85% 82% 78% Arts2 158% 147% 142% 137% 133% 128% Arts3 71% 85% 82% 80% 77% 74% Arts4 106% 97% 93% 89% 86% 82% Arts5 94% 103% 99% 95% 91% 87% Arts6 98% 110% 106% 102% 98% 94% Arts7 117% 108% 104% 100% 96% 92% Gemiddelde 103% 104% 101% 97% 93% 89% 18

20 Aanbeveling 4 Door de gemiddelde herhaalfactor te verlagen, wordt er meer ruimte gecreëerd voor nieuwe en spoed patiënten. Hierdoor kan de gemiddelde toegangstijd dalen. 19

21 Wachttijd en uitloop Hoe hoger de variatie in consultduur hoe langer de gemiddelde wachttijd en uitloop. Hier staan de resultaten van de wachttijd en uitloop van de spreekuur bij verschillende consultduren en standaardafwijkingen. X~N(10,1) X~N(10,2) X~N(10,3) X~N(10,4) X~N(11,2) X~N(11,3) X~N(11,4) X~N(12,2) X~N(12,3) X~N(12,4) Gemiddelde Wachttijd (min) ,0 6,6 9,2 10,5 11,8 17,1 17,7 18,4 Gemiddelde uitloop (min) ,2 10,9 17,0 18,6 20,7 32,3 33,1 34,2 X~N(10,1) X~N(10,2) X~N(10,3) X~N(10,4) X~N(11,2) X~N(11,3) X~N(11,4) X~N(10,1) X~N(10,2) X~N(10,3) Gemiddelde Wachttijd (min) 1,6 3,4 5,1 6,7 9,4 10,5 11,9 17,3 17,8 18,6 Gemiddelde uitloop (min) 2,8 5,6 8,3 11,2 18,0 19,7 21,8 34,4 34,9 36,1 20

22 Aanbeveling 5 Door een betrouwbare meting op de polikliniek traumachirurgie uit te voeren op de gemiddelde consultduur op verschillende consulttypen, kan bepaald worden of de consultduur aangepast moeten worden. 21

23 Sportspreekuur Deze tabellen geven de bezetting bij 3 verschillende situaties weer: 1. Bij het reserveren van twee plekken speciaal voor sporters bij elk spreekuur. 2. Bij het openen van een sportspreekuur eenmaal per week. 3. Bij het openen van een sportspreekuur twee keer per week; kan ook als onderdeel van al een bestaand spreekuur zijn met bijvoorbeeld 5 plekken voor sporters. Situatie 1 Vraag Aanbod Bezetting Arts-assistent % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Gem. 103% Situatie 2 en 3 Vraag Aanbod Bezetting Arts-assistent % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Arts % Gem. 90% 22

24 Aanbeveling 6 Bij het openen van een sportspreekuur wordt er meer capaciteit gecreëerd op de spreekuurtypen, omdat er geen sporters meer komen. De gemiddelde bezetting daalt met 13%. Hierin kunnen weer nieuwe en spoed patiënten ingepland worden. Dit betekent dat het de toegangstijd kan verlagen. Door één sportspreekuur in de week te houden, is er een risico dat een sporter een toegangstijd heeft van een week. Door twee spreekuren te openen, is de toegangstijd maximaal 3 dagen, wat prettiger is voor de sporters. 23

25 Conclusie Aanpassing van indeling van blauwdruk Flexibiliteit bij inplannen van patiënten Norm vaststellen voor aantal annuleringen Er dient rekening gehouden te worden met alle consulttypen en de verdeling van patiënten tussen de artsen moet in evenwicht zijn. Als er een betere indeling van aantal patiënten tussen de artsen zou zijn, dan zou de bezetting bij elk arts dichter bij 100% liggen. Wanneer een patiënt door een andere arts wordt gezien, als eigen arts is volgeboekt, kan het aantal bijboekingen tot ruim 50% dalen. Wanneer er gemiddeld 11 tot 12 spreekuren worden geannuleerd, dan zal de bezetting van de spreekuurtypen ongeveer tussen de 90% en 95% liggen. Deze bezetting is inclusief de aantal blokkeringen die naar schatting 309 is. Er blijft genoeg ruimte over voor extra blokkeringen of om consulten open te houden voor eventueel spoed patiënten. Aanpassing herhaalfactor Door de gemiddelde herhaalfactor te verlagen, wordt er meer ruimte gecreëerd voor nieuwe en spoed patiënten. Hierdoor kan de gemiddelde toegangstijd dalen. 24

26 Vervolg conclusie Letten op variatie consultduur Er zijn enkele simulaties uitgevoerd (bijlage 3) om na te gaan wat het effect is als er een grote variatie in consultduur ontstaat, waarbij een consultduur van 10 minuten is vastgelegd. Door een betrouwbare meting op de polikliniek traumachirurgie uit te voeren op de gemiddelde consultduur op verschillende consulttypen, kan bepaald worden of de consultduur aangepast moeten worden. Openen van een sportspreekuur Bij het openen van een sportspreekuur wordt er meer capaciteit gecreëerd op de spreekuurtypen, omdat er geen sporters meer komen. De gemiddelde bezetting daalt met 13%. Hierin kunnen weer nieuwe en spoed patiënten ingepland worden. Dit betekent dat het de toegangstijd kan verlagen. Door één sportspreekuur in de week te houden, is er een risico dat een sporter een toegangstijd heeft van een week. Door twee spreekuren te openen, is de toegangstijd maximaal 3 dagen, wat prettiger is voor de sporters. 25

27 Bedankt voor uw aandacht! 26