nummer 1 jaargang twee-maandelijks informatie-bulletin van v.t.v. water-land extra bijlage W AT E R - L A N D EXTRA BIJLAGE

Transcriptie

1 nummer 1 jaargang De Water-Lander twee-maandelijks informatie-bulletin van v.t.v. water-land extra bijlage TUINGROEP W AT E R - L A N D EXTRA BIJLAGE notulen ALV december 2015, resultaten en administratie

2 Inhoudsopgave Notulen Algemene Ledenvergadering Presentatie resultaten Presentatie administratie

3 Notulen ALV 19 december 2015 Aanwezig: 44 leden; het afdelingsbestuur vtv Water-Land; dhr. Greveling en dhr. Kuit van de Bond van Volkstuinders; dhr. Valk (adviseur financiën); Gerrie Nijland (ondersteuning bestuur en notuliste). 12 leden hebben zich schriftelijk afgemeld. Dhr. Zwartjes is stem gemachtigd voor de tuinen 228 en 233. Dhr. Roodnat is stem gemachtigd voor tuin 64. Dhr. Kempes is stem gemachtigd voor tuin 120. Mevr. Burgers tuin 292 is stem gemachtigd voor tuin 63. Locatie: De Cartoon te Almere. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering, heet allen welkom en verzoekt de telefoons op stil te zetten. De voorzitter vraagt -zoals gebruikelijk- om een minuut stilte om de leden die ons dit jaar ontvallen zijn te gedenken. 2. Ingekomen post Er zijn drie berichten binnen gekomen te weten van Peter van den Belt (tuin 33), Marcella Kempes (tuin 120) en Johan van Schaick (tuin 63) die zullen later in verslag besproken worden. 3. Mededelingen a. Samenstelling van het bestuur: Richard Kessler, Henk Sanders, Ria Bulterman en Anneke van Rootselaar. Er worden op dit moment gesprekken gevoerd met Ernst Neve (communicatie) om toe te treden tot het bestuur. Als Ernst wil toetreden, zal dit bekend worden gemaakt bij de volgende ALV en zal er bij de leden om toestemming worden gevraagd. Hij loopt de aankomende periode wel al mee bij diverse overleggen. 4. Vaststellen notulen ALV 11 juli 2015 Er zijn geen vragen en/of opmerkingen. De notulen worden vastgesteld. 3

4 Notulen ALV 19 december Financieel verslag boekjaar 2014 Het is een moeilijke periode geweest voor het bestuur om goed duidelijk te maken hoe we er voor staan. Dat heeft alles te maken met het handelen van de vorige penningmeester. In de administratie tot en met 2014 zitten veel onduidelijkheden en dat heeft direct en indirect te maken met de vorige penningmeester. De voorzitter voelt zich daar eindverantwoordelijk voor. Met de huidige kennis hadden we dat eerder moeten onderkennen. De voorzitter heeft veel contact hierover gehad met adviseur Ruud Valk en met de penningmeester van de Bond. Noodzaak is nu om de details aan de leden te presenteren. 6. Voortgang 2014 Het boekjaar 2013 is nog volledig door administratie kantoor Pemba gedaan. De kascontrole heeft plaatsgevonden en de cijfers zijn beoordeeld. De kascommissie heeft decharge verleend aan het bestuur in ALV van het najaar In diezelfde vergadering is besloten Ria Bulterman als penningmeester te installeren en de vorige penningmeester is dan alleen nog algemeen bestuurslid. Afdracht Buffet 2012 Bij opmaak van de cijfers 2012 is een boeking opgenomen van de afdracht van de buffetcommissie op 31 december 2013 ( ) Deze boeking is als voorschot in het resultaat verwerkt. Dit betekent dat dit bedrag in 2013 een tegenboeking behoort te krijgen. Bij de opmaak van de resultaten is dit bedrag niet teruggevonden als daadwerkelijke storting. De oorspronkelijke boeking is gedaan ten tijde van de overgang van het administratiekantoor Pemba naar de administratie door de vereniging Inventive. Door het ontbreken van de juiste toedracht is dit bedrag als voorschot in 2013 gehandhaafd. Begin 2014 moet dit zijn verklaard. Helaas is die verklaring niet gekomen en dit bedrag hebben wij in overleg met de Bond opgenomen als vordering op de voormalige penningmeester. Mutaties Winkel 2014 In april 2015 constateert Ria Bulterman twijfelachtige mutaties uitgevoerd door de vorige penningmeester op de rekening van de winkel, die daar niet meer bevoegd toe was. Navraag geeft onvoldoende duidelijkheid. 4

5 Notulen ALV 19 december 2015 Opname 5 december Opname 5 december Storting 11 december Opname 17 februari Verschil Woensdag : Richard gaat op bezoek bij de vorige penningmeester, die wordt geconfronteerd met de oneigenlijke overschrijvingen naar de privérekening van de vorige penningmeester. Ria doet verder onderzoek naar de overige betrokkenheid van de vorige penningmeester in overige bankzaken Hier volgt uit dat de saldi van de afdrachten 2014 van de Buffetcommissie niet in balans zijn met de stortingen die zijn gedaan van de privérekening van de vorige penningmeester naar de bankrekening van vtv Water-Land. Richard eist van de vorige penningmeester volledige openheid en herstel van de overschrijvingen met als ultimatum vrijdag Zaterdag : Bestuur bijeen. Familie van de vorige penningmeester heeft dan een bedrag teruggestort van Besloten wordt de vorige penningmeester per direct uit zijn functie als bestuurslid te ontheffen. Door de storting van lijken de schulden in eerste instantie vereffend. Echter met het nog openstaande voorschot uit 2012 ( 7.499) is er nog geen einde aan de onduidelijkheden. In de aansluitende periode is veelvuldig overleg tussen het bestuur en de vorige penningmeester. Zondag : Overleg Richard en de vorige penningmeester: er blijven te veel onduidelijkheden. Het bestuur besluit om de Bond in te lichten. Donderdag : Overleg Bond + Ria en Richard. De Bond neemt de zaak over en schakelt een externe accountant (dhr. T. Langelaar) in om de administratie te beoordelen. Tevens nodigen zij de vorige penningmeester uit voor een toelichting. In overleg met de Bond wordt tevens direct besloten om de geplande ALV uit te stellen, totdat meer duidelijk is. In ieder geval wordt de presentatie van de cijfers 2014 uitgesteld tot de ALV in het najaar. 5

6 Notulen ALV 19 december 2015 Donderdag : Overleg Bond + Ria en Richard + externe accountant. Stappenplan om de administratie van afgelopen jaren te beoordelen. Alle registraties en administratie worden overhandigd. Donderdag : Overleg Bond + Ria en Richard + externe accountant. Hij staakt halverwege min of meer de beoordeling, omdat diverse eindsaldi niet op elkaar aansluiten. Hij zal zijn bevindingen op papier zetten en zich voornamelijk richten op een advies voor de toekomst. De focus ligt op volledige openheid over 2014 te presenteren aan de leden van Water-Land. Er dient een nieuwe nullijn getrokken te worden om een einde te maken aan alle onduidelijkheden van de afgelopen jaren. De Bond zal een vordering neerleggen bij de vorige penningmeester van November december 2015: Overleg Bond + Richard: Er is een probleem met uitvoeren van de kascontrole. Huidige kascommissie van Water-Land is niet meer volledig beschikbaar. De Bond heeft onvoldoende personen beschikbaar om de controle uit te voeren. Externe controle is een optie, maar dient eerst door de ALV goedgekeurd te worden. Zowel de penningmeester van de Bond als een extern administratiekantoor zullen een verklaring opstellen over de huidige financiële overzichten. De kascontrole dient door de ALV vastgesteld te worden Bond doet de vorige penningmeester een voorstel tot verrekening van openstaande bedragen. Ralf Greveling licht toe dat alleen de vordering ( verkoop van zijn huisje en nog in bezit van de verenging) wordt opgelegd. De bevindingen worden opgenomen in de Water-Lander en op de site Conclusie dhr. Langelaar: volledige controle van de administratie is niet (meer) mogelijk. Hij doet aanbevelingen hoe wij onze administratie moeten voeren. Dit leidt tot de nieuwe werkwijze die we nu moeten hanteren. Er zijn extra mensen nodig voor de kascontrole. De leden van de kascontrole van 2013 zijn 6

7 Notulen ALV 19 december 2015 of van de tuin of niet meer beschikbaar. De voorzitter heeft in twijfel gestaan een extern bureau in te huren om de controle te laten uit voeren, om zo aan alle kanten correctheid en duidelijkheid te krijgen. Uiteindelijk heeft het bestuur er de voorkeur aan gegeven om de controle door leden van de vereniging uit te laten voeren. De voorzitter vraagt of er iemand bereid is om in de kascommissie plaats te nemen. De leden die zich beschikbaar stellen zijn: mevr. Kempes (tuin 120) en dhr. Rijkenberg (tuin 232). De vergadering gaat hiermee akkoord. Dhr. Valk licht toe dat de Bond een goede en inzichtelijke checklist heeft om zo de kascontrole te laten plaatsvinden. Het bestuur is verder gegaan met de resultaten van 2014 en de afhandeling van de vordering op de vorige penningmeester. Dat is in handen van de Bond. Het bedrag van de vordering zal anders zijn van dat dat in de presentatie van vandaag is verwerkt; er was geen tijd meer om dit voor de ALV aan te passen. Dhr. De Rijk (tuin 225) vraagt of er nog aangifte wordt gedaan van de misstappen van de vorige penningmeester. De vereniging kan dit niet doen omdat deze zaak nu volledig door de Bond wordt behandeld en de Bond is rechtspersoon. Inhoudelijk wordt dit benoemd als slechte administratie. Juridisch gezien is er te weinig grond om aangifte te doen en om dat te verhalen op één persoon of op het bestuur. Dhr. Piekstra (tuin 249) heeft het vermoeden dat het heel veel werk is om de kascontrole door de leden te laten doen. De leden van de vorige kascontrole commissie hebben volgens hem gefaald. Dhr. Piekstra vindt bijvoorbeeld dat er heel veel verschil zit in de inkomsten van de kantine in De voorzitter antwoordt: Er zijn diverse gesprekken gevoerd met buffet- en recreatiecommissie. De teruggang van het kantinebezoek heeft daar zeker mee te maken gehad. Het kan niet aangetoond worden dat de administratie van de voorgaande jaren niet klopt. 7. Werkwijze financiën vtv Water-Land De externe accountant de heer Langelaar heeft de cijfers beoordeeld en heeft zijn bevindingen op papier gezet. Hij heeft Water-Land en de Bond (eindverantwoordelijk) ook van advies voorzien hoe de administratie er uit hoort te zien. Het komt grotendeels hierop neer: 7

8 Notulen ALV 19 december 2015 Betalingen Betalingen worden alleen door het bestuur gedaan, er is één centrale administratie. 1. Betalingen alleen via bankrekening van Water-Land, dus leveringen en diensten op rekening 2. of betaling met betaalpas bankrekening vtv (penningmeester) 3. kleine betalingen wel contant: a. vooraf schriftelijke opstelling van de verwachte, benodigde kas b. kas wordt op (privé)rekening gestort van penningmeester van de commissie c. contante betalingen tot het uiterste beperken d. elke uitgave verwerken in een kasboek e. achteraf met bonnetjes sluitend maken en indienen bij de eindverantwoording wvan de uitgaven van het jaar. Administratie Commissie doet een voorstel voor begroting, met open posten incl. benodigde kas, aan het bestuur A. Bestuur neemt (eventueel aangepaste) begroting over in begroting komend jaar en biedt de totale begroting vtv aan de leden in de ALV B. Bij goedkeuring ontvangt elke commissie het vastgestelde budget en kan aan de slag C. Elke uitgave gaat dus via de bank: a. levering / dienst wordt voorzien van een afleverbon of iets dergelijks b. deze bon gaat met goedkeuring (schriftelijk met handtekening of per mail) van voorzitter/ penningmeester van de commissie naar de penningmeester vtv c. commissie geeft aan dat de levering/dienst binnen budget valt en op welke post van toepassing is d. commissie is volledig verantwoordelijk voor eigen budget e. factuur komt binnen bij vtv: voorkeur via mail, maar post kan ook f. penningmeester vtv controleert factuur met afleverbon en stuurt bevestiging naar de commissie dat de factuur binnen is en past bij de afleverbon g. penningmeester vtv zet betaling gereed en voorzitter accordeert mede de betaling. 8

9 Notulen ALV 19 december 2015 D. Eind van het seizoen (uiterlijk 31 december) levert penningmeester van de commissie de volledige verantwoording in bij penningmeester vtv: a. kasboek contanten b. verzameling afleverbonnen c. eindverantwoording uitgaven d. terugstorten van restant budget en kas naar de vereniging. Dhr. Kempes (tuin 120) vraagt of alleen de voorzitter van een commissie bevoegd is om te ondertekenen. Nee, dat hoeft niet alleen de voorzitter te zijn een ander mag dat ook doen, maar uiteindelijk blijft de voorzitter of penningmeester van de commissie verantwoordelijk. Dit geldt voor elke commissie. Mevr. Oosterling (tuin 213) vraagt of de inkopen voor bijv. de recreatie bij één winkel moet worden gekocht. De voorzitter antwoordt dat de werkwijze drastisch veranderd moet worden. Er zal veel meer op rekening moeten worden gekocht, dit om veel onduidelijkheid en misverstanden te voorkomen. Uiteindelijk is deze nieuwe werkwijze ons opgelegd door de Bond. Dhr. De Kaste (tuin 211) vraagt of het bestuur periodiek wordt gecontroleerd en niet alleen aan het eind van het jaar, zo ja doet de Bond dat? De voorzitter antwoordt dat op de betalingen per bank die gedaan worden voor de commissies al een dubbele controle is: de penningmeester sluit de ontvangen factuur kort met desbetreffende commissie. De betaling via de bank gaat met een dubbele verificatie: voorbereid door de penningmeester en wordt extra geaccordeerd door de voorzitter. Deze werkwijze was tot een jaar geleden niet het geval. Het is niet zo dat de Bond een aantal keren met ons meekijkt. Het bestuur van Water-Land ziet geen noodzaak om de frequentie te verhogen. En zal dus 1x per jaar plaats vinden met de jaarlijkse kascontrole. Dhr. Valk licht toe dat de betalingen overwegend naar de crediteuren zijn. Dhr. Roodnat (tuin 306) merkt op dat er gezegd is dat de administratie niet op orde was en dat het de remedie is om met de nieuwe werkwijze de administratie op orde te krijgen. Hij vraagt zich af omdat de jaren 2012 en 2013 niet op elkaar aansloten of de lekken die daar 9

10 Notulen ALV 19 december 2015 zaten daarmee nog te dichten zijn. Nee, dat kan nu niet meer. De nieuwe werkwijze is voor de toekomst. Ruud Valk licht toe dat de balans van het administratie kantoor van Pemba 31 december 2012 afweek van de balans van 2012 die door het tuinpark is gerapporteerd. Die verschillen zijn gecorrigeerd in 2013/2014 en kloppen exact in de balans. 8. Resultaten 2014 zijn onveranderd aangenomen, de presentatie komt op de site Toelichting op de vordering op de vorige penningmeester. Het totale te vorderen bedrag van ,84 op de vorige penningmeester wijkt af van het voorstel dat de Bond heeft gedaan aan de vorige penningmeester en door de vorige penningmeester is aangenomen. Ralf Grevelink licht de stand van zaken toe: hij realiseert zich dat wat nu gebeurd is zeer onverteerbaar is. Het vertrouwen is beschaamd. Als je alles wilt vorderen dan zal het een rechtszaak moeten worden, met behulp van de advocaat en van de heer Langelaar. De kans van slagen komt niet boven de 50% uit. Om überhaupt kans van slagen te hebben moet je heel veel geld uit gaan geven. Het is duidelijk dat de vorige penningmeester dingen heeft gedaan die het daglicht niet kunnen velen. Het voorstel aan de vorige penningmeester is dat hij afstand doet van de van de verkoop van zijn huisje, dat bedrag staat bij Water-Land nog in borg. Het heeft even geduurd, maar de vorige penningmeester is daarmee gisterenavond ( ) akkoord gegaan. Hoe vervelend het ook is, daarmee is de zaak is afgesloten. Ralf Greveling benadrukt dat we in de toekomst de nieuwe werkwijze moeten hanteren om dit soort misstanden te voorkomen. Ook biedt hij zijn excuses aan dat dit niet zo in de cijfers is gekomen, omdat hij het met andere dingen heel druk heeft gehad. Hij heeft niet gereageerd op diverse berichten van Richard. Het is dus niet de schuld van het bestuur van Water-Land dat het zo lang heeft geduurd en verkeerd in de presentatie van de cijfers is verwerkt. Een vraag uit de zaal aan mijnheer Greveling: waarom zijn de jaren bekeken, maar de periode daarvoor niet? Zijn er in de voorgaande jaar ook foutieve handelingen gedaan door de vorige penningmeester. Ralf Greveling antwoordt dat de mogelijkheid bestaat, maar dat er decharge is verleend aan het bestuur door de leden van de vereniging. De vereniging heeft feitelijk de goedkeuring gegeven aan de mogelijk verkeerde administratie van de voormalige penningmeester. 10

11 Notulen ALV 19 december 2015 De voorzitter licht toe dat de grote misstanden pas in 2014 zijn ontdekt o.a. in de winkel van Will Wit, de buffetcommissie en ook de vooruitbetalingen van de contributie van diverse leden. Behoudens een enkele post (wordt later toegelicht) zijn er onvoldoende aanwijzingen van eerdere misstappen. Er zullen op diverse posten afboekingen gedaan moeten worden om zo met een gelijke eindstand 2015 en gelijke beginstand 2016 te krijgen. Dhr. Zwartjes (tuin 123) vraagt of de misstanden van ons tuinpark niet zijn doorgegeven aan de rest van de tuinparken, om zo alert te blijven. Ralf Greveling antwoordt dat er geen bericht is uitgegaan naar de penningmeesters/bestuur van andere tuinparken. Wel zijn er duidelijke richtlijnen en aanbevelingen gegeven. De voorzitter benadrukt dat met dit soort zaken zorgvuldig omgegaan moet worden. Voordat het handelen van iemand met naam en toenaam bekend gemaakt wordt, men eerst echt zeker moet zijn van de misstanden. Daarom heeft het bestuur ook veel tijd genomen om het een en ander uit te zoeken, voordat de leden ingelicht kunnen worden. 9. Balans 2014 is onveranderd aangenomen, de presentatie is te vinden op de site Toelichting buitengewone lasten Afboeking voorschotten reinigingskosten voorgaande jaren. De periodieke voorschotten zijn niet goed afgeboekt met de jaarnota s. Er bleef een bedrag zweven van Die gaan we dit jaar afboeken. Entree gelden 2012 en 2013 zijn niet doorberekend aan de nieuwe leden, dat is in de administratie niet goed gegaan. Afboeking vooruitbetaling van de tuinders. Er zijn tuinders die menen vooruitbetaald te hebben, maar dit is niet meegenomen in de administratie. Na controle hebben we diverse leden het voordeel van de twijfel moeten geven en het verschil in 2014 moeten afboeken. Het eindsaldo van de winkel van 2013 blijkt niet aan te sluiten op het beginsaldo van 2014 Dat was per mail door de toenmalige penningmeester doorgegeven, maar klopte uiteindelijk niet met de bankafschriften. Dit soort verschillen horen in een kascontrole ontdekt te worden, maar dit is echter niet gesignaleerd. Dhr. Piekstra (tuin 249) vindt dat er veel meer controle moet worden uitgeoefend. 11

12 Notulen ALV 19 december 2015 Dhr. Van Schaik heeft vrij laat de vragen per gestuurd. Hier kan niet meer op ingegaan worden. Het bestuur zal hier later inhoudelijk op ingaan; in eerste instantie in een persoonlijk onderhoud. Indien nodig zal er een toelichting komen in de Waterlander. Dhr. Van den Belt (tuin 33) vraagt of de jaarlijkse transportdiensten niet op de begroting van de tuincommissie moeten komen. Antwoord is Nee : de transportdiensten worden betaald door de leden zelf door middel van de jaarnota. Ook ziet hij verschillende apparaten niet op de resultaatrekening staan. Antwoord: hier zal in detail nog naar gekeken worden. Dhr. Valk licht toe dat als apparatuur is afgeschreven dan wordt dat vervolgens weggeboekt. Graag een toelichting op de huurders van het terrein: is nu 1.050: Het betreft 750, verhuur aan de Schaperie en twee keer schooltuinen voor 300. Heeft de Bond ook controle gedaan op de resultaatrekening? Dat wordt niet gedaan. De leden van het tuinpark zijn verantwoordelijk voor de controle van de resultaatrekening. De Bond heeft wel aangegeven om steekproefsgewijs controle uit te oefenen. Mevr. Kempes (tuin120) Vraag: Grondhuur: kosten 2014 ruim , baten Het lijkt erop dat de leden te weinig hebben betaald. Is dit verwerkt in de post Debiteuren? Antwoord: er is te weinig in rekening gebracht aan de tuinders. Is in 2014 als verlies verwerkt, dus niet als debiteurenpost. Vraag: Waterverbruik: kosten in 2014 waren 7.000, de baten ruim Het lijkt er op dat de leden teveel voor het waterverbruik hebben betaald. Komt hier nog een na-verrekening op ten gunste van de leden? Is dit verwerkt in de post Crediteuren? Antwoord: Het waterverbruik van de jaren 2013 en 2014 in combinatie met het rioolrecht en vuilafvoer zijn in evenwicht met de berekening aan tuinders. Vraag: Vuilafvoer: de kosten en baten zijn in 2013 en 2014 lager dan de begroting. Wat is de reden dat de begroting voor 2016 niet naar beneden is bijgesteld? Antwoord: Geen specifieke reden. Algemeen: de begroting is een schatting, waarbij soms rekening wordt gehouden met de mogelijkheid van onverwachte posten. Vraag: Zuiveringsheffing: waarom is de begroting ruim (baten), terwijl werkelijk de baten in 2013 en 2014 veel lager waren? De kosten laten de afgelopen jaren, en in de begro- 12

13 Notulen ALV 19 december 2015 ting, wel een verloop van ruim zien. Wat gaat het bestuur er aan doen om de baten begroting voor 2016 dan wel te halen? Antwoord: Sinds een paar jaar worden waterverbruik, zuiveringsheffing en vuilafvoer berekend op basis van waterverbruik per m3. Het waterverbruik van de jaren 2013 en 2014 in combinatie met het rioolrecht en vuilafvoer zijn nu in evenwicht met de berekening aan tuinders. Vraag: Opbrengst Winkel: opbrengsten in 2013 en 2014 lopen achter op de begroting. De begroting 2016 is hier inmiddels op aangepast. Wat is de reden dat de activiteiten in de winkel teruglopen en wat kan het bestuur hier aan doen. Antwoord: Wellicht minder klanten waardoor minder omzet. Is geen invloed op uit te oefenen door bestuur. Vraag: Onderhoud machines/inventaris: hierop is voor 2016 niet begroot (eveneens niet voor 2015). In 2013 en 2014 zijn hier wel kosten voor gemaakt. Verwacht het bestuur dat er geen onderhoud hoeft worden gepleegd? Antwoord: De Technische commissie stelt de begroting samen. Dit onder werp moet worden bezien in samenhang met Onderhoud Complex. Vraag: Communicatiekosten: de kosten 2014 zijn aanzienlijk hoger dan in 2013 en de begroting 2014 en verder. Bijna de helft van deze kosten betreft een vergoeding voor Neve. In de kosten voor verenigingsblad en drukwerk kom ik ook kosten voor Neve tegen. Waar hebben deze kosten betrekking op? Antwoord: Het komt wel eens voor dat mijnheer Neve de kosten voor drukwerk voorschiet. Vraag: Bestuurs- en secretariaatskosten: waarom blijft de begroting de afgelopen 3 jaar ongewijzigd, terwijl de kosten gedurende dit 3 jaar lager zijn. Welke activiteiten gaat het bestuur meer doen? Antwoord: Het bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de begroting. Niet ieder detail kan toegelicht worden; het zijn relatief lage bedragen. Vraag: Overige vorderingen: voor de taxatie van 322 tuinhuisje staat over 2014 een bedrag open van Zijn deze kosten in 2015 reeds in rekening gebracht bij de leden? Antwoord: Jawel, dat is te zien op uw factuur voor het seizoen Vraag: Speeltoestellen: op wie geldt de vordering? Antwoord: Betreft vooruitbetaling aan de leverancier van de toestellen die in 2015 zijn geïnstalleerd. Vraag: Vordering Administratie ruim Waarop heeft deze vordering betrekking? Antwoord: De betreft de vordering op de vorige penningmeester. 13

14 Notulen ALV 19 december 2015 Vraag: Crediteuren: hier staan 2 negatieve bedragen tussen, te weten Heineken en Sonja Gerber. Hebben wij het hier dan niet over debiteuren? Antwoord: Dit zijn creditnota s van crediteuren, dus geen debiteuren. Vraag: Kantoorbenodigdheden: hier staan 2 posten tussen voorschot Bulterman. Een voorschot is niet per definitie een kostenpost. Gaat dit nu niet dubbel in de administratie van de kosten? Antwoord: In feite is de specificatie de uitdraai van de grootboekkaart. De voorschotten zijn in mindering gebracht op de afrekening van de gemaakte kosten. Vraag: Buitengewone lasten: er wordt bijna afgeboekt voor verschil saldo bank en spaarrekening Winkel. Wat is hiervan de reden? Antwoord: Door toedoen van de vorige penningmeester. Dhr. Durbridge (tuin 243): het tekort van bijna ruim wordt dit aangevuld door de spaarrekening van de vereniging of wordt de contributie verhoogd? De voorzitter antwoordt dat we genoeg reserves hebben opgebouwd en dat de contributie hierdoor niet verhoogd zal worden. Vooralsnog zal er op dit moment geen decharge voor de resultaten van 2014 plaatsvinden, dat kan pas als de gekozen kascommissie de boeken hebben gecontroleerd. De bevindingen zullen schriftelijk afgedaan worden onderschreven door de Bond en gepubliceerd worden in de Water-Lander en op de site. 10. Begroting 2016 is onveranderd aangenomen, de presentatie is op de site geplaatst Toelichting op de begroting 2016 De begroting Onderhoud clubgebouw is de verzamelnaam voor de begroting van de technische commissie, algemeen onderhoud waterleiding, onderhoud riool, afvoer, etc. De begroting van de tuincommissie vergelijkbaar met begrotingen van voorgaande jaren. Dit jaar zal de dieseltank vervangen worden en dit zal als investering gelden. Afschrijving van het clubgebouw Er wordt per lid 94 betaald voor de lening van de Bond aan de verening. Volgend jaar is de lening hiervoor afbetaald aan de Bond. Het bestuur adviseert om de 94 te handhaven. Onderhoud moet worden gepleegd aan het rode 14

15 Notulen ALV 19 december 2015 pad, de vloer van het clubgebouw, vervanging van het riool, nieuwe kranen voor waterleiding. Ook het rolhek is aan vervanging toe. Voor het 40 jarig bestaan in 2017 zal ook geld moeten worden gereserveerd. Mevr. Burgers (tuin 292) vraagt of het niet een mooie investering zou zijn voor zonnepanelen. Daar is in het voorgaande jaar door het bestuur kritisch naar gekeken, komt neer op maar zonder plaatsingskosten. Dat betekent dat we dit met elkaar moeten doen en met de huidige capaciteit zien we het niet als haalbaar om dit systeem aan te brengen en te onderhouden. Daarnaast wordt de investering pas na minimaal 9 jaar terugverdiend. Het bestuur lijkt het beter om hier van af te zien. Dhr. Jansen (tuin 189) vindt het jammer er wordt geserveerd voor een feest van het 40-jarig bestaan en niet voor zonnepanelen. De voorzitter stelt voor om dit in de ALV van 2016 aan de leden voor te leggen. Dhr. Piekstra (tuin 249) vindt het onacceptabel dat de 94 bij de leden in rekening gebracht wordt. Na stemming van de leden 47 voor en 2 tegen is besloten om de reservering van de 94 te handhaven. Deze stemming is geldend voor de komende jaren. Dhr. Van den Belt (tuin 33) onderhoud machines is voor 2016 niet begroot. Hoe zit het met de kosten die daar mee gemoeid zijn? Die zitten in de begroting van de technische commissie. De totale begroting 2016 wordt door de aanwezige leden geaccepteerd. 11. Presentatie Natuurlijk Tuinieren door Eric Roodnat De leden van de werkgroep zijn: Eric Roodnat, Petra Grutzner, Peter van den Belt en Johan van Schaick. Hoe is de werkgroep tot stand gekomen en op welke manier zijn wij begonnen. De Bond van Volkstuinders is zeker voor natuurlijk tuinieren en is twee jaar geleden op Water-Land geweest om daar het nodige over te vertellen. De werkgroep heeft in de Water-Lander het voorbereidingsplan gepubliceerd. Eric vindt dat natuurlijk tuinieren een idee is dat boven de hoofden van de mensen zweeft die daar mee 15

16 Notulen ALV 19 december 2015 bezig moeten zijn met een stevige duw naar de Bond die in feite vindt dat dit verplicht is. De bedoeling is om een kader op te stellen waaruit diverse onderwerpen nader uitgewerkt zullen worden. Het bestuur ziet het als een verplichting om de commissies hierbij te betrekken. Het principe van Natuurlijk Tuinieren probeer je in het keurmerk ook naar buiten uit te dragen, dat is voor de tuin zelf maar ook bv. bijvoorbeeld naar de gemeente Almere. Dat is belangrijk voor de tuinders als de gemeente Almere de Floriade gaat organiseren. De gemeente Almere zit rondom ons tuinencomplex en is dan ook zelf met Natuurlijk Tuinieren bezig. De gemeente Almere kan dan een andere kijk op Water-Land krijgen als het keurmerk Natuurlijk Tuinieren (lieve heersbeestjes) gehaald is. Het plan om het voor elkaar te brengen gaat op de manier zoals het is uitgewerkt en in de Water-Lander staat gepubliceerd. Wij hebben als uitgangspunt genomen de organisatiestructuur van de vereniging zelf, dus met de verschillende commissies. We willen proberen de projectgroep, nu bestaande uit 4 leden, groter te maken om zo dan verder de ideeën die over Natuurlijk Tuinieren leven en die wij aangereikt krijgen van de AVVN te vertalen in een plan waar elke commissie iets mee zou kunnen doen. De tuincommissie zal hier het meeste bij betrokken zijn. Het plan wordt dan ingediend op de vergadering van de voorzitterscommissies. Dan wordt er een duidelijk plan voor tien jaar ingediend. Dat plan kan gaandeweg bijgesteld worden. Vervolgens wordt het jaarplan ingediend. Als het jaarplan voltooid is aan het eind van een seizoen, moet er een evaluatie plaatsvinden. Eric Roodnat vraagt -als de vergadering het er mee eens is- om zich dan aan te melden bij de Bond voor Volkstuinders. De voorzitter krijgt dan bericht of we in aanmerking komen en vervolgens zou er een screening moeten plaatsvinden van ons park Dhr. De Rijk (tuin 225) vraagt of de tuin opengesteld wordt voor buitenstaanders. Dit is al zo en dat zal niet veranderen. De voorzitter merkt op dat, als we het certificaat zouden krijgen, het moet passen binnen onze filosofie en hoe wij ons complex beheren en onderhouden. Er moet gekeken worden of de regels die behoren bij Natuurlijk Tuinieren of het haalbaar is en welke kosten er aan verbonden zijn. Het certificaat Natuurlijk Tuinieren zou onze positie kunnen versterken bij de gemeente Almere. Zeker gekeken naar het feit dat in 2017 onze erfpacht afloopt. 16

17 Notulen ALV 19 december 2015 Mevr. Burgers (tuin 292) complimenteert de werkgroep Natuurlijk Tuinieren voor het plan van aanpak. Dhr. Keller (tuin 95) maakt zich zorgen over de uitvoering daarvan. Je kunt wel iets bedenken, maar de handen moeten wel uit de mouwen gestoken worden. Eric is het er mee eens en vindt ook dat het nu anders moet. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt met deze werkgroep, eerst inventariseren wat het stappenplan is, in overleg met de Bond, en wat komt daar bij kijken. Daarna word het verder geïmplementeerd in overleg met de diverse commissies. Het gaat niet zomaar opgelegd worden. Per acclamatie wordt het plan om Water-Land bij de Bond aan te melden voor Natuurlijk Tuinieren goedgekeurd. 12. Rondvraag Dhr. Roodnat (tuin 306) Heeft het idee dat de penningmeester een moeilijk jaar achter de rug heeft en wil weten of het in 2016 makkelijker voor haar zal worden. De penningmeester antwoordt dat ze nog moet ervaren of het daadwerkelijk makkelijker zal worden. Er is het afgelopen jaar veel werk geweest en ze voorziet dat er nog veel werk te doen is eer we alles weer in goed banen hebben geleid. De verwachting is dat de energie van de afgelopen periode een investering is voor de toekomst. 13. Wat verder ter tafel komt a. Het houden van bijen Gezien het toch best zware programma van deze ALV, zal dit onderwerp in detail in het voorjaar van 2016 nader worden uitgewerkt. b. Afgevaardigden naar de Bond Eric Roodnat, Ria Bulterman en Peter van den Belt. De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en wenst iedereen fijne feestdagen en sluit de vergadering. 17

18 Activa werkelijk werkelijk Vaste activa Gebouwen Voertuigen en gereedschap Inventaris Totaal vaste activa Voorraden Winkel Buffet Diversen - watermeters Totaal voorraden Vorderingen Debiteuren Voorschotten Overige vorderingen Totaal vorderingen Liquide middelen Kassen Kas Banken ING betaalrekening ING spaarrekeningen ING winkelrekening Totaal liquide middelen Totaal Actief

19 Passiva werkelijk werkelijk Vermogen Algemene reserve Resultaat boekjaar Stand per 31 december Bestemmingsreserves Reserve groot onderhoud Leningen Lening o/g Bond van Volkstuinders Kortlopende schulden Crediteuren Vooruitontvangen contributie Nog te betalen kosten Tussenrekening schades Totaal kortlopende schulden Totaal Passief

20 Activa werkelijk werkelijk Vaste activa Gebouwen Voertuigen en gereedschap Inventaris Totaal vaste activa Voorraden Winkel Buffet Diversen - watermeters Totaal voorraden Vorderingen Debiteuren Voorschotten Overige vorderingen Totaal vorderingen Liquide middelen Kassen Kas Banken ING betaalrekening ING spaarrekeningen ING winkelrekening Totaal liquide middelen Totaal Actief

21 21

22 Activa werkelijk werkelijk Vaste activa Gebouwen Voertuigen en gereedschap Inventaris Totaal vaste activa Voorraden Winkel Buffet Diversen - watermeters Totaal voorraden Vorderingen Debiteuren Voorschotten Overige vorderingen Totaal vorderingen Liquide middelen Kassen Kas Banken ING betaalrekening ING spaarrekeningen ING winkelrekening Totaal liquide middelen Totaal Actief

23 Overige vorderingen OZB 2011 t/m ,52 Taxatie 322 tuinhuisjes 8.050,00 Speeltoestellen geïnstalleerd in ,00 Vordering op Administratie vorige penningmeester ,84 Rente spaartegoeden ,37 Te vorderen contributie BVV ,90 Totaal overige vorderingen ,63 OZB: Bond heeft pas recent facturatie van de gemeente Almere Onroerend goedzaak belasting ontvangen en doorberekend Taxaties worden doorbelast naar de leden in 2015 In 2013 is teveel contributie doorberekend door de Bond: alle tuinen i.p.v. aan alle leden. Het verschil zit in de dubbele tuinen. 23

24 Activa werkelijk werkelijk Vaste activa Gebouwen Voertuigen en gereedschap Inventaris Totaal vaste activa Voorraden Winkel Buffet Diversen - watermeters Totaal voorraden Vorderingen Debiteuren Voorschotten Overige vorderingen Totaal vorderingen Liquide middelen Kassen Kas Banken ING betaalrekening ING spaarrekeningen ING winkelrekening Totaal liquide middelen Totaal Actief

25 Overige vorderingen OZB 2011 t/m ,52 Taxatie 322 tuinhuisjes 8.050,00 Speeltoestellen geïnstalleerd in ,00 Vordering op Administratie vorige penningmeester ,84 Rente spaartegoeden ,37 Te vorderen contributie BVV ,90 Totaal overige vorderingen ,63 25

26 Overige vorderingen OZB 2011 t/m ,52 Taxatie 322 tuinhuisjes 8.050,00 Speeltoestellen geïnstalleerd in ,00 Vordering op Administratie vorige penningmeester ,84 Rente spaartegoeden ,37 Te vorderen contributie BVV ,90 Totaal overige vorderingen ,63 Vordering op vorige penningmeester ter grootte van 6.639,84 tijdens de ALV is vastgesteld dat de vordering in de presentatie niet wordt uitgevoerd door de Bond: zie notulen. Hierdoor moet de openstaande vordering als (extra) negatief resultaat worden afgeboekt. 26

27 Vordering op vorige penningmeester ,84 verschil storting kantine ,00 Kantine 2014 afdrachten volgens administratie kantinebeheerder ,36 ontvangen stortingen op privérekening ,00 minder gestort 4.131,36 Winkel 2014 Opname 5-dec ,00 Opname 5-dec ,00 Opname 17-feb ,00 Som ,00 Storting 11-dec ,00 Saldo opgenomen van bankrekening Winkel 4.510,00 hiervan 2.000,00 in ,00 Begroting kantine en voorschot ,00 uitgaven door kantine 1.350,52 saldo 499,48 totaal te vorderen ,84 door vorige penningmeester afgedragen in ,00 Inhouding verkoop tuinhuis vorige penningmeester in ,00 Opname Winkel ,00 saldo te vorderen (2015) = Actie BVV 6.639,84 27

28 Activa werkelijk werkelijk Vaste activa Gebouwen Voertuigen en gereedschap Inventaris Totaal vaste activa Voorraden Winkel Buffet Diversen - watermeters Totaal voorraden Vorderingen Debiteuren Voorschotten Overige vorderingen Totaal vorderingen Liquide middelen Kassen Kas Banken ING betaalrekening ING spaarrekeningen ING winkelrekening Totaal liquide middelen Totaal Actief

29 Passiva werkelijk werkelijk Vermogen Algemene reserve Resultaat boekjaar Stand per 31 december Bestemmingsreserves Reserve groot onderhoud Leningen Lening o/g Bond van Volkstuinders Kortlopende schulden Crediteuren Vooruitontvangen contributie Nog te betalen kosten Tussenrekening schades Totaal kortlopende schulden Totaal Passief

30 BATEN werkelijk begroting werkelijk begroting Doorberekend aan tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal doorberekend aan tuinleden Verenigingsinkomsten Berekend entreegeld Berekende contributie Bijdrage leden nieuwe clubgebouw Advertentie opbrengsten Rente spaarrekeningen Diverse opbrengsten/boetes Opbrengst Winkel Opbrengst Buffet Verhuur terrein Totaal verenigingsinkomsten Totaaltelling

31 LASTEN werkelijk begroting werkelijk begroting Kosten door te berekenen tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal kosten voor tuinleden Kosten gebouwen en tuinpark Onderhoud clubgebouw Onderhoud machines/inventaris Afschrijving gebouwen/terreinen Afschrijving machines/installaties Afschrijving debiteuren Energiekosten Overige huisvestingskosten Onderhoud complex Reservering groot onderhoud Reservering onderhoud Verhuur terreinen Onderhoud hoofdpad Totaal kosten gebouwen en tuinpark Kantoorkosten Kantoorbenodigdheden e.d Communicatiekosten Verenigingsblad en drukwerk Administratiekosten en advieskosten Afschrijving inventaris Totaal kantoorkosten Algemene kosten Bestuurs- en secretariaatskosten Ledenactiviteiten Kosten EHBO commissie Kosten buffetcommissie Verzekeringspremies bebouwing Kosten Inkoop (winkel) Kosten recreatiecommisie Diverse algemene kosten Rente lening o/g Bond van Volkstuinders Rente en bankkosten Reservering 40 jarig bestaan Totaal Algemene kosten Buitengewone lasten Saldo baten en lasten Totaaltelling

32 BATEN werkelijk begrotingwerkelijk begroting Doorberekend aan tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal doorberekend aan tuinleden

33 LASTEN werkelijkbegroting werkelijk begroting Kosten door te berekenen tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal kosten voor tuinleden

34 BATEN werkelijk begroting Doorberekend aan tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal doorberekend aan tuinleden Verenigingsinkomsten Berekend entreegeld Berekende contributie Bijdrage leden nieuwe clubgebouw Advertentie opbrengsten Rente spaarrekeningen Diverse opbrengsten/boetes Opbrengst Winkel Opbrengst Buffet Verhuur terrein Totaal verenigingsinkomsten Totaaltelling

35 werkelijk begroting

36 LASTEN werkelijk begroting Kosten door te berekenen tuinleden Kosten gebouwen en tuinpark Onderhoud clubgebouw Onderhoud machines/inventaris Afschrijving gebouwen/terreinen Afschrijving machines/installaties Afschrijving debiteuren 0 0 Energiekosten Overige huisvestingskosten Onderhoud complex Reservering groot onderhoud Reservering onderhoud Verhuur terreinen Onderhoud hoofdpad 0 0 Totaal kosten gebouwen en tuinpark Kantoorkosten Kantoorbenodigdheden e.d. 0 0 Communicatiekosten Verenigingsblad en drukwerk Administratiekosten en advieskosten Afschrijving inventaris Totaal kantoorkosten Algemene kosten Bestuurs- en secretariaatskosten Ledenactiviteiten Kosten EHBO commissie Kosten buffetcommissie Verzekeringspremies bebouwing Kosten Inkoop (winkel) 0 0 Kosten recreatiecommisie Diverse algemene kosten Rente lening o/g Bond van Volkstuinders Rente en bankkosten Reservering 40 jarig bestaan 0 0 Totaal Algemene kosten Buitengewone lasten Saldo baten en lasten Totaaltelling

37 werkelijk begroting

38 BATEN werkelijk begrotingwerkelijk begroting Doorberekend aan tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal doorberekend aan tuinleden Baten en lasten zijn niet in evenwicht: dit is afhankelijk van de werkelijk verbruik. Negatief saldo 2014 van circa

39 LASTEN werkelijkbegroting werkelijk begroting Kosten door te berekenen tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal kosten voor tuinleden

40 BATEN werkelijk begroting Doorberekend aan tuinleden Grondhuur Waterverbruik Vuilafvoer Zuiveringsheffing Verzekering tuinhuizen Contributie AVVN/BVV Totaal doorberekend aan tuinleden Verenigingsinkomsten Berekend entreegeld Berekende contributie Bijdrage leden nieuwe clubgebouw Advertentie opbrengsten Rente spaarrekeningen Diverse opbrengsten/boetes Opbrengst Winkel Opbrengst Buffet Verhuur terrein Totaal verenigingsinkomsten Totaaltelling

41 werkelijk begroting

42 LASTEN werkelijk begroting Kosten door te berekenen tuinleden Kosten gebouwen en tuinpark Onderhoud clubgebouw Onderhoud machines/inventaris Afschrijving gebouwen/terreinen Afschrijving machines/installaties Afschrijving debiteuren 0 0 Energiekosten Overige huisvestingskosten Onderhoud complex Reservering groot onderhoud Reservering onderhoud Verhuur terreinen Onderhoud hoofdpad 0 0 Totaal kosten gebouwen en tuinpark Kantoorkosten Kantoorbenodigdheden e.d. 0 0 Communicatiekosten Verenigingsblad en drukwerk Administratiekosten en advieskosten Afschrijving inventaris Totaal kantoorkosten Algemene kosten Bestuurs- en secretariaatskosten Ledenactiviteiten Kosten EHBO commissie Kosten buffetcommissie Verzekeringspremies bebouwing Kosten Inkoop (winkel) 0 0 Kosten recreatiecommisie Diverse algemene kosten Rente lening o/g Bond van Volkstuinders Rente en bankkosten Reservering 40 jarig bestaan 0 0 Totaal Algemene kosten Buitengewone lasten Saldo baten en lasten Totaaltelling

43 werkelijk begroting

44 Buitengewone lasten afboeking voorschot reinigingskosten oude jaren afboeking niet berekende entreegelden 2012/2013 afboeking verschil saldo bankrekening winkel 2013 afboeking verschil saldo spaarrekening winkel afboeking oude debiteurenposten verwerking oude vooruitbetalingen tuinders 5.818, , , , , ,15 Totaal buitengewone lasten ,86 Reinigingskosten oude jaren: er stonden zwevende bedragen in de oude administratie van Deze zijn nu afgeboekt. Entreegelden: er zijn wel gelden betaald aan de Bond, maar niet doorberekend aan nieuwe leden. Dit kan niet alsnog worden gedaan. Contributie: er is een aantal leden die vooruit betaald hebben, maar dit is niet vastgelegd in de administratie. 44

45 Verschil saldi bankrekeningen winkel 2013 betaalrekening saldo volgens administratie saldo volgens bank winkel verschil 7.257, , ,32 spaarrekening saldo volgens administratie saldo volgens bank winkel verschil 2.974, , ,56 Decharge Bestuur voor de resultaten en administratie 2014 = Na kascontrole Kascontrole: Extern bureau of Kascommissie uit leden Water-Land onder begeleiding van de Bond 45

46 Administratie 2014 Vordering op vorige penningmeester Situatie 2013 Administratiekantoor Pemba Cijfers 2013 zijn afgesloten. ALV : Ria Bulterman penningmeester Akkoord kascommissie Decharge bestuur Afdracht Buffet 2012 Afdracht Buffetcommissie op Als Voorschot in resultaat 2013 Geen storting in 2013 Onduidelijke toedracht: bedrag als Voorschot in resultaten 2013 gehandhaafd 2014: vordering op vorige penningmeester Bond is rechtspersoon Zaterdag : Twijfelachtige mutaties rekening van de Winkel Woensdag : Confrontatie overschrijvingen naar de privérekening vorige penningmeester Afdrachten Buffet 2014 niet in balans Zaterdag : Restitutie overschrijvingen Winkel Vorige penningmeester per direct uit zijn functie als bestuurslid ontheven Nader onderzoek overige onduidelijkheden Zondag : Het bestuur besluit om de Bond in te lichten 46

47 Administratie 2014 Donderdag : Overleg Bond Bond neemt de zaak over Inschakeling externe accountant Uitstel ALV mei 2015 naar juli Resultaten 2014 in najaar Donderdag : Overleg Bond Start onderzoek door externe accountant Donderdag : Overleg Bond Terugkoppeling door externe accountant Onvolkomenheden uit 2013 worden afgeboekt in de resultaten van 2014 Nieuwe nullijn eind 2014 Bevindingen Ton Langelaar, (bijlage) November december 2015: Overleg Bond Kascontrole 2014 Inzet extern bureau December 2015 Bond doet vorige penningmeester een voorstel tot verrekening Beslissing kascommissie in ALV 47

48 Administratie 2014 Werkwijze financiën vtv Water-Land Een externe accountant heeft de cijfers beoordeeld. Hij heeft Water-Land en de Bond (eindverantwoordelijk) van advies voorzien hoe de administratie er uit hoort te zien. Op aangeven van de Bond en onze eigen bevindingen, dient de financiële huishouding van Water-Land te veranderen: Betalingen 1) Betalingen alleen door het bestuur en één centrale administratie; 2) Betalingen alleen via bankrekening vtv = dus leveringen en diensten op rekening; 3) of betaling met betaalpas bankrekening vtv (penningmeester); 4) kleine betalingen wel contant: a) vooraf schriftelijke opstelling van de verwachte, benodigde kas per commissie; b) kas wordt op (privé)rekening gestort van penningmeester van de commissie c) contante betalingen tot het uiterste beperken; d) elke uitgave verwerken in een kasboek; e) achteraf met bonnetjes sluitend maken en indienen bij de eindverantwoording van de uitgaven van het jaar. Administratie 1) Commissie doet een voorstel voor begroting, met open posten en benodigde kas, aan het bestuur; 2) Bestuur neemt (eventueel aangepaste) begroting over in overal begroting komend jaar en biedt de totale begroting vtv ter acceptatie aan de leden in de ALV; 3) Bij goedkeuring ALV krijgt elke commissie het vastgestelde budget ter beschikking en kan aan de slag; 4) Elke uitgave dus via de bank: a) levering / dienst wordt voorzien van een afleverbon of iets dergelijks; b) deze bon gaat met goedkeuring (schriftelijk met handtekening of per mail) van voorzitter / penningmeester van de commissie naar de penningmeester vtv; c) commissie geeft aan dat de levering / dienst binnen budget valt en op welke post van toepassing is; 48

49 Administratie 2014 d) commissie is volledig verantwoordelijk voor eigen budget; e) factuur komt binnen bij vtv: voorkeur via mail, maar post kan ook; f) penningmeester vtv controleert factuur met afleverbon en stuurt bevestiging naar de commissie dat de factuur binnen is en past bij de afleverbon; g) penningmeester vtv zet betaling gereed en voorzitter accordeert mede de betaling. 5) Eind van het seizoen (uiterlijk 31 december) levert penningmeester commissie de volledige verantwoording in bij penningmeester vtv: a) kasboek contanten; b) verzameling afleverbonnen; c) eindverantwoording uitgaven; d) terugstorten van restant budget en kas. TUINGROEP W AT E R - L A N D 49

50 Administratie 2014 Omschrijving Opmerking Begroting 2016 Recreatie commissie Klaverjassen Klaverjassen Skipbo Skipbo Muziek Muziek Muziek Muziek Show middag Bingo & Loterij Kinderbingo Kinder Knutselen BBQ Paaseieren zoeken Voetgolf Kinder darten Vissen Koersbal Voetbal 5 tegen 5 Reflectie tocht Jeu de bouls Speeltuin kinderen Onderhoud algemeen Kantine algemeen Dierengeluidenspel Drukwerk Kinderfeest Tuinhuisje Vrijdagavond Marathon Dinsdagavond Marathon Openings avond Feest/show avond Thema feest Slot avond >12 jaar <12 jaar Sponsorgeld recreatie speelhuisje Totaal uitgaven 50

51 Administratie 2014 Inkomsten Uitgaven 5.000,00 715,00 890,00 340,00 390,00 500,00 675,00 300,00 350,00 850,00 650, ,00 850,00 50, , ,00 300,00 500,00 200,00-200,00 50,00 50,00 50,00-50,00 50,00 50,00-100,00 100,00-150,00 400, , , , ,90 51

52 Colofon TUINGROEP W AT E R - L A N D Uitgever: Volkstuinvereniging Water-Land Vestigingsadres: Meentweg BP Almere Telefoon: Bestuur: EHBO: Nieuw postbusadres: Postbus MA Amsterdam Website en info@vtv-waterland.nl Bankgegevens: ING: NL03INGB t.n.v. VTV Water-Land te Almere Vormgeving: Ernst Neve communicatie@vtv-waterland.nl Reproductie: Drukkerij Van de Sande Ambachtshof BB Nootdorp Extra bijlage bij: Jaargang 38 nummer 1 maart 2016 v.t.v. 52 Water-Land secretariaat: postbus MA Amsterdam