Ook exemplaar gestuurd aan: GEMEENTE LEIDERDORP. Nr. AH. ci f. Ctaas.nr. > \ tagtkomw - 7 j U N ) 012. Kop» naar: {* { W 5 M 1. WMküi.

Transcriptie

1 Cntrl (071) k exemplaar gestuurd aan: Gemeente Leiderdrp GEMEENTE LEIDERDRP Aan de gemeenteraad van Leiderdrp Nr. AH. i f. Ctaas.nr. > \ tagtkmw - 7 j U N ) 012 Kp» naar: {* { W 5 M 1 WMküi. stó J VA. datum kenmerk bijlage betreft 6 juni 2012 VERZNDEN - 7 JUNI U Uitveringsplan Cntrl 2012 Geahte leden van de raad, Bijgaand ntvangt u het Uitveringsplan Cntrl vr Dit plan is in nze vergadering van 29 mei vastgesteld en wrdt u nfrm de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid ter infrmatie tegeznden. In verband met de vele werkzaamheden in de aanlp naar de daadwerkelijke start van het Serviepunt? 1 per 1 januari en het (ten) ng meten maken van vershillende afspraken ver de uitvering is het helaas niet gelukt m het plan, zals gebruikelijk en vrgeshreven in de verrdening, vóór de aanvang van het uitveringsjaar aan u te te zenden. In het Uitveringsplan Cntrl vr 2012 wrdt een psmming gegeven van de verbijznderde interne ntrles die in 2012 zullen wrden uitgeverd m een uitspraak te kunnen den ver het 'in ntrl' zijn van de gemeente Leiderdrp. Daarbij wrdt aangetekend dat de uitvering van de verbijznderde interne ntrles met ingang van 2012, p basis van het Uitveringsplan en in pdraht van de nernntrller, dr Serviepunt71 wrden uitgeverd. Hierte zijn met Serviepunt71 nadere afspraken gemaakt. Tevens geldt dat Leiderdrp vanaf 2012 vr het 'in ntrl' zijn vr een deel afhankelijk is van de bedrijfsveringspressen zals die dr en nder verantwrdelijkheid van Serviepunt71 wrden uitgeverd. Serviepunt71 zal ver de werking van deze pressen verantwrding afleggen dr middel van zgenemde presverklaringen, die dr de externe auntant van Serviepunt71 wrden afgegeven. De auntant van de gemeente Leiderdrp zal hier in haar ntrle van de jaarrekening van Leiderdrp gebruik van maken. Vr het benemen van een externe auntant vr de ntrle van de jaarrekeningen van Leiderdrp ver 2013 tt en met 2016 met in 2012 een nieuwe aanbestedingspredure wrden gevlgd. Gezien de mvang van de pdraht met hiervr minimaal een Bezekadres Willem-Alexanderlaan DZ Leiderdrp Pstbus AA Leiderdrp telefn (071) inf@leiderdrp.nl

2 -2- meervudige nderhandse predure wrden gevlgd. Deze predures wrden dr een inkpadviseur van Serviepunt71 begeleid. De raad zal hier als de frmele pdrahtgever van de auntant, nauw bij wrden betrkken. Wij stellen vr m dit in verleg met de finaniële werkgrep van de raad vr te bereiden. Dit zal na de zmer plaatsvinden. Verder zijn in het Uitveringsplan de atualisatie pgenmen van de Cntrleverrdening en de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid. De huidige verrdeningen zijn dr de raad eind 2003 vastgesteld. Planning is m deze atualisaties uit te veren vóór de start van de nieuwe aanbesteding van de auntant vr de peride 2013 t/m Hgahtend, burgemeester en wethuders, A.H. Shuten seretaris idurgemeestr " 7

3 Uitveringsplan Cntrl 2012 Gemeente Leiderdrp pgesteld dr Datum Versie Cnernntrller, Irene van 't Walderveen 11 mei vaststelling llege van burgemeester er wethuders (dd 29/05/2012)

4 Uitveringsplan Cntrl 2012, Gemeente Leiderdrp Inhudspgave 1. Inleiding Cntrlplan gemeente Leiderdrp (meerjarig) Uitveringsplan Cntrl Vaststellen van het Uitveringsplan Cntrl Uitvering dr Serviepunt vergedragen apaiteit A/IC Uitzetten pdrahten A/IC Mnitren van de geleverde diensten A/IC 4 3. Risianalyse p de bedrijfspressen 5 4. Verbijznderde interne ntrles verziht van de verbijznderde interne ntrles vr IC-verslagen Pressen en ntrles binnen Serviepunt71 (presverklaringen) 8 5. Handbek A, presbeshrijvingen Vaststellen van de presbeshrijvingen Raadplegen van presbeshrijvingen 9 6. verige werkzaamheden en nderzeken Atualiseren Cntrlplan gemeente Leiderdrp Atualiseren van Cntrleverrdening en Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid Nrmenkader vr de auntantsntrle inlusief tetsingskader Aanbesteding auntantsntrle 2013 t/m Uitveren van verige nderzeken Externe ntrle dr de auntant Managementletter Cntrleverklaring en verslag van bevindingen bij de jaarrekening Halfjaarrapprtages Cntrl 14 Bijlage A: risimatrix

5 Hfdstuk 1. Inleiding De gemeente Leiderdrp is, net als iedere andere rganisatie, geriht p het behalen van delstellingen. m deze delstellingen te realiseren, wrden ativiteiten gepland en uitgeverd. Dit alles binnen de ndige frmatie, finaniële kaders, spelregels, rihtlijnen en predures. Regelmatig dient te wrden getetst f de delstellingen k wrden gerealiseerd en f dit binnen de kaders plaatsvindt. Waar ndig wrdt er bijgestuurd. Shematish kan dit wrden weergegeven in de regelkring f mdel van Demming: Plan-D-Chek-At. Plannen (plan) Bijsturen (at) Uitveren (d) Cntrl (hek) De interne tetsing vr de gemeente Leiderdrp werd tt en met verzrgd dr een klein luster Cntrl dat, in verband met de vereiste nafhankelijkheid ten pzihte van de rest van de rganisatie, rehtstreeks nder de gemeenteseretaris was gepsitineerd. Met als delstelling: Het bevrderen en bewaken van de delmatigheid, deltreffendheid en rehtmatigheid van de bedrijfspressen binnen de gemeente Leiderdrp, als k de betruwbaarheid van de infrmatie uit deze pressen. Per 1 januari 2012 zijn de bedrijfsveringstaken p het gebied van inkp, juridishe zaken, finaniën, HRM, ICT en failitaire zaken van de gemeente Leiderdrp samen met die van de gemeenten Leiden, egstgeest en Zeterwude, ndergebraht in Serviepunt71. k de uitverende ativiteiten van het luster Cntrl zijn aan Serviepunt71 vergedragen (inlusief persnele apaiteit). De kaderstelling en het uitzetten en mnitren van de uitveringspdrahten p het terrein van ntrl zullen dr de nernntrller van de gemeente Leiderdrp wrden verzrgd. k in 2012 heeft de nernntrller een psitie rehtstreeks nder de gemeenteseretaris. 1.1 Cntrlplan gemeente Leiderdrp (meerjarig) p 16 februari 2010 heeft het llege het Cntrlplan gemeente Leiderdrp vastgesteld. Het Cntrlplan is een meerjarig plan waarin de basis is vastgelegd waarp en waarbinnen de tetsing plaatsvindt. Deze basis bestaat uit de rganisatiestrutuur en -ultuur, de pressen, predures en rihtlijnen, de prduten en diensten en de finaniële mvang daarvan. De wijze waarp de basis is uitgewerkt en vrmgegeven (pzet en bestaan) bepaalt in heverre de gemeente Leiderdrp 'in ntrl' kan zijn. In verband met de start van het Serviepunt71 en mgelijk andere rganisatrishe wijzigingen zal het Cntrlplan in 2012 wrden geatualiseerd. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

6 1.2 Uitveringsplan Cntrl 2012 f er vr Leiderdrp daadwerkelijk sprake is van 'in ntrl' zijn, wrdt peridiek getetst en vastgesteld (vaststellen werking). Dit gebeurt dr het uitveren van verbijznderde interne ntrles en verige nderzeken, mede p grnd van de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid. De jaarlijkse planning van deze ativiteiten vindt plaats in het Uitveringsplan Cntrl. Het nderhavige plan geeft de uitwerking en planning vr Leeswijzer Zals aangegeven ligt de uitvering van de verbijznderde interne ntrles en het beheer van de presbeshrijvingen met ingang van 2012 bij Serviepunt71. De wijze van pdraht geven aan Serviepunt71 en het mnitren van de geleverde diensten is uitgewerkt in hfdstuk twee. De planning van de ativiteiten vindt plaats p basis van een risianalyse p de bedrijfspressen. De (finanieel) risivlle pressen wrden jaarlijks getetst dr middel van verbijznderde interne ntrles. De verige pressen wrden dr middel van verige nderzeken en analyses berdeeld. De wijze waarp de risianalyse is pgezet en uitgeverd, is terug te vinden in hfdstuk drie. In hfdstuk vier wrdt de psmming gegeven van de dr Serviepunt71 uit te veren verbijznderde interne ntrles. Hfdstuk vijf gaat in p het beheer van het Handbek A (de presbeshrijvingen). In hfdstuk zes wrdt ingegaan p de verige ativiteiten, die in het kader van ntrl zullen wrden uitgeverd. Hfdstuk zeven behandelt de ntrle p nze jaarrekening dr de extern auntant. Deze ntrle bestaat jaarlijks uit een interimntrle in nvember en de jaarrekeningntrle in april. Per halfjaar zal dr de nernntrller wrden gerapprteerd ver de vrtgang van de in het Uitveringsplan pgenmen ativiteiten, inlusief de fllw up van de penstaande aandahtspunten uit de verbijznderde interne ntrles en verige nderzeken. Dit is uitgewerkt in hfdstuk aht. 1.3 Vaststellen van het Uitveringsplan Cntrl 2012 Het Uitveringsplan Cntrl wrdt jaarlijks met de gemeenteseretaris afgestemd en ter vaststelling aan het llege aangebden. Het dr het llege vastgestelde plan wrdt vervlgens nfrm de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid ter infrmatie aan de raad en rekenkamer tegeznden. Dit laatste dient vlgens de huidige verrdening vóór 1 deember plaats te vinden. In verband met extra werkzaamheden in de aanlp naar de daadwerkelijke start van het Serviepunt 71 per 1 januari 2012 en het ng meten maken van afspraken ver de uitvering vanaf 2012 is het dit jaar niet gelukt m het Uitveringsplan Cntrl vr 2012 p tijd aan het llege en de raad aan te bieden. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

7 Hfdstuk 2. Uitvering dr Serviepunt71 In ktber 2010 hebben de vier gemeenteraden van Leiden, Leiderdrp, egstgeest en Zeterwude psitief beslten ver de prihting van de gemeenshappelijke regeling Serviepunt71 per 1 januari. Een nieuw shared servie enter waarin de vier deelnemende gemeenten hun taken p het gebied van inkp, juridishe zaken, finaniën, HRM, ICT en failitaire zaken nderbrengen. k de uitverende werkzaamheden van het luster Cntrl zijn in de nieuwe gemeenshappelijke regeling ndergebraht. De daadwerkelijke dienstverlening is per 1 januari 2012 gestart. Binnen de Servie Eenheid Finaniën van Serviepunt71 is een afznderlijk team A/IC gevrmd, dat de vlgende dienstverlening zal verzrgen: - Het vr de deelnemende gemeenten nderhuden van de bestaande en het pstellen van nieuwe presbeshrijvingen, inlusief gevraagd en ngevraagd advies p aspeten van rehtmatigheid, delmatigheid en deltreffendheid van de pressen. - Het vr de deelnemende gemeenten uitveren van de gewenste verbijznderde interne ntrles ten beheve van het vaststellen van een blijvende werking van de A/IC. Hewel de gemeente Leiderdrp k graag de uitvering van de nderzeken p basis van de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid (213a-nderzeken) bij het Serviepunt71 had willen nderbrengen, blijft dit vralsng bij de ahterblijvende rganisaties.q. gemeenten liggen 1. Zie verder paragraaf vergedragen apaiteit A/IC Dr de gemeente Leiderdrp is vanuit het luster Cntrl 1,1 fte aan apaiteit vr A/IC vergedragen aan Serviepunt71. In ruil daarvr krijgt de gemeente zgenaamde trekkingsrehten vr het laten uitveren van de ndige werkzaamheden. Vr de trekkingsrehten is dr Serviepunt71 in samenspraak met de gemeenten een mdel ntwikkeld. De dr de gemeenten ingebrahte apaiteit is mgerekend naar een heveelheid diret prdutieve uren. Deze uren zijn, na aftrek van de vr Serviepunt71 zelf bendigde uren 2, p basis van de verhuding van de dr de gemeenten per servieeenheid ingebrahte apaiteit, weer ver de gemeenten verdeeld. 2.2 Uitzetten pdrahten A/IC Het aan Serviepunt71 pdraht geven p het terrein van de A/IC wrdt verzrgd dr de nernntrller. De behefte vr 2012 is in het nderhavige Uitveringsplan vr 2012 uitgewerkt en vrmt de basis van de vraag/pdraht aan Serviepunt71. Vruitlpend p de vaststelling van het Uitveringsplan 2012, zijn met Servepunt71 reeds afspraken gemaakt ver de inzet van uren dr Serviepunt71. In 2012 zullen de verbijznderde interne ntrles vr de gemeente Leiderdrp wrden uitgeverd dr de medewerker A/IC die vanuit Leiderdrp naar Serviepunt71 is vergegaan. 1 Bedrijfsplan nder: wat det de klant? 2 Dit betreft de uren bendigd vr de dienstverlening aan zihzelf. k Serviepunt71 vert een finaniële administratie, heeft een eigen planning & ntrlylus en met de ndige verbijznderde interne ntrles uitveren. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

8 2.3 Mnitren van de geleverde diensten A/IC Het mnitren van de dr Seviepunt71 geleverde diensten p het terrein van de A/IC wrdt k verzrgd dr de nernntrller. Dit vindt enerzijds plaats aan de hand van algemeen dr Serviepunt71 p te leveren vrtgangsrapprtages inzake de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde diensten en prduten, maar k aan de hand van de speifiek p te leveren prduten A/IC p basis van de gevraagde dienstverlening. Vr de verbijznderde interne ntrles betreft dit met name de nept verslagen per uitgeverde interne ntrle en vr de administratieve rganisatie de gewijzigde en/f nieuwe nept presbeshrijvingen. Meer hierver in de hfdstukken vier en vijf. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

9 Hfdstuk 3. Risianalyse p de bedrijfspressen Jaarlijks wrdt een risianalyse p de bedrijfspressen uitgeverd, uitmndend in de risimatrix zals pgenmen in Bijlage A. Per pres wrdt gekeken naar de finaniële mvang van het pres, de aanwezigheid van juridishe aspeten en de aanwezigheid van imag aspeten.q. plitiek/ bestuurlijke belangstelling. Tevens wrdt gekeken naar interne en/f externe wijzigingen en eerdere bevindingen en/f signalen dat pressen wel f niet ged verlpen (p basis van getrffen beheersmaatregelen). Dit wrdt uitgewerkt in de genemde matrix met enerzijds de psmming van alle pressen en anderzijds de aspeten waarp de risi-inshatting (hg, midden f laag) heeft plaatsgevnden. Eventuele bijznderheden staan per pres tegeliht. Ten pzihte van vrig jaar is de psmming van de pressen in de risimatrix gewijzigd. De uitvering van een grt aantal pressen vindt met ingang van 2012 niet meer binnen de gemeente Leiderdrp plaats, maar binnen Serviepunt71. In de psmming van de pressen is aangeslten p de nieuwe inhudspgave van het handbek A dat eind en begin 2012 in zijn geheel is geatualiseerd en in maart 2012 dr de gemeenteseretaris is vastgesteld (zie k hfdstuk 5). Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

10 Hfdstuk 4. Verbijznderde interne ntrles nderstaand vlgt het verziht van de vr het bekjaar 2012 uit te veren verbijznderde interne ntrles. Deze ntrles zijn gebaseerd p het verziht van de verbijznderde interne ntrles zals pgenmen in het Cntrlplan vr de gemeente Leiderdrp en de vr 2012 uitgeverde risianalyse p de bedrijfspressen (zie hfdstuk 1 en 3). Zals elders in dit plan aangegeven vindt de uitvering van de verbijznderde interne ntrles met ingang van 2012 plaats dr Serviepunt71. Vr de uitvering van de ntrles zijn werkprgramma's pgesteld, die als bijlage nderdeel uitmaken van het Cntrlplan vr de gemeente Leiderdrp. De werkprgramma's zijn in 2010 geheel herzien en daarna steeds waar ndig geatualiseerd. 4.1 verziht van de verbijznderde interne ntrles vr 2012 Dit betreft de verbijznderde interne ntrles vr Leiderdrp met betrekking tt het bekjaar Deze zullen in de peride van mei 2012 t/m maart 2013 wrden uitgeverd. In samenspraak met Serviepunt71 is hiervr een planning in de tijd pgesteld. Cntrlebjet Afdeling Telihting, bijznderheden SISA Gemeentebreed Dit betreft het uitveren van de ndige deelwaarneming(en) per SISA-regeling. De inventarisatie (atualisatie) van de vr Leiderdrp van tepassing zijnde regelingen vindt in het najaar plaats bij het vershijnen van de jaarlijkse SISA-irulaire inlusief zgenemde kruisjeslijst van het ministerie. De siale verzekeringswetten wrden vr Leiderdrp dr de gemeente Leiden uitgeverd. Dit is inlusief het uitveren van de ndige interne ntrles en een dr de auntant van de gemeente Leiden geertifieerde SISA-bijlage vr de siale verzekeringswetten. De verige vr Leiderdrp van tepassing zijnde SISA-regelingen zijn beperkt. De ntrle hiervan wrdt eenmaal per jaar na aflp van het bekjaar uitgeverd. Inkpen en aanbesteden Gemeentebreed Deze ntrle wrdt tweemaal per jaar tussentijds uitgeverd, waarbij de seletie van de te ntrleren inkpen (deelwaarneming) gemeentebreed plaatsvindt met een gewgen verdeling ver de vershillende afdelingen heen. WM Gemeentewinkel Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

11 Cntrlebjet Afdeling Telihting, bijznderheden Leerlingenverver Gemeentewinkel p grnd van de ingeshatte (rehtmatigheids)risi's en de finaniële mvang van dit pres (begrting 2012: ) wrdt dit pres niet jaarlijks getetst. De laatste verbijznderde interne ntrle heeft plaatsgevnden in 2008 met betrekking tt de shljaren 2007/2008 en 2008/2009. Cntrle inplannen vr Belastingen en Heffingen Gemeentewinkel Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. Begrafenisrehten Gemeentewinkel Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. Leges Burgerzaken Gemeentewinkel Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. mgevingsvergunning Gemeentewinkel Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. Grndexplitaties Prjeten Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. Subsidies Beleid Gezien de aard van dit pres en de van tepassing zijnde termijnen, wrdt dit pres in beginsel eenmaal per jaar gentrleerd. De ntrle mvat een deelwaarneming p de aanvragen en vrlpige tekenningen mbt het bekjaar en een deelwaarneming p de afrekeningen ver het vrgaande bekjaar. Verhuur Gemeentewerken Deze ntrle wrdt tussentijds en na aflp van het bekjaar uitgeverd. 4.2 IC-verslagen Van iedere uitgeverde interne ntrle wrdt een IC-verslag pgesteld met daarin pgenmen: een algemene nlusie, samenvatting van de belangrijkste risi's, een beshrijving van het ntrlekader met betrekking tt het ntrlebjet (de van tepassing zijnde presbeshrijvingen, wet- en regelgeving, geautmatiseerde systemen en finanieel verziht), de herstelde aandahtspunten en risi's uit de vrgaande ntrle en de ng penstaande en nieuwe aandahtspunten en risi's. Het dr Serviepunt71 pgestelde IC-verslag wrdt altijd eerst in nept besprken met de nernntrller en verantwrdelijke afdeling/luster. Het dr de afdeling vr akkrd getekende verslag wrdt dr de nernntrller aan de gemeenteseretaris vrgelegd. De dr de gemeenteseretaris vastgestelde verslagen wrden ter infrmatie aan het gehele MT verstrekt. Tweemaal per jaar wrden dr de nernntrller de belangrijkste penstaande atie- en/f aandahtspunten uit de IC-verslagen vergenmen in de zgenemde halfjaarrapprtage (zie hfdstuk 8). Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

12 4.3 Pressen en ntrles binnen Serviepunt71 (presverklaringen) Ten pzihte van vrig jaar heven twee verbijznderde interne ntrles niet meer speifiek vr de gemeente Leiderdrp te wrden uitgeverd. Dit betreft de ntrle p de salarissen en het grtbek/jaarrekening. Deze pressen wrden met ingang van 2012 dr Serviepunt71 uitgeverd inlusief eigen verbijznderde interne ntrles. Vervlgens zullen deze pressen dr de externe auntant van het Serviepunt71 wrden berdeeld, inlusief het afgeven van een presverklaring daarver ten beheve van de deelnemende gemeenten. Presverklaringen via Serviepunt71 Salarissen Te verkrijgen zekerheid dmv presverklaring van de extern auntant van Serviepunt71. Grtbek/Jaarrekening Te verkrijgen zekerheid dmv presverklaring(en) van de extern auntant van Serviepunt71. Het gaat daarbij m de vlgende finaniële deelpressen: debiteuren, rediteuren, tussenrekeningen, memriaal, kstenplaatsen, btw/bf, treasury, reserves en vrzieningen en vaste ativa. Vr de presverklaringen wrdt dr de ntrller van Serviepunt71 ng een nrmenkader en intern ntrleplan vrbereid en pgesteld. Deze stukken wrden met de ntrllers van de vier deelnemende gemeenten besprken (ntrllersverleg) en k met de auntants van zwel Serviepunt71 als van de vier deelnemende gemeenten afgestemd. Uitgangspunt is dat de gemeenten tijdig, dat wil zeggen vóór de start van de interimntrle van de eigen auntant, beshikken ver de dr de auntant van Serviepunt71 afgegeven presverklaringen (zie k hfdstuk 7). Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

13 Hfdstuk 5. Handbek A, presbeshrijvingen De gemeente Leiderdrp beshikt ver een Handbek A (Administratieve rganisatie) met daarin pgenmen een grt aantal presbeshrijvingen. In verband met Serviepunt71 is het Handbek A vr de gemeente Leiderdrp eind en begin 2012 geheel herzien. Daarbij is ndersheid gemaakt in de ativiteiten die binnen Leiderdrp zelf blijven plaatsvinden en de prduten en diensten die vanaf 2012 dr Serviepunt71 geleverd wrden. In ttaal zijn er in het nieuwe Handbek A vr Leiderdrp ruim hnderd presbeshrijvingen pgenmen. Zals in hfdstuk twee is aangegeven, is het nderhuden van de bestaande en het pstellen van nieuwe presbeshrijvingen een prdut dat met ingang van 2012 dr het Serviepunt71 zal wrden geleverd, inlusief het geven van gevraagd en ngevraagd advies p aspeten van rehtmatigheid, delmatigheid en deltreffendheid van de pressen. Het inbuwen van vldende beheersmaatregelen in de pressen dient te wrden bewaakt. Een grt gedeelte van de presbeshrijvingen wrdt jaarlijks dr Serviepunt71 getetst p atualiteit. Dit vindt plaats binnen de geplande verbijznderde interne ntrles. Daarnaast zullen één keer per jaar de (verige) presbeshrijvingen per afdeling aan het betreffende afdelingshfd wrden vrgelegd met het verzek aan te geven in heverre deze geatualiseerd meten wrden. Dit kan ndig zijn als gevlg van gewijzigde wet- en regelgeving f een nieuw geautmatiseerd systeem. Vr 2012 en 2013 spelen daarbij de invering van een nieuw rganisatienept en de rganisatientwikkeling een rl. k het prjet van Zer Based Budgetting, uitgeverd in februari 2012, kan resulteren in preswijzigingen. 5.1 Vaststellen van de presbeshrijvingen Aangepaste en/f nieuwe presbeshrijvingen wrden altijd eerst ter gedkeuring vrgelegd aan het betreffende afdelingshfd en de nernntrller. De nernntrller legt de presbeshrijvingen ter vaststelling vr aan de gemeenteseretaris. Het eind en begin 2012 geatualiseerde Handbek A is p 15 maart 2012 in zijn geheel dr de gemeenteseretaris vastgesteld. 5.2 Raadplegen van presbeshrijvingen Met het verdragen van het beheer van het Handbek A aan Serviepunt71 is vr het vastleggen van de pressen vergestapt van de sftware van BWise (zals bij de gemeente Leiderdrp in gebruik) naar sftware BPMne (zals in gebruik bij de gemeenten Leiden en egstgeest). Tt en met waren de presbeshrijvingen uit het Handbek A van Leiderdrp vr de medewerkers raadpleegbaar via intranet. Met ingang van 2012 wrden de presbeshrijvingen ntslten via het Virtueel Servie Plein (VSP) van Serviepunt71. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

14 Hfdstuk 6. verige werkzaamheden en nderzeken nderstaand de uitwerking van de verige werkzaamheden en nderzeken die in het kader van ntrl in 2012 zullen wrden uitgeverd. 6.1 Atualiseren Cntrlplan gemeente Leiderdrp Begin 2010 heeft het llege het huidige Cntrlplan gemeente Leiderdrp vastgesteld. Het Cntrlplan bevat een beshrijving van de interne rganisatie met haar rganisatiestrutuur en -ultuur, pressen, prduten en diensten en hun finaniële mvang. Het is de basis waarbinnen en waarp de jaarlijkse tetsing plaatsvindt. De wijze waarp de basis is uitgewerkt en vrmgegeven (pzet en bestaan) bepaalt in heverre de gemeente Leiderdrp 'in ntrl' kan zijn. In verband met de verdraht van de taken en werkzaamheden p het gebied van inkp, juridishe zaken, finaniën, ICT, HRM en failitair aan Serviepunt71 en de verdere rerganisatie.q. ntwikkeling van de (ahtergebleven) rganisatie in 2012, is het Cntrlplan aan atualisatie te. Planning vr het pnieuw laten vaststellen is eind 2012, samen met het Uitveringsplan vr In heeft Cntrl een inventarisatie gemaakt van de kwetsbaarheid van alle funties in het kader van integriteit. Naar aanleiding van deze inventarisatie is een rapprt uitgebraht inlusief funtiematrix. Bij het atualiseren van het Cntrlplan vr Leiderdrp, waarnder de rganisatiestrutuur, zal k wrden gekeken in heverre deze funtiematrix geatualiseerd dient te wrden naar aanleiding van gewijzigde funties en/f taken per funtie. 6.2 Atualiseren van Cntrleverrdening en Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid Zwel de Cntrleverrdening als de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid zijn eind 2003 dr de raad vastgesteld en te aan atualisatie. De atualisatie van de Cntrleverrdening betreft vral een tehnishe aanpassing. Z is er geen sprake meer van een auntantsverklaring maar een ntrleverklaring bij de jaarrekening. De Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid dient meer inhudelijk te wrden geatualiseerd. p dit mment verpliht de verrdening de gemeente m de delmatigheid te nderzeken van alle (nderdelen van) rganisatie-eenheden en de uitvering van taken, waarbij iedere rganisatie-eenheid en/f taak minimaal eens in de vijf jaar wrdt nderzht. Daarnaast shrijft de huidige verrdening jaarlijks minimaal twee nderzeken vr naar de deltreffendheid en de delmatigheid van (delen van) prgramma's en/f paragrafen zals pgenmen in de prgrammabegrting. Plan is m de verrdening zdanig aan te passen, dat deze meer aansluit p de praktijk van ntrles en nderzeken die regulier binnen de gemeente wrden uitgeverd. Dit betreft de jaarlijkse uitvering van de verbijznderde interne ntrles zals pgenmen in dit Uitveringsplan, aangevuld met nderzeken en beleidsevaluaties die in aantal en bjet per jaar kunnen vershillen. Hierbij kan aansluiting wrden gezht bij de evaluaties die wrden uitgeverd bij het atualiseren en/f pstellen van nieuwe beleidsnta's. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

15 Plan is m de beide verrdeningen, maar in ieder geval de Cntrleverrdening, te atualiseren vrdat de auntant pnieuw wrdt aanbesteed vr de peride 2013 t/m Nrmenkader vr de auntantsntrle inlusief tetsingskader Jaarlijks dient het Nrmenkader vr de auntantsntrle te wrden geatualiseerd. Dit betreft minimaal het verziht van de externe en interne wet- en regelgeving van tepassing vr de rehtmatigheidsntrle. In verband met de vr eind 2012 geplande aanbesteding van de auntantsntrle vr de peride 2013 t/m 2016 zal de atualisatie van het nrmenkader dit jaar in zijn geheel uitdrukkelijk in samenspraak met de raad (vrstel is de finaniële werkgrep) plaatsvinden. Het nrmenkader vr de auntantsntrle is één van de dumenten die ter infrmatie aan de ptentiële inshrijvers wrdt tegestuurd, m de fferte p te baseren. Het geatualiseerde nrmenkader wrdt ver het algemeen in de vergadering van ktber aan de raad ter vaststelling vrgelegd. Het dr de raad vastgestelde nrmenkader vr de auntantsntrle wrdt jaarlijks, mede in het kader van de auntantsntrle, verder uitgewerkt in het zgenemde tetsingskader. In dit tetsingskader wrdt, vanuit de verrdeningen en beleidsregels uit het nrmenkader, aangegeven welke finaniële beheershandelingen nder de rehtmatigheidsntrle vallen, de finaniële mvang daarvan en p welke wijze de verbijznderde interne ntrle daarp is ingeriht. k de jaarlijkse inventarisatie van de vr Leiderdrp van tepassing zijnde SISA-regelingen en hun finaniële mvang vindt in dit tetsingskader plaats. 6.4 Aanbesteding auntantsntrle 2013 t/m 2016 p basis van de Cntrleverrdening en de eind 2008 gevlgde aanbestedingspredure is de ntrlepdraht vr de jaarrekening van de gemeente Leiderdrp vr de bekjaren 2009 t/m 2012 verstrekt aan Ernst & Yung (zie k hfdstuk 7). Vr de bekjaren 2013 t/m 2016 met een nieuwe aanbestedingspredure wrden pgestart. Uitgaande van het bedrag van het huidige ntrat, ligt de aanbesteding ruim nder de Eurpese drempelwaarde van vr diensten. Er zal minimaal een meervudige nderhandse ffertepredure wrden gevlgd. Deze predures wrden dr een inkpadviseur van Serviepunt71 begeleid. De raad (vrstel is de finaniële werkgrep) zal als frmele pdrahtgever van de auntant, nauw bij de inkppredure wrden betrkken. Bekjaar 2012 is het eerste jaar waarin de auntant van de gemeente Leiderdrp bij de ntrle van de jaarrekening vr een belangrijk deel met steunen p de werkzaamheden van de auntant van Serviepunt71 (dr de auntant van Serviepunt71 af te geven presverklaringen). De eerste afspraken en ervaringen hiermee zullen in het tweede en derde kwartaal van 2012 wrden pgedaan. Het is belangrijk m deze ervaringen mee te kunnen nemen in de aanbestedingspredure vr 2013 en verder. Vrstel is m de aanbesteding in het vierde kwartaal van 2012 p te starten, waarbij de (nieuwe) auntant eind 2012 f begin 2013 dr de raad kan wrden benemd. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

16 6.5 Uitveren van verige nderzeken Dit betreft de nderzeken die in het kader van de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid speifiek uitgeverd meten wrden. Vlgens de huidige verrdening zijn dit er minimaal twee per jaar. Tt en met 2009 partiipeerde de gemeente Leiderdrp, samen met de gemeenten egstgeest en Vrshten, in de reginale auditpl vr het uitveren van deze nderzeken. In 2010 en is dr het luster Cntrl speifiek nderzek gedaan naar inhuur derden (2010) en kwetsbare funties () en zijn er dr de afdeling Beleid vershillende beleidsevaluaties uitgeverd, zals de evaluatie van het subsidiebeleid in. Vanaf 2012 is er vanuit nernntrl (de nernntrller) geen struturele apaiteit beshikbaar vr het uitveren van speifiek geplande nderzeken naar de delmatigheid en deltreffendheid 3. Het uitveren van deze nderzeken is vralsng k niet als prdut f dienst binnen Serviepunt71 ndergebraht. Vr 2012 staan wel een aantal beleidsevaluaties gepland vr de afdeling Beleid. Dit betreft de vlgende nderwerpen: - evaluatie jeugdbeleid (dr het llege vastgesteld deember, behandeld in de raad februari 2012) evaluatie enmish beleidsplan halfjaarevaluatie jp's evaluatie jngerenlket evaluatie re-integratieverrdening evaluatie IB-prtl Vr zver in deze evaluaties speifiek aandaht wrdt besteed aan de deltreffendheid en delmatigheidsaspeten van het beleid en eventuele aanbevelingen vr verbetering wrden meegenmen naar de tekmst (nieuwe/geatualiseerde beleidsnta's) passen deze evaluaties ged binnen de Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid. Zals eerder aangegeven zal de huidige Verrdening nderzeken delmatigheid en deltreffendheid, zals in 2003 dr de raad vastgesteld, in 2012 wrden geatualiseerd. Dat wil zeggen geen struturele apaiteit beshikbaar naast de tijd die dr de nernntrller jaarlijks wrdt besteed aan de niet geplande.q. ad he vragen en verzeken. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

17 Hfdstuk 7. Externe ntrle dr de auntant p basis van de Cntrleverrdening en de eind 2008 gevlgde aanbestedingspredure is de ntrlepdraht vr de jaarrekening van de gemeente Leiderdrp vr de bekjaren 2009 t/m 2012 verstrekt aan Ernst & Yung. Ernst & Yung vert in nvember een zgenemde interimntrle uit en in april, na aflp van het bekjaar, de jaarrekeningntrle. De interimntrle bestaat vr een belangrijk deel uit het reviewen van de vr Leiderdrp uitgeverde verbijznderde interne ntrles. Tijdens de jaarrekeningntrle wrdt de neptjaarrekening berdeeld, mede aan de hand van een uitgebreid jaarrekeningdssier met speifiaties en telihtingen. Aangezien de verbijznderde interne ntrles wrden uitgeverd dr Serviepunt71 en k de jaarrekening en het jaarrekeningdssier vr Leiderdrp dr Serviepunt71 wrden samengesteld, zullen er afspraken wrden gemaakt tussen Leiderdrp en Serviepunt71 ver de beshikbaarheid van de stukken in Leiderdrp in de ntrleweken van de auntant. k ver de beshikbaarheid van de betreffende medewerkers van Serviepunt71 vr het beantwrden van eventuele vragen van de auntant, zullen afspraken wrden gemaakt. Ten beheve van de ntrle van de jaarrekening van Leiderdrp zal nze auntant vr een (belangrijk) deel k meten steunen p pressen die geheel binnen en nder verantwrdelijkheid van Serviepunt71 plaatsvinden. Denk daarbij aan de salarisadministratie, grtbekadministratie en het beheer van de geautmatiseerde systemen. In de aanbesteding van de auntant vr Serviepunt71 4 is hiermee rekening gehuden. De auntant van Serviepunt71 zal één f meerdere presverklaringen afgeven ten beheve van de deelnemende gemeenten. In deze presverklaring(en) zal de auntant van Serviepunt71 een uitspraak den ver de pzet, bestaan en werking van de betreffende pressen. De exate uitwerking hiervan vindt in 2012 in verleg tussen Serviepunt71, de deelnemende gemeenten en de vershillende auntants 5 ng plaats. 7.1 Managementletter De auntant stelt naar aanleiding van haar interimntrle jaarlijks een managementletter p. De managementletter bevat de bevindingen van de ntrle inlusief aanbevelingen ter verbetering en een (vrlpig) rdeel ver de gemeente 'in ntrl'. De managementletter wrdt in nept besprken met de prtefeuillehuder finaniën, de gemeenteseretaris, het afdelingshfd Cnernzaken, de senir beleidsmedewerker finaniën en de nernntrller. De definitieve managementletter wrdt dr middel van een llegeadvies ter vaststelling aan het llege vrgelegd. De managementletter wrdt ter infrmatie aan de raad verstrekt. 7.2 Cntrleverklaring en verslag van bevindingen bij de jaarrekening Bij de jaarrekening geeft de auntant een ntrleverklaring af met een rdeel ver zwel de getruwheid als de rehtmatigheid en stelt zij een verslag van bevindingen p. De auntant liht deze stukken mndeling te in de mmissievergadering waarbij de jaarrekening van Leiderdrp p de agenda staat. 4 Vr de bekjaren t/m 2014 is Ernst & Yung de auntant vr Serviepunt71. 5 De gemeente Leiden heeft k Ernst & Yung als auntant, de gemeente egstgeest heeft Baker, Tilly Berk en de gemeente Zeterwude werkt met PrieWaterhuseCpers. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

18 Hfdstuk 8. Halfjaarrapprtages Cntrl Per halfjaar wrdt dr de nernntrller een rapprtage pgesteld. In deze halfjaarrapprtages wrdt aandaht besteed aan de vrtgang van de geplande werkzaamheden en wrdt een verziht gegeven van alle penstaande atie- en aandahtspunten. Dit betreft zwel de aandahtspunten die vrtvleien uit de verbijznderde interne ntrles als punten uit de verige nderzeken. k eventueel aanvullende punten uit de managementletter van de auntant wrden in de halfjaarrapprtage verwerkt. p deze wijze wrdt tweemaal per jaar een integrale stand van zaken gegeven inlusief het bewaken van de vrtgang van afhandeling van de penstaande atiepunten. Vral het bewaken van de atiepunten uit de verige nderzeken vindt dr middel van de halfjaarrapprtage plaats. De halfjaarrapprtages wrden besprken met en uitgebraht aan de gemeenteseretaris en het MT. Het llege ntvangt de halfjaarrapprtages ter infrmatie. De rapprtages staan gepland vr de maanden mei/juni en nvember/deember. Eenmaal per jaar wrdt ver de mate van interne beheersing externe verantwrding afgelegd. Dit gebeurt in de bedrijfsveringsparagraaf van het jaarverslag. Daarin wrdt, p basis van de bevindingen uit de uitgeverde ntrlewerkzaamheden, aangegeven in heverre de gemeente Leiderdrp 'in ntrl' is. Gemeente Leiderdrp, Uitveringsplan Cntrl /14

19 C CN ^-^ C N. = t S > " C (U :eke P Q. 1 T> N T > <D "ffi C > ra.e T nzag lep tral n "ra r ra «C -a «5 a) a; «X) C C 1= 0) <u 5 M 3 S 2 <D si J (1) b.a. gi 5 v) s edu maatw a C C "C ~ > ~ > T E S H. r vj 0) 73 <u S ra u r P E E J S a r a) E» E C 0) = E 0) S> E 0) ö r I i J i > 3 r - i_ s 11 r ^ n tz E - a - E eg - CM 5 I 52 2 r r ra en a. -a r r r ra. ra u C ra jz ja r 3> L "D B- -3 TD I Q E3 4_ u " r u "P r F J C V) T Ü ai CT a I - 1 S r r > "C r r 0) t 3= _ W C I Ii N en itsp (/) F Q un wq r S 75 «! B J r : a D». 15 «5 2 ra r " r 3 s T3 0) publ aand It a) ö> : "5 (D r D) 0) P 0) TD l 8rÖ < Jj 00 Ë " È Q. C/l ) "Ö E - ft E r S P71 bij ve rien gin zen wr " a) a * me am T 30V > C JMJ ieel ien > rah va de Ü ( T3 5 CN > i5 Ö ^ u S 55 s N.if J2 a> > a) S C5 < C C JX: E "D Ü m (- ra C - V) _> C ^ ra C. T3 'snee C E e "ZJ rvi ren Q en ^ ra tgaan» 5 C C rderi i gen % = > Ü a ^ 3 taal drai g ren en a:? - (C CN T3 >< V eten ei per CN herei r C A "a ra JZ CC -2 " > Q_ m SS r ft w ra r E «> 05 1r stne C <u 3 «S - 5. > i. a> t Fu B u = ill I r S 1

20 Belastingen en Heffingen Kwijtshelding gemeentelijke belastingen Bezwaarshriften belastingen (WZ) mgevingsvergunningen 2008 Leerlingenverver diverse 2008 pstellen beleidsnta's en -regels, inlusief evaluaties Subsidieverlening nderwijsahterstandenbeleid nderwijshuisvesting Adminstratie en vrtgangsbewaking grex/vex Afsluiten en verdragen grex/vex nderhuden van gebuwen GEMEENTEWERKEN nderhuden van de penbare ruimte: wegen, bruggen, verlihting, vri's, water, gren, ril Aan- en verkpen grnden, nrerend ged PRJECTEN Vrbereidings- en/f uitveringskredieten 2008 pstellen verrdeningen BELEID Gehandiaptenparkeerkaarten en -plaatsen Uitvering wet maatshappelijke ndersteuning (WM) Handhaving (pleggen dwangsm) verige vergunningen, inlusief meldingen en ntheffingen eerdere jaar van bevindingen laatste f signalen ntrle f nderzek Lijkbezrging en begrafenisrehten externe / interne wijzigingen imag aspeten / plitiek Beheer van het digitaal lket burgerzaken juridishe aspeten finaniële mvang Kassabeheer en verantwrding RISICMATRIX 2012 Gemeente Leiderdrp Betreft vlledige en juiste registratie van alle bjeten (bij- en afmutaties), aanwezigheid beheer- en nderhudsplannen in de tijd, inl. budgetten (vrzieningen). Nieuw geautmatiseerd systeem (PIP). Zie nderhud penbare ruimte. Gebuwen kent ander geautmatiseerd beheersysteem (Piann). In 2012 uitwerking van het eigendmmenbeleid. Via de GIG met atualisatie/drrekening per 01/01 en een tussentijdse vrtgangsrapprtage in het jaar. Begin 2012 wrden de uitgangspunten van de wrst ase senaris uit 2009 pnieuw bezien. verdraht van afgernde mplexen/prjeten aan beheerafdeling (gemeentewerken). Cmplexe transaties en waardebepalingen. Intern rehtmatigheidsnderzek in 2008 mbt de verrdening vrzieningen huisvesting nderwijs met jaarlijkse aanvragen van shlbesturen inlusief beshikkingen. Algemeen aandahtspunt betreft de vlledigheid geraamde ksten/uren en ingeshatte risi's. Juridish ntrller heeft in 2008 alle bestaande verrdeningen berdeeld. Vanaf die datum juridishe tets verpliht bij ieder raadsvrstel vr een nieuwe f gewijzigde verrdening. Diverse nderzeken,.a. van auditpl naar burgerpartiipatie in 2009 en van rekenkamer naar jeugdbeleid in Interne evaluatie subsidiebeleid 2010/. Nieuw geautmatiseerd subsidiesysteem (Terbit ipv FLWer) en nieuwe subsidieverrdening Termijnen is/was een aandahtspunt, zijn in nieuwe verrdening verruimd. Geen bijznderheden. Kadernta Integraal Handhavingsbeleid en Uitveringsplan vr de wab zijn vastgesteld dr llege, met vr dagelijkse praktijk ng wrden uitgewerkt. Betreft mplex pres met afhankelijkheid van vele partijen, waarnder CAK en ntraten met vershillende zrgverleners. Cntratbeheer en verantwrding zijn de laatste twee jaar verbeterd. In is vr leerlingenverver een speifiek geautmatiseerd verwerkingssysteem in gebruik genmen. Verbijznderde interne ntrle ngeveer eens in de drie jaar. Geen bijznderheden. Er wrdt ng gewerkt aan het verzetten van de handmatige administratie (kaartenbak p grafnummer en naam verledene) naar het geautmatiseerde systeem UitvaartSuite (shatting 90% gereed). Betreft pleggen en invrderen nrerendgedbelasting, afvalstffenheffing, hndenbelasting, rilheffing, prearibelasting en teristenbelasting. Miv heeft Leiderdrp zih aangeslten p de autmatishe kwijtshelding via het Inlihtingenbureau. Aanvragers vr kwijtshelding meten hier testemming vr geven. De bezwaarshriften WZ wrden in eerste instantie afgehandeld dr dezelfde medeweker die de WZwaarden vaststeld. mgevingsvergunning ingeverd per 10/2010 inlusief nieuw integraal vergunningensysteem. Inveren vrm van llegiale tetsing en de legesberekeningen zijn aandahtspunt. Geen bijznderheden. Geen bijznderheden. Geen bijznderheden. bijznderheden, inlusief wijzigingen in de externe en/f interne mgeving en eerdere bevingen en/f signalen uit nderzeken CNJ X

21 «ra (U > er < 3 CQ E b e S * l C :2 C. 1= E n _ 10 CL 01 II II II CM X n x> V C/5 <D E <u JS.