LEAN in de zorg introductie

Transcriptie

1 LEAN in de zorg introductie Limpens & Partners Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them Henri Ford Wat is Lean? Doe alleen activiteiten die waarde toevoegen Minimale kosten Lean om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren op het vroegst mogelijke moment. Juiste kwaliteit Minimale tijd Klant krijgt wat hij nodig heeft op het juiste moment, zonder fouten. 1

2 Wat is Lean? Lean is een teamgerichte benadering die de totale doorlooptijd tussen klantvraag en de levering van de dienst verkort door het identificeren en elimineren van verspilling (Activiteiten die geen waarde toevoegen). Lean is een manier van kijken, denken en werken (filosofie). Daarbij wordt een aantal specifieke methoden en technieken gehanteerd om procesverbeteringen te identificeren en te realiseren. Doel Lean HKZ AO/IC (administratieve Procesverbetering en/of beheersing organisatie en interne controles) Verwijder verspilling (verbeteren) Voldoen aan de norm (verbeteren) Reduceer risico s (verbeteren) Focus Flow Verbeteren Normen en proces Risico s Aanpak Veel kleine verbeteringen (veel pilots, doenken) Processen in kaart brengen Risicobeperking (controles, functiescheiding etc.) Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie Meer afstemming en meer structuur Financiële/juridische verantwoording In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde. 2

3 Een Lean zorgsector Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) 3

4 Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen Omwonenden Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan? Het ministerie van Interne controle / Accountant Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) 4

5 Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka) Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is gericht op gelijkmatige instroom van werk. Efficiëntie Aantal taken Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat. Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka) Veel aanvragen per keer?! Veel dossiers gelijktijdig onderhanden. 1 dossier afgehandeld 5

6 Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka) 1 aanvraag per keer 1 dossier afgehandeld One Piece Flow Principe 3: Creëer standaarden Professioneel werk wordt beschreven in standaarden. Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast. Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren. 6

7 Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar Lean informatieborden Dossiers Wie Status vorige check Status laatste check Opmerking Patiënt X Jan Op koers Let op! Advies V&V Patiënt Y Joost Op koers Op koers Welstandtoets Patiënt Z Peter Start Op koers - Patiënt. René Let op! Gereed Controle Patiënt.. Rob Op koers Let op! Termijn Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar 1. Scheiden 2. Schikken 3. Schoonmaken 4. Standaardiseren 5. Standhouden 5S (clean desk) Overzichtelijke rustige werkplekken. 7

8 5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) 8

9 Principe 4: In één keer goed (Jidoka)? Input voldoet aan standaard beginwaarden Hanteer een standaard werkwijze Principe 4: In één keer goed (Jidoka) 9

10 Principe 4: In één keer goed (Jidoka) C h e c k l i s t e n Principe 4: In één keer goed (Jidoka) 1

11 Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) Principe 5: Elimineer verspilling (Muda) Een Lean proces is een proces zonder verspillingen, gezien vanuit het perspectief van de klant nee verspillingen geen waarde toevoegende activiteiten nee noodzakelijk? ja noodzakelijke niet waarde toevoegende activiteiten activiteiten Waarde toevoegend? ja waarde toevoegende activiteiten 11

12 Vormen van verspilling (Muda) 1. Overproductie 2. Wachten 8. Talent Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen. We geven de klant meer dan nodig voor de klant. Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc. 3. Transport 7. Fouten Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc. Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen. 4. Overbewerking Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen. 6. Onnodige beweging Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen. 5. Onnodige voorraad Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureauinhoud etc. Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow) 12

13 Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow) Tijd Tijd 13

14 Functies Familie Secretariaat Functies Klant Relatiebeheerder Zorgmedewerker Medewerker cliënt administratie Postbezorger Locatiedirecteur Hoofd KaPa Medewerker servicebalie Hoofd zorg en welzijn Klant/familie Titel proces: Intake Coloriet (huidige status) Cliënt neemt contact op BT EKG Onduidelijk wie vraag cliënt afhandeld! Cliëntvraag komt binnen BT 3 min EKG % min Cliëntvraag komt binnen BT min EKG % min Wachttijd plannen arts als toestemming afstemming Onduidelijke aanlevering gegevens t.b.v. plancare Inventariseren zorgvraag BT 6 min EKG % min Afhandelen cliëntvraag BT min EKG % min Invoeren in plancare BT min EKG % min 6 Verzamelen cliënt gegevens BT 3 min EKG % min Inventariseren relatiebeheer efficiëntie 6 6 Meegeven info map BT min EKG 1% min Doorgeven vrij bed BT min EKG % min 6 6 Aanvragen indicatie BT 3 min EKG 9% min Afstemmen vraag & aanbod BT min EKG % min Opdracht geven tot LO BT min EKG % min Tekenen aanvraag indicatie BT min EKG % min Afstemmen vraag en aanbod BT EKG Onduidelijk wie de bijlage bespreekt met de cliënt Opname memo versturen naar zorg 24 Wachttijd overleg met HZW over opname. Waarom niet bij zorg mdw? BT 1 min EKG 9% 1 min Onvolledige info? bv. start zorg / opname 1 dag Controle van de indicatie BT EKG Maken van LO en bijlage BT 15 min EKG 9% Zorg inzet BT EKG Voorbereiding start zorg / dossier BT EKG Controle LO en bijlage BT 2 min EKG 95% Toegevoegde waarde controle hfd KaPa Ondertekenen BT EKG 1% Persoonlijk tekenen directeur ipv digitale handtekening Alarmopvolging clavisio/sleutel zorgaf name Verschillende/meerdere LO's voor verschillende producten = ruis voor cliënt binnen 1 Versturen getekende LO intern/extern post BT 3 min EKG 1% Sfinx via HZW Ondertekenen LO door loc.dir. Tekenen LO BT EKG 1 dag max Getekende LO retour BT EKG Controleren LO en bijlage (volledigheid) BT 2 min EKG 75% 15 Registratie diensten in plancare BT 7 min EKG 95% 5 min Kopie naar fin. administratie BT 3 min EKG 1% Niet gecontroleerde bijlage gaat naar fin. adm. Facturering aanvullende diensten BT min EKG % Controle bijlage door afd BT min EKG % Kopie naar afdeling BT 3 min EKG 1% Factuur opmaak zonder controle op juistheid Afgenomen diensten niet goed controleerbaar Onduidelijk controle taak van zorgmedewerker van beide kanten Terugkoppeling van controle Archiveren LO en bijlage BT 3 min EKG 1% Aanvullen cliëntgegevens bij opname BT min EKG % Intake (huidige stiuatie) Intramuraal, geplande zorg Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie Kwaliteit (Verspillen en Flow) (In één keer goed) Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie) 14

15 Een kaizen is een gestructureerde methodiek om problemen op te lossen en bestaat uit zes stappen Voor elke stap zijn tools en methodieken beschikbaar 15

16 Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) 1. Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak. 2. Doe zeer regelmatig een keek op de week. 3. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen. 4. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door. 5. Blijf je afvragen waarom? 16

17 Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) Lean verbeterbord Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijk heid Voorstel oplossing+actie Wie Deadline 7-7 Jan P Overdracht patiënten verloopt niet goed Status van patiënten op bord in koffiekamer ophangen en overdracht daar doen. Arnold Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit Etc. Etc. 7-7 Jan L Etc. Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week Hoe start je nu met Lean? Start met kleine projecten (quick wins) Haal kennis in huis over Lean (cursussen), creëer draagvlak door verspreiden van kennis Maak directie enthousiast (directieverantwoordelijkheid) Maak verbeterproces vast onderdeel van het werk 17

18 start morgen met LEAN door je eigen werkplek (en dat van de collega s middels 5S methodiek in te richten.. STAP 1 Sorteren (Seiri) Bepaal wat noodzakelijk is in de werkplaats, verwijder al het overige Bepaal opslagplaats op basis van veelvuldigheid van gebruik Wanneer je twijfelt, gooi je het weg Bepaal enkel wat op korte termijn noodzakelijk is, in de juiste hoeveelheid 5S actie: gebruik stickers of labels GROEN: spullen die moeten blijven GEEL : wat je niet zeker weet ROOD : spullen die weg kunnen Geen onnodige onderdelen Geen onnodig materiaal 18

19 STAP 2 Schikken (Seiso) Plan een optimale lay-out en voer dit uit Bepaal de beste locatie voor gereedschap, meetinstrumenten en ander klein werkmateriaal (binnen reikafstand) Duidt alle plaatsen aan met labels en kleuren Maak schaduwborden voor veel gebruikt gereedschap Een plaats voor alles en alles op zijn plaats Visuele controlemiddelen geven informatie over de werkplaats Schik onderdelen op logische plek Gebruik vaste plaatsen Gebruik visuele ondersteuning 5S voorbeeld: geef alles een vaste plek 19

20 5S voorbeeld: gebruik visuele hulpmiddelen Heb ik alles in mijn bureaula? 2

21 Is er nog genoeg papier? Moeten we bestellen? STAP 3 Schoonmaken (Seiton) Maak de gehele werkplek schoon Label en elimineer vervuilingsbronnen en defecten Breng de werkplaats met gereedschappen terug in zijn oorspronkelijke staat Verzeker de aanwezigheid van geëigende schoonmaakgereedschappen en werkwijzen Verwijder alle overbodige gereedschappen en materiaal Alles in topconditie houden maakt het mogelijk te allen tijde te functioneren Schone werkplekken vermijden frustratie en stress Dagelijks schoonmaken is een deel van het normale werk (bijhouden) 21

22 STAP 4 Standaardiseren (Seiketsu) Definieer een gestandaardiseerde aanpak Bepaal wat gedaan moet worden op een reguliere basis voor het onderhoud van de werkplek Bepaal de beoogde frequentie wat doe je dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks Maak gestandaardiseerde 5S-checklijsten en wijs verantwoordelijken aan Maak de beste manier de makkelijkste manier Verzeker dat de eerste 3 stappen geborgd worden Ontwikkel een discipline voor 5S Bepaal de basis voor verdere ontwikkeling We kunnen elkaar vanaf nu aanspreken op gemaakte afspraken 5S voorbeeld: duidelijke instructies 22

23 Hoe standaardiseren? Hoe zorg je ervoor dat: Alles in één keer goed gaat; Dat ook gemakkelijk, bijna vanzelf gaat; Hoe standaardiseren? Failsafe Dwingen: Kan niet fout Visuele * stuurmiddelen Waarschuwen: Waarschuwen voor afwijkingen * Of mbv geluid, geur, e.d. Visuele * hulpmiddelen Kunnen zien: Eénpuntslessen Visuele informatie 23

24 Standaardiseren Failsafe Visuele stuurmiddelen Visuele hulpmiddelen Failsafe Niet zo: Maar zo: 24

25 Failsafe Waar moet dat in? Failsafe Door de schuine rand kan er niets meer boven op de stelling liggen 25

26 Visuele hulpmiddelen Wat betekent dit? STAP 5 Standhouden (Shitsuke) Ontwikkel voorschriften voor een 5S-audit Plan regelmatig audits en voer deze strikt uit Verdeel de werkplaats in verschillende delen en wijs verantwoordelijken aan voor 5S Betrek gebruikers, toezichthouders en managers regelmatig bij de 5S-audits (wekelijks) Communiceer de resultaten van de audits Implementeer het auditproces Betrek iedereen Ontwikkel 5S-gewoontes 26

27 5S audit uitvoeren 5S-Audit (voor kantoren) Werkplek: Uitgevoerd door: Datum: : Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen 4: Perfecte score 5S cat Onderdeel Beoordeling* Shitsuke: Seiketsu: Seiso: Seiton: Seiri: Standhouden Standaardiseren Schoonmaken Schikken Scheiden Alle materialen in de kasten worden maandelijks gebruikt Sub- Alle materialen op bureaus en in laden worden dagelijks/wekelijks totaal gebruikt. Alle onnodige materialen, documenten, voorraden, enz. zijn als zodanig zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. De afspraken voor het opruimen van onnodige zaken zijn bij iedereen bekend. Elke standaard wordt minstens eens per maand toegepast Alle kasten en voorraden hebben plaats- en artikelaanduidingen Sub- Alle documenten en voorraden hebben een eigenaar / beheerder totaal Alle documenten en apparaten hebben vaste plaatsen en liggen daar ook. Publicatie- en informatieborden hebben vaste indelingen Alle documenten en voorraden zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen. Alle vloeren zijn schoon, vrij van spullen/papier en in orde Sub- Aan het einde van elke dag zijn alle bureaus en werktafels leeg totaal Alle afvalbakken worden geleegd voor ze overlopen Aangewezen personen zijn verantwoordelijk voor schoonmaakwerkzaamheden en opruimen. Medewerkers houden uit zichzelf, volgens vaste regels, werkplekken en vloeren bij en ruimen op. Ieder bevoegd persoon kan elk document binnen 3 sec. vinden Sub- Voorraden en afwijkingen worden in één oogopslag gecontroleerd totaal Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. Alle archiefprocedures zijn duidelijk waarneembaar op de plaats waar deze worden gebruikt. De voortgang van de primaire processen is in één oogopslag duidelijk Iedereen komt afspraken altijd na Sub- Alle documenten worden juist gearchiveerd en consequent op de juiste totaal tijd opgeruimd. Regelmatig worden verbetermemo s geschreven, waarop altijd binnen week wordt gereageerd. Standaarden worden regelmatig geëvalueerd en herzien Alle activiteiten- en informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien. * Omcirkel de passende waarde Totaal Score 5S-Audit (voor werkvloer) Werkplek: Uitgevoerd door: Datum: : Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen 4: Perfecte score 5S cat Onderdeel Beoordeling* Alle machines en andere apparaten op de werkplek worden wekelijks Subgebruikt. Alle instrumenten en houders, e.d. worden wekelijks gebruikt totaal Alle materialen en onderdelen worden wekelijks gebruikt. Elke standaard wordt minimaal eens per maand gebruikt Alle niet gebruikte zaken zijn zichtbaar gestickerd of gemarkeerd Seiri: Scheiden Shitsuke: Seiketsu: Seiso: Seiton: Standhouden Standaardiseren Scnoonmaken Schikken Looppaden en opslagplaatsen zijn met lijnen gemarkeerd Sub- Alle opslagplaatsen hebben een overzicht van wat er moet liggen totaal Alle opslagplaatsen hebben plaats- en artikelaanduidingen Minimaal en maximaal toegestane aantallen zijn duidelijk aangegeven Instrumenten en hulpmiddelen zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen. Het gehele werkgebied is opgedeeld in verantwoordelijkheidsgebieden en duidelijk toegewezen Sub- Alle vloeren zijn schoon (vrij van water, vuil, enz.) totaal Alle machines en apparaten worden schoon gehouden en zijn vrij van materiaal, stof, enz. Medewerkers combineren inspectie en schoonmaken als onderdeel van het (dagelijks) onderhoud. MEdewerkers houden hun werkgebied continu en uit zichzelf schoon Afspraken over de 1 ste drie S n zijn vastgelegd en gevisualiseerd Sub- Ieder bevoegd persoon kan elk instrument, materiaal of document totaal binnen 3 sec. vinden. Afwijkingen van opslagmethoden en instellingen zijn in één oogopslag duidelijk. Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. De voortgang van het werk (de primaire processen) is in één oogopslag duidelijk. Iedereen is getraind en getest in standaarden Sub- Iedereen houdt zich aan alle opslag- en bestelmethoden totaal Iedereen is punctueel t.a.v. pauzes en afspraken Standaarden worden regelmatig gecontroleerd en herzien Alle activiteiten- informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien. * Omcirkel de passende waarde Totaal Score Houden we stand? 27

28 En ook nog.een leuke werkplek! Einde 28