Burgemeester en Wethouders

Transcriptie

1 Burgemeester en Wethouders B en W. nr d.d Onderwerp Informerende brief aan de raad over Serious Request 2011 respectievelijk de feiten en de cijfers Besluiten:Behoudens advies van de commissie Het college besluit tot vaststelling van de informerende brief aan de raad over de feiten en de cijfers Serious Request Perssamenvatting: Zie bijlage 3FM Serious Request op alle fronten een groot succes.

2 Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden Leden van de gemeenteraad van de gemeente Leiden Bezoekadres Postadres Telefoon Website Gemeente Leiden Stadhuis Stadhuisplein 1 Postbus PC Leiden sleutel@leiden.nl Datum 4 september 2012 Contactpersoon C. W. de Mol Ons kenmerk DIV Doorkiesnummer Onderwerp Informerende brief over Serious Request 2011, het evenement in feiten en cijfers. Geachte raadsleden, Van 18 tot en met 24 december 2011 stond Leiden volledig in het teken van 3FM Serious Request. Drie DJ s van 3FM waren zes dagen lang te gast in het Glazen Huis op de Beestenmarkt en vroegen aandacht voor de stille ramp Moeders getroffen door Oorlog en Conflicten. In juni 2011 heeft u bij het vaststellen van de Perspectiefnota een incidenteel budget van ,- beschikbaar gesteld voor alle gemeentelijke kosten inzake Serious Request. Daarnaast heeft het college in 2010 een garantstelling aan Leiden Marketing afgegeven voor ,- i.v.m. eventuele extra kosten rond het evenement Serious Request. Onderstaand informeren wij u over de feiten en cijfers van Serious Request 2011, over de gemeentelijke activiteiten gericht op het faciliteren van het evenement Serious Request en over de kosten, die ten laste van het projectbudget zijn gebracht. Wij bieden u hierbij ook de evaluatie van Leiden Marketing aan. Serious Request in feiten en cijfers Leiden was en is trots om in 2011 gastheer te mogen zijn van dit bijzondere cross mediale event. En Leiden is trots dat het heeft mogen bijdragen aan deze zeer succesvolle editie, die alle verwachtingen heeft overtroffen. Ondanks dat het niet ons hoofddoel is geweest, is het toch noemenswaardig dat in Leiden alle records zijn gebroken: de opbrengst, het bereik, het aantal bezoekers en de waardering van het project. De stad heeft zich daarbij als gastheer zeer faciliterend en ondersteunend ten opzichte van 3FM en het Rode Kruis opgesteld (zie ook bijlage: Brief van Wilbert Mutsaers 3 FM Zendermanager) Nederland haalde uiteindelijk ,- op voor het Internationale Rode Kruis, die het geld hard nodig heeft voor de hulp aan de getroffen moeders.

3 In bovengenoemde week is Serious Request in de gemeente Leiden gedurende 6 dagen (24 uur per dag) (inter)nationaal via televisie, radio en Internet het middelpunt van de belangstelling geweest. De Benefietactie Serious Request van 3FM en Het Rode Kruis heeft in deze week een recordaantal mensen bereik. In totaal volgden zo n 11,8 miljoen Nederlanders de actie waarbij een bedrag van ruim 8,6 miljoen euro werd ingezameld (Bron: 3FM liet dit berekenen aan de hand van kijkcijfers van de stichting KijkOnderzoek en interncijfers van Comscore DAx). In 2010 stond de teller respectievelijk op 11,3 miljoen Nederlanders en 7,4 miljoen euro. Overigens wordt het échte eindbedrag van 3FM Serious Request pas later in het jaar bekend gemaakt. In heel Nederland zijn in totaal donaties aan 3 FM Serious Request gedaan. Daarvan kwamen er uit de Leidse Regio; dat is bijna 11% van alle geregistreerde donaties. Daarnaast zijn er vanuit heel Nederland veel unieke en lokale bezoekers speciaal naar het Glazen Huis gekomen, die acties hebben ondersteund of geld door één van de brievenbussen bij het Glazen Huis hebben gedaan. Uit onderzoeken uit Breda, Groningen en Eindhoven is opgemaakt dat het aantal extra bezoekers dat naar de stad komt tussen de en ligt. In Leiden zijn in totaal tegen de bezoekers bij het Glazen Huis geweest, die ongeveer vijf miljoen euro hebben uitgegeven aan de lokale economie. Meer dan 75% van de bezoekers kwam speciaal voor het Glazen Huis naar Leiden en combineerde dit met een andere activiteit, zoals winkelen of een bezoek aan een horecagelegenheid. Meer dan 20% van de bezoekers was nog nooit in Leiden geweest. En maar liefst 81% geeft aan van plan te zijn om binnen een half jaar nog een keer terug te komen. (Bron: Effectmeting 3 FM Serious Request Leiden van Leiden Marketing, zie bijlage). Gemeentelijke activiteiten en kosten Afbakening van het project 3FM Serious Request voor de gemeente Leiden Het project 3FM Serious Request was duidelijk afgebakend: de bijdrage van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de gemeente Leiden beperkte zich primair tot het faciliteren van het evenement zelf met de daaraan gekoppelde nevenactiviteiten in de rest van de stad. De gemeente Leiden was niet verantwoordelijk voor de landelijke - en de regionale campagne. Dit primaat lag expliciet bij 3 FM en het Rode Kruis. De regionale campagne werd door Leiden Marketing en het Rode Kruis gevoerd. Het spreekt voor zich dat de inzet van de ambtelijke organisatie voor het evenement Serious Request op de Beestenmarkt evenals voor de extra programmaonderdelen kosten met zich meebrengen. In aanvang is m.b.t. het opmaken van een geraamde begroting volstaan met globale inschattingen, welke in de aanloop naar het evenement Serious Request van 18 t/m 24 december 2011 steeds verder gedetailleerd zijn. Vanaf 1 september 2011 startten 3 FM en het Rode Kruis met de landelijke campagne. Dit had alles te maken met het feit dat deze twee partijen de gemeente Leiden had laten weten niet te snel met de marketing en promotiecampagne te willen pieken. Dit gold ook voor regionale en lokale initiatieven.

4 In de maand september 2011 kreeg de samenwerking met 3 FM, Het Rode Kruis, de gemeente Leiden en Leiden Marketing daadwerkelijk vorm en inhoud. Leiden Marketing en de gemeente Leiden zijn vervolgens aangehaakt met als subdoelstelling de stad Leiden en de regio te mobiliseren om zoveel mogelijk activiteiten te laten ontplooien waarbij een zo breed mogelijk maatschappelijk middenveld bereikt wordt: basis- en middelbare scholen, ROC s, Hogescholen, Universiteiten, bedrijven, studentenverenigingen, verenigingsleven, sportclubs, serviceclubs, regionale gemeenten, buurtorganisaties, lokale & regionale stakeholders etc. etc. Kosten van de gemeente ten behoeve van het project Serious Request 2011 Vanwege het evenement Serious Request, het Glazen Huis op de Beestenmarkt en de extra festiviteiten o.a. op het Stadhuisplein en het eindfeest op de Lammermarkt heeft de gemeente (extra) kosten gemaakt. In de voorbereiding op en in de periode december zijn t.o.v. de geraamde begroting van het project extra kosten gemaakt. Een en ander in het kader van de openbare orde en veiligheid die niet waren voorzien maar wel absoluut noodzakelijk waren. De beslissingen en daaruit voortvloeiende extra kosten waren in alle gevallen een reactie op actuele ontwikkelingen. Besteding extra projectbudget Budget Gerealiseerde uitgaven 2011/ /2012 Subtotaal Werkgroep Facilitair & Logistiek ,- Subtotaal Werkgroep Openbare Orde & Veiligheid ,- Subtotaal Werkgroep Stadsbeeld 7.000,- Subtotaal Kosten herinrichting Blauwpoortshaven & ,- FM Subtotaal Kosten Projectmanagementbureau ,- Totaal , ,- Budgetruimte/restant ,- De kosten t.o.v. het beschikbare budget als volgt te verantwoorden en te specificeren: Kosten Werkgroep Facilitair en Logistiek ,- Een en ander t.b.v. (meerwerk) wegbebakening, parkeerverboden, afzettingen, omleidingen, in stand houden van verkeersmaatregelen en overwerk, inzet medewerkers, riolering, groen, lunchpakketten beheer evenementen, afvoer van vuil etc. Hierbij dient opgemerkt te worden dat afdeling Stedelijk Beheer een groot deel van de activiteiten ten laste heeft kunnen brengen van de reguliere exploitatie en daardoor niet ten laste kwam van het budget van Serious Request.

5 Kosten Werkgroep Openbare Orde & Veiligheid ,- Gedurende 52 dagen zijn extra verkeersregelaars ingezet waaronder de hele maand december 2011 op de Prinssessemarkt en de Beestenmarkt, van 16 tot 23 december de Stationsweg en de Steenstraat en gedurende het eindfeest vier dagen op de Lammermarkt. T.b.v. de openbare orde en veiligheid zijn EHBO posten, de matrixborden en camera s i.v.m. Crowd Management geïnstalleerd. Hierbij dient opgemerkt te worden dat afdeling Handhaving een groot deel van de activiteiten ten laste heeft kunnen brengen van de reguliere exploitatie en daardoor niet ten laste kwam van het budget van Serious Request. Kosten Werkgroep Stadsbeeld 7.000,- Een en ander t.b.v. de bekostiging van de rode loper vanaf het station naar de Stationsstraat, de 60 Kerstbomen met verlichting en uit verlichten van Blauwpoortsbrug. Kosten Herinrichting Blauwpoortshaven waaronder kosten 3FM ,- Verwijderen en terugplaatsen van steigers en dukdalven water Beestenmarkt, plaatsen van de basisconstructie voor het Glazen Huis op het water, huren van de pontons waarop de backstage is geplaatst en de kraan om deze om de portocabins op de pontons te kunnen plaatsen, aanhelen van de kades, rijplaten, afvalverwerking etc. Kosten van het Project Management Bureau 135 K Garantstelling en subsidie Leiden Marketing inzake Serious Request In februari jl. heeft Leiden Marketing de gemeente Leiden hun eindafrekening van Serious Request toegestuurd en daarbij aan gegeven dat zij gebruik moeten maken van de eerder door het college afgegeven garantiestelling ad ,- met een aanvullend verzoek om een bijdrage te leveren van ,-. Het gebruik moeten maken van de garantiestelling evenals het leveren van een extra bijdrage werd met name veroorzaakt door achterblijvende sponsorinkomsten en partnerships. Naar aanleiding van het verzoek van Leiden Marketing is besloten om naast de garantiestelling van ,- een bijdrage van ,- (50% van het gevraagde bedrag) t.b.v. het extra tekort (uit een budgetonderschrijding van City Marketing 2011) aan Leiden Marketing te doen toekomen.

6 Conclusie Van 18 tot en met 24 december 2011 stond Leiden volledig in het teken van 3FM Serious Request. Drie DJ s van 3FM waren zes dagen lang te gast in het Glazen Huis op de Beestenmarkt en vroegen aandacht voor de stille ramp Moeders getroffen door Oorlog en Conflicten. Serious Request, het Glazen Huis was een groot succes. Alle records verbroken. Het evenement heeft zonder twijfel fors bijgedragen aan het vergroten van de naamsbekendheid en positief imago van de stad Leiden (zie bijlage Effectmeting 3 FM Serious Request 2011, Leiden). Bijzonder is te noemen dat 3 FM o.a. de gemeente Leiden dankt voor het enthousiasme, de professionaliteit, doorzettingsvermogen en de initiatieven (zie bijlage brief Wilbert Mutsaers 3 FM Zendermanager). Vanwege het evenement Serious Request, het Glazen Huis op de Beestenmarkt en de extra festiviteiten o.a. op het Stadhuisplein en het eindfeest op de Lammermarkt heeft de gemeente (extra) kosten gemaakt. Een en ander in het kader van de openbare orde en veiligheid die niet waren voorzien maar wel absoluut noodzakelijk waren. De beslissingen en daaruit voortvloeiende extra kosten waren in alle gevallen een reactie op actuele ontwikkelingen. Ondanks deze onvoorziene kosten, is het toch gelukt om binnen het door u beschikbaar gestelde budget van ,- het project af te ronden, wij beschouwen Serious Request 2011 in Leiden als zeer geslaagd. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Leiden, de Secretaris, de Burgemeester, Bijgevoegde informatie: Brief van Wilbert Mutsaers 3 FM Zendermanager Effectmeting 3 FM Serious Request 2011, Leiden Een terugblik van de Leidse politie Evaluatie gemeentelijke communicatie Persbericht Serious Request ook voor Leiden een groot succes

7

8 Evaluatie gemeentelijke communicatie Glazen Huis in Leiden / Serious Request 2011 Bewonersbrieven De gemeentelijke communicatie heeft zich vooral gericht op praktische informatie voor de inwoners van de (binnen)stad. In het gebied rond de Beestenmarkt zijn verschillende keren bewonersbrieven verspreid. De eerste wijkbrieven (oplage 600) gaven algemene informatie voor direct-omwonenden.. In de latere bewonersbrieven kon steeds concretere informatie gegeven worden, ook omdat meer bekend werd over randevenementen (ijsbaan, kerstmarkt). Daarom werd ook het verspreidingsgebied bewust ruimer gekozen (5700 huishoudens). De inhoud richtte zich met name op bereikbaarheid, parkeermogelijkheden, busroutes en aankondigingen van data of periodes waarop men veranderingen in de omgeving, c.q. binnenstad zou merken. Ook werd een klachtennummer genoemd, zodat men bij overlast 24/7 contact kon opnemen met de gemeente. Er is geen bewonersavond georganiseerd. Stadskrant Daarnaast is er in de Stadskrant veel aandacht aan Serious Request besteed (3 maal 1/1 pagina, 1 maal spread van 2 pagina s). Ook daar heeft de gemeente zich gericht op de praktische informatie voor de bewoners. In een speciale Stadskrantbijlage (9 december) werden plattegronden, informatienummers, etc. op een rijtje gezet. Deze informatie is ook gedeeld met de redactie van het Leidsch Dagblad, zodat het LD haar lezers dezelfde informatie kon bieden. Alle informatie was ook op de gemeentelijke website te vinden, via een link op de homepage naar de SR site van Leiden Marketing. De gemeente voorzag de webredactie van SR dagelijks van de nieuwste informatie. De redactie was snel en flexibel in het plaatsen van updates en verwijderen van oude info. Dit droeg bij aan een accurate en volledige informatievoorziening aan de stad en bezoekers. Interne briefing medewerkers klantcontacten Intern is er voor zorg gedragen dat de medewerkers bij frontoffice persvoorlichting, de receptie, de telefooncentrale en de klachtennummers van bureau Evenementen de juiste informatie tot hun beschikking hadden. Dagelijks inventariseerde Communicatie de binnengekomen meldingen. Aantal en aard klachten en vragen bewoners Bureau Communicatieheeft de persvragen en bewonersvragen geregistreerd (zie bijlage). Er zijn uiteindelijk niet veel vragen gesteld en er zijn evenmin veel klachten binnengekomen. Persvragen Voorafgaand zijn er met zekere regelmaat persvragen binnengekomen. Enkele dossiers hadden de aandacht van vooral het Leidsch Dagblad. Na afstemming met de verantwoordelijke wethouder, de projectleider en 3 FM zijn persvragen steeds beantwoord. Tijdens de Glazen Huis periode zelf zijn er weinig vragen gesteld. Ook de (weinige) vragen van de pers werden van steeds praktischer aard. Conclusie Tijdens het Glazen Huis ging het in de media om de actie zelf en alle aanverwante activiteiten. Er kwamen daarom weinig vragen van pers over de gemeentelijke acties. Overigens kwamen na afloop wel de eerste vragen binnen over de afwikkeling, kosten etc. De bewoners hebben behoorlijk veel informatie voorafgaand aan de SR periode gekregen. Soms leek het zelfs te veel, maar uiteindelijk hebben we gemerkt dat goede informatie, ruim op tijd ontvangen, veel vragen en klachten later voorkomt. Klachten kwamen vooral van bewoners, die op het laatste moment te horen kregen (omdat het besluit daaromtrent ook pas

9 laat werd genomen) dat zij hun auto niet konden parkeren in hun parkeergarage. Dit bevestigt het idee, dat vooral tijdige concrete informatie veel onvrede wegneemt. Tenslotte, de algemene bijzondere positieve sfeer in de stad zal zeker hebben bijgedragen aan de positieve en meewerkende houding van de bewoners!

10 Glazen Huis 2011 in Leiden; Een terugblik van de Leidse politie Inleiding Begin 2010 werd bekend dat 3FM Serious Request in december 2011 in Leiden zou komen. Vanaf die tijd is binnen de politie Leiden e.o. nagedacht over wat dat zou gaan betekenen voor de gemeente Leiden en voor de Leidse politie in het bijzonder. Het Glazen Huis zou komen te staan op het water van de Blauwpoortshaven in het centrum van Leiden. De gehele Blauwpoortshaven zou met pontons worden dichtgelegd. Op deze ruimte kwam het backstage terrein. Het Glazen Huis zou half op het water en half op de kant komen. Dit alles om de ruimte op de Beestenmarkt, grenzend aan de Blauwpoortshaven zo groot mogelijk te houden. 3FM was zich bewust van de beperkte ruimte op de Beestenmarkt en had besloten voor het grote eindfeest uit te wijken naar de Molenwerf, een veel groter terrein. Projectteam politie Er werd een projectteam gevormd onder leiding van Henk de Jong, evenementeninspecteur, Rene Edelbroek Coordinator uitvoering, Sandra Borremans Coordinator toezicht en handhaving en Enny Duivenvoorden teamleider gemeentelijke handhaving en secretariële ondersteuning van Yolanda Ouwerkerk. Deze projectgroep zou de voorbereidingen doen en tevens in de uitvoering een taak hebben. In december 2010 is een bezoek gebracht aan hetzelfde evenement in Eindhoven en er zijn evaluaties en draaiboeken opgevraagd van Groningen en Breda, waar dit evenement de jaren ervoor had plaatsgevonden. De politie Enschede is benaderd, omdat daar in 2012 het feest gaat plaatsvinden, om bij ons in de voorbereiding mee te kijken. Vanaf januari 2011 werd gestart met de voorbereidingen, alhoewel de aard van het evenement nog helemaal niet bekend was. Wat er op ons af zou komen en in welke hoeveelheid was duister. Gemeente Leiden De gemeente Leiden heeft ook rond dat tijdstip de regierol op zich genomen in de vorm van Martin Braam, evenementencoördinator van de gemeente Leiden. Hij had toegang tot alle (voorlopige) vergunningaanvragen en had zicht op alle gemeentelijke afdelingen die in het kader van dit evenement een bijzondere taak zouden hebben. De gemeente heeft een gemeentelijke overkoepelende projectleider aangesteld in de persoon van Chris de Mol. Er werd een frequent overleg gepland met alle gemeentelijke afdelingen, de hulpdiensten, uitvoerend producent en projectleiders van zowel de gemeente Leiden als Leiden marketing. Overleg districtsleiding Voor de zomer van 2011 is gestart met een tweewekelijks overleg tussen de voorzitter van het projectteam, de teamchef Leiden Midden en de districtschef en diens plaatsvervanger. Hierbij werd de stand van zake doorgenomen voor wat betreft de gevolgen voor de algemene veiligheid op straat gedurende het evenement, de roosterplanning, de politiedienst binnen district Leiden e.o. en werden zaken besproken die door de districtsleiding konden worden doorgespeeld aan het gemeentebestuur (burgemeester) om hierin heldere beslissingen te nemen. Organisator Vanaf deze tijd is ook frequent contact geweest met de organisator, dan wel de uitvoerend producent, Maikel Steur. Hij was de sleutelfiguur in de organisatie van het evenement en had binnen zijn eigen organisatie contact met de diverse partners bij dit evenement, zijnde 3FM, het Rode Kruis, BNN en de NOS en andere bedrijven voor de dagelijkse gang van zaken en logistiek.

11 Aanvankelijk werd met enige argwaan gekeken naar de bezorgdheid van de politie, brandweer, GHOR en gemeente en werd het programma een beetje duister gehouden. In augustus 2011 werd een groot deel van de plannen met betrekking tot dit evenement duidelijk en kon een daadwerkelijke aanvang worden genomen met de voorbereidingen. Contact met de gemeente Eindhoven en de politie, bleek dat men daar pas halverwege november 2010 een beetje zicht had op de plannen van de organisator van dit evenement Wij hadden in september 2011 al bijzonder gedetailleerde tekeningen van de diverse evenementlocaties, waarmee we goed van start konden met de voorbereidingen. Aanvankelijk was de uitvoerend producent enigszins sceptisch over de nauwe betrokkenheid van de politie en andere hulpdiensten in een heel vroeg stadium. Later is gebleken dat deze betrokkenheid van bijzondere meerwaarde was geweest. De zeer intensieve contacten in de voorbereiding hebben hun effect gehad in de uiteindelijke uitvoering en samenwerking. Programma van het evenement Het programma bleek in de voorbereiding een onduidelijk punt, waardoor soms wat gevoelens van onrust opkwamen en de angst voor het konijn uit de hoge hoed. Deze gevoelens zijn gedeeld met de organisator en uitvoerend producent. In klein comité werd bekend gemaakt welke artiest de opening zou gaan verzorgen en welke artiesten er in het huis kwamen optreden of overnachten, en welke artiesten zouden deelnemen aan de eindshow op 24 december. De organisator was zich ervan bewust dat een vroegtijdig uitlekken van deze namen dit een extra aanzuigende werking zou hebben op publiek dat niet van plan was om Leiden te komen bezoeken voor het Glazen Huis, maar uitsluitend als fan van deze groep Leiden kwam bezoeken. De betrekkelijk kleine locatie in Leiden was de hoofdreden voor deze geheimzinnigheid. Daarnaast bestond er onduidelijkheid over groepen van mensen die zich konden aanmelden via het Internet, om iets speciaals te komen doen voor het Glazen Huis. De organisator heeft hiertoe inzicht gegeven in aanmelding die via het internet waren gedaan, vanuit het gehele land, met vermelding van wat men zou komen doen en met hoeveel mensen. Dit overzicht van 1500 acties leverde geen extra onrust op bij de hulpdiensten, sterker nog, deze nam een deel van de onrustgevoelens weg. Leiden Marketing was vergunninghouder voor het gebied tussen het Station Leiden Centraal en de Beestenmarkt, alsmede drie uitwijkpleinen en locaties in de stad, en heeft dagelijks inzage gegeven in een bestand waarop inzichtelijk was wie, war waar zou komen doen, alles vergezeld van duidelijke situatietekeningen, per dag afzonderlijk. Leiden Marketing Leiden wil natuurlijk aan dit evenement iets overhouden en een stuk promotie maken voor de stad. Leiden Marketing had ook plannen om aan te haken met allerlei bijzondere activiteiten in de stad, met de bedoeling om de stad goed op de kaart te kunnen zetten. Jeroen Visser was daar aangesteld als projectleider. Leiden Marketing hield, in navolging op andere steden, rekening met een geschat bezoekersaantal van personen per dag. Crowdmanagement In navolging tot de 3 oktoberviering in Leiden werd besloten om tijdens het evenement Serious Request 2011 wederom te gaan werken met een systeem van crowdmanagement, bestaande uit extra camera s in de stad, matrixborden voor publieksinformatie en een regiekamer op het bureau van politie aan de Langegracht. De gemeente neemt de kosten hiervoor voor haar rekening. In de projectgroep is een gedetailleerd plan gemaakt voor het aantal extra camera s, en het aantal; matrixborden, de plaats ervan, evenals een aantal scenario s op de matrixborden, die met een simpele handeling onmiddellijk in werking konden worden gesteld. Deze zaken zijn vastgelegd in het draaiboek crowdmanagement van de politie. In Leiden is een systeem van permanente camera s aanwezig in verband met de veiligheid van het stationsgebied. De bestaande infrastructuur hiervan is gebruikt om extra camera s aan te koppelen.

12 De grootste zorg in de voorbereidingen naar dit evenement was de onzekere factor over hoeveel mensen naar de stad zouden komen in een betrekkelijk kleine locatie, met weinig uitwijkmogelijkheden. De politie heeft gedurende deze periode actief gebruik gemaakt van Twitter om het publiek te informeren. Op het informatieactiecentrum van de Dienst Informatie is met verschillende mensen actief gezocht op berichten op de diverse sociale media, die een bijstelling van de plannen noodzakelijk maakten. Een demonstratie van Occupy Leiden kon geen roet in het eten gooien. Maatregelen met betrekking tot zeer grote hoeveelheden publiek waren in detail uitgewerkt in de scenario s op de matrixborden en overeenkomstige inzet van beveiliging, verkeerregelaars, GOA s en politiepersoneel. Veiligheid Het onderwerp veiligheid stond bij aanvang hoog in het vaandel. Alle deelnemers hadden dezelfde mening, ieder vanuit hun eigen discipline. De politie heeft in een vroeg stadium aangedrongen op een gedegen veiligheidsplan van de organisator van het evenement, waarbij duidelijkheid werd gegeven over de verantwoordelijkheden van de organisator, met name haar verantwoordelijkheid voor de veiligheid van het publiek op de openbare weg, het publieke domein en de verhouding tussen het eigen beveiligingsbedrijf en de politie. Het eerste veiligheidsplan dat werd geproduceerd was bij lange na niet op het gewenste niveau en is aanvankelijk door de politie doorgenomen en voorzien van een groot aantal opmerkingen. Deze gingen hoofdzakelijk over taken en verantwoordelijkheden van de organisator met betrekking tot de algemene veiligheid van het evenement. Het ingediende veiligheidsplan is in een later stadium ook bekeken door de andere hulpdiensten en uiteindelijk was pas half december 2011 een definitieve versie beschikbaar(versie 8) In navolging op het veiligheidsplan van de organisator, waarin de WAT vraag werd beantwoord, is parallel hieraan frequent overleg geweest met de beveiligingsorganisatie, The Security Company uit Amstelveen, waarbij uiteindelijk is gekomen tot het beantwoorden van de HOE vraag in een zeer gedetailleerd beveiligingsplan, waar in per dag de aantallen beveiligers werden opgesomd en waarbij tevens hun taken werden beschreven. Deze voorbereidingen en contacten met de producent en het beveiligingsbedrijf gaven een goed gevoel. Het contact en de toezegging dat op ieder gewenst moment van de dag overleg mogelijk was, om in te kunnen spelen op de actualiteit en zelfs de toezegging dat zo nodig op advies van de hulpdiensten het evenement kon worden onderbroken of gestopt versterkte dit gevoel alleen maar. Er was op alle fronten sprake van samenwerking en het gevoel dat we allen medestanders waren in veiligheid Dagelijks was, gedurende het evenement, een overleg tussen hulpdiensten en de organisator en Leiden Marketing, om de voorafgaande dag te bespreken en evt. nieuwe zaken aan de orde te brengen. Dit was steeds een overleg op basis van gelijkwaardigheid. Het was beslist niet zo dat de producent hierin een al te dominante rol had. De organisator had een groot belang bij de veiligheid en wilde op geen enkele wijze negatief in de publiciteit komen. Medische zorg De medische zorg met betrekking tot dit evenement werd verzorgd door het Nederlandse Rode Kruis, een van de partners in dit evenement. De GHOR Hollands Midden had hier een coördinerende rol in en heeft plannen gemaakt voor de inrichting en de bemensing van een medische post nabij het glazen huis voor de bezoekers, een 24/7 voorziening en een extra post bij het eindfeest. Hiernaast is zorg besteed aan de medische zorg voor personeel op het backstage gebied en voor de medische zorg voor de bewoners van het Glazen Huis, die 7 dagen niet zouden eten, maar alleen zouden drinken. e.e.a. heeft geresulteerd in een gedegen plan met een garantie voor een uitstekende medische zorg.

13 Brandweer De regionale brandweer Hollands-Midden heeft alle plannen m.b.t. preventie, bijzondere repressie, aanrijdroutes e.d. tegen het licht gehouden en deze voor zover noodzakelijk binnen hun eigen dienst bekend gemaakt. Daarnaast zijn tijdens de opbouw en gedurende het evenement preventieve controles gehouden voor de brandveiligheid op de diverse locaties. Draaiboeken De politie heeft een aantal draaiboeken gemaakt; Een (kader)draaiboek, waarin de algemene beleidsuitgangspunten en tolerantiegrenzen waren vastgelegd Een draaiboek (operationeel plan) Toezicht en handhaving waarin zaken in de algemene uitvoering van de politiedienst waren vastgelegd Een draaiboek (operationeel plan) Crowdmanagement, waarin zaken m.b.t. extra camera s en matrixborden en de regieruimte waren vastgelegd Een draaiboek (operationeel plan) Mobiliteit, waarin alle verkeersmaatregelen en tekeningen waren vastgelegd. De gemeente Leiden heeft een overzichtstekening vervaardigd waarop ALLE zaken die verband hielden met het Glazen Huis waren weergegeven. Deze kaart is in de Gemeenschappelijke Meldkamer van de regio Hollands-Midden in hun computersysteem met kaarten en routeplanners voor hulpdiensten geïntegreerd. Opbouw en afbouw Op 21 november werd gestart met werkzaamheden aan de kades om de Blauwpoortshaven in gereedheid te brengen voor de komst van de pontons voor het Glazen Huis. Vanaf deze tijd was er ook steeds een of meerdere beveiligers 24 uur per dag aanwezig. De beveiliging is overigens gecontinueerd tot de afbouw die is beëindigd op 30 december Opsporing Gedurende het evenement zijn in totaal een 12-tal mensen aangehouden voor wat kleinere overtredingen als openbare dronkenschap en baldadigheid. De algemene sfeer rond de feestelijkheden was rustig en vriendelijk. Op de laatste dag werden twee mannen aangehouden ter zake een vuurwerkincident. De gemeentelijke handhavers hebben verschillende bekeuringen uitgeschreven voor illegale verkoop van alcoholhoudende drank. Conclusie Het evenement heeft Leiden op de kaart gezet en is zonder grote problemen verlopen. De startdag kende een kort angstig moment, omdat er publiek bleef toestromen en er een communicatieprobleem ontstond tussen de organisator, beveiliging en regiekamer van de politie, wegens het overbelast zijn van het GSM netwerk. Hierdoor was telefonisch contact niet mogelijk. Dit is direct de volgende dag opgelost met een andere, niet GSM afhankelijke verbinding. Uiteindelijk kon na contact met de organisator het optreden worden ingekort en kon het publiek direct worden meegedeeld dat het officiële programma ten einde was, met het verzoek om vooral rustig naar huis te gaan. De tussenliggende dagen zijn probleemloos verlopen, waarbij enige malen maatregelen zijn klaargezet om bij een nieuwe aanwas van publiek in werking te kunnen zetten. Deze bleken maar net niet nodig. Het slotfeest van inderdaad een groot feest met een feest op zowel de Beestenmarkt en de Molenwerf, met naar schatting bezoekers op het drukste moment op beide pleinen en de tussenliggende verbindingsweg. Ook hier waren vooraf een 5-tal scenario s klaargelegd, waarbij

14 de nummering van de scenario s en de in te nemen posten en acties, vooraf waren gedeeld met de andere partners in veiligheid, zodat daarover geen spraakverwarring kon bestaan. Deze scenario s bleken niet nodig te zijn, hoewel er een moment voorbereidingen in gang waren gezet om toch van scenario te wisselen, maar dat bleek slechts een preventieve actie en niet noodzakelijk. Beelden van de tijdelijke camera s op alle punten hebben hier enorm bij geholpen. Na afloop van het festijn is er een vuurwerkincident geweest, waarbij een bezoeker lelijk aan zijn been was verwond. Twee mannen konden op aanwijzingen van het publiek ter plaatse worden aangehouden. Hun aandeel in het gooien van het vuurwerk wordt verder door de politie onderzocht. 3FM heeft het slachtoffer een bloemetje gestuurd. Eindconclusie is dat iedereen gelukkig is met een goed verloop van dit evenement. Henk de Jong Namens de projectgroep Serious Request Leiden Midden

15 PERSBERICHT Terugblik op 3FM Serious Request Leiden zeer positief in evaluatie 3FM Serious Request 3FM Serious Request, de jaarlijkse 3FM-actie voor het Rode Kruis met de drie DJ s in het Glazen Huis, was ook het aflopen jaar opnieuw een groot succes. Allereerst en vooral vanwege de zeer hoge opbrengst voor de moeders, getroffen door oorlog en conflicten ( miljoen). Maar ook vanwege de bijzondere sfeer in de stad gedurende de actieweek, de betrokkenheid van de Leidse inwoners, bedrijven en organisaties. De actie bereikte 11.8 miljoen mensen, dat is 82% van de bevolking met een leeftijd van boven de 10 jaar. Er kwamen gedurende de week 3FM Serious Request bezoekers naar het Glazen Huis in Leiden. Deze bezoekers gaven bijna 5 miljoen uit aan de horeca en winkelen. Dit blijkt uit onderzoek dat is uitgevoerd door de onderzoeksbureaus DESAN en Citytraffic, in opdracht van Leiden Marketing. Wethouder Jan-Jaap de Haan: Het was geweldig om te zien dat naast alle Leidse initiatieven, ook heel veel mensen en bedrijven uit onze regio in actie zijn gekomen voor de moeders getroffen door oorlog en conflicten. Als gastheer van het Glazen Huis heeft Leiden laten zien dat we niet alleen goed kunnen organiseren, maar ook in staat zijn íedereen te mobiliseren voor de hulp aan de moeders in oorlogsgebieden. Leiden en de regio in actie In totaal zijn er in heel Nederland donaties gedaan op het rekeningnummer van het Nederlandse Rode Kruis. Van deze donaties kwamen er uit de Leidse Regio: dat is bijna 11% van alle geregistreerde donaties. Daarbij zijn er natuurlijk vele duizenden mensen geweest die acties hebben ondersteund, of geld door één van de brievenbussen bij het Glazen Huis hebben gedaan. Deze steunbetuigingen zijn hier niet bij opgeteld, omdat ze niet te traceren zijn. Lokale economie De bezoekers van het Glazen Huis gaven tijdens hun bezoek aan Leiden gemiddeld 11,- uit aan de Leidse detailhandel en spendeerden gemiddeld 15,- in de lokale horeca. In totaal werd daarmee in een week tijd bijna 5 miljoen uitgegeven aan de lokale economie. Nieuwe bezoekers van de stad Meer dan 75% van de bezoekers kwam speciaal voor het Glazen Huis naar Leiden en combineerde dit met een andere activiteit, zoals winkelen of een bezoek aan een horecagelegenheid. Meer dan 20% van de bezoekers was nog nooit eerder in Leiden geweest. En maar liefst 81% geeft aan van plan te zijn om binnen een halfjaar nog een keer terug te komen. 84% raadt een ander aan Leiden een keer te bezoeken. De uitstraling, de binnenstad, maar ook de historie en monumenten vonden de bezoekers het meest aantrekkelijk aan Leiden. Inmiddels zijn bij het Visitors Centre Leiden al zeer veel mensen geweest die zeiden verrast te zijn door de beelden van de stad tijdens 3FM Serious Request en daarom een bezoek aan de stad brengen. Politie en Hulpdiensten

16 Uit cijfers van de politie blijkt dat er zéér weinig overtredingen zijn geweest. Er zijn in totaal 12 mensen aangehouden voor kleinere vergrijpen. De conclusie van de politie is dat de algehele sfeer vriendelijk en rustig was. De bezoekers aan het Glazen Huis brachten dus niet alleen veel geld mee voor het Rode Kruis, maar bovenal ook een goed humeur. Wethouder Jan-Jaap de Haan: We hebben er alles aan gedaan om alles op rolletjes te laten verlopen. Gemeente, politie, brandweer en andere partijen werkten uitstekend samen. Maar ik ben trots op de inwoners van Leiden, die niet alleen 3FM en het Rode Kruis een warm hart hebben toegedragen, maar stuk voor stuk fantastische gastheren en vrouwen zijn geweest. Gemeentelijke kosten In juni 2011 heeft de Raad bij het vaststellen van de Perspectiefnota een extra budget van ,- beschikbaar gesteld voor gemeentelijke kosten inzake Serious Request. Daarnaast heeft het college in 2010 een garantstelling aan Leiden Marketing afgegeven voor ,- i.v.m. eventuele extra kosten rond het evenement. De gemeentelijke kosten konden voor een deel ten laste van het reguliere budget worden gebracht. Het project kon binnen het door de Raad vastgestelde extra budget van gerealiseerd worden. Hiervan werd ruim benut. In februari jl. heeft Leiden Marketing aangegeven dat zij gebruik moet maken van de eerder door het college afgegeven garantiestelling ad ,-. Naast deze garantiestelling van ,- heeft Leiden Marketing een bijdrage van ,- ontvangen uit het reguliere City Marketingbudget Terugblik 3FM Serious Request 2011 Ter gelegenheid van deze Leidse editie van 3FM Serious Request heeft Leiden Marketing samen met betrokken partijen een terugblik gemaakt. Hierin blikken o.a. Jochem Myjer, Armin van Buuren, Burgemeester Lenferink, wethouder Jan-Jaap de Haan en Eric Corton terug op hoe zij deze week in Leiden hebben ervaren. De terugblik is te zien op Noot voor de redactie, niet voor publicatie: Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onderstaande personen Gemeente Leiden: Willemijn Faber, woordvoerder wethouder Jan-Jaap de Haan Leiden Marketing: Martijn Bulthuis, directeur Leiden Marketing